乡镇档案管理办法

乡镇档案管理办法（精选8篇）

乡镇档案管理办法 篇1

(档发字［１９９８］１号 国家档案局、中央档案馆颁发）

第一章 总 则

第一条 办健全和加强乡镇档案工作，更好地为乡镇工作和农民服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关法律规定，结合乡镇实际情况，制定本办法。

第二条 乡镇档案是指乡镇党委、政府、人大主席团、社会团体（以下简称乡镇机关）、企业事业单位在工作、业务活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 乡镇档案工作即乡镇档案工作行政管理和档案管理，是乡镇党委、政府工作必不可少的环节，是乡镇建设的一项重要基础工作。乡镇党委、人民政府应切实加强领导，把档案工作列入乡镇工作计划和发展规划，纳入分管领导目标管理责任制，切实解决档案库房、设备和工作人员等实际问题。

第四条 乡镇的档案工作在上级档案行政管理部门监督、指导下，实行统筹规划、分别管理，维护档案的完整与安全，便于乡镇机关、企业事业单位和农民等方面利用的原则。

第五条 乡镇档案部门所需经费列入乡镇财政预算。

第二章 机构、人员及其职责

第六条 乡镇档案部门是乡镇党委和人民政府的职能部门，主管全乡镇档案工作，对全乡镇档案工作实行规划、协调、监督和指导；管理本乡镇机关的档案。

（一）贯彻上级党委、政府及档案行政管理部门有关档案工作的方针、政策和工作规划、部署；执行档案工作的法律、规章和技术标准；

（二）对乡镇所属企业、事业单位及村民委员会的档案工作进行监督指导；

（三）掌握所辖范围档案工作情况，向县（市）档案行政管理部门报送档案工作基本情况统计表和案卷目录；

（四）集中管理本乡镇机关档案；

（五）对乡镇机关文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作进行指导和监督；

（六）收集与档案有关的资料；

（七）根据自愿和可能代管直属企业、事业单位及村民委员会具有永久、长期保存价值的档案；

（八）开发档案信息资源，提供档案利用。

第七条 加强乡镇机关综合档案档案室的工作，有条件的乡镇可建立乡镇档案馆，接收、保管乡镇直属机关单位永久、长期档案，按规定逐步开放档案，为社会各方面和农民提供档案资料利用。

乡镇建馆条件由省、自治区、直辖市档案局制定。

第八条 乡镇档案工作人员应具备高中以上文化程度，具有档案专业知识，保持相对稳定；对工作中取得显著成绩的，乡镇党委、人民政府应给予表彰和奖励。

乡镇所属单位，村民委员会确定人员负责档案工作，确保档案完整、安全和提供档案利用。

第三章 文件材料的立卷及归档

第九条 乡镇机关及其企业、事业单位应建立文件材料的收发登记、承办、运转、借阅及移交等处理制度，并及时办理，安全保管，随时提供借阅。乡镇机关形成的文件材料由乡镇党委或政府办公室集中处理；直属单位形成的文件材料由各单位分别处理。

第十条 实行平时立卷制度。

（一）文件材料处理部门根据往年文件材料的多少，设立当年文件材料类目卷宗；将处理完毕的文件材料及时归入有关类目卷宗。

（二）乡镇机关一般性文件材料类目设置：先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大类目，各类目中按上级来文和本级文书分设卷宗；然后按文件材料内容联系和数量多少分设若干卷宗。

专题（业）性活动形成的文件材料、人民来信及案件材料等单独设立类目卷宗。第十一条 卷内文件调整与组卷。

（一）年末或适当的时候，对卷宗内文件材料按其内容联系、数量多少结合其他特征进行调整。

（二）剔除无需要保存的；区分上级来文与本级文件材料；适当区分文件价值，分别组成案卷。

（三）卷内文件按内容联系、时间先后、作者次序等排列、编写张号、卷内目录。

（四）按照卷内文件材料的作者、内容以及名称，编写案卷标题，装订案卷。

（五）按照本级、上级及重要程度等顺序排列案卷，编写案卷顺序号和案卷目录。

第十二条 归档

（一）归档文件材料能完整、真实反映机关单位职能活动，整理有序，方便找利用。

（二）文件材料形成的次年三月前后，将案卷及其目录向乡镇档案部门归档。有关资料及其目录一并归档。

（三）交接双方在案卷、资料目录上签字。

第四章 档案的管理

第十三条 乡镇机关档案由乡镇档案部门管理；

乡镇企业档案由企业管理，安全保管条件暂不具备的，可由乡镇档案部门

或县档案馆代管；

学校、医院等事业单位及村民委员会档案原则上各自保管，方便利用；安全保管条件暂不具备的，其不需频繁利用的需永久、长期保存的档案，可由乡镇档案部门代管；

经上级档案行政管理部门鉴定，乡镇安全保管档案的条件暂不具备的，应由县（市）档案馆代管。

乡镇档案无论采取何种方式保管，都应维护档案的完整与安全和便于乡镇各方面利用为出发点和基本目的。

第十四条 档案分门类别整理。乡镇机关原则上按——机构职能自然形成分类；跨的建设工程、案件调查处理等形成的档案可打破年代，分类整理；专业性较强的大型活动形成的档案单独设立门类，分别整理；代管档案按全宗管理。

第十五条 档案库房应符合防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温等要求，便于档案安全保管，逐步实现档案管理现代化。

第十六条 乡镇档案部门人员调动时，应办理交接手续。

第十七条 乡镇档案部门第每年对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案工作情况统计年报，及时报告县（市）档案行政管理部门。第十八条 乡镇档案部门根据国家档案行政管理部门制定的档案保管期限表等有关规定，制订本乡镇机关的档案保管期限表，划分档案保管期限，组织档案鉴定工作。

档案鉴定工作由单位领导人、部门负责人、档案人员组成的鉴定小组负责进行，逐卷逐件地对档案进行直接鉴定。销毁档案按有关规定执行。

第五章 档案的开发利用

第十九条 乡镇档案部门应不断丰富室、馆藏，逐步建成乡镇档案及有关资料、图书、信息中心。

第二十条 制订切实可行的档案借阅制度，根据档案的密级程度等情况确定开放档案和提供利用范围，简化利用手续。

第二十一条 采取多种方式，按照有关规定，揭示、公布馆藏内容；编制多种专题目录等检索工具，便于社会各方面利用。

第二十二条 根据工作需要开展档案史料编研工作。

第六章 附 则

第二十三条 本办法由国家档案局负责解释。

第二十四条 本办法自发布之日起执行。

乡镇档案管理办法 篇2

一、抓好档案基础工作, 合理利用档案资源

新时期抓好档案基础工作是摆在人们面前关键性的重要任务之一, 收集和整理好档案资源的合理使用是以人为本思想对档案工作提出的新要求。吉林省各乡镇乡镇档案工作要不断深化、对当前应该细化档案基础业务工作要有一定的思考。我们发现首先是要抓好档案收集工作。根据《档案法》抓好档案移交接收工作, 我们乡镇档案室是乡镇的综合性档案工作室, 其任务是不光要整理收集好本部门的档案的整理编辑工作, 还要对各个乡镇, 企事业单位, 重点工程等有价值的档案资料都有整理入案。其次是要强化档案信息化建设。乡镇要因地制宜, 添置部分信息化设备, 加强档案数据库建设, 努力创造符合档案信息化建设条件, 为档案的保管与开发利用创造良好的环境。档案的数据库建设对于当前的乡镇来说在技术上还需要一定的支持, 我们乡镇的技术人员的能力还有待于提高, 需要进行有针对性的培训, 这样能够更好的为实现档案数据库的建成提供良好的人员技术服务。三是要扩宽档案资源渠道。各种新兴的经济组织、社会组织形成的档案, 是他们进行生产经营、开展管理活动的真实记录, 是当前档案资源的组成部分, 随着乡镇的快速发展, 乡镇在发展过程中呈现的资料将是应当纳入档案资源建设的整体范畴, 以保证档案资源的完整。

乡镇机关及其企业、事业单位应建立文件材料的收发登记、承办、运转、借阅及移交等处理制度, 并及时办理, 安全保管, 随时提供借阅。乡镇机关形成的文件材料由乡镇党委或政府办公室集中处理;直属单位形成的文件材料由各单位分别处理。设定平时立卷制度:

1.文件材料处理部门根据往年文件材料的多少, 设立当年文件材料类目卷宗;将处理完毕的文件材料及时归入有关类目卷宗。

2.乡镇机关一般性文件材料类目设置:先分党委、政府、人大主席团、工青妇四大类目, 各类目中按上级来文和本级文书分设卷宗;然后按文件材料内容联系和数量多少分设若干卷宗。

3. 专题 (业) 性活动形成的文件材料、人民来信及案件材料等单独设立类目卷宗。

要帮助指导民营企业和其他非公有制组织及有意愿的家庭开展建档工作, 帮助他们建好用好档案。要继续深入开展“社会主义新农村建设档案工作示范村”创建活动。要争取乡镇工、青、妇、计生、会计、民政、学区、综治等部门的支持, 把档案工作渗透到千家万户, 把档案服务工作融入到社会生活的方方面面。

二、数据时代如何做好档案安全防范管理工作

乡镇档案室是档案事业发展的重要阵地, 加强档案管理, 提高防范意识是档案工作者的职责所在。一是要对档案的安全做好全方位的监督管理防范意识, 全力保证档案保管的安全性。要认真贯彻“安全第一, 预防为主”的方针, 坚决防止松懈、侥幸心理, 做到居安思危, 常抓不懈, 警钟长鸣。要切实加强对档案安全管理, 完善档案管理规章制度, 确保各项措施落实到位。二是要严格制定档案对外开放应该做的保证性工作, 正确处理档案开放与保密的关系, 通过人员的培训让档案信息利用得到合理可靠的安全。要加强防范措施, 安排专人看管, 做到“查档利用, 人不离档”。在档案使用中借阅档案要完善手续, 做好登记, 签字, 用后及时归还。严格控制久借不还, 人员调整、调动、档案带走、丢失等现象的发生, 一旦发现类似的情况要追究相关人员的责任。三是要加强日常内部管理, 确保档案室安全。档案室是档案安全管理的重要阵地, 要积极采取措施, 安装好防火、防盗设备, 加强对消防和供水、供电线路的管理, 确保档案室安全。乡镇档案员要对档案的数量、质量、霉变等情况经常进行抽样检查, 把安全管理责任制落到实处, 确保档案绝对安全。四是要加强学习, 不断提高综合素质。乡镇档案员要有过硬的政治素质, 娴熟的业务技能和扎实的工作作风。首先是要积极参加上级的各种业务培训, 不断提高业务技能;其次是要加强档案法规、政策、业务学习。通过学习, 不断提高档案人员的综合素质。

乡镇企业档案由企业管理, 安全保管条件暂不具备的, 可由乡镇档案部门或县 (市) 档案馆代管;学校、医院等事业单位及村民委员会的档案原则上各自保管, 方便利用;安全保管条件暂不具备的, 其不需频繁利用的需永久、长期保存的档案, 可由乡镇档案部门代管;经上级档案行政管理部门鉴定, 乡镇安全保管档案的条件暂不具备的, 应由县 (市) 档案馆代管。乡镇档案无论采取何种方式保管, 都应以维护档案的完整与安全和便于乡镇各方面利用为出发点和基本目的。档案鉴定工作由单位领导人、部门负责人、档案人员组成的鉴定小组负责进行, 逐卷逐件地对档案进行直接鉴定。销毁档案按有关规定执行。

三、乡镇档案工作人员业务素质的不断提高

档案管理工作是一项政治性、专业性、知识性很强的工作, 要求档案人员具有较高的整体素质, 即要具有高度的政治观念, 广博的知识层面, 精深的业务素质, 能适应现代社会对档案管理的需求, 在乡镇档案队伍建设方面, 首先要建立健全档案管理网络。建立一支由单位分管领导、部门主管负责人、档案室专职档案员、部门兼职档案员组成的档案管理队伍, 是单位档案管理工作正常开展的基础, 其次要配备高素质的档案员。目前档案人员兼职过多, 没有时间和精力从本职工作, 影响档案工作的正常开展, 必须加强政治素质, 专业意识, 乡镇档案人员的业务素质和创新能力需要不断努力建设, 并通过不断的学习和探究食指成为一支学习型、创新型、实干型的档案工作队伍。档案人员要认真学习当前科学发展观的重要思想, 不断提高和加强理论学习, 要努力学习档案专业知识技能, 能熟练掌握档案工作的原理和方法, 熟练运用档案工作的业务知识和法规知识, 掌握档案业务的操作程序, 提高管理档案的技巧, 对本单位档案的数量、内容、种类价值等做到心中有数, 档案人员在掌握档案专门知识的同时, 为了得心应手做好新世纪档案工作, 还要了解学习经济、法律、历史、外语等相关知识, 才能做好综合性的档案工作。

新的历史时期, 特定的历史环境, 我们乡镇档案工作面对新时代的挑战, 我们应该不断提高自身能力, 并通过对周围人群的培训和解放思想、抓住机遇, 与时俱进, 不断创新, 促进档案工作发挥其经济效益和社会效益, 使档案工作更好地服务于社会, 服务于经济建设的主体, 服务于乡镇的整体性建设中, 在服务中求生存、求发展。

摘要：根据时代的要求, 乡镇档案工作已经成为乡镇党委、政府日常工作中的一项重要的工作之一, 做好档案工作能够为乡镇的发展历程提供有利的参考因素, 对促进建成社会主义和谐社会有着不可替代的作用。随着新农村建设进程的加快和发展中发现的问题, 我们发现如何在新形势下做好农业农村档案工作、提高梨树县农业和农村档案工作水平, 为吉林省新农村建设做好服务性保证。

乡镇社区医疗服务中心档案的管理 篇3

一、目前乡镇社区医疗服务中心档案管理的现状

（一）缺乏完善的指标管理体系

到目前为止，社区医疗服务中心档案的管理还没有一整套科学统一的管理制度、标准。随着科学技术的进步和社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化，社区医疗服务中心在档案管理工作中，由于还没有统一的管理标准和模式，多数单位是根据自己的理解和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入。档案管理工作缺乏系统化，主要体现在：

1、年初缺乏计划，年底没有考核，档案管理状况同科室的考评没有直接挂钩，缺乏规范化的措施。2、由于认识程度不同，各科室的档案管理水平参差不齐，没有按照规定收集档案的现象依然存在，档案丢失、归档不及时、个人留存不交的情况时有发生，档案的管理职责有待进一步加强。3、由于社区医疗服务中心档案管理制度不够健全、规范，缺少适应社会主义市场经济体制的综合性医院档案管理的新模式，档案的分头管理和分散保管现象严重，各自为政、标准不一，装具参差不齐，档案利用率低下，信息管理与档案管理严重脱节，人力、物力和空间浪费现象严重。

（二）档案管理意识不强

社区医疗服务中心以医疗服务为根本任务，长期以来对社区医疗服务档案缺乏严格的考核，在实际工作中往往出现档案痕迹留存可有可无的模糊认识。至今仍有不少同志，尤其是领导干部，对档案管理意识还较淡薄，同时由于受人员、设施、经费等方面的限制，档案管理工作受到冷遇。正是因为存在这些问题，导致个别同志为了方便自己利用，任意扣压或丢弃使用完毕的文件材料。

（三）档案管理人员素质有待提高

档案管理人员知识更新不够，业务素质不高。档案管理工作是专业性强、涵盖面广、涉及部门多、工作内容繁杂的一项专业性工作。从目前看，各部门的档案管理人员多为兼职人员，档案、信息处理复合型人才就更为缺少，大部分档案人员专业水平偏低。在社区医疗服务中心人才培养中，一般重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的素质提高没有纳入计划和要求，档案管理人员平时进修学习的机会不够，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力。

（四）档案信息开发不足，档案利用率偏低

社区医疗服务中心开发利用档案仅满足于“查阅文件”的被动封闭式的状况，只是发挥其简单的自然属性，使大部分档案信息处于“沉睡”状态，从而失去了档案存在的价值。同时档案的分散管理也间接导致了档案管理人员难以对档案信息进行综合研究和开发利用，档案室也就不能提供综合性、宏观性、整体性强的档案信息，这也就直接导致了档案利用率的低下。

（五）档案管理尚未与医疗业务建设同步规划、同步发展

在社区医疗服务中心近期和远期规划中，一般对社区医疗服务中心规模、医疗设备、技术水平、人员结构等都作了比较详尽的规则。而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平无法与医疗业务同步发展。一些单位由于医疗用房紧张，挤占档案用房现象普遍。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索阶段。档案管理与医疗服务的不协调发展必然导致档案信息的开发不足，并最终导致医疗服务丢失档案信息保障的后果。

二、加强社区医疗服务中心档案管理的对策

（一）理顺关系，健全制度，拓展档案的归档范围

社区医疗档案是国家档案的重要组成部分，是发展医疗卫生事业及其他各项工作的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，应在国家档案行政管理部门“统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导”下，由县卫生管理部门档案机构负责社区医疗服务中心档案工作的具体监督和指导。社区医疗服务中心应明确一名领导分管档案工作，把档案工作纳入领导议事日程，切实解决档案工作中存在的实际问题。

社区医疗服务中心应理顺档案管理体制，建立综合档案工作机构，负责本单位的档案工作和统一管理本部门形成的各种载体的全部档案（病历档案除外）。各单位应根据工作实际配备1-2名专兼职档案工作人员。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。要结合本单位档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等一系列的规章制度和档案管理人员岗位责任制，使档案工作各环节的运行有章可循，使各部门按照各自的职责和归档范围进行收集、积累和整理。对各科室的各类档案材料进行集中统一管理，增加档案管理的综合性和独立性，编制统一的分类大纲，把各门类的档案作为一个有机整体，用统一的标准和规范系统地进行整理，统一分类编号。完善的制度与职责，将使档案管理有法可依、有章可循，使档案人员管理档案更加规范，对档案管理水平的提高有着十分重要的保障作用。

社区医疗服务中心要建立健全文件材料的形成、积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保每项重要的医疗、防疫、科研、教学、药品管理、行政管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

（二）加强领导，重视宣传，增强全员档案管理意识

领导重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证。各级社区医疗服务中心应切实加强对档案工作的领导。领导重视是档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，作为社区医疗服务中心发展的重要内容来抓，与社区医疗服务中心业务建设同步规划、同步发展。要大力宣传档案工作，使社区医疗服务中心领导、管理者、职工都能充分认识档案工作的重要性，认识档案与日常工作和生活的密切关系，更好地支持档案管理工作。

（三）重视社区医疗服务中心档案规划，促进档案建设与业务建设同步发展

社区医疗服务中心档案管理作为社区医疗服务中心管理的重要组成部分，在社区医疗服务中心的建设和发展中是不可缺少或替代的。社区医疗服务中心在制定中长期规划中，应充分考虑档案管理的设计和建设，要根据社区医疗服务中心发展规模和需要，不断增加投入，加大档案管理的建设力度，使档案管理的用房条件、设备配置、人员配备、业务培训、管理水平等综合实力与社区医疗服务中心的业务发展相适应。

（四）加强投入，提高配备，实现档案管理的现代化

重视档案的基础设施建设，不断改善档案安全保管条件。有条件的单位还应配备计算机、扫描仪、数码相机、刻录机及档案管理软件等，提高档案信息的基础质量，扩充档案的种类，使社区医疗服务中心发生的重大事件，不仅有文字、照片、录像甚至光盘等电子档案，而且利用方便，逐渐实现档案管理的现代化。

（五）重视人才培养，提高人员素质

要将档案人员培养纳入社区医疗服务中心人才培养计划，应加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员的学历教育和业务学习及培训，通过在职学习、短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，提高档案人员的业务素质。社区医疗服务中心的专职档案人员及兼职档案人员都应做到持证上岗，学历层次应在大专以上，有条件的应参加档案管理专业的职称考试，取得档案管理专业的职称，全面提高档案管理人员素质，推动档案管理水平的提高。

（六）开发利用档案资源，使档案资源为社区医疗工作服务

档案资源的开发利用是档案管理的主要目的，通过档案的深层开发，提高档案的使用价值，为社区医疗服务中心业务、管理及患者服务。因此，档案管理人员要树立服务意识，使社区医疗服务的档案为临床医疗、教学、科研工作服务。同时积极开展多种编研活动，对信息进行开发，编写各种专题汇编，为利用者提供多方面、有实效的信息。另外还要加强档案利用反馈信息的管理，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益，也由此提高档案在社区医疗服务中心管理中的地位和作用，促进档案建设。

乡镇档案管理办法 篇4

接种单位所在乡（镇、街道）：贵州省黔南市贵定县定东乡(镇、街道)

接种单位所在乡（镇、街道）编码：551300

接种单位名称：贵定县定东乡卫生院

接种单位地址：贵定县定东乡高原村36号

接种单位分类：⑴城镇接种单位⑵乡接种门诊⑶村级接种点⑷出生接种单位3 服务形式：⑴定点接种⑵入户接种⑶定点+入户接种1 服务周期：⑴日接种⑵周/旬接种⑶月接种⑷双月接种⑸其它3 服务人口数：8125人

接种人员数量：5人

接种人员职称：无职称0 人，初级5人，中级0人，高级0人 最大服务半径：4.2千米（保留1位小数）

实施儿童接种信息化管理：⑴是⑵否1 责任区域：定东乡

填表日期：2012年4月10日填表人：申济荣

填报说明：

1.本表供各级作为模版使用，由乡级收集下属各接种单位情况填写上报县级，县级疾控机构收集后，录入或导入《中国免疫规划监测信息管理系统》（4.0以上版本）并逐级上报中国疾控中心。当接种单位情况发生变更后15日内，应及时报告县级疾控机构进行更新报告。

2.接种单位所在乡（镇、街道）编码由8位编码组成（6位县国标编码、2位乡级编码），由《中国免疫规划监测信息管理系统》（4.0及以上版本）系统自动生成，每年年初定期更新。

3.“出生接种单位”是指只提供新生儿乙肝疫苗、卡介苗接种的单位；

4.服务人口数是指服务的辖区总人口数，出生接种单位不填写服务人口数；

5.“日接种”是指每周提供5天以上常规疫苗接种；“周/旬接种”是指每周/旬提供一天以上常规疫苗接种服务;

当前乡镇档案管理的问题与对策 篇5

一、乡镇档案工作概述„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

（一）乡镇档案的概念„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

（二）收集档案的主要内容„„„„„„„„„„„„„„„„„3

（三）收集档案时的要求„„„„„„„„„„„„„„„„„„5

（四）档案的保存和利用„„„„„„„„„„„„„„„„„„5

二、乡镇档案工作现状分析„„„„„„„„„„„„„„„„„7

（一）乡镇档案工作已经取得了可喜的成绩„„„„„„„„„„7

（二）乡镇档案工作与乡镇各项事业的快速发展还存在着一些不相适 应„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8

（三）乡镇档案工作尚不理想的具体表现„„„„„„„„„„„9

三、乡镇档案工作的发展对策„„„„„„„„„„„„„„„„10

（一）积极宣传，提高思想认识，在乡镇树立“档案事业”的思想

„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„..10

（二）认真总结，研究出适应社会主义新农村建设需要的乡镇档案管理

模式„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„..11

（三）将档案工作列入乡镇年终工作目标考核之中„„„„„„„13

（四）通过法律法规的修改和业务规范的制订来保障„„„„„„13

四、结语„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13 当前乡镇档案管理的问题与对策

【内容摘要】档案是历史的真实记录，是各项事业发展的重要基础。当前，乡镇档案工作涉及领域越来越广泛，做好档案工作，对于落实科学发展观，促进农村经济和社会协调、可持续发展，具有重要的现实意义和历史意义。乡镇档案工作，是与农村经济社会发展相关的一项基础性工作，是社会主义新农村建设必不可少的环节，如何加强乡镇档案工作，解决乡镇档案管理存在的各种问题，应采取积极的措施，以保证档案的完整与安全，达到最大利用价值是当前乡镇档案工作的一项重要任务。

【关键词】乡镇档案管理 现状 问题 发展对策

党的十六届五中全会明确提出了“建设社会主义新农村”的战略目标，档案部门围绕党和国家中心工作、服务大局，按照建设社会主义新农村的总体要求，自觉地将档案工作纳入到社会主义新农村建设之中。在这种形势下，对乡镇档案工作的研究再一次提到了十分迫切的程度。档案部门必须自觉地以科学发展观为指导，解放思想，转变观念，创新理念，突破瓶颈，抓住机遇，服务大局，着力研究和提高乡镇档案工作的水平，建立起新的乡镇档案管理模式和工作体系，努力

使乡镇档案工作真正地服从于、服务于社会主义新农村建设大局，为农业、农村、农民提供档案利用的全方位服务。

乡镇档案工作概述

（一）乡镇档案的概念

档案是指使用过的、具有保存和参考价值的文书，把它们挑选出来按照一定的规则重新整理、立卷、编排之后，便称之为档案。

乡镇党委、政府是党和国家的基层政治组织和政权组织，档案是乡镇及其所属社会团体、企事业单位在从事政治、经济、文化和社会事务管理活动中形成的具有保存价值的历史记录，完整地反映了乡镇发展变化过程，在经济社会发展、工作查考以及维护公民权益等方面具有不可替代的重要凭证作用，也是国家宝贵的物质文化财富。

随着社会主义新农村建设的不断深入，相应会产生大量的档案资料。这些档案资料既是社会主义新农村建设发展的真实记录，同时也是科学有序地开展社会主义新农村建设各项工作的基础。扎实做好乡镇档案工作，是社会主义新农村建设的必然要求。各级档案部门和民政、农业等部门，要从贯彻落实科学发展观和构建社会主义和谐社会的高度，将档案工作纳入社会主义新农村建设整体规划、工作计划与建设内容，使档案工作与社会主义新农村建设的各项事业同步发展。乡镇档案工作是社会主义新农村建设档案工作的重要环节。乡镇政府部门应加强对村级档案工作的指导、培训和帮扶，使村级档案工作逐步走上规范化轨道。乡镇档案室，就成为全乡镇的档案信息资源中心。开展档案工作指导培训，解答档案工作遇到的问题，努力建设一支稳定的农村档案工作人才队伍，增强社会主义新农村建设档案工作的发展后劲。充分发挥档案的作用，使乡镇档案工作真正成为建设社会主义新农村的必要条件。

（二）收集档案的主要内容

档案部门人员通过一定的途径，将分散在单位各处的已经办理完毕的，但有保存、查考价值的文书、声像等资料集中起来即为档案收集。应该收集的文书资料大致有以下几类：

重要的会议资料，如会议通知、报告、决议、总结、会议纪要、会议简报、会议记录、领导人讲话、重要发言、录音带、照片等；

上级下发的与本单位业务有关的决议、决定、命令、条例、规定、计划等；代上级单位撰写的已被采用的重要文件的定稿；

本单位的与上、下级单位的请示、批复、报告等公文性文书；

反映主要业务活动的报告、总结、工作计划、统计报表、信访工作材料；与有关单位签订的合同、协议书及其他来往文书；

干部任免、职工奖励、处分以及职工劳动、工资、福利等方面的文件材料；本单位及下属单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信的文件材料；反映历史沿革、重要活动的大事记、剪报、照片、录音带、录像带以及编辑的出版物等；

财产、物资、档案等的交接凭证；

不相隶属单位颁发的需要本单位贯彻执行的条例、规定、通知等；

下级单位报送的报告、统计报表等。

（三）收集档案时的要求

档案人员在收集档案时，应该做到：

（1）严格执行收发登记制度和立卷归档制度。认真做好文书的登记、清退

和归档工作，仔细核对、检查各种细节。

（2）注意收集零散文书。除了规范的归档制度以外，文秘人员和档案人员要留心收集散落在外、在个人手中的文书，并配合一定的控制、奖惩措施，以补充归档制度的不足。

（3）落实归档工作的岗位责任制。文秘人员和档案人员要掌握好收文过程中的阅办环节，及时收回文件；在发文过程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；专人负责收集外出带回的文书；仔细收集本单位的各种行政和业务文书。

（四）档案的保存和利用

相关法律法规明确的乡镇政府档案工作的职责归纳起来有五大任务即：管理好本机关档案；监督指导本乡镇所属单位和其他组织的档案工作；开展政府信息公开工作；为基层单位和人民群众提供档案利用服务；提供政府公开信息的公共服务等。

为了完好、长久保存档案，需要采取一些保护措施，进行妥善管理。包括对档案保管期限的确定。文书档案的保管期限分为永久、长期（16至50年）、短期（15年以下）三种。文书管理人员为了掌握档案的基本情况，还必须对档案进行数量的登记、统计和分析研究，以期更好地提供利用。

档案的利用途径和方式有以下几种：

1、设置档案室，提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读。

2、通过一定的制度和手续，提供档案外借，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等。

3、根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，提供档案利用率。

4、利用所藏档案中的有关记载和资料，对申请者提供核实某种事实的书面证据。

5、以档案为依据，文秘和档案人员对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务。

6、将档案目录印制成册，分发到有关部门，以交流信息。

7、举办档案展览，充分发挥档案的作用。

乡镇负责档案工作的实体机构的职能和任务。乡镇作为一级政权组织，档案工作应当拥有两种职能，即对全乡镇档案事业的行政管理和乡镇机关的档案管理。主要任务：一是档案收集、保管、利用职能。整合档案资源，变档案分散管理为集中统一管理，将镇党委、政府及所属部门档案集中保管，实现镇档案资源的集约化管理，统一对外提供利用。二是监督指导职能。全面承担起镇党委、政府、镇直属部门及辖区内居委会、行政村等基层单位档案工作的监督指导职责，促进乡镇和农村档案工作健康协调发展。三是已公开现行文件服务职能。负责收集整理各级党委、政府及有关部门与老百姓关系密切的已公开现行文件，向社会和农民群众开放，免费提供查阅服务，让农民了解国家政策和维护自身权益。四是爱国主义教育职能。围绕党委、政府的中心工作，依托档案资源优势，举办各种形式的展览，充分发挥教育阵地的作用，对全镇干部群众进行爱国主义教育。

二、乡镇档案工作现状分析

（一）乡镇档案工作已经取得了可喜的成绩

1、乡镇机关档案工作。乡镇机关一般在十一届三中全会后至1982年的恢复、整顿期间，都建立健全了档案工作，设置了档案室，清理了积存文件，建立了文书立卷归档制度和档案管理制度，对乡镇机关本身的档案进行了比较有效的管理。

2、农业农村档案工作。全面的乡镇档案工作还应当包括行政村、涉农单位、村民、农村新经济组织等诸多方面，即我们通常所说的农业农村档案工作则开始于上个世纪八十年代中后期的基层建档。当时在一些经济较为发达的地区，基层建档工作尤其是对行政村的档案工作抓得切实有效，建立起了农村档案工作网络。

（二）乡镇档案工作与乡镇各项事业的快速发展还存在着一些不相适应

1、传统的管理体制与现行工作职责不相适应。《档案法》对乡镇人民政府赋予了全方位的档案工作职责，而目前乡镇档案工作的管理体制仍不太健全。一是管理机构不落实，档案室并非是一个工作机构，没有列入政府机构序列，没有专门的人员编制，实质只是一个存放档案的库房；二是人员不适应，各镇档案人员兼职过多，随着行政区划的调整，工作任务大量增加，上级业务部门对档案工作的要求越来越高，群众对档案的需求面越来越广，光靠一名兼职档案人员来完成各项工作任务已不太现实。

2、现行的档案工作模式与行政区划调整后的实际情况不适应。首先是在乡镇一级，近年来各地都在进行行政区划调整。其次是行政村也在进行调整。中心村是农村基本居住单元，也是郊区“三个集中”推进的关键问题，将对分散的自然村适度归并，合理配置公共设施。乡镇行政区划调整后的客观情况需要对现行的档案工作模式实行变革。

3、现行的乡镇档案服务内容、方式与新农村建设的发展和广大农民群众对档案利用的需求不相适应。社会主义新农村建设的内涵非常丰富，与之相适应对档案工作的要求也更高，随着社会主义新农村建设的深入，乡镇档案工作的范围越来越宽。

（三）乡镇档案工作尚不理想的具体表现

1、对档案管理工作认识不足。个别部门、单位领导对档案工作重视程度不够。表现在制度未建立、人员未配备、经费无投入，设备的购置、工作布置与督促检查等方面还有较大差距。档案工作人员责任心不强，工作不主动。

2、档案工作人员业务不熟悉。由于人员变动太频繁，许多单位档案工作人员业务生疏，主要表现在对本单位档案室存放的档案类别、档案数量及档案存放情况均不清楚；对档案政策法规掌握不透彻。有的出现档案整理归档断层现象，档案工作人员变动后，对没有及时收集、整理归档的文件资料，没有做好移接交工作，甚至多年没有整理档案，档案归档不及时、整理不规范。有的乡镇的档案材料长期堆放或捆绑在一起；有的在整理过程中没有进行分类整理。导致许多档案材料遗失。

3、档案存放场所不固定、不集中。由于机构变动、办公场所变迁、办公用房面积小等客观原因，相当部分单位和乡镇没有专门的档案室，有些档案因管理不严格，导致收集不及时、不齐全，整理不及时、不规范，甚至未予整理，出现遗失、流失档案现象。

4、档案收集整理归档不全面。大多数乡镇、单位档案工作人员只负责文书档案的收集、整理、保管工作，忽视了业务、科技、会计等其他门类档案的整理、保管，尤其是重大活动、重点建设等重要、珍贵档案的收集、整理工作没有引起重视。绝大多数工作人员认为档案就是红头文件，忽视了其他材料的归档工作。大多数单位没有收集如声像、照片、电子以及印章、奖牌（杯）等实物或其他载体形式的档案，有的甚至不知道它们是档案。

5、监管、培训指导力度弱。作为上级档案局，由于机构、职能、人员、经费等原因，对下属的档案工作疏于管理，缺乏必要的监督指导等。

面对建设社会主义新农村实践中产生的众多变化，我们应当清醒地认识到新的形势对乡镇档案工作已经提出了新的更高的要求。如果我们不能对这些新的变化及时进行调查研究并提出相应的对策措施，那么就难以使乡镇档案工作有效地服务于社会主义新农村建设。

三、乡镇档案工作的发展对策

（一）积极宣传，提高思想认识，在乡镇树立“档案事业”的思想

1、强化乡镇档案工作是适应我国国情的需要。我国有世界上规模最大的农业、数量最多的农民和历史最悠久的农村。推进社会主义新农村建设，对全局关系重大，对农村影响深远。从我国实际情况出发，乡镇是形成档案的基础，农业农村人员在档案利用者队伍中占有很大比例，尤其是随着民主的进一步深化，我国对民生问题的进一步关注，乡镇档案工作的基础不打扎实将会留下巨大的遗憾。

2、强化乡镇机关档案工作是适应其自身地位与作用的需要。“社会主义新农村建设”档案工作的基础在基层，重点在乡镇，乡镇机关的档案工作占有主体地位，发挥着主体的职能，是“社会主义新农村建设”档案工作的“龙头”，只有发挥主体作用，才能拉动整个“社会主义新农村建设”档案工作。

乡镇档案的分类 篇6

1、本镇党委和党政联席会议记录

永久

2、本镇×届×次党代会会议材料

2．1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、公报、主席团会议记录等文件材料

永久 2．2 大会发言，简报，快报

永久

2．3筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构 的计划、总结等文件材料

定期

3、本镇党委会议的文件材料

3．1决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册

永久

4、本镇党委工作活动中形成的文件材料

4．1 工作报告、总结、换届选举结果

永久 4．2 重要专项活动的报告、总结等

永久 4．3 党员管理、批准入党、转正等文件材料

永久 4．4 情况反映、工作简报

定期

5、本镇党组织统计年报表、党员名册、介绍信及存根

永久

6、本镇组织机构设置、干部人事等工作的文件材料

6．1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久 6．2 人事工作制度、规定、办法等文件

永久 6．3 人事任免文件

永久 6．4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

6．4．1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久 6．4．2 受县级以下表彰、奖励的 定期

7、本镇党委的计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

7．1 和以上的计划、总结、统计材料

永久 7．2 以下的计划、总结、统计材料

定期 7．3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

永久 7．4 一般活动的总结、一般问题的调研材料

定期 7．5 本镇领导在有关会议上的讲话、汇报、发言材料

定期

8、本镇制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

永久

9、本镇出国或出境审批手续、执行日程、考察报告、一般性会议记录 定期

10、本镇党校材料

10．1 计划、总结

定期 10．2 培训材料

定期

11、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 11．1 重要的 永久 11．2 一般的 定期

纪检（监察）

12、本镇纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

12．1 计划、总结

永久 12．2 重要的文件材料

永久 12．3 一般的文件材料

定期 12．4 本镇对违反党纪、政纪的案件材料,卷宗（包括调查取证、个人检查、处理意见、批复等，一般按人或案件立卷）

12．4．1 受到警告（不含）以上处分的永久 12．4．2 受到警告处分的定期 12．5 上级纪检（监察）的有关文件材料

12．5．1 重要的永久 12．5．2 一般的定期

团委

13、本镇团委材料

13．1 本镇共青团工作计划、总结、会议记录

永久 13．2 本镇×届×次团代会会议材料

永久 13．3 本镇共青团支部设置、干部任免、奖惩等文件材料

永久 13．4 本镇团委组织活动的材料

定期 13．5 本镇团组织情况统计年报表和团员名册

永久 13．6 本镇团组织关系介绍信、存根、发展新团员、离团批准书存根

永久 13．7 上级团委的有关文件材料

13．7．1 重要的永久 13．7．2 一般的定期

妇联

14、本镇妇联材料

14．1 本镇妇女工作的计划、总结

永久 14．2 本镇×届×次妇代会会议材料

永久 14．3 本镇妇联机构设置、干部任免的文件材料

永久 14．4 本镇妇幼保健、幼教、维护妇女儿童合法权益、开展竞赛评比的材料 定期

14．5 上级妇联的有关文件材料

14．5．1 重要的永久 14．5．2 一般的定期

工会

15、本镇工会材料

15．1 本镇工会工作计划、总结、会议记录

永久 15．2 本镇×届×次工会会议材料

永久 15．3 本镇工会机构设置、干部任免、奖惩等文件材料

永久 15．4 本镇工会组织活动的材料

定期 15．5 本镇工会组织情况统计年报表

永久 15．6 上级工会的有关文件材料

15．6．1 重要的永久 15．6．2 一般的定期

人大

16、本镇人大材料

16．1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、公报、主席团会议记录等文件材料

永久 16．2 大会发言、人大代表建议和意见、人大议案及答复，简报、快报

永久 16．3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料。

定期 16．4 讨论未通过的文件

定期

政府

17、本镇政府材料

17．1 本镇政府办公会议记录

永久 17．2 本镇政府工作计划、总结、中长期规划、领导讲话、组织史、大事记、机构没革及编研材料

永久 17．3 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久 17．4 人事工作制度、规定、办法等文件

定期 17．5 人事任免文件

永久 17．6 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

17．6．1 受县级（含）以上表彰、奖励的永久 17．6．2 受县级以下表彰、奖励的定期

17．7 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久 17．8 人事考核、职称、评审工作文件材料

永久 17．9 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久 17．10 职工名册

永久 17．11 本镇政府召开工作会议、专题会议的材料

17．11．1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久

17．11．2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

定期 17．12 本镇承办的大型展览会、博览会的文件材料

17．12．1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计

永久 17．12．2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

定期 17．12．3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排

定期

17．13 本镇的请示与上级机关的批复、批示

17．13．1 重要业务问题的 永久 17．13．2 一般业务问题的 定期 17．14 同级机关、下级机关来函、请示与本机关复函、批复等文件材料 17．14．1 重要业务问题的 永久 17．14．2 一般业务问题的 定期 17．15 机关联合行文的文件材料 17．15．1 本机关为主办的

17．15．1．1 重要业务问题的永久 17．15．1．2 一般业务问题的定期 17．15．2 本机关为协办的

17．15．2．1 重要业务问题的永久 17．15．2．2 一般业务问题的定期 17．16 简报、情况反映、工作信息等

定期 17．17 本镇处理人民来信来访的文件材料

17．17．1 有领导重要批示和处理结果的 永久 17．17．2 其他有处理结果的 定期 17．18 本镇事务管理文件材料

17．18．1 房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久 17．18．2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料

17．18．2．1 重要的永久 17．18．2．2 一般的定期 17．18．3 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料定期 17．18．4 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 17．18．4．1 重要的永久 17．18．4．2 一般的定期 17．18．5 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

永久 17．18．6 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请

定期 17．19 本镇关于××普查工作的文件材料

17．19．1 文件材料

永久 17．19．2 统计表

永久 17．19．3 登记表

定期 17．20 本镇有关统计材料

17．20．1 统计年报

永久 17．20．2 半年报、季报、月报

定期 17．21 上级机关制发的文件材料

17．21．1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

17．21．1．1 重要的永久 17．21．1．2 一般的定期 17．22 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

定期 17．23 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料

永久 17．24同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

定期 17．25 下级机关报送的文件材料

17．25．1 重大问题的专题报告

定期 17．25．2 和以上的计划、总结、统计材料

定期 科协

18、本镇科协材料

18．1 本镇×届×次科代会会议材料

永久 18．2 本镇科普工作活动中的文件材料

定期 18．3 上级科协的有关文件材料

18．3．1 重要的永久 18．3．2 一般的定期

社会和劳动保障所

19、本镇民政材料

19．1 本镇关于民政工作的计划、总结

永久 19．2 本镇召开残联代表会的文件材料

永久 19．3 本镇优抚工作材料（包括拥军优属、优抚补助等）

定期 19．4 本镇复退军人名册和安置工作的材料

永久 19．5 本镇社会福利工作的材料（包括收容遣送、残疾人安置等）

定期 19．6 本镇社会救济工作的材料（扶贫、低保户供养、敬老院管理等）定期

19．7 本镇关于遭受自然灾害的情况报告、抗灾、受损统计等材料

永久

镇财务室

20、本镇财政组材料（会计档案单独组卷）

20．1 本镇财政预、决算年报表、总结算

永久 20．2 本镇关于审计工作的文件材料

定期 20.3本镇的财产、物资等的交接凭证、清册；

定期 20.4 综治办

21、本镇综治办材料

21．1 本镇综治工作计划、总结

永久 21．2 本镇综治工作责任书

定期 21．3 本镇综治创建工作中的有关材料

永久 21．4 本镇综治工作中其他有关材料

21．4．1 重要的永久 21．4．2 一般的定期 21．5 本镇综治工作报表

21．5．1 年报

永久 21．5．2 半年报、季报、月报

定期 21．6 安全检查、调查记录、通报、整改通知书等

定期

村镇建设发展中心

22、本镇村镇建设发展中心材料（征地、建房、路、桥等归入基建材料）22．1 本镇集镇、村级建设规划、计划、说明

永久 22．2 本镇关于土管、建房工作计划、总结等文件材料（包括宣传等）永久 22．3 本镇关于制订的土管、建房工作的规定、细则

永久

计划生育服务中心

23、本镇计划生育材料

23．1 本镇关于计划生育工作的计划、总结

永久 23．2 本镇制订的计划生育工作的政策、规定及宣传材料

永久 23．3 本镇对违反计划生育工作政策事件的处理材料

定期 23．4 本镇独生子女申请登记表、规划二胎申请表（包括多胎申请、批准书及存根）

定期 23．5 本镇计划生育工作责任书

定期 23．6 本镇计划生育工作年终考核材料

永久 23．7 本镇计划生育工作的各类统计年报表

永久

文化服务中心

24、本镇文化服务中心材料

24．1本镇文体中心工作的计划、总结

永久 24．2 各类活动材料

定期 24．3 创建工作材料

永久

农业服务中心

25、本镇农发中心材料

25．1本镇农发中心工作的计划、总结

永久 25．2 本镇农发中心其它材料

定期 25．2．1 重要的 永久

25．2．2 一般的 定期

丹水镇安全生产委员会

26.1政府安全生产文件

永久

26.2安全生产会议记录、会议纪要性

永久

26.3本镇安全生产工作计划、安排、安全生产目标责任书

永久

26.4安全生产法律、法规

永久

26.5安全生产执法活动过程中形成的整改指令书、行政处罚、检查记录以及有关各种安全生产隐患情况的报告

永久

26.6各项安全生产专项整治工作目标、安排的材料

永久

26.7安全生产工作总结性

永久

丹水镇群众工作站

27.1群众来访接谈登记表性

定期 27.2县信访局交办立案案件材料

永久 27.3镇群众工作站立案案件材料性

乡镇计划生育档案管理工作的思考 篇7

一、乡镇计生档案工作的问题

1. 档案工作意识淡薄。

有的乡镇没有把档案管理工作放到重要位置, 缺乏计生档案工作重要性的认识, 特别是一些领导不够重视基层的档案管理工作, 没有把档案工作提到议事日程上来, 也没有把档案工作纳入计生的考核体系中。在人员配备上兼职多, 专职的少, 缺乏资金投入, 疏于用制度管档, 没有真正从对历史负责、对计生事业负责的高度去做好档案管理工作, 从而影响了计生档案管理事业的健康发展。

2. 档案管理力量薄弱。

档案人员素质偏低, 乡镇大部分单位计生档案管理人员由老与弱的女同志承担, 或办公室勤杂人员兼任, 文化素质不高, 档案专业知识缺乏, 实际操作能力差, 有的档案员对立卷归档的基本知识不了解, 对档案的全宗、类别、保管期限混淆不清, 常出现编错号、盖错章的现象, 工作上被动的多、主动的少, 影响档案管理水平的提高。加之档案人员变动频, 也造成了档案资料的散失。

3. 档案管理手段落后。

当前乡镇计生档案管理工作以手工管理为主, 档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式, 较少运用现代化管理手段, 致使档案管理质量较低, 查找速度慢, 使用效率低;资金保障不到位, 基层计生办公经费不足, 用于档案收集、整理和保管的资金投入少, 在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

4. 档案服务现实能力差。

乡镇计生档案门类不够丰富, 有的乡镇只注重文书、报表档案的收集, 忽视声像以及与计生业务有关的资料的收集, 影响了计生档案的系统性和完整性;计生档案资源流失严重, 由于历史的或保管不善等原因, 计生档案存在整年丢失的现象, 部分人员认为自己保管档案材料能够方便工作, 不愿上交集中管理, 导致一些重要的档案资料损毁、丢失;在乡镇计生档案工作中忽视了档案资料的作用, 不愿或不习惯通过档案资料为计生工作发展、为计生管理提供服务, 以此来提高工作效率。

二、加强乡镇计生档案工作的建议

1. 提高认识, 增强责任意识。

要充分认识乡镇计生档案工作的重要性, 把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈, 真正列入议事日程, 做到定期研究、定期分析、定期检查;要增强责任感, 档案主管部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难, 增加必要的投入, 创造良好的环境, 切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;要经常组织档案管理人员学习档案法律法规, 树立档案工作的责任感, 提高做好档案工作的自觉性。

2. 强化培训, 提高业务素质。

要选好用好档案管理人员, 将那些较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位上来, 乡镇计生领导要从政治上爱护, 生活上关心他们, 鼓励他们要干一行、爱一行、专一行, 充分激发他们的潜能和热情。并在岗位调整时, 要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性, 尽量少调整档案管理员, 确保该队伍的专业性;强化档案业务培训, 要积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训, 鼓励他们自学档案管理知识, 并从时间和经费上给予保障, 提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据计生档案工作发展的需要, 适时举办计生档案基础知识和业务技能培训, 培养适应新时期档案工作发展要求的人才;要组织观摩学习, 采取“请进来、走出去”的办法, 请档案主管部门的领导和业务专家上门指导, 参观学习档案管理先进经验和具体操作技能, 促进计生档案工作健康、平衡发展。

3. 规范管理, 提高档案质量。

要制订和健全收集归档材料制度, 严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集, 要创新收集手段, 做到广泛收集和重点收集相结合, 遵循各类档案的形成规律, 适时收集。要丰富收集范围, 既要收集纸质载体, 又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物;要规范档案整理工作, 要严格按照各类档案管理要求进行整理, 做到文件排列有序、保管期限准确、装订结实美观。要实行各种门类、载体档案集中统一管理, 方便档案的保管和利用。要积极改善档案保管环境和条件, 配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备。要积极应用档案管理软件, 实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化。要编撰好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料。

4. 加大投入, 改善保管条件。

要把计生档案管理经费作为计划生育事业发展的基础性投入列入财政预算, 在财力上要给予大力支持, 统筹解决档案保管条件, 规范化装备, 现代化设备及其他实际困难, 积极争取资金, 着眼于档案工作的现代化建设, 逐步从手工操作转向计算机管理。改善基层计生档案室的保管条件, 档案室要有防潮措施, 安装排风扇, 购买温湿度计, 有条件的最好安装空调、去湿机等现代化管理设备。

5. 开发利用, 提高服务质量。

乡镇档案管理办法 篇8

关键词：乡镇卫生院;档案管理;现状和措施

中图分类号：R197.6 文献标识码：A

社会经济和文明不断的发展和进步促使人们的生活水平和健康意识得到了明显的提高，近几年随着国家相应的医改政策的颁布和实施，更多的患者从医疗政策中切实的感受到了实惠。在政策的扶持下乡镇医疗机构也得到了迅速的发展，但是据调研资料显示，在多数的乡镇卫生院中档案管理工作普遍得到忽视，因此为了弥补这一短板，本文就从基层医院的档案管理的现状入手，探讨目前乡镇卫生院内普遍存在的问题，然后制定相应的改进和完善措施。

一、乡镇卫生院档案管理重要性

卫生院档案管理的主要内容包括卫生院的人事档案管理、药品的使用的档案、疾病预防和保健的重要文件管理、行政后勤的管理、医院内部的科研文件管理、教学活动的历史记录等，涵盖着医院历年发展的历程，许多珍贵的医案文案资料。档案管理的重要意义在于能够更好了解医院各个职工履历和发展，对于职工职位的变动调整进行登记和更换，便于医院的认识管理;典型的医案资料和病历资料能使医生在致病救人的过程中了解更多的医疗知识、如疾病类型、典型的形状、治疗的方法等，帮助其开拓眼界，提升专业技能;对于科研文案的管理能够使其科研成果得以传承和发展，教学活动的记录能帮助部门或者科室之间进行相关培训进行参考。由此来看医院的档案管理对于医院的发展、医疗事业的发展均有着巨大的促进作用。

二、乡镇卫生院档案管理的现状

目前大多数的医院都设有专门的医院档案管理部门，并且配备有专业的管理人员，但是其主要的缺点是没有和医院发展的步调保持一致，造成管理缺乏平衡性和持久性。具体表现在以下

几点：

1、档案制度不够完善

经调研发现目前大多数的乡镇卫生院在日常管理过程中均会对医疗、疾病预防和保健、药品的使用、行政后勤等方面建立比较完善的管理制度，但是对于档案管理方面却没有详实且管理制度，档案管理的目标也是模糊不清，同样也缺乏档案管理的考核制度。从基本的日常管理制度规范缺乏，到管理目标以及管理工作的考评等或薄弱和缺失，造成档案管理无法适应医院的发展

脚步。

2、领导无法认识到档案管理的重要性

在很多基层的卫生院内，医院的领导将工作的重心放在了如何让提高其经济效益方面，和职工的待遇等方面，没有切实的认识到档案管理的重要性，因此很少对档案管理的工作进行资金投入，这就造成档案管理的硬件投入欠缺，许多乡镇的卫生院的档案管理室设置在闲置没用的储藏室内，由于缺乏专人的整理、登记等操作，导致档案丢失和损坏。在档案管理的过程中甚至没有使用信息化的管理系统，更多的档案还是依靠工作人员的手工操作，工作效率低下。

3、档案管理室的工作人员专业素质较低

绝大多数乡镇卫生院的档案管理人员是退休的医生或者是护士，甚至为了提高医护人员的利用率采用轮流管理。或者外聘从事其他工作的人员来完成档案的整理、归档和记录等事宜，这些“管理员”大多缺乏专业的档案管理知识，同时有没有进行系统的培训，在没有掌握相关知识的情况下进行管理的操作，其档案的整理和归档等处理会出现混乱无序的情况，会直接影响后期的档案的查找和使用。

4、病理资料的管理不够规范

近几年国家医疗政策向乡镇倾斜，使农村的人们看病更加方便、便宜，这也促使了人们健康意识的增强，由此看病的人数也会逐渐增多，乡镇医院子啊突然面对这种情况时，对于病人的病例档案的建立还是按照原来的方式，比如书写不够规范和严谨、内容不够完整，档案的信息缺失等，在建档时没有将相应的疾病类型、编号等书写清晰，造成归档时排列混乱，这对后期的档案检查、病案查阅以及统计分析等均造成严重的影响。

三、加强乡镇卫生院档案管理的措施

1、提升医院领导对档案管理重要性的认识

医院的主要的任务就是治病救人，而其管理工作的规范与否是其整体实力的一种体现，所以在卫生院的日常运营中，不仅要将致病救人当成的要务，还要将医院的各项管理工作落实到位，病人的档案管理同样如此。卫生院的领导应该将档案管理工作和医院业务建设放在同样的位置进行规划，继而大力宣传档案管理的重要性，加强卫生院职工对于其的认识，必要时可以学习国家的的有关于档案管理的法律，提升法律意识。

2、加强档案管理人员的专业水平的培训

要想落实档案管理工作不仅要提升全院的重视程度，还要安排专门的管理人员，培养具有专业的档案管理素质的人才，主要可以通过专业的知识培训、上级部门的委派等方式来完成，在培训后和入职前一定要对其的档案管理的知识水平进行考核，合格之后方可证实入职。同时对于那些进行培训的护士或者医生，对其培训的结果和年终或者相关的考评结果以及晋升挂钩，这样一方面可以使学员能够珍惜培训的机会，另一方面还能促使其专业档案管理知识的掌握，全面了解档案的管理的具体内容和操作

规范。

3、完善的档案管理制度

医院的档案管理的主要内容就是档案的建立、档案的整理、档案的保存和移交、同时还要满足医生分析研究医案时借阅、归还，与此同时对于过期的档案应该进行销毁处理等工作。因此作为医院要建立一整套档案管理的制度，保证每一步骤都是有章可循有法可依。在档案管理部门可以安排2名管理员，并将具体的管理内容责任到人，让档案管理和卫生院的发展趋于同步。

4、提升卫生院的硬件建设

在认识到档案管理的重要性之后则应该加强对档案管理室的建立，档案室应该设置在降为宽敞的房间内，同时主要保持档案室的空气的洁净、要具备除湿机和空调等电器，定期进行清理和检查，避免出现潮、滋生虫类或者其他物质的侵蚀等。与此同时要对管理工作配备专门的计算机信息管理中心，建立电子档案更好的进行立卷、编排、检索、借阅等统计工作，全面实施信息化，是档案的信息更加完善，资料更加健全，管理更加高效。

5、加强病历的管理

患者的病历是体现医生的治疗措施，用药种类、治疗效果等多方面的信息载体，根据病历的内容我们可以清晰的了解医院的经营状况、疾病治疗的水平、医疗服务的质量等。因此在进行医院的档案管理中要加强对病历的管理力度，从书写规范等严格要求，制定病历书写规范制度，通过宣传和重申的方式让医生明确病历对于患者病情的康复、医院的发展等方面的重要性，病历书写规范之后在进行档案管理时能更加快速的分类和统计分析。

四、结束语

医院的档案管理包括的内容比较繁多，这对于正处于政策改革的乡镇卫生院来说是一个不小的挑战，作为全面的医疗服务机构，卫生院应该积极的相应国家政策的号召，努力的完善医院的各项管理制度，提升档案管理的力度，全面实现卫生院的进步和发展。

参考文献：

[1]其米格.刍议乡镇卫生院档案管理现状与发展对策[J].经营管理者，2012（06）.

[2]罗志勇.乡镇卫生院档案管理现状与发展对策[J].才智.2012 （09）.