高职院校档案信息化建设分析论文（通用15篇）
高职院校的档案管理实际上发挥的是一种历史记录功能，将高职院校在招生、教学、科研及管理工作等多种活动形态以文字、图表或者图片的方式保存下来，从而为后续信息的使用提供有效资料。档案管理信息化建设的本质则是基于数字化、网络化条件下，转变档案管理工作形态，让档案信息的利用更加快捷、高效。
二、高职院校档案管理信息化建设重要性
高职院校传统的档案管理工作在信息化时代已经十分落后，信息化技术为信息的优化处理提供可能。可见，新时代背景下要求信息的高度流通，档案信息化建设对推动高职院校的发展作用显著，具体可从以下几个方面入手并展开实践：
1.有效提升档案管理工作质量与效率。传统的档案管理工作过程较为烦琐，大量的纸质材料无论是在存储还是在查阅过程中所耗费大量的人力与时间，效率低下。而在信息化大趋势的推动下，高职院校档案管理逐渐实现信息化建设，传统的纸质档案被电子档案所替代，查阅方式从人工查阅转变为自动查阅，工作效率与工作质量明显提升;
2.档案管理水平明显提高。高职院校作为高等教育的关键构成环节，在具体运营与发展过程中涉及招生、教学与就业全过程，这一整个过程中所产生的信息内容都需要档案管理工作来具体执行与管理，各个环节都依赖于信息的交互作用。而档案管理信息化建设则能够有效保证信息的交互与共享，满足各环节的使用需求，并能够将各环节产生的信息进行整理与管理;
3.确保档案信息得到充分利用。高职院校在经营过程中所涉及的档案信息，实质上是高职院校发展的一个微观缩影。这些档案当中所涉及的各项信息对整个高职院校的发展具有关键性作用，能够有效提供一个发展框架。档案管理信息化建设较为依赖于多元化信息的整合，在重组与分析之中挖掘信息中的内在因素，保证档案信息得到充分利用。
三、信息化大趋势下谈高职院校档案管理信息化建设途径
(一)转变档案管理基本理念。传统高职院校档案管理的基本理念则是保证资料的健全性、记录的完整性、保存的完善性。而档案管理工作并非仅仅是对档案信息的存储，其价值更直接表现在信息的运用与应用环节。而现代信息化大趋势下要求转变档案管理基本理念，将侧重点表现在对信息的高效利用层面，挖掘信息中的.潜在价值。理念的转变具体可从两个方面入手：一方面，高职院校的管理者从思想上对信息化建设有一个明确的认知，进而在制定决策与制度的过程中有所倾斜，带动全校各部门对信息化建设的认知，做到管理理念的转变。可通过开展活动的方式增强认知并转变理念，如在高职院校内部开展“档案信息化之我见”活动，鼓励档案管理人员全员参加，在活动中各抒己见，发表对于信息化建设的看法与相关意见，做到建议的综合处理之后认清建设方向;另一方面，信息化大趋势下高职院校应该从工作目标、任务落实上加强统筹规划，制定详细的建设方案，加快信息化建设的各项指标与规章制度，确保在信息化建设方面有章可循，有据可依。
(二)完善档案信息化管理体系。档案信息化管理体系的建设与完善是档案管理信息化建设取得成效的核心要素。有关于当前信息化管理体系在高职院校的建设途径，需要从以下两个方面入手：其一，建立独立的档案管理机构。档案管理工作作为高职院校发展的关键性工作之一，在开展信息化建设的过程中需要以独立的档案管理机构为基础，意识到档案管理信息化建设与传统档案管理之间的差异性，建立专门负责档案管理的机构，以健全的管理机制为前提条件，指导该机构的各项工作，在规范化的基础之上发挥出档案管理机构的价值;其二，高职院校扩大档案管理信息化建设经费投入。云计算与大数据视角下，虽然为档案管理信息化建设提供了便捷途径，但对于现代化设备的需求明显增加，扩大经费投入既是为了采购现代化设备为信息化建设提供支撑，也需要预留后期维护所需成本。
(三)提高信息化管理人员专业素质。信息化管理人员是高职院校信息化管理工作得以实现的关键性要素，为实践过程提供可能。从当前档案管理工作的本质特征来看，具有知识性、专业性与系统性特点，正是凭借其特点，才需要依赖于高质量的管理人员对信息进行处理、分析、挖掘与开发工作。因此，提高信息化管理人员专业素养显得十分必要，具体途径如下：其一，充分发挥出“引进来”策略。这里所提到的“引进来”则是高职院校从外部引进人才，为充分适应档案管理工作信息化建设的基本要求，做好对人才的储备工作。以激励机制为核心吸引高质量人才，在市场竞争中持续的发挥优势，为信息化建设提供坚实保障;其二，执行“走出去”策略。“走出去”策略是将高职院校内部的档案管理工作人员以培训机会的提供实现综合素质的提升，高职院校提供平台，工作人员接受培训，最终目的是将先进的档案管理信息化理念与知识带回来，从而优化高职院校本身的档案管理工作。
【参考文献】
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所谓档案管理信息化, 就是以计算机数据库及互联网为主体, 把文字、视频、声音、图像等资料信息存贮在磁盘、光盘、录像带等载体中, 通过计算机的网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用以及共享, 从而为使用者提供更为便捷、快速、生动、丰富及到位的档案信息服务。而高职院校档案信息化, 就是立足高职院校的优势和特点, 运用科学先进的管理理念及信息技术, 以现代化科技信息基础设施为支撑点, 以档案信息资源为管理核心, 从而实现档案信息资源的高效开发、充分利用和共享为目标的智能化管理过程。
高职院校档案信息化是高校“数字化校园”建设的重要组成部分, 是利用科学信息技术工具获得、处理、传输和应用档案资源, 提高档案管理效益与效率, 实现资源共享, 逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化、电子文档管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高职院校馆藏信息资源数字化和立体化, 从以档案实体保管和利用为重点, 转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心, 从而使高职院校档案工作进一步规范化、数字化、网络化和社会化。
二、高职院校档案信息化建设中存在的问题探究
1. 在思想认识上存在重视不够的问题
从思想认识方面对档案管理信息化的认识较为肤浅, “重教学, 轻档案”的误识还大有市场, 不能正确认识档案工作在高职院校建设中的重要性和必要性, 意识不到档案工作对高职事业的促进作用, 总认为高职院校档案管理不用像普通高等学校那样严格, 甚至有个别人认为档案工作可有可无, 把工作重点只放在招生就业上。
2. 在管理方式方法上存在陈旧落后的问题
目前, 高职院校大多由中等职业学校整合发展而来, 由于历史的原因其对档案工作的管理方式方法上显得陈旧落后。特别是文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目, 只是把档案资料收集来了, 存在档案室了, 致使档案管理工作人员不能对某些有价值的档案资料进行开发利用, 而且因管理方式落后, 导致在利用率上不高。
3. 在档案信息化基础设施上存在配置不高的问题
档案信息化基础设施建设主要包括硬件设施和软件设施两方面。硬件设施方面, 主要是档案设备, 如有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器、读卡器、摄影摄像器材及其他必备的设施设备。在软件方面, 主要包括档案信息处理系统, 档案信息数据库, 以及相关软件开发运用和处理程序等。目前, 高职院校档案机构信息化基础设施建设参差不齐, 硬的不硬, 软的更软, 有的学校所谓的信息化建设就是仅仅是摆设几台电脑, 以为这样就信息化了。
4. 在档案人员的综合素质、信息化知识素养和专业技能方面存在水平不高的问题
某些高职院校档案人员属于“照顾”岗位, 等同于后勤部门, 因而工作人员大多年纪较大, 学历较低, 科学文化知识有限, 缺乏专业的档案管理知识和基本的信息化知识和微机应用知识, 导致他们难以适应高职院校档案管理的信息化建设。
5. 存在高职院校的档案资源开发和利用率滞后的问题
在实践中发现, 一些高职院校的档案部门在研究和开发档案信息资源方面与对档案资源的需求方面存在着严重不对称状况。一是在档案工作的日常管理中, 档案整理与被动地提供咨询、查询等占其业务的绝大部分, 而在档案数据库的开发以及档案网站建设方面的工作偏少或者没有;二是档案大多数是反映各部门工作的文书档案, 而能反应学校办学趋势、学科特点、师资力量、管理建设、自身优势等内容的影像、图文及信息化档案涉猎较少;三是部分重组后的院校, 档案不能集中统一管理, 档案的开发和利用工作往往被忽视。
三、高职院校档案信息化建设的对策探寻
1. 加强领导, 统一思想认识问题。
高职院校档案信息化建设需要领导层的重视。只有领导重视了, 档案信息化建设才能开展下去。如果领导不重视, 主管业务的领导知识又不能及时更新, 档案信息化就没有一个明确的引路人和明白人, 档案管理现代化、科技化和信息化就成为了一句空话。因此, 高职院校档案信息化建设作为高等学校管理的重要内容, 要自上而下突破, 从领导突破, 统一思想认识。
2. 加强人才管理, 引进和培养现代化管理人才
任何工作, 人才是关键。一是从人员结构上改变档案管理队伍素质, 选择能够适应新的工作需要, 知识基础相对深厚的人才。二是要大力加强全员培训工作, 提高档案工作人员的综合素质, 使他们有机会学习并掌握计算机基本网络技术、信息技术等相关学科知识, 以便主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化, 真正成为一名管理者。
3. 加大资金投入, 确保软硬件及时到位
兵马未动, 粮草先行。资金投入是确保高职院校档案机构能否配置档案信息化所需要的硬件和软件设施的重要条件。学校财政等相关职能部门应加大对档案工作一般经费的预算, 力争将档案信息化建设项目列入学校专项建设经费, 尤其是列入学校信息化建设总体规划中, 以获得更多资金支持。同时档案工作部门也应妥善高效地使用来之不易的经费, 在选购信息化相关设备时尽量把钱花在刀刃上, 让有限的资金得到最大价值的利用和体现。
4. 推进档案信息化, 制定出台相关标准规范
推进档案信息化, 机制是关键, 档案信息化相关标准规范的制定是加快推进档案信息化建设工作的基础与前提, 是档案信息化建设能否顺利进行并发挥其功能的必备条件。高职院校必须根据国家业已出台的相关标准, 结合自身实际情况, 制定出适合自身发展需要的各种规章制度和信息化标准, 根据自身学校特点对各类电子文档的形成、归档和电子档案信息资源管理利用等方面进行规范管理, 并负责指导实施。要严格制定出相应的条例规章, 要具体全面、系统规范、科学合理、可操作性强, 从而形成有效的约束机制, 使所有工作人员都感到档案工作责任重大, 要自觉履行职责, 遵守制度, 把本职工作做好。
5. 发挥好服务职能, 提高档案资源利用率
档案的终极价值是利用。高职院校在档案信息化过程中应该转变思想, 积极向每位用户提供主动的档案服务, 特别是在档案的开发利用上应借助现代的计算机管理系统来分析用户的需求, 评估利用的结果, 为档案信息资源的开发和利用提供目标支持和需求导向。也可探讨建立高职院校数字档案数据库, 将数字档案集中存储于一个共享的数据库中, 各高职院校的档案机构之间可以互通有无, 通过权限分配来共享使用数据库中的信息。也可建立高职院校档案信息联盟网站, 通过网络平台为档案用户提供在线的档案利用服务。
摘要：随着信息化突飞猛进的发展, 高职院校传统的管理模式己不能适应和满足现代化发展的需要, 开展高职院校档案信息化建设势在必行, 成为必由之路。
关键词：档案信息化,内涵,问题,出路
参考文献
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关键词：高职院校 人事档案管理 信息化
1 概述
高职院校是为我国培养专业技能人才的摇篮，对于我国社会经济发展有着重要的基础性意义。随着现代社会的不断发展，人才需求也不断提高，高职院校的招生规模以及管理规模都在不断的扩大当中。与此同时，伴随着高职院校相关制度改革的推进，人事档案管理工作面临着更大的挑战。人事档案管理工作作为高校管理工作中的重要一部分，是对于高校教职工自身能力、业绩、经历、品质等各方面内容进行记录的文件材料。下文对于高职院校人事档案管理信息化的重要性以及相关对策进行了分析。
2 高职院校人事档案管理信息化的重要性
现阶段，信息化是高职院校人事档案管理工作发展的必然趋势。现代社会科学技术不断进步，信息网络技术的应用，为人类社会的发展带来了巨大的动力。信息资源是现代社会的重要资源，档案也是信息资源战略中的重要内容之一。档案信息化是我国信息化建设的重要组成部分，也是推进档案管理工作管理水平的提高的重要措施。档案信息化是利用信息技术对档案信息进行重新开发、整理、利用与收集，并且实现档案信息的数字化。与此同时，我国相关档案管理信息化建设的规定也对于档案管理信息化建设提出了明确的发展目标。
档案管理信息化也是现代社会高职院校人事管理工作发展与相关制度改革的必要前提。高职院校的管理工作不断复杂化，人事管理工作的压力增加，人员流动量较大，相关新聘任制度的推行，为人事档案管理工作提出了很多新的要求。人事档案利用率的不断提高，使得传统档案管理工作已经不能适应新的档案信息使用需求，采用信息技术进行档案管理，提高档案管理工作效率是人事档案管理信息化建设的重要目的之一。
3 高职院校人事档案管理信息化的相关对策
3.1 提高对档案管理信息化的认识 在信息化建设的过程中，相关管理人员要加强档案管理工作信息化建设重要性的宣传，并且通过合理的教育培训，提高各级工作人员对于档案管理工作的配合程度。在人事档案管理制度的制定上，要保证管理制度的规范化、制度化、信息化与科学化。在档案管理工作上，管理者要将人事档案管理信息化作为日常管理工作的内容来对待，并且将其作为高职院校发展的重要战略性内容。在相关硬件投入以及人员配备上，要保证信息化建设工作具有良好的开展环境，保证后续工作顺利的开展。
3.2 实现档案管理规范化 人事档案管理工作是一项严谨的工作，在开展工作过程中必须要保证管理工作的规范化，实现科学化的管理。在管理制度的建设上，要保证针对信息化建设有相配套的规范标准。在档案管理工作中，严格执行相关规范标准，提高档案信息的质量。针对于档案信息的内容要不断的细化，并保证人事档案的全面性，从不同角度来对于在岗人员进行综合的反映，突出档案信息的客观性，真正的形成科学、全面、准确、客观的材料。另外，人事档案管理工作要与实际情况相结合，保证档案更新的及时性，提高人事档案的应用价值。
3.3 完善档案管理信息系统 档案管理信息化由以往的手动管理转变为现阶段的计算机管理，人事档案管理工作的实效性得到了大幅度的提高。在档案管理过程中，要建设全面的信息管理系统，通过计算机管理、查询、存储、更改等一体化的操作，来有效保证人事档案数据的科学管理。通过档案数据库的建设，实现人事档案管理工作的动态化，有效的落实档案管理信息系统的应用目的。另外，档案管理信息系统的实现，同时使得网上档案管理工作成为了可能。网上信息管理可以更好的对人事档案资源进行共享，通过对相关权限的分配，保证了档案管理工作有条不紊的进行，优化了档案管理工作的流程，减少了档案管理工作的开展成本。
3.4 加强信息管理人员的素质建设 档案管理工作开展的过程中，相关从业人员的自身素质水平直接决定了档案信息管理工作的质量。在人事档案信息化建设的过程中，要注重对相关人员的专业能力培养，并且保证从业人员的职业道德和爱岗敬业精神。信息化的档案管理工作，需要相关人员具有计算机技术和网络技术。在开展人员培训的过程中，要通过定期举办专业技能培训，培养具有档案管理知识与信息技术知识的综合人才，以适应知识结构不断更新、信息处理能力不断提高、知识面不断拓宽的人事档案工作环境的新要求。
4 结束语
人事档案真实的反映了教职工的成长过程，并且是对教职工素质评定的重要材料，也是新时期高校用人的重要参考依据，是人力资源管理工作中不可获取的一部分内容。信息化是现代社会发展的重要趋势，信息化技术的深入应用，使得人事档案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且很好的改善了传统人事档案管理工作中的种种弊端。
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第二，信息时代发展的必然需求。伴随信息技术的快速发展，我们日常的生活与网络之间的关系越来越密切，信息网络早已成为人们生活当中的重要组成部分。在高职院校无论是教学、办公室业务、宿舍、校园网络等，网络已遍布于校园的各个角落。因此，高职院校必须与时俱进，紧跟时代的发展步伐，加强信息化教育。高职院校的后勤管理工作，是学校管理非常重要的工作内容，加强后勤管理工作的信息化建设，适应时代发展，才能更好地为学校发展以及广大学生及教职员工服务。
3、我国高职院校后勤管理信息化建设现状
3. 1高职院校对后勤管理信息化建设缺乏重视。当前，很多高职院校的后勤管理信息化建设都被院校领导忽视，后勤管理信息化建设对于管理工作的重要性未被充分认识。加上高职学院普遍存在办学经费不足，后勤管理信息化建设投入资金较少。日常的后勤管理当中，主要仍以传统的管理模式为主。高职院校当中，从事后勤管理的工作人员大多年纪都较大，很多都是临近退休的干部和教师，对于现代化的信息技术，后勤管理人员在内心存在着严重的消极与抵触情绪，大多都沿用着自己熟练的传统管理办法。同时，一部分管理人员并未深入理解高职院校后勤管理信息化建设的内在意义，片面地认为只要在后勤部门安装计算机硬件设备以及应用系统，就算是将信息化建设工作完成了，致使高职院校的后勤管理信息化系统并未将其重要的作用充分发挥出来。
3. 2信息系统建设缺乏相关规范与合理的框架。高职院校的后勤管理信息化系统普遍缺乏相关规范与合理的框架，工作模式与工作流程相对落后，后勤各项工作很难协调的运行发展。一部分高职院校在技术上已经完成了后勤管理信息系统的建设，可是信息系统却缺乏完整有效的规范与操作标准，后勤管理当中的各项规章制度仍不完善，为高职院校的后勤管理信息系统的实施与应用带来了很多困难，制约着后勤信息化建设的发展。
3. 3后勤管理信息互通性相对缺乏。高职院校的后勤管理工作是综合性较强的一项复杂的工作，其服务范围及管理范围极其广泛，其信息分布范围较大，后勤管理信息化系统很难采集到全面的信息，后勤管理信息化工作能否顺利进行无法得到有效的保障。再加之高职院校后勤管理人员在后勤管理经验上差异性较大，一部分高职院校将后勤管理工作外包给校外企业，而相关企业通常都是在自主经营，信息数据的真实性及完整性相对欠缺，导致高职院校的后勤管理决策缺乏科学性与合理性，高职院校后勤管理工作相关的信息资源互通性较低，难以形成资源共享。
3.4高职院校后勤缺乏专业的信息化管理人才。我国高职院校的后勤管理工作中，普遍存在着专业信息化管理人才匮乏的问题，后勤管理工作人员的整体综合素质普遍偏低，而比较先进的管理意识及管理理念更是严重不足，难以掌握现代化的信息技术，严重制约着高职院校后勤管理的信息化建设。
4、高职院校后勤管理信息化建设有效策略探讨
4. 1必变后勤管理工作的观念，统筹发展。高职院校后勤管理的信息化建设是一项需要各系、各部门全力配合才能完成的系统工程。对此，高职院校必须明确后勤管理对于学校发展以及师生教学与生活需求的`重要性，以提高后勤管理水平及工作效率为前提，加快后勤管理的信息化建设。后勤部门必须牵头组建以学校各个部门参加的信息化建设小组，加强统一领导与全面协调。通过统一的领导，能够统筹规划后勤管理工作，使各项数据与系统接口形成统一，实现信息的互通，并且可以有组织、有计划地逐步开展信息化建设工作。工作当中如果出现分歧以及各个部门之间的利益冲突时，建设小组领导可协调各部门工作，针对相关问题做出解决对策，做到统筹兼顾，协调发展。
4. 2强化基础建设，加大资金投入。要想使后勤信息化建设能够更好地为管理、教学、科研服务，使高职院校能够始终在市场经济当中处于不败之地，而这都需要强大的资金后盾支持。首先，必须加强各种基础设施的投入力度，因为一旦基础设施无法与信息化建设步伐一致，将导致后勤管理的信息化建设滞后，制约后勤管理的信息化发展。其次，还要加强引入新技术，才能够使信息化建设事半功倍。在改变观念加大对后勤管理工作的重视程度上，加大资金投入，是后勤管理信息化建设的基础和保障。
4. 3加强后勤人事制度改革，改变人事结构。很多高职院校的后勤部门的工作人员普遍都是临近退休的干部和教师，对现代化信息技术的应用水平普遍偏低，而且有很多高职院校的后勤管理工作人员都是通过熟人介绍或者走关系等方式而参与到后勤管理工作当中的，此种老化的人事结构导致工作人员的素质水平、学习能力、现代化信息技术的掌握水平普遍偏低，改变后勤人事制度及人事结构势在必行。对此，可运用企业管理办法，通过公开招聘的方式，将管理能力强、综合文化素质高、现代信息技术应用水平高的优秀人才引入到后勤管理部门，通过合理的竞争，挑选出适合的人才签订用人合同，以此来改善后勤部门老化的人事结构以及人事制度。
为了实现高职院校人事管理信息系统的建设，就应结合高校工作实际情况，优化人事管理信息系统的功能模块设计，具体包含人事信息管理系统，劳资福利社保管理系统，岗位设置与聘任管理系统，职称评审管理系统，人事档案管理系统，人才招聘管理系统，培训进修管理系统，校内人事调配管理系统，评奖评优及人才管理系统，提醒管理系统、数据统计分析系统，系统管理等12个模块。
6结语
与普通高校相比，高职院校在人事信息管理方面有很多共同点，同时与各院校自身的特色与需求又有着紧密的联系，其中高校数字化校园建设是以人事管理的信息化建设为核心而进行的。为了使人事管理信息化水平得以提高，为人事人才服务水平与质量提供强有力的保障，高职院校就必须严格遵循信息化发展原则，提高高职院校教学、科研、管理以及社会服务水平，使学院更具活力与竞争力。此外，还应针对高职院校人事管理信息系统建设与发展展开深入的研究，找出其中存在的问题，认真分析问题产生的原因，并采取有效策略，推动人事管理信息系统的建设。
作者：贾婷
2011年6月15日
分析档案信息化建设的改进
摘要：档案信息化管理越来越成为业界的趋势。通过信息网络最大限度地开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
关键词：档案建设信息化
随着科学技术日新月异的发展，档案信息载体发生了革命性的变化，办公自动化乃至无纸化办公的实现，使得电子文件数量与时俱增，人类正逐步步入数字化信息时代。档案利用作为档案工作的出发点和归宿，面临着新的挑战。只有改变传统的档案利用方式，建立健全电子化检索工具，才避免档案工作脱离社会、避免档案机构变成纯粹博物馆式的收藏机构。
一、档案信息化管理的优越性
1大幅度提高工作效率
档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。具体表现为：1）需一次录入可以多次利用。数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。2）自动统计档案信息。档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高
管理人员的效率。
2、检索查询更为方便
传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中，打出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。具体表现在：1）提供多种查询手段。管理人员可以从模糊查底、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。2）提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。
3、信息存储量更大
现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。一个保存30万卷档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达4—5公里，如果将其文字信息录入计算机，用CD-R刻录保存权需400片，用DVD的密度刻度保存，仅需60片，完全可以装在一个公文包里。这样利用很小的空间就可以信息速度快。具有直观性、选择性、易操作性。
二、影响档案信息化建设的因素
1、档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
4、档案利用价值不高，由于档案材料的不完善，不能客观地反映档案信息的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视档案信息记录，人为地造成了信息与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了档案信息利用率的降低。
5、档案管理的信息化和程度不高。随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也不在不断提高。这此示利于档案管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。在手工条件下形成的档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。
6、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
三、对策及途径
档案信息化建设面临的新情况，新问题对我们档案工作者提出了新的要求，因上经，在档案信息化工作过程中，我们就不图形势，不
走过场，切实结合实际，立足当前，考虑长远。既要踏踏实实，又要高瞻远瞩，努力做好档案信息化这个具有时代意义的系统工程。
1、要增强档案信息化建设的紧迫感和责任感，建设一支适应档案信息化发展需要的干部队伍。与此同时，要加强对档案人员的业务培训，普及档案管理新技术，新方法和新信息等基础知识，提高他们的综合素质，使他们在精通业务知识的同时，掌握更多的信息技术知识，使档案界有更优秀的复合型人才。
2、建立健全科学、合理的档案管理制度在档案信息管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的档案信息管理制度，使得档案信息工作更加制度化、科学化、法律化。遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障档案信息的安全，延长使用寿命；遵循《查、借阅制度》，明确档案信息利用的方式和方法，以保证档案信息的安全性和真实性。遵循《档案人员岗位责任制》、《安全制度》、《计算机信息维护制度》、《干部档案登记簿》、《接收档案登记簿》、《转出档案登记簿》、《查阅档案登记簿》等制度规定。严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记；实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
3、要制定信息化标准体系，为档案信息化建设奠定有利基础。目前全国电子政务标准化研究组正在厂家与政务信息相关的各类标准规范，档案信息化标准规范体系也将随着信息化程度的提高完善起
1 增强档案信息化管理意识
意识是促使人们积极履行工作职责、进行创新的先决条件。高职院校要从根本上形成现代档案管理意识, 高度重视档案管理工作, 将档案工作列入学校发展规划之中, 满足档案信息化建设人员、设备和经费要求, 为档案信息化建设提供基础保障, 支持档案管理部门的建设和发展。高职院校档案管理人员要转变传统观念, 更新管理理念, 改变临时抱佛脚的被动服务方式, 提高档案管理意识, 采用先进的档案管理方法, 积极探索适合高职院校档案管理的新方法、新思路, 满足高职院校档案建设信息化发展的需要。
2 完善档案信息管理体系
建立完善的档案信息化管理体系, 建立规范的管理标准, 是高职院校档案管理信息化建设的必由之路。高职院校档案信息管理要以档案著录技术标准和相关法律为依据, 制定切实可行的管理制度, 广泛借鉴其他机构、其他院校档案信息化建设的成功经验, 完善自身档案建设体系结构。高职院校档案信息管理主要内容有电子文件信息采集、管理和储存, 电子文件归档、整理、公布和利用, 电子文件保管、储存及使用制度等。根据相关标准和办法规范学校档案信息化建设, 用完善的制度保障档案管理健康发展, 是高职院校档案信息化建设规范化、标准化发展的必然要求。
3 加快档案资源数字化建设进程
数字化档案资源是档案信息化建设的基础, 加快档案由案卷级档案向数字化档案转化的步伐, 有计划地对馆藏档案进行信息处理, 是推进高职院校数据库建设和档案信息化建设的重要途径。高职院校领导要积极为档案信息化建设创造良好条件, 建立文件目录中心和档案信息网站, 为网络建设和资源共享提供基础保障。档案管理部门要去除“等、靠、要”思想, 全面深入研究档案信息化建设的要点, 做好文档电子化工作, 做好电子文件归档工作, 加强文件的收集、录著和管理, 确保档案发展与办公室自动化建设保持同步, 实现纸质文档与电子文档发展一体化。如河南某高职院校积极利用校园网建立档案信息网站, 为广大师生提供定向、专题信息服务, 既提高了档案管理服务质量, 又推动了校园网络建设。
4 加强档案管理人才培养和队伍建设
档案工作者是档案管理工作的实施者, 档案管理工作系统性、知识性、专业性较强, 档案管理人员肩负信息分析、处理、研究和开发的重任, 因此档案管理人员必须具有较高的知识层次和技术水平, 才能满足岗位发展需求。高职院校要积极适应时代发展需求, 加强档案管理人才储备, 建立完善的激励机制, 积极吸引高素质人才投身到档案信息化管理和建设中来。如数据深层次收集和高效存储是档案信息化建设未来的发展方向, 选拨兼具管理知识和计算机技能的复合型人才投身到档案管理中来, 可以有效提高档案建设的水平。此外, 高职院校要加强对现有档案管理人员的培训, 促使其不断更新知识结构、提高专业技能。院校为现有人员提供计算机、网络技术学习渠道, 通过信息技术培训, 可以有效提高档案管理人员的信息素养和档案信息管理能力。
5 做好档案信息安全防范工作
计算机技术的飞速发展, 使互联网的应用范围进一步扩大, 为人们提供了高效、快捷的资源共享空间, 但是网络危害带来的消极影响也逐渐凸显。为了保护档案信息的安全, 高职院校要通过完善的管理制度规范档案管理工作, 对电子档案实行全过程管理。
首先, 档案管理人员要提高安全防范意识, 深刻认识泄密、档案流失带来的严重后果, 积极通过档案维护知识和技能的学习, 提高计算机风险查找、排除能力。其次, 档案管理人员要不断完善档案信息审查制度, 认真做好档案研发、编制、管理工作, 采用必要的加密技术、安全技术保证档案安全。如档案管理人员要定期对计算机文件进行整理, 做好计算机查毒、杀毒工作, 为了防止数据丢失, 还要做好档案备份存储工作, 积极利用光盘、磁盘、硬盘将信息备份存储,
档案是学校发展的历史缩影和真实写照, 档案管理是高职院校教学管理工作的重要组成部分。高职院校档案管理工作是一项长期、艰巨的系统工程。高职院校要适应历史发展要求, 结合学校建设, 树立档案信息化建设理念, 加大资金和设备投入, 加强档案管理队伍建设, 优化档案管理体系, 推动学校档案信息化建设不断向前发展。
参考文献
[1]何海英.浅议新时期高职院校的档案管理[J].才智, 2010 (35) .
[2]王述刚.简析高职院校学生档案管理工作[J].黑龙江科技信息, 2010 (21) .
【关键词】信息时代；档案管理；发展新途径；高职院校
【中图分类号】G717.24
随着我国教育体制改革的不断进行，高职院校的档案管理工作面临着巨大的挑战，工作任务和难度也在不断加大，高职院校要想适应时代的发展，对档案管理工作就必须给予足够的重视，通过探索创新寻求档案管理新途径。在信息时代的大背景下，档案管理和信息技术相结合已经成为了必然趋势，档案管理的电子化、智能化、规范化程度也在不断提升，更加晚上的档案管理新途径是我们探索的目标。
1目前高职院校档案管理中的问题
1.1档案管理设备不完善
信息化的档案管理工作对于设备的要求很高，我们知道电脑办公已经逐渐普及，对于高职院校的档案管理部门，学校也给他们配备了计算机设备，但是这些设备的性能大多较低，仅仅能满足一般的办公需求，在办公时工作人员只是实现了档案的录入，这种初级的功能，一方面是由于设备的限制，另一方面也是由于对于新时代档案管理工作的不重视不了解，认识不到档案管理的重要性。一些高职院校对于当啊管理工作仍以人工操作为主，使得工作量大，且准确率难以得到保证，设备没有得到充分利用。
1.2档案管理制度存在问题
就目前的档案管理制度而言，存在着很多漏洞，使得档案管理工作效率低，工作人员的态度不端正，使得工作效率难以保证。在制度上，对于档案的类型管理、档案的借阅管理等没有明确的规定，工作人员只能按照自己的想法实施，导致工作混乱，一个完善的管理制度是工作稳定运行的基础。
1.3管理人员水平达不到要求
现代化的档案管理工作和以往的不同，对于管理人员要求较高，不仅要懂得档案管理的相关知识，同时还要掌握信息技术，能够熟练使用计算机和相应软件。目前的高职院校档案管理工作人员仍以老员工为主，他们的思想观念比较落后，已经适应了旧的档案管理方式方法，在现代背景下，工作能力有所欠缺。甚至有的院校在人员选拔时不注重其个人能力，认识不到档案管理工作的重要性和难度。
2档案管理信息化的重要性
我们要明确档案管理工作对于高职院校的重要性，它是学校历史的见证，记录着学校在科研和教学上的一些成果，是学校的重要原始资料的存放处。档案管理也和教学息息相关，学校的教学任务、教学计划以及学生的个人信息档案都在档案管理工作的范畴当中。在信息化背景下档案管理工作也必须和信息技术相结合，逐渐实现信息化，这是档案管理工作的需求同时也是高效发展的必然要求。
高职院校的各种档案都有着特殊的价值，传统模式下的纸质档案既不易于保存、又不利于借阅，存在着很大的弊端，通过信息技术的引入，将实现了档案的电子化，提高了工作效率，同时对于以前的纸质档案也能进行录入保存，有效降低了档案损坏丢失的概率，同时档案的电子化管理实现了共享性，在借阅上也有很大的优势，只需要在计算机上进行操作，由软件系统进行记錄，更加规范化。另一方面档案的电子化也满足了档案开发的需求，将传统的档案管理工作模式由收集和保存转变成了档案的开发利用，这是对档案的近一步利用，充分发挥出了档案的价值，多元化的信息技术使得档案管理体系更加多样化，信息库的建立使档案查询、借阅以及共享变得更加方便，同时也极大程度降低了工作量。使高职院校的档案管理工作档案管理工作和社会接轨，更好的适应了社会的发展。
3档案管理工作的新途径
信息化的档案管理体系要符合现代化服务管理的观念，我们可以从服务的内容、模式、手段以及管理模式等方面进行创新，以适应社会的发展。
服务内容角度。档案管理属于服务性质的工作，和传统相比，现代化的档案管理工作应将重点放在质量上，工作人员在服务内容上展开创新，例如开展档案公开展览等活动，让学生和教师对于学校的历史以及学校的一些突出成果进行了解，加深学生对于学校的了解，激发学生为校争光的责任心。
服务模式角度。随着高校档案管理工作的不断发展和进步，传统的档案管理方式被逐渐取代，全新的档案信息服务和管理得到了建立和发展，我们在服务模式的创新中，要明确档案利用‘这一重心，档案管理服务中要通过各种手段将档案利用起来，注重档案的资源性可宝贵性，同时还可以将服务对象面向社会，将学校的众多科研成果展示出来，为社会做出更大的贡献。
服务手段方面。现代化的档案管理模式是很重要的，这是信息时代下档案管理的新要求，服务理念在不断发生着变化，人们的需求方式也在逐渐转变，档案管理工作也要注重创新，创新出多样化的服务手段和措施，建立各种数字化的档案，在校园档案互联网方面要着手打造一个全新的服务平台，实现档案服务的网络化模式，这既方便档案的共享，同时在档案的收集和整理上也有重大突破，实现网络化模式。
管理模式方面。一个完善的管理制度是档案管理工作正常进行的基础，所以高校在管理模式和制度上要进行创新和完善，借鉴社会或者其它高校先进的管理模式，进行创新的发展，注重学校的实际情况，创建档案管理部门和学校的其它部分有机结合的模式，使得档案管理更加规范化、现代化，效率更高，服务更全面。
4总结
档案管理是高职院校的基础性工作之一，我们应该给予足够的重视，要明确在目前信息时代的背景下档案管理工作中存在的问题，深入理解信息时代的意义，把握信息化的特征，认识到档案管理信息化的重要性，实现全方位多角度的档案管理工作新途径探索，实现档案管理信息化，充分发挥档案管理的对高职院校的重要作用。
参考文献
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结合高职院校的`特点,本文从目标、学科结构、学科层次结构、文献资源等级结构、时间结构、文种结构、文献资源类型结构和服务等八个方面对高职院校图书馆文献资源建设进行了定位.
作 者：雷水旺 作者单位：徐州工业职业技术学院图书馆,江苏徐州,221140 刊 名：今日财富 英文刊名：FORTUNE TODAY 年，卷(期)： “”(12) 分类号：G254.3 关键词：高职院校 文献资源 图书馆 定位
首先，应加大对教学资源库建设的资金投人，雄厚的资金投入是建设好教学资源库的前提和基石。其次，应由相关职能部门组织成立一支专门的教学资源库建设和管理队伍，认真对教学资源库进行总体规划。教学资源库建设涉及大量的人员和部门，且建设周期长，是一项系统工程川;同时，由于教学资源的复杂性和多样性，人们对它的理解各不相同，便会出现大量不同层次、不同属性的教学资源，不易管理和利用。为了更有效地建设好各种教学素材，使其在质量、效益、可持续发展等方面有更强的保证，避免重复建设，保障教学资源库的建设能够有计划、有步骤地实施，根据专业特色和学科设置状况，有针对性地规划建设适合实际需要的学科教学资源库是十分必要的。
3.2拓展和整合教学资源的收集渠道并及时对教学资源进行数字化处理。
资源的收集是教学资源库建设的基础，是建设过程中最重要、最艰苦的环节。目前，教学资源的收集渠道还比较单一，主要通过录制电视教学节目、采集库存录像带和录音带等方式收集教学资源。今后应出台相应的激励措施，充分调动广大师生参与建设教学资源库的积极性和主动性，采取购买、下载、自制和剪辑等多种方式收集资源，进一步丰富教学资源库的内容和形式。
3.3进一步规范教学资源的入库标准和分类标准，并制定资源从收集整理到最终完成的整套工作流程。
信息时代的各种资源丰富多彩，制作和发布的工具千差万别，为了能够达到在校园网上运行、查阅，顺利下载的要求，最终实现校际间资源的交流和共享，我们应对各种类型的资源制定相应的人库标准，对制作、发布、人库的各项技术指标需符合国家教育部现代远程教育办公室颁布的《现代远程教育资源建设规范》中提出的明确要求。在资源的分类原则上，根据我校专业设置情况，主要参照《中国图书资料分类法》对人库资源按学科进行分类。资源从收集到最终完成的整套工作流程大概可分以下几步:第一步，充分调动广大师生力量，通过多种渠道和方式广泛收集教学资源;第二步，对所有要人库资源进行统一加工整理使其符合人库标准;第三步，明确采集素材属于哪一个学科或专业，并按国家专业目录规范进行统一编号、分类归档;第四步，把分类好的教学资料上传到FTP服务器上，通过在后台管理平台链接最终实现广大师生共享。
3.4进一步优化、改进教学资源库管理系统平台的服务功能。
构建良好的数字化资源库管理平台是资源有效利用和实现规范化管理的前提条件。目前搭建的管理平台功能较简单、提供的服务单一，已远远不能满足广大师生的需要，下一步我们要建设的管理平台主要应提供以下几方面的服务:①用户管理服务功能;②提供方便快速的资源检索服务。所有人库资源按学科、模块、章节树状目录的形式在教学资源库页面呈现，方便用户浏览、查找资源，同时在主页面提供分类检索、关键子查询功能，为用户查找资源提供快速通道;③提供师生共享共建资源服务。为师生们提供方便的资源上传、下载、下载和评论等功能，让师生们更好地参与到资源库建设工作中来。
3.5数字化教学资源库的建设是一个滚动发展、动态发展的系统工程，课程内容在不断更新，资源库的技术在不断发展。
因此它不是某些人或某个部门的事，而是需要全校师生长期共同参与，。首先，电教科作为具体负责教学资源库建设的部门，应进一步加大对教学资源库建设的宣传力度，让更多的师生了解建设教学资源库的必要性和重要性，从而主动参与到教学资源库建设的工作中来;其次，为了充分调动师生参与教学资源库建设的积极性和主动性，必须建立建全激励机制和制定有效的实施政策，把师生在资源库建设过程中的表现作为教师考核、学生学习过程评价的参考依据，并制定相应的奖励条例，只有这样数字化教学资源库的建设才能长期不懈地进行下去。
4.结语
关键词：高职院校数字化档案信息安全
1 概述
档案数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及扫描技术等发展而产生的一种新型档案信息形态。如今，从国家最高层面到各个基层的普及，以及科技的飞速发展，档案数字化已经成为高职院校档案信息管理的非常重要形式。但随着档案信息化程度的逐步提高，数字化建设的普及建设，使得高职院校的数字档案安全面临着严峻的挑战。因此，这也成为高职院校档案建设工作急需解决的首要问题。
2 影响高职院校数字化档案信息安全的因素
2.1 数字档案管理人员的信息安全意识不强。随着档案信息化程度的不断加深，高职院校数字化档案的信息安全问题日益突出，一方面的原因就是由于高校档案管理部门对数字化档案的信息安全意识不足，没有认识到安全问题的重要性和紧迫性，只重视实际建设而忽视安全处理。如只重视档案网站建设或计算机性能，而忽视网站安全维护或安全系统的安装，因为管理人员的安全意识淡薄，对信息安全问题重视程度不够，对安全软件的安装和维护的忽视，导致信息安全出现问题。因此，提高数字化档案信息的安全管理，要从不断加强数字档案管理人员的信息安全意识开始。
2.2 网络环境下恶意代码对数字档案的安全威胁。随着网络技术的不断进步，信息化应用的发展不断加快。由于互联网具有开放性的特点，网络里的病毒、木马等各种恶意代码给各种网络信息安全系统带来了严重的威胁，数字档案信息也是基于互联网的基础上发展的，因此也受到了网络中各种恶意代码的安全威胁。根据有关统计，只在2009年，国内的主机IP被木马控制的就高达26.2万个，木马的大量存在给高职院校的档案信息系统带来了严重的威胁。另外，每年还有各种新型的计算机病毒和蠕虫等在网络中大量传播，对计算机操作系统和重要数据信息造成了严重的破坏。如之前发生的著名“飞客”蠕虫，就大量的对计算机系统中各种隐私信息进行窃取，高校数字档案信息同样也受到被窃取的安全威胁。
2.3 数字档案管理的人才队伍薄弱。近几年，随着科技的进步和互联网技术的不断发展，档案数字化建设不断提高，而数字档案管理人员各项水平不能满足于数字档案管理的发展要求，缺乏专业的人才管理队伍。当前在高职院校中，很多从事档案管理的工作人员的计算机操作水平不高，而在数字档案管理中，要求建设档案的全文数据库、多媒体数据库以及目录数据库等，而高校中现有的档案管理人员对计算机操作以及网络环境中的各种新设备、新技术和新方法都缺乏认识，这严重阻碍了数字档案信息化水平的快速发展。
3 提高高职院校数字化档案信息安全的对策
3.1 提高数字档案管理人员的信息安全意识。要提高高职院校数字化档案的信息安全，首先就要提高数字档案管理人员的信息安全意识，这是提高数字档案信息安全的根本。只有引起档案管理人员对信息安全的重视，他们才会采取各种措施进行档案信息的安全设置和维护。因此，可以通过多种形式来提高档案管理人员的信息安全意识，如开展各种信息安全的专题讲座、案例分析、业务研究会等，让档案管理人员对信息安全问题引起重视，从而提高信息安全警惕，防止信息失密、泄露现象的发生。
3.2 建立数字档案的信息安全技术保障体系。在现今国家如此高度重视信息安全的社会背景下，档案管理人员要非常重视信息技术的管理、安全和运行各个环节。数字档案具有远程共享的功能特定，同时它的存在也具有巨大的现实利益，以至于一些人或企业会通过非法的途径来获取一些重要的数据信息，而这些都是通过网络来进行远程信息的获取，因此，必须加强对网络安全技术的重视和应用，建立网络技术保障体系。利用网络安全技术实现高校数字档案的信息安全管理，如设置安全密码，并且采用独立的设备来进行安全管理；要及时做漏洞检查，防止各种病毒、木马的侵袭，并对信息数据进行加密备份，设置身份认证，防止潜在危险的发生。
3.3 加强数字档案安全的人才队伍建设。为了适应数字档案信息化的快速发展要求和提高数字档案的管理水平，就要不断的加强数字档案管理的专业人才队伍的培养，从而建立一支高水平的数字档案管理人才队伍。一方面，对高职院校中现有的数字档案管理人员进行不定期的培训，通过培训提高他们的信息安全管理的基本技能。学校相关部门要加大资金投入，制定相关的培训计划，在计划中应该包括现代管理信息、数字化技术信息和网络技术信息、防泄密方法等，从而提高管理人员的专业管理素质。另一方面，可以引进各层次的数字档案信息安全人才，这样有利于提高数字档案信息安全管理队伍的整体水平。
4 总结
总之，数字档案必然成为我国高职院校未来档案信息管理的发展方向，数字化档案的建立和完善可以提高高校档案管理的效率和实现社会信息共享，但是随着档案信息化程度的不断提高，数字信息安全问题也成为我们关注的重要问题。
参考文献：
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作者简介：梁仙荣（1989-），女，柳州铁道职业技术学院教师，研究方向：文书档案管理、文秘公关礼仪。
关键词：高职院校,外聘人员,档案建设,必要性,建立方法
高职院校普遍存在资金不足、师资水平薄弱以及学校编制首先等问题, 这要求高职院校需要大批的外聘人员。高职院校外聘人员在高职学校发展中所起到的作用应经越来越重要, 引起了高职院校的广泛关注与认可。在外聘人员之间增多的情况下, 必须有效做好外聘人员的档案建设工作, 以促进外聘人员更好地为学校发展做建设。
一、外聘人员档案建设的必要性
1、提升外聘人员工作积极性
建立和完善外聘人员档案管理体系是对外聘人员的重视, 是对他们自身的一个重要的保障, 是将他们纳入到学校的整个发展过程之中的一个重要表现。通过对外聘人员建立档案, 能够有效的将他们纳入学习的奖励机制当中, 进一步提升这些外聘人员工作的积极性、主动性乃至创造性, 更好的促进外聘人员对学校的发展建设作出贡献。因此, 建立完善的高职院校外聘人员档案管理体系是推动高职院校发展的极大动力
2、完善高校档案的管理工作
人事档案工作是当前所有高校档案工作的重中之重, 所有的高校都对在编人员建立了相应的档案并实施有效的档案管理。然而, 绝大部分对于外聘人员的档案工作却忽视了。从本质上来讲, 外聘人员的档案管理工作也应该是高校档案管理工作的一部分, 这对于高职院校人员档案建立是有着非常重要的影响以及激励作用的。为此, 高职院校也应该逐渐强化外聘人员的档案建设工作, 使得高职院校档案工作逐步趋向完善。
3.、强化学校的“宏观调控”
高校外聘人员具有流动性大以及管理不稳定等问题, 这是一种客观存在的事实, 高职院校也应该对这些问题加强关注和重视。所以, 建立和完善高职院校外聘人员档案一方面是对这些外聘人员自身利益的一个重要保障, 另一方面也是对他们自身的一个约束, 有利于高职院校更加统一、有效的对外聘人员予以科学管理和调动。从这些方面来看, 加强建立和完善高职院校外聘人员档案工作, 能够有效地强化高职院校“宏观调控”的作用, 对高职院校的外聘人员实行统一有效的管理。
二、外聘人员档案建立方法
建立高职院校档案管理体系是符合高职院校自身发展趋势的, 也是推动其自身发展的一个重要动力。因此, 根据外聘人员和高职院校档案工作自身的特点有针对性的去采取措施加强外聘人员的档案建设是高校重要的工作。
1、加强外聘人员档案体系多元化建设
外聘人员档案建设应该本着多元化的原则, 尤其重要的是要依据学校自身的档案建设工作的特点, 并且有效结合外聘人员实际工作的特点有针对性的加强其档案建设。逐步实现外聘人员档案建设的多元化是推动高职院校不断发展壮大的内在要求, 能够有效实现高职院校人员管理工作的协调。此外, 高职院校需要经过多方面的调研工作, 制定相应的外聘人员档案建设的计划和方案, 而且还要严格按照计划和方案予以实施, 只有如此才能够更好地开展多元化的外聘人员档案管理工作
2、加强外聘人员档案体系层次化建设
外聘人员进入高职院校, 承担着不同的工作, 有的参与教学工作, 有的参与行政管理工作, 有的参与安全保障工作等, 这些不同的工作性质以及工作状态决定了高职院校应该严格按照外聘人员不同的工作状态制定出具有层次化的档案建设体系。例如对于外聘人员的入职程序要形成规范化, 在工资的审核、健康状况审核以及工作能力审核等方面要严格按照规范的程序进行。在职阶段则要根据外聘教师自身实际能力制定相应的奖励机制和激励机制, 以此来更好的发挥他们工作的积极性和主动性。最后, 在离职阶段, 要注意与外聘人员保持一定的联系, 必要的时候可以予以返聘。总而言之, 层次化的外聘人员档案体系建设是高职院校外聘人员档案建设的主要方向。
3、加强外聘人员档案体系全面化建设
从总体上来看, 高职院校应该采取科学的方式方法加强外聘人员档案体系全面化的建设。我国许多的高职院校都拥有一定数量的外聘人员, 但是这些人员的档案管理的具体策略尚未明确, 档案管理建设不能够实现时效性和全面性。面对这种问题, 高校就需要对外聘人员档案体系建设予以全面统筹, 可以依据学生发展情况, 运用现代化的手段开展档案工作, 这样才能真正的展现出高职院校的人员档案管理工作的综合实力。
总而言之, 高职院校外聘人员档案的管理要有针对性和系统性, 需要学校的统筹安排, 而且要做到科学、合理, 按照外聘人员所处的不同状态, 有意识的进行创新和改革。
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在知识经济的兴起，教育事业不断发展的背景之下，学校在高职教育方面担任着人才培养的责任。在高职院校的档案管理中，人事档案管理是高职院校档案管理中一个重要的组成部分，是管理其他档案的基础，起到了先导性作用。为此，如何在人才激烈竞争环境中，充分利用计算机网络技术，加大对高校人事制度的改革与发展，进一步的强化高职院校的档案管理效率和质量，不但是今后高校中人事档案的管理的重要发展趋势，也是国家发展信息化建设的发展需要，具有极其重要现实意义。以下是对当前我国职院校人事档案管理存在的问题和改善措施进行详细阐述。
一、高职院校人事档案管理现状以及存在的问题
1.管理人员对人事档案重视程度不够。
人事档案是通过对个人信息的收集、审查、整理、装订、借阅多种用处为一体的档案管理工作，但在高职院校的中人事档案管理受重视程度普遍偏低，忽视了档案管理的技术性以及专业性，管理层认为人事档案管理是人人都可以胜任的工作，并未安排专业性人才管理，这就导致了所安排的管理人员仅仅将档案进行了保管。同时信息化的档案整理手段并未普及到人事档案管理中，档案管理工作基本是由手工完成，在此种情况下，对人事档案的管理是有不利影响的。
2.人事档案管理不规范，档案内容不完整。
随着人事制度的改革，高职院校为了生存与发展开始引进一些高职称和高学历的人才，但是这类型人才中大部分档案的材料都有所漏缺，如缺少学历学位材料、年度考核材料、专业职称材料或者工资变动材料缺乏等，部分单位因为人事调动过于频繁，对资料没有进行有效地整理，这就造成了人事档案残缺漏损的情况十分的严重。而以往高职院校中传统人事档案管理的收集是属于被动状态的，即人事相关部门把所聘用人才的人事档案通过邮寄方式送到学院的档案管理部们，在这个环节中如果有移送不到位或者执行不严格的情况，就会导致档案的内容不完整，严重影响了高职院校人事档案的完整性。
3.人事档案管理与人事管理存在脱节现象。
在高职院校中，对人才的管理是人事档案管理的前提也是基础，因此人才管理和人事管理两个方面是有紧密联系的。但在经济高速发展社会中，人才的流动比较频繁，未经原单位同意就擅离职守的事例越来越多，为了追求更好的待遇在原单位培训完后去另外单位工作的事例也不在少数。这些跳槽的人员没有档案资料也没有组织关系，档案的转让过程十分复杂与繁琐，很多人为了省事在新的单位建立新的档案，这就造成了档案管理的混乱。在高职院校的人事档案管理中这类情况不在少数，人才管理和与人事档案管理脱节，人才无法受到档案的约束，人事档案也不能给师生提供较好的服务，档案管理无法发挥其价值。
4.管理问题日渐累积，未及时得到反馈和相应整改。
在很多高职院校的档案管理当中，由于缺乏相应的问题反馈机制，很多管理的弊端与漏洞在发生的时候，没有得到及时的反馈，相关工作人员也并未成立小组对这些问题作出及时讨论和整改，长久以往，管理问题日积月累，漏洞百出，大大的降低了管理的工作效率和最终质量。
二、新形势下高职院校人事档案管理发展的措施
1.完善档案资料整理，改进管理工作。
在新形势下开展人事档案管理工作时需要规范人事档案的管理制度，将档案管理实施标准化，这就要求管理人员对人事档案实行简化、协调、统一等相关的有序化管理，以此提高档案管理的效益，对于档案的.收集、整理、归档和借阅制定相关的工作规则，务必保证档案材料的齐全与真实。在管理中要注意对档案的收集与整理，增强管理人员的岗位意识，对于所有的人事档案资料都要同等的重视，及时改进高校对全体教职员工人事档案的管理与服务工作。
2.提高档案管理者管理水平和素质以及工作素养。
随着新形势下档案管理工作的变革，迫切的需要提高理者管理水平和素质以及工作素养，要求他们与时俱进，学会改革创新，进一步提高对管理的全面认识，意识到正确的管理方法可有效提高管理质量和效率的重要性。在实际管理过程当中，除了要掌握基本的专业理论知识，具备较强的档案管理与整理能力，还应该要对电子计算机技术有一定的掌握，对国家政策有一定的认识。在做好本职的整理、归档、收集、鉴别工作后，还需要对各部门的档案收集工作进行监督和补救，这是高职院校档案真实性、完整性和系统性的需要。并且随着社会的发展，人事档案管理的进步，档案管理人员要及时更新知识技能来适应发展的需求。因此改善档案管理工作人员的工作素质也是档案管理的重要部分。高职院校应对档案管理人员进行定期和分批的人事档案管理培训以及再教育，拓宽管理人员的知识面，增强管理的能力，来适应高校人事档案管理工作的需要。高校人事档案管理人员需要从根本上认识到档案管理工作的重要性，在实际的人事档案管理工作中实事求是、工作细致，对每一位档案所记录的人才负责。
3.通过信息化手段来收集与管理档案。
随着信息化技术在高职院校的普及，传统的纸质档案逐渐被电子档案所替代。通过计算机技术对档案进行收集与整理的方式更符合高校的发展。在对档案收集时采用信息化手段能够提升工作的效率和减少失误率。并且各个部门通过信息化手段，可以在局域网内公布非保密的档案信息，大大的提高了档案资源的利用率，提升了档案管理的工作效率。采用现代化信息技术开展档案管理工作，全面实现高校人事档案管理数字化。这既是信息化社会的要求也是发展的需要。数字化所代表的是缜密、精细与高效。通过计算机网络技术将数字化手段运用在高校的人事档案管理中，能够提高建设和完善人事档案数据库的效率，从而达到提高教育管理水平和效率的目的。高质量的数字化人事档案建设，可以为学院高水平的教学、科研和管理等提供强有力的支撑。
4.健全与完善档案管理收集制度。
在校内通过健全与完善档案管理制度，能够有效的避免人事档案文件遗漏与丢失情况的发生。如建立移交制度、检查制度、监督制度以及归档制度等。每当学校出现档案管理人员调动情况则极易使档案处于一个被动的情况。这时就需要合理、有效地档案管理制度来引导完成档案的移交工作。因此做好高职院校档案管理工作的基本就是要通过制度的形式来强化工作人员的档案管理意识，只有管理人员以及学校领导提升了对学校人事档案的重视程度，才能有效地开展高校的人事档案管理工作。
5.建立问题反馈机制，及时处理存在管理问题。
高职院校管理工作中，人事档案管理工作相对其他一切管理工作而言，是重要的基础工作。当前形势下，信息化是高职院校发展中必须要面对的问题。当今社会是一个信息化的社会，几乎在所有领域，信息化已成为现代及今后发展的潮流，为顺应时代要求，人事档案工作进行信息化管理势在必行。建立网络化管理体系和人事档案数据库系统，培养专业的高素质信息化档案管理人才队伍是进行人事档案管理信息化的关键所在。
[关键词]高职院校;信息化;人事档案
一高职院校人事档案信息化管理现状 (以江苏省高职院校为例)
为了解高职院校人事档案管理工作的现状, 本文对高职院校人事档案工作中的计算机硬件设备配备、电脑网络连接情况、软件采用、档案人员应用计算机的技能情况等信息化管理所必备的基本情况进行了调查。
以上数据表明, 在江苏省高职院校的人事档案管理工作中, 100%的院校配备了计算机设备, 说明江苏高职院校的人事档案管理工作已为信息化管理准备了最基础的硬件, 计算机管理人事档案的这种形式也已经为管理者接受, 这些为人事档案的信息化管理打下了基础。
在江苏高职院校人事档案管理方式中, 数据显示以人工管理为主的占92.3%, 单纯人工管理的占7.7%;能连接校园网的占32.4%, 连接互联网络的占15.2%, 无法上网的占45.6%, 高校人事档案的管理方式主要还是手工完成。虽然人事档案管理部门已经配置了电脑, 但在调查中我们得知少部分学校是为应付上级部门的检查而准备的, 在平时的工作中这些电脑被置于一边, 一部分在平时工作中使用电脑的单位, 由于相关的人事档案管理的软件还没有安装, 网络没有接入, 计算机在平时的工作中仅起着最简单的基础信息录入和打印输出的作用。人事档案管理者对计算机的熟练情况数据显示:在近30 所高校的采访统计中, 人事档案管理人员熟悉计算机的占22.6%, 基本不熟悉的占15.7%, 会应用办公软件的占61.7%, 调查中得知还有一部分管理人员正在学习人事档案软件的使用。由此推断, 将近一半的人事档案管理人员只能进行最基本的计算机应用, 计算机专业软件的利用能力很薄弱。因此, 计算机为人事档案的管理提供了方便快捷, 在平时的工作中还没有体现。
二高职院校人事档案信息化管理存在的问题
1.参与者和管理者重视不够
在信息时代, 人们已经充分认识到信息技术的重要性。但在实际工作中, 大家仍然被各种传统观念束缚着。高职院校中大部分人事档案的管理者和工作者的观念是重视保管忽视利用。大家普遍认为只要及时接收, 完整保管, 提供依据就可以, 几乎没有人主动考虑怎样依托计算机来提高人事档案的使用效率, 从而实现人事档案的信息化管理。
2.学校人事档案管理模式落后
传统的封闭式管理目前仍然是高职院校人事档案主要的管理模式:人事档案一般只提供给领导或人事部门使用, 不对外开放。人事档案专业软件在实际工作中的使用还没有实现全面系统, 档案管理人员中有相当一部分人员只是兼职管理档案。在平时工作中人事档案的材料, 管档人员只是在被动地收集。通常是人事部门、组织部门提供什么材料, 管档人员就收集整理这部分材料。这种管理档案的模式在2000 年以前发挥着不可或缺的作用, 但在网络化高度发展的今天, 这种管理模式的利用显得比较低效。当前, 虽然高职院校人事档案室几乎都配备了计算机、扫描仪等现代化设备, 但这些设备只承担着办公文字录入、人员档案信息输入的作用。设备的开发利用仍处于简单利用阶段, 缺乏对人事档案信息的综合使用, 这是当前高校人事档案信息化管理中的一个突出问题。
3.人事档案管理人员素质有待提高
当前, 许多高职院校的人事档案部门几乎都缺乏档案专业专门人才。许多高职院校的分管领导本身对人事档案的信息化管理没有重视和缺乏理解, 致使人事档案在岗人员素质较低或者不专业。目前在人事档案管理这个岗位上的从业人员, 大都是组织人事部门的相关人员或者是部分完不成工作量的教师来兼职。对于人事档案的从业者来说, 缺乏专门的业务培训。学校层面注重对教师的培养和学习, 但是对人事档案的从业人员缺乏培养的意识。人事档案的从业人员很少能够走出去学习先进单位的管理理念和实际操作。
三实现高职院校人事档案信息化管理的途径
1.在思想上充分认识人事档案管理信息化建设的重要性
近十年, 人事制度改革在高职院校广泛推进, 改革后的高职院校人事档案材料的来源范围更加宽泛, 人事档案的价值也进一步得到重视。在人事档案管理工作中我们要进一步认识高校人事档案的价值和作用, 同时也需要充分认识高职院校的人事档案管理信息化建设的重要性和必要性。人事档案管理信息化建设的好坏是高校现代化管理水平高低的重要衡量标准之一。高校人事档案管理工作需要克服平庸安逸、不求进取的消极思想, 在管理中要强化创新意识, 树立档案信息的服务理念, 形成信息档案服务育人的管理模式, 真正为高职院校的各项事业发展起到提供信息、服务的作用。
2.加大各项投入, 加强现代化技术的应用以促进信息化建设
在高速发展的信息化社会中, 人们越来越不满足于人事档案传统封闭的管理模式。为更好地解决这一矛盾, 我们需要在人事档案的实际应用中, 加强计算机等现代化设备和手段的利用。因此, 学校领导要高度重视人事档案的信息化管理, 对人事档案的管理加大资金和人员投入, 从而使人事档案的信息化建设水平得到提高, 最终为高校人事档案实现信息化管理提供技术支持和保障。另外, 针对使用者的需求, 人事档案管理者要充分利用人事档案管理系统, 提高服务水平, 进一步强化网络化建设, 从而能够更方便和快捷地为广大使用者提供信息服务。
3.高校人事档案信息化管理的实现, 关键在于人的管理
首先需要具备人事档案先进的、现代化的管理理念的人。管理人员需要具备较高的专业技术, 不能只会一般的计算机操作。随着社会信息化的不断发展, 高职院校人事档案使用者对管理者在档案的实际使用和管理中提出了更高的要求。传统封闭的管理模式已经不能满足使用者的实际需求, 而人事档案信息化管理则能够解决这一矛盾。实现档案信息化管理的首要条件是加强档案管理人员的专业教育培训。培养一支适应人事档案管理信息化建设的人事档案队伍, 可以通过经常举办人事档案知识技能培训, 从而不断提高档案人员的专业素养。档案人员既是档案信息的管理者, 同时又是档案信息利用的咨询者。学校领导的重视对高职院校人事档案管理队伍的建设有着至关重要的作用。结合实际需要制订详细的人事档案人员专业技能培养计划, 把人事档案管理信息化建设纳入学校发展的重要议事日程, 使人事档案信息化管理得到长足的发展。
四结束语
随着人类社会信息化时代的到来, 高职院校的人事档案管理信息化是未来的人事档案管理发展趋势, 也是时代发展的必然要求。因此, 高职院校人事档案信息化建设需要不断创新, 在实际工作中因校制宜, 与高职院校信息化建设同步发展, 为高职院校的发展提供保障。
参考文献
[1]王小平.关于高校人事档案信息化建设问题的探讨[J].中国科技创新导刊, 2007 (18)
[2]魏陆云.浅议高校人事档案的信息化建设[J].大众科技, 2006 (5)
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