员工培训档案制度

员工培训档案制度（精选8篇）

员工培训档案制度 篇1

1、为加强企业员工档案管理，防止档案遗失、残损，规范员工劳资关系，为员工的培训、调配、考核、选拔和任用等提供客观的依据，特制定本办法。

2、本办法所指员工档案是指员工加入公司后，由公司为其建立的工作档案（包括员工的业务技术水平、工作表现、工作变动、奖惩等情况的文件材料）。

3、公司人力资源部是员工档案管理部门，具体负责员工档案材料的收集、鉴别、归档、维护及提供查阅和转递手续。

4、员工档案应包括以下内容：

4.1 员工基本信息：员工亲笔所填的求职人员登记表、两张一寸的红底免冠照片、指定医疗机构出具的健康证或体检合格证明；

4.2 员工入职信息：求职人员登记表、试用员工转正考核表、试用期员工通知单、试用员工转正审批表、试用员工转正通知单、工作日志；

4.3 证照材料：身份证、学历证书及其它国家认证的执业资格证书的复印件； 4.4 劳动关系材料：劳动合同、安全责任书、培训协议、员工培训记录表、培训后取得的有关成绩和评定及证书复印件等；

4.5 其他材料：职务任免决定、社会保险转移档案材料，员工调动记录、员工奖惩记录、获得的荣誉和奖励、员工离职记录等其它对企业发展、员工状态掌握有价值的、有必要保存的材料。

5、档案的整理、保管与销毁：

5.1 各单位（部门）必须协助公司人力资源部进行员工相关考核、培训、奖惩等流程制度的执行，形成员工资料，整理立卷，保证材料的完整、真实、文字

清楚、手续齐备，有承办单位或个人签字、有形成时间的日期。

5.2 归档的材料，凡规定应由单位盖章的，须有单位盖章；规定要同本人见面的材料（如处分决定或意见、考评反馈等），应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，需要注明。

5.3 员工档案材料的载体一律使用A4规格的办公用纸（21×29.7cm），材料四周应留出页边距。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。除个人需保存的证件采用复印件存档外，不得用复印件代替原件存档。

5.4 员工档案只对人力资源主管、行政主管、公司副总经理以上人员公开。其它因工作需要查阅员工档案者，必须经副总经理书面批准及公司人力资源部确认才可调阅相关档案。

5.5 员工从公司离职后，按规定需要销毁的档案材料，必须保留目录并经总经理批准，档案销毁的方式规定为粉碎。

6、监督检查

6.1 为维护员工档案的真实性，各单位（部门）对送交的归档材料，应严格审查，防止不符合归档要求的材料进入员工档案。对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人一切责任。

员工培训档案制度 篇2

一、宋代之前的档案修缮制度发展及宋代档案修缮制度概况

1. 宋代以前档案修缮制度的发展。

档案修缮制度是指对档案进行定期修缮的管理制度。档案是国家、组织和个人活动的历史记录, 档案的本质属性是信息, 但是任何信息都是要以一定的形式反映出来, 在不同时期由于档案材料的不同, 保存条件和保存方法都有所不同。对于不同的材质的档案, 信息丢失的可能性不同, 档案修缮的要求和方法也不一样。在商代, 国家专门设置了“史官”对文化、文书和文册进行制定和管理, “史官”的职责和今天的政府秘书或者档案管理人员的功能相似。由于那时候文字、文书都属于部分人享有的特权, 一般人对这些都不了解, 因此那时候的档案和文书、文字基本上属于同一种概念。商代的文字载体是甲骨, 那时候的档案管理也就是对包括占卜刻辞、卜事刻辞、记事刻辞、表谱刻辞等四类文书资料的保管, 是我国现存最早、较系统的官府文书。由于甲骨的稳定性的特点, 在商代时期并没有专门的制度对档案进行修缮。进入西周以后, 文字的载体以竹木简的形式出现, 文字的普及率也随之增高, 在职官制度上, 宋代设立了以太史为首的“太史寮”作为档案管理机构, 主要负责起草文书、记载史书、保管国家典籍、向各个诸侯传达命令等事务。除太史以外, 还有了比较细化的掌管王朝内外档案的组织人员, 即大史、小史、内史、御史和外史。在管理制度上, 西周形成当时非常领先的史官记注制度, 但是依然没有出现档案修缮制度。春秋战国时期由于文化从一种贵族特权发展成为普及的知识, 文书档案在内容和形式上得到了进一步发展, 形成了日常政务文书、民用契券及专门档案, 文书档案工作逐渐由之前的史官工作当中分离出来, 专门设立了管理档案的职官。在管理制度上开始出现了档案的分类、保存和鉴定制度, 档案修缮也作为档案保存工作的一部分开始出现。秦汉时期, 中国的档案管理飞速发展, 传统中国封建社会的管理制度都趋于完善, 档案修缮制度也成为了档案管理的日常事务。尤其在汉代, 朝廷为了弥补秦代“焚书坑儒”带来的文化失传问题, 皇帝命令萧何等重要大臣广罗天下书籍, 分别保存到在各地建造的书院当中, 对那些遭遇到毁损破坏的书籍文书组织人员进行修补校订, 在档案保存的过程也十分重视档案的完整性, 对那些受潮湿、火灾或者蛀虫损坏的档案也专门设置职官进行修缮, 在这一时期档案修缮制度成为了档案管理制度的日常制度。经过魏晋南北朝和隋唐以后, 书籍形式进一步发生变化, 从当初的甲骨文、金文到秦汉时期的以竹木简为主的档案材料发展成为以纸质档案为主的档案材料, 在保管上要求更高, 档案修缮要求也更高。在唐代, 虽然档案管理工作尚未完全从文书管理工作中独立出来, 形成了“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制, 但在制度上文档官吏进一步专职化, 档案管理制度进一步专业化。随着科举制度的产生和发展, 唐代时期的法律对档案的收集归档, 整理鉴定, 销毁利用等方面都作了更加明确和细致的规定, 《唐六典》的出现使档案管理制度走向了法制化。到了唐太宗时期, 唐太宗深刻明白“以史为鉴”的道理, 他认为“以古为镜, 可以知兴替”, 因此非常注重史书的修缮、编纂和保管, 在贞观年间, 在皇帝主持下对《晋书》、《梁书》、《陈书》、《北齐书》、《周书》、《隋书》、《南史》及《北史》等重要史书都进行了修订, 这个过程当中档案修缮制度得以完善, 宋代的档案修缮制度就是在此基础上发展和进一步完善的。

2. 宋代的档案修缮制度概况。

在唐代档案修缮的制度基础上, 宋代又进一步加大了档案管理制度的规范力度, 档案管理制度从文书档案当中逐渐独立出来。在一般的政务文书以外, 还有“赋役档案”、“律法档案”和各种形式的“例”。同时, 宋代的档案管理的职官制度也进一步发展, 档案管理的分工更加细致, 在宋代的档案管理的职官当中有“中书舍人”、“事中”、“司谏””、“书令史”、“翰林学士”、“主事”、“录事”、“令史”等从事档案管理的职官。在制度上以《庆元条法事类》为代表的档案管理立法也开始形成, 以法律的形式对档案管理行为进行约束, 档案管理制度区分更加细致, 规范和操作也更加完善。在修缮制度的规定上根据《庆元条法事类》卷十七的具体规定, 凡是那些重要档案材料, 都要保存较长的时间, 管理上要受到特别的对待, 不仅按照一般规范进行编制目录, 还要编写字号进行“别库架阁”保存[1]4, 并需及时晾晒, 以防止霉烂, 对于那些因为外界原因或者材料本身出现问题造成字迹模糊或者缺损的, 根据不同的档案类别组织“翰林学士”或者“书令史”进行修缮, 在修缮的时候要严格按照原来档案的纸张、字体进行, 对于大篇幅损坏的, 要重新抄录, 抄录要求在纸张、字体上同样不可出现“异样”, 这一制度规定确保了档案资料的内容的完整, 确保那些重要的需要保存长久的档案不会发生毁坏。在一些特别领域也进行了专门的规定, 比如司法档案在大量的皇帝诏书当中都进行了规范, 要求大理寺、刑部司法机关的案牍, 要在中书省档案库内设专架放置, 以便利用。仁宗天圣十年五月十日诏:“法寺断案奏典……自今委理寺每断奏后一月实封关送, 刑部遣吏别置簿历管勾, 立便于中书刑房点对承领, 用堂印封送, 赴省置库架阁, 无得交杂损失。如诸处合要照证, 即上历封送, 常切拘收。”从内容当中可以看出来, 诏书对狱案文书的归档、保管及利用的具体要求, 其中负责保管的职官, 在不同的岗位具有不同的职责, 任何岗位上都要确保档案的完整性, 对于那些不完全的档案要追究相应的管理责任, 同时要求负责官员定期查看, 发现缺损及时补充, 这就使得档案修缮工作成为档案保管的日常性工作, 这些做法和管理思想对今天的档案管理的影响仍然存在。

二、档案销毁制度的形成与宋代档案销毁制度的特点

档案销毁制度在隋唐时期也逐渐形成并且趋于完善, 到了宋代又得到进一步发展。隋唐时期, 一方面科举考试的发展推进了文书档案的大量出现, 同时国家十分重视文书档案的管理, 因此到了唐代国家不仅在各地设置了专门放置档案的院、馆, 设置了专门的职官, 还对那些旧的档案进行定期鉴定, 对于被认为没有价值的档案进行销毁, 这些程序在唐代已经非常发达。在唐代的法律当中规定了那些专门进行档案管理的机构要对归档文案进行“检简”。也就是组织人员专门对档案的质量和价值进行分析、研究、检查, 判断哪些档案应该永久保存, 哪些档案在保留一段时间以后就可以销毁。为了能够确保这项工作的顺利开展, 制定了大量的法律。《唐律疏议》中有所记载:“文案不须常留者, 每三年一拣除。”这是规定了档案鉴定的时间。《大唐六典》中也有相应的记载:“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京师诸司, 皆以为四月一日纳于都省。其天下诸州, 则本可推校以授勾官, 勾官审之, 连署封印附计账纳于督省, 常以六月一日, 都事集诸司令史对覆, 若有隐漏不同, 皆附于考课焉。”[2]20可见, 在唐朝时候, 档案管理制度已经发展十分成熟。

到了宋代时期, 文化的发展促进了档案数量的剧增, 这给档案管理机构和人员带来了更大的管理难度, 因此档案销毁制度又更加重视, 档案管理的立法不仅大量出现, 还出现了专门规范档案销毁制度的条文。北宋时期的《宋刑统》和南宋的《庆元条法事类》中都有相应的规定。比如在条文中出现“诸制书及重害文书, 若祥瑞, 解官, 婚, 田, 市估, 狱变之类长留”、“诸架阁公案非应长留者, 留十年, 每三年一检简”以及“诸架阁公案非应长留者, 留十年, 每三年一检简, 申监司差官复讫除之, 其有本应长留者, 移于别库籍内, 仍随事朱书, 所除所移年月同复官签书”[3]64等相应的规定, 这些法律规定构成了宋代的档案销毁制度体系。具体来说, 包含了档案保管期限的规定, 同时对档案鉴定规定了以内容作为判断重要性的依据, 档案鉴定的程序也规范得更加严密, 鉴定以后的档案销毁也规定了相应的程序, 确保了档案管理制度的有序推行。

宋代的档案修缮制度和档案销毁制度既是社会经济、文化发展的产物, 又是社会发展的产物, 制度的发展是在之前时代的基础上一步步进步的。其中档案修缮制度形成于秦汉, 成熟于隋唐, 到了宋代随着文化的发展, 档案修缮制度自然就发展得日趋完善。档案销毁制度也是在唐代成熟的, 到了宋代档案的数量进一步增加, 档案管理上通过档案鉴定对价值不同的档案, 保存时间有所差异, 形成了更加完善的档案鉴定标准, 以及对档案进行销毁的完备的制度体系。

参考文献

[1]黄斌.我国宋代司法档案管理初探[J].云南档案, 2009 (5) .

[2]唐六典·三师三公尚书都省[M].三秦出版社, 1991.

唐代档案管理制度研究 篇3

关键词：唐代档案管理制度

文书处理程序是唐代形成各种文书档案管理制度的基础。在中国古代，文书与档案、文书工作与档案工作往往很难作泾渭之分。至少在隋唐以前，文书工作与档案工作是无法作严格区分的。档案工作大多作为文书工作的后缀部分，由文书工作人员或广义的秘书工作人员甚至是官员本人从事并完成的。隋唐以后，文书工作与档案工作逐渐有了区分，文献史料中也有恰如其分的反映，最典型的莫过于《隋书·刘炫传》的记载，其中提到的“今之文簿，恒虑复治”一语。这里的“复治”，即对办毕文书的“第二次加工或整理”，这无疑就是今天所称的档案工作的内容了。在唐代，凡有皇帝发布的文书，须经由中书拟旨、门下审驳、再交由尚书具体执行一套程序：臣下百官的奏疏，则先由门下省审议，驳正违失，再经由中书省上启并转交尚书省执行：官府的各种平行文书，“凡京师诸司，有符、移、关、牒下诸州者，必由都省以遣之”。在这种程序运作之下，唐代的档案管理可分为形成管理阶段和归档保管阶段，每一阶段都有一套相应的处理程序，同时，二者又是一个统一的整体，也从一个侧面体现了文档一体化的情况，它们共同构成了唐代的档案管理制度。

1形成管理阶段

1.1“四禁”制度，中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的，他们在文书的制作过程中，其禁有四：“一曰泄漏，二曰稽缓，三日违失，四日忘误。”即要做到保守文书秘密，保证文书及时迅速发出，保证遣词造句的准确无误，保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹，这实际上是中书舍人工作的基本原则。对于违反以上要求的行为，都将受到相应的处罚，或笞或杖或徙流，重者可至死罪。

1.2避讳和平缺制度。中国历代王朝都极为重视避讳之事，唐代则渐次发展到极致。“公文起草时必须遵守避讳制度。”唐政府通过律令，在这些方面作了大量细致的规定，“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口无及余文书误犯者，笞五十；既为名字误犯者，徙三年。”据《唐六典》记载唐朝避讳的内容包括：昊天、厚土、天神、地祗、上帝、天帝、庙号、祧、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗庙、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵号、乘舆、车驾、制书、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宫、御前、阙廷、朝廷之类，并阙字。宗庙中陵、中行陵、陵中树木、待制、车中马、皇太子舍人、举陵庙名为官，如此之类，皆不缺字。所谓“平出”，即今人所谓平抬：所谓“阙字”，即今人所谓空抬。“由这一记载可知，唐以平抬为尊，并无后世双抬、三抬之制。”在一般文书如上表、疏、笺、启及判策、文章都要求依避讳和平缺之式，“依唐制，在行文中，遇有‘皇上、‘陛下等辞，要提行顶格，即所谓‘平头：接下来所叙之文字，要低两格，即所谓，缺行。合谓‘平缺”。避讳和平缺制度，其旨在维护皇帝统治的权威和神秘，这对公文格式和内容的合理规范是有一定的影响的。

1.3用纸制度，随着唐代造纸技术的发展和造纸工业的蓬勃兴起，各种不同原料、不同质量、不同类型的纸张大量出现，唐代官府公文书写用纸也更为讲究。唐朝用纸量较大的首推官府公文用纸。据载：“中书令李林甫以租庸、丁防、和粜、春彩、税草无定法，岁为旨符，遣使一告，费纸五十余万。”即向全国发布一个通告需要用纸50多万张。又唐朝中央政府为了加强对人口、土地的有效监管、控制，政府规定：“每一岁一造计账，三年一造户籍”。计账一式三份，一份呈报户部，州县各存档一份。唐太宗十四年(639)，全国有州360个，县1557个，州县数量之多加之必须一式三份，可见编制户口册这项工作量之大，用纸必将也是惊人的。

唐代在用纸方面制定了严格的制度，当时纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有所区别：“当时有黄纸和白纸两种，黄纸为皇室所专用，一般官吏和民间是不能使用的”，《唐六典》：“发日敕用黄麻纸，敕旨、论事敕、及敕牒用黄藤纸，其敕书颁下诸州用绢”，但皇帝的命令文书也有用白麻纸书写的，如“凡将相出入，皆翰林草制，谓之白麻”。翰林院用白麻纸写诏书，皇帝为赏赐、征召而颁发的敕书用白藤纸，慰问出征的将士的敕书用黄麻纸，用于任命将相的告身文书用金色五花绫纸，对邻近少数民族政权赏赐的敕书用五色金花白背纸等等，特别值得一提的是中书省起草的诏令文书也大量使用黄纸，“黄色在唐代被确立为尊色并为后世朝代所沿用，用黄纸可以凸显皇帝的尊贵，又有利于文书档案的长期保存。”仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书种类，这一制度使文书整齐、统一，利于进一步的文书分类和统一保管。唐朝所建立的一套公文用纸制度，为后代所继承和发展。

1.4执论制度。即文书签发前的决策和论证。如“贞观元年，上谓侍臣曰：‘……诏敕如有不便。皆须执论，比来维觉阿旨顺情，唯唯相尚……若唯署敕文书而已，人谁不堪……自今以后，诏敕疑有不稳，必须执之。”为了保证文书在内容方面的稳便，唐政府对文书的执论作了具体规定：凡军国大事，中书舍人要各抒己见，充分讨论，并要就所提意见，亲自签署，以示负责；然后，送本部门上级官员审定：最后，送门下省审驳，由门下省官员给事中、黄门侍郎审查、执论，提出修改或反驳意见。如此规定，是为了集思广益，以减少文书的失误，做到准确行政。

1.5贴黄制度。唐朝是以制敕的形式来发布政令的，因此制敕是唐朝最具权威、最重要的下行文书，不得有误，“制敕的拟定有两个重要环节：一是承制，即领旨；二是写制，即草拟”。两个環节中任何一个出现失误都将贻误公务。因此，为了为弥补、纠正在制敕中的失误，唐朝发明了贴黄制度，所谓：“敕有更改者，以纸贴黄”，“唐制：降敕有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖敕书用黄纸，则贴黄亦黄纸也。”《唐会要》亦云：“上元三年(676年)闰三月，诏制敕并用黄麻纸”。敕书若有须改正之处，就用黄纸贴上，然后改写，这就是帖黄。“这里所说的黄纸是一种经过黄柏汁浸泡的纸，因黄柏纸中含有小柏碱，纸经它浸泡具有杀虫防蛀的功能”。这一制度首创于唐，以后历代政府相沿使用并不断发展创新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得进一步发展，到崇祯时期贴黄制

度达到高峰。正所谓：“一种制度，尤以习惯积累而成者，往往其始也微而难察，不成规制。兴之既久，其势渐成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其机能作用自亦随之扩大。”唐代的贴黄制度正深刻地说明了这一点。

1.6签押、判署制度。唐朝规定，文书制作完毕之后，需要经过本部门长官的审定认可，长官如认可，则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样，此称之为判署。同时，文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕，则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可，此称之为联署。需要注意的是，唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之，不得代署，唐代律令也对此有相关的处罚措施，“诸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文，保证公文的准确与安全。但此事并非一成不变，如“初，肃宗之世，天下务殷，宰相常数人，更直决事。或休浴各归私第，诏直事者代署其名而奏之，自是踵为故事。时郭子仪、朱沘虽以军功为宰相，皆不预朝政，独居政事堂，代二人署名奏(崔)佑甫。”由此可见一斑。

1.7誊写、用印和折迭制度。文书经长官和承办人员签押和判署之后，需要誊写的文书，有誊写人员誊抄。誊写事件有规定，不许过限，“凡尚书省施行制敕，案成则给程以钞之。通计符、移、关、牒，二百纸以下限二日，过此以往，每二百纸以上加二日，所加多者，不得过五日，若军务急速者，不出其日”。另外，对于御批文书，则需要留案，然后将文书誊抄一份，对外施行。《唐六典》卷八：“覆奏(谓皇上批复)画‘可、‘讫，刘门下省为案，更写一通，侍中注‘制可，印缝署，送尚书省施行”。文书经誊写完毕，需要用印的文书，则由监印之官对之进行勾检，确定无误之后用印。“凡施行公文应印者，监印之官，考其事目，无或差谬，然后印之，必书于历”。并规定，一文一印。一份文书若有2页以上的公文纸，则要盖骑缝印。文书的完成日期以及用印文书都要记录下来并纳库保存。此外，文书制作完毕后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起来，合为一本，则开为多页，便于阅读、运转、保存”，这就是所谓的折迭制度。

1.8一事一文制度。“即规定一份公文只能叙述一个问题或一件事情”，“这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性、及时性有积极作用，”并且加速了文书运转的速度，成为文书的主要写作原则之一，沿用至今。

1.9收文处理制度。唐代对于文书的传递期限有明确的规定，并标记于文书之上。“凡内外百司所受之事，皆印其发日，为之程限，一日受，二日报，小事五日，中事十日、大事二十日，狱案三十日，其急务者同焉。小事判，勾经三人以下者给一日，四人以上者给二日，中事每经一人给二日，大事加一日，内外诸司咸率此。”收文机关在收到文书之后，要做一些处理。

2归档保存阶段

2.1归档制度。由于唐朝严格规定公文必须执行一事一文制度，因此在归档时也严格规定一文一事的归档制度，这有利于根据不同的事情进行不同的归档：有利于归档内容的统一：“有益于档案的保管，便于日后查找利用”。此外，唐代文书在发出之前要经过勾司或勾官以及监印官的仔细检查，并在文案上进行标记或盖章，之后文书便登记入库。“凡文案既成，勾司行朱讫，记年、月、日，纳诸案。”对于文书的归档，还有严格的时间规定，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节，率以岁终为断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”对于因毁弃或亡失符节印以及制书官文书者而造成档无法归档者，唐代律令中列有专条，来规定对这类行为的处罚。

2.2勾检制度。这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者，谓发辰检稽失，诸司录事之类。勾者，署名勾讫，录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓，文书本身是否有错讹之处，文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员，在中央，尚书省是最高级文书档案勾检部门，“勾检全国各级行政管理官府的官文书(同时也勾检与文书有关的各级官吏)是尚书都省的主要职能之一，这又可分为两种情况：一为内外诸司应出文书皆须送尚书都省勾检，其稽失者的负责官吏要受到行政处分甚至刑事处罚。二为全国内外诸司的一处理完毕的官文书(亦即档案)必须送纳尚书都省覆校。”“(尚书省)左右司郎中员外郎，各掌付十有二司之事，以举正稽违、省署符目，都事监而受焉”。尚书省六部也设有都事、主事令史、书令史等官吏负责文书档案的监督工作。在地方，负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出，需要勾检，档案的收集和归档，也需要勾检，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节。率以岁终未断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州，则本司推校，以授勾官。勾官审之，联署封印，附计账，使纳于都省。常以六月一日，都司集诸令史对覆。”勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等，勾检的内容包括：文书档案是否办理完毕，文书是否违期，档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤，这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”

2.3文书的保管与移交制度。唐代虽然缺乏对文书档案利用价值大小鉴定的深刻认识，但也初步确立起了文书档案的保管制度。如户籍档案，“(凡天下州县)每一岁一计账，三年一造户籍……县以籍成于州，州成于省，户部总而领焉……州县之籍，恒留五比，省籍留九比”。户籍档案在地方保存15年，在户部保留27年。其他文书档案的保管期限，也视其重要程度而定。据《唐律疏议》：“文案不须长留者，每三年一检除”。在唐代，由于纸张的保管技术大为提高，对于防虫、防湿等技术的掌握，也为唐代文书的长期保存提供了物理條件。在文书的移交方面，《唐律疏议》规定：“其主典替代者，文档皆立正案，分付后人。”主管文书档案的人员离职时，要对所有文案设立簿册，交由新任保管人员。这样避免了新的文书档案管理人员因为对文书的不熟悉而造成失误。对于遗失保存的文书，而造成缺漏错误；或因为管理不善，造成库藏起火或档案错漏，唐政府都将追究主管人员或工作人员的责任。

2.4保密和安全制度。文书作为政府发布命令，传递信息的重要工具，对于维护统治秩序和国家安全影响深远，由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常发生文书失窃，国家机密

被泄漏等事情，“档案的安全关系到统治者的切身利益，”因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密性和安全性，显得尤为重要，在唐代，中书舍人负责诏敕的拟定，關系极为敏感。对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节，都要求经办人员仔细检查，并在文书原件上署名，这样在出现问题时可以及时落实责任，确保文书的安全。唐代政府还规定：制书官文书只能由勾检官收发，其他人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为，因其严重地干扰了国家正常的统治秩序，损害了政府的权威，而且很可能泄露机密，不利于文书档案的安全和保密，这类行为是要受到严厉处罚的，“诸漏泄大事应密者，绞。非大事应秘者，徙一年半；漏泄于藩国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十，非大事者，勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令，强制实行，确保了文书档案的安全保密。”

2.5档案的利用制度。古代各王朝都把档案视作国之重器一般的事物，对其严加保密，不得允许私人是无法亲近的，古代政府能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员，唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度，设立史馆，专门负责国史和前代史的修撰，史官修史所需的数据来自于各个部门，唐制规定，政府各机构，地方各州县，都有向史馆报送资料的义务，送上来的数据包括天文祥瑞、州县废置、义士节妇、会计赋税、选举选官、外方异域等诸多方面，以供史官采集成史。唐代修史，因为有档案数据的利用制度作保障，所以取得了可观的成就。如南北朝各朝史书的编成，唐代各帝的起居注、实录等。同时，也促成了史学的发展，利用档案编纂各种典章制度方面的书籍方兴未艾，如《唐六典》、《唐律疏议》、《唐大诏令集》等。此外，唐朝还用档案编修谱牒，“令吏部尚书高十廉、御史大夫韦挺、中书侍郎岑文本、礼部侍郎令狐德棻等人，刊正姓氏，普责天下谱碟，兼据凭史传，剪去浮华，定其真伪，忠贤者褒进。悖逆者贬黜，撰为《氏族志》。”贞观十二年(638)，编成《氏族志》100卷，内容非常丰富。

安全培训档案管理制度 篇4

第一条

为进一步规范安全培训档案管理，做好集团公司安全培训工作，根据《生产经营单位安全培训规定》(原国家安监总局3号令)、《煤矿安全培训规定》（原国家安监总局92号令）以及省厅关于安全培训档案管理的规定和要求，结合集团公司实际，制定本制度。

第二条

本制度适用于集团公司各单位及安全培训机构。第三条

集团公司培训管理部门负责指导、监督各单位和培训机构的安全培训档案建设工作，各单位相关部门负责建立本单位安全培训档案及保存，各培训机构负责建立承办的各类从业人员安全培训档案及保存。

第四条

安全培训档案建立应遵循反映培训过程、内容完整有序、编码简单有效、保存安全可靠、管理使用方便的原则。

第五条 安全培训档案应按从业人员安全培训档案和企业安全培训档案分别建立，做到统一规格、式样，使用档案盒或档案夹的方式进行存放。

安全培训档案资料采用A4(试卷可用A3)规格纸张制作。第六条

各单位及安全培训机构要设立专门的安全培训档案室，建立健全安全培训档案管理制度，配备熟悉业务的专（兼）职档案管理员，负责档案的收集、整理、维护、保管等工作。第七条

各单位必须建立健全从业人员安全培训档案，实行一人一档，从业人员安全培训档案内容包括：

1、从业人员安全培训档案登记表，是员工个人基本信息和历次接受安全培训的直接反映，记录传递该员工入职后接受新工人、岗位工种等安全培训概况（详见附件1）；

2、身份证复印件、学历证书复印件；

3、从业人员安全生产违规违章行为登记表，主要记录安全生产违规违章行为，以及被追究责任，受到处分、处理的情况（详见附件2）；

4、其他有关情况。

从业人员安全培训档案统一使用书面或电子档案，逐步推行电子档案。从业人员安全培训档案应当按照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）保存。从业人员安全培训档案须根据变化结果15日内确保更新。

第八条

各单位及安全培训机构开班培训必须建立企业安全培训档案，实行一期一档。企业安全培训档案的内容包括：

1、档案目录，主要概括期档中包含的资料内容；

2、培训计划审批表，培训计划是按照一定的逻辑顺序排列，从组织战略出发，在全面、客观的培训需求分析基础上做出的对培训内容、培训时间、培训地点、培训对象、培训方式、培训考核和培训费用预算等方面的预先设定（详见附件3）；

3、培训教学安排，主要对培训课程的内容进行章节细化，并进行了授课时间安排（详见附件4）；

4、培训课程安排表，主要是根据培训教学安排和选派的老师，进行培训课程安排（详见附件5）；

5、培训学员名册，主要反应的是培训学员的岗位准入条件和联系方式等（详见附件6）；

6、课程讲义及审批表，主要反应的是审批人对课程讲义需严格审批并提出意见，授课教师根据审批意见及时修订打印课程讲义，安全培训机构要予以存档（详见附件7）；

7、考勤表，是对培训学员和授课教师在培训过程中的出勤情况的记录，考勤要求是实名按时签到签退，不得以“√”点名形式代替。若有的单位使用考勤设备对培训学员和授课教师进行指纹或刷脸考勤，需要将电子考勤记录进行存档（详见附件8）；

8、班主任日志，是每期培训班班主任对培训教学过程的管理工具，主要从学员出勤情况、教师到岗情况、课堂纪律情况及教学计划落实情况等方面进行记录（详见附件9）；

9、听课记录评估表，是培训管理者为进一步提高培训教学质量，对培训教师的现场教学的评价（详见附件10）；

10、实操教学登记表，主要是对实操教学过程的记录（详见附件11）；

11、学员座谈会记录表，主要目的是让培训学员对培训整个过程作出评价（详见附件12）；

12、学员满意度综合测评表，是学员对培训课程设置、培训讲义、培训教学态度及培训管理情况等方面进行评估。参与测评的学员要占到本期学员总人数的10%以上（详见附件13）；

13、考场报告单。记录考试现场情况和监考人员（详见附件14）；

14、考试成绩册。记录学员考核的部门和学员的具体成绩（详见附件15）；

15、原始试卷及现场考核影像资料；

16、综合考评报告。记录的是要对本期安全培训班培训和考核情况进行分析总结，报告记录要载明培训考核整体情况，表现出的亮点和需要持续改进的方面；

17、其他有关的如实反映培训过程的档案资料。

企业安全培训档案必须在培训结束后30日内归档。对企业主要负责人和安全生产管理人员的企业安全培训档案必须保存3年以上，对特种作业人员的安全培训档案必须保存6年以上，其他从业人员的安全培训档案必须保存3年以上。

第九条

各单位要在15个工作日内对新分配和新调入的人员建立从业人员安全培训档案，调出单位要根据“个档随人走”的原则，主动做好档案的移交工作。

第十条

安全培训档案不得复制、复印、抄录，确需复制、复印、抄录的，经档案管理人员核对无误后，由安全培训档案管理部门在复制、复印、抄录件上标注“与原件内容一样”字样，并由经办人签字、加盖安全培训管理部门公章。

第十一条

各单位根据培训档案管理工作实际，在尊重事实、如实记录的基础上，可通过定制开发培训档案信息化网络平台，实现培训档案资源共享和信息化管理。

第十二条

不具备安全培训条件的单位在委托具备安全培训条件的机构进行安全培训结束后，应当按照本制度建立健全安全培训档案。

第十三条

集团公司各单位开展的相关业务、技能等培训学习活动，参照本制度如实建立相关培训档案。

第十四条

本制度所涉及的表格形式，在保证内容不缺失的情况下，可根据实际情况进行适当调整。

第十五条

本制度从下发之日起开始执行，原《潞安集团员工培训档案管理规定》（潞矿职教字【2014】458号）同时废止。

第十六条

本制度解释权归集团公司职教处。附件：

1、从业人员安全培训档案登记表

2、从业人员安全生产违规违章行为登记表

3、培训计划审批表

4、培训教学安排表

5、培训课程安排表

6、培训学员名册

7、课程讲义审批表

8、培训考勤表

9、班主任日志

10、听课记录评估表

11、实操教学登记表

12、学员座谈会记录表

13、学员满意度综合测评表

14、考场报告单

干部教育培训档案管理制度 篇5

为进一步推进干部教育培训工作的科学化、规范化、制度化，根据《干部教育培训工作条例》有关规定和《河北省工商行政管理系统“十一五”干部教育培训规划》、《关于新一轮大规模培训干部工作的实施意见》要求，结合实际，制定本制度。

一、根据干部管理权限，开展干部教育培训档案管理工作。省局人教部门负责系统处级干部、省局机关干部培训档案管理；各市局人教部门负责科级干部、市局机关干部教育培训档案的管理；各县（市、区）工商局负责科级以下干部教育培训档案管理。

二、干部教育培训档案主要包括综合管理档案、个人培训档案和其他需要建立的档案。综合管理档案主要包含本级局干部教育培训计划，干部教育培训情况统计表，干部培训情况登计表，各班次的具体培训方案、培训通知及培训人员名册、培训人员考核成绩汇总、培训总结等资料。干部个人培训档案主要包括培训党员登记表、学员结业成绩或考核鉴定表等资料。

三、干部教育培训档案登记坚持实事求是的原则，做到真实、全面、客观、公正、准确。人教部门和干部所在单位共同负责干部教育培训档案登记材料的收集、统计、填报工

作。干部本人应主动向所在单位和人教部门申报参加教育培训的情况。

四、干部参加教育培训的相关资料应及时载入干部人事档案。干部教育培训档案登记的培训记录，作为培养、选拔、任用和考核、管理干部的重要依据。

五、干部教育培训档案应专人负责、专柜存放。干部调动时，按干部管理权限交干部培训个人档案。

六、省局人教处负责对全系统干部教育培训档案管理工作进行督导考核。

七、本制度自下发之日起实施。

附：

1、干部教育培训情况统计表

2、干部培训情况登记表

员工培训档案制度 篇6

员工档案材料收集补充制度

1、按照中组部《关于干部档案材料收集归档规定》，经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。

2、收集的员工档案材料必须是组织上形成的、或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

3、凡新参加工作的员工、地方安置的部队转业干部，都应填写“员工履历表”，审核后，补充进员工档案。

4、员工档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管员工档案的部门归档。

5、掌握形成员工档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

7、认真办理员工档案材料收集登记和交接手续。

员工档案材料鉴别归档制度

1、对收集的员工档案材料必须根据国家电网公司的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整，文字清楚，对象明确，手续完备。

3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

4、员工人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

5、归入的员工档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

员工档案转递制度

1、转递员工档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、厂（处）级以上的党委组织、人事部门，可直接转递员工档案。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、员工档案应通过机要交通转递或专人送取，不准邮寄或交本人自带。

5、转递档案必须填写“员工档案转递通知单”，办理登记手续。

6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“员工档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回，逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

7、员工档案应随着员工的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

8、凡是转出的员工档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

员工档案检查核对制度

1、员工档案管理部门对所管理的档案要定期进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、凡提供利用的员工档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、整理好的员工档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

4、转出和接受员工档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的员工档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

6、输入计算机的员工信息须与员工档案核对无误后，方可使用。

员工档案保管保密制度

1、为确保员工档案的绝对安全，员工档案管理部门，要建立坚固的专用档案库房，配置专用铁质的档案柜，库房面积每千卷档案不少于20－25平方米。

2、库房内应具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全设施，要保持库房内适宜的温度（要求：温度14－24ºC，相对湿度45%－65%），库房内要配置空调、去湿、灭火等设备。

3、员工档案库房，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

4、非管理及无关人员一律不得进入档案库房。

5、严禁用电话、电报索取或提供有关员工的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

6、不得向无关人员谈论泄露有关员工档案的内容。

7、严禁任何人携带员工档案材料进入公共场所和娱乐场所。

8、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

员工档案查（借）阅制度

1、查（借）阅人员必须是中共党员，持有《查阅干部档案审批表》，档案室凭审批表提供档案。

2、员工档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的员工档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

5、查阅人员要爱护员工档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

6、未经主管部门同意不得复制员工档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

7、员工档案一般不外借。因特殊需要，须按查（借）阅员工档案的审批手续办理，并填写借条。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。

送交员工档案材料制度

1、主动送交员工档案材料归档是档案形成部门的职责和义务，是不可缺少的一道重要工作程序。任何个人都不得擅自保存档案材料，更不得据为已有（送交时限为材料形成后一个月内）。

2、建立送交档案材料网络体系，在人资、培训、科技、纪检、工会等有关部门确定一名兼职的员工档案信息采集员，及时采集、提供员工信息材料，保证送交档案材料工作的顺利进行。

3、员工档案管理部门，对未能按时送交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

4、员工档案管理部门应该坚持制度，发现个别不符合撰写要求或手续不完备的材料时，应立即退回送交单位或部门，提出要求，限期交回。形成档案材料的部门有责任按规定办理。

员工档案计算机管理制度

1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以员工档案和员工人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

4、新进员工档案和零散材料的信息录入在三日内完成；员工档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

6、不得随意使用外来磁盘，确需使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得提供、复制员工信息，无关人员不得查看员工信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用员工档案信息对员工队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

员工档案管理人员职责

1、按照人事管理权限，保管应管员工的人事档案，为人事工作提供优质服务；

2、收集、鉴别和整理员工档案材料；

3、办理员工档案的查阅、借阅和转递；

4、登记员工职务、工资的变动情况；

5、为有关部门提供员工的情况；

6、做好员工档案的安全保密、保护工作；

7、调查研究员工档案工作情况，制定规章制度，搞好员工档案的业务建设和宏观业务指导；

8、推广、应用人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案馆移交死亡人员的档案；

10、办理其他有关事项。

浅谈档案培训工作 篇7

一、档案培训工作的要求

(一) 组织者应与时俱进。新的形势赋予了档案培训工作以新特点、新内容和新任务, 档案培训组织者应认真学习档案工作的方针政策、法律法规, 熟悉新形势下的档案工作重点, 进一步拓宽培训工作思路, 调整培训工作任务, 创新培训工作方法, 提高培训工作质量, 助推新时期档案工作健康发展。

(二) 培训与实际工作相结合。档案培训必须与实际工作相结合, 要紧紧围绕档案工作重点, 有针对性地举办各种层次、适应多种需求的业务培训。既要抓好传统基础的档案业务培训, 如档案制度建设专题培训、检索工具编制专题培训及特色编研材料专题培训等, 又要适时加入电子档案管理等新的方法和理念, 增加档案登记备份工作和档案文化建设等新内容, 以更好地适应新工作、新任务的需要。

(三) 培训方式要灵活多样。在开展档案业务培训的过程中, 应根据不同类型和内容的培训专题, 采取集中、分散、短期、座谈等不同的培训方式。如, 制度建设的专题培训可以采用传统的开班授课形式;档案登记备份工作的专题培训可以邀请专业教师或专家作专题讲座;档案文化建设的专题培训可以召开研讨会专题讨论的形式举办等等。灵活多样的培训方式能很好地调动课堂气氛和学员的学习热情, 促使他们轻松地掌握档案业务知识, 达到提高培训质量的目的。

(四) 师资力量应充实加强。要保证档案培训的质量和效果, 培训师资力量是关键, 加强师资队伍建设是根本。作为一名合格的档案培训教师, 除要拥有专业的知识功底和较高的教学水平, 熟悉档案管理工作的政策、法规、标准外, 还要有较强的责任感, 并且关心档案事业的发展。因此, 在档案培训教师的选择上应严格地按照这一标准进行, 并适时举办档案师资力量培训班, 通过培训, 一方面更新现有培训师资的知识结构, 提高师资水平和能力;另一方面储备潜在的培训师资力量, 为充实培训师资队伍做好准备。

二、做好档案培训工作的策略

(一) 培训观念要创新。一是树立“人才是第一资源”的观念。把培养人才作为一项重大战略切实抓好, 形成一种“尊重知识、尊重人才”的浓厚氛围。由于传统档案教育观念和职业培训模式的影响, 现行许多教育培训的手段及方式、方法滞后于时代的发展。因此, 培训部门要转变传统的单纯以教师为主体、以教材为中心的培训观念, 要以参训人员的实际需求为导向, 改变封闭学习、理论灌输的方式, 将课堂讲授、研讨学习、社会实践这三种方式有机结合, 充分发挥参训人员的主观能动性和创造性。二是转变“为证书而参训”的观念。要尽快建立起比较完善的培训奖励机制和改革机制, 从精神方面、物质方面予以鼓励, 激发参训人员的积极性和创造性, 真正使参训人员做到学习态度端正, 学习目的明确, 并能积极主动地将所学知识应用到实际工作中。三是转变“为创收而培训”的观念。正确处理好培训与创收的关系, 明确培训的主体地位, 注重培训效果。牢固树立科教兴档的思想, 打破常规, 开阔思路, 坚持以培养一专多能、文理兼通的档案复合型人才和创新型人才为目标, 搞好全面规划和具体实施。通过采取各种有效措施, 进一步加大档案教育培训力度, 努力提高档案教育培训的质量和水平。

(二) 培训方式要创新。一是应用多媒体技术教学。在现代化建设进程中, 多媒体技术已走进课堂, 它以其灵活多样的形式使课堂教学更生动直观, 大大提高了参训人员的学习兴趣和学习效率。尤其是电子文件与电子档案管理、计算机操作技术等相关课程, 更需要广泛采用多媒体技术, 边讲课、边演示、边操作, 收到事半功倍的效果。二是采用“请进来教、走出去学”的外向型培训方式。“请进来教”就是请上级业务部门或高等院校的业务、理论高手为培训班讲课, 以改善县级培训教师业务、理论水平相对较低的现状;“走出去学”就是组织参训人员到兄弟市县、上级业务部门交流学习, 既能在工作经验和方法上取长补短, 又能开扩视野, 拓宽工作思路。

试论档案业务培训工作 篇8

关键词：档案；业务培训

国家档案局于2011年印发了<<国家档案局关于开展档案业务人员全员培训工作的意见>>，要充分发挥档案教育在档案事业发展中的作用，为档案事业的可持续发展提供智力支持和人才保证。档案业务培训是构成档案教育的一部分，档案业务培训是提高档案业务人员业务能力和职业道德水平的重要途径之一，定期开展业务培训工作可以有效地促进本地区、本部门的档案工作发展进而为做好档案工作从而能够更好的为现代化建设提供档案利用。

一、开展档案业务培训的必要性

（一）提高档案从业人员的业务能力和职业素养

《中华人民共和国档案法》里第二章第九条明确的规定：“档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”机关单位里的档案工作是由具体的档案业务人员来完成的，档案业务人员的业务能力水平高低直接决定机关单位档案工作的好与坏。档案从业人员职业素养的提升也依靠档案业务的培训，档案职业不同于其它的职业，档案记录一个机关的所有活动，其中有很多是需要保密的，需要从业人员能够保守国家和机构的秘密。职业素养的形成不是一朝一夕就能够培养出来的，需要不断的强化和学习，档案从业者的职业素养要不断地提高以满足档案共工作的需要。

（二）做好档案工作

档案从业人员是机关单位档案工作的主体，开展档案业务培训有助于提高其职业技能从而能够更好的从事档案工作。档案工作做得好可以为机关日后的利用工作提供便利同时也为机关保存其历史记录。每一个档案业务人员都是档案事业上一道亮丽的风景线，档案事业的持续健康发展需要每个从业人员有能力并认认真真的做好本职工作。要真正的做好档案工作要涉及各方各面，档案业务人员要不断的提高各方面能力如完整齐全的收集各科室的各种档案材料、做好档案的交接工作等。

（三）提升档案行业的整体形象

每个档案从业人员是档案工作整体形象的一个窗口，整体形象的提升有赖于每个档案从业人员职业能力的提升是因为具体的档案业务工作是由其来完成的。每个档案从业人员在自己的岗位上尽职尽责，为机关做好档案工作使得档案收集齐全且管理的有条不紊，便于机关各方面的利用工作，这样每个单位的档案管理工作做好了也为档案馆接收这些单位的档案时提供了大量的档案资源。使得档案馆的馆藏档案来源更加的丰富和合理，更有利于今后开展档案的提供利用工作，能够提供人们所需要的档案信息从而有助于提高档案行业的整体形象。

二、档案业务培训中存在的问题

（一）档案业务培训时间短

档案培训时间一般都是三天左右，很多学员都是身兼数职且而一旦离开工作岗位就会给所在单位的工作造成一定的影响从而很难举行时间相对较长的培训班，教学时间短而且内容多，不能够在短时间内把档案工作的技能和方法完全讲授清楚和使档案从业人员的职业素养得到系统完整的训练和提升。在如此短暂的时间里能够学到的东西是比较少的，如何在短时间内使参加培训的人员快速掌握档案工作方法和熟悉档案工作流程是问题之所在。培训时间短的同时还有培训人员没能把心思放在学习上，上课时还兼顾着单位的事情使学习效果也受到了大打折扣，把培训工作当成是一项必须完成的事项而没能够静下心来学习。

（二）档案业务培训内容少

档案业务培训内容由于时间的限制，培训内容也比较少。没能够涵盖档案工作当中出现的所有档案类型且档案培训教材的编写没能够深入的把握一线档案工作者所需要的知识，没能够一经培训就能够使从业人员上手进行档案整理活动从而使档案业务培训流于形式，达不到令人信服的效果。档案培训教材内容的编写要贴切实际工作且内容丰富，使档案业务人员在碰到问题时可以随时通过培训教材进行自我学习从而做好档案工作。

（三）档案业务培训人员杂

来参加档案业务培训的人员相对的比较杂，有从事过多年档案工作的也有刚从事档案工作的新手进而大家对档案整理的能力和认识水平不一样。大多数单位的档案整理人员多数都是兼职的而且流动相当的大，业务知识水平不统一，需要档案部门的培训提升业务能力。来参加培训的人员年龄参差不齐而且专业背景差别大，理解能力和接受能力不一样，要对众多的培训人员区别对待和因材施教是有一定难度。

（四）档案业务培训实操少

档案部门举办的业务培训大部分是以理论课的为主，对于大多数的档案业务人员来说其理论需求是没有那么多反而是需要更多的实际操作技能，要能够把理论结合实际进行深入的讲解给学员，或者通过案例教学或示范讲解的教学，同时让学员亲手实际操作，真正的学到家。一线档案从业人员兼职的多且流动性大，相当一部分人没有经过系统的档案培训，理论和实际工作能力相当的欠缺，其理论水平可以慢慢的提高上来，但是其业务能力则要得到迅速的提升以便能够马上使用到工作中去，把档案工作做好。

三、解决对策

（一）档案业务培训要高效且有针对性

由于档案业务培训的时间短且大多数档案业务人员还兼有别的事务，档案业务培训要具有针对性的开展业务培训工作，使档案从业人员来参加培训后回去能够更好地开展档案整理工作。在短时间内得到强化训练和提升业务能力，能够学有所用并在工作当中能够很好的应用。这样才能够让档案业务人员更加积极地参加这样的业务培训，使培训工作开展越来越有水平同时也使人们更加积极的参加档案部门举办的培训班，形成良性的循环促进档案工作的良好发展。

（二）教材的编写要内容丰富且实用性强

档案业务培训的教材要经过档案部门前期的调研并进行精心的编写，贴切本地区的档案实际工作并能够很好的指导一线实践工作且能够涵盖档案工作当中出现的大部分档案类型，并使从业人员也能够通过自学后做好档案工作。业务培训教材不同于理论著作，业务培训教材主要是侧重技能方面的培养和技术的使用。档案部门利用每年都要下各个部门去检查档案工作的完成情况的时机，把在检查当中出现的问题汇总起来，待下一年业务培训教材编写时可以增加进去，这样一年又一年下来使档案教材更加的完善并真正的贴切现实从而使各单位的档案工作越做越好。档案培训内容依赖于档案培训教材，通过对教材的学习使档案从业人员能够更好地从事档案工作。

（三）分层分类有针对性的开展培训

档案业务培训工作要实行分层分批次的进行，首先要对即将来参加培训的档案从业人员进行摸底排查，并结合这些人员的实际情况来制定合理的培训计划来对他们进行培训。对于没有经过培训的业务人员来说，要对其进行最基本的业务培训；对于已经参加过基本业务培训的从业人员来说，要对其进行更深入的档案学理论知识教育，使其具备更高的理论知识水平，能够对档案工作和档案事业有更清晰的认识和理解。分层分批次的进行培训，使培训工作能够更有针对性的开展，防止出现一刀切的情况进而浪费人力物力资源。现实当中许多单位档案业务人员流动性大，要针对这一点做好培训工作，使从事档案工作的每一个业务人员都得到相应的培训并使其能够更好的上岗从业。

（四）理论结合实际并实地操作训练

档案业务的培训要贴切现实的档案工作，在课程当中加入具体的实践操作。手把手的教学，进行案例教学、示范教学并让学员亲自动手去整理然后培训人员进行指导和训练，并给参加培训的学员相互讨论和学习，同时还要组织去实地观摩档案的整理。让档案业务人员更深入的理解档案工作和知道怎么去整理机关单位的档案，才能够更好的使参加业务培训的人员更加深入理解档案部门开展培训工作的意义和价值所在。从实用主义的角度出发，对新入职的档案从业人员进行业务培训使其能够更快的熟悉档案工作并回去整理好本单位的档案，力争把本部门的档案工作做好。

档案业务培训工作的开展是提高各单位档案工作水平的重要途径之一。开展档案培训工作的档案机构要深刻的认识到开展档案工作培训是在树立在档案机构的形象同时也是做好本地区档案工作的重要组成部分之一，要精心的进行策划和组织培训。参加业务培训的各单位人员要意识到参加培训工作是为了提高其业务技能和职业素养，要珍惜培训的机会积极学习或者带着问题去学习，培训归来能够把本单位的档案工作做的更好，才能够达到培训的目标。

参考文献：

[1]杨汝鉴.档案工作岗位培训教程[M].昆明：云南民族出版社，2008.04.