公司人事档案管理规定

公司人事档案管理规定（共8篇）

公司人事档案管理规定 篇1

第一条 为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。

第二条 中层以上管理人员档案由总裁办公室负责管理，派专人负责；其余员工的档案均由办公室档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。总裁办公室和办公室的档案管理人员的档案实行交叉管理。

第三条 员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。

第四条 人事档案管理员的职责

（一）、保管员工档案；

（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；

（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；

（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；

（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；

（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；

（七）、定期向档案室等部门移交档案；

（八）、办理其它有关事项。

第五条 人事档案的内容及分类归档

（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；

（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

（四）、政治历史审查及甄别复查材料；

（五）、员工参入党、团材料；

（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；

（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；

（八）、处分、取消处分的材料；

（九）、任免、工资、职称等材料；

（十）、学历和评定的技能等材料；

（十一）定期考核成绩

（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。

第六条 人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。

第七条 人事档案的收集、保管和销毁

一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。

二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材 料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。

三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。

六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。

七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。

八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第八条 人事档案的利用和传递

一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由办公室负责人批准后方可查阅。

三、公司级领导、党委办公室、办公室可不经审批查阅员工档案。

四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。

五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。

六、任何人未经批准，不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。

八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。

九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。

十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。

十一、对转出的档案，必须按统一规定的“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。

第九条 新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接

收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。

第十条 本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

公司人事档案管理规定 篇2

人事档案管理包括收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用人事档案等活动, 记录了个人经历、社会关系、业务能力、奖励处罚等内容, 已经成为企业人力资源管理部门选聘、培养、使用员工的重要手段。在人力资源管理过程中, 人事档案为人力资源的开发利用创造条件, 提供相关的人事数据和信息, 企业人事档案承担着作为选拔和管理人才主要依据的重任。

企业人事档案是有关企业员工个人经历、学历、政治思想、业务能力、工作状况等情况的文件材料, 是企业历史、全面地考察员工和发现人才、使用人才、管理人才的重要依据, 在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用。随着市场经济的逐步发展, 现有的企业人事档案管理制度与模式已经不能适应企业新时期发展需求。加强企业人事档案管理工作, 优化企业人力资源合理配置, 已经成为企业亟待解决的问题。

2 F公司人事档案管理存在的主要问题

2.1 领导人事档案管理意识淡薄

F公司对人事档案管理工作不够重视, 企业在建立初期, 没有设置专门的档案管理部门, 没有配备专业的人员管理, 随着企业的发展, 人事档案信息系统的引入, 档案信息数据库中的数据是按照职工自己填写的内容录入, 只是作为一种基本信息, 为考勤系统和薪酬系统而服务, 这时, 纸质档案基本上已没有什么用处, 就被人事部门随意的放在柜子里, 而那些不在职员工的资料塞到箱子里, 放在医务室的床下。只有偶尔因为特殊情况需要原始资料时, 才会浪费较多的人力来寻找。企业领导并没有意识到档案管理硬件设施需要加强, 管理制度需要改进, 继续以追求最大利润为价值取向, 把主要精力和资金投放在生产经营和产品销售上, 忽略了企业人事档案管理对企业经济发展有着重要作用的认识。当然, 档案工作效益发挥的隐蔽性、滞后性和间接性也是导致企业领导档案意识薄弱的原因之一。由于企业领导人事档案管理意识淡薄, 使得整个企业都没有对人事档案管理给予重视, 以至于引起更多的问题。

2.2 人事档案内容质量不高

人事档案是人的“说明书”, 应能全面、详细地反映一个人各方面的情况, 做到“阅卷如见人”或“档若其人”。而现实情况是, F企业的人事档案内容陈旧单一, 信息量不足, 缺乏个性, 利用价值不高。材料空洞, 只是单纯的反应一个人的经历、学历、政治面貌等一般情况, 并没有太多的或者几乎没有反应个人道德品质、业务能力、技术专长等, 无法全面、公正的评价和反应一个人的情况。通过调查, F公司大多数人的资料卡上, 可以发现在兴趣特长那一栏, 填写“看书”的占大多数, 而在个性特征那一栏, 大家都笼统的填写内向或者外向, 只有少数人具体描述了自己;工作经历只是概括的填一下, 部分人填写的无工作经历。为什么出现这一现象, 从人事部门管理人员那里了解到, 因为大家都没有对人事档案引起重视, 填写资料只是走一个过场, 新进员工甚至是负责搜集资料的工作人员都是怕麻烦, 认为只要重要信息不出错, 其它的都无所谓。另外, 没有注意及时补充新材料, 所保管的档案多为反应过去的情况, 在工作中取得的成绩并未补充进去。人事档案内容质量不高的另一个表现就是内容失真, 学历、年龄、工作经历等, 由于审查鉴定不严, 都会出现虚假现象。这一问题严重影响了人事档案的真实性和严肃性, 对以后的工作造成影响。

2.3 人事档案管理人员素质和管理能力偏低

人事档案管理人员的素质对档案的收集和管理起着关键性的作用。人事档案管理是一项繁杂琐碎且连续性的工作, 如果管理人员没有一定的收集整理意识, 就不能保证档案管理的质量。F公司并没有专门的人事档案管理人员, 只是由人事部门来管理人事档案, 这本来有利于人事档案的收集, 因为许多人事资料都要经过人事部门, 但由于管理人员没有经过系统的培训, 本来收集意识就淡薄, 再加上领导也不重视, 导致许多文件经过人事部门以后又回归原来的部门。电子档案的出现, 相对于传统档案管理而言对管理人员的素质要求大大提高, 电子档案管理的特殊性和困难性给档案管理人员的素质提出了新的要求, 企业需要既懂档案管理又懂微机管理的复合型人才, 而F公司人事部门的管理人员文化素质不高, 不懂的现代化信息处理技术, 影响了企业档案管理工作的效果。

2.4 当前的人事档案管理体制满足不了企业的需求

档案工作的主要内容是“收、管、用”, 但最终目的是“用”。收集文件材料是一项重要的基础工作, 可以说是档案工作的源泉:只有收集到齐全完整的文字材料, 才可能有丰富的档案内容, 也才能充分发挥档案工作的服务作用。F企业建厂发展到今天, 也有些规模, 可人事档案还只是每个职工的个人综合资料, 内容只是一些个人基本情况, 根本不能反映每个职工的历史面貌和发展情况。应该归档却收集不上来的材料, 例如奖惩通知单、人事异动单等等, 领导手中有、业务部门手中有、做具体工作的个人手中也有, 每个部门都保存着一部分文件;而且档案管理人员认为自己的工作只是管理这些档案, 认为只要不丢失就可以了, 整理的不科学, 查询繁琐, 不能让利用者方便、顺利地获得所需的档案信息, 使档案的价值得不到体现。这些不健全的档案管理制度, 严重影响了档案工作服务作用的发挥, 自然使档案工作的地位不能提升到相应的位置。随着企业的发展, 建设档案数据库, 收集、贮存、积累大量的有价值数据是非常必要的, 并且原始资料也应妥善、合理的保管。人事档案工作要适应企业信息化和企业发展的需要, 实现企业档案工作信息化, 使档案工作更好地为企业生产、经营、管理服务, 满足企业发展的需要。

3 F公司档案管理的改革措施

3.1 提高领导档案管理意识, 加强人事档案管理的财政投入

人事档案管理由人事部门兼管, 并且没有专门的档案存放空间, 人事档案管理部门要改变这种现象就必须先从领导的思想上着手, 给领导贯彻档案管理的重要性, 让领导认识到企业在发展的进程中更要注重员工的质, 提高企业效益, 不仅是员工越多越好, 个人产量提不上, 再多的员工, 只是提高企业成本而已, 合理、完善的档案管理对人才资源的管理和利用有着重要作用。积极争取领导的支持, 配置专门的档案管理人员, 加大对档案基础设施的资金投入, 改善人事档案管理条件和设施。比如建立坚固的防火和防潮的专用档案库, 配置铁质的档案柜;设置空调、去湿和灭火等设备;设立独立的档案库房、阅档室和档案人员办公室等。

3.2 增加人事档案收集内容, 提高人事档案质量

由于F公司人事档案内容单一, 个性不足, 针对这一问题, 可以从收集源头解决, 在收集内容方面, 增加突出人员个性、以前工作时取得的重大成就等这方面的内容。当然, 这也不排除员工填写时为了省时省力, 而不重视这些, 这就要求收集人员做好宣导, 强调人事档案的重要性, 突出个性对以后工作的帮助, 让员工看到希望才会认真填写。另外, 做人事档案工作必须讲究实事求是, 来不得半点虚假和含糊其词, 因此要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确, 不能前后矛盾, 模棱两可。这就要求人事档案的工作人员在平时的工作中必须严把关, 避免失真档案信息入档。首先是在职工入职时填写的个人资料, 这记录着员工的基本信息, 由于是个人填写, 所以在搜集时, 要对年龄、学历等重点核对, 必须见其身份证与毕业证;另外要查看填写是否完整, 内容是否符合要求, 书写是否工整, 这些都要逐一亲自审查, 发现问题要及时更正, 准确无误后方能签字盖章, 要把好基础材料的审查关, 这是确保形成材料内容完整、真实的关键。其次, 在工作中形成的各种人事档案, 要及时归档, 保证搜集的文件材料准确的反应每位员工的政治思想、思想品德、业务能力、工作表现、工作实绩等方面的情况。只有严格按照企业管理体制执行, 才能使材料“取之有据、舍之有理”, 使档案内容的质量有可靠保证。

3.3 加强人员队伍建设, 加大培训力度

档案工作人员是人事档案工作的主体, 提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。目前F公司并没有专门的档案管理人员, 可以把人事部门管理档案的人员异动为专门的档案管理人员, 另外可以招收档案管理专业的人员来加强人员队伍的建设。由于企业的逐步发展, 企业信息化建设进程的加快, 对人员的素质提出了更高的要求, 人事档案管理人员需要在原有技能的基础上, 还要有较强的计算机应用能力, 网络操作能力和信息处理能力等等, 因此要有计划的对档案管理人员进行培训, 因为F公司没有对人事档案管理人员进行过任何系统的培训, 所以要先由基础的技能开始, 渐渐地结合计算机操作、多媒体、网络运用, 加快学习掌握这些知识运用的步伐, 提高档案管理人员的操作和使用现代化工具的水平, 不断提高科学技术文化水平, 不断转变原有的简单落后的管理技能的观念, 树立拥有现代科技知识的快捷、优质、高效综合服务档案管理观念。此外, 档案管理人员还要通过不断加强职业道德修养, 来增强自己的使命感和责任感, 通过责任心的加强, 提高档案管理的服务质量和服务水平。这样才能适应企业档案工作发展的需要, 否则档案工作也难有作为。作为企业管理的一项基础性工作, 企业人事档案管理工作必须不断适应环境的变化进行变革, 以满足企业的需求为中心;人事档案工作人员必须积极参与企业的工作并努力去了解并服务于它的需求, 这样才能使企业档案工作不断发展。

3.4 加强人事档案管理制度的改革

目前, F公司并没有制定具体、公开的人事档案管理制度, 这就要求企业领导和档案管理人员要从思想上认识到人事档案的重要性。企业要针对各种情况制定具体制度, 例如增加人事档案管理这个部门或者增加编制, 吸收那些既懂档案专业又懂计算机管理的复合型人才;从搜集源头做出改革制度, 增加突出个性的内容, 强调填写规范, 规定必须归档的资料各部门不得留存原件, 可以视具体情况留存复印件;培训具体计划的制定, 企业要重视对档案管理人员的培训和提高, 以适应人事档案信息化、数字化管理的需要。上述情况只是冰山一角, 具体实施时还有很多问题需要注意到, 企业人事档案管理制度已经越来越不适应企业发展的需求, 原有的企业人事档案管理观念和模式受到了挑战, 没有现代化的档案管理手段势必无法满足企业对档案的日益增大的需求, 对企业人事档案管理制度的变革迫在眉睫

参考文献

[1]陈光耀.企业工程档案管理中存在的问题与解决办法[J].上海档案, 2011, (07) .

[2]赵秀艳, 王祝波.企业人事档案管理与人力资源发展促进研究[J].经营管理者, 2011, (02) .

公司人事档案管理规定 篇3

【关键词】人事管理；人事档案管理；社会公共信息

人事档案管理与人事管理两者属于相辅相成的关系，其中一个发生改变，另一个也要随之发生改变。人事档案管理属于人事管理的一部分，要做好人事档案改革工作就需要从理念与管理方式等方面入手，只有这样才能做好改革工作。因此，有必要深入研究人事管理改革与人事档案管理改革。

一、以往人事管理下的人事档案管理

（一）以往人事管理职能

以往的人事管理职能通常可以从以下三方面加以概括：首先，从部门角度讲，主要传达决策者制定好的目标，同时检查应聘者自身情况与所应聘职位是否相符，需要与应聘者与部门负责人相沟通，这样一来就导致科学性缺失；其次，尽管有时让员工接受组织纪律等方面的培训，但却很少能够达到预期效果；最后，在管理评价中不具有科学性，只是一味地找毛病。在工资与社保管理上只计算其中的一部分。以往的人事档案中，将工作作为中心内容，所做工作一直围绕档案管理、工资调配、人员分配上，这些条框方式难以激发人的创新能力。

（二）以往人事档案管理性质

以往人事档案管理具有封闭性质，能够阅读档案工作的人员十分有限，仅局限于领导级别，外人幾乎看不到档案。这样的管理方式具有有利存在，也有不利存在，对于有利因素来说主要体现方便管理人员收集与管理，便于领导人员使用，保护人事档案不外泄。不利因素也体现在扩大了人事档案功能，影响到了档案使用，使人事档案成为约束人的工具，使人难以发挥自身作用。

二、人事管理改革主要内容

（一）将市场竞争机制应用到人才资源配置中

首先，转变以权力为中心的形式，将市场规则作为中心，因此政府部门应适当地拓宽人力资源开发与竞争途径，使政府成为制定规则人员，强化规则和透明性。同时，政府部门要成为规则的监管者与维护者，对于人力资源流动中所发生的违规行为一定要做好制裁工作，注重个人合法权益的保护工作；其次，重视现有机制改革，充分发挥市场竞争机制，为人才创设良好的流动环境，确保人才市场具有机制灵活性与功能完备性。

（二）构建完善的人才评价机制

对于人才评价应注重科学合理性，使人才树立起良好的人生目标，促进人才资源结构优化，设立良好的科学规范机制，保证人才在竞争上具有公正、公平、公开性。

（三）强化公务人员培训

要提升公务人员素质应通过教育培训实现这一目标，真正构建服务型政府。通常情况下，政府服务质量的高低与公务人员综合素质有直接关系，因此政府部门一定要做好公务人员培训工作，使公务人员认识到自身所承担的责任，全心全意地投入到为人民服务中。

（四）确立问责机制

人事管理所针对的对象是人民大众，这就需要在工作中始终将人民需求放在第一位，工作人员应真正为人们办事，平等看待每一名来访人员，对于在工作中出现的问题，要实行谁犯错谁负责，确立问责机制，减少问题发生互相推诿情况出现。

（五）重视人才保障机制的完善

构建人才权益保障机制一定要做好法制严明、完备法制，发挥其应用作用，真正保护人才合法权益，尤其是知识产权的保护应作为重点，防止他人创新成果被窃取情况发生。

三、人事档案管理改革方式

（一）更新人事档案管理观念

人事档案被创建出来的主要目的是被人们使用，这就需要做好人事档案资源开发工作，通过人事档案可以了解到一个人的成长经历，不仅可以为本单位人事部门服务，还可以为其他相关人事部门服务。首先，应认识到国家对创新人才的重视，提高人事档案利用率；其次，将科学发展观作为人事档案管理核心观念，通过利用人事档案为人们创设良好的生活环境；再次，认识到人事档案服务对象为人们，通过人事档案带动人才进步；最后，从现代人力资源管理现状入手，转变工作理念，强化人事档案管理。

（二）重视人事档案管理机制改革

在人事档案管理机制改革中，应注重分段改革，充分发挥人事档案作用，将现代信息技术应用其中，强化载体管理与信息管理。同时用人单位在做好人事档案实体保护时，也要通过数字化做好数据库处理工作，以便供单位使用。流动的人事档案，应交由人才交流中心管理，保证人才信息的真实有效。

（三）构建完善的人事档案管理机制

要做好人事档案管理工作，应通过权限制完成人事档案管理，使具有权限的人都可以应用个人档案，无论对方是本单位人员还是流动人员，这样也可以展现出对人的尊重。

（四）转变人事档案管理方式

以往的人事档案管理以纸质档案为主，现阶段已经进入信息时代，人事档案管理也要注重数字化的实现，将信息技术与网络技术应用其中，通过密匙等调取档案信息，既可以保证档案信息安全，还减少了对信息使用者在空间与时间上的限制。

（五）强化人事档案利用方式

首先，转变人事档案内容，对于档案从收集开始就做好管理工作，严禁将虚假信息融入到档案中；其次，提升人事档案社会效能，将以往的控制管理转化为服务管理，充分发挥人事档案的作用；再次，为强化利用效率，应适当拓宽编研范畴，逐步完善档案信息内容；最后，做好人事档案的动态管理工作，完备人事档案数据系统。

四、结论

通过以上研究得知，人事管理与人事档案管理两者之间联系密切，两者的改革要同时进行，因此本文从实际情况出发提出了一些改革措施，希望能为相关人士带来参考，做好人事档案管理改革与人事管理改革工作。

参考文献

[1]吴正朋.流动人员人事档案管理与改革研究[D].安徽大学，2013.

[2]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（6）.

[3]张帆.试析人事管理改革与人事档案管理改革[A].华章（2014）[C].2014.

[4]何丽桃.人事档案管理改革初探[J].沿海企业与科技，2010，（5）.

公司人事档案规范及措施[定稿] 篇4

（1）制定制度

公司有相对较为完善的人事档案管理制度，对目的意义、职责、定义、管理流程、处罚等均做了较为具体而详细的规定。

（2）专人管理

HR部门派专人进行人事档案的管理，并及时更新，对违反管理制度的给予提醒、警告甚至处罚，适当时对制度进行修改和完善。

（3）具体措施

由于保密要求，在此不方便将公司人事档案管理制度公诸于众，仅举例如下：保管人事档案的柜子只能由专人保管，任何人借阅员工人事档案，均需层层审批，且只能在专人监看下查阅，不能拍照、抄写、复印等，更不能带出档案室，否则按严重违反公司管理制度处理。

（4）制度的制定要合法

人事档案管理规定 篇5

第一章 基本原则

第一条 为了规范干部人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部人事档案有关规定，特制定本办法。

第二条 人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处集中统一管理。

第四条 在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 体制、任务和人事档案干部

第五条 人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条 人力资源处人事档案管理工作的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条 人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 人事档案材料的收集范围与归档要求

第八条 为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人力资源处根据中共中央组织部《干部档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）有关要求，经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

第九条 公司各级党委（总支）、各二层机构、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委 建筑工程有限责任公司

（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人力资源处归档。

第十条 收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条 不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条 人事档案材料，使用16开型或国际标准A4型规格的公文用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 人事档案的管理和利用

第十三条 人力资源处对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡人员档案、专业技术人员技术档案进行分类、编号、排架。

第十四条 对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条 根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条 档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条 严禁任何人私自保管他人档案，不准以任何借口涂改、伪造档案材料，不准将虚假材料和不符归档要求的材料归入档案，不准私自、指使他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第十八条 做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条 凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人力资源处办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“广西建工集团第三建筑工程有限责任公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条 对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。借阅单位主管必须先填《人事档案借阅单》，并经人力资源处处长签核，始得借阅，借阅单位持签核的借阅单办理人事档案 — 2 — 的借阅登记手续。借阅单位应按期归还所借阅之档案，逾期未还者，人力资源处得以进行跟催。借阅单位在归还档案时，档案管理人员应依照借阅的内容逐条核对，并检查档案资料的完整性，经确认后在备注栏内注明归还日期。

第五章 档案的转递

第二十一条 人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条 如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人调动材料或技术档案转入人力资源处，按分类目录装订，由人事档案管理员统一转递。

第二十三条 为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案管理员，由人事档案管理及时归档。

第二十四条 公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人力资源处保管，并设立专门的档案柜存放，依离开时间的先后排序存放。

第二十五条 公司各单位、部门应积极配合公司人力资源处做好员工档案的转递工作，招录学生或新员工的人事档案要及时办理人事档案的转递工作，以使档案能正确投递。

附：人事档案材料收集归档范围

1.履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。

2.自传材料：自传和属于自传性质的材料。

3.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

4.考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

5.审计材料：经济责任审计结果报告。

6.学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明； — 3 —

选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

7.培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

8.职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。

9.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

10.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

11.政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

12.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

13.党、团组织建设工作中形成的材料。

（1）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。

（2）中国共产主义青年团入团志愿书。

（3）加入或退出民主党派的材料。

14.表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

15.涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

16.招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

17.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。

18.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

19.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

20.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

21.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

22.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

23.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

24.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

如何管理人事档案 篇6

6月21-24日，本人参加了“广州市人事档案管理业务”培训。4天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了人事档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。下面我谈谈自己的认识、收获和体会。

一、充分认识档案工作的重要意义

档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。按照胡锦涛同志指出：“档案事业是一项崇高的事业，是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。”我们必须不断深化对做好档案工作重要意义的认识，进一步增强责任感和紧迫感。

二、提高档案的专业知识和业务能力

通过培训学习我意识到，档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强业务能力和工作技能。因此，提高档案专业知识和业务能力是档案管理工作的关键。

1、要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不

仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。

2、对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。

3、要勤总结，勤改进，不断创新。

三、对今后档案管理工作的一些想法

档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术和经营等活动的真实记录，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面都发挥出重要作用。因此，在今后档案管理工作中我会从以下方面努力：

1、认真做好资料的收集、整理、管理工作。

2、及时、主动收集存档的资料。

3、按时归档、定期整理并经常检查，反复过滤。

4、整理有序，科学管理，分柜存放，方便查找。

以上，是我在参加了此次人事档案管理培训班后对档案工作的认识、收获和体会。

公司人事档案管理规定 篇7

然而以计划经济为主体发展起来的人事档案管理制度与现实需求越发不协调, 步入知识时代, 对人才的追求越发强烈, 而传统的人事档案管理制度严重束缚着人才的正常流动。在这种情况下, 传统的人事档案管理制度与现实人才需求格格不入, 因此适应现代化需求的人事制度改革已在政府部门以及各企事业单位不断得到展开。然而人事制度改革必然会对人事档案管理产生影响, 其中机遇与挑战并存。

一、计划经济体制下人事档案管理制度的特点

(一) 作为员工身份证的人事档案, 关乎着员工的切身利益

在计划经济时代, 企事业单位为了人力资源管理的需求, 从而诞生了人事档案制度。根据身份的不同人事档案又分为工人档案和干部档案。而对于城镇无业人员和农村居民, 往往由于其没有工作终其一生都不会有人事档案的。在过去, 每个人的社会身份是由人事档案所决定的, 对个人的晋升、调动工作、招工、公费医疗、加薪、福利待遇以及退休等都是由人事档案所记录的内容所决定的, 甚至对于子女的工作等一系列待遇都是由人事档案所决定的, 因此人事档案是员工的“身份证”, 关乎着其自身的切身利益 (1) 。

(二) 人事档案是控制员工的有力工具, 使得员工不得不依附于单位

虽然人事档案是个人过去经历的历史记录, 但是人事档案却是由单位来保管。在此种情况下, 除一些特殊情况, 只有单位才能调用个人的人事档案, 而对于档案本人和其他单位来说是无权调用人事档案的。由于我国实行的是“人档合一, 人走档随”的制度。使得档案随着个人工作、学习地点的不同而随时跟随。如果人事档案无法迁移的话个人就无法离开。由于人事档案对个人极为重要, 是社会身份的象征, 由于人事档案由单位掌控, 个人的选择必须服从于单位的意志, 使得员工无法自由的离开单位, 从而限制了人员的流动, 使得人事管理制度处于僵化状态。

二、人事档案管理制度随时代发展所表现出的新的特征

随着市场经济制度的不断深入和发展, 企事业单位对人事制度改革不断得到深入, 在此种情况下, 计划经济体制下人事档案制度的地位正在逐渐弱化, 其价值正在不断被弱化。

(一) 国有企业员工可以“无档生存”

随着《劳动法》的颁布和实施, 加之国有企业的人事改革, 使得企业破除过去那种终身聘任制度, 企业破产、员工下岗之后, 使得员工对企业是依附不复存在, 从而使得员工不得不为生计而自谋生路, 没有人事档案的存在对于这些下岗工人来说影响已没有过去那般强烈。

(二) 个人可以根据自身意愿“无档择业”

随着市场经济的发展, 对各类人才的需求蓬勃发展, 在此种情况下, 新的用人机制也得以出现, 企业在聘任员工时更加注重其自身素质, 与员工采取合同的形式建立起契约关系, 而不是过去那种附庸的人事档案制度, 而这也促进了社会人才的流动, 对人的束缚相对减少 (2) 。

(三) 人事档案制度自身存在着诸多不足

由于人事档案不经过个人之手, 而是由个人成长轨迹的点点滴滴所组成。同时由于缺乏必要的监督措施, 使得人事档案弄虚作假的事情频繁发生, 经由人情关系各种“水分”材料会被写进人事档案当中, 同时各种空洞评语的出现, 使得人事档案有效信息较低, 同时由于明确人事档案管理机构, 使得存在多头管理现象, 很多部门都在擅自管理着人事档案, 而有些机构不惜出卖个人人事档案来谋取利益, 此种情况的出现就是由其管理制度缺陷所造成的。

同时现在社会已出现不少“弃档”现象, 而这一现象的出现表明已经有一部分人不在受人事档案的制约, 由于社会的发展, 使得失去人事档案之后仍然可以很好的生活, 此种情况表明, 现行的人事档案管理制度已到了必须改革的时候。

三、人事档案管理制度存在的问题

(一) 人事档案本身信息量较少, 无法反应个人的有效信息

由于历史原因, 人事档案比较注重个人的政治行为, 对其政治历史、组织鉴定、社会关系等内容收集的较为详实, 而对于其现实情况的业绩却缺乏足够的收纳, 对诚信、学术成果、个人业绩等方面资料不够详实, 使得人事档案无法反应一个人的全貌, 部分使用者无法得到有效的信息, 满足不了市场经济制度下对相关领域人才的需求, 造成了人事档案的利用率较低 (3) 。

(二) 制度不健全, 相关法律互相冲突

人事档案制度规定, 任何人不得查阅或是借阅自己或是直系亲属的档案, 而这本身就侵犯了公民的知情权, 违背了宪法公民享有知情权的权利。而现行法律对于封闭式的人事档案管理并没有明确的处理办法, 使得其与现行民主制度相悖, 亟需健全相关制度。

(三) 服务意识较差, 缺乏进取精神

由于涉及的档案工作十分巨大, 各级档案管理水平存在差距, 使得档案管理条件参差不齐, 防盗、防潮、防火等措施不够完善, 使得其管理保存环境存在巨大的隐患, 同时人事档案管理手段较为落后, 步入信息时代, 为了有效提高工作效率, 促进信息交流, 各项工作都开展了信息化管理, 但是人事档案还没有实现统一的标准化信息管理, 使得信息无法共享。同时由于人事档案管理人员专业素质不过关, 加之工作量较大, 本着“看好门、不丢失”的原则, 对于利用者的请求常常以保密为由予以拒绝, 缺乏足够的热情, 往往处于被动的接受档案, 而档案信息的利用效果取决于档案服务人员的态度, 由于其缺乏足够的热情和拓取精神, 使得人事档案管理工作处于消极怠工状况 (4) 。

(四) 传统的人事档案管理制度制约了员工的正常流动

过去诸如事业单位等部门都聚集了大量的高素质、高水平的人才, 而这些人才对于这些单位来说都是非常宝贵的。因为学习、工作兴趣等缘故这些人要进行工作调动时, 由于单位害怕流失人才, 而以人事档案进行“卡脖”, 从而达到限制其流动之目的, 而这种情况的出现, 一方面制约了社会人才的合理流动和优化配置, 同时也不利于这些优质人才的更好发展。

同时由于缺乏科学合理的评价体系, 单位对人才工作进行评定时, 往往依据其人事档案中记录的内容, 而忽视了其真实业绩能力、知识水平、和贡献大小, 使得员工遭受不公平待遇, 而此种模式的出现打消了许多有抱负人才的工作热情, 不利于人才能力的正常发挥。

(五) 处于社会转型期, 造成人员管理制度混乱

随着社会对人才的重视程度, 许多单位都予以优惠政策来吸引人才的加盟。对于一些高层次的人才, 许多原单位不愿意放人, 而采取截留人事档案的办法来限制人才的流动。而这些急于引进优质人才的单位采取三不要政策, 即“不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续”的办法来吸引人才的加盟。造成了许多高端人才的“弃档”现象, 而这也为人才市场的管理留下了隐患。

这些现象的出现, 在一定程度上扰乱了人才市场和滋生了许多欺诈行为, 许多人员在与原单位合同未到期时就擅自终止合同, 一走了之, 而许多工作都没有得到正常的交接, 给原单位的正常工作带来一定的影响, 同时有些人为了获得更好的机会, 不惜以出卖原单位的商业机密来获得机会, 而这些行为的出现都是由于人事档案制度不健全所造成的。

四、人事档案管理的改革措施

针对传统人事档案管理制度存在的种种弊端, 社会各方都在寻求各种办法来对其进行解决。一种理念是建立公开的人事档案社会化公开管理制度, 将个人转变为社会人, 人事档案与户籍制度、人事代理制度协调进行, 由社会机构统一协调管理以便于解决其中存在的各类问题。另一方面则是要从社会外部得到解决, 提出科学合理的人事制度改革, 唯有将这两部分有机的结合起来, 前者形成人事档案管理改革的基础, 后者作为其前进的动力, 形成良性循环的人事管理制度。

(一) 消除人事档案对人制约限制的作用

现行的人事制度普遍实施的是合同契约关系, 传统的以人事档案为束缚的模式已然无法适应时代发展的需求, 因此唯有发挥市场几株对人才的优化配置, 减少过去用人制度的终身聘任制, 打破社会身份阶级观念, 让员工自主择业, 形成一种高效灵活的用人机制。而在2003年颁布的《印发<事业单位试行人员聘用制度有关问题的解释>的通知》的相关规定, 对单位和员工之间的约束力进一步减少, 在互相自愿的情况下, 双方可以解除聘约关系, 人事档案对员工的束缚力进一步降低 (5) 。

(二) 破除过去“身份”分类

传统的人事档案对个人身份有着明确的划分, 个人随着“身份”不同享受着不同的待遇。因此有必要破除这种不公平的分类, 使得人事档案管理适应于岗位的需求。

(三) 完善人事档案信息

随着社会的进步, 社会对人事档案信息的公开的要求越发强烈, 此种情况下, 应根据时代发展的要求, 努力及时收集个人的人事档案信息, 做到真实、准确, 避免信息老化, 以便于完整、真实、有效的反映个人的全貌。

(四) 成立专门的人事档案管理机构

由于现代社会人员流动频发, 传统的由单位来保存人事档案已无法满足现实的需求, 此种情况下, 可以考虑成立专门的人事档案管理机构, 由社会中介机构负责管理人事档案, 同时配置以相应的监督机制, 以便于明确个人人事档案由谁管理这一难题。

五、结语

人事制度改革涉及到众多部门, 是一项纷繁复杂的系统工程, 而首当其冲的则是人事档案管理制度的改革, 虽然过程并不是一帆风顺, 这这毕竟迈出了重要的一步, 其中的弊端也在逐步被修正和完善, 相信假以时日人事制度改革必然能够深入发展, 为社会人才优化配置扫除障碍。

注释

1王英玮, 周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].档案学通讯, 2007, (1) :12-15.

2刘琴.人事档案管理的问题与对策[J].档案学通讯, 2007, (3) :67-70.

3郑美虹.人事档案何时掀起盖头来一试析人事档案的知情权[J].档案学研究, 2005 (5) .

4王淑梅.论档案管理工作内容与模式的转变[J].档案学通讯, 2007, (3) :72-74.

浅谈人事档案管理 篇8

一、人事档案管理存在的问题

随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场经济体制的不断完善和人事制度改革的进一步深入，旧的规章制度条例无法解决新出现的问题，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，企业人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题，已不能适应现代社会发展的需要，亟待人们加以解决。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有：

1.企业人事档案材料内容质量不高

由于上述原因，当前企业许多人的人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少；反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多，定量描述少；或者只讲优点，避免缺点；内容空乏，个人总结和组织意见尽是套话，无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。

2.“弃档”增多

所谓“弃档”就是抛弃了自己的档案，对于有关记载个人信息的档案下落和管理不闻不问。一位“弃档”的先生袒露心迹：“10年前从国企出来，到处瞎折腾，哪有心思管档案的事，想的是弄出点儿名堂再说。后来做生意，只关心赚钱，档案的事早就抛到脑后了，生存第一嘛。如果档案能让我生活更好的话，让我不管我都不愿意。但它无助于生活，我才懒得理它，没有它，我照样活得很轻松。”

3.传统的人事档案管理体制不适应新的形势

表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

4.信息量大结构复杂

人事档案最大的特点是信息量大，信息结构复杂。不能及时或者正确的对每个油田员工做到公平公正。

二、人事档案管理问题形成的原因

1.收集的对象范围太窄

一些企业的人事部门只关注收集单位主要领导人及高层干部的材料，而忽视了广大普通职工的材料收集，造成了领导干部的材料多，普通职工的材料少的现象。事实上，人事档案并不是人物档案或名人档案，其收集的对象范围不应只局限于著名人物和主要领导人，而应是单位的每一个员工。无论员工现任何职，是否出众，都是该单位宝贵的人力资源，有关其个人的材料，都是单位的宝贵财富，人事部门均应根据规定收集齐全。

2.整理不規范

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。

3.企业员工人事档案意识淡薄

有一部分企业员工对于自己的人事档案不够重视或根本不重视，认为人事档案是“身外之物”，可有可无，要用时想到、不用时不要，认为人事档案根本不影响自己的发展，有意无意地就遗弃了档案。目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前，机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进，但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的，这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。

4.员工缺乏耐心和毅力

由于企业大量的员工以及流动性大，缺乏了耐性很容易忽视马虎而输入了错误的信息。

三、企业完善人事档案管理的措施

1.探索区域性人事档案管理中心的管理方法

建设区域性的人事档案管理中心，就是建立保管包括党政机关、企事业单位在内的所有人员的人事档案的人事档案管理中心，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好为现代化建设服务。这里的区域性主要以行政区域为主，可以指一个县、一个市，也可以指一个省的范围。从整体上看，全国性的人事档案管理中心是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的人事档案管理中心。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。在操作上，形成档案的员工或单位可委托人事档案管理中心保管个人或其员工的人事档案，由单位及时补充新材料，按期交纳一定的保管费用，用工单位利用人事档案管理中心的档案成功招聘了人才，也必须向其交纳一定佣金。人事档案管理中心通过保管、提供利用乃至信息开发等众多职能，实现服务人才，促进整个社会人才资源的合理配置。

2.完善企业人事档案内容制度

切实从企业人力资源管理和利用的角度出发，把反映个人业务水平、技术专长、工作业绩、个人信用、职业培训、违法记录等方面的内容纳入人事档案中去，适当采用定量指标考核作为对个人工作业绩和态度的记录，突出个人能力的发展，提高人事档案信息的利用价值。具体可从以下四个方面做起：第一，强调“个性化”与“辨识度”；第二，减少主观内容；第三，摈除冗余内容；第四，扩充新内容。

3.对人事档案工作进行考核评估

结合企业档案工作规范化管理体系，探索市场化的企业人力资源评估体系和人事档案评估体系，是形成公平、公正、公开的人才竞争机制，为企业人力资源的开发带来直接的效益。具体可从以下三个方面做起：第一，主管部门定期考核制度，主管人事档案的各级档案局（馆）、人事组织部门等，有义务对企业人事档案的保管进行监督，可以采用定期考核的办法来执行；第二，中介机构测评制度，从长远发展看，人事档案的测评体系将起到越来越大的作用，人事代理制度的施行与市场化运作的方式会对人事档案的测评体系要求提高；第三，个人监督制度，就是同一内容的档案材料交由档案当事人和人事档案管理部门两方共同审核、鉴定，尤其是组织机构的主观评议部分，对于持有异议的部分进行重点核实，对组织和个人双方负责。

4.建立健全的数据库