企业管理制度文件

企业管理制度文件（精选10篇）

企业管理制度文件 篇1

企业文件管理制度

企业文件管理制度

一、总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

二、收文的管理

第四条 公文的签收

1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

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第五条公文的编号保管

1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

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3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

三、发文的管理

第八条 发文的规定

1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。第九条发文的范围：

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1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、厂部下发文件主要用于：

(1)公布全厂规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)其他有关全厂的重大事项。

3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

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4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

四、发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

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6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

五、文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

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第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

六、文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：

(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、报表等；

(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

(5)有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

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(8)反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

(9)工厂日志和大事记；

(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

第十六条立卷要求

1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

4.上形成的文件材料，要求在下5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交，清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。

七、文件的销毁

第十七条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

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第十八条 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文章来源：律伴网 http://www.lvban365.net/

企业管理制度文件 篇2

一、企业进行电子文化管理制度建设的重要意义

企业内部产生的信息占到了企业所需要信息的绝大部分, 而这些信息有绝大部分是以文件的形式存在的, 几乎所有的文件在信息化的环境下都是以电子文件为形式存在的, 所以可以说现代企业的核心资源就是电子文件, 不过电子文件也存在着一系列的特点, 其具有繁多的文件种类、涉及到多系统以及多部门, 但是现在缺乏专门的制度来对文件的管理进行规范, 因此大大损害了在形成、传达以及利用过程中电子文件的完整性以及真实性。由于这些电子文件具有较差的质量, 所以尽管企业可以对电子文件进行保留, 但是却不能够将其应有的价值充分的发挥出来。

要想促进电子文件质量的有效提升, 必须要重视电子文件管理的制度建设工作。企业必须要以企业自身的实际情况以及电子文件的规律、特性作为根据, 有针对性的进行电子文件管理的制度建设, 全面统一和规范诸如归档、流转以及形成过程中的电子文件管理工作, 从而提升电子文件的质量。必须要从企业信息的有效运转入手来建设电子文件管理制度, 不仅要保证信息资源价值的实现, 同时还要对企业战略目标的实现起到一定的推动作用。在进行制度建设的时候, 不仅要对重点项目以及领导的电子文件予以重视, 还要关注企业所有岗位以及部门的电子文件;不仅要对电子文件的某一个阶段进行关注, 更要关注其整个生命周期;要保证制度的贯彻落实, 而不能够只是挂在墙上做表面文章。

二、电子文件管理制度在现代企业中存在的问题

(一) 对归档制度建设的重视, 从而将其他制度的建设忽视了

国家相继出台了一系列的电子文件管理规范和标准, 从而对电子文件管理的规范性起到了制度上的保障。在对归档制度进行制定的时候, 很多企业都是以《电子公文归档管理暂行办法》当中的规定来执行的, 针对电子文件归档保存予以实施。然而由于在结构以及形成方面的特点, 电子文件管理中的很多制度对归档工作过分重视, 导致这一环节与其他环节严重的脱节, 这样就导致出现了很多的问题。比如没有统一管理电子文件以及元数据, 甚至不能够对元数据进行获取, 同时也没有合理的控制电子文件的访问控制权限以及修改权限等。尽管保存了这些质量无法保证的电子文件, 但是其价值是很微小的。

(二) 制度本身存在着较差的可操作性

规范电子文件的管理工作是电子文件管理制度的主要目的, 然而在实际的操作过程中很多工作人员却很少按照制度进行操作。比如在归档时间、归档范围、质量要求等都在归档制度当中具有明确的规定, 然而不能够使电子文件的系统性以及完整性得到充分的保证, 因此管理制度也无法发挥其应有的作用。导致电子文件管理制度具有较差操作性的原因主要包括两个方面的内容:首先是缺乏制度创新。应该将电子文件的特性以及运动规律作为基础, 进行电子文件的管理制度建设, 然而在实际的操作当中, 通常是对传统制度进行翻版从而建立起现有的电子文件归档以及使用制度;其次为较差的制度配套性。在电子文件管理制度当中不仅没有自身的配套制度, 同时还缺乏与电子文件管理制度相配套的绩效管理制度等。大部分情况下现代企业的电子文件管理的功能没有在整个系统当中得到体现, 没有对电子文件管理的接口进行设置, 因此在具体的操作过程中会遇到很多的障碍。

(三) 标准的执行力不够

将重复的问题结构化是设立标准的主要目的, 因此, 必须要在标准的基础之上将管理制度建立起来。目前电子文件管理的标准已经基本上完备了, 其中包括行业标准、国家标准以及国际标准等。然而在实际的调查过程中, 很多企业并没有依据任何标准制定电子文件管理制度, 这样就使管理制度存在较大的不规范性, 最终造成朝令夕改的现象大量的存在于企业的电子文件管理建设当中, 所以无法真正的贯彻和落实这些制度。

三、电子文件管理制度建设的指导思想

(一) 纳入机制在电子文件管理制度建设中的贯彻

在电子文件管理制度建设中要贯彻纳入机制, 主要包括以下几个方面:

1. 在企业信息化中贯彻电子文件管理制度建设。

企业信息化建设包含了电子文化管理的建设, 电子信息化管理要符合企业的发展实际, 适应企业的信息化发展战略。

2. 在企业制度体系中贯彻电子文件管理制度建设。

现代企业制度包含了电子文件管理制度, 要在企业制度体系中贯彻电子文件管理制度, 不断完善企业制度体系, 对企业制度体系中各部分进行优化和协调。电子文件管理制度要提高与其他制度的协调程度。

3. 在各业务部门的活动中贯彻电子文件管理制度建设。

企业各部门的业务活动中都应该贯彻电子文件管理制度, 要对电子文件的生成、保存、流转以及如何合理的利用电子文件进行明确的规定。电子文件管理并非只在最后的验收阶段进行, 而是要贯穿各部门的业务活动全过程。

4. 在员工的绩效考核中贯彻电子文件管理制度建设。

作为企业的重要资产, 电子文件的管理水平是员工的绩效考核中的重要内容。企业要通过制度, 将电子文件的管理贯彻到绩效考核中去, 对电子文件的管理质量与员工的绩效奖励挂钩。

(二) 全程管理原则在电子文件管理制度建设中的体现

电子文件连续体理论和电子文件生命周期理论都对电子文件管理提出了全程管理的要求。也就是在电子文件管理过程中, 要对电子文件的形成、流转直至永久保存或销毁的全过程进行有效的管理和控制, 才能够对电子文件的质量进行保障。对电子文件的管理制度要体现全程管理的原则, 对电子文件全过程的连续性和整体性进行保障。

(三) 加强电子文件管理制度的执行力度

长久以来, 由于企业惯于使用纸质文件, 因而对电子文件管理制度的执行力不足。加之电子文件管理的国家标准体系还不完善, 企业在电子文件管理制度的执行方面仅仅能够满足当前要求。这就导致了企业中的电子文件经常出现失真、失用的现象。为了适应电子文件管理标准化的浪潮, 企业必须加强电子文件管理制度的执行力度, 对电子文件系统的管理全过程进行系统的管理, 制定相应的执行标准。只有这样, 才能保证企业电子文件管理的持续性和稳定性。

四、建立健全企业电子文件管理制度体系建设

(一) 构建企业电子文件管理的制度体系

为了满足企业对电子文件管理制度的建设要求, 根据纳入机制和全程管理原则, 对企业电子文件管理制度体系的构建有如下一些看法。

电子文件管理制度体系主要包括两大方面, 第一是电子文件管理的相关部门, 第二是电子文件管理的相关内容。电子文件管理的相关部门主要包括信息部门、档案管理部门如办公室、业务部门、绩效管理部门如人力资源部等。电子文件管理的相关内容包括电子文件管理体系的建设、电子文件的管理过程、电子文件管理的监督以及培训和审计等。

(二) 企业电子文件管理制度的内容概括

作为电子文件的重要来源, 业务部门在电子文件的管理方面的职责在于对电子文件的生成以及归档。业务部门的相关人员要具备一定的合作精神和全局意识, 具备电子文件管理的操作能力, 对电子文件的管理标准有一定的认识。在业务活动中能够按照规定对电子文件与元数据链进行连接并保存, 对电子文件进行分类登记和控制、存储。

作为电子文件管理的末端, 档案部门要对电子文件的管理进行监督和指导, 对业务部门的工作进行检查。档案部门要向信息管理部门提供相应的电子文件管理标准, 帮助绩效部门制定相应的考核方法和审计方法, 并且按照规定针对电子文件进行有效的管理。不仅要保证安全以及完整的电子文件, 同时还要妥善的保管所有的电子文件。

信息部门要发挥自身的信息技术优势, 向其他业务部门和档案部门的电子文件管理提供相应的技术支持。信息部门的相关人员要具备相应的信息技术, 电子文件管理以及档案管理的相关知识, 针对电子文件管理信息系统进行开发或者采购, 从而保证电子文件管理的顺利进行。

电子文件管理的质量是绩效部门制定考核制度的重要内容。绩效部门要制定相应的考核办法, 对其他部门在电子文件管理方面的工作和质量进行审查和考核, 并在绩效和薪酬制度上予以体现。

五、结语

在信息化的大环境下, 企业电子文件管理制度建设需要企业各部门进行配合, 建立电子文件管理的相关制度体系, 不断推动电子文件管理制度在各部门中的实施。总之, 企业的电子文件管理制度是一个系统的工程, 能够提高企业的电子文件管理能力和质量, 适应信息化环境的要求, 提高企业在信息化环境下的市场竞争力。

参考文献

[1]程妍妍.电子文件管理理论的最新研究成果之一——国际电子文件生命周期模型[J].档案学研究, 2012 (04) .

[2]安小米, 张宁, 叶晗, 杜雅楠.国外电子文件管理机制及借鉴研究[J].档案学研究, 2008 (02) .

[3]吴乃萍, 张文元, 夏芳, 班利玲, 吕炎.高校电子文件归档管理中的制度建设[J].档案与建设, 2013 (07) .

[4]李进宅.浅析电子文件时代的前端控制理论[J].科技情报开发与经济, 2013 (13) .

企业管理制度文件 篇3

历史总有惊人的相似。就在3年前，我采访报道了汉川市以红头文件下达喝酒任务的怪事。从“喝酒文件”到“抽烟文件”，均属行政不当，都是滥用行政权力。同样的错误一犯再犯，给人的感觉不只是可笑可叹，更是可悲可怜。试想，一个吞云吐雾、酒熏耳热的政府，怎么能履行好维护市场秩序的基本职能?

从另一个角度看，“烟酒文件”也有其合理成份。发文件搞摊派并不是什么十恶不赦的罪过，从全国范围来看，地方政府倡导抽地产烟、喝地产酒的行为比比皆是，公安、汉川两地最大的“不应该”，是把不成文的规定变成了白纸黑字，把潜规则撂上了台面，给社会公众留下了把柄。

公安县“抽烟文件”的初衷是因为当地“逃税烟”、“非法烟”泛滥，税收流失严重，让干部带头抽“纳税烟”、“合法烟”，是为了“引导合法消费”。至于舆论激烈批评的地方保护主义倾向，责任并不在当地，按烟草专卖法规，只有纳入省级销售名录的品种才属于本省范围内的“合法品”。

湖北湖南虽然一衣带水，但“湖南烟进不了湖北，湖北酒进不了湖南”却由来已久，与湖南接壤的公安县地处阻击湖南烟的前线，当然承受了更大的压力。我到湖北湖南两地都采访过省领导，就连这些依法行政意识很强的高级干部也啧有烦言，彼此埋怨。

问题不在干部，而在我国现行的财税制度。烟酒作为高税商品，生产环节的税种占了大头，消费环节的税种占小头，因此地方热衷办烟厂酒厂，对开放外地烟酒销售市场积极性不高。由此带来的后果是，地方之间纷纷设壁垒搞保护。封建割据般的市场分割，严重阻碍市场经济的健康发育。

我们的行政干部，无论美丑雅俗，置身在这种不太合理的财税制度之中，百般无奈地陷入了“囚徒困境”。“囚徒困境”是博弈论的非零和博弈中具代表性的例子，反映个人最佳选择并非团体最佳选择。大意是：一个案子的两个嫌疑犯被分开审讯，警官分别告诉两个囚犯，如果两人均不招供，将各被判刑一年；如果你招供，而对方不招供，则你将被判刑3个月，而对方将被判刑10年；如果两人均招供，将均被判刑5年。于是，两人同时陷入招供还是不招供的两难处境。两个囚犯符合自己利益的选择是坦白招供，原本对双方都有利的策略不招供从而均被判刑一年的情况就不会出现。这样两人都选择坦白的策略以及因此被判5年的结局被称为非合作均衡。

我国现行财税制度中存有不少计划经济时代的影子，因而容易带来“囚徒困境”，从而导致“诸侯经济”。同时也应该看到，自1998年亚洲金融危机后，中央决策层对此高度重视，采取了一系列改革，推动全国统一市场的建设，最新的举措已深入到力推增值税转型。当前应对国际金融危机挑战的过程中，能否根治体制痼疾，更彻底地解放生产力，显得更为重要。

文件管理制度 篇4

1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上坚持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。

二、技术文件的编制

1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。

具体包括:

1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

2、技术文件的技术要求和数据等必须贴合国家相关标准和规定要求。

3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

三、技术文件的提交

1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

四、技术文件的归档

1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。

2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。

5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

五、技术文件的借阅

1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法坚持不具权限的文件。

2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可经过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

4、如有特殊情景需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。

六、职责追究

档案文件管理制度 篇5

第1章总则

第1条目的。

通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。

第2条适用范围。

本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。

第3条管理职责划分。

（1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。

（2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。

（3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。

（4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。

第2章公司内部文件编码细则

第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。

（1）第一部分：公司代号，代码为×××。

（2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。

（3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。

（4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。

（5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。

第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。

（1）一级文件：×××1—001。

（2）二级文件：×××2—综—001。

（3）三级文件：×××3—综—行政—001。

（4）四级文件：×××4—综—行政—001。

（5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。

第3章公司各级文件编制、审核、审批规定

第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。

第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。

第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。

（1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。

（2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。

（3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。

（4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。

（5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。

（6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。

第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。

略

第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。

第4章文件发放管理规定

第11条所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。

第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。

第13条根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。

（1）大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。

（2）零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。

第14条文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。

第15条领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。

第16条文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。

第5章公司内部文件使用与借阅规定

第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置（场所），确保相关人员能够及时、正确地使用文件。

第18条当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。

（1）文件破损严重影响使用时。

（2）根据使用需要须新增、改版时。

（3）文件丢失需重新领用时。

第19条《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号；增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。

第20条公司内部文件借阅规定如下。

（1）当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。

（2）借阅时最长时间不得超过半个月。

（3）公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。

第6章公司内部文件更改、回收、作废与评审规定

第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。

（1）公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。

（2）文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。

（3）文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。

（4）有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。

第22条文件修改程序规定如下。

（1）公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进

行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。

（2）文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。

（3）文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划（改）或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。

第23条文件回收与作废规定如下。

（1）当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。

（2）作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。

第24条文件评审规定如下。

（1）综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。

（2）文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。

第7章附则

第25条本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。

文件记录管理制度 篇6

第一章 总则

第一条 为了对诚信管理记录与证据进行控制，确保记录的可追溯性，为了证实管理制度有效性和为审核提供证据，为了完整保存用以解决争议的各类证据资料，特制定本制度。

第二条 记录管理的主要责任部门是信用管理部。其它相关部门和人员配合。

第二章 记录与证据管理

第三条 信用管理部应建立记录清单，以方便检索。每一个制度的记录清单都应记入该记录清单。

第四条 协会各部门和工作人员应有证据意识，应注意保存各类证据资料。证据资料是指对确定权力、义务和责任有重要证明力的资料。

第五条 每一制度文件，都应明确与其有关的记录，并尽可能明确记录格式。

第六条 记录可以规定保存期，对于规定保存期的资料，应在设计记录格式时明示保存期限。

第三章 记录的销毁

第七条 过了保存期的记录资料经总裁批准可以销毁，销毁应有销毁清单。

第四章 本制度的评价与完善

第八条 制度的定期评价。每年于 9月1日之前，对本制度进行评价，评价的内容是：本制度的作用与意义，本制度存在的问题与不足。然后根据评价的结果，完善本制度。

第九条 制度的不定期评价。协会内每一位员工和每一个部门均有权提出完善本制度的建议，建议应当详细说明完善的理由、必要性和可能性，建议一般采用书面形式，也可采用口头形式，采用口头形式的，信用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部接到制度修订建议后，立即向总裁汇报，由总裁决定是否修订或召开专门会议讨论修订建议。

第十条 制度评价后，如需要完善，填写《文件更改申请表》，经原批准人或其继任者批准后执行文件更改。

第五章 责任追究与奖惩措施

第十一条 违反本制度第四条规定的工作人员，将给予警告、通报批评的处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人信用档案，或者进行公开投诉或永久曝光。

第十二条 违反本制度第六条的工作人员，将给予行政降级的处分，性质与情节严重的，将记入违规人员的个人信用档案，或者进行公开投诉或永久曝光。

第六章 记录

第十三条 本制度使用的记录有：《制度评价、完善与反馈表》、《奖惩情况表》、《发文薄》、《文件更改申请表》，格式见文件管理制度；《信用监督体系记录清单》和《信用监督体系文件（记录）销毁清单》，格式见附件。

第七章 附则

第十四条 本制度自发布之日起实施。

第十五条 本制度由协会信用管理部负责解释。

附件 1

记录清单

记录编号： J00 保存期限：永久

序号记录名称记录编号使用部门

附件 2

文件（记录）销毁清单

记录编号： J01 保存期限：永久

文件名称文件编号销毁原因销毁日期

企业管理制度文件 篇7

一、电子文件与纸质文件并存是现阶段的必然选择

电子文件从产生起, 在相当长的时间内将会与纸质文件共存于世, 他们共存状态大体可以归结为“双套制”、“双轨制”两种类型。双套制是指归档后电子文件与纸质文件的共存, 亦称双套归档。“双轨制”是指文件在生成和运转过程中两者共存, 即两种版本文件同步随业务流程运转。

现阶段, 两种版本并存是由他们各自的特点决定的。首先, 电子文件在档案信息存储、输出、利用等方面具有纸质档案无法比拟的优越性:1.档案信息存储丰富。2.档案信息生动形象。3.档案资源共享的便捷性。但是, 电子档案本身也具有一些难以克服的局限性:1.信息易改性。2.系统依赖性。3.安全性有待提高。与之相比, 纸质档案本身的特点恰好能弥补电子档案的不足:1.惟一性, 能够保证档案的原始记录性, 这既体现在档案信息内容的原始真实性, 又表现在存储介质的原始依附性。2.存储形式更加直观, 阅读、利用无需借助现代办公设备, 不受客观条件的影响和限制。3.信息存储介质具有较强的耐久性, 只要排除其他发生化学作用的必要条件, 就可以使他的寿命延长到上百年甚至更长时间。

基于以上对电子文件和纸质文件各自优缺点和利弊的分析与对比, 可见纸质档案仍是当今档案存储的主要形式, 具有较强的生命力。但随着信息化的快速发展, 电子文件将成为未来档案管理发展的方向和潮流。当前实行纸质文件和电子文件并存管理机制是现实的必然选择。

二、电子文件与纸质文件并存阶段管理中遇到的问题

(一) 对电子文件管理的重要性认识不足, 管理缺失。

有些机构尚未将电子文件视为“正式文件”, 更没有作为重要的信息资源看待, 缺乏规范管理。在电子档案的形成过程中, 软件的管理尚未实现标准化, 人们常常忽视电子文件的收集、积累, 不按规范去编制积累文件, 电子文件在完成处理程序之后并不能获得法定的身份, 而是通过打印成纸质文件留做凭证, 系统中的电子文件得不到有效的保管。

(二) 电子文件管理的标准化、规范化尚需完善。

1996年以来, 我国陆续制定和颁布了一些电子文件管理的标准和方法, 但总的来说数量不多, 操作性相对较弱, 配套性不好, 执行效果并不理想, 尚有大量空白需要填补。由于缺乏统一的标准, 不少地区、专业系统和机关根据自身的理解和技术水平制定管理规范和方法, 研发了大量异构的电子文件管理系统, 其中关于文件格式、元数据标准、数据结构规定各有不同, 系统平台互补联通, 形成越来越多的电子文件孤立存在, 无法实现电子文件资源共享, 导致信息割据, 已经出现电子文件信息孤岛并面临深化的风险。

(三) 电子文件管理模式较为落后。

无论是双套制还是双轨制, 都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的, 且二者实质上都是文件办理和管理模式各自为政的分段式管理, 真正的“文档一体化”管理理念和管理模式没有在机构内部形成。

三、并存期档案管理工作的发展策略

首先, 应转变档案人员传统思想观念, 使其提高认识, 实行电子文件与纸质文件的整合管理, 在操作上实现“三统一”。一是统一分类方案, 这是二者同步管理的基础和前提。二是统一排列顺序, 基于当前文件级组卷方法和计算机信息处理功能在档案查准率、查全率和快速检索方面的优势, 我们可将同一保管期限内同一年度、同一作者的纸质文件, 按照印发时间的先后顺序排列, 与利用系统制法过程形成的电子文件实现统一。这样既简化了档案人员的操作同时又充分利用了计算机的检索优势。三是统一编号, 归档纸质文件在每份文件首页上方的空白位置加盖归档章以固定其位置。

其次, 构建电子文件管理标准体系。完善的规范制度、统一的标准体系是保障电子文件妥善归档和提供有效利用的重要前提。一是加强管理性标准建设, 包括对电子文件管理人员的职责和任务、用户的权利和义务以及电子文件信息资源合法性的确认。二是加强业务性标准建设, 包括电子文件术语标准、电子文件管理标准规范, 如电子文件元数据标准、电子文件存储格式、电子文件保管期限表等;三是加强技术性标准建设, 包括电子文件交换技术规范、电子文件移交技术要求、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、数据加密算法规范等。在制定以上标准规范时, 应做到各标准间统一协调、彼此互补、相互配套、组成体系, 形成具有联系的整体结构, 保证电子文件管理的各个环节都有据可依, 逐步实现其标准化和制度化。

第三, 改进管理模式, 实行电子文件、档案一体化管理。一是从电子文件的生成阶段开始, 档案人员就要参与设计, 进行指导, 对计算机软硬件的配置、文件格式和数据库结构的确定等提出要求, 使其产生的电子文件能够按归档要求进行归档。二是在保管和归档过程中, 应及时登记设备环境、相关数据等, 归档保存的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档, 生成电子文件的专用软件也要一同归档。三是对已归档的电子文件, 应有严格的制度和有效的技术措施确保其原始性、真实性和完整性。

参考文献

[1].冯惠玲.电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J].中国档案, 2003.12

文件管理 我要3D效果 篇8

初识3D文件管理器

在Tactile 3D展示的三维空间的中部排列着一些半透明的球状容器，这些球状容替分别代表系统中不同的驱动器(如图1)，在驱动器容器的顶部显示盘符和卷标名称。实际上，在Tactile 3D中不管是驱动器还是文件夹，都是用半透明的球状容器来表示的。在其中移动鼠标，可以自由地改变观看视角，向上/向下拨动鼠标滚轮，可以拉近/推远与对象的距离。双击对应的驱动器容器，就可以快速进入内部。

深入3D文件管理器

在驱动器容器内部，可以观察到在容器四周的“支架”上，错落有致地排列着它包含的所有文件夹和文件。它们拥有完全立体化的外形(如图2)。文件的外形就更加有趣了，不同类型的文件立体造型也不尽相同。例如视频文件是类似于电影胶片的造型、图片文件是类似于宣传板的造型、EXE文件是类似于机械模具的造型等。

其实和Windows的资源管理器一样，Taetile 3D也是采用树形结构来管理文件和文件夹的。通过移动鼠标和拨动鼠标滚轮，就可以在Tactile 3D的三维空间中自由进出任何驱动器容器和文件夹容器。同时还可以点击键盘上的方向键，进一步调整观看视角。在选定的容器中点击鼠标右键，就会出现功能选择面板，这时不要释放鼠标右键，将鼠标指针移动到对应的选项上，例如选择“Create(创建)”项，之后释放鼠标右键，就可以在当前的容器中建立新的文件夹。Tactile 3D具有路径记忆功能，选择其中的“Forward(前进)”或者“Backward(后退)”项目，就可以引导用户在不同的容器中切换，加快浏览的速度。

在3D环境中操作文件

对于图片、文档等一般的文件，可以存它们的立体外形中预览内容。用户可以在三维空间中移动鼠标，从不同的角度“观赏”立体化文件结构层次。在Tactile 3D的三维环境中，查看文件的方式很特别，只需将鼠标移动到文件的立体外形上，它就立即自动转向观测者，通过向上拨动鼠标滚轮，能够调整观测的距离，从而“靠近”文件仔细预览内容。双击它就可以打开。

当近距离观察文件时，会发现立体造型的左下角会显示该文件的属性信息和功能按钮栏，比如点击其中的“Copy(复制)”按钮，当执行复制操作后，该文件的微缩外形就“粘贴”到鼠标指针上，当进入目标文件夹后，点击鼠标右键，移动鼠标指针到“Drop(丢弃)”项上，即可实现文件的复制操作。如果点击其中的“Cloak(隐藏)”按钮，则可以使该文件在容器中“隐形”；如果点击“Shield(保护)”按钮，以后就无法删除或者修改该文件了。当然，在文件夹容器的底部边缘上也存在“Rename”、“Grab”、“Sort”等按钮(如图3)，分别点击上述按钮，可以对文件夹改名、移动或对其中的文件排序。

文件档案管理制度 篇9

一、所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由质安部专人实行规范管理。

二、项目部收文程序是：各部门在接受到相关文件时必须先交质安部，由质安部负责统一登记、编号，呈送领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，一般由质安部保存，相关部门保存复印件。

三、项目部发文程序是：各部门根据项目经理批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报项目经理、总工签发。质安部必须按照领导签发稿认真校对，并统一编号，统一印制。凡未经项目经理签发的文件，质安部不予编号；文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。

四、质安部要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各部门的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应及时销毁。

五、各部门不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。

六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经项目经理、部门负责人批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，阅后及时归档。

文件档案管理制度 篇10

通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。

二、适用范围

适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。

三、管理职责

3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。

3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。

3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。

3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。

3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。

3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。

3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。

四、管理程序

4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。

4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。

4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。

4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。

4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。

4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。

4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。

4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。

4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。

4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。

4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。

4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。

4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。

4.14档案管理员的.档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。

4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。

4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。

4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。

4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。

五、奖惩条例

5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。

5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。

5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。

5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。