浅议档案管理工作

浅议档案管理工作（精选8篇）

浅议档案管理工作 篇1

一、电子档案的整理

目前 ，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于 计算 机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入 网络 ，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的.重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A.基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B.设备档案。 企业 引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向 发展 ，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件 内容 说明和注意事项。

3 会计电子文件整理

A.工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B.账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。 二、电子 档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接 影响 到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。 目前 市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%一50%，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强 计算 机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A.规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕

造成光盘的损伤。

B.保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化，潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃，相对湿度40%-65%。

浅议档案管理工作 篇2

一、当前人事档案管理工作中存在的不足

1. 普遍对人事档案管理工作的重要性认识不够。

长期以来, 相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区, 认为人事档案工作就是保管的事务性工作, 只要不丢失、不泄密, 能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为人事档案工作只是档案部门的事, 对人事档案工作不闻不问, 自已不想管也不愿管。因此, 往往容易忽视人事档案管理工作, 未把人事档案管理工作纳入到议事日程, 人事档案工作不研究没安排, 人事档案问题得不到解决, 场所、经费、人员没有保障, 人事档案工作自然就做不好。

2. 人事档案收集工作力度不够。

由于收集归档工作制度不健全, 导致档案管理人员执行不严格, 收集归档工作被动、不及时。同时, 收集归档的材料不全面, 有些材料在内容和形式上是雷同的, 如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话, 给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉, 不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了人事档案的质量, 降低了人事档案的利用率。

3. 人档分离的情况愈加严重。

随着社会的发展, 特别是随着人才资源配置市场化, 人才流动日益频繁, 越来越多的“单位人”变为“社会人”, 人才的流动造成人档分离, 弃档不用的人员越来越多。

4. 硬件设施解决落实差。

大部分档案室建设不标准、不规范, 经费投入不足。个别单位没有专用档案室, 有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套, 引起人事档案材料霉变、虫蛀, 影响人事档案的美观整洁、完整。

5. 人事档案管理的信息化程度不高。

随着科学技术手段的不断更新, 人事档案信息管理系统已得到普遍采用, 计算机信息的水平也在不断提高, 但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥, 计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用, 这些都不利于人事管理效率的提高, 并且造成一定的资源浪费。

二、加强人事档案管理工作的建议

1. 提高认识, 加强对人事档案工作的领导。

领导重视是做好人事档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作, 将其纳入到议事日程。要建立人事档案管理领导小组, 定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促, 发现问题及时解决。同时, 单位领导要加强对档案法律法规的学习, 进一步明确管好人事档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务。

2. 注重收集, 确保人事档案齐全完整。

收集人事档案材料是人事档案工作的基础, 随着人事制度改革的不断深化, 考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多, 给人事档案材料的收集提出了新的要求。档案管理人员必须及时收集与人事档案有关的各种材料, 认真整理, 细致鉴别, 做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理, 手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办, 确保材料齐全完整、手续完备, 保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

3. 健全制度, 进一步规范人事档案管理。

实践证明, 建立完善的档案管理工作制度, 是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此, 各单位要建立相应的人事档案管理制度, 对产生的人事档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及人事档案的日常保管、借阅、利用, 对永久、长期保存的人事档案应定期向上级档案主管部门进行移交;为了避免人事档案的丢失、改动, 必须建立健全人事档案工作目标管理考核制度和责任追究制度, 严格手续, 做到转入、转出、接收材料有登记, 查阅、借阅档案有登记, 利用方便, 提供准确, 有效地制约造成人事档案泄密、涂改等人为因素, 对人事档案管理中出现问题的, 实行责任追究, 保证人事档案管理规范有序。

4. 加大投入, 夯实人事档案工作基础。

各单位在人事档案工作上要舍得投入, 人事档案工作经费做到年初有预算安排, 特别是对人事档案维护、人事档案保护和抢救、人事档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室, 购置必备的档案柜, 搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施, 有条件的单位还可以添置空调、计算机、扫描仪、监视器等设备, 确保人事档案利用安全。

5. 应用科技, 加快人事档案管理信息化进程。

浅议电子档案管理工作 篇3

关键词：档案管理；电子档案；传统档案；对比；发展趋势

随着人类社会的不断进步和发展，电子计算机的普及对人类社会的各项活动产生了极其深远的影响，电子文件档案随之产生。现如今，电子档案的形成与应用已非常普遍，如何正确认识电子档案管理工作与传统档案管理工作的关系，以及如何进一步加强我省电子档案管理工作水平是一个不断改进、创新的课题。

一、传统档案与管理

档案，是各类单位或个人在社会活动中直接形成的供检查保存的各种形式的历史记录。档案形成的目的有两个方面：其一是有意识的进行档案的收集整理，是按照档案法的要求和档案管理工作的程序在规定的时间内完成的人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件等档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作；其二，是为了解决、处理现实问题而产生的随机事件的相关档案材料的收集、整理分类、保管与统计工作。檔案的存储时间，有长期永久存储和长期（16年——50年）存储、短期（15年以下）存储。传统档案材料的形式多种多样，有人事档案、会议记录、凭证票据、录影录音、图片、纸质文件、实物等。传统档案材料以纸质材料为主，包括人事档案、会议记录、凭证票据、文件、契约、相片等。

二、电子档案与管理

电子档案材料，与传统档案材料不同，材料是依托于计算机技术的电子WOED、电子EXCL、电子软件的信息集成、电子影音影像与图片。随着计算机技术的普及，目前在档案界已经不同程度的开展电子档案管理相关工作，是这科学技术发展对档案管理工作的影响趋势所在。从电子档案材料的保管内容来看，与传统档案材料的内容是统一的，是传统档案材料的另一种信息载体。但是，其保管的形式发生了改变，其占空空间小、保管对环境条件的要求低、便于检索和统计是其相对于传统档案材料的优势所在。

三、传统档案与电子档案的关系

随着无纸化办公趋势的发展，电子档案材料在档案管理中应用的比例势必越来越大。但是，传统档案材料还有其历史真实性的特点必然短期内不可能被电子档案完全取代。也就是说，在未来相当长的时间内，将会出现电子档案与传统档案并存的档案管理工作时代，在这个时代内电子档案的应用比例将会越来越多。

对于一些非重要的档案材料，完全可以用电子档案来进行管理，无纸化办公，依托于互联网技术和档案管理软件，简化办公程序，方便快捷。对于一些重要的文件，需要长期保管或永久保管，传统档案材料的安全性和长久性就表现出不足，因为传统档案材料随着时间的推移会发生磁性消失、字迹老化、变色、潮湿发霉、虫鼠破坏、火灾水害等问题，一旦档案材料破坏就永久的丧失了档案材料，给档案管理工作带来彻底的破坏。为了增加档案保管的安全性和长久性，可以使用传统档案材料与电子档案材料并存的方式来开展档案管理工作。电子档案可以存储在计算机硬盘内，移动硬盘内、网络数字化资源库内，便于备份，能够永久保存。

随着档案管理工作的系统化推进，依靠档案管理推进工作过程进一步科学化的局面将会出现，因此在这样的工作背景下，可能不再是现有传统档案材料，之后使用传统档案材料进行电子档案的备份和复制，未来可能是建立系统的档案管理规范和管理流程，先有电子档案材料的应用构成现实有效后，方有重要文件的纸质化备份。

四、我省电子档案管理的形势与分析

依托于互联网技术和档案管理软件的平台，目前档案管理工作网站已经普及，并初步实现了部分电子档案材料的网络化交接、档案信息公开、档案材料查询、档案管理工作网络预约等功能。通过调研发现，我省档案管理工作网站与先进省份相比，在经费投入、基础建设、发展规模、技术成果应用等方向还存在一定的差距，需要进一步加强档案管理工作网站的科技研发与推广。

具体来说，要横向联合各个档案馆，纵向联合具备学术科研能力的高校，围绕电子档案管理工作建设需要的问题，聚合力解决问题。围绕相关软件和网站的功能建设和特色发展，围绕各单位之间的档案建设资源共享，围绕档案管理工作的网络远程交接功能的改进，围绕电子档案的安全防控，围绕电子档案管理工作的标准等问题积极开展科研攻关与技术成果推广。其中，最基础性的工作内容是实现电子档案的“储存”功能以及电子档案的“检索”功能以及电子档案的办公“交接”功能。

五、结束语

随着计算机技术的普及发展和无纸化办公的广泛应用，一种新型的档案载体——电子档案，其应用与发展趋势，势不可挡，它的出现打破了传统档案的弊端，是传统档案管理工作的发展和补充。我们要重视电子档案管理工作的意义，明确建设方向与建设重点，不断推进我省电子档案管理工作水平的提升。

参考文献：

[1]王秀华，霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2002（02）.

[2]王拴勋.论信息时代电子档案信息安全保障策略[J].商洛师范专科学校学报，2005（04）.

[3]陈剑.电子档案的安全维护[J].现代情报，2005（09）.

[4]陈东晓.电子档案安全及其对策[J].引进与咨询，2006（09）.

[5]李青，朱丹.纸质档案与电子档案的比较研究[J].晋图学，2005（03）.

浅议档案管理工作 篇4

浅议高等学校二级学院的教学档案工作

高校档案工作是从事教学活动和教学研究的基本条件,能够真实的反映教学工作过程.在高校档案管理工作中,必须做到思想上高度重视,制度上完善管理,管理上全面到位,才能真正发挥其重要作用.

作 者：黄春艳  作者单位：肇庆学院计算机学院,广东肇庆,526061 刊 名：中国科教创新导刊 英文刊名：CHINA EDUCATION INNOVATION HERALD 年，卷(期)： “”(35) 分类号：G27 关键词：教学档案   高等学校  

档案局档案管理工作汇报 篇5

一是制定下发《关于开展20xx年机关档案工作测评及复查工作的通知》，明确了今年的测评单位及测评工作的程序要求、工作安排，要求各单位高度重视，制定好迎检方案，在人、财、物等方面给予充分保障，确保圆满完成测评任务。

二是召开由测评单位办公室主任及专职档案员参加的测评培训会，对20xx年的测评工作进行了详细部署，并逐条解读了《北京市区县机关档案工作测评细则》，使测评单位做到心中有数，任务明确。

浅议档案管理工作 篇6

对策

【摘要】学校档案是学校广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,是从事教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。本文就学校档案管理现状分析及如何做好学校档案管理工作谈些看法。

【关键词】学校档案 管理现状 对策

学校档案是一个学校的广大教职工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中凝聚而成具有保存或参考价值的档案资料,它能反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用,分析利用学校档案,能有效帮助提高教育管理和学校教学水平。如何做好学校档案管理,对教育、教学、教研活动,有着十分重要的作用。

一、学校档案管理工作的重要作用

1.学校档案是学校的历史载体

学校档案作为历史的记录、知识的载体之一,包括文件资料管理、校园文化建设、教师履历管理、优秀课堂教学与教学实践记录、学生学习和生活管理、学籍管理、招生与毕业就业工作、教学研究等方面的文字材料、声像、电子资料,记载着全校师生员工的德、能、勤、绩,汇集着最原始、最可靠的大量信息。同样,学校档案真实客观地记录了学校发展的历程,是学校重要的信息资源,对学校具有重要的推进

作用。

2.学校档案是学校的教学总结

学校档案汇集了学校现有的知识成果,是学校成长和奋斗的沉积宝鉴,具有很大的开发利用价值,对学校档案进行综合分析,可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,为新的时期学校建设提供借鉴和依据,推动学校自身形象和价值观的发展。

二、学校档案管理工作的现状分析

现阶段,很多学校对档案管理工作不够重视,档案管理资源不足和管理手段不高,其主要表现在以下几方面:

1.档案管理意识淡薄,利用率不高

长期以来,由于人们对档案工作意识不强,认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,是档案管理工作得不到重视的一个重要原因。

2.档案管理人员业务素质不高,档案管理工作开展难度大

一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗,缺乏系统培训,档案管理手段落后,严重制约学校档案管理工作的发展。

3.硬件设施不达标,档案资料不全

学校档案应客观完整记录学校各方面的工作,为学校发展留下真实的轨迹。但目前在很多学校普通存在的现象:一是有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易缺失

或遭受破坏。二是档案保管设备不齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要。档案的错归错放、随意归档、资料不全的现象,也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。

三、加强学校档案管理工作的对策

1.领导重视,完善档案管理工作体系

学校领导应高度重视档案管理工作,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展。

2.专员管理,强化档案管理工作基础

优秀的档案工作人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养,还必须做到业务精通。加强档案人员自身业务素质建设,一方面积极参加档案业务培训,学习档案专业理论知识;另一方面建立档案工作网络,运用现代化管理技术和先进技术设备,提高管理水平,跟上办公自动化步伐。

3.全民参与,增强档案管理工作意识

通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性,举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛,来提高教职工的档案意识,促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员,积极参与和配合学校档案管理工作,开展档案的收集、整理、归档,从组织上保证档案工作的顺利开展。

4.硬件支柱,保证档案管理工作质量

硬件建设是提高档案水平的保障,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室,添购档案管理设施设备,分类存放,编档管理,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

5.多点开花,丰富档案管理工作内容

档案工作是一项积累性工作,首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理,全方位收集相关档案资料,倡导全体师生支持学校,积极提供有记录价值的教育教学资料,也要努力拓宽档案收集范围,挖掘档案资源,比如收集分散的知名校友档案等,使室藏档案内容丰富充实起来。

6.实现管理现代化,拓宽服务领域

随着社会科技的进步,档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向,一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率,使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组和社会有关部门,提供查阅便利,提高使用利用率,使他们亲身体验到档案信息的价值,促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。

7.与时俱进,努力与校园文化建设相结合学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,努力与德育教育各类活动相结合,成为校园文化建设的重要基地,最大范围反映学校的文化风貌和历史

面貌。

总之,学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分,我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时,主动提供档案利用服务,做到档案管理工作管理方法科学化,管理手段高效化,档案工作标准化,建立档案管理工作长效机制,使档案价值得以充分体现,推进教育事业的发展。

参考文献:

[1] 王莉.谈高校档案管理现代化建设[J]镇江高专学报

[2] 刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探[J]卫生职业教育

[3] 周枫,辛梅菊.做好学校档案管理工作初探[J]山东档案

浅议档案安全管理工作 篇7

档案工作的安全管理不仅要落实于平时, 特别是在重大灾难和突发情况来临前, 更要加强管理和保护, 争取使破坏性降至最低, 保护绝大多数档案以及重要档案文件的安全。针对档案安全问题, 具体要做到两点:

一、提高档案安全防范和自我保护意识

制定档案安全防范和保护制度, 防患于未然, 各立档单位或部门要加强科普应急宣传等工作, 将灾害预防作为一项长期的工作, 并且将其视为档案安全工作的核心环节和主要任务之一。提高安全意识和自我防护意识, 做好处置档案突发事件的思想和行动上的准备, 对已有档案文件信息要加强安全和保密意识, 完善工作体制, 强化安全管理。比如, 平时做好档案安全的应急演练工作, 确实提高应对灾难的紧急处置能力。要确保档案信息利用安全, 正确处理档案开放与保密的关系。制定档案开放办法, 严格控制开放档案的内容、档案复印件和部分档案记载的内容在各种媒介以及公开场合的发布。

二、建立和完善重要档案的保护机制

许多重要信息一旦被毁或者失去, 就很难再获得。对于一个机关, 一个企、事业单位, 重要档案信息是其在危难关头继续维持运作的关键。因此, 对于重要档案要采取相应的措施妥善保护。

1、对纸质文档的保护

对于纸质档案文件来说, 它受外部环境的影响很大, 具体来讲, 温湿度、灰尘、外来磁场、机械震动、光线和有害气体, 都不利于纸质文件的保存。一旦被毁, 将不复存在, 对它们要采取特殊的防灾措施。一般的方法是进行复制。复制包括在场存放和异地存放。在场存放是把拷贝过的文件放在办公地点, 对其采取特殊的防灾措施, 如使用防火、防盗性能更强的装具等。异地存放是把拷贝过的文件放在办公地点以外的地方, 因为灾难一般不可能在不同的地方同时发生, 这种方法能有效防止毁灭性打击。

2、对电子文档的保护

相对于纸质档案文件, 电子档案文件最常用的方法是对其进行电子备份。若遇到突发事件, 可以从数据存储系统中取回数据, 恢复系统。

随着信息化时代的发展, 档案文件逐渐由纸质文件发展到电子文件。电子文件制成后要及时积累、及时收集及归档, 可以防止信息损失和变动。⑴归档时应对电子文件进行全面、认真的检查, 电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致;在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整, 真实可靠;软件产品的源程序与文本是否一致等。⑵检查归档电子文件载体的物理状态, 有无病毒, 读出信息的准确性等。⑶归档电子文件应使用光盘作为存储介质存储, 对所有归档的电子文件应做保护处理, 使之置于只读状态。⑷对电子文件要定期进行安全性、有效性检查, 发现载体或信息有损伤时, 应及时采取维护措施, 进行修复或拷贝。⑸为每一份电子文件建立必要的记录, 记载文件的形成、管理和使用情况。对电子文件的信息记录要具有实时性, 要随时将需要保留的信息记录下来。这种跟踪记录的信息具有原始性, 可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。⑹在档案信息存储安全方面, 增强档案信息安全和网络安全意识, 并采取切实有效的技术手段和管理措施, 做好身份认证和密钥管理, 加强对档案管理系统的监控;保证在线管理系统的安全, 对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制, 安装保密隔离卡, 建立备份与恢复系统, 不断完善档案信息系统安全管理制度。同时, 在管理上建立了电子文件归档制度和文件管理的记录系统。存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件, 内部局域网要与一切外部网实行物理隔离;各种数据库要及时进行备份, 确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。⑺在利用安全上不能只强调利用而忽视保密, 也不能只强调保密而限制利用, 应坚持利用和保密并重的原则。严格执行管理制度, 从技术要求和管理措施两方面有效保证档案数据库和电子档案的安全保管工作, 确保档案信息的安全。

三、结束语

总之, 档案的安全管理工作在合理规范的同时, 各立档单位要遵循“早发现、早报告、早处理”的原则, 对监测到的事件采取相应措施加以控制, 对可能发生的危险情况及时处理, 积极加以防范, 以便在危险发生后能快速反应, 使突发事件造成的损害降到最低程度, 从而有效地保护档案资源。

摘要：档案的安全管理工作是档案工作的重要组成部分, 是档案工作的核心内容。本文特别对突发事件时的档案安全管理工作做了一些阐述, 归纳起来要做到两点, 一是在思想上要提高档案者的安全防范意识和自我保护意识;二是在行动上要建立和完善重要档案的保护机制, 从而保护好重要档案乃至绝大多数档案信息的安全, 使档案的管理工作更加严格和规范。

关键词：档案,安全管理,突发事件,灾害,应急机制,防范措施

参考文献

[1]王媛媛.浅谈档案管理的安全保护工作[J].科技信息 (学术研究) , 2008, (07)

[2]郭汇安, 丛培丽, 何广源.安全工作警钟长鸣[J].山东档案, 2001, (05)

[3]庞晓荣.档案工作如应对灾难的发生[B].山西档案, (2007) 01-0036-02

[4]杨萍.电子文件安全保护的六点要求[J].北京档案, 2006, (06)

[5]张寒凝.谈电子文件信息的安全防护策略[J].江淮论坛, 2007, (04)

[6]电子文件管理研究课题组.保证电子文件信息安全的管理措施[J].科技档案, 2001, (06)

[7]张艳玲.对电子文件管理的思考[J].档案天地, 2007, (09)

浅议医院声像档案管理 篇8

关键词：医院声像档案；档案资料；档案管理

中图分类号：R197

文献标识码：A

文章编号：1009-2374(2009)04-0180-02

声像档案是档案的一个重要组成部分，它是最能客观、形象和真实地记载单位发展历程的档案资料，能将鲜活的现实场景原声原貌地保存下来，并再现于后人的视、听觉感官。声像档案较之其他载体材料的档案，显示出巨大的优势。

一、医院声像档案管理现状

(一)归档率不高

声像档案的制作多为业务部门，随机性强，收集上难以控制。重要日常活动资料的拍照、录音、录像等工作一般由院办或负责医院宣传的科室完成，到每年度完成后才将声像资料上交档案室。而医疗单位各科室自行拍摄活动资料也是较为普遍的，如开展新技术、新业务或者接诊到特殊病人等。声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素。声像资料其档案价值不容忽视，但是往往最容易被忽视和遗忘，致使声像档案归档率不高。

(二)保管手段落后

声像档案容易受到多种有害因素的影响而缩短其寿命，所以声像档案的保管有严格的条件限制，除有严格的温湿度控制外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。需要较大量资金购入储存设备，占用较大工作用房，对于自负盈亏的医疗单位来说并不现实，昂贵的成本支出医疗单位普遍不易接受，所以声像档案保管手段普遍落后。

(三)管理不规范

目前很多医院的声像档案散在声像部门或其他业务科室，没有集中管理，也没有相关的制度，声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。部分照片、底片分家，也不附加文字说明。有些照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成管理上的不规范，给日后查找利用带来诸多麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存档。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞，难以归档。

二、医院声像档案管理的体会

由于声像档案在存储过程中，档案信息会瞬间完全丢失，或者因技术、设备的过时导致无法读取等劣势。所以，长期保存好这些生动、形象的特殊载体档案，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整，实现长期利用，是我们必须解决的问题。

(一)充分发挥主观能动性

档案管理部门要经常与各科室沟通，及时掌握医院信息，经常深入科室了解情况，及时发现有价值的声像材料并加以收集整理，对重要的资料要打破常规，随时将声像资料归档，以防日久被人遗忘。档案部门要求各科室兼职档案员负责重要活动资料的摄影工作，这样做有利于真正掌握医院重要活动的第一手材料，并对活动的主题、背景、主要人物、时间等有一个深刻的印象；对保证声像档案的归档完整、归档质量有很大帮助。

(二)积极争取领导的重视和支持

声像档案的保管需要一定的资金投入购买设备，医院领导对档案工作的认识程度直接影响档案工作的发展，档案管理者要通过日常工作取得的成效及时宣传档案的历史重要性和利用价值，医院领导档案意识增强了，会大大地推动档案工作的发展，为改善档案保管环境、技术升级提供有力保障。

(三)努力创造保管条件

声像档案是以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录，主要以照片、唱片、录音带、录像带、光盘等不同材料形式为载体出现，保管起来比纸质档案要求更严格。声像档案由于其载体是由胶片、磁带、光盘等特殊的材料制成的，保管亦比纸质文献更为讲究。因而对保管温度、湿度、包装、存放等方面均有一定要求，要求配备声像档案专柜，并要具备恒温、恒湿、防磁、防光、防污染等保管条件。避免造成声像档案的过早退化和损坏，影响清晰度，给利用带来困难。

(四)注重归档的时效性

声像档案中有保存价值的照片、唱片、录音带、录像带、光盘等有很强的时效性和特殊归档要求，必须及时归档并辅以文字说明，否则因时间久远将无法确定资料的具体时间及内容。档案人员应该经常深入科室，特别是了解、掌握产生声像档案比较集中的科室情况，及时发现有价值的声像材料并收集，对重要资料打破常规随时归档。

(五)实行集中统一管理

档案人员对相关科室摄录入员应进行相关知识的培训，对本院各科室声像档案形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，同时制定相应的管理制度，强化规范管理，通过制度的严格落实，防止分散流失，对全院各部门产生的声像材料从收集、归档到移交档案部门实现统一规范管理。在声像摄录入员接受任务的同时，将声像档案同步归档。我们在各相关科室建立兼职档案员网络，由各科室摄录入员担任兼职档案员。医院重要活动结束后，声像材料一经形成。就认真登记、整理后向专职档案人员移交。对各部门制作的声像档案，他们提供的发票要经过档案部门签署声像档案移交的证明才能报销相关的费用。

(六)各部门齐抓共管

建议上级档案工作主管部门与政府有关基建项目审批部门及管理部门加强联系，通报情况，联合拟制有关文件，齐抓共管，以保证本区域内基建声像档案管理工作的顺利开展，为保留医院原貌和各项新建工程全貌，提供珍贵翔实的照片、录像档案资料作出努力。医院组织重大活动。召开重要会议，建议档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员则应积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生声像档案完整、集中统一，对发生的有深远影响的大事件及本单位发生的大事，档案工作都要精心安排，有计划、有目的的收集相关声像资料。