如何使用word写好论文
现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己 思想的文字，图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。
笔者认为，论文“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果;否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。本人根据自己的事例，向各位提供如下建议，供大家参考。
1用好样式。
编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式(文档表现)做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word 自动生成各种目录和索引。
一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。
2使用交叉引用设置编号。
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编 号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。
3对齐。
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的.。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
4绘图技巧。
论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office 中绑定的Microsoft Office Visio Profes sional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
5编辑数学公式
在论文中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器 就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印论文的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式“ 不翼而飞”了。
6参考文献的编辑和管理
如果你在写论文时才想到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能， 用插入尾注的方法也很不地道。
我建议使用Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用(Cite while you write，简称Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一样地输入相关信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文献的的方插入标记，它会为你生成非常美观和专业的参考文献列表，并且对参考文献的引用编号也是自动生成和更新的。这除了可以保持格式上的一致、规范，减少出错机会外，更可以避免正文中对参考文献的引用和参考文献列表之间的不匹配。并且从长远来说，本次输入的参考文献信息可以在今后重复利用，从而一劳永逸。
7使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。
8使用子文档
学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
9及时保存、多做备份
设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
10大纲视图与文档结构图
本科生毕业论文通常包括封面、中文摘要、英文摘要、致谢、大纲、目录、正文、尾注、参考文献几个部分。封面通常由学校给出严格的样式, 学生只需从学校的网页上下载即可;论文其他部分的排版样式及字体、字号, 各院校都有具体的要求, 学生在撰写论文时必须严格遵守。
一、设置论文版面
开始用Word 2003撰写论文之前, 首先要进行版面的设置。具体做法:在主菜单“文件”的下拉菜单中, 选择“页面设置”, 在“页边距”一栏按学校要求设置各边距, 选择装订线位置, 在“装订线”处设置左边要留的距离, “方向”选择“纵向”, “页码范围”选择“普通”;单击“纸张”, 在“纸张大小”一栏中选择A4纸并选择排版方向;在“版式”一栏中“节的起始位置”选“新建页”;在“文档网络”“文字排列”的“方向”中选“水平”, 然后单击“确定”结束。通常论文要求单面打印, 因此在“页码范围”中选择“普通”;如果学校要求双面打印, 则要在“页码范围”中选择“对称页边距”, 并且还要注意在需要背面留空白页那部分的开始处进行分节, 这样才可能在通篇打印时使该部分的背面留出空白页。
二、使用样式功能
在论文撰写中使用样式功能能使文章目录、标题、正文、注释、参考文献、页码等格式版面达到完全一致。样式功能在主菜单的“格式”的下拉菜单中。通过单击“样式和格式”点出“样式和格式”面版, 单击“显示”中的“所有样式”, 此时就出现标题1、标题2、目录、正文、页眉、题注等应用格式。撰写学士论文, 需要“目录”、“标题1”、“标题2”、“标题3”、“正文”、“页眉”、“页码”、“尾注”、“参考文献”等样式, 这些样式有些可以从原有的样式中获得, 但多数都要根据学校论文的要求进行修改, 因此, 还不如从一开始就新建自己文章所需要的样式。
假如论文有如下要求。
摘要。中文在前, 英文在后, 各占一页纸。中文摘要中“内容摘要”一词用黑体小三号字, 下面内容用宋体小四号字 (常规) 。英文摘要中Abstract 一词用Times New Roman粗体小三号字, 下面内容用Times New Roman小四号字 (常规) 。
致谢、目录、尾注及参考书目标题的格式及字体要求与摘要的要求相同, 这些部分内容的格式及字体要求都与摘要内容的格式及字体要求相同 (目录的内容除外, 它用“索引和目录”功能自动生成) 。
正文。 论文主次层次之间不可接排, 一级标题用宋体小三号字加粗, 空两个字;二级标题用宋体四号字加粗, 空两字;三级标题用宋体小四号字加粗, 空两字;正文用宋体小四号 (常规) 。题目层次不宜太多, 应在三级以内。不论几级标题都不能单独置于页面的最后一行, 即标题排版中不能出现孤行。每级标题都与上下正文空一格。英文用Times New Rom字体, 一级标题用粗体小三号字, 空4—5个字母;二级标题用粗体四号字, 空4—5个字母;三级标题用粗体小四号字, 空4—5个字母;正文用Times New Roman常规小四号字。
我们可以按照如下方法进行样式设定。
1.论文各主要组成部分标题样式的设定
单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“新样式”, 在“名称”中输入“组成部分标题”, 在“样式基于”中选择“标题”, 然后单击左下角“格式”菜单, 单击“字体”, 在“中文字体”中选择“宋体”, 在“西文字体”中选择“Times New Roman”, 在“字型”中选“加粗”, 并将字体设为“三号”;单击确定后, 再单击“新建样式”面版左下角“格式”菜单, 单击“段落”, 单击“缩进和间距”, 在“常规”的“对齐方式”中选“居中”, 在“大纲级别”中选“一级”, 然后单击“添加到模板”, 单击“确定”, 到此“组成部分标题”样式设定完成。要切记, 在单击确定进行设定每个样式之前一定要将“添加到模板”激活, 否则就没有保存在“用户定义的样式”中。
摘要、致谢、目录、尾注及参考书目的标题都采用此样式。摘要、致谢及参考书目的正文使用“正文文字”的样式;目录的正文用Word系统自动生成。
2.论文正文标题样式的设定
一级标题样式的设定。 单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“新样式”, 在“名称”中输入“论文标题1”, 在“样式基于”中选择“标题1”, 然后单击左下角“格式”菜单, 单击“字体”, 在“中文字体”中选择“宋体”, 在“西文字体”中选择“Times New Roman”, 在“字型”中选“加粗”, 并将字体设为“小三号;”单击确定后, 再单击“新建样式”面版左下角“格式”菜单, 单击“段落”, 单击“缩进和间距”, 在“常规”的“对齐方式”中选“左对齐”, 在“大纲级别”中选“二级”, 在“缩进”的“特殊格式”中选择“首行缩进”, 在“度量值中”选2字符, 单击“换行和分页”, 选“孤行控制”, 单击“确定”, 单击“添加到模板”, 然后单击“确定”, 到此“论文标题1”样式设定完成。
论文二级标题“论文标题2”及三级标题“论文标题3”样式设定的步骤同一级标题设定的步骤相同, 不同的是字体号。
3、正文文字样式的设定
单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“新样式”, 在“名称”中输入“论文正文”, 在“样式基于”中选择“正文文本”, 然后单击左下角“格式”菜单, 单击“字体”, 在“中文字体”中选择“宋体”, 在“西文字体”中选择“Times New Roman”, 并将字体设为“小四号;”单击确定后, 再单击“新建样式”面版上的“段落”, 单击“缩进和间距”, 在“常规”的“对齐方式”中选“两端对齐”, 在“大纲级别”中选 “正文文字”, 在“缩进”的“特殊格式”中选择“首行缩进”, 在“度量值中”选2字符, 在“间距”的“行距”中选“2倍行距”, 单击“换行和分页”, 选“孤行控制”, 单击“确定”, 单击“添加到模板”, 然后单击“确定”, 到此“正文文字”样式设定完成。
至此, 我们将“组成部分标题”、“论文标题1”、“论文标题2”、“论文标题3”、“正文文字”的样式都已经设定。此后, 就可以打开大纲视图并用样式功能撰写论文。其做法是在每动手写任何内容之前都要想好是要写哪一级别的内容, 然后选定好样式功能后才进行输入。比如说, 我们要输入论文第一部分的标题, 我们就应在写标题之前单击“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 在“显示”中选择“自定义”, 这时弹出“格式设置”版面, 在“类别”中选“用户定义的样式”, 单击“确定”。这时单击“样式和格式” 版面中的“论文标题1”样式, 接着输入标题内容;如果接着要输入二级标题, 单击“样式和格式” 版面中的“论文标题2”样式, 接着输入二级标题内容;如果下面要输入正文, 单击“样式和格式” 版面中的“正文文字”样式, 接着输入正文。这样输入的内容及排版模式就会像我们设计的样式那样, 每部分都很工整, 而且能灵活更改。
我们也可以先将整篇文章按照“正文”样式输入, 然后将各部分按照所需要的样式进行设定。其做法是先选定要设定样式的文字, 然后单击主菜单“格式”下拉菜单中的“样式和格式”, 单击“显示”中“用户定义的样式”, 然后选定所需要的样式。
三、尾注的标识
在正文中进行尾注的标识时, 不要采用手动输入上标字, 而要采用下面的步骤:在要进行标识脚注1的位置单击主菜单“插入”下拉菜单中“引用”中的“脚注和尾注”, 单击“尾注”, 选择“文档结尾”, 在“编号格式”中选“1, 2, 3”, 在“起始编号”中选“1”, 然后单击“确定”;之后在文章最后的尾注的正文处选用已经建立的“正文文字”样式。
四、分节
在撰写论文时, 通常要将论文分为三个部分:封面为一部分, 封面之后与正文之前为一部分, 正文及其后为一部分。这三部分要用不同的页眉、页码:第一部分既不用页码也不用页眉;第二部分开始用页眉, 用小写罗马数字作页码数字;第三部分用同样的页眉, 但用阿拉伯数字作页码数字。这时, 我们需要给三个部分插入分节符, 给每一节设置不同的格式。
这里的“节”指的是一部分文档 (可以是几段, 几页, 甚至几十页) , 在这部分文档中, 各部分有同样的边距、纸型、页面边框、对齐方式、页眉、分栏、页码编排、行号和尾注等。如果不插入分节符, 文档的所有页面都属于一个节。若想对不同的部分设置不同的页眉、页脚等, 就必须将文档分为多个节。[1]
插入分节符的步骤如下:
将光标移到要分节的地方, 单击主菜单“插入”下拉菜单中的“分隔符”, 在“分隔符类型”中选择“分页符”, 在“分节符类型”中选择“下一页” (如果是输入文字之后进行分节, 则要选择“连续”) , 然后点击“确定”。之后就可以为不同的“节”设置不同的样式。
这样分节后的论文就可以通篇打印, 而不影响各部分的不同页眉、页码设置。
五、设定页码、页眉
假设我们想将论文正文之前与封面之后部分的页码用小写的罗马数字, 正文及其后的部分页码用阿拉伯数字, 且正文及其后的部分用页眉, 封面不用页码、页眉, 那么我们就可以将这篇文章分为三个节。封面为一个节, 封面之后与正文之前为一个节, 正文及其后为一个节。按照上述的方法在封面之后插入一个分节符, 在正文开始处插入一个分节符。进行设置第一部分的页码, 将光标移到封面, 单击“插入”中的“页码”, 取消“首页显示页码”即可, 这样首页就没有页码 (如果有封二, 需要将封二单分一节, 然后再按封面设置页码的方法取消这一部分“首页显示页码”) 。进行设置第二部分的页码, 将光标移到封面的后一页, 单击主菜单“插入”下拉菜单中的“页码”, 设置页码位置和对齐方式之后, 单击“格式”, 在“数字格式”中选择小写罗马数字, 然后选定“起始页码”, 单击“确定”。进行设置第三部分的页码, 将光标移到第三个部分的开头 (正文开始之处) , 按上述方法设置该部分的页码, 所不同的是在“数字格式”中选择阿拉伯数字;然后单击主菜单“视图”下拉菜单中的“页眉和页脚”, 页眉页脚工具栏上有一个“连接到前一个”按钮, 首先要将这个按钮调整为“弹起”状态, 使这一节的页眉与前一节不相同, 然后输入页眉的内容。这样设置的页眉从正文开始。如果想从第二部分开始, 就从第二部分设置页眉。进行页眉设定的同时也可以设置页码格式。
六、自动生成目录
如果论文的各级标题及其他各部分都已经按照样式进行了设置, 那么就可以自动生成目录。将光标移到目录所在页的“目录”两字的下面 (通常“目录”两字与目录正文有一空格) , 单击主菜单“插入”下拉菜单中“引用”中的 “索引和目录”, 点“目录”选项, 选定“显示页码”, 选定“页码右对齐”, “显示级别”设为3级, 确定后Word就自动生成目录。目录要在论文撰写及排版的最后进行生成。
在撰写和排版论文时按照上述的方法进行操作, 就会使论文的排版及组织更科学、更易于管理和改动, 使文档看起来更美观。上述的各个方面是文、理科本科毕业生在撰写和排版论文时都用到的方法。对于理工科的学生, 在撰写和排版论文时还要学会使用“题注”进行图表和公式的自动编号, 学会使用Word的“交叉引用”及“书签”等功能。[2]
摘要：目前大学生毕业论文主要使用Microsoft Word进行编辑, 撰写和排版比较麻烦, 因为教师会要求他们不断地修改, 其中包括排版格式的修改。只有对Microsoft Word编辑系统有了较深入的了解, 才会充分使用该系统的各种功能, 从而撰写和排版出具有较高质量的论文。
关键词：毕业论文,排版,样式功能,分节功能
参考文献
[1]王诚君, 杨全月.中文Word 2003应用教程[M].北京:清华大学出版社, 2004.
关键词：Word2010；截图；插图
中图分类号：TP391.12 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2016）05-0086-01
我们在撰写科技文章或专业书籍时，为了让读者看清操作过程，常常需要将屏幕截图插入到文中，往往需要使用专用的截图软件，现如今使用Word 2010的“屏幕截图”，可以快速截取屏幕图片并直接插入到文档中。在写作过程中时常又要增加或减少一些插图，如果修改之后的所有插图序号都需要重新编排，往往令作者抓狂，利用 Word 2010 的题注可以有效解决这些问题。同样，在使用Word时，有时需要将文字批量替换为图片，借助Word 2010的“替换”功能结合复制操作即可轻松实现。
1 自动插入屏幕截图
打开要截取的窗口，然后在“插入”功能区的“插图”组中单击“屏幕截图”按钮，如图1所示。从弹出的“可用视窗”栏中会以缩略图的形式显示当前所有活动窗口，如图2所示，单击窗口缩略图，Word 2010自动将该窗口截图并插入到文档中。该方法适用于将整个窗口屏幕截图并插入到文档中，当需要插入屏幕部分截图时，使用“屏幕截图”中的“屏幕剪辑”命令会更方便。此时，Word 2010程序窗口自动隐藏，按住鼠标左键拖动选择截取区域，被选中的区域高亮显示，释放鼠标左键，Word 2010即自动将选择的图片插入到文档中。
2 插图的自动编号
在需要插入图号的图片下方单击鼠标，在“引用”功能区中单击“插入题注”按钮，弹出“题注”对话框，如图3所示，标签内，是编号前的文字， Word 2010 内建了Equation、Figure、Table、表格、公式和图六种标签。“题注编号“对话框，如图4所示。
在图3对话框中选择标签内容为“图”，点击图3所示“编号”，出现图4所示对话框，选择编号格式，设置结束后点击图3对话框中的“确定”，即可在鼠标所在位置插入题注。Word 2010按照文档中图片顺序自动编排图号，如果后期删掉或增加某图片，其他图片编号自动更新。
题注的字体、字号以及上下文间距，可以通过修改“题注”样式来实现。在“样式”组中单击“题注”右侧的下拉菜单符号，单击“修改”，弹出的 “修改样式”对话框，如图5所示。可以设置符合要求的题注样式。
使用题注，可以像文章目录一样快速自动生成图目录。在放置图目录的地方，单击鼠标， 然后在“引用”选项卡中单击“插入表目录”弹出的对话框，如图6所示。
在该对话框中将“题注标签”改为“图”，点击“确定”，得到本文的图目录，如图7所示。
3 批量替换文字为图片
通过Word 2010强大的查找替换功能可以轻松实现将文字批量替换为图片。首先打开目标图片所在的文件夹，使用“Ctrl+C”组合键或使用鼠标右键的“复制”命令将图片复制到剪贴板。之后打开要替换的文档，在“开始”功能区中单击“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。在“查找内容”下拉列表框中输入将要被替换的文字，然后“替换为”下拉列表框中输入“^C”。 单击“全部替换”按钮即可实现将文字批量替换为图片。“^C”是让Word以剪贴板中的内容替换“查找内容”下拉列表框中的内容，据此，“^C”还可以替换包括特殊符号在内的任意可以复制到剪贴板上的内容。
4 设置图片背景
如果图片背景为纯色，使用Word 2010的“图片工具”可以将该图片的纯色背景设置为透明色，以使图片更好的融入到文档中。在文档中选中需要设置为透明背景色的图片，在“图片工具”选项卡中的“格式”功能区中选择“调整”组中的“颜色”按钮，从下拉菜单中选择“设置透明色”命令。将鼠标指针移动到图片中需要设置为透明色的背景上，并单击鼠标左键，被单击的背景即变为透明色。
同样使用“图片工具”选项卡中的“格式”功能区中选择“调整”组中的“删除背景”按钮可以移除图片中不需要的部分，只保留所需要的部分。使用该命令后，Word 2010会以红色遮住图片背景，可以通过“标记要保留的区域”或“标记要删除的区域”工具手动调整删除范围。
5 结 语
恰当的使用Word 2010，可以节省作者的创作时间，提高效率，使文档编辑工作变得轻松愉快。
参考文献：
[1] 侯捷.Word排版艺术[M].北京：电子工业出版社，2004.
目录：
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通常，学习的动力来源于实际中的问题和任务的激发，在开始具体内容之前，我们也提出两个实际的问题和任务，学习完成之后，检查一下自己是否获得解决问题和完成任务的能力。
(一) 如何利用现有模板提高工作效率？
我们知道，Word提供了各式各样的模板，当我们在制作专业的文档之前，看看有没有现成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就发挥“拿来主义”的精神吧，利用现成的模板不管是效率还是质量都是非常可观的。
(二) 如何让企业的文档统一和规范？
这个任务在样式部分的课程中就曾经提过，这里我们希望学习模板的各种技能后，结合样式的运用，就能获得完整的解决方案，这个任务更加具体的说法就是，如何创建适合自己企业需要的模板。
二、基本应用能力训练
(一) 理解模板的概念
为了我们能更好的使用模板，一开始先来讨论一下模板的概念。前面所提到的“模板”，实际上是“模板文件”的简称，也就是说“模板”是一种特殊的文件，在其他文件创建时使用它。也许初学Word的朋友会问，难道我在Word中单击“新建空白文档”，创建一个空白的文档，也使用模板了吗？是的，这时候Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。
当然，如果你通过单击“本机上的模板”或“网站上的模板”，在弹出的对话框中，选择其他特殊的模板来创建文档时，在文档创建时使用了模板是容易理解的。
实际上，每个模板都提供了一个样式集合，供我们格式化文档使用。除了样式之外，模板还包含其它元素，比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。因此我们可以把模板形象地理解成一个容器，它包含上面提到的各种元素。不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同，而一个模板中的这些元素，在我们处理同一类型的文档时是可以重复使用的，由此可以初步体会一下模板在避免重复劳动方面的重要意义。
(二) 认识模板和样式的关系
从上面已经知道，样式是被包含在模板中的重要元素之一，而且笔者一直认为它是最重要的元素。经过课程一的学习，我们已经开始感受到样式在快速修饰文档中的非凡能力。那么，你是否过这种想法，就是把在制作某个文档中所创建的样式都保存下来，供以后处理同类型的文档使用？
这个想法非常好，模板就是实现这个目标的有效途径。后面我们将通过实际案例的学习，了解实现的全过程。
(三) 使用现有的模板创建文档
使用现有模板创建文档的一个前提条件是，你对现有的模板的特性和功能比较了解，要不然，如果你选择了不恰当的模板，那么制作完成的文档外观，可能是非常别扭的。
使用现有模板的大部分工作是在填空，包括向导方式的模板，都是根据提示填入你自己需要的实际内容。
在实际生活中，大部分朋友需要制作一份自己的简历，方便在找工作时使用，所以下面的例子我们就使用Word提供的“简历向导”模板制作一份具备专业外观的个人简历。
1. 启动Word，进入程序主界面后，选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“其他文档”选项卡，并选中“简历向导”模板(图 1)。
图 1
2. 单击“确定”按钮后，弹出“简历向导”对话框，从对话框左边我们可以了解该向导的流程，接下来我们将根据向导的提示，一步一步完成简历文档的初步定制(图 2)。
图 2
3. 单击图2“下一步”按钮，进入“样式”步骤，我们选择“专业型”(图 3)。
图 3
4. 单击“下一步”按钮，进入“类型”步骤，选择“条目型”。
5. 单击“下一步”按钮，进入“地址”步骤，根据自己的实际情况输入相应信息(图 4)。
图 4
6. 单击“下一步”按钮，进入“标准标题”步骤，根据需要选择简历文档中包含的标题(图 5)。
图 5
7. 单击“下一步”按钮，进入“可选标题”步骤，选择你的简历文档中还需要包含的标题(图 6)。
图 6
8. 单击“下一步”按钮，进入“添加/排序标题”步骤，这里你可以添加上面两步中没有提供的标题，通过“上移”和“下移”按钮，对简历文档中已有的标题进行排序(图 7)。
图 7
9. 单击“完成”按钮，就完成简历文档的初步定制，返回Word编辑窗口后，可以看到简历文档的标题框架已经成型了(图 8)。
图 8
10. 接下来，根据文档中的提示和自己的实际情况，把自己的相应信息“填入”文档中(感觉的确像在填空)，当你开始输入“教育”部分信息时，也许会问，文档中只提供了一个时间段供我填写，但是我有好几个时间段的教育信息要填写，该怎么操作呢？
11. 一个不错的方法是，在填写“教育”部分的具体信息之前，先考虑好大至有几个时间段要输入。然后选中文档提供的一个时间段教育信息的相应段落，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“复制”命令。然后将插入点定位于下方适当的位置，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，这样就制作好了另一个时间段的教育信息段落组(图 9)。其左边的时间输入文本框，也用复制粘贴的方法制作。
图 9
12. 后面“工作经历”部分，如果你有多个时间段的信息要输入，也用同样的方法处理。当我们把所有信息输入完后后，开始进行文档的修饰，以便使简历文档具备统一专业的外观。
13. 如果你的“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它。从“样式和格式”任务窗格中，可以看到该模板提供的供我们格式化文档使用的样式列表(图 10)，还记得课程一介绍的使用样式修饰文档的方法吗？好的，开始动手吧，记住一个使文档具备专业统一外观基本要点：即整篇文档的同类型段落要用相同的样式，比如该简历文档中的所有单位名称段落统一采用“单位名称”样式，其他段落依此类推。
图 10
14. 当然，如果你觉得模板提供得样式并不符合你要求，那么你可以用课程一介绍的方法修改它。
15. 为了获得更真实的学习效果，你不妨像笔者一样在这个操练中用自己的真实情况制作，说不定哪天就派上用场了哦。
上面以“简历向导”模板为例，详细地介绍了现成模板的使用方法，由于该过程包含了使用现有模板的各个基本要点，因此即使是初学Word的朋友，也可以由此参照使用其他现有的模板了。如果想要提高实际水平，关键还是要多多动手实践。
通过上面的过程，相信各位朋友已经能够初步体会使用现有模板完成任务的便利与高效。我们还可以假设一下，如果对于一个常常要写简历的人来说(有这种人吗？简历制作公司)，那么模板的高效性是可想而知的。前面所提到的有规律的重复的文档，就是指的这个意思。
和样式一样，现有的模板不是任何时候都符合我们的需要。那么，接下来我们将学习如何创建适合自己要求的模板。
(四) 创建适合自己的模板
使用“修改法”创建自己的模板
所谓使用“修改法”创建自己的模板，就是指在现有模板的基础上，通过修改与定制，得到自己的模板。修改与定制的主要内容是现有模板中的样式，当然模板中的文字、提示语也可以根据自己的要求更改。
下面的操作我们将修改Word提供的“典雅型报告”模板来创建一个符合自己企业需要的“业绩报告”模板。
1. 启动Word2003，进入程序主界面。选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“报告”选项卡，选中“典雅型报告”模板，然后选中“新建”区的“模板”单选框(图 11)。
图 11
2. 单击“确定”按钮后，便根据“典雅型报告”模板为基准创建了一个模板，接下来我们修改其中的文字和样式从而得到适合自己需要的模板。
3. 为了便于浏览，切换到“普通视图”。可以看到模板中的各种提示性文字，以及已经根据模板定义的样式显示的文档外观框架，如果“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它。可以拖动“样式和格式”任务窗格的滚动条，浏览一下该模板提供的相当丰富样式组(图 12)。
图 12
4. 也许初学的朋友会问，难道我制作一个文档需要用这么多样式吗？回答当然是否定的，如此丰富的样式只是供我们需要时选用的。
5. 接下来先修改一些文字内容。在“单击此处键入公司名称”处输入企业的名称，如“新悦国际教育咨询”，如果是为自己公司制作模板，那么这个名称应该是不变的内容，所以在这里输入后，那么以后用此模板新建文档时就不必重新输入了。
6. 选中“营销计划”段落，更改为“业绩报告”。更改“向东部地区发展的最佳时机”为“××部门业绩报告”，对于“分节符(下一页)”下方的标题也按此更改，完成后的效果如下图(图 13)。
图 13
7. 接下来我们对样式进行修改，以满足自己企业对文档外观的需要。下面的操作将把“标题1”样式的字体颜色改为“蓝色”，为“标题2”样式添加灰色的底纹。要说明一下的是，在实际的工作中可能不会像这样修改。此处之所以采取这样的操作。只是为了方便学习和理解，因为这样修改后的外观变化很明显。
8. 单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令(图 14)，打开“修改样式”对话框。
图 14
9. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“字体”命令，在打开的“字体”对话框中设置字体的颜色为“蓝色”，然后依次单击“确定”按钮。
10. 可以看到模板中使用“标题1”段落的文字改为蓝色。
11. 单击“样式和格式”任务窗格中“标题2”样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。
12. 单击“修改样式”对话框中的“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“边框”命令，在打开的“边框和底纹”对话框中选择“底纹”选项卡，然后设置好底纹(图 15)，并单击两次“确定”按钮。
图 15
13. 可以看到模板中使用“标题2”样式的段落被修饰了灰色的底纹。
14. 作为操练，对模板的修改就到此，有其它要求的修改可以仿照上面的方法进行。下面我们要把刚才的修改保存为一个自己的模板。
15. 单击工具栏上的“保存”按钮，或者选择“文件→保存/另存为”命令，打开“另存为”对话框，由于我们在创建时就选择了“模板”选项，因此此时Word自动识别我们是要保存一个模板，并定位到了Word模板的默认保存位置(图 16)，
说明：Word用户创建模板的默认保存位置为：C:Documents and Settingszunyue(用户帐号)Application DataMicrosoftTemplates文件夹。你当然可以把自己创建的模板保存到其它位置，但是笔者建议保存在这个默认位置，因为保存在这里的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示，以后利用该模板新建文档时方便选用。
图 16
16. 在文件名框内输入该模板的名称，如“业绩报告”，单击保存按钮即可完成保存。
到这里，利用“修改法”创建自己的模板的操练就完成了，在后面的“使用自己的模板创建新文档”部分，我们将学习利用这个模板来创建新的文档，所以上面的操作请务必完成。
使用“原型法”创建自己的模板
所谓“原型法”，就是用常规方法完成了一篇文档的制作，同时，修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好。这种方法在实际工作中可能使用更加频繁。
比如，你现在已经制作好了一份客户信函文档，修饰该文档所需的各种样式也制作好了。由于你考虑到以后还会多次制作同类型的文档，为了提高效率，就可以根据这篇已完成的文档为基准创建模板。
创建过程非常简单，主要做两件事情：
一是删除该文档的会根据不同情况变化的内容(比如客户名称，客户信息等)，保留不变的内容(比如自己公司的名称、地址等)；
二是如果样式名称还不形象和具体的话，则为它们取一个形象的名称，这样可以让自己团队的其它成员，也能方便地使用这个模板来创建新文档。
下面的实例操练，将根据一份已经制作完成的“客户信函”文档原始案例文件创建一个“客户信函”模板，方便日后创建同类型的文档时使用，从而大大提高工作效率。
1. 打开“客户信函”原始案例文件，可以看出这是一个已经制作好的公司销售经理写给客户的信函。如果你的“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它，可以看到修饰该文档所需要的各种样式已经制作好，而且以比较形象的名称命名。
2. 接下来我们的主要工作是，把该文档中将会根据实际情况改变的内容删去，但是这里笔者还想做得更完美点。也就是制作内容输入提示域。具体效果是，给出内容输入的提示文字，同时当用户用鼠标点击提示文字时，该部分被选中(图 17)，用户即可输入实际的内容，而提示文字自动清除。如果你常常使用Word提供的现成模板，你应该发现它们也是这样做的，这让用户使用更加方便。
图 17
3. 选中案例文件中第一自然段的客户姓名“金梅”，然后选择菜单“插入→域”命令，打开“域”对话框，然后在类别下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择“MacroButton”，在“宏名”区选择“DoFieldClick”，在“显示文字”框内输入“[输入客户姓名]”，操作完成后单击“确定”按钮(图 18)。
图 18
4. 返回Word编辑窗口，可以看到原来具体客户姓名“金梅”的位置变成一个带有提示性文字的内容输入域，具体效果和前面描速一致(图 19)。
图 19
5. 下面我们查看一下它的域代码。用鼠标单击一下“[输入客户姓名]”位置，它显示为反白，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“切换域代码”命令(图 20)。
图 20
6. 可以看到该域的域代码如下图(图 21)。
图 21
7. 从这段代码中我们可以很容易看出规律，第一部分是域名，第二部分是宏名，接下来是提示性文字，明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的方法制作后面的内容提示输入域了。
8. 比如复制该段域代码到“雅宣护肤系列”处，然后把提示性文字“输入客户姓名”改为“输入产品系列名称”，执行“切换域代码”命令后，即可显示为域的文字形式。
9. 为了节省篇幅，后面的修改操作参照“客户信函”最终效果文件进行。当全部工作完成后，我们把它保存为模板。选择菜单“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，在选择“文件类型”为“文档模板”，在“文件名”输入模板名“客户信函”，保存位置就采用默认位置，然后单击确定后就得到了自己的“客户信函”模板(图 22)。
图 22
通过上面的操练，我们体会了用现有文档创建模板的方法，关键学习了如何制作内容提示输入域，采用这个技术的好处在于，创建好的模板可方便地供团队其它成员使用，有效地加强了团队协作程度。下面我们再来学习用“汇编法”创建自己的模板。
使用“汇编法”创建自己的模板
随着“样式”和“模板”使用水平的提高，你可能常常对那些制作精致的样式“爱不释手”，那么可不可以把别人做好的样式引用到自己的模板文件中来呢？答案是肯定的，“汇编法”就是把其它模板或文档中样式引用到自己的模板中来，从而得到自己的模板。
使用“汇编法”创建模板的用户最好具备一个前提，就是对各种样式的特点、使用场合了解得比较深入。不然，如果只是随便地从模板或文档中引入样式来“汇编”，那么得到的模板效果通常不理想。
下面的操作只是简单地学习创建的方法，而实际中的运用水平如何，还取决于样式和模板使用经验的积累程度。
1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡，选中“空白”项，然后选中“新建”区的“模板”单选框，单击“确定”后创建了一个新的空白模板。
2. 接下来，我们假设要把Word提供的“典雅型报告”模板中的“块引用”和“标题2”样式引用到当前的模板，以创建自己模板。选择菜单“工具→模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框，单击“管理器”按钮，出现“管理器”对话框(图 23)。
图 23
3. 单击“管理器”对话框右侧“在Normal中”区下方的“关闭文件”按钮，清除标准模板Normal中的样式列表。刚才的“关闭文件”按钮并为“打开文件”按钮，单击“打开文件”按钮，在显示的“打开文件”对话框内中定位至C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates2052文件夹(假设你Office安装在C盘)，然后选中“典雅型报告”后，单击“打开”按钮(图 24)。
说明：C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates是Word提供模板的保存位置，注意和前面Word用户创建模板的默认保存位置区别。
图 24
4. 返回“管理器”对话框，可以看到“典雅型报告”模板中的样式均列在右边的列表中，然后选中要引用到自己模板的样式“标题2”，再单击“复制”按钮即可(图 25)。拖动样式框滚动条，找到“块引用”样式，用同样的方法复制到自己的模板中去。
图 25
5. 完成操作后单击“关闭”按钮，返回Word编辑窗口，打开“样式和格式”任务窗格，可以看到“标题2”和“块引用”样式，已被引入到自己的模板中(图 26)。
图 26
6. 用同样的方法可以引用其它模板或文档中的样式，最后单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的“另存为”对话框中设定好模板的名称，采用默认保存位置，即可完成模板的创建。
(五)使用自己的模板创建新文档
前面一直在学习如何创建符合自己要求的模板，下面我们要体会一下辛勤劳动的果实了，就是利用自己的模板创建新的文档。其实操作非常简单，和前面“使用现有模板”部分的操作没有太大的差别。
下面的实例操练，我们将用前面创建的“业绩报告”模板或者“客户信函”模板创建一个新文档，可以体会当需要多次创建这样的文档时，使用模板的确是非常高效的。
1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件→新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡，可以看到前面我们创建的模板(图 27)，我们先选中“业绩报告”，然后选中“新建”区的“文档”单选框，单击“确定”后，就用“业绩报告”模板创建了一个新文档。
图 27
2. 还记得“业绩报告”模板的创建过程吗？在这个根据“业绩报告”新建的文档中，可以看到文字和样式都是按照前面的修改显示的，接下来我们的工作就是要输入具体内容，然后利用提供的样式修饰文档就可以了。
3. 作为练习，你还可以利用“客户信函”模板创建一个新的文档，体会一下内容提示输入域的便利性。
(六) 使用其它模板改变现有文档风格
文档制作完成后，可以通过“格式”菜单下的“主题”命令，使用“样式库”选择其它模板，一次性替换当前文档的样式组合，让文档以更改后模板中的样式风格显示。
具体操作方法如下：
在当前文档打开的情况下，选择菜单“格式→主题”命令，打开“主题”对话框，单击“样式库”按钮，显示“样式库”对话框，在左侧的“模板”列表框中选择一个模板，比如“典雅型报告”，单击“确定”按钮(图 28)，返回Word编辑界面，可以看到当前文档的外观按照“典雅型报告”模板的样式风格显示。
图 28
该方法也可以用于当你把文档制作完成后，发现先前为文档选择的模板并不适合，需要为文档更换一个模板的情形。
三、总结
好了，本课程的主体内容到这里就全部结束了。大家可能觉得学习的过程好漫长，是不是感觉有点辛苦了？但是千万不要放弃哦，继续往下看看，我们已经初步获得解决实际问题和任务的能力了。
对于任务一，我们利用“简历向导”学习了使用现有模板的基本方法，接下来只要多多有意识地使用现成的模板，体会不同模板针对适合处理的文档类型提供的样式组在文档修饰中的特性。如果它们都符合要求，“按部就班”使用即可；如果有些需要修改，则根据前面的“修改法”进行更改，从而得到自己的模板，以后重复处理同类型文档的效率就大大提高了。
对于任务二，首先是要为企业的各种文档制作相应标准规范的原型文档，经过使用试验通过之后再以它们为标准制作模板，并把每个模板的样式组都用容易理解的名称命名，方便相关各部门使用，有效保证文档外观的统一和规范。
大家都很熟悉DOC文件, 这是Word的默认文件类型。但是可能很少有人注意到另一种DOT文件, 这是Word的模板文件。模板文件存在的意义在于:它可以节约时间。
例如公文写作。大家都知道这需要有一定的格式, 如果我们把这种格式设为模板保存起来的话, 那么就不需要每次调整格式了。相对来说, 由于工作环境的差异, 这些模板并不能够和我们使用要求完全一致, 所以建议大家把相关的模板作适度修改后保存起来。保存的时候注意:一定要保存为DOT文件。
使用的时候也很简单, 双击这个DOT文件, 就会自动以此为模板新建Word文档。
2 选择大量文本
如果仅仅靠使用鼠标, 一次选择很多段落的文本是很困难的, 但是可以很轻松地完成这样的文本选择:只需要将光标位置放到文本起点, 然后用滚动条或者鼠标上的滚轮找到选定文本的终点, 然后按住“Shift”键, 将光标点到文本终点的位置, 选择就完成了。
3 方便保存选项
如果同时在制作几个文档, 那么可以不需要关闭Word就将他们全部保存。这时只需要在按住“Shift”键的同时, 用鼠标选择“文件”菜单, 就会看见菜单中出现了一个新选项“全部保存”。还有另一个新选项, 它是你能够不用关闭Word程序就关闭所有的文档, 这就是“文件”菜单中的“全部关闭”选项。
4 快速转换大写金额
例如:在Word中输入12345, 然后点击“插入→数字”命令, 在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里, 选择中文数字版式“壹、贰、叁……”后单击“确定”, 则12345就变成中文数字“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。
5 编辑时的快速定位
第二步：移动鼠标到菜单栏，单击“文件”一“打印”，打开“打印”对话框。
第三步：在“打印机”选择框，选择当前所使用的打印机。如果要双面打印，选择“人工双面打印”复选框。
第四步：如果选中“打印到文件”，单击“确定”后，会出现“打印到文件”对话框，在对话框中输入文件名和文件保存的位置，系统将按指定的打印机格式把文档写到文件中。
第五步：设定“打印内容”。缺省设置为打印“文档”，若要打印其他内容，可选择相应的选项。
第六步：设定打印的范围。“页面范围”缺省设置为“全部”；“当前页”：只打印插入点所在的页；“页码范围”：指定要打印的页码。单独的页码用逗号 分隔，连续的页码则用连字符连接起始页码和结束页码。如打印“4-5，10，12 - 14”；“选定的内容”：若文档中未选定文本，“选定范围”选项呈灰色，
若先选定了要打印的文本。则从纸的顶部开始打印选定部分，并自动分页。选定的文本 可以包括图像、表格。
第七步：设定打印的“副本”：就是设定打印的“份数”与是否采用“逐份打印”。如选择“逐份打印”，将从第一页打印到最后一页，再打印第二份。不选中该选项，则先将第一页打印到指定份数，再将第二页打印到指定份数，直至完成。
第八步：在“打印”列表框中选择是否采用奇偶页打印。意思是如果需要双面打印，而打印机没有这个功能，可以这样先打印奇数页，再打印偶数页。
第九步：在“缩放”框中设置每页的版数和是否按纸型缩放。
第十步：单击“选项”，可设置“后台打印”，也就是在文件的打印过程中，仍可继续进行其他工作。还可设置是否打印图形对象、双面打印时奇数页和偶数页的打印顺序等。
1、打开文档以后，找到工具栏中的“编辑”按钮。
2、点击“编辑”按钮，接着在弹出的命令菜单中找到”查找“命令。
3、点击查找命令，在查找和替换命令对话框中，在查找内容后面的方框中输入要查找的内容，如下图。
4、输入完以后单击回车，就能查找到文档中的字了。
5、如果想要突出显示要查找的内容，可以在突出显示前的正方形里打上对钩，点击查找全部，就能看到文档中所有的内容就会突出显示了。
6、替换功能的前几步和查找功能差不多，现在查找内容后面输入要查找的内容，接着在”替换为“后面的对话框中输入要要替换的内容。
7、接着点击替换或全部替换，就能把所有的内容换成自己想换的内容了。
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1 节和分节符
1.1 什么是节和分节符
“节”是文档格式化的最大单位 (或是指一种排版格式的范围) , 分节符是一个“节”的结束符号, 默认方式下, 只对它前面的文字起作用。在未加分节符的文档中, Word将整个文档视为一“节”, 故对文档的页面设置是应用于整篇文档。若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局, 只需插入“分节符”将文档分成几节, 然后根据需要设置每节的格式即可。
1.2 分节符的插入
(1) 单击需要插入分节符的位置。
(2) 单击“插入”菜单中的“分隔符”命令。
(3) 在“分节符类型”下, 单击说明所需新的开始位置节的选项。
1.3 删除分节符
删除分节符时, 同时还删除了节中文本的格式。文本成为下面的节的一部分, 并采用了该节的格式设置。
(1) 选择要删除的分节符
(2) 如果是在页面视图或大纲视图中, 并且看不到分节符, 可单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”, 以显示隐藏文字 (隐藏文字:允许显示或隐藏指定文本的字符格式设置。Microsoft Word用虚线下划线标识隐藏文字) 。
(3) 按Delete
2 分节符在文字排版中的实际应用
2.1 利用分节符在同一文档中设置不同的页面大小
对于多页文档的排版, 分节符的应用能够减少排版的许多麻烦, 如在多页纵向排版的文档中其中有一页需要横向排版;或者其中有一页或几页的纸张大小设置与其他页面不一致。这些设置我们可以在相应的页面中插入分节符, 再去设置页面。
2.2 利用分节符在文档中设置不同的分栏
没有插入分节符的文档可以把它看作整篇文档为一节, 因此对于没有具体指定操作对象的段落, 就默认为是对整片文档的设置。例如, 在一篇文档中要对某一段进行分栏, 如果不选定此段, 文档自动按照分栏的操作适用于全文, 如若选定要分栏的段落, 将会自动在此段的段前和段后插入分节符, 因此就可以顺利地将需要分栏的段落分栏。尤其是某文档的最后一段要参加分栏, 那就更需要分节符了。
2.3 利用分节符插入不同的页码
对于一篇文档来说, 如果从其中的某一页开始要插入另外一个文档的内容, 而在插入的文档之后要接续插入文档的页码, 那么我们可以使用分节符实现操作。假设我们把这两个文档分别命名为A和B, 将B文档插入到A文档中, 我们可以有两种解决办法:
(1) 无须将B文档插入A文档中
将A和B文档按照各自的格式要求进行设置完成, 只需将AB文档的页码进行设置。如果需要在A文档第7页后插入共9页的B文档 (假设B文档共9页) , 那么我们的具体操作是在A文档的第7页结束处插入一个分节符, 然后在第8页, 也就是下一节, 单击“插入”菜单中的“页码”, 在“页码格式”对话框中设置“页码编号”的“起始页”为第10页。同样方法, 对于B文档的页码设置是单击“插入”菜单中的“页码”, 在“页码格式”对话框中设置“页码编号”的“起始页”为第8页。这样的设置之后就可以实施最后的打印任务了, 然后可以将资料按顺序装订。
(2) 将B文档插入A文档中
假设A和B文档按照各自的格式要求已经完成格式设置, 只需在AB文档中插入分节符并对页码进行设置。在A文档第7页后插入共9页的B文档 (假设B文档共9页) , 那么我们的具体操作是在A文档的第7页结束处插入一个分节符, 然后在第8页, 也就是下一节, 单击“插入”菜单中的“页码”, 在“页码格式”对话框中设置“页码编号”的“起始页”为第10页。同样方法, 在B文档的首行前面和末尾最后一行后各插入一个分节符, 将B文档全选 (包括分节符) , 将所选文字粘贴到A文档的第一个分节符后, 然后再去设置插入B文档后的全文页码, 单击“插入”菜单中的“页码”, 在“页码格式”对话框中设置“页码编号”的“起始页”为第1页。在这一操作中重要的是插入分节符后无论A和B两者的格式是如何的大相径庭, 在同一文档中他们都会保持自己的风格, 互不影响, 但是在页眉页脚页码的设置中, 一定要保持每一节必须和上一节相连。这样设置之后的文档最后打印任务完成, 直接可以将资料装订, 无须再将纸张排序。
2.4 利用分节符设置不同的页眉页脚
在长文档的排版中有时候我们看到有些页面的排版非常美观, 而且可以做到随心所欲率性而为的设置。
我们常见到的书籍的编辑排版中, 奇数页和偶数页的页眉不同, 这一操作非常简单, 具体操作如下:
1) 单击“文件” (Word 2003版) 菜单中的“页面设置”, 再在“版式”选项卡中设置“页眉页脚”的“奇偶页不同”和“首页不同”, 设置完成后就可以在文档页眉页脚的区域设置。如果选择了“首页不同”那么首页将不记在页数之内, 奇数页也就是说全文的第二张, 则是文档页码的第1页, 第三张是第2页, 以此类推。那么奇偶页的区分就以页码不算首页来计数。
2) 单击“视图”菜单中的“页眉页脚”, 在页眉页脚编辑区分别设置奇数页和偶数页, 这样按我们自己的意愿就设置完成不同的奇数页和偶数页了。
除了奇偶页不同之外, 利用分节符我们可以在众多页眉页脚相同的页面当中让某一页或某几页与其他页不同, 或这几页各不相同, 具体操作办法如下:
1) 在需要设置不同的页眉页脚的那一页的相应位置开始和结尾处分别插入分节符 (根据实际情况选择分节符的类型) 。
2) 单击“视图”菜单中的“页眉页脚”, 在页眉页脚编辑工具栏中单击“链接到前一条页眉”, 此时就可以随心所欲地设置这一节所在页的页眉了。
3) 在页眉的设置中除了插入日期、时间和页码之外, 还可以像编辑Word文档一样在页眉页脚中插入图片和艺术字, 并配合绘图工具完成图文并茂的页眉页脚。
2.5 利用分节符在页眉页脚中显示章节标题
若要在页眉和页脚中插入章节号和标题, 必须首先将文档分割成多个节, 然后再进行页眉页脚的设置, 具体分以下步骤操作:
1) 在每一章标题文字的最左端单击需要插入分节符。
2) 单击“插入”菜单中的“分隔符”命令。
3) 在“分节符类型”下, 单击选择“下一页”, 因为书籍的每一章总是从新的一页重新开始。
4) 在第一章中, 单击“视图”菜单中的“页眉和页脚”。
5) 如果需要, 将插入点移至要更改的页眉或页脚的位置。
6) 在“插入”菜单中, 指向“引用”, 再单击“交叉引用”。
7) 在“引用类型”框中, 单击“标题”。
8) 在“引用哪一个标题”框中, 单击包含章节号和标题的标题。
9) 在“引用内容”框中, 选取要在页眉或页脚中插入的选项。例如:单击“标题编号”以插入章节号。单击“标题文字”以插入章节标题。
10) 单击“插入”, 再单击“关闭”。
11) 单击“显示下一项”以移至下一章的页眉或页脚。
12) 如果此章的页眉或页脚与刚刚创建的页眉或页脚相匹配, 请单击“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮, 可以断开当前章节和前一章节中的页眉或页脚之间的联系。
13) 若要删除页眉或页脚中已有的文本, 请在插入章节号和标题前将之删除。
14) 重复步骤5以插入当前章节的章节号或标题。
15) 对于文档中每一章节, 重复步骤5到步骤9。
前面的这些操作都是建立在已经给每一章的标题应用了Word内置标题样式, 然后再使用Word的交叉引用功能实现标题在页眉页脚中的应用。这样做的目的是让页眉页脚的章节标题与文章中的章节标题实现同步更新, 实际上就是Word域的功能。下面是具体的步骤:
在“格式”中的“样式”框中单击标题样式, 将内置应用于章节号和章节标题。或使用Microsoft Word对标题自动编号, 可使用“项目符号和编号”对话框来设置章节标题。在“格式”菜单中, 单击“项目符号和编号”, 再单击“多级符号”选项卡。
1) 单击一个列表编号样式 (选择包含文本“标题1”或“标题2”等选项) , 单击“确定”按钮。
2) 键入编号标题的文本, 然后按Enter。
3) 若要添加下一个编号标题, 请定位到下一个章节标题, 单击“格式”工具栏上“样式”框旁边的箭头, 然后选取步骤2中指定的标题样式。
3 改变分节符类型
Word文档中的分节符包括“下一页”、“连续”、“偶数页”和“奇数页”几种类型, 根据实际需要随时可以改变Word文档中的分节符。在Word文档中改变分节符类型的步骤如下所述:
第1步, 打开包含Word分节符的Word文档窗口, 将光标定位到需要改变类型的分节符所在节任意位置。
第2步, 在Word文档窗口中切换到“页面布局”功能区, 在“页面设置”分组中单击显示“页面设置”对话框按钮。
第3步, 打开“页面设置”对话框, 切换到“版式”选项卡。在“节”区域单击“节的起始位置”下拉三角按钮, 然后在分节符类型下拉列表中选择新的分节符类型, 并单击“确定”按钮, 如图所示。
4 在应用分节符排版时应注意的几个问题
(1) 分节符包含这一节的所有各式信息, 在复制包含分节符的文档内容时, 要注意。
(2) 关于不同章节标题的设置, 分节符的设置只是一个环节, 不是全部的最终设置。
“重复键入”按钮和“恢复键入”按钮位于Word2010文档窗口“快速访问工具栏”的相同位置，当用户进行编辑而未进行“撤销键入”操作时，则显示“重复键入”按钮，即一个向上指向的弧形箭头。当执行过一次“撤销键入”操作后，则显示“恢复键入”按钮，即一个向上指向的弧形箭头，
“重复键入”和“恢复键入”按钮的快捷键都是Ctrl+Y组合键，用户可以单击Word2010文档窗口“快速访问工具栏”中的“重复键入”按钮，也可以按下Ctrl+Y组合键执行重复键入操作，如图1所示。
图1单击“重复键入”按钮
那么如何根据自己的需要在页面中使用这种功能呢?
相信有不少朋友曾为此功能弄得焦头烂额,甚至感到烦躁不安,因为,要找到这种功能,并非像使用其他功能一样简单!
很多朋友都有这样的操作习惯,见文解字,误认为页眉页脚功能在“插入”菜单里面,但是实际上又找不到这种功能!
那么,这种功能在哪里呢,其实不然,任何的操作尽管都是死的,即,功能都固定在某个菜单里面,但是平时没有引起注意,导致需要的时候偏偏就找不到,所谓“平时不烧香,急来抱佛脚”!
只要我们平时操作时,多留意观察,多动一下脑筋,多做总结,不难发现,这种功能其实就隐藏在“视图”菜单里面!
使用的时候,先定位好要使用的页面,将其作为当前页面,之后执行这样的操作即可!
“视图”→“页眉和页脚”,这个时候,在当前页面中就插入了页眉,默认状态处于编辑修改状态,这个时候可以修改页眉!如果操作完成,不再操作,可以双击页面任何地方,确定完成操作并退出页眉的编辑!
注,如果需要再次操作页眉,直接双击页眉这个地方就可以再次编辑了!
上面所讲的都是页眉的操作,那页脚如何操作呢?
很多朋友有可能这样猜想了,再次执行“视图”→“页眉和页脚”不就得了吗?
非也,如果这样操作,那么默认选择的都是关于页眉的操作,而不是页脚的操作,
那到底如何操作操作页脚呢,诸不知,执行上述操作以后,会弹出这样的工具栏，
在word使用插入页眉页脚
，
这个时候,稍作观察,我们不难发现,这个工具栏里面,有一个按钮是使用来切换页眉页脚的,点击就能切换!
咋样,不难吧,难者不会,会者不难,说难不难,说不难也有人做不出来,啥事情都是这样,会者仅是举手之劳,难者去只见树木而不见森林!
Word是一种较为常用的办公软件, 在使用中如果操作技术有一定的缺乏, 就会直接影响到办公效率。
1.1 复制文字中空格的删除
在使用Word办公软件进行复制的操作过程中, 正确解决办法是:选择“编辑”中的“替换”命令项, 单击后就会弹出一个对话框, 在此对话框中找到“查找内容”并将光标定位到其文本框中, 按空格键在其中输入一个空格, “替换为”文本框中保持原有状态, 然后单击“全部替换”, Word将删除所有复制中的空格。
1.2 回车符的处理
在使用Word办公软件进行复制、粘贴的操作过程中, 文字中常常出现大量的回车符号或软回车符号, 占用了Word的一部分空间, 操作人员如果逐个删除仍会降低工作效率。对这一问题的正确解决办法是:在复制粘贴完成后, 选择“编辑”中的“替换”命令项单击, 在出现的对话框中将“查找内容”的文本框里输入^l, “替换为”文本框中保持空白状态, 然后单击“全部替换”, 即可删除文档中的全部软回车符号。
上述方法中删除了所有的软回车, 如果在段落换行时则有必要将软回车替换成硬回车, 具体方法为, 选择“编辑”中的“替换”命令项单击, 在出现的对话框中将“查找内容”的文本框里输入^l, 不同的是在“替换为”文本框中输入^p, 然后单击“全部替换”。
1.3 段落重排
在计算机Word办公软件中, 段落重排功能可以实现将两个或两个以上的段落进行合并, 使之成为一段。具体操作方法为:首先在各个段落的开头添加特殊标记符号 (如“&”) , 然后依次点击“编辑”→“查找与替换”, 在出现的对话框的“查找内容”的文本框里输入^p, 在“替换为”中, 通过依次点击“高级”、“特殊符号”、“不间断空格”, 输入S, 最后点击“全部替换”即可完成此项操作。
1.4 空行的删除
在使用Word复制文档过程中, 经常会在段落之间存在大量的空行, 为节省时间提高工作效率, 必须采用正确的方法进行删除。删除空行的具体操作方法为:选择“编辑”中的“替换”命令项单击或使用快捷键Ctrl+H, 在出现对话框中将“查找内容”的文本框里输入^p, “替换为”文本框中保持空白状态, 然后点击“全部替换”即可直接删除空行。
1.5 字体上下标的快速转换
在Word中将字体快速转换为上标, 只需选中文字, 同时按下“Ctrl”键、“Shift”键和“+/=”键即可;在Word中将字体快速转换为下标, 只需选中文字, 同时按下“Ctrl”键和“+/=”键即可。
2 操作流程
2.1 Word程序的启动
在计算机桌面上点击“开始”, 在其中的“程序”中找到“Microsoft Word”, 然后点击打开, 也可以通过计算机桌面上的快捷图标打开。对于扩展名不是.doc的文档, 打开时, 可以单击鼠标右键, 在弹出的对话框中找到打开方式, 然后选择用Word打开即可。
2.2 Word程序的窗口结构
Word视图中包括“普通视图”、“页面视图”、“大纲视图”以及“web版式视图”, 不同的视图其显示效果是不同的, 可以根据不同需要进行选取, 如需打印文档时, 可以选择显示效果与打印效果一致的“页面视图”。在“视图”工具栏中进行点击就可以实现几个窗口之间的相互转换。
2.3 新建文档
新建一个Word文档可以通过两种方法进行操作:一种方法是在“常用工具栏”中点击“新建空白文档”按钮进行建立, 另外一种方法是单击“文件”中的“新建”选项进行建立。
2.4 打开文档
主要有以下三种常用的方法:
第一, 在“常用工具栏”单击“打开”, 然后找到磁盘上所要打开的文档, 双击即可;
第二, 需要打开某一确定文档时, 可以选择“文件”中的“打开”菜单单击打开;
第三, 对于一些近期打开过的文档, 可以直接在“文件”菜单中查看“最近文件”, 单击即可, 通过这种方法可以有效地节省查找的时间, 从而提高办公效率。
2.5 保存文档
在Word办公软件中保存可以分为保存与另存为两种途径。保存时在“常用工具栏”中单击“保存”按钮即可, 或者使用在“文件”菜单中单击“保存”选项。需要注意的是文件在首次保存中, 会弹出保存路径和文件名, 用户只需根据自己的需要进行设定即可, 在以后的保存中则不会再提示。另存时, 选择“文件”菜单中的“另存为”选项, 每次点击后, 都会提示保存的途径与名称。
3 结语
随着信息技术的飞速发展和计算机应用的普及, 计算机Word办公软件改变了传统的办公方式, 提高了办公效率, 同时也使办公质量得到了保障。在这种大环境下, 就要求办公人员必须精准熟练地掌握Word软件的操作技巧, 使其功能得到有效的发挥, 从而提高单位的整体办公效率, 也为其将来的发展打下坚实的基础。
摘要：随着科学技术的进步以及信息技术的飞速发展, Word办公软件在人们的日常生活中已经日益普及, 给人们带来了方便。本研究根据使用经验, 对计算机Word办公软件使用中的常见问题以及其操作流程进行了论述, 以期为读者在今后工作中的应用提供一定的帮助。
关键词：计算机Word办公软件,使用方法,操作流程
参考文献
[1]李雪松.浅谈Word的几种编排操作技巧[J].徐州教育学院学报, 2008, (3) .
[2]王妍.浅谈Word中替换命令的巧用[J].科技创新导报, 2009, (17) .
[3]翟新彦.终身受益的十个Word实用技巧[J].农村电工, 2009, (7) .
[4]余平海.Word制作技巧略谈[J].中小学电教, 2006, (6) .
（Word篇）
实战使用
目录
第一部分 文字处理技巧 1 1.去除页眉的横线方法两则 1 2.在WORD中快速选择字体 1 3.用WORD实现快速隔行删除 4.清除WORD文档中多余的空行 2 5.同时保存所有打开的WORD文档 2 6.巧妙设置文档保护 2 7.编辑长文件更轻松 2 8.取消“自作聪明”的超级链接 3 9.巧设WORD启动后的默认文件夹 3 10.在WORD中快速输入汉字偏旁部首 4 11.将WORD表格巧妙转换为EXCEL表格 4 12.巧存WORD文档中的图片 4 13.在WORDXP中巧输分数 4 14.快速输入大写数字 5 15.在WORD文档中插入MP3文件 16.在英文状态下快速输入中文标点符号 17.为WORD添加小助手 6
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18.找回WORD中的菜单栏 19.WORD也能“自动求和” 7 20.预览时可编辑文档 7 21.轻松保存OFFICEXP的用户个性化设置 22.在WORD中快速“粘贴” 8 23.快速转换英文字母的大小写 8 24.锁定WORD表格标题栏 25.快速打印WORDXP的快捷键列表 9 26.公式的颜色也能变 9 27.压缩WORD2002文档中的图片 10 28.让任务窗格快速启动 29.明白WORD中文字下划线的含义 11 30.在WORD中用剪贴板的内容进行替换 11 31.WORD2000/XP能够即点即输 11 32.取消WORD文档中的超链接 33.关闭拼写错误标记 12 34.使用F1～F12键让WORD操作更快捷 12 35.WORD2002中“斜线”的使用技巧 36.在WORD中实现单键粘贴 14 37.固定显示WORD表格中的表头栏目 14 38.在WORD中巧划线 14 39.打造WORD右键菜单 15
/ 71 40.让文字随表格自动变化 15 41.如何将图片移到合适的位置 16 42.妙用WORD词典进行翻译 16 43.巧用表格制作作文纸 44.用WORD为日语中的汉字标注假名 17 45.快速将网页中的图片插入到WORD文档中 18 46.巧用“语音”学英语 18 47.在WORD中创建自动翻页功能 18 48.在WORD中快速计算 19 49.在多个WORD文档中自由切换 19 50.将网页资料以纯文字粘贴到WORD中 20 51.WORD文字巧隐藏 20 52.用F4键重复输入字符和图形 53.在WORD中精确移动对象 21 54.让WORD文档“原文重现” 21 55.一次保存或关闭多个WORD文档 21 56.在WORD中快速输入带圈数字 22 57.用“拼音指南”巧识生僻字的读音 22 58.批量打印WORD或EXCEL文件 59.让页号从“1”开始 20 60.WORD2002文档目录巧提取 61.WORD也能查农历 23
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62.在WORD表格中快速复制公式 24 63.让WORD的输入法提示条不自动消失 24 64.在WORD中同时编辑文档的不同部分 25 65.如何把我的WORD文件变成JPG图片？ 25 66.批注与修订 26 67.去除WORD中多余的空格及空行 26 68.WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置 27 69.“样式与格式”在排版中的妙用 70.把WORD表格转换成EXCEL文档 31 71.WORD表格中实现序列的自动填充。32 第二部分 WORD实战 编排试卷 35（1）页面设置 35（2）制作密封线 35（3）模板的设置和使用（4）分栏的设置 37（5）制表位 37
35（6）插入符号 38（7）插入数学公式 39（8）作文表格制作方法（9）加入隐藏的答案 42（10）试卷的打印 42
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WORD目录的制作 47 快速编辑长篇文档 48 1.用好样式 49 2.使用交叉引用设置编号 49 3.对齐 49 4.绘图技巧 50 5.编辑数学公式 50 6.使用分节符 50 7.使用子文档 51 8.及时保存、多做备份
9.大纲视图与文档结构图 51 WORD邮件合并打印成绩通知单 WORD打印技巧集锦 54 第一部分 文字处理技巧
1.去除页眉的横线方法两则
在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果这条横线影响你的视觉，这时你可以采用下述的两种方法去掉：用第一种的朋友比较多，即选中页眉的内容后，选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选项设为“无”，“应用于”处选择“段落”，确定即可。
第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向“样式”框，在“字体选择”框左边，把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。
2.在Word中快速选择字体
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为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。首先在Word的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的Windows已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。
3.用Word实现快速隔行删除
先将全文复制Word中，按Ctrl+A键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2列”，将“文字分隔位置”选为“段落标记”，确定后便出现一个2列n行的表格，再全选表格，右击鼠标“合并单元格”。
4.清除Word文档中多余的空行
如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除又太累人，直接打印吧，又太浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢？我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。在Word中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“^p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“^p，”在“替换为”文本框中输入“^p”，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。
5.同时保存所有打开的Word文档
有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，既费时又费力，有没有简单的方法呢？在按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。
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6.巧妙设置文档保护
在用Word2000/XP打印一份文件时，忽然头儿有要事吩咐，要暂时离开一下，关闭文件吧，既费事又没必要，但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。怎么办呢？执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。怎么样，光标跑到了文件头，任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了，不错吧。等回来时，执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。
7.编辑长文件更轻松
相信大家都有这样的经历：在使用Excel、Word编辑长文档时，有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦，还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置，发现鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到文章开头的内容，在下面编辑区找到需要粘贴的位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。
8.取消“自作聪明”的超级链接
当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢？在Word中单击“工具→自动更正选项”，单击“键入时自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。
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9.巧设Word启动后的默认文件夹
Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下：(1)单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框；(2)在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”；(3)单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮；(4)最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。
10.在Word中快速输入汉字偏旁部首
作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按钮就行了。
11.将Word表格巧妙转换为Excel表格
先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”；然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。
12.巧存Word文档中的图片
有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的Word文档，想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做：打开该文档，选择“文件”
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菜单下的“另存为Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。
13.在WordXP中巧输分数
启动WordXP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“F(,)”，按下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如EQF(1,2)，连按两次“确定”回到Word编辑窗口，这样分数制作就完成了。
14.快速输入大写数字
由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字(特别是财务人员)，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现，利用Word2000可以巧妙地完成：首先输入小写数字如“123456，”选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，接着会出现如图所示的对话框，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。
15.在Word文档中插入MP3文件
在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。要插入MP3格式的声音文件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件，并确定。当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡
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片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。
16.在英文状态下快速输入中文标点符号
在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦。有没有简便的方法呢？当然有。Office2000为用户提供了12组输入中文标点符号的快捷键(详见附表)，不管在任何输入法状态下(当然包括英文)，只需按下快捷键，即可输入中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是：“,:;?!”等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。
17.为Word添加小助手
我们在使用Word2000进行文档处理时，经常使用工具栏中的“字数统计”功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息，非常方便。可是很多时候我们需要了解文档的更加详细的信息，这时可以通过在工具栏上添加“属性”的方法，来快速查看文档的详细信息。
1.单击“工具”菜单，从其下拉菜单中选择“自定义”命令，打开自定义设置窗口。2.在自定义设置窗口中，选择“命令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在Word的工具栏上，就出现了“属性”项。
当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的“属性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出
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现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。
18.找回Word中的菜单栏
首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。再单击“命令(C)”选项，然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条，找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框中看到我们熟悉的“文件(F)”“编辑(E)”等菜单了。既然找到了，就动手一个个地把它们拖回去吧！当然，这些菜单既然能被拖到菜单栏中去，当然也能把它拖回对话框。
19.Word也能“自动求和”
编辑Excel工作表时，相信大家对常用工具栏中的“自动求和”按钮情有独钟。其实，在Word2000/XP的表格中，也可以使用“自动求和”按钮呢！当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是：
1.在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。
2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”；在“命令”框中，找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。
3.关闭“自定义”对话框。
现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，则Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。
20.预览时可编辑文档
当你使用Word2000/2000的预览功能时，如果还要编辑文档，这时候不必回到视图模式，只要点一下放大镜图标，这时候就会自动进入编辑模式，你可以对文档进行任意编辑。这个技巧对编辑文档非常有用！特别是调整封面、拖动一
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些表格等。可以边预览，边编辑，既方便又准确。
21.轻松保存OfficeXP的用户个性化设置
在“开始/程序”中找到“MicrosoftOffice工具”，启动其中的“用户设置保存向导”。再点击“下一步”按钮，程序立即搜索已安装Office组件。然后选择“保存本机的设置”，再点击“下一步”按钮。接着程序提供给你两种保存方式：“将设置保存到Web”和“将设置保存到文件”。选择后一项，并用“浏览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成”按钮，程序在保存路径中生成一个后缀名为OPS的文件。这个文件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时，启动软件，选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”，接着指定设置信息文件的路径，点击“完成”就恢复了。
22.在Word中快速“粘贴”
在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令“工具→选项”，在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键(即Insert键)就能快捷实现粘贴了。
23.快速转换英文字母的大小写
在Word2000/XP中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就
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变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。
24.锁定Word表格标题栏
Word2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分割条”，位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条”，当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将“分割条”向下拖至所需的位置，并释放左键。此时，Word编辑窗口被拆分为上下两部分，这就是两个“窗格”。在下面的“窗格”任一处单击，你就可对表格进行编辑操作，而不用担心上面窗格中的表格标题栏会移出屏幕可视范围之外了。要将一分为二的两个“窗格”还原成一个窗口，可在任意点双击“分割条”。
25.快速打印WordXP的快捷键列表
单击“工具”菜单，选择“宏”子菜单中的“宏”命令。弹出宏设置窗口，在“宏的位置”下拉框中，选择“Word命令”项。在“宏名”框中，单击“ListCommands”命令。单击右边的“运行”按钮。这时弹出“命令列表”对话框，单击“当前菜单和快捷键设置”单选钮，单击“确定”按钮。你会看到WordXP自动创建了一个新文档，里面就是所有WordXP的快捷键信息。最后只须单击“文件”菜单中的“打印”命令即可打印出来以备查询。
26.公式的颜色也能变
如果是在Word2000/XP中，那么用公式编辑器先编辑好一个公式，选中它，点击“绘图工具栏”中的“阴影设置”按钮，选择其中的“阴影样式18”，然后再次点击“阴影设置”按钮中的“阴影设置”选项，弹出“阴影设置”工具栏。点击最右侧“阴影颜色”倒三角，打开调色板，选择合适的颜色。然后用中间的四个按钮，小心调整阴影的位置，使阴影与公式重合，公式的颜色就会变成你想要的了。如果是在 13 / 71
Pwerpoint2000/XP中，那么在选中公式之后，点击“显示图片工具栏”中的“重新着色”工具，打开“图片重新着色”对话框，将公式颜色变成自己想要的颜色就可以了。
27.压缩Word2002文档中的图片
通常情况下，图文混排的Word文档一般都比较大，若要减小文件的体积，可以利用Word2002提供的图片压缩功能来实现。先打开图文混排的Word文档，选择“视图”→“工具栏”→“图片”命令，在“图片”工具栏点击“压缩图片”按钮。在弹出“压缩图片”窗口时，你可以根据实际需要来指定是压缩文档中所选定的图片还是压缩文档中所有的图片，将“压缩图片”复选框勾选，然后点击“确定”按钮即可。注意：在“文件”菜单的“打开”或“另存为”对话框中，选择“工具”→“压缩图片”命令也可以打开“压缩图片”窗口；另外支持混排文档图片压缩的还有Excel和PowerPoint。
28.让任务窗格快速启动
在使用Word2002的时候，经常要使用到任务窗格，要让任务窗格快速启动，具体的设置方法为：单击“工具”菜单，选择“自定义”菜单命令，打开“自定义”设置窗口。在“自定义”设置窗口中，单击下面的“键盘”按钮。然后在弹出的“自定义键盘”设置窗口中，选择“类别”下面的列表框中的“视图”，在其右边“命令”下面的列表框中，选择“ViewTaskPane”命令。在中间的“指定键盘顺序”下面的“请按新快捷键”中，敲入你设置的快捷键，比如敲入“Ctrl+P”，然后单击“指定”按钮。这样你就为你的Word任务窗格设置了快捷键，需要打开时，只要按下“Ctrl+P”，任务窗格就会迅速地出来了。当不需要时，再按一下“Ctrl+P”，任务窗格就会消失
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了。
29.明白Word中文字下划线的含义
我们在用Word2000/XP编辑文档时，常常会碰见有的字下面有红线、绿线及蓝线或紫线，有的是波浪线，有的是下划线。它们分别代表什么呢？Word具有自动检查拼写及语法的功能，能够对用户输入的文字信息进行一定的智能检查。红色波浪线表示拼写可能错误，绿色波浪线表示语法可能有错误。蓝色下划线表示超级链接，紫色下划线表示使用过的超级链接。Word2000/XP还会自动检查电子邮件头中的姓名，并将它与地址簿中的名字相比较，如果有多个名字与输入的内容相匹配，则会在输入内容的下面出现下划线。
30.在Word中用剪贴板的内容进行替换
先将要替换的对象复制到剪贴板，打开“编辑”菜单下的“替换”，在出现的“查找内容”框中输入要被替换的文字，将光标移入“替换为”框中，单击“特殊字符”按钮(看不到该按钮，可先单击“高级”按钮)，在菜单中选择““剪贴板”内容”或在“替换为”框中直接输入^C也可以。最后根据需要，单击“替换”或“替换全部”就可以了。
31.Word2000/XP能够即点即输
大家在使用Word2000/XP时肯定遇到过这样的情况：就是输入了一些文字后，接下去要空一些地方，然后再输。此时一般的人肯定选择敲回车和空格的方式来空出一些位置，其实你只要在需要输入的地方双击鼠标左键，这样光标就会在此处闪动，可以直接输入内容了，省去了敲回车和空格的麻烦。
32.取消Word文档中的超链接
一种办法是利用“撤消自动套用格式”消除下划线。单击工具栏上的“编辑”菜单，然后从其下拉菜单中选择“撤消自动套用格式”命令，这样就会消除网址下面
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的下划线了。另外就是关闭“自动更正选项”中的添加下划线功能，从根本上杜绝了网址下面的蓝色下划线出现。操作方法如下：单击工具栏上的“工具”菜单命令，然后选择“自动更正选项”命令。在弹出的“自动更正”设置窗口中，单击“键入时自动套用格式”选项，然后在下面的列表框，将“Internet及网络路径替换为超链接”项前面的“√”取消，单击“确定”就可以了。
33.关闭拼写错误标记
前日，一同学向我说她的Word文档中有许多绿色的波浪线，问怎么取消？Word2000/2002中有个拼写和语法检查功能，通过它用户可以对键入的文字进行实时检查。系统是采用标准语法检查的，因而在编辑文档时，对一些常用语或网络语言会产生红色或绿色的波浪线。有时候会影响用户的工作，这时可以将它隐藏，待编辑完成后再进行检查。方法如下：1.右键单击右状态栏上的“拼写和语法状态”图标，在弹出的菜单中选择“隐藏语法错误”项后，错误标记便会立即消失。2.如果要进行更详细的设定，可以执行菜单“工具”中“选项”命令，在弹出的“选项”中进行详细的设置，如拼写和语法检查的方式、自定义词典等项。
34.使用F1～F12键让Word操作更快捷
F1：打开帮助。Shift+F1：打开帮助工具(小问号)。
F2：剪切选中的文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴剪切的文本。Shift+F2：复制选中文本，将光标移到需要的地方后，按下回车键即可粘贴复制的文本。Alt+Ctrl+F2：打开文件。Ctrl+F2：打印预览。Alt+Shift+F2：保存文件。
F3：输入某条“自动图文集”词条的名称后，按下此键，即可将名称转换成该词条。Shift+F3：切换选中的西文字符的大小写。
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F4：重复上一步操作。Alt+F4：关闭所有文档，若没有保存，将提示保存，并退出Word。
F5：打开“查找与替换”对话框，并选定“定位”标签。Alt+F5或Ctrl+F5：将所有打开的Word文档最大化窗口还原到原来大小。Ctrl+Shift+F5：写书签。
F6：在任务窗格与文档窗口之间切换。Ctrl+F6：在多个打开的文档窗口之间来回切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。Alt+F6：在两个打开文档窗口之间反复切换(至少打开两个文档才能看到此操作的结果)。
F7：实施拼写检查。Ctrl+F7：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以移动窗口。
F8：Alt+F8：打开“宏”对话框，用以运行宏命令。Ctrl+F8：当文档窗口不是最大化时，激活键盘上的方向键，用以调整窗口的大小。
F9：Ctrl+F9：插入一个域记号“{}。”
F10：激活菜单栏。
F11：Ctrl+F11：锁定选中的域，防止被更新，只对可能更新的域如“时间域”等有效。Ctrl+Shift+F11：解除对域的锁定(需要选中)。
F12：另存文档。Ctrl+F12：打开文档。
巧借Excel为Word中的文字设置倾斜格式
35.Word2002中“斜线”的使用技巧
先选择要绘制斜线表头的单元格，调整好单元格的大小，选择菜单中“表格→绘制斜线表头”，弹出一对话框，选择表头样式、字体大小(一般根据单元格大小选择合适的字号)，输入标题文字，点“确定”，如果出现警告对话框，可不予理会，仍选择确定。这样绘制出的表头往往会出现有些文字显示不出来的现象，这时可
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运用一些技巧对斜线和文字格式进行调整。具体方法是：将鼠标光标移动到某一斜线上，点击鼠标右键，在快捷菜单中选择“组合→取消组合”，则每个文字都成为一个文本框，每条斜线都成为一条绘图线，这时就可以自由地对每个文字进行移动、改变大小等文本框的操作，对斜线可进行改变长度和角度等操作。调整完成后选取某一线段或文本框，点击右键选择“组合→重新组合”即可。
36.在Word中实现单键粘贴
我们平时在使用Word2000/2002进行文本编辑时经常会用到粘贴命令，最通常的操作方法是按住键盘上的Ctrl键的同时再敲“V”键。其实还有一种更简便的方法实现一键粘贴。首先在Word中选择菜单“工具(T)”→执行“选项(O)”命令，在弹出的对话框中切换到“编辑”标签，选中其中的“用INS键粘贴(U)”，然后单击确定按钮关闭对话框。好了，现在就可以使用键盘上的“Insert”键代替“Ctrl+V”实现粘贴功能了，是不是比从前更方便了。
37.固定显示Word表格中的表头栏目
打开Word2000/2002，单击菜单栏中的“窗口”菜单，选择“拆分”命令，这时在屏幕上出现一条水平的拆分线，移动鼠标指针，这条拆分线也将随着上下移动，当将这条拆分线移动到要“冻结”的表头处时，单击鼠标即可。这时Word编辑窗口被一分为二，用户通过移动滚动条或光标来移动下面表格部分时，就会看到表头栏目被“冻结”在屏幕上，表头栏目和下面窗口的表格各列内容相对应，一目了然，无论显示、查阅浏览和编辑都很方便。要取消固定显示表头栏目时，只要执行“窗口”菜单中的“取消拆分”命令即可。
38.在Word中巧划线
当你想要在Word2000/2002中绘制一条单一直线的时候，只要连续按键盘上
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的减号三次，然后按回车键就可以了。这种方法的好处在于，当你重新排版的时候，该直线的位置会做出相应的改动。如果你嫌线太细，没关系，在按减号的同时，再按下“Shift”键，你就会发现自动生成的线粗了很多。
那么怎么来生成两条平行线呢？很简单，按键盘上的等号三次，然后按回车键就可以了。这个技巧不仅适用于正文内容，还可以在添加的页眉和页脚中使用。
39.打造Word右键菜单
使用Word2000/2002编辑文档时，如果你经常要用到“首字下沉”命令，可以按下述方法将该命令加到“文字”右键菜单中：
1.在“工具”菜单中，单击“自定义”。
2.单击“工具栏”选项，单击“快捷菜单”，则“快捷菜单”工具栏出现在屏幕上。
3.单击“命令”选项，在“类别”框中单击“格式”，在“命令”框中，找到并单击“首字下沉”，然后用左键拖动“首字下沉”选项到“快捷菜单”工具栏的“文字”按钮上，此时将打开其下拉列表，继续拖动鼠标至下拉列表的“文字”处，再拖动鼠标到“文字”子菜单的最顶端，并松开鼠标左键。
4.单击“关闭”按钮。
现在，当你在文档中的任意文本处，单击鼠标右键，则弹出快捷菜单的顶端将是“首字下沉”命令，方便多了吧！
40.让文字随表格自动变化
用Word2000/2002制作出来的表格，能否让表格中的文字根据表格自身的大小自动调节字体的大小，以适应表格的要求呢？方法很简单，单击菜单中的“表格”，选择“表格属性”，在出现的窗口中选择“单元格”，单击“选项”按钮，在单元格选项中选取“适应文字”一项即可。
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首先启动Excel2000/2002，在任一单元格中输入需要作倾斜处理的文字。在该单元格处于活动单元格的状态下右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，或者点击“格式→单元格”，打开“单元格格式”对话框。单击“字体”选项可进行字体方面的设置，这里不必多说。而单击“对齐”选项就可进行文字倾斜方向的设置，文字的倾斜角度可在90度到-90度之间，根据需要任意设定，感觉满意后，单击“确定”按钮退出。然后执行“剪切”或“复制”操作，回到Word编辑环境。选择需要插入该倾斜文字的插入点后，执行菜单命令：“编辑→选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，选择“作为MicrosoftExcel工作表对象”粘贴即可。
41.如何将图片移到合适的位置
当用户初次使用Word2000/2002的插入图片功能时，往往会对如何放置突然出现的图片束手无策，不知如何移到合适的位置。其实这很简单，我们在Word文档中放置图片时，它会自动默认与一个可见的网格对齐，以确保所有内容整齐的排列。如果需要精确地控制图片的放置位置，用户可以在拖动对象时按住Alt键，可暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间距移动。如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用，用户可以双击该图片，然后选择“版式”这一个选项，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意一个方式，最后单击“确定”按钮即可。
42.妙用Word词典进行翻译
在编辑文档时，常会遇到一些生词难以弄懂，这时你可求助于Word2000/2002的中英/英中词典，即可在Word中进行动态互译了。
1.从“工具”菜单中选择“语言”，然后单击“词典”命令，也可按“Alt+Shift+F7”组合键启动词典，这时出现“词典”对话框；
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2.键入要查阅的内容，你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词；
3.单击“插入”按钮，可以将互译的单词插入到文本中，单击“翻译”按钮，可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等；
4.在“查阅”列表框内单击其中单词，右边会自动显出相应的翻译结果。
43.巧用表格制作作文纸
在小学语文试卷中经常要插入一段作文纸，且往往和其他基础知识题混排在一张试卷上，故无法直接以稿纸方式打印，笔者在实践中发现，巧用Word2000/2002的表格功能可以轻松达到这一要求。例如要在8开的试卷中插入15行、每行20格，共300字的作文纸，操作步骤如下：
1.激活“表格”菜单，单击“插入表格”，在对话框中的列数输入“20”，行数输入“1，”按确定后返回。
2.以上操作得到一行20格的虚框表格，选中这一行，用边框按钮把它变成实线表格。
3.在这个表格行下面放置一个空行，复制时选中表格行和下面的空行，再在空行下面行粘贴，即得到两行。选中两行即可复制出4行，直至复制出15行。
4.调整行间距，方法是设定空行的字体大小，一般用5号字即可。
44.用Word为日语中的汉字标注假名
用Word2000/2002自带的日语输入法输入完日语后，选取要标注假名的汉字，然后依次点击“格式”→“中文版式”→“拼音指南”，弹出一个对话框，在“基准文字”里列出来的就是刚才你选取的汉字，在相对应的“拼音文字”一栏里输入假名，再调一下字号(经笔者实践，发现选8磅字比较适宜)，按“确定”即可实现为汉字
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标注假名。
45.快速将网页中的图片插入到Word文档中
在编辑Word文档时，需要将一张网页中正在显示的图片插入到文档中，一般的方法是把网页另存为“Web页，全部(*.htm；*.html)”格式，然后通过Word的“插入/图片/来自文件..”菜单把图片插入到文档中，这种方法虽然可行，但操作有些麻烦。现在告诉你一种简易可行的方法。将Word的窗口调小一点，使Word窗口和网页窗口并列在屏幕上，然后用鼠标在网页中点击你需要插入到Word文档中的那幅图片不放，直接把它拖曳至Word文档中，松开鼠标按键，此时可见图片已经插入到Word文档中了。需要注意的是，此方法只适合没有链接的JPG、GIF格式图片。
46.巧用“语音”学英语
如果你的电脑里装有WindowsXP，那么打开“控制面板”里的“语音”，就会弹出“语音属性”窗口，在“文字/语音转换”中，“语音选择”是用来确定朗读者的。由于笔者装了OfficeXP，还增加了男声、女声、中文三种音色；在“使用下列文字预览语音”中输入你需要让电脑朗读的文本；最下面的是“语音速度”，这也是用本方法朗读英文的优势所在：你可以方便随意地调整朗读的速度，如果调到很慢，你甚至可以听到电脑把每个单词的音节都读得清清楚楚。设置好了以后，点击“预听语音”就可以听到英语朗读了。不过学完英语以后，最好把语音速度调到正常位置，不然将改变系统的语音速度。好啦，这样你就拥有了一个不厌其烦的地道英语老师，让你的英语水平上一个台阶。
47.在Word中创建自动翻页功能
Word2002有自动翻页功能，可根据需要调整翻页速度，设定该功能后，只
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需点击一下鼠标，便可对文本自动翻页。方法是：在菜单栏中选择“工具/自定义”，弹出自定义对话框后，选择“命令”选项，在“类别”栏中选择“所有命令”，然后在“命令”框中用鼠标点击“AutoScroll”，并拖到工具栏上，于是工具栏上就多了一个“自动滚动”按钮。使用它时只需打开一个文本，然后点击“自动滚动”按钮，此时鼠标在文本的右侧滚动条区域会变成一个倒立的黑三角，将黑三角移动到滚动条的上部则文本自动向上滚动，移动到下半部文本则自动向下滚动，放到中部则暂停翻页。“黑三角”越靠近滚动条的两端，文本滚动的速度越快。另外，在滚动条上有一个随文本一起移动的“方框”，随时告知你文本显示的进度。点击鼠标左键，便自动返回到编辑状态；再次点击“自动滚动”按钮，则继续浏览文本。
48.在Word中快速计算
用Word2002进行文字编辑时，有时可能需要对文中的一些数据进行运算，或者核对一下算式中的结果对不对。具体做法是：将光标插入点移到文档中需要插入计算结果的地方后，点击“表格→公式”，打开“公式”对话框，在该对话框中的“=”后面输入要计算的算式，最后单击“确定”按钮即可。如果说算式就是文档中的文字，那么就更简单了，只要先将文档中的算式复制，然后在“公式”对话框的“=”后面粘贴即可。不过这时的“粘贴”操作要用快捷键“Ctrl+V”了。
49.在多个Word文档中自由切换
以Word2002为例，在“工具”菜单下选择“自定义”，在弹出的对话框中选择“命令”，然后在左边的“类别”中选择“所有命令”。接下来我们从右边的命令列中找到“WindowList”，选中它，用鼠标按住不放拖出来放到任意一个工具栏上，然后关闭对话框。这时候你就会发现多了一个“其他窗口”的按钮，现在你按一下按钮激活它，看看弹出的小窗口里是否包含了你所有打开的文档名。双击你想要切换的 23 / 71
文件，再也不用一个一个按顺序找了，方便多了吧？
50.将网页资料以纯文字粘贴到Word中
有些朋友喜欢将网页上的文字内容复制到Word中，但如果网页上图片和文字结合得比较紧密，在粘贴文字的同时，就会连带将图片也粘贴到Word中。该如何将网页资料以纯文字形式粘贴呢？你可以试试下面的方法：在网页上选取你要复制的内容，然后单击鼠标右键，选择“复制”命令(或按下“Ctrl+C”)，切换至Word2000/2002，选择“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，再选择“无格式文本”即可。
51.Word文字巧隐藏
如果要在Word2000/2002文档中添加隐藏文字，可选定文字并按“Ctrl+Shift+H”键。单击“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可查看隐藏文字。(杰子)52.用F4键重复输入字符和图形
在Word2000/2002中刚输完一个字后，只要按下F4键即可重复输入这个字，继续按下F4键又可重复输入这个字，按多少次就重复输入多少次。如果刚输入一个词组，现在又要再输入这个词组时，同样按下F4键就行了。对于插入的特殊符号也是一样，在刚插入的特殊符号后，接着按下F4键，又一个同样的特殊符号就插入进来了。要补充说明的是：重复输入也不一定是紧接着这个字或词组的后面，用鼠标在文本中选择不同的插入点后再按F4键，就会在新的插入点处重复输入这些字符了。不仅对字符输入是这样，对于图形输入同样有效。例如我们在Word中用绘图工具栏画一个椭圆，如果要继续画一个同样的椭圆，也只要接着按一下F4键，又一个同样的椭圆就画出来了。对插入“自选图形”也同
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样都可以实现。
53.在Word中精确移动对象
在Word2000/2002中要精确移动表格线、文本框、图片等对象，只要拖动前按下Alt键就行了，现在告诉大家一个一劳永逸精确移动Word对象的方法：运行Word2000/2002，单击“视图→工具栏→绘图”菜单命令，然后单击绘图工具栏中的“绘图/绘图网格”命令，在弹出的“绘图网格”对话框中，将“网格设置”中“水平间距”默认值0.86字符、“垂直间距”默认值0.5行都改为0.01，再单击“默认”按钮，最后单击“确定”。再试试移动表格线、文本框、图片等对象，是不是乖乖听你使唤了，连Alt键也不用按了！
54.让Word文档“原文重现”
如果你在Word2000/2002中使用了特殊字体，在转寄给别人时，如果对方的电脑中未安装该字体，则根本看不到文件内的特殊字体或者出现错误提示。此时最好的解决方式就是使用字体嵌入功能：选择“工具”菜单下的“选项”命令，切换到“保存”标签，勾选“嵌入TrueType字体”，单击“确定”，即可让Word文档在对方的电脑里“原文重现”。
55.一次保存或关闭多个Word文档
平时我们在处理Word文档时，通常会打开好几个，当完成工作后，总要一个一个地点击“文件/保存”；其实完全可以一次性保存和关闭多个文档，只要按住键盘的“shift”不放，再点击“文件”菜单，就会出现“全部关闭”和“全部保存”，这样就可以快速地完成保存文档。要提醒大家的是，MSOffice的组件中不是全部都有这个功能，Access和Powerpoint就算按住键盘的Shift键不放，再点击“文件”菜单也没有该功能；而Excel则只有“全部关闭”，FrontPage就只有“全部保存”。
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56.在Word中快速输入带圈数字
Word2000/2002中提供的带圈数字，其实就是一种域，利用更新域的方法快速输入带圈数字时，先单击菜单中的“插入/数字”项，在弹出的“数字”项下输入要插入的数字(如“1”)，在“数字类型”中选择带圈数字样式，单击确定即可。随后选中该带圈数字，按下Ctrl键，同时拖动鼠标至需要插入下一个带圈数字的地方，这时此处又被复制了一个“①”，选中该带圈数字，单击右键选择“切换代码”命令，这时我们看到该“①”被变成了“{=1*GB3}”代码(此代码手工输入无效)。随后将代码中的1改为2，选中该代码，单击右键菜单中的“更新域”命令，这时我们看到该代码己经变成②，按照此方法我们可以插入其他的带圈数字。
57.用“拼音指南”巧识生僻字的读音
Word2000里有项拼音指南功能，可以帮助用户识别生僻字的读音。方法是：在Word2000里面利用字形输入法(如五笔)输入你遇到的那个不知道读音的生僻汉字，然后点击“格式→中文版式→拼音指南”，这个字的读音在拼音指南对话框中以拼音的形式展现在了用户眼前，不同的是，它的平仄阴阳声以“1、2、3、4”来标志，且紧邻在拼音后面。
58.批量打印Word或Excel文件
通过Ctrl键或Shift键选择好要打印的多个Word或Excel文档(若不在同一目录，可将要打印的文件拷入同一个目录)，在选定的文件上右击鼠标，选择“打印”命令可实现文档批量打印。系统会自动调用Word或Excel程序分别打开文档，并执行打印命令，然后自动关闭程序。
59.让页号从“1”开始
在用Word2000/2002编辑文稿时，对于有封面又有“页号”的文稿，用户一
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般会在“页面设置/版式”选项中选择“首页不同”这个选项，以保证封面不会打印上“页号”，但是有一个问题，不知道你注意到没有，在默认情况下“页号”是从第2页开始显示的。怎样才能让“页号”从第1页开始呢？方法很简单，在“页眉和页脚”工具栏中找到“设置页码格式”按钮，在“页码格式”对话框中将“起始页码”设为“0”即可。
60.Word2002文档目录巧提取
在编辑完成有若干章节的一篇长Word2002文档后，如果需要在文档的开始处加上章节的目录，该怎么办呢？如果你对文档中的章节标题应用了相同的格式，比如定义的格式是黑体二号字，那么我们有一个提取章节标题的简单方法。
1.在“编辑”菜单中，单击“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。
2.单击“查找内容”框，单击“格式”按钮(如果看不到“格式”按钮，请先单击“高级”按钮)，单击“字体”，在“中文字体”框中，单击“黑体”，在“字号”框中，单击“二号”，单击“确定”按钮。
3.选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框，单击“查找全部”按钮。
此时，Word2002将查找并选中所有查找到的内容，对该例而言就是所有具有相同格式的章节标题了。既然章节标题已全部被选中，你当然可以使用“复制”命令提取它们，然后使用“粘贴”命令，把它们插入到文档中的开始处了。
61.Word也能查农历
你要想知道某一天对应的农历日期和节气吗？你可以请Word帮忙，方法如下：
1.启动Word2002。
2.在“文件”菜单中，单击“新建”，打开“新建文档”任务窗格。
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3.在“新建文档”任务窗格中，单击“通用模板”，打开“模板”对话框。
4.单击“其他文档”选项，然后单击“日历向导”，单击“确定”按钮，打开“日历向导”对话框。
5.单击“日期和范围”，然后在“起始于”和“终止于”框中设置好要查询农历的年月。
6.单击“完成”按钮。
现在，你就可以在生成的日历文档中查看农历日期和节气了。笔者以上操作是在Word2002中完成的，Word2002能够查询的日期范围是1997年～2007年。
62.在Word表格中快速复制公式
我们知道，在Excel中通过填充柄或粘贴公式可快速复制公式，而Word中没有此项功能，但是我们在用Word2000/2002制表时，也经常要复制公式，用什么方法实现公式的快速复制呢？
方法一，在制表时选择工具栏中的“插入MicrosoftExcel工作表”命令，将Excel表格嵌入Word当中，这样表格就可利用填充柄和粘贴公式进行公式复制，计算非常方便。
方法二，对某单元格进行公式计算后，不要进行任何操作，立即进入需要复制公式的单元格按F4键即可。
63.让Word的输入法提示条不自动消失
当用Word2000/2002输入中文时，输入空格后字体会变成“TimesNewRoman”格式，如果连续输入几个空格，再将光标移动到前面的空格，会发现输入法提示条自动消失，得按热键激活才能继续输入中文输入法，很不方便。要让输入法提示条不消失，只要在Word中打开“工具”菜单，然后单击“选项”，进入“编辑”标签页下，去掉“‘自动键盘’切换”选项前面的小钩即可。
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64.在Word中同时编辑文档的不同部分
一篇长文档在显示器屏幕上不能同时显示出来，但有时因实际需要又要同时编辑同一文档中的相距较远的几个部分。首先打开需要显示和编辑的文档，如果文档窗口处于最大化状态，就要点击文档窗口中的“还原”按钮，然后执行“窗口”菜单中的“新建窗口”菜单项命令，屏幕上立即就会产生一个新窗口，显示的也是这篇文档，这时你就可以通过窗口切换和窗口滚动操作，使不同的窗口显示同一文档的不同位置中的内容，以便阅读和编辑修改。此外我们还可采用拆分窗口的方法来达到同样的目的。执行“窗口”菜单中的“拆分”菜单项命令，用鼠标点击文档编辑窗口，当前窗口即被分割为两个子窗口，用户可随时在这两个窗口之间切换和操作。完成编辑操作后，再执行“窗口”菜单的“取消拆分”“菜单项命令即可。
65.如何把我的Word文件变成JPG图片？
答：如果要保存的内容只有一屏，可以用屏幕拷贝工具进行转换。
打开word文件，按键盘上的PrintScreen键。然后打开图象编辑软件如Fireworks，按Ctrl+N新建一个文件，再用Ctrl+V把刚才截获的图片粘贴上去，保存成jpg文件就可以了。如果文件是多页的，您可以使用一个叫SnagIt的抓图软件进行屏幕滚动抓图。这个软件的工具栏上就有一个滚动抓图的选择按钮，按下之后，抓图操作时就启动了滚动抓图功能。
另外一种方法：用Word新建一文档，然后用“插入／对象”，选择“从文件创建”，找到你的文章，插入后选中文档，点右键，选择“转换”，转换成图片格式，然后把它复制到“画图”中，存为JPG格式即可。
66.批注与修订
多人合作设计文稿时这个功能非常实用。每个人参与者都可以对文稿的字、29 / 71
词或句子发表看法或提供修订办法，方便多人合作设计项目。
67.去除word中多余的空格及空行
一、去掉表格和格式
为了版面的整齐，网页文档都是以表格的形式存在的，只是一般情况下表格的颜色被设为无色或表格宽度被设为0，所以我们在网页上看不到表格。另外，网页文档中换行用的都是手动换行符，还有对字体等格式的设置。如果把从网页上复制的文字直接粘贴到Word中，那么它们也都粘贴进来了，这给重新排版带来了很大的麻烦。
从“编辑”菜单中单击“全选”，然后单击“剪切”，再单击“选择性粘贴”。在打开的的“选择性粘贴”对话框中选择“形式”为“无格式文本”，确定。这样表格和各种格式都没了，手动换行符也变成了回车符（段落标记）。另外还可以从“文件”菜单中选择“另存为”，把文档保存为纯文本文件，再用Word打开，效果和上面的方法完全一样。
如果刚从网页上复制了文字，那么在Word中可以直接执行“选择性粘贴”的步骤，这样将省事得多。
二、删除空格
网页文字中会有许多的空段和空格，在Word中排版时也需要清除。那么为什么这一步要删除空格，而不是先删除空段呢？道理是：有些看起来什么也没有的段落中可能存在空格，而有空格的段落并不是真正的空段，在Word中没法对它们批量执行删除操作。
首先，从“编辑”菜单中打开“替换”对话框（打开后暂时不要关闭，后面的操作都要在这里完成）。把光标定位到“查找内容”文本框中，按一下空格键输入一
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个空格（默认情况下是半角空格），“替换为”文本框中什么都不填。单击“全部替换”，Word将删除所有的空格。你可能会说怎么我这还有许多空格呀？别急，如果这样的话，那是因为这个文档中还有另外两种空格：全角空格和制表符空格。对这两种空格，半角空格是不会把它们当一家人的，所以替换时对它们置之不理。打开中文输入法，按Shift+空格键，切换到全角状态，然后按空格键在“查找内容”框里输入一全角空格，“替换为”为空，再按“全部替换”，所有的全角空格也都删除了。再单击对话框中的“高级”按钮，然后单击“特殊字符”，选择“制表符”，在“查找内容”框中会出现“^t”（当然也可以手工输入），“替换为”为空，再单击“全部替换”，制表符空格也都没了。
三、删除空段
删除空段的时机终于成熟了。在“查找和替换”对话框的“高级”模式下，两次单击“特殊字符”中的“段落标记”，“查找内容”框中将出现两个“^p”（也可以手工输入^p^p），再把光标定位到“替换为”框中，单击“段落标记”输入一个“^p”，再单击“全部替换”，文档中所有的空段全部消失。
其中的道理是什么呢？请想一下，没有空格的空段是怎样产生的？不正是我们连打了两次回车之后才有的么？现在把两个连续的回车替换成一个，正好消除了那个空段。
如果有连续的空段的话，一次替换不完，你可以多按几次“全部替换”，直到提示找不到替换的对象为止。
这样，你从网上复制的资料肯定会减肥，让你十分满意了。
68.WORD中的项目符号和编号多级符号如何设置
按照此步骤操作：
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一、在编辑区击右键，选择“项目符号及编号”；
2.选择“多级符号”选项卡；
3.点选第一行二列的大方框，再点击右下角的“自定义”按钮；
4.对一级编号进行设置。在“级别”列表框中选择“1”，在“编号样式”下拉列表框中选择“一、二、三、(简)”，在“起始编号”下拉列表框中选择“1”，此时，“编号格式”栏中应该有一个“一”，你可以在“一”的后面加一个“、”符号，“字体”按钮用来设置当前级别的目录文字的相关属性，根据自己的需要进行设置，“对齐位置”设置为“0厘米”，“缩进位置”设置为“0厘米”，如果想要缩小编号和后续文字的距离，则点击右侧的“高级”按钮，在“编号之后”下拉列表框中选择“不特别标注”；
5.对二级编号进行设置。在“级别”列表框中选择“2”，在“编号样式”下拉列表框中选择“一、二、三、(简)”，在“起始编号”下拉列表框中选择“1”，此时，“编号格式”栏中应该有一个“一”，你可以在“一”的前面及后面分别加上“(”和“)”符号，“字体”按钮用来设置当前级别的目录文字的相关属性，根据自己的需要进行设置，“对齐位置”设置为“0厘米”，“缩进位置”设置为“0厘米”，如果想要缩小编号和后续文字的距离，则点击右侧的“高级”按钮，在“编号之后”下拉列表框中选择“不特别标注”；
6.对三级编号进行设置的方法依照二级编号的设置方法设置即可，只是要注意“编号样式”的选择才好。
另外，做一个补充：
每次回车后，下一行的编号级别和上一段的编号同级，只能用TAB键才能使当前行成为上一行的下级编号；若要让当前行编号成为上一级编号，则要同是同时按下“shift+TAB”组合键才行。
Word文档按某字符对齐排列
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三、按照任意字符对齐排列（制表位）
如果由于某种原因，使用表格的方法行不通，我们还可以从制表位入手，用三个位置很接近的制表位来达到目标：首先是一个向右对齐的制表位，接着是一个中间对齐的制表位，最后是一个向左对齐的制表位。当这些制表位非常接近时，我们只需先输入对齐字符左边的文字，按一下Tab键，输入对齐字符，再按一下Tab键，最后输入对齐字符之后的文字。只要调整好三个制表位的位置，就可以获得相当好的对齐效果。
如果有必要，坚持只使用一个小数点制表位也未尝不可。只要在输入文字时，在想要对齐的字符前面加上一个小数点，然后设置该小数点的格式，把它设置成最小的字体(最好是1pt)，颜色设置为文档的底色。这时，实际的对齐字符仍旧是小数点，但显示和打印时几乎看不出。
四、修改Windows本身的区域设置
最后，我们还可以采用一种从底层入手的解决办法，也就是修改Windows本身的区域设置，用想要使用的对齐字符来替换默认的小数点分隔符(英文句点)。例如，假设要按照“@”字符对齐，在WindowsXP中的设置步骤为：
⑴关闭Word。
⑵点击Windows的“开始”→“设置”→“控制面板”菜单。
⑶在控制面板中，双击“区域和语言选项”，如图一，在“区域选项”页中点击“自定义”按钮。
⑷在“数字”页中，将“小数点”后面的“.”改成“@”字符，如图二。
⑸点击“应用”按钮。
在不同的操作系统上，上述操作步骤会略有出入，但基本思路都一样。修改
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了操作系统的小数分隔符之后，Word就会按照新指定的分隔符对齐排列小数。这种办法最大的缺点是，在控制面板中所作的修改会影响到整个系统，Word以外的所有软件也同样受到影响。
69.“样式与格式”在排版中的妙用
相信好多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，如图1所示。但是，大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，每次询问他们时，都会得到“Word的默认样式太简陋，也不及格式刷用起来方便……”这样的答复。
其实，笔者认为这都是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。所以，今天笔者就来给大家介绍一下这个“样式与格式”在长篇文档的排版里究竟有什么妙用？1
好处一.快速同步同级标题的格式
好多朋友都对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情。试想要在几十页、上百页的文件里找出所有同级标题来，恐怕没有几十分钟是下不来的。两者，如果文件排好后交到领导手里，领导却让我们将某一级别的标题字体再换一换，那么刚才那份“折磨”恐怕又得重来一次了，整体效率很低。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能，这些问题就能轻松地迎刃而解了。
一.快速套用现有标题样式
1.编辑完成后套用样式
这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级
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标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。
2.编写文件时套用样式
这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键
1）点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令，如图2位置1 2）然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令，如图2位置2 3）将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可，如图2位置3 4）以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键
70.把WORD表格转换成EXCEL文档
如何把Word中制作好的表格转换成Excel表格，以下提供两种方法
方法一：打开EXCEL，将光标定位到单元格，点击菜单栏的插入按钮-对象-在新建中，选择对象类型为MicrosoftWord文档。
方法二：将Word表格整体选中，复制到剪贴板上后，打开一个Excel工作薄，在一张新工作表上，选中A1单元，然后，粘贴即可。
例如，一份已经在Word中编辑好价格表，需要以Excel表格形式报出。但是，如果Word表格的单元格中，有多段文字，用上述方法转换会出问题。即，Word表格粘贴到Excel后，有多段文字的单元格，会显示出是，有多个单元格组成的，仅仅是它们之间的单元格框线“隐藏”（视图上显示灰色，不打印）了。
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更麻烦的是，那个单元格所在行的其它单元格，均为成为合并单元格。原来Word表格的一行，在Excel中，“占用”了多行。不但难看，且给编辑带来诸多不便。
解决方法是：
第一步，在Word中，用“编辑”“·替换”命令，将所有单元格中的分段取消。即，在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上，“查找内容”框中输入（特殊字符）段落标记，且让“替换为”框中空白，然后单击“全部替换”。
第二步，将Word表格整体选中，复制到剪贴板上后，打开一个Excel工作薄，在一张新工作表上，选中A1单元，然后，粘贴。
第三步，在内容需要分段的单元格中，用快捷键－“Alt＋Enter”分段。
提示：不能在Excel中，采用合并单元格的方法，来解决问题。因为，单元格合并后，只能保留，原位于左上方的那个单元格中的内容，其它单元格中的内容会被删除。
71.Word表格中实现序列的自动填充。
编辑Excel工作表时，其提供的自动填充柄可以实现序列的自动填充，其实巧用Word提供的“编号”功能，也可以在Word表格中实现序列的自动填充。
一、简单序号的填充
如果只是想对表格中的单元格从1开始进行编号，比如在图1所示的表格中，“序号”列自动填充的实现方法是：
1.选择需要编号的单元格。
2.单击“格式”工具栏上的“编号”按钮。
二、复杂序号的填充
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在图1所示的表格“编号”列中，要实现从20031开始进行编号，方法如下：
1.选择需要编号的单元格。
2.在“插入”菜单中，单击“项目符号和编号”命令。
3.单击“编号”选项卡，单击“自定义”按钮。如果“自定义”按钮显示为灰色即不可用，请先单击除“无”以外的任意一种编号样式。
4.在“编号格式”框中键入“2003”，然后在“编号样式”框中选择“1,2,3,…”（如图2）。
5.单击“确定”按钮。
三、相同文本的填充
在图1所示的表格“工种”列中，要实现批量填充，方法如下：
1.选择需要填充的单元格。
2.在“插入”菜单中，单击“项目符号和编号”命令。
3.单击“编号”选项卡，单击“自定义”按钮。
4.在“编号格式”框中键入“设计师”，然后在“编号样式”框中选择“无”。
5.单击“确定”按钮
第二部分 word实战
编排试卷
----制作简单的试卷
目标：
教您制作一份简单的试卷，并且学会制作试卷模板，处理在编辑试卷中遇到的问题，比如插入符号、插入公式、绘制图形等，最后告诉您如何将做好的试卷打印出来。
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实例：
这是一份建好的试卷。我们有两种方法来实现它，一种是用分栏的方法，另一种是利用文本框的方法，效果是一样的。
难点分析：（1）页面设置
在建立试卷时，要进行页面设置。一般我们用的都是8开纸，并且是横向的。
在空文档中，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的对话框中选择“纸型”选项卡，在纸型列表框旁的下拉按钮上单击，选择“自定义大小”，设置宽度为26厘米，高度为37.8厘米，设置纸的方面为“横向”。单击“页边距”选项卡，对上、下、左、右页边距作相应的调整，比如可将上、下边距设置为2厘米。单击“确定”按钮，完成了页面设置。
（2）制作密封线
正规的试卷上都有密封线，我们可以用文本框来制作。
执行“视图→页眉和页脚”命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。然后执行“插入→文本框竖排”命令，再在文档中拖拉出一个文本框，并输入字符及下划线。
小提示：由于Word中的下划线出现在一行开头时不能显示出来，所以我们在装订线开头，多输入了一个“装”字，选中该字设置颜色为“白色”，将其“隐藏”起来。
将光标定在文本框中，执行“格式→文字方向”命令，打开“文字方向—文本框”对话框，选中所需的文字方向样式，确定返回。
将文本框定位到页面左边页边距外侧，并根据页面的大小调整好文本框的大
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小及字符位置等。将鼠标移至文本框边缘处成“梅花状”时，双击鼠标，打开“设置文本框格式”对话框，在“颜色与线条”标签中，将“线条”设置为“无颜色线条”，确定返回。
最后单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮返回文档编辑状态，密封线制作完成（局部效果如图4）。
（小提示：添加了页眉后，页眉处出现了一条横线，影响试卷的制作，我们可以用前面讲的的方法将其清除：在页眉处双击鼠标，再次进入“页眉和页脚”编辑状态，执行“格式→边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框，在“边框”标签下，选中“无”边框样式，然后将其“应用于”“段落”，确定返回即）（3）模板的设置和使用
如果您经常制作试卷，可以将一份典型的试卷存为一个模板文件，以后就可以利用模板迅速制作一份试卷了。
创建试卷模板的方法为：找到一份典型的试卷，里面有编排好的版式和格式，去掉不通用的内容。
然后单击“打开”菜单，选择“另存为”命令，在弹出的对话框中，选择“保存类型”为“文档模板”，给出模板文件的名字，确定保存位置，单击“保存”按钮，模板文件就被保存好了。（4）分栏的设置
试卷的一个特点就是分栏的设置，也就是将页面上的试卷内容分成左右两部分。我们将分栏的位置设在标题行的下面。这时先要插入一个分节符，以防止标题文字也被分栏。
先插入分节符：单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，在打开的对话框中，选择“分
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节符”选项区中的“连续”项，单击“确定”按钮。将光标定位在分节符后面，敲一下回车，使光标在空行中，选择菜单“格式”中的“分栏”命令，在打开的对话框中进行分栏设置，我们选择两栏，“应用范围”设为“所选节”可以在两栏间加一条分隔线，单击“确定”按钮，分栏就设置好了。（5）制表位
我们可以看到，在试卷的选择题中，每个题的答案选项都排列得很齐。这里的对齐方法不是用空格，因为那样往往没有办法完全对齐，最好是使用制表位功能。为了看得清楚一些，我们先来设置一下：单击“工具”菜单，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框，在“视图”选项卡中的“格式”选择区中将“制表符”前面的复选框选中，单击“确定”按钮，这样我们就可以清楚地看到一个向右的灰色箭头，这就是制表位符号。
下面看一下如何设置制表位：
用鼠标在标尺上需要对齐的位置上单击，标尺上就设置了制表位，输入“（A）6cm”，然后按一下TAB键，光标就与刚才所设的制表位对齐了，再输入“（B）6cm，”敲一下回车，在下一行中输入“（C）cm”，再按一下TAB键，输入“（D）cm。”
用鼠标拖动标尺上需要对齐的位置，可以调整制表符的位置；按下ALT键再拖动标尺上的制表符，可以精确地设置制表符的位置。如果用鼠标将标尺上的制表符拖至标尺以外，就可以删除制表位了。还可以利用对话框来设置制表位。单击“格式”菜单，选择“制表位”命令，打开“制表位”对话框，在这里可以设置制表位的位置、对齐方式和前导符等。下面我们可以看一个利用制表位的前导符属性来建立目录的方法。在“制表位”对话框中，设置制表位位置为“40”，“对齐方式”选择“右对齐”，前导字符选择小圆点，单击“确定”按钮。
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我们输入“第一章”，按一下Tab键，输入1，看，在1的前面就用小圆点和前面的“第一章”相连，得到了目录效果。（6）插入符号
在一份数学试卷中，我们常可以看到有一些特殊符号，比如α、β、∩、∪等，这种符号是怎样输入的呢？您可以通过下列步骤输入特殊字符：
1.在文档中出现特殊字符的位置设置插入点；
2.从“插入”菜单中选择“符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择“符号”选项卡，从“字体”列表框中选择合适的字体，比如Symbol、Wingdings等字体，找到要插入的特殊字符；
3.单击“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，完成插入任务并返回编辑窗口。
4.还可以这样输入一些符号：单击“插入”菜单，选择“特殊符号”命令，弹出的对话框中提供了六类特殊符号，您可以根据自己的需要进行选择，也可以将其中较常用的符号加入到符号工具栏中。
5.更好的方法：可以给最常用的符号设置快捷键，还可以利用自动图文集功能建立一个快捷工具栏，这些方法在WORD中都有详细的讲解。（7）插入数学公式
我们看到，在试卷上有很多数学公式，这是怎么输入的呢？公式编辑器MicrosoftEquation是最好的帮手，用它可以很方便地编辑各种复杂的公式和方程，简单的符号也可以编辑，比如选择题中的等。要想用Word编辑数学公式，在安装Word时要选“自定义安装”中Office工具里的公式编辑器MicrosoftEquation3.0，若选“典型安装”，则需要在安装后从控制面板中选“添加/删除程序”再把公式编辑器添加上去。
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下面我们一起看看是怎样输入的，希望通过这个例子，您能举一反三，学会编辑更复杂的公式。
在Word文档中用鼠标单击“插入”菜单，选择“对象”选项，在“新建”选项卡中选MicrosoftEquation3.0”，单击“确定”按钮，就可以调出公式编辑器。光标闪动处为输入框，我们可以在里面输入各种复杂的公式。输入时，输入框随着输入公式长短而发生变化，整个数学表达式都被放置在公式编辑框中。公式窗口浮动在文本中，其中囊括了几乎所有数学符号，例如：关系符号、运算符号、修饰符号、逻辑符号、各种集合符号以及希腊字母等。我们在输入框中键入“S”，然后在“上标和下标”模板中，选取带下标的选项，这时S的右侧就出现下标框，输入“ij；”用鼠标左键单击公式右侧结束处，将光标定位到公式右侧位置（也可以直接按向右的方向箭头），然后输入“=”。在工具栏中单击“求和模板”，在打开的选项中选择上下带虚框的求和符号，然后将光标置于相应的位置框上，分别输入“n”、“k=1，”然后使光标置于右侧，单击工具栏上的“希腊字母”按钮，在a上单击一下，然后再按前面的方法输入下标“ik”，接下来要输入乘号，单击“数字符号”按钮，从中选取乘号。同样，我们再插入b及其下标，公式就输完了。单击公式编辑器外的任意位置，就退出了公式编辑环境，返回到WORD中。
编排试卷最麻烦的是输入一些符号和公式。我从实践中总结了以下三种快捷的方法：
1．定义公式编辑器的快捷按钮。
如果使用公式编辑器较为频繁，则可以将公式编辑器定义成快捷按钮，每次运行时只需要单击快捷按钮即可。操作过程如下：
（1）单击【工具】菜单中的【自定义】命令。
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（2）打开【自定义】对话框中的【工具栏】选项卡，单击【新建】按钮，弹出【新建工具栏】对话框，在【工具栏名称】编辑栏中输入工具栏名称，如输入“公式”，然后单击【确定】按钮，这时屏幕上出现了【公式】工具栏。
（3）打开【自定义】对话框中的【命令】选项卡，在【类别】列表框中单击【插入】项，在右边的【命令】框中选择【公式编辑器】，单击左键并拖到【公式】工具栏内，然后单击【关闭】按钮，这时屏幕上出现了一个【公式】的快捷按钮。
在以后的试卷编排中，如要输入符号和公式，随时单击这个按钮即可。当然，也可以对其进行关闭或显示工具栏的操作。
2．使用公式域。
想快速输入公式，可用快捷键Ctrl+F9来插入域。下面以和为例说明用快捷键插入分式和根式。在要输入的位置，按组合键Ctrl+F9,文中就会出现一个带灰色底纹的“{}”,在其中输入“eq(1,3)”，“{eq(1,3)}”是的域代码，其中eq是域类型，代表公式域，是产生分数的开关。Ｓhift+F9是切换显示结果与域代码的快捷键。一定要注意，eq后要有一个空格。
输入方法同上，只要把域代码换为“{eq(3)}”即可。
公式域的开关可以组合使用，例如的域代码是“{eq((3),3)}。”
用域来生成分数和根式，只占用了很少的系统资源，速度比“公式编辑器”快得多。使用熟练后能用键盘快速输入，勿须交替使用键盘和鼠标。
3．建立自动图文集。
“自动图文集”是提高输入速度的又一法宝。那些经常用到的符号和公式可以为它们定义“自动图文集词条”，以后仅须输入词条名就可方便调出它们。
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例如，数学试卷中经常用到“”，那么先用上文的办法输入，然后选定它，单击【插入】菜单中的【自动图文集】中的【自动图文集】命令，在【自动图文集词条】编辑栏中输入名称，如输入“qggs”，然后单击【添加】按钮，一个新的“自动图文集词条”就创建好了。以后，当要输入“”时，先输入“qggs”，然后按一下功能键Ｆ3就可以了。（8）作文表格制作方法
在制作语文试卷时，需要设计作文稿纸，j`T9PTAb"=提k@网T管ho下面把我在WordXP中制作稿纸的方法介绍给大家。
1．插入一个两行的表格
单击“表格/插入/表格…”命令，在“列数”中输入“20”，行数中输入“2”，单击[确定]按钮，即可在文档中插入一个20列×2行的表格。选择第二行所有单元格，在右键菜单中选择“合并单元格”，即可将第二行所有单元格合并。调整表格的大小（主要是让第一行的方格看起来是正方形），然后将光标置于第二行，在右键菜单中选择“表格属性”，在出现的“表格属性”对话框中选择“行”标签，将“行”的高度设置为0.4厘米，行高值由最小值设为“固定值”（这一步不可略过），单击[确定]退出。
（9）加入隐藏的答案
如果能在试卷中加入参考答案和一些注解，对今后选用试题更有参考价值。一般来说，带答案的试卷仅供教师参考，在Ｗ”格式来隐藏答案。
先输入试题的答案，然后选定它，单击【格式】菜单中的【字体】命令，在【字体】对话框中选中【隐藏】复选框，最后单击【确定】按钮，所选文字就被设为“隐藏文字”了。也可以用快捷键?Word2000的默认设置是既不显示、也不
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打印“隐藏文字”。
若要显示隐藏文字，在“格式”工具栏上单击“显示
若要打印隐藏文字，从【文件】菜单中选择【打印】命令，单击【选项】按钮，然后选中【隐藏文字】复选框，然后单击【确定】按钮
要再制作一份试卷时，单击“文件”菜单中的“新建”按钮，在“常用”选项卡中选择所存的模板文件名，单击“确定”按钮。（10）试卷的打印
做好的试卷，最后要打印出来，怎么打印呢？这里教您两个方法。如果您想把试卷打印到蜡纸上，再用油印机印试卷，可以使用针式打印机。将一张8开蜡纸上到打印机上，注意不要将蜡纸弄坏。
上好打印纸后，在文档中单击“打印”按钮，在“打印”对话框中选择正确的打印机类型，选择打印范围，建议一次只打印一页。设置好打印参数后，单击“确定”按钮，就开始打印了。如果怕放不好蜡纸，可以先用其他白纸，甚至是废试卷的背面，试着打印一下，以确定所放蜡纸的方向、位置和进纸量。
如果您想将试卷打印到一般的8开打印白纸上，然后进行复印，最好用喷墨打印机或激光打印机，使打印效果更佳。打印方法和上面相同，只不过放纸更简便些。
举一反三：制作试卷实际上是一个综合使用WORD的过程，在实际的操作过程中，会有各种各样的问题。我们一般是先将试卷中较有规律的部分制作为模板，然后灵活地利用WORD的功能，就可以快速完成试卷的制作。如果使用插入公式、插入图版等功能，还可以制作出一些特殊卷面的试卷。
希望大家不要拘泥于上面的例子，在实际应用中任意发挥您的聪明才智，充
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分利用WORD的强大功能，制作出更漂亮、更有特点的试卷。
word目录的制作
目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍Word的一个概念：大纲级别。Word使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编号，Word提供9级大纲级别，对一般的文档来说足够使用了。Word的目录提取是基于大纲级别和段落样式的，在Normal模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题1”、“标题2”，…，“标题9”，分别对应大纲级别的1－9。我们也可以不使用内置的标题样式而采用自定义样式，但有点麻烦。中的目录制作方法直接使用Word的内置标题样式，关于自定义样式的方法请参阅Word的帮助文档。
目录的制作分三步进行。
1)修改标题样式的格式。通常Word内置的标题样式不符合论文格式要求，需要手动修改。在菜单栏上点“格式｜样式”，列表下拉框中选“所有样式”，点击相应的标题样式，然后点“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等，按论文格式的要求分别修改标题1－3的格式。
2)在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样式，节标题使用“标题2”，第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设置标题的格式还有
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一个优点，就是更改标题的格式非常方便。假如要把所有一级标题的字号改为小三，只需更改“标题1”样式的格式设置，然后自动更新，所有章的标题字号都变为小三号，不用手工去一一修改，即麻烦又容易出错。关于如何应用样式和自动更新样式，请参考Word帮助。
3)提取目录。按文章格式要求，目录放在正文的前面。在正文前插入一新页（在第一章的标题前插入一个分页符），光标移到新页的开始，添加“目录”二字，并设置好格式。新起一段落，菜单栏选“插入｜索引和目录”，点“目录”选项卡，“显示级别”为3级，其他不用改，确定后Word就自动生成目录。若有章节标题不在目录中，肯定是没有使用标题样式或使用不当，不是Word的目录生成有问题，请去相应章节检查。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录即可。
注：目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是Word的域底纹，打印时是不会打印出来的。在“工具｜选项”的“视图”选项卡可以设置域底纹的显示方式。
快速编辑长篇文档
现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑长篇文档(不论各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word)。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技长篇文档的时候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。
一篇长篇文档应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现
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则是指长篇文档页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。
笔者认为，长篇文档“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写长篇文档之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士长篇文档的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。
1.用好样式
编写长篇文档，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
一般情况下，不论撰写学术长篇文档或者学位长篇文档，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给长篇文档撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，长篇文档的撰写者就可以在撰写长篇文档前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写长篇文档了。
2.使用交叉引用设置编号
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你
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文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。
3.对齐
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
4.绘图技巧
长篇文档中会用到很多图表，笔者强烈建议长篇文档撰写者分清长篇文档中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office2003中绑定的MicrosoftOfficeVisioProfessional2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
5.编辑数学公式
在长篇文档中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用MathType的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒长
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篇文档撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印长篇文档的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而飞”了。
6.使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。
上述六点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word早已提供了足够强大的功能。
7.使用子文档
学位长篇文档至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。
建议长篇文档的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。
8.及时保存、多做备份
设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较
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