历史档案整理工作方案（共11篇）
为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。
基本设想及工作内容如下：
一、档案整理目标 1.合同审批单
2.合同排产单
3.生产指令单
4.原材料产品质量证明书
5.化学成分复检报告单
6.原材料进货验证记录
7.工艺卡
8.热处理生产记录
9.拉伸试验报告
10.晶间腐蚀报告
11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告
12.外观尺寸检查报告
13.产品质量保证书
二、分类
按照公司的业务特点及档案管理的要求（以下三点）1.要求所有档案整理目标的按公司名称分类。
2.要求所有档案整理目标的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。3.要求所有档案整理目标的分类档案做编号、排号等。
三、整理方式及内容
文书档案： 收集、1.合同审批单
2.合同排产单
3.生产指令单
4.原材料产品质量证明书
5.化学成分复检报告单
6.原材料进货验证记录
7.工艺卡
8.热处理生产记录
9.拉伸试验报告
10.晶间腐蚀报告
11.钢管超声波（涡流、水压）探伤报告
12.外观尺寸检查报告
13.产品质量保证书
整理以上所有证件归档将公司有保存价值的文件刻录光盘(包括纸质档案)；
四、编制档案检索工具和各种统计、登记册
1、文书档案（案卷目录、分类目录、字号目录）；
5、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等。
五、制订档案管理规章制度
1、借阅制度；
2、归档制度；
3、管理人员岗位责任制；
4、保密制度；
5、其它工作制度。
七、建议
一、重新界定档案管理期限
《规定》与《规范》的保管期限比较起来, 划分差异很大。现今机关档案管理参照执行的是《规定》。各个机关文书档案的行政类、党群类、外事类等归档范围和保管期限依据《规定》执行;专门档案、科技档案的科研类、教学类、基建类、产品类、仪器设备类、财会类等归档范围和保管期限则要按照实际修订后才执行。因为《规定》对于机关单位只能作为部分参照, 具体执行时还需修订, 因此, 机关档案保管期限出现了混沌。实践证明, 档案保管期限划分存在过长或者过短的问题。
二、保管期限写进档案机关单位规定
《规范》规定:档号是指存取档案的代号, 排架的依据, 它反映在机关单位档案中的分类体系和位置, 并且要求同一档案部门的档案编号不能重复;方便插卷, 留下充分扩展的空间;不可以随意变动。《规范》中规定档案号结构为:“年度号+分类号+案卷号”, 然而却没有显示保管期限。但是在档案分类中, 最下位类中包括永久、长期、短期3种保管期限, 主要因为档案编号结构里没有规定保管期限, 如果把属于同一类目但保管期限不同的案卷流水号断开, 就会出现重号的现象。因此, 很多机关单位在档案整理时把3个保管期限的案卷编为I--Ⅲ的样式号。这种编制方法, 实际操作中有很大的缺陷, 不便于插卷。所以, 机关单位档案号应该写进保管期限, 按照档号结构写为:“年度号+分类号+保管期限+案卷号”的模式。这会解决依照保管期限断开了流水号的问题, 而且也能够保证档号整个编制的唯—、合理和稳定性。
三、机关单位档案实行“卷”、“件”结合整理
(一) 树立“卷”、“件”号。
档案的“件”即便是按件整理也要用盒装, 在概念上我们就用“盒”来代替那些按“卷”整理的“卷”。所以, 同样的年度、保管期限、类别的文件要依据实际选择按卷整理成“卷”或者按件整理成“盒”, 它们是通用的。使用卷、件结合的档案信息录入方式, 会使档案管理系统中的信息与以前全部按卷整理的信息实现统一有序排列, 不会混乱。
(二) 规范档案结构。
根据《规范》和《规则》的相关规定, 各个机关单位的档案整理实行“卷、件结合”的模式, 卷和盒是相通用的, 为了实现档号不重复, 档案的物理位置和在系统中的序列能够有序、唯一、固定, 档案编号格式应该为:“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号”或者是“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号 (按卷整理的) ”。在组成盒后, 不用像组卷那样, 整卷都装订成册, 也不用书写案卷的题名, 只需要把盒内的每个“件”都分别订好, 盖上专门的件号章, 就可以装盒了, 然后将打印好的文件目录放入盒子内, 盖上件号章, 以方便以后寻找物理位置;如果是按卷整理的, 就可以实行l卷1件, 或者用1卷包多件的模式, 如果文件是按卷整理, 就不需盖章, 直接打印封面, 然后装订成册。为了书写方便以及档案信息有序排列, 可以将保管期限“永久”、“长期”、“短期”各自用字母“A”、“B”、“C”做代码。不管是《规定》之前还是之后, 保管期限都能够使用“永久”、“长期”、“短期”3种模式, 只要在立卷里注明就可。
(三) 明确文件件号按盒 (卷) 编制。
同一个年度、类别、保管期限但是不同盒 (卷) 的文件, 其件号可以不用编制所在的大流水号, 而是按盒 (卷) 编制, 一盒 (卷) 要用一个流水号。机关单位在按照《规则》整理档案的时候时, 要把同一个年度、类别、保管期限, 但是不同盒的文件进行—个大流水号的编制, 但是这样的编制模式不适用于机关单位档案整理。因为机关单位档案存在这样的编制模式, 即同一个年度、类别、保管期限的档案, 一部分是按件整理, 另一部分是按卷整理, 如果把不同盒 (卷) 的文件编制在一个大流水号里面, 那么按卷整理和按件整理的档案编制件号都会出现困扰, 并且, 在填写档案盒脊的栏目时也会出现混乱情况。因此, 不能够将同一个年度、类别、保管期限, 但是不同盒的文件按盒编制, 档案按件整理的件号编制或者按盒子编制的卷号编制和档号就不会受到影响, 在整理档案、录入档案系统信息时, 整个过程中不会出现困扰和混乱。
四、解决二级类目下按保管期限存在的问题
首先, 是二级类目下的归档文件数量特别少时, 归档的文件应该如何装盒?机关单位的档案如再按照11大类展开分类整理后, 那时分到二级类目中的文件比较多, 如果按照保管期限来进行编盒 (卷) 号、件号的划分, 进行装盒, 就不会出现问题。其次, 是二级类目下的按照保管期限编制的盒 (卷) 号、件号, 会把属于同一个问题的文件放在不同盒内, 是不是会影响利用效率?属于同一问题材料因不同保管期限分别进行装盒时, 是不会影响利用的效率的, 因为即使属于同一问题的材料因为保管期限装在不同盒子, 但是它们的排列还是属于同一类目, 查找时仍十分便捷, 尤其是计算机检索, 进行定位查找更加方便。
参考文献
[1] .倪丽娟.近12年我国档案文化范式研究综述[J].档案管理, 2019.06
建国五十多年以来，档案工作者在民国档案整理工作中，遵循档案形成的客观规律，依据全宗原则，利用原基础原则，对全国民国档案进行了案卷级整理工作，逐步建立了包括全宗目录、案卷目录、人名目录、地名目录等在内的民国档案目录体系，部分档案馆还逐步建立了馆藏民国档案案卷级机读目录数据库。至此民国档案整理的工作已经走出初级阶段。随着民国档案开放力度增大，原有的民国档案整理成果已难满足现有的民国档案利用需求，对民国档案整理工作需要引进新的维度，即对民国档案信息作进一步开发及采取相关措施确保民国档案实体和信息的安全，这标志着民国档案整理工作步入新的阶段。
一、进一步开发民国档案信息
现有的民国档案整理成果存在的主要问题是：对部分民国档案案卷内容揭示得不够准确、全面，案卷标题有的反映的是案卷内一份或部分文件，而非全部文件内容，有的则是细节性、琐碎的事务却被赋予了一个大概念词语加以描述，有的则正相反，等等。造成这种种情况的原因是多方面的，但和民国档案本身状况有很大关系。有不少民国档案一卷厚达数百页，涉及文件主题、文件责任者较多，给全面概括、准确拟写案卷标题增加了难度，而案卷级机读目录数据库又是在案卷目录的基础上建成的，这种信息揭示的欠准确性在民国档案开放力度加大的今天，危害性愈加明显，它造成民国档案利用工作的误检率增高，应控制使用的文件无法予以控制使用，使民国档案工作处于一种被动状态，从而成为今天迫切需要解决的问题。
笔者认为，鉴于各馆所藏民国档案经过建国后数十年的整理，作为全宗级、案卷级的整理单元已然形成并相对固定，和馆藏目录体系也建立起了一一对应的关系。因此，在解决存在的问题，开展新一轮的整理工作时，我们仍要坚持利用原基础原则，对档案实体的这种既有状况加以接受，在现有基础上进行一种螺旋上升式的整理。不过，这并非说我们仍将沿袭以往的方式开展案卷级整理，简单地将原有案卷标题和案卷内容重新审视一遍，见错纠错，如果这样做效果不会好。因为出错的部分往往卷内内容复杂，不少是属于多主题案卷，要揭示卷内内容，有时也只能采取挂一漏万的方式，即将其中主要的、重要的内容点出，其余则忽略不管，这就使得未被揭示的档案内容成为死信息，很难再被利用。抑或不得不将若干个档案内容的小概念概括上升为一个大概念，而其实这个大概念内涵是大于这若干个小概念内涵之和的，这样做的结果不仅没能准确揭示档案内容，反而淹没了案卷的个性。因此，笔者认为解决方法只能是：对多主题案卷的整理单元加以细化，即进行民国档案文件级（含文件组合级）整理，对民国档案信息作进一步的深入开发。
二、延伸、完善民国档案机读目录数据库信息
民国档案著录标引的行业标准之一《民国档案著录细则》将著录对象区分为文件级和案卷级两种级次。所谓文件级著录单元即是著录对象为单份文件或同一案卷中记述同一事物的多份文件。案卷级著录单元则是著录对象为一卷档案，现有的馆藏民国档案机读目录数据库大多是以案卷级为著录单元进行著录标引的。如典藏民国档案的重要基地——中国第二历史档案馆即是对馆藏140万余卷民国档案进行了案卷级著录标引，全国其他馆情形也大抵相似。客观地说，民国档案机读目录数据库仅有案卷级著录标引是不够的，即使已达尽善尽美但却是单一的检索工具，其功能还是远不抵一组多元立体化的检索工具。因为这样的一组检索工具能彼此弥补支撑，形成相辅相成的局面。
另一方面，从理论上讲，案卷是有密切联系的若干文件的组合体，不少民国档案情形也确实如此。特别是单主题的一卷档案更如此。不过，由于历史上诸多原因，民国档案案卷的情形并不都是这样，一卷档案所反映的主题可能是并列的多个，即多主题，而在进行著录标引时，对一个著录单元的标引，不可能对标引项分类号的数量不加限制，因而其信息的揭示往往有意犹未尽之感，这使我们和力求正确拟写多主题案卷标题时一样，感受到了相似的无奈。因此，对这类多主题案卷应和其文件级整理相呼应，将著录单元按有关主题破解成文件级后再予以标引，使民国档案信息在机读目录数据库中得到延伸和完善，进而形成以案卷和文件级标引相结合的民国档案计算机检索体系。
三、保障民国档案实体安全
档案馆是永久保管档案的基地，亦即档案馆的工作职能便是馆藏档案的保管和开发利用。而要实现这两项职能的前提便是保证档案实体的安全。作为历史档案的民国档案，随着距离产生时间的愈加遥远，其实体遭受损毁的风险日益加大，除了自然的老化破损外，还有随着民国档案开放力度的加大，频繁地因实体提供利用所遭遇的磨损和居心叵测者的偷窃、毁坏。为了阻断民国档案遭遇的这些自然与人为损毁的可能，整理工作就应采取相应步骤以保障民国档案实体安全，具体为：对进行整理的民国档案实体的破损情况进行鉴别，对达到了修裱要求的档案送交相关部门进行修裱，以延续民国档案实体生命。对修裱完成和不需要裱糊的民国档案进行编页，固定卷内文件次序，并运用数字化技术，进行缩微翻拍或扫描及制作光盘，生产出民国档案复制品，以取代原件提供利用，从而避免民国档案实体在使用过程中可能遭受的磨损、被盗或毁坏。
四、开展民国档案的分级与开放鉴定
民国档案情况复杂。数量大，全国有约1400万卷。类型多，不仅有党政机关档案，还有企业档案、社会团体档案、人物档案；不仅有文书档案，还包括大量的科技档案和各类专门档案。它的内容丰富，记载的是民国时期的社会变迁，政治、军事、经济、文化、外交、社会等领域无所不包。这就决定了民国档案的整理工作是一个浩大的系统工程。而档案馆能投入的整理人员、资金却是有限的，从而使两方面形成了极大的反差，这就需要我们对民国档案整理工作科学规划，有序进行，而不是盲目的一头直接扎进整理海洋中，但如何才能做到？笔者认为，应结合民国档案的分级鉴定工作进行，所谓民国档案的分级鉴定即是将民国档案按价值高低分成三个等级，以便对不同等级的民国档案施以不同的整理、保护和开发利用。民国档案的整理应结合分级工作进行，依据档案重要程度次第开展，形成一种全局性的长远规划，这样我们才能科学有序地开展民国档案整理工作。
另一方面，随着民国档案开放力度增大，保障档案信息安全的重要性和迫切性日益凸显出来，将应该向公众开放的民国档案划入控制使用范围是对公众的不公平，反之则是对国家的失职，因此，民国档案的开放鉴定也被提上了议事日程。所谓民国档案的开放鉴定，即是对民国档案中涉及国防、外交、国家安全等国家重大利益的档案予以鉴别，暂缓向社会开放，从而保证民国档案信息的安全。
不过，在传统理念中，档案工作被分作了收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等六大环节，鉴定是和整理并列的两大环节，而并不属于整理范畴，但是，传统的鉴定往往是指确定档案的存毁及保管期限。随着时代的发展，鉴定工作也增添了新的内容，出现了新型鉴定工作，如档案的分级鉴定、档案的开放鉴定等。今天，民国档案大部分属于永久性保存，因此，传统意义上的鉴定，已基本上不再对民国档案适用，而人们虽然对开展新型鉴定工作已达成共识，但各档案馆基本上还未实施，也未就此设立专门的部门，同时，从事民国档案的新型鉴定和整理工作一样，也需要阅读、分析案卷内容，二者具有相似的前期工作，因此由整理部门兼任或牵头是比较合适的。鉴于此，笔者主张，在民国档案整理工作中，要敢于突破传统观念，兼并吸纳鉴定环节，开展民国档案的分级与开放鉴定。
学校档案是学校在教育实践中形成的具有查考价值，经整理作为历史记录保存起来的教育专业材料，他是反映学校教育实践活动真实面貌的重要史料，对学校的教育教学和行政管理工作有重大意义，根据综合评估的需要，为使我县中小学、幼儿园档案管理工作逐步走向规范化、科学化，现制定整理方案如下：
一、归档范围
各级各类学校党政工团（队）、教学科研、教师成长、学籍管理以及后勤财务等活动中直接形成的对当前和长远具有参考价值和凭据作用，能反映学校职能活动全过程的文件、材料、报表等，都要分别搜集、整理、归档、入卷。
二、分类及保管期限
无便于和“普九”档案、教学评估档案相衔接，学校档案仍分成五大类：1.党政工团综合档案（文书）。2.学校教学档案（教学科研档案）。3.教师业务档案。4.学籍管理档案。5.财务基建档案。
根据国家档案局的规定，保管期限定为永久、长期和短期三种，长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，专门档案另有保管期限。
一、党、政、工、团、综合档案 1.上级来文
①上级主管机关下发的政策性较强，对本校的工作有指导意义的指示、规定、条例、办法等文件（长期）。②上级机关对本校材料的批转、批示、批复和对本校干部职工任免、处分、奖励等文件材料（永久）。
③上级机关下发的近、远期工作计划、规划、安排（长期）。④上级机关对本校督导评估方面的文字材料（长期）。⑤一般事务性材料（短期）
⑥上级召开会议的讲话、发言及典型经验材料（短期）。
组卷方法：以上六卷不能混卷，而且每项中不同级别不同卷，即中心校（学校）单卷（含乡镇政府）、教育局单卷、其他各级各单位一卷
2.本校干部职工、党员花名册（一卷或二卷、永久）
3.学校管理制度（一卷、永久）
包括党、政、工、团（队）四个方面的规章制度、办法、条例等。其中必有：升降国旗制度、教职工奖惩制度、档案管理制度、岗位责任制度、考勤制度、政治学习及团队活动制度、图书借阅制度。
4.学校全面工作（三卷）
① 总结、计划工作、安排、校历或周行事历（永久）。② 活动情况记载（校务日志、周记事）（长期）。
③本校各种会议的领导讲话、代表发言及会议记录（长期）。5.学校德育工作（四卷永久）①德育领导组织、工作计划、总结及活动材料
② 团（队）领导组织、工作计划、总结、活动或会议记录、新团员名单。③文明学校、特色学校建设规划、总结、自查报告及审批表
④国旗下讲话。每周一次，每学期不少于15次。
6.本校人事方面材料（二卷、永久）
①本校教职工调动的行政人员工资、党团组织关系的介绍信及存根。②本校干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、抚恤、死亡等文件材料。
③教师考核，两评四考成绩。7.奖惩材料（二卷、永久）
①本校劳动模范、先进工作者事迹材料，奖励证书复印件。②本校有关人员处分材料
8.学校财产物品登记（三卷、短期）
①校舍：学校总面积、建筑面积、教室及其它教学用房动场、伙房、厕所、车棚等。
②教学设备、器材：包括实验教学仪器、电教仪器、音、体、美、劳器材及卫生设备。
③图书登记册。④现代技术装备，包括电教器材、计算机、多媒体、语音室、电子备课室、校园网等。
9.学校各种统计报表、统计资料（一卷、短期）
10.学校所属单位的上报材料（二卷）
①重要的、重大事件的总结、报告（长期）②一般日常工作的总结、汇报材料（短期）
二、学校教学档案
按教研室下发《学校教学评估标准》要求整理、存档。
三、教师业务档案：每人一盒，包括如下内容： 1.教师业务基本情况登记表。
2.教师个人教学业务材料，包括：每学期的教学计划、总结、教学反思、读书笔记等反映教师专业成长的相关材料。
3.班主任工作手册、计划、总结。
4.典型讲义、观摩课教案及评议记录
5.个人先进教学经验材料
6.各种报刊、简报登载的本人撰写文章的剪裁或复印件 7.身体检查情况记录等
8.教师教学评估等级表及相关材料。
四、学籍档案 1.学生定员花名表。
2.新生花名表。
3.毕业生花名表。
4.学生变动花名表（休、留、转、退）及证明材料。
5.学籍表。
6.督导评估综合报表。
以上数字要高度一致，整个学校档案材料中涉及到学生、教师数字的要求与学籍档案相一致。分年度存档。
五、财务基建档案
1.上级主管单位和本校领导有关财务会计的文件、指示、规定。（永久）
2.基建材料：（永久）
①建设文件、施工文件 ②竣工文件（学校规画平面图、地契、证明）③校舍大、中型维修记载、基建财务 3.会计业务材料
①会计凭证：包括预算内和预算外（15年）
②会计账簿：包括总账、明细账、现金帐（25年）
第一步：制定科技档案归档范围和保管期限表 第二步：文件鉴定
根据归档范围，将不属于归档范围的文件材料和重复文件清出；
第三步：资料组卷
1、根据文件材料的内容、重要程度将相同或相近的文件组成案卷
针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目文件中,按阶段或分组卷；科研课题、产品、建设项目、设备仪器方面的科技文件，应按其项目、结构、阶段或台（套）等分别组卷；成册、成套的科技文件宜保持其原有形态；通用图、标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷，其他涉及这些通用图、标准图的项目，应在卷内备考表中注明并标注通用图、标准图的图号和档号；底图以张或套为保管单位进行整理；产品局部或零部件变更、建设项目和设备仪器在维修和维护中形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中，亦可单独组卷排列在原案卷之后，并在原案卷的备考表中予以说明和标注；产品升级换代、建设项目后评估、改扩建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。
2、对案卷内的文件按时间或相近的事由进行文件排列
科技文件按系统、成套性特点进行案卷或卷内文件排列。卷内文件一般应文字材料在前，图样在后，译文在前，原文在后；案卷内管理性文件按问题结合时间(阶段)或重要程度排列，一般印件在前，定稿在后，正件在前，附件在后，复文在前，来文在后；科研类案卷按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列；产品类案卷按产品设计(含初步设计、基础设计、技术设计)、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品系列、结构等排列；建设项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列；设备仪器类案卷按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。
3、拟写案卷题名，确定案卷的保管期限, 编制案卷封面
案卷封面印制在卷盒正表面，包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等内容。案卷题名应简明准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等；立卷单位填写负责组卷部门或单位；起止日期填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间---年、月、日（应填写四位数字）；保管期限填写组卷时依照
有关规定划定的保管期限；密级填写卷内科技文件的最高密级；档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。
第四步：装订、卷内档案盖档号章、编页号
1、档号章盖在文件首页的正上方，图纸的档号章盖在反面的空白处。
2、案卷内科技文件以件为单位编写页号,以有效内容的页面为一页； 已有页号的文件可不再重新编写页号；卷内目录、卷内背考表不编写页号。
3、永久和长期保存的档案应采用不锈钢订书针装订。第五步：编档号
1、科技档案档号应按照分类方案进行编制，产品、基建、科研、设备类档案分别编制档号。
2、一个项目的档案案卷排列，可按照项目的形成时间分阶段排列，并编制档号。
3、档号由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成。
全宗号:需向档案馆移交的档案,其全宗号由负责接收的档案馆给定;分类号：应根据本单位分类方案设定的类别号确定； 项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或代号确定；
目录号：应填写目录编号；
案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。第六步：打印目录
1、序号,依次标注卷内文件排列顺序。
2、文件编号,填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。
3、责任者,填写文件形成者或第一责任者。
4、文件题名,填写文件全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。
5、日期,填写文件形成的时间——年、月、日。
6、页数,填写每份文件总页数。
7、备注,可根据实际填写需注明的情况。
8、在卷内目录的右上角打印档号。第七步：质检
一、党的建设卷
1、党建工作计划、党建目标责任书（复印件）、领导班子年底述职述廉政报告；
2、上级主管部门对领导班子上个年终考核情况的材料；
3、干部职工对领导班子满意度测评表；
4、领导班子中心组学习计划、学习制度和学习考勤册；
5、领导班子中心组学习资料和学习笔记本；
6、专题研究讨论精神文明工作的会议记录本或会议记录复印件；
7、《领导班子民主决策制度》和《光明街道行政过错责任追究制度》；
8、党风廉政建设工作计划、工作总结；
9、党风廉政建设教育月活动领导小组、工作实施方案、工作信息、图片和党风廉政建设教育月活动工作总结；
10、干部职工对本单位反腐倡廉工作调查问卷。（以上十项材料所包含的上级来文都要按类型放到材料的最前面）
二、道德建设卷
1、思想道德建设工作计划、年终总结；12、公民道德建设月活动领导小组、实施方案、工作总结、工作信息、图片；
3、“八荣八耻”、“二十字”公民基本道德规范和《公民道德建设实施纲要》的文字宣传资料；
4、开展“四德”主题实践活动、社会公益事业、扶贫济困、助人为乐、见义勇为、奉献社会等志愿者服务活动的信息、图片；
5、上级部门开展道德模范、先进典型人物评选活动的上级来文和本单位配合所开展的相关材料；
6、未成年人思想道德教育领导小组、实施方案、工作总结和开展活动时的信息、图片。
三、文化建设卷
1、开展文明学校工作领导小组、工作计划；
2、文明学校学习制度、学习考勤、学习计划、学习教案、学习资料；
3、开展“创建学习型组织、争做知识型职工”活动实施方案；
4、图书报刊阅览室、健身娱乐室等文体活动场所的照片；
5、开展文体活动的相关材料、信息和图片。
四、民族团结卷
1、《民族区域自治法条例》、《新疆维吾尔自治区民族团
结教育条例》、“五观”、“四个高度认同”的文字材料；
2、干部职工反对民族分裂主义和非法宗教活动或民族团结教育条例的学习心得体会；
3、民族团结教育月活动领导小组、实施方案、工作总结、工作信息、图片。
五、社会治安卷
1、开展普法宣传教育工作领导小组、实施方案、工作总结、信息和图片；
2、开展科普宣传教育活动的工作领导小组、实施方案、工作总结、信息和图片；
3、开展消防安全教育活动的工作领导小组、实施方案、工作总结、信息和图片；
4、落实社会治安综合治理工作的领导小组、工作计划、工作总结和社会治安综合治理工作的相关制度；
5、干部职工对本单位安全感满意度测评调查表或群众有安全感满意度测评调查表；
6、计划生育工作领导小组、工作计划、工作总结和有关落实计划生育政策的文件材料、信息、图片。
六、环境建设卷
1、开展健康教育和提高健康素质活动工作计划、信息图片，2、单位办公环境卫生制度；
3、环保工作档案的复印件；
七、业务工作卷
1、上级主管部门对本单位绩效考核的相关材料；
2、安全生产工作领导小组、工作计划、工作总结、工作信息或图片；
3、所有工作制度的复印件（如：《公示公开制度》、《首问负责制》、《绩效考核制度》、《服务承诺制》、《办事程序公开制度》等）；
八、创建工作卷
1、创建精神文明单位工作领导小组、工作计划或工作要点、年终总结和签订的《精神文明建设工作目标责任书》；
2、年初召开精神文明建设工作动员会议的材料、信息、图片；
3、创建文明科室、文明家庭、文明职工的评选办法的评选结果等相关材料；
4、上级主管部门下发的有关创建活动、届满验收、半年检查、年终检查的文件材料和需要上报的相关材料；
5、创建文明城市、文明社区的相关材料；
自《干部档案整理工作细则》出台以后，各人事档案部门统一要求，开始了对干部档案材料的整理装订工作。立卷装订方法繁琐、复杂，标准过于苛刻，每页都要裁剪。作为身处第一线的工作人员，笔者亲历了此项工作的整个过程，深刻感觉到这种拆卷装订工作成为了档案工作人员一项重要负担，所以目前的这种干部人事档案的整理方式有待改进。
一、现行干部人事档案整理工作存在的问题
1. 归档材料规格不一，加重档案管理人员的负担。
归档文件材料普遍采用21厘米×29.7厘米，即A4规格，也有的是B5或A3，如成绩单、高校录取名册等，而干部人事档案对纸张要求基本为19.5厘米×26.5厘米尺寸，即16开规格。如果出现大于标准的档案材料，必须进行裁剪或折叠，然后才能装订归档，装订线一般得距左边2.5厘米，操作过程中稍有不慎就会有切掉字迹的情况发生。如果档案材料过小或过薄，还要进行贴边、贴底或裱糊，使原有档案材料变硬，出现褶皱。
由于人员的流动，有些干部人事档案材料要在不同单位间进行转递，虽然装订规格有了统一要求，但由于很多是手工操作，方法和尺寸标准上相对有一定的误差，打孔机的边距和间距不统一，为档案人员新入材料带来很多麻烦。以本校为例，2006年两校合并，合校前人事档案材料各自进行了整理装订，但合到一起时发现尺寸大小和打孔位置全有出入，考虑到以后入材料麻烦，我们只能对新接收的千人材料重新补孔打孔，这种工作强度可想而知。
2. 成册打孔装订，不利于对档案实体的保护和保密工作。
要达到《干部档案整理工作细则》的整理装订要求，档案员需要对每个人的档案材料进行鉴别、分类、排序、剪裁、裱糊、打孔，然后进行装订，要做到至善至美还要进行多次检查翻阅。而且每年人事档案都有很多新的材料形成，按文件规定：对收集的人事档案材料要在一个月内归入档案盒，每两年装订入卷归档一次。材料需要归档时，要进行剪裁打孔装订，同时必须把档案拆开。这样反复折腾，对档案的损伤是不言而喻的，既重复劳动又不利于档案的保护利用。
在档案利用方面，原来利用者可以只把需要的材料拿去复印或借用，但现在必须整卷带去复印，由于装订过厚，影响复印效果，同时也不利用档案的保密工作。
3. 繁重的整理工作，影响档案信息的进一步开发。
干部人事档案工作为组织人事部门的干部队伍建设和高层次人才开发立下了汗马功劳。他们的工作是默默无闻的，看似清闲，实则繁重。每个干部每年必须归档的材料为年度考核和工资单，根据不同工作岗位和性质，还会分别产生不同层次的提升、职称晋升、进修培训学习、各种考试和资格认定、党员材料、各种表彰及奖励、干部考察及任免等材料。同时随着干部人事制度改革的深入，人才流动频繁，档案工作人员每年都要转入转出大量的档案材料，工作相当繁重。由于各单位人员相对紧张，目前领导对档案工作的重视程度仍很不够，档案工作人员配备不足，使档案工作者整天忙于手工作业，根本没有时间和精力去学习档案管理的专业知识和现代化管理技术，更谈不上去进行信息资源的深层次开发。
二、干部人事档案整理的改进措施
1. 做好与组织、人事、学历、科研等部门的协调工作，统一档案载体规格。
大部分干部人事档案材料都是组织、人事、学历、科研等部门形成的，档案管理部门应该积极主动地做好与这些部门的协调工作，力争各部门按照档案装订规格制作出标准的档案材料，当然有些工作并不局限于本单位范围内，这就需要得到上级有关部门的支持。各部门统一要求，使材料规格一致，这样就能大大地减轻档案工作者的工作负担，也避免了因剪裁对档案实体的伤害。
2. 装订要求适当放宽，尽量维护材料原貌。
对人事档案材料的装订可以适当放宽要求，全部用同一尺寸固然美观，但考虑到长期使用和对档案材料原貌的保护原则，应该允许档案材料在尺寸上有出入，因大部分档案已经进行了新的整理装订，不必进行新的改装，只要把档案盒放大一些，到能装A4纸即可，完全不影响外部美观。
3. 改变打孔装订的方法，效仿文件材料整理方式。
干部人事档案完全可以效仿文件材料整理装订方式，避免打孔装订对档案材料的破坏，把所有材料分类排序后进行编号、编目，然后存放于特制带夹的活页档案盒内。这样其他部门或个人利用档案时就可以直接从中抽取所用材料，装入材料时直接归类装入即可，避免了因打孔对档案材料的损坏，也简化了整理工作程序，减轻了档案管理人员负担，以便使他们有更多的精力和时间进行业务知识的学习，深入探究档案信息资源的开发利用工作。
参考文献
[1]彭芬辉.关于干部人事档案材料整理工作的思考[J].湖南社会科学,2009(3).
[2]王亚明.干部从事档案整理方法的改革[J].中国档案,2003(4).
[3]刘俊玲,宋红卫.人事档案整理方法变革之管见[J].档案管理,2006(5).
关键词：人事档案 整理 管理
人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。
1 人事档案材料的整理
人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学的分门别类、整理成高质量的卷宗需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多环节都要用文字表达，如拟写标题、档案目录等。如果卷案目录、档案标题不能准确反映内容，将会影响档案的提供利用。
1.1 便于查阅。保管人事档案工作的总目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为相关组织人事部门工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。已经整理好的人事个人档案包括当事人入党、任免调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件等。
1.2 便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。
1.3 便于统计。人事档案的整理给档案统计带来极大的方便。人事档案的统计是原始记录，最终汇入的数字准确真实。原始记录是第一手材料，记录的事项具有具体性，它是进行大量的观察、取得统计资料和编制统计报表的基础，在此基础上还可以建立统计台帐，将原始记录依据时间顺序定期进行登记、整理、总汇，如档案资料的收进转出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。这也是保证统计数据准确即时的一个好方法。
1.4 便于利用。对人事档案采取专门的保管措施是非常重要的环节，这有利于维护人事档案的完整和安全，便于人事档案能长久为社会提供服务。如果一味追求方便利用而忽视对档案资料的保管和保护，造成干部/职工人事档案资源的损害会给队伍建设带来不利的影响。人事档案在库房保管时要将档案进行编号登记、有序排列、科学存放，对收进、转出、查阅、借用都要做详细的登记，检查核对 ，然后入档入柜，避免积压，合理布局，方便利用者。
2 合理开发运用人事档案
2.1 人力资源规划。人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。
2.2 招聘筛选。人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。
例如在企业内部岗位出现空缺，需要在企业内部进行招聘时，人力资源管理部门在公布岗位需求，接到应聘申请之后，可以根据需求查阅相关员工档案，直接剔除不符合基本条件人员，如年龄、学历、专业等，对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本，筛除虚假信息，使招聘筛选工作更高效、准确。
2.3 员工培训与开发。人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。
通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训；在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确性。
2.4 薪酬福利。员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。
2.5 绩效考核。人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并且将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格；考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字；考核结束后要及时整理考核材料，并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查，从而避免不必要的争议，确保绩效考核工作的公平性、公正性。
2.6 职业生涯规划。通过进行人事档案分析，可以根据各员工的不同特点将其进行划分，根据需要行成不同的人员分类，如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等，为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展通道相联系，明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距，从而可以实现职业发展途径的激励性，实现员工的职业生涯规划。
3 做好人事档案管理工作
3.1 档案管理人员要提高对人事档案工作重要性的认识。人事档案人员应该不断地加强自身学习，增强工作自觉性。同时注意宣传提高专业人员的档案意识，提高对人事档案工作重要性的认识。
3.2 在工作中应进一步加强收集工作，完善档案内容。人事档案材料的收集工作是人事档案工作的基础，是人事档案积累信息的过程，是人事档案工作的重要环节。因此，必须下功夫、花大力气认真做好。要建立健全收集归档制度，要采取定期收集和不定期收集相结合的方式，将收集的应归档材料全部收集归档。定期收集可以根据本单位的中心工作提出收集工作计划，对应收集的材料做到心中有数。积极主动抓重点，按计划逐项收集。不定期收集也就是零星收集，采取这种方法时要注意了解各方面情况，及时掌握信息，随时收集。
3.3 要在充分发挥人事档案的作用，使人事档案利用得更充分。注意拓宽服务范围，为人事改革提供信息。除了在政审、调资、晋升时提供人事档案以外，档案部门在当前人事工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务，积极提供人事档案信息，如为机构人员调整、定岗定员工作提供人员现状情况、综合信息、统计信息等。
根据中共中央组织部办公厅关于干部人事档案审核整理工作的安排部署，在市局党组和市局相关科室领导的精心指导下，强化措施，扎实工作，现将有关情况汇报如下。
一、基本情况
我局共有干部人事档案审核人数52人，其中，正科级干部6人，副科级干部21人，一般干部25人。
二、做法和特点
我局领导高度重视，大力支持，协调解决干部档案室2间，实现了库房面积达标和“三室”分开的要求，配备了防盗门窗、灭火器、温湿度表、空调等，为圆满完成干部档案审核整理工作奠定了坚实的基础。
在干部人事档案审核整理过程中，我们本着对组织负责、对个人负责的原则，严格按照各个工作阶段的具体要求，认真检查、核对、装订每一本档案，自始至终做到精益求精、慎之又慎。在干部身份认定上突出“准”字，对收集上来的归档材料都要严格审查、核对，经过审查凡有疑点的全部退回，并深入审核对象的相关单位实地调查核实。截至目前为止，审核登记人数52人，无问题的8人，需要调查核实的干部人数44人，已经核实完毕的干部人数44人。
三、存在问题和今后打算 尽管我们在干部人事档案审核整理方面做了不少工作，取得了一些成效，但仍然存在一些问题。一是档案资料还存在不齐全问题。尽管我们在干部档案资料收集方面花费了大量心血，付出了艰苦努力，但是由于时间久远，一些不准确的材料又不能入档，致使部分干部档案中资料仍不完整。二是部分单位、个人对干部人事档案工作仍不够重视。
学校需准备资料 学校共14个指标，装8个资料盒
第1个盒子（指标B3.1 主管部门将普及普通话纳入教育教学要求，作为教育督导、评估检查的内容，措施到位，制度健全，认真检查落实）
1．说明教育主管部门将普通话纳入教育教学要求。装入教育局的文件，把相关内容勾画出来。
2．在进行教育督导、评估检查时，把普及普通话工作作为一项内容；在进行其中任一项工作时把普及普通话作为一项工作内容。包括学校和教育局检查、评估中涉及普通话内容的资料，如表册、文件、记录等等。
3、学校相关材料
第2个盒子（指标B3.2 各级各类学校将普及普通话作为素质教育、学校管理的内容，要求明确，制度健全，认真检查落实）
1．有普及普通话的要求。找来一个资料，诸如制度等就可，但要把相关具体内容勾画出来。2．有领导分管，有部门、人员负责。学校成立语言文字工作领导小组的材料。
3．有检查、改进措施。学校有普及普通话检查改进措施的相关资料，如：听课、教案检查等，只要证明做过即可。
指标B3.3 各级各类学校均有语言文字工作机构，有分管校长担任语委办负责人，并有兼职教师负责此项工作。
学校文件，通知。制度上墙的用图片(实地检查)
指标B3.4 普通话成为各级各类学校及幼儿园的教学语言。学校（含科室）相关计划总结、通知。活动资料和影像资料，及宣传资料。侧重教师的教育教学活动（实地检查）指标B3.5 普通话成为各级各类学校及幼儿园的校园语言。学校（含科室）相关活动计划、通知、总结。活动资料和影像资料，及宣传资料。侧重学生的教育教学活动（实地检查）
第3个盒子（指标B3.6 对在职教师进行普通话培训，在职教师普通话水平达到规定等级）学校或上级主管部门的培训文件、计划、通知 1．在职教师80%参加过培训。说明学校对教师进行普通话培训及达标的资料：通知、签到册、培训率（含人员名单）等。
2．在职教师80%参加过测试。说明学校对教师进行普通话测试及达标的资料，如：通知、签到册、培训率、普通话等级证书复印件等。
3．在职教师80%以上达到规定等级。普通话证书复印件，自设统计表，要将语文与非语文教师分开，具体核算。
第4个盒子（指标B3.7 将普通话合格作为对教师进行业务考核和录用教师的一项条件）学校或上级主管部门的培训文件、计划、通知
1．列入教师业务考核内容并已实施。说明本校将普通话列入教师业务考核内容的规定及达标的相关资料,如制度、实施方案、记录等。
2．作为录用教师的资格要求并已实施。装入教育局的相关文件或本校对新教师的相关要求，另外新进教师的名单、他们的普通话证书复印件，要分逐一表明。指标B3.9 各级各类学校学生能说比较标准的普通话
普通话培训、活动材料，及学生讲普通话承诺书。及相关获奖材料（实地检查）第5个盒子（指标C2.1主管部门把用字规范化纳入教育教学要求，作为教育督导、评估检查的内容，制度健全，认真检查落实）
1．主管部门把用字规范化纳入教育教学要求。装入教育局的文件，把相关内容勾画出来。2．在进行教育督导、评估检查时，把用字规范化作为一项内容；在进行其中任一项工作时把用字规范化作为一项工作内容。
3、学校相关材料
第6个盒子（指标C2.2各级各类学校将用字规范化作为素质教育、学校管理的内容，要求明确，制度健全，严格管理）
1．有用字规范化的要求。找来一个资料，诸如制度等就可，但要把相关具体内容勾画出来。2．有领导分管，有部门、人员负责。学校成立语言文字工作领导小组的材料。
3．有检查和改进措施。学校有用字规范化检查改进措施的相关资料，如：听课、教案检查等，只要证明做过即可。
指标C2.3名称牌、标志牌、指示牌、标语（牌）用字符合要求。相关文件通知要求。各类名称牌、标志牌、指示牌、标语的照片的影印件。学校有繁体字等不规范字的要用规范字标示。（实地检查）
第7个盒子（指标C2.4 公文、校刊（报）、讲义、试卷及其他文字材料用字规范）相关文件通知要求。
1．公文、校刊（报）、讲义用字规范。说明本校公文、校刊（校报）、教案（讲义）、试卷用字规范的相关材料，如：顺号文件5份、校报2期（有就放）、教案5份。2．试卷及其他文字材料用字规范。试卷10份，新卷或已答的卷都可，但必须是学校自己印刷的。
指标C2.5 板报、宣传栏、公告栏、电子屏幕等用字规范。
黑板报、手抄报等板报、宣传栏、公告栏、电子屏幕等照片的影印件。（实地检查）第8个盒子（指标C2.6教师板书及批改作业、书写评语用字符合要求）相关文件通知要求。
1．板书用字符合要求。评估团成员主要通过经过或立足在教室门口听、看教师是否使用普通话授课，板书是否规范等。
2．批改作业、书写评语用字符合要求。装入10本作业本，其中5本作文本，5本其他学科的。此项幼儿园不查。指标C2.7领导批示、签字用字规范
领导批示、签字（通知、票据、清单等）用字规范的照片影印件 指标C2.8 学生能认识并正确书写所学规范字。
学校（含科室）相关计划、通知、总结。活动资料和影像资料，及宣传资料。侧重教师的教学指导活动，及学生参加活动。和获奖情况。（实地抽查）第9个盒子：宣传及特色材料
1、各校将报刊、杂志、网络上的宣传稿件单独成册。
根据国家林业局、国家档案局加强林权改革档案工作的意见，结合我省实际，提出我省林权改革文件材料的收集范围和具体的保管期限。
1.1林权改革文件材料收集范围和保管期限
1.1.1综合类：(1)林权改革工作会议文件材料；(2)林权改革政策性文件，如通知、办法、意见；(3)林权改革工作机构设置、启用印章、任职文件材料；(4)林权改革实施方案、办法及批复；(5)林权改革工作计划、总结及汇报材料；(6)林权改革检查验收文件材料；(7)上级、下级、同级机关有关林权改革重要问题的请示、批复、来函复函文件材料；(8)林权改革工作调研、宣传材料。这部分材料，省、市、县、乡、行政村都有(行政村材料相对少一些),在整理时，保管期限的划分，本单位的基本为永久(因为是一次大的林权制度改革，保管期限从长)。上级单位和下级单位一般为30年和10年(针对本单位的批复、批示除外)。
1.1.2资源调查类：(1)人口资源状况材料，包括本行政区域内总户数和总人口状况、有集体林权的户数和人口状况、参加林权改革的户数和人口状况、落实林权的户数和人口状况；(2)森林、林木、林地资源状况材料；(3)本行政区域内总资源状况材料，包括林业用地面积、集体林中的商品林和公益林面积等材料；(4)本次林权改革开始和结束时的集体林中已改和未改的商品林、一般和重点公益林、宜林地状况。特殊公益林、银行抵押和争议的森林、林木、林地状况等材料。这部分材料，省、市、县、乡、行政村都有，整理时。保管期限的划分同上。
1.1.3林权登记类：(1)经县级以上人民政府批准生效的林权登记申请表；(2)森林、林木和林地权属证明文件(含合同、协议、原林权证、勘界协议、林地四至位置图)：(3)联户申请林权发证协议书、分户登记表；(4)林权登记委托书；(5)申请人资格证明；(6)申请人身份证复印件；(7)其他能证明权属关系的材料；(8)承包合同书；(9)林权登记台账，包括自留山台账、家庭承包台账等材料；(10)林权证发放登记表；(11)林地权属勘察登记表、统计表；(12)林地资源调查测量图表、清册；(13)林权登记公示材料(30年)。这部分材料，县、乡、行政村和当事人都有，属于自己权限范围的都作为永久保管(林权登记公示材料除外)。
1.1.4林权纠纷调查处理类：(1)林权争议与调解过程形成的原始记录；(2)双方当事人之间依法达成的协议书；(3)当地政府依法调解的意见、批复和有关机关的请示；(4)当地法院判决书、裁定书、调解书；(5)林权纠纷调解书；(6)林权界线确认书；(7)林权争议的来信来访材料。这部分材料，受理机关和争议双方当事人都作为永久保管。
1.1.5电子声像类：(1)林权改革工作中形成的照片、录音、录像材料；(2)林权证管理信息系统数据：(3)林权改革工作中形成的电子文件(保管期限同纸质文件材料)。这部分材料。省、市、县、乡都有(个别行政村也有)，除电子文件保管期限同纸质文件外，其余作为永久保管。
1.2林权改革档案的分类
林权改革档案一般应作为文书档案进行分类。分类方法不外乎组织机构分类法和问题分类法。在确定具体分类方法时。若按组织机构分类，可在单位内设机构中再增加一个“林权改革领导小组办公室”类，将此次林权改革文件材料归到这个临时机构内：或者归到挂靠的内设机构(业务处、业务科)中。若按问题分类，可将此次林权改革文件材料归到“林业管理类”(乡镇机关是“农林水类”)。这样归类。到用时不太好找。从方便利用考虑，不如新设一个“林权改革类”，这样方便利用，带有明显的时代特征。林权改革工作全面结束后，这个新设的类就自然取消。
1.3林权改革档案盒内的排列
无论是按组织机构分类。还是按问题分类，档案整理好装盒时，都要依次按“综合类、资源调查类、林权登记类、林权纠纷调查处理类”(实际上这是二级类目，应该去掉“类”字。本文是为了叙述的方便和便于理解，保留了一个“类”字。也可作为若干小类来理解)进行排列。一盒装不完，可装若干盒。另外，电子、声像文件材料因载体特殊，不再叙述其排列方法，可单独存放。
2、林权改革档案的管理
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