物业管理部门职责公文

物业管理部门职责公文（精选7篇）

物业管理部门职责公文 篇1

时空谷人）管理处

作为物业管理人，管理处根据物业委托管理合同对本住宅区实施物业管理。管理服务内容包括（小区/大厦范围内）：

*房屋及公用设施的使用、维修和养护。

*公共地方清洁卫生。

*车辆行驶及停泊。

*公共秩序。

*社区文化活动。

*住宅主管部门和委托管理合同规定的其他物业管理事项。

管理处根据相关法律、法规，结合实际情况制订本住宅区物业管理办法，依据委托管理合同和有关规定收取管理费用，制止违反住宅区物业管理规定的行为，选聘专营公司承担专项经营业务。

管理处以服务业主为宗旨，按相关法律、法规及委托合同实施管理和从事经营活动，接受业委会及业主监督。

2）管理人员

本物业内所有员工为本物业提供物业管理服务，绝不容许收取业户任何额外费用或物品，敬请业户合作，避免私自任用本物业员工作任何私人服务，而导致该员工疏于日常职守。）业主委员会

为加强本物业民主化管理，实行业主自治与专业服务相结合的管理模式，根据物业管理条例规定，本物业由业主大会选举产生业主委员会（简称业委会）。业委会代表物业全体业主利益、要求和意见，并协助管理处开展工作。业委会章程和工作细则由业委会制定，并由业主大会批准通过。

业主委员会行使下列职责

1、召集和主持业主大会。

2、审议决定住宅维修基金和共用设施专用基金的使用。

3、聘请物业公司并与其订立、变更或解除委托管理合同。

4、审议物业公司管理计划、配套工程和重大维修工程项目。

5、审议管理服务费的收费标准。

6、监督物业公司对本住宅区的物业管理工作。

业主委员会履行下列义务执行业主大会的各项决定。

遵守和履行物业委托管理合同。

不得从事各种投资和经营活动。

对物业管理公司的正当经营和管理活动予以支持和配合。

业主委员会决定问题，采取少数服从多数的原则。

业主大会和业主委员会应接受市、区住宅主管部门的指导与监督。

业主大会的决定，业主委员会章程的内容或业主委员会的决定不得与宪法、法律、法规和规章相抵触。

XX 物业管理部

物业管理部门职责公文 篇2

那是不是说只要一出现类似“有关部门”的字眼, 就是有人在故意搪塞群众、敷衍塞责呢?笔者认为这个问题是可以讨论的。

我们发现, 在政府机关的很多议案、报告、批示等公文中, “有关部门”的“出镜率”是很高的。请看下面的例子:

(1) 请示国务院的事项如涉及其他部门的职责, 主办部门要主动征求有关部门的意见, 协办部门要积极配合, 取得一致意见后, 经有关部门负责同志会签上报国务院。 (《国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的通知》国办发[2001]5号)

(2) 第三十一条有关部门对承办的公文应当及时办理。 (《中国人民解放军机关公文处理条例》2005年1月7日)

(3) 为充分调动各乡镇、各部门抓服务业发展的积极性和主动性, 进一步明确责任、细化任务, 加快推动我县服务业发展, 县委、县政府研究确定了2008年全县服务业发展目标任务, 并分解到各乡镇和县直有关部门。 (《蒙阴县人民政府办公室关于下达2008年乡镇和县直有关部门服务业发展责任目标的通知》2008年4月7日)

以上三例中, “有关部门”的使用, 非但不使人感到困惑反感, 反而让人觉得清楚明白, 很有针对性。笔者认为这是因为在这些公文中正确使用了“有关部门”这一模糊词语。

一、公文中为什么会使用模糊语言

公文是法定机关和组织在公务活动中按照规定的格式、经过一定的处理程序制成的书面文字材料, 是各级各类机关处理各种工作的一种工具。它具有非个人性、书面性、明确性、客观性等特征。因此, 公文的语言要求简洁明了、严密准确, 不能有丝毫的模糊。

模糊语言是指外延不确定、内涵无定指的特性语言。它具有两重性的特点:在本质上是明确的, 但表象上是模糊的;在定性表述上是肯定的, 在定量表述上是变化的;在内容上是确指的, 在形式上是灵活的。黎千驹在《模糊语义学导论》里提到:“模糊语言是指那些表达了事物类属边界或性质状态方面的不明晰性、亦此亦彼性、非此非彼性, 即中介过渡性的语言。”

公文的特点似乎要求它不允许出现模糊语言, 但是事实并非如此。原因如下:

1、客观世界中普遍存在着模糊现象, 公文也不例外。

比如在一些单位的工作报告中经常会出现这样的文字:“通过学习, XXX在思想上加深了认识, 在理论上提高了水平”。“思想认识”和“理论水平”“加深”、“提高”的程度我们无法用具体数字来衡量, 所以只能使用这样的模糊语来表达。

2、人的认知也存在着模糊性。

认知语言学告诉我们, 人类把客观世界反映到语言上, 是经过了认知的加工的。也就是说, 语言所反映的客观世界是带有人的主观色彩的, 二者通常不是完全一致的。而人的认知会受到各种因素的影响, 这又使得人们对客观世界的认识有时很清晰, 有时又很模糊;或者有时认识得清晰, 但表述时却不需要那么精确。公文是用书面语言反映人类社会现实问题的一种文体, 有时就需要使用模糊语言。例如:

(4) 但是, 融资性担保行业基础薄弱, 长期以来缺乏有效监管, 存在机构规模小、资本不实、抵御风险能力不强等问题, 一些担保机构从事非法吸收存款、非法集资和高利贷等活动, 严重扰乱市场秩序, 危害社会稳定, 需要进一步采取措施予以规范。 (《国务院办公厅转发银监会发展改革委等部门关于促进融资性担保行业规范发展意见的通知》国办发[2011]30号)

这里出现了“长期以来”、“规模小”、“能力不强”、“一些”、“严重”、“进一步”等模糊语。尽管对这些现象的认识是清晰的, 但在表述时没有必要使用精确语言。如果使用了精确语言, 对这些现象进行量化处理, 反而会使表达受限, 影响人们的理解。

二、模糊语言在公文中的积极作用

1、使行文简洁明了, 准确精炼

公文中所涉及的公务活动, 大多反映具有普遍意义的问题, 或准备使文件在较大范围内发挥作用, 这就要求公文中的语言要概括性强并且表达准确。而模糊语言的概括力是毋庸置疑的, 它舍弃了某些细枝末节, 用精炼的语言来表达事物, 这就避免了公文使用大量文字描述细节而显得拖沓冗长。例如:

(5) 从严控制和压缩因公出国 (境) 、公务用车购置及运行、公务接待三项经费支出, 严肃查处变相利用公款出国 (境) 旅游, 违规核定用车编制、超标准配备更新和违规使用车辆, 利用公款大吃大喝、游山玩水、请客送礼和进行高消费娱乐健身活动等问题。 (《国务院办公厅转发国务院纠正行业不正之风办公室关于2011年纠风工作实施意见的通知》国办发[2011]21号)

上述例子中, “从严”、“严肃”概括说明了处理问题的态度和程度;“变相”也概括说明了各种利用公款出国 (境) 旅游的方式, 而并没有一一列举;“大吃大喝”、“请客送礼”和“高消费”也都没有说明在金钱的量上要达到多少数额。整个行文简洁流畅、概括准确, 丝毫没有让人感到冗长、晦涩。

2、使表述机动灵活, 避免绝对化

唯物辩证法告诉我们, 要坚持普遍性和特殊性相结合的原则, 具体问题具体分析, 而不能一刀切。公文中的下行文是上级领导机关对所属的下级机关的一种行文, 例如“意见”、“命令”、“决定”、“通知”等。上级在制定下行文时, 因考虑到问题的复杂性以及下级的不同情况, 就不能使用绝对化的语言来表述。使用模糊语言就避免了这样的问题, 可以使下级因地制宜, 有针对性地解决问题, 行文时既有原则性又有灵活性。例如:

(6) 拟制紧急公文, 应当体现紧急的原因, 并根据实际需要确定紧急程度。 (《国家行政机关公文处理办法》国发[2000]23号)

(7) 国家在必要时设立特别行政区, 在特别行政区内制度依照具体情况由法律规定。 (《中华人民共和国宪法修改案》)

例 (6) 中的“根据实际需要”和例 (7) 中的“必要时”、“依照具体情况”, 都使得表述机动灵活, 避免了绝对化。

3、使表述严谨周密, 无懈可击

公文作为一种正式文体, 必然要逻辑严密、表述周全。有时使用模糊语言便能达到这种目的。例如:

(8) 社会主义制度建立以后, 由于国内剥削阶级残余势力的存在和国际资本主义的影响, 阶级斗争还在一定范围内长期存在, 在某种条件下还可能激化。

该例中的“一定范围”、“长期”、“某种条件”等模糊词语的使用, 把社会主义制度建立后阶级斗争存在的范围、时间、条件等都加以说明, 使得表述严谨周密, 无懈可击。

4、使行文委婉含蓄, 表述得体

公文用语通常要求简洁明快, 平实直露, 而不能晦涩难懂。但在有的情况下, 或出于礼节, 或出于保守机密, 就不得不使用模糊语言把话说得委婉含蓄一些。例如:

(9) 国际军事竞争依然激烈。主要国家加紧调整安全和军事战略, 加快军事改革步伐, 大力发展军事高新技术。一些大国制定外层空间、网络和极地战略, 发展全球快速打击手段, 加速反导系统建设, 增强网络作战能力, 抢占新的战略制高点。部分发展中国家保持强军势头, 推进军队现代化。 (《<2010年中国的国防>白皮书》)

在陈述国际军事竞争的态势时, 公文使用了“主要国家”、“一些大国”、“部分发展中国家”等模糊词语。其实这些模糊称谓都是有明确的所指的, “主要国家”、“一些大国”就是指美国、俄罗斯等军事大国, “部分发展中国家”就是指中国、印度等处于军事上升期的国家。但是文中没有具体指明那个国家, 反而使用了模糊称谓, 主要是因为这样可以使表达含蓄得体, 更是对其他国家的尊重, 体现了我国是礼仪之邦的传统。

三、公文中使用模糊语言应注意的问题

通过以上分析, 我们知道模糊语言的运用能对公文起到很大的积极作用, 使得公文的表述简洁精练、机动灵活、严谨周密、含蓄得体。但是也不能在公文中随意使用模糊语言, 有几个问题需要注意。

1、严格区分模糊语言和语言模糊, 避免歧义

模糊语言表面上看比较模糊, 但其实它的内涵是明确的。而语言模糊则是使用了含糊不清、模棱两可的语句, 写出来的公文往往令人费解, 不明所以。公文中应当避免语言模糊的现象, 适当地运用模糊语言使表述更严密准确。

2、表态时不能含糊其辞, 敷衍塞责

以文章开头的“有关部门”为例, 大部分公文中使用的“有关部门”都是为了措辞严谨, 能够适用于不同的问题。但为什么它会成为人们最讨厌的词语之一呢?我们发现, 有的机关在布置工作或者解决问题时, 习惯用“有关部门”这个词。当工作出现问题需要追究责任时, 往往找不到相关的责任部门和责任人。有群众向政府部门求助时, “有关部门”互相踢皮球, 都不想处理。这样, “有关部门”就变成了搪塞群众、敷衍塞责的幌子, 势必会引起人们的反感。

3、避免把模糊语言变成假话、大话和空话

公文中使用模糊语言是为了避免拖沓冗长、概括说明众所周知的内容或有其他方面的需要, 但都不能脱离客观实际。如果脱离了实际, 就只能变成假话、大话和空话。

四、结语

浅析电子公文的管理 篇3

关键词：电子公文；优势；重点

前言

公文在国家部门、企事业单位的管理工作中起着重要而特殊的作用，现在，越来越多的单位通过网络流转实现了无纸化办公，依靠计算机技术、网络互联技术、现代通信技术对公文实行电子化管理，优化了公文处理流程，低了行政成本，提高了公文传递速度和办公效率。

一、电子公文定义

电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。它求采用全面沟通的处理程序、自动生成的处理程序和高效运作的处理程序。现在，许多单位都自行设计使用了符合本单位工作实际的电子公文处理系统。

二、电子公文处理系统的优势

（一）提高了工作效率

电子公文处理系统通过计算机对公文的拟稿、审核、会签、签发办理、归档等环节自动进行显示、查询，并对办文过程进行流程跟踪监控。并且在公文归档阶段，能够按年度、性质、文号、主题词进行多种归档、查询处理，迅捷、准确地获取归档公文信息。做到既能收得了、发得出，又能改得了、退得回。同时多方位、远距离高速传送的优势使得既能在固定场所处理公文，又能在运动中从事公文处理，真正实现公文处理的“无纸化”和“无址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要经过多次的修改确认才能最终定稿，特别是一些重要的公文，修改的次数更多而且都需要纸质打印出后集体通稿。但是电子公文可以在电脑上直接修改， 省去了复印公文所需的大量纸张、碳粉、电及对复印机的磨损，间接节省了管理成本。

另外，纸质公文多需采取邮寄或直接人员送达的方式进行传递，不仅容易丢失、花费人力及财力，最重要的是会耽误较长时间，造成公务处理的不及时。而用电子公文便可以不受地域和时间的影响，文件瞬间传达，避免了不必要的人力、物力、财力消耗。

（三）提高了公文安全性

纸质公文的中间页部分可在一台电脑上随意修改后打印替换，但电子公文与相关软件配合，例如加密软件、电子签章等，从而对文档进行保护，在没经过授权的电脑上禁止修改，这就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加强电子公文处理的重点

（一）加强电子公文处理系统的建设

电子公文处理系统是一个具有高度自动化、高度集成化特点的办公系统，它的使用涉及到网络环境，公文处理人员的公文业务能力、电脑操作技能等。单位需要根据工作实际需要讨论确定系统开发方案并进行系统研发与调试运行，在资金、网络硬件、软件设计等各方面给予足够地支持，这样才能尽快实现公文处理电子化、办公无纸化。首先是硬件的配置，要购买满足电子公文处理软件系统运行要求的电脑及其硬件设备。其次，要与专业软件设计单位结合，设计具有自身特色、适合自身需要的电子公文处理软件。该应用软件应该涵盖公文处理的全过程，如公文的编制、会签、发布、汇编、存档以及外来公文的签批流转等功能。

（二）加强加密技术的研究

公文，是单位上传下达制度、重要事项通知、人事决策等公务的工具，是职能的集中表现形式之一，因些，电子公文处理系统的信息安全的技术实现和安全管理制度的建设是系统的重要建设内容。在我国现有的电子政务系统内外环的基础上，可以解决公文的流转和身份确认等安全问题。电子公文处理系统的建设要在文件加密 、文件签名、回执签名、用户密钥管理、电子印章等方面加强研究，提升电子公文在网络流转的安全性和可靠性。

（三）创新电子公文归档模式

现在，多数单位是在电子公文流程处理结束后，在确认电子公文的真实性、完整性、有效性后，将符合归档条件的电子文件向档案部门进行移交，并在确定公文的密级、归档范围和保管期限后按档案管理要求的格式将公文存储到档案管理系统中，需要两套系统的配合才能完成电子公文的归档工作。那么，如何实现以“保存即归档“的归档模式，将电子公文的文件管理与档案管理两个系统无缝地衔接起来，从而实现文档―体化的电子公文处理流程，实现数据与电子公文的一体化保存，这一技术就需要进一步研究实现，为电子公文管理尽早摆脱双套制的归档模式提供实践支持。

四、结束语

电子公文的管理是一个全过程的系统管理，既包括电子公文的生成管理，也包括电子公文的传输和归档的管理。但是电子公文在实际工作中的应用现状还需继续完善，必须正确认识到电子公文的职能和存在的问题，不断完善电子公文处理系统，真正发挥网络信息技术的作用。

参考文献：

[1]李莉.电子公文系统对实现无纸化办公及改变工作习惯的作用和影响[J].管理世界，2012（10）.

[2]丁海斌.电子文件与电子档案管理[M].辽宁大学出版社，2000.

物业管理部门职责公文 篇4

总结是人们在实践活动中应用非常广泛的一种事务性应用文。

总结就是对已做过的工作进行理性思考，主要是回顾过去做过什么，如何做的，做得怎样。

总结与计划是相辅相成的，总结要以计划为依据，计划总是在总结经验的基础上进行的。

1、工作总结的结构形式及内容

年终总结（包括综合性总结）或专题总结，其标题通常采用两种写法，一种是单位名称+时间+文种，如“××单位××年工作总结”；另一种是采用新闻标题的形式，如××县委组织部的专题总结：“我们是如何加强党员队伍建设的”。正文一般分以下三大部分表述：

第一部分：情况概述，这是总结的开头部分，简要介绍工作的目的、背景、内容、主要成绩和经验，并点明总结的主旨，总领全文，为正文的写作做好铺垫，读者对全文有个概括的印象。这部分文字篇幅不宜过长，只作概括说明，不展开分析。

第二部分：主要经验或者是解决的主要问题，这部分是总结的主体，在第一部分概述情况之后展开分述，应占主要篇幅，集中阐述主要经验，具体做法和体会。有的用小标题分别阐明成绩与问题、做法与体会或者成绩与缺点。专题性的总结，也可提炼出几条经验。

第三部分：今后打算。这是总结的结尾部分，主要是根据已取得的成绩和新形势、新任务的要求，提出今后的设想和打算。内容包括应如何发扬成绩、克服存在的问题及明确今后的努力方向，也可以展望未来，提出新的奋斗目标。

2、工作总结的写作要求

一要精选材料。我们平时做过的事情比较多，动笔之前，要大量收集整理材料，掌握第一手资料，做到“巧妇”有米可炊。材料收集整理完毕之后，要对原材料进行取舍、加工和概括，做到去粗存精，把主要的能够反映主题的材料留下来，去掉与工作无关紧要的“枝叶”。

二要抓住重点。有了材料之后，要理清头绪，找出重点。不能主次轻重不分、面面俱到。总结要做到工作中的重点方面要详写，次要的略写，与主题无关的不写。总结中引用的事例要典型，数据要精确，语言要简练，凡能用一句话或一个事例说明的问题，就不要再用其他的事例来补充。要紧紧围绕总结区间的中心工作来写，做到一条主线贯穿到底，这样就会给人一种清晰、明白的感觉，让人一目了然。

三要写出特色。特色，是区别其他事物的属性，任何单位或个人在开展工作时都有自己一套不同于别人的方法，经验体会也各有不同。因此，写总结时我们要在充分占有材料的基础上，进行认真分析比较，找出突出特点，不要停留在一般化的文字上。

四要实事求是。工作总结要全面深入地回顾、检查、总结前一时期或某一项工作，找出成绩与缺点、成功与失败、经验与教训，实事求是地作出评价。既不夸大成绩，也不缩小缺点，更不能回避矛盾和问题，对工作中出现的问题端正态度，一切从实际出发，实事求是地作出评判，使大家认识统一，思想一致。这样的总结，才能让群众心服口服。同时，通过总结，把成绩、经验、问题和今后打 1

算等向领导汇报，还可以引起领导的重视，争取领导的支持、指导，以便更好地开展下一步工作。

五要条理清楚。写好总结要抓住典型事例和材料，用正确的理论进行阐述，用准确的语言进行表达，做到思路敏捷，概念清楚。既突出重点，又安排好章节。一个问题说清了，再叙述另一方面。这样就可以抓住事物本质，揭示事物规律，有的放矢，切中时弊，使人一目了然。

公文管理规定 篇5

一、总则

第一条公文管理的根本目的是提高各项生产经营管理工作的效率，保证各项工作得以优质高效地完成。

第二条原则上能够通过沟通协调或发送电子邮件办理的事项，应避免使用公文进行办理，注重办事效率。

第三条要尽量避免用文件落实文件的问题，注重各项工作办理的实效。

第四条本规定适用于所有“xx公司”内部及“xx公司”与下属企业间因生产、经营、管理工作需要形成的文书。

二、公文种类和写作要领

第五条公司常用的公文种类有：

1、请示用于向上级请求指示或批准，目的是使上级同意本部门或本人的意见。内容应主要包括请示的理由和请求批示（准）的事项两部分。要注意一事一请示以便于上级决策。

2、报告用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问，目的是反映问题情况，总结经验教训以便于下步工作的开展。内容应包括主要情况、存在问题、原因、意见或建议四个部分。要注意报告的及时性，答复上级询问的报告要有针对性，不能答非所问。

3、通知用于传达要求下级办理和需要有关部门周知或执行 的事项，任免人员等。事务性通知采用“导语+主体”模式，导语说明目的、依据和事项，主体对事项做出具体安排。

4、会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。各部门内部会议纪要用于向上级报告情况，公司会议纪要用于下发下级贯彻执行。会议纪要需注意忠于会议精神，写明会议解决的主要问题和具体工作的负责人和完成时限，以便于检查落实。

5、简报是反映情况，交流经验的内部文件。目的是反映工作中部门或员工的突出成绩和成功经验。简报语言要生动、鲜明，具有新闻报道的特点。

6、函用于不相隶属的单位间商洽工作，询问、答复问题和请求批准等。要注意函作为代表单位意见的文件，要确保函的内容和形式严谨。

三、公文格式

第六条公文格式的主要要求包括：

1、页边距除以公司名义上报主管单位的请示报告首页需套用统一的红头格式外，页边距统一为上3.7cm，下2.5cm，左2.8cm,右2.5cm。

2、标题用2号方正小标宋简体字一行或多行居中排布。套用公司红头文件格式的，标题在红色反线下空1行。使用公函用纸（纸上印有“xx公司”或下属企业名称）的，标题在字头下空

2行。多行排布的标题，回行时要做到词意完整、排列对称、间距恰当，一般为倒三角排布，标题行间距为固定值30磅。标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3、发文字号使用3号仿宋体字，通知和函的发文字号在标题下1行，右侧对齐。年份、序号以阿拉伯数字标识，年份写全程，以“[]”括入，序号以顺序编排，不编虚位，例如“中车检[2013] 1号”，由办公室负责编号。

4、主送单位或领导在标题下空1行左顶格标识，后加全角冒号。上行文使用3号黑体字，下行文、平行文使用3号仿宋体字。

5、正文除一、二级标题外，均使用3号仿宋体字，每段左空２字，回行顶格。一级标题用“

一、”标识，二级标题用“

（一）”标识，三级标题用“

1、”标识，四级标题用“（1）”标识。其中一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体字，三、四级标题用3号仿宋体字。除标题外，一般采用单倍行距。

6、附件在正文下空1行，左空2字写“附件”二字，加全角冒号，写附件名称；有2个以上附件的，在冒号后用阿拉伯数字作为序号，附件的序号上下对齐；如附件名称较长回行后与名称第一个字对齐。

7、成文日期使用阿拉伯数字在附件说明（如有）右下角写作，上报主管单位文件未经公司主要负责人签发前日期以空格代

替，并在日期上1行写“公司全称（印）”，待签发后补全日期，删去“（印）”字，在公司名称上加盖公章。

8、页码用4号阿拉伯数字标识，采用“-1-”编号格式。第1页（包括单页公文）应标识页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。单面印制的，页码可居中。

四、公文管理流程

第七条公司办公室负责公文管理工作，办公室的公文管理员负责收文、传达和存档工作，拟稿部门的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室负责公文的审核。根据公司主要负责人要求可由指定的人员进行复核。

第八条公文管理员负责将拟稿完成后经部门负责人及部门分管领导审核后提交的文件进行登记编号（该编号仅用于公文收件登记，并非发文号）。

第九条 办公室负责将文件交由专人核稿，核稿主要参照本规定要求进行，同时要注意该公文内容是否与公司其他规定相衔接，改变已有规定或提出新要求是否已协商一致。核稿后需修改的由拟稿人负责修改后重新报送办公室。

第十条公文管理员负责将经过拟稿人的部门负责人、拟稿部门分管领导和办公室审核并根据修改意见修改完成的文件上报公司主要负责人审批，该公文如需向公司主管单位上报，由拟稿人负责按照公司主要负责人批示修改意见修改后交公文管理

员按照公司规定的顺序编（文）号后上报并存档；如无需上报主管单位，由公文管理员负责编发文字号后根据文件类型下发、存档。

第十一条公文管理员负责将公司领导在公文上的批示内容传达给有关负责人员，相关负责人员应认真落实公司领导批示要求，并及时向领导反馈工作完成进度和结果，公司办公室有权对领导批示工作的完成情况进行问询和催办。

第十二条公文管理员负责将会议纪要、通知（报）下发至有关人员邮箱或张贴于公司办公楼一层白板上。

第十三条公文管理员负责将公司所有公文按照公文类别和时间进行整理归档以便查阅。

第十四条公司员工根据工作需要，可到办公室登记后查阅或复印有关公文。

第十五条公司办公室在公文管理的过程中要严格遵守“公司”有关保密规定，做好公文的保密工作。

五、附则

第十六条本规定自颁布之日起执行，原《公文管理规定》同时废止。

公文管理办法 篇6

1.总则

1.1 为规范公文管理，特制定本办法。

1.2 本办法适用于百货集团和各项目百货公司的公文管理。

2.公文种类

2.1 公文主要包括发文和收文两大类。

2.1.1 收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。

2.1.2 发文：主要指集团或集团各中心、各项目百货公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。

3.公文格式

3.1 公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：

3.1.1 纸张：公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。

3.1.2 字号：发文字号由发文部门代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第” 字，以集团为例，如“名百集字〔2011〕1号”。集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。

3.1.2.1 集团对外发文，用名百集字〔××××〕×号；

3.1.2.2 集团对内下发涉及行政管理中心的文件，用名百集行字〔××××〕×号；

3.1.2.3 集团对内下发涉及信息管理中心的文件，用名百集信字〔××××〕×号；

3.1.2.4 集团对内下发涉及人力资源管理中心的文件，用名百集人字〔××××〕×号；

3.1.2.5

3.1.2.6

×〕×号；

3.1.2.7

号；

3.1.2.8

号；

3.1.2.9

号；

3.1.2.10

3.1.2.11

×〕×号；

3.1.2.12

号；

3.1.2.13

号； 集团对内下发涉及财务管理中心的文件，用名百集财字〔××××〕×号； 集团对内下发涉及招商采购审核管理中心的文件，用名百集审字〔×××集团对内下发涉及营销策划管理中心的文件，用名百集策字〔××××〕×集团对内下发涉及工程物业管理中心的文件，用名百集物字〔××××〕×集团对内下发涉及招商采购管理中心的文件，用名百集招字〔××××〕×集团对内下发涉及生产管理中心的文件，用名百集产字〔××××〕×号； 集团对内下发涉及主力店、专门店管理中心的文件，用名百集专字〔×××集团对内下发涉及大卖场营运中心的文件，用名百集超字〔××××〕×集团对内下发涉及公务商场营运中心的文件，用名百集商字〔××××〕×

3.1.3 集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如：〔××××〕“第1号”。

3.1.4 标题：公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。

3.1.5 主送：主送部门名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。

3.1.6 正文：正文在主送部门名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋体字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字。如按设计的字号和行距使落款页无正文，可适当调整字号和行距，前移或后延使落款页正文。

3.1.7 附件： 附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。

3.1.8 落款： 成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“○”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办部门印章在前，两印章互不相交或相切。

3.1.9 主题词：主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。

3.1.10 抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。

3.1.11 印发：印发部门和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用4号宋体。印发部门左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

3.1.12 装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。

3.1.13 公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

4.公文办理

4.1 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目百货公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。

4.1.1 收文管理：

4.1.1.1 集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。

4.1.1.2 各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。

4.1.1.3 集团各中心的外来文件由集团各中心的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。

4.1.1.4 电子邮件由集团办公室和各项目百货公司总经办负责接收、登记并及时向相关部门转发。

4.1.1.5 相关部门接收文件应及时在《公文签收单》（见附件MB-XZ-003）上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未

装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。

4.1.2 发文管理

4.1.2.1 集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。

4.1.2.2 集团各中心发文由各中心指定专人负责起草、审核，由行政管理中心审核、报批、印发、建档。

4.1.2.3 集团对外发文的文字均由集团行政管理中心负责人审核，财务数据由财务管理中心负责人（其他各百货公司由财务部经理）审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。

4.1.2.4 集团各中心一般只在集团内行文，不对外发文。各项目百货公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。

4.1.2.5 其他需要报决策层审阅的，应及时予以呈报。

4.1.2.6 文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并由接收人及时将文件资料送至相关部门。

4.2 收文处理程序

4.2.1 集团收文处理程序

4.2.1.1 接收：集团行政管理中心在接收到集团外来文件时，由专人对文件进行登记，按流水顺序编号。

4.2.1.2 传递：文件登记、编号后，填写《来文处理单》（见附件MB-XZ-001），并将所接收的文件附在处理单后，及时送行政管理中心负责人拟办。

4.2.1.3 拟办：行政管理中心负责人对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报决策层审批的，应及时交决策层秘书予以呈报。

4.2.1.4 承办：行政管理中心根据拟办意见由专人送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理，并将办理经过、结果在《来文处理单》（见附件MB-XZ-001）描述清楚，反馈给行政管理中心办公室，如果需要报决策层批准的，应及时交决策层秘书予以呈报。

4.2.1.5 催办：集团行政管理中心办公室按要求对没有反馈结果的承办部门及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈，并做好反馈记录。

4.2.1.6 建档： 文件反馈后，集团行政管理中心办公室必须对收文进行分类建档，并按时向档案管理科移交。

4.2.2 各中心收文处理程序

4.2.2.1 接收：各管理中心指定专人负责来文的接收、登记、编号。

4.2.2.2 传递：文件登记、编号后，填写《来文处理单》（见附件MB-XZ-001），并将所接收的文件附在处理表后，及时送各管理中心负责人拟办。

4.2.2.3 拟办：需要下发至各中心、各项目百货公司的文件，直属业务中心负责人必须对来文进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果集团外来文，需要报决策层审批的，应及时呈请批示。

4.2.2.4 承办：办公室根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、结果在《来文处理单》（见附件MB-XZ-001）描述清楚并反馈给办公室，如果需要报决策层审核批准的，应及时予以呈报。

4.2.2.5 催办：办公室按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文部门予以反馈，并做好反馈记录。

4.2.2.6 建档：文件反馈后，办公室必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案管理科存档。

4.3 发文处理程序

4.3.1 集团发文程序

4.3.1.1 起草：集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写《发文会签单》（见附件：MB-XZ-002）。

4.3.1.2 核稿：行政管理中心负责人应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务管理中心负责人审核。

4.3.1.3 会签：初稿经审核后，由办公室根据“会签意见”，传递并跟踪相关部门确认、签字。

4.3.1.4 签发：会签结束后，由集团决策层签署发布意见。

4.3.1.5 盖章： 文件经决策层签署发布意见后，由办公室按照《印章管理规定》办理文件盖章手续。

4.3.1.6 发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容印发到各相关部门并签收；使用邮箱系统发布的，须设置“回执”要求；实行OA系统发文的，按系统的具体要求办理。对外发文的要使用《对外发文会签单》（MB-XZ-026）。

4.3.1.7 建档： 文件发布后，必须按档案管理办法进行分类建档，按规定时间移交至行政管理中心档案室。

4.3.2 各职能部门和各公司发文程序

4.3.2.1 起草： 集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写《发文会签单》（参照附件MB-XZ-002），由经办部门负责人、分管总经理审核。

4.3.2.2 核稿： 由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。

4.3.2.3 签发： 文件审核后，集团各职能部门发文由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见，各公司发文由各公司负责人签署发布意见。

4.3.2.4 盖章： 文件经负责人签署发布意见后，由办公室按照《印章管理办法》办理文件盖章手续。

4.3.2.5 发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容要求发布到相关部门并签收。

4.3.2.6 建档： 文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。

5.公文的保密及紧急程度规定

5.1 保密等级规定

5.1.1 公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。

5.1.1.1 绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失；

5.1.1.2 机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失；

5.1.1.3 秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。

5.1.2 保密文件分类

5.1.2.1 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；

5.1.2.2 机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；

5.1.2.3 秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。

5.1.3 密级的确定

公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。

5.2 紧急等级规定

5.2.1 公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。

5.2.1.1 特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；

5.2.1.2 紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；

5.2.1.3平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。

5.2.2 处理规定

特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。

5.2.3 紧急等级的确定

公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。

6.罚则

文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团行政管理中心应及时查明原因，并对责任人处以50—200元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团相关规定予以处理。

7.7.1

7.2

电子公文管理系统设计与实现 篇7

公文是政府军队等各类部门请示汇报、命令下达等工作中的重要部分。传统的公文归档以纸质原件为主,存放在档案局等部门,当归档公文数目逐渐增多时,公文的查找就存在效率较低等缺点。尤其是当用户记不清楚公文的具体年份、标题等内容时,在纸质归档公文中进行基于内容的模糊查询几乎无法实现。另外,纸质公文的管理、维护、防腐等,也需要大量的人力物力支持。

随着计算机硬件、局域网设施的普及以及用户计算机水平的不断提高,当前公文的撰写基本都是先完成电子版本,然后再打印传达。因此,将公文的电子版进行归档成为可能[1,2]。实施电子公文的归档管理[3,4],与传统方法相结合,可以在几乎不增加额外劳动量的前提下,对公文的管理、查找、维护工作起到大大的改善效果。

2 系统设计

《电子公文管理系统》就是在这样的背景下产生的。其目的是在不改变用户公文撰写流程的前提下,完成电子公文的归档、查询等功能。此外,对历史公文的充分借鉴,还可以提高用户公文撰写格式的规范以及公文内容风格的一致性等。

系统采用标准的客户端-服务器模式(C-S模式),由Oracle数据库服务器[5]对电子公文的存储、查询提供支持。客户端软件由Delphi实现,包括公文模板管理、公文归档、公文撰写、临时公文管理、公文查询和系统设置六大模块,如图1所示。

“公文模板管理”可以将常用的空白公文模板存储到数据库中,用户可以据此撰写新的公文。“公文撰写”模块可以依据公文模板或已经归档的历史公文,撰写新的公文。用户只需修改其中的内容即可,而不用再过多关心其格式等内容,提高公文撰写的效率。“临时公文管理”对新撰写的公文以及尚未定稿的公文进行管理,支持同一公文的多个不同版本,并可以将临时公文及时上传备份到服务器以防丢失,同时能够方便地从其它机器阅读修改公文。“公文归档”对于已经完成的公文,可以归档录入数据库,以方便将来查阅。系统提供单个公文归档、批量归档等多种归档方式,并能够通过“公文自动分析”功能解析出公文中的项目,如标题、关键字等,减少公文归档的工作量,提高系统可用性和效率;同时还可以将领导签字照片等附件一同录入,以提高公文归档的完整性可用性。“公文查询”模块能够对所有已归档的公文进行高效查询。除了支持灵活的按照各种项目自定义条件查询外,还支持基于内容的查询,即可以查找内容中包含指定文字的所有公文。最后,“系统设置”模块包括不同部门、不同级别用户的用户管理及权限控制功能,灵活的数据库连接参数配置功能等。

3 关键技术

系统实现的主要难点和创新包括以下几个方面:1)公文在Oracle数据库中的存取控制;2)公文内容的自动解析和批量归档;3)基于公文内容的全文检索查询;4)本地文档与数据库备份文档的比较及版本控制。

3.1 公文在数据库中的存取

一个公文由很多元素组成,如标题、发文机关、公文种类、年份、主题词、引发说明、承办说明、正文等等[2]。在数据库中的存取有两个方案:一是将各种元素分开存储,用户预览全文时再按照公文格式要求合并成一个文档。该方案的好处是分开存储便于用户的查询;不足是当合成新文档是需要考虑公文的格式要求。因为公文类型繁多,因此恢复新文档的操作复杂,而且往往难以完全恢复原样。第二个方案是将整个文档采用二进制方式存储在数据库中。这样的好处是文档的恢复比较简单,但是由于各个元素没有分离,因此在公文的查询方面存在不足,需要解析文档内容并逐个分离出元素信息,效率较低,难以满足快速、灵活的查询需求。

通过分析比较,系统采用了一个折中方案:对于除正文以外的其它元素,如标题、发文机关、年份等,在数据库中分别在不同字段中分离存储,以方便用户的查询;同时又将文档本身进行存储,以便于公文的恢复。该方案以一定的存储开销为代价,较好地照顾了查询操作和公文恢复操作。因为除正文以外的其它元素内容很少,通过数据库中的日期型字段、Var Char字段等即可满足要求,因此引入的额外开销非常小。实验部分证明了该方法的有效性。

公文文档存放在Oracle中的BLOB字段中,具体是通过Delphi中TBlob Field类的Load From File()和Save To File()方法实现了数据库的存入和读出。

3.2 公文内容的自动解析和批量归档

为了解决在公文归档过程中手工输入各种元素信息的效率问题,系统实现了公文内容的自动解析。根据公文格式规定,通过程序对指定的公文进行自动分析,解析出各种元素的内容,然后自动填入数据库。

Delphi提供了两个类:TWord Application和TWord Document[3]。前者可以连接到MS Word应用程序中,后者可以连接到一个Word文档。公文中的每一段、每一行以及每一个表格,都可以通过TWord Document对应的如Paragraph、Line以及Table对象等获得。根据公文承办规定中对相关元素位置、格式的定义,配合识别元素的关键词信息,通过逐段逐行分析,就可以解析得到元素内容。

实现了对一个公文的解析功能,再配合Findfirst、Find Next以及Find Close等Windows的API函数的递归调用,就可以查找指定路径下(包括子目录)的所有Word文档,然后逐一对之进行解析并将分析结果入库,就可以实现公文批量归档的功能。

公文内容自动解析及批量归档功能的实现,简化了公文归档的工作量,用户只需指定文件或者路径,系统即可自动完成剩余工作,大大提高了公文归档的效率。

3.3 基于内容的全文检索查询

指定通过公文标题、发文机关等元素内容,查找满足条件的公文,是基本的数据库查询操作,比较容易实现。但是在公文的查找中存在一类需求,即用户只记得公文的大致内容,如公文内容中包含的几个关键词,但是关于公文更详细的内容如发文时间、发文机关名称等并不清除。在这种情况下需要对公文进行基于内容的全文检索查询。

该功能的实现流程如图2所示。对数据库中的每条记录,均先将对应的Word文档保存到本地,然后用Delphi的TWord Document类打开。TWord Document类的Content属性为Range对象,调用其find.execute()方法可以在该范围内进行文本查找,功能与Word应用程序中调用“编辑-查找”功能菜单一样,不仅可以进行基本的查找,还可以通过参数控制在查找过程中是否区别大小写、是否使用通配符等。如果匹配成功,则该方法返回True,系统为该条记录做好标记,作为查询结果中的一条进行显示。当数据库中所有的记录都处理完后,查询处理结束,所有被标记的记录均为满足条件的结果,即内容中包含指定关键词的公文。

3.4 文档版本控制

“临时公文管理”模块主要是将正在撰写尚未正式定稿的公文存放到数据库中进行备份,同时支持同一稿件在撰写修改过程中产生的多个不同版本维护功能。文档修改前后的比较、版本控制是这一模块的主要技术点。

版本控制主要是通过获取文件最近修改时间来实现的。具体来说包括以下步骤:1)系统启动时,通过Oracle中的sysdate函数取得数据库服务器的当前时间,并将客户端时间与服务器时间进行自动同步;2)临时公文上传到服务器进行备份时,获得文件的最近修改时间并保存在数据库中的Update Time字段中;3)检查本地文件与数据库备份文件是否一致时,再次获得本地文件的最近修改时间,通过与数据库中保存的时间进行比较完成。

获取文件最近修改时间功能实现,主要是通过Windows的API函数Find First File()获得文件属性数据,该数据的ft Last Write Time属性即为文件的最后修改时间。值得注意的是,该属性获得的是用32位表示的文件时间戳,为操作系统使用。要想转换为用户能看懂的本地系统时间,需要通过File Time To Local File Time()、File Time To System Time()以及Systemtime To Date Time()函数进行转换。

4 测试验证

为了验证依据上述分析设计的有效性,对已实现的公文管理系统进行了测试验证。

4.1 实验设置

试验在2台PC机组成的局域网内进行。数据库服务器的基本配置为PIV 2.0G CPU,1G内存,120G硬盘,其上安装了Oracle9i;客户端PC机配置为PIII 1G CPU,512M内存,80G硬盘,安装了Oracle客户端和Office 2003软件。

实验数据集为某单位2006-2008.6产生的500个实际公文文件,大小从50K到500K不等,平均大小约为200K。在其上进行了存储开销比较、查询性能、自动归档性能以及全文检索性能的实验。

4.2 实验结果

采用三种存储方案对公文进行存储,考查随公文数增加不同方案存储开销之间的差异,如图3所示。其中方案一为所有元素均分离存储;方案二为仅存储完整的公文文件;方案三为本文采取的折中方案。

可以看出,方案一所需空间最小,方案二其次,方案三所需空间最大。这是因为,方案一仅保存了必须的文本内容,而且不同元素之间相互无重叠冗余;而方案二存储的完整文件除了包含字符格式、字体等信息外,还包含Doc文件必须的文件格式头等内容,因此所需空间较大。方案三在方案二的基础上还冗余存储了一些元素内容,因此所需空间最大。但总体看来,方案三与方案二相比,额外所需的存储空间并不是很大,约占文件大小的0.5~1%左右。

三种存储方案下普通查询的效率和原文档恢复所需时间分比较别如图4、图5所示。可以看出,方案三普通查询的效率与方案一几乎没有差别,受益于Oracle数据库管理系统的查询性能,在实验数据规模上返回结果的时间为毫秒级;而方案二由于需要还原文件后再进行全文检索,所需时间较长,尤其随着数据库中记录数增加所需时间也线性增加,当数据规模较大时难以满足用户需求。而在文档恢复方面,方案一需要将所有内容进行重组,并按照公文承办规定设置相关元素的格式等,所需时间为秒级,而且恢复效果较差;而方案二和方案三直接从数据库中读取完整文档并恢复,所需时间仅为毫秒级。

在采用第三种存储方案实现的系统中,随归档文档数的增加,系统自动归档所需时间情况如图6所示。可以看出,系统具有较高的自动分析和批量归档功能,平均每个文档所需的分析归档时间不足1秒。因此能够较好满足归档需求。

系统全文检索效率如图7所示。可以看出,全文检索所需时间与随公文数目增加呈线性增加,平均处理每个公文所需的时间约为200毫秒。因此,当公文数目较多时,建议先通过普通查询缩小全文检索范围,可以有效降低全文检索的响应时间。

5 结束语

基于Delphi和Oracle数据库,结合MS Word的VBA相关功能,设计并实现了一个电子公文管理系统,探讨了其总体结构及设计实现相关的关键内容,并通过大量实验验证了上述工作的有效性。该系统目前已经投入使用,运行稳定,性能良好,也在一定程度上验证了本文工作的可行性。

参考文献

[1]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003(3).

[2]陈伟,丁秋林,郑洪源,等.在J2EE平台上开发电子政务系统的建模方法研究[J].南京航空航天大学学报,2003(4).

[3]王承.电子公文管理及归档工作分析[J].山东档案,2003(5).

[4]曾凡智,赵慧民,卢炎生,等.基于特征抽取的电子公文防伪系统的研究[J].中山大学学报:自然科学版,2007(6).