学校实验室档案管理制度

学校实验室档案管理制度（精选8篇）

学校实验室档案管理制度 篇1

实验室档案管理工作是对实验室日常管理和实验教学情况资料进行收集、统计、整理、分类、归档、保管、利用的工作，用以反映实验室日常管理及实验教学情况。

一、账目：建立健全的明细账和总账，明细账和总账都要有电子账。

二、实验室建设类：实验室建立时间、地点、面积、柜架数量、桌凳数量等，表格、文字形式都可以，要求长期保存。

三、仪器说明书：各类仪器技术资料及说明书、合格证、电路图、安装图等资料，每一种仪器每一规格选一本，按编号从小到大装订成册，长期保存，以备使用。

四、各类规章制度：中小学实验室管理员岗位职责、中小学仪器室管理制度、中小学学生实验守则、中小学教学仪器借用制度、中小学实验室安全工作制度、中小学危险化学药品管理使用制度、中小学实验室档案管理制度，要求统一尺寸装框悬挂。

五、实验目录计划：收集整理学年或学期演示实验和探究实验的目录、计划、总结。

六、实验进度一览表、演示实验开出率登记表、探究实验开出率登记表、演示实验通知单、探究实验通知单、仪器丢损报告单、仪器设备维修保养记录、仪器借用和归还登记表、短缺仪器购置计划表、教学仪器柜橱卡。

七、学生实验报告:由学生填写、任课教师批阅的学生实验报告单或实验报告册若干份。

八、实验室管理员资质：最高学历证书复印件、教师资格证书复印件、专业培训结业证书，长期保存。

九、工作笔记：实验教学活动的记录、分析和总结。包括实验时间、实验名称、实验班级、实验课听课教师、实验中出现的问题、处理措施及原因分析、教学仪器、药品的完好和损耗情况、对学生实验过程的观察和分析、对学生进行指导和教育的记录以及学生的反馈信息、实验教学的经验和教训、对实验内容改进和完善的意见等内容。要求保存近三年。

十、实验教学档案：反映实验教学人员的业务信息，包括教师和实验员进行各项实验工作情况的记载、实验教学总结、实验教学检查、实验或科研成果、实验教学培训材料、实验教学督导评估方案等。

学校实验室档案管理制度 篇2

无锡市疾病预防控制中心从无锡市卫生防疫站沿革至今, 承担着全市疾病预防与控制、突发公共卫生事件应急处置、疫情报告及健康相关因素信息管理、健康危害因素监测与干预等重要工作, 由于工作职能的延续和发展, 对于各项业务活动所形成资料的收集、整理、归档和利用显得尤为重要。

一、档案的建立

(一) 中心档案

疾控中心业务工作形成的数据资料, 是特定时间、环境、条件下产生的不可复得的记录, 档案管理已从文书档案为主逐渐转化为科学技术档案为主。

1988年1月1日起, 《中华人民共和国档案法》正式实施, 1998年《江苏省档案管理条例》也颁布实施, 但这些法律法规主要适用于档案管理机构, 对基层企事业单位的档案并没有严格的管理要求。

因此, 单位档案资料的收集归档都是按照单位自身的要求进行, 档案管理人员也是以兼职为主, 离规范化的档案管理以及档案的服务性、利用性要求还有较大差距;特别是机构改革、重组、搬迁等重大变化造成了部分档案的流失和混乱, 对资料的利用产生了一定影响。

近几年来, 无锡疾控把档案管理工作纳入综合目标管理内容, 完善档案管理软件和分级管理要求, 实行统一管理和两级管理有机结合的管理模式, 分类设置中心级和部门级档案整理归档内容, 按星级档案统一要求建立部门档案室, 根据档案保存年限分别录入档案信息综合管理系统, 开通权限管理和查询功能, 充分体现档案资料的系统性、完整性和可利用性, 2013年中心档案已通过省五星级档案室验收。

(二) 两级档案

无锡市疾控中心根据国家、省、市档案管理要求以及卫生部、市卫生局有关档案工作的规定, 结合疾控中心自身业务特点和工作要求, 制定了《档案管理办法》。

办法规定, 中心档案实行集中管理、分级保存, 各部门形成的业务资料, 除了应归档中心档案室的资料外, 其余资料按部门管理要求和疾控绩效评估要求进行整理归档, 同时纳入档案综合管理系统。就疾控中心实验室而言, 它包括了理化实验室, 微生物实验室、临床检验实验室和样品受理室四个部分, 主要开展疾病和健康相关危害因素的生物、物理、化学因素的检测, 突发事件的应急处置等工作。

多年来, 实验室在样品受理、检验检测、质量控制等活动中形成了大量的数据资料, 由于疏于系统管理, 对资料的查询和利用带来很多不便, 为了使有价值的原始资料规范管理并得到有效利用, 现根据五星级档案管理的要求, 进行了整理和归档。

实验室设立了专用档案室, 采用密集柜统一编号上架, 并有通过上岗培训的兼职人员进行编目整理、录入、归档。实验室的归档资料按照实验室行政管理和实验室质量管理进行分类, 主要收集整理检验检测过程中形成的原始记录、质量管理活动过程产生的相关资料以及实验室两级管理中形成的资料等, 而实验室专技人员的个人技术档案、仪器设备运行管理档案、产品质量检测报告及原始记录、科研课题等资料均由实验室形成后归中心相应的职能管理部门, 并按归档要求存中心档案室。

二、实验室资料归档的几个要素

(一) 原始性

原始性是实验室资料最关键的因素, 实验室在检验检测活动中形成的资料主要有样品收留样记录, 样品处理记录, 突发事件应急检测原始记录、实验室质量控制计划及实施材料、各类试剂的领用记录、标准溶液配制稀释记录、培养基配制和验收记录、实验室环境检测记录等过程资料;实验室两级管理中形成的资料主要有各类计划、总结、绩效考评资料、业务督导、业务学习资料、质量监督等环节管理资料等, 这些原始记录能真实地反映检验检测过程的某个环节, 也体现实验室质量管理实施情况, 对了解某个阶段的检验检测情况起着重要的见证作用。

(二) 有效性

资料的归档原则上按年度进行, 年度形成的资料是本年度现行有效的, 所有的原始数据、表格都受到有效质量体系控制, 符合实验过程要求和质量体系管理要求, 也是国家实验室认可、实验室资质认定的重要依据之一。

(三) 溯源性

疾控中心出具的每一份检测报告都有原始数据, 所用的仪器设备、引用的标准、检测方法、检测过程产生的记录, 如标准物质稀释和配制、培养基和关键试剂的验收、玻璃器具的校准记录、菌毒株管理过程记录等都需要具有可溯源性, 确保检测过程有据可溯, 从数据资料收集归档的系统性、完整性也体现出实验室对质量管理工作的重视程度。

(四) 利用性

建立档案是为了有效的利用档案资料, 因此, 资料的归档要有可利用的价值, 便于搜索、查阅和验证。在档案资料管理中, 原始的纸质档案有其优点, 特别是对于实验室检验检测过程的原始记录, 要求信息量多、记录清晰真实, 如质量控制活动实施资料、样品受理和处置资料、试剂耗材管理资料、实验室安全管理资料等, 能反映整个实验过程的每个细节。行政管理资料也同样能反映出某个时段的管理要求、业务重点和督查考核情况, 如会议记录、业务学习培训记录、对新员工的技术培训、考核及监督、各类计划、总结、绩效考评、工作督导资料等。做好实验室资料归档将有利于形成工作的持续性和有效性, 反映历年来业务工作的发展状况, 具有较高的利用价值。

(五) 共享性

自无锡疾控开发了“无锡市疾控档案信息管理系统”以来, 所有归档资料都通过信息系统按年度分类录入文件名, 上传附件, 当专业人员工作需要时, 根据授权权限, 通过打开系统, 点击档案-疾控业务-实验室档案, 就可以查询实验室行政管理和实验室质量管理中收集归档的资料, 通过纸质资料和系统查询相结合的方式, 一目了然, 有效实现了资料的共享。

三、实验室档案管理的特点

(一) 注重业务活动资料的收集归档

实验室是疾控中心的一个重要技术核心部门, 在日常工作中, 除了开展实验室检测、突发事件应急检测、科研课题、质量控制考核等实验室活动以外, 还有很多配合中心开展的日常管理工作。而实验室有其工作的特殊性, 实验环节多, 要求高, 工作精细而严谨, 数据处理复杂, 因此, 档案管理更应注重实验活动的资料收集, 按照国家实验室认可和实验室资质认定要求做好各类资料的整理归档工作。

(二) 发挥质量监督员的作用

实验室的质量管理贯穿于检验检测过程的全部, 质量监督员承担着实时监督关键环节原始记录和实验操作是否符合质量体系要求的职能, 通过日常监督便于及时发现问题及时整改, 确保检测数据的科学性、准确性, 使检验检测过程和最终结果符合质量体系要求。因此, 发挥好质量监督员的作用, 也是保证实验室规范运行的有效措施之一。

(三) 重视档案管理人员专业水平

档案管理是一项系统工程, 包括从资料的产生到资料形成的过程管理, 直至形成最终的归档资料, 要求档案管理人员首先需要了解这些过程, 对需要归档的资料及时收集、分类、编目、保存, 确保资料的完整性和有效性。由于专业要求比较高, 最好由与实验室工作相关的有一定专业基础的人员担任档案管理员。目前的实验室档案管理员以兼职为主, 通过档案管理基础培训取得了上岗证, 虽然能按中心要求做好两级档案收集整理工作, 但在实际工作中发现, 技术资料如何归档更便于查询, 更便于发现归档资料连续性中的问题, 如何提高资料的利用价值等方面还需要专业档案人员的进一步指导。

据了解, 实验室档案管理在档案管理中尚无统一标准和要求, 已形成规范和完整档案资料的实验室较少。无锡市疾病预防控制中心的实验室档案, 是历年来在疾病预防控制检验检测工作中形成的技术性文件资料, 是整个疾病预防控制检验检测工作过程的真实记录, 反映出疾控机构工作开展的历史与现状, 形成了传染病防制、健康危害因素监测过程中科学公正有效的检验检测资料, 同时具有较强的法律效力。可见, 档案管理在切实履行政府职能, 维护社会稳定和促进经济发展等方面都起着重要作用, 对今后疾控事业的发展, 具有现实意义和长远意义。

摘要：实验室档案是实验室在检验检测工作中形成的技术性文件资料, 档案管理的目的是为了见证疾病预防控制工作的发展历史, 体现实验室质量体系规范运行, 通过收集、整理、保存、利用疾病预防控制工作中开展检验检测活动的真实记录, 有效分析和评估实验室质量体系运行情况, 为国家实验室认证认可提供基础资料, 同时为科学公正的检测服务提供法律依据。

关键词：档案,两级管理,要素

参考文献

学校实验室档案管理制度 篇3

关键词：学校；档案；管理层次

前言

学校的档案是学校成长的历史记录，同时也是对于全校师生工作及学习情况的记载，档案对于学校的管理工作具有不可替代的重大意义。因此，学校领导必须努力加强措施实现对于档案的良好管理，通过档案管理工作以提高学校的整体管理层次。通过分析学校档案管理工作存在的一些问题，谈论了学校加强档案管理工作的相关措施，希望这些措施可以对学校的档案管理工作提供帮助。

一、 学校档案管理工作中存在的问题

（一） 缺乏对档案管理的重视

尽管学校每年都会在档案管理方面投入一定的资金，但由于受传统思想的影响，学校领导并没有认识到档案管理工作的重要性。虽然有专门的档案管理室，但很多工作依然由办公室来完成，对于相关工作人员的要求也不高，缺乏专业的档案管理者，一般都由办公室人员兼任。

（二）档案管理机制不健全

学校的档案管理中还存在管理机制缺乏的情况，很多档案资料都不能及时归档，更没有按照学生类别的不同划分档案，这样一来就导致很多档案资料不能被充分利用，而一旦需要利用档案就需要花费很长时间和大量人力进行查找。这样一来就降低了学校档案管理的作用。

二、 规范学校档案管理的措施

（一） 强化对档案管理的重视

为做好学校档案管理工作，首先要让学校领导重视档案管理工作，了解档案管理对学校工作的作用，尽量为档案管理工作提供一定的资金与人力，并在学校集体会议上宣传与强调档案管理的重要作用，让所有人正确认识学校的档案管理工作。

（二） 提高相关工作人员的素质

档案管理工作是学校一项十分重要的工作，一旦档案管理出现问题，将直接影响到学校各项工作的开展。因此，一定要为档案管理室配备合适的管理人员，经常为档案管理人员进行培训，全面提高管理能力，同时也要注意信息化技术的应用。学校领导也要联系实际情况，调动档案管理人员的工作积极性，让其正确认识自己的工作，这样他们就会在工作中展示自己的能力，创新管理模式。

（三） 构建完善的档案管理机制

为保证学校档案管理工作有序进行，就需要构建完善的档案管理机制，明确档案管理人员的工作责任与工作范畴，将档案管理工作落实到具体人员身上。同时，也要构建完善的绩效考核机制，将学校档案管理人员的工资与工作情况联系在一起，按照档案的用途确定分类，逐步优化档案管理机制。此外，还要重视信息化管理，妥善保管电子档案资料，经常检查电子档案情况，如发现记录缺失立即重新补充记录，更要做好纸质档案资料的通风工作，防止潮湿。

（四）对档案实行集中统一化管理

学校档案的门类及数量代表着一个学校档案信息资源的实力和服务潜能，要提高学校档案室藏的实力，就要增加学校档案门类及数量。资料门类齐全、数量多、内容丰富，就能给学校的管理及发展提供完整的、准确的信息资料，就能更好地適应学校的发展。学校档案必须要集中统一管理。为了做好学校档案管理工作，必须制定出一整套严格的学校档案管理制度，确立学校档案的主导地位，把学校的基建档案、文书档案、教学档案、学籍档案、科技档案、财务档案、声像档案等由档案部门进行，集中统一管理，只有这样学校档案才能满足数量足、门类齐、内容全、质量高的学校信息化要求，才有利于档案部门向学校广大师生员工及社会提供快捷的服务，有利于领导者对学校规划、建设、管理进行正确的决策。

（五）对档案实行动态化管理

学校的发展可谓是日新月异。随着学校建设的迅速发展，学校所保存的原始资料很难满足学校的需要，只有对档案进行动态管理，及时丰富、补充馆藏，跟随学校发展同步，我们才能拥有宝贵的第一手资料，保证档案信息的实效性，更好的、及时的为学校建设提供正确资料。比如：基建档案，随着学校建设的快速发展，学校出现了许多改建、扩建工程，校区的建设越来越多，如果我们不实行动态管理，几年后，我们所保留的原有资料与实地相差太大，这些资料要保证现实的需求，就必须实行动态管理，只有这样，我们才能提供准确的、完整的档案信息，才能更好地服务于学校，服务于广大师生。

结论：

学校的档案管理工作十分重要，这就需要得到学校领导的重视，并联系实际情况提出有效整改对策，只有这样才能解决档案管理工作中存在的问题，真正做好档案管理工作，从而提升学校的管理层次。

参考文献：

[1]曹晓春. 规范学校档案管理工作，提升学校管理层次[J]. 价值工程，2014，07：244-245.

[2]胡秀娟. 提升学校档案管理层次的思考[A]. 山东省档案学会.创新与发展——山东省档案学会第六次会员代表大会暨山东省档案学会第六次档案学术讨论会论文集[C].山东省档案学会：，2015：4.

[3]孟凡蕾. 强化档案意识 提升学校档案管理水平[J]. 黑龙江科技信息，2009，31：227.

实验室生物安全资料档案管理制度 篇4

1、与生物安全相关的各类活动的记录均应按照本制度执行。

2、与生物安全相关的各类活动的记录均应按照本制度执行。

3、生物安全实验室的记录、资料保存不得少于20年。

4、生物安全实验室记录、资料应至少包括：生物安全手册、生物安全管理制度、人员培训考核记录、健康监护档案、事故报告、分析处理记录、废物处置记录、菌（毒）种和样本收集、运输、保存、领用、销毁等记录、生物安全柜记录、消毒、灭菌效果监测记录等。

5、生物安全实验室资料档案原则上不外借。

6、因工作需要复制档案资料者需经批准。

学校档案管理制度 篇5

二、档案室做到专室、专柜、专夹，配备必需的工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。

三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。

四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。

五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作领导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的监督下抄录有关内容或出具有关证明。

六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料汇集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。

七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作领导小组要定期进行检查，发现问题及时补救。

学校档案管理制度文档 篇6

一、档案保管制度

1、档案实行专人管理，管理严格保管档案箱、橱钥匙，不得带至办公室外，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。

4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

二、档案借阅制度

1、外单位查、借档案，必须持单位介绍信，审明查档案原因，经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。

2、本单位人员查阅涉入本单位机密的有关档案，须经领导批准后方可查阅。

3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。

4、查借档案者要爱护档案，不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

5、查阅档案一律在本单位内查阅，原件一般不得借出，如特殊情况需外借者，须经领导批准，限十天内归还，并办理借阅登记手续。

6、档案归还时，档案工作人员应清点无误后签收，发现问题要查明原因，报领导处理。

三、档案鉴定制度：

1、按期对档案保管满15年的短期档案进行鉴定工作。

2、鉴定工作要在分管领导下的主持下，由分管领导、业务人员、档案人员组成鉴定小组，逐卷进行鉴定，鉴定后要写出鉴定报告并注明鉴定日期。

3、对鉴定后继续保存的档案要调整保管期限，并在备考表中注明鉴定时间、意见，由小组负责人签字。

4、对鉴定后需要销毁的档案，必须办理批准手续，写出书面报告，编制销毁清册，报有关领导批准。

5、销毁档案时要有2个监销，监销人要在销毁清册上签字盖章，填上日期。

四、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5、文书档案在第二年九月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。

6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。

7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

五、检查与考核

1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。

2、本标准由学校校长室每学年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据

独立医学实验室设备档案的管理 篇7

1 认识设备档案

设备档案归根结底就是关于设备历史的记录,在很大程度上反映了设备管理的好坏。随着人们观念的提高,实验室设备管理的重要性已被越来越多的人所理解,然而各个地方及医院的设备管理水平还存在很多不足。为了规范实验室设备的管理,中国实验室国家认可委员(以下简称“认可委”)会制定了检测和校准实验室认可准则(ISO/IEC:17025:2005),对设备管理进行了详细明确的要求,指导我们提高实验室的设备管理水平。由于性质和市场竞争的原因,独立医学实验室通常都会进行相关的体系认证,设备档案中的资料、数据和记录反映了实验室能否按照认可准则实施,做得是否正确、及时,因此它也就成了认可委的专家在进行现场评审时的必查内容之一。我们在做好设备管理的同时,也应该充分认识到档案管理的重要性,并将工作落实到实处,发挥其应有的作用[1],避免出现现实工作做得很好、别人却认为你什么都没有做的情况。

2 建立完善的管理制度

设备档案管理是为设备管理服务的,应该随着医疗设备管理模式的发展而发展,彻底纠正档案管理就是“保管档案”的旧观念[2]。为了做好档案管理工作,实验室生成了程序文件《设备管理程序》和《档案管理程序》。《档案管理程序》明确规定了设备档案的内容、各部门的职责、记录资料的归档、档案的借阅、保存、销毁等内容,并在实验室内部进行文件的培训和考核。同时任命1名设备管理员全面负责实验室的设备管理和设备档案管理,各专业组也要任命1名档案管理员,负责本专业组所有档案的管理工作,其工作上报设备管理员。建立档案管理的奖惩措施,将档案管理工作的好坏直接与每季度的KPI考核及年终评优挂钩,做到不碍于情面,确保制度的严格执行。实践证明,只要每个人按照制度要求做好自己份内的工作,一切工作都会变得简单有序,明确的制度和个人职责是做好档案管理工作的基础[3]。同时,还要针对工作中不断出现的新问题对制度进行补充、修改,相关的专业组还要出台一系列与之相配套的规章制度和管理措施,使归档工作更加制度化、规范化、科学化。

3 设备档案的建立

每一种医疗设备从申购到报废都要经过购置、安装、使用、报废4个阶段,设备档案管理工作应随着设备的变化而跟踪收集相关资料,认真把关。每台大型仪器设备都应配有1个档案盒,档案盒上应标注有设备的名称及内部独有的设备编号。同时,实验室应制定1套设备档案手册,内容包括与设备相关的各种记录表格。如《基本信息表》包括设备及制造商的名称、设备型号、出厂编号及该设备的唯一内部编号、当前所处的位置等内容;《设备启用验收记录》记录设备的验收情况,如设备的合格证、装箱是否符合标准,说明书或其存放地点是否正确;《设备维修记录》记录设备的任何损坏、故障、改装或修理信息。建立设备档案时应如实登记这些记录表格,由上级领导签字后放入档案盒。档案盒应建立目录,方便归档和查找,目录应与里面的资料相符合,并随着档案资料的变化而随时更新。

4 资料的收集

(1)大型仪器设备开箱验收时,档案管理人员应参与部门设备开箱验收,将有关资料收集整理好,并将与设备相关的合同(原件保存在采购部)、发票(原件保存在)复印后归档。设备的安装和调试阶段应随时收集资料,如仪器的安装报告、校准证书及此过程中所有的数据记录。

(2)根据质量体系的要求:(1)新设备调试好后需要进行检测系统验证,与当地的“三甲”医院进行比对,并且需定期对设备进行期间核查、每年还应由厂家工程师对设备进行校准;(2)仪器的电极、光源、加样针及其他重要部件更换后,都要对仪器进行重新校准,确保仪器符合检测要求;(3)目前,独立医学实验室都在走全国连锁的发展模式,一些大型仪器设备会在各个分点之间流转,经过运输,实验室接收设备后也要对该设备进行校准和相关的检测系统验证;(4)酶标仪、电子天平、分光光度计等需要检定的设备应定期送往有资质的部门进行检定[4]。要将这些过程中所形成的相关资料以及报告证书完整地收集起来。此外,我们还需要对档案里仪器相关的SOP进行更新,确保其为有效版本,与仪器使用部门正在使用的SOP相一致。

(3)另外,非常重要的一点,无论是生化分析仪、基因扩增仪、电子天平等需要检定校准的设备,还是离心机、组织脱水机等需要做功能检查的设备,每次的维修信息都应进行详细记录,如仪器出现的故障、维修技术人员的详细情况、具体维修内容、零部件更换情况、维修费用、修理后设备使用状况和性能指标等,为以后的各项工作提供参考依据。

(4)各种小型设备的说明书、保修卡等可以统一放在一个档案盒或专门的地方保存,方便平时查找使用。

5 记录的归档

(1)仪器使用过程中形成的各类归档材料,如仪器的操作记录、维护保养记录等一律按照文件规定格式书写,文字材料要清晰,永久保存的文件不要有红笔、铅笔、纯蓝钢笔、圆珠笔等不牢固笔迹。档案管理员要对设备的各项记录进行监督,规范设备使用人员的行为,确保归档的所有资料符合文件管理的要求。

(2)设备管理员应了解各部门文件的形成规律,根据各自的归档范围,有目的地进行收集,如各种操作记录、维护保养记录等可以按月归档,设备的维修、零部件更换记录可以按季归档。尽量将资料收齐,以便日后分析使用。

6 档案管理人员对工作的认识及其职责

(1)档案管理员对自身工作的认识是做好档案管理工作的关键。为了使档案管理员更深刻地认识自己的工作职责及档案管理工作的意义,同时也为了优化人员配置,提高工作效率,本实验室将设备管理和档案管理任命为同一个人。这就将档案管理与设备管理有机地结合起来,并且建立了与维修人员和操作人员之间的联系。档案管理员参与从设备的安装使用、校准、维修保养直至报废处理的全过程,从而更加了解设备管理,可以更好地进行档案管理[5]。

(2)档案管理员还应对档案室进行日常的安全管理,做好防火、防盗、防虫鼠、防潮等防护工作;档案保管员应定期检查档案的保存情况,对损坏的档案应采取修补措施,确保档案的安全完整。

实验室工作人员如因工作需要查阅有关档案,档案管理员必须进行确认,经过其批准后方可借出,并进行相关登记。档案管理员还应做好档案的保密工作,做到不失密、不泄密。

在我国,独立医学实验室作为一个新兴的产业,其市场化的特点要求其在管理上相比医院要更加的科学规范,设备档案的管理也应如此。设备档案的有效管理和利用不但对实验室设备的日常使用、维护、维修具有重要意义,而且它也是ISO17025、ISO15189等相关体系认证时评价实验室设备管理、质量管理好坏的重要依据。因此档案管理人员要根据质量体系的要求,以主动、积极、细致的工作来保证档案资料的有效完整,充分发挥档案的作用,为实验室的发展作出贡献。

摘要：论述了独立医学实验室设备档案管理在实验室日常管理方面的重要意义,其在实验室进行体系认证时具有不可替代的作用,可以指导、规范实验室的设备管理。介绍了一种与独立医学实验室相适应的设备档案管理模式,充分发挥其作用,最大程度地实现了其在实验室发展中的价值。

关键词：独立医学实验室,体系认证,设备档案,档案管理

参考文献

[1]黄瑞峰.医院医疗设备档案管理工作的现状及对策[J].医疗装备,2007,20(1):25-26.

[2]王萍.全过程管理模式下医疗设备档案的管理[J].医疗卫生装备,2005,26(7):45.

[3]丁振宇.档案管理工作标准与档案分类法操作指南[M].长春:吉林音像出版社,2003:53.

[4]中国实验室国家认可委员会.ISO/IEC17025:2005检测和校准实验室认可准则[S].2005.

高等学校教学档案管理制度浅议 篇8

关键词:教学档案 档案管理 高校教育

高等学校档案管理是高等学校的一项基础工作,不显眼但却非常重要。教学是高等学校的基本职能之一,因此教学档案管理也是高等学校档案管理的核心内容。

高校教学档案管理的水平对学校教学工作水平的评估有直接影响,教育部和国家档案局2008年共同颁布的《高等学校档案管理办法》也将高校的档案工作提高到十分重要的位置上。本文浅析高校的教学档案管理制度,探讨教学档案管理的对象、方法、组织和应用。

一、教学档案的特征

教学档案是教学实践、教学管理、教学研究的客观记录。教学档案来源与教学相关的活动,但也同时服务于教学相关的各方面活动。因此教学档案管理的水平会对影响各种教学活动的完成,而教学档案管理的水平高低又与管理制度是否适合教学档案的特性息息相关。总体而言,教学档案具有档案类型多、内容专业性强、载体种类各异,以及档案来源分散等特点。

(一)种类繁多

教学档案通常包括教学规章、教务考务、学籍学位、教师资料、教学研究等五大类。

教学规章包括教学计划、教学大纲、教学文件、规章制度等。教务和考务档案是教学过程中发生的各种文档,包括讲义、呈现、音频、视频、作业、报告等等。学籍学位档案中通常包含校内所有学生的学籍档案、学位档案、学习经历、社会活动等经历性材料。教师资料档案记录了教师的基本信息,教学工作考核、教学评比和奖励等。教师档案通常与人事部门的人事档案关联,而且存在重叠部分,所以有些学校将教师资料档案与人事档案合并。教学研究档案包括教师的教学改革、教学研究课题和论文、教材编写、教学研究成果转化等。

(二)专业性强

由于高等学校的教育具有专门性,所以高校学生采用划分学科和专业的方式培养。因为在培养不同专业的学生时培养计划、课程结构、教学内容、教学方法等都必须符合专业的特点。相应的教学档案也必然具有专业性。

(三)载体多样

电子文档通行之前,档案管理都有实体载体,比如纸、磁带。在电子文档通行、管理信息系统逐渐被接受后,现在教学档案管理的载体可以包括三类:①传统载体,包括纸、卡片、照片、录音带、录像带等。②电子载体,包括办公文档(如Word、Excel)、多媒体文档(如PowerPoint、Flash、视频、音频)等。电子载体中归档时通常会刻录为光盘或存在指定的备份磁盘。③网络载体。在使用管理信息系统的无纸化办公环境下,归档工作被大大简化,相应的档案材料都自动保存在服务器中,然后由服务器管理员负责备份。

(四)来源分散

教学档案的来自教学工作的各个环节,来源广泛,可以包括行政管理部门、教研室、实验室、学生组织、教师、学生等。由于档案来源广泛,使得教学档案管理对细节的要求很高。

二、教学档案的管理方法

根据教学档案的特点,在管理教学档案时必须有系统的档案结构。在设置档案结构时,根据高校的技术现状可以采用两种不同的思路:分类层级目录管理、档案属性标签管理。

(一)分类层级目录管理

分类层级目录管理是档案管理中一直沿用的传统方法。这种方法首先给每一份档案确定一个类别,然后再根据档案中所属类别中的目录层级归档。比如教学视频,首先确定为教务考务档案中的教务档案,然后分属教学材料,再细分为课程资料,最后再按年份、专业、课程性质等细分目录确定视频材料的放置位置。

分类层级目录的特点是:①档案存放只有一个位置;②档案组织采用层级式;③档案查找需先确定档案的属性;④档案需要专员管理,多以备查为目的,参考作用有限。

(二)档案属性标签管理

档案属性标签管理的方法是:①确定档案的通用属性。属性可以采用传统的分类层级,也可以采用更加灵活的方式。如果采用传统分类层级作为档案属性,则属性标签管理方法就是对传统分类方法的修正;如果重新设计灵活的档案属性,则属性标签方法就可以契合档案使用的需要。②给每分档案添加属性。属性完全根据档案自身的特性设置,每份档案可以有多个属性,但最少一个属性。③将档案保存在统一位置并标注位置或添加链接。

三、教学档案的管理组织

教学档案管理组织通常采用三级管理模式,即校级档案管理机构、校教学管理部门和院部单位、教研室和实验室。

校级档案管理机构负责制定档案的归档方法。如果采用分类层级法,则校级档案管理机构需要负责制定统一的档案分类层级;如果采用属性标签法,则校级档案管理机构需要负责制定标签属性;如果采用管理信息系统,则校级档案管理机构需要负责搭建和维护服务器和信息系统。

校教学管理部门和院部单位是三级管理模式的核心,其职责包括收集、整理、归档教学档案,监督下级机构的档案收集和保管,并负责接收档案查询和调用。

教研室和实验室是产生和形成教学相关档案的主体,也是档案保留和提交的主体。大部分教学档案都是由是教学和实验过程中产生的。

四、教学档案管理的评估

教学档案管理需要建立评价制度,这是目前教学档案管理中普遍存在的问题。对教学档案管理的评估并非教学评估。教学档案管理评估是高校自我省察教学档案在档案收集、归档、保存、提取等方面的问题,从而改进教学档案管理工作。教学评估则是主管部门对学校的教学工作进行评价,但因为教学评估工作主要以高校的教学档案为依据。

高校教学档案管理的评估工作应该定期进行,评估内容应该有明确的标准和程序,从而使评估所占用的时间和精力尽量少。定期进行档案管理评估还可以避免在高校在教学评估前全员突击整档,让档案工作成为常规性活动,让每个人在完成工作后顺手提交一份档案,反而可以减少档案工作需要的时间。档案工作常规化不但有助于减少档案工作,还有助于将档案的作用发挥到最大。

五、总结

本文轮廓性分析了高校教学档案工作体系的四个方面:档案属性、管理方法、管理组织和工作评估。作为高校管理工作的基础,教学档案工作虽然不起眼,但却十分重要。希望本文能对高校教学档案管理工作的系统化和科学化有所助益。

参考文献:

1.张晓娴,吴娜,于建云.高校教学档案管理模式改革探索[J].中国高等医学教育,2009,(11).