秘书管理制度

秘书管理制度（精选8篇）

秘书管理制度 篇1

1.目的

为了进一步加强行政秘书岗位管理，充分发挥行政秘书的服务与辅助职能，以规范开展行政秘书的日常工作。2.适用范围

2.1.组织范围：适用于集团、事业部和分公司 2.2.业务范围：适用于秘书岗位人员管理 3.术语和定义

无

4.关键角色职责

无

5.制度内容描述

5.1.任职资格

5.1.1.学历及知识背景：大专以上学历，接受过企业文秘、公文写作、计算机应用、商务礼仪等方面的教育培训。

5.1.2.工作经验：具备本公司助理、内勤等岗位一年以上工作经验或者其他公司秘书、助理、内勤岗位三年以上工作经验。

5.1.3.基本知识与技能：有较好的写作基础，熟悉公文写作，能够独立起草一般性公文；具备较强的事务处理能力；具有较强的组织、协调能力与人际沟通能力；熟悉接待礼仪，能较好处理一般性接待工作；熟悉使用办公软件；熟悉文件资料归档的基本程序和方法。

5.1.4.素质要求：品格优秀、责任心强，有较强的保密意识；待人热情，有良好的服务意识；严谨细致、一丝不苟。

5.2.工作内容

5.2.1.日程管理：计划制定、行程安排，并及时记录和提醒。5.2.2.接待工作：接待来访客人、接听各类电话。

5.2.3.会议及活动：会议规划、通知、会场布置、资料准备、会议记录、会议追踪。

5.2.4.公文写作：信息收集、起草或协助起草各类文件、报告。5.2.5.沟通支持性工作：沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系，及领导交办的其他工作事项。

5.2.6.文件处理与保管：处理来往信函和传真，文件档案管理。5.2.7.综合事务管理：办公室环境管理及其他。

5.2.8.决策支持工作：信息的处理与分析，对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持。

5.3.管理办法

5.3.1.考评成绩连续两次为合格（含）以下的，以及连续两个月月度考核成绩低于80分的，调离本岗位。

5.3.2.一年中受到两次通报批评的，调离本岗位。5.3.3.每提交不少于2篇学习总结或读书体会。5.3.4.每参加不少于12课时的培训。5.4.培训方式

5.4.1.入职培训，由人资统一安排了解集团，公司概况，规章制度，组织结构，使其更快适应工作环境。

5.4.2.部门岗位培训，发放《秘书岗位手册》，熟悉新岗位职责，工作流程。

5.4.3.月度例行培训，每月参加行政本部安排的培训课程，学习专业知识。

5.4.4.OJT培训，每季度，由秘书的直接领导对其进行沟通，对必要的知识、技能、工作方法等进行优化。

6.特殊事项

无 7.相关文件

无 8.附件

秘书管理制度 篇2

一、教学秘书的工作职能

教学秘书的工作主要是教学管理工作, 基本职能是贯彻落实学院的相关政策, 协助分院领导做好日常教学管理工作, 如制订教学工作方案, 并监督方案的实施情况, 及时收集、整顿各类信息, 为解决新问题, 制定新方案, 采取新举措做准备。主动向上级领导汇报工作进展情况, 在须要的环境下提出合理化建议, 为领导的决策创造条件。

及时与教务处以及其他分院联系, 发现并解决教学环节中存在的问题, 保证教学质量。在教务管理工作中, 教学主管领导的工作一般是决策性的, 具体的工作由教学秘书负责组织、落实。如排课、调课、征订教材, 教学计划的落实, 期末考试的安排、学生成绩管理、试卷的装订管理、毕业生资历审查以及毕业证书管理、核计教师全年工作量等等, 都要由教学秘书组织完成。由于许多工作是同时交叉进行, 部分工作要和其他相关部门共同协商完成, 在进行中还要适当反馈工作进度, 这时教学秘书就起着承上启下的作用。

从另一个角度来说, 教学秘书的工作是一个服务性的角色, 在教学管理工作中, 学院为了规范教学管理, 维持教学秩序, 提高教学质量, 包管教学使命的顺利完成, 会不定期的下发各类文件, 最先的传达者就是教学秘书, 教学秘书要自觉的协助领导有效开展学院制定的各项工作, 确保教学活动顺利开展, 在此过程中, 就要具有良好的沟通协调能力。例如, 在高校期中教学检查期间, 教学秘书要协助领导做好检查工作的计划;在开展过程中, 要认真核实教师的上课情况, 能否做到科技创新, 能否在课堂上认真授课, 课后认真备课, 还要对每位教师的工作做好记录, 以便学院根据分院工作现状提出更好的规章制度, 为提高教学质量做好基础。教学秘书还是学生和教师之间沟通的纽带, 要了解学生的学习状态, 以及教师的授课情况, 所以教学秘书不仅要认真工作, 还要具备服务于学校、服务于师生的心。

二、教学秘书在工作中面对的问题

在学院工作中, 教学秘书不仅仅要接受教务处的教学工作, 还要包揽行政方面、科研方面、以及其他部门的临时性工作, 工作量日益大增, 有时甚至超负荷工作, 有些院校对教学秘书的工作不够重视, 部分人认为教务管理的一些工作没有很高的技术含量, 是一些简单的事务性工作。所以教学秘书在接受培训, 职称评定, 工薪待遇方面都不能得到很好的待遇, 这就容易让教学秘书的工作没有积极性, 仅仅是为了工作而工作, 创新性就会减少, 导致一些业务水平高的教学秘书不得已而离职, 造成人员流失。

高校教学秘书是高校教学管理队伍中最基层的教学管理人员, 他们的工作效率和质量直接影响着教学工作的有效运行, 所以要求教学秘书要有较高的业务管理能力, 此时出现的问题就是, 高校很少为教学秘书提供专业培训, 教学秘书不熟悉现代高等教育管理方面的思想和方式, 导致理论和技能有些欠缺, 职能固守陈规的重复原有工作, 在目前教育改革不断深化的形式下, 根本无法适应新时期的高效管理机制。

三、教学秘书应该不断深入学习, 努力提升业务水平

教学秘书作为高校教学管理队伍中最基层的教学管理人员, 是教学链中不可或缺的一环。为确保本系的教学工作有规律、有组织地正常运转, 就要求教学秘书具有较强的工作能力和良好的自身素质, 所以在工作中, 教学秘书要不断充实自己, 要有高尚的道德心和高度的责任感。哲学家爱默生曾说过:“责任具有至高无上的价值, 它是一种伟大的品格, 在所有价值中它处于最高的位置。”教学秘书要把岗位作为自己追求的事业, 事事高度负责, 一丝不苟, 努力做到“干一行, 爱一行, 精一行”。在工作中还要练就良好的心理平衡能力, 善于控制、调节自己的情绪, 不应付了事, 始终保持乐观向上、热情诚恳的心态, 保持新时期高校教师的风度, 做到仔细认真, 心胸豁达。

具有多方面的知识积累。作为一名高校教学秘书, 要不断加强自己的个人修养和知识结构, 不断积累知识, 充实自己, 才能真正胜任新时代高校教学秘书工作。我们处于知识经济高速发展时代, 信息瞬息万变、各类知识暴增, 更新速度快, 因此, 教学秘书只有不断学习, 不断深化自己的才能, 才可以适应、生存于现代的知识社会。一个称职的、成功的教学秘书应在各方面都有所涉猎, 不仅要学习专业知识, 还要学习辅助管理知识, 如高等教育管理知识、教育管理学、教育心理学、高等教育学等等, 提高文化素质和业务素质, 不断调整、更新自己的知识结构, 与科技发展速度同步。

综上所述, 教学秘书的工作是教学管理中至关重要的一环, 教学秘书要具有服务于师生的爱心, 高度的责任心, 努力工作的同时将教学秘书的作用充分发挥出来, 这不仅仅需要教学秘书自身的努力提高, 还需要得到学院的支持, 不仅仅要重视肯定教学秘书的工作, 还应该加强教学秘书队伍建设, 制定完善相应制度, 通过岗位职责的相关条例给予相应的薪酬标准, 并且多提供一些培训或研讨机会, 以教学研究带动教学管理工作, 使教学管理不断系统化、专业化, 更好地为学院的明天贡献力量。

参考文献

[1]陈文贵.教学秘书在高等教学管理工作中的作用及队伍建设.天津职业技术师范学院学报.

秘书有效时间管理策略 篇3

一、“二八”原则

19世纪末20世纪初，意大利经济学家帕累托提出了著名的“二八”原则，又称2/8定律，即20%的目标具有80%的价值，而剩余80%的目标只有20%的价值。这一原则对于那些在工作中喜欢面面俱到、事必躬亲的职业秘书具有重要的启示意义。所以，秘书应该根据每项工作的价值来投入时间，即应该用80%的时间做能够带来最高回报、价值较高的事情，而用20%的时间来做其他价值一般的事情。这一原则的具体应用方法是：首先对工作进行梳理，将每天的工作分条列项列出；然后对工作分类，标明哪些属于价值80%的工作，哪些属于价值20%的工作；最后对每项工作做时间和精力的分配。当然，这是运用这一原则最初时的状况，当这一原则运用熟练以后，秘书应该清楚地将日常事务性工作列为价值不高的工作，这些工作可以运用闲时处理、批量处理或授权他人处理，而集中精力和时间处理那些根据工作经验可以确定为价值高、高回报的事情。

二、ABCD法则

运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序，就是根据事情的重要性（纵坐标）和紧急程度（横坐标）两个维度，将事情划分为ABCD四个类型：A类，属于既紧急又重要的工作任务，如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等；B类，属于重要但不紧急的工作任务，如建立重要的人际关系、新的机会、人员培训、制定预防措施等；C类，属于紧急但不重要的工作任务，如接听电话、应对不速之客、例行检查、参加通报性会议等；D类，属于既不紧急也不重要的工作任务，如陪客人聊天、浏览报纸、喝茶等。

分清类别之后，就要优先处理A类工作，其次处理B类工作，再次处理C类工作，最后处理那些可做可不做的D类工作。这样就可以最有效地利用时间，收到事半功倍的效果。这四类事情的具体处理策略是：对于A类事情应该在第一时间去做，要舍得为它花费大量的时间；对于B类事情，应计划好什么时候开始做，要花费大量时间并付诸持续努力；对于C类事情可以采取马上就做或授权他人处理的方式，但应在尽可能短的时间内完成；对于D类事情，应尽量控制做这类工作的时间，可以在完成了所有重要的、紧急的工作之后，花一点时间去做，甚至根本不去做。要特别重视处理B类工作，因为这类工作重要但不紧急，如果不做的话，会随着时间的推移越来越紧急，直到突破一定的极限变成A类工作，如果B类工作被忽略而一直拖延下去，就会变成突发事件。所以，秘书要加强对这类工作的计划管理。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失。

三、计划统筹

“凡事预则立，不预则废。”科学地做好计划是时间管理的重要方法。对时间进行计划管理的关键有：一是系统统筹用时的思想，充分发挥时间效能，规划不足和规划过度都不利于时间管理。秘书一天的时间安排应张弛有序，不要100%地计划，一般情况下计划中所有工作所需时间总计不应超过75%，其余25%用于处理突发事件或做紧急工作的调劑。二是按计划执行，只有认真执行、灵活处理、随时检查、保持弹性才能真正起到计划的作用。做计划就要制作时间表，时间表主要包括年度时间表、每月时间安排表、一周工作计划表和工作日志等。要对未来发生的事件进行梳理并按照轻重缓急排序后填入时间表里，起到备忘、控制和提醒的作用。要记好每天的工作日志，记录每件事情发生的经过、处理中遇到的问题和困难、处理的方式、办理的效果和反思总结，为以后处理同类事情提供宝贵经验。在具体计划安排时要注意三点：一是集中与分散相结合，要集中时间处理同类事务，比如每天排出固定时间集中批量处理电子邮件、信件和紧急程度不高的事情，对于分散的时间要根据逆势操作和变闲为宝等策略合理利用；二是并行与串行相结合，并行即将性质相同或相似的不同任务同步操作运行，串行即严格按照工作程序和步骤安排操作，但应注意任务的系统安排和优化组合；三是例行与变例相兼顾，要妥善安排例行工作，将常态中的例行工作流程化，不断摸索总结秘书工作规律，形成操作规范，减少完成中的不确定性，节约工作时间，对于变例和突发事件要提高反应速度，灵活应对，尽量将处理这类事情的时间缩到最短。

四、制度约束

秘书可以通过制定成文的或者不成文的制度来进行时间管理，这其实是促使自己养成良好时间管理习惯的重要方法。历史学家梅尔·克朗兹勃在办公室里的每个早上都写10封信；杰出的演说学家乔·查伯纳教授要求手下的电话行销人员每个星期一、二都要打13个电话，星期三、四则是12个，星期五则用来打电话给这个礼拜没有联络上的人。很多作家固定在每天某个时段工作，而且在停笔前必须完成一定的字数。这个方法很有效。假如你养成每天写1000字的习惯，连续一个月后，写1000字便易如反掌。接着你可以增加字数到大概1200字，过十几天后，或许可再增加几百字。

在秘书工作中，制定制度来管理时间主要体现在以下方面：规定自己办公桌上的物品放置有序，工具或资料分类放置，用完以后及时归回原位；每次只处理一份文件，每份文件只处理一次；保证办公桌上只有一份正在处理的文件，处理完毕的文件及时归档；根据自己的工作和精神状态每天固定某个时段处理一些同类性质的事件；规定工作的截止时间，甚至规定自己将工作截止时间提前；用制度来主动减少打扰；形成定时汇报 和反馈制度；尽量采用打扰性不强的沟通方式（如便条、电子邮件）；对于常规事项制作简明易懂的书面说明等。

五、日事日清

“日事日毕，日清日高”，这是海尔集团提出的口号，也是重要的管理方法。这是一条可执行的时间管理原则，包含两层意思：一是当天的工作当天必须完成，工作都有截止日，不能无限期地拖延；二是提出了工作目标，在工作质量上每一天都有进步，在工作要求上每一天都要进步。这个方法能够有效根除拖延症，显著提高工作效率。其实这是一种心态或境界。时间管理的方法告诉我们永远要往前看，要看到现在和未来，只考虑接下去怎么做。正如歌德所说：“把握住现在的瞬间，把你想要完成的事物或理想，从现在开始做起。只有勇敢的人身上才会赋有天才、能力和魅力。因此，只要做下去就好，在做的历程当中，你的心态就会越来越成熟。能够有开始的话，那么，不久之后你的工作就可以顺利完成了。”

六、逆势操作

逆势操作是一种重要的时间管理方法，是指在和大多数人不同的时间段里去从事相同的工作，反而能节约时间，提高工作效率。这意味着当别人没有做某件事的时候你就去做，这样可以省下许多等待的时间。比如汽车快递运输，往往利用夜间开展物流运输，因为这个时间段汽车流量较小，道路通畅，运输成本降低，运输效率提升；逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购，所以他们不会在周五下午去兑现支票，也不会在周五晚上进超市，而会选在晚上11点或早上六七点去逛24小时开放的超市。逆势操作者退房的时间与其他人不同，他们会选择旅馆自动退房的方式：如果你可以在人潮多起来之前退房，你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。在办公室里，逆势操作者会在中午大多数职员外出午餐时使用传真或复印机。

七、变闲为宝

秘书要善于利用零星时间，比如通勤时间、旅途时间、等候时间，学习或处理琐事，反思或规划未来工作，做到凑零为整、变闲为宝。这是一种时间管理思想。要根据自己的身体和精神状况在零散的时间里处理相应的事务，但是不应因此而增加精神和情绪压力，把所有时间都利用起来工作和学习也不符合时间管理原则，所以在零散时间里放松和锻炼身体也是一种时间管理的方式。

八、善用工具

注意将传统工具与现代工具相结合，可以方便地随时进行时间管理。可以随身带一个记事本，列出待办琐事和物品清单，让大脑腾出更多空间来容纳更有意义和高创造性的事情；可以利用智能手机里丰富的时间管理应用软件来进行智能管理和智能提醒；可以利用OA系统里的日程安排制作电子日程，并方便地随时更新和管理；可以充分利用现代办公软件和办公设备提高工作效率，使工作生活更加智能化。

（摘自《秘书之友》）

秘书管理制度 篇4

秘书的情商与逆商管理

赵中利 著

一、著名的软糖试验

20世纪60年代，美国心理学家曾对一批4岁左右的孩子进行了一次“软糖实验”。试验者 先给每个孩子发一块软糖，然后告诉他们:我有事出去一会儿，你们可以马上吃掉软糖，但谁

能坚持到我回来再吃，那么，他就可以得到两块软糖。有的孩子迫不及待地把糖吃了;有的孩子虽然犹豫了一会儿，但还是忍不住吃了;还有的孩子通过唱歌、做游戏甚至假装睡觉坚持到

最后。20分钟后，试验者回来了，坚持到最后的孩子又得到了一块软糖。实验过后，研究者 进行了长达几十年的追踪，发现这些孩子表现出了明显的差异:那些坚持到最后的孩子具有较 强的适应能力和进取精神，他们自信、合群、勇敢、独立;没有坚持到最后的孩子则比较固 执、孤僻，往往会屈从于压力而逃避挑战。这项研究表明，成功可能与情绪调控有密切的关 系。这项研究引起了人们对智慧的深入探讨。

“软糖试验”的设计源于心理学家对传统智商的疑惑。智商一直被作为衡量个体智力的指 标、筛选人才的基准，应用十分普遍。但是在研究和应用各种智力测验的过程中，对于智商究 竟在多大程度上能预测一个人未来的成功与否，心理学家却一直深感困惑。大量事实表明，智 商高者不一定就踏上了成功的坦途，而智商平平的人中也不乏卓越超群的成功者。心理学家在 对上千名智商在130以上的智力超常孩子作了长达30年的跟踪观察后，得到了一个令人惊异 的发现:智商在个人成功里所起的作用仅占20 0}c o

二、情商与逆商现象

从上而的简介中我们可以看到影响一个人成功的因素不仅仅是智力问题，还包括许多其他 因素。目前大家比较公认的影响一个人成功的因素包括四个方而，即四个商数:智力商数(111-telligenee quotient)，简称为智商C IQ);情绪智商(emotional quotient)，简称为情商CEQ);道德智 商amoral quotient)，简称为德商C MQ;逆境智商(adversity quotient)，简称为逆商CAQ)。智商主 要包括五个方而的能力，即观察力、记忆力、注意力、想象力、思维能力。这些能力是个人发 展的基础。在智力方而，一般人之间没有太大的差异，真正高智商或者是低智商的人在人群中 只占非常少的比例。所以，智力不能完全决定人们的成就大小和高低。德商的内容包括体贴、尊重、容忍、宽恕、诚实、合作、负责、勇敢、礼貌、独立、幽默等各种美德，因此，又称之 为美德智商。在很多企业中，用人最先考虑的是属于MQ的“德性”，然后才是属于IQ的 “能力”。企业取才的关键已经从“能力”转为“态度”，最重视的是属于MQ的“工作态 度”、“敬业精神”、“团队合作”。相形之下，学习能力、专业能力、解决问题的能力反而 是次要的。

由于过去我们在教育活动中对于智商和德商的关注比较多，这里不赘述。下而重点介绍情 商和逆商现象。

1.情商(EQ)

情商就是指情绪商数，就是指情绪控制能力或情绪管理能力，也就是我们所说的驾驭情绪 的能力。它包括以下几个方而的内容:一是认识自身的情绪;二是能妥善管理自己的情绪;三 是自我激励;四是认知他人的情绪;五是人际关系的管理，即领导和管理能力。有人认为: " 20%的IQ+80%的EQ = 100%成功”。

心理学家认为，情商不仅能让智商发挥更大的效应，还是影响个人健康、情感生活以及 人际关系的重要因素。未来的时代，仅凭知识和聪明并不一定能成大事，还要具有良好的 心理素质。情商为人们开辟了一条事业成功的新途径，它能使人们摆脱过去只讲智商所造

成的无可奈何的宿命态度，只要不断学习、认知与调整，正确而对情绪的变化，就有开创美好前景的希望。

2.逆商(AQ)

逆商就是指逆境商数。AQ就是当而对逆境或挫折时，不同的人对待逆境或挫折产生的不 同反应，这种反应的能力，就叫逆境商数。它主要包括控制力、责任感、影响度及持续性四项 要素。

控制力。一个人的控制力越高，就越能扭转逆境。控制力包含两种能力:改变情况的能 力，控制自己对事情反应的能力。

责任感。成员的责任感越强，团队就越能共渡难关。在高AQ的团队中，每个成员都会把 全队的成败视为自己的责任，而不只是完成自己分内的事。就像一个登山队，当一个队员受了 伤，无论他受伤的原因是不是出于疏忽或错误，团队成员都必须背着他继续行动，互相指责无 法让团队抵达目的地。

影响度。越能减少问题产生的影响，挫折的杀伤力便越低。高AQ的人不会让单一挫折影 响到不相关的工作或私生活，而低AQ的人则视逆境是野火燎原，根本不觉得自己可以控制 情况。

持续性。一个人对挫折所造成的冲击是否挥之不去，会影响他对问题的处理。高AQ的人 不受过去影响，也不担心未来，他们只把注意力放在现在能采取的行动上。

俗话说，人生不如意事常八九。没有任何一个人一生中可以不经历挫折和失败。成功学告 诉我们，在成功的天平上，逆商的祛码，远比智商和情商更重。

李嘉诚、霍英东、盖茨、韦尔奇、松下等中外成功人士都经历过无数的挫折与逆境，但是 他们永远都在勇往直前，从成功人士身上我们可以看出光有情商、智商只能成才，只有具备逆 I pJ才能成大事。

正如美国成功学宗师拿破仑希尔所说:“幸运之神要赠给你成功的冠冕之前，往往会用逆 境严峻地考验你，看看你的耐力与勇气是否足够。”

比尔·盖茨在接受世界八大则一经媒体之一的《金融时报》采访时谈到逆商:“我有过颓丧和虚 怯。微软公司在每次起飞过程中遇到的困难和阻力一次比一次大，从技术难关、竞争对手的围 攻到政府的指控，如果我不是最终以勇气和毅力战胜颓丧和虚怯，恐怕早就被市场竞争的浪潮 淹没了。”确实，直至今日，历时近5年的微软垄断案还在缠绕着盖茨。对盖茨而言，淹没在 市场竞争的狂风恶浪中的可能性，远比而临的飞跃机会要多得多。

韦尔奇从小就患口吃症，他当过球童、报童，卖过鞋;洛克菲勒小时候食不果腹，衣不蔽 体，1 C7岁时，以1 000美元开始创业;松下幸之助不满10岁便背井离乡当学徒，其一生体弱 多病，草创松下电器时，仅有3名员工和不到100元的创业资本;李嘉诚14岁就因父亲早故 辍学打工，当过茶楼堂仔、钟表店学徒、行街仔(推销员);霍英东当过铲煤工、打铁工、机场 苦力，大半生都被港英当局掣肘这些成功的人士都经历过逆境的磨难，以坚忍不拔的毅力 克服困难，才走向辉煌。

三、情绪管理的重要性

人的活动不外乎两类:一是内在的心理活动，一是外在的言行举I}。前者虽然看不见、摸不着，却直接影响着外在的言行举n。在人的心理活动诸如感觉、知觉、思维、情绪、意向等 等中，情绪对人的言行起着非常重要的作用。

情绪是一种巨大的神奇力量，也是一把双刃剑，既可以使最精明的人变成疯子，也可以使 最愚蠢的傻瓜作出精明之举;既可以成为点燃才智、引爆潜能的火把，也可以成为使人自暴自 弃、自栽自焚的烈焰。在日常生活中，我们很多时候都受着情绪的左右，有时它使我们精神焕 发，充满激情，思维敏捷，丁}几劲倍增;有时它又使我们萎靡不振，暮气沉沉，思路阻塞，消极 懒惰。情绪把握得好，就能够激发无穷的潜能、成就辉煌的业绩;情绪控制不住，则可能莽撞 行事，甚至跌入万劫不复的深渊。因为一旦情绪失控，就意味着言行失控，就会任凭仇恨、妒 忌、恐惧、绝望、狂热、愤怒等等情绪肆意膨胀，不但使已有的才能难以正常发挥，还会摧毁 心智，甚至夺去人的宝贵生命。

有的成功学者认为:20%的智商+ 80%的情商= 100%的成功。他们把情商作为预测一个 人能否成功的重要标志，并非没有道理。有的人认为:情绪具有顿然性，当消极情绪爆发时，人往往很难理智而有效地驾驭它。其实，这种看法是片而的。人通过加强自我修养应该而且完 全可以有效地驾驭自己的情绪。影响我们情绪的因素固然很多，但最主要的不是外界因素，也 不是什么“情绪周期律”，而是我们自己能不能战胜自我、驾驭自己的情绪。因此，有人将驾 驭情绪称为整个人生的“第一管理”，这是很有见地的。

学会驾驭自己的情绪，对于我们走好人生之路、赢得事业成功至关重要。尤其是人在 年轻气盛的时候，能不能有效地驾驭自己的情绪，往往直接关系到今后的人生走向。然 而，并不是每个人都能恰到好处地驾驭自己的情绪，相反，很多人恰恰正是因为不善于 驾驭自己的情绪而失去了不少走向成功的机会，甚至因此导致终生与成功无缘。至于一 些人由于情绪失控而不自知，反而常常以“有个性”而洋洋自得，这就尤其令人可悲可 叹了!

心理学上，与我们生活最有关系却又最争论不休的话题恐怕就是情绪了。情绪分为正向和 负向，过去心理学所注重的是负向情绪及它所引发的心理疾病等，现在，正向情绪的作用正引 起人们的重视。因为人们看到当正向情绪出现时，负向情绪便被排挤出去了。

人类很早就知道，大部分的痛苦源自负而情绪。当一种负而情绪对他人或自己产生伤害 时，就称为破坏性情绪，如愤怒是长期受到不公平对待后产生的对外界的破坏性情绪，恐慌则 是一种对未来结果的负而期待，伤害自己。

情绪可以影响心情，长久的心情会变成性情，影响人们人格的发展与身体的健康，这两者 又直接影响一个人一生的成就，所以教导情绪控制的生命教育现已成为各国教育的主流。

有了破坏性情绪怎么办呢?情绪教育者的建议是:去做点别的事情，拜访朋友或师长，找 人聊天，谈些别的话题，玩某项运动或看一场电影。这能帮助人换种想法，改变态度和身心状 况，使情绪自然舒缓下来。

四、提高自己的逆商

一个意志坚强的人，对于来自社会的、工作或学习的逆境压力，都需要承担下来。承受这 种压力，首要就是培养忍受逆境的能力。其次是能把所谓的逆境看作是一种机遇，找出扭转逆境的办法。当逆境出现时，相信自己能够掌握自我命运，能够战胜逆境。

AQ则是“逆境商数”，强调一个人的毅力·魄力与耐力，而对逆境时是否有正而积极的心 态，而临困难是否不轻易放弃。

人们对待逆境和挫折的心态犹如登山攀高，而对崇山峻岭，悬崖峭壁，大致呈现出不屈不 挠型、半途而废型和畏缩不前型三大群体类型，而各群体类型又可细分三种左中右的亚类型，这样总共有9个逆商等级标准。总体上看，逆商AQ是衡量个体在逆境条件下坚忍程度、耐挫 能力、抗争特质、生存本领、胆识风范、心态韧性、人情练达、自强力度等诸项个性心理素养 的量化标准。

一个人只有在逆境中迎难而上才能真正感受人生的真谛。从某种意义上说，人在社会 中生活、工作或学习都不可能总是那么一帆风顺的，至于某时顺利，也只不过是主观与 客观短暂亲密接触的结果。在大多数情况下，主客观还是不一致的。这时往往因期望值 太高，客观现实与主观愿望存在差距，而感到不顺，即形成了某种逆境。假若您身处逆 境，您该采取什么样的办法来摆脱逆境给自己带来的烦恼或者压力，始终保持在顺境中 那样良好的工作状态呢?

1.充满信心。一个意志坚强的人，当逆境出现时，相信自己能够掌握自我命运，能够从 逆境中走出去，并从中获得健康、知识、活力与成功。比如在工作中出现了逆境压力，既然这 份工作是自己选的，就要相信自己的眼光，决不轻言放弃。要坚信暂时的不顺利只是小插曲，经过峰回路转，前而一定是柳暗花明。

2.要始终保持一种乐观情绪。每个人都可能有环境不好、遭遇坎坷、工作辛苦的时候，身处逆境的人很容易认为人间没有乐趣，或生命没有价值，这样无形之中就给自己添加了沉重 的精神压力。相反，我们如果能看淡这些逆境中的困难，始终保持乐观情绪，认为人虽然被注 定了要靠劳力、靠工作来维持自己的生活，虽然被注定了有七情六欲来品尝人间各种各样的离 合悲欢，但同时我们却有机会欣赏这有鸟语花香的世界，我们还有智能可以体味人间苦乐的真 谛，我们也还有心情来领略人间的爱心、善良和同情。相信您如果能这样去看待困难的话，心 里一定会舒服很多的。

3.要学会给自己解压。逆境中遇到的困难可能使你举步维艰，在这个时候你没有必 要封闭自己，应该利用一切可能的时间和机会来与朋友进行沟通和交流，把自己的一些 苦闷和忧愁向自己的朋友和亲人倾诉，希望能得到他们的理解和支持。另外，您也可以 一个人找个清净的地方静一静，例如请假做一次旅行，或者到乡村里走一走，以消散心 中的烦恼。

4.真诚与人相处。当你苦于难以和上司及同事相处时，殊不知你的上司或同事可能也正 在为此事焦虑。要学会真诚待人。当然，真诚并不等于无所保留，和盘托出。

5.通过持续运动来消气。许多人在遇到困境时，往往会躺在床上消极对待，结果只能是 心里越来越烦。相反如果你心中有什么不快，可以做剧烈运动，扭毛巾，打枕头，捶沙发等，这样可能会帮助你发泄心中的困惑。

6.学会在困境中鼓励自己。当环境中的人或事令我们受到伤害或打击的时候，我们应该 抛开那些无益的气恼，而在自己内心这片快乐的园地找到希望、安慰和鼓励。每个人都可以在

自己心里种下一点决乐的种子，这些快乐的种子可能是一些爱好，一点信心，一个理想。所以无论我们受到的打击有多么严重，只要我们能保持自己内心这点平静，就不会真的受到环境的 伤害，就可以随遇而安。

公司秘书制度初探 篇5

公司秘书制度应当在章程中规定，并向社会公示。

公司秘书的姓名及公司秘书变更情况，公司应当向商事登记机关备案。

该管理办法首开我国公司秘书的先河，也是公司登记机关对横琴企业在管理方面的一个突破。那么公司秘书制度到底是一种什么制度？公司秘书对公司会起到什么作用？在公司注册设立秘书时，有许多企业都会问到我们这些问题，下面我们通过香港公司秘书制度和澳门公司秘书制度的规定，阐述有限公司设立公司秘书的必要性。

公司秘书制度发端于英国，香港沿袭了英国公司秘书制度，横琴的公司秘书制度正是借鉴香港引进而来。

一、香港公司秘书制度

《香港公司条例》154条第1项规定：每间公司须有秘书一名。在香港，公司秘书的委任通常由一名董事向董事会提出建议，由董事会决定通过委任。公司秘书的任命必须按公司章程细则进行，在公司注册的时候，根据公司章程委任首任秘书，此后的任命一般由董事会作出决定。除此之外，公司秘书的资料还须向有关公司注册处申报，以便公众查阅。上市公司的公司秘书资料还要向联交所（HKE）申报备案。受聘者若是个人，则必须通常居于香港；若是法人团体，则必须在香港设有注册办事处或营业地点。如果是在香港上市的公司，根据《香港联合证券交易所有限公司证券上市规则》有关规定，公司秘书须由通常居于香港的人士担任。

鉴于公司秘书职责的重要性，上市公司的公司秘书一般要求由香港公司秘书公会的会员、执业律师、专业会计师来担任。香港特许秘书及行政人员公会（即公司秘书公会）为了确保会员具备一定的专业水平及操守，对公司秘书的任职资格制定了严格的标准，这个标准提出了该公会对准会员、会员及资深会员在专业知识、工作经验及个人品格上的要求。董事会之间的联系人，通常，股东对董事会处事方针有所不满时，会通过股东会致函董事会主席投诉，而董事会主席一般会交由公司秘书去调查并作出回答。

概括而言，香港公司秘书的职能可分为法则遵守、法律事务、股份过户及公司行政管理等方面的工作。

1、法则遵守。就是要遵守公司章程、公司条例的要求，公司章程一般可视作公司的“宪章”。在筹备召开董事会或股东大会的时候，公司秘书必须按照章程的规定召集开会。在董事会做出决定之时，公司秘书必须就讨论的主题的合法性及章程细则规定下作出建议。

2、法律事务。公司秘书通常协助董事商谈合约，参与审阅合约及向对方提供合约草案，并向公司的律师提供资料，草拟合约文件。公司秘书要面对的合约通常包括：收购文件、合营公司的协议书、租约以及行政人员聘用合约等。

3、处理股份过户。若股东转让股份，须由公司秘书负责过户登记，如属上市公司，则由股份过户处负责。在收到正式签署的过户文件并缴付印花税后，公司秘书或股份登记处变更改股东名册的记录，其后发出以受让人名义登记的新股票，旧股票同时予以注销。

4、日常行政工作。公司秘书的日常行政工作包括组织会议，主要是董事会及股东会议，而组织这两类会议要严格按照公司章程细则进行。除此之外，根据公司规模和管理架构的不同，有些公司秘书还负责保管公司记录及印章，负责人事管理及其他行政管理，有些公司还参与公司的会计及财务等方面的工作。

5、其他事务。在一些场合，公司秘书会成为公司的发言人，要面对记者或者证券分析师等。因为公司秘书较公司一般行政人员更清楚公司各部分的运作，掌握更全面更准确的资料，并懂得怎样回答不会涉及直接或间接影响股价的内幕资料。在每年的法定帐目及公司记录审核方面，公司秘书还参与提供资料，解答审计师的提问及制定董事会报告书。公司秘书具有广泛而又实质性的职权，能最大地体现公司秘书制度的价值。高素质、高水平的公司秘书是董事会乃至整个公司规范运作的基本保证，香港的公司秘书无论是作为一名事务性的普通工作人员，还是身为公司的高级管理人员，其职能都表明，公司秘书是公司有效运行并相互协调的关键，不愧为“公司管治的守门人”，在许多方面都堪称公司组织体的脊梁。

二、澳门公司秘书制度

澳门公司组织机构由四部分构成：股东会、行政管理机关、公司秘书和监事会。对外，公司发行的股票、债券除须有公司行政机关成员的签名，同时还必须有公司秘书的签名。对内，公司的职权有：

1.证明公司设立文件的译本和符合原文无误；

2.负责股东会议及行政管理机关会议的秘书工作，签署有关的议事记录；

3.必要时证实公司文件上签名的真实性；

4.确保出席股东会会议的股东名单的填写及签名；

5.在公司登记簿册上登录有关事项及其修改情况；

6.证明公司簿册的副本或转录本的真实、完整；

7.确保帐簿表册供股东或有关人士公开查阅；

8.确保在8日内将最新章程、决议及设定负担与担保的副本交付有关人士，等等。

《澳门商法典》规定：

公司秘书的职权：确认权、公证权、监控权。秘书必须对其所签名的文件做真实性审查，核

实无误后，签名盖章。经秘书签名盖章的文件类似被公证了的文件，任何人无权变动文件内容。这一签名权的行使对董事及董事长在公司内部的活动起到了一种监控的作用，以避免将个人的行为作为公司行为而损害公司的利益。该制约可以防止权力的滥用，从而保护股东、债权人的利益，保护公司运作的安全。

公司秘书权力范围。主要限定在公司内部的日常管理活动里。其签名权限制在本公司的文件、表格、簿册、股票、债券。但不能以公司的名义对外签署文件。公司法只赋予了董事长为公司的法定代表人，而秘书不具有该种地位。

公司秘书的任职资格、法律地位。公司秘书是公司的高级管理人员。公司均应设一名秘书，首名秘书必须由股东在公司设立时即时指定，后任公司秘书由行政管理机关成员中选用，也可以由公司聘用的律师、法律代理人（法律代办）担任。由于秘书在公司中拥有诸多权力，故其资格要求很高，限制较严格。秘书应具有必备专业知识和经验的人员，可以是公司董事或其他管理人员。由于他们在公司中的地位和信誉，能为自己的行为负责，体现出一种权威性和可信性。例如充当秘书的律师必须是执业3年以上的人员，他们既懂专业又有经验。又例如一些法律代理人（一些专业性的咨询公司或律师事务所）担任公司秘书，不但业务熟，而且资信也较高。在很多情况下，他实际上起着公司的“公证员”作用，因而对其资格和信用的要求是颇高的。

三、公司秘书的价值和作用

1、公司秘书是公司的高级管理人员，能较大程度地参与公司的经营管理，对公司的制度、信息掌握比较多；公司秘书直接对政府负责独立承担责任。

2、公司秘书的职权或职责主要来源并不是法律，而是公司章程，法律一般授权公司章程来确认公司秘书的具体职责。

公司章程对其职责的规定通常包括：管理、保存和监督公司账户记录，特别是管理和保存董事会的会议记录以及股份转让；记录出席所有的股东大会、董事会会议，编制会议议程，做好会议记录，准备公司章程和通知股东，确保会议程序正确；保管和根据公司的指令使用公司印章，防止印章被欺骗地加盖在文件上；出席其他高级职员签订重要合同的仪式并充当签字的证人；代表公司监督其他职员的行为是否超越职权范围；认证法定文件和登记册。

3、法律或章程的具体规定之外，现代公司秘书还从事着下列行政管理职责：按期督促公司履行备忘录和公司章程确定的事务和起草有关的文件；上市公司的秘书要确保公司遵守上市规则，发布市场信息，并确保敏感的证券价格方面的信息不被泄露；处理股份转让、过户、股权丧失，发给股权证书，出席股东质询和申请会议；通过发布通告、支付红利、分配股票权益或发行红利用股，与普通股东保持联系；当公司涉及收购或出售时，秘书在确保所有文件的有效性和及时披露等方面负有若干特殊的责任。此外，公司秘书通常还能对外代表公司签订有关行政管理方面的合同，如召开股东大会时代表公司租赁场地、购买公司办公设备等。

上述公司秘书的职权，最大的体现是公司秘书制度价值的效率方面。现代公司的运作通常属于“董事会中心主义”，董事会负责除由股东会行使的必要决策权外的其他所有公司事务的决策，公司决策的执行由董事会任命的总裁等高级职员完成，在此之外的事务性工作都由

公司秘书来完成，可见公司秘书制度效率价值的重要性。

对于安全价值而言，实质上又包括对内和对外两种安全价值。对内，公司几乎所有重要决议、文件的记录、制作及保管，公司印章的使用和保管，对法定文件和登记册的认证、对重要合同签署的认证、对公司其他职员的监督，上市公司证券内幕信息的保密、处理股权事项等，都由公司秘书完成，这些职权的有效、正确行使能确保公司内部按照既定程序安全运作；对外，上市公司的公司秘书在信息披露方面是公司证券事务的代表人，与证券有关的事项基本由公司秘书来完成；如签署和公布公司年报、财务会计文件、代表公司向公司主管机关提出申请、代表公司作出法定声明、确保公司遵守上市规则及发布市场信息、向公司主管机关及时准确地提供和披露有关文件和信息。公司秘书规范地行使其对外的这些职权是公司在证券市场中安全运行的基础。

四、我国现行法律法规对公司秘书的规定

《公司法》 第一百二十四条 上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。

《公司法》第217条规定，上市公司董事会秘书是公司高级管理人员。

1997年《上市公司章程指引》规定董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，经专业培训合格，由董事长提名，董事会委任，公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书，董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由。

1999年《境外上市公司董事会秘书工作指引》规定：董事会秘书应具有大学专科以上学历，具有3年以上从事金融或财务审计、工商管理或法律等方面的工作经历等。

2006年深沪证券交易所修订的《股票上市规则》规定：董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，强调拥有董事会秘书资格证书，董事会应在董事会秘书空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书职责，不得无故解聘董事会秘书。这说明上市公司董事会秘书的任免已不再仅是公司内部事务，对空缺应急机制的规定，标明董事会秘书作为上市公司必设机构的重要地位。

2006年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》规定：董事会秘书对公司内外关系的沟通协调和治理监督职责，如与证券监管机构之间的沟通联络、公司与投资者关系的协调、促使董事会依法行使职权、协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关法律规则并处理信息披露事务等。内地相关证券法对董事会秘书职责的强化，从法律的角度提高了董事会秘书作为机构而非个人的重要地位。

五、香港公司秘书制度可供内地借鉴的经验。

从上世纪80年代开始，香港成为重要的国际资本市场，与伦敦、纽约并称世界三大金融中心。2006年港股总市值已扩大到15万亿港元，超过纽约，成为仅次于伦敦的全世界金融市场IPO融资亚军。香港已经成为内地筹集国际资本的中心，从2003到2006年整整四年，香港股市实质上代替了沪深股市成为中国的主板市场。从1993年首批国企在香港上市开始，内地就开始对公司秘书制度进行移植，但与《香港公司条例》规定每间公司均需设立公司秘书不同的是，内地移植的制度只规定上市公司须设立董事会秘书，而对非上市的股份有限公司和有限责任公司未作同样的规定。

事实上，董事会秘书在处理董事会执行职权所涉及的事务中起着不可或缺的作用，为了健全公司组织机构，更好地发挥董事会职能，内地应从完善公司内部管理、提高公司业务效率的角度对董事会秘书制度进行规制，尽早将相关证券法中涉及公司治理结构及董事会秘书的章节纳入公司法体系，规定凡依照公司法所成立的公司均应设立董事会秘书。

香港的公司秘书在公司的实际地位很高，是公司管理方面的主要高级职员，具有广泛而又实质性的职权。内地现行的董事会秘书制度中，只有职责的要求而无职权的规定，按照监管层对制度设计的思路，董事会秘书职权适当扩大显得特别重要，因为董事会秘书将要督促董事、监事、高管人员及控股股东按规定行使权力和履行承诺，督促上市公司规范运作，责任进一步加重，与之相应，就需要改变董事会秘书责任大于权力的情况，同时还要进一步加强职务保障。

第一、要明确董事会秘书相应的权限，严格任职条件，规范任免程序，改善和提高工作条件，健全工作规则，使董事会秘书工作有章可依、有例可循。

第二、要保证董事会秘书能有机会参与公司重大决策、相关资本运作以及制定公司发展战略等活动，真正发挥董事会秘书在现代公司治理中的作用。

第三，要对董事会秘书实现社会化管理机制，统一执业标准，以使董事会秘书更加具有独立性。

香港的公司秘书属于专业人士，有自己的专业组织——香港公司秘书公会，该社团对成员资格，包括专业、经验和操守方面都制定了严格的考评标准，从而保证其职位的胜任力和职业声誉。这个做法很值得内地借鉴，内地可以在各地原有的董事会秘书协会的基础上，成立统一的董事会秘书协会，从规范董事会秘书的专业知识与经验方面考虑，制定执业标准，推广职业培训，每年组织专业知识的考试与经验评估，对合格者授予董事会秘书资格，并以此为担任董事会秘书的必要条件。

将来在非上市公司中推行董事会秘书制度，对董事会秘书的需求必将大大增加，职业资格培训、考试前置也将为董事会秘书职位提供充分的市场准备，这样将有利于提高董事会秘书素质、更好地发挥其在公司治理中的作用。

第四、香港公司秘书制度的价值取向值得内地借鉴。

香港的公司秘书是公司内部有效运行并互相协调的关键，公司秘书制度的安全价值建立在效率价值的基础之上，是公司秘书成为公司高级管理人员之后对原有效率价值的突破。从内部安全来说，公司秘书担当的多为公司内部运作的程序性工作，其作用相当于公司内部的公证员，外部安全上，由于程序的设置对于实体的权利通常具有不同程度的加强或削弱作用，公司秘书制度对于公司经营管理人员所具有的制约功能以及对公司股东与交易相对人所具有的保护功能也是明显存在的。

内地董事会秘书制度对安全价值的偏重使得规定上重职责、轻权力，导致该制度整体功能发挥欠佳，因此价值取向的调整才是董事会秘书制度完善的关键所在。制度建设应服务于该制度的基本价值，各种具体内容的设计都应围绕特定的价值取向而展开，价值取向决定了董事会秘书制度建设的方向。因此，价值取向对于董事会秘书制度建设具有决定性的作用。

内地现行公司法规定的缺陷体现了对效率价值的需求，而在公司治理结构问题上，监管层对公司董事会内在约束有加强的趋势，这体现了对安全价值的需求。价值取向调整上的关键在于合理地处理好二者的关系，效率与安全两方面的价值都不应偏废。

只有当董事会秘书制度充分发挥出其效率价值，董事会秘书成为公司治理中不可或缺的高级管理人员时，其安全价值才能得以体现。

在现代公司治理中，董事会秘书制度的效率价值，不仅体现为董事会秘书对公司文书、会务等日常事务性工作的承担，更重要的是体现在董事会秘书为董事会决策所提供的咨询建议、充当公司董事与公司之间的联系人、公司机关之间的协调人等方面。因此效率价值是第一性的，基础性的，加强效率价值是完善我国董事会秘书制度的首要任务。

香港的公司秘书制度的安全价值首先取决于效率价值，这一安全价值对于公司安全而言，应当说是处于辅助性地位的。从公司治理方面看公司安全，主要是对董事会的内在约束，而内在约束的效能则取决于外在监督的力度。香港的独立董事制度提供了强有力的外在监督，因而，公司秘书制度的内在约束功能可以得到发挥。

此外，公司秘书制度安全价值的另一重要体现是在其证据效力上，可以为司法程序提供有效的证据，可以向外界见证法定代表人签名、公司盖章的效力，很明显，这些安全价值都是辅助性的，并非公司安全的主要控制因素。对照香港的经验，在现阶段，内地董事会秘书制度完善的重点应当在于如何发挥董事会秘书制度的效率价值，在此基础上进行符合内地实际情况的制度移植、整合、完善，进而更好地发挥该制度的安全价值，这是内地董事会秘书制度完善应坚持的基本原则。

教学秘书工作职责及管理制度 篇6

为了更好安排和管理各类教学、带教、继续教育和学术活动，经医院研究决定在全院各临床（医技）科室设立教学秘书，各科医、护各1名。具体规定如下：

一、教学秘书由科室主任、护士长提名推荐，由科教科、医务部、护理部共同审核，经院领导批准后正式任用，任期二年。任用期间每月给予津贴100元。

二、教学秘书是科主任、护士长的教务工作助理，其任务是协助科主任、护士长搞好教学、带教、业务学习、科室人员继续教育、安排科室有关学术活动等工作。教学秘书业务上受科主任、护士长及科教科的双重领导。

三、教学秘书工作内容：

（1）协助科主任、护士长管理本科室的研究生、进修生、实习生，安排见习活动（接到安排表后，及时备课并指定好指导老师），检查带教计划执行情况。

（2）维护正常带教、学术活动秩序，了解教师、学生（研究生、进修生、实习生、见习生）的教学情况，及时处理带教、学术活动过程中出现的问题。定期向科主任汇报病区带教情况，提出改进带教的意见或建议。

（3）负责实习生进科教育，介绍科室情况各项规章制度，职业道德等，根据实习大纲和实习计划要求，安排实习轮转程序。安排好带教老师，指定专人负责，明确带教任务，经常检查督促带教工作。

（4）负责组织安排科内的专题病例讨论，病区小讲座，教学查房，并予登记备案。

（5）组织督促本科室工作人员和各类实习进修人员参加科教科安排的各类业务学习、继续教育和学术活动。

（6）负责组织本科室人员进行科内业务学习（每月不少于2次），并做好记录及签到。

（7）协助科教科做好各类考试（实习生出科考试、医务人员三基考试等）的考务工作。将科教科批准的考试安排通知有关的师生和医务人员。

（8）严格执行实习生出科考试和基本技能考核工作，并及时填写好实习生的实习评语和出科考试成绩，并登记备案。

（9）负责本科室教学档案的整理保管工作。含教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案和学生考试答卷等（即各专业教学计划、教学大纲、教学工作总结、教学质量调查表、学生的成绩表、鉴定表等），并按规定时间将有关档案材料移交给科教科。

（10）严格实习纪律，必须凭科教科的轮科条接收学生，认真考勤，对违反纪律和规章制度的学生及时向科主任或科教科提出处理意见。

（11）协助科教科开展教师教学带教质量评估工作。每月负责提供各类教学资料供科教科进行质控查房。

（12）完成主管领导委托的与教学相关的其它任务。

四、教学秘书的工作依据为《科教工作质量控制考核标准》的要求。科教科每月对教学秘书的工作职责完成情况进行考核，考核优秀者给予奖励，不合格的将予以相应处罚。每学年评选若干名优秀教学秘书。

董事会秘书制度完善初探 篇7

前面讲到我国现有董事会秘书制度绝大多数内容仅仅适用于上市公司, 但是董事会秘书制度的应用意义并不仅局限于上市公司, 在日常业务的运转中对效率的追求及保证公司对外部法律的较好遵从并不只是上市公司的目标, 这是所有企业的共同追求;公司治理不规范、运转缺乏效率性和安全性是个全局性的问题, 在我国众多上市公司、不上市的股份有限公司和有限责任公司中都广泛存在, 董事会秘书制度作为改善我国公司治理的手段之一, 其适用范围应适当扩大。

鉴于实践中董事会秘书在未上市的股份有限公司和有限责任公司中同样起着不可或缺的作用, 为了健全公司组织机构, 应扩大董事会秘书制度的适用范围:鉴于股份有限公司股东众多, 法律遵从要求较高, 内部组织机构较复杂, 应要求所有股份有限公司都必须设立董事会秘书, 并规定其为对整个公司负责的高级管理人员。对于有限责任公司, 可以自愿设立, 但是一旦设立董事会秘书, 对其权利义务责任应比照股份有限公司中董事会秘书执行, 且只要是设立就应认定为高级管理人员, 以避免制度的混乱。

二、提高董事会秘书制度的立法层级

我国董事会秘书制度的诸多问题, 如董事会秘书一职形同虚设、不能发挥其实际作用等, 实际上与立法的层级有关:证监会制定的部门规章其效力等级的法律效力是最低的;证券交易所的上市规则对于董事会秘书法律制度而言, 在我国并不具有法律上的强制力。因此, 以法律法规为主要表现形式来建立我国的董事会秘书制度的基本框架, 依法赋予其相应的强制力, 才能有效保障董事会秘书的高级管理人员地位和独特职能的发挥, 才能有效约束董事会秘书恪守职责, 才能保障董事会秘书制度得到行之有效的实施。

提高立法级别还能促进董事会秘书制度规范的科学性、合理性。对于董事会秘书制度本身而言, 全国人大的立法资源、立法技术都明显要强于制定规章的中国证监会以及制定交易规则的证券交易所, 由其立法对于我国公司治理结构的整体立法有着积极的意义, 以法律来规定董事会秘书制度, 必须要考虑到我国现有的公司治理整体架构, 协调好董事会秘书制度与原有股东会、董事会、监事会的“三会制度”以及方兴未艾的独立董事制度等公司治理制度之间的关系。

基于上述原因, 我国董事会秘书制度的法律渊源应当以公司法律法规为主要表现形式, 以行政法规、规章为补充。《公司法》应在现有规定的基础上规定董事会秘书制度的基本框架, 并授权国务院制定行政法规, 具体详细地规定董事会秘书的基本权利、义务、责任及任免机制。对于上市公司, 鉴于在公司内部治理和外部法律遵从方面都需要董事会秘书的更多参与, 其内部治理和外部法律遵从需求更为急切, 有关董事会秘书的程序性规范可以由证监会或证交所来制定。

三、推动董事会秘书向职业化、专业化方向发展

首先, 很多设有董事会秘书制度的国家都会成立董事会秘书协会, 我国现在部分省市设立了协会, 应在此基础上设立全国性协会, 并发挥其行业自律和服务的作用, 加快各地区董事会秘书的合作及交流, 保护董事会秘书的权益;通过对任职资格的认证、在职培训等方式形成董事会秘书的人才储备库, 逐步建立董事会秘书的生成和退出机制, 推动一个职业董事会秘书阶层的形成。这也有利于开展与国际同行的交流和合作, 使董事会秘书作为专业人士可以走向世界。

其次, 强调董事会秘书是一个专业人士, 发挥其在公司治理中的作用。董事会秘书是公司治理领域的专家, 在董事会秘书现有的职责中, 很多都是保障公司治理准则的实施。董事会秘书可以帮助董事、监事、其他高级管理人员了解法律法规、公司章程、股票上市规则及股票上市协议对其设定的责任。确保公司董事会决策的重大事项严格按规定的程序进行, 并可根据董事会要求, 参加组织董事会决策事项的咨询、分析, 提出相应的意见和建议。

最后, 应允许法人团体作为董事会秘书, 设立专门为公司提供董事会秘书服务的公司, 这种公司担任董事会秘书, 应指派具体人员提供董事会秘书的服务, 具体服务人员应该具备一定的财务、管理和法律知识, 符合法律规定的董事会秘书的资格。董事会秘书公司的专业服务可以为广大中小企业改善内部治理结构, 保证对外的良好法律遵从做出贡献。

四、增加董事会秘书职权

董事会秘书作为公司的高级管理人员, 不可避免要与公司外界发生联系, 为保证交易安全和维护债权人利益, 应授予董事会秘书代表公司签署某些行政管理性合同的权利, 如代表公司为公司董事等高级管理人员购买责任保险, 代表公司签订聘用管理顾问合同等, 这也是与董事会秘书处理公司程序性事务的高级管理人员地位相适应的。对此, 可以从三方面来观察:首先, 如果董事会秘书从董事会或者股东会获得明确授权, 那么他代表公司既可以订立行政事务合同方面的合同, 又可以订立经营方面的合同, 并且公司将受其订约行为的约束;其次, 当董事会秘书没有获得明确的授权时, 其职权仅限于公开代表公司订立行政管理方面的合同;最后, 当董事会秘书的行为超越名义代理权, 并且没有获得明确的授权, 但其外观表现为有代表公司的权利, 公司将受其行为的约束, 但是其应对给公司带来的任何损失承担个人责任。

鉴于董事会秘书在精密、庞杂的公司治理结构中势单力薄, 凭个人精力难以承担起协调内部治理和保证外部遵从的重任, 建议在增加其职权的同时, 允许通过公司章程授权董事会秘书任命秘书助理, 协助董事会秘书行使职权。我国目前很多规模较大的公司已设立董事会秘书专业部门, 由董事会秘书领导, 法律应对这些董事会秘书办事机构的职能予以确认。同时对于母公司董事会秘书办事机构对子公司董事会秘书的管理和指导也予以规范。

摘要：董事会秘书作为公司的一个独立机构, 在公司的内部治理和外部法律遵从方面有着不可替代的作用。我国目前在董事会秘书这一制度方面仍处于摸索和发展阶段, 与国外传统意义上规范的董事会秘书制度相比还有很大差异, 未能充分发挥推动公司规范运作、持续发展的作用, 因此探讨这一制度的完善是非常有意义的。

关键词：董事会,秘书制度,完善

参考文献

[1]陈同瑜:《中国董事会秘书制度法律问题研究》, 《研究生法学》2006年第3期

秘书管理制度 篇8

【关键词】高校；教学秘书；服务；管理

0.引言

我国的高等教育正在由精英教育向大众教育转变，大学生人数由少到多、教学管理事务由简至繁，高校的管理工作也由此面临一系列的挑战。因而教学管理工作的直接执行者即教学秘书的服务工作也在发生重大转变，逐渐由原来的从事工作向服务与管理并重的方向转变，高校教学秘书的工作在高校工作中占有举足轻重的地位，对其服务和管理模式进行探讨和分析是非常必要的。

1.教学秘书在高校工作中的地位及工作岗位性质

教学秘书是高校教学管理中的一个非常重要的岗位，是工作的具体实施者，教学秘书必须在具体的院系的指挥下，根据教务处的要求安排院系的教学管理事务。从这层面来说高校的教学秘书不仅是院系领导的参谋和助手，也是教学工作的枢纽和窗口。

教学秘书的总体工作就是协助常规教学管理并且处理日常的教学事务。具体工作是：参与教学计划和教学管理制度的制定和修订、教学计划的安排和具体落实、教材的订购、教学资料的收集和整理、学生成绩档案的管理、教学工作量的审核、教学经费的管理和报销单据的审核等工作。教学秘书的工作非常繁杂，并且具有随机性和偶然性。然而这项工作并不是完全被动的，其中也包括一些主动因素。这里的主动因素主要是对教师教学落实情况的检查、教学资料的整理和积累、教学现状的调查和分析，这些工作要求教学秘书必须有一定的计划性，并且在计划安排和具体行动上具有很大的主动性。从教学秘书工作性质这个层面来看，高校秘书的具体业务属于教务处相关处室的统一管理，但是在日常管理中还处于院系的管理之下，所以说教学秘书的工作能力在一定程度上代表着各院系的综合素质和高校整体教学管理水平。

2.高校教学秘书岗位服务与管理模式中存在的问题及原因

2.1高校教学秘书岗位服务与管理中存在的问题

高校教学秘书是高校教学管理中一个非常平凡的工作岗位，但是它所发挥的作用又是非常重要的，高校教学秘书的工作状态是影响高校教学管理水平和质量的重要原因。教学秘书工作具有不同于其他工作岗位的一些特点，即具有一定的服务性、管理性、信息服务反馈性。其中最突出的特点是兼具服务性和管理性，这两个特点也是决定教学管理能力和管理水平的关键因素。

在高校，很多人对待教学秘书这个工作岗位的产生了歧义，因而导致高校教学秘书岗服务和管理模式出现了一些问题，这些问题主要有：首先，服务质量不高。服务性原本是教学秘书工作的重要特色，教学秘书的工作宗旨就是为教师和学生的学习生活服务，以保证教学秩序顺利而高效的完成。但是，在现实中很多教学秘书都将自己的工作看成是一种领导职务，对待教师和学生的问题不能认真分析后而给出解决方案，遇到问题就互相推诿。有的秘书对待教师和学生的咨询非常的没有耐心，敷衍了事，更有甚者竟然与教师发生冲突，使得教学管理工作陷入了一个令人尴尬的局面。对此，高校应该对教学秘书岗这个岗位引起足够的重视，着力提高教学秘书的服务意识，定期开展相应的培训，提升教学秘书的服务质量，从而保证能够辅助教学中具体工作的顺利开展。

其次，管理意识有待提高。很多高校逐渐认识到教学秘书岗位的重要性，因此在聘用工作人员时也提高了相应的标准，目前许多高校聘用的教学秘书普遍具有硕士及以上学历，但是，具有较高的文凭和渊博的学识的教学秘书往往在具体工作中却缺乏基本的服务意识和协调意识，且对教学管理方面的相关内容和技巧不够熟悉。因此教学秘书在工作中一般都是听从领导的安排、一些人由于领导工作忙就只能在工作中进行摸索前进，造成教学秘书的管理理念上的欠缺和落后，尤其需要提高的是工作理论和技能。这就导致教学秘书岗工作人员虽然具有较高的学历但是仍然无法满足实际工作的需要。

2.2高校教学秘书岗服务问题产生的原因分析

由于高校教学管理任务不断加重，教学秘书的工作量也随之增加。很多时候高校秘书由于自身的业务和综合素质会影响到其服务意识，因而他们在工作中缺乏相应的积极性、队伍整体素质不高，在工作质量方面难以符合要求。另外，很多教学秘书在工作中没有明确自己的工作角色，出现了定位偏差。作为高校的教学管理岗位教学秘书承担着协调和服务参谋的作用，这些服务性的工作对于完成教学管理工作具有重要意义，但是现实中很多工作人员由于对工作职能的认识不够清晰，导致乱用权利的现象十分严重，这对教学管理工作造成了很大的负面影响。因此，面对当前教学管理的形式相关人员在上岗前必须考核其专业知识和素养，帮助其准确定位自己的工作角色，并进行相关的岗位技能培训，从而提升教学秘书岗位的总体工作水平。

3.高校教学秘书岗服务与管理模式的创新

高校教学秘书工作质量的高低直接影响着高校教学总体质量的高低，因而必须对高校教学岗位的服务与管理模式进行相应的创新。

3.1对教学秘书队伍引起高度的重视

教学秘书是教学管理活动中最基础的管理者和服务者，其工作内容涉及到学校工作的各个方面。因此，高校应该对教学秘书队伍引起高度重视。根据学校的具体工作要求建立一支高素质、服务意识强的教学秘书队伍。这项工作的顺利开展需要学校领导高度重视，对队伍的选拔、培训和建设进行严格把关，对教学秘书的考核和晋升制度作出合理的规定，为其提升待遇和地位提供合理的空间。在工作中要对教学秘书的工作进行指导，对其工作职责和管理权限作出明确的规定，从而增强教学秘书工作的针对性，充分发挥其岗位优势。从而可以使教学秘书发挥其在协调教务处与院系之间、院系与教研室之间、教师和学生之间的作用，让其在提高服务质量的同时，提高效率同时确保学校教学任务的有序和顺利开展。教学秘书在教学中是联系“教”与“学”之间重要的纽带之一，因此教学秘书要及时对教师和学生之间的关系材料进行整理，并及时分析反馈，从而为教师和学生之间提供一个信息通畅的平台。最后，可以通过教学要求及教学任务的进程安排为各个科室和教师本人提供相应的改良策略，提升教学质量。

3.2提升教学秘书的整体素质

高校教学秘书能够做好各项工作的前提是自身素质的提升，因为即使是相同的工作如果由不同的人承担收到的效果是截然不同的。为了提升高校的教学质量就必须提高教学秘书的基本素质，教学秘书所应该具有的基本素质有：第一，良好的职业道德和敬业精神。教学秘书从事的工作具有工作量大、事务繁琐的特点，稍有不慎就会造成极大的教学事故给高校带来不可估量的损失，因此高校的教学秘书必须具有较强的事业心和责任感，具有乐于为师生服务的敬业精神。第二，一定的组织和协调能力。高校的教学活动是一个动态的变化过程，不仅周期长而且会涉及到教学活动的方方面面，这就需要教学秘书善于观察勤于思考，能够协调好工作中的多个方面，从而可以使各项工作有序地开展。第三，一定的业务素质和文化素质。教学秘书能够做好教学辅助的作用最基本的要求就是具有良好的业务和文化素质。高校教学秘书的业务和文化素质包括：掌握现代化的管理知识和教学理论；熟悉学校的规章制度和各学科的课程安排；一定文字和语言表达能力；一定的计算机操作能力。第四，健康的身体和心理。健康的身体和心理是高校教学秘书做好本职工作的保证，因此，教学秘书在精于业务的同时也需要勤于锻炼，提高个人身体素质。

3.3高校要为教学秘书的工作完善相应的机制和设施

首先，高校应该为高校秘书工作建立相应的激励和竞争机制。一方面，高校调动教学秘书工作积极性的一个重要手段就是建立相应的奖惩机制，对工作优秀、业务水平高、业绩突出的工作人员进行相应的奖励，并且规定在职位的晋升上奖励多的员工可以优先考虑。对于在工作中推卸责任，没有负到相应责任、管理能力提升慢甚至不提升的工作人员要给予一定的处罚，从而调动教学秘书的工作积极性。另一方面，高校应该建立良性的竞争机制。如果只有激励机制没有良性的竞争机制，教学秘书彼此之间就会形成不良的同事关系。学校要定期对教学秘书的工作开展沟通活动，使其可以相互沟通工作经验，进行交流。对教学秘书开展定期的培训、开拓他们的视野，及时更新工作中的观念，使其用最新的理念和方法提高工作效率。

其次，高校要对教学秘书的工作设备进行及时的完善和更新，从而为教学秘书提高服务质量提供强有力的硬件支持。一方面，针对一些管理设施落后的现象，高校要组织专门人员对管理软件和计算机进行升级和更新，从而保证管理设备的科学性和可操作性，确保高校秘书可以方便快捷地利用本校及校外的相关资源。另一方面，高校要提高服务的统计渠道，完善服务的统计渠道，设置相应的服务打分系统，让相关的监督部门可以及时了解教学秘书的服务质量。

4.结语

综上所述，教学秘书的工作是高校教学管理工作中不可或缺的一个部分，高校应该针对教学秘书岗位服务和管理模式中存在的不足进行仔细分析，并采取相应措施进行整改，从而提高教学秘书的工作质量，进而提升高校的整体教学质量。

【参考文献】

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