归档文件整理的步骤

归档文件整理的步骤（精选6篇）

归档文件整理的步骤 篇1

对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围

（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围

为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分

分，就是区分文件材料的所属，把属于同一的文件集中，把不同的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按分开进行的，不同的文件一般不得放在一起归档。

（一）一般文件，归入文件制发（指文件最后的落款日期）

（二）跨的文件，归入文件内容所针对的

四、分类别

分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

五、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

六、划分保管期限

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

七、修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件。

3、去除易锈蚀的金属物。

4、超大纸张折叠。

八、装订

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。

3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。

九、排列文件

排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

十、文件编号

归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。

十一、编制归档文件目录

编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。要注意的是：

（1）报表的责任者，应填写填报单位；（2）联合发文，责任者只填写主办单位；

（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；

（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；

（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。

归档文件整理的步骤 篇2

一、归档文件整理的原则

在归档文件整理中, 应遵循以下原则来进行整理工作:

(一) 同一性原则

《规则》强调的同一性原则主要指的是文件的相关性和来源性, 如对那些具有同一事由的相关文件应将其整理在同一档案盒内, 而不能将其与其他文件混装, 以使其形成一个有机的整体, 并保持实体的有机整体性;对那些有着相同来源的文件, 如同属一个单位或一个上级机关的文件, 应根据文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案, 这样按照来源来区分整理文件, 就会较好地保持文件在组织机构方面的联系, 避免同一立档单位形成的档案被拆散。

(二) 程序化原则

归档文件整理作为文书管理工作的结尾, 不仅是文书管理与档案管理的结合部, 更是文档一体化管理的“接口”。因此, 在整理过程中, 只有将就程序化原则才能保证被整理的归档文件井然有序, 并最终达到归档文件整理水平。程序化原则首先要求操作的规范化。比如规范操作程序, 确定每一个程序中的主要内容、操作要领和技术要求以及质量标准, 这样才能做到程序项目明确。

(三) 灵活性原则

灵活原则是指在《规则》规定的新方法整理归档文件的基础上, 灵活地根据不同归档文件的特点采取相应的整理方法, 以实现整理工作的高效性。比如在整理时可以灵活组件, 根据“件”的确定, 规定“件”的大小, 灵活根据不同的事由组件;又如对不同档案盒封面的设计, 如在《规则》中, 明确要求在盒脊上需要分别填写年度、起止件号、盒号等项目, 而在实际操作中, 工作人员可以灵活将几个项目整合在一起, 或增加某个类别, 或按照自己的分类方法对其重新设计等。

二、归档文件整理的技巧

在整理归档文件时, 应在讲究整理原则性的同时, 运用以下技巧来更好地进行归档文件整理工作:

(一) 遵循档案规律, 整理讲究特色

在进行归档文件整理时, 首先应遵循档案工作规律, 整理时要讲究自身特色。只有这样才能在遵循其自身的形成特点的基础上, 保持各种归档文件之间的联系, 从而实现规范有序又具有自身特色的文件整理。

比如对那些成套性文件的处理, 就不能单纯讲究文书档案“一事一文”的特性, 如果生搬硬套地对其进行平面化处理, 就会导致套性的文件被作为“组件”处理而拆开, 就违背了“保持文件之间有机联系”的档案整理原则和整理规律, 就会导致本末倒置的现象发生。因此, 在归档文件的整理中, 应首先遵循档案规律, 这样才能在整理上讲究自身整理特色。

在档案管理中, 一般的档案都具有“一事一文”和“一事多文”的特征, 在实际整理归档这些档案时, 应根据这些内容特征, 有针对性地将其分开处理, 使用千篇一律的整理方法。比如对“一事一文”的, 实行文件级管理, 对“一事多文”的要组成案卷, 以保持文件材料的有机联系, 并形成自身整理特色。

(二) 采取归类方法, 有序整理文件

在高校归档文件的整理中, 还可以采取归类方法来进行有序整理文件, 因为科学的归类方法, 直接关系到归档文件整理的便利性, 更决定到归档文件检索的效率性。

比如针对高校归档文件多而杂, 且时间性不同的特点, 可以采用保管期限两分的归类方法来有序进行文件整理, 这不仅可以将烦琐费时的文件整理工作变得简单高效, 而且利于控制文件保管期限, 并能有效区分文件本身所含有的保管价值, 从而避免档案室杂乱臃肿。比如将每年需要整理的归档文件按照“永久、定期”两个期限进行有效归类整理, 将有保存价值的归档文件永久保存, 对其他文件进行定期保管, 从而实现归档文件的有效分类。

同时, 归档文件还可以按照不同的年度来进行归类处理。比如将文件材料按年度进行有序分开, 如按照签发年度、办结年度及专门年度等将众多的文件进行分类。而对那些跨年度的文件, 应将其归类为办结年度类别。这样归类整理, 才能使得整理工作顺应简化发展趋势, 从而提高整理效率。

(三) 借助电子技术, 促进整理创新

在归档文件整理实践中, 工作人员应勇于实践, 不断尝试改革, 以促使高校归档文件整理向实用又高效的方向发展, 并使得归档文件整理工作最终吻合自身工作需要。比如在电子信息技术高度发展的今天, 就可以借助电子技术来提高归档工作的效率, 从而有效促进并实现整理创新。

比如利用电子技术实现档案计算机管理和文书立卷计算机整理等, 可以充分利用计算机进行归档文件编号、编目与档案盒标识, 甚至还可以利用计算机进行文件价值初步鉴定、划分归档文件保管期限, 对庞大又复杂的归档文件进行自动分类并为用户提供检索、查找等。这样不仅可以实现文档管理的办公自动化, 还能为归档文件整理工作带来便利和高效。

只有大胆应用计算机进行归档文件整理, 才能有效促进归档文件整理工作的创新。比如在整理归档文件时, 可以利用数据库将各种文件名称、目录等输入其中, 再将归档文件目录设置成为一级检索工具, 这样就可以成功实现数据一次输入, 多次输出, 反复利用和对系统内数据资源的一体化管理, 从而方便归档文件的整理与利用, 并最终达到快捷、准确、系统检索的目的, 从而减少重复劳动, 并实现了整理上的创新。

摘要：归档文件材料的整理是将零乱的文件材料进行基本的系统化分类、组合、排列和编目, 组成有序体系的过程。本文通过介绍归档文件整理的原则, 论述了归档文件的相关整理技巧。

关键词：归档文件,整理,原则,技巧

参考文献

[1]嵇观桦.《归档文件整理规则》系列谈之一:编制原则[J].中国档案, 2013, (09) .

文件归档整理出新规 篇3

李兴利（河南省焦作市档案局副研究馆员）：2015年10月25日，国家档案局发布推荐性行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），并第一时间通过国家档案局网站（http：//saac.gov.cn/news/2015-10/30/content_120840.htm）公开了标准全文内容。标准自2016年6月1日起实施。与原标准相比，新标准有哪些变化？这些变化反映了什么新思维？在实施新标准过程中还会遇到什么新情况、新问题？如何解决？

刘小芳（中汇会计师事务所馆员）：与2000年标准相比，我认为《归档文件整理规则》新标准有了一些新变化，突出体现在三个方面。第一，在整体框架上借用了国标模式以与国际标准接轨。这说明了新标准更加标准化，其说服力和强制力有了更进一步的提高。第二，在内容阐述上添加了电子档案以满足现实需要。其实电子档案的出现已经是很久的事情，但是一直没有一个很权威的规定，新标准对电子档案的叙述内容虽说不多，但也足以引起重视。第三，在整理方法上充实了详细步骤以便于具体操作。当然有利有弊，优点是对于新手来说是很好的参考，也利于档案行业的统一；缺点是过于繁琐，也缺失了灵活性，毕竟各个单位情况不尽一致，可能有些立档单位会为了过分追求其标准性而花费不必要的人力、精力。

程媛媛（焦作市档案局馆员）：《归档文件整理规则》新标准虽然确有一些不尽如人意之处，比如在电子文件方面的要求过于笼统，不便于操作，等等；但跟原标准相比，我认为新标准的确有很多令人欣喜的改变，集中表现为三大变化。第一，结构形式更趋于规范。新标准的总体编排和结构依照了GB/T 1.1-2009进行编写，更符合国家标准的格式规范；增加了“规范性引用文件”项目，标准的形式也更趋规范。第二，概念术语更符合需求。拓宽了“归档文件”、“整理”和“整理原则”的内容，将电子文件纳入其范畴，更符合新形势下档案管理工作的需求。第三，形式要求更切合实际。将原标准中的“质量要求”和“整理方法”两项内容相结合，并按照归档文件整理的习惯性流程重新进行了调整与细化，调整为“一般要求”和“纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架”。这块内容也是标准变化最大的地方，具体地说主要有7个方面的变化：一是件的组成的变化；二是增加了档号及其编制方法；三是归档章式样的改变及电子归档章的形式；四是编目式样的改变；五是装订的具体要求；六是档案盒及备考表项目的变化和填写要求；七是增加了归档电子文件的整理要求。这些改变，使档案整理的流程更为合理，要求更加直观，更符合档案工作“简化整理、深化检索”的总体要求。除了以上的变化之外，新标准还有许多细节上的改变，比如，简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，等等。这些较原标准更为具体的要求的确解决了基层档案员在实际工作中出现的因“多件合一”致使著录不全、检索不利的一些问题。再比如，新标准在“排列”方面将“按事由结合时间、重要程度等排列”改为“按时间结合事由排列”，取消“重要程度”的排列依据，有效减少了档案员主观因素对“排列”的影响，等等。

郭东升（山东省临清市档案馆研究馆员）：与原标准相比，我认为分类与编号的进一步高度统一与细化，是《归档文件整理规则》新标准的一个重要变化。新标准注重档案整理的规范性与标准化，强调分类与编号的统一性，把档案编号完全彻底地统一起来，实现了我国文书档案编号的全国统一，为文件的计算机管理和档案信息的提取开发提供了极大的方便。

王富忠（河南省濮阳县档案局副局长）：《归档文件整理规则》新标准关于“归档文件整理原则”的规定，在原来的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基础上增加了“归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保持纸质文件和电子文件整理协调统一”新内容；增加了“电子文件整理要求”的新内容，既符合我国电子文件发展的现实需要，也体现了档案工作与时俱进的时代特色，充分展现了“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的总要求。“归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》‘ 一般要求的规定； 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行； 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统”等新规定，使基层档案工作者在电子文件归档的操作过程中，既有了翔实的依据，也方便操作。

李正平（四川省荣县档案局）：前面几位老师谈了《归档文件整理规则》新标准的新变化、新思维，我深受启发，在实施新标准过程中肯定还会遇到一些新情况、新问题，如何未雨绸缪，面对这些新情况、解决这些新问题更为重要。比如，新标准提出“归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料”“归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一”，但问题是，归档文件的纸质文件与电子文件是双轨运行还是以其中之一运行、另一为副本？如果以纸质方式运行，电子文件真实性、完整性、可用性等是否确保，其元数据、格式等是否转换等有无必要？如果以电子方式运行，纸质文件就是副本，其整理应否简化？电子文件与纸质文件的载体、管理等有很大差异，如何保证协调统一？

刘小芳：我认为纸质档案和电子档案只是形式上的不同而已。就文件归档整理而言，有些只有纸质，有些只有电子，有些两者都有，这并不冲突。有纸质按照其重要程度，不是特别重要的就只保存纸质，如果特别重要，比如永久的就可以根据需要以电子形式再保存。同一内容纸质的和电子的都有，那就根据其载体形式分别保存，不是有互见号或者备注吗？

李正平：这次档案载体的变革所带来的影响不亚于纸质档案取代简牍档案，因为电子文件是革命，数字文件是大势所趋，所以现在的归档整理必须围绕数字档案进行。具体来说，主要有两种情况：一种情况是纸质档案的数字化。如果文书运行以纸质为主，就要注意把凡能形成纸质文件的电子文件都形成纸质档案，否则一个立档单位的文件材料是不会齐全完整的。这时，电子文件就只能是副本且不能独立运用（因为所有签字印章等文件标志都与纸为一体），因形成电子文件或其后的系统缺乏必要的档案功能，且文件的签发、办理等以纸质方式，所以在法律效力上电子文件存在问题，电子文件就只能是副本。这种情况的档案整理就要注意，一是与原生的电子文件互见，且相对保证电子文件不被改动；二是如果不保存原生的电子文件，就只能再扫描纸质文件。有的是在组件时就扫描，扫描后再装订；有的现在没扫描，以后扫描，这就要注意装订时只能以简单方式，否则以后扫描时拆卷麻烦。不保存原生电子文件，不管是现在扫描还是以后扫描都是不节约，不值得推广（扫描后的可称再生电子文件）。另一种情况是电子文件纸质化。如果一个单位有档案功能的文书处理系统或独立的电子文件管理系统，以电子方式运行的文件具备生效标志（电子签名系统等完善），也就是其证据性与安全性、可用性得到保证，这时纸质文件可视为电子文件的副本，能打印的只需直接打印出来，不能打印的就以原生电子文件保存。这种情况的纸质文件归档就应相对简单，基本可一步完成（因为电子文件也要按问题等组织文件夹）。我认为第二种情况应成为主流，所有文件在网上处理现在是不难的。从人社、民政、公安等部门的工资、社保、人口等系统看，主要都以电子方式运行了，可直接形成报表打印出来；学籍、医疗等也都有自己的系统。公文进入具备档案管理功能的文书系统或直接进入档案管理系统也很简单，就连会议记录或人民群众提供的申请证明等也可扫描直接进入系统。只是各行各业档案部门在设计档案系统时不要各行其是、自成一体，尤其是在我国实行“集中统一管理档案”原则的大环境下更应慎之又慎，否则形成“烟囱”或“孤岛”，就不好接收或整合档案资源。当然，为了安全性，按规定形成纸质的还要形成纸质副本，但也仅仅是副本，原件是原生电子文件。从电子文件角度来看，如果出发点不是从完整保存电子文件这种资产角度考虑，仍会导致电子文件的大量消失；即使保存了电子文件，但如果主要以纸质方式运行，电子文件也会因不具有档案价值而散失其作用；而且数据库、多媒体、网页、电子邮件等因无法打印或其元数据无法打印而无法留存这些直观而有价值的档案文件。从归档文书档案上看，永久与30年的占比例不如10年的大，其实保存10年的档案大部分无需打印出来保存，有系统的可以试点只保存电子形式的。当然如果无系统或领导计算机水平差点，领导可在电脑上看文件，保存文件处理笺。

吴翠英（河北省唐山市丰润区档案馆副研究馆员）：在此我想就新标准中电子文件归档和“件”的问题谈点个人看法。先说电子文件归档问题，这确实是当前应该解决的首要问题，不论是实行办公自动化还是仍以纸质文件为主的单位，都应该根据自己的具体情况制定出切实可行的办法，包括软件系统的使用，电子文件的形成、积累、保管、移交等具体标准，做好电子文件归档工作，实现档案馆和档案室的有效衔接，进馆档案保证纸质档案和电子文件同时移交，以避免重复扫描，造成大量人、财、物的浪费。再说“件”的问题。过去执行中，把成本会议记录都撕开存档，一次会议一件，很不方便；这次又提出成本的会议记录一本为一件。前者不利于保管，后者不利于查阅，我的解决方法是：一次会议一件，单独加盖归档章，单独编页号和件号，抄写文件目录，但是不撕开，放在一个文件袋里，封皮档号章页数可以不填，件号就填写××号—××号，这样既便于保管，又利于查阅。

管先海（河南省濮阳市档案局副研究馆员）：上面几位就在实施新标准过程中可能遇到的有关电子文件（电子档案）的一些新情况、新问题及其解决方法谈了很好的看法。其实，在实施新标准过程中可能遇到的情况和问题远不止此，肯定会遇到更多的新情况、新问题。比如，新标准提出“对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度”，但问题是这样操作就容易出现“计划如早点计划，总结如晚点总结，就分散到了内容针对的一前一后了，真正与内容保持联系的那一年却没计划、总结”的情况。若与新标准提出的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”原则相对照，就有点没遵循的感觉。诸如此类的情况和问题，在新标准具体实施过程中肯定是五花八门、不胜枚举，有待各位同仁研讨解决。

归档文件整理的步骤 篇4

GB/T 50328—200总 则

1．0．1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。

1．0．2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。

1．0．3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。术 语

2．0．1 建设工程项目(construction project)

经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。

2．0．2 单位工程(singie projeot)

具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。

2．0．3 分部工程(subproject)

单位工程中可以独立组织施工的工程。

2．0．4 建设工程文件(constructionprojectdocument)

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2．0．5 工程准备阶段文件(seedtime document Of aconstructionproject)工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2．0．6监理文件(projectmanagementdocument)

监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

2．0．7 施工文件(constructingdocument)

施工单位在工程施工过程中形成的文件。

2．0．8 竣工图(as—builddrawing)

工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

2．0．9竣工验收文件(handingoverdocument)

建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

2．0．10 建设工程档案(projectarchive)

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。

2．0．11 案卷(file)

由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。

2．0．12 立卷(filing)

按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2．0．13 归档(puttingintorecord)

文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。基 本 规 定

3．0．1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

3．0．2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；3 负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程移交。

3．0．3 勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。

3．0．4 建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3．0．5 城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。工程文件的归档范围及质量要求

4．1 工程文件的归档范围

4．1．1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。4．1．2 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求。

4．2 归档文件的质量要求

4．2．1 归档的工程文件应为原件。

4．2．2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4．2．3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4．2．4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。

4．2．5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

4．2．6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。

4．2．7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

4．2．8 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图章示例如下：竣工图章尺寸为：50mmX80mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4．2．9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1／3的，应当重新绘制竣工图。

4．2．10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB／10609．3--89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)，图标栏露在外面。工程文件的立卷

5．1 立卷的原则和方法

5.1.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

5，1．2 一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

5.1．3 卷可采用如下方法：工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

5．1．4 立卷过程中宜遵循下列要求：案卷不宜过厚，一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

5．2 卷内文件的排列

5．2．1 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

5．2．2 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

5．2．3 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

5．3 案卷的编目

5．3．1 编制卷内文件页号应符合下列规定：卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

5．3．2 卷内目录的编制应符合下列规定：卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求。序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。文件题名：填写文件标题的全称。日期：填写文件形成的日期。页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8 卷内目录排列在卷内文件首页之前。

5．3．3 卷内备考表的编制应符合下列规定：卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求。卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5．3．4 案卷封面的编制应符合下列规定：案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录D的要求。案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。5 案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见附录A。永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20年以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

5．3．5 卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

5．4 案 卷 装 订

5．4．1 案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

5．4．2 装订时必须剔除金属物。

5．5 卷盒、卷夹、案卷脊背

5．5．1 案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。卷盒的外表尺寸为310mmx220mm，厚度分别为20、30、40、50 mm。2 卷夹的外表尺寸为310mmX220mm，厚度一般为20～30 mm。卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。5．5．2 案卷脊背案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。式样宜符合附录E。工程文件的归档

6．0．1 归档应符合下列规定：归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附表A。文件材料的质量符合4．2的要求。归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

6．0．2 归档时间应符合下列规定：根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

6.0．3 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。

6．0．4 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

6．0．5 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

6．0．6 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档。工程档案的验收与移交

7．0．1 列入城建档案馆(室)档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件，不得组织工程竣工验收。

7．0．2 城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：1 工程档案齐全、系统、完整；工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；3 工程档案已整理立卷，立卷符合本规范的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；6 文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

7．0．3 列入城建档案馆(室)接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案。

7．0．4 停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。

7．0．5 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆(室)移交。

归档文件整理的步骤 篇5

一、科学制定分类方案

科学制定分类方案是开展学习实践活动文件材料归档整理工作的前提和基础。根据学习实践科学发展观活动各级领导小组办公室工作机构和文件材料形成的实际情况, 我们采用保管期限—年度—机构分类法。需要注意的是, 学习实践活动前后分三批进行, 其办公室机构在各批次因其活动开展单位的不同而有所变化, 这就需要根据实际机构及其变化进行合理的归类或合并。省委“学习实践办”第一批六个机构有综合组、统筹推进组、宣传组、秘书组、省直指导协调组、试点指导协调组;第二批六个机构中前四个组不变, 后两个组改为地方指导协调组和企业高校指导协调组;第三批五个机构前四个组仍不变, 另设一个指导协调组。通过分析发现, 综合组、统筹推进组、宣传组和秘书组这四个组为三批共有, 按此分类没有问题;而第一批的省直指导协调组和试点指导协调组, 第二批的地方指导协调组和企业高校指导协调组, 第三批的指导协调组, 其共同特点是都具有指导协调职责;从其形成的文件材料看, 各批次指导协调组形成的文件材料都不是很多。为此, 可设置一个指导协调组, 把各批次不同指导协调组形成的文件材料归入其中, 通过形成时间进行区分 (排列) 。

二、正确掌握归档范围和保管期限

省委“学习实践办”与省档案局在2008年12月联合印发的《关于做好深入学习实践科学发展观活动文件材料收集归档工作的通知》 (以下简称《通知》) 明确规定了文件材料归档范围和保管期限。由于实际情况复杂, 我们在遵循《通知》基本原则的基础上, 对实际形成的文件材料进行认真的鉴定工作, 全面贯彻落实国家档案局第8号令。在归档范围上, 既要重视档案资源建设, 也要把握“以我为主”和“以人为本”。比如, 记录省委重大决策和事关人民群众切身利益的相关材料, 应当齐全、完整、准确地收集归档。同时, 也要注意收集学习实践活动中已经办理完毕, 但不是红头文件的重要材料, 以及音像、照片、大事记和电子文件等。对不需要归档的材料, 则决不归档。

在确定保管期限时, 要特别重视做好鉴定工作。学习实践活动中形成的大量文件材料, 是我党加强思想、组织、作风、制度和反腐倡廉建设, 推动科学发展的真实记录, 对于今后工作查考、历史研究、经验借鉴等具有十分重要的价值。对于学习实践活动前期筹备、领导机构成立、职能分工、调研摸底、重要决策、组织实施、信息交流、指导检查、总结评估、长效机制建立等历史过程形成的文件材料, 我们在逐件阅读的基础上, 全面分析文件材料的内容和形式, 依据保管期限表规定的原则, 合理确定保管期限。对于归档范围和保管期限表未包含的文件材料, 我们细心斟酌、精心鉴定。这项工作量较大, 而且非常重要。

三、认真做好归档文件整理工作

归档文件的整理应当遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 便于保管和利用。

1. 合理确定“件”。

原则上以每份文件为一件;与一个事由紧密联系的相关文件也可为一件。如各单位上报的学习实践活动实施方案、调研报告、民主生活会报告、领导班子分析检查报告、整改落实方案、政策制度、总结报告、群众满意度测评报告等八份文件, 都事关本单位学习实践活动且属于紧密联系的相关文件, 故也可组成一件。

2. 确定文件归档年度要综合考虑文件形成时间及保持文件之间的有机联系和便于利用。

辽宁省第一批学习实践活动各单位上报的文件有八个, 前期文件的形成时间是2008年度, 后期文件形成的时间是2009年度, 在确定这些文件归档年度时, 如果按文件形成年度分别归档, 必然要把各单位上报的文件拆开存放, 这既割裂了文件之间的有机联系, 也不便于档案的利用。所以在确定归档年度时, 统一放在第一批学习实践活动结束年 (2009年度) 比较好。

3. 归档文件排列要灵活掌握事由、重要程度和文件形成时间。

应归档文件收集的时机 篇6

Iongzhengyi：我觉得，如果文件较少，完全可以按周、按月收集移交。如果文件较多，则需要一天或者几天收集移交一次。我见到的是，单位业务部门不定期地将办结完毕的若干份文件收集整理完毕，移交档案部门。这个频率完全是根据办结文件多少决定的，若一天内办结了七八份文件，则有必要当天整理移交；若一天内只办结了一两份文件，则可2～3天移交一次。因为，若每天移交一次，前后文件很可能是关联的，这样，不便于文件的装盒上架。但是，积累时间太长，则集中移交时工作量太大，容易出错。

浪花儿：我认为，平时归档与年终归档相结合，办公室人员应纳入兼职档案人员系列，档案专业培训时也应该参加。平时，在收发文时应鉴别每份文件，对于有保存价值的，首先，盖好归档章、填好全宗号、年代、保管期限或者类别，然后，送入相应的部门或领导手中处理(当然，发文只处理送入领导签署的那份即可)。待文件办理完毕后，送交档案部门。年底，档案部门再排列、编号、录入、打印检索工具。

guodongsheng：我赞成“平时归档与年终归档相结合”的意见。文件办理完毕随时归档最好，最能避免文件的流失，保证归档文件材料的齐全完整。但在实际工作中，有些文件办理时间很长，档案员无法控制其收回，只好等待。从实际出发，还是平时归档与年终或月、季、半年等集中归档相结合的办法好。

追梦人：我觉得，应归档文件随时收集与集中收集相结合比较好。按规定，按件整理的归档文件应当做到随办随归，但在实际的工作中，就目前来说，还是有一定的困难。我们的档案员应当做到手勤、腿勤、嘴勤，做到随时收集。把工作做在平时，发文、来文都应当及时地进行收集登记，防止文件遗漏，只有文件收集齐全完整了，才能做好文件的归档工作。当然，一些时效比较长的文件应当视情况而论，可以等到一定的时间集中收集，待办理完毕时一并归档。两种方法进行有机的集合，我们的档案工作会做得更好。

浪花儿：“对于发文来说，一般是部门起草，部门领导审核，后办公室审核，最后，才能到领导加意见”，到了这个步骤，办公室人员要收回文件，然后下发到各科室或其他单位、部门，这时，办公室兼职档案人员就可以将领导签署的那份盖好归档章待归档。对于收文，我个人认为，可以先在文件的上方处盖好归档章，预留领导签署的位置，再交给领导阅示。

马刺王朝：实时收集是目标，分散与集中收集相结合是手段。在电子文件与网络技术发展的时代，实时归档在理论上已成为可能。受各种硬件条件与思维方式的影响，实时收集只能暂时实践于小范围之中。以实时收集为目标，充分利用电子文件与网络技术的易传输性，分散与集中收集相结合是现实之策。

成长中的小树：应归档文件随时收集还是集中收集，我认为都是手段，不是目的，真正的目的是把应归档文件收集齐全完整。我认为需做到三个“扩大”：一要扩大收集对象，在做好法定业务部门应归档文件收集工作的同时，把收集对象扩大到临时性部门和有关个人。二要扩大收集范围，在做好文书文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集科技文件材料和其他各种专业文件材料及与文件关系密切的资料；在做好纸质文件收集工作的同时，把收集范围扩大到收集声像、光盘、磁盘等不同载体的应归档文件。三要扩大收集渠道，在做好正常的应归档文件收集工作的同时，要沟通与图书、文博、党史等有关部门的交流渠道，广泛开展收(征)集工作，还可进行互补有无的交换或交流，确保应归档文件的齐全完整。

dingjianxiong：从涉及单位来看，归档文件收集涉及有关单位和档案部门多个单位，因此，随时收集或者集中收集，需要协调秘书部门和档案部门甚至其他部门，需要多方的协调。受单位大小、部门(公司)多少、部门(公司)分布地域等多种因素影响，协调难度有大有小。从工作流程来看，归档文件主要涉及秘书部门和档案部门两类单位，在文件处理上，理应首尾相连，但是如何连始终是个问题。有连得好的，也有连得不好的。档案工作流程相对于文书处理流程始终处于弱势地位。按照国家有关规定，次年归档是法定归档文件的收集时间，有法可依。

小鱼儿：我认为，应该随时收集比较好，因为办公室平时都有收发文登记簿，可根据里面登记的顺序把收文和发文分类排放，这样，即使有些文件办理时间较长，也能保证应归档的文件齐全、完整。

暖暖微风：我也认为，应该随时收集比较好，相对来说，比较容易做到收集齐全完整。我们单位的做法是：档案员兼管公章，凡是发文，在加盖公章后，档案员直接把存档的2份留下来。党委文、信息简报等由文印室印好后，交行文科室，再由行文科室交档案员存档。

一井水：收集工作历来是归档工作的难点，如何保证文件收集齐全，最重要的一点，就是重视和加强平时的收集工作。因此，应该把由谁收集、如何收集作为研究探讨的重点。首先，应该把平时收集作为一项常规工作，列入兼职档案人员的工作目标，在工作中注重文件的形成和积累，随办理随收集形成习惯，确保第二年第一季度及时向档案室移交归档；其次，如何收集整理，档案室应该根据各部门档案的形成特点，及时指导、帮助其做好平时收集与初步整理工作，为归档工作做好准备。如办公室负责各种会议记录的收集，年终，集中向档案室移交归档。收发文件应该由收发人员做好平时登记和收集工作，等等。

周小丽：我觉得，不同情况应分别对待，单位发文应该随时收集，来文可在办理完毕后集中收集。

80新手：我认为，收集工作还是做在平时比较好，对于基屋档案室来说，办理完的文件，形成制度及时送交档案室保存，更有利于文件的完整保存，也免去了档案员来年收集不全的麻烦。还有个别单位的做法我认为也比较好，收到的文件由领导签发完办理意见后，就直接送到复印室，把正文和处理签一并复印，办理科室只传阅复印件。正文由打字室统一保存，来年，一起送交档案室统一归档，免去了收集不全的问题，而且也减少了档案的磨损问题。

guodongsheng：随时收集与集中收集各有利弊。目前通行的一年一度的集中收集制度，是根据机关、单位档案工作形成规律制定的。从集中收集的视野看，一年的工作结束，其文件的形成才最后结束。有不少文件从年初形成到年尾，如不实行集中收集，这些文

件材料又根本无法实行随时收集，空让档案人白忙活。还有，这总在运行中的文件比较起来不大容易丢失。有些文件材料形成与归档时间很短，随时收集成为可能，这些文件材料丢失的危险性大些，既已具备了归档条件，还是随时将其归档好。而且早归档，文件材料一到档案人手里，其被利用机会立即增大，且随时收集还在一定程度上缓解集中收集带来的紧张感，好处多多。

译之：个人认为，首先，文件的收集关键在人。每个人都在单位不同的岗位上担负着不同的职责，谁都有可能经手文件材料，不管是收文还是发文、报表，关键是个人要形成良好的随办、随存、随交的习惯。其次，要利用印章的管理把好部分文件材料的归档关，建立严格的文件登记借阅制度，规范利用手续，以便于知道文件利用的归属；建立严格的考核制度，把各科室及个人向档案部门移交文件完整情况纳入个人年度考核目标，与年终奖金挂钩，用制度约束人。

shiyly：我认为，应该随时收集和集中收集兼顾。作为档案人，首先要用心、留心，基层单位业务相对较少且有相对的规律，所以，我们应当根据年度工作计划了解单位的阶段性工作，注意收集工作中形成的应归档材料，及时收集；第二，要有敏感性，掌握单位的重大工作事项，如果是跨年度的任务，应建立资料跟踪台账，随时掌握工作动态，待任务确定结束后，抓紧收集应归档资料；第三，有意识地培养文书处理者的档案意识；第四，用档案人的出色工作争取主要领导的支持，你的建议和工作推进就会顺利。

山大档案：我觉得，关键还是得落到档案部门对文件的前端控制力上。众所周知，对文件的前端控制已经成为现代档案工作者的共识，而且，档案部门对文件的前端控制力会直接影响到档案工作的模式，包括文件的归档。不同的档案部门、乃至同一个档案部门对不同的文件类型，其前端控制力是不同的。就拿高校档案馆来说，对学生学籍档案，其规范和形成完全在档案馆的可控范围内，而且，一般而言，这种档案是无需经过鉴定就直接归档的，因此，对这一类档案只能采取集中归档的做法。而对于高校在行政事务中产生的文件，高校档案馆的控制力很小，处于较为被动的地位，对于这种类型的档案，只能是集中收集与随时收集相结合，至于哪种方式占主导，还得看其前端控制力。我赞成集中收集与随时收集相结合。

小刀：应归档的文件包含的内容太多了，针对不同类型的档案还是要根据实际情况去区别，不能一概而论。山大档案提到的前端控制(应该是包含过程控制的)是不错，不过，有些档案的前端控制是解决不了档案问题的；再者，前段控制是控制档案形成前的文件质量(档案与文件的区别，论坛上多位老师曾多次探讨)，即哪些是该形成的、哪些应形成什么样的。本人之前说过随时与集中收集的结合，现在，多加一个阶段性收集，我相信，在科技(业务)档案中应用的确实不少，只是没有形成系统的要求，阶段性收集减少了过程控制中所要投入的大量人力、财力的负担，也减少了集中(应该是后期结尾)收集所带来的各种不完整、不准确隐患，从操作角度来讲，也较易实现。