部门接待工作制度（精选11篇）
(一) 时间是我们日常生产生活的重要尺度和依据。每遇到一项接待任务, 第一反应应该是立即理清此项接待任务所包含的所有时间要素。如来宾出发、到达、参观和交流座谈时间等, 并借此确定我方人员的准备、迎接和陪同时间。需要注意的是, 由于时间的单向流动性, 在涉及与时间有关的具体安排时, 一定要留足充分的缓冲回旋余地, 防止因为突发事件引起时间上的冲突和误差。同时, 在确定的时间范围内, 要根据来宾行程的变动和己方实际的接待条件, 灵活调整不同活动的时间顺序, 例如考虑乘坐不同的交通工具, 选择不同参观路线对具体时间的影响, 一成不变只会造成接待工作的被动。
(二) 地点与时间存在一种不可分割的辩证关系。在清楚接待任务中的相关时间信息后, 下步应将来宾当前的位置、沿途经过的地点、迎接的地点以及座谈、参观、宴请、住宿等有关地点的情况了然于胸。将各时间点与不同地点一一对应, 通过合理的路线设计, 将这些地点连接起来, 形成一幅条理清晰、脉络分明的接待路线图。在具体接待中, 时间和地点往往是相互影响的, 地点选择的恰当, 可以为工作争取时间, 时间控制得合适, 也可以为地点的变化提供更多的选择, 因此, 应充分考虑各个地点的周边环境以及地点变换中可能出现的情况, 保证接待服务顺畅有序。
(三) 来宾是接待工作直接面对的对象。来宾满意与否是接待水平最直接的体现和反映, 决定了接待的成败。因此, 不能简单地停留在了解来宾的人数、姓名、年龄、性别、民族和职务等客观信息, 停留在关注这些客观信息的变化上, 更重要的是在接待中, 能综合分析这些信息中所蕴涵的内在特性, 根据不同的环境背景, 随时把握人物的心理需求和情绪动态。知己知彼, 再利用各种礼仪规范, 以热心、耐心和细心服务来宾, 就可避免接待成为流水线上冷冰冰的作业流程, 虽然正确但是缺乏必要的感情和打动人心的力量。简言之, 宾至如归是接待的服务理念, 只有让来宾体会到一种自然、温馨和美好的感受, 才能给来宾留下难以忘怀的印象, 才能使接待工作在众多的工作中脱颖而出, 创造并打响自己的服务品牌。
(四) 接待前的重点是做好各项工作的计划安排。事前考虑周全, 尽可能将所有可能出现的情况和应对方式准备充分。在此基础上, 制定详细周密的接待方案。按照来访目的和己方领导的要求指示, 整体考虑接待行程, 合理安排吃、住、行、观、谈等各个方面。计划的优点, 一是可以尽量避免接待中出现未知事项, 使整个接待流程处在可控的范围内。二是即使接待中出现事先未预料到的变化, 也可以做到临事不慌、有条不紊, 避免因时间紧迫、头绪诸多而出现手足无措或遗漏事项的情况。
(五) 接待中的重点是充分把握接待工作的灵活性特点。因地制宜, 因时制宜, 以接待方案和计划为依托, 以具体的接待礼仪规范为框架, 但又不拘泥于接待方案和具体礼仪, 灵活机动地处理接待中遇到的问题。这就好比下象棋, 开局通常有一定的章法和套路, 每个棋子也都有自己的移动规则, 但是棋入中盘, 更多就是在遵守规则前提下的随机应变、出奇制胜。因此, 要根据来宾的需求变化及时调整自己的接待行为, 使自己的服务紧跟来宾的步伐, 同时, 不断增强主动服务的意识, 某些情况下要实现超前服务, 让来宾能不时体验到一种惊喜和满足, 从而更好地提升自身接待工作的满意度。
(六) 接待后的重点是做好收尾工作和接待经验的总结提炼。某些接待在来宾离去之后, 仍会有一些后续工作, 比如相关材料的整理发送和照片、纪念品的发放。这些工作一般较为琐细且处理周期长, 在缺少接待氛围的情况下处理, 很容易因为放松和懈怠而出现拖延或遗忘的情况, 因此, 要特别注意后续工作的检查销项, 防止“行百里者半九十”的情形发生。做好接待经验的总结提炼工作是接待工作不可或缺的环节, 不能因为一次接待任务的完成而心满意足。但凡经验都具有连续性和继承性, 要从每次接待中找出具有普遍性、规律性的经验, 将之上升为理论方法固化下来, 并在今后的接待中不断检验补充完善。对于能体现接待特色的独有做法, 要将之归纳整理, 形成不断完善的接待案例, 以备日后工作查漏补缺、借鉴使用, 使接待工作既符合一般的礼仪程序, 又具有自己独特的风格。
一是明确接待工作范围。明确案管中心负责律师预约、查验律师相关手续、向业务部门转达律师有关申请要求或移送律师提交的有关书面材料、为律师查询案件程序性信息和联系办案人为律师提供阅卷、复制卷宗材料服务这五个方面的工作，且对每一项工作流程都进行了细化，推动律师接待工作朝着透明化、规范化方向发展。同时理顺了案管部门与办案部门的业务分工，对来院律师的相关请求不推诿、不搪塞。
二是创造好的接待环境条件。该院领导高度重视律师接待工作，专门设立了单独的律师接待室，配备专门的电脑、复印机、饮水机、排椅，优化律师阅卷环境；设有电子、纸质、拍照三套律师阅卷方式，方便和满足了律师阅卷需求；实行电话预约和现场预约等多种方式，为律师行使执业权利提供便利。对前来查询案件的律师，只要提供完整有效的手续经审核确认后，就可知晓案件的相关程序性信息。
三是提高效率加强信息反馈。该院规定，在律师提出阅卷申请后，在第一时间由专人负责与案件承办人联络，确定阅卷时间，能当时阅卷的尽量安排律师当时阅卷，如因其他原因不能安排当时阅卷的，确保在三日内安排阅卷；对依托案件信息公开系统进行网上预约申请相关事项的律师，案管中心将申请或要求事项、相关材料及时通知、转交相关案件办理部门，待业务部门作出处理后，及时将处理结果反馈给律师。
该院还对律师开通短信业务服务，以发送短信方式告知其所代理案件的办理情况，便于律师清楚知晓其所代理案件在检察执法办案环节的办理情况，受到了广大律师的一致好评。（文/姜岩）
一、时间：2010年7月1日
二、准备工作：
1.了解客人基本情况［姓名、性别、职务（称）、来访意图、考察线路、到达及离开时间、联系电话］；
2.下单（与后勤中心落实用车、就餐、住宿、会议室，与信技处落实电子屏幕欢迎字幕，书写路牌，照录相等）
3.预告及办理借款手续（预告参与接待的领导及有关人员，做好召开座谈会或陪同就餐等的准备）
4、为客人预订返程机票或车票
三、参观安排：
1、地点：宏泰公司2、7月1日上午——
1、参观公司写字楼
2、参观公司生产车间
3、介绍新产品3、7月1日下午 ——召开座谈会对口交流
四、晚宴安排：
1、时间：2010年7月1日20时至22时（PM）
2、地点：XXX酒店
接待当天应注意的礼仪：
一、着装：
1、服装颜色以淡雅或同色系的搭配为宜，穿着应有职业女性的气息
2、要根据穿着舒适、方便、协调而又不失优雅的原则选择不同款式的鞋子，一般皮鞋以中高跟皮鞋为宜
3、一般不选用鲜艳颜色和有明显的网格、花纹的袜子，应以肉色为雅致，丝袜缝要拉直拉正
4、应避免佩戴过多、过于夸张或有碍工作的饰物，让饰品真正有画龙点睛之妙。
二、接待：
1、引导，要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为
一、两个台阶，不要走的太快。
2、握手时力度要适中
3、介绍时要先介绍最高领导，然后依次介绍。
4、把男士介绍给女士，把年轻的介绍给年长的。
三、宴请
1、入席时，要坐得端正，双褪靠拢，两足平放在地上，不宜将大腿交叠。
2、用餐时须温文尔雅，小口进食，不要狼吞虎咽，更不要发出声响。
3、口内有食物，应避免说话。
一、工作的职责
1、接待本镇公民，法人或者其他组织及镇外人士向镇党委政府及党委、政府负责同志、镇信访办反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的来访；
2、交办、转送、督办来访事项；
3、协调处理重大、疑难来访问题；
4、及时、准确地向镇党委、政府领导同志反映重要的来访情况；
5、向镇有关部门通报群众来访及来访事项的处理情况，提出改进工作建议；
6、综合分析来访信息，开展调查研究；
7、汇总全镇的来访情况；
8、向上级信访工作机构报送有关来访统计；
9、指导村和部门的信访业务；
10、为镇信访工作目标考核和公务员的绩效考核提供来访情况。
二、工作原则
1、坚持属地管理、分级负责，谁主管、谁负责的原则；
2、坚持依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合的原则；
3、坚持预防和化解矛盾、纠纷相结合的原则；
4、坚持公开、便民的原则；
5、坚持双向规范的原则。
三、受理范围
（一）受理
向镇党委、政府，镇党委、政府负责同志，镇信访办反映情况，提出建议，意见或投诉请求的来访事项。
（二）不予受理
对以下信访事项不予受理
1、属于各级人民代表大会、县级以上人民代表大会常务委员会、人民法院、人民检察院职权范围内的；
2、已经或者依法应当通过诉讼、仲裁、行政复议等法定途径解决的；
3、有权处理的党政机关已经受理或正在办理的；
4、无实质性内容的来访事项；
5、其他不属于镇党委、政府职权范围内的事项。
（二）不再受理
以下来访事项不再受理
1、有权处理的党政机关已经复核终结的；
2、来访人不服办理、复查意见，无正当理由未在规定期限内提出复查、复核请求的。
四、特殊情况处理
1、对来访人违反《信访条例》第二十条规定的，接待工作人员应当对其进行劝阻、批评或者教育；经劝阻、批评和教育无效的，由公安部门处置。
2、接待工作人员发现来访人员中有精神病人的，应通知其所在地区、单位或监护人将其领回。对不能控制自己行为、妨碍信访秩序的精神病人，接待工作人员通知公安部门到现场妥善处理。
3、接待工作人员发现来访人员中患有恶性传染病的，应迅速通知医疗卫生机构处置，并通知来访人所在地有关单位领导来镇处理。
4、对越级集体上访，滞留信访场所，或有过激行为的来访人员，需要有关部门来人劝返的，接待工作人员应及时通知有关单位负责人立即派员来镇劝返。
5、对信访问题按规定处理后，来访人拒不接受处理意见并无理取闹的，接待工作人员应向领导报告，由有关领导通知公安部门派民警到现场依法妥善处置。
五、工作纪律
接待工作人员要严格遵守《信访条例》、《山东省信访规定》的规定。
1、不得刁难、歧视来访人；
2、不得擅自向来访人就来访事项的处理作实质性的表态或透露内部研究的情况；
3、不得接受来访人赠送的礼品、礼金或有价证券；
4、不得接受来访人和接访人的吃请；
5、与来访人或者来访事项有直接利害关系的接待工作人员应当主动申请回避；
为了密切联系党同人民群众的联系，畅通信访渠道，及时协调处理信访事项，保护信访人的合法权益，促进我园区建设和管理工作健康发展，根据旗委有关文件规定，结合工作实际，制定本制度。
一、实行领导带班制度
信访由焦贵永主任和王瑞副主任（书记）亲自接访，除周未和法定节假日外，每月1日、15日安排领导接访。
二、接待群众来访的时间和方式
（一）焦贵永主任周一到周五坐班接访，每月1日、15日安排领导在大接访办公室接访，随访工作人员轮流负责接访工作。
（二）在园区门口显眼位置设有意见箱，在值班室提供群众来信来访登记簿，方便群众进行监督和建议。
（三）鄂尔多斯文化产业园官网中的党的群众路线专题设有书记信箱，（书记信箱：gwhsjxx@.163.com)。
(四）如果发生群众上访或有重要信访问题，根据信访事项，请主要领导及分管领导领导直接出面接待信访人。
三、接待群众来访的地点
鄂尔多斯文化产业园区管委会二楼大接访办公室。
四、接待群众来访的内容及范围
（一）对鄂尔多斯文化产业园区工作人员的批评、建议和要求。
（二）检举、揭发鄂尔多斯文化产业园区干部队伍的违法失职行为。
（三）鄂尔多斯文化产业园区实施项目相关的投诉。
（四）控告侵害自己合法权益的行为。
（五）国家惠民政策未落实到位等问题。
（六）本园区在职干部工作人员、离退休工作人员和家属；
五、接待群众来访事项的处理原则和方法
（一）坚持首访接待负责制和重大疑难信访件领导包案制。
（二）严格遵守国家《信访条例》规定程序、手续和时限要求。
（三）对能够当场处理的问题，接受领导直接答复或提出处理意见，责成有关部门办理；对情况复杂、涉及面广、影响较大的重大疑难信访件，责成有关部门在规定的时间内办理，并附上交办函，规定办结日期，定期督办。
（四）对已经受理并在规定期限内正在办理的信访事项，对
不属于本园区职权范围内的信访事项，对已经或者应当诉讼、行政复议、仲裁解决的信访事项，应当及时向信访人告知，对于不存在的情况也要及时给予答复。
（六）对多人来访提出共同信访事项的，要求信访人推选不得超过5人的代表提出。
（七）遇有信访人不遵守《信访条例》规定，影响接待工作，经批评教育无效的，接待人可以通知公安机关或者通知其所在单位或者监护人将其代走。
（八）园区应虚心听取群众意见，坚持“有则改之，无则加勉”的原则搞好信访工作。
六、接待来信来访要求
（一）接待人员应态度和蔼，文明礼貌。对来访群众做到起身迎送，主动让座倒茶水，安排文明整洁场所接待；对老弱病残来访者应尽力提供方便。
（二）接待来访要耐心细致，做好记录。认真听取来访人的意见，力戒草率、急躁；谈话记录要认真，询问情况要仔细，归纳群众意见和要求要准确。接待过程中非接待人员不得随意插话、打断。对来访者提出的问题应认真负责地给予解答。对不符合相关法律、法规及政策要求的或因现实条件所限无法解答的问题，要耐心向来访人员说明情况，并对其所提出的问题做出详细解答，认真宣讲政策，做好思想工作。
（三）接待人员应依据政策，秉公办事。接待过程中必须按照有关政策法规处事，处理问题要及时妥善，不敷衍、推诿。接待人员不得接受来访者的馈赠和宴请，亦不得要求来信来访人员为自己办私事。
（四）接待人员应衣着整洁，服饰得体。要举止端庄，实行挂牌接待，公开接受监督。
（五）接待人员应执行条例，依法接待。要严格执行《信访条例》，依法做好来访接待工作。遇无理纠缠和扰乱秩序的，接待人员对有关当事人要进行批评教育，应坚持以理服人，避免感情用事，必要时配合公安等有关部门依法处理。
对于接访者来说, 运用得体的言辞可以打开来访者心扉, 是打破信访矛盾僵局的“金钥匙”。而言辞得体的必要条件为:一方面是要讲究语言的完整和前后一致;另一方面还需注意与来访者密切相关联的客观因素。具体到实践中就是:首先针对不同的来访者要采用不同的谈话方式和内容, 不能都采取同一种模式;其次语言表达要准确、富有逻辑性和语言感染力;三是做到说话要把握分寸和留有余地, 要凭证据对事情做出判断, 结论要下得准确, 合情合理, 才能真正起到疏导和劝解的效果。
二、因人制宜
世上不可能存在相同的事物, 所以来访人员之间也存在着很大的差别, 他们的气质会显现出各种类别。针对不同气质类型的来访者, 首先要察言观色, 而后揣摩其心理, 采用合适的接谈方法分别对待, 才能对症下药。
正如我们对待以下几种类型的来访者要采用不同的方式:抑郁质型来访者的特点是:处世多数谨小慎微, 并且遇事容易消极退缩, 性格上抑郁寡欢, 对待这类访者要认真听取他们申述, 对其提出的问题要心平气和的做出合乎情理的解答, 使其气消恨平, 切莫火上添油、公开责备。多血质型的来访者的特点是:具有性格活泼和开朗、容易亲近, 对待这类访者可以用党的政策和国家的法律法规进行耐心说服, 真诚开导, 引导他们客观实在地看问题, 消除片面性和盲目性。胆汁质型的来访者的特点是:具有旺盛的精力, 情绪容易冲动, 喜好支配他人。对待这类受访者要尽可能长话短说, 才有利于有思想工作深入。
三、动之以情
面对来访群众, 接访人员要带着深厚的感情, 做到想群众之所想、忧群众之所忧, 让群众感受到亲切和温暖, 才能取得群众的好感, 增加群众的信任度。只有接访双方产生共鸣, 才可以让双方更好的沟通, 使来访者顺畅地接受疏导教育, 主动息访。
而做到这些的方式是:需要说好“三话”:首先是在接访开始时说好“欢迎话”。有的来访者带着呼声、愿望和要求而来;有的来访者带着来时带着怨气、怒气。而接访工作人员对待来访者都要平心静气, 不论他们带有多大的情绪, 都要设身处地为他们着想, 怀着一颗真诚的心为他们解决现实问题。同时谈话时要尽量营造出一个热情和温暖的接访氛围, 以便消除来访者恐惧、拘谨的心理和不安情绪, 同时会让来访者的怒气和怨气逐渐消除, 有效发挥信访“连心桥”的作用。另外对于重复来访者, 可以与之开点有分寸的玩笑和唠老唠家常, 这样会对其下的谈话产生更好的效果。其次在接访中过程中要说好“定心话”。来访者在陈述问题时, 说到动情之处, 往往会表现出各种情绪, 如骂骂咧咧、或急躁不安, 言语吞吐、或痛哭失声, 寻死觅活……这时, 接访人员要对待不同的人采用不同的安抚策略, 同时还要看准时机, 在恰当的时候说句“定心话”。比如, “事情既然已经发生, 请相信我们会进行认真调查, 作出满意的答复和处理”。关键时刻的定心话就好像一粒“定心丸”, 能使来访者心灵得到慰藉, 情绪得到稳定。即使无法做到来访者的要求, 也可以让其情绪得到稳定。三接访人员不能因为谈话即将进入尾声就认为接访成功而掉以轻心, 应当趁热打铁, 说好“希望话”。一番生动、对症下药的希望话, 会让来访者心灵放松和舒适。但一定要讲原则, 同时还要注意分寸。不然必然和给以后的工作带来不必要的麻烦。
四、以事为本
接访工作中需要辨清真伪、掌握事实真相。而行之有效的方法为:一是提问法。有备而来的来访者会把问题讲得清晰、流畅。但是, 是编造的情节就会存在漏洞。接访工作人员要针对陈述中破绽穷“问”不舍, 使被问者由“理直气壮”变为“理屈词穷”, 最终说出事情的真相。二是启示法。在来访者陈述之前, 接访者要严肃讲明所讲事件必须是客观和真实的, 而歪曲事实、造谣中伤要承担的相应的法律责任, 让来访者认识到陈述事实真相的重要性, 从而提高陈述事实的客观性、准确性。三是知识检验法。接访工作人员应根据政策、法律条文等, 对反映的情况是否符合规定加以判断, 达到去伪存真的目的。四是当面对证。在接访过程中, 出现双方各说各理的时候要将当事双方召集在一起进行当面对证, 并为双方牵线促其对话, 从而为核定事实情节, 消除误解、化解矛盾提供一个融洽的环境。
五晓之以理
接访人员要用党的政策和国家的法律、法规, 用社会道德规范去教育、引导来访者, 帮助其明辨是非、消除疑虑、澄清事实, 正确对待个人与集体、国家利益之间的关系, 引导群众正确运用和行使民主权利。讲“理”切忌空洞说教, 尽讲套话、大话, 更不能动辄训人或以理吓人, 乱“扣帽子”、乱“打板子”。讲理要求讲实理、讲真理, 既合情、又要合原则, 还要因人、因地、因时利导, 才能使来访者心悦诚服。
不仅如此, 信访工作人员要坚持不断地研究新情况, 解决新问题, 积极热情地从工作机制、职能管理、措施方法等方面, 求新、求实、求变, 增强大局观念、群众观念、服务观念, 树立上为领导分忧, 下为职工群众解难的服务意识, 不断加强学习, 掌握党的各项方针政策及有关法律法规, 提高分析和处理问题的综合能力, 为努力实现我局建设安全稳定和谐的新矿区目标贡献自己的聪明才智
参考文献
[1]姚翔信访接待工作者的谈话技巧之我见《时代教育 (教育教学版) 》2008年06期
[2]王悦发企业信访工作艺术谈《工厂管理》1999年01期
[3]统筹全局合理安排做好申诉信访工作《人民司法》1984年11期
[4]努力做好信访工作《人民司法》1981年07期
关键词：使节；请医药使；请市儒释书使；贸易；赐衣
中图分类号：K246 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2014）02-0025-03
公元1125年（金天会三年、西夏元德七年、辽保大五年），随着辽末代皇帝天祚帝在今山西应县被金所俘，辽朝灭亡，一直隔绝的金、西夏政权开始了直接的接触与联系。伴随两政权短暂的对立与斗争，西夏最终承认金的宗主国地位，双方进入长达80年友好交往时期。期间双方交往密切，使节往来频繁，某种意义上讲双方使节是夏、金两国和平交往的开创与见证者。本文主要论述金对西夏使节的接待制度，从西夏使节的组成、类型和金朝的接待过程两方面加以阐述。
一、西夏派往金朝的使节组成、类型
（一）西夏使节的组成
西夏出使金朝的使节是一个团队，《金史》记载“夏国使、副及参议各一，谓之使。都管三。上节、中节各五、下节二十四，谓之三节人从”[1]。外交使、副、参议与三节人从合称为使节，这样算下来共计40人。三节人从之外使节也会带一些“私人”，对此西夏法典《天盛改旧新定律令》有明确记载：“他国为使者当带可靠人为随从、行童。倘若带不可靠人，自留彼处而逃跑时，带者徒一年。”[2]“私人”的选择需慎重，若发现使节“私人”不可靠，发生逃跑或者滞留外国的事件时，使节也要负连带责任。
除上述人员组成外，西夏使节所用马匹牲畜也有制度化的规定，西夏律令记载：“当诸家民所属私畜及官之牧场畜等有方便可骑乘者，不许差用一种官马。若附近无私畜及官之牧场畜等……，实无有，则允许捕骑官马。”[3]西夏使节出使过程中尽可能以私畜为畜力，不能随便使用官马，这是由西夏社会现实所决定，西夏建国后不断与辽、宋、金、蒙古等作战，冷兵器时代马匹在战争中起到举足轻重的作用，所以在非军事活动中不得使用军马或官马便理所应当。总之，虽与宋朝出使动辄百人的规模相比较小，但结合西夏整体国力分析，也算比较大的。
（二）西夏使节的类型
据文献记载，西夏派往金的使节主要有奉表、上誓表、贺正旦、贺生辰、贺尊安、谢横赐、谢誓诏、谢封、谢恩、报谢、告哀、慰奠、陈慰、奏告、进奉、请上尊号、贺受尊号、贺迁都等类型，其中见于史料较多并且形成制度与常态化的为贺正旦使、贺生辰使、谢横赐使、告哀使等几种[4]。
贺正旦使是西夏为庆贺金朝新年而派遣的使节[5]。从公元1125年春正月正式开始，持续到西夏灭亡前的1226年。纵观金与西夏80多年的友好发展时期，西夏派遣的贺正使最为持续和稳定。只有在金朝因先皇帝去世，新皇帝即位的交接期才会中断。如公元1135年，西夏因金太宗去世而未派遣[6]。公元1150年，因金岐王的弑主自立，西夏使节中道而返[7]。公元1162年，因海陵王去世未派遣[8]。
贺生辰使是西夏为金朝皇帝或皇太后生日而派遣祝贺的使者[9]。贺生辰使无论时间还是使节的官职都比较固定，在派遣时间上，只有在金朝皇帝去世当年不派遣，其他时间基本持续不断。如公元1135年金太宗去世，公元1150金岐王亮弑其主自立，公元1162金海陵王去世，公元1189金世宗去世未有派遣[10]。派遣使节的官职也比较固定，从公元1127年的第一次派遣至1188年使节为武功大夫与宣德郎，从公元1190至1208年使节为武节大夫与宣德郎。
谢横赐使是对横赐使而言，横赐使是金向西夏派遣的赏赐使节，以示友好，谢横赐使便是对金赏赐的回谢[11]。对比双方横赐与谢横赐使可得知这种使节往来很有规律性，从公元1163年，金朝一直持续3年一横赐的规律，前后45年，共16次。这种规律不仅存在于金与西夏，同时也存在于金与高丽之间。从公元1145年开始，除1160年高丽未向金朝派使节之外，高丽每隔3年就会向金朝派遣一次“谢横赐使”，1172年、1183年、1198年这3年虽没有“谢横赐使”的派遣，但派遣了“进方物”作为补充[12]。还有横赐与谢横赐使的往来，基本是一一对应的，金朝作为宗主国首先派遣横赐使，横赐使来后，西夏随即派遣谢横赐使。
奏告使是西夏派往金朝的商议问题或汇报情况的使节[13]。奏告使无固定时间，经常是西夏有事需要与金商榷或请求时便会派遣，如公元1208年，因蒙古的入侵，西夏一年之内向金派遣3次奏告使[14]。因奏告使所要奏告的内容往往是两国存在争议或者急需解决的紧要事情，故西夏在选择使节时尤为重视，使节威望、人品、职位等都需慎重考虑，如担任奏告使的观文殿大学士罗世昌、殿前太尉梁惟忠、翰林学士焦景颜等都是西夏名臣，在西夏史料中都有详细记载[15]。
告哀使是一国派往邻国告诉其本朝皇帝或皇太后崩逝的使节。慰奠使又叫祭奠使，就是一国派往邻国以奠祭其国大行皇帝或皇太后的使者[16]。西夏除告哀使外还会派遣遗留使，公元1193年，西夏仁宗李仁孝崩逝，西夏在十一月向金朝派遣了告哀使，十二月还向金朝派遣了另一种使节“奉遗进礼物”。“奉遗进礼物”又称为“遗留使”，就是把本国已经崩逝的皇帝或者皇太后的遗留物品赠送给有使节往来的邻国，以表示纪念和怀念[17]。
除上述几种较频繁的使节类型外，被学界忽略的请医药使、请市儒释书使也是较为重要的类型。
西夏重视医学和医药，政府有专门负责治疗和制药机构医人院、制药司[18]。出土的西夏文献中有很多医书，如西夏文《治热病要论》《明堂灸经》等，其大多数都是对中原医药著作的翻译，都是一些常见病症，可以说西夏对医学很重视，但其医学仍处于一个相对落后的水平[19]。所以当西夏王公大臣患有疑难杂症时，向金求医药在所难免。见于史的有西夏天盛十九年（1167）十二月，遣殿前太尉芭里昌祖、枢密都承旨赵衍如金，为中书相任得敬乞医[20]。西夏天庆七年（1200）春正月，武节大夫连都敦信、宣德郎丁师周如金，贺正旦，附奏为母疾求医，金主遣太医判官时得元及王利贞来诊治，仍以御剂药赐焉[21]。
西夏文化是在党项文化基础上，不断吸收借鉴其他优秀文化得以丰富、充实、完善的。西夏统治者深知中原文化的源远流长与博大精深，翻译中原典籍与著作成为西夏文献的重要组成部分。同时西夏大力提倡佛教，在政策上加以保护，佛教始终都是西夏的第一宗教。西夏为更好的吸收借鉴中原文化，更好的促进佛教的发展与传播，大量引进中原典籍与佛教经典。在西夏与宋不通使节的历史条件下，便从金朝求得这些书籍。详见于史的有西夏天盛六年九月，遣使如金谢恩，且请市儒、释书[22]。
西夏使金的请医药使、请市儒释书使虽然频率不高，但使节的往来加速了中原文化对西夏境内的传播，促进了西夏经济、文化等方面的进步与发展，同时从侧面反应出西夏社会生活的不同方面，对研究西夏社会各方面提供了史料依据。
二、金对西夏使节的接待
西夏使节如金，入境时金要遣接伴使迎接，“差接伴使与书表人迓于境”[23]。接伴使先把自己姓名与官衔交于西夏使节查看，西夏使者同样将自己姓名与官衔交于接伴使，然后使、副、都管、上中节人从依次见接伴使。入界后先至京兆行省，再到河南行省，在京兆和河南都要休息一晚。使节将至京城时，金主会派遣一内侍进行慰问，并会象征性给予慰问品，“以油绢复韬三银盒，贮汤药二十六品，逆于近境尉氏县赐之”[24]。夏使长途劳顿，马畜也有生病，金主先让西夏入驻城外的燕宾馆（后改名恩华馆），并令畜医对马畜监护治疗[25]。
夏使到金都城后，先到燕宾馆临时休息整顿，然后金朝派遣馆伴使、副使二员，书表4人，牵拢官30人在路边迎候，一起进入会同馆，称为聚厅。金朝馆伴使与夏使互相呈递名衔（如上接伴使所述），双方三节人从也要以高低次序互相参拜。之后，金馆伴、接伴使、西夏的正副使节，都换公服在大厅就食。“先汤，后酒，再置果肴，最后喝茶。之后馆伴、接伴使辞去。”聚厅仪式结束后，西夏使节才算正式到金朝，开始履行出使任务[26]。
西夏使节在金一般滞留9日，每一日都有不同的活动安排。到达当日，金主会遣使抚问。第二日，金主遣使赐酒果。第三日，使节正式入见。第四日，命押宴官、赐宴官就馆宴。第五日，称贺。第六日，赐分食，并赐酒果礼。第七日，曲宴礼。第八日，奉辞之仪。第九日，聚，送至恩华馆，更衣而行。使节在参加金朝规定的仪式与活动外，还能在会同馆进行两到三天的贸易[27]。
第一日，金主遣使抚问。金主遣抚问使到会同馆，如同之前接伴使、馆伴使，先与夏使互相呈递名衔，然后抚问使宣读金主慰问，夏使鞠躬拜谢。然后于大厅宴饮，依旧先汤，后酒，再置果肴，最后喝茶。饭后夏使要向扶问使跪呈谢表，最后夏使依惯例送扶问使“土物”，给抚问使的“土物”仅为一礼单，真正的实物夏使会在事后遣人送去，对抚问使属下人等则是赠送实物[28]。
第二日，金主遣使赐酒果。金主遣使到会同馆，名为赐酒果，实则包括许多内容。首先双方使节互相呈递名衔，于大厅宴饮。待宴饮结束夏使要对金主派遣的使者进行跪谢，并赠予金主使节“土物”（量与抚问史同），负责押送酒果的军士也有土物相赠。因夏使第二天要入见金主，金使命閤门副使至会同馆教授礼仪。待閤门副使礼仪教授完成，金使回时，夏使把“入见榜子”交予閤门副使，代为转交“礼进司”。最后便是夏使对閤门副使、礼仪教授人等赠送礼物[29]。
第三日，入见。馆伴使、夏使皆公服，三节人等皆“裹带”。馆伴使、夏使骑马至中门外，然后馆伴使与夏使里外换位，至左掖门外百步时，下马步行至左掖门。到左掖门时，需要对夏使及三节人等进行必要检查，使节及三节人等持物者不得入门，所带物品由金牵拢官暂为保管[30]。
正式入见之前要进行“殿上小起居”，即金馆伴使、引伴使代表金主在殿前对夏使及三节人等的接待。“小起居”结束，閤门使进殿奏告，馆伴使入殿，閤门使引夏使入殿，夏正使捧表在前，副使持笏随后。閤门使接表入内，夏使跪奏“弟大夏皇帝致问兄大金皇帝，圣躬万福”。皇帝象征性询问夏国皇帝，夏使再跪奏“弟大夏皇帝圣躬万福”。然后是向金主进献礼物，之后便是夏使对金主的接待与所赐汤药、酒果的感谢。最后金主对西夏使节进行赏赐。“入见“仪式结束后，金馆伴使、押伴使、引伴使和夏使回到会同馆仍要进行一次宴饮[31]。
第四日，押宴官、赐宴官就馆宴。金主派押宴使、赐宴使赐宴于会同馆，依旧互相呈递名衔，夏使先接待赐宴使，后是押宴使，馆宴中押宴使要与夏使及都管、三节人等喝酒致谢。馆宴结束，夏使向押宴使、赐宴使进谢御宴表，最后是夏使对押宴使、赐宴使等赠送礼物。第五日，称贺。和入见仪类似。第六日，赐分食，并赐酒果礼。金主派使者至会同馆为夏使赐食物和酒果等，所赐礼物与第二日赐酒果礼是相同的。待使者走后，夏使会将金主所赐的酒果等分食，会同馆里外门将军、监厨直长、馆都监、监酒食官、承应班祗候、众厨子、馆子、巡护军、馆伴所牵拢官等每人都分到。第七日，曲宴礼。第八日，奉辞之仪。曲宴礼、奉辞之仪与入见仪式相似，曲宴礼首先接待宋使，其次为高丽与西夏使，奉辞之仪则是夏使先行，高丽使与宋使随后[32]。
第九日，聚厅。与夏使第一天来时聚厅礼节一致。待聚厅完，便送至恩华馆，更衣而行。走时金主会派遣送伴使随同。金主会赐予使节银两和绢，以示犒劳，被称为“赐衣”。“凡赐衣，使副各三对，人从衣各二对，使副币帛百四十段，旧又赐貂裘二，无则使者代以银三锭，副代以帛六十匹，后削之。惟生饩则代以绫罗三十九匹、帛六十二匹、布四匹。金带三，金镀银束带三，金涂银闹装鞍辔三，金涂银浑裹书匣、间金涂银装钉黑油诏匣及包书、诏匣复各一。”[33]
西夏使节除完成上述金朝规定的礼仪与活动外，还可以进行必要的贸易活动。金朝允许其在出使路途中与富商买卖，到都城后可以在会同馆进行贸易，“使人入境与富商相易”，“夏使至，或许贸易于市二日”[34]。西夏使节贸易时也有规定，贸易分为公私两种，即为国家进行的“公物”和自己私人物品的贸易，在贸易时候要把公私物品分开买卖，尽量把“公物”卖好价格。“往至他国时，官物当另卖之，所得价及食物当于正副使眼前校验，……以执前宫侍御印子印之”[35]，“倘若买卖中官私物相近，不分别卖之，不许以官之好物调换私之劣物”，“若价格有高低而致官亏损，则量其因私获超利几何，以偷盗法判断”[36]。
使节的贸易对金与西夏都有重要意义，但西夏地处边陲，很多生产资料、文化医药等都依赖对外贸易，如確场贸易、使节贸易等。1189年，金世宗感“都亭贸易，获利渐少”，遂停止使臣馆内贸易，西夏“仁孝怒，以兵侵岚、石等州，掠人、畜而还”[37]便不难理解。
通过分析金对西夏使节的接待，我们可以得知使节的交往一定程度上开创并维持了两政权近百年的和平，使饱经战乱之苦的北方人民获得一个较为稳定的发展时期，使北方农牧业地区得到了一个较长的休养生息阶段，与此同时使节往来也加强了两政权的联系与交流，促进了彼此政治、经济、文化等方面的发展。
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在大赛后勤组方战国主任组织下，经过精心的筹备，七月十五日下午万兴隆酒店接待工作正式展开，主要负责本次大赛裁判组及神朔铁路公司领队、参赛人员的住宿，餐饮，用车工作。
酒店接待工作小组由项程民主任及志愿者霍杲组成，接待当日有四名志愿者参与：祁立军，刘晓英，宋高杰，王旭亮。
几天紧张忙碌的工作结束了，这次比赛不仅是对包神公司首次承办大规模赛事能力的考验，也是对每一位工作人员和志愿者工作能力及态度的考验，万兴隆酒店的入住人员最多，人员特殊性高，工作任务量重，面对本次比赛的裁判组接待工作，需求多样，临时突变性几率又比较大，但项程民主任和志愿者的认真工作，使得本次万兴隆酒店的接待工作成功完成。
下面我对本次接待工作做一总结：
1、接待、入住
15日至17日的接待工作持续时间长，入住酒店时间不同，早7点，晚上甚至到凌晨1点钟，由于接待人员的特殊性，及裁判员住宿方式对本次比赛的影响，房间调整成了一大难题，很多裁判员互相调整、打乱了房间编号，导致预计的房间编号混乱，造成房间数量短缺。随后项主任负责与酒店协商调配房间，志愿者负责逐一确定入住人员姓名及房号，并送去本次大赛的裁判用品及纪念品，在最短的时间处理解决的问题。
2、用车
自参赛人员、裁判到达酒店以后，随时调配车辆便成了主要工作，每天要进行车辆的使用计划，明确到时间及地点，目的是提前要求车辆到达酒店待命，但临时突变的车辆使用也会使预想的车数不能保证需求，那期间志愿者及项主任的车辆也被纳入待命车，在志愿者和项主任走不开的情况下，甚至裁判自行驾车前往比赛场地。
3、就餐
每日的就餐工作需要核对餐点，确保餐品的数量，及菜品是否合乎规定，做好裁判员和参赛选手的就餐服务，并提前制定次日用餐人数预计表，保证酒店餐点供应准确，做到不漏人，不剩余。
最后在本次比赛期间，通过接待工作我们也看到了很多不足之处，例如
一、加强学习，坚定信念，强化岗位责任感
在日常工作中始终以“高标准”要求自己，在工作中不断加强自身的修养,展现包神人的风采。
二、讲奉献，周密安排，合理部署，努力做好接待工作
接待工作是一项艰巨而又光荣的工作，特殊而又平凡的岗位，宾馆的吃住，房间的摆设，活动的安排，车辆的安排。要做到早准备、早安排、早到位。
三、严格执行财物管理制度，厉行节约减轻接待负担
搞好接待工作，既节约了开支，又让来宾们满意
四、讲团结，重态度，高标准，高质量完成接待任务
为认真做好新生接待工作，按照“热情、周到、安全、高效”的工作原则，现结合我校实际，特制订本方案。
一、时间安排
.各学院及有关部门从9月20日下午16：00开始接待新生，正式报到手续办理时间为9月21日8:00至22：00（XX校区和XX校区同时进行）；
2.XX科技学院新生报到时间为9月11日；
3.XX科技学院新生报到时间为9月22日。
二、报到地点
.XX校区：体育馆（部门）、成功广场（学院）。
2.XX校区：图书馆（部门）、行政广场（系）。
三、前期准备工作
.迎新宣传氛围的营造，包括“3问”喷绘和宣传横幅的制作（宣传部）。
2.迎新宣传橱窗、网页等内容的及时更新（宣传部、各部门、各学院）。
3.校园周边交通管制协调、停车场地的安排及校内车辆停放调度、宿舍区车辆通道的开放、外来车辆的停放、新生接待秩序维护、治安巡逻、校区各开放门口的监管及秩序整治等（保卫处）。
4.交通示意图的制作、沿路指示牌、与交警的协调沟通（保卫处）。
5.校园营销的管理及监控（学生处、保卫处）。
6.XX校区及定海校区迎新场地布置（含体育馆及图书馆内各部门办理报到手续场地的布置），校门迎新照明灯具安装等准备（后勤服务处、学生处、东海科学技术学院）。
7.新生入学指南专题网页（招生就业指导处）。
8.制定XX学院XX级、新生报到手续办理场地
位置安排、新生报到注册流程图（学生处）。
9.新生报到材料：新生花名册、新生报到手续单、校园平面图、新生接待工作证、缓交学费申请表等材料的印制（学生处、招就处、XX技术学院）。
0.落实迎新接待人员、老生教育与志愿者组织安排（有关部门、各学院）。
1.新生生源状况及基本信息的熟悉、分析（招生就业指导处、各学院）。
2.新生各项接待准备工作检查（校领导、办公室、学生处、宣传部、后勤服务处、保卫处、东海科学技术学院）。
四、报到接待工作
.新生接待（各学院、校团委、学生会）。
2.新生家长座谈交流活动（各学院）。
3.新生报到统计等工作（各学院、招就处）。
4.设置“绿色通道”，办理家庭经济困难学生入学手续（各学院）。
5.收费、校园卡制作、户口迁移、身份证办理等（计划财务处、保卫处）。
6.校园广播宣传、迎新录像摄制、新闻宣传报道（宣传部）。
7.迎新现场临时医疗服务点（后勤服务处）。
五、始业教育
.制定新生始业教育工作方案（学工部、各学院）。
2.《学生管理规章制度汇编》、新生自律承诺等始业教育材料（学工部、学生处、XX技术学院）。
3.新生安全法制教育、《学生安全知识手册》材料（保卫处）。
4.图书馆入馆教育（图书馆）。
5.学校成立55周年成就展（宣传部）。
6.新生体检工作（后勤服务处）。
7.学生军训准备工作（体军部）。
8.始业教育教室、新生晚自习专用教室安排（教务处、各学院）。
9.开学典礼的组织（学生处牵头，方案另行制定）。
六、后勤保障工作
.校园美化、净化工作（后勤服务处）。
2.新生入学宿舍安排、床上用品准备、餐饮延时准备（学生处、后勤服务处、各学院）。
3.新生家长住宿、少数民族学生饮食问题、新生行李等运输工具准备（后勤服务处、各学院等）。
4.学生缴费情况了解、相关票据打印、校园一卡通制作（计划财务处）。
5.校园卫生大扫除、环境卫生检查整治（含宿舍）（后勤服务处、学生处）。
6.迎新车辆调度及使用（团委、后勤服务处）。
7.XX校区体育馆及XX校区图书馆网线布置（公共实验与网络中心）。
8.新生教材发放等教学准备工作（教务处）。
七、其他
.新生班主任及新任辅导员培训（学生处）。
2.天气因素、安全问题等应急方案准备（办公室、学生处、保卫处、后勤服务处等）。
3.因迎新工作需要，9月21日学校校车正常开通。
4.XX科技学院、XX科学技术学院迎新工作方案可参照本方案执行。
5.XX科学技术学院的迎新工作与学校同步进行，具体迎新方案自行制定。
关键词：煤炭企业；对外接待工作；思路
目前，煤炭依然在我国能源结构中占据着重要地位，对我国社会经济的稳定起到重要影响。在煤炭行业不断发展的形势下，企业办公室人员应当不断优化工作方式，对工作方式和服务态度进一步改进，从而促进服务质量的提升。对于煤炭企业办公室人员，应当落实党政机关和企业发展提出的新目标和要求，努力提高对外接待工作的水平，推動煤炭企业的和谐发展。对此，本文从人、事、观三个角度出发，探讨煤炭企业办公室的对外接待工作实践思路，以期为相关工作改进提供一定的建议。
一、注重办公室“人”的工作
在现代企业管理制度下，人始终居于主体地位，并发挥着关键性作用。对于煤炭企业来说，人才不仅是企业的基石和栋梁，更是企业长远发展的重要动力。因此，在办公室中，干部的整体素质，尤其是精神风貌将对整个单位的工作风气形成直接影响。在煤炭企业规模化发展的背景下，办公室的人员有所精简，但是事务更加复杂了，所以对人员的素质也有了更高的要求。对此，结合煤炭企业对外接待工作的需要，应当从以下几个方面做好人的工作：①首先，就是凝聚办公室人员的思想理念。所谓“人心齐，泰山移”。在单位内，内部凝聚力直接影响单位以及企业的竞争力。而为了提升煤炭企业办公室的凝聚力，重点就是提升干部队伍的整体素质，实行科学的选人和用人的制度，对于在对外接待工作上表现出色的员工，应当给予一个充分展示自身才华的平台。其次，对赏罚分明的机制予以健全完善，对于办公室干部员工的责任意识进行培养，在工作环境上推动人人平等氛围的营造，从而摒弃唯上不唯对的错误理念。通过办公室员工主人翁意识的塑造，达到提升集体归属感和认同感的目标。②第二，在办公室创造团结的工作环境，维持办公室内部员工之间的和气，从而在对外接待工作上相互配合，提升工作的效率和质量。为了促使和气更浓，应当在办公室内实施德才兼备的用人观，对于互帮互助的工作风气予以鼓励和支持，确保干部队伍严于律己，宽于待人，尤其是办公室成员之间的互相尊重。③第三，提升办公室工作的士气。在煤炭企业办公室中，需要面对着复杂艰巨的工作人员，没有高昂的士气，将直接影响到对外接待工作的质量，也会给外界传递出消极的信息。因此，需要积极调动办公室员工的士气，力争实现士气的高昂。在此基础上，需要对人才不拘一格的使用，而且要加强办公室员工的内部培训，锻炼员工对外服务工作的实践，尤其是工作的积极性和主动性，从而完善自身的业务素质。
二、注重办公室“事”的工作
在煤炭企业办公室中，工作的核心就是办事。具体来说，办公室一方面要起到上传下达的作用，另一方面要积极联系外界，协调企业与其他组织之间的关系。因此，对于煤炭企业办公室的“事”，不仅种类较多，而且内容较多，部分事情比较紧急，往往不能有一丝疏忽。所以在办公室对外接待工作上，相关员工需要充分掌握各项对外工作的流程，不仅要做好自己的本职工作，而且要提升全局观和整体观，与其他部门积极协作配合，在此基础上，进一步发挥着办公室在对外接待工作上的核心作用。其次，办公室工作需要对各种工作方法与技巧予以掌握，在对外接待工作中把握细节，尤其是提升自己的随机应变能力。因为在对外接待工作中，存在着一定的不确定性和位置性，这就要求办公室人员具有扎实的基本功，对于各种零碎小事不疏忽，同时在出现问题时敢于承担，及时予以弥补，从而将损失降到最低程度。此外，在办公室的对外工作中，相关员工应当持之以恒，尤其是要耐得住寂寞，始终保持着积极饱满的工作态度，从而在面对事情的时候，可以比较圆满的完成企业对外接待工作的目标，不仅实现自己作为办公室员工的人身价值，也为煤炭企业的整体发展贡献一份力量。
三、注重办公室“观”的工作
对于煤炭企业办公室的“观”，主要体现着办公室员工的思想观点。因为在煤炭企业中，办公室在内部是连接上下的纽带，更是对外联系的中枢，并且协助企业管理层来进行经营活动上的决策。所以，办公室员工的思想观点不仅影响着企业内部，更对企业地的对外交往产生重要的影响。为了加强对外接待工作的实践，办公室工作人员需要注意以下几个方面：首先就是树立崇高的理想。在对外接待上，办公室人员直接代表着煤炭企业，需要对自己岗位的重要性，尤其是工作责任的意义有所明确。也就是，办公室人员在对外接待上要以企业大局为重，努力与党政部门的有关决策和工作部署相一致，在对外接待上践行政府和企业的基本宗旨。其次就是摒弃侥幸的心理，对外接待是一项长期性和复杂性的工作，办公室员工不能持有马马虎虎、尤其是敷衍塞责的态度。应当强化服务意识，尤其是在对外接待中保持着规范的服务标准，贯彻执行对外接待工作的制度规章。此外，在煤炭行业的新的发展形势下，办公室还需要增强自身的责任感，在对外接待工作积极抓住机遇，促进煤炭企业的转型发展。对于煤炭行业中全新理念，积极学习并掌握，通过自身观念上的及时更新，从而在对外接待工作保持服务水平的先进性，进而高效、规范的完成工作任务。
四、结束语
综上所述，在煤炭行业不断转型的背景下，办公室在对外接待工作上的重要性日益突显。有鉴于此，本文结合煤炭企业的实际情况，本文从人、事、观三个角度出发，构建煤炭企业办公室的对外接待工作实践思路、总而言之，煤炭企业办公室在对外接待工作上存在种类较多，内容复杂，而且任务紧急的特点。但是，面对新的机遇和挑战，煤炭企业办公室员工应当积极贯彻相关政策规定，紧密结合煤炭企业的方向，从而提升对外接待工作质量。
参考文献：
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1 高校对外接待工作的重要性
高校对外接待工作联系内外, 起到沟通上下的纽带与桥梁作用, 是高校行政事务的一个重要组成部分。在具体工作中高校对外接待工作看起来都是一些小事, 工作十分琐碎。但这些小事, 办好了是小事, 办坏了就误事。特别在承接重要的接待任务时, 一旦疏忽大意把事情搞砸, 就会影响大局。事实上, 学习的角度来看, 高校对外接待工作给主客双方提供了相互交流的机会。大家创造了一个学习平台, 对于具体负责接待工作的人员也是一种学习的机会, 营造和谐融洽的气氛。这样, 能在完成接待工作任务的同时, 积极地推动双方的各项工作向前发展。
2 高校对外接待工作的原则
2.1 求实性原则
接待工作要坚持求实的基本原则, 这样才能真正地反映情况、发现问题, 无论是来宾, 还是学校, 求实性原则能够为其提供良好的借鉴和参考。坚持求实性原则, 一方面, 对接待中听取、了解的情况, 要力求真实、清楚, 及时为校领导研究、解决和处理问题提供了有价值的参考依据。另一方面, 对客人提出的要求和问题, 要依据党和国家的政策、法规, 以积极的态度, 准确地解释和处理, 切忌感情用事。
2.2 规范性原则
对来访者, 实行对口对等的接待原则。根据来访者的级别与身份, 安排相应的领导、人员进行接待;也可根据来访人员所在单位类别、性质及来访的内容, 安排学校相关的主管领导或职能部门人员接待。接待任务的计划根据接待工作的实际需要进行策划与安排, 对与工作无关的事情或人员, 必须给予明确拒绝, 以免对工作造成不必要的影响。
2.3 高效性原则
高效性原则展现了高校的整体接待水平、工作人员的素质能力和高校的行政效率。高效的接待, 能展现活力, 彰显实力。更为重要的是在实际接待过程中, 遇到一些突发事件, 高效性原则要求接待人员能及时迅速作出正确的判断, 采取行之有效的应对措施, 确保接待工作的顺利进行。
2.4 节约性原则
高校接待必须坚持节约的原则, 少花钱多办事, 以注重情感交流和促进事业发展为目的, 让领导和来宾们满意。高校接待工作的亮点应体现在细心、耐心地为来宾提供服务, 使其感受到接待方的真诚用心、工作的规范性和自身的敬业精神, 而不是体现在住高档房、吃天价宴上。否则, 接待工作的重心偏移, 目的走样, 接待工作也就随之变味道了。
2.5 友好性原则
在对外接待活动中, 讲究礼节与礼仪也是接待人员不应忽视的。一是衣着得体;二是言语亲切、认真、诚恳地回答宾客提出的问题, 讲话分寸把握适当, 态度友好, 举止有礼;三是尊重来客的文化风俗习惯, 以真诚、朴实的态度对待来访宾客。
3 高校对外接待工作的创新与发展思路
创新是做好各项工作永恒的动力。接待工作要善于在创新上下工夫, 勤于思考, 敢于实践, 解放思想, 勇于突破陈规。
3.1 提高接待人员素质, 发扬协作精神
吃苦耐劳、敬业实干, 这是做好接待工作所要具备的基本条件。要做好高校对外接待工作, 必须进一步提高接待人员的整体素质, 抓好队伍建设, 优化工作作风。
3.2 更新理念提升服务层次
对接待工作的认识, 不能只停留于简单的迎来送往与食宿安排的层次上。在新形势下, 负责高校对外接待的人员, 应认识到此项工作是学校行政事务的一个重要组成部分。接待人员的形象, 接待工作的效果, 都代表着学校的整体形象。为此, 我们必须认真强化接待人员的责任意识和优质服务意识, 接待部门只有把接待任务当作一项政治任务去完成, 才能高质量地完成每一次接待任务, 为学校树立很好的公众形象。
3.3 部门协作高效运作
为了使高校对外接待工作运转有序、整体联动、步调一致, 必须建立由以学校主要负责接待工作的部门牵头, 各职能部门、教学单位及有关人员、专家学者等协同的机制, 学校办公室要积极整合接待资源, 强化组织协调, 充分利用学校各种接待服务设施, 周密组织、精心策划, 按照管理规范化、服务程序化、队伍专业化的标准有效实施。学校其他相关部门, 要重视自身优势的有效发挥, 做到积极、主动, 从学校大局出发, 以服务学校的中心工作为己任, 密切配合, 各司其职, 使接待工作与科学研究、学术交流和人才培养等方面的工作互相促进, 互为补充, 使学校办学效益最大化。
3.4 机动灵活紧张有序
在实际接待中会有意想不到的事情发生, 例如来宾抵达时间推迟、人数有变化、参观路线变化等, 这些事情的发生存在突发性, 要求接待人员要在短时间内做出正确的判断, 采取有效的措施, 确保顺利完成接待工作。所以, 接待人员应头脑灵活、随机应变、遇到情况有变化时, (1) 必须及时请示、及时协调、迅速调整接待方案, 尽快通知参与接待的有关人员和部门; (2) 要准确掌握情况, 并根据变化及时果断处理, 要冷静沉着、切忌惊慌急躁; (3) 要保证迅速落实各项应对措施, 做到忙而不乱。
总之, 高校对外接待人员只有从高校实际出发, 不断研究和探索做好接待工作的新方法、新途径、丰富内涵、开拓思路, 才能推动对外接待工作不断创新, 才能让接待工作在高校发展中发挥更大作用, 优质高效的对外接待工作, 既可以展现学校的良好形象, 给来宾留下美好而深刻的印象, 又可以为学校赢得良好声誉, 有助于学校获得社会公众的信任和支持, 提高学校在同行中的竞争力。
摘要：随着我国高等教育事业的飞速发展和新形势的不断变化, 高校接待工作进入了一个崭新的阶段。高校接待工作人员应清晰认识到接待工作的新变化、新要求, 把握好高校接待工作的基本原则和要求, 并且在接待工作中具有追求卓越、不断创新的思想, 才能提升高校对外接待工作服务层次。本文就新形势的发展对高校接待工作探析的创新与发展思路作了进一步研究。
