一般书信的写法

一般书信的写法（精选5篇）

一般书信的写法篇1

关键词：商务英语书信,格式,结构

随着各国之间贸易交流的加深, 尤其是在我国加入WTO后, 国际贸易活动日益频繁, 作为对外贸易中的一种基本的交际方式, 商务英语书信也得到广泛应用。然而, 有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼, 空洞无物;有些累赘而模棱两可, 充满着陈词滥调, 晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误, 这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生, 以及从事对外贸易的工作者来说, 熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用, 是不可或缺的一项技能。

一、商务英文书信的格式

一般来说, 现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法, 缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间, 有时可能会缩进更多。现在, 齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始, 段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行, 以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是, 有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便, 所以, 人们使用了一种改良的齐头式, 即把日期放在右边, 而把其他内容放在左边。一般来说, 我们通常使用单行距来布局一封信, 这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好, 可以选择使用齐头式或缩头式。

二、商务英文书信的结构

不论传统的缩头式, 还是现代的齐头式, 一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容, 前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中, 每一部分内容都有自己固定的位置, 包含自己独特的内容, 是不能随意互换的。

1. 信头。

信头所包含的是写信人的基本情况, 包括姓名、地址、电话号码、电传号码, 以及传真号码甚至E-mail地址。信头在信纸的最上方, 有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸, 以及一个整洁、匀称的信头, 可以展示一个公司的风采, 增强公司的信誉。

2. 案号和日期。

案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行, 不管是齐头式还是缩头式, 一般把日期放在右端, 这可起到行尾的作用, 使信看上去更整齐。在商务英语书信中, 日期一定要写全, 不能用数字的形式, 因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号, 年份后面不用标点。

3. 封内名称和地址和开头称呼语。

封内名称和地址要用齐头式, 紧靠信纸的左边, 这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语, 在英文书信中要使用敬语, 在称呼方面, 商业上最普遍的有Gentlemen (美国式) 与Dear Sirs (英国式) 二种, 相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的, 美语用Gentlemen (复数形式) , 英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号, 英国式采用逗号, 美国式用分号。

4. 信文。

信文是实质性的内容, 信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确, 切中要点;段落划分明确, 每段集中于一个话题;打印准确, 布局要有艺术性, 使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏, 它是信文的框架。信文多用单行距, 有些短信可用双行距。

5. 结尾敬语。

结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards, 典型的英国式表达有Yours sincerely (熟人或知道对方姓名) , Best wishes, kind regards和yours faithfully (不知姓名) 。结尾敬语必须和信文紧连一起, 不能分开, 更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况, 则信件必须重新安排、打印。

6. 写信人签名或签署。

签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印, 而主管人签名则必须是手写, 两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行, 大约留出五行或更多的空间。

7. 注意事项。

注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention, 下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时, 则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外, 可放在信文以上中间。

8. 事由、标题。

事由或标题在开头称呼语以下两行, 下加横线, 除齐头式外, 一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题, 让收信人先对所谈内容有所了解。

9. 经办人代号和附件。

经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写, 可用小写, 也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure, Enclosures, Encl.Enc等。

1 0. 抄送。

抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc, 后面加上收件人或公司的名字, 可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc, 后加收件人或公司的名字, 只打印在复印件上, 并且只有写信人和收信人知道。

1 1. 附言。

附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容, 可用此方式, 但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉, 即在写信前, 你未能很好地安排你的信件, 这可能会影响到你的信誉。

总之, 当书写商务英语书信的时候, 必须谨记:选定一种格式, 坚持使用, 不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件, 会留给人一种良好的印象, 促进双方的进一步往来, 直至交易的达成。

参考文献

[1]戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报 (社会科学版) ;2001年03期;68～70

[2]吴鑫雁:商务英文函电主要写作技巧[J];辽宁财专学报;2002年01期;65～66

书信写法（范文模版）篇2

书信可分为一般书信和专用书信两大类。

 一般书信常指私人间往来的书信，也有个人对组织、组织对个人的。可用于表示庆贺、问候、规劝、吊慰、请托、推荐、邀请、洽谈工作等用途。一般书信，要求写得礼貌周全，语言简明，字迹工整，清楚明白。写后要仔细检查，看意思是否清楚，用词是否恰当，有否有漏字和错别字，准确无误之后方可发寄。

书信的格式，包括称呼、问候、正文、结尾、署名、日期等几个部分。

①称呼：书信的称呼要根据写信人与收信人的关系来确定。对特定的对方，称呼前可加上“ 敬爱的”、“尊敬的”、“亲爱的”等敬语，以示礼貌和尊重对方。称号要写在信的第一行，顶格写，称呼后面加上冒号。

②问候：问候语写在称呼的下一行，空两格，可以独立成一小段。一般的问候语有“您好”、“你好”等。问候语后面加叹号。也可根据对方的不同情况，从节日、身体、工作、学习等方面问候，根据不同的情况写不同的问候语。

③正文：正文是书信的主要部分，中心内容都写在这里。正文中的话要说清楚，做到表情达意，简明扼要。正文写在问候语的下一行，开头空两格；

④结尾：结尾语是正文写完之后，加上致敬或或祝愿的话来收束全文。结尾语要根据对象的不同而有不同：一般写“此致敬礼”；给长辈可写“敬祝健康”；平辈可写“祝工作顺利”、“祝身体健康”；给晚辈可写“愿你进步”；如果是节日可写祝贺节日快乐等等。结尾语的 “祝”、“敬祝”、“此致”等可紧接正文写，也可独占一行，空两格写，“健康”、“快乐”、“敬礼”等要另起一行，顶格写。

⑤署名：署名是写完结尾之后，签上写信人的名字，一般写在右下侧；如果是直行，就写在左下侧。署名也要看写信人与收信人的关系，它的称呼是对应的。

⑥日期：信的最后要写明日期，写明日期可使对方了解你写信的时间。日期写在署名的后边或下边。

信写完后，如有补充，可补写在最后。一般先写“附”，加上冒号；写完后再写“又及”两个字来说明。

一般竞职报告的写法篇3

虽然我在公交工作的时间不算长，但我从201X年就在胜芳站办公室工作，四年多实际工作的磨练，使我经历了一个从不熟悉、不适应到得心应手、游刃有余的过程;201X年我被调到廊坊公交以后，又使我积累了不少与省市各相关部门协调沟通的工作经验，这是我竞争这个岗位的现实基础。

第二、吃苦耐劳，默默奉献

从小在农村长大的我，吃苦耐劳就是我的品格。我从19XX年进入运输公司，先后干过修理工、总务科管理员、后勤车队业务主管、胜芳车站后勤管理和公交公司经理助理等职。无论在哪个岗位，我都本着“只干不说，先干后说，干好了再说”的心态，作到了克尽职守，不事张扬，默默奉献。总是想尽一切办法把领导交办的工作按质按量地完成好。这也是我竞聘综合部长一职的思想基础。

第三、踏实干事、真诚待人

我在胜芳站工作时，车站所有的日常杂事都是由我去打理，从没有分过该干、不该干;调到公交公司以后，我一下子成为上传下达，沟通领导和职工的纽带;也承担起为公交运营、申领燃气、燃油补贴与市各相关部门沟通的职责。俗话说百人百姓，工作方法稍有不慎很容易受到误解而引起不满情绪。我觉得在这些方面自己处理得还不错。其中的一个密诀就是“适度”原则：对同事、对关系单位冷热适度，从不搞拉拉扯扯，吹吹拍拍;对突发情况刚柔适度，当断则断，从不优柔寡断;对工作粗细适度，小事糊涂，大事不糊涂。我觉得掌握好这几条原则，关键还是抱定一个“诚”字，只要你真诚对待，一定会得到他人的信认的。这是我竞争这个岗位的人格基础。

第四、学习能力强、接受事物快

我深知在知识更新飞速的年代需要较强的学习能力与较快的接受能力，只有不断的学习、装备自己，才能在各方面提高自己，处理工作才能得心应手。20XX年至20XX年，我用业余时间完成了经济学院的专科课程。 20XX年，我被调到公交公司以后，深知自己在公共交通等方面的专业知识匮乏。所以，我又努力学习公共交通经营与管理方面的新知识，并把学到的理论知识结合公交管理中的实际情况去应用。正是因为我勤学肯干、吃苦耐劳、为人真诚，默默奉献的工作精神，才使我圆满完成了：公交春运工作的组织、安排;春季渔具钓具展的交通保障以及“5.18”经济贸易洽谈会的交通保障工作，并被市交通运输局评为“5.18”经济贸易洽谈会交通保障组织工作先进个人。但这些成绩的取得与集团公司领导的培养和同事们的支持是分不开的，我再次向集团公司领导和同事们表示衷心的感谢!我有决心、有信心干好综合部部长这一工作。

综合部是信息传递、落实政策、上下、内外沟通的窗口，对全公司各项工作起重要辅助作用;担负着集团公司的文秘、档案管理、文件等工作。这些工作是默默无闻的!不可能用铿锵有力的数字来体现傲人的成就，只会每天埋头于琐碎杂事中。但是，我通过这些年来的工作明白了一个道理：一个人的价值不仅在于你为公司创造了多少，也在于你为企业、为领导分担了多少。下面我谈一下我对公交集团综合部工作的几点认识与建议：

第一点、认识本位，勤于服务

众所周知，在整个企业中，综合部处于承上启下、服务左右的位臵。我认为，综合部就是服务部门，应该做好三项服务工作：

一、为领导服务。为领导的工作服务，为领导的思想和决策服务.

二、为各部门服务。

三、为员工服务。

第二点、工作标准化，程序惯例化

把自己更多的工作任务标准化，这样就能在有限的时间内完成更多的工作，也有更多的剩余时间去完成其它零时性工作。

第三点、开拓进取，永无止境

作为一名综合部长，要有创新的理念、思维，不能只是执行者，必须具有战略的眼光、策划的能力、与时俱进的理念、超前的意识，在本职工作上要善于动脑，善于主动预测，把工作做到前面，也要敢于创新。

第四点、精诚合作，追求完美

综合部作为公司的文书部门，要经常起草大量文稿、传达上级指示。无论是起草领导发言稿，还是撰写年度计划或总结，都需要与公司各个部门通力合作。在充分发挥个人才智的同时，自然地融入集体、相互协作，才能尽善尽美。

如果我有幸能担任公司综合部长一职，我将会通过以下几个方法来提升自己的工作效率，真正当好公司领导的助手：

1.加强学习，积极主动做好日常工作，努力提高服务质量。只有不断加强对公司各项管理制度和相关业务知识的学习，才能不断充实自己，满足岗位的需要。

2.努力做好综合协助、协调工作，处理好领导、同事的关系，确保公司的政令畅通;认真贯彻公司的各项决策，并加强督办检查，促进公交集团各项决策地落实;在行动上与领导保持一致，在思想上与领导同步思维;摆正自己的位臵，协助各部门做好管理。

3.围绕公交集团的中心任务，牢记个人“既当好指挥员，又当好战斗员”的工作主旨，通过自己的身先士卒，努力塑造一支思想上同心，行动上同步，事业上同干，成绩上共享，富有激情、积极向上的综合部工作团队。充分发挥综合部的四个作用：参谋助手作用、综合协调作用、督导检查作用、保障服务作用。

以上就是我的竞聘发言。无论竞聘成功与否，我都将在需要的岗位上以新的作为，发挥新的作用，做出新的贡献，努力成为一名合格的公交人。

书信分类以及写法教学设计篇4

1、一般书信。

一般书信是指同志之间,亲友之间来往的私人书信。这种书信可写的内容是非常广泛的。跟人家说情况,谈看法,抒发感情,请别人代办事情等,都可以作为写信的内容。另外,别人给你写信,你要写回信,答复或说明人家在来信中提到的问题或事情。再说,同学们写信,还有一种特殊的情况,那就是用书信的形式写文章。小学课本里就有这样的要求。如果在信中,或向对方叙述一两件有意义的事,或向对方介绍一个自己熟悉的人,或向对方描述风景优美的一个地方,或向对方说明一个事物的特点,那就是借写信在记事、写人、绘景、状物了。这样的书信,要求就比较高了。

一般书信可分为称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分,每个部分都有一定的格式。

(1)称呼。根据自己和收信人的关系,平时怎么称呼,在信中就怎么写。如给爸爸写信,称呼就写“爸爸”;写信给老师、同学的信,称呼就写“*老师”、“**同学”。称呼要从第一行顶格写起。称呼后面要加冒号(:),表示下面有话要说。

(2)正文。这是信的主要部分。写信人要说的话都写在这里。正文的开头空两格,通常先写问候的话。如果是回信,先要写明来信收到,并对来信中提及的问题或要求办理的事情作出回答。如果写的事情较多,可以分段写,一件事情写一段。每段起行空两格,转折顶格。

(3)结尾。结尾可根据写信人跟随收信人的关系和具体情况,写上表示祝愿,勉励或敬意的祝颂语。如“此致敬礼”、“祝你健康”等等。祝愿语一般分两行写。以“此致敬礼”为例,“此致”可以紧接正文之后写,也可以另起一行空两格写,“敬礼”则一定要另起一行顶格写。

(4)署名。在结尾的再下一行的后半行写自己的名字,署名的前面也可以写上跟随对方相应的称呼,如“儿”、“弟”、“学生”等等。

(5)日期。可以写在署名的后面,也可以写在署名下一行的后半行。最报写清年月日,以便查考。

此外,如果信已经写完,又发现内容有遗漏,或某件事叙述不够全面时,在信的后面还可以补写。但是在补写的话前面要加上“还有”、“另外”、“再”;或在后面加上“又及”等字样。

信写好了,要寄出去,还必须要有信封。现在的标准信封是横写的。信封上面写惧人的邮政编码、收信人地址;中间写收信人的姓名;下面写寄信人的地址、姓氏及邮政编码。

书信写得好不好,关键在正文。写信的正文,要注意以下几点

(1)说要说清楚明白。写信时,不管目的是什么,都必须把话写得清楚明白。因为,收信人不在你的身边,你不把话写得一清二楚,人家看了就会不明不白,甚至发生误会。因此,写信时必须考虑好要写哪几件事情,先写什么,后写什么,用简洁的语言把你要写的内容叙述得清清楚楚。(2)书信感情要真挚。写信就是和收信人交谈,只是交谈时,收信人不在面前,而是通过书面语言把要说的话写出来。说话要有感情,写信同样要有感情。母子之间、师生之间、朋友之间......写信时都要表示自己的一番真情。

(3)语言要得体。写信时要注意写信人和收信人的关系。关系不同,用语要有所不同。给长辈写信,要用敬语;给同辈写信,也要讲礼貌。

一般书信又分成给亲人的信,给老师的信、给同学朋友的信、给名人的信、给领导的信。

给亲人的信,是一般书信较常见的一种。因为离别亲人,才必须给亲人写信,因此信中一般要写出对亲人的思念之情,要向亲人表示问候。本书所选取登的给亲人的信,在这方面都写得比较好。

给老师的信,可以向老师表示谢意,可以向老师汇报自己的收获,也可以向老师提意见。在向老师提意见时,一定要态度诚恳,用词宛转,讲究礼貌。

给同学朋友的信,可以交流情况,商量问题,委托办事,规劝指正,回忆友谊,表示慰问......总之,信的内容非常丰富。给同学朋友写信,要热情,讲礼貌,即使是规劝指正,介绍经验等,也应晓之以理,施之以情,措词委宛,语气亲切。

给名人的信,一般要对这些有成就的人表示崇敬、赞颂,但称颂褒奖名人,一定要掌握分寸,实事求是,不要夸大过分。

给领导的信,一般是提出建议,反映问题,要求帮助等。写信时,一定要实事求是,不要提出不切实际的建议,反映问题要准确,要预先进行调查研究。

2、专用书信。

专用书信就是具有专门用途的书信。专用书信,一般内容单一,格式固定。有称呼、正文、结尾、署名、日期五个部分。但它常用标明性质的标题,写在第一行中间;正文内容简短,语言亲切、热情。正文后面有“此致敬礼”等习惯用语。最后是署名,如果署名是单位,还要加盖公章。

专用书信种类较多,下面仅介绍表扬信、感谢信、慰问信及倡议书。

(1)表扬信。

表扬信是表扬某个集体或个人的先进思想和先进事迹的一种书信。表扬信要写明写信表扬人是谁,表扬他的什么事情,写表扬信的人名或单位,写信的时间等等。写表扬信时,对被表扬人(单位)的先进事迹和模范行为要写得具体,评言要有感情。这样,能使受表扬人(单位)得到鼓舞,对其他人(单位)也有教育作用。本书所选登的两封表扬信,一个写信表扬的是单位(居委会计室,一个写信表扬的是个人,这两封信的格式、内容都达到了要求。

(2)感谢信。

感谢信是为了感谢某单位或某个人的关心、支持、帮助所写的一种书信。

感谢信的内容:主要应该写明在什么时候,因为什么事情,得到对方的哪些帮助,并表示感谢。

感谢信要在第一行中间写上“感谢信”三个字。其他的格式跟普通书信相同。感谢信可以直接寄给对方,也可以贴在公共场所。

(3)慰问信。

慰问信是对某些单位或个人的突出工作,或遭到什么不幸表示慰问、问候、致意而写的一种书信。慰问信的正文,应包括为了什么事慰问对方,要怎样向对方学习,或支持、关心、帮助对方。

(4)倡仪书。

倡议书是个人或单位为了倡导开展某项活动,而向有关的人或有关方面发出的信。

倡议书的内容主要有两部分:第一部分是写倡议的目的是什么,语言要清楚明白,有关的人或者有关方面才会积极响应;第二部分是倡议什么。倡议书的内容要符合实际需要,实事求是地指出,写具体,要求不要过高也不要过低。

倡议书通过登载报刊,或印发,或张贴公共场所让人们知道。

第16课时

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