档案整理服务要求（精选9篇）
2012年省教育教学评估，要求全体教师认真整理个人业务档案，根据标准要求逐项完成，如有复印模糊不清、书写潦草、打印设置不规范的，需返工重整。
一、学校准备新档案盒，老师们到办公室处领取新、旧两个档案盒，将旧盒中可以继续用的页码装入新盒。
二、原盒中复印质量差的重新复印，过期的旧档留在原盒中。
三、三年生涯规划更新为09—10,10—11,11—12学年；领导同行评价写09—
10、10—11学年的；
四、以下内容续写新的，手写要用碳素笔规范书写，打印的要用模板，模板已经拷在各办公室桌面上。注意字体字号设置，篇数如下：○我的教育成果续写新的；○教学随笔5篇；○教学设计5篇；○教学论文3篇；○教学反思5篇；○教学故事5篇；○基本功2×2篇；○课题研究1篇。
五、荣誉证书复印件（09年—11年12月）复印一式2份，一份装入个人档案，一份交办公室；
六、个别内容无模板的，页面设置要求如下：1.页边距：上2.54厘米，下
2.54厘米，左3.17厘米，右2.5厘米，；排版采用Word格式。所有纸质资料统一用A4纸型双面打印或复印 2.标题用小3号黑体，如有副标题，用4号宋体（若字太多可适当缩小字体）；行距要求固定值、20磅。3.正文用小4号宋体（表格内文字的字号可适当调整）。页码（1、2…）在页面下方居中。
七．个人档案整理装盒后，将新旧档案盒一并周四下午上交办公室并逐一验收。不合格的返工重新整理。
所谓公共档案馆信息服务能力建设, 就是档案馆坚持从人民群众的根本利益和现实需求出发, 全心全意地为人民群众提供档案信息服务;以解决民生问题为基本着眼点, 在履行为党和政府决策服务、为社会经济发展服务职能的同时, 为社会公众提供更多更好的档案信息“产品”和档案信息服务。以面向社会公众的信息服务, 为落实科学发展观、促进经济社会和人的全面发展、构建和谐社会提供档案信息保障。
1 建设公共档案馆是由档案馆本质属性决定的必然发展趋势
随着社会的不断进步, 档案馆由“国家模式”向“社会模式”转变的趋势日渐明显。以往带有“神秘色彩”的档案馆渐渐撩开掩映在头上的面纱, 开始面向社会公众提供档案信息服务并向公共服务型档案馆的方向转化, 面向社会公众开展档案信息服务的领域得到不断拓展, 成为公共档案馆工作的鲜明特色。
从本质上分析, 公共档案馆同样具有党和政府机关的性质。其“立馆之基”在于为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务。“三个服务”职能之间相辅相成、互为依托、不容偏废。但必须注意到:“三个服务”职能之间也存在着复杂的关系。特别是公共档案馆脱胎于传统的综合档案馆, 强调其公共性, 并不意味着标新立异地全盘否定档案馆固有的本质属性与基本职能。事实上, 公共档案馆在构建和谐社会的伟大进程中为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务同为社会公众服务之间并不存在矛盾:党和政府的科学决策、社会经济的快速发展完全符合人民群众的根本利益需求;而社会公众的根本利益需求则是党和政府科学决策的基本着眼点和社会经济发展的重要基础。由此可以说, 公共档案馆是在传统的综合档案馆基础上发展起来的, 其面向社会公众的档案信息服务方向是对传统档案馆履行信息服务职能的延伸与放大。在建设公共档案馆、确定其信息服务发展战略定位时, 必须在指导思想上破除以往过分强调档案馆的机要性、保密性特点, 因循守旧、档案信息服务领域狭小受限的束缚;又要在坚持尊重档案馆机要性、保密性特点的同时, 发挥档案馆公益性、公共性优势。坚持“三个服务”共存并重的原则:一方面要超越对于为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务过分倚重的思维定式;另一方面还要在有效履行为社会公众服务职能的前提下, 实现履行“三个服务”职能之间的合理平衡。
2 建设公共档案馆对于构建和谐社会的伟大实践具有重要意义
档案馆肩负着积累、保存“社会历史记录”的重任, 掌握着大量的信息资源, 并以其独有功能成为连接档案信息与社会公众的纽带, 处于社会档案信息“支配者”、“供给者”的特殊位置。同时, 伴随着我国工业化、城镇化、市场化、国际化步伐的日益加快和改革开放进程的继续深入, 社会结构、经济体制、利益格局、思想观念都发生了深刻变化, 使影响到构建和谐社会的问题显著增多, 客观上要求档案馆必须积极配合建立服务型政府的需要, 加大履行为党和政府的决策服务、为社会经济发展服务、为社会公众服务职能的力度, 切实解决好以往档案馆履行“三个服务”职能过程中面向社会公众服务明显滞后的缺憾, 努力实现档案馆履行“三个服务”职能之间的合理平衡。使公共档案馆拓宽关注社会发展和解决民生问题的视野与服务领域, 达到档案信息的社会共享与开发利用。以此为促进社会公平正义, 增强社会创造活力, 保持社会安定有序, 有效推动和谐社会建设步伐提供优质高效的档案信息服务。
3 建设公共档案馆是深化档案工作改革的重要举措
多年来, 特别是近几年来, 各级各类档案馆在围绕自身改革和开展档案信息服务方面采取了一系列措施, 并取得了显著成效。但在档案馆履行“三个服务”职能的合理平衡、加大面向社会公众的档案信息服务方面所面临的任务依然繁重而艰巨, 一定程度上影响了档案馆社会领域服务职能的合理实现。所以, 必须改变传统档案馆服务政治、经济领域的职能较强, 服务社会公众领域的职能较弱;档案管理功能建设较强, 信息服务功能建设较弱的种种弊端, 进一步深化公共档案馆自身改革。使档案工作改革、特别是公共档案馆信息服务能力建设更加适应“科学发展观”的理念与“构建和谐社会”的目标要求。坚持从公共档案馆体制建设入手, 力求在服务理念、服务方式、服务内容等方面发生巨大变化。同时, 深入研究公共档案馆履行职责的具体方式与途径, 即探讨确定公共档案馆在社会公共服务与社会管理中的角色定位问题, 将公共档案馆的信息服务领域扩展到更为广阔的社会空间。
摘要：认真履行公共服务职能, 深化档案信息服务, 对于全面贯彻科学发展观, 加快档案馆由“国家模式”向“社会模式”的转变进程, 建设公共档案馆、提高公共档案馆的、为建设和谐社会提供档案信息服务支撑具有重要意义。
关键词：公共档案馆,信息服务,和谐社会
参考文献
[1]刘金树.关于公共档案馆服务方向的思考[N].中国档案报, 2007, 1, 11.
[2]张锐.构建和谐社会视野下的档案信息服务[J].档案学研究, 2005, 6.
[3]孙爱萍.非国有档案信息资源管理研究[J].档案学通讯, 2005, 1.
学校档案建设要求
一、档案分类
（一）综合类
（二）办学条件
（三）入学机会
（四）保障机制
（五）教师队伍
（六）质量与管理
二、档案内容（分年度整理三年：2010-2011、2011-2012、2012-2013）
（一）综合卷
1、国家及上级党委、政府及其有关部门关于推进和实施义务教育均衡发展的相关文件、会议纪要、领导讲话等资料。
2、学校自查报告。
3、学校平面图（显示布局、面积等数据）
（二）办学条件
1、附件1《河南省义务教育学校办学条件基本标准评估表（试行）》，要逐项打分。
2、表II—2办学基本标准达标情况自评表
3、县级政府及有关部门对学校办学基本标准达标评估验收合格证书或相关资料。
4、有关部门对学校实验室等验收合格证书或相关资料。
5、卫生防疫部门对学校食堂检查验收合格证书。
（三）入学机会
1、进城务工人员随迁子女学籍档案。（城区学校）
2、农村义务教育关爱留守儿童的措施办法（青少年教育帮扶的有关资料包括花名册、图片资料等）
3、三类残疾儿童入学花名册和入学率统计表（普九表）（2010—2011、2011-2012、2012—2013学年）
4、优质普通高中招生名额分配到初中的计划及分配生录取花名册（三年）
（四）保障机制
1、教职工工资花名册（三年）。
2、近三年公用经费拨付和使用情况(拨款凭证复印件)。
3、“一补”资金发放花名册。
4、近三年，每学期教师绩效考评及绩效工资发放资料。
（五）教师队伍
1、专任教师花名册（含姓名、性别、年龄、教龄、学科、学历、职称、工资等）
2、专任教师学历及职称情况统计表
3、专任教师学历、专业技术资格证、专业技术聘任证、校长资格证复印件。
4、教职工花名册（含姓名、性别、年龄、教龄、学科、学历、职称、工资等）。
5、教师培训及校本研修的有关资料。
（六）质量与管理
1、课程表及作息时间表
2、学生花名册（小学六年、初中三年）
3、毕业学生花名册（三学年）
4、毕业生成绩统计表（三学年）
5、初中三年、小学六年巩固率统计表。
6、辍学学生花名册及统计表（普九表，三学年）
7、各年级学生成绩及格率统计表（三学年）
8、初中、小学学生体质健康及格率统计表。（三学年）
9、大课间及体育活动有关资料
10、学校规范化管理有关资料（减负）
11、实施素质教育有关资料。
12、安全教育及安全管理有关资料
三、功能室档案资料
1、小学数学、科学，初中理科教学仪器配备目录及实验记录
2、学校体育、音乐、美术器材及使用记录
3、图书目录（含近三年新增图书目录）及借阅记录
4、学校计算机、电教器材目录 以上档案资料存放相关功能室。
四、档案管理有关要求
1、档案盒标签。档案盒要求统一制作标签，横标签“均衡发展档案”，横标下有分卷标签（如综合卷…….），标签统一使用黑体字电脑打印，分卷标签用小一号黑体字，分卷一盒不够需用几盒的，在分卷标签注明分卷顺序，如综合卷①……，档案盒侧面用同样字体的竖标签，档案盒侧面最下端，要表明盒号。
2、档案目录。档案要有总目录，总目录项目为“卷名、内容 盒号”。各分卷都要有分卷目录与卷内文件目录。
3、装订。有年限要求的按年分装，其它按类装订；凡是涉及到花名册的档案，均要在花名册前附上统计表；档案封皮要求乡镇内统一制定，封皮纸质用彩色布纹纸。
4、收集的档案内容，统一以Ａ４纸呈现。栾川县教育督导室
（征求意见稿）
为了进一步加强干部人事档案材料收集归档工作，充实、完善干部人事档案内容，更好地为干部人事工作服务，落实中共中央组织部中组发[2009]12号《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，经学校研究决定，修订中农大档案字[2008]1号《中国农业大学干部人事档案归档范围及职责要求》，现将各部门干部人事档案归档范围分工及职责要求通知如下。
一、归档范围
（一）党委组织部
1、报告个人有关事项的材料：处级领导干部个人有关事项发生变化的报告表或相关材料。
2、考察、考核、鉴定材料：考察材料；处级领导干部在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；提拔处级干部考察材料及试用期期满审批表；处级干部援藏、援疆、挂职锻炼等推荐、考核、鉴定材料。后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
3、培训材料：为期两个月以上的处级干部培训（学习、进修）登记表、考核表登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4、提拔、任用处级干部材料：处级干部任免审批表等材料。
5、党的组织建设工作中形成的材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书，入党政审材料；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见、党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；自传材料。
6、党代会形成的材料：校级及以上党员代表大会选举产生的党代表登记表等材料。
7、表彰奖励等材料：授予校级及以上优秀共产党员、优秀党务工作者等荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料。
8、辞职、罢免等材料：处级干部自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定等材料。
（二）人事处
1、履历材料：干部履历表和属于履历性质的登记表等材料。
2、考察、考核、鉴定材料：干部年度考核登记表、任期考核登记表、干部调动鉴定等材料。
3、培训材料：为期两个月以上师资培训登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
4、学历学位的认定：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表；入学考试各科成绩表；研究生推免生登记表；专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表；授予学位的材料，党校学历证明；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
5、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表或资格证书复印件等材料。
6、评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评（聘）审批表、职员任职资格评（聘）审批表。
7、反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知、博士后研究人员登记表、博士后工作期满登记表、被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
8、更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、参加工作时间、出生日期等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
9、任免、调动、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：科级干部任免审批表；干部调动审批材料；科级干部援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；军人转业（复员）安置审批表；退（离）休审批表等材料。
10、招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；招工审批表，取消录用、解聘材料。
11、辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退工作人员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
12、政审材料：上级批复审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检察交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料。
13、工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
14、健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
15、治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
16、出国（境）材料：因私出国（境）审批表、回国登记表等材料。
17、其他材料：毕业生就业通知书（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书）等有参考价值的材料。
（三）研究生院
1、研究生学籍材料：报考攻读研究生登记表、入学登记表、学习成绩表、毕业登记表、授予学位材料、参加硕士研究生单独考试学生填写的专家推荐表、研究生推免生登记表。
2、申请同等学历学位材料：学位课程进修成绩表，授予学位材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩表或合格证书复印件；
3、研究生助学贷款相关材料；
4、研究生获校级以上奖励材料；
5、研究生违纪处分材料；
6、选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料。
7、其他可供组织考察的材料。
（四）科学技术发展研究院
1、干部获得校级、省、部级以上科学技术类奖励的登记表、审批材料；
2、其他可供组织考察的材料。
（五）审计处
1、处级干部离任经济责任审计结果报告；
2、其他可供组织考察的材料。
（六）教务处
1、教师获校级、省、部级及以上教育、教学、课程及管理方面的奖励审批材料；撤销奖励的有关材料。
2、其他可供组织考察的材料。
（七）纪检、监察处
1、涉纪涉法材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
2、其他可供组织考察的材料。
（八）统战部
1、干部加入或退出民主党派形成的相关材料；
2、干部获得统战工作校级、省、部级及以上先进审批表；
3、其他可供组织考察的材料。
（九）党委学生工作（武装）部（处）（就业指导中心）
1、本、专科学生入学登记表、毕业生登记表；
2、本、专科学生获校级以上奖励情况审批表；
3、本、专科学生助学贷款相关材料；
4、本、专科学生违纪处分材料；
5、本、专科学生就业通知书（毕业报到证）；
6、本、专科学生应征入伍登记表；
7、本、专科学生选聘到村任职高校毕业生登记表；
8、其他可供组织考察的材料。
（十）校工会
1、干部获校级、省部级及以上奖励审批表：如：校优秀工会干部、工会积极分子、全国五·一劳动奖章、全国三·八红旗手、首都劳动奖状、北京市师德标兵、师德先进个人、北京市创新标兵、北京市优秀教职工之友、北京市优秀工会积极分子、全国工会工作优秀教育工作者等材料；
2、工会、教职工代表大会形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。
3、其他可供组织考察的材料。
（十一）各学院、各分党委（党总支、直属党支部）
1、本、专科学生、双学位学生毕业成绩汇总表；
2、本、专科学生、双学位学生毕业实习报告单或登记表；
3、本、科学生、双学位学生获学位证明材料；
4、按照党委组织部授权，负责学生及干部、职工加入中国共产党及其转正的材料，如入党志愿书、申请书及入党积极分子考察、鉴定材料、自传和属于自传性质的材料、政审材料、党员民主评议、重新登记材料；
5、其他可供组织参考的材料。
（十二）校医院
职工及学生体格检查中有必要归档的体检表及工伤致残确定的残疾登记材料；新生入学和毕业生离校时的体检表。
（十三）校团委
1、本、专科学生加入共产主义青年团审批材料，如入团志愿书、申请书以及政审材料等；
2、校级及以上级别优秀团员表彰审批材料；
3、其他可供组织考察的材料。
二、归档要求
1、归档材料必须是办理完毕的正式文件材料；
2、归档材料必须是真实的，不能涂改、造假，否则依有关法律、法规规定，追究归档单位责任人及当事人相应的组织纪律责任，对情节严重者依法追究其法律责任，其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
3、归档材料文字书写清楚、项目齐全（不留空白，对项目内容没有的填无）、对象明确、写明承办单位及时间；
4、必须手续完备，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。规定要同本人见面的材料，要有本人签字（因故未签字的，要由组织注明已同本人见面并加盖组织印章），如：干部任免审批表，必须有组织盖章并有本人签字，还要注明批准文号。还比如，职工年度考核登记表等，也须有本人签字、组织盖章；
5、人事处组织干部填写履历表时，所填获奖情况一栏中，省、部级及以上奖励的要有相应的佐证材料，即档案中要有获省、部级奖励的审批表，如果没有要尽力查找或用证书复印件（需加盖有关职能部门公章），如果没有上述材料作证明则不要在获奖栏目中填写获此类奖项；
6、档案材料须用纸张为十六开型的公文（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不能用一般的圆珠笔书写，字迹材料应当符合档案保护要求；打印材料要符合国际A4标准；
7、归档时间，要求在形成干部人事材料后的一个月内，或随时根据工作完成并已形成材料的情况，随时归档，以保证干部档案的完整性；
8、档案管理部门对不符合中组部、教育部要求的档案材料不予受理归档，有关职能部门在形成材料的过程中要严格把关，重点审核归档材料时否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备，做到不合格不规范的材料不归档。
三、组织领导
1、各单位需确定分管干部人事档案工作负责人，可与负责综合档案工作责任人一致，也可另确定负责人。
2、各单位需确定负责干部人事档案的兼职档案员1名，承担人事档案归档具体工作。
3、本文件自下发之日起执行，2008年1月印发的中农大档案（2008）1号《中国农业大学干部人事档案归档范围及职责要求》同时废止。
我们经手的每一个案件（包括诉讼和非诉），都要及时整理归档保存全部文档。具体要求如下：
一、当事人基础信息资料
注册地、住所地、通信收件地址
工商注册信息：法定代表人、股东、注册资金、经营范围、公司章程、股权现状（是否质押）等
法定代表人、股东信息（身份证号、营业执照等）
二、当事人财产线索资料信息 股权、应收帐款
房产、矿产（采矿权）、土地使用权、厂房、设备、存货，其他财产
三、当事人所在地经济、社会状况信息
人口、GDP、房价、经济发展水平、社会消费能力等
四、法律文书资料
起诉书、保全申请、保函、代理词、答辩状 立案证据材料、庭审质证材料
裁判文书（判决、裁定、调解书，仲裁文书，公证文书等）送达通知书、回执 协助执行通知 评估报告
五、相关权属证书（财产权属登记文件）
房产证、他项权证、股权质押登记文件、采矿权证、采矿权抵押登记文件 土地使用权证
房产开发四证（五证）等
六、适用法律法规司法解释
七、类似判例
八、非诉法律文书
法律意见书、律师函、尽职调查报告等
一、岩土芯样收集范围及保存期限
岩土芯样指对建筑物勘探点进行钻探工作时取出的岩土芯体, 是核电站厂址地质勘察活动中对建筑物的岩土工程进行勘探时产生的一项重要基础实物档案, 它是研究和评价核电站地质结构的重要依据。
核电厂岩土工程勘察的根据其安全分类, 可分为与核安全有关建筑和常规建筑两类, 其岩土芯样收集按核岛、常规岛、水工建筑、附属建筑四个地段的建筑物进行收集。
岩土芯样根据工程项目建设与运行维护要求保存一定期限或长期保存。控制性勘探点 (control exploratory hole) 指为控制场地地层结构, 满足场地、地基基础和基坑工程的稳定性、变形评价的要求而布设的勘探点, 控制性勘探孔岩土芯样应长期保存。一般性勘探点 (exploratory hole) 指为查明地基主要受力层性质, 满足地基 (包括桩基) 承载力评价等一般常规性问题的要求而布设的勘探点, 一般性勘探钻孔岩土芯样保存到钻探工作检查验收或核电厂工程建设竣工验收为止。
目前, 宁德核电厂一期工程的核岛、常规岛、水工建筑 (防波堤、取水口、重件码头等) 及附属建筑 (联合泵房、生活区等) 四大类共20个子项岩土芯样档案均按“永久”保存。而办公楼和办公楼边坡、人工边坡、防渗墙、土石方补充勘察等与核安全无关物项的岩芯, 以及取水渠、防波堤及护岸等工程中质量检测及变形观测项目及部分回填区建筑物 (AB/AQ/AQ及生活区宿舍楼等) 设置的地质调查点产生的岩土芯样不在归档范围内, 但需做好相应的勘探报告的编制、移交归档。
二、岩土芯样箱 (盒) 内摆放及标识要求
钻探时钻出岩土芯样按其出筒顺序摆放, 并进行清洗。按照由浅至深顺序从左到右、自上而下依次摆放在岩土芯样箱 (盒) 内。要求每个钻孔的每一箱岩土芯样样品应独立, 各钻孔样品不得混放;同一钻孔装入多个岩土芯样箱的岩样从开孔到终孔、由浅层至深层排列。岩土芯样按回次 (筒次) 统一编号, 原则上长度大于10CM的岩土芯样直接在圆柱面上或横切面上编号。
每个回次的岩土芯样需要有“岩土芯样标识牌”, 应包括“项目名称、孔号、回次及孔深”等信息, 标识清晰。标识牌应采用不易腐烂的材料使用不褪色的墨水填写。标识牌如是普通白纸打印, 应作过塑处理 (由于目前国内核电项目均在沿海地带, 空气湿度大, 普通白纸打印的标识牌极易出现腐蚀、褪色等情况) 。标识牌放置在被标识的末端, 粉状及碎块的岩土芯样标识牌同时装入塑料袋内。
每一箱岩土芯样应有统一标识牌或直接将孔号、项目名称用油漆写到岩土芯样箱上。如采用标识牌, 应采用不易腐烂的材料制成。使用不褪色的墨水填写标识牌, 经过胶密封后并粘贴在被标识岩土芯箱的正面, 应包括“项目名称、孔号、回次、孔深、箱号”等信息。岩土芯样编号标识及岩土芯样牌填写须书写工整, 字迹清晰, 数据准确。
三、岩土芯样装具及库房建设、管理
岩土芯样箱 (盒) 要求质地坚固, 以便于搬运, 一般有木质和塑料两种材质。“凡需长期保存的岩土芯样应逐步采用塑料岩土芯样箱 (盒) ” (《地质勘查钻探岩矿心管理通则》DZ-T0032-9) , 宁德核电厂一期工程全部采用塑料岩土芯样箱, 统一规格为800×650×150mm, 行格数为4~5。
岩土芯样建筑物进行分类登记入库, 并建立台帐, 并制作岩土芯样档案布置示意图。岩土芯样箱垛按从左至右, 自上而下, 由浅至深摆放, 箱垛应摆放稳固, 高度一般不超过1.5M。有条件还可设置岩土芯箱架, 既利于岩芯垛长期存放时受力均匀, 又可保持岩芯库的整齐美观。
宁德核电厂一期工程的岩土芯样产生后在现场进行存放, 并于2009年才转运到永久性岩芯库。该永久岩芯库约600平米, 库房采用砖混结构, 并安装防火门和配置防火用消防设施。同时, 岩芯档案库设计、施工时考虑了防潮、防白蚁 (采用“15%万洁杀白议乳油”) 的处理。
核电项目地质要求高, 勘探点多, 采集的岩土芯样量大, 在岩土芯样入库时要及时填写登记表, 并将岩土芯样档案相关数据录入到相应的文档管理系统中, 为后续的移交、日常利用等做好相应的信息化数据处理。登记内容应包含:档案分类名称、岩土芯样孔号、岩土芯样名称、孔深、箱数、采样单位、采样日期等关键字段。
岩土芯样入库登记完成后, 要及时办理移交验收手续。在移交岩土芯样档案时, 注意收集项目岩土芯勘测大纲、勘测报告, 所有控制性的勘探钻孔和一般性的勘探钻孔拍摄彩照需纳入勘察成果资料, 岩土芯样照片的电子文件随岩土芯样同时归档移交。
日常的库房管理中, 要注意密闭库房, 定期采取放置或喷洒防鼠、防白蚁药物措施。定期检查岩土芯样的保管情况, 以防止库房漏雨、倒塌或岩土芯样箱 (盒) 损坏、丢失等导致的岩土芯样混乱或损毁。同时, 需定期检查库房的安全及消防设施 (备) , 检查消防通道是否被阻塞, 灭火器材是否阻塞或擅自移动, 灭火器、消防栓、灭火器是否过期, 是否存放有机溶剂等易燃易爆危险品等。
摘要：本文以宁德核电一期工程岩芯档案整理为例, 论述了岩土芯样收集范围及保存期限;岩土芯样箱 (盒) 内摆放及标识要求;岩土芯样装具及库房建设、管理。
关键词：地质勘探,岩土芯样,档案整理
参考文献
一、编制说明
1、为了规范公路工程建设的档案管理，确保公路工程建设档案的完整、准确和有效利用，应把公路建设施工过程中形成的各种文件夹及时整理、组卷和归档，为今后公路的建设、使用、养护、改建和扩建服务。
2、竣工文件资料来源于建设过程中各类材料和原始记录，必须保证资料的真实、准确、系统，坚持高质量，严禁伪造。
3、工程技术负责人应是竣工文件编制工作的负责人。承包人在编制竣工文件过程中必须严肃认真，不可随意更改各种文件资料。
4、每册竣工文件的顺序为：总目录、分册目录、本册目录、本册内容、备考表、封底。每页都要阿拉伯数字在右上角编号，并与目录相对应。本册文件名称应在总目录相应位置用线框住，表示本册所在位置。
5、竣工图编制
①竣工图规格采用A3纸，绘制必须真实反映工程实际情况，竣工图要有竣工图标，图标内容包括：标段名称、图名、图号、比例、施工单位名称、开竣工日期等。竣工文件应加盖单位公章，图纸右上角用阿拉伯数字编号，分子为本册页数、分母为本册总页数。
②凡按设计图施工没有变动的，在设计图上加盖竣工图章后即作为竣工图。
③凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将设计图纸修改、补充作为竣工的可不重新绘制，由施工单位负责在施工图纸上注明修改的部分，并附设计变更通知和施工说明，加盖竣工图章后，即作为竣工图。④凡对设计图有重大变更的应重新绘制改变的竣工图，并附以有关记录和说明作为竣工图。
6、文件资料的装订
①文件资料的幅面一律采用A4纸，不同尺寸的文件资料折叠成A4幅面。
②每册厚度不超过2cm，一般控制在50~200页之间。文件资料装订之前，必须除掉金属物，到专业印刷厂装订，成册的资料要做到坚固、整齐、美观。
7、竣工文件必须有完整的具有法律效力的责任签字，竣工文件未经查验的项目不办理项目验收，不得交付使用，不得申报优良工程。
8、竣工文件上报建设单位3份，其中原稿1份，复印件2份。
二、竣工文件内容 第一卷 综合卷
（一）竣工验收文件
1、竣工验收报告（建设单位整理）
2、竣工报验单（承包人整理）
3、参加竣工验收成员名单（建设单位整理）
4、承包人施工总结（承包人整理）
5、监理单位监理总结（监理单位整理）
6、设计单位设计总结（设计单位整理）
7、竣工检测评分表（建设单位整理）
（二）征地拆迁资料
1、征地拆迁合同及地方政府协议（建设单位整理）
2、征地批文及有关图纸（建设单位整理）
（三）上级批准文件及有关指示
（四）投标文件过程（建设单位整理）第二卷 竣工决算（承包人整理）
1、工程决算汇总表（附决算表）
2、工程决算明细表
3、工程数量汇总表
4、中间计量表
第三卷 竣工图表（承包人整理）
1、路线平面竣工图（附标准图册）
2、路线纵断面竣工图
3、路基、路面竣工图
4、涵洞竣工图
5、其它
第四卷 施工资料（承包人整理）
（一）开工报告
施工组织设计、施工方案、建筑材料试验（原材料试验 标准击实 砼、浆配合比）进场设备报验、测量放样报验等。
（二）审批的变更设计及有关文件
（三）工程质量评定
1、单位工程质量评定
2、分部工程质量
3、分项工程质量评定
（四）施工检测记录
1、路基工程及防护工程
2、路面工程
3、涵洞工程
4、桥梁工程
（五）计划与进度管理
（六）工程计量与支付
（七）施工记录
1、施工日记
2、施工照片音像资料
3、其它各种原始记录
三、施工资料整理办法 Ⅰ 分项工程质保资料整理要求
（一）开工报告
1、分项工程开工申请（A-8）
2、施工组织设计报审表（A-1）
3、施工技术方案报审表（A-3）
4、施工放样报验表（A-4）
5、建筑材料报验表（A-5）
6、进场设备报验表（A-6）
（二）路基土石方工程 1、95区顶（即路基完成后）报验资料（1）中间交工证书
（2）中间检验申请单（A-10）
（3）土方路基现场质量检验报告单（C-1-1）
（4）路基压实度试验记录表（环刀法试表104-
7、灌砂法104-8）（5）EDTA滴定记录表（试表303-1）（6）高程测量记录表（7）分项工程检测记录表（C-1-33）（主要填写中线偏位、宽度、平整度、横坡、边坡等各项检测指标）（8）弯沉测试记录表（试表809）（9）中间计量表（A-15）
2、一般路基土层施工类资料（1）检验申请单（A-10）
（2）土方路基分层现场质检单（C-6-1）
（3）路基土压实度试验记录表现（环刀法）（试表104-7）（4）EDTA滴定记录表（试表303-1）（5）高程测量记录表
（6）分项工程检测记录表（C-1-33）（7）工程计量表（A-15）
3、软土、地基处理（粉喷桩）（1）中间检验申请单（A-10）
（2）粉喷桩现场质量检验报告单（C-1-7）
（3）分项工程检测记录表（C-1-33）（主要填写桩距、桩径、桩长、竖直度、喷粉量等指标）（4）水泥强度试验记录表（5）粉喷桩施工记录表（6）观察计量表（A-15）
（三）排水工程
1、管道基础及管节安装（1）中间检验申请单（A-10）
（2）管道基础及管节按照现场质量检验报告单（C-1-23）（3）砼抗压强度试验记录表（试表507）
（4）分项工程检测记录表（C-1-33）（主要填写轴线偏位、管内底高程、基础厚度、管座宽度、抹带宽度、厚度、相邻管内底错口等指标）
（5）现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）（6）砼浇筑申请报告单（C-2-5）（7）砼工程施工记录表（8）工程计量表（9）中间交工证书
2、浆砌排水沟
（1）中间检验申请单（A-10）
（2）浆砌排水沟现场质量检验报告单（C-1-22）（3）砂浆抗压强度试验记录表（试表509）
（4）分项工程检测记录表（C-1-33）（主要填写轴线偏位、沟底高程、顺直度、坡度、断面尺寸、铺砌厚度、基础垫层厚度等指标）（5）工程计量表（A-15）（6）中间交工证书
（四）挡土墙、防护及其它砌石工程
1、锥坡、护坡
（1）中间检验申请单（A-10）
（2）锥坡、护坡现场质量检验报告单（C-1-20）（3）砂浆抗压强度试验记录表（试表509）
（4）分项工程检测记录表（C-1-33）（主要填写顶面高程、表面平整度、坡度、厚度、底面高程等指标）（5）工程计量表（A-15）（6）中间交工证书
2、砌石挡土墙
（1）中间检验申请单（A-10）
（2）砌石挡土墙现场质量检验报告单（C-1-21）（3）砂浆抗压强度试验记录表（试表509）
（4）分项工程检测记录表（C-1-33）（主要填写平面位置、顶面高程、断面尺寸、底面高程、表面平整度等指标）（5）工程计量表（A-15）（6）中间交工证书
（五）路面工程
1、石灰土底基层
（1）中间检验申请单（A-10）
（2）石灰土度基层现场质检报告单（C-1-9）
（3）分项工程现场检测记录表（C-1-33）（主要填写平整度、宽度、厚度、横坡等指标）（4）高程测量记录表
（5）灌砂法试验记录表（试表104-5）
（6）无侧限抗压强度试验记录表（试表302-2）（7）工程计量表（A-15）（8）中间交工证书
2、二灰碎石基层
（1）中间检验申请单（A-10）
（2）二灰碎石基层现场质检报告单（C-1-12）
（3）分项工程现场检测记录表（C-1-33）（主要填写平整度、宽度、厚度、横坡等指标）（4）高程测量记录表
（5）灌砂法试验记录表（试表104-5）
（6）无侧限抗压强度试验记录表（试表302-2）（7）工程计量表（A-15）（8）中间交工证书
3、沥青面层
（1）中间检验申请单（A-10）（2）沥青面层现场检测报告单
（3）分项工程现场检测记录表（C-1-33）（主要填写厚度、中线偏位、宽度、横坡等指标）（4）高程测量记录表
（5）平整度检测汇总表（试表810）
（6）沥青砼路面抗滑性能试验记录表（试表804）（7）弯沉测试记录表（试表809）
（8）沥青砼路面钻芯密度测定记录表（试表803）（9）沥青混合料稳定度记录表（试表609）（10）混合料抽提试验记录表（试表612）（11）工程计量表（A-15）（12）中间交工证书
4、水泥砼面层
（1）中间检验申请单（A-10）（2）水泥砼面层现场质检报告单（C-1-16）
（3）分项工程现场检测记录表（C-1-33）(主要填写板厚、平整度、相邻板高差、纵横缝顺直度、宽度、中线偏位、横坡等指标)（4）高程测量记录表
（5）砼试件抗折强度试验记录表（试表508）（6）路面抗滑构造深度记录表（试表804）（7）工程计量表（A-15）（8）中间交工证书
（六）桥梁工程 Ⅰ 基础及下部构造 A 钻孔灌注桩类
1、中间检验申请单（A-10）
2、钻孔记录表（C-6-3）
3、钻孔桩钢筋现场质检报告单（C-2-4）
4、钻孔桩桩孔现场质检报告单（C-2-4）
5、钻孔桩终孔后，灌注前检查记录（C-6-4）
6、砼浇筑申请报告单（C-6-2）
7、砼工程施工记录单（C-6-5）
8、水下砼灌注记录表（C-6-5）
9、钻孔灌注桩现场质量检验报告单（C-2-15）
10、分项工程现场检测记录表（C-1-33）（主要填写桩位、倾斜度、沉淀层厚度、钢筋骨架底面高程等指标）
11、砼试件抗压强度试验记录（试表507）
12、工程计量表（A-15）
13、中间交工证书 B 基础
1、中间检验申请单（A-10）
2、桥涵基坑现场质检报告单（C-2-17）
3、砼基础现场质检报告单（C-2-6）
4、现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）
5、钢筋加工及安装现场质检单（C-2-21）
6、砼浇筑申请报告单（C-2-5）
7、砼工程施工记录表（C-6-2）
8、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
9、砼试件抗压强度试验记录表（试表507）
10、工程计量表（A-15）
11、中间交工证书 C 承台和系梁
1、中间检验申请单（A-10）
2、承台现场质检报告单（C-2-18）
3、现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）
4、钢筋加工及安装现场质检单（C-2-21）
5、砼浇筑申请报告单（C-2-5）
6、砼工程施工记录表（C-6-2）
7、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
8、砼试件抗压强度试验记录表（试表507）
9、工程计量表（A-15）
10、中间交工证书 D 墩（台）身及方柱
1、中间检验申请单（A-10）
2、墩（台）身砌体现场质检报告单（C-2-12）
3、侧墙砌体现场质检报告单（C-2-13）
4、立柱现场质检报告单（C-2-8）
5、现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）
6、钢筋加工及安装现场质检单（C-2-21）
7、砼浇筑申请报告单（C-2-5）
8、砼工程施工记录表（C-6-2）
9、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
10、砼试件抗压强度试验记录表（试表507）
11、砂浆抗压强度试验记录表（试表509）
12、工程计量表（A-15）
13、中间交工证书 E 墩（台）帽
1、中间检验申请表
2、墩（台）帽现场质检报告单（C-2-20）
3、现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）
4、钢筋加工及安装现场质检单（C-2-21）
5、砼浇筑申请报告单（C-2-5）
6、砼工程施工记录表（C-6-2）
7、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
8、砼试件抗压强度试验记录表（试表507）
9、工程计量表（A-15）
10、中间交工证书 Ⅱ 上部结构 A 大梁预制
1、中间检验申请单（A-10）
2、预制梁板现场质检报告单（C-2-9）
3、现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）
4、钢筋加工及安装现场质检单（C-2-21）
5、先张法现场质检单（C-2-23）
6、千斤顶施加应力与放松记录表（C-2-27）
7、砼浇筑申请报告单（C-2-5）
8、砼工程施工记录表（C-6-2）
9、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
10、砼试件抗压强度试验记录表（试表507）
11、水泥砼静力抗压弹性模量试验记录（试表513）
12、工程计量表（A-10）
13、中间交工证书 B 大梁安装
1、中间检验申请单（A-10）
2、梁板安装现场质检报告单（C-2-32）
3、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
4、工程计量表（A-10）
5、中间交工证书
（七）涵洞工程
1、中间检验申请单（A-10）
2、结构物基底现场检验报告单（C-1-25）
3、砼浇筑申请报告单（C-2-5）
4、砼工程施工记录表（C-6-2）
5、管道基础及管节安装现场质检报告单（C-1-23）
6、现浇砼结构模板现场质检单（C-2-7）
7、钢筋加工及安装现场质检单（C-2-21）
8、管涵现场质检单（C-1-27）
9、盖板涵台身现场质检单（C-2-19）
10、预制梁板现场质检单（C-2-9）
11、梁板安装现场质检单（C-2-32）
12、盖板涵、箱涵现场质检单（C-1-29）
13、锥坡现场质检单（C-1-20）
14、结构物回填现场质检单（C-1-26）
15、高程测量记录表
16、分项工程现场检测记录表（C-1-33）
17、就地浇筑（梁）板现场质量检验报告单（C-2-10）
18、工程计量表（A-10）
19、中间交工证书
（八）试验类
1、密度（灌砂法）试验记录表（试表104-5）
2、击实试验记录表（试表105）
3、无侧限抗压强度试验记录表（试表302-2）
4、石灰钙镁含量试验记录表（试表304-2）
5、砂筛分试验记录表（试表401-2）
6、粗集料筛分试验（试表404）
7、集料压碎值试验（试表406）
8、集料针片状颗粒含量试验（试表407）
9、集料含泥量试验（试表408-1）
10、水物理力学性能试验（试表501）
11、砼塌落度及密度试验记录（试表502）
12、水泥砼粗集料技术性能试验（试表503）
13、水泥砼细集料技术性能试验（试表504）
14、水泥砼配合比设计（试表505）
15、砂浆配合比设计（试表506）
16、砼试件抗压强度试验记录（试表507）
17、砼试件抗折强度试验记录（试表508）
18、砂浆抗压强度试验记录（试表509）
19、水泥砼静力抗压弹性模量试验记录（试表513）20、沥青混合料稳定试验记录（试表609）
21、沥青混合料抽提试验记录（试表612）
22、钢筋拉伸、弯曲试验记录表（试表701）
23、钢筋焊接试验记录表（试表703）
24、沥青砼路面钻芯密度性能测定记录表（试表803）
25、沥青砼路面抗滑性能测定记录表（试表804）
26、弯沉测试记录表（试表809）
27、平整度检测结果汇总表（试表810）Ⅱ 变更及额外工程
1、更申请（承包商通用表）附：变更设计图、说明、工程量清单、工程量前后对照资料
2、设计变更通知 第五卷 月计量支付
1、项目支付表
2、付款申请
3、合同工程月计量支付表
4、额外工程月计量支付表
5、中间计量支付汇总表
6、中间计量表 第六卷 监理资料
1、监理日记
2、监理月报
3、监理总结
4、会议纪要
5、常用监理文件 a、工作指令
b、工程暂时停式指令 c、工程质量事故处理报告单 d、复工指令
e、承包人每周工作计划 f、监理工程师通知 g、额外工程通知
6、分项、分部、单位工程评定表
式要求
便笺头：可参考华文中宋/宋体
字号不限，布局美观。标题：方正小标宋简体
字号二号 标题下空一行
正文：仿宋GB2312 字号三号
一、X X X（黑体 字号三号）
X X X X X X X X X X（仿宋GB2312 字号三号）
（一）X X X（楷体
字号三号）
X X X X X X X X X X（仿宋GB2312 字号三号）1.X X X（仿宋GB231
2字号三号）
X X X X X X X X X X（仿宋GB2312
字号三号）（1）X X X（仿宋GB2312
字号三号）
X X X X X X X X X X（仿宋GB2312
字号三号）附件：1.X X X（仿宋GB2312 字号三号，正文下一行左空两字）
2.X X X（仿宋GB2312
字号三号）
落款单位名称（仿宋GB2312
字号三号，附件下两行右空两字）
成文日期（仿宋GB2312 字号三号，用阿拉伯数字XXXX年X月X日）行距：固定值29磅 段落：首行缩进2字符
注意：文档有单位便笺头、落款、日期加盖公章，A4纸双面
打印。
图片资料格式要求
1.A4页面排版，每页放置图片两张；要求彩色打印。2.图片下方加上内容简介，包括时间、地点、人物、事情等信息。
1“908专项”概况
“908专项”是我国目前为止启动的规模最大的海洋综合调查, 也是我国海洋发展史上投入最大、调查要素最多、任务涉及部门最广的一项海洋环境基础调查和评价工作, 其内容覆盖之广前所未有, 堪比一本海洋百科全书。为尽快摸清我国近海海洋资源的家底, 全面推进实施海洋开发战略, 促进我国海洋经济的持续快速发展, 国家投入了20多亿资金用于“908专项”调查, 上百家科研单位的上万名科技工作者投入到了该项调查研究工作中。“908专项”调查采用了同类型中最先进的设备作为技术手段, 不仅组织实施了各项综合性调查, 还开展了包括海岛海岸带调查与评价、海水资源、潜在的增养殖区和滨海旅游区等在内的专项调查, 这在中国海洋事业发展史上是前所未有的。
“908专项”自组织实施以来, 始终坚持“边调查、边评价、边应用”的方式, 在逐步开展调查的同时积极推动各类专项调查评价成果的转化和应用。在专项实施过程中, 通过利用调查成果和整编海洋科学资料, 开通了“i Ocean中国数字海洋公众版”, 还发行了大型志书《中国海洋本草》《中国区域海洋学》《中国海洋物种和图集》和《中国海岛志》等典籍。这些成果不仅在海洋、医学、教育、科技等领域具有重要的科学应用价值, 也对普通百姓生活起到了服务功能。如, 海洋药物领域的成果不仅能够指导人们的日常饮食及防病保健、药物治疗等, 其成果转化还可对现代海洋药物的研发起到启迪作用, 从而进一步推动各类科研成果直接转化为服务于社会的产品。
2“908专项”调查及其成果的利用
目前, “908专项”成果已广泛应用于海洋科学研究、海洋经济、海洋综合权益维护、国防建设、海洋综合管理及海洋文化建设等方面, 但总体来说, “908专项”调查及成果的利用主要体现在以下3个方面。
2.1 海洋权益维护方面
“908专项”调查通过高精度遥感数据、地面验证和GUS技术对包括南沙、钓鱼岛及其附近岛屿在内的全国海岛及领海基点都进行了遥感调查, 获得了我国全部海岛 (礁) 的数量、类型、地理位置、岸线长度和面积等重要基础资料, 并编制了《全国海域勘界图集》等。除我国领海基点的遥感影像和实地勘察资料外, “908专项”也获得了海量的网格化环境数据, 为维护我国的海洋权益发挥作用。
2.2 海洋环境保护方面
“908专项”针对我国近海环境质量和海洋生态系统及服务价值等开展了评价研究, 得出了关于我国近海海洋环境质量的评价报告, 并发布实施了《海洋生态资本评估技术导则》国家标准。“908专项”根据水体环境调查, 尤其是海洋污染和海洋化学的调查以及大气化学的调查结果, 提出了关于加强我国海洋环境保护的建议, 为制定全国海洋环境保护规划提供了宝贵的数据。
2.3 海洋经济建设方面
“908专项”根据在调查和评价中取得的大量关于海洋环境基础数据、海岸带与海岛资料及海洋开发利用现状等方面的丰富成果, 为沿海地区制定发展规划提供了数据资料支持, 有力推动了沿海各地区的社会和经济发展, 根据“908专项”成果提出的发展海洋经济的有关建议也已被有效纳入国家的相关规划中。调查中掌握的我国海域使用现状及各类用海的基线数据、大陆海岸线和滩涂利用状况等资料成果, 为分析和预测海域使用的围填海规模及发展趋势、今后科学合理地开发保护我国近海空间资源、实现海洋经济健康持续发展指明了方向。
3“908专项”档案整理简介
“908专项”产生了大量的调查数据及研究成果, 这些在调查过程中产生的数据和资料不仅是对专项工作的真实记录, 更是极具参考和利用价值的重要信息资源。因此, 做好“908专项”任务的档案收集及整理工作尤为重要。为了更好地指导和开展“908专项”任务文件材料的积累、立卷和整理工作, 国家海洋局办公室成立了“908专项”监督和档案管理小组, 并制定了《我国近海海洋综合调查与评价专项归档文件材料整理规则》, 对各项目承担单位实现“908专项”档案整理及立卷的规范化和标准化提出了统一要求。作为“908专项”任务承担较多的单位, 国家海洋局第一海洋研究所成立了档案管理小组, 负责对“908专项”文件材料的收集、整理、审核、保密等工作。
“908专项”档案主要包括纸质档案、照片档案、大幅图件和电子文件几种类型。
3.1 纸质档案
为保证原始记录资料的完整、齐全和准确, 档案室首先要求各项目组确定好本项目的专门档案整理人员, 以方便联系和沟通。为保证归档材料的准确无误, 除项目本身的自验收以外, 还在项目管理中设立了专项的质量审核, 保证项目归档资料的自验收和验收的质量。档案部门专门设立了档案整理的场所, 以便于对项目组档案整理人员进行指导和沟通, 并实行了“预归档”制度, 做到边开展项目、边验收, 边收集、边归档。在“908专项”档案的整理中, 按照要素对原始材料进行分类, 打破了以往的航次排序。在“908专项”纸质档案的整理中, 档案人员特别重视原始资料、原始数据的齐全完整性, 在根据合同任务书及执行情况报告而进行资料收集的同时, 还注意把原始记录、初步加工处理资料、原始数据及调查专项成果都列为永久保存。此外, 根据档案整理中的实际情况, 档案人员还细化了《“908专项”归档文件材料整理规则》中有关学科要素类目表, 并分别制定了《照片档案的收集和整理》《大幅图件的收集和整理》及《电子文件的收集和整理》等细则。
3.2 照片档案
照片档案一般由一些野外调查、室内分析测试以及工作会议等形成的照片构成, 在整理时要将纸质版和电子版照片分别进行保存, 并且纸质照片要进行统一规格的专业冲洗。照片组件以反映单一事件或事物产生的一组为一件, 件内照片按拍摄时间排序, 并在照片背面右下角编号。编号格式是“件号+件内顺序号”, 例如, 将第一件照片档案的第1张照片编号为1-1, 第一件第2张照片为1-2, 以此类推。
3.3 大幅图件整理
在进行大幅图件的整理时, 将海上剖面垂直分布图按照剖面由北至南、由东至西的次序排列, 平面分布图则按照由表层至底层的次序排列。确定次序后, 依据图件的多少决定将其建为一卷或多卷, 并建立互见卷。一个互见卷可对应多个图筒, 且这个互见卷与这些图筒具有相同的档号———根据相关图件在案卷中的位置确定该档号, 如908项目号为90801CJ07, 某一大幅图件在案卷中排在第8卷, 则互见档号为90801CJ07-08。除档号外, 每个图筒都有一个按档号机构编号制形成的编号, 如908CJ07项目中的第一个图筒编号为908CJ07-T01, 第二个图筒为908CJ07-T02, 以此类推。图筒内要附有筒内图件清单表, 该清单表采用卷内目录的格式拟制, 包括:序号、档号、案卷题名、起止时间、数量、密级、保管期限、归档日期、备注。图筒外还要粘贴能够提供筒内图纸的基本信息的标志, 标志内容包括:任务名称、图筒题名、图筒序号、互见卷号、筒内卷号范围、归档时间、检查人。在确定每个图筒都有一份内部的图件清单和外部的粘贴标志后, 将其装入以宽松为宜的袋具中。
3.4 电子文件整理
在电子文件的内容检查无误后, 要对其进行保存。电子文件的保存载体要求为一次性可打印光盘 (VCD或DVD) 、硬盘、磁带, 其中, 要对光盘的封面进行喷墨打印, 并保持载体标志和独立外包装的信息一致。光盘卷标采用“专项代码+载体顺序号”的格式, 如908CJ07—01、908CJ07—02。光盘内要建立根目录、总文件夹和Readme文件, 其中, 总文件夹命名格式为“任务代码+类目名称”, 如“908CJ07管理类文件”;Readme.txt文件则主要是对载体上的各子目录名、归档文件名、文件内容、文件记录格式和文件运行环境、制作单位、责任人及联系信息等进行说明。电子文件的载体存放可按照管理性文件、照片文件、视频文件、数据文件的分类进行排序[1]。
4 小结
908海洋调查专项已于2012年10月27日在北京完成了总验收, 专项档案从2012年开始试点移交进馆, 案卷质量之优良、内容之规范在我国海洋档案史上是前所未有的, “908专项”档案工作的成功实践也必将对海洋档案事业产生巨大的推动作用。“908专项”调查产出了大量内容翔实的成果资料, 且各项成果的转化应用潜力巨大, 各成果的应用必将在海洋经济发展、海洋环境保护、海洋权益维护以及海洋行政管理等方面产生重大而积极的影响[2]。
参考文献
[1]孙晓燕.海洋专项电子文件归档整理的实践与思考[J].天津档案, 2012 (4) :30-31.
【档案整理服务要求】推荐阅读：
档案整理方法步骤07-19
档案整理工作报告总结05-24
幼儿园档案整理方案06-06
幼儿园档案资料的整理07-20
建筑工程审计时资料整理要求06-13
导游服务技能资料整理09-08
土地整理宣传05-31
心理电影整理06-04
整理资料心得07-13
