会务流程服务标准（推荐9篇）
一、会前准备工作
（一）确定会议名称（秘书）
1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等）；
2、会议内容；
3、会议范围。
（二）拟定会议步骤（秘书）
1、会议日程；
2、会议议程；
3、会议程序。
（三）草拟会议通知（秘书）
内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。
（四）下发会议通知（文书）
将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。
（五）准备会议材料（秘书）
1、会议文件；
2、讲话发言材料；
3、会议主持词。
（六）布置会场（秘书、公务员）
1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）；
2、会场音响等设备调试（公务员）；
3、水杯、矿泉水摆放（公务员）；
4、名牌摆放，详见附表（秘书）；
5、材料摆放（秘书）；
6、会议条幅（秘书联系工会）；
7、座位图（秘书联系相关部门）。
（七）会前检查（副主任）
1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；
2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；
3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。
二、会中工作
（一）签到工作
及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。
（二）主席台热水填补（公务员）
每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。
（三）会议记录（秘书）
随身携带录音笔，及时记录领导发言。
（四）突发情况（秘书、公务员）
面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。
三、会后工作
（一）清理工作（秘书、公务员）
1、回收领导名牌；（秘书）
2、清理会议室卫生；（公务员）
（二）录音整理工作（秘书、打字员）
会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。
（三）会议纪要（秘书）
一、会前筹备阶段
1.会议方案的拟订。会议方案是以书面形式概括出会议的目的、要达到的目标以及实施计划等内容, 它是组织安排会议的总纲。会议方案的内容一般由以下几方面组成:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、拟请出席领导、参会人员、文件材料、宣传报道、食宿行安排、安全保卫等。制作会议方案时必须考虑其可操作性, 因此, 方案制定时要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则执行。方案经过领导审定后, 要尽快召集相关单位负责人召开协调会, 对各项工作进行任务分解。
2.会议通知的起草与发布。会议通知内容包括会议名称、主送单位、主要内容、报到时间、参与人员及其他事项, 功能是向参会人员传递会议信息, 为参会人员反馈信息提供渠道。发布会议通知要做好以下三个方面:一是及时, 应将会议通知提前下发, 从而确保参会人员有比较充足的准备时间;二是准确, 避免错发、漏发、重发;三是文字要做到条理清楚、言简意赅。
3.落实参会人员。根据会议通知的时间安排, 通知与会人员, 并做好登记。具体包括以下两点。第一, 协调出席领导。逐一通知会议举行的时间、地点、议程;帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送。第二, 通知其他参会人员, 并根据实际参会情况, 汇总统计参会人员名单, 并调整会场次序、食宿标准等。
4.落实会议场所。会议时间一经确定, 需要尽快联系会议场所, 确保会议室的预订, 并对会议设备、茶水服务等细节提出具体要求。包括以下几点。第一, 主席台布置。主席台作为整个会场的核心, 应当精心布置。根据会议的性质、规格和气氛, 布置时要充分考虑会议规格、领导人数、主席台大小以及出入席通道等因素;第二, 座区图编排及桌签摆放。根据参会人员名单, 提前编排会场座次, 桌签和座区图要反复核对, 确保信息无误。第三, 检查灯光和音响系统。会前认真调试灯光和音响系统, 并严格检查确保使用。有幻灯片播放时需提前调节灯光。
5.准备会议相关资料。除会议通知外, 一些大型会议活动还需要用到其他会务资料, 如会议须知、会议证件等。第一, 编写会议须知。应当做到文字简洁, 内容全面。第二, 制作会议证件。包括工作证、出席证、列席证、车辆通行证等。证件制作要符合会议主题, 视觉上易于识别、设计新颖、色调统一。
6.会议用车调度。大型会议活动, 要安排专人负责车辆调度, 车辆较多时可考虑编号分组乘车。在举办大型会议时, 到会车辆会相应较多, 在这种情况下, 应提前通知保卫处等相关部门在会场附近进行车辆疏导工作, 必要时进行校内交通管制。
7.会议报道安排。需要新闻报道的会议, 应当提前联系学校宣传部, 邀请校外新闻媒体, 并协助做好媒体接待工作。
二、会中服务阶段
1.安排会议报到。会议报到是会议进程中非常重要的部分, 这一环节主要进行的工作是核实与会人员的身份、发放会议相关的证件、文件材料以及办理住会手续等。会议报到工作要做到热情周到、有条不紊。
2.组织会场服务。场内的音响、灯光、通风、室温、屏蔽等情况需要巡回检查, 如有问题迅速安排后勤人员维修。遇到特殊情况, 应立即向相关领导汇报, 尽可能最大限度减少对会议的影响。需提前将会议议程交给音响师, 便于其把握会议节奏。此外, 提醒工作人员定时供应茶水。
3.会议值班与秩序维持。会议召开时, 会场秩序的维持不容忽视, 会议期间可能发生突发事件, 也会产生一些临时性的任务, 为此, 应当安排专人进行会议值班工作。安排会议值班时, 场内和场外均要有专人负责, 认真落实好会场秩序。
三、会后总结阶段
1.送站清场。按照学校公务接待相关规定, 师生不得在机场、车站、码头和辖区边界组织迎送活动, 所以主办方和承办方应根据客人的行程安排及时调度车辆。
2.总结归档。会后将会议所有文件包括会议通知、会议方案、会议须知、会议材料、领导讲话稿等按顺序装订成册。有录音、录像资料的做好数码备份和物理备份。根据保密等级要求, 对需回收的会议材料逐份清查回收。
3.会务小结。接待工作结束后, 接待人员应及时向相关领导报告本次接待任务的完成情况, 总结经验, 分析不足。
四、结语
会务接待工作是围绕会议和接待活动全过程、全方位工作而开展的, 会务接待的任何一个环节考虑不周, 都可能造成混乱, 甚至导致会议无法正常召开。所以, 科学确立会务接待工作的标准化流程, 能全面规范地做好各项准备工作, 有序推进会议和接待活动, 有效避免和减少接待工作中的失误, 使会务工作更具规范化、标准化、高效化。
参考文献
[1]曹景群.会务工作“24节点法”[J].秘书工作, 2011 (5) :27-28.
（一）、会前准备 会场布置
①接会：了解会议任务单，要知道与会人数、会议时间、主办方、会议性质、设备及饮品要求或其它特殊要求
②保洁：清扫会场，物品，桌、地面无积土，无污渍：场地清洁明亮，无异味，喷酒迓量空气清新剂或通风：
④摆台：配合会议主办方按照台型、人数、设备布置録化，摆放鲜花，按照与会人数摆放桌椅，会场座椅定位，摆放整齐； ⑤摆台具体要求：
a、杯垫：位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放整齐：
b、盖杯：要求杯柄向右，放于杯垫之上，无杯垫时位于座位右上方与外沿平齐，等距离进行拉线定位，摆放整齐，备好茶叶 c、矿泉水：位于座位右上方与外沿平齐或放于盖杯左側，标志向内，等距离进行拉线定位，摆放整齐
d、小毛中：统一位于盖杯前下方 e、水果：清洗拼盘并包保鲜膜
f、手抽纸：每次会议室内最少四盒（视会议主办方具体要求而定）g、烟灰缸、湿巾：视会议主办方具体要求而定，h、会标、会议牌、纸、笔：根据会议主办方具体要求配合摆放，会前半小时把会议所需文具、用品备齐摆好
⑥备会时限：大型会议按要求提前半小时准备完毕，其它会议提前十五分钟准备完毕
①上岗要求：服务人员会前5分钟，整理仪表，统一着装站位，站姿端正，面带微笑，迎候来宾
2、会议设备设施准备（标准）
①空调：开启，并调试相适应温度（夏季应在25度左右，冬季应在20度左右）
②麦克风、电池：麦克风一会一换；电池会前准备好：激光笔根据使用记录和实际情况更换 ③幻灯机、电视机、录像机、投影仪等各电器设备打开，会前调试完毕，发现异常及时通知资产公司并报修（二．）、会中服务标准
1、迎客：会议服务员站于门口迎客（视规格和情况），当客人来到会议室时礼貌热情地向客人问好，请入会议室
2、倒水：客人入座，视客人需求提供茶水或咖啡
3、毛巾：按要求将叠好的小毛巾送上（放置于与会者右侧）
4、果盘：会议开始，打开保鲜膜
5、关门：客人全部就座会议开始后，所有茶水倒过后，服务员退出厅房，轻轻关闭会议室大门，在门外当班（不能随意走开）
6、续水：每隔十五分钟添加茶水一次，两小时后询问是否更换茶叶，根据情況更换烟灰缸，但一定要礼貌、轻声、快捷，尽量避免影响客人，为避免会议期间打扰可用瓶装矿水或纯浄水
7、烟缸：烟头多于5个的更换，视具体情况更换
8、物品补充：会议中间休息，要尽快整理会场，按要求补充和更换各种用品（换烟盅、加茶水等），上好咖啡、茶后把会议台面收拾好，但不要把客人的资料、物品弄乱：如客人有其他要求应尽量帮助客人解决
9、大型会议服务要求：遇大型会议，设主服务员一名专为主席台和发言席添加、更换饮水：时刻关注会议组织者，关注会场内设备运行使用情況，必要时协助调试各种设备仪器，会议期间急需离开岗位，一定要通知领导找人替岗
（三）、会议结束
1、送客：会议结束，开门、站位、微笑送客
2、检査：仔细检査一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，统计物品使用情況做好记录
3、保洁：打开门窗通风，小毛巾收集消毒、保洁、擦拭桌面
4、整理：将会议用具、设备整理好，会场座椅及时恢复整理
5、关闭：关闭所有使用的电器设备空调、电灯、窗，再次检査会场有无火源，锁好会议室门。
会务服务方案
1、目标：
伴随物业管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐増多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。
2、基本原则
2．1、专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。
2．2、人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以＂以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务
2．3、信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。
3、会务人员选聘
选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项 受教育程度；
实际工作经验、技能； 身高、形象；
沟通表达、应变能力； 其他行为素质等
4、会务人员培训
4．1、培训内容应包括但不限于以下方面 组织的服务理念、组织文化 会务管理和会务服务的理论知识 保密制度；
会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态 会务服务人员操作技能； 会务服务人员心理素质 应对常见会务突发事件 其他行为素质等 4．
2、培训方式
培训方式应采用但不限于以下方面
利用组织制定的服务手册，聘请教师授课 聘请专业培训机构 组织内部指导 定期进行演练、考试等。
5、会务服务操作规程 5．
1、需求确认： 进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服务内容设计标准问卷，以引导会议主办方更准确的提出会务需求，对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。5．
2、服务策划
根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划，形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面： 职责分工 时间安排 场地安排
会务用品及硬件设施配备； 突发事件应对措施 会议秩序及安全等。5．
3、会前准备
将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保 证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各 项服务内容可包含但不限于以下方面 布置导引 布置签到
布置横幅与大背景
检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排 布置台布
制作并摆放座席牌 摆放不同类型麦克风 摆放花卉
制作与佩戴胸花； 提供纸笔
提供毛巾、纸巾 调试灯光 调试音响 调试投影 调试空调
准备茶具（水）准备果盘
检查安全、消防设施及硫散通道 了解会议程序及个性化服务需求
备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。5.4会中服务
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标往保证会务服务人员扫 求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面 导引
续茶、茶具的准备 会场巡视 5．4会中服务
将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标往保证会务服务人员扫 求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面 导引
续茶、茶具的准备 会场巡视
会场、洗手间、通道保洁；
会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节 突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H 咨询受理。5．
5、会后整理
将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：
回收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录1 一一清理会务设施设备，检查有无缺失或提坏，清洁后归位或返还，做好相应记录
一一检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方 一一检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主协助追补损失，做好记录
——对会议期间的丟弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁。一一关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。
6、会务服务人员仪表、仪态要求 A．1仪表要求 A．1．1服装要求 A．1．1．1一般要求
A．1．1．1．1根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统一。
A．1．1．1．2工装外不应显露个人物品；衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损 A．1．1．2着装要求
A．1．1．2．1女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。
A．1．1．2．2男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面衬衫领口应扣好，不应故开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖 A．1．2工作牌佩戴要求
工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离肩缝18厘米，距中线5厘米，不应斜戴 A．1．3工鞋
宜穿黑色皮鞋（以软底鞋为宜）；鞋上饰品不宜过多皮鞋表面保持光亮 A．2．4导引
A．2．4．1为宾客导引时，应走在宾客左前方，距离保持2～3步 A．2．4．2遇拐弯或台阶处，应回头向宾客示意说“请当心” A．2．4．3引领客人时，宜用“这边请”、“里边请”等礼貌用语。A．2．4．4为宾客送行时，应在宾客的后方，距离约半步。A．2．5笑容 面部保持自然亲切的微笑。A．2．6规范用语
使用规范用语“您好、请、谢谢、对不起、再见”。
站姿
乙方：
甲方委托乙方组织安排有关会议(活动)，乙方接受委托。为明确双方的权利义务，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规，达成如下协议：
一、基本情况
1、会议(活动)时间：年 月 日——年 月 日。
2、活动安排：由双方另行商定并由授权代表盖章，作为本协议附件。
3、活动人数： 人(具体人数按照实际人数计算)。
4、活动地点：
二、委托事项
甲方委托乙方组织和安排本次 活动(会议)，包括活动的日程安排、与会人员的交通、食宿、接送及甲方要求的其他服务项目，具体内容可由乙方向甲方提供方案，经双方授权代表盖章后作为本协议的附件，双方应严格执行。
三、费用
此次会议单人活动费为人民币 元/人，甲方为本次服务须向乙方支付会议(活动)费合计人民币 元(大写： )。费用明细见行程表。本协议生效后3个工作日内甲方向乙方支付首付款人民币 元， 年 月 日之前，甲方向乙方支付第二笔款项 元人民币;本委托事项履行完毕后，乙方提交实际费用明细表，甲方在收到费用明细表后五个工作日内将剩余款项划入乙方指定的银行账户。乙方在收到每笔款项后五个工作日内向甲方出具发票。会议(活动)期间，应甲方要求或客观情况变化，在不增加乙方损失的情况下，上述费用因会议(活动)有增加或减少时，应由双方授权代表签字认可，甲乙双方按照实际发生金额结算。如果该项变化要求给乙方造成损失，或者乙方提出该项变化给甲方造成损失，并且该项损失无法挽回时，提出方应当对此损失予以赔偿。
四、乙方的义务
1.按照甲方的要求事先提交本次商务(会议)活动安排方案，并取得甲方授权代表的同意;如甲方在上述方案确定后提出取消或增加等更改服务项目的要求，乙方在条件允许的情况下，应积极配合妥善解决。若该等取消或变更产生实际损失时，则该损失由甲方承担。
2.完成甲方要求及前款方案确定的事项、任务和标准;如乙方提供的服务未达到前款方案要求，乙方应向甲方退还未提供服务部分的费用。
3.为保障参加人员在会议(活动)期间的安全，为参加活动的人员办理人身意外伤害保险事宜。
4.其他法律法规规定或本协议约定的义务。
五、甲方的义务
1.事先明确对活动安排的要求，及时审核乙方提交的安排方案，并为乙方组织安排本次商务会议(活动)提供必要的协助。
2.对参加会议(活动)人员应尽到管理职责。因非乙方原因，参加会议(活动)人员的行为造成乙方或第三方损失时，应当先行履行赔付义务。
3.按照约定支付活动费用。否则，每逾期一天，甲方应向乙方支付迟延支付费用 的违约金，同时应赔偿乙方因此造成的损失。
4.其他法律法规规定或本协议约定的义务。
六、协议的变更
1. 本协议签订后，任何一方未经另一方书面同意不得擅自变更协议条款或转让协议项下权利义务，但乙方为履行本协议项下义务需要将部分工作委托第三方完成的不在此限。
2. 一方在取得另一方书面同意后变更协议内容的，应当确保另一方的权利不会受到损害;因该变更行为而增加的费用由提出一方承担，造成另一方损害的，应当给予充分补偿。
七、第三方责任
对由于航班延误或取消、第三方侵害等不可归责于乙方的原因导致甲方及其参加会议(活动)人员人身、财产权益受到损害的，乙方不承担责任，但应当积极协助解决甲方与责任方之间的纠纷。前款所述的乙方委托的第三方，不包含负责运输甲方及其参加会议(活动)人员从居住地(或出发地)到会议(活动)地，以及从会议(活动)地返回居住地(或出发地)的航空、铁路、轮船及其长途汽车的承运人，乙方只是代购此项运输的相关运输服务，不产生委托的法律后果。若因提供此项服务的承运人的责任，造成甲方及其参加会议(活动)人员人身、财产损失时，甲方及其参加会议(活动)人员应当依据相关运输票据向责任人及相关保险机构行使赔偿主张，乙方不负任何赔偿义务。
八、补救责任
因一方违约发生损失后，守约方应当积极采取措施配合违约方防止损失扩大，没有及时采取措施致使损失扩大的，就扩大的损失应当自行承担责任，无权要求违约赔偿。
九、免责条款
任何一方当事人因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，可以部分或者全部免除责任，但应当及时通知对方并在合理期限内提供有关证明。
十、争议解决
因履行本协议所发生的一切争议及与本协议相关的争议，双方应协商解决。协商不成的，提交有管辖权的人民法院通过诉讼解决。
十一、其他约定
1、成团人数为参考人数，具体旅游者人数按照甲方提供的名单人数计算，但甲方最迟不能晚于 月 日向乙方提供人员名单。
2、活动费用单价为固定价格，即 元人民币/人;暂估总费用为 元(具体金额按照实 际人数*固定单价的方法进行核算)。
3、如遇到住宿需要住单人房间，每个住单间者需要补 元/人的住宿差价;
甲乙双方可以就本协议的执行签订补充协议或其他形式的文件，该补充协议或其他形式的文件构成本协议不可分割的部分，双方应当履行。补充协议可以由双方授权代表或会议(活动)负责人签署。
本协议自双方加盖公章或合同专用章后生效，之前甲乙双方签署的补充协议或其他形式的文件内容与本协议有冲突的，以本协议为准。
甲方： 乙方：
2. 负责对会务及宴会接待及部门活动统筹安排;
3. 负责宴会厅前期运行方案设计以及管理体系搭建;
4. 负责对内、外客户关系的维护;
5. 负责对会务以及宴会厅服务品质负责;
6. 负责会务以及宴会厅服务规范体系文件建立以及服务标准制定;
7. 负责规划大型会议接待定制化方案落地执行;
8. 负责各类供应商收集以及关系维护;
9. 负责接受甲方会务负责人信息，并按要求100%执行;
10. 日常会务服务质量监督、检查及定期质量评价责任人及接口人;
一、部门成立时间及人员配置情况
会务服务部成立于2010年1月20日。
• 截止2011年11月底，部门在册员工77人，其中管理人员6名。
二、主要工作内容、机构及职责
1、主要工作内容：
1）会议服务
2）展厅讲解
3）音视频设备维护保养
4）楼宇保洁
2、机构及职责
1）会议组
2）会展组
3）设备组
4）保洁组
会议组：现有主管1人，会议服务员19人，保洁员6人，共计26人。主要负责综
合办公楼大厅前台接待、会议室、总经理部日常接待服务和卫生清扫工作；一期生产办公楼会议室、总经理部日常接待服务和卫生清扫工作；一期生产办公楼日常楼宇保洁工作。会议组同时还负责为进入核岛参观的领导到双围墙更衣室更换工作服、鞋和安全帽的发放工作，日常还要协助核电公司办公室和各处室做好各项力所能及的接待服务工作。
具体工作区域：
主要包括一期生产办公楼各会议室及综合楼各会议室与接待区域。
综合楼包括：一楼报告厅123、一楼报告厅贵宾休息室101、一楼大厅贵宾接待室
107、九楼贵宾接待室923、九楼视频会议室922、十楼总经理部会议室1007、电梯间休息厅1003等会议接待区域
综合办公楼总经理部办公室有18个：
903（董事长）、901（吴秀江）、912（魏国良）、902（李强）、909（黄潜）、910（姜
波）、911（申彦锋）、919（顾颖宾）、920（刘兆华）、921（李华平）、928（赵强）、918（王生有）、906（高军）、926（吴潜）、905（帅希建）、935（段勇）、913（毛处）、606（石岭、（712）师庆维、（812）崔方水、（518）卢铁忠。其中901、902、903、909、910、911、912、919、920、921、928这十一间是带休息室和卫生间的，另外903董事长（30人）会议室等。
• 综合办公楼会议组还有员工茶水间共6个：分别是三楼西、五楼西、六楼东、七楼
西、九楼东、十楼西。另外，在一楼报告厅和九楼总经理部分别有带整体橱柜的操作间。
一期生产办公楼会议室有8个：120、216、210（贵宾接待室）、报告厅、303、314、404、418。一期生产办公楼总经理部房间有3个：204（黄总）、409（顾总）、407（申总）大厅前台接待
• 根据核电办公室要求，工作期间必须保证有人在岗，除节假日以外午间不休息.• 负责一楼报告厅、贵宾休息室、贵宾接待室的卫生和服务工作。
• 九楼重要区域工作情况：
两班倒：7：30~15：3014：00~19：50
会展组：
• 现有副主管1人，讲解员3人，会议服务员2人，保洁员2人，共计8人。会展中心展厅作为核电公司对外宣传的窗口，讲解员娴熟的讲解技巧、优雅整洁的仪容仪表，员工热情的服务为广大宾客留下了深刻印象，并先后被评为： 全国工业旅游示范点、江苏省爱国教育基地、江苏省科普教育基地、连云港市科普
教育基地及中央企业团工委授予的“青年文明号”。
讲解员工作内容：
• 负责日常参观接待的讲解工作，根据接待量轮流讲解，接待后及时登记到参观记录本上，每月月底汇总上传到核电网页上。每次接待前准备好宣传资料和相应纪念品，接待后及时整理、补充资料。负责查阅当天报纸上有关田湾核电信息，找出整理并剪贴，保留原件再复印两份存档。每月协助政工办整理分发核电报，剩余报纸放在展厅宣传栏内，可分发给外来参观游客。周末保证有讲解员值班，负责接待、区域巡视，值班所产生的加班在本月及时换休，如提前接到参观单较多，周末可安排两人值班。外出接待：
• 配合核电公司政工办参加核工展等展会接待宣传工作。
• 配合核电公司处室参加每年公众调研、“6.5世界环境日”等活动，做好核电宣传工作。会议服务员工作内容：
1、负责会展中心贵宾接待室、贵宾会议室、贵宾休息室、报告厅、衣帽间、B、D
段咖啡间的卫生清扫和会议服务工作
保洁员工作内容：
• 负责所有会展的公共区域保洁工作，包括：地面、墙面、卫生间、楼梯、扶手、玻
璃墙、门框、会展外围等。
设备组：
设备组现有副主管1人，员工4人，共计5人。
主要负责：
• 核电公司会展中心报告厅、贵宾接待室、两处岛内早会室等各报告厅、会议室、接待室、运行培训教室等区域的音视频及LED屏设备的运行维修、维护保养工作。核电公司现场具有音视频设备的场所24处、单件设备3727件、固定资产总值3000
余万元。设备组员工在接待量大、人员少的情况下主要任务是保证核电公司现场所有音视频设备在确保安全的情况下时刻处在即开即用的良好状态，配合其它班组按时、高效的完成上级领导布置的各项接待任务。
保洁组：
现有主管1人，保洁员33人，电工2人，共计36人。
主要负责：
核电现场15幢楼宇、近30000平方米公共区域的日常保洁工作及核电各处室的临时用
工，截止11底外派劳务临时用工41.5个工日，合计：3810元。目前分为外围、综合办公楼、环境监测楼3个区域。
外围区域
• 人员配置：8人 保洁面积：14000平方米 工作内容：负责保卫楼、非典房、大修休息室、02办证室、信息中心、培训中心、新指挥部、北区电仪楼、北区维修楼9个楼宇的日常保洁工作。其中行政楼、培训中心307会议室、新指挥部211会议室需要进行会议服务工作。截止11月份外围会议服务1200次、14316人次。
综合办公楼
• 人员配置：23人
• 保洁面积：16000平方米 工作内容：负责综合办公大楼、南门办证室、工程公司、绿化楼、仓储楼5个楼宇的日常保洁工作。
环境监测楼
• 人员配置：4人（2名保洁员、2名电工）
----“五讲五争”学习心得体会
在区委秘书处召开“五讲五争”主题实践活动以来，按照《中共忻府区委秘书处“五讲五争”主题学习活动方案》的安排，我认真学习了《中国共产党章程》以及中央、省、市、区各级领导的讲话精神，特别是认真学习了动员会上安秘长、齐秘书长、刘秘书长的讲话精神，特别是对秘书长安亮东提出的“不空喊、不虚做；真学习，真揭摆；重整改，重立制；见实效，见作为；两不误，两促进”的总体要求进行了认真的学习与思考，结合我工作之一的“会务工作”进行了认真的总结，我认为在今后的会务工作当中应做到如下几点：
一、严谨细致，考虑周密
一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面，考虑到各项工作彼此间的关联与影响，要知道一项会务工作有哪些具体环节，每个环节怎样去做，一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案，还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案，包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中，一个通知发放不到位，一个座位安排不合理，一个话筒的声音不正常，等等，这些细节上的问题，都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理，一定要关注细节，认真对待细小的工作，杜绝隐患。
二、准备充分，谋划在前
会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以，必须在会前做好各项准备工作，应当考虑在早，行动在早，落实在早，能早点做的绝不拖延，能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作，并反复检查，确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：拟订会议通报、纪要的初稿，安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，多想想可能会发生什么问题，可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突发情况的预案，对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。
三、明确分工，加强协同
一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上，做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确，防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点，安排任务尽量与其能力和经验相匹配，对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导；有的会议需要多个单位参与会务，应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解，需要相互配合完成的任务，也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合，注意拾遗补缺，增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合，互相通报工作进展。同时，会务作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度，可定期召开工作碰头会，各自通报工作进展和重要信息，减少工作的盲目性和差错，便于分析和查找问题。
四、勤勉高效，节约成本
会务负责接待大、中、小各种不同类型的会议，服务对象主要是县里领导和外来客源两大块。迎宾负责客人的引领，主要接待餐饮、住宿、洗浴、KTV以及会议室的客人，所以迎宾人员必须与各部门的工作人员做好衔接工作，用真诚、热情的服务态度引领每位客人。会务，是一个非常注重细节的工作。每天打扫会议室、会议室前厅、两侧楼梯、生态园三楼会议室。自接任以来，顺利的接待了12次会议，服务人员也都做到及时为客人倒水、添水、调整麦克风，观察每位领导的个人习惯（如：闫书记喜欢喝浓茶，李县长不喜欢用无线麦，不喝夜茶等），并且及时改正客人提出的建议，尽量满足客人的需求，待会议结束后应了解客人结束会议后的安排，送餐厅或把客人依次送到各个楼层，让每位客人感受到宾馆的热情服务，客人走后清理会场，客人遗留的物品都要及时送还，体现出宾馆服务人员的素质。
迎宾每天随时打扫转门，电梯，为客人打造完美清新的环境，为了保证每个员工的精神面貌，我部门对所有员工进行培训，新来的迎宾员素质有明显的提高，老员工更加的精神饱满。
下一步工作计划：
一、认真接待好每次会议
二、做好清洁工作，不留死角
三、加强培训，自我完善
教学目的
通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学方法
该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学重点
会议筹备工作；
会议方案的制作；
会见与会谈的操作程序与方法；
案例分析。教学难点
会议方案的制作；
会场的布置；
案例分析；
技能训练。教学时数
理论教学4.0课时
实训教学8.0课时
教学内容
案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？
会议概述
什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？
会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议要素：
1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。
2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。
3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。
4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。会议的种类有几种？
根据不同的标准，常见的会议种类有：
按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；
按会期分：定期会议和不定期会议；
按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；
按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；
按议题性质：专业性、专题性、综合性等；
按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十
人或数人)等；
按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；
按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。会议有什么作用？
（一）会议的积极作用
1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。
2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。
4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。
5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。
1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。
3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。
4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：
你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？
会议申报与审批的形式有哪些？
口头申报、书面申报、会议申报。
会议申报应遵循什么原则？
精简从严原则、“一枝笔”原则。指导会务工作的原则有哪些？
1、准备充分；
2、组织严密；
3、服务周到；
4、确保安全。会议成本意识
开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;T —会议的时间（以小时为单位）。
A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作
主要包括：
(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；
(9)会场其他组织和管理；
(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作
主要包括：
(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作
主要包括：
(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；
(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作
主要包括：
(1)会议的保密工作；
(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。
从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。
会务工作的具体内容
会务工作流程图
会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作
会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结
一、确定会议筹备方案（大中型）
议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：
（一）确定会议主题和议题。
（二）确定会议名称。
（三）确定会议议程。
（四）确定会议的时间和日期。
（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要
（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。
（八）确定会议住宿和餐饮安排
(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会
(筹备方案)
一、会议主题
为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。
二、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。
三、参加会议人员
公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议程
会议由主管副总经理主持。上午：
(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：
(1)分组讨论。
(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。
五、会议议题：
(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。
(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。
六、会场设备和用品的准备：
准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。
七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。
(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。
八、会议服务工作：由行政部综合协调。(1)会议通知。(2)会议日程表。
（一）怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
（二）怎样确定会议名称？
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年()总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。
（三）确定会议规模与规格
确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。
同时 本着精简效能的原则。
会议的规模有大型、中型、小型。
会议的规格有高档次、中档次和低档次。
（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？
1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。
2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）
安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。
确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。
3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。
专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
（五）怎样确定与会人员范围及人数
会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
（六）怎样确定会议议程与会议日程(1)会议议程与会议日程的区别。
●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。
●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。(2)安排会议议程和日程要注意的问题。
●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。
*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。
●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。
●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。(3)大中型会议的议程一般安排如下。
开幕式，上司和来宾致辞；
上司做报告；
分组讨论； ●大会发言；
参观或其他活动；
会议总结，宣读决议；
●闭幕式。
(4)会议议程与日程的样式示例。
●会议议程示例。
英豪公司销售团队会议议程
公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。
1、宣布议程。
2、说明有关人员缺席情况。
3、宣读并通过上次会议的记录。
4、通信联系情况。
5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标
（七）印发会议通知
发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。
发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。
（八）确定会议所需用品和设备
（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。
检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。
如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。
多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。
如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。
（九）建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。
（十）确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。
1．会议经费的主要内容
*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。
*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。
*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。
*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。
*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。
*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。
*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。2．审核时要逐项细审
要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。
对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。
例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算
公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。
一、场地租用费
金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。
二、摄像设备租用费
拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。
三、聘请专家咨询费
拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。
四、宴请费用
10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。
五、交通费用
租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。
六、会议用品费
资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。
七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。
此预算提交总经理办公会审查批准。
会议筹备小组
2003年1月5日
十一、进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。
会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。案例一： “时装秀”方案
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。
展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析：
从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。
小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。
2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。
3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。
4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。
会见与会谈
一、会见、会谈的含义
会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。
二、会见、会谈的区别
1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。
2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。
三、秘书安排会见工作的具体操作
了解意图
准备资料
确定参加人员
确定时间和地点
会见座次安排
场所布置
迎送工作
四、秘书安排会谈工作的具体操作
1、了解意图 2．准备资料
3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件
技能训练
【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。
一、案例分析 案例：
一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?
二、问题讨论
1．怎样做好会见的准备工作? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?
附件：会议通知例文
各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：
经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：
一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。
二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。
三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。
