技术档案管理制度范本

技术档案管理制度范本（精选7篇）

技术档案管理制度范本 篇1

为规范公司档案管理，保护公司无形资产的安全，特制订XXX公司档案管理规定。

一、适用范围

适用公司所辖各部门。

二、档案分类

1、财务档案

财务档案包括财务凭证、财务报表（统计报表）、财务类的各种证照（税务登记证、贷款证、信用证明等）、银行抵押资料、财务分析报告、资产评估报告、审计报告、预决算报告、公证书、对外投资担保、结算中心的客户登记卡（出入库单据）、出具各类文件等的原件和相应的电子版原件。

2、办公类档案

⑴企业的各类证照（营业执照正副本、组织代码证正副本及电子件、商品流通许可证、生产许可证QS、特许经营证书、对外注册登记证、外贸出口登记证、商标证书、有关认证证书等）；

⑵产权证（房屋产权、土地产权、知识产权、专利等）； ⑶各类合同、协议及附件资料； ⑷加盖公司公章的各类重要文件；

⑸公司股东会、董事会、监事会的章程、变更、决议纪要及工商登记资料；

⑹对外报送的各类统计报表、企业信息报表（加盖公司公章）； ⑺对外报送的项目及附件资料； ⑻战略规划和经营计划书；

⑼对外投资的各类纪要、出具的文件、委托书等； ⑽人事档案、薪资标准等；

⑾重要参观、考察的照片和影视资料等；

⑿各类取得的荣誉证书。以上资料的原件和相关的电子版。

3、技术设备类档案

⑴生产工艺、检验（验收）标准、产品标准、标签备案、配方； ⑵各类产品的型式检验报告、外部抽检的检验报告； ⑶产品内外包装设计稿、设计人资料；

⑷有关认证和注册的文件、手册、检查资料等；

⑸各类图纸（工程建设、设备、生产工艺布局、规划等）；

⑹重要设备的技术资料（制冷、运输、电梯、速冻生产线、食品生产设备等）——资料、合格证、检测报告等；

⑺各类设备、管道、表类、计量装置等经外部检验部门的检定、检测的证书、表格、标签等；

⑻各类工程验收资料。以上资料的原件和相关的电子版。

三、职责

1、财务档案由财务部负责保管；

2、办公类档案由综合办负责保管；

3、技术设备档案由生产技术部保管。

四、保管原则

1、各部门负责人为档案保管的主要责任人，应指定专人（兼职）保管档案，为档案保管的第一责任人。

2、各类档案应放置在档案盒内，列明清单、分类保管，再放置到带有锁闭装置的档案柜内保管。

3、档案保管人员应选择诚信度高、责任性强、认真心细、踏实稳重的员工担任。

4、档案保管的场所应干燥、通风，有防鼠害、防虫蛀、消防设施的基本功能，离地面高度在5公分以上，不靠近窗户，以免受潮。

5、保管人员要关注档案的收集整理和归档工作。

6、各部门应将属于档案集中管理的资料原件及电子版及时送至档案保管人员处，及时归档保管。

五、档案的借用和使用

1、各部门平时工作需要借阅（用）档案原件的，需要提出申请，经本部门负责人批准和档案保管部门负责人的批准后方可办理借阅（用）手续。

2、档案保管员凭批准后的申请表发出档案原件，并要求借阅（用）人出具借条，注明交还时间。

3、需要带档案原件外出办事的，必须经部门领导同意、公司总经理或授权权限人批准，办理借出手续后方可带出，用完后必须及时归还。

4、档案借阅（用）人应妥善保管档案，不得遗失、短少、损坏、污染等。如有上述情况发生，应及时向公司报告及时处理，同时承担公司给予相应的处罚。

5、如发现员工有恶意破坏、损坏公司档案、对外泄露公司档案机密、偷拿公司档案等行为，公司有权给予辞退、开除、经济处罚等，必要时将上报司法机关给予刑事处罚。

六、归集

1、自本制度下发之日起，按职责分工，相关部门应及时归档资料，将档案归档工作开展起来；凡是在个人手中档案资料一律移交给档案管理员集中保管。

2、财务类档案资料和办公类档案资料、工程的大类图纸（蓝图）暂由综合办指定专人负责保管，技术设备类档案暂由基建工程部指定专人保管（资料员）。

技术档案管理制度范本 篇2

明代档案管理保护

一、档案库建设

为了收集、整理、保护和利用档案册籍, 远在建立政权初期, 明代朝廷就建立了遍及全国的档案库, 旨在加强中央和地方官府的档案管理, 比如明太祖朱元璋特别重视史籍档案库的建设, 在起义反元、创建明朝伊始, 他曾多次明令部下注意收集和整理元代档案, 特别是对那些携带历史与军事档案投降大明的元代将领, 不但赦免了他们的滔天罪行, 而且还给予他们适当的物质奖励。洪武元年 (1368) , 朱元璋批示在宫中建立“大本堂”, 以用于保护和收藏从元代官府中收集和采撷的档案文册, 之后, 他又命令设置于诸司的“架阁库”和“照磨所”, 并且增设和加强了管理六部档案的“照磨”与“管勾”人员。洪武二十四年 (1390) , 明代朝廷专派百余名监生到各布政使司“考校诸司案牍”, 以巡视和核检档案管理事宜。

关于明代的档案库, 不得不提及的一个便是“后湖黄册库”, 其始建于洪武十四年 (1381) , 是由朱元璋亲自主持筹划建设的, 在建筑规模、建筑技术和档案管理等方面具有相当高的水准。“后湖黄册库”位于明代都城南京后湖 (今玄武湖) 的中心小岛上, 是中国封建社会规模最大的档案库, 专门收藏全国的“赋役黄册”与“鱼鳞图册”, 其中“赋役黄册”是明代国家为核实百姓户口和征调民众赋役而特别制成的户口版籍, “鱼鳞图册”是明代为征派民众赋役和保护封建土地所有权而特别编制的土地登记簿册。关于“赋役黄册”, 按照明代朝廷规定, 各地每十年应梳理编造一次并且按同等版本装订四套, 其中一套采用黄色封面 (称黄册) 上交中央户部, 另外三套采用青色封面 (称青册) , 由布政司、府 (州) 、县各存一套。关于“鱼鳞图册”, 则是朱元璋特别重视的一个档案资料, 因为自元末朱元璋起事反元后, 他便采纳了儒生朱升的“高筑墙、广积粮、缓称王”的建议, 对于土地隐匿给国家税收造成损失的严重问题进行了深入思考, 到执掌全国政权后, 朱元璋便命令编造完整、紧密的“鱼鳞图册”, 以摸清地权、清理隐匿, 保证税赋征收。自“后湖黄册库”建成后, 其便与明朝的命运息息相关, 到明末, 该档案库库藏的“赋役黄册”和“鱼鳞图册”达到近两百万册之多, 堪称中国古代规模最大的档案库。

在明代的档案库中, 另外一个需要提及的便是“皇史宬”。嘉靖十三年 (1534) , 为了收藏皇帝的圣训、诰封、实录、玉牒等档案史册, 明朝在东苑 (今紫禁城外东侧) 仿照古代的“金匮石室”, 精心修建了一个完全采用砖石雕砌而成的宫殿式的档案库, 谓之“皇史宬”。“皇史宬”原名“神御阁”, 又称“表章库”, 占地约两千多平方米, 坐北朝南, 由大门、正殿、东西配殿和碑亭等几部分共同组成, 其中正殿位于两米多高的石台基上, 殿墙厚达六米, 采用无梁结构由砖石雕砌而成, 坚固异常, 集防火、防潮、防蛀三种功能于一体, 在建筑技术上具有适合保存史册档案的各种特点, 也反映出中国古代高超的建筑水平和档案保护技术。“皇史宬”建成之后, 主要用于存放明代皇室的圣训、实录和玉牒等御用档案, 明朝的《永乐大典》亦曾存放于此。实际上, 在“皇史宬”正式修建之前, 明代用于收藏皇帝为朝廷功臣、带兵将领、各地藩王、皇宫驸马等的诰封、铁券以及官员的诰封底簿等档案, 均收藏和存放于皇宫内的“古今通集库”中, 该库由太监直接掌管, 是明代皇帝的御用档案库。从这个角度来讲, “皇史宬”档案库可以说替代了原先的“古今通集库”的若干功能。

除了中央档案库之外, 明代地方还普遍设立了“黄册库”、“架阁库”和“案牍库”等形式各异、功能多样的档案库, 其中有的档案库房建筑颇具规模。比如江西布政使“黄册库”, 其规模庞大, 仅用于存放档案的库房房间就多达五十间, 此外还修建了用于档案管理人员议事的大厅三间。又如太平府的“架阁库”, 库房规模巨大, 可“左藏黄册, 右藏案牍”, 拥有充足的收藏空间。

二、档案管理制度

明代非常重视档案管理制度, 自元至正二十四年 (1364) , 朱元璋自封吴王起, 他就率先设置了负责起义活动文字记载、掌管诏书命令章奏等各种档案事务的专门人员, 并亲封辅佐他创立大业的刘基作为太史监的太史令, 开始系统有序地记录和收存明朝政权创建过程中的客观历史活动。在明朝政权建立后, 洪武八年 (1375) , 朱元璋下令在中央增设六部官员, 同时也相应增加了负责文书档案工作的“照磨”和“管勾”人员。洪武二十九年 (1396) , 其又令“置五军都督府照磨所, 以掌五军文牍”。随着这些诏令的陆续颁布与实施, 明代的中央六部、五军都督府、大理寺等若干机构, 都普遍设立了“架阁库”和“照磨所”等管理文书档案的专门工作机构, 并且配备了官品虽低但实权很大的诸如六科给事中、司礼监等档案管理官员。

比如上文提到的“后湖黄册库”最初是由户部侍郎代管的, 在明都北迁之后, 其则由南京户科给事中一员等负责主管。洪武二十四年 (1390) , 明代朝廷曾明确规定, 每届全国的新编册籍汇集统一送达“后湖黄册库”之后, 朝廷都要委任户科给事中、监察御史和户部主事等要员, 对选派的监生对于档案的清查、梳理和校核工作进行现场督察, 并由管册官将最终汇总的户口、田土、税粮总数等数字进呈皇帝御览。在日常管理维护过程中, “后湖黄册库”一般设置有三十名普通办事吏, 配备了百余名库匠、抬册夫、膳夫、水夫等辅助人员, 必要时还由国子监专门调拨五十名监生专司档案的晒晾事宜。适逢每届新编册籍入库之时, 或者新旧档案对比验核的“大查”之年, 则还要增加大量的办事人员。此外, “后湖黄册库”建立了严格的档案查阅制度, 对于那些私收财物、偷抄篡改档案的人员, 不分首犯、从犯一律问斩。

三、档案保护技术

明代非常注意档案的保护工作, 建立了许多卓有成效的档案保护技术, 主要表现在防潮、防火、防光以及防止生物侵害等若干方面。首先, 明代档案库在建设和管理过程中, 注意防潮保护。在元代的《河防通议》中, 就曾提出档案类建筑工程在开工前应“必知地理形势之便”、“然后可以言事”。明代的档案建筑曾采用了抬高室内地坪的方法来防水防潮, 比如当时建设的“内阁大库”和“皇史宬”的室内地坪是远远高出地面的, 并且采用了增大围护结构厚度的方法, 使其厚度通常达到90厘米以上。在选取建筑围护结构材料时, 一般运用石灰、黄土和砂子拌制的三合土来充作防潮地面, 这是由于碱性的生石灰与酸性的黄土结合之后会胶结成石状体, 形成了较小的导湿性, 因而具有良好的抗渗、抗潮性能。明代档案库的窗户许多都视为对称布置, 有利于穿堂风, 这样对于通风防潮甚为有利。

其次, 明代档案库在建设和管理过程中, 注意防火、防光保护以及生物侵害等。库房建筑注意“凿池蓄水”、“覆沙以板”和“布地以沙”, 库内禁绝灯火。譬如明代的“后湖黄册库”之所以建于南京后湖小岛之上, 也是出于防火的考虑。为了达到“防光”的要求, 明代档案库的窗户尽可能较之平常百姓家庭的窗户都会略小一些, 以尽量遮蔽户外强烈的日光照射。许多档案库用于陈列册籍的构架一律采用木制, 不准采用竹制, 以防止虫蛀和霉变。此外, 明末之际还出现了红丹防蠹纸, 其亦称“万年红”防蠹纸, 将这种纸装订在档案材料的扉页与封底之处, 可以长期预防蠹虫对档案的侵蚀与危害。凡此种种, 都深刻展示了明代劳动人民在档案保护中的缜密和独到思考, 也为我国当代档案保护工作提供了有益的参考和借鉴。

摘要：明代时期, 朝廷对档案管理和档案保护非常重视, 建立了用于保存史籍档案的专门档案库, 形成了有章可循的档案管理制度和别具匠心的档案保护技术, 为传承和延续我国珍贵的历史档案作出了积极而有益的贡献。

关键词：明代,档案,管理,保护

参考文献

[1]王泽军.明代档案库房建设与档案保护[J].北京档案, 1987 (1) .

[2]赵彦昌.明代档案管理制度研究[J].辽宁大学学报, 2011 (6) .

电子档案管理技术研究 篇3

1  电子档案的特征

电子档案不同于传统的纸质档案和实物档案，它有自己的独特特征：（1）电子档案的不稳定性，其主要是存储在磁介质上，主要有磁盘、光盘、磁带等。这种介质容易受到震动、磁信号的影响，载体结构稍微变化，就有可能造成数据的丢失和破坏，这对电子档案保存的环境有严格的要求。（2）电子档案的非直读性，电子档案的阅读需要借助一定的设备来进行，需要相关的软硬件设备来进行阅读，这就要求档案馆在保存电子档案的同时还要保存其专门的阅读设备。（3）电子档案的易更改性，电子档案的更改过程不容易被察觉，更改后不会留下任何痕迹，电子档案在传递或更换其他载体时，容易被更改。电子档案的增加、删除、修改都非常方便，给档案的真实性鉴定和保密性带来一定的困难。（4）电子档案对设备和技术的依赖性，档案信息的加工、组织都需要借助一定的设备和软件，还需要统一标准，标准不健全、不统一，容易出现在其他设备和环境下不能读取、不兼容的情况，档案资源不容易进行载体互换。

2  电子档案管理的难点

2.1  档案数据的不兼容性。数字档案产生的途径很多，有办公档案、数据档案、照片、文本、视频、声音等各种形式的档案资源，并且产生这些档案的管理系统和应用程序也不一样。这样产生的各种各样的非结构化数据在兼容性上就不好把握。不同类型的档案需要不同的软件才能打开，即使同一种文件在软件升级后也有可能不兼容或者丢失数据。这种不兼容性给数字档案的保存和使用带来很大的困难。

2.2  档案信息冗余。由于不是完整的数据库文件，各种各样的数字档案资源容易出现重复，数字文件的易复制性决定了其文档备份较多，并且因工作需要可能会不定期地修改，这样就会造成备份的不统一，尤其是手工备份文档，更容易造成数据的冗余，不利于数据的长期维护，容易造成数据不统一。

2.3  数字档案信息之间的联系弱。很多数字档案是相对孤立的，缺少相对的联系，导致系统没有办法识别两份电子档案的联系和区别。在保证电子档案安全的同时，强化档案关联共享。这种数字档案的独立性容易产生大量的数据孤岛，如果文件的扩展名被修改或者丢失，该文件所关联的程序则会失效，这种情况给电子档案归档带来不少的麻烦。

3  电子档案管理技术研究

电子档案的管理技术主要分为原生电子档案归档技术和数字化档案归档技术两种。

3.1  原生电子档案归档技术。原生电子档案主要是指在生活和工作中，直接产生的电子文件，又具有一定的保存价值，形成原生电子档案。原生电子档案归档技术主要有：在线数据收割技术、网络数字资源镜像、白色档案转换技术、fedora档案存贮系统等。

（1）在线数据收割技术：利用开源的原理，采用自动收割技术下载整个网络空间，对其进行抽取和标引，并组织成检索库供用户使用。奥地利国家图书馆和维也纳科技大学联合开发和使用该项技术，目前已经应用到奥地利数字图书馆和网络学习空间。（2）网络数字资源镜像技术：这种技术主要运用主题和事件的方式对网络资源进行选择，并形成档案资源的元数据，包括对多媒体和超文本的采集、标引、存贮并使用，最后运用人工编目的方式，为每份档案创建一条目录。美国国会图书馆开展的MINERVA项目采用的就是这种方式。（3）白色档案转换技术：这种技术主要为了尽量提高档案的利用效率，并且又不破坏数字档案的结构而采用的方法，即对原生的电子档案逐步地仿真和转化，由黑色档案（原始档案）经过保密加工和灾难恢复等工作，转换成灰色档案，最后再经过访问的限定和迁移变成白色档案，供用户使用，既保证了档案的安全，也提高了档案的利用效率。（4） fedora档案存贮系统：这是一套基于linux操作系统的管理软件。其允许数据的录入、删除和修改，通过这个系统可以实现原生数字档案馆藏资源建设，主要由弗吉尼亚大学、赫尔大学、斯坦福大学、耶鲁大学和英国赫尔历史中心共同参与完成，可以通过系统实现电子档案的评价和初审，可以实现档案的病毒检测、自动生成档案清单和信息包，并形成相关的档案访问权限。同时fedora还有数字对象存储库，并配有数字档案的采集和标引系统，主要由英国惠康图书馆开发，包含对不同标准的元数据重新创建、整理和组织，并开发了元数据自动提取和实施方案。

3.2  数字化档案归档技术。数字化档案主要是指将纸质档案数字化后形成的档案，这种档案的优点是使用的过程中不会对档案本体造成损坏，并且方便多人同时使用。主要有页面自动分析技术、档案数字化技术、多媒体数字档案技术、3D激光扫描技术。

（1）页面自动分析技术，即在数字化的过程中，自动对档案的信息资源进行采集和标引，该技术首先对图像进行预处理，然后提取图片的信息，包括图片的线、背景线、特殊符号、标题和文本等，最后进行文字的识别和重建。希腊国家信息与电子通信研究中心正在研究使用这种技术。（2）档案数字化技术，主要包括纸质档案的初始转换，数据的管理和访问，采用文章逐条、逐页的数据加载方式，自动创建页面级，手动创建文章即元数据的方式，采用SGML DTD（标记通用语言——文件形态定义）来反映，英国的曼彻斯特大学学者正在开发这种模式的归档技术。（3）多媒体数字档案技术，这种技术主要研究了音频档案信号转换的波段分析和恢复、信号提取、副本保存等关键技术，采用半自动的方式从视频和音频中提取元数据以供检索使用。通过检索相似性和曲线对比来对数字资源进行识别，这样减少了数字化抽取过程中的信息丢失，意大利的帕多瓦大学在对这项技术进行深入研究，欧洲的很多国家都是使用这种技术。（4）3D激光扫描技术，这样技术对实物档案数字化有很大的意义，主要是通过三维扫描和模拟，将其存储和开放使用，目前研究这项技术的主要有斯坦福大学、加州大学和中国科技大学，已经取得了初步的成果。

4  结语

随着数字化进程的加快，数字档案产生的速度越来越快，研究数字档案的归档技术，已经迫在眉睫了，文中介绍了不少的数字档案方面的新技术，这些是数字档案的保存、提取、收录、检索等技术，国内外关于数字档案满足用户的档案信息需求方面需要进一步加深，要以读者服务为宗旨进行开发。

技术档案管理制度范本 篇4

1.总则：

1.1 为加强对分公司外籍员工档案的科学、规范化管理，有效地保护和利用档案，维护其真实性、严肃性，维护分公司的合法权益，充分发挥外籍员工档案在雇员管理工作中的作用，根据公司相关档案管理制度，结合分公司实际，特制定本办法。

1.2 本办法所称的档案是指在雇员管理各项工作中直接形成的对公司、分公司具有保存、查考利用价值的的各种文字、图表、报表、电脑盘片、声像、实物、证件等不同形式的历史纪录。

1.3 人力资源部为外籍员工档案管理的职能部门，负责收集、整理、立卷、保管、统计、转递、开发利用以及鉴定销毁等工作，并指导各部门、各现场及分包商的雇员档案管理工作。

1.4 人力资源部统一领导分公司外籍员工档案管理工作，并委托各现场雇员管理人员负责现场雇员的档案管理工作，由人力资源部对其进行业务培训。

2.外籍员工档案范围

2.1 外籍员工人事档案：包括个人基本资料(简历、ID卡或护照复印件、学历证明、工作经历证明、健康证明、驾驶执照复印件等)、劳动合同、出勤纪录、工资表、加班纪录、奖惩纪录、病假、事假、年假纪录、领取劳保用品纪录等。

2.2 离职人员档案：除以上规定应收入的档案外，还包括离职纪录(辞职信或解雇信)、补偿证明、社会保险结算记录、劳动纠纷处理纪录等。

2.3 分公司内部文件：包括分公司制定和颁布的涉及外籍员工管理工作的政策或办法，涉及外籍员工的内部备忘录、通知、传真、申请表、报表、警告信、停工信、解雇信等。

2.4 外部文件：包括苏丹政府机构制定的法律法规和政策，法律纠纷处理纪录及对外信函等

3.文件材料的整理与归档

3.1 新形成的文件材料应及时整理并归档，基本程序为： 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 对文件材料进行鉴别，看是否符合归档的要求。

按照文件材料的属性及内容，确定其归档的具体位置。

在目录上登记文件的名称及有关内容。

将新文件材料存入档案。

3.2 档案保管期限：档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。3.2.1 永久：凡是反映人力资源部主要职能活动，公司和分公司需要长远利用的档案，应为永久保管。主要分为：分公司制定的重要文件材料；公司针对分公司所发的重要文件材料；苏丹当地政府机构或相关组织制定的指导性文件材料。

3.2.2 长期：凡是相当长的时间内，分公司需要查考利用的档案，应为长期保管。主要分为：分公司制定或产生的，在相当长时间内各项工作需要查考利用的文件材料；苏丹当地政府机构或相关组织下发的与分公司雇员管理工作有关的比较重要的文件材料。

3.2.3 短期：凡是在短期内人力资源部需要查考利用的档案（如离职雇员个人资料、工资明细、考勤明细等），均为短期保管，保管期限为五年（含五年）。

4.档案的管理

4.1 外籍员工个人人事档案应每人单独存档并建立台帐，自开始工作之日至离职，所有与雇员个人有关的文件材料按雇员姓名分别保存。

4.2 所有有价值的文件、报表、业务记录等材料必须备份；重要文件材料在妥善保存原件同时要扫描保存软拷贝，重要的、需保密保存的外籍员工人事档案原件要存所在工作地文控部门。

4.3 所有保存档案必须建立台帐，管理人员要定期(每季度一次)检查核对所管档案，作到帐物相符；人力资源部定期或不定期检查，以监督各工作地外籍员工档案管理工作。

4.4 各工作地雇员管理人员应认真做好外籍员工档案材料的保密管理工作。防止丢失，严禁擅自泄露档案内容，擅自涂改、抽取、销毁或伪造档案材料。如因保管不善，造成档案材料的损坏、丢失，责任人应负责补建损坏、丢失的档案材料（必要时出具补建档案材料的证明），由人力资源部审核后归入档案。

4.5 存放档案材料的场所严禁吸烟，要保持清洁，保持适当温度，并应有防盗、防火、防晒、防虫、防潮、防霉、防尘、防鼠等安全措施。

4.6 所有外籍员工档案材料由人力资源部统一管理，未经人力资源部批准任何人无权查阅。人力资源部相关管理人员使用档案材料应拷贝复印件并及时将原件归档，使用完毕立即销毁拷贝件。

4.7 对已失去保存价值的档案要及时制定销毁清单并提交销毁报告，经人力资源部审核，分公司领导审批同意后，予以销毁；同时人力资源部会同财务部等相关部门共同派员兼销，兼销人必须在档案销毁清单上签字；销毁清单及销毁报告永久保存。

4.8 有下列行为之一者，视情节轻重给予50-500美金罚款处理，构成犯罪的移交当地司法部门处理： 4.8.1 4.8.2 4.8.3 4.8.4 4.8.5 损毁、丢失或擅自销毁分公司外籍员工档案材料的。擅自向外界提供、摘抄分公司外籍员工档案材料的。涂改、伪造档案材料的。未及时上报归档或管理不善的。

未办理相关手续而借阅、外带或越级查阅的（管理责任人同罚）。

5.档案的移交

5.1 外籍员工档案管理责任人变更时，必须办理交接手续，即制作档案移交目录一式两份，双方核对无误后签字确认。档案交接时必须有两名以上兼交人，监督交接文件数量、质量及移交过程，确认无误后在移交目录上签字。移交目录由新的管理责任人及人力资源部分别保存。

6.附则

安全生产档案资料范本 篇5

（一）安全生产责任制（从负责人到员工责任制）

（二）各项安全生产规章制度

（三）安全事故应急救援预案及演练记录(记录免提交，由企业留存)

（四）安全生产机构建设和专职安全管理人员配备情况

（即：安全生产领导小组架构、名单及职责；注册安全主任证书复印件）

（五）安全生产自查制度及检查记录（记录免提交，由企业留存）

（六）安全生产教育、培训制度及记录（记录免提交，由企业留存）

（七）化危物品安全管理制度

（八）各岗位安全操作规程(以各机械岗位、危险性岗位为主)

（九）特种作业人员上岗证复印件

（焊工、电工、叉车工、锅炉工、危险化学品从业人员资格证等）

（十）搭建物体的审批证明材料（无搭建物，免提交证明材料）

（十一）安全生产资金的投入和使用情况资料（企业留存，免提交）

（即：设立专用帐户及资金；设立安全生产台帐）

（十二）近年发生的安全生产工伤事故资料（企业留存，免提交）

（十三）安全责任人任命证书、消防验收证书复印件及填写《安全生产登记表》

（十四）其他安全生产资料（如：上级部门下发的文件、通知；安全生产会议

记录及安全生产工作计划、总结、汇报、整改报告等）（企业留存，免提交）

东莞辉盛五金加工厂盖章）

2011年03月10日

浅谈燃气企业技术档案管理 篇6

1 规范燃气企业技术档案管理的措施

燃气企业技术档案管理在整个企业管理工作中有着重要的作用, 它的主要任务就是对燃气企业的相关技术档案进行综合管理, 统一标准和规范。建立完善的技术档案管理网络, 遵照统一领导、统一制度、分级管理的原则, 成立档案工作领导小组、统一协调档案管理工作。在各相关业务部门指定专业技术人员担任兼职档案员, 形成全公司的技术档案管理网络。完善制度建设, 制定岗位责任制及档案管理制度, 做到职责分明, 层层把关, 保证各类文件、材料、资料不疏漏、不缺失。采取措施, 对燃气工程技术档案进行超前管理, 拓宽档案收集渠道。燃气工程的建设和系统运行内容是比较复杂的, 尤其是市政管网、各类场站及大型住宅小区的燃气工程建设周期长, 从项目申报到工程竣工的程序比较多, 这些工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂, 涉及部门和人员多, 经历时间长、稍有疏忽就可能遗漏;而商业用户、工业福利用户及小型住宅等工程大多建设周期短、形成的文件数量不多, 不易引起档案管理人员的足够重视。及时立卷是为了保证档案资料收集齐全、完整, 档案管理人员应首先了解燃气工程建设工作的具体工作程序和工作流程, 坚持以规范化的作业方式。把应该收集旧档的文件资料进行分类整理, 立出预备案卷。可以装订的及时把它装订成正规卷。对每一阶段工作中会形成哪些档案资料做到心中有数。使技术档案管理工作逐步走向规范化、科学化。在此基础上, 可采取以下收集方法:

1.1 追踪收集。

适用于工程周期短, 形成档案材料快的工程。档案管理人员可根据生产部门提供的工程通气、点火信息, 有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高。

1.2 分段收集。

适用于建设周期长的工程 (如市政管网、各类场站工程及某些跨年度工程) , 要及时掌握工程进展情况, 并加强催收, 尽力避免原始资料的遗失, 这样才能保证工程档案的连续性、完整性。

1.3 强制收集。

对某些人员分散、临时机构较多的施工单位, 可采用收取档案资料押金的做法。当一项燃气工程报建后, 施工单位先交纳一定金额的资料押金, 直到工程完工后施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。以保证档案资料不因人为因素而流失。

1.4 系统收集。燃气工程正常运行后, 要按运行规程, 分级上报收录

2 燃气企业技术档案管理专业化

2.1 科学系统地分类, 要根据燃气工程建设的实际情况, 须制定相关的管理制度, 使得技术档案管理工作稳定有序的延续下去。

按照分类大纲、归档范围、保管期限等方法, 可将燃气工程档案分为十类:a.技术管理档案;b.场站档案;c.市政管网档案;d.工业用户档案;e.商业及福利用户档案;f.民用户档案;g.工程设计档案;h.设备及仪器仪表档案;i.影像档案;j.科学研究档案。并在每一类中确定基本归档范围。对市政管网、庭院管网, 应及时地补充完善到电子版资料中。使技术档案管理工作逐步走向科学化、规范化、电子化。

2.2 强化档案人员的业务培训、提高档案管理水平。

燃气企业技术档案具有不可回复的特点。客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事技术档案工作的人员, 专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案, 还要懂科技档案, 懂与燃气工程相关的一些专业类别档案、懂不同类别的档案的分类整理。因此、为达到燃气企业技术档案整理规范化的要求、对各专职或兼职技术档案管理人员进行培训、讲解了燃气工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料。哪些是属于有保存价值的技术档案今后需归档及归档范围。按照档案整理要求。对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化、要做详细的讲解, 在工作中有的放矢, 注意积累资料。档案管理培训应与工程建设及系统运行同步进行。是档案的标准化、规范化的切实的保障。

2.3 开发利用档案信息, 促进档案管理工作

做好技术档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了利用、而更好地开发利用档案信息, 反过来也会促进档案管理工作。燃气企业技术档案的形成是燃气工作者劳动与智慧的结晶, 通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源、而这些资源又通过档案工作者提供给燃气工作者利用。对于档案工作者来说, 如果能将档案信息及时提供给业务部门和燃气工作者, 使他们亲身体验到档案信息的价值、就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。近年来随着计算机技术的发展和利用, 将档案资料及时输入电脑, 可以方便地为业务部门提供管线、管网图、维修、抢修抢险等燃气工程的运行记录。这些档案信息, 为我市由液化石油气换转为天然气的改造工程提供了很大的帮助。业务部门专业技术人员从档案中获得信息, 实践证明了档案材料的重要性。激励促使档案管理工作更上新台阶。

3 制定相应的管理标准和管理规范

档案管理不够规范也是一个长期存在的问题。在燃气企业技术档案管理方面, 主要存在档案编号不规范、档案标题不规范的情况, 导致了各种档案的混乱, 不利于燃气企业技术档案的有效管理。在对燃气工程技术档案管理的过程中, 要加强对燃气技术档案工作的统一管理, 形成一个统一有效的管理网络, 为燃气工程技术档案的完整、齐全、有序奠定重要的基础。第一, 燃气企业要坚持统一领导、统一分工的原则, 成立有序的燃气工程技术档案管理小组, 统一对档案进行管理, 提高档案管理的规范性和统一性, 提高档案管理的整体效率;第二, 要完善相关的技术档案管理规章制度, 做到档案管理的职责分明, 责任到人, 从而实现燃气企业技术档案的规范化管理, 是档案管理工作真正实现程序化、系统化、规划化和标准化。

对档案管理技术创新的分析 篇7

【关键词】档案管理；创新理念；电子文档

在社会主义经济不断发展完善的今天，我国的档案管理事业取得了一定的成绩。尤其是新中国成立以来，我国的档案管理事业的社会主义建设进程中发挥了较大的作用。然而，在信息全球化的现代社会，我国传统的档案管理在体制、技术方法等方面存在着明显的不足。因此，了解当前我国档案管理中存在的问题，对档案管理技术的创新具有理念上的指导意义。

1、我国档案管理现状

1.1管理观念上注重传统的纸质档案忽视电子档案

受传统“白纸黑字，立此为证”观念影响，我国档案管理中一直是重点关注纸质档案。然而不得不指出，随着信息社会的不断发展，我们必须重视电子档案，否则必将再一次落后于世界科技的发展。档案的一个重要特征即是凭证性。然而在众多档案管理机构中，并不认同电子档案的这一特性。通常，在我国只有纸质档案和电子档案共同流转方可生效。亦或是，仅凭纸质档案就可以独立成为各机构开展工作的重要凭证。然而，仅凭电子档案是不可以单独行使其凭证性的。这样的认知是不科学的，存在着很大的偏见。

1.2电子档案的归档及管理中存在不科学的现象

在各机构内部的流通过程中，不科学的电子档案归档方式不利于档案管理事业的长期发展。机构内部的档案部门在处理电子档案时，通常通过收集和移交的方式，将属于各部门的档案统一管理。然而，由于电子档案生成较为分散、操作更为简易等特征，原有的归档方法、归档程序难以适用于电子档案的需求。

在电子档案管理方面，一些不科学不完善的管理方法也会不利于其信息资源的长期留存。与保存纸质档案相比，长期保存电子档案更加取决于全程工作。电子档案的格式、初始数据等问题在形成、流转、移交等过程中任何一个环节都会影响电子档案的长期保存。在我国，电子档案的初始数据的管理缺乏规范性和科学性，因而极易在后期传输过程中出现差错。这种状况自然导致电子档案的长期保存难以实现。

2、档案管理技术创新的必要性

在信息全球化的当今社会，档案管理技术的创新是适应时代发展的必然要求。在面对这个开放性社会时，发展市场经济就必须发展档案管理工作的创新。首先，档案管理技术创新有利于从根本上做好档案管理工作，促进各机构做好本职工作。档案记录有各机构的第一手原始资料，记录着其发展历史与进程。由此不难看出，档案管理是维护管理机构历史真实面貌的重要工作。做好档案管理是衡量一个机构管理水平的重要标准，是促进各机构工作质量和工作效率的必要条件。档案管理技术的创新有利于各部门从本质上解决档案管理问题的关键。其次，档案管理技术创新有利于管理人员观念的转变。我国现阶段不重视电子档案很大程度上是因为电子档案机制本身存在一定的问题。改革档案管理技术，完善电子档案归档、存储，建立电子档案管理机制，使相关管理人员从事实上看到电子档案的优点。凭借这些，改变相关管理人员的档案管理观念亦不是难题。档案管理人员观念的革新对档案管理事业的进一步发展具有重要意义。

3、档案管理技术创新原则

首先，档案管理技术创新应培养整体意识。档案管理工作中的档案虽然是来自个不同的机构部门，但由于其信息是的交叉性，所有的档案又是一个统一的整体。在档案管理技术创新过程中，必须从宏观上把握档案管理的整体性。只有这样才有可能探索出科学有效的创新管理技术。其次，档案管理技术创新应该注重档案的服务性。档案管理的根本目的在于合理运用档案。众所周知，做好档案工作最直接的目的就是发挥档案的作用，实现其价值。全面加强档案管理技术的创新就是要更好地开发利用档案，实现信息共享，促进社会信息化的全面发展。因而，在档案管理技术创新过程中尤其应该注意档案的服务性。所有的创新应该更人性化，更为有效的为其服务，满足档案管理工作的需要。

4、档案管理技术创新方式

4.1实现档案管理技术与现代科技的有机结合

我国传统的档案管理技术较为落后，其中整理工作较为繁琐，众多的重复劳动在无形中浪费了社会资源。随着计算机网络的进一步发展，传统档案管理技术中的缺陷更为突出。与传统的档案管理相比，电子档案管理在档案管理工作中的优势非常明显。在此形式之下必须正视这一现实，全面实现档案管理技术与现代科技的融合。利用计算机等现代技术促进档案管理事业的发展。

4.2建立电子档案管理制度，促进纸质档案与电子档案的有效统一

目前，我国电子档案管理系统的发展极度不统一、不完善，很大程度上是电子档案管理技术、管理标准不足造成的。由于缺乏相应的标准，电子档案管理建设水平较低，存在相当严重的安全隐患。因而，必须建立并完善相关管理制度。

5、结论

在社会飞速发展的今天，机遇与挑战是并存的。在档案管理过程中，只有用发展的眼光看待身边事物才有可能抓住机遇，促进档案管理技术的全面创新，促进档案管理事业发展与完善。只有时刻注意创新，有可能实现档案管理的科学化、规范化和法制化。笔者相信，当档案管理技术创新过程中有所注重，必定能更好地完成档案管理工作，实现档案管理的价值。

参考文献

[1]力小蓉，李可.拓宽档案编研范围发挥档案信息作用[M].中国医学管理，2012.

[2]冯子直.有关建立档案事业体系的几个问题[J].档案时空，2004（6）.