行政公文通知范文
一、创建任务
区级绿色社区：各有关乡镇(经民政部门批复拥有社区的)、街道办事处各确定2个以上社区开展区级绿色社区创建，5月底完成创建任务，6月底前将申报资料上报区环保局、区民政局。
市级绿色社区：各有关乡镇(经民政部门批复拥有社区的)、街道办事处各确定1个以上社区开展市级绿色社区创建，5月底完成创建任务，6月底前将申报资料上报区环保局、区民政局。
省级绿色社区：对已创建命名为市级绿色社区的东关富民花园社区、镇村、东大街雷台社区，要进一步申报省级绿色社区，申报资料务必于4月15前上报区环保局、民政局。
二、申报材料
(一)绿色社区申报表;
(二)创建绿色社区自评表;
(三)创建绿色社区工作总结;
(四)创建绿色社区相关照片和音像资料。
三、申报要求
(一)申报省级绿色社区，务必于4月15日前，将相关资料上报至区环保局、区民政局，经审核后装订成册。要求一式四份，附带光盘。
(二)申报市、区级绿色社区，务必于6月25前，将相关资料上报至区环保局、区民政局，经审核后装订成册。要求一式三份，附带光盘。
四、评审与命名
(一)区级绿色社区的评审命名
凡申报区级绿色社区的单位，将由区环保、区民政等部门组成的评审小组在7月份组织考评验收，经验收合格，在10底由环保、民政部门统一命名。
(二)市级绿色社区的评审命名
凡申报市级绿色社区的单位，经区环保局、区民政局初审合格后，上报至市环保局、市民政局，由市环保局、市民政局组织验收命名。
(三)省级绿色社区的评审命名
凡申报省级绿色社区的单位，经区环保局、区民政局初审合格后，上报至市环保局、市民政局，由市环保局、市民政局完成复验收、省环保厅、省民政厅完成抽验后考评命名。
五、创建工作要求
1. 印转性公文概述
行政公文是逐级行文的, 党中央的方针政策要传达到地方必须层层转发 (经省政府、地级政府、县或县级市政府的转发) 。这样逐层转发上级机关的公文、转发一些不相隶属机关的公文和批转下级机关的公文, 使转发类通知的应用价值极大。行政公文是国家规定的法定公文, 它的格式、种类、行文的规则、办理及管理, 都有法的规定。必须遵照国务院2000年8月24日发布的《国家行政公文处理办法》 (2001年1月1日起执行) 。但在复合体公文的实际写作中, 将被印转的文件当附件处置的现象经常出现, 附件名称在格式上也采用说明”的方式。
例: x x x教育厅办公室文件
x教办发〔2007〕17号
转发教育部办公厅关于做好2007年
全国普通高等学校分省分专业招生计划编制和管理工作的通知
通知内容略。
附件:《教育部办公厅关于做好2007年全国普通高等学校分省分专业招生计划编制和管理工作的通知》
在这个文件中便把被转发的“通知”列为通知本身的附件。在第二页对被转发的通知原文照印。
2. 被印转的公文不是附件而是正件
首先弄清, 何为“附件”。关于“附件”, 裴显生先生主编的《应用写作》对“附件”的文体意义的解释是 : “附件是附属于正文的具有印证性、说明性或附带性材料”。首先从定义上看, 颁布 (或发布) 印发类、转发类通知是复合体公文, 是将上级或不相隶属机关的文件 (主要是指示、意见、通知) 转发给下级机关。其次从结构上看, 因为颁布 (或发布) 、印发类和转发类通知和所印发或转发的文件、材料, 是一个文件的两个组成部分, 二者缺一不可, 相对于印发语、转发语, 它才是文件的主体部分, 是转发和批转范围内所有单位开展工作、处理事务的指南或依据, 所以不是附件, 不应加附件标注。
“附件”作为正文的补充, 在公文的实际作用中, 往往更为重要。在形式上, 附件名称不会出现在公文标题中, 正文中也不涉及。只是以括号的形式被提到 (例如名单、图表等) 。它们一目了然, 无需用文字表述;还有一些插公文正文中纸质的原件或复印件, 会导致公文内容的不连贯。像这类文件的名称一般会出现在复合体公文的标题里, 如标题《关于发布﹤国家行政公文处理办法﹥的通知》 (1993年11月21日) ; 如标题《关于发布﹤中华人民共和国消费者权益保护法﹥的通知》 (1994年1月1日起施行) 。标题是文章的核心内容, 如文件《中华人民共和国消费者权益保护法》出现在标题中, 证明了它的重要性。在内容上, 复合体公文之前的“文体, 只相当于“按语之类, 被印转的文件才是公文的主要内容。是人们真正要执行的东西。它们在公文中的性质、地位和作用与附件截然不同。看随印的东西是不是附件, 就是看其名称在不在通知的标题内。在标题内, 就不是附件。这两个印发类通知, 被印发的规章名称均在标题内, 那它一定不是附件。
3. 如何对被印转文件进行技术处理
印转类文件属于复合体公文, 具有结构上的双重性。 ( 如《关于发布﹤国家行政公文处理办法﹥的通知》) 就出现两套格式, 们需在格式把它处理成一篇公文。 (1) 印发类文件:法规或规章 (含章程、条例、办法、规定等 ) 均属于被印发文件的范畴, ( 如《关于发布﹤中华人民共和国消费者权益保护法﹥的通知》。这类公文是同一个机关发文, 直接加印被印发的法规或规章即可。 (2) 转发类文件:这类文件转发机关与被转发文件的发文机关是不一致的。 ( 如《“国务院办公厅转发发改委关于××××意见的通知”》) 。“发改委”虽为法定作者, 但没有直接发文权限, 需经转发。发文机关和被转发的 (发改委) 文件都有自己格式。出现一个公文两套格式。造成承办上的混乱。所以要进行技术处理, 把被转发的公文变成发文机关所发文件的一个组成部分。具体做法是:把被转发文件的眉首、版记、主送机关、印章、日期全部去掉。将发文机关移至标题之下 ( 或以括号标注 ) 、发文字号移至被转发文件标题的右下侧。
在实际应用中, 有些复合体公文虽然未把被印转文件当附件, 因为结构上的双重性容易出现两套格式的错误, 两个文体有两个成文日期, 印章, 眉首、版记等。因此, 写作这类复合体公文, 要在格式上进行技术处理:
对被印发公文的处理:被印发的内容一般都是管理类文书, 只能借助国家行政公文来发布。此时, 公文的发文机关与印发文书是同一个机关, 比较容易处理, 既印发时直接在公文生效标识之后加印被印发的内容即可。
对转发公文的处理: ( 如“国务院办公厅转发发改委关于××××意见的通知”) 。转发机关与被转发文件的发文机关是两个机关, 但都有各自的一套格式。这时, 要取消被转发文件的独立性, 使其成为转发公文的一个组成部分。既去掉被转发文件的眉首、版记、主送机关、印章、成文日期。将发文字号移至被转发文件标题的右下侧;将被转发文件的发文机关移至其标题之下 ( 或以括号标注 ) , 若其已在复合公文的标题或“转发语”里出现, 则可省略。
结束语
行政公文是国家实施管理的重要工具, 规范的行文不仅是学术方面的要求, 也是提高管理水平的必要手段。
参考文献
行政机关公文处理工作的通知
各乡镇人民政府、街道办事处，县属各办、局：
为进一步规范行政机关公文处理，提高公文质量，维护公文严肃性，保证行政机关公文处理工作更加规范、高效、顺畅，按照市政府办要求，现将公文各要素层次用体用字规范通知如下：
一、发文字号（用3号方正仿宋_GBK）
二、标题（用2号方正小标宋_GBK）
三、主送机关（用3号方正仿宋_GBK）
四、正文（用3号方正仿宋_GBK）
第一层
一、（用3号方正黑体_GBK）
第二层
（一）（用3号方正楷体_GBK）
共 4 页
第三层1.（用3号方正仿宋_GBK）
第四层（1）（用3号方正仿宋_GBK）
五、附件和附件内容（用3号方正仿宋_GBK）
六、落款日期（用3号方正仿宋_GBK）
七、标识附注（用3号方正仿宋_GBK）
八、主题词3个字（用3号方正黑体_GBK）
主题词内容即词目（用3号方正小标宋_GBK）
九、报、送、发及印刷机关（用3号方正仿宋_GBK）
请各单位接通知后，严格按照规范要求进行公文处理。打印文件时字体不正常的单位，请到主站点：http://www.yngov/xx省非涉密公文交换系统专栏中下载相应字体安装。
安装方法：复制字体，粘贴至“控制面板—字体”即可。
附件：方正常用字体
xx县人民政府办公室
公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。
（一）公文用纸技术标准：一般为60克～80克的胶版印刷纸或者复印纸；纸张白度为85％～90％左右；横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7．5～9．5。
（二）公文版心规格：156毫米×225毫米（不含页码）。
（三）公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下
白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。
公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。
第一、公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：发文机关名称、发文字号、签发人、红色反线等部分。
（一）发文机关名称：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”组成。发文机关标识推荐使用宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米×15毫米。联合行文时主办机关名称应当排列在前，如加“文件”，应置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
（五）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空1行，用3号仿宋体字，居中排布；年份
—1—
和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“〔〕”扩入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（六）签发人：上报的公文标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。与红色反线相距4毫米。
（七）红色反线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。
第二、公文主体标识规则：公文主体为公文首页红色反线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章、附注等部分。
（一）公文标题：红色反线下空2行，使用2号小标宋体字，居中排布，宽度不超过版心（156毫米）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二）主送机关名称：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识。
（四）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，使用3号仿宋体字；公文正文中小标题使用3号黑体字。数字、年份不能回行。
（五）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。
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（六）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。机关印章使用红色。
1．单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4个字；加盖印章应当上距正文2毫米～4毫米，端正、居中，下压成文日期。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页；不得标识“此页无正文”。
（七）附注：公文如有附注，居成文日期左下方，空3行，用3号仿宋体字，左空2个字加圆括号标识。
第三、公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题记号以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、印发（翻印）机关和印发（翻印）日期部分组成。
（一）主题词：“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用3号小标宋体字，接排于冒号之后；词目之间空1个字，不加标点符号。
（二）分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，宽度同版心（156毫米）。
（四）印发（翻印）机关和印发（翻印）日期：印发（翻印）机关名称和印发（翻印）日期平列于一行，左右各空1个字，使用阿拉伯数码。
编辑本段公文结构用语
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。国家行政公文有12类14种,即命令（令）；议案；决定；意见；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；答复（回复）；会议纪要。
编辑本段行政公文的格式要素
行政公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。红色反线以上的各个要素统称眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称为版记。
编辑本段版头
由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字或者加上带括号注明的文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。编辑本段发文字号
由机关代字、年份和发文序号组成如：渝府字〔2009〕23号
2、份号标注同一份公文正本份数的号.在秘密以上等级公文中标引。3，密级秘密，机密，绝密
4、紧急程度特急，急件
一、标题1． 规范式：三部分，即：发文机关+事由+文种――用于重要、庄重的公务2． 灵活式A 二部分：一是发文机关+文种（以上标题下可加时间）二是事由+文种三是“转发+始发机关及原通知标题”B 一部分：只有文种――常是不大重要的公务，带周知性★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。
编辑本段正文
1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）2． 正文A． 原由：一是依据：# 情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前„”类时间状语 ；简介人物及事迹#文件： 常用“根据„”；往往是一句话# 意义：议论：常用“是„”# 作用 ：常用“将使„”二是目的：常用“为„”原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。B 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达）
1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。要求重轻有序：重要的放在前边，依次类推。2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。在一篇公文
中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。注意：自此以下常运用序码。顺序是
一、（一）、1、（1）共四层。不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。C 结尾：（可以不要）常见有：一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。二是希望、号召类。从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。
编辑本段请示模式
请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办<校园文学>报的请示》。可以省去发文机关。【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。【印章、发文时间】 编辑本段报告模式
报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。【标题】一般是：“事由+报告”。【主送机关】与请示相同。【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种：一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了„”）等。百字上下。2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。
编辑本段通知模式
通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）+（始发机关）原文标题”。【主送机关】直接上级。【正文】发布性通知和批转性通知的正文：“主体（发布或转发的文件）+批语”。如：“现将《***办法》发给你们，请认真贯彻执行。”事项性通知：原由+事项+结语（特此通知）会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报到时间、地点和要求、需带材料
等任免通知：格式固定【附件】可有可无【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。【发文时间】用汉字小写数字
编辑本段公务文件的特点
一 有法定作者制发。法定作者指依法成立并能以自己名义享有权利承担义务的社会组织及其领导人。二具有法定的权威性和现行效用。法定权威性是指公文在法定时间和空间范围内能够对受文者的行为产生一定程度的强制性影响。现行校用指公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力具有依据和凭证功能。三 公文具有规范的体式和特定的处理程序。公文的规范体式是指公文的文体和格式必须符合国家的统一规定。收文和发文均有一定的处理程序各环节皆有顺序性和规范性不得自行其是。
编辑本段国家行政机关公文处理办法
（2000年8月24日 国发〔2000〕23号国务院发布）
第一章 总 则
一、排版规格不当
公文用纸天头 (上白边) 为:37mm±1mm, 公文用纸订口 (左白边) 为:28mm±1mm, 版心尺寸为:156mm×225mm (不含页码) ;一般每面排22行, 每行排28个字。而在实际操作中往往上各行其是, 严重影响了公文的严肃性。
二、发文机关标识乱
发文机关标识应套红居中印在公文首页, 字体要庄重 (行政机关推荐使用小标宋体) , 字号要适当, 一般不能超过22mm×15mm。发文机关标识的位置, 《格式》提出了两种:第一种是用于平行文或下行文, 在设计文件红头时, 发文机关位置应自上页边起留出天头37mm+25mm=62mm的距离。第二种仅限于上行文, 上行文发文机关标识距上页边为天头37mm+25mm+55mm=117mm, 留的空白主要是供上级机关批示文件用。多数单位未分上下行文, 向上级报送的文件都是用下 (平) 行文红头。
三、发文号标注不规范
一是序号用虚数, 如××办[2012]019号, 正确的应为××办[2012]19号;二是错用括号, 如××办[2012]42号, 正确的应为××办[2012]42号;三是字号、字体不标准。《格式》规定:发文字号, 用3号仿宋体字。常见的问题, 有的字号小于3号, 有的字体用小标宋体字, 有的用楷体, 也有的用黑体, 五花八门。
四、签发人标识不合规定
上报的公文需标识签发人姓名, 平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字, 签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字, 签发人后标全角冒号, 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。而实际工作中经常出现:左右没按要求空1字, 签发人姓名字体不是楷体, 而用仿宋体;更为不应该的是有些部门在上报的公文中, 连签发人都没有。
五、标题字体字号不规范、滥用标点符号
《格式》规定“红色反线下空2行居中位置, 字体一般用2号小标宋体字”。常见的问题, 一是标题与红色反线只空1行。二是字体字号不规范, 有用宋体加粗的, 有用黑体的, 有用小二号宋体的, 不一而足。三是滥用标点符号, 《办法》规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号”。但是在实际公文处理中, 标题中滥用顿号、逗号等标点符号, 不伦不类。如“关于转发××厅《关于加强学生防溺水工作的通知》的通知”中的“《》”符号不应该使用, 应改为:“关于转发××厅关于加强学生防溺水工作的通知”。
六、正文引用公文格式不对、结构层次序数使用不规范
正文中引用公文时应当先引标题, 后引发文字号, 引用的发文字号要用圆括号括起来。目前, 有些单位对这一规定没有掌握好。如“依据××厅[2012]36号文《关于××××××的通知》”, 其引用公文的方法就是不符合规定的。正确的应为:依据《关于××××××通知》 (××厅[2012]36号) 。还有一种常见问题是结构层次序数使用不规范。《办法》规定:正文结构层次为“一、二、……”、“ (一) (二) ……”、“1.2.……”、“ (1) (2) ……”。但是有些单位一些公文正文结构层次序数数词仍然存在使用不规范的情况, 如:第一层次用“1、”;第三层次的“1.”写成了“1、”, 把小圆点写成了顿号等等。
七、附件标识不符合规定
公文如有附件, 在正文下1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”, 后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”) ;附件名称后不加标点符号。常见的问题:“附件”和正文之间的间隔或大或小 (更有甚者将“附件”放在成文时间后) , “附件”顶格标识, “附件”序号使用汉语数字标识, “附件”名称后加标点符号等。
八、成文时间标识不清
单一机关制发的公文在落款处不署制发机关名称, 只标识成文时间, 用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”, 并且右空4字。实际操作中, 常见的问题有将“零”写作“O”, 如“二OO七年八月八日” (正确的写法应为“二○○七年八月八日”) , 未按规定右空4字, 甚至有少数单位用阿拉伯数字标识年、月、日等。
九、印章使用不规范
加盖印章时不能与正文距离太远, 印章要端正、清晰地盖在成文时间的上方, 并做到上不压正文, 下边缘居中压成文时间。常见的问题是盖章不清晰, 不居中, 不端正, 上下压文等, 还有将印章盖到成文时间以外。
十、抄送各行其是
首先, “抄报”、“报送”现象依然存在。一些单位给上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词, 这是要改变的, 行政公文无论是对上级还是对下级抄送, 概用“抄送”一词。其次, 抄送机关名称应标注在主题词下1行, 印发机关和印发日期上方, 左右各空1字, 用3号仿宋体字标注“抄送”, 后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开, 回行时与冒号后的抄送机关对齐, 在最后一个抄送机关后标句号。常见的问题是有的抄送机关间用顿号隔开;有的抄送机关较多回行时顶行, 而不是与冒号后的抄送机关对齐;再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。
十一、“此页无正文”现象依然存在
《格式》明确规定:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 应采取调整行距、字距的措施加以解决, 务使印章与正文同处一面, 不得采取标识“此页无正文”的方法解决。而现在仍有少数单位存在“此页无正文”的现象。
总之, 对于行政公文格式不规范问题, 只要我们提高认识, 加强自身业务建设, 增强做好公文格式规范化工作的自觉性, 相信这些问题都会迎刃而解的。
摘要：公文格式规范化, 是充分发挥公文作用, 维护公文严肃性和权威性的必要条件。笔者就行政机关公文格式方面常见的问题进行辨析, 以供同行们借鉴。
关键词：公文,公文处理,公文格式
参考文献
[1]王明修.公文常见错误例析.办公室业务.2012 (4) .
10物流管理2（服务外包）101305337赵玛玲
公司简介：
苏州大地运输有限公司为国家工商局、公路运输管理处正式批准注册的一家大型专业运输公司。该公司以“诚信为本，优质服务”为宗旨，以最佳的服务，最合理的价格，最快的速度，竭诚为各界朋友提供全方位的服务。
公司下设运输部、货代部、仓储部、装卸部、采购部、物流部，拥有30吨以上大型超宽低平板车，6米-13米超长栏板车，不同吨位的大、中、小厢式货车，50吨-8吨各式汽车吊及叉车。与全国各地大中城市的运输企业联合组建了全国货运配载协作网，统一管理，统一调度，实现了规模化。现代化管理模式，安全、正点、合格地做好每项工作，满足客户不同货物运输及搬运要求，从而最大限度地为客户提高货物周转效率、降低企业的运输成本。
公司理念为：诚信第一，客户至上，互惠互利，共创辉煌。
苏州大地运输有限公司
采购部门关于购买重型货车的请示
总经理办公室：
由于上季度我公司与上海通用公司合作，该公司要求我公司必须配备重型货车以期更好地完成合作项目，为了与其建立长期友好合作伙伴关系，更为了提高公司机械设备水平，故我部门拟议购买3辆重型货车。
本次购买计划安排在十月下旬，向沃尔沃集团购买。经预算车辆费用为300万元，运输费用为25万元，报关报检费用为8万元。费用总计为333万元整。
此请当否，望领导批准。
采购部
“公文〞是法定的机关和组织处理公务事件的文书.行政公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具〞。
一、行政公文的种类
１．从文件的来源分可分为：外来公文〔收文〕、自制公文〔发文〕和内部公文。
２．按其行文方向可将之分为：上行文，即下级机关向所属上级机关报送的公文，如请示、报告等；下行文，即上级机关向所属下级机关的行文，如命令、批复等；平行文，即平级机关或不相隶属机关之间的行文，如议案、函等。
３．按其时限要求可分为：特急公文、急办公文、常规公文。
４．按秘密程度和阅读范围可分为：绝密级、机密级、秘密级、内部级、公开级。
二、行政公文的格式
行政公文格式是指公文的规格、样式，即公文的外部结构形态。
公文格式是区别公文与一般文章的标志，是公文权威性和约束力在形式上的具体表现，是提高公文处理质量与办文效率的保证。公文的结构划分为眉首、主体、版记三局部；置于公文首页红色反线以上的要素统称眉首；置于红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。
〔一〕、眉首局部
1．公文份数序号
指将同一文稿印制假设干份时每份公文的顺序编号，由2位或6位阿拉伯数字组成，如“000023”。在行政公文中，大局部公文无需编排这种号码，只有密级较高的或需要如数回收的公文才编排份数序号.如需标识，标注在公文首页左上角第一行。
2．秘密等级和保密期限
有些公文是保密的，指在一定期限内对其阅读的范围有严格限制。分绝密、机密、秘密三级。标注在公文首页右上角第一行。如需同时标注秘密等级和保密期限，顶格标识在公文首页右上角第一行，两者用“★〞隔开。
3．紧急程度
指对公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急〞、“急件〞。标注在公文首页右上角，密级下方。
4．发文机关标识
指文件所属机关的种类名称，又称版头。它由发文机关全称或标准化简称后加“文件〞组成，如“××省教育委员会文件〞。它处于公文首页上方的中心位置，字体大而醒目、整齐、庄重，并套红印制。
5．发文字号
由发文机关代字、年份和序号组成，置于发文机关标识下方反线之上居中的位置。其根本格式为“××发〔20××〕×号〞。其中年份、序号用阿拉伯数码标识；序号不编虚位〔即1不编为01〕；不加“第〞字。如“西师发〔2003〕13号〞。
6．签发人
是最后签署意见对草拟公文表示认可，准予印发的领导人。不少机关单位的公文需标识签发人姓名，平行对称排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字格，“签发人〞标识和签发人的姓名居右空1字格。
〔二〕、主体局部
1．标题
由发文机关名称、事由、文种三项组成，称为标题三要素。有时发文机关名称可以省略，大局部公文其标题的事由和文种不省略，个别文种如“公告〞、“通告〞等有时也省略事由，但文种一般不能省略。
2．主送机关
是公文的行文对象和主要受理机关。主送机关应标注于标题之下、正文之上的左边，顶格书写，后加冒号。上行公文一般只有一个主送机关；用确称。下行公文除批复之外，一般不止一个主送机关，所以多用泛称，如某市教委发文时就以“各县〔区〕教育局，各中等专业学校，各直属单位〞泛称。
3．正文
正文是公文要陈述的根本内容，是公文信息的主要载体。其作用在于阐述公文内容，表达发文意图，使受文者对公文所表述的信息获得具体、明确的认识。正文可以分为开头、主体、结尾三个局部。
4．附件
附件是公文正件〔主体〕的附属材料，是对正件起补充说明、印证参考等辅助作用的书面材料或其他资料。附件不能夹在正件之中，而是附在主件之后，其名称〔标题〕及件数标注在正文下，成文时间上的左侧，且每一附件的名称独占一行。
5．成文时间
成文时间是公文的生效时间，一般以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间必须用将年、月、日标全，“零〞写为“O〞，标注在正文或附件标识之后偏右处。
6．印章
公文除会议纪要外，应加盖印章。加盖印章是公文生效、取信的凭证。机关公章要端正、清晰地盖在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开并居中排列，两个印章均压成文时间，主办机关印章在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，要注意留出空行，且将成文时间标注在最后一排印章之下偏右的位置上。
7．附注
指公文需要说明的其他事项。例如：“请示〞应当在附注处注明联系人的姓名与
；密级下行文需要在附注处注明发放范围等。附注加圆括号标识在成文时间下一行。
〔三〕、版记局部
1．主题词
主题词是反映公文主题概念的词汇。标注主题词，是文档管理自动化的需要。
主题词一般由3—5个词或词组构成。这些词或词组，多数为名词性的，有时也有动词性的。主题词应力求简明准确地反映公文的范围、事由和文种。主题词标识在抄送机关上一行，先顶格书写“主题词〞三字，后加冒号，再写出从公文内容中概括出的几个词或词组，词或词组之间空出一字格。
2．抄送机关
指除主送机关以外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关的位置在主题词的左下方。
3．印发机关和印发时间
用以注明具体负责印制公文的机关和公文印制时间。这两项在文件末页最下端对称排列。
总行：
我支行所用办公家具是2000年购置的，已使用十余年，现已陈旧不堪，部分家具已破损无法修理，既影响办公又有损我行形象，为此，特申请更换部分办公家具，费用约62980元。
妥否，请批复
附件：购置家具明细
二○一○年八月三十日
2、请示
因工作需要，我县急需购买小轿车一辆，请批准调拨经费×××××元。
另：我县尚缺专业对口技术人员××名，请在制定明年人员编制时一并考虑。
上述意见与要求如无不妥，请批复。
此致
敬礼！
××县人民政府
××县财政局
2000年6月
3、×××大学文件
×校发〔200×〕××号签发人：×××
关于200×年招生计划的申报
市教育委员会：
教委（×发〔200×〕×号）文件《关于申报200×招生专业计划的通知》已收到，我们对文件的精神进行了认真学习，大家一致表示要落实教委的意见，积极发展高等职业教育，办好社会所需要的各种新型专业。经我校各院系研究，决定200×年申报25个专业，招收本专科学生共3000名。特申报给你们。
附：招生计划表。
×××大学
二○○×年×月×日
主题词： ×××× ×× ××
抄送市人民政府
4、某大学化学系，为了使三年级学生了解现代有机化学发展现状，特去信与该市化工研究所联系，希望安排学生前去参观，并请该所著名研究员×××介绍情况。
该市化工研究所见信后，经研究同意该大学化学系的请求，特邀请化学系来人面商参观事宜。
指定内容写作，自选文种，拟定公文标题。
5、四川成都航空学院，决定在本院邀请有关院校召开高等职业教育管理干部座谈会，互相交流管理经验，为期四天，特告知有关高等职业学校。与会要求代表具有副教授以上职称，或是从事高等职业教育管理工作三年以上的处级领导干部。
一、《侦察证》为红色，封面印有“中华人民共和国国家安全部侦察证”字样和由盾牌、五星、国家安全、短剑组成的徽章图案。封里印有持证人的照片、姓名、性别、单位、职务、编号、签发机关及行使的职权。
二、国家安全机关工作人员依法执行国家安全工作任务时，出示《侦察证》，可以行使《国家安全法》规定的有关职权。
三、维护国家安全是全体公民的义务。国家安全机关工作人员持《侦察证》依法执行任务时，个人和组织应根据《国家安全法》的有关规定，积极提供便利条件和其他协助，不得以任何借口妨碍或者阻挠，违者依法处理。
四、严禁任何组织和个人非法使用《侦察证》，或者伪造《侦察证》，违者依法追究其刑事责任。 五、国家安全机关及其工作人员在国家安全工作中，应当严格依法办事，不得超越职权、滥用职权、不得侵犯组织和个人的合法权益。违者视其情节轻重，给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任。
六、任何组织和个人，如发现国家安全机关及其工作人员有超越职权、滥用职权和其他违法违纪行为，应当检举、控告，我们将及时查清事实，严肃处理。国家安全部投诉电话为：8219617。
特此公告。
6月25日，安徽电视台生活频道第一时间记者就xx县周潭镇一家企业污染问题，对当地百姓和县环保局执法大队长进行了采访。采访过程中，县环保局执法大队大队长方晓光作出了相应解释，但同时也说出了“如果都作为，北京就不会有雾霾了”的雷人话语，造成了很坏的社会影响。县环保局作为县政府的职能部门，对其工作人员要求不严、教育管理不到位，损害了单位和政府形象。为此，县政府决定给予县环保局全县通报批评，并责令县环保局对该同志予以严肃处理。希望全县上下引以为戒，按照“三严三实”的要求，加强机关内部管理，从严要求工作人员，内强素质，外树形象，切实尽职履责，为展示xx良好形象和实现经济社会持续健康发展作出应有的贡献。
xx县人民政府
营业执照注册号：
组织机构代码：
地址：
法定代表人：
xx高科技(天津)有限公司公司环境违法一案，我局经调查，现已审查终结。
一、调查情况及发现的环境违法事实、证据和陈述申辩(听证)及采纳情况
我局于20xx年6月2日对你单位进行了调查，发现你单位收集、贮存危险废物的场所未设置危险废物识别标示。
以上事实，有《天津市环境保护局现场检查(勘查)笔录》、《天津市环境保护局现场检查询问通知书》([20xx]津市环询字第A-051号)以及《天津市环境保护局调查询问笔录》等证据为凭。
你单位的上述行为违反了《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》第五十二条的规定，依法应当予以处罚。
我局于20xx年7月7日以《天津市环境保护局行政处罚听证告知书》(津市环听告字[20xx]7号)告知你单位违法事实、处罚依据和拟作出的处罚决定，并明确告知你单位有权进行陈述、申辩和要求听证。你单位未在法定期限内提出听证申请，但于20xx年7月18日递交了《关于天津市环保局行政处罚听证告知书的答辩报告》。你单位在答辩报告中承认违法行为，但请求免予行政处罚，理由如下：一、你单位守法经营，非常重视环保投入;二、你单位及时改正了违法行为，并未造成任何环境污染、破坏的后果。
经复核，我局认为：你单位陈述申辩意见不影响对违法事实的认定，但对你单位积极改正违法行为的情节予以考虑。
以上事实，有我局20xx年7月7日《天津市环境保护局行政处罚听证告知书》(津市环听告字[20xx]7号)、20xx年7月12日《天津市环境保护局送达回执》以及你单位《关于天津市环保局行政处罚听证告知书的答辩报告》等证据为凭。
二、行政处罚的依据、种类
依据《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》第七十五条规定，我局决定对你单位处人民币一万元罚款。
三、处罚决定的履行方式和期限
根据《行政处罚法》和《罚款决定与罚款收缴分离实施办法》的规定，你单位应于接到本处罚决定之日起十五日内，到我局领取《天津市非税收入统一缴款书》并缴至指定银行。
你单位缴纳罚款后，应将缴款凭据复印件报送我局备案。逾期不缴纳罚款的，我局依法将每日按罚款数额的3%加处罚款。
四、申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限
如不服本处罚决定，可在收到本处罚决定书之日起六十日内向中华人民共和国环境保护部或者向天津市人民政府申请复议，也可在十五日内直接向南开区人民法院起诉。
申请行政复议或者提起行政诉讼，不停止行政处罚决定的执行。
逾期不申请行政复议，不提起行政诉讼，又不履行本处罚决定的，我局将依法申请人民法院强制执行。
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