办公设备管理规定

办公设备管理规定（精选10篇）

办公设备管理规定 篇1

办公设备管理规定

一、目的：

为规范公司办公设备日常管理，提高办公设备的使用效率，有效节约费用开支，使办公设备在公司生产和管理中充分发挥作用，制定本规定。

二、适用范围：

本规定所涉及办公设备如下：1、2、3、4、5、6、台式电脑整机、显示器、电脑主机； 笔记本电脑； 打印机、传真机、复印机、碎纸机； 网络设备，如交换机、路由器、调制解调器； 音响设备、投影设备、扫描设备； 其它公司认为应被纳入该规定管理范围的办公设备。以上设备需为公司登记在册的资产。

三、管理职责：

1、行政人事部及财务部负责本规定的制定、修改、解释及监督执行；

2、总经理负责本规定的批准执行；

3、行政人事部、财务部负责公司办公设备登记入册及报废处理；

4、行政人事部负责办公设备询价、采购、维修、更换配件、耗材购买；

5、办公设备使用部门负责办公设备的调配、使用、日常维护及使用安全；

四、工作流程：

1、办公设备请购及审批流程

1.1由使用部门提出书面申请（起案、联络书），经部

门长审核后，交行政人事部及财务部审核，最后由

副总经理、总经理审批。

1.2请购申请审批通过后，使用部门将签字后的书面申

请交行政人事部，由行政人事部根据实际预算进行

产品定位、询价并填写《物资采购询价审核表》，经

财务审核后，交副总经理、总经理审批。审批后方

可请款采购。

注：产品定位指对办公设备的品牌、价格、功能、售后服务等相关内容进行评估。

2、办公设备登记入册、变更及报废处理

2.1 行政人事部应建立办公设备台账，并及时记录办公

设备的采购入库、变更以及报废情况。

2.2公司办公设备由行政人事部及财务部在采购完毕后

第一时间登记入册；

2.3因工作需要，办公设备如需变更使用者或变更配置，需由使用部门提出申请，并填写《办公设备变更登

记表》交部门长审批，交行政人事部及财务部备案；

2.4公司办公设备报废由行政人事部提出报废申请，财

务部审核后，交副总经理、总经理审批后方可执行。

3、办公设备验收及分配

办公设备购买后，由申请部门到行政人事部领取并填写

《办公设备签收单》。领取后，由部门自行分配。

4、办公设备的安装、维修、日常保养、耗材购买

4.1设备安装

原则上由使用部门自行安装办公设备，如安装设备

确实复杂，使用部门可通知行政人事部，行政人事部将安排供应商进行指导安装。

4.2设备维修

如办公设备出现问题，由使用者提出维修申请，并填

写《办公设备维修单》交行政人事部，由行政人事部指派相应的服务供应商进行维修。使用者未经行政人事部批准，不得擅自拆装办公设备或自行维修，由此造成的后果，由使用者承担。

4.3日常保养

办公设备日常保养工作由使用部门负责，特殊设备保

养及设备深度保养工作由行政人事部负责。日常保养包括设备灰尘清理、使用安全等。

4.4耗材购买

耗材包括打印机墨盒、碳粉、色带、色带架，传真机

炭粉、色带等。由使用者提出申请，填写《申领单》交部门部长审批后交行政人事部，由行政人事部统一安排购买。

使用者应在耗材使用完毕前一个工作日提出申请，行

政人事部应在接到申请后二个工作日内购买并发放耗材。如有特殊情况，使用部门与行政人事部应及时有效地沟通，并共同解决问题。

使用部门未经行政人事部同意不得自行购买办公设

备耗材，否则所造成的后果，由使用部门承担。

4.5办公设备的外出管理

4.5.1原则上公司办公设备不允许带出公司范围，如确

有工作需要，员工需将办公设备带出，应填写《办公设备外出登记表》，由部门长审批，交行政人事部备案。

4.5.2部门长是否需要将办公设备带出公司，由其本人决定，并实行自我管理。

4.5.3部门长视具体情况，决定本部门员工是否可以将

办公设备带出公司，并承担相应的管理责任和信息安全责任。

4.6 管理归口

以上规定中行政人事部职责由主管办公设备者负

责行使，若其不在公司，由行政人事部指定临时负责人，并及时通报各部门。

五、处罚及赔偿责任

5.1 如员工违反本规定第四条中的4.2、4.4、4.5所

涉及事项，公司将视具体情况，根据《员工手册》相关条例予以警告、记过、记大过处分。

5.2 赔偿责任

所有员工将公司办公设备带出公司（无论是否被批

准）后遗失、损坏或被盗抢，应承担赔偿责任。赔偿金额由行政人事部会同财务部按该办公设备原值扣除折旧后的净值计算。

六、本条例所涉及相关表格

1、《物资采购询价审核表》

2、《办公设备签收单》

3、《办公设备变更登记表》

4、《办公设备维修单》

5、《申领单》

6、《办公设备外出登记表》

七、本条例自总经理批准之日起实施，请各部门遵照执行。

广东四明燕塘乳业有限公司总经理：

办公设备管理规定 篇2

关键词：设备维护,过程控制,自动化

日照钢铁2150热轧带钢厂的机械设备是由中国一重公司大包供货, 轧线的电气自动化控制系统是由德国西门子供货并负责联合调试。轧线的自动化控制分为四个控制级别:分别是L3生产管理级、L2过程控制级、L1自动化控制级、L0传动控制级。生产模式为自动轧制, 操作人员人工干预。现场的电气自动化控制系统由控制器以及现场传感器组成, 控制器的数量以及现场传感器的数量多并且种类繁多, 这些高精度的传感器以及控制器能否正常运行是制约生产的主要条件。设备的正常运行离不开人的维护, 而有章可循的设备维护是保证设备运行的必要前提。

1 电气自动化设备的组成

全线的电气自动化设备包括:人机接口画面、过程控制计算机、TDC控制器、PLC控制器、远程控制站、现场检测元件、现场执行元件、电气传动装置以及现场驱动电机。

2 电气自动化设备存在的主要问题

结合多年的轧钢自动化设备维护经验总结出导致设备出现故障的原因有两大方面:1) 新建轧线的软件逻辑以及设备保护限幅值不完善, 经常性的出现故障停机 (此问题需要较长的时间去优化攻关) ;2) 设备管理存在漏洞, 导致部分设备处于失修或失控状态。

如图所示为新建轧线上述两种故障所占比例和磨合期之后上述两种故障所占比例图:

在正常的生产过程中设备的管理漏洞会造成一系列的设备事故, 是产生故障停机的主要原因, 也是令设备管理者最为头痛的管理问题之一。设备管理漏洞主要表现在一下几个方面:1) 设备档案以及设备维护四大标准与现场设备存在部分出处, 部分数据不详实, 不能保证所有设备都得到及时有序的保养和更换;2) 对于自然环境细微的改变对设备的影响没有形成更为具体的预防和控制制度, 使得部分设备出现受潮或锈蚀问题;3) 技术创新及攻关改造制度不灵活, 使部分设备处于维持现状的工作状态, 不利于设备的最优化运行。

3 电气自动化设备过程控制的几个主要的方面

3.1 完善设备档案及四大标准

主要从完善隐蔽部位的设备清单、设备维护更换档案、设备性能参数档案、设备故障应急处理档案、电气点巡检标准、电气点巡检路线、电气设备维修标准、电气维修作业标准以及给油脂标准着手进行过程控制。

3.2 细化设备运行环境管理规定

主要从细化电气室温湿度管理制度以及电气设备防锈蚀管理制度入手, 将环境对设备的影响降低到最低。

3.3 完善设备技术创新以及技术攻关制度, 使技改创新制度更加灵活实用

激励各层次员工关注设备积极创新, 对于不同的设备攻关项目制定不同的攻关奖惩制度, 促使员工用更大的热情投入到技改攻关事业中去, 攻克技术难题, 最大限度的体现职工以及设备的价值。

4 设备过程控制成果

设备过程控制管理在日照钢铁2150热轧带钢厂的实施取得了很大的成效, 使得设备管理又上升了一个新的台阶, 故障率大幅度降低, 产品质量稳步提高。现从技术难题攻关及技改创新方面着手分解一部分主要的技术成果。

1) 降低故障率, 提高设备管理水平技术成果:增加上下阶梯垫位置值缓存区技术创新。

故障现象:在精轧机上上下阶梯垫的厚度值是计算轧机辊缝的一个必要条件, 在正常轧制时阶梯垫位移传感器故障会造成阶梯垫的位置错误最终导致辊缝值计算错误, 产生废次品。

故障根源:最终导致辊缝计算错误的原因是位移传感器故障;结合设备机械结构分析可以发现程序软件存在的不足, 上阶梯垫安装在轧机牌坊和HGC液压缸之间, 下阶梯垫安装在下支撑辊下面, 正常轧制时上下阶梯垫都受到强大的外力固定作用根本无法移动, 即使在正常轧制时检测阶梯垫位移值的位移传感器所反馈的值为错误值也不能使之有效, 需要滤除, 不应该用于辊缝值计算, 此问题属于程序逻辑设计存在缺陷。

攻关措施:a.从加强维护着手提高传感器运行的稳定性;b.增加上下阶梯垫位置值的数据缓存区, 在换辊结束瞬间将上下阶梯垫的实际位置值存入缓存区内, 之后所有需要用到阶梯垫数值的程序都从缓存区内取数值进行运算, 避免了由于传感器瞬间故障而造成的辊缝错误甚至废钢事故的发生。

2) 提高产品质量技术成果:增加精轧紧急改规格功能, 提高产品成材率。2150热轧带钢项目原始设计没有紧急改规格功能, 中间卷 (板) 在热卷箱区域摆荡时间过久温度降低后进行轧制时通常会出现整块带钢厚度不合的问题, 严重的影响了产品质量的提升, 在这种情况下我们成立攻关小组研究对策, 最终通过两个方面的攻关完成了这项技术改造:a.增加L2手动请求设定画面及程序, 实现了在中间卷 (板) 摆荡时间过长时操作工可以手动重新对轧制成品规格进行修改的功能, L2依据采集的实时数据以及请求的规格重新计算设定数据并执行下发。b.在增加此功能之前测厚仪不接收同一板坯号的第二次数据设定, 经过重新修改仪表触发逻辑程序实现了第二次接收的功能;这两个新增功能共同促成了紧急该规格功能的实现, 使得产品成材率又上升了一个新的台阶。

5 结语

综上所述, 设备过程控制作为热轧带钢厂的一套关键性的设备管理思路, 在维护过程中起到了举足轻重的作用, 其中还存在一些不足, 需要在日后的工作和学习当中不断完善和优化。

参考文献

[1]张礼崇, 郜祥, 王焱, 李兴.电气自动化工程控制系统的现状及其发展趋势[J].技术与市场, 2012.

办公设备管理规定 篇3

摘要：设备管理问题一直是影响基层管理水平与效果的重要问题之一，也是影响基层单位面貌与形象的重要因素之一。运用TPM设备管理技术，推行全员、全系统、全效率设备管理理念，可以有效提升基层设备管理水平。

关键词：TPM；基层；设备管理

一、问题的提出

影响一个基层单位形象的因素主要有两点：一是员工的精神面貌，二是以设备为代表的物的状态。人的精神面貌可以通过有效的人力资源管理方法与手段来提升。而设备的状态则需要采取有效的设备管理方法与手段来解决。但是，长期以来，受专业分工的影响，设备管理被认为是设备管理人员的工作，与设备操作人员没有什么关系，因而，形成了一种设备管理与设备操作分离的态势。设备操作人员不负责设备管理，而负责设备管理工作的人员不负责设备操作。设备管理水平一直难以得到提高，设备效率难以得到最大化发挥。存在的主要问题有：一是设备综合效率OEE偏低；二是设备运营成本偏高；三是设备MTBF和MTTR偏低，四是设备现场管理状况不尽人意，导致环境糟乱，影响基层管理形象，给人以不好的印象。

因此，如何寻找一种能够解决以上问题的设备管理技术与方式，提升设备管理水平，降低因为设备故障率增加而产生的维修费用和产量损失，提高生产效率就显得非常关键。通过参加中石化集团公司TPM设备管理技术培训班，我们系统学习了TPM设备管理技术，发现这是一种可以有效解决以上问题的好技术。之后，我们在本单位推行了该技术，取得了明显的效果。

二、TPM设备管理技术简介

支撑TPM设备管理技术的内容有八项，人们称之为“八大支柱”，分别是：促进设备效率转化的个别改善，以操作者为中心的自主维护，以维修部门为主的计划维修，以导入新产品与新技术为主的初期管理，以构筑品质保全机制为主的品质保全，以提升间接管理部门效率为主的事务改善以及以提升安全、卫生与环境管理水平为主的环境安全。

因此，TPM设备管理技术涉及企业各个部门以及生产过程的各个环节，通过全员、全过程参与设备管理来提升设备管理水平。

三、基层单位推行TPM设备管理技术过程简介

既然TPM设备管理技术对提升设备管理水平非常有效，我们就在集团公司TPM设备管理培训项目组的指导下，在胜利油田分公司热电联供中心下属的河口热力大队热力一队对此项技术进行了推行。具体做法是

（一）成立TPM設备管理技术推行领导小组。我们在队班子会议上对TPM设备管理技术的作用、效果与意义进行了系统学习，统一思想，进而成立了以书记为主的TPM设备管理技术推行领导小组。

（二）全员发动。为了统一全队员工思想，使大家认识到改善设备管理的重要性，我们在请中石化TPM培训项目组给全队员工进行TPM设备管理技术培训的基础上，组织全体员工有针对性的讨论并解决相关问题。

（三）建立保障机制。任何技术的推行都需要相关的规章制度为保障。为了使TPM设备管理技术在我单位得到有效推行，我们对原来的管理制度进行了修订与完善，从而建立了一整套与推行TPM设备管理技术密切相关的管理制度。这些制度主要包括

一是建立了5S管理制度。为了确保设备管理现场整洁有序，我们实施了现场5S管理，在对工作现场进行整理、整顿、清扫、清洁的基础上，将设备5S保持状态列入职工考核指标，对各个操作岗位进行考核，借以提升职工素养。

二是建立了点检制度。按照点检12个环节的要求，我们请设备管理人员为每一名职工所操作的设备列出了关键点，要求每个班次都要对这些关键点进行检查，并将点检情况记录在案。考评则根据记录情况以及设备运行情况进行。

（四）强化培训制度。TPM设备管理既是一项技术，也是一种理念，更是一种机制，其核心是通过推行此技术，提高一线生产人员的基本素养，并使员工与企业一起成长。

对此，我们主要通过以下三种途径来加强对员工的培训。一是涉及技能与理念提升的问题，我们聘请集团公司胜利培训学院等单位的专业培训师来解决；二是涉及习惯养成方面的培训，我们通过晨会、班会、队会等途径解决；三是涉及新技术问题的培训，我们请相关专家解决等。

四、基层单位推行TPM设备管理技术取得的效果

通过推行TPM设备管理技术，我单位设备管理水平、员工精神面貌、现场状态、设备综合效率等都发生了根本性改变。具体概述如下

（一）现场状态发生了根本性改变。由于推行了现场5S管理，所以，热力一队生产现场设备整齐划一，一尘不染；环境井然有序，卫生清洁。看到这种变化，职工们自己感到，“在这样的环境工作，可以多活20年。”

（二）职工精神面貌焕然一新。实践证明，现场状态与人的精神面貌呈正相关性。在未推行TPM设备管理技术之前，由于现场状态较差，所以职工精神面貌低迷，表现懒散。推行此技术之后，职工工作效率大大提升了。

（三）设备综合效率得到大幅度提升。由于点检工作、自主保全工作、目视管理等工作做得好，所以，设备综合效率OEE得到大幅度提高。主要表现在，设备平均故障间隔时间MTBF延长了一倍多；设备平均维修时间间隔MTTR增加了一倍多等。

五、结论与建议

以上是我们推行TPM设备管理技术的一点做法。实践证明，TPM设备管理技术确实是一项行之有效的管理技术，值得在生产中推行。当然，在推行此技术的过程中我们也遇到了一些新问题。

一是认识问题。有人认为，TPM设备管理技术适用于这样的企业，不适用于那样的企业。实践证明，作为一项管理技术，TPM设备管理技术几乎适用于所有企业。之所以有人会提出以上问题，是因为惧怕采用这样的技术会给企业增加负担，根本原因是对此项技术不了解。

二是财务制度制约此技术作用的发挥。尽管采用此项技术可以实现降本增效的目标，提高企业生产效率，但是，由于国有企业财经纪律中的专款专用资金制度的限制，节约的成本不能用来激励职工，在一定程度上限制了职工积极性的激发与调动，因而制约了该技术作用的发挥。相反，如果是在私营企业，由于其财经纪律比较灵活，可以将推行此技术所节约的成本中的一部分提取出来，作为奖励基金，所以，容易形成良性循环，可以最大限度的发挥此技术的作用。

三是推行TPM设备管理技术必须建立与之相匹配的组织文化。实践证明，三流的管理靠人管人，二流的管理靠制度管人，一流的管理则需要文化管人。推行TPM技术的核心在于提升员工素养。

办公设备、用品管理规定 篇4

管理暂行规定

为了进一步加强集团公司资产管理的规范性，提高物资使用的合理性和有效性，确保公司资产不受损、不流失。根据有关政策法规，结合公司办公设备及低值易耗品使用管理的实际，特制定本规定。

一、办公设备及低值易耗品的采购

1、公司办公设备（如办公用电脑、打印机、空调、复印机、文件柜、桌椅等）、低值易耗品（如办公用笔、墨、计算器、胶水、各种纸张、印刷品以及为客户制定的小型激励性用品或礼品等）的增添或更换实行统一计划、统一采购、定额管理办法。

每年年未（或确需使用前）由各子公司（部门）上报次年预算计划（预算内容须注明品名、规格型号、数量、金额和其他需要注明的地方）,在经集团办公会议确定（或董事长同意）的该子公司（部门）办公费用预算总额内开支，由集团办公室按计划统一采购。

2、临时急需的额外零星办公设备、低值易耗品的采购，由各子公司（部门）提出申请，按预算报批程序及限额经批准后方能采购（单件用品5000元以下由副总裁审批，单件用品5000元以上由财务总监审核签署意见,董事长批准）。

3、物资的采购必须实行规范管理。审批手续齐全后，一般应由集团办公室牵头实施：

（1）低值易耗品（如办公用笔、墨、计算器、胶水、各种纸张、印刷品以及为客户制定的小型激励性用品或礼品等）由集团办公室单独采购；

（2）一次性购置金额在一万元内的办公设备（如办公用电脑、打印机、空调、复印机、文件柜、桌椅等），集团办公室和使用单位派人共同采购。超过一万元，由集团办公室、财务部、申报部门组成采购小组实施；重大采购项目按程序实行协议供货或招标采购。

任何形式的采购都要坚持货比三家，把好质量关、价格关。严禁个人回扣，违者依照相关法规严肃处理。

二、办公设备及低值易耗品管理

1、凡是集团资金购进的办公设备及低值易耗品，都要严格进行出入库登记。所有物资，都必须经集团办公室验收入库，建帐立卡，然后由申领人填写《办公设备（低值易耗品）申领单》，签字领取。报销时物资保管员要在验收单据和发票上签字，方能履行报销程序。

2、集团办公室和财务部要履行综合管理的职能，对公司办公设备进行定期全面盘点、清理，随时对其变动、分布

情况进行核实登记。各子公司及部门必须顾全大局，积极配合，不得推诿、拒绝、隐瞒。

3、集团各子公司（部门）拥有的办公设备，必须如实登记入帐，并经负责人签字。负责人调整时，必须通知财务部参与盘点，移交给下一任管理。职工调离时，各子公司（部门）负责人必须督促将其经管的公物移交他人，监督不力造成流失要追究领导责任。

4、全体员工必须自觉遵守集团公司各项规章制度，确保公物的安全完好和有效使用。各子公司（部门）要对所有办公设备严格实行责任制，把使用管理的具体规定落实到个人，严防资产流失、人为损坏或占为已有。因管理不善造成经济损失或导致不良影响，要追究当事人和直接领导的责任。

三、办公设备、低值易耗品的保管调配

1、集团办公室要建立各部门配发办公设备、低值易耗品的明细帐，进出手续完善，帐物相符。物资库要保持存放有序，整洁卫生，做到防火、防盗、防潮。

2、办公设备、低值易耗品的调配要坚持原则，严格审批手续，严禁公物私用，杜绝人情关系。无论大小多少，都必须严格出入库手续。

3、对各子公司（部门）申请添置的办公设备，要严格把关。同类旧品能维修使用的应首先调剂配发，减少积压，防止浪费。

四、办公设备处理报废制度

1、办公设备的的变更或报废。小件物品由使用单位附情况说明交集团公司办公室集中处理。大宗物品要写出详细报告，再按办公设备购置的相同程序报批办理。各子公司（部门）和个人不得自行处理任何公司财产。

2、计算机、网络及多媒体设备的更换和报废由集团公司网络管理员负责技术鉴定工作，提出处置意见。

办公设备及办公用品管理暂行规定 篇5

第一条办公设备、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、大宗基建材料、批量办公用品、副食品、药品等，必须有两至三人参加洽谈，货比三家，务求价廉质优。经办人在业务交往中严禁收受回扣、红包及高额贵重馈赠；不得受贿，不得索取钱物。

第二条各处室要根据实际需要申请购买办公设备，应于每年末申报下年采购计划，每季度末申报下季度具体采购计划。未列入计划的采购，除特殊情况外一般不再予以购买。

第三条需要购买日常办公用品，各处室应于每月5日前报清单到办公室进行计划安排。

第四条办公设备及用品采购须经分管局长审核，由分管财务局长同意后，统一由专人采购。需实施政府采购的，按规定程序进行。

第五条因工作需要购买资料书、工具书、刊物的，由处室、提出意见，报分管领导批准后方可购买。凡订购与本单位业务无关的书籍、刊物的，不予报销。

各处室要在年初填报下报刊订阅计划，由办公室汇总，经分管领导批准后，统一采购。

第二章　领用及保管

医院IT办公设备的租赁管理 篇6

通常大多数医院都习惯把IT办公设备作为固定资产管理, 往往会一次性全额大笔采购, 而这种常规做法可能会给医院带来如下一些难以规避的问题。

(1) 一次性采购需要资金庞大, 资金占用率过高, 容易引起资金堵塞或周转困难等流动性问题。 (2) IT办公设备的折旧率极高, 资产无法保值, 往往几年之内便流失殆尽。 (3) 日常维护费用高、难度大。 (4) 时代发展速度快, 设备更新换代频繁, 往往设备在短短几年内就会跟不上办公需求。

2 如何解决医院采购IT办公设备存在的问题

随着医院信息化建设的不断深化, 医院各项工作逐渐进入无纸化工作模式, 计算机需求量增长迅速。而医院IT办公设备采购又可能存在一些难以规避的问题。

医院IT办公设备租赁, 是指租赁公司根据医院选定的IT办公设备对医院以资金融通为目的而购买该设备, 并通过与医院签订租赁合同将IT办公设备租赁给医院使用, 医院支付租金的一种服务业务。

经过调查和分析, 发现采用租赁IT办公设备的方式具有如下优点。

2.1 减轻资金压力

零投资、零消耗。租赁IT办公设备只需定期向出租方支付设备租金, 则可享受设备的一切使用权利。周期支付租金替代大笔资金一次性投入, 避免了大量流动资金沉淀在保值性低的资产中, 从而降低经营成本、加快资金周转。例如5年租期, 医院每年仅需支出约购买金额的1/5的资金, 可有效减轻资金压力。

2.2 减少人力资源成本

租赁IT办公设备由出租方进行维护, 可减少医院人力资源成本。例如医院需要100台工作站计算机, 采用购买方式需要2名维护人员, 而采用租赁方式由出租方进行维护, 医院可减少2名维护人员的费用支出。

2.3 规避折旧风险

租赁IT办公设备使用周期完毕, 而经过使用周期的长短, 设备的折旧率增高, 性能已无法满足当前办公需求的时候, 可由出租方对旧设备进行回收, 更换全新的IT办公设备, 从而达到为医院规避折旧风险的目的。

由此可见, 采用租赁IT办公设备的方式能很好地解决医院IT办公设备采购存在的问题。

3 如何管理医院租赁IT办公设备

3.1 合同管理

3.1.1 合同类型

一般双方应签订租赁合同, 租赁合同是出租人与承租人就租赁事宜, 明确双方的权利、义务与责任的协议, 是双方正式建立租赁关系的法律性文件。合同内容与采购或供销合同应有区别。

3.1.2 租赁期限

确定起租时间和退租时间, 建议最长租赁期限不超过5年。

3.1.3 租赁租金

租赁租金总金额应注明含税, 租金应注明无息支付, 支付时间可根据双方协定按分月或分季度或分年进行支付。

3.1.4 维修费

出租方承担维修人工费, 由于医院使用或保管不当产生的维修配件费由医院承担, 由于设备质量差产生的维修配件费由出租方承担。

3.1.5 合同撤销

融资租赁合同是不可撤销的, 即在合同规定租期内, 租赁双方均无权取消已签订生效的合同, 因此为保护医院利益不受损, 签订合同时应慎重。

3.2 对出租方的管理

(1) 要求出租方负责提供使用说明书和维护说明书, 并培训医院的IT办公设备操作人员和管理人员。

(2) 要求出租方在租赁期间每年定期对所有租赁设备作2次全面彻底的保养。

(3) 要求出租方在租赁期间提供维修人员安排及其联系方式。

(4) 因为医院业务是24 h×7 d×365 d开展, 所以要求出租方提供24 h×7 d×365 d服务。

(5) 要求出租方在接到医院故障维修申请 (含电话通知) 时在规定时间内进场维修且在规定时间内完成维修。要求若不能在规定时间内完成维护, 出租方必须提供相关备用品 (如服务器、电脑、打印机等) , 以保证医院业务的正常开展。要求若出租方未按规定时间进场, 出租方应赔偿的金额。

(6) 要求若经出租方3次维修仍出现同样的故障, 出租方必须更换新设备。

(7) 因租赁设备正常使用所造成的设备硬件故障由出租方负责维修或更换相同规格型号 (或高于当前配置) 的设备。

(8) 出租方应对其出租的IT办公设备进行登记并由医院相关科室负责人签字确认, 医院以此作为结算租金的依据。

3.3 医院内部管理

3.3.1 选择租赁公司

医院选择IT办公设备租赁公司时建议引入竞争机制, 进行公开招标采购, 由政府相关部门进行监督, 采购价格要公开、透明, 以确保引进价格合理的IT办公设备。医院一定要充分作好市场调研, 选择数家有资质、实力强的合作公司。

3.3.2 起租管理

租赁IT办公设备起租时医院应签字验收并存档。

3.3.3 设备保管

租赁期间, 告知各科室若对所租赁的IT办公设备造成人为损害、毁坏、被盗的, 将由本科室承担全部责任, 以促使各科室对租赁IT办公设备妥善保管。

3.3.4 维修管理

租赁IT办公设备搬离医院维修前, 医院和出租方共同填写一式两联维修单并存档, 出租方送回被修设备时医院在维修单签字确认, 以确保设备流向清楚。如果租赁计算机需要搬离医院维修, 医院应将有关文件资料进行备份并删除, 以确保其数据安全。

3.3.5 使用管理

医院要求各科室不得使用租赁计算机传播国家明令禁止的内容, 否则将承担由之所产生的一切法律责任。

3.3.6 退租管理

所有租赁IT办公设备退租时医院和出租方共同签订退租单。在租赁计算机退租时, 医院应将有关文件资料进行备份并删除, 以确保其数据安全。

医院IT办公设备的租赁管理不同于采购管理, 一定要根据其特点, 加强合同的管理、出租方的管理、医院内部的管理, 有助于租赁工作的正常开展。

运用租赁方式取得医院IT办公设备并加强其租赁管理, 可减轻资金压力、减少人力资源成本、规避折旧风险, 有效地解决医院采购IT办公设备的问题。加强医院IT办公设备的租赁管理, 有助于租赁工作的正常开展。

参考文献

[1]胡桂周, 许统亮.医院办公自动化建设对提高管理工作的意义[J].中国医疗设备, 2011, 12 (2) :156.

[2]孔令峰, 洪范宗, 薛长波.简谈医院租赁中心运营现状及发展策略[J].医疗卫生装备杂志, 2012 (1) :122-124.

[3]黄基.数字化医院门诊系统的上线实施的探索[J].电脑知识与技术, 2011, 15 (21) :55.

浅析市政设备管理 篇7

关键词：市政工程 设备管理 对策及方法

1、引言

机械设备是完成市政建设与养护任务的重要手段，加强设备管理工作不仅可保障市政设施正常、安全和稳定运行，也是保证市政企业良性运作的技术与物质基础。随着城市规模的不断扩大，市政管理、养护及维修工作的逐年增加，许多市政企业出现了机械设备配置不足、设备陈旧、配套性差等问题。不但给管理、养护和维修工作带来困难，也因市政设施得不到及时地养护与维修而影响了城市形象。笔者根据上述情况与问题探讨解决的措施及方法。

2、市政机械设备特点分析

机械装备是市政部门用于市政设施建设与维护的各种施工机械设备与机具，主要包括机械设备、实验设备和仪器仪表等。市政部门主要承担着城市道路、桥涵、排水与防洪、道路照明设施的管理、养护和维修工作。主要有路面施工机械、起重机械、混凝土机械、沥青设备、泵站设备等，每种机械设备又有不同的规格与型号。因不同机型的施工机械设备种类越来越多，同机型的越来越少（有的只有几台，甚至是 1 台），以及设备运行效率的不均衡，不仅造成设备使用年限过长，也使设备折旧率较低和更新困难等。

2.1设备结构差别悬殊较大

设备结构差别悬殊大主要体现在：虽然属于同类型的施工机械设备，但技术性能及参数差别较大；同名称与同类型的施工机械设备的功率、结构、自动化程度、技术性能和价格等能相差几倍，甚至是十几倍。例如，有的小型机械设备，还不如大型机械设备的一个组合件大，但其价值却很高；当关键设备发生故障后不仅排除困难，而且能影响到整个工期的顺利完成。

2.2施工环境差

由于市政施工用的机械设备都是在露天运行，尤其是在城市做养护时必须在夜间进行，不但要经受寒冷、炎热、雨雪、风沙等恶劣气候条件的影响，还要在缺乏良好的设备维护条件下保证长时间能够正常运行。因设备的流动性较大，既要保证技术性能的良好，又要适于经常移动作业和频繁调动的需要。

2.3运行效率不均衡

因为市政设施的建设与养护工作特点，既有生产季节性的差别，又要受到项目与条件的影响，因而时常造成设备运行效率不均衡的情况。例如，当工程项目确定和施工机械进入施工现场后，这些机械设备就会处于满负荷、甚至是超负荷的运行状态。一旦该工程竣工又有可能长时间被闲置，因市政设施养护维修工程的不确定性和不均衡情况，常使市政机械设备的使用情况忙闲不均，造成设备养护困难和维修工作难于开展。

3、设备管理现存状况分析

因市政企业设备管理制度执行力度较差和相关职责落实不到位，重使用、轻管理的现象非常普遍；同时设备操作人员素质参差不齐和维修人员专业技术能力较低，以及保养及检测设备的不完备等，导致设备故障率较高。设备管理部门也不注重设备技术管理与经济管理相结合，造成浪费闲置的设备较多，设备维修成本不断增加，企业负担加重。

3.1重用轻修问题严重

因市政建设项目的特点：工作环境差，有明确的施工期。当遇到紧急维修项目时不是超负荷使用设备，就是日常的设备维护工作不能按期进行，常常是以修代养或是重用轻修问题比较严重。

3.2专业技术人员严重不足

由于市政工程机械设备种类较多，因项目的不同，所配备的设备也不相同。操作和维修技术人员的严重匮乏和专业单一等问题，已无法满足设备操作和维修工作的需要。例如，操作者只会使用、维修者只会修理的问题非常突出，复合型的专业技术人员极少。某些进口设备，如大型摊铺机、铣刨机等只能依靠外聘人员完成操作和维护工作。有些工程机械的整机维修、零部件修理等必须依靠生产厂家来完成，不但维修时间较长，维修费用也难以按计划进行控制。

3.3缺少系统的科学统计与核算方法

由于没有对机械设备的运行状况，以及技术功能、维修保养等情况实行统一的记录与统计和实施信息化管理，不但无法真实地反映各项成本支出与材料消耗情况，也造成企业难以控制施工成本。

4、解决设备管理的对策

只有加大设备综合管理的工作力度和进一步发挥施工机械的有效潜能，才是保证企业良性运作的有力措施和前提。发挥机械设备效能，必须积极运用科学的设备管理手段与方法，不断完善设备管理体制和抓好机械设备使用中的全过程管理。在管好、用好、维护好和搞好设备技术更新与改造方面多下功夫，不但要追求设备的技术、经济和社会效益的最大化，还要与市政设施的建设速度与发展动态紧密结合起来。

4.1建立科学的设备综合管理机制

只有建立健全科学的设备综合管理机制，明确和建立责任清晰、等级分明的全员设备管理体制，形成相互协调和互相支持的设备管理体系，建立起简要互动的设备管理网络，才能达到市政企业设备管理工作的规范化与制度化标准要求。例如，在设备台账建立、统计报表及各种数据的填报等工作，都应实现设备管理系统的信息化和数据库等模式管理。应以制度和文件形式将设备管理的方针、目标及任务、岗位职责、工作标准要求、工作程序、设备技术状态监控、运行记录等，都一一明确和制度化。应将设备管理工作与企业领导、设备管理部门、使用部门和施工班组的年度经济责任目标管理和绩效考核相挂钩，并定期组织专人进行检查与考评。真正做到职责明确、责任落实到人、监督到位和科学管理。

4.2深化基础管理工作

市政企业的设备管理工作是一项系统工程，必须持之以恒地把“三基”工作（基础工作、基层管理和基本功训练）做得扎实和全面，设备管理工作才会取得好的效果。

加强维护与保养管理，做好机械设备的维护与保养工作，及时发现和排除各类故障隐患，优化和改善设备运行条件，不但能提高机械设备的完好率和利用率，也是实现预防为主和延长设备使用寿命周期的重要措施。一方面要认真执行设备的维护与检修规程，严格按照要求做好例行保养、定期保养和特殊保养工作，不得因任何理由延缓或着取消。如遇紧急施工任务不能按期进行保养时，应及时采取状态监测与特殊技术维护相结合等方法，实行实时监控和杜绝设备“带病作业”或超负荷运转现象的发生。另一方面要充分利用季节性停机，以及施工项目空隙时间等，集中做好保养与检修工作，特别是对承担着繁重生产任务的重要機械设备、单一的关键施工机械设备，不但应集中力量保证台台维护好，还要力争台台维修好，保证所有的施工设备都能处在良好的工作状态。

4.3推行设备综合管理

设备综合管理是以追求设备寿命周期费用最经济、综合效率最高为目标的。企业必须以经济观点指导技术管理，即购置设备、设备修理必须进行经济核算；加强对老旧设备的改造与更新，改善和提高设备素质，增强设备效能；加速处理闲置设备；同时注重培养设备操作人员、维修人员，注意吸纳和储备高素质管理人才，以利于企业正常化的运作。

办公用房及设施设备使用管理规定 篇8

为建立完善的办公用房及办公设备管理体系，规范对办公用房及设备的管理、使用，明确和落实办公设备使用和管理责任，特制定本管理规定。

一、办公用房使用规定

根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于党政机关停止新建楼堂馆所和清理办公用房的通知》（中办发〔2013〕17号）、原国家计委《关于印发党政机关办公用房建设标准的通知》（计投资〔1999〕2250号）、《黑龙江省省直机关事务管理局关于开展办公用房专项治理工作的通知》（黑直管发〔2013〕71号）、省群教办《关于落实中办督查组意见深入开展办公用房专项治理工作的通知》（黑群办发〔2013〕9号）和《党政机关厉行节约反对浪费条例》等法规文件规定，办公用房使用遵循符合规定、整合资源、有利工作原则。

（一）正处级干部（主要领导）配置单间办公室。

（二）副处级实职（班子成员）原则上配置单间办公室。

（三）其他处级干部原则上不配置单间办公室。

以上人员办公室使用面积依据市编办核定的处级干部职数，按每人12㎡核算。

（四）处级以下人员办公室使用面积，依据在编在岗人数，按每人6㎡核算。

（五）机关工勤、公益岗位、借调人员等，办公室使用面积按每人3㎡核算。

（六）司机、卫生保洁、保安等人员使用面积计入公共服务用房，不核算办公室使用面积。

（七）按照上级有关文件规定，考虑到房间结构、实际使用面积利用率等因素，办公室用房超标面积占标准面积在30%以内，且目前无现成用房可调剂的，可暂不腾退或者隔断；在30%－50%以内的，可暂继续使用，待下次办公用房维修改造或者领导干部职务变动调换办公用房时一并整改。但单位整体超标面积占标准面积控制在30%以内。

二、办公设施设备管理规定

（一）办公设备是指机关各科室在日常工作中用于办公和服务的各类设备和设施。具体包括，办公家具类：空调、饮水机、办公桌椅、档案柜、文件柜；电脑及相关附属设备类：含电脑、服务器、打印机、传真机、复印机、扫描仪、电话机；影视摄录及播放设备类：摄像机、数码相机等。

（二）办公设备统一由办公室进行管理，负责机关办公设备检查、验收、登记统计和调配工作，负责监督控制办公设备设施的耗材、能耗、维修成本，保证资产的完整和合理使用。

（三）办公设备的申购。各科室根据工作实际需要向办公室提出设备购置申请，由局机关采购领导小组办公室统一采购。设备购置后由办公室设备管理人员将购置设备名称、品牌、型号、购置日期、购置地点、商家名称、联系电话、售后年限、购置价格以及购置人等基础资料备案。

（四）办公设备实行责任到人的管理责任制，各科室负责人为第一责任人，对本科室使用的办公设备负责，办公设备具体使用人为直接责任人，对所使用的办公设备负责。

（五）办公设备个人领用时由办公室查验办公设备使用情况是否完好，并办理签字领用手续后领用，签字手续由使用部门和办公室、财务科留存。

（六）办公设备使用由办公室建立电子档案台帐，办公室和具体使用部门分别存档备查。电子档案台帐要列明办公设备名称、品牌、型号、购置日期、购置地点、购置人、购置商家名称及联系电话、购置价格、使用年限、售后服务年限、领（使）用部门、使用（责任）人、调拨日期、调拨部门、校准日期及维修（护）方面的故障原因、维修（护）日期、更换部件、维修（价格）等。

（七）办公设备使用者有责任和义务妥善保管、正确合理使用办公设备，未经批准不得擅自外借他人。

（八）设备直接责任人调离时，由办公室及科室负责人（第一责任人）查看本部门设备管理台帐，了解调离人员使用的设备，并将设备统一收回备案登记，由办公室进行再分配。

（九）设备出现故障，要及时通知办公室，说明故障情况，由办公室指定设备专业维修公司进行检修，并在办公设备台帐中填入完整的维修记录。

办公设备管理制度 篇9

1.0、目的

为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，把企业计算机信息管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。

2.0、范围

计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。

3.0、职责

3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。

3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。

3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。

3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门，负责本制度的编制、培训及落实执行工作。

3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授 权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

4.0、作业内容

4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。

4.2、流程图相关事项说明

4.2.1、办公设备请购

4.2.1.1、办公设备请购，由使用人提出申请，填写“计算机等办公设备请购单”，经部门部长审核确认后提交信息管理课。信息管理课根据具体情况进行审核，填写意见，依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的，由课长确认签字直接安排采购；在信息管理课长审核权限之外的，报主管领导审批后，由信息管理课安排采购。采购审批权限参照《财务审批制度》。

4.2.2、办公设备入库、验收

4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，信息管理课负责设备质量的验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。

4.2.3、办公设备领用与配置

4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。员工领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求，填写“计算机等办公设备领用单”，按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后，到信息管理课领用。

4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置，各部门根据实际工作需要，确定要安装、及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长签字后，提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长、分管总监签字，提交人力资源总监审核，报总裁批准后，交信息管理课负责办理。

4.2.3、办公设备使用与维护

4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护

4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动，办公设备交接参照公司《员工异动、移交管理制度》执行。

4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。

4.2.3.1.3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者按公司《奖惩管理制度》执行，信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查，并对违纪行为作出处罚建议，交主管部门执行。

4.2.3.1.4、接收E-MAIL的时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带入病毒影响公司计算机网络。

4.2.3.1.5、禁止私自更改计算机的IP地址，以免影响网络上其他计算机的正常工作。

4.2.3.1.6、电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码，以免被他人给破坏。

4.2.3.1.7、电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。

4.2.3.1.8、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。

4.2.3.1.9、电脑使用人在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。

4.2.3.1.10、电脑使用人须经信息管理课确认上岗资级，不具备操作资格者，须经事先培训上岗。非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。

4.2.3.1.11、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到软盘。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。

4.2.3.1.12、打印机的日常使用中，色带、墨合用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操作。

4.2.3.2、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备的使用与维护

4.2.3.2.1、以上办公设备操作，详见《使用说明书》，出现故障须叫专业人员维修。

4.2.3.2.2、若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。

4.2.4、办公设备的维修

4.2.4.1、计算机及附设备的维修：计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需填写“维修服务联系单”提交到信息管理课，信息管理课凭“维修服务联系单”安排技术人员进行维修。修好后，使用人须在“维修服务联系单”上签字、确认。

4.2.4.2、其它办公设备的维修：一般异常，由信息管理课技术人员排除，填写“维修记录表”；若涉及更换配件，使用人须填写“维修服务联系单”提交信息管理课报修，信息管理课根据“维修服务联系单”安排相关技术人员维修，修好后，使用人须在“维修服务联系单”确认、签字。

4.2.4.3、所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由信息管理课依实际情况安排相关技术人员进行维修。

4.2.5、办公设备的报废认定与处理

4.2.5.1、计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门须填写“计算机等办公设备报废单”，交信息管理课 进行审核，按审批权限报主管领导批准后，将“计算机等办公设备报废单”及待报废办公设备交公司资材管理部处置。

4.2.5.2、资材管理部确认无误后，填写“待报废物品入库单”入库。资材管理部出售或报废处理物品时，须填写“报废物品处理确认单”。附上“计算机等办公设备报废单”一起交给信息管理课进行审核，按审批权限报主管领导批准后，进行出售或报废处理。

4.2.5.3、资材管理部出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对出售或报废处理的办公设备进行销帐。

5、本制度相关支持文件及表单

、《财务审批制度》、《采购物资验收入库管理制度》

、《员工异动、移交管理制度》

、《公司奖惩管理制度》

、《员工培训管理制度》

、《办公设备操作说明书》

、《设备保修协议》、《报废物品处理管理制度》

、《计算机相关操作教材》

6、记录与表式、计算机等办公设备申请单、计算机等办公设备入库单

、报废物品入库单

、报废物品出库单

、维修服务联系单、计算机等办公设备领用单

、计算机等办公设备报废单

办公设备管理规定 篇10

关键词：办公自动化；办公室管理；应用

一、办公自动化在办公室中的概念

将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，发布指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。

二、办公自动化在办公室管理中的发展

在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。

三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件

在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息发布平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行发布，可以借助信息发布的平台进行发布，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。

四、办公自动化在企业办公室管理中的应用

在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。

企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。

参考文献：

[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.

[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（02）.