公文管理培训课件

公文管理培训课件（推荐8篇）

公文管理培训课件篇1

一、公文管理基础

（一）什么是公文

公文是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。

（二）新旧公文管理办法

2012年4月16日•中共中央办公厅国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知‣（中办发„2012‟14号，以下简称•条例‣）

1996年5月3日：中国共产党机关公文处理条例（中办发„1996‟14号)2000年8月24日：国家行政机关公文处理办法（国发„2000‟ 23号)

（三）公文的分类

1.按发文机关的行文方向划分，可分为上行文、下行文、平行文3类。

2.根据内容涉及秘密的程度划分，可分为对外公开件、限国内公开件、内部使用件、秘密件、机密件、绝密件6类。

3.根据处理时限的要求划分，可分为平件、加急件、特急件3类。平件指无特殊时间要求，需按工作常规依次传递处理的公文；加急件指内容重要并紧急，需打破工作常规优先迅速传递处理的公文（送达之日起，14个工作日办结）；特急件指内容至关重要并特殊紧急，已临近规定的办结时限，需随时随地优先迅速传递处理的公文（7个工作日）。

4.根据来源划分，可分为收文、发文2类。

5.根据处理方式划分，可将收到的公文分为阅件、办件两类。

（四）公文的种类（法定）

•条例‣规定文种为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，取消“指示”；“条例”“规定”不再列入,以通知印发；将“会议纪要”改为“纪要”。原则上不区分党政机关文种适用对象，命令（令）、议案两个文种例外。

在实际工作中，常用的公文有7种，分别是通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

二、公文格式

即公文各组成部分（要素）及其标识规则

（一）眉首（文头部分）

眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素，位于公文首页上端。这部分用一条与版心等宽的红色反线与主体部分隔开，以使文面美观、醒目。

（二）主体部分

这一部分排列在文头的红色反线（横隔线）之下空2行。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注。

1.标题。公文标题由发文机关、事由和文种三部分构成。标题应力求简明、扼要、醒目。为阅文和管理的方便，公文标题一般要求完整，不能省略发文机关和事由，这样使标题更庄重，也便于下级引用。发文机关名称应写全称或者规范化简称。

▲标题中初法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。▲注意公文标题中“关于”的正确使用。“关于”对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，它和事由部分的词

语组成介词结构后，就改变了事由部分词语原有的语法性质。绝大多数情况下标题中的“关于”不能省略，例如：

××银监分局加强信息科技风险防范的通知（主体与发文机关同一个）

××银监分局关于加强信息科技风险防范的通知（动作行为的主体与发文机关是不一致的）

又如：

中共××市纪委关于个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报

中共××市纪委个别领导干部无视党纪国法挥霍浪费公款的通报

注：只有在转发、发布性通知的标题中，因批转、转发、发布有关文件、规章或管理规章的行为主体与发文机关是一致的，事由前没有“关于”不会造成歧义，因此才可省略掉“关于”。而且为了使标题更为简练，“批转、转发、发布”前的“关于” 省略。例如：××银行（关于）转发•****关于×××的通知‣的通知。

▲标题用二号或小二号宋体，加黑。

2.主送机关。也称主送单位、主送对象、受文对象。要写明对所收公文负实际办理或答复责任的机关、单位或团体的全称、规范简称或统称。写明主要受文者的作用，是概括表明公文的空间效力范围，明确对文件办理、答复负法定责任的机关、单位、团体。因此，主送对象力求明确、具体。

▲上行文尤其是请示，一般只写一个主送机关，不得多头主送；受双重领导的机关单位向上级请示，如需同时报送另一个上级机关，可使用抄送的方式。避免责任不明、互相观望，或者答复口径不一致，造成处理的延误和矛盾。

▲除领导同志有专门交代外，所有上报文件都应主送机关而不宜主送领导个人，也不得将主送对象写为“市委并×书记”、“市人民政府并×市长”之类。但有些专门事项的下行文，如职能管理部门的某些专项工作的通知书、会议通知等，主送对象则可能包括指定的个人。

▲公开发布的周知性公文，如公告、通告、公报等，可不写主送对象。

▲主送机关位于标题之下、正文之前，用三号或小三号仿宋体字，从左至右顶格标识，回行时仍须顶格。如主送对象稍多时，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，中间用顿号和逗号分隔，最后用冒号。例如：

农发行****分行，各国有商业银行二级分行，邮政储蓄银行****分行，省联社****办事处，成都银行****分行，各区（市、县）农村信用联社，****村镇银行：

3.正文。指公文的内容，是公文信息的主体部分，用于表达使受文者对特定事物获得明确认识、形成完整印象所需要的信息。

▲正文位于主送机关之下，文字从左至右横写、横排，每段开始、各条项开始，都提行空两格，回行顶格。

▲结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

▲引用公文应当先引标题，后引发文字号，出现简称应注明。▲公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

▲正文用三号或小三号仿宋体字，行间距25.75。4.附件及附件说明。附件指附属于公文正件的其他公文、图

表或材料。其自身本来是一个相对独立的实体，一旦被一件正式公文规定为附件后，即成为该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正件相同。

▲转发文件或发布管理规章的文件，主体内容通常在其附件部分，由于在标题和正文中都已写明所发布或转发文件的名称，就不再于正文之后加附件说明标注附件名称。

▲须在公文正文之后，成文日期之前作出附件说明标识。一般在正文后空一行、提行空两格标写“附件”，冒号后再分别标明附件标题、份数，后面不加标点符号；有几个附件时，还应用阿拉伯数码标出序号，每件一行。

▲附件说明用三号或小三号仿宋字标识。5.印章及发文机关署名

▲发文机关的名称要用全称或者规范化简称，通常情况下，落款部分的发文机关单位名称，要与眉首发文机关标识中的发文机关、单位和标题中的发文机关、单位名称一致。

▲发文机关署名位于正文（或附件）右下方空2行。▲印章盖在成文日期正中位臵上。章的上边沿不压正文（或附件），下边沿盖在年和月上，即“上不压正文，下骑年盖月”。一是为了防止变造公文，空白不宜过大；二是显示印章的庄严性；三是增加成文日期的清晰度。

▲当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行间距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

6.成文日期。指定稿形成公文的时间（≠发文时间），一般情况下是公文生效的时间标志。发文机关与成文日期合称落款。

▲成文日期以领导人签发的日期为准。

▲成文日期的位臵，除法规、管理规章以及决议、决定、纪

要等会议文件常以签注形式安排在标题之下外，其他都位于正文（或附件）之后右下方，发文机关下面右空4个字距离排一行。

▲•条例‣规定党、政机关公文成文日期均用阿拉伯数字标明。

7.附注。主要用以标注秘密文件的发送、阅读、传达范围。附注位于公文末页左下方，排列在成文日期之下空1行，另起一行空两格加圆括号标示，如“（此件发至××级）”

（三）版记（文尾部分）

这一部分位于公文正件末页下端，包括抄送机关、印发机关和印发日期（印刷版记）等部分。•条例‣规定不再标识主题词。

三、常见问题示例

（一）错用文种 1.自行生造文种

如：“关于××的汇报”，其中“汇报”不是规定的文种类型，“关于××的调查”、“××工作总结”、“××工作计划”都不是规范的文种，不能作为公文的标题。

应选用•条例‣规定的文种，不能自行生造。2.混淆文种

如请示与报告。都是上行文，但有明显区别：

（1）行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上级询问，不需要上级答复，重在呈报。

（2）呈报时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”。报告一般在事后或者工作进行过程中行文。正如平常所说“事前要请示，事后要报告”。

（3）主送机关不同。请示只能写一个主送机关，一般需逐级上报。报告有时可有多个主送机关。

（4）写作侧重点不同。虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点在汇报工作情况，不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，反映情况的篇幅再大，重点仍在请示事项。

如：“关于××的请示报告”，“关于通报××情况的函”，都存在文种混用的情况。

又如：关于印发•关于进一步加强和改进××工作的意见‣的通知，意见、通知均为公文文种，应改为：关于进一步加强和改进××工作的意见。

（二）发文字号

常见问题：未使用六角括号，错用发文字号。

规范操作：年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为001），在阿拉伯数字后加“号”字。

（三）标题

1.标题应简明扼要。除书名号外，一般不用标点符号（涉及标点符号的，可用空格分开）。标题中引用的文件尚未正式发文的，不加书名号。

2.要注意“转发”通知标题的写法。避免标题中出现两次以上“的通知”的情况。特别是下级基层机关，往下转发的层次越多，越容易在标题中出现“的通知的通知的通知”的情况。遇到这种情况，比较简便的办法是，只在标题中显示是转发性通知，被转发的通知标题可以在本转发通知的标题中缩写，在正文中将被缩写的内容补全即可。

如：********村镇银行需要转发的文件为“****关于转发•四川银监局关于××的通知‣的通知”

转发文标题不能写为“********村镇银行关于转发•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣的通知”

宜写为“********村镇银行转发四川银监局关于××的通知”，在正文中将标题补全为“现将•****关于转发†四川银监局关于××的通知‡的通知‣（文号）转发给你们……”。

又如：××关于转发四川银监局案情通报2012年第11期的通知

此处应将四川银监局案情通报11期的标题主要意思高度概括后写明细

修改为：××关于转发•四川银监局案防办关于两起不法份子冒充银行工作人员骗取客户信息案件的情况通报‣的通知

3.介词用法错误。常见错误：介词重复、不当。

如：•********村镇银行关于对××××贷款业务自查情况的报告‣应为********村镇银行关于××××贷款业务自查情况的报告。

4.文中小标题层级使用错误。公文结构层次序数:第一层为“一”；第二层为“

（一）”；第三层为“1”；第四层为“（1）”。

常见问题：公文结构层次序数使用多层，出现混乱或错漏。前后格式不统一，有的提行，有的不提行，有的加黑，有的不加黑。

如：

一、加强组织领导，落实监管要求。（注意：小标题后不应加“。”号）

1.我行于×年×月×日召开行长专题办公会议，成立了…… 又如：部分公文中存在标序重复或遗漏的现象，如“1、2、3、3、4、”或“1、2、3、5、”等，要坚决杜绝该类错误。

5.事由不清。“关于申请×××的请示”的标题，因为“请示”这种文种即已明显包含向上级单位“申请”之意，在事由部分再加上“申请”纯属不必要。

（四）标点符号规范要求

1.标题中标点符号用法。对于发文标题，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。对于公文中

一、（一）类标题，一般后面不加标点符号；

1、（1）类标题，一般后面加句号。

标题中若涉及两人或两家机构，用“和”来连接而不用顿号；若涉及三家及以上，不用全写出来，用“等”来表示则可。

2.附件的标点符号。公文中如有附件，应在正文下空一行，左空2字处，注明附件顺序和名称。附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“1.×××”。

3.引语的标点符号用法。如果把引语作为完整独立的话来用，末尾的标点应放在引号之内；如果引语是句子的一个组成部分，末尾的标点应放在引号外面。例如：本次民主生活会围绕“认真学习党的十八大精神弘扬优良传统保持党的纯洁性”主题……；又如：•商业银行法‣第十八条规定：“××××××。”

4.括年份用法。应使用六角括号“„‟”,而不用方括号“[ ]”。5.表示概数不用顿号隔开。例如，“涉案的贷款数额大约有五、六十万。”这句话中“五六十万”是概数，不能用顿号隔开。

6.“其中”后面标点符号用法。总数后只有一个数，“其中”后不加“，”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元，其中人民币贷款新增4356亿元。总数后分述几项内容，则总数后用“。”，“其中”后用“，”不用“：”。如：9月末，全省银行业金融机构本外币各项贷款比年初新增4805亿元。其中，人民币贷款新增4356亿元，外汇贷款新增79亿美元。

7.顿号、逗号、分号、句号的用法。这4个标点符号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。当列举的各项中有一项或多项包含句

号时，各项末尾不能再使用分号。当在应该用顿号的并列短语内部还有应用顿号的情况，这时在并列的短语之间用逗号。

8.省略号的用法。省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点。如果省略号前是个完整的句子，则保留句末标点。省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。

9.有的将无特殊含义的词语随便加上引号。如未建立“重大事项报告制度”、同意“某某金融机构”开业、同意筹建“某某金融机构”、召开“某某工作会议”、颁发“某某证书”等。一般情况，书、刊、篇名才用书名号，核稿中经常发现•房地产他项权证‣、•××表‣等错使用书名号，有的公文结尾词后使用感叹号，如“以上汇报当否，请指示！”。

（五）时间和简称的问题

在公文中，要尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”、“明天”等，而应写明具体的年、月、日，或用“上年”等明确的词语。

在公文中，第一次出现人名、地名、组织机构名均应使用全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称××××”，再次使用时用简称，且简称的内容不加引号。

（六）错别字常见问题

1.截止、截至。“截止”是指（到一定期限）停止，使终止、结束的意思，如“报名截止日期为3月8日”。“截至”是指截止到（某个）时候，多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不意味着终止或结束，如“截至2011年末，四川省本外币各项贷款余额xx亿元”。

2.帐、账。“帐”是指用布、纱或绸等做成的遮蔽物，与“巾”有关。“账”是指货币（物）出入的记载，与银行业务有关的基本用“账”。

3.近期、近来、最近。“近期”表示将来，后面的句子一般跟“将”字；“近来”表示过去，是完成时态；“最近”既表示过去，又表示现在、将来。

4.制订、制定。“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立；“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等。

5.其他、其它。“其它”仅指事物，“其他”既可指物、指事也可指人。如果对二者的用法没有十分把握，一律用“其他”是不会错的。

6.以至、以致。“以至”是指事物扩展，延伸或事物发展到一定程度产生的效果；“以致”指事态发展所形成的结果，多用于人们不希望产生的后果。

7.盈利、赢利、营利。“盈利”与“赢利”意思相同，指客观上获得的利润。“营利”指主观上谋取利润。

8.总额、余额。“总额”是指（款项）总数；“余额”是指账目上剩余的金额，在存贷款统计上，一般用余额。

9.急待、亟待。“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须、急迫待办。“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。另外，“亟待”还包含问题严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。

10.下工夫、下功夫。一般情况下，应该用“下工夫”，它是指为了达到某个目的而花费很多时间和很大精力。而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。

11.需要、须要。“需要”是相对于“缺乏”而言，有“要求” 的意思。“须要”有“应当”、“必须”的意思。

12.其间、期间。“其间”是指某一段时间。在使用的时候，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”，“其间”前面不用加“这”或“那”，否则就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”、“开会期间”等。

13.以及、及。两者意思一样，但“以及”前面可以用逗号，“及”的前面则不能有逗号。

14.“等”的用法。列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”。还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。这里的“等”是表示列举完了之后收尾。

15.权利、权力。“权利”--依法行使的权力和享受的利益。“权力”--政治上的强制力量或职责范围内的支配力量。“权利”和“权力”的主要区别在于，前者强调应享受的利益，后者则单指政治强制力和支配力，不一定包括利益。

公文管理培训课件篇2

《电子公文归档管理暂行办法》要求公文形成部门在公文处理系统中设置足够容量的暂存存储器;为保证真实性, 要求在系统中设置符合安全要求的操作日志, 实时记录电子公文的操作人员、时间、设备、项目、内容;对归档电子公文要求核对内容、签章, 审核收发登记表、操作日志, 检查相关信息和软件无缺损, 纸质文件与相应电子文件内容、形态一致, 处理过程无差错, 未被非正常改动。

为了长期保管, 《电子公文归档管理暂行办法》要求, 归档与接受部门要对电子公文存储载体及其技术环境进行检验, 载体要保持清洁, 无病毒侵入, 无损伤;存储载体应符合保管期限要求, 一般不进行数据加密, 必须加密的公文, 其解密软件要一并归档;归档电子公文按本单位档案分类原则进行分类, 使用耐久性好的存储载体, 进行一式两份拷贝, 分别用于封存和查阅。为了方便移交电子公文, 可以通过公文传输网络进行交接, 也可以交接存储载体。为了有效管理, 需长期保存的电子公文, 要在每一个存储载体上同时保存符合规范要求的机读目录;在完成公文归档移交后, 文件形成部门至少还要保存归档电子公文一年, 以备不测。电子网络系统, 特别是涉及档案部门的事情, 安全保密总是第一位的。为了安全保密, 对于通过网络利用档案必须采取稳妥的身份认证和严格的访问权限控制, 要遵守国家相关的安全保密规定。

二、电子公文可靠性问题——电子签章

建立政务信任体系就要建立国家电子政务的PKI, 为此国家准备建立国家政务的跟踪服务器。

目前, 国家正在制定标准, 形成密文标记。电子文件是绝密还是机密, 密级要签到正文中间, 并做到不可随意修改、不可随意添加, 这个技术要真正能把功能标记签到文中, 当真正的密文要从服务器出来的时候, 签人到正文里的密级标签, 在要通过安全隧道过网关时, 公务员使用这个密文的时候, 就要把公务员的身份、权限和电子文档的密文标记匹配, 才能从网关出来。目前这个技术国家正在规划, 未来国家也要形成标准, 否则, 国家涉秘的密文、敏感性密文就无法真正很好地交换。

综上分析可以得出, 《电子签章条例》的制订和颁布将是我国信息化事业发展道路上的一个里程碑, 标志着我国信息化事业进入了一个规范发展的新阶段, 正如同软件把1.0版作为第一个正式版那样, 随着我国第一部《电子签章条例》 (草案) 进入征求意见阶段, 可以预见, 我国电子签章的“1.0时代”已为期不远。

三、可以参考的一种过渡解决方案

有一种提法认为:“防火墙”和“电子文件管理”是一种神话, 实质上表达的是电子信息攻防技术优劣形势的不断转换, 但也说明电子信息安全防护技术的难度。现在纸质和电子文件双套归档的办法, 由于现在的机械纸根本不能和历史上的手工宣纸相比拟, 况且激光打印机墨粉和机械打印机墨水的牢固程度及耐久性都不能令人信服, 所以不能认为是一种有效的解决方案。人类社会毕竟从龟甲和牛骨记事, 发展到使用纸张记事, 科学技术的发展也许终将解决电子记录永久保存的问题, 但不是现在。

可以参考的一种解决方案, 即“数字影像整合解决方案”。如果在出台一个可靠、完整的解决方案之前, 使用数字影像整合技术解决当前的工作问题, 它能否成为一种最终解决办法则有待时间检验。这种办法是:利用先进的信息处理技术, 将缩微技术和光盘技术有机结合起来, 对各种规格的纸质档案进行高速扫描形成数字化信息, 对办公自动化和计算机辅助设计形成的电子文件进行规模化整理, 然后批量处理输入胶片打印机, 形成可以相对长期保存的缩微品, 从而实现光学扫描和缩微拍摄同步进行, 并实现各种载体之间数据的相互转换。

缩微胶片的法律凭证作用已经得到了解决, 在百年时间跨度内保存胶片已经得到了时间的考验, 一部分档案工作者认为:在文件形成及高频率的利用时期, 使用硬磁盘作为文件存储载体, 因为目前硬磁盘毕竟是访问速度最快的信息载体, 在线信息存储基本采用磁盘技术;在文件利用频率降低之后, 拷贝转移信息到光盘, 近线存储使用光盘是由于光盘存储器是目前单位面积存储信息容量最大、最经济的存储器;而在文件的低利用时期, 拷贝转移信息到缩微胶片存储, 不但可以长期保存、复制和读取信息, 而且不会受到类似于计算机信息存储那样的技术条件制约, 所以常常采取这种手段进行离线存储。

在当前技术发展水平条件下, 采用数字技术和模拟技术相结合的方式, 即将计算机技术、光盘技术、缩微技术结合起来, 有利于实现档案信息在各种载体之间转换, 发挥各自优势, 一旦有需求, 可以很快地将离线存储的档案信息加载成为在线存储, 由此达到对档案信息快速利用和长期安全保管的目的。另外, 技术的发展及档案信息的法律效力等问题决定了纸张、缩微胶片、光盘三种载体可能在很长一段时间内共存、共用。因此, 在相当长一段时间内, 应用多种载体实现档案存储、管理和利用是一种可供参考的有效解决方案。

摘要：电子政务活动的必然产物是电子公文。其运行管理直接影响着电子政务建设的好坏, 同时, 它也是国家信息资源体系建设的重要组成部分。

关键词：电子公文,归档,管理

参考文献

[1]电子公文归档管理暂行办法[J].中国档案, 2003 (10) .

[2]吴芳艺.推行电子政务过程中相关行政法问题研究[D].华东政法学院, 2006.

浅谈如何做好公文管理工作篇3

摘要：做好公文管理是企业机关在对公文进行处理时，能够高效、安全、规范完成的重要保障，其对于企业单位各项工作的顺利开展都有着举足轻重的意义。文章首先概述了公文管理的基本要求，并提出了相应的加强公文管理工作的具体措施，以期对各事业单位公文处理工作的开展提供一定的参考价值。

关键词：公文管理；要求；措施

公文管理指的是公文在形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整中，以特定的原则和方法对公文进行创制加工、保管处理，使其完善并获得功效的行为或过程。公文是企业单位日常行政管理及公务活动开展过程中形成的指导性文件，也是真实反映公文处理人员工作水平的主要依据。权威性、时效性和规范性是公文管理的主要特征，提高公文管理质量和水平是办公室事务管理中异常重要的一个环节。

一、公文管理工作的要求

（一）注重时效性

力求时效性是公文管理工作的一大准则，每一份公文在形成、传阅、办理及存储的过程中，都是有特定时效限制的，如果公文管理人员在时间观念的把握上不够到位，就极有可能影响到公文的质量和实际效用的发挥。因此，对于每一份公文都应该及时、规范地加以办理，公文较多时则根据其紧要程度确定先后处理顺序，尽可能地做到不延误、不漏发、不误发、不搁置。这是对公文管理科学性和时效性的具体要求，也是简化办文程序、缩短公文处理周期的有效措施。

（二）注重规范性

公文管理是一项连贯性很强且操作严密的工作，要想确保公文管理能够正常稳定的运转，就必须严格按照其操作规范进行。公文管理的规范性具体体现在以下三个方面：第一，公文管理章程与制度的齐全性。健全的规章制度是公文管理工作高效开展的前提保障，也是办文人员落实工作要求的先决条件；第二，工作作风及工作秩序的严谨性。公文从形成到归档的整个过程中涉及部门及人员众多，任何公文管理工作上的疏漏或秩序上的混乱都会造成公文管理效果大打折扣。因此，加强办文人员工作作风管理及规范公文管理秩序，是非常重要且必要的；第三，工作环节及工作岗位的衔接性[1]。公文管理流程是比较复杂的，任一环节的梗阻都不利于公文效能的发挥。这就要求我们必须对岗位职责进行明确分工，并加强各岗位之间的配合协作力度，以确保各环节、各岗位之间能够实现有序衔接，公文管理工作能够运转自如。

（三）注重安全性

保障公文管理的安全性是公文处理工作政治性的内在要求。公文管理往往会涉及到许多机密文件和事项，而高新技术的迅猛发展让公文泄密的危险系数持续攀升。要在公文管理过程中做到安全保密要求，除了强化办文人员安全防范意识外，还需加强对公文管理的各个环节的监督与管理。例如在公文传递与处理时要履行规范的手续流程，对于机密文件的阅读范围要有严格的界定，保密文件在存放和销毁时必须有详细的登记记录和报批手续，以全面确保公文不泄露、不遗失、不损坏。

二、加强公文管理工作的措施

（一）提高对公文管理重要性的认识

加强办文人员对公文管理的重视程度是做好公文管理的前提基础。公文是一种重要的信息载体，其在反映企业单位经营状况、提供决策依据及指导行政管理活动等方面发挥着非常重要的作用。离开了高质量的公文管理，企业单位的办公效率也就无法得到保障。因此，不光是公文管理职能部门，其他部门的工作人员也应充分认识到加强公文管理的积极意义，将规范公文管理视作日常行政管理中一项十分重要的基础性工作，将加强公文管理作为企业单位整体建设目标的一部分。

（二）加强对公文管理工作的组织领导

企业单位公文管理质量间接反映了各部门的工作作风及整体工作水平。因此，各部门必须加强对公文管理工作的组织领导，按照程序切实把好行文关、内容观、政策观、审批关和格式观，确保公文内容明确、表述严谨、格式标准、印制规范、程序到位[2]。及时协调和处理公文管理中遇到的问题，将职责和权限划分清楚，并建立起完善的公文管理制度和奖惩机制，只有这样才能将公文管理的具体要求落到实处，实现公文管理工作高效运转。

（三）切实提高办文人员综合素质

办文人员综合素质的的高低对公文管理的质量和效率有着至关重要的影响。综合素质既包括其专业技能水平，也包括其工作作风及管理组织能力。专业的技能水平和严谨细致的工作作风是做好公文管理的前提，而较强的组织管理能力是做好公文处理工作的保障[3]。办文人员在进行公文管理时，常常会接触到大量的影响力大且保密要求高的公文，如果没有过硬的技能水平和严谨的工作作风，就极有可能造成公文管理差错，甚至是酿成重大损失。因此，办文人员必须要时刻注重对自己各方面能力的提升，对于自身工作作风和工作能力提出更高的要求。除此之外，充分利用现代科技技术进行公文管理，也是加强工作质量和效率的有效途径。在现在这个网络科技技术飞速发展的时代，公文管理工作也应当加强信息化建设，以全新的管理模式取代以手工管理为主的传统公文管理模式，这样不仅能有效提升公文管理的效率和质量，还能增强公文传递的时效性和安全性，为公文管理的现代化、科学化和规范化发展，提供良好的技术支持。

三、结束语

综上所述，公文管理是企业单位经营管理过程中不可或缺的重要组成部分，也是企业各部门加强协作及信息交流的重要工具。我们应不断规范公文管理的操作标准，以严谨的工作作风和过硬的技能水平，全面促进企业单位公文管理工作的高效运转，让公文管理更好地为企业单位未来发展服务。

参考文献：

[1]卓蓉.关于公安院校公文管理工作的几点思考[J].江苏警官学院学报，2008（06）：164-166.

[2]王博.工作流技术及其在公文管理系统中的应用[D].东北财经大学，2006.

公文管理培训课件篇4

第一章

总

则

第一条为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，根据国家和 XXXX 公司（以下简称集团公司）有关规定，制定本管理办法。

第二条

公文是公司在经营管理过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书，是依法开展经营管理活动的重要工具。

第三条

公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和公司商务秘密的安全。

第四条

办公室是公司公文处理的主管机构，负责建立健全公司公文处理的有关规章制度，审核公司对外发布的重要公文，执行并督促、指导公司各单位执行有关公文处理规章制度的情况。各单位具体负责执行公司有关公文处理规章制度，并结合本单位特点，建立和完善有关公文处理的要求和形式。

第五条

公司各单位负责人应当高度重视公文处理工作，严肃认真地遵守本办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查，建立健全公文核稿、把关制度。

第二章

公文种类和形式

第六条

公文种类主要有：

一、请示：适用于向上级请求指示、批准的事项。

二、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议。

三、决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消下级单位不适当的决定事项等。

四、会议纪要: 适用于记载和传达会议情况、议定事项。如下发执行，用通知印发或转发。单独印发会议纪要可不加盖公章。

五、通知：适用于转发上级、不相隶属单位的公文，批转下级的公文，传达会议决议的事项、要求下级办理和需要阅知或执行的事项，任免、聘用干部等。

六、批复: 适用于答复下级请示事项。

七、意见: 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

九、公函、便函: 适用于向平行单位或不相隶属单位询问、洽商工作、答复问题。

第七条

公司公文形式主要有：

一、公司文件（见附件一）

（一）主要用于发布公司基本规章及其实施细则或办法；宣布实施公司重大行政措施；嘉奖有关单位及人员；（二）用于对外发布重要事项或法定事项；（三）用于向上级单位报告、请示工作；（四）用于印发公司领导的讲话或指示，发布带有普遍指导意义的文件等；

（五）用于公司发布专项业务及行政性文件；（六）用于转发文件，发布需要阅知和办理的事项、有关行政事务的通知等。

二、公司函（见附件二）

用于涉及面小，需以公司名义联系或答复的事项。

三、公司简报（见附件三）

用于反映公司一般政务、业务情况和经营管理情况。

四、内部情况反映（见附件四）

用于反映公司内部经营管理情况，且发放范围仅限于公司领导或有关部门的事项。

五、会议纪要

用于记录公司各类会议情况、议定事项等。

第三章

公文办理程序与要求

第八条

公文办理分为收文和发文。

第九条

发文办理

一、发文程序：拟稿人拟稿---所在部门负责人核签---（公司有关部门会签)---公室统一编写发文号、登记、核(审)稿---公司领导签发---拟稿单位复印---办公室加盖公司印章---封发。

（一）拟稿：以公司名义行文、代上级单位拟稿、向上级单位请示报告、公司内部请示等必须使用内部请示或发文稿纸，续页正文应为电脑打印稿。

1、公司文件使用公司发文稿纸报批（见附件五）； 2、公司内部请示、报告、简报等一般使用公司内部请示报告稿纸报批（见附件六）；（二）初核：公文拟好后，由拟稿部门领导核稿把关；向公司报送的文件须经拟稿部门分管副总经理核稿签字。核稿内容包括公文格式、文字、内容等是否符合国家的法律法规及公文处理的有关规定，发现问题应及时进行修改或重拟，由核稿人在初核栏签字并注明日期；（三）会签：如文件内容与公司内其他部门业务有关，经拟稿部门领导核稿后，由拟稿部门送相关部门会签，会签部门应根据岗位职责签署明确具体的意见；会签意见文字应工整清晰，超过 15 字以上者原则上应另纸书写附上；（四）复核：办公室负责公文核稿。根据公文处理办法的规定，对公文进行全面把关，发现问题及时与拟稿部门联系。如无明确具体意见或差错较多、字迹太乱，将退回拟稿单位重办或抄清；如多个会签部门之间、会签部门与拟稿部门之间意见严重分歧，一般应由拟稿部门与会签部门协商妥善解决，解决不了的应按公司有关规定和程序研究解决。

（五）编号、登记、呈阅：对复核无误的公文进行编号（公司内部请示报告由各部门自行编号）、登记，并经总经理秘书统一呈报有关领导阅批。公司文件编号为：“XXXX（年

份）（各部门代码）字第（公文拟稿人编号/公文序号）号”（见附件七）；简报、内部情况反映、会议纪要等其它文件由办公室统一编号；规章制度由办公室统一编号并发布执行，关于下发规章制度的通知统一按“XXXX 规字”编号。

（六）签发：公司文件应由公司总经理或副总经理据职责分工签发；拟稿部门凭公司主管领导的签发稿重新打印完稿，由办公室最终审稿后，加盖公司印章并封发。

（七）存档:凡以公司名义发文稿件，经公司领导批示后，复印件退拟稿部门存档，办公室留存一份原件。

第十条

收文办理

一、收文程序：公司接收的外来文件、资料、刊物、简报等，由办公室按程序及公司领导、各部门职责分工批分。

二、文件处理（一）凡要求办复的文件，各主办部门自接到文件之日起，一般应在五个工作日内办理完毕；有时间限制的，要在规定的时间内办复。

（二）凡公司工作人员的署名信件，不予拆封，原件照转；来件注明部门收的原件，交相关部门签收。

（三）所有挂号信件和特快专递件，经办人都必须在挂号清单上签收。

三、催办和查询（一）需要办理的文件，各承办部门要指定人员及时督促检查办理情况，防止积压和延误。

（二）公司领导交办的文件，由办公室负责督促检查办理情况；

（三）报送集团公司领导的请示，需了解审批情况时，由办公室负责统一联系；其它有关业务内容的请示，由各有关职能部门与集团有关对口部门联系。

（四）如遇紧急情况，经请示同意后，文件的送取由拟稿部门指定人员办理。

第四章

公文格式与行文规则

第十一条

行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据各自的隶属关系和职权范围确定，并以此为依据行文或处理公文。

第十二条

公文格式：公文一般由发文单位、紧急程度、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成（见附件一）。

一、发文单位，要用全称或规范的简称。联合行文，应将主办单位排列在前。

二、紧急程度，除平件无需标明外，应根据缓急程度分别标明“急件”、“特急”字样。

三、秘密等级，涉及国家及公司秘密的文件，应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。

四、发文字号，包括年份、单位代字、顺序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。

五、签发人，是最后签署意见，对草拟文件表示认可、准予印发的领导人。

六、标题，应准确简要概括公文内容，标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

七、主送单位，是行文对象，也是收受、办理公文的单位，即直接受文单位，要写全称或规范化简称、统称。

八、抄送单位，是同公文内容有关，需知道或协作的单位。

九、公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

十、印章，公文除会议纪要、简报、内部情况反映外，一律加盖印章。

十一、成文时间，以最高级别的领导签发的日期为准。

第十三条

公文行文规则

一、公司各部门为联系工作，商洽业务，可以以公司名义向外部有关单位报送文件。向集团公司或其它上级单位报送文件，应根据上级单位的要求和文件内容、种类等分别报

送。上报文件，一般不要超过 3000 字，如确需超过的，要写出摘要。

二、公司内部各部门之间对有关问题未协商一致，不得对外行文。

三、一般情况下，不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄报被越过的部门。

四、请示应一事一文，一般只写一个主送单位。如需同时送其他单位，应用抄送形式。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，也不得同时抄送下级单位。

报告中不得夹带请示事项。

五、要求上级单位批转的事项，应代拟通知稿；转发上级单位的文件，不再同时报送上级单位。

第十四条

公文拟稿要求: :

一、符合国家的法律、法规及其它有关规定。

二、情况确实，观点明确，标题恰当，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，格式规范，篇幅简短。

三、公文内容与公文种类相符。

四、国名、地名、人名、数字、引文要准确，日期应写具体(年、月、日)。公文中的数字，除成文时间、部分章节序数和语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

五、用词用字准确、规范。文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

六、审核、修改文稿，应使用钢笔或毛笔，不要用铅笔、圆珠笔、红蓝铅笔、红墨水笔书写。

七、需要统一的写法：原则上公文题目字体为黑体小 2 号字，正文字体为仿宋 4 号字；章节层次序数依次为:第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“(1)”（见附件一）。

八、公文用纸一般采用国际标准型 A4 纸，左侧装订。

第五章

其它

第十五条

公文的立卷、归档和销毁按公司《文件档案立卷归档管理办法》执行。

第十六条

本办法由办公室负责解释，修改亦同。

第十七条

本办法自发布之日施行。

附件一

XXXX 公司 XXXX（）

字第号：（仿宋体 4 号字）

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

X X X X（主送机关）（仿宋 4 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字、每行 30 个字）(仿宋 4 号字)X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX

（若有段落，应按以下层次分段）

一、

（一）

（1）…

… 2.3.… …

（二）… … 二、… …

附件：

（若无附件，可省略）

****年**月**日（日期应使用简化汉字）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件二 XXXX 公司

XXXX 函（）

字第号

附件三 XXXX 公司简

报

第期

年月日

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字）（仿宋 4 号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（拟稿单位）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件四 XXXX 公司内内部情况反映映

第期

****年**月**日

（标题）

XXXXXXXX 小（黑体小 2 号字）

以下为正文（另起一行空 2 个字）（仿宋 4 号）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

（拟稿单位）

抄报：

抄送：

存档

共印

份

附件五 XXXX 公司发文稿

XXXX（）

字第号缓急密级签发：

会签：

主送：

抄送：

复核：

初核：

拟稿人：

拟稿单位：

电

话：

打印份数：

****年**月**日附件：

标题：

（正文附后）

附件六

X XXXX 公司

内部请示报告

XXXX（）请字第号领导批示：

标题：

会签部门：

签报人：

****年**月**日呈报单位：

经办人：

电

话：

公文管理规定篇5

为加强公司公文管理工作，使之规范化、制度化、科学化，不断提高公文处理工作的质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司工作实际，出台本规定。

一、党政机关公文种类

根据“条例”规定，公文种类分15种：

1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

12、批复。适用于答复下级机关请示事项。

13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

二、行文规则

行文规则是制发公文必须遵循的基本准则。公司行文应遵循以下基本规则：

1、行文原则：实事求是、精干高效、集中统一、确有必要、注重效用。

2、行文权限：

（1）上行文。根据工作需要，行文单位可以直接向其股东单位、上级行政或业务主管部门行文。一般情况，不越级行文。

（2）平行文。公司根据业务关系和工作需要，可以向系统内其他同级单位和不同系统各单位间行文。

（3）下行文。根据隶属关系，公司可以对直属公司、控股公司、参股公司直接行文。

（4）联合行文。公司同级单位或公司同其它相应单位可以联合行文。

3、行文要求

（1）“请示”应一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄报（上行）、抄送（上行、平行）形式，但不得抄送下级单位。

（2）“报告”中不得夹带请示事项。（3）公文一般不直接报送领导同志个人。

4、公文排版和格式

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头，包括：发文机关标志、发文字号、签发人等；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，主要包括：抄送单位、印发单位和印发日期等。页码位于版心外。

公司公文一律使用A4纸张、左侧装订，采用3号仿宋字体排版；页边距设置为：左28mm，右26mm，上37mm，下35mm；每页22行，每行28个字。装订位置为两钉外钉眼距版面上下边缘各70mm处。发文字号在发文机关标识下空2行，居中排列，年号用六角括号括入；上行文的发文字号居左空1字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。标题在红色分隔线下方空2行位置，用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关名称在标题下空1行居左顶格位置。正文编排于主送机关名称下一行，使用3号仿宋体字。如有附件，在正

文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称首字对齐。如有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

三、公文审批程序

公司公文采用逐级审批制度，按照行文程序的先后规定如下：

1、主办部门起草公文。主办部门根据工作需要，确需行文的，要依照公司公文管理规定起草公文主体内容，形成文件底稿，并在拟稿纸“拟稿”后签字，由部门负责人对文件底稿进行认真审核，重点审核发文的必要性、可行性以及是否已同有关方面协商一致等。对拟出台的规章和规范性文件，应当先行由相关会议进行合规性审核。部门负责人审核后在拟稿纸上签字确认。需要多部门会签的要先行会签。在拟稿纸上填明起稿日期、印制份数等要素后，送交办公室秘书，同时将文件主体内容电子文档发送给打印中心。

2、办公室秘书收到文件底稿后，要重点审核行文理由、依据，内容、格式、文字等，标注文件种类、密级等。

3、办公室秘书将审核后的文件底稿报文件主办部门的主管领导审批。

4、公司上行文件，要经公司主要负责人（董事长，总经理、党委书记）签批。

5、公司领导负责对文件内容进行总体把关，并签署明确意见。送审公文不符合规定的，退回行文单位重新起草。

四、文件制发

1、阅批后的文件底稿，由主办部门更正后发至打印中心排版、打印，由机要文书登记编号后，正式印发前通知主办部门再次审核校对。

2、主办部门校对无误后，打印正式文件，并到机要文书室盖章，同时将文件底稿和一份正式文件交机要文书存档。

公文培训篇6

仁欣社2012-2012社员培训

培训内容：

1、通知

2、活动策划

3、活动总结

4、活动材料制作

5、通讯稿

6、工作计划

7、工作总结

8、邀请函

一、【通知】

 通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；

 发布规章；

 传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；

 任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

通知的格式，包括标题、称呼、正文、落款。

1、标题：有完全式和省略式两种。①完全式包括发文机关、事由、文种。②省略式，例如《关于××的通知》。通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知 ”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。《劳动人事部关于设立“劳动保护科学技术进步奖”的通知》

湖南省政府办公厅《关于开展规章和行政规范性文件清理的通知》。《关于某某同志的免职通知》《关于某某等6名同志的任免通知》

2、称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。(有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。)

3、正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

4、落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。需要写明发文单位、联系人、发文日期并加盖公章。

二、【活动策划】

活动策划是在活动开展前，为了明确任务、提高质量，对将要举行的活动总体安排的书面材料。

（一）标题

标题要清晰明显，避免过于笼统。

（二）正文

1.活动主题2.活动背景3.活动目的（根本）4.活动形式（创意）5.活动时间6.活动地点

7.参与人员开展8.活动主办单位9.承办单位 10.前期宣传（夺人眼球）11.后期宣传（网络、微博、人人）13.活动开展（包括活动流程安排、人员安排、奖项设置、时间设定等，涉及到奖项评定标准、活动规则的内容可选择以附录的形式出现）

14.活动风险预测和解决方案15.经费预算（开源节流）16.活动预期效果

（三）落款与日期

三、【活动总结】

1、介绍活动的基本情况是怎样的：将活动的准备过程及具体的实施过程描述清楚。

2、本次活动主要针对目标或结果实行了怎样的措施。

3、说成效：组办了本次活动取得了怎样的成效。是否达到预期效果,效果如何。

4、活动的特别之处：与其他活动，或者往次活动的不同之处。有何特点。

5、总结活动中存在的问题和不：。筹备中、或组织上、或举办的过程中有任何的不足之处、不完善之处。

6、下一步如何打算，或者在以后的活动中，打算怎样更好的组织。

四、【活动材料制作】

1、封面（有个性、突出主题、配上图片）

2、目录

3、策划书

4、活动过程记录（过程详细，记录上照片）

5、活动总结

6、活动前期宣传（横幅、海报、宣传单、微博、人人等）

7、活动后期宣传（宣传文章、通讯稿--社联、基金会、图片、网页截图）

8、活动后期影响力（活动达到的目的、同学们的反响、意见的回馈、整体效果）

9、附录

五、【通讯稿】

 通讯，是运用叙述、描写、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件

或典型人物的一种新闻报道形式。它是记叙文的一种，是报纸、广播电台、通讯社常用的文体。

 特点：严格的真实性、报道的客观性、较强的时间性、描写的形象性

 构成要素：标题、首段、内容、结尾、背景

标题——简短精悍，一眼明主题

单标题

1、基础医学院党史校史知识竞赛成功举行

2、指尖翻飞秀技能，推敲琢磨会群雄

双标题（主副结合标题）

1、交流•合作•共赢----药学院第八期团校团训

2、给你一块基石让你看得更远——护理学院成功举办2011年新老生交流会

首段——几句话概括新闻的核心、揭示主题

五个W+一个H

Who——主要人物When——活动时间Where——活动地点 What——活动内容Why——活动意义How——活动形式内容——承接首段

第一，主题要明确。有了明确的主题，取舍材料才有标准，起笔、过渡、高潮、结尾才有依据。

第二，材料要精当。按照主题思想的要求，去掂量材料、选取材料；把最能反映事物本质的、具有典型意义的和最有吸引力的材料写进去。

第三，角度用第三人称。表达文章的客观性

第四，忌讳：首先、其次、然后、最后这样的流水账表述；

在开头描写事情的准备工作，会冲淡文章的主要内容

结尾——承前（启后），强调活动的意义

活动意义本次活动获得圆满成功！

 写好通讯稿=留心观察、不会就问、偶尔八卦、多多练笔

六、【工作计划】

工作计划是根据指示精神对未来一段时间内的工作提出初步设想和总体安排形成的书面材料。

（一）标题

正副标题型样式：正标题用一主题型语句概括，使用小二号宋体，副标题为四号宋体，并注明部门、时间，均加粗、居中。

（二）正文

正文使用小四号宋体，1.5倍行距，正文中的小标题可加粗。

1.前言：简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等。

2.主体：按实际情况分几个小标题写，如部门计划可以分为常规工作、特色工作和其他工作；机构计划如团委学期计划可分为思想建设、组织建设、社会实践、志愿服务、学术科技和校园文化建设等方面。

3.结语：该部分可以补充说明有关问题，也可以立信心，表决心。

（三）落款

正文右下方，包括署名和计划制定的日期，日期用中文，四号宋体。

（四）页眉与页码

应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。

七、【工作总结】

工作总结是学生干部在工作进行一段时间后，为了发扬成绩、总结经验，对工作的完成情况进行系统性地深入分析，并指出指导性意见的书面材料。

根据时间划分，可分为总结、学期总结等；根据范围，可划分为部门总结、活动总结等。

（一）标题

一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成。

（二）正文

1.前言：是总结的开头，主要用来说明基本情况。包括单位名称、工作性质、主要任务、总结目的、主要内容等，文字尽量精简。

2.主体：主要包括工作开展情况、经验总结、今后工作的设想和努力方向等内容。在该部分可以插入相关图片。

3.结语：是总结的升华部分，展望未来。

（三）落款

署名及总结完成的日期。

（四）页眉与页码

应插入页眉与页码，页眉一般是副标题的内容，居中。页码居中。

八、【邀请函】

邀请函是公务礼仪书信的一种。在个人社会交往中, 一般叫请柬或请帖。邀请函的篇幅不长, 写法相对简单一些。又称邀请书、邀请信。

邀请函是一种礼仪性函件。属于公务文书中“函”的一种, 用函的形式正式告知邀请对象参加有关活动事宜。

邀请函使用的情形大致有:

邀请参加会议及仪典, 如一些纪念性庆祝大会、典礼、仪式等。

邀请参加大型文体活动, 如运动会、文艺晚会、联欢会等。

邀请参加各类学术性、专业性会议, 如学术研讨会、座谈会、论证会、鉴定会等。

邀请函通常用来邀请上级领导、兄弟单位及外来嘉宾。礼遇较高的邀请, 则用印制精美的标准请柬, 以示礼貌和庄重。单位系统内部有时为了表示尊重, 也可以自行印制较为简单的请柬。

怎样写邀请函?

邀请函的结构写法类似公函。包括标题、称谓、正文、敬语及落款几个部分。

标题。一般只写“ 邀请函”, 字号比通常标题要略大一些。有时也可以加上“事由”, 如“关于参加中华民族凝聚力研讨会的邀请函”。

称谓。是对邀请对象的称呼, 写明对方姓名、职务、职称、学衔。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”称呼。有时还可以加上“ 尊敬的”之类定语。

正文。邀请函的主体, 写明邀请的主要内容,包括参加或活动的时间、地点及简单提示。有较为详细出席说明的, 通常要另纸说明, 避免邀请函写得过长。

敬语。末尾用“敬请光临”、“敬请光临指导”、“请届时出席” 之类的敬语。有些邀请函可以用“此致敬礼”、“顺致节日问候”等敬语。

落款。落款写明发文单位及时间。正式邀请函要加盖公章, 以示庄重。

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浅谈电子公文档案安全管理篇7

一、对电子公文档案管理的认识

(一) 电子公文档案管理概述

电子公文是指电子化的正式公文, 是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备及环境中产生, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范形式的文件。

电子公文的管理包括发文管理、收文管理及档案管理三大块。电子公文档案管理, 就是利用计算机和网络技术, 运用汲取文件中心、虚拟立卷等先进的档案管理方法, 对电子文件实施网络化、自动化管理, 以确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性, 以确保电子公文得到科学保管和有效利用。

(二) 电子公文档与传统档案管理的区别

电子公文档案管理与传统的档案管理存在一定的区别, 主要表现在以下几个方面:

1. 归档时间。电子公文不同于传统的纸质文档, 在公文形成单位设定的档案分类号及访问限制级别后, 并通电子数码签名封签认证, 通过网络移交给档案部门, 在办理完毕后即可归档, 在时间上比较快捷。

2. 归档方式。为了避免电子公文在传输、处理过程中出现错误, 确保电子公文档案的原始性、真实性和准确性, 电子公文的归档方式在程序上更加谨慎和繁琐, 要随时对电子公文进行信息确认、身份验证及签名保护。

3. 保管方式。电子公文的保管需要在公文形成单位的配合下, 主要通过计算机技术来保管。档案管理部门要及时对电子公文的的文件格式进行转换, 实现格式一致、统一保管。

4. 管理方式。与传统的档案管理相比, 电子公文的的保管对目录分类、编号的准确性要求更加严格。

5. 查询利用方式。电子公文档案的查询需要利用者及会员通过注册、身份验证、信息确认等步骤才能完成, 相比传统的档案查询, 更加便捷, 流程也相对复杂。

二、电子公文档案管理存在的不安全因素

由于电子公文是通过电脑及互联网形成并传送的, 制作、接受和发宋的过程可以突破时间和空间的限制, 比传统的档案管理方式更加便捷, 给人们工作带来了极大的便利, 也节约了成本。但电脑的信息输入要求及互联网的公开性和全球性, 加上电子公文才刚刚兴起, 在技术上还有待进一步提高。信息技术的发展, 使得电子公文的档案管理存在着一些不安全因素, 主要表现在以下几个问题:

(一) 黑客问题

近年来, 黑客入侵网站事件频频发生, 给企业带来了经济损失, 造成人们工作生活的不便。2012年5月21日, 在欧美非常活跃的黑客组织“无名氏”再次攻克美国司法部网站, 并从中获取大量内部数据, 这已是美国司法部网站今年以来第二次遭到该黑客组织的攻击, 导致网站长时间无法登陆。另外, 据瑞星“云安全”系统统计, 仅今年5月份就有4, 368, 100人次网民遭到网页挂马攻击, 在瑞星截获的615, 494个挂马网址中, 教育类的网站就高达30%以上, 安全专家指出, 一旦考生或家长访问了被挂马的教育类网站, 电脑就会受到恶意木马的入侵, 一旦成功, 黑客就可以通过远程控制对用户系统中的重要数据文件进行窃取, 在网上交易的账户和密码等信息也变得容易丢失。如果电子公文遭到黑客的截留、毁灭、修改或伪造, 必将造成政府部门的混乱。

(二) 电脑病毒问题

互联网为电脑病毒的传播提供了良好的环境, 电脑病毒的迅速增加, 也给人们造成了极大的困扰。据报道, 2012年年初, 伊朗部分离心机遭到“Stuxnet”病毒入侵, 导致离心机的控制系统停止运作。更为严重的是, 有科学家预言人类大脑将可能感染电脑病毒。如果电子公文被电脑病毒感染, 造成文件毁灭或送达延误, 则会造成政府部门运作不畅。

(三) 信息泄露问题

网络软件的多样化致使政府部门的网上用户可能被检测, 木马程序的不慎使用, 很有可能会导致信息的泄露。信息泄露将会对政府部门带来损失或不好影响, 甚至危害到国家政府的经济利益。

三、如何实现电子公文档的安全管理

实现电子公文的安全管理, 确保电子公文的真实性、完整性和准确性, 是档案管理工作者的重要任务, 档案管理工作者要加强对电子信息技术的学习, 做好档案的管理。

(一) 建立电子公文档案的密钥使用制度

做好电子公文的档案管理工作的首要问题是完善电子公文的档案管理制度, 规范电子公文的管理流程, 建立电子公文档案的密钥使用制度, 档案管理工作人员要严格按照规范和制度执行, 提高对电子公文档案管理安全性的认识, 明确责任范围, 使用加密技术, 认真做好电子公文的档案管理工作。同时要实现电子公文与纸质档案的双管理, 以方便查询及信息确认工作的完成。

(二) 完善证书管理制度

电子公文在的传送通过加密和数字签名得到保障, 但要防范假冒密钥的情况, 电子公文档案管理工作者可以引入数字化证书和证书管理机构, 建立完善的证书制度。证书管理制度已经在电子商务中的到广泛应用, 并取得良好的效果, 在此方面的经验可以被电子公文档案管理工作者借以引用。

(三) 做好网上传递信息的保护措施

在电子公文的信息传递过程中, 要做好安全保护措施, 可采取加密方法或设置只读方式来保护数据、信息传递的安全。

(四) 电子签名及电子公章的保护

电子公文的安全传送通过签名技术来前别当事人的身份, 并确保内容不被篡改, 电子公章的安全是电子公文系统安全工作的重中之重, 电子工作在制作时, 要做好加密信息捆绑, 并且要加盖专用密码, 以确保电子签名和电子公章的安全。

四、总结

电子公文的应用, 推动了电子政务和企业信息化的发展, 实现电子公文档案的安全管理, 对相关机构和组织具有重要的意义。电子公文档案管理者, 要强化电子公文安全管理的意识, 强化责任心, 注重相关电子信息技术的学习;同时, 实现电子公文档案的安全管理, 要建立密钥管理制度和证书管理制度, 做好网上传递信息的保护措施, 确保电子签名和电子公章的安全使用, 实现电子公文的安全管理。

参考文献

[1]电子公文管理, 2010 (7) .

[2]殷原园, 浅谈电子公文档案管理, 2005 (17) .

[3]美国司法部承认网站遭黑客入侵, 2012 (5) .

[4]瑞星称高校网站遭黑客攻击考生报考需擦亮眼, 2012 (6) .

[5]美欧官员称伊朗已成功消除核设施电脑病毒, 2012 (2) .

[6]科学家预言未来人类大脑将可能感染电脑病毒, 2011 (12) .

公文管理培训课件篇8

关键词 WEB；公文管理；无纸化

中图分类号：G40-057 文献标识码：A 文章编号：1671-489X（2007）06－0070-02

Research on System of Paper-free in Document Magagement Based on WEB//Kong Linjun

Abstract Nowadays, computer has been widely used, and the technology of internet has became perfect. It is inevitable to apply the system of paper-free in the document magagement. In this essay, attention will be paid to the problems existing in this new system, the new mode of the documental management system which bases on web,and the technology as well as the safty of this system of paper-free.

Key word WEB；document magagement；paper-free

Author's address Network Centre, Zhejiang University of Finance & Economics, Hangzhou 310018

1引言

随着信息化技术的发展与普及，公文管理及处理作为高校各个办公室日常办公和管理活动的重要内容之一，在OA系统中占有十分重要的地位。如何有效地管理公文以提升我们的公文办理效率，提升办公绩效，是我们孜孜以求的目标。当前公文管理技术与标准还不够成熟，随着无纸化管理的深入，表现出来的问题也越来越多。我们需要进一步研究开发适应新要求的无纸化公文管理系统。

2无纸化面临的问题

2.1人工系统工作方式与管理需求的差距

处理公文时，由于信息共享的局限性，通过各部门掌握的收文登记簿及公文处理单来实现对公文的收发与办理不可避免的会存在这样那样的问题：

①无法及时、完整地掌握信息

由于信息生成较为分散，而信息传播途径不足，不可能及时查询公文办理情况。很多时候，各个办公室为了提高协调功能，常采用置备复印件，这样不仅增加了办公成本，而且由于信息的大量冗余，反而增加了信息管理的困难与混乱。

②无法对办文过程做到整体而有效的控制

催办是管理人员对公文办理过程进行控制的主要手段，但是在人工的系统下，特别在办公室工作量急剧增加的时候，管理人员往往很难确切地掌握公文的当前状态，从而削弱了管理人员对公文办公过程的整体控制。

③无法得到对效率监控的数字依据

人工情况下，无法对数以万计的公文办理环境进行定量定性的分析统计，只能依赖我们的直觉发现效率的问题，很难进行必要的定量分析，从而影响改善办公效率的速度、实效、经验。

2.2现有的计算机辅助公文管理系统还存在系统技术上的局限性

目前市场上已经有很多有关公文信息管理的软件系统，但效果却很有限，究其原因，主要有以下几点：首先，规范化标准化程度低，系统处理公文信息的内容、范围与公文处理的有关规范和标准存在一定距离，系统共享性和普适性较差。其次，系统体系结构和可操作性也存在不少问题，由于没有采用先进的WEB技术，使得系统在用户界面、多媒体信息集成能力、信息的查询与检索方面不能满足现代公文管理的需要。最后，系统安全性不高，没有提供一种较为完整的系统安全机制，不能为公文管理信息系统提供有效安全保障。为此，我们需要从各个方面来考虑，采用新的理论和方法，实现新型的基于WEB的公文管理系统。

3系统的3种模型

3.1系统的工作流程与业务模型

高校的公文管理的工作流程如图1所示：

3.2 系统的数据库模型

综合以上信息，我们可以抽象地归纳出公文管理系统的数据库概念模型，如图２所示：

我们根据此图，定义专用名词类表：

主题词表L1、公文种类表L2、案卷目录一览表L3、记件标志一览表L4、密级一览表L5、处理类型一览表L6、文号前缀一览表L7、公文状态一览表L8。

此外，还有一些其它表，如：公文信息表、各类描述表、视表、临时表等。在这里我就不展开来讲述了。

3.3系统功能模型的实现

根据公文管理系统的目标和模型，我们设计出一个系统功能模型，如图3所示：

我们对系统的各项功能进行详细定义，主要包括：登陆功能，处理功能，发送功能，催办功能，留存功能，统计功能，查询功能，帮助功能，维护功能。

4系统实现的技术方法