电子文件与电子档案管理

电子文件与电子档案管理（通用13篇）

电子文件与电子档案管理 篇1

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以‘电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

电子文件与电子档案管理 篇2

电子文件与电子档案是伴随着计算机和网络的应用快速发展而产生的一个新事物, 它将是未来档案工作中最重要的事物。由于各个单位的具体情况不同, 所以电子档案归档也存在着差异。本文就电子文件与电子档案的管理做一个探讨。

二、认识电子文件

电子文件的产生背景:E-mail、OA、ERP、CAD、CAM、EC、EG、A/D等技术系统的产生和普及。

(一) 电子文件 (Electronic records) 。指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖于计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。

电子档案:指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

(二) 按信息、格式存在的形式电子文件的种类。文本文件、图形文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音 (或音频) 文件、程序 (或命令) 文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件等。各种文件格式都有各自特性以及应用软件。按文件的功能电子文件有主文件、支持性文件、工具性文件等。按生成方式可分为原始文件和转换文件。

(三) 电子文件的特性。要管理好电子文件, 就必须了解其特性。电子文件与纸质文件有很大的区别, 它具有超大量的信息存储功能、多媒体功能、载体之间的可移动性功能等等。当然还有信息共享性。

1.电子文件的依赖性。电子文件是数字化文件, 它具有非人工真接识读性及对计算机系统的依赖性。电子文件是在计算机等设备的支持下形成和处理各种信息的, 离开计算机及相应软件, 电子文件就无法生成、识别、传递。计算机设备的快速更新给需要长期保存的电子文件带来很大困难。有可能若干年之后, 保管完好的电子文件载体找不到读取设备。

2.电子文件还有信息与载体的可分离性。电子文件由传统的物理存在方式转变为逻辑存在方式, 电子文件的存放位置是可以变化的, 可以从一个载体传递到另一个载体, 其内容信息却不发生变化。同样, 还可以通过网络传给远方的一个或多个接收者。

3.电子文件的易改性。电子文件存储在载体上, 它可以被增加、复制、删除、更改后而不被察觉。而载体本身的损坏、计算机病毒、网络安全原因以及操作不当, 都将影响电子文件的真实性和安全性。

此外, 电子文件还具有高密度性、多种信息集成性和可操作性等。一张容量达700MB的光盘, 可存35万张打印纸上的文字信息, 或10万页图形信息。

三、电子文件的收集、归档和整理

(一) 收集积累要求。《GB/T 18894一2002电子文件归档与管理规范》指出, 对于用文字处理的文本电子文件, 收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等, 文件型以XML、TXT保存, 扫描型以JPEG为通用格式。对通用软件产生的电子文件, 其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等同时收集。专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件, 如果不能转换, 则连同专用软件一并收集。

(二) 归档要求。文件形成部门定期把经过鉴定并符合归档条件的电子文件向档案部门移交。

1.归档时应有一套与其内容完全一致的纸质文件 (软件除外) 同时归档。

2.产品、项目设计文件的电子文件必须归档 (包括四书、全套图纸、印制板加工文件等) 。

3.产品中的计算机应用软件文档 (含固件中的程序和数据) 应按技术管理规定归档。

4.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全生命周期的管控, 保证其真实有效。

(三) 归档方式。网络归档:随着OA系统的广泛使用, 电子公文的流转越来越便捷, 而公文一旦形成便不会轻易更改。因此, 建议公文归档采用网络归档方式。

载体归档:记录人们科研和生产活动的科技性电子文件。一个项目需要多人的合作才能完成, 那么就会产生各种类型的电子文件, 如文本文件、数据文件、CAD (计算机辅助设计) 、CAM (计算机辅助制造) 生成的图形文件等。而且形成周期较长, 所以建议科技性电子文件、多媒体电子文件采用载体归档方式。

(四) 更改要求。为确保归档设计文件正确性及有效性, 保证产品实物与文件的一致性, 对电子文件的更改应进行控制。

1.按规定在更改纸质文件时应同时更改电子文件, 并对电子文件加识别标志。

2.对同一型号不同批次的电子文件应加以区分, 并同时保留。

(五) 鉴定。电子文件的鉴定是一项十分重要且难度较高的工作。它包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。鉴定由文件形成部门按规定对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验, 并由负责人签署审核意见。

(六) 归档份数。归档的电子文件需二套, 一套保存, 一套使用。即使在网上逻辑归档, 也要保存一套。必要时应保存两套, 其中一套异地保存。从“911”事件之后, 人们更是认识到异地保存的重要性。

(七) 电子文件的整理。制定整理标准, 由文件形成部门进行整理后归档。

四、电子档案的管理

信息安全涉及各个方面:一是法律政策、规章制度、安全教育等;二是管理措施, 包括技术和社会措施;三是技术方面, 信息的加密存储和传输、身份认证、防火墙技术、网络防毒等。应在信息化进程中建立档案信息的安全保障体系, 形成档案信息的安全链, 伴随电子文件的全生命周期进程。

(一) 保证电子文件信息安全的技术措施有。1.签署技术:在电子文件上进行数字签名, 再运用特定的解码方法检验数字签名。2.密码技术:是信息安全的核心技术, 有私匙加密和公匙加密, 在传输过程中通常采用“双密钥码”进行加密。它是实现信息保密性、完整性、可用性的有力手段, 在潜在的不安全系统环境中保证数据安全。3.身份验证:当用户要求进入系统访问时, 计算机依据通行字将自动验证是否为合法用户, 防止非法用户的防问, 亦可防止合法用户访问他们无权查看的信息。4.防火墙技术:它就是通过阻挡外部网络用户的未授权访问, 来保证内部网络的安全。

(二) 电子档案的利用管理。电子档案的利用比纸质档快捷、方便。提供利用的方法有:拷贝、通信传输、直接利用。直接利用即在线利用, 利用率将越来越高。在利用过程中, 电子档案的保密和安全是十分重要的, 我们应注意使用权限的审核, 根据电子档案内容的密级和开放程度, 根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定, 不能无原则地向所有利用者提供全部;系统对利用的全过程进行自动跟踪监控。

五、档案业务人员的培养

电子档案的管理都要靠档案人员。由于电子档案具有信息内容数字化、文档处理一体化、档案保存技术化、开发利用形式多样化等特点, 因此, 电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的区别。电子文件归档及其电子档案保存及开发利用, 是一件新生事物。所以, 档案人员要尽快适应信息技术和档案事业的发展。多途径、多层次培养和造就一批电子档案管理人员已经成为当务之急。《全国档案事业发展“十五“计划》中曾指出:大力培养高素质的档案专业人才, 为档案事业可持续发展提供人才保证和智力支持, 是加快档案管理现代化和信息化进程的重要保证, 以新知识、新理论和新技术为主, 不断补充、拓展与更新科学技术知识, 进一步完善知识结构, 提高档案人员的创新能力及专业技术水平。

六、结束语

电子文件与电子档案的管理是现代档案信息化建设的核心, 要与社会的发展同步进行。它既带来挑战, 也带来了机遇。档案业务人员应当以此为契机, 大胆创新、拓宽视野, 开创档案事业的新辉煌。

摘要：为适应信息化建设的需要, 规范电子文件归档与管理工作, 在电子文件全生命周期过程中更好地保证电子文件的有效性、真实性和完整性, 实现电子文件的在线逻辑归档、管理和利用。

电子文件与电子档案管理 篇3

在电子文件应用的过程中，信息管理工作的重要性逐渐突显出来，并且被广泛应用在各领域中。然而，在电子技术与计算机技术应用的过程中，现代设备与技术相互融合，构成新型档案管理模式，通常被称之为电子档案管理。而电子档案管理的实践应用同样发挥着关键性的作用，标志着电子信息管理迈入全新阶段。

电子文件与电子档案概述

电子文件。所谓的电子文件就是被应用在计算机当中，同样可以在多种介质中保存，可以突破时间的限制识别并处理，而且在使用与传输方面都具有明显的优势。

电子文件的信息使用和修改十分灵活。在使用电子文件的过程中，需要由Pc机终端作为基础，而用户则可以利用存储介质完成传输，对计算机进行应用，修改并处理信息的具体内容。实际操作相对简单且修改与备份也十分方便。

电子文件的信息处理依赖性相对较强。因为电子文件信息是通过计算机产生，所以，对于信息载体依赖程度较高。而这同样也是电子信息不稳定的因素之一，如果信息载体异常吗，那么文件的信息也同样会发生改变，导致丢失亦或是保存失败。这与纸质文件相比，是一种十分明显的劣势。

电子档案。对电子档案的管理具体指的就是信息文件保存和使用管理，绝大多数重要的电子信息文件都依赖于计算机存储技术以及传输技术等多种方式。这与传统档案管理相比较而言，优势十分明显。

电子档案使用便利且能够提高工作效率。在对电子档案进行应用的过程中，只要对计算机应用就可以读取并处理保存信息内容。另外，在存储电子文件信息方面，可以通过音频亦或是视频等形式完成。由此可见，电子档案的存储形式具有多样化的特点，且有效性明显。与此同时，在使用电子信息方面也更加便利，可以利用计算机网络等多种资源实现共享，进而读取并下载所需要的数据信息。

电子档案的应用能够节省数据信息存储的空间。在信息量不断增加的背景下，所需要保存的内容也更多，所以，对于空间提出了更高的要求。如果是存储纸质档案，则会占用极大的物理空间，且对档案的使用产生了不必要的麻烦。但是，对电子档案进行应用则能够节省大量的物理空间，使得电子档案管理与使用效率全面提升。

电子文件与电子档案的管理问题

电子档案信息不稳定。因信息的载体具有多样性和不稳定性的特征，所以，存储电子文件的载体寿命也补偿。即便选择使用了稳定性能的光盘，如果在温度与湿度等因素的影响下都会导致其错存储的信息数据损坏亦或是丢失。除此之外，在电子技术快速发展的背景下，计算机设备与软件的更新速度也逐渐加快，由不同软件与设备所组成的电子档案载体，在兼容性以及互换性方面都很难进行把握。为此，如果电子档案的保存时间较长，那么将存在难以读取的情况。

信息安全保密问题。因为电子档案的内容独立，而且更改便利，所以，实际存储的信息内容很容易被随意修改亦或是窃取，对档案部门的电子档案认定带来了不利的影响。与此同时，网絡的出现为电子档案管理工作带来了极大的便利，但同样存在较高的风险。如果计算机出现病毒或者是有黑客攻击，那么则会对电子档案或者是信息内容带来严重的破坏与影响。

电子文件的处理软件标准尚未统一。在新时期背景下，科技发展速度极快，而所开发的处理电子文件的软件种类也很多，始终没有统一的标准。由于不同企业的电子文件软件来源不统一，所以，经常会出现不兼容的问题，严重危害了电子档案的统一性管理。

电子档案管理的人才不充足。电子档案的出现标志着信息技术被应用在档案管理工作中，所以，档案管理工作人员必须要具备专业知识与能力，同样也必须要具备灵活操作电子档案信息系统的能力。除此之外，档案管理工作人员的职业道德与品质同样要符合标准要求。但是，当前档案管理工作人员的年龄相对较大，且随计算机与多媒体技术的应用不灵活，难以满足电子档案管理工作的需求。

全面完善电子文件与电子档案管理工作的策略

严格管理电子档案存储载体。应积极创建专门档案馆，根据标准要求配备湿度计与温度计等相关设备，确保环境的稳定性。与此同时，还应当针对档案馆内部的电子档案进行定期检查。除此之外，要积极引进并合理运用计算机设备以及软件，在确保技术兼容与通用的情况下，全面提升电子档案的存储载体可读性能。

积极采取安全措施。为了确保电子文件与电子档案的安全性，可以通过数字签名亦或是访问控制等多种方式对电子档案访问的权限予以控制。另外，通过加密信息的方式可以保证电子档案不被公开。基于此，对电子档案的只读属性进行设置，确保电子档案具有真实性与原始性的特征。

培养档案管理工作人员专业能力。在电子档案形成并应用以来，对传统档案管理工作造成了严重的冲击，同样也使得档案管理的知识结构随之调整。在这种情况下，对管理工作人员提高了要求，所以，必须要积极组织专业培训，组建高计算机水平且精通档案业务专业知识的档案管理团队，促进电子文件与电子档案管理工作的全面开展。

电子文件与电子档案管理 篇4

电子文件管理的基本要求与基本策略问题是电子文件管理中带有方向性的研究课题,本文分析了对电子文件管理基本要求的提出要有依据,并说明在此基础上形成的基本策略要有系统,并综合分析对比了国际档案界的`情况,指出我国在这方面的研究还急待加强.

作 者：张正强  作者单位：中国人民解放军南京政治学院上海分院信息管理系 刊 名：档案学研究  PKU CSSCI英文刊名：ARCHIVES SCIENCE STUDY 年，卷(期)： “”(z1) 分类号： 关键词： 

电子文件命名及管理【原创】 篇5

一、电子文件的命名 1.为何要规范文件命名

 沟通需要：让接收方一眼明白文件的主题  检索需要：方便快速检索到所需要的文件  回溯需要：区分版本并回溯以前版本 2.详略命名方式举例 月总.doc 四月月总.doc 张三月总.doc 人事部张三2017年4月月总.doc 3.规范的命名方式

文件主题、归属部门、文件作者、归属时间或版本号

二、电子文件的有效管理

1.对文件夹的总体结构和层次进行设计，根据日常使用习惯分类管理，并设置详细的子文件夹。

2.对文件夹命名时要注意两点：

 文件夹名称明确，符合一般搜索的关键字习惯  给文件夹编序号，例如01,02... 常用的文档编号小，排列在前面

3.文件夹命名时，如果和时间有关，可以加上时间作为前缀或者后缀。

4.给文件命名时和文件夹命名类似，要明确。如果是“日期+文件名”的方式，可以在日期和名称之间用下划线或者“-”来分隔。日期的书写方式推荐yyyy.mm.dd方式。

三、使用技巧

电子文件与归档 篇6

文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

5.2鉴定

5.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

5.2.2归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

5.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

5.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

5.5 归档

5.5.1电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被人操作数据、检测数据等技术因素。

将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

5.5.2物理归档。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。

电子文件档案化管理的现状与对策 篇7

一、树立忧患意识, 是做好电子档案归档集中管理的先决条件。

电子档案归档工作是机关、企事业单位管理工作的一部分。长期以来, 对于电子档案很多人都存在着较为狭隘的思想认识。一种情况是很多人不知道电子档案的具体概念, 常常误以为只有上级红头文件、本级文字类的材料才是档案, 而对待在公务活动中形成的照片、底片、录音、录像带等声像类的资料, 对研究本部门的经营业绩和科学发展提供了第一手资料, 认为拍完、录完就算完成了任务, 不需要进行电子归档保存。科学规范的管理档案是衡量一个部门业绩与管理水平的重要尺度。另一种情况是个别工作人员误以为拍过的照片, 只要在相应的公众场合或媒体上使用和发表过了, 如何处理这些原始声像资料属于个人行为。致使一些声像资料长期在个人或科室内部保存, 没有移交档案室或档案馆集中保存, 电子档案在文件输结案后可随时归档, 避免文件漏归, 保下归档率, 在某一时间周期内定时统一归档, 快速便捷, 避免档案的流失和病毒的破坏, 是维护历史真实面貌的一项重要工作。

搞好电子档案归档的集中管理工作, 不单纯是部门的工作。在经济发展、科技进步, 精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。各级领导的重视是做好电子档案归档集中管理工作的政治保证;具体工作人员的自觉行动是必不可少的重要环节;争取宣传、新闻单位的大力支持引起社会的广泛关注, 才能提高档案意识, 营造出一种良好的档案工作氛围。工作中, 常规工作不在讨论范围, 但凡有区域性重大活动时, 不仅有新闻工作人员摄录像, 在条件具备的情况下, 可适当吸收其它业务部门参与, 确保电子声像资料从活动筹备到结束的全过程, 都能够按照要求贯穿声像档案管理, 服务工作的始终。

二、电子档案归档要实行集中管理, 重点规范。

电子档案归档意识的缺失, 严重制约着电子档案归档的集中管理问题。电子文件载体易老化变质新存贮介质的产生和发展, 都会影响电子文件的长期可读性。目前电子档案归档的管理处于无章可循的自由形成, 自由处理状态。主要表现为三种状态:第一种是档案室统一管理, 随时形成随时移交上级部门;第二种是各科室一年一度移交上级档案管理部门;第三种是由科室分散保管或个人保存。第二和第三种情况是致使电子档案集中归档管理不规范的主要成因。因为, 电子档案的形成有较强的时效性。例如照片、底片和移动硬盘需要同时归档, 影像需要辅以文字说明, 如果不及时归档, 原本很珍贵的照片和资料, 由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从电子档案归档情况来看, 通常情况是:一个移动硬盘反复用, 没有及时备份和复制, 原始纪录没有保存下来。更有甚者, 一些散失在个人手里珍贵的电子文件资料, 个别人往往不愿交并以种种借口推托, 致使电子档案缺失和断档。

三、电子档案集中归档管理, 要以必要的设施建设做基本保证

电子档案要求的保管条件比纸质档案的要求更严格。事实上, 在电子档案管理中, 将电子档案归档所用的硬盘存放在文书柜内与其它档案混合存放, 保存条件不达标, 不具备防磁保存要求, 致使硬盘内资料丢失的情况普遍存在, 不利于电子档案归档后的长久保存和利用。

从长久保护和利用考虑, 电子档案归档后的集中管理是最为基本的。要做到“二恒”即:恒湿、恒温;“五防”即:防磁、防震、防火、防光、防盗。使用密闭铁柜单独存放, 控制好温度、温度, 远离光线、磁场等, 采取定期保护措施, 以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案, 尽量延长电子硬盘的寿命。按照这个基本要求, 必须搞好基础设施建设作为基本保障。具备条件的, 要设立专门的电子档案库房。暂时不具备条件的, 至少要做好对现有电子档案的复制和备份工作, 另行存放, 确保不造成电子档案在管理中的人为缺失。以便将来计算机技术发展后, 仍能读取以前存储的档案, 保证信息资源方便利用。

办公自动化与电子文件归档管理 篇8

【关键词】办公自动化；电子文件；归档；管理

办公自动化是指利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，尽可能充分地利用信息资源，提高生产、工作效率和质量，辅助决策，以求取得更高经济效益的人机信息处理系统。一般来说，一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输和信息保存四个环节。

随着人们对办公自动化认识的逐步深入，使我国的办公自动化水平达到了前所未有的程度，由此也产生了大量的电子文件。这些电子文件已经成为当今信息化建设的基本构成要素，极大地方便了信息传递、数据共享，在很大的程度上提高了办公效率和工作质量。而在这些电子文件中具有凭证、依据、参考作用的，需要我们按照有关规定和规范进行归档处理。随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。大量电子文件的无规则的使用和保存不仅将影响工作的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的归档管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。

一、电子文件的内涵及其特点

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息過程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现，如E-mail等；第二种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以矢量图等形式出现，如CAD、CAM生成的电子文件。

电子文件给日常工作带来了极大的便利的同时，也改变了我们长久以来的办公方式。与纸质文件不同，电子文件具有一些新的特点：

（一）电子文件具有传递的快捷性和文件的可塑性。它改变了传统的文件收发流程，使文件可以随时被查找，同时也为档案现代化奠定了基础；它改变了传统的办文格局，电子文件的易修改性使得文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加快捷，提高了工作效率和工作质量；而且电子文件还可以利用网络技术，广泛的收集相关数据，丰富资料内容，并且开放远程服务等。

（二）对电子设备的依赖性。电子文件的起草、修改、收发、传递都必须在计算机上完成，它的制作、处理及归档都必须借助计算机系统才能实现，离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递和识别。所以电子文件是依赖特定的电子设备和软件而存在的。

（三）电子文件的易更改性。电子文件可以在不同的计算机间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制，很容易被人为的修改；同时，电子文件也容易遭受病毒的侵袭，一旦被染上病毒电子文件就会损坏，丧失部分或全部功能。

（四）电子文件具有共享性。电子文件改变了文件的处理和运转方式，其中包含的信息不是固定不变的，可以从一种载体上转移到另一种载体上，突破了时空限制，能够满足多用户的需求，实现信息共享。

（五）电子文件的保存环境要求较高。与纸质文件不同，电子文件对保存场地的面积要求不高，但对环境的温度、湿度，防磁型等条件要求较高。

（六）电子文件的法律效力尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。如纸质文件、微缩品，都有相关的法律作为保证，得到社会承认。但电子文件由于没有固定载体，并且还未有效的方法杜绝伪造、删改和抵御病毒侵袭，所以很难制定相应的法律条文保证其效力。这在很大程度上限制了电子文件优势的发挥，只能在一定范围内作为普发、传阅文件来发挥作用。

二、自动化环境下电子文件归档管理存在的问题

电子文件的管理工作经历了三个发展阶段：第一、个体管理阶段，这一阶段管理及维护的重点是单机；第二、网络化管理阶段，这一阶段的管理维护侧重于网络和服务器；第三、无纸化管理阶段，这时的管理及维护才是全范围的真正意义上的电子化智能化自动化。这三个阶段的发展并不是截然分开的，而是由低到高，技术要求和管理方法越渐复杂，发展阶段具有演进性、复杂性、共存性。在不断的进步和发展中，办公自动化中的电子文件归档管理仍存在着一些问题：

（一）电子文件归档管理认识不到位，还未得到充分重视

虽然办公自动化现在被广泛使用，但通常只是发挥着事务性的作用。办公自动化环境下的电子文件具有重要的保管价值，但在实际工作中管理者对电子文件的原始生成和使用过程不是很重视，档案管理的重点放在了最终的文件上。这种电子文件档案化管理意识是不全面、不到位的，忽视了电子文件的原始性、真实性和连贯性。有的具有草稿性质的临时生成文件也具有重要的保存价值，不应该被忽略。而且如果只重视最终形式的电子文件，各种原始信息文件散落在操作人员手中，没有系统地收集整理，处于可有可无的散乱状态，随时间的流失而逐渐丢失，造成电子文件信息资源的极大浪费。

同时，许多单位内部设置的局域网互相不能联通，无法实现办公自动化，也影响了电子文件的归档管理工作。如武汉长江水利委员会机关部门多年前已经采用了综合办公系统，但其局域网只允许机关中各业务部门主管局之间和上级主管部门相互联网，工作中产生的文件多是电子文件；但长江水利委员会的下属企事业单位却还无法与其联网，需要上报文件时必须采用纸质文件，水利委员会在回复时也只能用纸质文件。这种电子文件、纸质文件相互交错使用的管理模式无法发挥无纸化办公方便快捷的优势，同时也影响了电子文件后期的归档管理工作。究其原因还是因为对电子文件归档管理的认识不到位。

（二）电子文件归档中缺少成熟统一的标准和制度

电子文件的归档管理还处于起步阶段，尚未制定规范的标准和操作流程。在具体管理实践中，传统文件的管理如基本原则、归档范围、归档时间、组卷方法、保管条件等，往往难以适应电子文件的管理要求。国家虽已颁布和推行《电子文件归档与管理与规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等标准、规范，但由于电子文件技术复杂，对设备依赖性很强，而计算机技术日新月异、更新换代速度快、产生途径和形式多样化，已经推出的标准和规范无法为这种复杂情况提供具体的指导。

（三）电子文件归档管理系统尚不完善，且缺乏电子文件、档案一体化管理思维

企业中运用的各种系统，如人事管理系统、财务管理系统、科研管理系统等，功能模式各异，增加了文件归档标准制定的难度。

同时电子文件应于纸质文件对应，一起纳入归档范畴进行一体化管理，从电子文件的生成、修改到最终形式都应紧密跟踪，全程保管，这样才能清晰地确定电子文件形成的脉络和保管的价值。但现实中办公自动化中产生的电子文件和归档管理是脱节的，办公自动化软件和归档管理软件不能对接，无法相互交换数据。

且各种应用软件总体上都缺乏文件归档管理的前置介入，电子文件在生成时不能及时保存，造成文件的丢失和可随意修改，电子文件真实性受到挑战；另外软件开发人员缺乏电子文件档案管理意识，没有重视文件的连续性、完整性和长久性，常常对文件设置有效期和容量限制。操作员在使用时为节约资源会删除认为不重要的电子文件，造成电子文件的归档管理脱节，产生使用漏洞。

（四）电子文件的安全性有待提高

随着办公自动化的革新，自动化软件被大量应用于日常事务性的交流中。目前企业单位办公自动化的重点都放在新软件的引进和开发上，对有效的安全措施较为缺乏。很多自动化系统没有严格的准入制度，本身带有病毒的U盘和移动硬盘等设备接入系统时很容易造成系统瘫痪和死机；加密、防火墙技术和访问权限技术也还没有被大规模应用到办公自动化系统中，很容易造成病毒的侵袭和黑客的非法侵入，导致重要电子文件的损坏和丢失。

（五）电子文件归档管理缺乏专业高素质人才

电子文件的归档管理需要熟悉档案管理业务，同时精通办公自动化技术的复合型人才，这样在软件开发上进行前期介入的同时才能按照档案管理的流程对电子文件进行梳理、归类和编号，更好的进行文件保存。但现在一般企业对档案管理人员的招聘都是按照纸质档案的需求来进行的，缺乏管理电子文件的技术和意识。同时，这也造成电子文件档案管理缺乏统一的管理标准、业务标准和技术标准，使得电子文件的运行环境和归档工作存在许多不规范的地方。

（六）电子文件的法律地位尚未确认

档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，所以档案的本质属性是其原始性。没有原始性的档案在社会活动中就无法体现其记录历史的真实性。电子档案因为信息与载体的不确定，可以根据需要随时扩大、缩小或改变存储空间，可以通过拷贝和网络从一个载体传输到另一个载体，可以使存储的信息随时被修改甚至销毁，这都决定了电子档案的原始性不容易被得到认可。而且，电子档案的内容会随着载体组合形式的不同而不同。

在美国，联邦政府虽然承认电子档案为“官方档案”，但联邦各级法院仍然申明，只有被打印出来的电子文件才具有真实性和成为证据的价值，否则无法作为证据使用；英国公共档案的调查也表明，为了保持文件的法律效力，政府部门中有85%仍采用纸质材料来保存全部或部分文件。而在我国，电子文件虽然已经得到了广泛应用，但在法律上也尚未确定其法律效力，电子档案的法律地位尚未实现。

三、电子文件的归档与管理规范化的几点思考

（一）提高电子文件的归档和管理意识，积极主动，有针对性的展开电子文件归档管理工作

1.自动化系统推行的无纸化办公因其方便快捷的特点，成为一种未来的发展趋势。如果还是依照传统纸质文件的传输和归档方式，不仅无法体现电子文件高效、快捷、便利的特点，还破坏了文件的原始性、真实性、有效性和连贯性，造成大量人力物力的浪费。所以企业要提高对电子文件专门性归档的重视，为电子文件归档管理提供必要的资金和技术支持。

2.因为电子文件的产生渠道非常丰富，档案部门要广泛调研，弄清哪些机构集中产生哪些类型的文件，以及这些文件的特点、用途；还可以从设计阶段就对此提出提前规划，如对于人力管理部门、财务管理部门、科研管理部门，档案部门可以加以格外的关注，因为这些部门对系统的使用率较大，产生的电子文件数量也较多；档案管理部门应尽快完善管理的硬件和技术设施，保证文件归档管理系统的良好运转。

3.档案管理人员也应加强相关专业知识的学习，有关技术人员与形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务协调，协助制定有关的制度以保证电子文件的归档质量。

（二）解决好电子文件归档技术难题，重组流程确保电子文件与档案的一体化管理

一体化管理需要重组办公自动化系统和档案系统的流程，实现两者的无缝对接，要求不同部门在编辑文件时使用标准的数据库技术和元数据格式，以确保资料能相互兼容、相互转换。这也要求在企业自动化系统平台上设置发文管理、收文管理、归档管理和档案管理模块，加强前期介入，设置归档保存按钮，从而确保电子文件从生成到最终形式都有记录可循，可以随时随地的保存，确保电子文件在归档的同时将相关信息发送或移交给档案部门。这样可以最大限度的确保电子文件的真实、完整和有效。

（三）制定好电子文件归档管理制度和管理标准

电子文件与电子档案管理 篇9

【摘要】在信息社会与知识经济时代来临之际，企业的档案工作也获得了更为广阔的生存与发展空间，并不断地向着现代化与网络化以及电子化的方向发展，但在发展的同时也免不了要面临很多挑战。本文就企业在电子文件管理方面的实际情况，从几个方面探讨加强企业的电子文件管理的重要性。

关键词企业电子文件;存在问题;解决策略

在不断发展的现代化科技中，计算机技术的应用已经涉及到了各个方面，它是解决生产问题与管理问题迫切需要的一项技术。在不断加快的企业信息化进程中，企业的各项生产，经营以及管理活动中纸质文件在逐渐减少，大量的电子文件渐渐取代了纸质文件。而电子文件的大量涌现使得企业电子文件管理的形态与数量都在急剧变化，这极大地冲击了以往的企业档案管理工作，而这也说明企业档案工作已经进入了新的时代——数字时代。

一、存在问题

(一)收集缺陷。在对档案信息资源进行建设的过程中，一些企业很少会去顾及对电子文件进行适当的收集归档，却往往把重点放在了数字化的馆藏档案上。而这样的结果一般会形成机构处置电子文件的随意性与档案馆重复数字化文件。再者，企业人才的频繁流动，使得岗位文件会因此而流失。还有，在收集电子文件的时候，没有将文件的读取软件与流转信息以及操作系统统一收集，以致造成后来读取文件的失败。

(二)鉴定不足。在越来越复杂的现代企业的各项生产、经营与管理活动中，电子文件相较于纸质文件更容易被复制与记录，而这造成了电子文件的数量也在急剧性的增加;一些有用的信息也被杂乱无章的无用信息埋没;文献数量增加，但质量却在下降。

(三)资源匮乏。很多企业开始推进属于自己的信息化，这也就形成了多个不同的信息系统，比如科研管理系统，财务软件系统，企业资源计划等。每个部门的文件都有属于自己的系统，且每个系统的结构以及数据标准都不同，这样就很难做到知识与信息资源的交换与共享，也就出现了“信息孤岛”的局面。

二、解决策略

电子文件的数量多、知识含量高以及来源广的特点使电子文件必须以较为先进的理念作为导向，以一定的制度建设来做保障，并以完善的管理做依靠，与档案队伍的高素质并行才能实现。所以，建立一定的档案保障机制才能使档案工作走可持续发展道路;只有将管理手段更加完善，才能提供优质服务给使用者;只有优质的使用服务，才能获取更多支持，理解。

(一)档案工作保障体系的创建。对于一个企业来说，保障档案工作关乎到企业档案工作是否可以持续稳定发展的关键，所以，建立一个相对的档案工作保障体系，是十分有必要的。相比较纸质文件，电子文件归档具有广泛与受制约因素，单单是靠档案管理部门很难完成，需结合电子文件的形成部门与档案部门以及信息管理部门这三个部门来共同完成。这三个部门都有它自己的职能，三部门结合可以相互渗透，展现自己的优势，扬长避短，形成一体化，使电子文件的质量有所提升。

(二)重视档案收集工作。对于档案管理工作来说，收集是至关重要的，档案管理工作要生存，收集的档案数量和档案质量是前提。所以，在档案的收集工作中，一定要做到丰富的数量，充实的成分，合理的结构以及优化的质量。

(三)电子文件的鉴定工作要加强。在不断发展的网络环境下，信息与文献的数量正在大幅度地快速增加，形成信息的供过于求，这就要求人们在保护文件方面需要投入大量人力，物力以及时间等资源。所以，档案工作人员要加强对文件的鉴定工作，去粗取精，保证文件质量。为确保电子文件真实完整性，内容与技术的鉴定必须同时进行，缺一不可。

(四)合理选择归档途径。与纸质档案相比，电子文件的载体没有纸质文件那么稳定安全，所以在归档的选择方面是比较重要的。而一般的磁盘很容易造成数据的丢失，如果是质量比较差的磁盘，还可能会影响到文件的可读性;为了防止数据的.丢失，很多人选用存多份备份的方式，这不仅加大了档案管理的工作量，还增加了磁盘数量，极为不便。而采用网络移交归档的方式，利用光盘存贮不仅简便还安全。具体方案是开通一个文件归档专线，在文件的形成部门与档案的管理部门之间进行电子文件的传递，并和档案管理系统之间形成无缝链接，建立起一个归档专用的文件收集系统。

(五)合理保管电子文件。从理论上来讲，储存电子文件的载体可以长期保存文件，因为其信息读出的方式是无接触式的，不会出现磨损状况。文件信息被密封保护在塑料层内，不会受外界磁场影响，也不会遭受到空气中水分与一些有害气体以及灰尘的侵害。但是对于一些长期储存的电子文件来说，磁盘等的储存还是有一定的不稳定性的，所以要严格控制储存专用库房的温度，且配置防尘，防磁场等的设施，而使用的设备也必须要注意对计算机病毒进行防范;适时地检查档案，以确保档案的无删减与短缺现象发生。

参考文献：

[1] 赵山乞. 档案信息网络化建设[J]. 北京图书馆出版社，2013.

[2] 傅荣校. 档案管理现代化——档案管理中技术革命进程的动态审视[J]. 浙江大学出版社，2014.

电子文件与电子档案管理 篇10

2012—2013学年“职业技能竞赛”竞赛项目

“网店策划与经营”技能竞赛赛事方案

一、指导思想：

电子商务是一个涵盖范围极其广泛的概念，近年来在各个行业中的应用影响力日益扩大，备受瞩目。为了推动电子商务专业改革，探索出一条适合电子商务专业建设的新思路，财贸经济系将策划举办“第二届网店策划与经营大赛”，本次比赛旨在丰富许昌职业技术学院校园文化，带动和培养相关专业的学生的实际动手能力、创新思维能力。

本次网店策划与经营大赛的内容设置主要依据国家职业标准，根据国家经济建设发展对高技能人才的需求，结合生产和服务工作实际需要，开展的有组织的技能竞赛活动。

二、比赛时间：

2013年3月-4月，预赛3月19日，决赛4月9日

三、比赛地点：

许昌职业技术学院

四、比赛组织

大赛由许昌职业技术学院财贸经济系牵头，电子商务教研室负责组织。大赛成立办公室、技术工作委员会。办公室负责大赛日常工作，技术工作委员会负责大赛技术工作。组队方式：参赛选手由班级统一组织报名，各参赛选手自由组队参加比赛，每个参赛队3人，每组选出一名组长，并联系一名专业指导老师共同参与。由组长统筹比赛期间的工作内容。指导老师需要在比赛过程当中对参赛选手进行指导。一名老师可指导多个团队，优胜团队的指导老师将获得优秀指导老师的荣誉证书。

组队时建议结合个人特长和比赛内容综合考虑。

五、参赛对象

11级和12级电子商务学生。

六、比赛标准、形式

以国家职业标准助理电子商务师标准为主要依据，适当增加“新知识、新技术、新工艺、新方法”等相关知识，以实际操作为主。

本次大赛主要分二个阶段进行。包括预赛和决赛

1.预赛（100分）

预赛具体包括：电子商务实践项目选择、网店建设实施、网店运营推广。

（1）电子商务实践项目选择

电子商务实践项目选择阶段主要是检验参赛选手的市场调研能力、业务谈判能力以及方案策划能力。主要目标是完成项目实施前期的计划工作。参赛团队经过协商讨论根据兴趣爱好选择适合的创业项目和产品，搜集该产品所属行业的电子商务应用案例和策略，并根据项目制定出相应的电子商务创业计划书。

本阶段的比赛任务主要应该包括：明确网站定位、了解市场环境、并据此选择产品，联系供应商取得产品资料，并基于上述信息制定出电子商务创业计划书。

电子商务实践项目选择及电子商务创业计划书：35分。

（2）网店建设实施

网店建设实施阶段主要是检验选手系统规划能力、学习能力、网页设计能力、网上开店经营管理业务流程的速度和团队协调能力及应变能力，主要目标是完成网店运营前的工作，分为五部分，店铺申请、商品上传、页面设计、域名申请绑定、网络客服。

网店建设实施：30分。

（3）网店运营推广

本阶段主要检验选手执行能力、团队协调能力及应变能力。主要目标是完成商品的销售目标。任务为营销活动执行实施。通过已拟定的规划方案进行线上线下的营销推广。

网店运营环节：35分。

2.决赛（100分）

本阶段由成果展示PPT演示和答辩2个环节组成。

现场答辩主要是通过演示PPT，然后进行现场答辩。

PPT演示

参赛团队需要对实践项目进行总结，然后将团队成果制作成PPT。PPT制作需要在答辩前夕制作完成。

PPT设计：40分。

答辩

由一位队员进行PPT演示及成果陈述。展示结果由大赛评委进行评审。针对参赛团队的参赛项目和PPT讲稿，评委们就某一方面提出问题，由参赛队员在给定时间内进行回答。然后由大赛专家评委就回答进行评审。

参赛选手在现场答辩中的表现：60分。

总成绩：预赛成绩占50%，决赛成绩占50%。

七、竞赛项目内容及相关要求

（一）预赛内容：在网上开一家网店，并展示自己网店的内容

开网店要求：

1.坚持正确的政治方向，内容积极向上、高雅、活泼。

2.材料组织紧密，内容充实、真实，能充分反映网店的特点。

3.店铺商品分类清晰，商品内容搭配合理，重点突出,色彩和谐,美观大方。

4.制作精细，形式与内容结合。

5.无不良内容和不良商品照片。

6.内容不限，题材不限。

（二）决赛内容：主要有各参赛小组制作符合要求的PPT，小组成员相互配合现场讲解PPT，现时10分钟。PPT内容为：

1．网店基本情况介绍、网店的构思等。

2．根据所开的店铺准备一份自主创业报告（包括：策略、目标市场、店铺特色、优势、顾客对象、怎样盈利、资金运用、市场发展前景等）。

3．网店的应用性，如：如何处理物流、资金、销售、售后服务等各个方面工作，如何提高网店在消费者心目中的形象和知名度，如何提高自己的销售量等。

八、竞赛注意事项

（一）选手须知

1.参赛选手必须持本人身份证、学生证并佩带统一签发的参赛证参加竞赛。

2．报名参赛的选手必须符合参赛标准，严禁冒名顶替，弄虚作假。

3．参赛选手必须严格遵守大赛规则，服从大赛组委会的安排，规范操作。

4．参赛选手必须提前30分钟到比赛现场检录，并按指定赛位参加竞赛，迟到15分钟者不得参加比赛。

5．参赛选手应严格遵守赛场纪律，操作技能竞赛除携带竞赛必备的用具外，不得带入任何技术资料和工具书。所有通讯工具、摄像工具一律不得带入竞赛现场。

6．选手在竞赛过程中不得擅自离开赛场，如有特殊情况，需经监考人员或裁判人员同意后作特殊处理。

7．参赛选手在竞赛过程中，如遇问题需举手向裁判人员提问;选手之间互相询问按作弊处理。

8．在竞赛规定时间结束时应立即停止答题或操作，不得以任何理由拖延竞赛时间。

9．本大赛涉及的相关资料和工具，请提前两周告知承办单位。

（二）竞赛规则

1．本环节各个参赛网店，其成果部分的评分数据，以为依据进行评分；

2．必须严格遵守大赛规定和相关法律法规；

3．本环节采用参赛团队成员分别独立经营网店的方式；

4．所有网店必须坚持诚信经营的宗旨；

5．比赛时，根据抽到的顺序，各代表队到台上根据所展示的店铺及准备的自主创业报告，对店铺当场评析，评委将根据参赛者所展示的店铺及对店铺各方面的策略分析进行提问点评，并当场给予评分。

九、竞赛裁判

大赛裁判人员的培训及资格认证由财贸经济系组织、认定。

为保证大赛的公平和公正，减免因裁判问题造成的评判误差，本次大赛操作竞赛采用“多选手、多裁判”制度。

大赛评分标准由技术工作委员会制定，并由财贸经济系领导、电子商务教研室老师担任。

十、成绩评定

1．参赛选手的成绩评定由竞赛技术工作委员会聘任的裁判组负责。

2．本环节满分为100分。比赛将根据方案内容、演讲能力及PPT设计等三个小项进行评分；其中，方案内容小项占50分，演讲能力小项占30分，PPT设计小项占20分；

3．参赛团队的比赛用时超出规定时间的，按每分钟扣罚2分；

4．本环节采用评委现场打分的评分方式，评委打分完毕后，由比赛的现场记分员进行核算，核算公式如下：评委成员打得之和 ÷ 评委成员人数-扣罚分数 = 参赛团队得分

5．当出现成绩相同时，先比较操作技能成绩，以成绩高者名次在前；若还不能分出先后，再比较理论知识成绩，成绩高者名次在前；以此类推，若仍不能分出先后，取相同名次。

详细的评审标准见附件。

十一、大赛奖项

1．学生奖项。按照学院的要求：各竞赛项目设一、二、三等奖。各项目一等奖按参赛队（组）5%设置；二等奖按参赛队（组）10%设置；三等奖按参赛队（组）25%设置；获奖选手由主办单位颁发获奖证书及奖金。本次大赛拟设如下奖项：一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。

2．对本次竞赛组织工作突出并取得优异成绩的指导教师颁发获奖证书。

十二、申诉与仲裁

1．参赛选手对承办方工作人员、参赛队人员、裁判等的违规行为，及大赛有失公正的检测、评判、奖励等，均可提出申诉。

2．选手申诉均须通过本代表队领队、指导老师，按照规定时限用书面形式向组委会提出。组委会要认真负责地受理选手申诉，并将处理意见通知领队或当事人。

3．组委会的裁决为最终裁决，参赛选手不得因申诉或对处理意见不服而停止竞赛，否则按弃权处理。

十三、其它

1．本技术文件的最终解释权归竞赛组委会。

电子文件与电子档案管理 篇11

【关键词】电子文件；纸质档案；技术；差异

在当前的档案管理中，电子文件的形式已经成为主流趋势之一，但是其信息载体以及结合的方式具有一定的特殊性，这与传统纸质档案在管理上是具有明显不同的，因此要想将档案事业发展得更加理想，那么就要采用合适的保护技术，将其与纸质档案的保护技术进行区分，本文根据二者之间在保护技术上的不同做出了区分，希望能够起到一定的帮助。

1、载体寿命具有差异性

首先，在保护技术方面，载体寿命具有一定的差异，这种差异主要体现在耐久性的不同。因为纸质档案是纸张，在纸张中含有大量的纤维素，纤维素一旦在高温、氧化以及高湿度的环境中进行保存，就极有可能产生氧化以及水解等化学现象，此时要想对纸张具有一定的保护作用，那么就要避免产生化学反应，避免受到上述环境的影响，我国古代文献书籍也有一部分是采用纸张进行书写的，这些纸质档案之所以到现在还保留完好，就是因为有效的规避了影响纸张产生化学反应的条件，所以其寿命可以达到上百年而经久不衰。与纸质档案不同的是，电子文件的发展是建立在计算机系统基础之上的，所以其载体主要是磁盘等工具，但是在保存的过程中虽然不会受到温度、湿度等条件的影响，却会因为静电的关系而吸收大量的灰尘，这就会造成磁粉脱离现象的产生，造成不易恢复的状况，也会对电子文件的载体寿命造成一定程度的损害。对此，要想将电子文件得到有效的保护，就应该解决主要保护材料不稳定的现象，与纸质档案相比，电子文件在这方面还是具有一定劣势的，通常情况下最多能保证十五年的使用寿命。

2、环境条件具有差异性

环境条件是影响档案保存最主要的差异之一。这主要体现在四个方面上。

2.1温度与湿度的差异。首先是温度与湿度对档案管理产生的影响。纸质档案受到温度与湿度的影响就会出现氧化的现象，纸张上的字迹就会出现褪色的现象，严重的情况下纸张还会发生变质的情况。而电子文件受到温度与湿度的影响会造成主要材料的膨胀以及收缩，有时光盘还会出现变形的问题，此时数据的读写就会产生问题，不能对其进行再次利用。

2.2灰尘对档案管理产生的差异性影响。灰尘在生活中无处不在，因此也无时无刻不影响着档案的保存，对于电子文件以及纸质档案均会产生不同程度的影响。一旦大量的灰尘堆积在纸质档案上，就会使纸张之间产生磨损的现象，并且长期的堆积也会造成纸张磨损现象严重。对于电子文件档案来说，灰尘对其产生的主要影响在于发生物理、化学以及生物三个方面的影响，从而造成数据丢失，这对档案管理将会产生无法挽回的损害。对此，必须要对由灰尘引起的档案损害进行必要的修复。对于纸质档案而言，主要是预防霉变现象的发生，对于电子文件而言，则主要是防止灰尘进入电子文件的载体上。

2.3外来磁场以及机械震动对档案产生的影响。这方面对于纸质档案而言并不会产生较大的影响，相反电磁干扰对电子文件的影响较大，因为电子文件的主要载体为磁盘，磁盘表面的涂层极容易产生消磁的现象，造成信号消失等状况，电子文件中的信息就会在这一影响下而消失，针对上述的问题，需要将磁盘放置在距离磁场距离较远的位置上，以防止机械震动带来的损害。这样就能够有效的避免类似情况产生的问题。

2.4光线与有害气体造成的影响。在长期放置的过程中，纸张的质地会发生松脆的状况，其内部的水分会受到阳光直射的影响而逐渐蒸发，在这种情况下，都会不可避免的影响纸张的使用寿命以及耐用性。而对电子文件来说，有害气体和光线的破坏力要更胜一筹，在一定环境和条件下，二氧化碳等气体会促进载体所焊材料的变质，以及光盘磁带等的消磁，导致电子文件丢是。光线能够促进电子文件载体材料老化，降低使用寿命。同时，紫外线严重的影响磁性记录，导致信号弱磁性信息读写效果下降。

3、技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

4、信息保护的差异

保护纸张寿命的最大化延长是纸质档案保护的主要目标，纸张作为纸质档案的载体，它与其记录的信息是融合为一体的，保护纸张的完整性，文字记录的信息就得以保存和有效利用。对于电子文件来说，因为信息与载体可分离，从而文件面临着被修改和窃取的危险。同时，电脑病毒作为潜伏在暗处的隐形匕首，极大程度的危害着电子文件的信息保护。它能够悄无声息的篡改系统程序，并能够通过拷贝实现病毒的传输。因此，保护电子文件不受损坏是我们面临的一项长期而重要的任务。

5、结语

随着社会的发展和信息技术的进步，无论纸质档案还是电子文件都对我们的生产和社会生有有着至关重要的影响，面对电子文件与纸质档案保护技术上存在的差异，我们要注重提防一切可能损坏信息资料的环境和条件，及时有效的对纸质档案与电子文件进行保护。

参考文献

[1]郭未艾.浅析高校档案管理的创新思维[J].科教文汇（下旬刊），2015（09）.

电子文件与电子档案管理 篇12

一、纸质文件与电子文件的概念及来源

纸质文件是指以纸张作为载体的一种文件。纸张是中国古代四大发明之一,纸质文件最先产生在中国。东汉时已经开始用纸张书写文件,魏晋以后纸质文件逐渐增多,但官府公文仍以简为主。到东晋末叶,公元403年底,桓玄代晋自立,下令公文全部用纸书写。他在诏令中说:“古无纸,故用简,非主于敬也。今诸用简者,皆以黄纸代之。”从此纸质档案大量产生。从4世纪到17世纪末,中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆,乃至全世界,促进了世界档案事业的发展。纸质文件优点较多,便于管理和利用。

电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。电子文件与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。

从1946年第一台电子计算机诞生至现在,只有短短的60多年,电子计算机运用广泛,成为电子文件产生的主要工具。电子文件是20世纪90年代初开始使用的一个词汇。国外最早提出这一概念的是1988年美国纽约州档案馆出版的一本题为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》的报告。也就是说,使用电子文件这一概念在发达国家也不过才20多年。

二、电子文件与纸质文件的共存关系

每份电子文件自它诞生之日起,都将会与纸质文件共存一段时间。或是先有纸质文件,之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本(常见于各类合同文件的扫描等情况),这就是纸质文件的转化。纸质文件的转化通常有两种情况:一是单位收到外来文件后立即转化,使文件在流转过程中就具有纸质和电子两种版本。二是对已经归档的纸质档案实施转化,文件流转完成后才有两种版本;或是在业务活动中用计算机直接生成电子文件,但出于对文件的法律效率要求或书面阅读的需要,又将电子文件转换成纸质文件(例如各类会议纪要及公文等)。这种转换也有两种类型:一是在计算机系统中完成文件制作后,通过网络(电子邮件、办公自动化等)发送,传输的电子文件被接收后,以纸质文件形式输出生效,从而使文件在流转过程中即有两种版本。二是在归档时或归档后为电子文件制作备份。在这种情况下,文件在流转完成后才有两种版本。根据上述两种情况,可以把纸质文件与电子文件的共存状态分为“双套制”和“双轨制”两种类型。

所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为“双套归档”。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行电子转化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

所谓双轨制,是指在文件生成、运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的单位在文件进入流转过程时就形成电子和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然在流转结束后,双轨制大多导致双套归档。因此可以说,双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式,双轨制通常包含了双套制。

无论是双套制还是双轨制,都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的。但是双套制是后端共存,电子文件基本上可以看作是纸质文件的电子副本,它的“文件”属性和证据力是不完整的。而双轨制是全程共存,电子文件也是“原始文本”,生成时即具有效力,参与相关的事务处理。

三、电子文件与纸质文件管理的互相影响

由于电子文件的产生,纸质文件管理的方法开始发生变化,主要表现为以下几方面:

(一)电子文件管理简化了纸质文件管理的流程。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用,其他部门可以通过借阅审批后直接在网上调用,无须到办文部门查阅原始文本,因此,文件形成部门可以在文件流程完结后即时进行归档。这就使得业务人员可以将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排,并尽可能提前在文件生成初期所需要完成的工作时间。纸质文件的随时归档不仅减轻了各业务部门保管文件的压力,也减少了个人存放文件保管不善等问题,提高了归档齐全率。

提前归档使档案部门接收归档文件的时间点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留,归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联,单位内部或是外部审计的查阅还比较频繁。因此,业务部门需要更多地与档案部门沟通,档案部门也能够更清楚地了解文件的现行价值以及流转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档,能够在所有文件归档前对单位的整体事务有较为具体的了解,方便之后的整理分类。

由于电子文件能够提供快速度、多途径的全文检索功能,以及随时随处的网上利用,不同人员同时利用的便利让大家更加乐于利用电子文件。同时,通过在检索软件中标明纸质文件的存放位置,可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来,对纸质档案实体上架的要求就降低了,只要排列有序,位置明确,就可以借助检索功能实现纸质档案的快速查询、调阅。同时,对立卷工作的简化带动了相关步骤的简化,如上架排列、档案统计、手工检索工具编制等,档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来,更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。

(二)纸质文件管理促进了电子文件管理的完善。电子文件管理面临的最大挑战是如何保障电子文件管理中的信息安全。电子文件信息安全是指电子文件信息在其生成、保存和利用过程中受到保护,不因偶然和恶意的原因而遭到破坏、更改和泄露,确保其真实性、完整性、系统性、原始性、可读性和可靠性,并确保电子文件信息网络系统连续正常运行。

仅从技术而言,对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上,人们对纸质文件的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。而电子文件的安全性管理中的一些思路可以从纸质文件管理中获取经验。如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。危机管理思想是风险管理思想的补充,传统档案保护讲究的“预防为主,防治结合”的思想在现代电子文件管理中也是适用的。

可见,电子文件与纸质文件管理间的关系并不是对立、被动的,二者在互相学习、互相借鉴中互为阶梯、互补长短。在这些相互影响和作用中,各自调整自身的定位,并逐渐融合为一套综合性的管理方法和管理系统。文件本身的发展与变化是一种不可抗力,文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对,两种文件的相互影响给我们带来无数的难题、挑战和机遇。

四、电子文件与纸质文件未来的发展方向

可以预见的是电子文件与纸质文件管理共存的格局将会持续相当长一段时间,因为从总体来说,他们所具备的功能并不完全相同,无法相互替代,想全面实行“无纸化”必然需要经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。只要还有人使用纸和笔,就会有以纸介质形成的社会活动记录,这其中不仅有技术问题,还有习惯、文化等诸多因素。

但是,随着计算机和网络的广泛应用,信息化战略的全面实施,电子文件越来越多地作为文件生成的最初形态而存在,并成为办公、设计、商务、交往的必要工具。信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷,使人们更愿意使用电子文件。随着电子政务、电子商务、办公自动化(OA)的普及,越来越多的文件必须通过网络传递。同时,由于数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的不断进步,人们对电子文件的信心日益增强,管理的改善使人们可以方便地检索利用。经上海市第十四届人大常委会第十四次会议通过,于2014年8月1日起施行的《中国(上海)自由贸易试验区条例》第四十四条明确“自贸试验区推进电子政务建设,在行政管理领域推广电子签名和具有法律效力的电子公文,实行电子文件归档和电子档案管理。电子档案与纸质档案具有同等法律效力”。信息化高速发展的环境给电子文件的增长和功能提高提供了沃土。

不是所有电子文件都能够转化为纸质文件,或是因为其信息海量纸张难以承载,或是因为信息形态无法以纸张载入,或是因为文件的结构复杂。随着信息技术的进步和社会信息化进程,这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多,其复杂程度也日益加深。

综上所述,电子文件将不可避免地逐步占据主导地位。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“隐退”,而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐蓬勃。对于档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要:一方面,稳扎稳打,坚守自己的岗位职责,在没有充分把握保障电子文件长久真实性时,不要轻易忽略纸质文件的价值,另一方面,因势利导,积极地将优秀的文件管理方法融入电子文件管理领域,从管理制度、方法、技术等多方面帮助电子文件建立威信,进一步确立其法律地位。如果能够充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补、融会贯通,将使我们的档案管理工作与时俱进,更上一层楼。

摘要：文件本身的发展与变化是一种历史的不可抗力,随之而来的文件管理的变化则需要档案工作者的主动应对。如何在电子文件与纸质文件间相互共存、影响的情况下,将这两者的管理方法融会贯通,成为当下档案管理工作者所面临的一项难题、挑战和机遇。

关键词：共存,影响,融会贯通

参考文献

[1]冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案,2003(12):40-42.

[2]秦键.纸质文件与电子文件共存期的档案管理工作[J].档案与建设,1998(3):31-32.

[3]刘越男.电子文件管理流程的变化及其引发的思考[J].中国档案,2002(7):41-44.

电子文件的鉴定 篇13

摘要

随着信息技术的飞速发展，电子文件大量产生，并成为人类社会记录信息传达信息和留存信息的重工具。在这种历史条件下，档案界对电子文件的管研究成为不可推的历史责任。鉴定作为电子文件管理中最难也最具挑战性的环节，很自然地成为档案界殿对电子文件时代挑战的一个重要课题。传统的鉴定方式对电子文件的鉴定、整理等管理职能逐渐呈现出越来越多的不适应，尤其是电子文件鉴定中，由于受到其自身的客观性因素、以及主观因素的影响，给电子文件鉴定带来一定难度。

关键字：电子文件鉴定方法

档案学者莫斯说过： “鉴定是档案工作整个系统中第一关键性决定，是随后所有决定得以产生的基础，因而是档案工作的首要职能，鉴定的重要性居第一。”鉴定工作是档案工作的核心，直接影响和制约着档案管理工作的其它方面。电子文件鉴定问题理所当然地成为档案工作者关注的焦点。加拿大档案学者T·库克也曾对电子文件鉴定的特殊性作过精辟论断： “作为鉴定的核心一一鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变，这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在，需要鉴定的文件数量过大，而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成，鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析，而非文件及其潜在价值”。库克的观点在档案界获得相当一部分学者的认同，事实上也毋庸置疑。

1.电子文件鉴定与传统纸质文件鉴定的区别

(一)鉴定内容。一般来讲，档案文件的鉴定主要包括价值鉴定(内容)与真伪鉴定(原始性)。对于传统纸质文件来说，其信息与载体是紧密结合难以分离的，要分离或者进行涂改都要留下痕迹，因此其鉴定主要侧重于对文件的内容进行鉴定，即主要是价值鉴定，除了高龄档案以外，对文件所处的技术状况和载体基本很少考虑。但是对于电子文件而言，其信息

很容易与原始载体脱离，在其他载体中不留痕迹的转移，很难区分哪个是原件；同时信息在转移的过程中很容易被改动和删除，难以确保其内容是最初生成的那样，很难确定文件的原始性，这些特点使得电子文件的原始性鉴定显得分外重要。电子文件的原始性鉴定包括可靠性和完整性鉴定，主要通过技术手段来实现。所以电子文件的鉴定就包括内容鉴定与技术鉴定两个方面，即形成了电子文件的双重鉴定。技术鉴定要求对电子文件的各方面技术状态进行全面的检查，包括硬件如载体、网络连接设备等，软件如文件的可读性、可靠性、完整性、有无病毒鉴定等。而电子文件的内容鉴定与传统纸质文件的鉴定基本相同，都把工作的着眼点放在文件所含的信息与其形成机构的分析上。

(二)鉴定程序。文件鉴定的程序往往是和文件运动的生命周期相对应的。传统的纸质文件的生命周期主要划分为形成、现行、暂时保存和永久保存四个阶段。其鉴定程序也有四个层次：(1)文件在文书处理完毕归档时进行初步鉴定，确认其是否有保存价值；(2)档案室对保管期满的文件进行第二次鉴定，以决定其是否应该继续保存；(3)文件需要移交给档案馆时进行第三次鉴定，以确定是否进馆；(4)档案馆对保管期满的档案进行第四次鉴定，对保存不当的档案进行调整、销毁。传统的纸质文件是在文件处理完毕后，对积累的文件集中起来进行鉴定；而电子文件则要求在文件形成之前或形成之中进行鉴定，而且是实时鉴定。此后的几次鉴定，除了电子文件要考虑载体和安全外，二者是比较类似，都侧重于内容。

(三)鉴定方法。传统纸质文件的鉴定主要是直接鉴定法。它要求档案人员逐份逐页地阅读文件的具体内容，分析其内容、来源和时间等因素，而不是根据案卷目录和标题进行文件价值的判断，这种方法是以单份文件或案卷为中心进行鉴定工作的。面对文件数量的急剧增长，直接鉴定法显得捉襟见肘，档案界也对档案鉴定理论进行了大胆的探索，把目光投向了更加宏观更具有全局性的根据职能标准进行鉴定的方法，一些国家进行了积极有效的实践。如1989年加拿大国家档案馆就开始采取“新宏观鉴定接收战略”，将档案的鉴定方法集于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架中，使得职能鉴定法得到了实践的认证。由于．电子文件的数量惊人，同时文件的内容具有易逝性和易变性，决定了在电子文件还处于设计阶段就进行初次鉴定，就不存在逐件逐张的鉴定，更需要一种高效率的“批处理”鉴定方式。因此职能鉴定法在电子环境下得到了更广泛的认可。针对电子文件鉴定的方法，美国的戴维·比尔曼最先提出“来源力量”这一概念，说明电子文件管理的基本问题是鉴定文件的职能来源，并且职能

来源信息包括数据内容、数据结构、数据联系。随后的凯瑟琳·加沃尔对其进行了进一步解释，而德国的汉斯·布姆斯则于1991年明确提出鉴定要通过了解主要文件形成机构的职能来间接进行，档案工作者要对文件形成部门的职能进行有效地分析，此后的特里·库克更是提出了“后保管鉴定法”，都使得职能鉴定法在电子文件鉴定领域得到了发扬光大。在我国档案界对职能鉴定论的呼声也很高直接鉴定法和职能鉴定法在纸质文件和电子文件的鉴定中都有应用，只是其侧重不同。在电子文件的初次鉴定之后的鉴定阶段中，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用，尤其是在技术鉴定时要对每份文件进行全面地检查，不能用“批处理”的方式。只是电子文件的鉴定是可以随时进行，而且鉴定时涉及到计算机系统知识和元数据的问题，和纸质文件有明显的不同。而在对纸质文件的直接鉴定中并不排除职能因素，而是在机构职能的基础评估文件的价值，特别是在文件数量增多的情况下。所以职能鉴定不是电子文件的专利，只是在电子文件时代显示出了更大的优越性。个人认为，纸质文件和电子文件在鉴定方法上没有大的区别，电子文件时代职能鉴定法不可能取代直接鉴定法；而且新的职能鉴定方法或者说“宏观职能鉴定法”也和传统的职能鉴定法没有本质的区别，而且显得更加抽象一些，在文中就统一用职能鉴定法。

(四)鉴定标准与鉴定人员。一般来讲，传统文件的鉴定主要依据文件的属性标准和社会需要标准，即通过分析文件来源、内容、形式特征、效益和社会需求等全面把握其价值。但是电子文件仅仅依照这些标准是不够的，人们对电子文件提出了另外一个标准：技术标准，具体原因如前文所述，由电子文件自身的特性决定。另外正是由于电子文件多了一层技术鉴定，所以对文件鉴定人员也提出了新的要求。传统纸质文件鉴定的人员一般是由文件人员、业务人员、档案人员进行不同阶段的鉴定。与纸质文件的鉴定不同的是，信息技术人员也是鉴定电子文件不可少的专家，特别是在文档一体化的管理过程中，需要他们对原数据进行识别和保留，就电子文件的捕获和维护提供专家意见，并承担这方面的工作。

(五)鉴定的特点。这一方面主要是从以上几点总结出来的，由前文可以看出电子文件的鉴定过程具有一些新的特点。首先是多维性，表现在鉴定的范围拓宽，要看文件信息，又要看文件的技术状况，同时鉴定工作要与其他工作如文档管理系统的设计等有密切联系，内容有交叉的地方；其二是连续性，要不断地随着文件信息的迁移对信息和载体进行鉴定；其三是分散性，鉴定职责由多方承担，如系统设计部门，标准检查部门等，特别是需要文件形成部门、档案部门和计算机部门要通力合作，才能保证

文件鉴定的质量。这些特点在传统文件的鉴定中或多或少的具有，但是没有电子文件鉴定中表现得直观和明显。

2.电子文件鉴定的内容

电子文件鉴定的工作内容包括文件内容鉴定和技术鉴定。内容鉴定和传统纸质文件的鉴定工作基本相似，技术鉴定主要包括电子文件完整性、可读性、记录方式、载体情况、病毒情况、保管费用的检查等各方面。

电子文件的技术鉴定，一般包括以下几个方面：

(一)可读性鉴定。必须确保所保存的电子文件的内容在管期限内可以正常的读出!没有丢失或产生差错，否则，即使文件中的信息有着极大的价值，也没有保存的意义。

(二)可靠性鉴定。它主要检测电子文件的可信度和真实性。为此，在鉴定时要保证有关电子文件的背景信息和元数据的安全，不易被修改破坏。

（三）完整性鉴定。由于电子文件的产生分散，一套电子文件可能由分布在不同地方的多个部分组成，因此，在进行技术鉴定时!要保证同一项目中所有的电子文件收集齐全。同时，在进行电子文件的完整性鉴定时!还要注意除了文件的实际内容和计算机系统自动加上的一些信息外，是否还有一些有关该份电子文件的辅助信息被遗漏，否则将影响该文件的阅读利用"

（四）无病毒鉴定。由于档案管理部门，尤其是档案馆的电子文件来自四面八方。比起一个业务部门，一个机关受病毒侵害的概率自然大大增加，档案部门一旦遭受病毒感染，其危害是难以估量的。因此对于以介质状态接收进来的电子文件，应使用查毒、杀毒软件进行检测和处理。

（五）载体状况鉴定。电子文件的载体是信息最直接的“生存环境”，载体质量发生问题会直接损伤存储在上面的信息，可在有关设备上演示或检测，确认归档文件载体质量良好，运转正常。.电子文件鉴定的程序

由于电子文件的特殊性，电子文件的鉴定程序也与传统文件有所不同。电子文件的鉴定分为逻辑层和物理层两个层次，而传统载体文件的鉴定一般只限于物理层。

传统档案文件的鉴定程序是这样的：初次鉴定是文件在文书处理程序完毕后立卷归档时进行的，以确认其是否有保存价值：档案室对保管期满的档案进行第二次鉴定，以决定其是否应继续保存；第三次鉴定是档案需移交给档案馆时进行，以确定其是否进馆；第四次鉴定则是档案馆对长期保管的档案进行期满鉴定。传统文件的鉴定是针对文件实体进行的文件内容价值的评估。我们将这种对实体进行的操作称为物理层的鉴定。电子文件不仅有物理层的评估，更为重要的是还有逻辑层的鉴定。所谓逻辑层的鉴定是以职能分析为基础，从概念一卜而非实体上指出哪些文件应当被捕获、哪些文件应保存可存取性，而不是对文件内容的价值进行讨论。逻辑层的鉴定与文件实际上怎样被记录无关，也与常见的技术变更无关。

在电子环境，由于一方面“根本不存在档案工作者或信息管理者传统意义上理解的文件实体，而只是一系列反映不同职能活动的动态信息集合。在某一特定时刻，数据元素以不同方式为处理不同事务而组合或重组，在此过程中文件属性得以体现，在终端显示器上却转瞬即逝⋯⋯”。因此，这些由若干数字信息通过瞬间逻辑组合而成的、极度不稳定的电子文件如不及时存盘或打印、输出复制至其它硬拷贝上，极有可能转瞬消失得无影无踪。另一方面，有许多信息系统具有动态删除和更新数据的功能，若文件制作者、承办者和使用者不去关注电子文件的鉴定归档问题，则会大大增了电子文件随时被删除的可能性。因此，电子文件的初次鉴定不可能像纸质文件那样等到文书处理程序完毕之后再进行，而必须提前到信息系统设计的时候进行。也就是在编制信息系统软件时，就把有关鉴定的准和程序编入到系统软件之中，从概念上明确哪些文件应保存、应保存多久等，即进行逻辑层的鉴定。正如国际档案理事会电子文件委员会编制的《电子文件管理指南》。书指出：“设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了证实从评估的决定是继评估结果之后实际得到实行的最佳时机。”但是，提前在信息系统设计阶段进行初次鉴定对于大多数电子文件而言是有一定难度的，至今尚无成功的经验。为此，该《指南》指出，若设计阶段未能进行鉴定，可以在电子文件的形成阶段加以弥补，而到了以后的阶段则相对比较闲难。

电子文件的物理层鉴定也可划分为若干层次。物理层鉴定的初次鉴定

主要是对电子文件的内容价值进行鉴定。本单位制发的文件可由草拟文件的人在草拟文件的同时，根据保管期限表提出对保管期限的建议；外单位来的文件由负责承办的人在承办文件的同时，提出对保管期限的建议；档案部门应从网上进行监控与确认。电子文件的第二次鉴定是在电子文件脱机保存在移动载体上时进行的。次鉴定的内容既包括对内容价值的鉴定，也包括技术鉴定。电子文件的第三次鉴定从理论上讲应该是档案室在电子文件保管期满时进行，但为了保证贮存在光盘、磁带上的数字信息能长期存取，电子文件需不断地定期复制。因此，往往可以将两者结合起来，在复制前对电子文件再作一次内容鉴定，确系有继续保存价值的电子文件才复制，否则可删除销毁。当电子文件向档案馆移交时，对它进行第四次鉴定，以确保进入档案馆的电子文件均是具有永久保存价值的。

文件鉴定工作一直都是档案工作的薄弱环节，虽然学术界对文件鉴定的研究非常关注，可是我国还没有建立比较完善的档案鉴定制度在可以预见的未来电子文件的生产速度也会大幅增加，因此档案工作机构必须加强文件的鉴定工作，特别是电子文件的鉴定工作，将真正有价值的档案更好的保存下来。

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