采购物料预付款合同（精选8篇）
签订和履行地点：
供方(乙方)：
甲乙双方秉着诚意合作、互助利互、共同发展、平等自愿的原则，通过友好协商，签订本合同。
一、采购明细
物料采购明细以甲方的《订购单》执行。物料单品价格含增值税17%税额及包装运输费用，以人民币计算。
二、交货日期及数量：按甲方要求。
交货期限按省内六天，省外八天之约定。乙方不得擅自更改交货日期、数量，必须按甲方《订购单》履约。
三、质量要求
1、乙方产品质量、技术标准，国家有相关规定要求项目必须高于或等于国家要求，对甲方部分产品因特殊性，按甲方传送技术图文、样品要求执行。
2、质量违约按甲乙双方签订的《质量保证协议》书执行。
四、交货方式、运输地点和费用负担：
交货地点：广东省江门市宏兴路86号E栋(甲方仓库)，采用汽车运输，运输费用由乙方负担，如采用物流货运，其提货地点须经甲方同意。
五、检验、合理备损
乙方按供货数量免费提供0.3%检验和备损件,作为甲方检验和损耗补充。
六、标识、包装标准
乙方产品按甲方要求进行标识，并其采用的包装方式应确保其产品在搬运、运输中的品质安全。
七、验收标准、方法及提出质量异议期限：
按甲方提供的图纸、确认的首样及双方签订的技术、质量保证协议书执行抽检或全检，验收合格在送货单上签名予以确认，并加盖仓库专用章。甲方如有质量或数量异议，自收货之日起三天内提出书面异议，乙方应在2个工作日内书面回复甲方，否则视为乙方同意甲方的质量或数量异议。
八、结算方式及期限
货到甲方仓库检验合格后，月度结算。收到乙方提供的有效增值税发票后挂帐 天付款。
九、违约责任：
1、延期交货：由于乙方延期交货导致甲方停线，按第一次200元，第二次500元，第三次元，并取消其供应资格。
2、如因交期延误导致甲方客户停产、索赔而追究甲方经济损失，则甲方有权扣除乙方等额货款。
3、质量问题：按双方签订的质量保证协议执行。
4、技术保密：乙方不可以将甲方的图纸、样品提供给第三方，也不可以向第三方提供同样的产品，否则甲方按乙方累计货款的10%作为处罚。
十、本合同外，双方签订的“订购单”、“技术保密协议”、“质量保证协议”、“ROHS、REACH承诺书” 等作为合同附件，与本合同具有同等法律效力。
十一、合同执行中发生争议，先协商解决，所签订的协议作为本合同附件;若协商不成可向甲方所在地人民法院提请诉讼。
十二、其它约定事项
1、具体送货数量和规格以甲方《订购单》书面订单为准。当月送货金额以双方确认对帐金额为准。
2、乙方必须保证所供应物资的材料符合甲方的技术、质量要求，如有材料规格、型号等更改，必须由甲方书面确认，如乙方供应虚假材料或以次充好，乙方须按甲乙方签订的《质量保证协议》向甲方支付违约金。
3、乙方送货不符合甲乙方约定的质量验收标准，乙方应无条件接收甲方退货，若甲方发现乙方来货数量少于收货数量，乙方无条件在甲方要求时间内补充差额数量，因此造成甲方经济损失按本合同第九款执行。
4、乙方开具给甲方的17%增值税票如有任何不规范或涉及违法问题均由供方负责。
5、本合同一式叁份，经双方签订具有法律效力。未尽事宜双方协商解决。
十三、有效期：自 年 月 日起至 年 月 日内有效。后续如继续合作另行签订。
需方(甲方)：(盖章) 需方(甲方)：(盖章)
一、ABC公司的背景介绍
ABC公司是一家化工原料生产厂家, 通过采购多种化工基础原料, 按照一定的配方, 经过一系列物理化学反应后, 生成化工产品。
2008年上半年经济形势很好, ABC公司产品需求旺盛, 产能相对不足, 管理层决定:在充分利用现有产能的基础上扩大生产, 重新购买建造一条生产线, 预计在下半年投入生产。为了配合新的生产线的投入产出, 且考虑到上半年某些原材料较紧张, 在2008年第三季度签订了四个采购合同, 预付了采购款项近2 000万元, 采购价格按当时的市场价格确定。
到了2008年10月后经济形势急转直下, 销售量急剧下降, 产成品库存量增加, 生产量也随之下降, 新的生产线没能按时投入生产, 连原有的生产线也不能满负荷生产。原材料的价格也在急剧下降, 比签订合同时的价格下降了15%~30%。
2008年10月份后由于生产量、销售量无法达到预定目标, ABC公司如果按照合同条款执行预付款采购合同, 将采购的原材料入库, 公司的仓库储存量无法承受;如果不按照合同条款执行预付款采购合同, 只能与供应商协商解除合同, 退回预付款, 或者与供应商协商修改合同条款, 如调低采购单价, 推迟到明年供货等, 但对于非关联公司此种可能性很小, ABC公司只能被动接受执行合同。
二、在资产负债表日ABC公司预付账款审计方法
在资产负债表日, 对于ABC公司的预付账款审计, 在执行一般审计程序的基础上, 还需增加哪些针对性程序去审计这些巨额预付采购合同款?
翻阅企业会计准则, 一般有两种处理方法, 现在详细介绍如下:
第一种处理方法:根据《企业会计准则第13号———或有事项》 (CAS 13) 的规定进行处理。
CAS 13规定:与或有事项相关的义务同时满足下列条件的, 应当确认为预计负债: (1) 该义务是企业承担的现时义务; (2) 履行该义务很可能导致经济利益流出企业; (3) 该义务的金额能够可靠计量。待执行合同变成亏损合同的, 该亏损合同产生的义务满足本准则第四条规定的, 应当确认为一项负债。待执行合同, 是指合同各方尚未履行任何合同义务, 或部分地履行了同等义务的合同。亏损合同, 是指履行合同义务不可避免会发生的成本超过预期经济利益的合同。
显然, ABC公司预付款采购合同符合CAS 13第四条的第 (1) 款、第 (2) 款条件, 由于无法与供应商商定解除合同或修改合同条款, 所以执行合同是ABC公司需承担的现时义务。公司已经全额预付了货款, 只能被动地接受供货, 如果不履行合同义务, 就要承担违约风险;如果履行合同, 已经预付的货款比重新采购相同原材料所要支付的金额大15%~30%, 待执行合同变成了亏损合同, 根据CAS 13第八条的规定, 该亏损合同应确认为一项负债。
根据审计结束日采用市场单价来源不同, 可以采用A、B两种方法计量。A方法:要求ABC公司提供审计结束时各供应商提供的原材料报价单, 采用简单加权平均法计算出平均单价, 乘以数量, 计算出其金额, 再与相应材料采购价格进行比较, 差额即为需要确认的预计负债。B方法:要求ABC公司提供审计结束时某一供应商提供的原材料报价单, 乘以数量, 计算出金额, 再与相应材料采购价格进行比较, 差额即为需要确认的预计负债。上述两种计算方法差异不大, 计算的关键是采用何时的报价单, 考虑到化学原料价格变动较大, 为了更接近实际情况, 最好采用报告即将报出时间的报价单。
第二种处理方法:根据《企业会计准则第1号———存货》 (CAS 1) 和CAS 13的规定进行处理。
CAS 13规定:资产负债表日, 存货应当按照成本与可变现净值孰低计量。存货成本高于其可变现净值的, 应当计提存货跌价准备, 计入当期损益。可变现净值, 是指在日常活动中, 以存货的估计售价减去至完工时将要发生的成本、销售费用以及相关税费后的金额。企业确定存货的可变现净值, 应当以取得的确凿证据为基础, 并且考虑持有存货的目的、资产负债表日后事项的影响等因素。用于生产而持有的材料等, 用其生产的产成品的可变现净值高于成本的, 则该材料仍然应当按成本计量;材料价格的下降表明产成品的可变现净值低于成本的, 该材料应当按照可变现净值计量。
根据CAS 13第四条与第八条的规定, 亏损合同是指履行合同义务不可避免会发生的成本超过预期经济利益的合同。如果履行合同义务不可避免会发生的成本低于预期经济利益, 就不能算是亏损合同。ABC公司如果不执行采购合同, 要支付的赔偿额就构成亏损;如果执行采购合同, 预付账款转为存货, 通过生产和销售产品就会带来经济利益, 经济利益超过成本就不构成亏损, 否则就要对产生的亏损部分确认预计负债。
假设ABC公司准备执行预付款采购合同, 是否需要计提预计负债关键在于如何确认该合同是否为亏损合同?如何计量经济利益和成本?经分析, CAS 1中对于存货跌价准备的计算原理与方法, 与预付款采购合同情况类似, 因此我们可参照CAS 1的方法来确认该合同是否为亏损合同。具体计算方法如下:
1. 选定计算预期经济利益的代表产品。由于ABC公司产品品种较多, 为了使样本更具代表性, 根据ABC公司2008年十大产成品的生产材料投料比重表, 分析十大产成品的生产销售情况, 选择了预付款采购合同中投料最多、生产量与销售量均是最大的产成品。预计该产成品在2009年生产量与销售量仍然与2008年相同, 假设此产成品的名称为S产品, 因此选择S产品作为计算预期经济利益的测试对象。
2. 按照S产品在2008年关于此三种原材料的投料比重, 根据合同采购量, 确定最低的生产量为1 208 260。
3. 根据投料比重表和最小预计产量, 倒算出S产品需要投入的其他原材料数量。
4. 原料1、2、3采用采购合同单价, 其他原材料的结存单价来源于全年统计数, 计算出S产成品的原材料成本。
5. 由于ABC公司原材料成本占产成品成本比重为95%, 因此要将S产品的原材料成本换算成S产品的生产成本, 进而计算出S产品单位成本。计算过程详见表1。
从以上计算可知, 该预付采购合同不属于亏损合同, 无需计提预计负债。
6. 采用预付款采购合同单价和所占比重计算出产成品的生产成本, 再用上述方法计算见表2。
从以上数据可知, 该预付款采购合同不属于亏损合同, 无需计提预计负债。由于ABC公司原料1、2、3的采购合同价高于全年平均单价, 因此两种计算方法毛利率差异较大, 后面一种处理方法还可能导致亏损。
对于第二种处理方法是否需要计提预计负债, 关键在于公司的毛利率:如果产品的毛利率高, 执行预付款采购合同, 公司毛利率会急剧下降, 但不至于降到负毛利, 从而无需计提预计负债;如果产品的毛利率本来不高, 执行预付款采购合同, 公司毛利率会急剧下降, 甚至降到负毛利, 预期经济利益低于其成本, 从而判断为亏损合同, 需要对其亏损合同的标的资产进行减值测试并按规定确认减值损失, 如果预计亏损超过该减值损失, 应将超过部分确认为预计负债。
三、总结
从以上分析可知, 两种处理方法最大不同是对亏损合同的判断与理解不一致:第一种处理方法认为:如果重新购买原材料低于原来的采购合同价, 就确认为亏损合同, 并将两个时点的差异确认为预计负债;第二种处理方法则参照CAS 1计算存货跌价准备的方法与原理, 获取企业经验数据, 通过一系列计算来判断是否为亏损合同。两种处理方法的计算结果完全相反。笔者认为:第二种处理方法更符合亏损合同的定义, 因此采用第二种处理方法更科学。
参考文献
[1].财政部.企业会计准则2006.北京:经济科学出版社, 2006
1.编制目的
为在提高公司物资采购效率的同时确保所购物资的质量和价格，从而降低生产成本，有效提升企业产品的市场竞争力，特制定本制度。2.适用范围
因生产、经营及办公需要采购的所有物品，包括生产性物料、非生产性物料。非生产性物料包括固定资产、低值易耗品及办公用品。3.内容
3.1物资申购程序
由需求部门根据业务、生产、使用情况的需求提出采购申请，并填写《物资采购申报单》，列出需采购物品清单，包括名称、规格、数量、估计金额、物品来源，供采购人员参考之用。为确保采购周期，采购申请部门可提早将采购要求告知采购人员。如是销售合同相关的采购，须注明销售合同号及项目名称。3.2请购申请的审批
3.2.1部门负责人的审批：申请人在每月25日前将采购申请递交给部门负责人审批。部门负责人有责任评价该申请是否为必须的业务活动，有责任控制本部门的费用及业务活动的相关成本。
3.2.2综合管理部的审批：对采购内容的必要性进行复核，有效控制生产成本。
3.2.3财务的审批：审核采购申请的预算情况，从财务管理的角度审核采购的必要性及合理性。3.2.4采购人员审核：采购人员在收到请购单后，核对合同、库存、采购周期及其他情况，对请购进行确认。如果认为没必要采购(仓库有存货)或采购项目存在不合理之处，要求申请部门进行相应变更。3.2.5于每月28日报常务副总及总经理审批：总经理对采购申请进行最终审批。
3.2.6 目前公司的办公用品、超市非油品、劳保用品、维修配件、智能设备、配件等由申购部门填报《物资采购申报单》后交综合管理部复核，由综合管理部依据办公用品分配计划确认是否应该采购后报常务副总审批 ；成品油、天然气的采购由市场部直接报总经理审批后执行；工程投资、采购由投资部直接汇报总经理审批后执行。3.3预购物资询价与采购程序
采购人员获得通过审批的《物资采购申报单》后，由采购小组成员负责向3家以上供应商询价，除非是独家垄断产品。采购时应优先选择合格供应商，充分考虑质量、价格、售前售后服务质量等相关因素，并逐步建立起合格供应商档案。公司财务工作人员在接到采购部门的询价报告后，应对所购物品进行市场询价与核实；从而确保企业以尽可能以低的价格获得高品质的产品。3.4请购物品的变更
请购部门若对采购计划发生更改，应重新填写请购单，按采购流程执行。如因采购物品缺货而发生采购变化，由采购人员及时告知申请部门，协商后要更改采购内容，则重新填写《物资采购申报单》，然后按采购流程执行。3.5入库、验收程序
采购的物品是否到货由采购人员负责跟踪，对于供应商交付到公司及采购人员自行采购的物品，采购人员会同仓库管理员根据对应请购单或采购合同进行点收，核对物品的名称、规格型号、数量，经请购部门相关人员验收后入库。入库单一式三联，其中记账联需每月一次提供给财务部；在点收货物时，应注意检查物品随带的说明书、手册、软件光盘等相关技术资料，仓库管理员应保管好供应商提供的保修单，以便需要维修或技术支持时，可及时与供应商联系。3.6采购付款
采购人员负责对采购物品的付款及报销，在申请付款同时需附经核准的请购单。报销金额在5000元(含)以内由常务副总审批，报销金额在5000元以上的需报总经理审批。4.其它相关规定
4.1物资采购人员在未得到总经理签字批准或明确同意的情况下擅自采购物品的，公司财务部在未得到领导的明确指示前将有权不予以报销该笔费用，同时，公司将按规定对采购人员给予处罚；
4.2采购物资的购买期限自接到通过审核的请购单开始计算，通常为1—3天以内必须采购完成；因特殊原因未完成的，必须向主管领导及时汇报未完成原因
第一条 为规范原材料的采购程序，节约采购成本，满足小餐厅营运的需求，制定本规定。
第二条 食品采购设专人负责，建立食品采购进货登记档案及索取证件保存档案。
第三条 原则上一切食品必须定点采购，每年除对定点单位进行资格审查和信誉评价，并签订合同。不得购买无生许可证的生产经营者供应的食品。
第四条 严格把握好食品质量和价格关，货比三家，对市场价格有所了解；掌握所采购物品的基本知识，严把采购货物的笫一道关。
第五条 禁止采购有毒、有害、腐烂变质、油脂酸败、霉变、生虫、污秽不洁、混有异物或其他感官性状异常的食品；禁止购买无卫生检疫、不合格的肉类及其制品：禁止购买超过保质期及其他不符合食品标签规定的定型包装食品。
第六条 定型包装食品必须索取生产厂家及供货单位的卫生许可证复印件、检验合格证明、票据等文件；散装食品进货要有感官检查记录，索证食品的卫生检验合格证、化验单如为复印件，应加盖检验单位印章。
第七条 向固定销售点采购非定型包装食品时须向供货方索取卫生许可证复印件、票据等文件；采购非定型食品后
必须经过感官验收，有记录。
第八条 采购生肉及其制品须向供货方索取动物检疫部门出具的动物检疫合格证。
第九条 运输食品的工具应当保持清洁，运输冷冻食品应当有必要的冷冻设备。
第十条 食品进库或制作加工前必须由验收员验收、登记签字。
第一章总则
第一条为了加强（以下简称“公司”）合理采购，保障生产经营需要，规范采购行为，防范采购风险，依据《深圳证券交易所股票上市规则》（以下简称“《上市规则》”）、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等相关法律法规，并结合公司具体情况制定本制度。
第二条本制度所称“采购”，是指购买物资（包括购买劳务)及支付款项等相关活动。第三条公司采购业务应注重防范下列风险:(一)采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停滞或资源浪费；(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招标或定价机制不科学，授权审批不规范，导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；
(三)采购验收不规范，付款审核不严，导致采购物资，资金损失或信用受损。第四条公司通过全面梳理采购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足生产经营需要。第二章采购管理组织机构
第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息，选择和管理供应商，组织确定采购价格，订立和管理采购合同，控制采购供应过程，参与采购验收及结算付款申请等工作。
第六条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是：
(一)负责提交已审定后的物资需求、进度要求和技术规范书；采购付款管理制度(二)负责合同履约过程中的技术问题，配合合同变更技术谈判等工作；(三)负责组织物资验收、资产移交并配合项目决算；(四)配合物资采购、监造和检验；
(五)负责职责范围内的其他有关工作。第七条公司采购管理的具体目标是：
(一)确保物资采购的质量和及时供应，保障公司正常运营；(二)控制库存水平，降低库存成本，减少库存损失；(三)尽可能实现采购物资的标准化；(四)发展优质的供应商合作伙伴；(五)加强公司各部门之间的合作；
(六)降低公司运营总成本，增强公司核心竞争力。
第八条为了实现采购作业相互监督的制衡机制，采购组织应贯彻不相容职务分离的原则：
(一)请购与审批岗位分离；
(二)供应商选择、采购执行、审批岗位分离；
(三)采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离；(四)采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离；(五)采购、验收与记录岗位分离；
(六)付款申请、审批与执行岗位分离。第三章需求及采购管理
第九条公司采购归口管理部门对物资需求的编制、报送提出规范管理的要求。物资需求部门提交的物资需求，不符合规范要求的，应退回重报。
第十条在实施物资采购过程中，由于市场供求关系、采购周期、技术能力等原因，不能满足物资需求要求的，采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈，物资需求部门应调整后重新提出物资需求。
第十一条物资采购所需的技术规范等技术资料，必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核。采购付款管理制度 第十二条物资采购执行遵循“先利库，后采购”的原则。对于满足需求条件的物资，公司采购归口管理部门先平衡利库，后进行采购，加快库存物资周转，提高库存物资利用率。
第四章选择和管理供应商
第十三条公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录，并于每年年初组织相关部门人员对上各类供应商的供货情况进行评审，对价格高、服务差的供应商进行淘汰替换，实现合格供应商名录的动态管理。
第十四条采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况，掌握合格供应商的保障供应的资信动态。发展新的合格供应商，并对该供应商建立供应商档案，作为进一步考察评估的依据。供应商档案包括，供应商基本信息，供应商资信档案，供应商所提供的资质证明、价格表及相关资料等。
第十五条每批物资供应结束后，采购人员应及时将供应商供应的质量、及时性等实际表现记录于供应商资信档案，作为定期进行供应商评审的资料。
第十六条采购人员每年复查一次供应商基本信息，更新原有资料内容。供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理，未经采购归口管理部门负责人批准，不得随便查阅。
第十七条采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导，在下列情况下，应当更换供应商：
(一)原有供应商在定期评审中被淘汰；
(二)原有供应商不能满足物资需求变化的需要；(三)原有供应商拒绝供货；
(四)新供应商的物资更适合公司的需求。
第十八条物资使用部门、生产技术管理部门必须将设备、物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门，采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作。采购付款管理制度 第五章采购价格管理
第十九条采购归口管理部门执行采购时，应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买。如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应，采购人员应进行充分的市场询价调查，并作好市场询价记录，择优择廉购买，同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核，保管期限为三年。
第二十条需要进行询价采购的物资，先由采购人员至少向三家供应商询价、谈判，达成初步意见后由采购部门签订正式合同后进行物资采购。
第二十一条需进行现场零星物资采购的，采购人员应2人或2人以上同行，在物资市场了解物资价格及供应商基本情况，要做到货比三家、优质优价、承诺良好的售后服务。采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量、规格等对价格进行审查。第二十二条采购归口管理部门、公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查，检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况，对购买活动进行评审，监督采购价格执行。
第二十三条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况，必须在合同条款中反映，严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣、佣金等。第六章合同和采购供应管理
第二十四条采购价格确定后，应与供应商签订采购合同，签订合同的具体规定，按照《合同管理制度》执行。
第二十五条采购人员必须取得合法的发票，并且尽量取得增值税专用发票。采购人员应向供应商索取合格证明、使用说明及供应商名片等资料。采购物资到达公司后，主管采购人员应及时到达仓库，对供应商所提供物资进行详细检验，确认是否与采购申请单所列内容一致。
第二十六条采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律、货源紧缺状况、采购生产周期等因素，协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存。第二十七条仓库管理员应定期报送库存物资报表，反映现有库存物资的名称、规格、单价、数量、储存位臵和区域等信息，配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购。采购付款管理制度 第二十八条对需要监造的物资，应择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向生产技术部等部门通报。第二十九条仓储部门负责物资接收的组织管理，按照合同、技术协议和有关产品标准进行清点、查验，对到达的物资及时卸车、入库、开箱检验。一般常规物资的验收由仓库保管员、主管采购人员等进行；大宗、大型、重要物资和非常规、特殊物资验收由生产技术部、提出物资需求的运行/建设部门技术人员、仓库保管员、主管采购人员共同进行。验收完成，主管验收人员要填写验收记录凭证，验收记录凭证要明确表述验收状态。第七章采购付款管理
第三十条采购物资未经验收人员验收合格，确认数量、质量、价格、规格型号完全符合采购订单要求，并完成入库手续，不得办理采购付款。第三十一条采购付款流程如下： 采购货到付款
采购人员提出付款申请（付款申请须附有采购合同、入库单、发票）—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。采购预付款
采购人员依据采购合同提出付款申请—采购归口管理部门负责人审批—财务审核—总经理审批—董事长审批（100万以上）—出纳付款。第八章附则
第三十二条本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规和《公司章程》的规定执行。第三十三条本制度由公司董事会负责解释和修订。
第三十四条本制度自公司董事会通过之日起实施。采购付款管理制度
一、调置相应的机构，配备相应的人员
设立药剂科、设备科、总务科，各科配备了有良好业务素质和职业道德的采购人员分别从事药品、材料及设备的采购业务，并且定期轮换岗位，财务部门根据手续齐全的相关采购凭证办理付款业务，审计科定期监督检查采购与付款业务执行情况。
二、建立了采购与付款内部会计控制的基本制度
1. 岗位分工控制制度
建立了采购与付款的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务分别安排不同部门的人员办理，无一人办理此项业务全过程的现象。
2. 授权批准控制制度
(1)明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，审批人不得越权审批。
(2)明确经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务。
(3)对于重要和技术性较强的采购业务医院组织专家进行可行性论证, 并实行集体决策和审批。
(4)加强对请购手续、采购订单、验收证明、入库凭证、采购发票等的管理和相互核对工作。
3. 请购控制制度
(1）建立采购申请制度
根据物资类型确定药品采购由药剂科办理，专业设备和卫生材料采购由设备科办理，其他材料和家俱类固定资产由总务科办理，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。
(2）加强采购业务的预算管理
每年底制定了次年采购业务的预算，次年在采购过程中对预算内采购，由具有请购权的部门严格按预算进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目，由具有请购权的部门在对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
4. 审批控制制度
建立请购审批制度, 明确审批权限, 并由审批人根据其职责, 权限以及医院实际需要等对请购事项进行审批。
5. 采购控制制度
(1)建立了采购与验收环节的管理制度，对采购方式、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程阳光、透明。
(2)根据物资的性质以及供应情况等确定相应的采购方式，一般物资合同采购，小额物资直接购卖。制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。
(3)经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。
6. 验收控制制度
(1)医院建立健全了验收制度。根据制度规定验收所购物资的品种、规格、数量、质量和其他相关内容，并出具验收单据或验收报告。
(2)实行验收与入库责任追究制。验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。
7. 付款控制制度
(1）建立付款审核制度
严格核对发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务。我院根据合同及相关规定，对药品及材料3个月后付款，对设备按合同约定付款，确保资金良性循环。
(2）加强应付账款及应付票据管理
财务部门加强应付账款和应付票据的管理, 对已到期的应付款项经批准后办理结算与支付。
(3）建立退货管理制度, 对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作了明确规定，发生采购退货的, 及时收回货款。2.7.4建立定期核对往来款项的制度
在会计年度结束后的次年1月, 我院由药品会计负责对药品材料等采购产生的应付账款与供货商进行核对, 并且出具对账确认函, 双方签章, 确保往来款项的真实性。除此外，对某些业务较繁杂的供货商采取月对账或季对账的形式核对往来账款，如有差异，查明原因，及时处理。
2.8 监督检查制度
医院审计科定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况、采购与付款业务授权批准制度的执行情况、应付账款和预付账款的管理情况、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况，财务科不定期自查，对监督检查过程中发现的薄弱环节，我们及时采取措施，加以纠正和完善。
三、严格按照采购与付款业务的流程办理采购与付款事项
1. 请购
医院药品、材料、设备等物资的采购需由请购部门根据需要, 填写申购单, 申购单上应明确采购物资的品名、规格、数量、质量、相关要求和标准等。
2. 审批
审批人员依据其职责、权限对请购事项进行审批。大型设备、大宗物资、大宗材料的采购必须经院领导集体决策和审批。专业性较强的采购业务，医院组织专家论证并实行集体决策和审批。
3. 采购
采购部门在接到经审批的申购单后，按质优、价廉的原则进行采购。对于医疗器材的采购，凡属于政府集中采购目录以内或限额标准以上的仪器均按政府集中采购要求进行采购;对于药品的采购，按照药品招标采购的要求进行，药品集中采购及地方药品采购的比例均要达到相关规定;其余的药材按质优、价廉的原则进行采购。
4. 合同
采购部门应及时与供应商签订合同, 合同必须按采购权限规定由各级授权人审核同意。重大合同须提请财务部门会签。合同一经答订，必须及时送一份财务部门备案。对一些数量不大，不常采购的可不签合同，可按授权直接采购。例外紧急需求的采购按相关规定办理。
5. 验收
申购物资到医院后，验收人员应按申购单的要求，对所购物资的品种、规格、数量、质量和其他相关要求进行验收，并出具验收单据，专业性较强的设备等，应请专业人员到场验收并出具验收报告。
6. 付款审核及付款
(1）付款前审核
财务部门办理付款时应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、申购单和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
(2）付款前审核内容
1) 与采购有关的原始凭证(申购单、采购合同、验收单、发票等)是否齐全、是否合法。
2) 相关凭证(申购单、合同、验收单、发票)的内容是否一致，不一致要了解原因。
3)是否有公司负责人批准签定的付款通知单。
4)其他有关人员在单证上的签字是否齐全。
(3）付款
经审核符合付款条件后，财务部门按《现金管理条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范—货币资金(试行)》的规字办理采购付款业务。对于转账起点以下的货款用现金支付，超过转账起点的转账支付。
总之，医院应在采购与付款业务中实施内部会计控制。对请购、审批、签合同、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理流程。健全以采购申请、经济合同、验收入库单据为主体的控制系统。加强对请购、采购、验收、付款等环节的相互制约和监督。只有这样，才能有效的堵塞采购与付款业务过程中的漏洞，消除隐患，保护医院财产安全，防止舞弊行为的发生，促进市场经济的健康发展。在实际工作中，医院应根据采购与付款业务具本特点，不断完善、修订其内部会计控制制度，保证医院经营活动有效、高效运行。
摘要：采购与付款是医院经营管理中的一个重要环节, 采购与付款业务的规范, 能堵塞漏洞, 消除隐患, 防止并及时发现纠正错误及舞弊行为, 保护医院资产的安全、完整, 确保法律、法规和内部规章制度的贯彻执行。因此, 医院应重视采购与付款业务的内部会计控制制度, 健全业务记录控制系统, 加强其业务流程关键点的控制, 实施采购决策环节的相互制约和监督。
关键词：采购,付款,内控
参考文献
[1]刘应强, 方燕, 王岚, 等.高级会计师资格考评结合教材1.北京.企业管理出版社, 2007:272—273
为确保就餐人员的饮食卫生安全和采购活动公开、公正、公平地进行，严防食物中毒事件的发生和规范食堂的物料采购行为，降低物料采购成本，确保食堂各项物料供应，加强食堂物料采购的监督管理，根据《食品安全法》、《招标投标法》等法律法规的要求，结合食堂采购量大、品种多、蔬菜副食每天必采、价格随行就市变化等实际情况，特制定本制度。
一、食堂物料采购管理规定
（一）采购工作应遵循质量第一，勤俭节约和公开的原则：
1．必须把保证质量放在第一位，多方收集供应商及产品信息，为采购决策做好充分准备，同时把好验收关，对不符合要求的产品及时提出拒付、赔偿或投诉，尽最大努力不让劣质物料进入食堂。
2．严禁非采购人员采购物料。
3．洽谈采购交易业务，必须有两人以上共同进行。4．本着廉洁奉公、勤俭节约的精神，根据食堂工作的实际需要，采购时应遵循“货比三家”的原则，同等质量比价格，同等价格比质量，同等价格质量比服务，追求质优价廉。库存期货（指库存一个月以上的商品），必须将货比三家的情况向分管领导报告，取得同意后，方可进货；以减少库存积压，有利于资金周转。
5．大宗物料采购实行“定点采购”，坚决杜绝从流动摊贩手中采购的行为，以确保食品的质量、卫生、安全。
6．采购工作必须公开进行，提高透明度等，建立、健全监督制约机制，禁止利用工作之便牟取私利。
7．实行采购回避制度。凡涉及与亲属进行业务交往的要主动回避。
（二）食堂采购工作实行统一管理：
1．食堂成立由局综合处组成的食堂采购管理小组，作为粮、油、肉类等量大或成批物料采购的管理组织，对食堂所有的采购活动进行管理和决策。
2．采购人员：由固定采购员1人和临时采购员1人（从食堂员工中临时指派）共同参与。
（三）采购方式：
可采取采购人员亲临采购、电话采购、合同采购、订单采购和送货、托运等方式进行各类物料的采购。采购时原则上必须由2人参与。采购人员必须在每笔（次）的入货单上签字。
（四）采购纪律：
1．采购活动中必须遵纪守法、公私分明、严于律己，严禁向供应商索取回扣及其他馈赠；严禁弄虚作假，不得涂改和伪造凭证，不得虚报物料，账物必须相符。
2．若工作人员违反上述规定，必严惩不贷（经济制裁至少为发生金额3倍以上）。
3．若供应商违反上述规定，按发生金额（或发生时的估算金额）加倍处罚（在货款中扣减），并视情节和态度决定是否取销其供货资格。
（五）各类物料采购的具体实施程序和要求： 1．设施设备及低值易耗品的采购：
食堂设施设备的采购应根据需要，首先提出书面申请，由综合处对其需要品种和数量进行审核，报局领导批准，根据食堂物料采购规定，由食堂采购管理小组组织招(议)标采购。食堂大批量的低值易耗品{5000元以上（含）}由食堂采购管理小组组织招(议)标采购。
2．主食(米、粉、面)、油、调料、肉类、水产品、冷冻食品、鸡蛋、干副、蔬菜等大宗食品的采购：
（1）实行定点采购。由食堂采购管理小组对每种商品初选2家以上供应商进行质量、价格和服务等的比较，最后选择1家作为定点供应商。对供应商原则上每一年筛选一次，也可根据市场变化、供货质量和服务态度不定期进行重新筛选。
（2）选定的供应商必须具备合法从事经营活动的相关证照（营业执照、卫生许可证、组织机构代码证、税务登记证、负责人身份证），产品质量监督检验报告、动物检疫合格证等，其复印件必须提交综合处备案。
（3）食堂采购管理小组在确定供应商前，应经过实地考查、看样、小量试用、价格比较后再行确定。
（4）在食堂管理员的具体组织下对采购供货物料进行验收（验收员、主厨和库管员参加验收。下同），验收人员必须严格把关，认真核对物料数量、价格以及质量，并督促供应商按合同提供售后服务。
（5）采购员只负责按照批准的计划采购，同时负责制作采购货物清单，经验收人员验收签字后交财务，供应商必须提供正规发票，采购中涉及的税费一律由供应商承担，采购进价一律为含税价；财务根据正规发票、入货单等手续办理报销事宜。做到购支两条线，且报销价格不能高于采购小组核定价格。
3．特色素菜及其制品（如苦菜、山芹菜、马齿苋、野百合腌菜、酱菜、泡菜、咸菜、酸菜和辣椒粉等）的采购： 鉴于品种繁多，其需要的数量和种类难以确定，市场价格变化也比较大，且大多是客餐用和在农贸市场直接采购，供应商基本上都是个体商贩，无法出具正规发票，只能以收据形式结账等情况，为了规范此类物料的采购行为，应按照以下程序办理：
（1）通过食堂采购管理小组对供应商、供货价格、供货质量以及市场情况进行考察和商议，各类食品原则上选择1家供应商提供货源。可根据市场变化、供货质量和服务态度定期或不定期对供应商进行重新筛选。
（2）采购活动按供应商报价，食堂采购管理小组核价，统一进货的程序进行。
（3）建立不定期对市场价格考察，分管局领导、综合处负责人和食堂管理员抽查等两种以上的市价咨询渠道，随时掌握商品供应信息和价格，做到随时调整和确定价格。
（4）食堂原则上应在前一天提出第二天所需的特色素菜及其制品采购计划，经食堂管理员确认需要品种和数量后，由采购员对所需食品进行采购。
（5）在食堂管理员的具体组织下对采购物料进行验收，验收人员必须严格把关，认真核对物料数量、价格以及质量。
（6）根据特色素菜及其制品在农贸市场上即时采购，无法取得正式发票的实际情况，可使用统一印制的收据报销，但报销时须附有验收人和食堂管理员签字的说明。
4．物料采购原则上从批发市场或产地进货:（1）米、粉、面必须从具备加工条件，符合卫生要求的大型正规厂家或者供应商进货；
（2）干货在保证质、价前提下，必须从批发市场或产地进货；
（3）调味品必须在先查验卫生许可证，质量合格证（保留复印件）、产品生产日期后采购。
5．严把进货质量关，坚决杜绝假冒伪劣产品、食品，对所进物料做到“二杜绝”：杜绝三无产品，杜绝霉烂、变质、过期产品。若出现质量问题，由采购人员负责退货、退款，并做好详细记录，对供应商进行不良供应登记，供应商提供不合格的物料超过3次以上，取消供货资格。造成损失的由采购人员负责。货到验收后，合理安排物料的存放，杜绝因不当处理产生卫生安全事故和食堂财产损失。
6、保证计量器具的绝对准确，发现不合格产品和短斤少两，按《消费者权益保护法》的有关规定，追究其责任。
7．如一时采购不到的短缺商品，要及时向主厨说明原因，并采取补救措施，确保厨房的正常运转。
8．严禁采购路边货或其他无法溯源的食品原料和辅料。9．长期合作的供应商，应与我局签订长期合作的合同或者意向性合同，其中应约定食品原料辅料的质量、卫生、定价办法、配送方式、退换货、货款支付方式、食品安全责任等。
10．采购物料所必需的流动资金（最高限额为3000元），原则上由固定采购员向局财务室借支，日清月结。若出现差错，由借款经手人负责。
11．食堂管理员必须按规定公示主要物料的市场价格，每月向有关领导汇报一次。
（六）账务结算：
1．票据要求：每一笔结账都必须做到票据齐全（入货单和正式发票）；签字齐全（每组票据上至少必须有采购员、验收员、库管员、审批人四人以上的签字）；数据准确（正式发票必须与入货单相符）；审批无误（批准报销的金额大、小写必须相符）。
2．定点供应商的结账：
（1）原则上每半个月或者每一个月结一次账；（2）约定时间通知相关的供应商到场，由财务人员共同参与，实行透明结账法；
（3）结账时，供应商凭入货单存根联与收货联对账后，开具正式发票(须财务人员签字确认)交局领导审批。
（4）财务人员付款时一般不结付现金，原则上都应通过银行转账。
3．非定点供应商的结账：可先由采购员在出纳处预领一定金额作流动资金，一般情况下均现款采购。采购人员（付款人）凭入货单和原始单据报有关领导审批，然后在出纳处报账。原则上当天采购的当天审批，若因特殊情况当天不能审批的，必须在第二天审批完结，无故拖延不报审的责任自负。
㈦采购工作受财务、纪检监察、审计部门的监督。
二、验收制度
1．验收员对购回的物料无论多少、大小等都要进行认真仔细地验收。
2．验收员在验收商品时，要注意检验、核对商品的数量、规格、生产厂家、商标、生产日期、保质期和质量等。
3．有下列情况之一，验收人员可以拒绝验收：（1）无生产厂家、地址、商标者，或有但不详不全者；（2）物料有效期已过期或已变质；
（3）发票等票据与实物的名称、或规格、或型号、或质量、或数量等不相符的；
（4）物料非本食堂所需的；（5）物料品牌与生产厂家不符的；（6）物料已损坏的；
（7）购进单价高于招（议）标单价的；（8）其他不符合验收条件的。
三、保管制度
1．采购回的物料均由验收员、保管员验收合格后方可入库。
2．库内物料要合理分类，摆放整齐，尤其是食品存放要做到隔墙、离地上架、分库保管，码放整齐，明码标签，先进先出，防止霉变，防止鼠害。
3．制定合理采购计划，做到库存食品先进先出先用，易坏先用，防止食品积压、过期、霉烂、虫蛀、鼠咬和变质等。定期检查各库房有无积压、过期、变质物料。
4．房内不得存放腐败变质、霉变生虫及超过期限的食品，已明确的上述食品应填写好报损单、经审批后及时销毁处理，严禁领用加工。
5．对食品添加剂要有专箱专柜贮存，并标明品名，出入库手续齐全；对灭蝇药、灭鼠药要严格登记造册跟踪管理，及时收回旧包装等以防投毒事件的发生。
6．凡进库的原料、半成品原则上不对外供应转让。管好固定资产和各种炊具和餐用具，固定资产借出须经有关领导批准，易碎物料等借出需留下足够押金。对新购设备及时登记固定资产账。报废时经有关人员鉴定报有关部门批准后方可销账。
7．做好周转容器的保存管理工作（如：麻袋、面粉袋、蛋筐等）。库房内不准为私人存放物料。
8．搞好库房内的环境卫生，库房内做到无尘土、无灰、无散落垃圾，通风良好，地面保持整洁。
9．食品库内严禁存放有毒有害物料及非食品杂物，更不得存放私人物料。
10．库房内不准闲人进入。
四、奖罚
1．对主辅原料的采购，局机关的有关职能将不定期的进行抽查，若发现违反本制度规定的，除按有关规定处理外，还将按照有关规定追究相关负责人的责任。
2．对遵照本制度执行的工作人员，年终进行考核，表彰奖励。
一、岗位分工控制
药品零售企业应当建立采购与付款业务的岗位责任制, 明确相关部门和岗位的职责、权限, 确保办理采购与付款业务的不相容职务相互分离、制约和监督。职责分工、权限范围和审批程序应当明确规范, 机构设置和人员配备应当科学合理。采购与付款业务不相容职务包括:
(1) 采购申请必须由申请批准人和采购执行人之外的人提出, 具体采购业务由采购部门完成;
(2) 商品的采购人不能同时担任商品的验收工作, 以防止采购人员收受商业贿赂购买伪质商品;
(3) 采购程序应由申请采购、付款处理之外的人员进行, 目的是将价格的谈判和货物的验收及发票的验收职责分离;
(4) 商品的采购、存储保管员不能担任帐务记录工作, 防止绕过验收单, 以减少误记商品数量金额的可能;
(5) 付款的审核人应同付款执行人职务相分离。付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。付款的审批通常经过验货后执行 (预付款业务除外) , 以保证商品的价格、质量、规格等符合标准;
(6) 记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。
二、授权审批控制
授权审批控制要求药品零售根据常规授权和特别授权的规定, 明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任, 应在审批人权限、采购程序和监督三方面加以规范。
(1) 应明确审批人对采购与付款业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施, 应对采购范围和审批人进行明确定义, 通过电子审批系统进行审批流程设定。
(2) 应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务, 并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证, 建立完整的采购登记制度, 加强请购手续、采购订单或采购合同、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。
(3) 应建立授权批准的监督机制, 建立完善的内部会计控制制度, 配置独立于各分级授权审批层次的审计、监督部门, 并将对采购与付款业务的监督、检查纳入其工作范围;同时, 完善报告、检举制度。
三、请购控制
请购事项应当明确, 请购依据应当充分适当。
(1) 药品零售企业应当建立采购申请制度, 首先由商品部的小组负责人提出采购申请, 商品部负责人报主管领导审批。先由负责采购的人员审查请购单, 审查的目的在于检查该项是否在执行后又重复提出, 以及是否存在其他不合理的请购品种和数量。
(2) 加强采购业务的预算管理。如果采购人员认为请购单的提出是合理的, 应根据其所掌握的市场价格, 对采购所需资金作出估算, 并签署同意采购的意见后, 交负责资金预算的管理人员进行审批。如果认为该项请购符合经营目标和在原已制订的资金预算范围内, 签字后可交采购部门办理订货手续。采购部门应将处理过的请购单归纳备案。
四、采购控制
采购行为应当合法合规, 所有的采购申请都应当详细地记录备查, 在购买之前获得相应管理层的批准。采购申请应包括以下必要信息:采购内容、估计可接受的价格、采购原因、要求到货日期等。采购实施在系统中开户, 建立供应商信息及商品档案, 然后确定采购价格和数量并订货。采购部门在收到经过审批的请购单后必须从三方面实施控制。
(1) 订购数量控制。首先, 由采购人员审查是否有重复提出的请购单;请购数量、品种是否合理, 是否在控制的范围之内。其次, 对大量采购的药品进行采购数量对成本影响的分析, 分析的内容主要是将各种请购项目进行归类, 然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和批量。采购部在“新商品引进审批表”审批通过后, 根据审批意见填写“首次经营品种审批表”, 经相应管理层会签, 由商品部在ERP系统中向总部申请商品编码, 首次采购量由采购提出后经领导讨论确定。
(2) 确定供应商。采购部门在确定了采购数量之后, 签订购销合同之前, 必须遵循企业订货询价制度, 通过充分比较货物的质量、价格、付款条件、交货时间及供货方信誉等条件, 选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。对于一些大额重要的采购项目应采用公开招标竞价方式确定供货单位。并对采购所需资金做出估算, 由采购部门授权人签署采购意见后, 将签批后的请购单送资金预算部门。由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标。审批后签署意见, 送交采购部门。
(3) 签订订货合同。采购部门应当根据批准的申请内容, 在满足企业质量、价格、技术、和服务方面的要求的前提下, 通过公正和合乎道德规范的方式识别合适且最有效的供应商, 建立合同或协议等。“采购合同”一般包括订购流程、一般条款 (对商品的质量要求和包装要求、报价和促销要求、退货处理、付款方式、商业贿赂惩罚及举报奖励条款等) , 和个别条款, 即合作商品信息:采购价格、零售价格等。“采购合同”的有效期一般为一年。采购部通过“公司合同审批流程”报送相关部门审批后方可加盖公章。正式合同一式三份, 供应商一份、品类管理部一份、财务部一份并编制“采购合同汇总表”备查。
(4) 发出订货单。采购以电话的方式下订单, 供应商将货物送至配送中心后, 补货员根据送货单在ERP系统中制订首张“采购订单”, 然后由商品部审核通过。“采购订单”由商品部直接在ERP系统中审核。审核过程中主要考虑存销比、库存量、季节性、不同供应商的采购价格、是否参与活动等方面。
药品零售企业还应制定紧急采购流程, 减少事后采购。规定事后采购必须提交并经过更高级别的审批。将事后采购的比例作为对部门的考核项目之一, 事后采购项目过多说明部门工作计划未做好, 也可能是采购申请流程、购流程过于拖沓。如果为后者, 则应限制采购审批流程的审批时间, 提高审批效率。规定同一事项不得分开申请, 采购处理环节对多个申请建立一个合同的情况进行控制。
五、商品的验收控制
为了达到控制的目的, 验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用, 即控制购买环节的经营活动, 也要控制存货的管理工作。收货部门的控制主要在收货的数量与质量方面, 它应根据购销合同的数量和质量的要求, 独立地检验收到的物品。验收流程及有关控制措施应当明确规范。
(1) 商品检验。配送中心验收组验收员审阅了供应商的检验报告之后, 再根据不同成分货物的检验标准和抽样样本量 (参照国家“GSP-药品经营企业质量管理规范”) , 并结合验收标准对商品的外观包装质量进行检验。对于散件商品逐一检验;对曾经出现过质量问题的商品加倍抽样检验。验收员检验商品后, 将不合格商品退回供应商。对于出现较严重质量问题的商品, 应将整批退回, 并要求供应商提供经国家认证的检验单位的该批次的“检验报告书”后方能收货。
(2) 实物入库及审核。验收员核对验收商品与ERP系统中“采购订单”的采购数量, 价格由补货员核对。确保验收商品的收货价格和数量均小于或等于“采购订单”。如出现商品收货价格高于“采购订单”, 通知商品部补货组确认修改。验收员将“送货单”和“收验单”交由验收主管复核后在“送货单”上加盖验收专用章, 将其中一联交供应商带回。验收员在ERP系统中录入“收验单”的相关信息, 系统自动生成有编号的“入库单”, 并由验收员核对“入库单”的正确性。制单人和审核人要求职责分离。验收主管根椐“送货单”和“收验单”在系统中复核“入库单”, 审批后系统将自动增加库存。
(3) 入库资料转交财务。每个工作日末, 配送中心验收员将“入库单”和“送货单”一起转交财务部结算组。
六、付款控制
付款方式和程序与供应商的对账方法应当有明确规定。付款控制主要涉及帐单核对和付款计划的控制两个方面:
(1) 帐单核对:财务部收到“入库单”和“送货单”后, 核对单据的商品信息 (商品名称、数量、金额和批号) 是否一致。如有差异则退回配送中心物流部核查数量、单价等。确保入库的商品准确、完整、及时地录入财务系统。同时必须做到:
(a) 定期及时与供应商核对应付账款, 对于有差异的货款应及时跟进查明原因。每月结算会计根据“应付账款明细账”向供应商出具“对帐通知”, 盖章后传真给供应商对账, 供应商核对一致后盖章回传。供应商将经双方确认并加盖供应商公章或财务章的“对账确认书”以及“发票” (及实销实结的“销售查询商品汇总表”、按采购量结算的公司需提供“送货单”回单) 及“退厂单”一起交结算会计。并核对“发票”与“入库单”和“送货单”及“退厂单”的金额是否一致。核对后将每月从ERP系统中导出的入库、退厂数据作标记, 列出发票金额、送票日期等, 避免供应商重复开票。
(b) 入库单清单与库存商品明细表核对, 对差异及时跟踪处理;入库单金额和发票金额不一致应得到适当处理。审核发票的验收和采购定单, 确保付款已获得批准、价格和数量准确无误、在限额内支出以及使用的会计科目正确无误。付款前要保证原始凭证的完整无缺, 没有价格和数量上的差异。当发票超出了事先建立的采购定单的限额或超出其他标准时, 要在付款前上报和审查。付款批准人在批准付款以前, 审核发票的完整性、明晰性和准确性。应注意, 负责签字批准的人员不应同时负责收货、单据核对、付款审计和资金付款。如果出现已经退货, 对于不再继续合作的供应商, 应在停止服务前严格审查。
(c) 财务部根据发票的收取及合同签订的结算方式填写“货款承付申请单” (包括供应商编码、名称、应付帐款余额、当期库存余额等信息) , 交由采购部填写供应商的当期库存余额及待处理库存金额, 及相关部门审核签字;通过电子审批系统进行审批流程设定。
(2) 付款:付款计划应得到适当的审批, 网银支付应得到严格的复核和审批。
(a) 财务经理按照月初货款预算总额, 统一安排资金, 将经审批后的“货款承付申请单”, 交予出纳安排付款。完善供应商信息库, 在建立、更改供应商的代码、名称、地址、银行帐号等信息时, 需有来自供应商的证明。由独立于应付帐款批准、付款批准的人员进行信息维护。付款批准人应审核付款信息是否和信息库相同。
(b) 对商品的所有付款, 都必须附有收货单、付款承付单, 如根据合同需要预付款项时, 要审阅供应商对帐单中有无超额付款和异常付款, 还应该对应付帐款的负数余额进行分析。付款时间提前或拖后, 造成现金折扣损失或公司信誉度受影响。定期对应付帐款进行帐龄分析, 定期和供应商对帐。如果涉及现金折扣较多, 公司应建立确保在恰当时间取得供应商提供的提前付款折扣的程序, 例如资产预算分析等。
七、监督检查
监督是对内部控制质量进行评价的过程, 包括持续的监督和独立的评价, 以保证内部控制运行的有效性。整个内部控制的过程必须施以恰当的监督, 通过监督活动, 在必要时对其加以修正。应当不断地在日常工作中监督评审内部控制的总体效果, 对内控系统应当进行有效和全面的内部审计。药品零售企业的采购与付款循环监督主要包括:
(1) 采购审批人员、采购人员、验收人员、储存人员、财会记录应实行岗位分离, 以防止串通舞弊。
(2) 定期分析应付账款, 规定付款顺序, 财务人员与业务人员配合, 在企业资金许可的情况下, 尽可能先付有折扣的货款。
(3) 制定应付账款清理计划, 对长期无人追索的款项应进行调查, 确属不需付的账款, 应报有关领导批示, 及时转入收入账内。
(4) 建立双方定期对账制度, 以防止双方业务人员串通舞弊。
药品零售企业的采购与付款循环的内部控制, 是现代医药零售企业的组成部分, 通过各环节切实可行的控制措施的具体分析, 对明确树立现代管理理念, 强化关键环节的控制, 增强风险意识, 提升企业的市场价值具有十分重要的现实意义。
摘要：采购与付款是药品零售企业的重要经济业务, 对其实施规范化的内部控制是企业经营管理的重要内容之一。由于采购与付款过程涉及到企业内部的众多部门和人员, 容易导致舞弊、低效和浪费, 所以, 应当制定严格的内部控制制度, 并通过规范的措施加以防范。本文结合药品零售企业会计实践中的实例, 从采购申请、合同建立、商品的验收、款项支付等方面提出了一些切实可行的控制措施, 有利于加强药品零售企业的采购与付款循环的内部控制。
关键词：采购,付款,内部控制
参考文献
[1]、熊敏.浅议采购与付款循环的关键控制点及控制措施.企业家天地, 2007, 12:28-29.
[2]、伍春.实施采购与付款内部控制的规范化.经济师, 2004, 7:265-265.
