解读4S店售后服务流程(精选8篇)
4S店作为现在汽车行业进行汽车销售的主流场所,其日常工作主要包括包括整车销售(Sale)、零配件(Sparepart)、售后服务(Service)、信息反馈(Survey)等内容。对于重要的售后服务一项,更是现代汽车维修企业服务的重要组成部分。做好售后服务,不仅关系到本公司产品的质量、完整性,更关系到客户能否得到真正的、完全的满意。售后服务流程一般包括以下内容。
1、整理客户资料、建立客户档案
客户送车进4S店维修养护或来咨询、商洽有关汽车技术服务,在办完有关手续或商谈完后,业务部应于二日内将客户有关情况整理制表并建立档案,装入档案袋。客户有关情况包括:客户名称、地址、电话、送修或来访日期,送修车辆的车型、车号、车种、维修养护项目,保养周期、下一次保养期,客户希望得到的服务,在4S店的维修、保养记录等。
2、根据客户档案资料,研究客户的需求
业务人员根据客户档案资料,研究客户对汽车维修保养及其相关方面的服务的需求,找出“下一次”服务的内容,如通知客户按期保养、通知客户参与4S店的优惠活动、通知客户按时进厂维修或免费检测等等。
3、与客户进行电话、信函联系,开展跟踪服务
业务人员通过电话联系,让客户得到以下服务:
(1)询问客户用车情况和对4S店的服务有何意见;
(2)询问客户近期有无新的服务需求;
(3)告之相关的汽车运用知识和注意事项;
(4)介绍4S店的近期为客户提供的各种服务、特别是新的服务内容;
(5)介绍4S店的近期为客户安排的各类优惠联谊活动,如免费检测周,优惠服务月,汽车运用新知识晚会等,内容、日期、地址要告之清楚;
(6)咨询服务;
(7)走访客户
新车销售主要包括获取顾客、到店接待、需求分析、车辆展示、试乘试驾、洽谈成交、新车交付和顾客维系。在教学过程中我院主要采用角色扮演法, 让学生模拟真实的销售情境, 为学生岗前零培训、上岗零距离奠定了基础。
1. 到店接待
销售顾问通过热情、礼貌、专业化的接待, 取得客户信任, 缩短了与客户的距离。在接待客户时, 我们首先要注重必要的商务礼仪。
如果顾客是首次到店, 面带微笑欢迎顾客光临经销店。主动自我介绍, 并请教顾客姓氏, 交谈时称呼对方。根据顾客的意愿, 或引领到展车前, 或邀请到销售洽谈室/洽谈区坐下。主动提供饮料选择, 并询问顾客的偏好。
如果顾问是预约到店, 面带微笑欢迎老顾客再次光临经销店。再次自我介绍, 递上名片 (如适用) 。以姓氏尊称老顾客, 并提供其偏好的饮料。重述顾客的来访目的, 确认已经正确理解顾客的意图。
2. 需求分析
销售顾问通过热情、礼貌、专业化的接待, 引导顾客主动叙述他的购车需求;销售顾问需要通过观察顾客年龄、着装、乘坐的交通工具等对顾客进行初步判断, 以便确定向其推荐的车型。询问顾客是否来过展厅, 购车的主要用途、对车辆的配置要求、购买时间、购车预算等, 以便了解顾客购买需求, 同时也需要通过观察顾客在看车过程一些行为捕捉顾客需求。总之, 通过各种方式了解顾客需求, 并对顾客需求与相应的产品利益进行比对, 快速确定首先应向顾客推荐的产品。
如果顾客表示想要自己先看车, 请顾客自行参观, 但确保您随时可以为顾客提供服务。告知顾客产品信息资料摆放的位置。站在顾客能够看到的地方, 目光示意对顾客的关注, 但勿跟随, 以免给顾客太大压力。得到顾客某些示意后, 再次与顾客开始交谈。如果没有得到顾客示意, 最多3 min后主动接触顾客。如可行, 将话题引入销售的下个步骤。
如果顾客进入展厅后直接需要咨询服务或其自行看车后需要咨询服务时, 进入顾客需求分析流程。
3. 车辆展示
通过需求分析确定的推介车型, 引领顾客到展车区域, 为顾客指出方向, 与顾客并排走。从推荐产品开始展示, 且在展示时, 使用FABE突出对于顾客的好处, 如该车为新车或顾客了解甚微, 可采用六位绕车法来展示讲解。在讲解车辆配置时, 请顾客坐在驾驶座上, 您坐在副驾驶座位上。利用演示工具来展示某些材料 (颜色样本、视频等) 展示那些在静态展车上无法演示的功能。在展示产品配置时, 请顾客体验车辆 (坐在车里看、摸、闻、听……) , 提高顾客的感性认知。考虑顾客的需求优先级, 为顾客说明不同配置和型号的差别。
销售顾问要体现一汽大众4S店的服务理念和销售顾问服务的专业性。在车辆介绍过程中, 销售顾问要运用六位绕车法和FABE法则。
在六方位绕车介绍中, 需要详细展示一汽大众汽车的各项功能和优点, 并注重结合FABE法则, 按照六位绕车法详细给顾客介绍。具体情况如下:
4. 试乘试驾
主动邀请顾客参加试乘试驾活动, 并向顾客解释试驾协议书的内容, 消除顾客疑虑, 并请顾客签字。
让顾客在真实道路状况下进行试乘试驾, 利于消除顾客疑虑, 促进其购买信心, 同时也有助于提升顾客满意度。通过试乘试驾充分调动顾客对于新车的感官接触, 利于培养顾客对品牌和新车的感情。
在试驾时, 当顾客坐上驾驶座时, 协助顾客调节座椅、方向盘和后视镜的位置。简要讲解顾客可能不知道的配置, 并邀请顾客开始试驾。在顾客驾驶前, 向顾客清晰说明试驾路线。提醒顾客系好安全带。在不妨碍顾客试驾的情况下, 回答顾客提问, 强调车辆好处;观察并记住顾客的兴趣点和评论。回店之前, 询问顾客是否想要一张试乘试驾体验的照片留念。
5. 洽谈成交
试乘试驾结束后, 请顾客填写试乘试驾意见表, 强调顾客选定车型配置及其他可以获得的利益。强调获得的附加价值 (如VIP会员卡等) 。强调经销店提供的优质服务, 可以保障顾客安心驾驶, 无后顾之忧。询问顾客是全款购车还是贷款, 并解释北京汽车经销店提供贷款购车服务。给顾客制作报价单, 对报价单加以解释, 耐心回答顾客的问题。必要时给顾客时间考虑, 不给顾客成交压力。
6. 新车交付
往往销售顾问忽视交车环节, 认为签订合同, 销售就结束了。其实好的交车环节, 能给销售顾问带来二次销售。所以在交车前的等待期间依照顾客意愿联系顾客, 让顾客了解车辆生产和运输的最新消息。如果交车延迟, 尽早向顾客说明, 并真诚道歉, 赢得顾客谅解, 并准备小礼物。联系顾客, 确定交车时间、付款方式及金额, 并提醒顾客携带相关证件与文件。
7. 顾客维系
交车后3天内进行电话回访。询问用户对之前提供的服务是否满意, 并确认车况是否良好。若用户提出的投诉或抱怨, 作好记录, 24 h之内提供解决方案, 跟踪了解用户对处理结果的满意度。及时向上级主管进行反馈, 及时进行内部分享。若车况良好, 则恭喜用户的正确选择。
7天内进行电话回访。询问用户对销售过程及用车情况的感受与意见。询问7天的行驶里程, 核算首保时间, 进行首保提醒。告知顾客售后服务预约的价值与优惠。
汽车4S店标准的销售流程可以形成经销商、销售顾问和客户三赢局面。以上内容明确了4S店销售流程的基本步骤、执行要点和技巧, 保证汽车销售过程中的高效运作, 从而提升客户满意度, 同时, 以标准化的流程、高度职业化的素养留住每一个客户。
摘要:汽车销售业绩好坏直接决定着汽车4S店的效益。面对激烈的市场竞争, 销售顾问不规范行为, 直接导致销售业绩不佳或顾客流失。汽车4S店因此表现为对外无法获得客户的“满意度、忠诚度和回头率”。因此, 标准的销售流程, 提升销售顾问的营销技能, 成为当今各汽车公司及其4S店追求的目标。本文阐述了一汽大众4S店标准销售流程。
关键词:汽车销售,4S店,销售流程
参考文献
在南京,有这么一个人,他不仅对这个问题有了自己的一些研究,而且多年一直实践着。他就是南京“养老4S店”庄泰健康品连锁机构总裁、“娱乐养老”生活方式创始人——侯国新。
老龄化带来的伤痛和机遇
侯国新和老龄服务产业结缘是在1999年。那年,父亲被查出胃癌晚期,并很快去世。这件事对侯国新打击很大,他的母亲也深陷伤痛。为了让母亲尽快走出阴影,在外工作的侯国新决定请假两个月呆在老家陪母亲,没想到这一决定却改变了他的一生。
在农村陪母亲的两个月,侯国新深深体会到留守老人们的孤独。侯国新隐约感觉到,将有越来越多和母亲一般处境的老年人,和自己一样纠结的年轻人,即将会经历到来的社会变革所带来的阵痛。
如何让母亲和像她一样的老年人生活过得开心?如何让和自己一样的年轻人不被养老压力逼得喘不过气来?侯国新带着这样的思考回到了南京。
我们可以“娱乐养老”
经过几年的研究和实践,2004年,侯国新提出了全新的“娱乐养老”的概念:“娱”是方法,通过各种途径让老年人参与社会活动,展示自己;“乐”是过程,让老年人在参与社会活动过程中得到快乐;“养”是基础,通过各种调养方法让老年人实现健康养老;“老”是结果,尽可能让老年人延年益寿。
核心做法归纳起来就是十二字:学学、走走、练练、聊聊、聚聚、调调。每一项都忠于“娱乐养老”的宗旨,每一环节又可以收取一定的费用维持公司运转。
学学,就是老有所学,居家养老,以剪纸或舞蹈等技能交换教学,但是剪纸用的纸,舞蹈用的道具需要交纳一定费用;走走,就是组织旅游,通过旅游调整老年人身心,同时收取相应的服务费来达到收支平衡;练练,就是组织练习健康操之类,通过运动来延缓衰老,相关动作图册及光碟等要收取费用;聚聚,就是定期把有同样兴趣爱好的老年人,组成圈子,发起活动,老年人通过聚会拓展生活圈,而组织者却能从中收获“聚会经济”;调调,就是食疗、保健养生,老年人配餐的原料都从相关农场定点采购,调理时用的器材、保健品则直接从生产厂家直接提货。
当公司把众多的老年人用“娱乐养老”的理念聚集在一起,就形成了集群效应。老年人就不再是社会负担,转而成为一种社会资源。在公司成立之初,每名老人配备专门人员服务,仅人力资本一项就让人喘不过气,但是通过成立“社区互助小组”让老年人互帮互助,为老年人找到固定玩伴,能极大地发挥老年人的潜能。
在“时间银行”存储“服务”
在美国考察期间,侯国新听到一个名词“时间银行”。所谓时间银行,是一位名叫埃德加·卡恩的美国人提出的一个推广公益服务的概念:参与公益服务的志愿者每个人首先在银行账户开个户,以后无论他做何种公益服务,帮人盖房也好,照顾老人也罢,都量化成时间存进时间银行。以后,当自己遭遇困难时就可以从中支取“被服务时间”,让其他的志愿者为自己服务。
从美国考察归来,侯国新开始打造中国人的“时间银行”。但是,美国的“时间银行”运作模式到中国很快就水土不服:美国人有做公益的习惯,年轻人把做义工当成一种时尚,所以时间银行“存款”多,有账户盈余。中国人口虽多,但年轻人做公益的底子薄。更重要的,年轻人根本不相信侯国新的“时间银行”能支撑到他们年老时。
侯国新很失落,经过深刻自省,他体会到:要想让“时间银行”在中国落地生根,就不能生搬硬套,得有中国特色,符合国情。
重新来过,侯国新决定把目光再次放到老年人身上,变长期储蓄为短期存款:老年人随时都可能“提取服务”,因此在他健康时,有强烈的“存储服务”的动机。果然,“老年时间银行”一经推出就在老年人中间引起强烈反响。
当教人唱歌、陪人聊天、教人打拳、护理病人等都可以换算成“服务”存入时间银行后,“娱乐养老生活馆”里的歌手、拳师、护士就一夜之间多了起来,时间银行的“账上余额”不断的增长。
“养老4S店”走向全国
2011年,是侯国新的“娱乐养老”狂飙突进的一年:在南京苦心经营了7年后,侯国新终于开始向全国“扩散”自己的娱乐养老模式。没想到,娱乐养老发展超出了所有人想象,从南京一个城市扩散到全国十几个省市几十个城市;从南京仅有的几家娱乐养老示范基地到全国100多家加盟店;养老会员从7万爆涨到100多万。
娱乐养老之所以能够迅猛发展,是因为侯国新做好了一件重要事情:制定养老标准店的服务标准。
侯国新把娱乐养老基准店叫做“养老4S店”。汽车4S店是包括整车销售、零配件、售后服务、信息反馈等“四位一体”为核心的汽车特许经营模式,每个标准的4S店拥有统一的外观形象,统一的标识,统一的管理标准,只经营单一品牌,是一种个性突出的有形市场,具有渠道一致性和统一的文化理念。4S店在提升汽车品牌、汽车生产企业形象上的优势是不可估量的。
侯国新的娱乐养老产业,就是要做成这样的“4S店”:销售、零配件、售后服务、信息反馈 “四位一体”。只不过,它的核心是老年人。时间银行会和会员数据库、“养老4S店”联网,老年人不仅仅是“4S店”客户,而且是店员:每个会员每次为其他会员提供的服务都会被量化成标准的“时间”,每个“养老4S店”都会为会员提供标准化的服务。这样会员在南京“存储”的“时间”,可以随时随地在北京“支取”出来享受相应的服务,就像你在上海存的钱在北京可以取出来,在北京随便一家麦当劳买一个汉堡,味道绝对和南京买的一模一样。
1.车辆到达待修区,接待人员在15秒内必须主动出门迎接。预约车辆(预约登记表一个月内登记车辆)由预约人员接待,非预约车辆由接车顾问接待,接待同时套好车辆四件套。接待客户同时要热情向客户问好:“您好,欢迎光临大连XX汽车!”雨雪天气时,接待人员要准备好雨具,迎接到店客户,主动为其撑伞。客户到达待修区内没有人主动出门接待,该接车人员将处以惩罚。引导员到岗后,要求引导员第一时间接待客户并通知服务顾问。
2.服务顾问接待车辆必须使用问诊表,做好互动检查。需检查外观、内饰、里程表数、燃油表指示、随车工具、音响系统、灯光、点烟器、后装饰件等项目。提醒客户贵重物品随身携带,例如:烟酒糖茶、CD光盘、香水、钱包、U盘、防盗器、GPS、电子数码产品、眼镜、玩具、体育用品、证件、质量保证书、保险资料等,做好车检和车内物品的登记同时要求客户确认签字。如因服务顾问检查工作失误造成物品丢失、损坏或说不清原因而引起与客户发生的纠纷或投诉时,接待该车辆的服务顾问需承担全部责任,按照本公司赔偿(指正常收入额度)额度的损失,承担全部赔偿费用。
3.互检结束,将客户车辆停置停车位上(或不防碍车辆通行的位置),将客户引入店内。客户进入店内其它工作人员也要主动热情的同客户打招呼、问好。
4.服务顾问制作委托书时要严格按照《SA委托书填写规定》执行。在委托书中要详细记录客户提出的所有问题,以备车间技师检修时不会遗
漏;车辆维修项目必须在委托书中报价;委托书中要体现客户更换配件后的旧件去向,车辆是否清洗及预计完工时间,以上几项确认无误后要求客户确认签名。委托书中没有客户签名或漏项均处以罚款(每份委托书5元)。
5.制作好委托书后将委托书留存给客户一联,以作取车凭证。将客户引至客户休息区,为客户送上饮品,介绍娱乐设施。
6.客户等待维修期间,服务顾问至少要有一次关怀。
7.车辆维修发生增项时,服务顾问必须在委托书中写入增项及报价并要求客户再次确认签字。如因服务顾问未能同客户确认而引发的纠纷或投诉,此增项费用(指正常收入额度)均由服务顾问承担。
8.服务顾问在接车期间要密切关注客户车辆,发现问题及时沟通、协调,如因服务顾问沟通协调不畅造成客户纠纷与投诉,服务顾问要承担所有责任且赔偿一切损失。
9.车辆维修后交车时,收回客户手里的委托书,亲自带领客户到结算处结算,并要求客户在结算单上签字。为客户交付车辆时注意将其座椅移至原位,取下车辆四件套;如果发现客户自己取下四件套将严惩不贷。客户离店时,要再次提醒客户下次保养里程及所需维修项目,目送客户离店。
10.每日前台要有一名值日人员,负责当天环境卫生(室内室外)。雨雪天气更要即时清理。
11.前台电话响三声必须接起。使用规范用语询问客户需求:“您好,大连XXX汽车XXX很高兴为您服务。”语速适中,吐词清楚。
12.工作时间内前台人员禁止做与工作无关的一切事项。违者严惩。
13.非工作时间接待和结算的车辆,要求接待车辆的服务顾问必须协调好各部门工作。如因服务顾问协调工作失误造成客户投诉,扣掉此车绩效归售后部所有。
14.前台必须保证午餐时间内至少有一个服务顾问值班,不得空岗。
15.前台对讲机要求配带耳机,及时充电;车用四件套保证充足,统一放置;物品要整齐摆放,为前台营造一个整洁的工作环境。
16.不得无故缺岗。有事需提前向领导请假,不请假按旷工处罚。
17.不得在前台喧哗、争执。
第一章 总则
第一条 为适应售后业务的不断发展,规范会计核算方法,加强财务监管作用,进一步提高公司经济效益,特制定本管理规范。
第二条 本规范采取“六单归元”原则,即业务流程填制六单,会计核算依据六单,六单包括委托书(含接车单、问诊表)、拆检报告单、出仓单、结算单、发票(收据)、缴款书(进帐单)。
第三条 本规范所规定使用的单据全部按**公司售后系统的标准执行。有厂家要求的,按厂家要求执行,但不得抵触本**公司所制订之下列管理规定;厂家无要求的,按下列规定执行。
第四条 本规范适用于**公司所有售后经营单位。
第二章 单据设计
第五条 从厂家购买的售后单据,经售后服务部审核后由各售后经营单位负责妥善保管。
第六条 厂家已规定单据样式,但不需从厂家购买的售后单据,可由售后服务部在单据规定内容外加印CI标识、连续编号、维修单位名称,联次及各联归属部门等内容。
第七条 在**公司售后业务系统操作中,严格按**公司售后业务系统里的单据格式作为统一规范。
第八条 各经营单位为便于本单位经营管理,在本规范单据之外自行设计的其他单
第三章 售后系统的管理
第九条 售后经营单位如果有厂家系统和**公司系统同时运行的,各售后经营单位按业务流程先在厂家的系统中操作,并打印相关单据传递。厂家有规定不允许的业务不反映在厂家系统中,只在**公司售后系统中操作并打印相关单据。当天的所有单据必须在当天全部补录入**公司售后系统,并只打印结算单。
第十条
售后经营单位如果只有**公司售后系统的,则严格要按**公司售后系统中操作执行。
第十一条 有厂家系统和**公司售后系统同时运行的售后经营单位的会计凭证中的单据装订全部是厂家系统中所打印的单据,对**公司售后系统中打印的结算单另册装订保管。
第四章 售后业务流程
一 维修业务
第十二条 维修业务应填制的单据:委托书(含接车单、问诊表)、拆检报告单、出仓单、结算单、发票(收据)、缴款书(进帐单),其中:
1、维修委托书(含接车单、问诊表)为维修前车辆状况确认、对车辆故障初步诊断、客 据,不受此限制。户对维修项目和维修费用确认、车间据以进行维修作业的书面依据。
2、保险理赔事故车和车辆进车间维修后需要新增加的维修项目必须填写拆检报告单,而且要列明维修项目、配件清单作为保险理赔事故车的初步诊断和核价凭证、车辆进车间维修后需要新增加的维修项目的书面依据。
3、维修出仓单为仓库发料凭证。经确认的委托书和拆检报告中所列的配件清单为维修出仓单的凭证。
4、维修结算单为记录实际维修费用并向客户收款的凭据,保险理赔车辆按保险公司核价单结算,如无保险公司核价单则按拆检报告单中的估价结算,如有差异则由结算员通知前台接待员,由前台接待作出申请,服务经理、主办会计审核后报售后服务部审批,则进行反结算和财务调整。
第十三条 对于部分单位使用委托书的内容包含了接车单、问诊表的内容的,则无须单独设立接车单、问诊表;对部分单位的委托书不包含接车单、问诊表的内容的,而单独使用接车单、问诊表的则该单据作为委托书的附表。
第十四条 单据联次(**公司售后系统)
1、维修委托书一式四联:第一联客户联,第二联财务联,第三联业务联,第四联维修联。
2、出仓单一式四联:第一联客户联,第二联财务联,第三联仓库联,第四联索赔联。
3、配件销售订单(配件零售业务)一式四联:第一联客户联,第二联财务联,第三联仓库联,第四联业务联。
4、维修结算单一式三联:第一联客户联,第二联财务联,第三联业务联。
第十五条 以上联次为基本联次,如厂家规定了其他联次,在厂家系统里按厂家规定执行。
第十六条 业务流程顺序、单据传递
1、车辆入厂
车辆入厂时,各维修厂的保安人员必须在记录薄上做好每台车的入厂登记工作,并由各保安队长监督保安人员的车辆进厂的登记情况。
2、前台接车(S/A)
① 接车员(S/A)检查车辆外观、车上财产、车辆故障,填写问诊表、接车单并签名,交客户确认后将客户联交客户作提车用,财务联待完工结算时随委托书及出仓单一同交结算员;并负责保管客户的车钥匙、保修卡、行驶证等,待车辆完工结算时一并交结算员,并与结算员办好证件的交接手续;
② 接车员根据问诊表、接车单的车辆故障现象将维修内容填具一式四联委托书,客户签名后将客户联交客户,其他联次全部交车间;由业务主管负负责监督接车员的的开单情况;
③ 接车员在接车过程中,如发现是属理赔业务的维修车辆,必须收齐理赔资料后由理赔员协办理赔手续;顺德本部由保险业务科、驻外公司由服务经理或前台主管负责监督理赔业务情况;
④ 接车员在接车过程中,如直接可以判断是属索赔业务的维修车辆,必须由索赔员协办索赔手续;并由服务经理负责监督索赔业务情况;
⑤ 接车员填写的委托书的维修项目必须有相应的价格,如不能确定维修价格的必须按拆检报告中的估价填列委托书,待落实维修价格后按售后服务部的审批流程对该委托书的维修价格作出调整,车间主管必须监督委托书是否有维修的价格。
3、拆检、配件报价
①维修技工、检验员根椐委托书(问诊单、接车单)对车辆进行拆检工作;并填列车辆拆检报告单或直接在委托书中填写;
②配件报价员根椐拆检的结果,对需要更换的配件进行报价,并填列配件报价单或直接在委托单中填写;
③维修技工、检验员在拆检过程中,如发现该车辆的维修项目是属向厂家索赔项目的,必须由索赔员协办索赔手续;并将该索赔业务反馈给前台接车员,服务经理监督相关的索赔业务情况;
④车间主管对拆检、配件报价进行监督、检查。
4、车间维修
①车间收到委托书(接车单、问诊表、折检报告单、报价单)后,按委托书维修项目安排维修作业。如果在维修过程中需要增加维修项目的,则填写拆检报告单,并交前台接车员确认。涉及索赔项目的,索赔员必须在委托书上签名确认后方可施工;
②如需领料的,由维修人员凭委托书(四联)或拆检报告单、经前台接车员确认的配件清单向仓库领料。
5、仓库发料
仓库收到委托单后,填制出仓单或按系统根椐委托单自动生成的出仓单,仓库联自存,其他联次和委托单随料交维修人员,仓库主管对仓库的发料情况进行监督、检查。
6、完工检验
车间维修完工,检验员根椐委托书(拆检报告、问诊单、接车单、报价单、出仓单)进行完工检验,检验合格后在维修委托书上签名,车间联自存,其他联次连同维修出仓单一同交前台。车间主管对车辆的维修检验进行监督、检查;经检验合格的车辆可交由维修厂的保洁员进行保洁处理。
7、车辆竣工
车辆维修检验合格后,前台接车员在系统中操作竣工手续,并确认各类单据完整、准确,如是索赔(理赔)业务的,前台接车员必须办理好相关的确认手续,并收集好索赔(理赔)所需要的资料;前台业务主管必须监督、检查前台接车员办理车辆竣工的手续是否齐全。
8、结算收款和车辆放行
接车员收到车间交来的单据后,委托单业务联自存,委托书(问诊单、接车单)出仓单、拆检报告单、车钥匙、保修卡、理赔所需的资料交结算员办理收款手续。
(1)结算员收到委托书(问诊单、接车单)、拆检报告单、出仓单、车钥匙、保修卡、理赔所需的资料与系统中结算单仔细核对,确认无误后打印结算单,经客户签名后将客户联交客户。根椐维修车辆的项目分为如下几种结算放行类别:
①维修费用全部由客户自行负担的,则结算员按结算单的金额向客户收取现金或支票;待收齐款项后开具收据或发票,可开具放行条放行,并在系统中点击结算、收款;
②维修客户如是月结的,则业务部门需有双方签定的书面协议,如双方签定了维修协议,3 则在双方签定的维修费额度内经前台业务主管在结算单上签字确认后结算员可开具放行条放行;待开具收据或发票后,结算员在系统中点击结算,但不点击收款;
③维修客户如是索赔的,则结算单上有索赔项目的,由索赔员在结算单上确认实际索赔金额,索赔员确认后,结算员可开具放行条放行,结算员在系统中点击结算,但不点击收款;
④维修客户如是理赔的,具体结算放行详见《保险理赔业务流程及管理规范》。⑤按厂家要求,经售后服务部部长审批的车辆免费检测活动项目,可以作为零工时结算,经前台主管在委托书签名确认后,结算员开具放行条放行,结算员在系统中点击结算;
⑥车辆报修但经检测没有故障,该项目由技工、车间主管、前台主管同时在委托书上签名确认,结算员作为零结算,并开具放行条;车辆经检测有故障,但未能与客户达成维修协议,该项目由技工、车间主管、前台主管同时在拆检报告中签名确认,结算员可作为零结算,并开具放行,结算员在系统中点击结算;
⑦返修车辆,按正常维修业务结算,打印结算单,由服务经理在结算单上注明返修的责任划分情况,并签名确认后,结算员开具放行条。如返修车辆属人为疏忽,维修班组扣罚结算费用的全部成本价,检验员、车间主管各扣罚成本的5%,并报人事行政部从工资中扣罚后转到对应的财务,结算员点击收款。如不是人为造成的,该费用通过总裁审批后作为经营单位的费用结转。车辆放行后结算员在系统中点击结算;
⑧试车员根椐车间主管开具的放行条(与结算员开具的放行条有颜色区别)试车,保安必须记录好试车人进出厂的时间;
⑨**公司内修车维修项目:商品车入厂维修完成后,销售部门第一责任人须在结算单上签字确认,同时维修部门第一责人签字同意放行后结算员可开具放行条放行;租赁公司的车辆入厂维修须提供租赁公司出具的证明,出具证明后维修厂方可办理相关的维修业务,维修完毕后的结算单经租赁公司的第一责任人签字确认、维修前台主管签字后结算员可开具放行条放行;**公司的公务用车维修完成后,结算单须有该部门负责人签字确认、维修前台主管签字后结算员开具放行条放行;公务车、商品车因事故原因入厂维修,维修完成后结算单需要该部门负责人签字确认、维修前台主管签字、并附上人事行政部的处理意见书后结算员可开具放行条放行。内修车在车辆放行后在系统中点击结算。
(2)结算员收款后开具缴款单或进帐单(附收款清单)办理银行缴款手续。
(3)结算员核对资金实存与帐存一致后,将委托书、拆检报告单、出仓单、结算单、收据(发票)、缴款单(进帐单)装订整齐,填写“收款日结表”(一式两份)连同单据一并交出纳。问诊表、接车单、拆检报告单、出仓单、结算单(业务联)上交业务部门存档。当天的单据必须在第二天上午十点前交给出纳或会计入帐。
9、出纳接单
① 出纳员收到结算员交来的单据后,检查单据是否齐全,然后将单据与“收款日结表”仔细核对,确认无误后在收款日结表上签名,返回一联给结算员。
② 出纳员将所有单据登记入帐,核对帐存与实存资金相符后,填制“库存日结表”(一式两份)连同单据一并交会计。
10、会计入帐
①会计收到出纳员交来的单据后,检查六单是否齐全,然后将单据与“库存日结表”仔细核对,确认无误后在“库存日结表”上签名,返回一联给出纳员。
②会计将当日收到的所有单据登记入帐,并与各部门提供的报表核对,保证所有业务都已反映在帐簿上,会计在入帐过程中应核对开具的发票的内容是否齐全、发票金额与结算单金额、委托单金额是否一致,是否有存在单据未上交的情况。
二 零售业务
第十七条 配件零售应填制的单据:销售订单、销售结算单、出仓单、发票(收据)、缴款书(进帐单)。
第十八条 单据传递
1、客户接待
客户陈述所购配件,前台要求仓库确认客户购买的配件有无库存,如有库存,则填写销售订单,销售订单上应注明外售配件名称、数量及金额,交客户签名确认后,将客户联交客户,其他联次交结算员。
2、结算收款
①前台持销售订单带客户到结算员处办理交款手续;
②结算员收到销售订单后,与销售结算单仔细核对,确认无误后打印销售结算单交客户签名,客户联交客户;
③结算员开具发票或收据交客户,同时在销售订单上签名确认已收款,前台持销售订单和发票或收据到仓库办理领料。
3、仓库开单和发料
仓库收到销售订单并核对发票或收据后,按销售订单内容开具出仓单,出仓单仓库联自存,客户联交客户,其他联次交前台或结算员。仓库根椐出仓单发料。
4、放行
仓库发料后,前台带客户到结算员开具放行条,放行条交客户,客户出厂。结算员在系统中点击结算。
5、结算员、出纳、会计单据交接
结算员与出纳、出纳与会计之间的单据交接按维修业务流程执行。
三 单据保管
第十九条 维修单据由售后服务部负责审核,各单位指定人员办理领用、保管,委托单、出仓单、结算单全部使用厂家系统或**公司售后系统打印出来的单据。
第二十条《维修站交车放行条》(详见附表一)和《维修站试车放行条》(详见附表二)由财务部统一印刷和管理;《维修站交车放行条》由结算员或会计到财务部领用和核销,《维修站试车放行条》由各售后单位的人员到财务部领用和核销。
第二十一条 已使用后的所有单据(不包括交财务入帐的单据)均应由各联次归属部门装订成册,留存备查。
第二十二条 各单位在用的除上述单据以外的其他单据不必执行上述规定。
四
监督、核对事项
第二十三条 各售后经营单位严格按上述的业务流程进行,各个环节的人员不但要做好本环节的工作,而且要对上一环节的业务进行监督、检查;发现不正常的业务要及时向服务经理、财务负责人报告。
第二十四条 结算员每天下班前要对系统中反映的已完工未结算的业务进行监督、检查,并要求业务部门负责解释;如发现不正常的已完工未结算的业务应及时上报给服务经理处理;如果服务经理在接到报告一天内未处理的,结算员可报给财务负责人,由财务负责人报到**公司售后服务部、财务部。
第二十五条 为了全面监督车辆入厂维修后的各个环节的执行情况,由审计部安排专人每天在系统中核对已经下了委托书的维修车辆的维修状态,对发现维修某个环节中存在不正常的业务时要在当天反馈到该经营单位的服务经理、财务负责人。
第二十六条 为了全面监督维修车辆的进出厂情况,顺德本部、佛山、南海地区的经营单位由人事行政部行政科每天将保安收集的放行条和保安登记的《维修车辆进出登记表》进行核对,除上述地区以外的其他地区的经营单位由第一责任人指定本经营单位的兼职行政人员每天将保安收集的放行条和保安登记的《维修车辆进出登记表》(详见附表三)进行核对。并将每天核对的结果同时发送到人事行政部行政科、售后服务部和**公司财务部。
第二十七条 各售后经营单位在补录入**公司售后系统时,经营单位的前台主管、配件主管要负责监督系统中补录入的维修项目、配件名称的准确性,结算员负责复核录入数据结算金额的准确性,保证补录入的数据与厂家系统中反映的数据的一致。
第二十八条 索赔员应对索赔业务的发生、递交、厂家确认、拒赔等情况进行详细的跟踪核对,会计应将“待确认索赔收入”的明细表与索赔员所统计的向厂家申报的明细表和厂家已确认的索赔明细每季度至少核对一次,及时发现厂家拒赔和索赔员人为因素向厂家少报索赔的情况。
第二十九条 会计人员对理赔业务的跟踪按《保险理赔业务流程及管理规范》中规定执行。
第五章 附则
第三十条 本规范由**公司财务部、售后服务部制订、解释和修改。第三十一条 原文件以本文件下发之日起作废,以本文件为准。
主题词:
售后
流程
规范
抄
报:
* 抄
送:
浙力汽[2014]
三、整车款、备件款等用款申请流程
1.斯柯达厂家支付相关款项(含其他专营店调拨车辆)部门申请填写用款申请单部门总监审批财务总监审核 总经理审批财务部支付
2、零部件、机油、养护品、精品、美容产品等合作单位支付货款(总经理授权额度范围内)A.以上附件我司不承担任何形式的库存,以月度零售数额隔个月支付(即A月货款在A+2月支付)B.零售数量及金额核对流程:用款部门制表-----用款部门总监审核-----财务总监审核-----总经理审批C.支付流程:供货单位根据核对后额度开票用款部门填写报销单(含附件)部门总监审核财务总监审核财务部支付总经理审批
3、超总经理授权额度支付流程供货单位根据核对后额度开票用款部门填写报销单(含附件)部门总监审核财务总监审核财务部支付上一级领导审批总经理审批附件:合法增值税专用发票、经批准的销售数量及金额明细表注:以上产品原则上为固定供货单位供货,须签订供货协议,协议及价格清单须在公司财务部备案。
四、差旅报销流程
1、出差申请流程出差人填写出差申请表(含附件)部门总监审核行政部审核总经理审批 执行出差(财务留存,有需要可领取备用金)附件:如是厂方要求,附厂家工联单
2、报销流程出差人填写差旅费报销单(含附件)部门总监审核行政部审核财务总监审核财务部支付总经理审批附件:合法票据(财务部审核时,注意与出差申请单核对地址、日期、住宿交通标准等是否一致,确认无误后签字)
3、超总经理授权额度申请流程
3、总经理出差申请流程总经理填写出差申请表(含附件)附件:如是厂方要求,附厂家工联单上一级领导审批执行出差
4、总经理差旅费报销流程总经理填写差旅费报销单(含附件)财务总监审核上一级领导审批财务部支付附件:合法票据、经批准的出差申请表
五、办公用品、低值易耗品、劳保用品,(车间用品由车间自行采购)
1、申请流程部门提出申请填写物品采购清单部门总监审核行政部审核总经理审批行政采购(车间用品车间采购)
2、报销流程部门填写通用报销单(含附件)部门总监审核财务部审核总经理审批财务部支付 附件:物品采购清单、合法票据(增值税专用发票)、入库单、领用清单
3、食堂费用报销流程
1、米、调味品等报销流程行政部填写报销单(含附件)财务总监审核总经理审批财务部支付 附件:清单、合法票据
2、菜类物品报销流程食堂工作人员填写报销单(含附件)行政部审核财务总监审核总经理审批财务部支付附件:清单
六、市场费用
1、常规广宣申请流程市场部提出申请填写广宣计划表执行(财务报备)总经理审批广宣计划表涉及内容:投放媒体、频次、价格、来电/店客户信息获知渠道百分比,预计来电/店批次
报销流程部门填写通用报销单(含附件)部门总监审核 财务总监审核总经理审批财务部支付 附件:经批准的广宣计划表、合法票据、实际实施效果表(含来电/店实际批次),电台/电视播出证明 录音带/光盘、报纸原件
2、制作物申请流程(含营销活动物品及礼品采购)需求部门提出申请填写物料制作清单(含附件)部门总监审核关爱总监审核总经理审批市场部制作注:制作物申请流程公司授权关爱总监一定权限,在1000元(含1000元)额度以内,由关爱总监签字审核即可执行采购制作,超过授权额度,由总经理签字审批后执行;附件:厂家要求工联单
报销流程部门填写通用报销单(含附件)部门总监审核 财务总监审核总经理审批财务部支付 附件:物料制作清单(包含使用部门签收单)、合法票据(增值税专用发票)
3、车展等集客活动申请流程市场部提出申请填写用款申请单(含活动方案、附件)执行(财务报备)总经理审批附件:受益部门、市场会签方案(含活动形式、活动数据效果预测,所需费用)报销流程部门填写通用报销单(含附件)部门总监审核 财务总监审核总经理审批财务部支付 附件:市场部、受益部会签活动总结(实际效果达成数据情况)、合法票据、经批准的活动方案注:以上项目公司给予总经理一定的授权额度,若费用金额超过授权额度,申请及支付须经上一级领导批准 后方可执行。
七、固定资产
1、申请流程使用部门提出申请填写物品采购清单 部门总监审核行政部审核总经理审批行政部采购
2、报销流程行政部填写通用报销单(含附件)部门总监审核财务部审核总经理审批财务部支付 附件:批准表、固定资产签收表、合法票据(增值税专用发票)注:以上项目公司给予总经理一定的授权额度,若费用金额超过授权额度,申请及支付须经上一级领导批准后方可执行。
八、工资发放流程
各部门制表(含绩效方案、绩效信息汇总)行政部提供考勤、日常行为规范、考核等相关数据各部门总监确认财务部汇总审核财务部支付总经理审批注:各部门绩效方案必须 备注:
1、财务审核内容为各收费明细的金额是否在各级别人员的授权范围内;
2、各岗位权限必须在更新后
十四、收款流程
服务顾问开具结算单(含派工单)工时费超权限收银审核收款服务总监审批工时费超权限总经理审批备注:1.收银审核内容:零部件价格是否与系统销售价格一致,工时收费金额是否在各级授权范围内,零部件不予以打折销售;2.保险车辆以定损单金额为准,如是协议保险公司,以合作协议的打折折扣为准;3.工时费打折权限,服务顾问为八折,售后总监为七折,以上折扣均需在结算单上说明折扣原因并签名。4.按流程授权签字缺失,财务部不能予以收款开票;
十五、商品车、试乘试驾车、公务用车、抢修车维修流程
1 当前汽车4S店售后服务存在的问题
1.1 售后服务质量不高
由于保养时的例行检查是免费项目,因此很多品牌4S店对厂家要求的检查项目很少严格执行,一般都是粗略地测试一下轮胎气压及螺丝等,而对于其他项目的检查却极其忽视,只是对顾客提出的车辆故障现象,才会深入的检查。由于更换项目可以提高企业的收入和维修工时费,很多4S店的维修人员都会严格遵守厂家更换项目政策换件,而不考虑车辆的配件是否真的需要换。企业以厂家的质保政策为幌子,如果不换,以后车辆索赔就会很麻烦,使很多顾客不情愿的买单。
许多汽车4S店在提供汽车保养服务的时候,服务人员往往是千方百计的给顾客推销各种养护产品,原因是4S店的配件只能使用厂家的原厂配件,利润空间不大,而养护产品的价格相当低廉,能带来巨额的利润,市场上的养护产品基本没什么技术含量。
1.2 标准和法规体系不完善
目前,市场上的汽车品牌和汽车型号种类繁多,售后服务本身有很多种类,由于缺乏统一的行业服务标准,造成了汽车4S店售后服务方式方法千差万别,服务质量参差不齐,甚至出现为了公司的短期经济利益不惜损害和牺牲顾客利益的现象,也给自身的服务品牌带来了很大的伤害。
为了发展国内的汽车工业,政府及相关的部门已经出台了相应的政策来积极推进汽车工业的发展。与汽车制造业相对比来说,汽车售后服务的发展要明显滞后些,长期以来,汽车的售后服务业一直没有一个服务的标准和行业规范,因此,很难满足消费者的需求,使汽车售后服务行业受到了严重的制约。
1.3 服务人员良莠不齐,综合素质不高
个别4S店服务人员接待态度生硬,对顾客提出的疑问,回答不诚实,敷衍了事;汽车维修的时间长,效率低;很多的服务人员缺乏专业知识,对顾客提出的汽车问题不能给予准确的答复。出现的这些问题,主要是因为我国对汽车服务业人员的培养方式存在误区,还停留在师傅带徒弟的模式上,边工作边学习。
2 提高汽车4S店售后服务质量的有效策略
2.1 强化汽车4S店售后服务人员的综合素质
信息社会环境下,汽车科技不断发展,汽车4S店也不断引进先进的诊断仪器和检测设备,以改善售后服务质量。由于汽车售后服务行业的部分从业人员知识结构老化,在新汽车技术的把握上难度较大,汽车售后服务的综合素质较低。部分汽车4S店售后服务人员的知识结构不合理,严重制约着汽车售后服务业的长足发展。因此汽车4S店开展售后服务工作时,应当全面提高汽车售后人员的整体素质,定期组织开展系统培训活动,加强汽车故障处理技术培训,定期对汽车4S店售后服务人员进行技术考核和客户满意度调查,全面提高汽车4S店售后服务的专业化水平。
2.2 建立健全汽车售后服务法律法规和监督体系
为推进汽车4S店售后服务的稳定持续发展,应当在严格遵循国家法律法规的基础上,积极建立健全汽车服务法律法规和监督体系,建立科学、标准且可监督的最佳售后服务秩序,严格处理不法经营者,确保汽车4S店售后服务的所有行为都具有法律依据,为汽车4S店售后服务的发展奠定坚实的基础。
2.3 扎实做好售后服务工作,提升售后服务质量
大部门客户高度重视汽车的定期保养和检修,不惜花费大量的时间和金钱。因此在汽车4S店开展售后服务时,应当严格按照车辆厂商的要求对客户车辆进行仔细建成后,及时排除车辆安全隐患,确保客户的车辆保持最佳的运行状态,扎实做好汽车售后服务工作。与此同时,汽车售后服务人员应当遵循客户的主体地位,坚决不允许存在欺瞒客户的情况,依据客户车辆的实际情况制定维修和保养计划,切实提高汽车4S店售后服务质量。
建立与客户之间的交互平台,实时、全面、客观才能为企业带来更多的机会,这也是同行业的竞争手段。在网站中应详细列出公司的部分或全部配件,并对每一种配件作出具体的描述,客户也要对自己所需要的产品进行查看,也可以发表使用后的意见。
3 汽车4S店售后服务未来发展趋势
国务院相关部委联合印发的《关于促进汽车维修业转型升级提升服务质量的指导意见》(以下简称《指导意见》),是立足于汽车维修行业转型升级并改善维修服务效率两方面出发的,确定了汽车维修业发展过程中应当遵循的具体原则,包括公平竞争、自主消费、依法监管、协同发展和部门共治等。该《指导意见》主张破除原有的汽车配件渠道垄断等形式,凸显市场化机制,鼓励汽修行业规模化、创新化发展,最大程度上满足消费者的多元化和个性化需求。在《指导意见》的影响下,汽车4S店售后服务面临着以下发展趋势:
一是同质汽车零配件不再专属于4S店。《指导意见》中指出,应当建立汽车维修信息公开制度,破除原有的维修配件渠道垄断形式,鼓励汽车维修配件实现自由流通,确保所有汽车维修企业均享有同质配件维修权利。此种形势下,汽车4S店在售后市场上独大的局面将会得到一定程度的转变。
二是汽车4S店维修利润将缩水。相关调查研究表明,现行政策条件下,在售车型部分故障代码为汽车厂家和汽车4S店专有的产品机密,技术上的壁垒为汽车4S店售后利润提供了可靠的保障。尽管汽车4S店在车辆售后维修上受到工时费、零配件价格等因素的影响,但部分车辆只能到汽车4S店进行维修和保养。此种情况下,一旦新政策落实,会严重影响汽车4S店的市场空间和利润空间。
三是维修保养更具多元化。《指导意见》的落实,为汽车维修保养提供了多元化的选择,尤其是在维修技术信息全面开放后,汽车维修企业在车辆维修保养方面机会增多,最大程度上满足了客户的多元需求,并且实现了价格上的优惠,有助于降低用车成本,减少维修费用,并改善汽车维修服务质量。
结束语
总而言之,当前社会经济飞速发展,汽车市场竞争日趋激烈,为推进汽车4S店售后服务的稳定持续发展,应当坚持以人为本的原则,以用户为中心开展汽车售后服务,全面提高汽车4S店的服务能力和管理水平,提高客户满意度和忠诚度,推进汽车4S店售后服务行业的快速发展。
参考文献
[1]孙宁泰.新形势下汽车4S店售后服务的发展趋势与影响分析[J].时代农机,2016(5).
汽车售后服务企业的绩效考核需要通过数据(指标)来体现,这样才能很好地体现绩效考核的原则,建议通过财务、客户、流程以及学习与成长等几方面关键业绩指标(KPI:Key Performance Indicator)进行汽车售后服务企业及各岗位员工的考核与评估。以各KPI指标作为汽车售后服务企业绩效评估标准,把企业及员工的实际绩效与关键业绩指标进行比较,通过目标管理的方法进行考核,是目前汽车售后服务企业普遍采取的考核方法。下面我们来了解一下汽车售后服务企业都有哪些具体的KPI指标。
(1)财务运营指标
①月(日)进厂台次:即月(日)进厂服务台次(包括有偿服务与无偿服务)。
②主营业务收入:即保养收入、一般维修收入、钣喷收入、保险收八以及其他收入之和。
③主营业务销售计划完成率:即主营业务实际收入与目标营业额之比。
④主营业务服务利润:即主营业务收入与服务成本之比。
⑤主营业务利润完成率:即主营业务实际利润与目标利润额之比。
⑥人均贡献率:即总营业额与服务部门总人数之比。
⑦地区保有率:即(目标)基盘用户数与(目标)区域客户保有量之比。
⑧单车平均产值:即主营业务(月)收入与(月)进厂台次之比。
⑨非主营收入:即精品装饰收入、养护产品收入、美容产品收入以及会员收入之和。
⑩配件销售额:即配件销售金额。
(11)时收入:即保养机电工时、钣金油漆工时和其他工时之和。
(12)备件资金周转率:即在修配件流通额与仓库库存额度之比。
(13)应收账款:即大客户应收账款、协议客户应收账款和代办保险理赔应收账款之和。
(14)运营成本完成率:即实际运营成本与目标运营成本之比。
(2)客户及市场指标
①基盘客户数:即管理内用户数(不包括已经流失并且已经2年没有来厂的客户)。
②顾客满意度(CSI):即电话调查满意度、第三方调查满意度、现场调查满意度以及信函(邮件)调查满意度加权平均值(调查内容包括接待流程满意度、服务设施满意度、服务及维修质量满意度、服务人员满意度以及服务价格满意度等)。
③新增客户数:即第一次来店接受服务(包括有偿服务和无偿服务)并建立准确完整档案(包括车辆档案及车主档案)的客户。
④顾客投诉抱怨数:即现场抱怨数、电话跟踪抱怨数和其他途径反映的抱怨数之和。
⑤顾客档案准确率:即准确顾客档案数与基盘客户数之比。
⑥A\B\C\D类顾客数。
A类顾客定义:一年来店4次以上的客户;B类顾客定义:一年来店2-3次的客户;C类顾客:一年来店1次的客户;D类顾客定义:一年之内没有来店的客户。
⑦顾客流失率:即流失客户数与基盘客户数之比。
⑧定期保养(年检、保险等)促进成功率:即来店客户数与促进对象数之比。
⑨市场活动计划完成率:即实际市场活动数与目标市场活动数之比。
(3)内部流程及管理指标
①招揽信件(电话、短信或传单)促进成功率:即实际信件(电话、短信或传单)促进数与目标信件(电话、短信或传单)促进数之比。
②服务流程评价成绩:即服务各流程(招揽预约、接待问诊、施工单制作、派工作业、质量控制、结算交车以及跟踪回访)评价成绩加权后得分。
③估价准确率:即估价金额内(差异在+5%~-25%)完成数与交车台次之比。
④按时交车率:即预定时间内完成(30min以内)数与交车台次之比。
⑤外(内)返修率:即有外(内)返修项目的车辆台次与交车台次之比。
⑥广义预约数:即顾客主动电话预约数。
⑦跟踪回访成功率:即跟踪回访成功数与跟踪回访目标数之比。
⑧顾客抱怨解决率:即不满意见解决数与跟踪服务中发现的不满意见数之比。
⑨维修设备完好率:即完好设备数与总设备数之比。
⑩劳动生产率:即实际有效工时与有效工时之比。
(11)劳动效率:即收费工时与实际工作工时之比。
(4)员工学习与成长指标
①员工满意度。
②培训计划完成率。
③核心员工流失率。
④岗位认证培训率。
⑤考试合格率。
有了KPI数据,汽车售后服务企业就可以有针对性地对相关部门、岗位进行系统化的绩效考核和奖金分配。但需要注意的是,绩效考核KPI数据的采用,应当结合企业的实际情况进行有针对性的筛选,因为每家企业都有各自的特点。没有最好的考核体系,只有最适合的考核体系。
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