档案管理员年度工作计划（共12篇）
作为一名新入职的员工，我先从对公司的了解及对现存档案的了解而渐渐展开今后的档案管理工作。所以，入职以来我先学习了公司的档案管理办法，及档案归档目录指引，并对公司的组织架构、部门设置等进行了了解，之后对档案室现存档案进行了逐一查阅。目前此项工作已基本完成。
二、对公司档案室现存档案进行分类、整理。
通过对公司档案室档案的查阅，了解了现存档案的大致内容，同时结合公司的档案管理办法、档案归档目录指引、滨海新区城建档案20xx年工程档案归档细则及自己以往工作经验对档案室现存档案进行分类、整理，做好卷内目录的编制工作，使得公司档案的分类在符合国家档案管理规定前提下，根据公司实际情况进行分类。保证档案工作能够为企业的经营管理和各项工作服务。由于现存档案基本没有卷内目录，需要逐一分类、编码，并建立电子版的资料索引目录，使档案室所有档案能够更加方便、快捷的被查阅和有效利用。所以将此项工作的完成时间暂定在8月底。
三、跟领导及同事探讨、修订公司档案管理办法。
具体工作计划为以公司现有档案管理办法为基础，征求各部门兼职档案管理员意见进行修订，对于档案管理办法的修订暂时计划从以下几方面进行补充修订，大致提纲为：
1、总则;
2、工作职责;
3、档案类目设置及分类;
4、档案管理实施细则;
5、档案借阅规定;
6、档案保密规定;
7、纪律与处分;修订完成后报部门领导进行审批，之后将根据部门领导的审批意见修改后的修订版报分管领导审批。(此项工作预计在9月下旬完成)。
四、根据新版档案管理办法进行档案室的二次整理及档案收集
在档案管理制度修订完毕后，对初步整理的档案进行系统整理。同时希望能使各个部门都真正参与到档案管理工作中，将各自手头档案进行分类、整理、制定电子版卷内目录，并将部分重要档案移交档案室，使得每一份档案都具有可查性。保证公司各类档案的完成性。此项工作计划在十月完成。
五、档案管理办法试行、修改
在10月、11月进行档案管办法的试行工作，希望能够通过两个月的短暂试行，发现一些档案管理方面存在的问题，进而为下一轮的修订工作做准备。
日前, 在2013年度哈尔滨市宣传思想文化战线“创先争优”评选活动中, 哈尔滨市档案局荣获2013年度全市宣传思想文化战线精神文明创建工作先进单位光荣称号。
2013年以来, 哈尔滨市档案局以党的十八大、十八届三中全会和习近平总书记系列重要讲话精神为指导, 深入贯彻落实全国全省全市宣传思想工作会议精神, 围绕全市中心工作, 以档案服务创建全国文明城市为切入点, 以创建省级文明单位标兵为立足点, 以档案服务大局、服务企业、服务民生为着重点, 坚持“贴近实际、贴近生活、贴近群众”的工作思路。既注重档案专业媒体宣传, 也注重社会媒体宣传;既注重纵向联合, 发挥全市各级档案部门的整体合力, 也注重横向联合, 主动与全市各部门加强协调, 借势借利, 形成业内外媒体互动、业内外部门联动的多渠道、全方位宣传新格局, 为档案事业发展营造了良好的氛围。
二、北京市档案局作为北京市党的文献编审委员会办公机构开展工作。北京市成立了由市委秘书长任主任的党的文献编审委员会，《北京市重要文献选编》成为党的文献的重要组成部分，完成了1966年至1976年编辑工作。
三、着力打造档案文化品牌。北京胡同四合院历史文化展、故事爷爷孙敬修史料展、档案见证北京文化系列讲座、第四届“档案馆日”活动等项工作纳入《“人文北京”行动计划2012年度折子工程》，成为人文北京建设的重要内容。
北京市档案局（馆）与市教委联合举办“故事爷爷孙敬修”展览，展览再现了孙敬修爷爷生前给儿童讲故事的声音和场景，共接待观众5100余人；与首都博物馆联合推出《北京的胡同四合院》展览，宣传北京传统文化，立体生动地展示了胡同四合院厚重的历史文化，吸引观众达55万，同步推出10场主题文化讲座、与北京电视台合作推出10集系列片《老胡同的尘封档案》。
北京市档案学会以“打开尘封记忆，解读史实真相”为主题，推出40场文化讲座，拓展了档案工作服务社会的新内容，使尘封的档案文献走出档案馆，走进社会，贴近百姓。
北京市18家国家档案馆联合推出以“弘扬档案文化，践行北京精神”为主题的第四届“档案馆日”系列活动，向市民提供了80多个档案展览、100多项富有档案特色的活动以及10多场档案文化论坛和讲座，使公众近距离了解了档案和档案工作，感受了档案文化魅力，档案工作的社会影响力和社会知名度进一步提升。据不完全统计，活动当天共接待公众2.7万余人。
四、在市委党校举办党史档案展览，成为市委党校学员的“必修课”。北京市档案局（馆）联合市委党史研究室、市委党校，在市委党校举办了北京地区党的建设和发展历程的“党旗飘扬——党史档案进党校”展览。展览主要通过图片和实物档案结合的形式，全面介绍了北京党组织从1920年建立共产主义小组到2012年第十一届党代会90余年间建设和发展的历程。展览成为党校学习班开班仪式的重要环节，丰富了学习内容，达到了党史展览育人心的目的。
五、建立长效机制，将考核转化为工作标准。建立涉农区县互评互验长效机制，北京市档案局与市民政局、市农委联合制发《北京市新农村建设档案工作测评办法》，采取各郊区县之间互测互评的方式开展农村档案工作检查，推动新农村建设档案工作提高整体水平。北京市档案局制发《北京市区县机关档案工作测评办法》，建立区县机关档案工作测评长效机制，从保障条件、基础业务、利用与服务、对下属单位监督指导四个方面组织开展区县机关档案工作测评工作，成为推动区县机关档案工作的新抓手。
六、档案数字化标准体系进一步完善。北京市质监局发布《档案数字化规范》第5、6部分，至此《档案数字化规范》已发布1至6部分，为北京市档案数字化工作的开展提供了标准保障。
七、综合档案馆重要档案备份工作取得进展。全面启动北京市综合档案馆重要档案同城、异地备份工作，市和区县档案馆备份数据全部制作完成。11月27日，同城备份数据移送北京市信息安全容灾备份中心，完成同城备份工作。
八、实施校政合作发展战略，完善档案科研及人才培养机制。北京市档案局（馆）与北京联合大学签订《校政合作发展战略框架协议书》协议，推动双方在人才培养、科学研究、信息化服务、文化传承与创新等多方面实现优势互补、互利互赢、共同发展。北京市教委认定北京市档案局（馆）为“北京市校外人才培养基地”，11月16日举行挂牌仪式，标志着北京市档案部门与高校的合作迈上了新的台阶。
九、市档案局调整内部处室职能，提高行政工作效率。经市编办批准，市档案局（馆）对部分处室职能进行了调整，收集处与市直处合并，成立监督指导一处、监督指导二处；将档案工作监督指导与档案接收职责合并在一个处室，减少了处室职责交叉，加强了科学管理，提高了工作效率，更有成效地指导全市各部门做好档案工作。这在全国省级档案部门中尚属首次，是对档案工作的一次大胆探索、实践和创新。
2015年度档案管理工作总结
一、档案交接工作
1、人事档案的交接。档案室成立之初，在主管领导的监督与指导下，分别完成了我局内部与公务员股的干部档案交接、与劳动关系股的职工档案交接。所涉及的内容包括全县所有在我局管理的在职、离退休干部、职工档案、历年来所形成的原始的历史档案资料。干部在职档案共计1895份，离岗、企业干部档案共计890份；职工档案移交在册档案2075份。6月9日下午，与组织部、县工商局的有关同志去市工商局接管划转回归我县地方管理的县工商局科级以下干部人事档案，共计198卷。其中，在职公务员档案120卷，事业职员档案43卷，事业工人2卷，离退人事档案33卷，并办理了交接手续。6月18日下午，在我县质监局接管划转回归我局地方管理的质监系统的人事档案，共计69卷，其中，与市质监局办理了10名公务员档案的交接，并办理了档案转递手续；与县质监局的负责同志办理了46卷在职干部职工档案以及13卷离退休人事档案的交接工作。
2、社保业务档案的交接。分别完成了工伤保险、企业养老、医疗保险所业务档案、社会保险管理股退休档案、的交接。工伤保险业务档案2010年至**年装订档案共计241卷，其中包括社会保险管理类7卷，征缴类132卷，待遇类50年21卷，待遇类10年77卷，业务统计报表4卷；2004年至2010年未装订档案共计33盒，2004年至2009年工伤保险待遇支出档案若干袋。养老保险所共移交2012年至**年业务档案210卷，2004年至**年退休人事档案若干。医疗保险所共移交2012年至2015年业务档案546卷。社会保险管理股共移交**年11月19日至2015年3月11日审批退休档案133份。
二、档案转递工作
1、按照我局2015年7月9日下发的《关于做好职能划转和档案移交管理等工作的通知》要求，将部分存放于机关事业档案室的未到退休年龄的学生档案、破产企业档案及久未入档材料且不属于事业管理单位的部分工人档案转移到人力资源市场进行人事代理，共转移档案695卷；
2、按照县委县政府《关于部分事业单位清理整顿有关事项的通知》献字【2006】5号文件精神，将自来水公司、机井公司、房地产开发公司、**种子公司、政府招待所等退出事业管理单位在职人事档案分离管理，干部、职工档案共计219卷；
3、根据**省国营梅庄洼农场2002年5月13日与我局签订的《单位委托保管流动人员档案协议书》规定的保管期限已过，不再续订保管档案协议书，与原单位办理了档案转递手续，将21卷职工档案由原单位提走。
2、按照对干部人事档案的管理权限，与县委组织部办理了部分人事档案转递手续，其中转出干部档案20卷，转入干部档案5卷，归还之前借出干部档案1卷。
4、档案借出与归还工作，共归还借出职工档案59卷，干部档案1卷。因评职称借出档案材料16人次，共计档案材料56份。
5、接收士兵安置档案13卷，档案转递两卷。退休档案移库共计20卷。接收2015新考录公务员档案12卷。接收社会保险管理股退休档案81卷。
三、档案核查工作
1、按照《**城区供水合作工作实施方案》要求，对我县自来水公司工作人员进行重组。档案室与机关事业管理股、工资福利股依据自来水公司干部职工人事档案，结合自来水公司提供的人员信息，共同对现有工作人员的姓名、出生、身份、参加工作时间等信息进行核查、比对。经核查在职人员共96人，有人事手续未上班人员8人，停薪留职人员15人，调出人员4人，退休人员38人，到退休年龄待办退休手续人员2人，共计163人。
2、严格按照《干部人事档案审核资料选编》中规定的档案材料的分类，审核整理干部档案51卷。
3、档案审核：一是将应审档人员分单位打印名单，制作审档记录表格；二是将应审档单位分成乡镇及县直两部分，先从乡镇审核；将审档日期、审档人、被审单位、被审人员等详细信息记录在审档记录表格中；三是将无疑问、信息很明确的人员档案直接写出审核报告；将存疑或有些信息拿不准的记录下来，阶段性的做出总结、汇报，并提出整改建议；截止10月底共审核档案120卷。
四、档案材料的收集与档案整理工作
1、由于档案袋的使用性、耐磨性较差，为了更好地保护档案材料不受损坏，以及便于管理和查阅，我们对所有的在职职工档案更换了职工档案盒，共计1600多份，这项工作现已完成，档案全部存入在职人事档案库。
2、干部档案室的老旧档案清理工作全部完成，共整理档案2232卷，现已全部建立电子台账。
3、档案材料的收集。严格审查所收集的档案材料，保证档案材料填写完整；杜绝材料涂改、伪造，保证材料真实；做好收集材料记录，详细记录送档材料人的单位、姓名、联系方式以及所送材料人的姓名、材料名称、份数等详细信息，以备查阅。自3月份以来共收集档案材料9996份。
4、档案材料的入档。认真核实材料人的编号、单位尤其是同名同姓人员，确保材料准确入档，避免张冠李戴。共完成了年度考核表、工人晋级表等5000多份以及新收集的入档材料9996的入档工作。
五、档案查、借阅工作
在原来的工作基础上进一步完善了档案管理制度，严格按照规定办理档案查、借阅以及档案的其他使用情况。共办理档案查、借阅400多人次。
六、其他工作
根据档案整改发现的问题，以及档案信息的更新，自5月25日开始安排了部分干部填写《干部履历表》，对所填内容认真审核，此项工作已完成。
一是明确专职档案管理人员。
xx县审计局已成立了档案工作领导小组，确定办公室一名工作人员兼任档案管理员，具体负责文书档案的收集、归纳、整理、上传等工作。由于各类审计项目复杂：一是经责审计时间跨度大、范围广、一个项目从发出征求意见书到出具审计报告持续几个月期间包括结论性、证明性、立项性、其他备查文件材料四大类文书资料，资料多且收集困难，因此经责档案由各项目主审担任兼职档案人员，负责整个审计项目的资料收集和整理，资料收集完成后移交给办公室档案人员负责编制目录、统一编号及装订成册。二是一年开展工程审计项目近两百个，项目非常多，加之局领导高度重视审计档案工作，今年进行人员调整时安排了一名人员专门负责工程审计档案资料的整理归档。以上举措，为档案工作的开展提供了充足的人力保障。
二是健全管理制度，规范管理程序。
根据领导要求，xx县审计局现阶段正进一步健全档案管理相应的规章制度，从档案收集、整理、立卷、归档、保管、统计、借阅、利用、安全、保密等环节进行规范，以确保各类档案收集齐全、整理规范、保管有序。
三是强化监督，严守规范，加强档案借阅程序管理。
根据档案管理和保密法要求，严格按照规定程序，做好查阅登记，做到档案交接有记录、履行清点有手续，并登记造册，确保审计档案和涉密信息的安全。
四是加强档案室硬件建设。
着力加强档案管理基础建设，配备安全防护设施。在档案室里配置复印机，以方便调阅档案人员使用，尽量让审计档案不出档案室，更大程度的保障审计档案的安全，设置翻查阅记事本，详细记录外单位来查阅、复印相关档案的时间、档案号、单位名称和查阅人等信息。
能够认真学习马列主义、毛泽东思想及邓小平理论和“三个代表”重要思想，深刻领会党的十七届五中全会精神，不断加强自身党性修养，在政治上、思想上始终与党中央保持一致，实事求是，坚持原则，遵纪守法，没有出现违纪违规行为。
二、学习及遵章守纪情况
在单位工作三年多来，为了做好各项档案工作，我积极参加单位组织的各项学习，在党支部的带领下，我认真学习了《劳动合同法》《就业促进法》等各项法律知识和业务知识，可以说在这一年里，我不论在思想上还是在知识上都有了很大收获。在这三年中，我团结同事，能通过沟通的方式解决工作中存在的问题;工作期间，我认真遵守单位的各项规章制度，无违章违纪现象，不做有损单位利益的事情。
三、认真完成本职工作及领导交办的各项工作任务
当我进入单位第一天起，我就给自己立下目标，要努力做到“眼勤、耳勤、手勤、脚勤、腿勤”,努力做好档案管理工作。
1、加强对文件的收发与管理
加强对来文的登记与管理，每份文件都能及时送领导传阅，然后按领导的批示再分送到各个部室办理，让上级行的精神迅速传达下去，基本杜绝了公文处理上的积压、延时、误事等现象的发生。每年年底，每个部室处理完毕的文件，都要分门别类，妥善保管，为以后装订档案做好准备。
2、促进档案管理与达标
根据《档案法》和《档案管理条例》，以及《〈归档文件整理规则〉实施细则》和一级档案管理的标准，三年来共装订档案件，其中：永久件、长期件、短期件，所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录都由我一人完成。既为单位节省费用多元，又使单位的档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。
3、积极配合
办公室主任、副主任抓好单位日常事务性工作，积极协助办公室领导筹办各类会议和来人接待、上下沟通、内外联系工作，做到了各类事项安排合理有序，为保持单位机关正常工作，尽到了自己的责任。
四、个人存在的不足
三年多来，虽然作了一些应该做的工作，但我深知这与站领导的正确指导和同事们的大力支持是密不可分的，细想起来，仍然存在一些问题。
1、由于个人水平能力有限，所以在整理单位的档案过程中，有时就搬抄过去的档案，存在懒惰和拿来主义的思想。
2.在工作中，当有些档案上级急需要时，自己工作特别多时，偶然会情绪化，有急于求成的现象，导致上报的文件质量不是很高。
关键词：档案管理人员,交接工作,职责
2007年4月, 国家档案局下发了《关于加强对基层单位档案工作监督、指导的意见》, 其中提到“基层单位的档案人员普遍身兼数职, 而且调动较为频繁, 这给基层单位档案工作的发展带来了一系列影响”。各级档案行政管理部门不但深有同感, 而且在缓解档案人员“身兼数职、调动频繁”的状况方面十分乏力。因此, 如何将由此产生的影响降到最低就成为当务之急, 而其中解决好交接问题更是首当其冲, 因为工作交接不力已经令很多新任档案人员饱受其苦, 令单位的档案工作深受其害, 更使构建和谐的档案工作成为空谈。
据有关调查记录, 有的单位在半年之内更换了一次档案人员, 有的单位不只调整了一次, 其中一个单位竟然四次换人。由此说明规范档案工作交接显得尤为重要。
近年来的指导和检查工作表明, 档案交接手续不正式、不严密, 监交工作不严格甚至不进行监交的情况在基层单位普遍存在, 致使新任档案人员在相当长的时间内不掌握本单位档案工作的基本情况, 如找不到档案工作制度, 不清楚各门类档案的数量, 不了解各年代档案在库内、柜内的分布, 不掌握前任档案员有多少没有完成的工作, 不知道全宗卷、编研材料为何物, 个别单位甚至找不到档案柜钥匙, 档案工作长期不能纳入正轨。更严重的是:新任档案人员一接手就感到一头雾水, 在凌乱的局面中艰难起步, 很容易挫伤工作积极性;档案工作前后脱节, 出现工作贻误时难以尽快补救;一些单位原本较好的工作基础也由于多次换人且交接不力被“一代一代”地磨灭;档案局检查时, 发现档案去向不明等严接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验, 而一些单位的档案工作或多或少存在问题, 档案人员不敢或无法办理正式交接手续;由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁, 档案人员自身对本单位档案工作全貌和档案工作头绪尚不清楚, 没有能力办理严谨的交接手续;一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享, 因而交接时有意回避重要和关键问题;个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况, 无法办理交接手续;新任档案人员毫无经验, 对应当收什么、点什么、查什么一无所知, 前人怎么交, 自己就只能怎么接, 看不出问题, 更提不出问题。
规范基层单位档案工作交接的具体建议, 长期以来, 严格进行档案工作交接基本处于各单位自发状态, 交接效果的好坏主要依靠档案人员的自觉。事实上只有少数单位由于领导重视、档案工作基础扎实、人员得力, 交接后工作平稳过渡。多数单位调整人员后档案工作虽未空岗, 但实际工作难以衔接, 一连几度换人的单位的档案工作则遭受“重创”。档案局如果还是提出“要做好交接工作”的宏观要求显然不能解决来自领导和档案人员主观方面的各种问题。因此, 各级档案行政管理部门应当转换思路, 从被动依靠各单位自觉做好交接工作转变为主动用成文的制度进行约束和规范。
明确职责, 建立良性运行的工作机制, 档案行政管理部门应通过多种形式的宣传, 使各单位
(上接258页) 在孔底停留时间过长, 导致钻头筒领导认识到档案工作交接责任重大, 手续繁杂, 促使其为顺利交接提供必要条件, 如:有准备、有计划地调换档案人员, 保证档案工作不出现“空岗”、“断档”现象;将做好交接工作列入档案人员的岗位责任制;根据本单位档案数量为交接双方安排充分时间;对于没有办清交接手续的档案人员, 不调整岗位, 不予办理人事调动和工资转移等手续。
交接双方均应有相对合理而明确的职责分工。移交人员应完成的工作主要有:核实档案柜签, 清查柜内档案, 使移交的档案分门别类, 排列有序;催还借出档案, 暂时不能归还的注明情况;对档案工作制度、检索工具、现存和移出档案的数量等情况逐项列表;核对全宗卷目录, 整理好全宗卷内文件及需要移交的其他材料;档案数量与目录记载不相符的, 档案工作存在其他明显问题的注明情况和原因;有尚未完成的档案工作, 应请示领导明确下一步工作的完成人员。
接管人员则应做好接交工作:学习有关文件, 了解档案交接工作规定和基本的档案业务知识, 了解本单位基本的历史沿革、主要职能和内部机构设置等情况;对移交人员开列的表格、单据和其他交接材料逐项核对, 逐柜逐卷 (件) 核查档案数量, 对不明事项向移交人员或有关领导问明情况, 必要时做书面记录;抽查电子档案和机读目录是否可读;学习档案管理软件或数据库、档案安全保管设施设备的使用方法;向监交人员报告接交的具体情况。
【关键词】基础工作；档案管理；现代化
1.档案管理基础工作存在的主要问题分析
我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？
哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲，目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：
一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
2.实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
2.3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
2.4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
2.5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
3.加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
3.2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
【参考文献】
2013年，XX区档案局（史志办）紧紧围绕区委、区政府中心工作，扎实开展“民生档案服务年”、“史志研究深化年”活动，大力实施“两个推进”战略，不断强化“三个体系”保障，切实加强档案史志基础业务建设，全面提升档案史志工作整体水平，各项工作取得明显成效。
一、加强领导，调整机构，形成档案史志工作新体制
（一）档案史志机构调整。年初，区委、区政府多次协调落实，区编委下发了《XX市XX区档案局（XX市XX区史志办公室、XX市XX区档案馆）主要职责、内设机构和人员编制规定》，XX区档案局与XX区档案馆一个机构，二块牌子，XX区档案局和XX区史志办公室合署办公。区政府先后任命史志办主任1名、副主任2名，形成一正两副档案、史志机构领导班子。内设办公室（档案保管利用科）、档案业务指导科（档案登记备份中心）、史志科3个职能科室，配备3名中层正职，负责开展具体工作。
（二）加强档案史志工作领导。根据区档案史志合署办公的实际，区成立了XX区档案史志工作领导小组，撤销原区史志工作委员会。领导小组由区委副书记赵建峰任组长，副区长周静任副组长，组织、宣传等9个相关职能部门为成员单位，为档案史志工作的开展加强了组织保障。年中，区委副书记赵建峰、副区长周静专题调研了档案史志工作，为档案史志工作把脉。周副区长还专门到七星镇、解放街道等地，了解档案史志工作落实进展情况，推动档案史志工作。
二、突出重点，加大力度，档案登记备份工作扎实推进
（一）规范登备工作。一是印发了《浙江省档案登记备份管理办法》。及时贯彻落实，深刻领会《办法》精神，并组织基层档案员传达学习《办法》，进一步提高对档案登记备份工作的认识。二是出台相关文件。对传统纸质档案数字化成果和电子公文类的登记备份操作作了进一步的细化，做到有章可循。三是按“三定”要求抓到位。按时间要求，全区在7月底全面完成了各类档案年度归档工作，并在区档案管理平台上完成了电子公文的归档登备工作。11月底完成了11个单位的民生电子业务档案、区重点建设项目的登备工作和省重点建设项目登记上报。按操作要求，传统纸质档案数字化成果、电子文件登记备份以《通知》要求，制定了本单位登记备份实施方案，重点建设项目以《XX区重点建设（政府投资）项目档案管理办法》贯彻实施。按载体要求，脱机备份光盘一律采用省档案局要求的“sony单盒装刻录光盘作为数据备份光盘”，由区档案局统一发放，提出刻录要求，确保数据质量。
（二）增加登备数量。通过区档案登记备份系统平台，定期做好各单位电子公文的备份，数据达212.6g；存量档案数字化成果登记备份共有31个单位，总量为108g；区教文体局、区科技局等11个涉民领域电子档案登记备份达280.6g;完成区食药监管局、区人力社保局相关数据的在线季度备份和区人普与经普统计数据的首次脱机备份，容量总数190.5g；完成重点建设（政府投资）项目新大、余步两大公路工程档案登记备份。
（三）保障登备安全。新增2台服务器及配套设备专门用于登记备份设备系统平台，登记备份软件平台按工作需要进行升级，扩展相关功能，提升服务水平，确保登记备份信息安全。开展档案登记备份应急演练。区教文体局、区环保局、区新居民事务局三个单位参与了模拟演练，从而提高应对档案安全发生突发事件的处置能力。做好馆际异地备份工作。区档案局已将重要馆藏档案数字化成果备份到XX市档案局登记备份中心，内容主要涉及知青档案、二轮土地承包档案、婚姻档案等，数据量达到90.9gb。
三、立足南湖，开发资源，档案文化建设工作亮点纷呈
（一）认真做好“南湖记忆”文章。区档案局联合区史志办公开出版《南湖春秋》系列丛书之三《烟雨街巷》、之四《大事纪要》。《烟雨街巷》获XX市社会科学优秀成果三等奖，是XX区第九届读书月活动读者推荐书目。《烟雨街巷》《大事纪要》两本《南湖春秋》史志丛书在2013年XX区优秀对外宣传品评比活动中荣获三等奖。
（二）精心编纂民间艺术成果。区档案局把开展民间艺术的抢救与保护作为系列工作来抓，精心编纂民间艺术成果。《一百个民间说唱》由团结出版社公开出版，入选浙江省百项档案编研精品，民间文化艺术得以进一步的记录和传承。《一百个民间制作》被选作2013年全省档案编研工作培训班“优秀编研成果赏析”书目加以鉴赏，还荣获XX区优秀对外宣传品评比一等奖。
（三）积极拓展档案文化建设领域。配合做好农村文化礼堂建设工作，深入挖掘乡村档案历史资源，大力支持农村文化礼堂建设，申报大桥镇花园村为省乡村记忆示范基地创建单位。XX区知名人士档案内容继续充实。城乡居民建档意识逐步提高，全区约有八成居民家庭在社区卫生服务中心建立了家庭健康档案。开展“送书进社区”活动，市、区二级为大桥镇天香社区送去精品书籍，丰富基层图书室藏书，实现档案文化资源成果共享。
（四）配合做好方言建档工作。在新丰镇全面开展方言语音建档工作，通过宣传发动，自愿报名，印发文本，在符合条件的8名报名者中进行选拨赛，选出1名（何志荣）为新丰方言语音发音人，并在市档案局圆满完成新丰方言语音录制工作。新丰方言光盘由XX市和XX区档案馆及新丰镇综合档案室永久收藏传承。
XX区档案局被XX市档案局评为档案文化建设推进奖。
四、夯实基础，民生为先，档案服务社会能力不断深化
（一）档案资源建设得到加强。印发《关于贯彻落实XX市民生档案资源建设规划（2013～2015）的通知》，强化《XX区接收征集档案工作实施意见》的执行，明确加强民生档案资源建的工作任务和要求。全年区档案馆共接收征集文书、业务档案（婚姻档案、1958年创办的《红旗》杂志、“南湖红船”实物模型、区“两会”、“南湖之春”、新居民居住证等档案）1111卷、23668件，及各类照片、光盘、实物、报刊、图书等档案资料，馆藏累计纸质组卷档案25138卷，组件档案123558件，馆藏档案资源进一步丰富。
（二）基层档案基础工作稳步开展。数字档案室建设有新突破。有6个单位通过了省级示范数字档案室考核、11个单位被命名为市级规范化数字档案室，创建数量为近三年之最。档案工作目标管理认定有新提升。有2个单位由省二级提升至省一级、3个单位通过了省三级认定。村（社区）档案工作再上新水平。在巩固村（社区）规范化档案室建设的基础上，又有2个村、3个社区通过了省级示范村（社区）档案室的检查考核。
（三）数字档案馆基础建设步伐加快。专门配备一台服务器，建成内部局域网，搭建了数字档案馆管理平台，用于存储和管理馆藏档案数字化成果。加强了馆藏档案数字化工作流程，做到有计划、有重点推进存量档案数字化加工。全年完成36930卷（件）共18.91万页档案的数字化扫描，累计完成77637卷（件）共79.56万页的数字化扫描，馆藏扫描率达52%。切实做好档案数据库的转换、整理、核对等工作，确保了电子目录和全文、实体目录和全文一一对应，实现了管与查共享。目前，已建立20多种专题档案目录（全文）数据库，提高了档案利用效率。
（四）档案服务利用工作再创成绩。档案馆查档接待窗口以群众满意为前提，进一步优化服务流程，推行休息日预约查档服务，不断巩固群众满意基层站所（办事窗口）荣誉，全年共接待来人查阅档案1302人次，利用档案1635卷(件)，提供档案资料2820页。民生档案远程利用服务工作启动后，在新嘉街道试点，全区9月下旬全面推开。共举办了9次培训班，有200多名兼职人员接受了培训，实现了全区全覆盖。目前，区、镇（街道）、村（社区）共119个服务点开展受理民生档案远程查档工作。截至年底，各服务点共受理查档申请153人次，出具证明136份，复制档案226页。
（五）政府信息公开服务社会利用。发挥档案馆服务社会功能，大力加强区现行文件阅览中心建设。南湖档案史志网改版后，区档案局网上全区可公开现行文件查阅利用有了搜索功能，方便了社会各界对全区大局工作、中心工作各类文件信息的利用。据统计，南湖档案史志网“现行文件”栏目全年共发布区委、区政府、区人大、区政协和区级机关部门可公开现行文件793份，努力实现“重要文件一网全览”。
五、红色引领，资政育人，党史宣教工作上新台阶
（一）组织开展“四个一”活动。组织党员重温了一次入党庄严宣誓，参观了一次南湖革命纪念馆党史陈列展览，聆听了离休老干部徐昌鑑一次党史教育报告，组织发动全区党员干部观看一次《没有共产党就没有新中国》党史教育影片。
（二）主动参与党史展览宣讲活动。区档案局（史志办）与区纪委联合举办“廉风轻拂满眼春——2013XX区红色廉政文化作品展”。配合做好区红色廉政馆的布展工作，徐啸的珍贵收藏品成为红色廉政文化馆的展陈内容。在档案馆爱教基地天工苑举办《“毛泽东在浙江”图片集》和蔡莉荣、蒋莉萍夫妇红色收藏展览，5镇6街道同时展出。开展党史、地情宣讲。区史志办董雄、汤明康入选“XX市史志宣讲团”成员，分别为地名工作者、城建人员和高校学生作了《嘉兴城历史》《嘉兴地名故事》等3场讲座，受到广泛好评。
（三）党史基地、革命遗址教育作用显现。积极参加“XX市党史教育基地”评选活动，由区史志办推荐的嘉兴南湖革命纪念馆正式列入XX市党史教育基地，南湖革命纪念馆同时又是浙江省革命遗址。XX区区域内的XX市党史教育基地和包括南湖革命纪念馆、中共一大纪念馆、英雄园等在内的6处浙江省革命遗址，在接待众多国内外参观者中，正发挥出重要的宣传教育作用。12月5日，省委党史研究室下发《关于全省革命遗址普查、保护和宣传工作绩效考核情况的通报》，原XX区史志工作委员会荣获全省革命遗址宣传工作先进集体。
（四）积极参与党史征文活动。XX区参加省委党史研究室举办的“中国共产党的创建暨红船精神学术研讨会”征文活动，区政协副主席施俊发撰写的《弘扬红船精神构建“五彩南湖”》一文获三等奖。区史志办董雄参加市纪委和区委、区政府联合举办的红色廉政文化征文活动撰写的《感悟清廉》获得二等奖。
六、精益求精，以史为鉴，地方志书编纂工作有序开展
（一）加强《XX区志》编纂力量。区委、区政府对《XX区志》编纂委员会成员进行了调整。由区委书记孙建华任顾问，区长吴健任主任，区委副书记赵建峰、副区长周静任副主任，委员由区委办公室、区政府办公室等21个区级机关部门和5镇8街道的负责人及《XX区志》主编组成。实行主编负责制，聘请董雄为《XX区志》主编，具体负责编纂工作的组织、协调、编辑等工作。
（二）《XX区志》编纂工作进展顺利。除市属邮政、电讯、供销、金融等单位和区级个别部门尚未交来初稿外，区属大多数机关部门和有关单位都写出了初稿，12个镇（街道）和部分机关部门还完成了两稿以上的修改。工作中落实专人，抓好重点稿子的修改。已着手修改城乡建设、开放开发、人口、文化、体育、镇、街道等初审稿。对重要资料（特别是市、区合署这一特定历史阶段的缺失资料）分别列出条目，与有关部门联系做好对接。目前已完成大事记、城区建置、民政、教育等初定稿。
（三）为党史、地方志书编纂提供高质量材料。落实人员，全面完成上级交办的各项编纂任务。完成了《XX市志（1991—2010）》嘉兴工业园区、XX区概况和人物等部分章节的编写、修改和完善任务。完成了2012《嘉兴年鉴》XX区和嘉兴工业园区撰写任务。内容为XX区29个条目计24000多字，嘉兴工业园区12个条目计7600多字。完成了《浙江省地方志年鉴（2013）》XX区稿材料，按时上报省地方志办公室。完成了省委党史研究室交办的《浙江民营经济发展回眸》一书的供稿任务，撰写了《五芳斋百年粽子大王的魅力》一文。
（四）指导基层单位编写地方史志。区史志办结合区志编纂，积极支持大桥镇和凤桥镇编纂镇志，指导《大桥镇志》进行初稿修改，提出具体修改意见。目前，大桥镇已完成初稿，《凤桥镇志》正在编纂之中。指导建设街道积极收集地方志资料，为编纂街道志作准备。区交通局、农经局和住建局等单位结合区志稿的修改，准备编纂部门志。
七、加强宣传，强化保障，档案史志发展环境全面优化
（一）强化依法治档工作。继续实行基层档案史志工作目标责任制考核，形成了长效考核机制。联合下发了《关于学习贯彻落实的通知》。依法开展年检工作，对55个单位开展了档案年检，其中27个单位年检为优秀。同时，区档案局联合相关职能部门，深入基层一线，对有关村、社区、乡镇中学、中心医院、社区卫生服务中心、公安派出所等基层单位，开展了执法检查，从而提升基层档案管理水平。
（二）开展“档案馆日”活动。制定了XX区第二届“档案馆日”活动方案，开展了系列活动，取得了较好效果。召开了档案事业发展座谈会，开展了XX区“档案连着你我他”征文活动、档案文化进机关宣传活动，征集了南湖红船模型进馆，区档案馆开放并与社区干部群众互动。其中征文活动获得XX市征文活动优秀组织奖，有3篇征文获奖。同时参与国家档案局征文活动，有2篇征文获得优秀奖，是XX市唯一获得征文优秀奖的单位。积极组织参加市局主办的“档案连着你我他”主题演讲比赛决赛，获得2个奖项。
（三）营造宣传环境氛围。不断加强档案史志宣传力度，利用电视、报刊、网站等各类宣传媒体，广泛宣传档案史志政策法规及优秀成果。据不完全统计，各类信息在市级以上录用130余次，获XX市档案史志信息宣传工作先进个人1名。自办出刊电子版《南湖档案史志简报》4期，出版《南湖档案史志》杂志2期。加强“南湖档案史志网”的管理与提升，获得XX区优秀网站网页评比活动三等奖。做好《浙江档案》宣传发行工作，获得2013年度先进单位。
（四）加强档案安全保障。馆藏档案数字化加工坚持两个原则，一是不外包，由局内工作人员来做，避免可能泄密和一味求快造成差错。二是把好密与非密关。数字化过程中遇到案卷中标有涉密字样的档案资料，及时另外存放，做到涉密资料和非涉密但有敏感性的内部资料不扫描。对于馆藏和在数字化过程中整理出来的涉密性档案资料实行专柜存放、手写目录，确保保密安全。严格按规定公布政府信息。各单位上报可公开现行文件经本单位审核后，再由档案局把关，确认可公开无误后才予以发布。平时不定期开展档案信息安全和保密工作自查，运用安全检查软件这一技术手段，保证档案信息的正确存放和利用。
八、创先争优，提升素质，干部队伍建设水平全面提升
（一）学习培训强化素质。区档案、史志班子及职能科室人员分别参加了省档案局、省党史部门、省方志、省保密局、市档案局、市史志办举办的各类学习培训达10多次。基层档案员23人参加了XX市档案管理人员岗位培训班，取得上岗证书。区档案局举办了年度归档业务、远程利用服务、政府投资（重点建设）项目档案管理、新居民档案管理、企业建档、档案编纂工作等一系列培训，参加人员近400人次。通过各类培训学习，进一步提升了档案工作者的工作能力和业务水平。
（二）创先争优提升形象。利用各种会议，切实加强档案史志干部的思想作风建设教育，强调提升自身形象，自觉履行工作职责，积极参与机关作风效能建设。查档接待窗口以优质的服务赢得群众满意，被命名为XX区“巾帼文明岗”。全局党员干部积极履行党员承诺，热心参与城市文明交通劝导和“学雷锋、讲文明、树新风”志愿者行动等多项公益活动，主动服务社会群众。严格执行中央“八项规定”和机关效能建设各项禁令，努力展现了维护机关干部职工的良好形象。
2013年度工作总结
2013年，在区委、区政府领导下，在省、市档案局、地方志办公室的大力支持和指导下，霞山区档案工作亮点纷呈，成功举办《霞山区2012年经济社会发展成就展》、《霞山区历史图片展》，完成破产企业区蔬菜副食品公司档案抢救，开展全区村史、村志编修情况普查及征集工作，建设取得突破，2961.92平方米的档案新馆项目已经立项。地方志工作取得丰硕成果，霞山区历史上的首部地方志书——《湛江市霞山区志》出版发行，首部综合性地情资料书——《霞山年鉴》正式创刊，《特呈岛志》的编修工作进入稿件评议和送审阶段，地方志资源开发利用及地方志资料年报等工作进展顺利。
一、档案局（馆）工作
1、认真履行职责，加强档案监督指导工作。
2013年，霞山区区档案局依法履行档案行政管理职能，进一步加强档案业务的监督指导工作，开展目标管理工作。经常深入到区委宣传部、区委组织部、区政府办、区信访局、区工商联等单位进行业务上的指导，使各单位的档案按规范化进行整理。同时密切联系今年档案综合目标管理到期复评的区检察院、湛江市第四中学两个单位的档案员，督促其做好档案室复评的迎检工作。11月，两个单位的档案综合管理工作皆顺利通过了市复查小组的检查。
2、馆舍建设取得突破，新档案馆项目已经立项。
根据广东省档案局《关于加强市、县（区）综合档案馆馆舍建设的意见》（粤档发[2012]15号）的要求，经济欠发达地区区级独立档案馆的建筑面积不低于1200平方米，目前霞山区档案馆的建筑面积尚未达到标准的一半，为促进霞山区档案事业的发展，我们积极反映情况，取得区领导的大力支持，由区委书记主持召开会议，研究通过了霞山区综合馆项目建设初步方案，利用湛江市四中新校区的土地建设集体育馆、文化馆、档案馆功能为一体的综合馆，项目占地15亩，建筑面积初定10000平方米，其中，霞山区档案馆2600平方米（含方志馆）。项目已经立项，预计2015年完工。我局作为筹建工作组成员之一，密切留意档案馆部分的建设设计，并及时将设计图纸报省档案局审核，向设计师反馈意见，督促其进行修改，务必使新档案馆的建设符合《档案馆建筑设计规范》。
3、积极接收各种载体档案，丰富馆藏。
今年霞山区档案馆共接收文书档案263卷，2838件，排架长度5.24米。专业档案2179卷，长30.76米。照片档案12册，565张；光盘48张。实物档案12件。
同时，我们努力拓展档案征集工作。霞山区下辖10个街道办事处，38个社区居委会，32条行政村，共有65条自然村，大部分的自然村编修了族谱，部分条件较好的行政村开展了村史编修工作，但基本上没有村庄的编修工作能达到志书的编写要求。为全面掌握各村族谱、村史、村志等地情资料的编修情况，霞山区地方志办公室于2013年1～4月组织开展全区村史、村志编修情况调查工作。经初步调查，全区农村现存各类史料共98种。10月，区地方志办基本摸清全区各类村史、村志、族谱的下落，11月，聘请人员深入各自然村及相关农户家中，开展对这些珍贵史料的征集和复制工作。今年已征集到寮客李氏族谱27册、吴氏族谱3册。
4、档案抢救工作卓有成效。
2013年完成我区破产企业蔬菜副食品公司档案的抢救工作。共整理好文书档案245卷，排架长度1.96米，会计档案1799卷，排架长度27.17米。
5、搞好编研，深化档案资源开发利用。
2013年霞山区档案馆积极开展档案利用服务工作，充分发挥档案的存史资政作用，向全社会提供快速、准确的档案查询服务，努力提高接待利用水平，坚持以人为本，积极塑造公共档案馆亲和、开放形象。今年档案馆接待的查阅档案者达1350（次），其中工作查考415卷、458件，经济建设35卷，150件（次），宣传教育72卷（次），112件（次），其他目的362卷（次）236件（次）。为机关工作、经济建设、编修史志、落实政策、荣誉待遇、调处纠纷等各项工作提供了可靠的凭证和数据，取得了良好的社会效益。
在提供档案利用服务的同时，我们积极深化档案资源开发利用，2013年新增了5种编研资料：《霞山年鉴（2012）》、《霞山区志》、《苏国同志霞山工作剪影》、《郑开康同志霞山工作剪影》、《陈存民同志霞山工作剪影》。
6、举办展览，大力宣传，增强民众档案意识。
在深化档案资源开发利用的同时，我们努力加大档案宣传工作，今年3月，值霞山区人大、政协两会召开之际，霞山区档案馆成功举办《霞山区2012年经济社会发展成就展》和《霞山历史图片展》短短三天内吸引近600多人次参观，获得一致的好评。
7、积极开展信息化建
设
目前我单位负责霞山档案信息网、霞山地情网以及霞山区政府网的领导活动栏目建设工作。我们积极参与我区各层面重大活动，拍摄和收集重要声像资料,并及时将本局拍摄的区重大活动照片，上传上网，让群众及时了解我区工作的重心、动态。至11月底，共参与拍摄活动63次，上传照片63次。录制成照片档案光盘30张。
同时我们积极筹建数
字档案馆，已完成馆藏档案和文件目录数字化，共266163条。并送至市档案馆进行异地备份，目前正筹划纸质档案数字化的工作。
二、地方志工作
1、苦干实干，精益求精，高质量完成了《湛江市霞山区志》的编纂、出版和发行工作。
《湛江市霞山区志》是霞山区历史上首部地方志书，记述的年代长，时间跨度大，资料的收集及核实难度大。为做好这项工作，我们将编修该志作为霞山区文化精品工程来打造，多次请教省内外有关专家，对篇目进行了3次大的修订，按照“大霞山”的理念，增加中央、省、市驻区单位有关篇目。聘请省内外专家对初稿进行了4次审改。在全市率先完成了志书的编纂工作，于2013年8月正式出版发行。
2、精心组织，主动作为，《霞山年鉴》正式创刊。
在《湛江市霞山区志》编修工作进入出版程序后，霞山区地方志办公室立即开展《霞山年鉴》创刊号的筹备工作，2012年5月22日，由区政府办公室发出《关于开展【霞山年鉴（2012）】（创刊号）编修工作的通知》，6月12日组织召开《霞山年鉴》创刊动员大会，将年鉴撰稿任务分工落实到各街道、各部门及单位，年鉴编纂工作正式启动。会后，各承编单位分别确定了年鉴主笔、分管领导，并报送区志办，做到任务分工明确、责任落实到人。2012年6月13 日，举办了《霞山年鉴》主笔培训班，聘请市地方志办公室年鉴科杨贵元科长就如何撰写年鉴进行专题培训。2013年10月，《霞山年鉴（2012）》（创刊号）由广东人民出版社出版发行。目前，《霞山年鉴（2013）》稿件已由广东人民出版社完成一审，力争今年底出版。
3、抓住时机，靠前指导，《特呈岛志》编修工作进展顺利。
2003年4月，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛同志视察特呈岛后，特呈人民深受鼓舞，岛上的各项建设发生了翻天覆地的变化，各界人士纷纷要求出一本地方志书，忠实记录、如实反映岛上所发生的深刻变化。经过近两年的筹备，《特呈岛志》编修工作于2011年8月正式启动，由霞山区地方志办公室和中共特呈岛党总支、村委会合编，上朔无限，下限断至2011年12月。至2013年11月，《特呈岛志》完成总纂，进入审稿阶段，2014年可完成出版发行。
4、研究历史，服务现实，霞山区地方志资源的开发利用取得新成果。
在今年省的地方志资源开发利用现场会后，霞山区地方志办立即着手这项工作，选择了多个开发利用项目向区领导进行汇报，最后，结合霞山区正在进行特呈岛旅游开发的实际，选定《在特呈岛旅游开发中开发古代茂晖盐场历史人文景观》的选题。之后，区志办组织进行相关可行性研究及调研报告的写作，《关于在特呈岛旅游开发中开发古代茂晖盐场历史人文景观的研究》报告已经完成，并送呈区委、区政府主要领导阅示，获得高度认可。
5、总结经验，创新制度，全面开展地方志资料年报工作。
根据省市地方志办公室的工作安排，8月，组织召开霞山区地方志资料年报工作会议，全面启动地方志资料年报工作。通过确定工作方案、制定规范文件、会议部署、组织培训、重点督导等形式，资料年报工作初见成效，截至11月26日，全区年报承报单位82个，已报详细纲目的30个，已报2012年年报资料的55个。
三、存在的主要问题：
（一）、地方志机构不健全。霞山区地方志办公室没有机构编制和人员编制，挂靠区档案局，人员力量严重不足。
（二）、有些单位和部门领导对档案、地方志工作都不够关心和支持，部分单位安排实习的大学生整理本单位的档案，编写本单位的志书、年鉴稿，领导对本单位、本部门所负责的稿件不作审阅，不提任何修改意见与建议，也不签字，影响了档案整理的规范和志书、年鉴的质量和进度。
四、2014年工作计划
（一）借助政府网上办事平台，推动网上查档工作。
（二）进一步理顺政府信息公开程序，收集政府部门主动公开及依申请公开文件，做好政府公开信息查阅室建设工作。
（三）进一步完善地方志资料年报制度，及时搜集与保存地方志资料，2014年除收集2013年的资料外，还要收集2006年至2010年的资料。
（三）进一步加大对档案、地方志资源开发利用力度，围绕党委政府中心工作，搜集整理编印相关历史资料，为领导科学决策提供依据，利用档案、修志积累的丰富地情资料，开展地情专题研究，提供有价值的研究成果，为领导出谋献策，加快档案、方志馆（室）立项和建设工作，举办霞山历史档案、地情展览，为社会和群众提供服务。
（四）进一步办好“档案信息网”和“地情网站”，适应网络化和信息化时代的发展需要，增加特色栏目，增大信息量，进一步挖掘该网站的服务效能和作用。
【关键词】档案管理；基础工作；现代档案管理；作用
随着社会不断发展，社会信息越来越烦杂越来越多，这对于社会按照顺序健康和谐发展起着十分不利的阻碍作用。因此，這就要求社会各个部门都要针对信息进行有选择的甄别和筛选，将自己需要的重要新兴整理成档案进行保管，而不需要的信息可以经过彻底性毁坏之后进行处理。这就提出在社会发展的现阶段中，档案管理工作的重要性。而随着社会科学技术不断发展，档案管理也开始迈向现代化。但即使在现代化的档案管理工作中，档案管理的基础工作都是十分重要引人注目的。而经过笔者的整理分析，档案管理基础工作具有以下几个方面的突出作用：
一、采用符合要求的档案整理方法
要想在以后的工作中节省查询档案等工作的时间，这就要求我们在日常的档案整理过程中，严格按照标准和要求来进行档案的整理，也就是在相关信息的筛选、整理、录入以及保管等多个方面的档案管理基础工作都要符合规定的要求和规格来进行。
（1）针对目前已经整理好的档案进行重新整理，就需要对档案全部信息进行大体的掌握。因为一般档案馆在长时间内只负责对档案进行分类存放和保管，而对于档案中的内容并不进行分析和整理。这就导致许多部门在进行档案选择使用时，会发现存在着许多档案的重复以及档案内的保存着的次要信息。因此，这就要求档案馆针对档案先做好基础的工作，再根据他的方向选择如何保管。
（2）再次整理档案中，要遵循相关规定进行整理。重新整理案卷，不可避免需要做一项工作就是将存在着一些联系的文件组合在一起，然后根据内容来重新进行编码。这样不仅可以正确的针对相关信息做出甄别和筛选，同时还能对档案进行科学的整理和管理，并为后来档案的查询和分析提供了便利。
（3）采用计算机进行档案整理。随着社会不断发展，诸如计算机此类的高科技产品得到大范围的普及。并且计算机的使用简化了人们的日常工作方式，所以在整理档案时也可以采用计算机进行只能录入，从而减少日常工作量。然而国家在利用计算机整理档案方面颁布的《规则》是在1986年提出的，而科学技术日新月异，这就要求每个档案馆根据自己馆内的计算机技术水平以及具体的情况，再根据《规则》来制定利用计算机整理档案的具体规划。
（4）标明正确的分类号来保证搜索结果的正确性。档案馆通图书馆的具体工作方式大致无异，也是需要相关使用者在档案馆的计算机检索系统中来查找自己所需要的档案。这时，就需要档案馆的工作人员在进行档案整理的时候，标明正确的分类号以及题目，使得两者相互搭配，从而减少搜索结果中的错误率。
二、推进档案管理现代化的步伐
在档案管理基础工作中，计算机数据的准备工作是一个极花费时间以及需要大量人力的工作过程。并且需要使用一整套规范化和科学化的工作程序与方法，来进一步促进档案管理工作现代化的进程。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果：
（1）转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理。传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的管理过程。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，使得许多档案信息资源被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，也使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；还能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
（2）应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案。 要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统。为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到两个问题：一个是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全引起我们的高度注意。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于存在着不符合规范和程序的工作方式，从而影响了档案的完整性、可靠性，进而影响了档案的真实性。
三、结语
在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。
参考文献
[1]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用.[J].科技与企业，2012（12）：74
[2]包丽影.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江科技信息，2012（14）：141
一、档案管理基础工作的发展
胡锦涛同志曾提出:“借助档案, 我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”, 作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据, 档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。
在现代档案管理中, 包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题, 要在浩如烟海的档案中理清思路, 做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”, 加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。
二、档案管理基础工作与现代档案管理
档案管理基础工作在现代档案管理中的作用主要体现如下:
(一) 有利于档案管理的规范化和现代化。狭义的档案业务包含搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用共8个环节, 在千头万绪的档案基础工作中, 档案管理基础工作主要解决“收”“管”“用”3个问题, 也即收得齐全、管得科学、用着方便这3个问题。良好的档案基础管理工作相当于打好了现代档案管理的基础, 有利于档案管理的规范化和现代化。例如, 对于档案管理要求较高的医药监管行业, 相关的档案中就包含了丰富的药品质量监管情况, 通过对案卷的价值鉴定、编制、立卷、排列, 进行系统化的整合, 并通过现代管理方法, 建立良好的存放位置目录、索引、指南, 能够更好地推进档案管理的规范化和现代化, 为医药监管行业发展提供更好的信息服务。
(二) 有利于反应档案文件的真实性和完整性。作为企事业单位各类活动的重要体现和记录, 档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素, 档案管理就是为了更加准确地为用户提供有价值的档案。例如, 对于新的科研成果, 科技档案包含了与该成果相关的图纸、图表、文档、计算数据、证书、相关声像资料等, 具备了良好的真实性和完整性, 能够通过档案来再现科研成果的进度, 提供真实的典型材料和第一手资料, 为此后的二次技术开发和研究打下基础。
(三) 有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性。档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的, 按照档案实体分类的从属和层次关系, 来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号, 一方面能够使得编号对象具有唯一性, 方便日后查找, 另一方面保持适当的递增容量, 确保档案的可扩展性, 与档案的馆藏需求相适应。
(四) 有利于保证档案检索的查全率和查准率。随着计算机技术的不断普及, 计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利, 起到良好的交流和管理作用。根据档案检索工具的编制解析图, 可以按照体例、载体、功能等进行分类, 提供各类目录、卡片、索引等, 满足档案使用者的检索要求, 保证档案检索的查全率和查准率。
三、我国目前档案管理基础工作薄弱环节分析
基于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用, 随着现代科技的飞速发展, 对档案工作的需求也日益提升。与此同时, 面临档案基础工作的繁杂、量大、类别众多等难点, 我国档案管理基础工作还存在着一些共性的薄弱环节。分析我国档案管理工作的现状, 加强档案管理基础工作, 积极推进档案管理的现代化, 是我国档案管理基础工作建设的重要任务。
(一) 档案管理工作不规范。档案的档号是进行档案基础工作的重要途径, 而在我国目前的档案管理工作中, 由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因, 往往导致档案管理不规范, 例如:缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范, 导致出现重名等现象, 从而影响了档案的唯一性, 以及相关档案的及时查找;档案标题不能准确全面地反映档案基本内容, 不利于档案的定位和价值鉴定;还有一些档案没有卷内目录和索引, 仅靠标题查找, 给档案管理和检索带来极大难度;档案管理不够仔细, 很多案卷出现缺页、少页、断面等情况, 尤其是一些存放时间较长的文档, 此类问题更加严重。
(二) 档案管理流程不明确。良好的档案基础管理离不开明确的档案管理流程支持, 以机关档案管理工作为例, 其常见的档案程序流程如下:档案收集—档案整理—国家档案全宗—区分档案全宗—档号编制—人物全宗—分类法的选择—全宗内档案的分类—档案价值鉴定—档案的销毁—档案的保管与管理—检索工具的编制—档案的编研工作—档案的提供利用服务—档案的著录与标引。
以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可, 是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法, 使之体系化的过程。然而, 我国目前档案管理工作流程尚有待完善, 往往存在仅重视某几个环节, 档案管理工作不够深入的情况。
(三) 档案管理现代化程度不高。目前, 我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件, 传统的以人工整理和归档的现象普遍存在, 档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理, 尤其是信息检索方面的应用还不够普及, 尤其是一些小型的档案存放馆, 普及度更低, 这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率, 也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。
四、提升我国目前档案管理基础工作的措施
(一) 加强档案管理工作。首先, 从组织上加强档案管理工作建设, 明确专门的档案工作分管领导, 并定期进行监督和抽查;建立专业的档案工作机构, 配备具备良好专业知识的档案人员。其次, 健全和完善档案管理工作体系, 结合现代档案管理的需求, 制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程, 加强档案校核力度, 实行归档审查和借阅等级审批制度, 通过流程来把控档案管理工作的质量, 明确档案工作职责, 建立健全工作规章、管理制度和业务规范, 并建立相关的奖惩和考核制度。
(二) 提升档案基础工作的专业性。首先, 针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况, 进行案卷的全面普查, 纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误, 对所存档案的基本状况进行调研 (种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等) , 并结合具体情况, 按照重要性由强到弱的顺序, 逐一核对和普查, 并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等规范措施, 剔除可能存在的无用文件, 提升档案基础管理工作的专业性。其次, 进一步完善档案工作的设施设备, 确保档案基础管理工作的“三个用房”:档案库房、办公用房、阅览及陈列室, 以及“三个用具”:档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。此外, 还应积极对档案管理人员进行培训, 提升他们的档案管理技能, 积极推行入馆 (室) 档案的标准化齐全, 保证档案归档和进馆档案的完整, 并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制, 通过专业化知识的传授, 帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
(三) 加快档案基础工作的现代化步伐。计算机信息技术在档案基础管理工作中, 具有重要的作用。尤其是在档案检索中, 极大地提升了档案基础工作的效率, 可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合, 通过目录、索引、关键词检索等方式, 进一步提升档案管理工作水平。
加快档案基础工作的现代化步伐, 首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化, 降低人工出错的概率, 提升劳动效率和准确度, 其次, 应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术, 重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名, 建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
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