管理者沟通协调艺术(通用8篇)
中国人崇尚“以和为贵”,“家和万事兴”。从古到今,成大事者,无不是得道多助,无不应了中国的古话———“天时不如地利,地利不如人和”。这里的“人和”,强调的是一和谐的人际关系氛围。在台湾地区广为流传的一首小诗,很好地概括了人际关系的内涵:“年轻是财富,文凭必须要,知识供参考,关系最重要。”
秘书为上司收集决策所需的信息在工作中所占的比重越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量,所以有的学者提出秘书学就是人际关系学,并不是耸人听闻。台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查,得出的结论是:“无论办公室大小,人员多少,秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练,到头来决胜因素的取舍,往往系之乎人际关系是否良好。”及自身的丰富体验,石咏琦反复表达了这样的理念:“秘书的成败往往不在效率第一,而在人缘第一。”要像心理学家一样善于洞察别人的心灵,要像外交家一样善于处理各种交际关系„„社会对秘书人员有一种期望:善于处事、谦虚友好等。秘书需要跟形形色色的人打交道,特别是秘书要处理好各种人际关系是很难的。那么秘书要如何才能够更好的处理好与周边的人的人际关系呢?
首先是秘书与领导的人际关系。秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。秘书与领导,是下级与上级关系,又是同志关系,工作上组织上是从属。秘书要按领导的意图、指示办事,不能代替领导,不能越位。秘书是参谋辅助人员,秘书所有的工作都是为领导服务的。秘书和领导是智能上的互补关系,生活上的友爱关系。
领导对秘书应平等、坦诚相待。当秘书,不符合原则的事,坚决不能办,这是维护领导的威信。秘书与领导的同级关系要摆正。横向关系比较难处理。同级之间,或者在一个班子中,难免有一些矛盾,特别是出现不团结因素时,秘书往往是夹在中间,很难办。这就需要多做团结工作,不传话、不扩大是非,尽量减少矛盾。有时为了工作,为了团结,还要顾全大局,忍辱负重。
在与多位领导相处时,一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结与威信,不论是在思想感情上,还是行为活动上都不能产生倾斜度;不能表现出靠近谁,疏远谁,听从谁,不听从谁的行为;不能当甲领导的面吹捧乙领导,当乙领导面吹捧丙领导;当领导之间产生分歧时,更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和,或者冷眼旁观,只能被动地双面劝慰、弥合、消除,本着工作的支持,关系上的爱护,感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
秘书与领导的上级关系要注意做到尊重。要如实反映情况,多请示汇报,沟通上下关系。
秘书与同事的关系。秘书要学会妥善的处理好与同事之间的关系。秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分,应该遵守两个基本原则:真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求,所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。秘书人员要和同事关系融洽应该从哪些方面做起呢?首先秘书要以诚待人:以自身礼貌与魅力,以关心他人的态度打入人群;其次要信守承诺:说到做到,做事卖力,讲求效率;全神贯注也是一个重要方面:集中注意力,积极参与集体活动组织;还有要勤加浇灌:把时间投资在培养人际关系上;尊重对方;赞美他人:不吝于给予赞美和鼓励,表达对他人的欣赏;时时感恩承担责任:勇于为自己的过失承担责任,不找接口推脱;绝不居功更不抢功;不忘幽默:保持对生活的感性与幽默,享受建立人际网路的过程!
作为秘书还要做好领导和同事间的沟通工作。秘书在同事和领导之间起着居中协调和沟通意见的作用,这项工作极其艰苦。传达领导意见的时候,要注意态度语气,不要引起同事的反感;反映同事意见的时候,要分析,防止激化矛盾。
秘书与下级的关系。由于秘书工作的特性,使得秘书成为了领导最亲近的人,经常会代表领导去发布一些命令,指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候,秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性,从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往,承认大家是共同协作的关系,在工作方面只有职位上的差异,给人平易近人的亲切感,博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时,为了工作的效率性,准确性,秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西,比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等,在他们中间树立良好的形象。
秘书与社会各方的关系。秘书常常要代替领导与社会各方来往,单位的许多事宜取得的成效的好坏往往与秘书和社会各方的关系的好坏有很大的关系。因此对所有来访者都要热情接待;与人交往要诚实守信,互信互惠,使关系和谐发展;维护他人的尊严。与人交往时,要谦虚,不能自傲;给人好处,不要张扬。不要以貌取人;记住对方的姓名;随身携带一个本子,记下常交往或需要交往的人的姓名、职业等;学会与不同性格的人交往。求大同,存小异;寻找双方的共同点;对别人感兴趣。
总之,秘书人员应活络人际网络,利用良好的网络为领导收集全面的高质量的信息,紧跟领导的思路,提供有效的服务,尽可能地配合好机关部门的工作,才能推动单位的健康有益发展。
.........................................................浅谈秘书人际交往的技巧 摘要:人际交往是秘书日常工作中的主要内容,但现代的许多秘书人员,因处理不好人际交往而进入误区,影响工作。秘书应如何把握人际交往呢?想要很好的把握人际交往的度量衡,除应遵守基本原则外,更应掌握一些技巧。并在工作中巧妙的运用它,以此来提高自己的工作效率和工作质量,营造良好的工作氛围。
关键词:秘书 ; 人际交往; 现状; 原则; 艺术与技巧
人际交往在我们日常生活、工作中占主要部分,而作为公司运营的纽带和桥梁的秘书,与人交际、沟通,更是其每天工作的主要内容。
秘书是社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者。在秘书工作中,大量的活动都要通过与人交往来完成。如向领导汇报情况,请示问题,提出建议,向下级有关部门传达领导的指示,沟通情况,协调关系,对外接待来访等等,这些都要求秘书人员具备良好的人际交往能力。但现实中秘书的人际关系如何呢?秘书有如何提高人际交往的能力呢?
一.秘书人际交往现状不容乐观
作为一名秘书,我们不仅要做好自己的本职工作,提供及时、准确、高效的服务,更应该注意处理好人际方面的工作,以使自己的工作事半功倍。对于如何能培养良好的人际交往能力的问题,不少秘书人员则感到很迷茫,他们往往抱怨自己的运气不好,怨天尤人,认为自己周围的生活、工作环境不好,无法进行满意的交往。实际上,随着秘书工作重要性和复杂性的增加,我们秘书人员自身的交往方式和态度上也存在着许多问题与误区:
(一)与人交往时心态缺陷
有的秘书人员在与人交往时处处为自己着想,只关心自己的需求和利益,把别人当作自己达到目的、满足私欲的工具。在交往时目中无人,不考虑别人的情绪,自己高兴时,高谈阔论;不高兴时,抑郁寡欢。诸如此类的秘书人员在交往中,缺乏对自己的正确认识,无法与人建立牢固、持久的人际关系。当然与人的交往也会受阻。
(二)人际交往中易错位
秘书人员的职责就是辅助领导工作,常在领导身边,容易产生“一人之下,万人之上”的优越感和荣誉感。因此,容易在工作中犯错,产生错觉,为人处事都以一副高层管理人员的态度,在同事和下级人员面前抬高自己的身价,盛气凌人,不能和别人打成一片。
(三)工作中易进入误区
现在企事业单位的秘书人员学历、综合素质参差不齐,有的是受高层领导关系的影响被安排在秘书岗位上的,有的即使是学历高但却没有经过专门的秘书业务培训,大多缺乏必要的管理技能和办事能力等。这样的秘书人员呢在工作中易凭经验办事,误入禁区,做出一些在办公室特别忌讳的事情,如:
1.拉小圈子,互散小道消息,充当消息灵通人士。
一些秘书人员认为大家对八卦的事情都很感兴趣,就在办公室里散布小道消息,以此来拉拢和大家的关系。其实这样久了之后,大家会认为这种人不务正业,从而产生厌恶的情感。我们应避免这样做,因为这样我们将永远不会得到他人的真心对待,相反反而会影响自己的工作。
2.趋炎附势,攀龙附凤。
在领导身边待久了,我们有些秘书人员若无法摆正自己的心态就容易变得很虚伪。例如:在领导面前极尽表现,办事积极,爱说好话讨领导欢心;但却在同事和下属面前口试心非,做事推三阻四。成了一个办事不力只会拍马屁的空架子。
3.故作姿态,举止特异。
办公室本是严肃、正式的场合,但有些不称职的秘书人员不注意细节,缺乏自身的良好素养和品行。在穿衣,举止言谈,和处事方面,过于前卫,给人风骚或怪异的印象,容易让人产生错觉,认为是领导的“情人”。从而影响工作的正常进行。
二.秘书人际交往应遵循六大原则
秘书工作在任何时候都离不开与人打交道,这就需要秘书有很广的人际交往能力。但在实际工作中,这种人际交往能力也应遵循一定的原则。概括的说,我们要遵循以下一般原则。
(一)要以诚待人,不要过于世故。秘书为领导、部门、群众服务,应做到做人要诚实,做事有诚意,待人要真诚。凡事要都能做到一个“诚”字,工作定能顺利也能赢得真诚的回报。反之,我们若做事不守规矩,处事尔虞我诈的,永远也不可能得到对方的真诚相待。
(二)把握为人处世的适合尺度。秘书人员在为领导服务时要热情周到但不可卑躬屈膝;在协调部门之间关系时,要客观处理,沟通情况要有舍取。再者要与周围的人保持适度距离,不要过于亲近,不分亲疏地靠近对方最终难免引起不快,彼此之间还是应该保持适度距离为好,不论是领导还是同事。
(三)要平等待人,不要盛气凌人。秘书人员在与人交往的过程中,特别是在下属面前切记彼此在人格上是平等的,交往的受益者是双方的,一定要平等待人,不可盛气凌人,以自己是高层人员的身份或态度处事都会对工作造成不良的影响。
(四)要虚心听取不同的意见。在工作中,自己做事不可能是十全十美的,偶尔肯定会犯错误,这时的我们应虚心听取同事朋友的忠告,切不可讳疾忌医。而我们也可以在可充分尊重对方人格的前提下,提出自己的见解供其参考,不要遇事就好为人师,弄得他人无所适从。
(五)要善始善终,不要见异思迁。在平时的相处中,不论是与领导还是同事,总会有因误会而产生不快的时候,此时,我们应抱宽容的心态设身处地地替对方多加考虑,即使错在对方,也应豁达大度,谅解其过失。特别是上级领导,切不可与其当面发生冲突。
(六)要宽以待人,不要苛求于人。身为一名秘书我们要给别人留下的应是良好的待人印象:严于律己,宽以待人,不放纵自己,不苛求他人,要做到这样我们秘书人员才是优秀的。当然,我们也不能因为在领导身边工作就高高在上,对秘书人员来说,在身份、地位发生变化步步高升时,我们尤其应记住的就是不要给同事和下属造成一阔脸就变的印象。
三.秘书人际交往应讲究艺术
美国成人教育家戴·卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为,一个人事业上的成功,只有15%是由于他的专业技术,另外85%要靠人际关系和处事技巧。人际关系是人们在物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的联系和关系。因此,若要有良好的人际关系,我们就应有良好的人际交往能力。除了积极主动的同他人交往外,要有良好的人际交往还需要掌握一些必要的技巧和艺术:
(一)提高综合素质,优化个人形象是秘书搞好人际交往的前提
秘书人员在与他人交往前,首先应先保证自己有良好的个人素质和形象,这样才能在人际交往中得心应手。首先,秘书人员应具备有以下几项基本素质:
1.思想素质
作为一名优秀的秘书人员,在公司领导级人物的身边工作,最基本的我们应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和高度的社会责任感。此外,我们还应具有极强的保密观念和保密习惯,随时随地维护自己公司的利益。
2.心理素质
不论在工作中还上在生活上,做为一名秘书都要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。这样才可以保证自己的工作不被情绪所左右。若心理有障碍或喜怒无常,这样是不可能会做好秘书工作的。
3.自身素质
秘书的自身素质包括多方面的内容,主要涉及工作能力、沟通能力、社交能力和承受力。
(1)高效的工作能力。工作时能将琐碎繁忙的工作变得井然有序,能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。因为秘书的工作本来就很琐屑,若没有这基本的工作能力,也就难以胜任了。
(2)善于人际沟通。秘书最重要的职能是上传下达。当老板和下属之间的沟通有了障碍,甚至影响到了团队关系和公司的利益的时候,秘书就应该用交往的艺术,巧妙的进行沟通,化解上下级之间的尴尬和猜疑。
(3)有良好的社交能力。由于工作性质的需要,熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”是十分重要的,并且努力与他们建立良好的公共关系也有助与我们的工作。
(4)能担当重要责任。秘书负责各领导层的沟通和联络,经常草拟文件、甚至替上级制订计划。在这样的一个角色里:我们应大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。不暴露自己的缺点和犯错,谨言慎行。
4.知识技能|
秘书的工作范围其实是很广的,涉及到各行个业。服务于不同的行业,我们秘书人员应有不同的知识结构,比如若是服务于律师事务则我们做为秘书需懂得相关法律知识,而商务公司中的秘书则应具备良好的商务谈判能力和协调能力,最好还能具备企业管理知识、财务知识等。
5.优化个人形象
秘书人员要注意塑造好自己个人在别人心目中的形象,使别人乐于接受自己,这样才能促进人际交往的发展。要正确认识自己开展交往活动,仅仅了解别人是不够的,还必须对自己有充分的了解。
(1)可以从他人的态度中了解自己。平时工作中或做事时要经常注意别人对自己的态度,可以由此来反观自己。
(2)在与别人的比较中认识自己。有意识的建立比较对象,对方可以是自己的同事,也可以是同行业竞争者,然后不断的通过比较来体察反省自己,以便对自己形成一个全面而深刻的了解。
(3)通过工作成果认识自己。秘书人员应积极、主动参加公司的各项工作和活动,通过自己的实际行动来完成工作,取得工作成果可以显示出来自己的优势和不足。
此外,还应该记住的是要时常笑脸迎人,笑容是一种令人感觉愉快的面部表情,是人际交往的润滑剂,它可以缩短人与人之间的心理距离为深入沟通与交往创造温馨和谐的氛围。
(二)巧妙运用交际技巧能使秘书人际交往顺通无阻
“世事洞明皆学问,人情练达即文章”。作为一名优秀的秘书应很善于交际,和别人见面就熟,使人感觉很容易接近,这样也容易被人信赖。那要如何练就良好的人际交往能力呢,这就需要我们在与人交往时多与运用些技巧,它能起扬帆顺水的作用。
1.寻找共同的语言。“酒逢知己千杯少,话不投机半句多”。如果在交往时双方能有共同的话题,共同的语言和体验,这样的交往就容易产生共鸣,也容易吸引对方,但我们应切记不论何时都要以诚相待,只有在一定的范围内敞开胸怀,唤起理解和同情,取得信任,交往才会成功。
2.善解人意。“己所不欲,勿施于人。”作为一名秘书,在交往的时候,要善于听取对方的言论,站在对方的立场上考虑问题,善意理解对方的意图和意见,设身处地的为对方着想,这样虽然在交往中付出了代价,但给自己和组织带来的利益将是稳定和长期的。
3.学会倾听。秘书人员在和来访者交谈时,要认真听取来访者的述说,热情接待,并根据情况及时的做出处理。耐心的听别人讲话,尊重讲话人的情感和态度,既表现了我们秘书人员的涵养又体现了我们对交谈者的关心。这样才能在交际场上运筹帷幄。
4.真诚地赞赏。每个人都希望获得别人的肯定,以此来确认自己的重要性。赞美对方的行为,往往会收到意想不到的效果。所以,秘书人员在交往过程中,不要吝啬赞美,并且这种赞美是真诚的、发自内心的。适当的赞美既可以给对方带来快乐也可以增进双方的友谊,从而得到对方的理解和支持,有利于做好办公室工作。
5.沉着应对。人际交往中,时时会有意想不到的事情出现,作为秘书人员应具有良好的应变能力,去应付突来的一切。因为交际场上的事不可能都是一帆风顺的,我们秘书要学会巧妙的避开尴尬或需保密的话题,灵活的变通,运用幽默的方式处理意料之外的情况。
(三)熟知社交礼仪是秘书人际交往的必要点
礼仪既是形象,也是纽带,传递着尊敬,友好的信息,是人际交往乃至有益发展,心灵沟通的前提。既影响自己给人留下的第一印象,也关系到交往的成败。
由于秘书工作的特点,所处地位的特殊:既在单位内部起联系沟通作用,又在社会上成为一个单位的窗口和代表,所以礼仪在秘书人员身上是“全方位”地体现。礼仪在也秘书的人际交往中起着重要的作用:礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位,规范自己的行为;尊重领导权威,尊重领导意见;按正常渠道上情下达沟通信息,同时也在礼仪中保全自己的人格尊严。
1.形象礼仪
秘书人员的个人礼仪应讲究外在形象,秘书是在一个“外向性”的岗位上工作,要与多种对象打交道,应注意自己自身的衣着打扮要合体和谐,言谈举止要符合自己的身份,以免影响来访者或被来访者的情绪。
2.接待礼仪
在把握好自身形象的基础上,接待宾客是应事先做好准备,了解对方情况。见面时要保持微笑,并注意称呼问题,给人们留下良好的第一印象。
3.处事礼仪
在处事方面,作为管理层中的中介部门,秘书要与各职能部门和外部世界联系沟通,由于身处领导近旁,会使其他人对秘书有特殊看法,这时我们秘书人员应以诚相见。以诚相见不仅是感情的真挚,也包括礼仪的周到。例如尊重对方的地位,理解对方的处境,同情对方的闲难,赞赏对方的成就等。通过这些来取得对方的信任,化解误会。
当然,在工作中,我们秘书人员所要涉及的还又多方面的内容,如在迎送礼仪上,秘书人员要做到有始有终,把好印象直至最后一刻;除此之外,宴请礼仪以及参观游览礼仪等都是我们秘书人员应熟知和掌握的礼仪内容。
(四)培养优良的人际交往风度
人的交往风度是其心理素质和修养的外部体现,能反映出一个人的道德品格、思想感情、性格气质、处世态度乃至交往的诚意。在人际交往中应培养良好的人际交往风度,它是秘书人员成功交往的基本条件。所以,秘书人员在交往时应努力做到以下几点:
饱满的精神状态。与人交往时精神状态是很重要的,因为对方直接面对的就是秘书自己本人,神采奕奕,精力充沛,能激发对方的交往动机。活跃交往气氛。
诚恳的待人态度。在工作态度方面,不管对待什么交往对象,都应以平等的态度,显得诚恳而坦率。交往时不卑不亢,端正而不过于矜持,充分显出我们秘书人员的诚挚内心。
洒脱的仪表礼节。人的仪表魅力不仅取决于长相和衣着,更在于人的气质和仪表。秘书得体的礼仪能增加人的交往风度,举止体现着一个人的修养和风度。秘书在待人接物中要学会自我约束,自我节制,但又不能谨小慎微。
适当的行为神态。在与人交往时面部肌肉放松,面带笑意,是一种轻松友好的表示,朴素大方、温文尔雅的行为习惯能正确的表达我们的良好愿望,注意保持分寸得当的交往距离能使彼此心理上都感到舒适坦然。
总之,秘书人员应培养良好的人际交往,这样才能更好的在工作中发挥自己的才干,提高工作的效率和工作的质量,营造良好的工作氛围。
参考文献:
【1】宇正香.秘书理论与实务.浙江:大学出版社,2003.42
【2】赵中利.现代秘书心理学.高等教育出版社,2002.137
【3】凝.秘书人际交往原则.http://blog.myspace.cn/e/401199812.htm
【4】Hyman.秘书人际关系的重要性.http://blog.35358.com/user1/Hyman/1523.html
【5】技巧经验.关于秘书素养的几点思考.http:///63049_11.shtml
回答:2009-02-20 21:58 提问者对答案的评价: 恩,太好了,谢谢你了啊!
1 面对高校领导时的沟通协调艺术
高校院系的办公室主任需要协调好和高校领导间的关系,对于高校领导的指示和意图,要懂得分析和领会。结合不同高校领导的处事风格、处事能力、处事习惯等,分析高校领导的个性特点,懂得利用沟通协调艺术,明确领导意图,并积极配合领导完成任务。实际工作中,高校领导之间难免出现分歧和矛盾 , 此时,作为院系的办公室主任经常要扮演“灭火器”的角色,针对问题的矛盾进行沟通协调。如果领导间的矛盾非常严重,且不断加剧,系办公室主任一定要在了解清楚原因的情况下,进行劝导,避免妄下评论,导致矛盾恶化。当领导间的矛盾没有出现好转时,办公室主任一定要发挥“灭火器”的功能和作用,竭尽所能地帮助领导化解矛盾。作为领导的得力下属,办公室主任在履行职责时,一定要客观真实地传达大家的要求,并提出自己的看法等,做到“动之以情,晓之以理”,有效发挥沟通协调艺术的作用,使领导能欣然接受。系办公室主任一定要善解人意,及时了解领导心中所想,并要懂得顾全大局,将维护领导间的团结作为首要任务。如果因为工作失误,导致领导间的矛盾,一定要勇于承担责任。如果不是自己的原因,也一定要首先考虑领导之间的团结,适当转移话题;或劝导情绪不是太激动的一方先行离开,稍后再议,避免领导的形象受损,有失身份。采用有效的方式进行沟通协调,帮助领导解决实际问题。
2 面对高校各系主任时的沟通协调艺术
系办公室主任应把握好与高校各系主任之间的关系,做到谦虚,彼此尊重。正所谓“尊重别人,就是尊重自己”,进行沟通交流时,要懂得倾听他人的意见,尊重他人看法,避免独断独行。良好沟通的基础就是彼此尊重,开展各项活动时,一定要发挥积极合作、互相配合、互相支持的精神,一旦出现自己能力范围内无法解决的问题,系办公室主任应主动协调沟通,寻求各系主任支持和配合,并向高校的领导及时反映,寻求领导的帮助,在领导和各系主任的共同配合下,使活动能顺利开展。遇到问题时,办公室主任应主动沟通,沟通时一定要把握好时间和地点,尽量选择在各系主任的办公室进行商讨,尽量选择各系主任不忙时,避免在各系主任上课前或较忙时,仓促地进行沟通协调,因为此时的协调通常无法得到满意的效果。选择好时机进行沟通协调时,需要注意对方的态度,一旦各系主任态度强硬,需要办公室主任充分发挥沟通协调艺术,巧用幽默的方式调节气氛,冲淡他们的消极情绪,积极化解矛盾,灵活运用规劝疏导式协调、命令式协调、建议式协调、会议式协调、商榷式协调、随机式协调和沟通式协调等协调方法,解决实际问题。
3 面对办公室工作人员时的沟通协调艺术
院系的办公室主任与办公室的工作人员的关系,关系到办公室气氛的和谐友好,同样有助于办公室各项活动和工作的顺利开展。行为的引导有时比语言的引导更具有实际效用,系办公室主任作为办公室工作人员的领导者,一定要以身作则,树立好榜样的作用,积极遵守高校的各项规章制度,带领办公室工作人员积极努力工作。系办公室主任在日常生活中,应多与办公室工作人员进行沟通交流,了解他们的工作进度和工作中遇到的困难,懂得做一个“聆听者”,耐心听取工作人员的想法和看法,并及时给予正确的意见或引导。合理运用沟通协调的方式,有助于系办公室主任解决工作人员间的矛盾。例如,办公室工作人员之间产生矛盾,系办公室主任进行沟通协调时,需要结合实际情况选择合适的沟通方式。如果因为私人原因产生矛盾,需要通过“交叉沟通”的方式,分别与矛盾双方进行沟通,了解事情的具体情况,帮助矛盾双方分析引起矛盾的原因,并积极寻求解决方法;如果不是私人原因产生的矛盾,而是因为公事,就需要系办公室主任选择恰当的时机做“和事佬”,让矛盾双方当面沟通交换意见,并且共同协商。此时,系办公室主任需要积极地进行劝导,协调矛盾双方,最终达到解决矛盾的目的。
4 结 语
沟通协调是一门艺术,能化解生活中的矛盾,高校院系的办公室主任如果能掌握沟通协调艺术,有助于促进与领导、各系及办公室工作人员之间的团结与合作。合理运用沟通协调艺术解决工作中遇到的问题,能帮助办公室主任提高工作效率,从而帮助高校顺利开展各项活动。
参考文献
[1]骆峤嵘.浅谈办公室主任的沟通协调艺术[J].办公室业务,2008(8).
[2]陆飞.用好沟通协调艺术强化组织工作效能[J].共产党员,2008(21).
[关键词]项目管理;沟通;协调
现代项目中参加单位非常多,形成了复杂的项目组织,各单位有不同的任务、目标和利益,他们都企图指导、干预项目的实施过程。项目中组织利益的冲突比企业中各部门的利益更为激烈和不可调和,而项目管理者必须使各方面协调一致、齐心协力地工作,这就显示出项目管理中沟通与协调的重要性。
沟通是组织协调的手段,是解决组织成员间障碍的基本方法。协调的程度和效果常依赖于各项目参加者之间沟通的程度。
笔者从事工程建设管理工作多年,笔者认为工程项目管理中应该着重做好以下各项沟通与协调工作:
1. 内部人际关系的协调——项目经理所领导的项目经理部是项目组织的领导核心。通常,项目经理不直接控制资源和具体工作,而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制,这就使得项目经理和职能人员之间以及各职能人员之间存在界面和协调。项目经理的协调工作包括:
项目经理与技术专家的沟通。技术专家往往对基层的具体施工了解较少,只注意技术方案的优化,注重数字,对技术的可行性过于乐观,而不注重社会和心理方而的影响。项目经理应积极引导,发挥技术人员的作用,同时注重全局、综合把握方案实施的可行性。 建立完整、实用的项目管理系统。明确各自的工作职责,设计比较完备的管理工作流程,明确规定项目中正式沟通方式、渠道和时间,使大家按程序、按规则办事。
建立项目激励机制。由于项目的特点,项目经理更应注意从心理学、行为科学的角度激励各个成员的积极性。例如:采用民主的工作作风,不独断专行;改进工作关系,关心各个成员,礼貌待人;公开、公平、公正地处理事物;在向上级和职能部门提交报告中,应包括对项目组织成员的评价和鉴定意见,项目结束时应对成绩显著的成员进行表彰等。
形成比较稳定的项目管理队伍。以项目作为经营对象的企业,应形成比较稳定的项目管理队伍,这样尽管项目是一次性的、常新的,但项目小组却相对稳定,各成员之间相互熟悉,彼此了解,可大大减小组合摩擦。
建立公平、公正的考评工作,并定期客观、慎重地对成员进行业绩考评,在其中排除偶然、不可控制和不可预见等因素。
2. 项目经理部与企业管理层关系的协调:项目经理部与企业管理层关系的协调依靠严格执行项目管理目标责任书。项目经理部受企业有关职能部、室的指导,既是上、下级行政关系,又是服务与服从、监督与执行的关系,即企业层次生产要素的调控体系要服务于项目层次生产要素的优化配置,同时项日生产要素的动态管理要服从于企业主管部门的宏观调控。企业要对项日管理全过程进行必要的监督调控,项目经理部要按照与企业签定的责任状,尽职尽责、全力以赴地抓好项目的具体实施。
3. 项目经理部与发包人之间的协调:发包人代表项目的所有者,对项目具有特殊的权利,要取得项目的成功,必须获得发包人的支持。
项目经理首先要理解总目标和发包人的意图,反复阅读合同或项目任务文件。对于未能参加项目决策过程的项目经理,必须了解项目构思的基础、起因、出发点,了解目标设计和决策背景,否则可能对目标及完成任务有不完整的甚至无效的理解,会给工作造成很大的困难。如果项目管理和实施状况与最高管理层或发包人的预期要求不同,发包人将会干预,将要改变这种状态。所以,项目经理必须花很大力气来研究发包人的意图,研究项目目标。
让发包人一起投入项目全过程,而不仅仅是给他一个结果竣工的工程。尽管有预定的目标,但项目实施必须执行发包人的指令,使发包人满意。发包人通常是其他专业或领域的人,可能对项目懂得很少,解决这个问题比较好的办法是:使发包人理解项目和项目实施的过程,减少非程序干预;项目经理作出决策时要考虑到发包人的期望,经常了解发包人所面临的压力,以及发包人对项目关注的焦点;尊重发包人,随时向发包人报告情况;加强计划性和预见性,让发包人了解承包商和非程序干预的后果。
项目经理有时会遇到发包人所属的其他部门或合资者各方同时来指导项目的情况,这是非常棘手的。项目经理应很好地顷听这些人的忠告,对他们做耐心的解释说明,但不應当让他们直接指导实施和指挥有关组织成员。否则,会有严重损害整个工程实施效果的危险。
项目经理部协调与发包人之间关系的有效方法是执行合同。
4. 项目经理部与监理机构关系的协调:项目经理部应及时向监理机构提供有关生产计划、统计资料、工程事故报告等,应按《建设工程监理规范》GB50319——2000北京中国建筑工业出版社2001的规定和施工合同的要求,接受监理单位的监督和管理,搞好协作配合。项目经理部应充分了解监理工作的性质、原则,尊重监理人员,对其工作积极配合,始终坚持双方目标一致的原则,并积极主动地合作。在合作过程中,项目经理部应注意现场签证工作,遇到设计变更、材料改变或特殊工艺以及隐蔽工程等应及时得到监理人员的认可,并形成书面材料,尽量减少与监理人员的摩擦。项目经理部应严格地组织施工,避兔在施工中出现敏感问题。与监理人员意见不一致时,双方应以进一步合作为前提,在相互理解、相互配合的原则下进行协商,项目经理部应尊重监理人员或监理机构的最后决定。
5. 项目经理部与设计单位关系的协调:项目经理部应在设计交底、图纸会审、设计洽商与变更、地基处理、隐蔽工程验收和交工验收等环节与设计单位密切配合,同时应接受发包人和监理工程师对双方的协调。项目经理部应注重与设计单位的沟通,对设计中存在的问题应主动与设计单位磋商,积极支持设计单位的工作,同时也应争取设计单位的支持。项目经理部在设计交底和图纸会审工作中应与设计单位进行深层次交流,准确的把握设计,对设计与施上不吻合或设计中的隐含问题应及时予以澄清和落实;对于一些争议性问题,应巧妙地利用发包人与监理工程师的职能,避兔正面冲突。
6. 项目经理部与材料供应人关系的协调:项目经理部与材料供应人应该依据供应合同,充分利用价格招标、竞争机制和供求机制,搞好协作配合。项目经理部应在项目管理实施规划的指导下,认真做好材料需求计划,并认真调查市场,在确保材料质量和供应的前提下选择供应人。为保证双方的顺利合作,项目经理部应与材料供应人签定供应合同,并力争使得供应合同具体、明确。为了减少资源采购风险,提高资源利用效率,供应合同应就数量、规格、质量、时间和配套服务等事项进行明确。项目经理部应有效利用价格机制和竞争机制与材料供应人建立可靠的供求关系,确保材料质量和使用服务。
7. 项目经理部与分包人关系的协调:项目经理部与分包人关系的协调应按分包合同执行,正确处理技术关系、经济关系,正确处理项目进度控制、质量控制、安全控制、成本控制、生产要素管理和现场管理中的协调关系。项目经理部还应对分包单位的工作进行监督和支持。项目经理部应加强与分包人的沟通,及时了解分包人的情况,发现问题及时处理,并以平等的合同双方的关系支持承包人的活动,同时加强监管力度,避兔问题的复杂化和扩大化。
8. 项目经理部与其他单位关系的协调:项目经理部与其他公共部门有关单位的协调应通过加强计划性和通过发包人或监理工程师进行协调。具体内容包括:(1).要求作业队伍到建设行政主管部门办理分包队伍合同备案;(2).到劳动管理部门办理劳务人员上岗证或就业证;(3).办理企业安全资格认可证、安全施工许可证、项目经理安全生产资格证等手续;(4).办理施工现场消防安全资格认可证;(5).到交通管理部门办理通行证;(6).到当地户籍部门办理劳务人员暂住手续;(7).到当地城市管理部门办理临建审批手续;(8).到当地政府质量监督管理部门办理[建设工程质量监督通知单]等手续;(9).到市容监察部门审批运输不遗洒、污水不外流、垃圾清运、场容与场貌等的保证措施方案和通行路线图;(10).配合环保部门做好施工现场的噪音检测上作;(11).因建设需要砍伐树木时必须提出申请,报市园林主管部门审批;(12).大型项目施工或者在文物较密集地进行施工,项目经理应事先与市文物部门联系,在施工范围有可能理藏文物的地方进行文物调查或者勘察工作,若发现文物,应共同商定处理办法;(13).持建设项目批准文件、地形图、建筑总平而图、用电量资料等到城市供电管理部门办理施工用电报装手续;(14).自来水供水方案经城市规划管理部门审查通过后,应在自来水管理部门办理报装手续,并委托其进行相关的施工图设计,同时应准备建设用地许可证、地形图、总平面图、基础平面图、施工许可证、供水方案批准文件等资料。
项目经理部与其他外层关系的协调应在严格守法、遵守公共道德的前提下,充分利用中介组织和社会管理机构的力量。其他外层关系的协调主要应以公共原则为主,在确保自己工作合法性的基础上,公平、公正地处理好工作关系,提高工作效率。
综上所述,完成一个成功的项目,除了能承担基本职责外,项目经理还应具备一系列的技能。他们应当懂得如何激励员工的士气,如何取得客户的信任;同时,他们还应具有超强的领导能力、培养员工的能力、良好的沟通能力和人际交往能力,以及处理和解决问题的能力。工程项目管理中,协调工作涉及面广且又琐碎,突出了各专业协调对项目顺利实施的重要性,项目经理要加强这方而的管理,同时要做好每一项工作,才有可能把问题隐患消火在萌芽状态,保证顺利的圆满完成工程项目目标。
参考文献:
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8.《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300——2001北京 中国建筑工业出版社2001
有关冲突的定义,学者的意见并不一致。组织行为的相关研究中,大体上可以归纳成三种不同的看法:冲突是一种行为,这种观点认为冲突发生在个人或团体之间。基于某种特定的目的,而造成不同形式的相互对立行为;冲突是一种知觉,这种观点认为冲突是存在于被知觉的状态之中,外显的对立行为必须为双方当事人所知觉,否则并不构成冲突;冲突是一种互动历程,这种观点认为冲突是个人、团体或组织间,因目标、认知、情绪和行为的不同,而产生矛盾和对立的互动历程关于冲突动因的分类,历来没有一个统一的说法。Robbins将组织冲突的动因分为沟通、结构和个人因素三类,wall和canister将冲突的原因分为个人因素和个人之间的因素两大类,将后者又分为认知、沟通、行为、结构、先前的交互行为五类,并探讨了问题的性质与冲突产生的关系。本文按照个体特征、沟通、结构、权力、利益五方面论述。
(一)个体特征。对产生组织冲突的个体特征的研究主要集中于个性、价值观、个人目标和角色五个方面。
(二)沟通。沟通是一种信息传递的过程,低水平的沟通往往造成协作困难,从而产生冲突。丘益中认为组织信息传递无效是由于以下几种原因:
1、传递信息者对信息缺乏真正理解,或者信息本身就是模糊的,造成接收者最初接收到模糊的或者是被曲解的信息;
2、因信息传递具功能障碍,或者信息发送者与接收者因思想、动机或认知方式不同而对信息产生误解;3.因信息传递者和接收者双方互不信任、怀疑、敌对态度而引起的信息歪曲和人为破坏.或者因诸如恐惧、紧张等其他原因造成的曲解。
4、官僚性的组织机构使得信息传递常发生信息压缩或膨胀等失真现象。因此,因沟通不畅而引起对信息的误解常常成为冲突的重要来源。
(三)组织结构。组织结构实际上建立了一种组织成员之间的互依关系。当互依关系伴随着认知差异或者目标分歧出现,或者互依关系限制了各方的行为、欲望或产出,冲突很容易产生。
(四)权力。权力斗争是一个更为普遍的冲突来源。权力实际上规定了组织成员(个人或群体在多大程度上占有稀缺资源或者让稀缺资源为自己服务,围绕资源安排所形成的心理契约、势力范围、影响力、指挥链习惯与传统等等往往成为冲突的诱因。
(五)利益。组织是需要协调的各种利益的混合体,组织中的利益包括个人利益,部门(正式组织)利益、小团体(非正式组织)利益等,主要是指经济利益,也包括诸如名誉、地位等非经济利益。冲突过程模式的研究
一般对冲突历程模式的研究,大致可分为三类:过程冲突模式,探讨一个冲突事件的过程,并追踪其与下一个冲突事件之关系;结构冲突模式,界定情境并描述此情境如何形成冲突事件及影响冲突的行为;组织冲突模式,从组织冲突来源去探讨冲突的历程。以下就Pondy、Robbins、Thomas与Gray & Starke四者对冲突历程模式的研究,分别加以说明如下。
(一)Pondy过程冲突模式。Pondy认为冲突并非一连串的独立事件,而是一组相关的事件。Pondy将冲突分为五个阶段:潜在冲突期、察觉冲突期、感受冲突期、显现冲突期、余波冲突期。
(二)Robbins过程冲突模式。Robbins依据Pondy的过程模式,发展成冲突过程的五阶段:潜在对立;认知及个人涉人;冲突意图;行为;结果。
(三)Thomas结构冲突模式。K.Thomas认为影响团体的行为来源有四:团体的行为倾向,对团体的社会压力、诱因结构、规则与程序,团体的冲突受到这四个来源的影响。他从组织结构的观点,将冲突历程分为四阶段:挫折期、概念化期、行为期、结果期。
(四)Gray & Starke动态冲突模式。Gray & Starke从组织动态的历程观点,提出动态冲突的模式。二者认为冲突包含三个重要的层面,亦即冲突的来源、实际冲突行为及冲突的结果。
从以上冲突历程的研究,学者大都同意冲突并非个别独立的事件,而是一连串的循环历程,冲突的形成有其先前的情境因素,冲突的结果对组织会造成后续的影响,冲突的行为必须善加管理,才能消弭于无形。冲突管理风格
Thomas和Schmidt在l976年对中级主管所作的研究显示,中级主管约需要花费百分之二十以上的时间在冲突管理上,可见冲突管理和其他高阶层的管理活动,如授权、规划、激励、沟通与决策等同等重要。专家学者就其理论基础,发展出不同的冲突管理模式。
(一)Blake和Mouton的冲突管理方格理论。Blake和Mouton首先考虑到冲突的情境因素,而提出双面向的冲突方格理论的学者。他们以两个基本向度区分冲突管理风格:一为关心人们,一为关心结果的产生,由这两个向度可引申出五种不同的冲突管理风格:退避、安抚、胁迫、妥协、问题解决。
(二)Thomas的冲突管理行为。Thomas将冲突加以重新定义,并予以验证,从冲突的关心别人与关心自己两面,提出冲突管理可由专断——满足自己;合作——满足别人,两面作用,形成逃避、忍让、妥协、抗争、统合五种行为取向。
(三)Putnam和Wilson的沟通冲突模式。Putnam和Wilson致力于发展冲突管理的基模,来促进组织冲突的有效管理。他们发现,组织中上司与部署间的人际冲突主要缘自沟通的过程,沟通的行为会产生冲突、反应冲突,甚至决定冲突是否能顺利解决。因此Putnam和Wilson便着手发展一套以沟通为基础的冲突管理模式,并制定组织沟通冲突问卷。OCCI的编制是根据Blake和Mouton的五种冲突管理风格为架构编制29道题,以七点量表(非常同意到非常不同意)测量同事与同事间、上司与部署间的人际冲突,经因素分析,抽出三个因素:逃避、解决导向、控制。
(四)Sexton与Bowerman的冲突管理模式。Sexton与Bowerman分别以介入的方式和介入的意愿两层面。将冲突管理分为五种类型:求成功者、中立者、免失败者、独裁主义者、平等主义者。
有效的冲突管理风格,须配合冲突的起因、类型、范围及影响,才能发挥冲突管理的最佳功能。冲突解决的风格具有强硬与柔弱等级之分,但非强制性的竞争或是柔弱式的退避,就能适当的解决冲突,惟使用时需事情境加以配合。可见冲突的管理方式具有权变的特质。冲突对组织效能具有正反两方面的影响
(一)负面影响。组织行为学者Dubrin认为冲突会产生五种负面的影响:
1、冲突造成个人自我利益的极端发展。
2、冲突使个人情绪与心理深受影响。
3、冲突造成时间与精力的浪费,妨碍目标的达成。
4、冲突造成成员间永久的不信任。
5、冲突会造成事实与真相的扭曲。
(二)正面影响。Robbins认为建设性的冲突是有价值的,也是有必要的;没有冲突的存在。则新的挑战较少,组织会变得漠不关心和停滞。Deutsch指出冲突并非全然病态与破坏性,它仍然有许多正面的功能;预防停滞;刺激好奇引起注意;可以揭发并解决问题;促进个人与社会的变迁;可以评估及测试自我;赋予个人充分表现和考验的能力;增加认同团体的机会;促进内部的团结。
冲突对于组织有正面功能是有条件的,适当的冲突可以激发团队的创造力,避免团体停滞,在中等组织冲突时组织绩效最高。但是太强或太弱的冲突会阻碍团体的效率,降低成员的满足感,降低组织绩效。冲突与团队效能
Hackman和Sundstrom等人对团队作了广义的定义。团队效能是指团队实现预定目标的实际结果,主要包括三个方面:一是群体生产的产量(数量、质量、速度、顾客满意感等);二是群体对其成员的影响(结果);三是提高团队工作能力,以便将来有效地工作。
(一)冲突对团队绩效和个人绩效的影响。任务冲突对团队绩效是有利的,而关系冲突对团队绩效是有害的。
(二)冲突对对工作任务投入的影响。冲突的产生容易导致成员间信任度和满意度的下降,信任度和满意度的下降又会直接降低团队的内部凝聚力,凝聚力的下降结果是导致团队内部环境的恶化和成员工作不如以前那样主动和努力,从而导致成员对工作任务的投入下降,并将最终影响团队任务的完成。
(三)冲突对团队过程的影响。冲突对团队过程的影响,体现为由于团队目标与组织目标的分歧、团队间的资源竞争、团队的项目设计与顾客不断产生的新需求的冲突等。要解决团队目标与组织目标的分歧,就必须与组织进行很好地沟通,尽可能实现目标的一致性,以求得组织对团队全力的外部支持;团队在顾及自己利益的同时也要顾及其他团队的利益,使组织项目全面顺利进展;团队项目与客户需求的冲突,最好的解决方法是通过与顾客的沟通,很好地了解客户的需求,并对项目设计及时进行改进和完善,尽可能使许多细节的问题在不断的互动中得到及时有效地解决。工作满意度
工作满意度可以定义为指一个人对其工作各种特征加以解释后所得到的结果,它主要涉及的是某一种工作情境因素是否影响工作满意度。目前,关于工作满意度的概念可以归纳整体型概念、原因型概念和要素型概念三类。
(一)维度。最早研究工作满意度的Hoppock认为可能影响工作满意度的要素包括疲劳、工作单调、工作条件和领导方式等,他更多的是从工作内容、工作条件等物质属性角度定义员工工作满意度的维度,随着社会环境的变化,有许多缺陷;后来Friedlander从社会环境和员工的心理动机出发。认为社会及技术环境因素、自我实现因素、被人承认的因素是工作满意度的组成维度。在我国,许多学者根据国外学者的研究进行了工作满意度维度的本土化研究。比如,俞文钊通过对128名合资企业的员工进行研究发现影响员工总体工作满意度的因素主要有7个:个人因素、领导因素、工作特性、工作条件、福利待遇、报酬工资、同事关系。邢占军通过对国有大中型企业职工的研究表明工作满意度主要由物资满意度、社会关系满意度、自身状况满意度、家庭生活满意度、社会变革满意度等五个维度构成。
(二)测量。衡量工作满意度大多采用问卷测量法进行,国外常用量表主要有以下三种:工作描述指数(JDI)、明尼苏达工作满意度调查表(MSQ)和彼得需求满意度调查表(NSQ)。在我国,卢嘉等研制出了我国的工作满意度量表,实践证明,此量表具有较好的信度、效度。它的测量结果与MSQ的相关达到显著水平,除此以外,还有一些测量方法如关键事件测量法与面谈测量法等也运用较多。
建设工程项目管理从开始至完成,涉及了多种专业的设计、施工和监理等单位,在每一阶段都离不开各单位中各专业的协调沟通,如设计方的建筑、结构、水暖电、人防、幕墙、装饰、景观绿化等专业设计;业主、监理和施工方土建类和安装类的专业管理。但往往由于专业之间缺乏沟通交流,导致造成项目工期延误、质量缺陷和投资浪费,甚至严重的会带来安全隐患。所以要实现项目的各项目标,建设实实在在的优质工程项目,无论从专业技术上讲,还是从项目管理上讲,各参建单位各专业的协调沟通是至关重要,也是不容忽视的。
1出现的问题
一个项目的建设,必然会涉及参建单位的方方面面,如果没有高效的沟通和及时的协调,就会出现一些令人“懊悔”的问题:(1)由于业主方没有与政府部委审批人进行高效的沟通,未及时修改回复,造成项目审批时间拖延,影响项目进度目标;由业主方没有及时协调沟通,变更原设计的使用功能,造成现场拆改。(2)由于绿化和建筑设计专业未考虑到地库顶板结构标高的影响,造成花坛覆土厚度不满足原设计苗木的种植要求,只得另选合适苗木,造成延期;由于给水和暖通设计专业未对室内可用净高进行沟通和复核,原设计水箱位置出现悬挂式暖通风机组,只得拆改水箱基础或通风机组移位,造成返工和延期。(3)在水暖电安装时,由于没有考虑装修施工的要求,造成安装完成的消防管道低于原设计吊顶高度,造成返工和延期;土建施工时,水电安装专业没有及时跟进,造成预留孔洞遗漏或错位,造成返工。
2问题的原因
(1)从技术角度分析:①由于社会经济发展的需求和人类对生活环境的追求,现代式建筑的科技含量越来越高,涉及的专业必然会越来越多越细,如:楼宇和消防监控、无线网覆盖等,每个专业都有自身特定的空间和技术要求,同时又必须满足其他专业的合理需求,如果设计时不能及时沟通考虑,将会出现无法安装或不满足规范要求的问题。②在设计阶段,设计图纸要能充分反映建设项目的工艺和功能性需求,设计师须积极与业主方专业管理人员进行高效的沟通和确认,否则,极易导致设计成果无法满足业主的适用性和功能性需求,如在施工前发现便造成项目整体进度计划的延误,如在施工过程中或完成后才发现势必造成更大的工期延误和经济损失。③在施工阶段,各专业间的协调沟通,贯穿于项目建设全过程,施工方没有与设计人员进行透彻交流,没有理解设计的真实意图,隐瞒现场实际存在的问题,还一味的严格按照施工图纸实施,将导致施工难度加大、耗时加长、成本加高,造成无谓的工期和经济损失。(2)从管理角度分析:①在现行的管理体制中,设计和施工方普遍存在专业分包现象,各分包单位的工作能力和管理能力层次不齐,只管见缝插针的完成自己合同内容,不为相关专业考虑。另外,各专业分包在施工界面上很难做到十分明确,总想着少干活多挣钱,相互推诿扯皮,造成工序上的遗漏,人为的增加了协调的复杂性。②参建方组织管理体制不健全,管理人员不尽职责,思想麻痹,上行下效,领导自认为:“下属工作很认真,不会出现大问题。不用看了,就直接签字”;下级总认为:“我想同事应该想到这个问题了吧,反正有领导把关呢”。给项目建设带来人为的遗留杂症。③对合同的重视程度不够,严重缺乏合同管理意识,有的甚至都不清楚自己的承包范围、权利和义务。在施工过程中,经常出现因施工质量和进度原因而被停工、罚款而无法正常申请到进度款,甚至出现无法继续施工欲退场等扯皮现象,对工程各方面造成难以预料的影响。
3解决问题的具体措施
(1)提高参建者专业协调沟通的意识。无论是工程项目的建设者,还是管理者,都须本着对项目投资者和后期使用者负责任的态度,做好项目各环节中的协调管理工作,并通过以下两点提高参建者协调沟通的意识:①可以通过签订岗位责任协议,约定失责条款和奖励措施,从经济上引起重视;②通过专业讲座或培训,结合典型案例进行宣讲其重要性,从思想上引起重视。(2)完善管理性协调沟通。通过管理以减少协作问题,就必须提高专业之间互通有无的意识,建立由业主、监理为主,各参建方为辅的管理模式,保证协调管理工作作用的正常发挥。作为主导项目建设的业主和监理,必须全面了解和掌握各专业的工序和设计要求,注重项目建设各阶段的实施重点和关注专业配合的焦点。建立岗位责任制,明确每位参与者的任务和责任,采用奖惩机制进行奖励和惩罚,用以保证每位参与者的积极性,避免心存侥幸和消极工作的态度。(3)加强技术性协调沟通:①要求设计院把控图纸的设计质量,不仅要求本专业的设计质量,还要求专业与专业之间相互对接一致。这就需要各专业设计师在图纸会签时相互核对,把问题解决在出正式蓝图之前。②各参建管理人员也要注重图纸会审和技术交底环节,充分理解设计意图,专业之间相互核对图纸,进一步减少专业之间的交叉性问题。③加强与专业设施厂商(电梯、机械停车、厨房设备、燃气等)进行前期技术沟通,协调深化设计,周密考虑安装所需基础、预埋件和预留孔洞等,满足后期安装要求。(4)加强组织性协调沟通。建立和完善项目建设的会议协调制度,在项目建设期间,业主或监理和施工方须定期召开不同层次的协调会议:(如:业主方组织的施工图会审和技术交底会、监理方组织的监理例会、施工方组织的生产协调会等)。通过组织专门的协调会,明确各专业的施工内容、方法、顺序和责任。同时,要具有及时、高效和灵活性,需现场解决的立即通知各方齐聚现场,商定解决方案,对形成的决议及沟通协调的信息传递均以文字方式进行;对采用口头等简便方式沟通达成一致意见的,均须整理成纸质文件分发到各单位,确保信息传递及时、准确。(5)建立信息平台。建立由业主、监理、设计和施工方主要管理人员共同管理的项目建设信息平台,及时将项目设计变更、施工问题、协调事宜、施工进度等信息,进行上传和传阅,让各参建方第一时间了解项目建设的各种信息和了解自身有无影响施工的工作内容等,提高间协调沟通的效率。
4结束语
在建设工程项目管理中,协调沟通工作的涉及面广,又纵横交错,不仅要做好单位之间本专业之间的协调沟通工作,更要做好单位之间的专业与其他专业互通的协调沟通工作,只有各参建单位加强专业协调沟通的管理,才能把问题消灭在萌芽之中,从而进一步实现项目建设的各项目标。
参考文献
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协调是通过调整转化矛盾与冲突的过程。在班级管理中,各种关系不可能自动和谐,总会存在这样或那样的矛盾与缺陷,而处理这些矛盾与缺陷的过程就体现了班集管理的协调艺术。从事班主任工作三四年的历程中,我只对于与家长和与学生的协调上有些自己的见解与感受,其他方面还有待于自己慢慢发现与体会!
一、用心用情用事实与家长协调
在班级管理中,班主任首先面临的是与家长的协调,而在与家长协调时,我们必须以平等的姿态与他们沟通,让家长感到自己受到了尊重,从而对老师产生好感,并愿意与我们站在一起去教育学生,这是与家长协调的第一步,紧接着我们要用心用情用事实与家长协调,这样的谈话才会让家长知道我们在学校对学生也就是他们的孩子是非常关心与爱护的,同时也打消了我们故意为难学生的想法,这样才能达到家长与老师联手教育的目的。
前些天,我们班的小孟同学因穿校服问题跟我发生矛盾,并且说了些过分的有失学生身份的话,由于该学生不配合解决问题,我就联系家长配合解决,家长得知事情后很不在意的说:这有什么啊?小孩子么,犯错还不正常?”我听了这话顿时火冒三丈,但是我知道家长这么说也是怕我不要孩子上课,所以我压制住火气给家长摆了他孩子平时犯错后我的处理方法及意图,让家长在我摆事实的过程中感知到我不是故意为难他的孩子,而是帮助他教育他自己的孩子,这样家长意识到我对他的孩子不错,之后就很容易的与我站在了一起,事情也就很顺利的按我自己设想的一步一步得到了解决!“惠足以使人“只要我们用真心用真情,我们就会得到家长的紧密配合!
二、充分了解与借助学生的性格与学生协调
学生是一个班级的成员,学生与学生的矛盾也是影响班级和谐的重要因素,在协调班级内部成员之间的矛盾时,我们作为班主任应该摸清每个学生的性格,借助学生的性格去协调矛盾。
上学期我们班的小杜同学突然给我发信息说:老师我告诉你一件事,但你不能生气。收到这条短信,其实我早已猜出是大概发生了什么事情,但是曾经对老师很漠然的他能给我发信息坦白就足够让我惊奇于他的进步的了,所以我说:你的坦诚会让老师忘掉生气的。就这样他给我讲了他打另一个男同学的事情,据我平时对他的了解,虽然他是不太爱学习也不太听话,但是还是挺义气的一个人,应该也是属于敢作敢当的类型吧。于是我说那你打算怎么处理?他说老:老师,您能让我自己处理吗?(班主任工作艺术)我说:”可以,但是你处理后的效果必须是被打的同学没有了心理上的负担,肉体上的痛过也就无所谓了,但是如果你给他造成了心理上的压力就不是那么容易去掉的。“他说:我能做的。于是我答应了他并且给他提了一些意见和建议,一天的时间过去了,果然在被打同学的脸上看到了曾经的微笑,这下我放心了,因为我要的处理效果显而易见了。之后,我把小杜叫过来问了问问题的解决过程,据他所说的话来看,我觉的学生用学生们自己的语言沟通起来更为容易一些!所以在以后工作中,根据学生的性格为学生提供一些自己处理事情的机会,让他们根据自己的性格,用他们之间的语言互相协调的是一个不错的选择。
1 沟通协调工作的职能
社会是由人组成的, 工作是由具体的人和事构成。有人的地方就会发生矛盾, 当矛盾发生时, 沟通协调的工作显得成为重要。
1.1 上下级间的协调
一是做好领导间“润滑剂”。由于领导间出发点及分管的工作不同, 提出的要求也不同, 因此自身要胸有全局, 高度重视, 对领导之间的意见, 及时沟通, 削除误解, 求得共识。二是做好领导与群众间“粘合剂”。办公室要积极维护领导间、领导和群众之间的团结。正确传达上级指示精神, 准确体现领导工作意图, 在协调处理政务、事务时, 充分调动积极性, 平心静气、平等待人, 仔细倾听对方的意见, 充分体谅对方的难处, 如实反映真实情况, 积极帮助出点子、理思路和谋对策。三是做好领导决策的“催化剂”。坚持以科学的态度、与时俱进的工作姿态, 不断探索、不断创新, 为办公室发挥枢纽作用注入活力, 为领导正确决策提供服务, 增强领导的凝聚力、向心力和战斗力。
1.2 平行关系的协调
简单地说就是“家庭内部矛盾”。首先要搞好部门之间的沟通协调。由于工作性质不同, 往往会引起一些不和谐, 这就要求熟悉各部门的工作职能与性质, 合理利用沟通渠道, 进行协商、调解, 让其感受到你的真诚和重视, 愿意对你吐露心声, 消除相互间的隔阂, 有效地统筹协调部门间的关系。二是做好人与人间沟通协调。在实际工作中, 由于部门所处的位置、思维方式及认识等方面均会存在差异, 有人偏重于自身目标的实现而忽视别的部门或别人的要求, 使得人与人之间对一些问题的认识和处理出现分歧, 影响团结。办公室要站在全局的立场和高度对各部门进行综合平衡, 集中多方意见, 多方协商, 求同存异, 以公正平和的心态调整、理顺和改善各方关系, 解决矛盾, 建立和健全各种协调制度, 使协调工作逐步规范化、程序化。
1.3 下级关系的协调
对下的协调就是要深入基层, 真心实意为群众服务。首先要信任。信任是一种力量, 只有得到信任后, 才能充分发挥个人的潜能, 要知人善任, 用人不疑, 充分调动群众的积极性和创造性, 实现人尽其才, 才尽其用。其次要真诚。放下高高在上的姿态, 真诚地走到群众中去, 与群众打成一片, 做群众的知心人、热心人、贴心人, 让群众敞开心扉, 畅所欲言, 形成友好沟通的良好机制和氛围。如, 习近平到庆丰吃包子, 不仅拉近了与群众的关系, 提升了亲和力, 还在群众中树立了美好形象, 平易近人的一面充分体现出来。第三要带头。常说“站着命令”不如“干着指挥”。“干着指挥”其实是一种无声的命令。这种命令比有声的、文字的命令更有效, 更有威力。试想下如果领导与群众一起打扫卫生, 这种无形指挥, 不仅增进了领导的亲切感, 让下属感到被重视倍受鼓舞, 从而更乐意追随你工作, 甚至会在危难之际为你挺身而出。
1.4 主次工作的协调
工作中要学会“十个指头弹琴”, 而且要十个指头都能应用自如, 有“重音”与“轻音”之别, 不能事无巨细, 眉毛胡子一把抓。要协调好工作中主次与轻重缓急关系, 紧紧围绕领导关心的重点问题、群众关注的热点、难点问题展开工作。在实施过程中, 要领会领导的工作意图, 把握工作动态, 增强工作预见性, 合理安排好日常事务性工作, 让领导集中精力考虑和研究重大决策。
2 沟通协调工作的技巧
单位的内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲突, 不仅需要相关政策、规章制度和措施来调节, 同时还需要良好的沟通协调能力, 高超的沟通协调艺术来协调。
2.1 要学会尊重他人
尊重他人是我们中华民族的传统美德。办公室从事的工作要经常与人打交道, 尊重是相互的, 尊重别人也就等于尊重自己。因此想要别人按我们的计划做事, 就要设身处地为他人着想, 俯下身子与对方沟通, 肯定对方、让对方有重要感。
2.2 要学会感情投资
就是说要在工作之余多投入一份感情, 增进相互关心和了解。首先要诚信。诚信是人与人之间沟通的基础, 对人对事要做到言必信, 行必果。其次经常性。常说“常用的钥匙最有光泽”, 人也一样, 只有经常联络, 才会有感情, 朋友之情才不至疏远, 遇事才会心甘情愿地帮你。相识是缘分, 缘分更值得珍惜, 同事间更是如此, 更要坦诚相待, 常联络培养感情。
2.3 要学会微笑
微笑是对生活的一种态度, 跟贫富, 地位, 处境没有必然的联系。微笑是一种修养, 是亲切, 是鼓励, 是朋友间最好的语言。一个微笑, 胜过千言万语, 无论是初次谋面还是相识已久, 微笑瞬间拉近距离, 让彼此倍感温暖, 给自己同时也给别人一种信心, 因此无论什么时候都要学会微笑、真诚地对待每个人, 用微笑的眼神去打动他人, 增强同事之间友谊。
2.4 要学会沟通
语言是沟通的桥梁, 良语一句, 可以令人如沐春风, 只言恶语, 让人寒如严冬。首先说话要得体, 注意说话的语气、语调, 不可盛气凌人, 也不可低声下气, 否则好事也可能会闹得不欢而散。其次要表明立场。交谈时要详尽表明自己的立场, 以防他人曲解了你的本意。倾听时, 不单要听清楚对方说什么, 还要能体会其真正的弦外之音, 言外之意, 以便做出及时准确的判断。第三, 要掌握技巧。当彼此暂时不能达成一致时, 要学会利用沟通技巧, 如起身离座, 缓和气氛, 调节一下情绪或找彼此熟识的朋友, 再行协商。第四, 要学会赞美。赞美是社交生活中一个重要的部份, 人人都喜欢听赞美的话, 适度、真诚、巧妙、适当的赞美, 既可以创造正面的能量, 又可以营造良好的人际关系, 反之就变成阿谀奉承、“拍马屁”。
2.5 要学会抓住时机
在办公室的沟通协调工作中, 如能有效运用时机, 就以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹, 麻木不仁, 或不懂用机, 就会丧失良机, 前功尽弃。沟通协调工作就是要把握好时机, 做到言当其时, 不失良机。
3 新形势下对办公室沟通协调工作的建议
办公室的工作涉及方方面面, 具有很强的政治性、较高的思想素质、理论水平、决策能力和较强的沟通能力。因此办公室工作人员在以往工作的原则下, 与时俱进, 不断开拓创新工作方法, 以适应新形势下的工作需要。
3.1“忠”即“忠诚”
是中华文化的优良传统, “先天下之忧而忧, 后天下之乐而乐”、岳母刺字“精忠报国”等都是广为传颂、脍炙人口的佳话;栗战书同志的“绝对忠诚是忠诚的最高境界, 是全心全意的忠诚, 不是三心二意的忠诚;是言行一致的忠诚, 在思想上政治上行动上同以习近平同志为总书记的党中央保持高度一致, 忠心耿耿、天日昭昭, 不是说一套做一套;是始终如一的忠诚, 能始终经受住血与火的考验, 不是顺境时忠诚、逆境时就不忠诚;是无怨无悔的忠诚, 泰山压顶不弯腰, 虽九死而不悔”;入党誓词里“对党忠诚, 永不叛党”等, 这些都充分说明“忠诚”崇高的责任感和使命感。办公室工作属于领导身边的人员, 所从事的工作与领导工作息息相关, 所以办公室人员必须要对党忠诚, 对领导忠诚, 立足本职以真实诚恳的态度, 以心换心, 赢得领导和群众的尊重和信任, 在综合协调工作中争取到领导的支持、同志的帮助和群众的理解, 更好地为领导排忧解解难。
3.2“谋”即谋划、谋策
一是为领导决策搞好谋划。认真学习方针政策和上级的决策部署, 同时深入基层、了解群众思想, 提出对可行性意见和建议。二是搞好责任落实的督办。及时督促检查任务的承办情况, 发现问题及早采取措施, 确保工作任务的贯彻落实。三是搞好工作协调。办公室要主动做好部门间的协调, 避免互相推诿扯皮贻误工作。四是坚持群众联系。常说:“众人拾柴火焰高”, 办法在实践中, 点子在群众中, 经常联系群众, 倾听建议, 思考对策, 更好地为领导出谋划策。
3.3“勤”即勤奋、勤勉
一是要勤学习。知识是智慧的海洋, 也是干事创业的金钥匙。要勤于学习各方面的知识, 促进自身思维能力和表达能力的提高。二是勤思考。古人说:“学而不思则罔, 思而不学则殆”。要通过多思、勤思、善思、深思, 悉其内涵、悟其要义、觅其规律、吸其精髓。三是勤观察勤动手。脑子里要经常装有问题, 带着问题去观察思考, 勤读书看报, “读书破万卷, 下笔如有神”, 通过阅读, 整合所学知识, 提炼出新的观点, 不断开阔视野, 激发潜能, 提高水平。四要勤调研。深入群众, 广泛听取意见, 多层次、多方位、多渠道地调查了解情况, 找出解决问题的新视角、新思路和新对策, 从而尽快进入工作状态、更好地开展工作。五是要勤俭, 办公室相当于单位的管家, 凡事要精打细算, 为领导把好关当好家。
3.4“实”求真务实, 实事求是
一要“真”。说真话, 报真情, 办真事, 有一说一、来不得半点虚伪。真, 不是纸上“谈兵”, 不是海市蜃楼, 更不是画饼充饥, 而是现实生活中的真实存在的。二要“实”。首先要务实。不搞形式主义, 不做表面文章, 不欺上瞒下, 不应付差事, 不敷衍了事, 兢兢业业、扎扎实实做好各项工作。其次要老实。凡事要据实而为, 言行一致, 做一个思想务实、生活朴实、作风扎实, 说老实话、办老实事、表里如一的老实人。最后要落实。从群众中来到群众中去, 把群众最盼、最急、最忧、最怨的问题主动调研, 真正听到实话、察到实情、获得真知、收到实效, 让老百姓得到更多的实惠
4 结束语
办公室虽是个无权部门, 但作为单位行政工作的枢纽, 任务艰巨, 责任重大, 面对新时代向我们提出的新课题和新挑战, 办公室的人员必须紧紧围绕工作中心, 不断加强学习, 丰富知识储备, 提高业务素养, 发挥团队意识和大局意识, 以和为贵, 尊重他人, 理解他人为原则, 主动适应形势变化, 利用自身优势, 运用沟通协调的技巧和方法, 摆正位置, 统筹兼顾, 协调好各种关系, 最大限度地调动单位和个人的积极性, 提升服务质量、有效发挥办公室行政管理职能、更好地推动全面工作的顺利开展。
摘要:随着改革开放的日益深化, 市场经济的飞速发展, 各种矛盾、冲突、不团结, 不和谐现象日益突显, 沟通协调工作尤为重要。而办公室作为行政事务管理工作中重要部门, 其综合性极强, 涉及面极广, 既是领导的参谋部, 又是内部事务的管理部, 既是衔接左右的综合部, 又是对外交往的联络部, 既要参与政务, 又要管理事务, 因此办公室应充分利用这一有利工作性质, 为领导当好参谋助手, 架起桥梁, 化解矛盾, 相互配合、通心合力, 提高工作效率, 更好地发展事业。
关键词:行政事务,办公室,桥梁纽带,沟通协调
参考文献
[1]浅谈在办公室综合协调工作中的一些体会和做法.
[2]栗战书在忠实践行"五个坚持"做党性坚强的中办人讲话.
[3]张新卓.浅谈办公室协调工作的内容与方式.办公室业务, 2014.
心理学研究表明:人与人心理相容时,一方的行为能引起另一方肯定积极的反应;反之,当双方心理对抗时,一方的行为很可能引起另一方的消极反应。良好的师生关系有利于调动师生双方的积极性、创造性,有利于形成轻松愉快、和谐的班级氛围,有利于提高教学效果,是有效开展班级活动、做好班级管理工作的必要条件。然而,教育者和被教育者之间无可避免地存在着一种心理距离,这成为了师生关系的一道厚墙。因此,在班级管理中,讲究与学生心理协调的艺术,缩短师生之间的心理距离,是做好班主任工作的法宝。
一、传递积极心态
维克托·弗兰克尔说:“在任何特定的环境中,人们还有一种最后的自由,就是选择自己的态度。”心态可以造就幸福的天堂,也可以造就痛苦的地狱。作为班主任,我们在品味和享受知识带来的欢畅和惬意时,也能感受到种种骄傲与自豪:学生进步了,班级获奖了,教研出成果了……我在做班主任工作时,常常听到学生真诚的话语:“老师,听了您的一番话,我的心情立马由阴转晴,我又有信心搞好学习了,谢谢您!”我从中看到了人生的价值,感受到为自己热爱的教育事业奉献是一件很美好的事情。“皮格马利翁效应”告诉我们,要以欣赏、期待、积极的眼光看待学生,学生取得一点进步时,送去赞赏的笑容;学生受到挫折时,投以鼓励的目光……教师的“顾盼”中饱含着一种强大的师爱,它让学生感受到欣赏、尊重,感受到温暖的力量,感受到教师的人格魅力,师生间的心灵沟通在这一刻完成了,师生间的心理距离在这一刻缩短了。
二、学会耐心倾听
由于师生的心理定势,有些学生与教师情感交流很少,对教师采取敬而远之的态度,一些教师也将自己置于居高临下的地位,时刻保持尊严与威信,过于严肃,不苟言笑,使学生感到难以接近,这使教师与学生之间的心理距离越来越远。著名的教育家苏霍姆林斯基曾说过:“在每个孩子心中最隐秘的一角,都有一根独特的琴弦,拨动它就会发出特有的音响,要使孩子的心同我们讲的话发生共鸣,我们自身就需要同孩子的心弦对准音调。”因此,教师要善于捕捉教育时机,营造一种宽松的谈心氛围,耐心倾听学生的心声,让自己的心弦对准学生的心弦。教师应循循善诱,具有亲和力,让学生首先从心理上接纳教师,让学生能畅所欲言,并产生一种“被理解”“被接纳”的感觉。当学生的心锁打开后,他们更需要的是一个倾听者,当教师用饱含温暖与支持、鼓励与专注的目光注视着学生时,就容易与学生产生情感的共鸣。
有一次,班上有个学生上课看其他书,被英语老师狠狠地批评了一顿,之后她见到英语老师时总是躲开,有问题也不愿意去请教。后来我找她谈话,了解到她是看一本介绍超级女声的书,由于课前看得不尽兴,所以课上就忍不住又拿了出来。刚开始时她不愿多讲,我便讲了自己学生时代也曾崇拜过偶像,而后讲了“超女们”如何努力奋斗的故事。听到这,她着实兴奋了起来,用惊奇的目光看着我说:“老师,没想到您比我还了解她们啊!您真理解我啊!”她就像找到了知音,话匣子一下就打开了。我在一旁专注地听着,并时不时给予点评。后来她主动说,其实那天她也知道错了,不该在课上看其他的书,并保证以后不会了。而后我们还就如何对待偶像崇拜进行了交谈,她非常乐意接受我的观点。以后的学习生活中,她遇到了问题都愿意与我一起探讨。
三、善于鼓励赞扬
美国学者威廉詹姆斯说:“人性最深刻的原则就是恳求别人对自己加以赏识。”人人都需要得到赞美,会心会意的赏识并非虚荣,而是渴望上进、寻求理解、获得支持和鼓励的需要。班主任要善于发现每位学生的优点和长处,多给学生甜美的微笑和赞许的目光,多使用赞扬的话语,肯定学生、鼓励学生,学生会更加努力。正如德国教育家第斯多惠所说,“教学的艺术不在于传授本领,而在善于激励、唤醒和鼓舞。”其实,班主任在充分肯定学生的同时,也会得到学生的尊重、肯定、爱戴。因此,善于鼓励、赞美学生的班主任,最具有人格魅力。
四、巧用身体语言
身体语言沟通是指非语词性的身体信号,包括目光与面部表情、身体运动与触摸、身体姿势与外表、身体之间的空间距离等。心理学家经过严格观察,发现在人际沟通中,55%以上的信息交流是通过无声的身体语言实现的。在人际沟通中,身体语言发挥着口头语言所不能替代的作用。因为身体语言是内心情感的真实流露,是无法掩饰的。教师要以自身行动感染学生,为感冒的学生倒杯热茶,为痛哭的学生递张纸巾,为雨天无法回家的学生送件雨衣……在学生情绪低落时,耐心倾听;在学生丧失信心时,投以鼓励的目光;在学生取得成绩时,给予肯定的微笑。关切的行为、期待的目光、理解的表情无不传递着这样的信息:老师和蔼可亲。这就拉近了师生之间的心理距离,激发了学生积极向上的动力,有利于学生的心理健康发展。
总之,教师要有正确的学生观,对学生充满爱心,始终保持对学生的积极的感情投入,发自内心、真诚平等地尊重学生,摒弃专制或放任的教育态度,努力采取与学生心理上接近、相容的工作态度和工作方法,这样就能打开师生之间交往的渠道,形成真诚、信任、民主、愉快的课堂心理气氛。师生间的这种“美妙和谐”的关系,将激起学生的自信心,激励学生的上进心,使学生的潜能获得充分发挥,个性获得充分发展。因此,班主任与班级学生在心理上协调一致,产生愉快的情感交流,班主任在一种积极向上的心理气氛中进行班级管理,学生在心理稳定、信心十足的心态下不断尝到积极参与班级活动的喜悦,班级管理自然会事半功倍。
(作者单位:江苏省张家港市南丰小学,张家港,215628。该校为《中小学心理健康教育》理事单位)
编辑 / 何 妍 黄才玲 终校 / 杨 怡
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