人事档案代理流程图

人事档案代理流程图（精选8篇）

人事档案代理流程图 篇1

一、接收程序

一、非师范类毕业生登陆山东高校毕业生就业信息网（）；通过职位搜索中的快速搜索查找山东省某市人才交流服务中心（人事代理），投递简历。网上报名流程:登陆山东高校毕业生就业信息网→用户登录→快速搜索→单位名称:(输入:某市人才交流服务中心)→点击搜索→点击其他相关职位→点击投递简历。完成网上报名。

二、经市人才交流服务中心确认后，向毕业生发出签约邀请，毕业生同意后应约。

三、应约毕业生从网上下载打印《山东省高等（中专）学校毕业生就业协议书》一式三份，到市人才交流服务中心代理部办理个人人事代理手续。

四、毕业生离校后，持报到证、毕业证书到市人才交流服务中心人事代理部办理代理介绍。

二、优惠政策

1、管理毕业生档案、人事关系、党团组织关系；出具与档案有关的各类证明材料；代理期间连续计算工龄，并负责档案工资的确定；

2、按照有关规定承办专业技术职务任职资格确认，协助办理人事和职称资格考试报名；帮助落实就业单位的毕业生办理改派手续；

3、免费参加人才中心举办的就业或创业技能培训；

4、免费临时挂靠户口，期限为2年。

人事档案代理流程图 篇2

近年来, 国家逐步加大了高校人事制度改革力度, 出台了《关于深化高等学校人事制度改革的实施意见》 (人发 (2000]59号) 、《关于加快推进事业单位人事制度改革的意见》 (人发 (2000) 78号) 等制度政策。在国家政策的指引下, 我国公办高职院校 (以下简称高职院校) 积极探索适合自身特点的人事制度。人事代理制度是高职院校人事制度改革的一项重要内容。人事代理制度是指县以上 (含县) 政府人事部门所属的人才流动服务机构, 在国家人事政策和法规指导下, 受单位委托, 通过契约形式, 运用社会化管理服务方式和现代化手段, 为其提供人事关系托管、档案保管、工资核定、职称评定、人才招聘等综合性专业化的管理和服务。 (1) 相应地, 高职院校人事代理制度是指在国家相关法律和政策的指导下, 高职院校与招聘的教职工在平等自愿协商的基础上签订聘用合同, 并由人才流动服务机构作为综合代管部门接受高职院校的委托, 为其提供人事管理综合性服务的制度。 (2) 其中, 人事档案管理是高职院校实行人事代理的主要业务之一, 与原有的人事档案管理相比, 具有以下新的特征:

(一) 由单一管理主体向“双主体”转变

高职院校作为事业单位, 有独立的人事管理权限, 由学校人事档案管理部门对传统体制下的在编教工的档案进行管理。在高等教育大众化的进程中, 高职院校的办学规模实现跨越式发展, 因此, 高职院校需要建立一支适应规模发展的师资和管理队伍。在编制紧张的情况下, 近年来高职院校对新进教工 (主要是硕士研究生) 实行人事代理, 在一定程度上缓解了编制有限、学生扩招的情况下师资力量不足的压力。实行人事代理制度后, 人事档案管理主体增加了人才服务机构, 由学校委托的人才流动服务机构对人事代理教工的档案进行管理。 (3)

(二) 由“单位人”向“社会人”转变

人事代理制度实质是一种人员聘用制度, 高职院校在聘用合同的约定下享有人才的使用权, 而人事档案管理等一些具体的人事管理工作则按照委托协议由人才流动服务机构代替管理, 逐步使人才的使用权和所有权分离, 把原来由高职院校承担的社会责任从学校中分离出来, 走向社会化管理, 充分实现了人才自主择业权和学校用人自主权的双向结合。

(三) 由行政管理模式向服务管理模式转变

传统意义上, 人事档案管理是一种组织行为, 个人根本不知道自己的档案信息, 而且一般不能亲自查阅自己的档案。作为政府人事部门所属的人才服务机构, 主要开展社会化人才管理和服务工作, 有资源和技术优势推进人事档案信息资源开发进程, 从人事档案中开发有现实价值的个人档案, 改变以往人事档案管理中“重藏轻用”的做法, 有效提高人事档案信息的社会化服务功能。

二、人事代理制度下人事档案管理存在的新问题

人事代理作为一种新型的人事管理社会化方式, 对人事档案管理提出了新的要求, 在执行的过程中难免产生一些管理和操作上的新问题, 主要表现在:

(一) 人事档案管理职责不明确

高职院校在推行人事代理制度时, 有些学校只注重形式, 与人才流动服务机构签订委托协议时, 没有明确规范双方的职责权利、义务, 没有制定操作性强的具体措施, 也没有明确建立和落实协调、监督机制, 这就容易产生双方职责不明确、实际工作与人事代理制度内涵不符、运行机制不畅等问题。例如:有的高职院校只是把人事代理教工的人事档案放在人才流动服务机构保管, 而工资调整、人才调动、职称评审等业务仍由学校操作, 人事代理制度流于形式, 难以发挥实质性的作用。 (4)

(二) 人事档案信息补充、更新、转递不及时、不完整

人事档案信息处于不断发展变化的状态, 随着当事人的经历变化, 需要连续不断地补充和更新, 才能真实反映当事人的客观面貌。然而, 人才流动服务机构一般重接收、轻管理, 只负责把接收的档案归档, 接收档案后基本不审不看, 高职院校又不可能一一去查询档案, 很难做到“查缺补漏”。再者, 由于人事档案材料形成时并没有区分教工的聘用性质, 因此, 高职院校人事档案管理部门需要根据教工录聘关系对人事档案材料进行分类、整理、移交等, 无形中增加了多道工序和工作量, 在人手有限的情况下降低了档案管理工作效率, 人事档案移交的速度比较缓慢, 与人才流动服务机构衔接不紧凑, 有的学校甚至忽略了此项工作, 只管用人, 而人才流动服务机构一般又不会主动或及时向高职院校索要人事材料, 更谈不上整理, 这就容易导致代管的人事档案出现不连续和缺失的现象。 (5)

(三) 人事档案利用不方便

档案管理只是手段, 档案内容信息的开发和利用才是目的。档案信息资源开发, 主要是指档案管理部门根据社会需要, 采用专业方法和现代化技术, 发掘、采集、加工、存储、传输所收藏档案中的有用信息, 方便利用, 以实现档案的价值和作用。然而, 由于人事档案业务基础建设中还存在收集不齐全, 归档率低, 案卷质量不高, 查阅方式局限于等客上门、你查我调的被动服务方式, 档案信息的提供以档案原件为主等因素, 相当部分人才流动服务机构的人事档案管理的标准化、规范化、现代化水平不高, 制约了人事档案资源的开发, 无法满足新时期社会利用档案信息的广泛需求。 (6) 例如:高职院校组织和人事部门需要查阅代管人事档案, 每次都必须到人才流动服务机构查阅;代管的个人需要依据档案材料开据有关证明时, 更需多个流程才能办成, 利用起来极为不便。 (7)

三、人事代理制度下人事档案管理采取的新对策

随着人事代理制度的日趋完善, 如何更加准确、高效率地管理高职院校人事代理教工的档案, 并使之适应人事制度改革的需要, 是新形势下加强人事档案管理的重要课题。主要对策有:

(一) 积极推进档案管理的规范化

档案管理工作是一项政策性、专业性强的工作, 无论高职院校还是人才流动服务机构都必须规范管理。二者要加强沟通和协调, 制定严格的合同, 明确各自的职责范围、可操作的措施、具体工作程序以及各个工作环节间的运行机制等, 根据实际情况不断修订和完善材料收集、人事档案保管与保护、鉴别、查 (借) 阅、转递等规章制度, 着力解决职责不清、关系不顺、程序不规范、运行机制不畅、信息反馈不及时等问题。例如:高职院校人事档案管理部门要及时更新人事代理教工名单, 对人事代理教工的人事档案材料进行初步整理、登记在案, 并于每年年初把上一年度的档案材料及时完整地转递给人才流动服务机构;对于人事档案中比较常用的材料, 如工作简历、家庭成员、社会关系、组织关系、学历学位、职称职务、晋职晋资、考察考核、培训教育等, 要进行必要的备份, 便于查阅利用。而人才流动服务机构要按程序及时做好代管人事档案的收集、整理、保管、利用等工作, 完善档案的动态管理, 使人事代理制度下的人事档案管理逐步实现规范化管理。

(二) 积极推进档案信息数字化

实行人事档案信息电子化管理已成为一种必然趋势。有条件的人才流动服务机构首先要实现档案内容电子化, 根据人事信息采集要求, 凭借技术力量, 采集出代管人事档案中有现实意义和利用率高的各类信息资料, 通过分类加工、有序整理, 使之成为完整的人事档案信息系统模块, 并由专门的人事信息数据库保存, 为人事档案信息数字化管理提供基础保证。其次要逐步开发人事档案信息远程查询系统。人才流动服务机构与高职院校建立电子信息网络系统, 并设置不同的使用权限, 高职院校借助网络平台, 可以在允许的权限下快捷方便地查阅到本单位所属人事代理教工的电子档案, 也可以随时了解档案材料是否及时、完整归档并及时提醒人才流动服务机构补充, 有利于解决人事档案难以集中采集、查阅的矛盾。 (8) 与此同时要针对电子信息易复制、易更改、易删除的特性, 加强网络监管, 确保电子信息的安全性和保密性。

(三) 加大档案管理人才培养和建设力度

人事档案管理人员的素质水平影响着人事档案管理水平的高低。无论是高职院校还是人才流动服务机构的人事档案管理人员, 要学习掌握人事政策, 学习掌握现代化管理方法, 切实转变工作作风和观念, 树立服务意识, 提高服务质量和水平, 为档案利用者提供优质、方便、快捷、高效的服务。例如:在职称材料等大批量档案利用需求产生时, 学校人事档案管理人员可集中统一代为办理。

摘要：公办高职院校实行人事代理制度, 在一定程度上缓解了教师编制有限、学生扩招的情况下师资力量不足的压力。随着人事代理制度的实施, 人事代理教工档案的管理、使用等方面呈现出新的特征, 以及面临着新的问题和考验, 因此, 有必要采取相应的措施与对策, 加强人事代理制度下的人事档案管理工作, 以适应公办高职院校人事制度改革的需要。

关键词：公办高职院校,人事代理制度,人事档案,档案管理

注释

1[1]林晓璐.高职院校人事代理制度的实践与思考[J].广东科技, 2010 (5) :14.

2[2]陈晓宁.困境与出路:我国人事代理制度的现实考察——以公立高职院校人事代理为视角[J].甘肃广播电视大学学报, 2010 (4) :36.

3[3]蔡颖.论人事代理制下的高校人事档案管理[J].人力资源管理, 2011 (3) :64-65.

4[4]燕慧.高校人事代理档案管理存在的问题与对策[J].档案与建设, 2005 (4) :42.

5[5]陈志宏.人事代理制度下的高校人事档案管理[J].泉州师范学院学报 (自然科学) , 2010 (7) :100-101.

6[6]陈智为, 邓绍兴, 刘越男.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2011.

7[7]李玮.高校人事代理制度下聘用制人员档案管理的思考[J].科技信息, 2009 (28) :690.

人事档案代理流程图 篇3

关键词：人事代理；人事档案管理；综述

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）24-51-2

0 引言

人事代理是指各级政府人事行政部门所属的人才流动服务机构依据国家有关人事政策法规，接受用人单位或个人委托，对其人事业务实行集中、规范、统一的社会化管理和系列服务的一种人事管理方式。在人事代理制度的实施下， 单位仅享有人才的使用权，而对于个人而言具有择业的自主权，实现了人事关系与人才使用的分离，促进人力资源的优化配置，是深化企事业单位人事制度改革的一项重要举措[1]。笔者统计分析了2006-2016年发表在中国知网的相关文献，试图对近十年来人事档案管理制度下人事档案管理研究内容进行述评。

1 人事代理制度下人事档案管理文献分析

笔者于2016年7月以“主题=人事代理并含主题=人事档案管理（精确匹配），”为检索条件，对发表在中国知网2006-2016年近十年的文献进行检索，共检索到相关文献254篇，对其中65篇具有代表性的论文进行分析，总结出人事代理制度下人事档案管理的研究内容，进而为日后的相关研究提供可利用的参考资料。

从图1可以看出，2006-2016年相关文献数量波动较大，2006-2008年发文数量较少且呈现下降趋势，2009-2012年发文数量呈波浪趋势，但总体处于上升趋势，发文数量总数达32篇，几乎占文献总数量的一半，2012年发文数量最多，占14篇，2013-2016年发文数量有所下降，但整体处于平稳阶段。

2 人事代理制度下人事档案管理文献内容分析

通过对检出文献的分类整理和仔细阅读笔者归结出目前人事代理制度下人事档案管理研究的主要内容并对相关学者的代表性观点进行了阐述。

2.1 存在的问题

2.1.1 用人单位和代理机构之间职责划分不清

就职能而言，人事代理机构无须收集代理人的档案资料，仅需要对其档案进行保管。至于用人单位则需要对之进行查阅、补充。由于在职责上两者间不够明确，从而也就引发了一系列的问题。如在当职工因待遇或职位调整等需要出具相应的证明材料时，作为档案管理人员没能将相关资料及时地呈递给人事代理机构，或是后者对于信息反馈的不够及时从而影响到了工作进程的有序开展[2]。同时在遇到问题时，代理机构同用人单位之间又会互相推诿，极大程度上影响到了相关管理工作的质量[3]。

2.1.2 人事档案材料不完整且更新不及时

随着个人生活与工作经历的增加，其档案材料也将随之不断地丰富。基于此，人事档案也应当随着相关人员生活与工作经历的变化而做出适当的调整和补充。人事代理的职责在于帮助相关人员及单位收集并处理档案材料，但受“死档”与“空白档”的影响，致使人才中心无法有效完成档案的收集工作。关键信息的缺失，人才中心又无法同相关人员取得有效联系，档案资料的补充工作也就无从得以有效落实。受某些情况的影响，甚至会造成档案材料的遗失，极大程度上损害了档案工作的完整性[4]。

2.1.3 人档分离不利于人事档案的开发和利用

人事档案工作的关键在于相关材料的利用，但当下的实际状况却是“人档”处于分离状态，也就是说当事人的相关事务由用人单位负责，而其档案则有代理机构负责。在实际工作中，对于用人单位而言，在当因职务与工资调整、政审以及考核定级等原因需要查阅代理人的档案时，需要首先同代理机构取得联系，将相关人员的档案借回或是在代理机构进行查阅。此举在极大程度上影响到了工作的便利性，严重的制约了工作效率的提高。就个人而言，当因学习深造或是评定职称等原因，需要查阅个人档案并同时出具证明材料时，则需要历经多个工作流程与部门，这就造成了时间与资源的极大浪费，影响到了个人与用人单位工作的开展[5]。这种不合理的现象，极易造成弃档或是无头档案的出现，显然影响到了相关工作的有序开展 [6]。

2.2 应对策略

2.2.1 明确用人单位和代理机构的职责，优化人事档案管理流程

规范工作流程，确保代理工作的和谐有序。用人单位同代理机构要有全面的合同作为约束，并据此确定两者的工作范围与流程，彻底解决职责不明、工作流程混乱以及信息反馈滞后等问题。作为机构要切实履行好档案收集、整理以及保存和利用工作。而用人单位则需要就被聘者的职务、年度考核以及职称等信息展开加工，并将之及时的转交给代理机构。为了切实提高相关工作的效率，人才服务中心需要就相关人员的基本信息做一备份反馈给用人单位。与此同时，用人单位也要针对被聘人员构建临时档案。进而以此避免用人单位在查阅某一信息时奔波于多个单位，有效降低了相关人员的工作量，极大程度避免了各类资源的浪费[7]。

2.2.2 加强沟通与协调， 做好人事代理档案的现代化

开展人事档案工作首先需要开展材料的收集工作，用人单位同代理机构间应就此开展协作。用人单位除去定期开展职务变动、考核等级、薪资调整等材料的收集工作之外，还要形成全面跟踪意识，并切实做好材料质量的把关工作，确保所整理材料详实正确，手续全面。与此同时，作为代理机构也不可仅是局限于档案的保管上，还要同用人单位实时联系，将材料期间所遇到的问题进行归纳并及时反馈给用人单位或个人。尽可能在材料入档之前予以监督、指导，避免造成不必要的麻烦。 [8]代理机构不妨在用人单位设置专门的工作站，这样用人单位非常容易能够进行调档、阅档以及各种手续的办理，同时还可据此进行实时地查漏补缺，有效地减少转递档案所需的工作量，相应的也将转递损坏与散失的可能性降至最低，从而有效确保了档案的全面与完整性。

2.2.3 引入人事档案管理系统，实现人事档案的网络化管理

随着信息技术以及计算机网络的发展，传统的档案管理方法已经不能适应人们的需求，所以必须采取相应的管理措施，以更好地适应现代人们对档案工作的管理需求。

①可联合多个代理机构整合相关资源用于相关数据软件的开发工作，并实现基于信息通讯与网络的远程实时档案信息查询功能。②应用大数据的思想方法，对档案数据进行深层次挖掘，为人事部门招聘、录用、晋升、培训等提供依据。

3 结语

通过上述分析可以看出，我国人事代理制度下的人事档案管理研究虽多，但是发表在中文核心期刊的论文少，大多处于理论研究阶段，与实际相结合偏少。所以今后的研究应理论联系实际，同时加大对人事档案管理信息化建设的投入，推进人事档案的网络化管理，提高人事档案的可利用率，充分发挥人事代理人员的人事档案在用人单位的作用。

参 考 文 献

[1] 王斌彬，谭琼.人事代理制度下医院人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（07）：115-116.

[2] 赵彦红.关于人事代理制度下档案管理的新思考[J].人才资源开发，2016（08）：187.

[3] 王丽宾.人事代理制度的档案管理要点分析[J].东方企业文化，2015（09）：199

[4] 张庆华.人事代理和档案管理工作存在的问题及对策[J].人力资源管理，2015（10）：222-223.

[5] 王斌彬，谭琼.人事代理制度下医院人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].办公室业务，2014（07）：115-116.

[6] 陈志宏.人事代理制度下的高校人事档案管理[J].泉州师范学院学报，2010（04）：99-101.

[7] 曾红.论高校人事代理中的档案管理[J].镇江高专学报，2008（02）：65-67.

毕业生签约与人事代理流程 篇4

一、就业协议书与劳动合同的区别

就业协议是高校毕业生与用人单位确立劳动关系，明确双方在毕业生就业工作中权利和义务的协议。教育部颁布的《普通高等学校毕业生就业工作暂行规定》要求：“经供需见面和双向选择后，毕业生、用人单位和高等学校应当签订毕业生就业协议书，作为指定就业计划和派遣的依据。”劳动合同是劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务关系的协议。《劳动法》规定，建立劳动关系应当订立劳动合同。

（1）适用的法律、法规不同

劳动合同适用《劳动法》、《劳动合同法》及劳动人事部门颁布的有关劳动人事方面的规章。就业协议使用教育部颁布的《普通高等学校毕业生就业工作暂行规定》和有关政策。

（2）适用主体不同

劳动合同是劳动者与用人单位之间确立劳动关系的协议，只要双方当事人协商一致，符合国家的法律，政策法规，无欺诈、胁迫等手段，经双方签字盖章，合同即生效。就业协议目前除毕业生与用人单位双方签字、盖章外，尚需学校和鉴证机关（人事部门）参与。

（3）内容不同

劳动合同的内容依据《劳动合同法》规定比较详细。就业协议的条款比较简单，主要是毕业生如实向用人单位介绍自己情况，愿意在规定期限内到用人单位报道，用人单位如实向毕业生介绍本单位情况，同意录用该毕业生等，另外还有一些简单条款。

（4）适用的人员不同

劳动合同可以适用于各类人员。凡是中华人民共和国公民只要有劳动能力并符合法律规定的条件，经过供需见面，双向选择，一经录用都可以与用人单位签订劳动合同。就业协议只适用于高校毕业生、毕业研究生。

（5）签订时间不同

一般来说就业协议签订在前，劳动合同订立在后。就业协议是毕业生在找工作过程中，落实用人单位后签订的，离校后签订的就业协议可以作为毕业生调档案的依据来使用。

劳动合同是毕业生到用人单位报到后订立的。如果毕业生与用人单位在工资待遇，住房等方面有事先约定，可在就业协议的约定条款中注明，附后补充，日后订立劳动合同是对此内容应予以认可。

二、签约---毕业生与用人单位签订就业协议

签约的三种形式：

（1）与在山东高校毕业生就业信息网上注册的山东省内外用人单位网上签约

（2）与没有在山东高校毕业生就业信息网上注册的山东省内单位签订纸质协议书

（3）与没有在山东高校毕业生就业信息网上注册的外省用人单位签订省外就业协议书注意：山东高校毕业生信息网注册时间12月下旬。网址：

1、网上签约流程

（1）毕业生登陆山东高校毕业生就业信息网（），注册个人信息，制作个人简历，牢记个人帐户、密码。如果忘记用户名、密码可以联系学校就业指导中心或所在学院负责就业的辅导员老师，通过“设置密码”的方式，设置一个新密码，新密码与用户名相同。

（2）用人单位（包括省外单位）登陆“信息网”注册发布招聘信息。

（3）毕业生网上向意向单位投递个人简历（普通会员可投递50份），用人单位向毕业生发出网上签约邀请，毕业生应约，完成网上签约操作。

（4）就业系统发送签约信息到用人单位鉴证机关审核鉴证，生成就业协议书（限省内就业流程）。

（5）用人单位打印就业协议书一式三份，单位盖章、本人签字后，一份本人保管，一份交学院负责老师保存。

（6）就业系统发送签约信息到学校，学校用户审核、存档就业协议书

网上签约流程图

毕业生注册用人单位注册

↓↓

创建简历发布招聘信息

↓↓

投递简历发送签约邀请

↘↙

签约

↓

打印协议书→签字、盖章存档

第一步---搜索职位信息

1）搜索方法(重要功能)

智能搜索:综合搜索:快速搜索，通过以上搜索把感兴趣的职位加入收职位藏库 便于集中处理

2）与单位的交流

可以接收单位发来的面试通知可以查看已经发给单位的留言可以查看已经发给单位的简历

第二步---应约

毕业生登录专区后，点左侧的“学生网上签约”下面的“应约管理”栏目，右侧显示用人单位发送来的签约邀请列表，毕业生点击“应约”按钮，则网上签约成立，点击“拒绝”按钮，则签约失败。

毕业生网上签约注意事项：毕业生收到用人单位的签约邀请后，在有效期内（系统默认是5天），应约之前单位发送的签约邀请内容一定要看。里边有补充条款内容涉及到学生的利益问题。

如果选择“应约”，表示被毕业生和用人单位签约双方认同的网上就业协议书正式生效，同时系统也锁定了该毕业生与其他用人单位网上签约的功能。只有与该用人单位解除协议后，毕业生才能重新获得与其他用人单位网上签约的权限。而该协议书也是向毕业生发放报到证的唯一依据。

第三步---协议书管理

毕业生对用人单位发送的签约邀请应约后，就可以在协议书管理栏目中看到已签协议书的信息了，包括用人单位名称、应聘职位、协议书号、就业状态等信息。

第四步---协议书存档

（1）毕业生与用人单位完成网上签约后，就业系统发送签约信息到用人单位鉴证机关审核鉴证，生成就业协议书（限省内就业流程）。

（2）用人单位打印就业协议书一式三份，单位盖章、本人签字后，一份本人保管，一份交学院负责就业的辅导员老师保存。

（3）就业系统发送签约信息到学校，学校用户审核、存档就业协议书。

网上签约生成的协议书样（例图略）

1、签订纸质协议流程

（1）毕业生登陆“山东高校毕业生就业信息网”

（2）使用“录入省内就业协议书”功能，录入用人单位相关信息

（3）下载打印四份纸质协议书，毕业生与用人单位双方签字盖章后，到用人单位所在地人事部门网上鉴证并加盖相关公章

（4）一份本人保管，一份交学院负责老师保存

签订纸质协议书操作流程

毕业生登录录入省内就业协议打印就业协议书人事局网上鉴证签字、盖章存档

第一步---录入用人单位信息注意事项：此协议书为毕业生与省内暂时没注册的单位签约使用。录入省内就业协议书后你将无法与其他单位在网上签约。

第二步---打印协议书确认没有问题后毕业生将协议书进行打印，一式四份。毕业生本人在打印的协议书上签字、接收单位和接收单位上级主管部门（或人事代理部门）盖章。第三步---网上鉴证毕业生或用人单位将盖章、签字的协议书送到单位所在地人事部门进行网上审核鉴证，并留一份协议书备案。

第四步---学校审核存档

单位所在地人事部门鉴证通过后，学校审核通过，签约信息转入就业方案库。手动录入省内就业协议书样本（例图略）

3、签订省外就业协议书流程

接收单位：未在山东高校毕业生就业信息网上注册的省外单位

操作流程：①毕业生本人在山东高校毕业生就业信息网上申请省外就业；②学校审核通过后，系统自动锁定省内网上签约功能；③毕业生本人到学校就业办公室领取全国统一的纸质就业协议书（一式三份）；④毕业生与接收单位签订纸质就业协议书后直接将协议书上交学校就业办公室审核、存档；

⑤将协议书相关信息准确录入到山东高校毕业生就业信息网上作为派遣依据。

省外就业操作流程

毕业生登录申请省外就业领取纸质协议书签订就业协议网上录入协议书 → 学校审核存档

第一步---提交省外就业申请

毕业生登录专区后，点击“业务申请”下面的“省外就业申请”栏目，右侧显示省外就业申请界面，毕业生填写原因后，点击“发送申请”发送申请，等待学校审核。

第二步---领取全国统一的纸质协议书 第二步---领取全国统一的纸质协议书 第三步---录入省外就业协议书

毕业生与用人单位签订就业协议书后，登录第三步---录入省外就业协议书山东高校毕业生就业信息网，点击“学生网上签约”下面的“录入外省就业协议书”栏目，右侧显示就业协议书录入界面。

签订就业协议书注意事项

1、毕业生与省外用人单位达成意向后，在网上提交省外就业申请，到学校就业办公室领取省外就业协议书。

2、签订就业协议书前，与用人单位协商以下几个问题：是否解决当地户口、接管档案，到单位工作后是否签定劳动合同、劳动合同签定的年限，是否缴纳“五险一金”，试用期几个

月，薪酬、违约金等问题。

3、与用人单位协商的内容都可以写到就业协议书的备注栏或附加条款中，双方签字盖章，作为书面依据。

4、签订省外就业协议书的毕业生，如果用人单位不能解决当地户口，则不必将就业协议书录入到山东高校毕业生就业信息网上，已签订的就业协议书只作为与用人单位确立劳动关系的依据，到用人单位报到时使用，不作为学校派遣的依据。毕业生可以选择档案户口回生源地或人事代理。

三、派遣规定

毕业生和用人单位签订就业协议后，经毕业生就业主管部门审核，报学校就业办公室备案，学校依据就业协议书编制就业方案。山东省人事厅依据学校编制的就业方案编制派遣方案，发放《报到证》。

（1）学校派遣毕业生统一使用《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下简称《报到证》）。

（2）截止学校上报就业方案时，对已落实就业工作单位（签约）的高校统招毕业生，按《报到证》的报到去向派遣毕业生。

（3）截止学校上报就业方案时，对尚未落实就业工作单位（未签约）的高校统招毕业生，派回生源所在地，由当地政府人事部门负责，帮助其继续落实工作单位。

四、人事代理制度

人事代理是指各级人事行政部门所属的人才流动机构为三资企业、民营企业等无主管单位以及不具备人事管理权限的非国有企业事业单位、要求委托人事代理的其他企事业单位；自费出国和以辞职等方式流动后尚未落实单位的专业技术人员和管理人员提供人事档案保管或有关人事方面的代理服务工作。

如何办理人事代理手续

落实就业单位的毕业生——一次性就业

① 签订协议---网上、纸质（跟用人单位）

② 学校派遣：派遣去向——用人单位、档案去向----人才中心、户口去向——用人单位

未落实就业单位的毕业生——解决落户等问题

① 签订协议---网上（跟人事代理机构）

② 学校派遣：派遣去向——人事代理机构、档案去向----人才中心

户口去向——人事代理机构

人事代理的内容

1.负责代理人员人事档案的收集、整理、保管、使用等工作。

2.负责办理失业、养老等社会保险服务，并为其代办住房公积金。

3.接转党组织关系，按时收缴党费。

4.开展代理人员岗位及专业技能培训。

5.提供信息咨询服务。

6.办理与人事管理相关的其他事项。

人事档案代理流程图 篇5

人事档案代理合同书

甲方：安徽省人才服务中心

单位性质：事业单位

乙方：

身份证号：

联系电话：

地址：安徽省合肥市马鞍山路509号省政务大厦A区

联系电话：0551-2628666网址：.cn

根据《流动人员人事档案管理暂行规定》（中共中央组织部、人事部“人发[1996]118号”文件）和《安徽省人事代理办法（试行）》（安徽省人事厅“皖人发[1997]76号”文件）以及国家和省有关政策规定，现就甲方为乙方代理人事档案，经双方协商，订立如下合同。

一、乙方自愿委托甲方代理其人事档案，甲方负责为乙方接转和代管人事档案。乙方需协助甲方，将本人档案由原管理档案单位按规定的程序和手续转至甲方，人事档案转入时档案材料不完整、转档手续不全的，责任由乙方承担。

二、经审核，乙方人事档案尚需及时补充以下材料:

三、乙方在代理期间，应及时将需要归档材料交由甲方，归入本人档案。乙方提供的档案材料必须真实，如不提供档案材料或提供的档案材料不真实，造成不良后果的，责任由乙方承担。

四、按省物价局核定的标准，乙方按规定向甲方缴纳人事档案管理费每年元。超过一年不缴代理费的按所欠金额每日加收的滞纳金。

五、乙方需要提供户籍、社会保险、职称考评等相关社会化服务的，甲方在政策许可范围内，可为乙方提供相关服务,收费按省物价局核定的项目和标准执行。

六、乙方超过一年以上不缴纳人事档案管理费的，甲方有权

中止有关代理服务，由此而造成的后果，由乙方承担。

七、乙方与所在的工作单位发生聘用（劳动）合同纠纷，甲方不承担连带责任。甲方不负责解决乙方工作期间、失业期间以及退休后的养老、失业、医疗、工伤、生育等一切劳保福利问题。

八、乙方因就业、升学等原因，需要将人事档案转出甲方的，需有能接管档案的单位发函至甲方，始可申请转出人事档案。人事档案转出后，本合同终止。

九、本合同如需变更，须经双方协商同意。

十、本合同自年月日起，经双方签字后生效。

十一、本合同一式二份，双方各执一份。本合同应妥善保管，办理相关人事代理服务时需出示本合同。

甲方乙方代表签字签字年月日年月日

代理人员注意事项：

1、以下档案材料请及时归档，否则可能对本人造成不良影响。

考核、任期考核材料；聘用（劳动）合同和离职材料；学历变动的毕业登记表、成绩表；职称考评的审批表；加入党团材料；奖励处分材料；婚姻、生育情况变动材料；其他需要归档的材料。

2、新参加工作的毕业生工作满一年需办理转正定级手续，转正定级表从本中心领取或网上下载，由工作单位盖章后交本中心办理。

3、普通高校专科毕业生工作满三年，本科毕业生工作满一年，符合初定职称的代理人员，本人应将《大中专毕业生首次确定专业技术职务任职资格审批表》填好后，连同劳动合同、考核等材料，交本中心申请办理。

档案保管及人事代理委托协议书 篇6

甲方（委托单位）组织机构代码：（以下简称“甲方”）

甲方（委托单位名称）：

乙方：上海市学生事务中心（以下简称“乙方”）

为做好高校毕业生就业服务工作，为用人单位招用毕业生提供便利，甲方委托乙方为其招用的毕业生提供档案保管及人事代理服务。经甲乙双方协商一致，就人事代理相关事宜达成如下协议：

一、乙方按照国家有关规定为甲方提供档案保管及人事代理有关服务，主要包括：

（一）档案保管有关服务

1、提供档案接收、验收、保存、转递服务；

2、代办就业失业登记证、委托单位变更手续；

3、办理各类证明，包括亲属证明、经历证明、存档证明、各类公证、政审等；

4、提供各类档案材料的归档服务；

5、提供各类档案材料的查询、复印服务。

（二）人事代理有关服务

1、代办集体户口申报、迁出手续；

2、代办结婚、购房、购车、社保卡、护照、签证等所需的户籍证明或复印《集体户口个人信息页》，若有需要可提供挂号邮寄服务；

3、代办申办公安局未刑证明，若有需要可提供挂号邮寄服务；

4、代办身份证挂失登记，受理临时身份证、正式身份证申办、领取业务；

5、代办兵役证明；

6、代办孕情卡等有关计划生育证明；

7、代办符合申报条件的新生儿户口申报、迁出手续；

8、代办各类户籍材料的查询、复印；

9、代办各类其他业务，包括申请更改姓名、婚姻状况、工作单位、联系电话等相关户籍信息及户籍材料遗失补办等；

11、提供办理社会保障卡有关的告知及所需材料；

12、代办父母投靠子女所需的审批材料和户籍材料。

二、甲方应按照档案管理及人事代理过程中国家的有关规定，及时提供或补充有关材料，如员工工作单位发生变更，应及时递交用工、退工证明等材料。

三、按照每人每年400元（档案保管200元/人〃年，人事代理200元/人〃年）的服务收费标准，甲方委托乙方为甲方招用的 等 名人员（超过一名人员请随此协议书另附名单）提供 年期的 □档案保管 □人事代理服务（请在有关服务前的“□”内打“√”），甲方支付给乙方服务费共计 元，委托协议期间发生的所有具体服务内容不再另外支付服务费。

四、甲方确认至今为止，委托乙方办理人事代理服务的人员未曾参加任何非法、邪教组织。

五、本协议一式两份，自签署之日起生效。协议期满，若甲乙双方未提出终止协议的书面通知（甲方为所代理人员开具的退工单可视为终止协议的书面通知），则协议自动延续，甲方应主动前来续缴档案管理和人事代理服务费。

六、未尽事宜，由甲乙双方协商解决。

甲方（用人单位盖章）： 乙方（盖章）：

上海市学生事务中心

人事档案代理流程图 篇7

虽然人事档案代管是人事档案管理的一种方向, 但在具体实施过程中存在的一些问题有待我们大家探讨和解决。笔者从事档案工作多年, 管理着单位的人事档案, 就目前管理现状看, 觉得人事档案代理必须加强管理, 这样才能促进人事档案真正在人才合理流动中发挥应有的作用。下面就人事档案代理谈谈自己的几点看法:

一、人事档案代理的完整性和准确性应从源头上予以加强

高校毕业生的档案是人事档案的源头, 它记录了每个学生在校期间的真实历史, 是其一阶段人生轨迹的重要依据, 是个人身份、学历、资历方面的重要凭证。笔者有多年的人事档案工作实践, 觉得在校大学生档案管理中存在诸多问题, 从材料的形成、收集范围、归档要求及转递等各个环节都亟待规范, 特别是材料不全、信息失真、内容前后矛盾, 给未来的人事档案代理带来了极大隐患。这就要求我们高校从事学生档案管理工作的部门, 对每份学生档案的真实性、准确性、完整性给予足够重视, 认真负责地做好每份档案。

二、人事代理人员自身的档案意识亟需增强

档案意识淡薄, 是普遍存在的一种社会现象, 无论是当今的大学生还是工作多年的老职工, 对人事材料的归档意识不强, 档案何去何从无所谓, 毕业生档案转递工作远远滞后于派遣报到工作, 有的上班一两年后, 其档案还未来。毕业生档案迟早不一的现象, 一方面由于院校对毕业生档案工作重视程度上的差异, 另一方面由于一部分自谋职业的毕业生尚未找到接收单位, 又未及时到人事部门办理待业登记或档案托管手续, 以至延误了转递工作。有的将档案直接寄到生源地人事部门, 有的则寄到委培单位, 有的直接寄到用人单位, 有的让学生自己携带, 种类繁多, 致使“人档两分离”, 当事人和本人档案天各一方。

用人单位对人事档案的要求没有形成规范, 人事代理当事人只顾就业, 没有意识到档案对其的重要性, 因而也不管档案是否健全, 自己的经历、学历发生变化也想不起来将变化后的材料及时提供归档, 工作几年甚至更长的时间, 还是在校期间的学生档案材料, 档案材料的积累没有因为自己阅历增长而增加, 造成自己人生经历的缺失。因此, 增强档案意识, 及时归档充实自己的档案十分重要。

三、用人单位对人事档案代理须及时补充、更新

当双向选择人员被单位录用后, 个人经历在动态中, 人事档案也处在不断地发展变化中, 用人单位必须随着当事人的经历而连续不断地补充新内容, 以便更好地反映其现实面貌。如何全面、及时地收集材料, 及时转递人事代理人员的档案材料, 是人事部门档案工作的重中之重, 及时、全面、准确地将每位人事代理人员的档案补充到位, 归档整理到位, 是单位人事部门和人才服务机构档案工作人员的责任, 它涉及用人单位、当事人本身以及地方人才服务机构三者关系, 缺一不可。能否将所归档的材料及时整理归入个人档案, 这些都是值得关注的问题, 我们必须重视。

四、人才服务中心的服务理念亟待转变

人才服务中心人事代理服务的内容主要有三方面:一是与档案管理有关的人事代理业务, 主要包括保存和转递人事档案关系;二是与招聘人才有关的业务;三是与人事咨询、设计有关的人事代理业务。人事档案管理仅是人事代理业务之一, 人才服务中心有责任对托管人员档案的收集整理负责, 对已经收集到的材料及时整理归档。这就要求我们的服务机构切实转变工作作风, 牢固树立服务意识, 不仅要具有较高的政治素质, 还要精通人事政策和法律法规, 掌握人事代理知识、现代化管理技术, 熟悉人事档案专业知识和业务技能, 为用人单位等提供优质、方便、快捷、高效的服务。要合理核定人事档案代理收费标准, 做到取之有道、收支有据, 切忌乱收费、乱摊派。具体事务应该主动与用人单位联络。

人才服务中心有对档案工资、评定技术职称、工龄计算及以合同形式聘用等业务, 然而这些业务目前并没有真正得到体现, 仍是用人单位自己操作。这些现象表明, 从某种程度上讲人事代理业务未能减轻用人单位工作的负担, 人事档案部门工作量并没有减少, 甚至更大。档案托管后, 社会化的管理没有真正实现, 还是用人单位自己来办理托管人员的人事职称评审、工资晋升等事务, 档案的利用不方便, 要办理人事代理事务有时还要到人才服务中心查阅当事人的档案, 浪费时间, 影响办事效率。

五、人事档案代理的信息管理必须加强

浅析人事档案管理流程优化 篇8

【摘要】人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况、综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现有的人事档案工作能否适应社会的变化和需求，如何优化人事档案管理流程，提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

【关键词】 人事档案

管理流程

优化

浅析人事档案管理流程优化

人事档案是企业职工信息的重要载体，历史全面地记载着职工的基本情况，反映着每个职工的综合表现。准确、齐全、完整的人事档案是企业全面考察了解、正确评价和选拨任用人才的重要依据，是促进人才合理流动、合理配臵、合理使用、保证人才队伍素质的重要措施，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。现今，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档案管理的缺陷，如何优化人事档案管理流程、提高档案利用价值是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题。

1.人事档案工作现状。

我国的人事档案工作经过几十年的发展，取得了较大的成就，建立了初具规模的档案工作管理体系。然而在信息化的今天，档案管理工作的重要性被进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，传统的人事档案陷入“可有可无”的尴尬。根据人事部全国人才流动中心及各省人才交流服务中心的不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。可见，随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流通方式更加灵活，人事劳动关系逐渐从政治关系转变为经济关系，“弃档族”的出现和扩大，从一个侧面折射出现有档

案管理的缺陷。

2.档案管理中存在的问题。2.1档案意识弱化。

长期以来，人事档案是一项内部性、保密性很强的工作，并不引人注目、也不容易取得明显的成绩。事人学习、工作等实践活动中产生的材料由单位上报审核后，直接交由档案管理人员存档，管理过程中的透明度不高，影响人们对档案的了解，从而构成人事档案管理的封闭性。这也导致领导干部及档案管理人员对人事档案管理工作不够重视，认识存在一些误区：认为现在任用干部重在现实表现，档案没有太大用处；认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作；认为档案工作不能为单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄密，能外调、能查档就行。企业档案意识进一步弱化。

2.2档案材料收集被动。

由于部分单位未按规定、按标准配备档案管理专业人员，档案管理人员多为兼职、变动频繁，且多数没有接受过专业知识的培训，也没有专门的档案材料收集鉴定制度，导致在档案材料的收集过程中，常常出现收集材料不作为、分类不清，或者一些该归档的材料没有及时归档，甚至被当做废纸丢弃，档案材料收集被动。

2.3材料鉴别不规范。

材料鉴定工作是在人事档案管理中几乎缺失的流程，对形成材料的鉴定、对无头档案、死亡人员档案的鉴定工作都要实实在在开展起来。由于长期的历史、政治原因，大多档案管理人员在鉴定材料时怕承担鉴定责任，有“从宽比从严保险”，“宁有勿缺”的思想。档案管理人员的保守思想和畏难情绪致使档案材料鉴定工作发展迟缓，档案中的“假材料”则与鉴定工作的不到位直接相关。

2.4档案“重藏轻用”。2.4.1被动服务。

由于档案材料不断地有更新内容，归档材料规格不一，大多要进行技术加工、折叠、剪裁、裱糊。档案管理人员常忙于材料的整理、分类、裱糊、装订等大量简单、重复的劳动，被动的进行服务，根本没有时间和精力去考虑开发档案内在信息，没有发挥的档案的积极作用。

2.4.2对人事档案的利用控制过严。

这种控制具体表现在人事档案查阅的原则和范围过严过紧，如与人事工作联系不大的单位，不得直接查阅人事档案；对查阅的要求过于苛刻，如必须是中共党员，查档人员不得查阅本人及亲属的档案等等；查阅的程序和手续复杂，如必须有介绍信、审批表、领导批示签字盖章等。

3.优化档案管理流程的措施。

时代在发展，社会在进步，档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，科学规范的档案管理可以不断地提升一个

企业的管理水平。

3.1加强企业人员档案意识。

加强宣传，增加档案知识。通过各种方式加大档案宣传力度，不断增强部门领导及广大干部职工对档案管理工作的认识，让大家知道各自享有的权利、义务。同时加强宣传档案的利用效益，从根本上提高认识，大家的档案意识，才能大大提高。

加强档案管理人员自身业务学习。要让档案管理人员充分认识到自身在档案事业发展中的实际意义。档案服务质量的提高，根本出路在于档案人员整体素质的不断提高，要将档案管理工作者的继续教育列入重要的议事日程，同时建立继续教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以促使档案管理工作者产生紧迫感和危机感，主动地参加定期的继续教育，更新知识，提高业务能力和水平。

3.2掌握档案材料收集规律。做好档案的收集工作是人事档案利用的重要保证。人事档案的质量取决于档案收集的质量，收集工作是档案工作的基础，档案材料的质量是档案的生命。

明确收集要求。做好人事档案收集，要明确知道要达到什么标准。人事档案材料要求完整、真实、条理、实用。缺少任何一个阶段或任何一张材料的不真实，都可能给职工个人利益带来影响，可能会导致错用人才，给企业或者国家带来损失；无价值的档案既增加管理人员的工作量，又浪费人力物力财力。

掌握档案材料形成规律。把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全；把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务、职称任免表等；掌握信息普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作，档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。

3.3规范档案材料鉴定。

人事档案的鉴别，是一项政策性很强的工作，它决定材料的取舍，是维护人事档案真实性和完整性的一项重要工作。所以要做到随时收集、随时鉴别，包括鉴别是否属于人事档案材料，手续是否齐全，格式、填写是否规范，材料是否真实，把好材料“入口关”，剔除没有价值的材料、假材料。

坚持实事求是.以有关文件及相关部门制定的政策规定为依据判定材料的价值，确定材料的取舍，明确鉴别工作的政策、界限、工作程序及归档范围。

坚持具体问题具体分析。文件各项规定对鉴别工作具有宏观指导意义，但每一份材料所反映的具体问题，是不可能从中央文件中都找到现成答案的，需要人事档案工作者对具体问题作具体的分析。确定材料的取舍，切忌主观臆断和望题生意，一定根据

材料的内容和材料形成的客观历史条件来判定。

3.4拓展档案利用范围。

人事档案利用工作，影响人事档案工作的全局。做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

3.4.1档案可与本人见面。有人说“就那么一个小小的纸袋，却跟着我们一生，不知什么时候，不知在哪件事，就会影响我们，甚至改变人生轨迹。那里面装着什么，写着什么，我们却不得而知”。据采访，有83%的人认为自己应该有看到自己档案的权利。所以，人事档案逐渐与本人及直系亲属见面的措施的实行迫在眉睫。我们应扩大利用范围、放宽利用限制、简化利用手续、多途径多视角地向社会提供人才信息，充分发挥人事档案作用。

3.4.2强化服务理念，发挥档案信息资源的作用。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念,以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

档案管理现代化是一个循序渐进的过程，而各级档案部门接收、保管的档案数量、质量、种类、管理水平也各有不同，经济条件、人员素质、环 境 条件等都存在着差异，因此，在档案管