文书档案管理一体化探讨

文书档案管理一体化探讨（精选8篇）

文书档案管理一体化探讨 篇1

摘要：实现文书档案管理工作一体化，是现代企业科学管理的必然趋势。文书档案作为综合档案里的一个重要组成部分，它的管理模式和管理方法也要发生变化，提高文秘工作的质量和文书档案的计算机数据化处理以及快速、准确的利用文书档案信息等方面，不断体现了文书档案一体化的优越性和科学性，给文书档案工作者带来一个科学化管理的新定位。

关键词：文书档案 管理一体化

一、文书档案一体化服务向纵深发展的障碍分析

1、从思想观念上分析：

目前，文书档案管理一体化服务并没有取得理想的效果，办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是现行的手工文件处理方式已经运行多年了，也有一套完善制度和行之有效的方法，机关工作人员也习惯了这种公文处理模式，要改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，对某些领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，因此做好宣传工作，转变观念统一认识，是推行办公自动化的必要条件，而有的单位虽然投入计算机不少，但对于办公自动化概念的宣传和理解产生了误区，过于片面强调办公过程的自动化。

2、从实践理论上分析。

写“案卷类目”，“及时整理（立卷)、归档”，使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集全材料，会后及时立卷归档，切忌拖拉积压。联合办理的公文，原件由主办单位进行分门别类的管理，要及时收集归档，协办单位只保存复印件或副本，既方便平时查阅，又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时，主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料，按照有关规定全部及时进行清交，确保档案材料的完整性。

三是强化制度建设，实现全过程管理。建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文，要树立质量管理意识，这是“全过程管理”的前提。在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。

文书档案管理一体化探讨 篇2

一、实现文书、档案一体化管理的基础条件

首先在理论基础上, 20世纪30年代开展的文书档案连锁法, 它的核心是“在一个机关范围内, 将机关总收发室和档案室的工作进行连锁”, “由机关总收发室按照既定的分类表, 将本机关全部收、发文, 送至主办单位, 各机关办理完毕后, 随即归档, 由机关档案室按照已分定的类别分类保管”。实行文书、档案连锁法的目的是通过几道简便的手续, 实现文书工作和档案工作相互结合, 提高机关工作效率。

80年代中期文件生命周期理论从西方传入我国, 使文件、档案一体化管理在理论基础上更加丰富。它告诉我们:“从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程。前一阶段的文件质量将直接决定后一阶段档案的质量。因此, 从发展的观点和系统论的观点来看, 将文件管理和档案管理两个有着密切联系的系统看作是一个统一的系统工程, 采取统一的工作制度和方法来控制前后各有特点但又相互连续、衔接的工作程序是必要的, 而且是可行的。”它从理论的方向为我国文书、档案一体化管理提供了可供借鉴和参考的总体上的构想和框架。

文书、档案一体化管理不仅体现在日益丰富的理论上, 而且在现实实践中, 也有着良好的基础和条件。从工作上看, 文书工作与档案工作有许多共同点。它们的物质对象都是文书, 文书立卷既是文书工作的中心环节, 也是档案部门业务指导的重点;文书工作的最终程序—归档与档案工作的起点程序—接收, 实际上从不同的角度履行了同一道手续。从管理上看, 两者关系极为密切。文书管理现代化是实现档案管理现代化的基础, 没有文书工作的标准化和规范化, 就难以实现档案检索的自动化。而档案工作的发展规模与速度又是文书工作的强大推动力, 而且由于档案管理水平的提高, 也将更加方便文书工作者对档案的查找利用。此外, 我国的文书工作和档案工作, 历来是由各级办公厅 (室) 领导管理的。

二、影响实现文书、档案一体化管理的因素

(一) 管理体制不健全

我国现行的文件和档案管理实行是分块管理制, 全国从上至下没有统一的文件、档案工作领导机构, 即使文件工作业务指导机构的规定也不明确。

(二) 标准、规范制订不同步及成果也不通用

从工作程序看, 文件和档案工作是前后处理阶段, 文件工作标准化应走在档案工作标准化的前面或二者同步。而实际情况却是, 档案工作方面, 近些年档案行政主管部门密切配合当前文档工作向现代化管理方向发展的需要, 加紧制订或修订了一批国家标准。目前一批数量可观的与文件工作有关系的档案工作标准和规范, 如果没有与负责文件管理的有关主管部门通气协调, 得不到文件部门的认同和支持, 要真正顺利实施无疑会受到消极影响。文件和档案工作虽关系密切却缺少统一的标准和制度, 使得文件的许多手工劳动成果不能为档案部门直接运用。如文件管理部门制订的《公文主题词表》和档案部门制订的《档案主题词表》二者均为著录文件、档案之用, 但二者在体系结构、选词范围、著录标准和要求等方面均存在差异, 著录了公文主题词的文件, 到了档案部门那里, 又要按档案著录规则, 使用《档案主题词表》重新著录主题词, 造成大量重复劳动。

(三) 文件和档案工作发展失衡

具体体现在当前各单位机构改革中定员、定编, 办公自动化系统以及办公环境改变等, 与之有关的文件工作加大了改革力度, 相比起来, 机关档案工作与此发展不相适应, 显得有些滞后。

三、实现文书、档案一体化管理对策

(一) 理顺管理体制, 完善组织机构

对文书、档案工作实行统一管理, 并成立相应机构。统一制度, 统一业务标准, 负责解决文书、档案工作的问题, 使文件的形成处理、整理归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机地衔接在一起。

(二) 同步实现文书、档案工作标准化

档案工作要现代化, 首先必须标准化, 而文书工作标准化则是档案工作标准化的先决条件。如纸张、书写材料、文件格式、公文种类以及文件质量、主题词标引等都直接影响到档案工作的标准化, 因此, 两个标准化必须紧密结合, 同步进行, 即文书工作标准化必须以适应档案工作标准化为前提, 档案工作标准化以文书标准化为基础。

(三) 组织实施文书、档案一体化的工作程序

将过去分年度、分阶段对归档部门进行业务指导、监督变为日常的、全过程的指导、监督。将文件、档案工作有联系的内容进行配合、交融, 精简不必要的环节, 实现文件登记与档案著录同步。

(四) 培养适应文书、档案一体化管理需要的人才

一体化必然导致文书、档案工作在某些业务环节上的交叉与更替, 因而要求文档人员既要懂得文书业务, 又要熟悉档案专业知识, 还必须具有现代化科学技术管理水平, 改变以往知识单一, 适应范围狭窄的状况, 从根本上改进和提高机关文书、档案工作的管理水平。

文书档案管理一体化探讨 篇3

【关键词】机关文书档案管理；问题；策略

前言

机关单位是国家为行使职能而设立的机构，其发展状况如何对于我国整个社会发展会产生一定的影响，机关单位在开展档案管理工作时已经习惯了原有文书档案管理的模式，虽然此种管理模式在我国已经存在多年，也发挥了很好的作用，但其已经无法满足当代社会的发展要求和发展趋势，尤其很多机关单位对于文书档案管理方面的重视程度不够，导致很多重要材料的保存不够完整，对于日后的工作而言可谓十分不利。虽然针对该方面我国机关单位已经做出了调整，但依然有可进一步提升之处。

一、机关文书档案管理中存在的主要问题

机关单位往往事务较为繁忙，其很难将档案管理工作重视起来，由此也导致其很少会考虑将信息化管理应用到档案管理中。另外，通过调查发现，机关单位中负责档案管理的人员往往不是专业人员，其不仅缺乏文书档案管理意识，也缺乏管理、利用文书档案的能力，导致很多文书档案在存放的过程中或是被损坏，或是因粗心而丢失。同时，机关单位中的档案管理人员流动性过大，导致很多文书档案管理中的工作交接质量不高，渐渐地就导致了文书档案管理整体质量有所下滑的情况出现。

二、优化机关文书档案管理质量的相关策略

1转变管理意识

若要提升档案管理质量，首先需要转变管理意识。机关单位领导应意识到现代化、信息化管理的重要性和必要性，并且积极将其引入其中，此种做法并不是完全否定文书档案管理模式，其主要是为了能够提升工作效率。因此，机关单位今后应加强对相关管理人员思想工作的重视，使其能够具备新型管理观念，并且为档案管理工作配备一定的设备和技术人员，使文书档案能够与信息档案共同存在，并形成互补的状态。此种转变对于机关单位而言可谓十分有利，若其档案管理无法跟随时代发展的脚步，很容易被时代淘汰。

2提升重视程度

文书档案管理质量长期得不到提升的一大原因在于，无论是机关领导还是机关工作人员均没有对文书档案管理提起重视。今后整个机关单位应加强对此方面的宣传，以期能够引起全单位的重视，使其了解到档案管理并不仅仅是档案管理员的工作，任何人员在提交文书档案资料时均应对该资料有一定的了解和审核，避免增加文书档案管理者的工作量，同时档案管理者也要积极做好登记工作，对于没有及时上交材料的部门或人员要进行登记，并适当提醒其尽早将材料上交，以便于统一管理。

3提升文书档案利用率

机关单位存在的最大意义在于为人民服务，因此在进行文書档案管理时也应将此观念融入进去。文书档案管理具有一定的滞后性，若在管理中做不到科学合理和迅速，则会对档案利用率的提高造成阻碍，因此今后在该方面应注重对文书材料的分门别类，将所有材料分类后根据索引将其摆放在不同的位置，并且在添加相关资料时要根据已经确定的方位来摆放资料，避免出现张冠李戴的情况，否则势必会对材料的调用产生影响。另外，重要的资料应将其录入到信息档案中，一来是为了能够长久、安全的保存，二是为了能够在调用资料时更加方便快捷。

4注重文书档案的储存和保护

文书档案管理中应加强对其的储存和保护措施，文书档案具有的较为明显的弊端在于，当其处于过于潮湿的环境中时会逐渐发霉，而当其被雨水浸泡后更是瞬间失去应用价值，因此为其选择适当的储存位置也十分重要。在机关单位中应为文书档案材料建立专门的储存库，并且要做到通风干燥，同时在相对隐蔽的角落中放置樟脑丸，这也是保护文书档案的重要方式之一。机关单位文书档案管理工作看似简单，但其中拥有很多需要注意的地方，无论是文书资料的收集整理，或是资料的使用和储存，各个环节均对相关人员的工作能力和工作素养有了更高的要求，尤其是当代社会中更应加强此方面建设，因此在今后的文书档案管理工作中，相关人员也应具备一定的自我提升意识，在工作中尽量避免因人为失误造成资料的不完整等。

总结

文书档案管理一体化探讨 篇4

[摘 要] 法律文书学是法学百花园中的重要分支，在西方法学教育中占有非常重要的地位。我国高等法学教育中正式开设这门课程始于20世纪80年代，起步较晚。法律文书学并非仅仅是对一种写作格式的介绍，而是融合了法学、语言学和中文写作的交叉学科，属于应用法学的范畴。本文将试着以人民法院一审刑事判决书的写作为主题来设计一次课程，与各位前辈同行共同探讨法律文书写作的教学。

[关键词] 法律文书;写作格式;设计课程;教学

[中图分类号] g642[文献标识码] a

一、设计说明

(一)教材分析

我选用的是中国人民大学出版社出版的马宏俊主编的《法律文书写作与训练》(第二版)。本书是普通高等教育“十一五”国家级规划教材高职高专法律系列教材之一。

优点：“以全新的视角诠释了法律文书的基本概念，突出了文书的实际操作方法，注重了写作中对法律条款的引用和法学理论的分析说明，体现出法律文书依法制作的鲜明特点，既有较强的法学理论功底，又反映出独特的实际应用能力。”

缺点：根据教学中学生的反映以及同仁的讨论认为，首先，作为高职高专法律系列教材来讲，其并未突出文书实际操作方法，理论部分过于繁琐。其次，编排上有不合理之处，其先刑事后民事的编排，我认为，并不适合。另外，章节之间无主次和轻重之分。在有限的课时里面要学会如此多的内容，并不实际。

(二)学生分析

本次设计针对的是，高职高专2年级法律文秘专业学生，其在一年级已经学习了相关的法律基础知识。如，刑法，民法，民事诉讼法，和刑事诉讼法等。班级人数40左右。

(三)设计章节

第二章 人民法院刑事裁判文书

第一节 第一审刑事裁判文书

(四)教学媒体

现代教学媒体和传统教学媒体相结合。也就是说将图文并茂、视听兼顾、交互性强、信息量大、灵活性强的多媒体计算机和印刷材料、黑板、粉笔、实物模型、实物教具、板书等传统教学媒体相结合。

(五)学习目标及重难点分析

能力目标如下：第一，掌握人民法院第一审刑事判决书的基本理论

第二，知晓其制作的基本要求

第三，能结合不同案情制作出合乎要求的.刑事判决书

情感目标如下：学生在分组活动中意识到团队合作的重要性。在于老师的互动中学会思考和自信。

重点：掌握制作第一审刑事判决书的要求

难点：针对不同案情，找出文书的共性，并能具体问题具体分析

二、设计过程

创设情景，引入课题(15分钟)

有研究表明，学生上课的注意力呈现两头高，中间低的波浪状态，也就是有学者提出来的教学上的“浴缸理论”。这就告诉我们，在上课的前15分钟是注意力比较集中的一个高峰期，我们必须在开始上课时能把必需的知识让学生记住。

首先，引用一段实况录像作为案例分析的素材，提问引发讨论从而导入新课(出示案例)。我选用了比较热门的杭州飙车撞人案。在这个案件上集中了几个比较引发学生的共鸣和兴趣的热点，豪车，富二代，飙车撞人致死，官官相护等。而且视频录像本身，和传统的课本和纯粹的ppt课件相比，将图像、声音等有机地结合在一起，更形象、更直观、更生动地展示在人们面前，刺激学生的多种感官。(十分钟左右的长度比较合宜)

其次，让学生思考如下问题：第一，根据视频，本案的受理法院应该是什么;第二，适用的审理程序应该是什么;第三，本案的性质是什么，刑事，民事或者其他是什么;第四，涉及的司法机关有哪些;第五，原被告应该是谁;第六，本案的事实应该如何表述;第七，如果你是法官，会对本案如何判决(以上问题是为了后

面讲解一审刑事判决书的格式和内容而设，至关重要。根据其在刑事判决书中的位置和难易程度分成三个部分，第一到第五，第六，第七分别为一个部分，要求学生在分组讨论的时候按照三个部分来进行)

第一部分：归纳探索，形成概念(25分钟)

把全班同学分成6—7个组讨论之前的案例，在这个过程中老师应在下面走动，听取各组讨论的情况，并且做适当的引导，提醒学生翻阅相关的法规。(分组教学有利于学生的团队精神的培养，还有利于学生学习兴趣的提高。另外，在分组的时候把学生6人分为一个小组，按照don phillips对头脑风暴法brainstorm进行改进后形成的66制讨论法即discussion 66理论来设置的，此理论认为，在讨论的时候，每个小组应该包括6个人，每个特定问题的讨论每组限时6分钟。此处运用头脑风暴法要谨慎，因为学生的讨论和发言必须参照相关的法律来进行，而不是完全随性。)

然后，让各组代表自由发表意见(在这个过程中需要注意顺序，比如首先一组发表完意见，那么应该提问其他不同意见的组来发表。教师的点拨式讲解与归纳非常重要，最后达成共识，从而达到师生互动共同解决问题。)

第二部分：掌握格式，适当延展(40分钟)

这步对于学生的知识的巩固和对于所学的灵活应用至关重要。

首先，给出一个法院的刑事判决书实例，让学生对照之前的讲解，加深印象。我选用了河北省任丘市人民法院关于高xx交通肇事一案一审刑事判决书。它跟我们在第一部分选用的案例有相似的地方，都是交通肇事。同时又不是完全相同的，能够引起学生的警觉。

其次，给出另外1个相似案例，请同学根据格式，做练习。这步是一个模仿对照练习，能够让学生直观的掌握格式。

第三部分：归纳小结，提高认识(12分钟)

首先，给出如下格式内容模板。在已经研究了实例和练习之后，这一步对于学生来说，即容易接受，又能加强记忆。

×人民法院

刑事判决书

(××××)×刑初字第××号

ス诉机关××××人民检察院。

被告人……(依次写明姓名、性别、出生年月日、民族、出生地、文化程度、职业或者工作单位和职务、住址和因本案所受强制措施情况，现羁押处所等)。

辩护人……(写明姓名、工作单位和职务)。

×××人民检察院以×检刑诉(××××)××号起诉书指控被告人×××犯××罪，于××××年××月××日向本院提起公诉。本院依法组成合议庭，公开(或者不公开)开庭审理了本案。×××人民检察院指派检察员×××出庭支持公诉，被害人×××及其法定代理人×××、诉讼代理人×××，被告人×××及其法定代理人×××、辩护人×××，证人×××，鉴定人×××，翻译人员×××等到庭参加诉讼。现已审理终结。オ

注：上述内容构成文书的首部。

以下是文书正文，由事实和证据、理由、判决结果等内容构成。

お

×××人民检察院指控……(概述人民检察院指控被告人犯罪的事实、证据和适用法律的意见)。

被告人×××辩称……(概述被告人对指控的犯罪事实予以供述、辩解、自行辩护的意见和有关证据)。

辩护人×××提出的辩护意见是……(概述辩护人的辩护意见和有关证据)。お

经审理查明，……(首先写明经法庭审查明的事实;其次写明经举证、质证定案的证据及其来源;最后对控辩双方有异议的事实、证据进行分析、认证)。注：详写法院认定的事实、情节和证据。如果控、辩双方对事实、情节、证据有异议，应予分析否定。在这里，不仅要列举证据，而且要通过对主要证据的分析论证，来说明本判决认定的事实是正确无误的。必须坚决改变用空洞的“证据确凿”几个字来代替认定犯罪事实的具体证据的公式化的写法。

本院认为，……(根据查证属实的事实、情节、证据和有关法律规定，论证公诉机关指控的犯罪是否成立，被告人的行为是否构成犯罪、犯的什么罪(一案多人的还应分清各被告人的地位、作用和刑事责任)，应否从轻、减轻、免除处罚或者从重处罚。对于控辩双方关于适用法律

面的意见，应当有分析地表示是否予以采纳，并阐明理由)。

依照……(写明判决的法律依据)的规定，判决如下：

……写明判决结果的分三种情况：

第一种，定罪判刑的，表述为：

“一、被告人×××犯××罪，判处……(写明主刑、附加刑)。

二、被告人×××……(写明决定追缴、退赔、没收或者发还被害人财物的名称、种类和数额)。”

第二种，定罪免刑的，表述为：

一、“被告人×××犯××罪，免予刑事处罚(如有追缴、退赔或者没收财物的，续写第二项)。”

第三种，宣告无罪的，表述为：

无论是适用《中华人民共和国刑事诉讼法》第162条第(二)项还是第(三)项，均应表述为： “被告人×××无罪”。

注：上述内容构成文书的正文。以下是文书尾部。

如不服本判决，可在接到判决书的第二日起10日内，通过本院或者直接向×××人民法院提出上诉。书面上诉的，应当提交上诉状正本一份，副本×份。

审判长 ××× 审判员 ××× 审判员 ×××

××年××月××日

(院印) 本件与原本核对无异

书记员 ××× オ

其次，把今天的问题以及解决办法清晰的整理出来，让学生能清晰明了的掌握今天所学。

课后作业，加强巩固(3分钟)

请学生回去后每个组找出一个跟今天案例原理相同或者近似的案例，下次课上说出原理和不同点来。

三、设计小结

文书档案管理标准 篇5

文书档案归档标准

1主要工作依据

1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000 1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 2管理职责

2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。

3归档要求 3.1归档原则

3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

时及时归档。

3.3归档份数

归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。

3.4质量要求

3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。

3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。

3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。

3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。

3.5移交程序

3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交

前，发文处理单在后。

4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。

4.2.2分类

文件分类，统一采用:-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理

110、经营管理

210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理

510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。

4.2.3排列

归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号

4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、、室编件号、机构（问题）、保管期限。

--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。

--，文件形成的，以四位数标注公元纪年，如2013。

--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。

--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。

--备注，填写本条目文件需要说明的情况。

4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。

4.2.6装盒

4.2.6.1归档文件应根据、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。

企业文书档案管理 篇6

本文通过对档案的重要性和现今档案管理中出现的问题的分析，提出了相关对策，为中专学校的档案管理提供思路。

【关键字】中专;档案管理;发展;改革

一、档案工作的重要性

学校的档案管理属于学校的一项基本管理工作，真实的记录了学校的一点一滴，服务于学校的日常工作，为学校的管理顺利展开发挥了重要作用。

学校的档案管理是将学校的日常管理、教学、科研等情况用文字、表格、图片等形式记录下来，供日后的查阅和参考，是一种非常重要的凭证。

所以科学系统的管理学校的档案资料是非常重要的。

1、档案是教学管理的重要凭证

学校的中心工作就是进行教学科研活动，学校的教学工作非常系统且复杂，教学的所有环节都需要记录在档案中，学校在教育上的一些改革和尝试，也通过系列的文字、表格等方式记录在册。

学校想要了解师资情况就要参考学校档案，抽调学生的学习情况以及对老师的评价，进行综合评估。

相关部门如果想要对这所学校进行教育评估，也必须参考学校的档案，查看这个学校的师资力量、基础建设水平、学生在校的学习和生活情况，甚至包括学生在毕业后的表现等等，在综合考虑这些内容之后，才能对这个学校的教育水平得出一个相对全面准确的结论。

所以相对完善的档案管理能够更好的帮助学校完成教学管理工作。

文书档案的信息化管理探讨 篇7

一、文书档案信息化管理的意义

(一) 减轻了管理人员的工作强度

传统的文书档案管理工作一直是在探索中前进, 在发展的过程中也显现出了很多弊端和缺陷, 例如立卷难、管理难、管理的水平和效率低等。而现代信息技术的应用改变了这一不利局面, 使得管理手段不断丰富和快捷, 而且加快了查找信息的速度和准确度, 减少了时间的浪费, 提高了管理的效率和水平, 避免了传统管理在立卷归档、信息检索方面的一系列问题, 减轻了管理人员的工作强度, 提高了文书档案的管理效率和管理能力。

(二) 有利于保持文件的原始面貌

利用现代化的信息技术进行文书档案档案管理, 把资料进行扫描变成电子文档, 通过一些电子媒介进行传输和保存, 使得资料的安全性得到了有效的保证, 避免了由于手工切边等破坏文件原始面貌的问题出现。

(三) 有利于文档资料的保密

传统的档案管理模式存在不利于文件保密的缺陷, 在查阅人查阅档案资料时, 档案管理人员往往是提供整卷的档案, 利用者只是利用卷内的某一份文件或资料, 而却能够看到整卷档案内容, 这是不符合文档管理的保密要求的, 甚至会造成档案管理工作上的失误。而利用现代化的信息技术就避免了这一情况的出现, 在计算机和多媒体技术的条件下, 档案管理实现了信息化, 当进行文书档案的查阅时, 档案管理机构可以进行档案查阅的权限设定。

二、加强文书档案信息化管理的措施

(一) 加大资金投入力度

对于信息化管理文书档案来说, 需要进行大量的投入来支持这一工作, 否则难以做好档案的管理工作。对于投入来说, 资金是最重要的, 没有大量的资金投入, 信息化的平台就建设不了, 优秀的人才也不会到档案管理单位工作, 进而管理就会出现很多问题, 因此, 必须重视加强资金的投入。

(二) 提高管理人员知识水平

一个管理人员的自身知识水平需要不断的进行提升、进步, 这对做好档案管理工作来说是相当重要的。因此, 作为一名档案的管理人员来说, 应该努力提高自身的素质和理论水平, 不断去完善自我和超越自我。可以多利用业余时间进行多学习, 理论知识和实践技能都要提高。管理人员可以在假期休息时, 去参加档案管理方面相关的培训或者高级别的学术研讨会, 还可以参加管理方面的研讨会, 这些对提高管理人员自身的知识水平是非常有益的。

(三) 注重工作反思

对于一个合格的档案管理工作者来说, 不断地进行工作反思是很必要的。管理人员的这种反思, 可以有效的进行工作总结, 找出档案管理工作中一些做的不够完美的地方, 然后进行改进, 重新再认识工作工程中的表现。一名优秀的管理人员更应该做好反思工作, 通过这样的反思, 不断认识自己, 提高自身的管理水平和管理能力, 找出自身和工作过程中存在的缺点与不足, 找到产生不足的原因, 好好总结, 把经验教训记牢, 以避免以后出现类似的情况。

(四) 营造和谐的工作环境

档案管理工作要想取得良好的效果, 就需要营造一个和谐的工作环境, 保证管理人员积极思考问题, 保持愉快的心情去工作, 管理人员在这种环境下工作, 常常会把档案管理知识学得好, 掌握得也会很牢固, 更会把档案管理好。因此, 就要采取有效的模式和方法, 积极想办法来营造一个和谐的工作环境, 保证他们的精神高度地集中到档案管理这里来。除此之外, 对基层管理人员要进行思想教育, 提高他们对档案管理工作的热情和兴趣, 让他们真正体会到档案管理工作的新鲜、富有激情和乐趣。

三、结语

做好文书档案的管理工作需要我们一起努力, 通过管理人员的自身素质的提高, 加大对信息化的资金投入力度。我们有理由相信, 在大家的共同努力下, 我们一定会认识和想办法克服档案管理工作中出现的问题, 我国行政事业单位档案管理工作一定会有新的局面, 使文书档案信息化管理工作迈上一个新的台阶。

参考文献

[1]鲁丽娟.关于文书档案信息化管理问题探究[J].东方企业文化, 2012, 117.

[2]裴承志, 奥多.办公自动化与文书档案管理.中国冶金教育, 2002 (2) .

[3]汤颖.浅谈文书档案管理的办公自动化应用.科技风, 2010 (24) .

[4]冼汉聪.文书档案管理的办公自动化应用[J].商情:教育经济研究, 2008 (6) .

[5]刘耿生.档案开发与利用[M].北京:中国人民大学出版社 (第二版) , 2010.

管理会计应用之业财一体化探讨 篇8

关键词：管理会计；业财一体化；业务流程；财务体系

一、前言

随着互联网和信息化的不断发展，为适应大数据时代的竞争，现代企业已不能仅仅满足于单一的财务信息化，要把信息化的触角延伸到业务管理上，形成业务与财务的集成化管理，将财务数据和业务数据融为一体，这样有利于企业内部的业务数据自动传向财务数据，减少人为干预，在一定程度上以“机治”取代“人治”，通过加强对业务的管控，提高了财务数据质量，并借助业财融合的管理平台来提升整个企业的管理水平，这就是本文要探讨的业财一体化管理模式，它不但是管理会计的实际应用工具之一，也是现代企业提升工作效率和经济效益的有效途径。那么怎样才能使业务和财务融合，业财一体化需要哪些准备工作和具体措施，本文通过对上述问题的分析阐述，提出解决问题的思路，希望对正在或准备实施业财一体化的企业有所帮助。

二、 为业务财务的融合创建有利条件

信息时代要求企业在管理理念、管理手段和管理方法上不断创新，使得业务财务一体化的推广和建设逐渐得到了认同，在过去的企业财务和业务模式中，由于缺少信息的支持，常常导致预算管理不到位，资金没有实现有效的集中管理，从而导致资金使用效率低下，决策数据获得时间过长，财务信息滞后等现象。而业财一体化主要以预算和资金为核心，通过管理系统的衔接，对员工的业绩和企业的价值进行跟踪管理，使其为实现企业价值最大化的最终目标服务。随着互联网的快速发展和更新，给企业管理带来了很大的挑战，但同时也为业务和财务的融合创造了有利条件。企业需要通过科学的管理机制、有效的沟通机制以及工作开展的资源保障为业务财务一体化的运作创造有利环境，形成以战略财务为支点、管理会计为半径辐射各个业务单位的财务工作地图，管理会计的半径越长，财务战略的贯彻越深入，业务财务融合的程度也就越大。

三、 建立业务与财务部门的合作机制

企业要实现业务与财务的融合，首先两个部门要积极沟通合作，而不能只专注于本部门的职能，财务部门要充分了解自己在企业价值创造过程中做出的贡献，并需要企业内部其他部门的支持，认可自己的贡献。另外要改变财务人员的传统观念，使其认识到财务职能不仅仅是搜集、堆砌大量的数据，而是要通过数据分析来找出有用的信息提供给决策者，并参与到战略规划和战略制定的过程中，也就是说财务人员要从以前的财务会计向管理会计转变。

构建业务财务一体化，管理会计要负责公司相关财务战略、规章制度在各个业务单位的落实，及时反馈业务单位在经营中存在的问题，在业务和财务之间建立起桥梁纽带。企业则需要建立一个良好的报告制度，随着财务部门更多地参与到运营单元之中，最为有效的报告制度应该是能实现业务部门和财务部门之间互相联通。现在很多企业还是采用多头汇报，财务人员即向财务总监汇报，也向业务负责人汇报，同时业务人员也向其负责人汇报，而在业财没有融合的模式下，经常会出现业务数据和财务数据不一致的情况，建立业务部门与财务部门有效的合作机制，可以在很大程度上消除这些数据不一致带来的影响。

四、 实现业财一体化的具体措施

企业要实现业财一体化，发挥它的功能来创造价值，不是某一部门独立的工作，涉及企业的所有员工，各部门都需要改变以往的思维方式，共同配合，协同工作，本文主要想从财务管理的角度讨论业财一体化模式下需要做的工作。

财务人员首先要主动精通业务，把财务体系与整个业务流程紧密结合起来是财务部门转型的主要方向。现在不少企业都有这样的困惑：订单合同接了不少，但哪些合同挣钱，哪些不挣钱，心里没有把握。通过业财一体化的流程，把产品的定价和成本核算都落实给财务部门，可以确保每一份订单都能清楚的计算出成本和利润，这样财务部门的工作重点要从为企业外部利益相关者服务转变为主要为企业内部管理者提供决策支持服务，即把管理会计在业务层面的运用植入公司的议事日程，使企业集团的管控工作落实到业务层面，是企业的财务体系真正参与到经营的整个流程。财务部门对业务实施管控的同时，也向业务部门提供服务，财务人员的工作不再是对业务的事后核算和监督，要从价值的角度对前面业务进行事前预测，计算业务活动的绩效，并把这些重要信息反馈给具体业务人员，从而为其行动提供参考。要成功实现这一系列转型，主要依靠财务管理能力的提升，使财务管理活动向集团层面的协同和业务层面的管控两个方向延伸。而如何提升这些能力，可以从以下几个方面着手：

（一）提升价值创造能力

通过深化财务管理转型，把财务工作重心转移到计划、预算、预测、决策、控制、分析等方面来，着重关注业务方面更有附加值的活动，充分发挥财务决策支撑、资源保障、价值创造、风险防范等作用，引领企业资源配置，带动企业管理变革，为创造价值服务。

（二）改變传统的工作方式

将会计基础核算等低附加值的作业趋于集中，把更多的精力投入到财务管理上，保证企业快速发展所需要的信息及时准确，财务分析工作要渗透到最小的业务单元，打通自上而下的管控渠道，提供分析评价能力，对企业战略决策发挥有效的支持作用。实际操作中，企业可以结合自身的情况，通过对成本进行研究和分析，识别关键驱动因素，对一些成熟的、能进行标准化管理的项目建立标准成本。

（三）提高风险控制能力

完善以风险管理为导向的内部控制体系建设，建立需求预测模型，从客户需求出发，根据市场的需求分析，识别市场增长的关键驱动因素并予以量化，构建一个合理的客户需求预测模型。资金监控上要严格把关，所有资金集中管理，充分发挥其正确的使用效益，成为企业发展的动力。另外，通过风险预警、风险应对、管理报告，以及审计、税务、资金管理手段来管理流程，把风险控制在合理的范围内。

（四）提高预算管理水平

深化全面预算管理，将所有收入和支出均纳入预算管理，进一步完善预算管理模型，形成业务和财务的融合，保障资金流通的循环，努力提升预算精益化水平。按照月、季、年考核的要求，开展预算管理目标，定期分析和反馈预算执行情况，强化预算过程的管控，加大预算的执行力度。

（五）提高协调服务能力

通过一个统一的平台，实现资源共享，从计划的下达到计划的完成，各个环节均在统一平台上完成，充分借助企业资源计划系统，对所有的经济活动和业务数据进行多角度、多层次的记录、比较、分析，实时、动态的实施监控并及时反馈。通过信息化的先进工具和手段把财务人员从繁琐、低价值的财务活动中解放出来，把注意力放在预算、投资、资金集中管理、财务共享等增加价值的活动上。

五、结束语

业务财务一体化目前在国内企业的应用还不是很广泛，功能还不很成熟，但在信息时代的背景下，它无疑是未来的发展趋势，可以为企业在运营中节省资源，竞争中建立优势。而随着管理会计的兴起，财务人员将从传统的重复、机械的工作中解放出来，成为推动业财一体化发展的重要力量。虽然不同的企业存在个体差异，或许不会有一套通用的业财一体化模板，但总体来说，其核心指导原则是统一的，可以归纳总结为“12411”：企业搭建一个系统平台，所有业务、财务流程都在这个平台上运行；实现两个功能，一及时、二真实的传递和反馈各种信息；抓住四个关键点，预算、收入、支出和评价；做到一个集中，即企业所有资金的集中管理和使用；最终实现一个目标，即达到集团管控的要求，管住、控住企业运行中的各种经济风险。因此，对企业来说，只要遵循了其指导原则，掌握了核心思想，再构建一套适合自身的业财一体化系统自然也就水到渠成。（作者单位：河南五建建设集团有限公司）

参考文献：

[1]龚巧莉 《管理会计量化工具与方法应用》 纳税人俱乐部，2015（4）：250-255