北大行政管理：秘书学与秘书工作（共10篇）
答：原则：
1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。
2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。
3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
4、同步原则，是对秘书工作的态度要求。
5、保密原则，是对秘书工作的纪律要求。
发展趋势：
1、指导思想上的发展，新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”，当好参谋助手，做好“三个服务”，即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。
2、工作方式上的发展，新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了
“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。
3、工作内容上的发展，新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四
个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。
4、管理模式上的发展，新时期秘书工作的管理模式，开始由经验型向科学型
转化。群书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是这种转化的重要标志。
5、办公手段上的发展，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生
了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公设备，开始进入秘书机构，己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。
2、请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。
答：必备的知识结构：
1、基础知识：秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。
2、专业知识：专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括:公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。
3、这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。
3、请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进？
答：秘书的性格要求有：
1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。
2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落。
3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。
4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。
5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。
6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。
由于自己的年龄可能还是偏小，所以感觉上自己的稳健度不够，办事还是不能够考虑周详，有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。
4、请简述秘书工作能力的结构。
答：能力结构有：
1、表达能力：就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式，（1）口头表达能力。（2）书面表达能力。（3）行为表达能力。
2、办事能力：就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。
3、管理能力：秘书管理能力有以下几方面，（1）辅助决策能力。（2）辅助计划能力。
（3）辅助沟通能力。（4）辅助协调能力。（5）辅助控制能力。
4、应变能力：就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要.尽快适应之。
5、社交能力：就是与他人进行社会交往的本领。
6、操作能力：就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。
5、请简述秘书参谋决策的方法。
答：参谋方法有：
1、预测性参谋，是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客观规律，对组织未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导人参考。
2、跟踪性参谋：是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、步骤中，追踪发前问题，分析问题，进行参谋咨询。
3、进谏性参谋：是指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。
4、提供资料性参谋：当领导由于信息资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难下决断时，秘书可采取提供资料性参谋，让领导人根据大量准确的信息资料，修改错误或对正确地计划早下决断。
辅助决策方法：
1.决策前服务式辅佐，为领导决策前做准备，提供各方面服务。
2.决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重
要的协助者。
3.决策执行中协调式辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实
施。
4.决策效果评估中借鉴式辅佐：秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，还要参与决策效果的评估。
6、请述秘书沟通协调的特点和方法。
答：协调的特点：
1.非权力支配性，在管理体系内，秘书没有待掌法定的支配权力。
2.非职责限定性，没有确定的职责范围的限定。
3.非确定地为性，秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。
4.认同疏导性，不能用直接强制手段，而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。协调的方法：
1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。
7、请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。
答;秘书间接效益原理，体现在以下几个方面:
1、铺垫性效应：秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务，或为其决策作好准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻底实施检查督办，或为工作顺利进行提供必要的事务服务，或为其传达决议精神操办会议事务等等。
2、传播效应：根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。
3、督策效应：秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策
效应。
4、职能协同效应：秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，发挥职能协同效应。
8、请简述公文办理的要求。
答：公文办理的要求有：
1.准确无误：表现在以下几方面，（1）工作内容准确。（2）工作方向要准确。（3）
工作方式要准确。
2.讲究实效：从以下几方面着手，（1）强化时间观念。（2）缩短运转周期。（3）
简化办文程序。
3.安全保密：有两层含义，一是要保证经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、不损坏，这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密，不失密，这就是保密的意思。
4.统一管理：做到以下几个方面：（1）统一于秘书部门。（2）统一于公文法规。
9、根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密（至少谈5点）？
答： 熟记范围；牢记保密的范围，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟记并记住
秘密的范围。
按章办事：由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。
弄清身份：秘书人员要同各种人交往，包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的，直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以使确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度，严防秘密的泄露和被窃。
判断用意：在社会交往中，交往双方的行为都受到交往目的支配，秘书人员要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。
以礼拒绝：对于秘书事项，秘书一般应公开告对方不能打听，不能阅读，不能参观，不能介绍，不能拍照。但是，在某种交往关系和场合下，为了不损害友谊，常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。
佯假不知：探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会，秘书可假装不知，或转移话题等。
10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。
答：
1、切中需要：秘书掌握了大量信息，:必须针对洁息客体的实际需要，准确地给予，尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供即所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较、判断，但也并非多多益善，过多过滥的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。
2、全面有效：秘书运用信息，就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息，排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而，向秘书索取信息者，在不少情况下，并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导，他当然首先需要绝对有效信息，但是，进行正确决策的规律，还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息，用以开阔思路，进行反证比较，排除不利因素，作出预后安排，力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲，这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息，相对而言，又可谓有效信息或说有用信息了。因此，秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。
3、及时沟通：任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。秘书运用所握信息，也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息，务必立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即.传达，千万不可错失运用时机。
4、综合开发：秘书的综合职能，决定秘书会掌握带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一指利用同一信息，侧重点不同地提供各需要对象，多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。
11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的？
答：如科级干部述职大会：
1.会前准备阶段：确定会议主题为“科级干部述职大会”，通过开会进行干部述职演讲，再通知的阶段中，给每个需要述职的人员一个述职PPT模板，进行述职报告制作。
2.会议进行阶段：在开会的前五分钟，进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职
所需设备，然后根据已做好的述职顺序名单，进行干部述职。
3.会议结束阶段：大会后，将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分
表进行保密装订后进行统计。
12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足（可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的；一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可）。
答：接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏，往往看初次接待工作是否做的细致到位。
准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束，由于其中变数太多，加之初次面对如此重要的接待任务，很多方面都考虑不周，缺乏突发事件的应对能力，因此，很有必要对这次活动做一个总结，以便在以后的接待事务中，吸取教训，使我们准备的更周到，做的更好。首先，我们应该拟定整体接待方案，列出方案的主要几大部分。其中包括：访问目的、来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。
第二，对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工，整理成文发给每位工作人员，使他们做到心中有数，各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进，不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水，还是引导入住时的鲜花和欢迎辞，我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。
第三，要做到团队之间相互帮助，与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人，只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的，团队之间各成员应积极主动互相配合，随时保持联络，出现问题及时想办法解决，不应相互埋怨，推卸责任。同时，还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通，希望得到他们的协助和配合，完善我们的接待工作。第四，物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见，确定好样式和内容之后
再去购置和制作，同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本，减少开支。
第五，接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况，不要慌张，尽量不要擅自处理，应及
时向领导反应，征求意见，妥善解决。
通过这次接待活动，使我了解了更多接待礼仪，提高了自身的综合素质，让我充分认识
到沟通与合作的重要性，为今后的接待工作积累了宝贵的经验
13、请简述接待来访的基本要求。
答：1.热情大方：对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪，又要注重实效，做到礼仪周到而不繁琐，接待热情而不铺张。秘书在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得体，以自己的努力，树立“门好进，脸好看，话好听，事好办”的良好风气。
2、细致周到：接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾做出周到的安排，使其感到方便和满意。
3、确保安全：确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识，以确保接待工作的顺利进行。
4.俭省节约：接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。
一、现代信息管理在我国的发展
信息是主体所感知的能够反映事物运动状态及其变化特征的内容, 是具有特定含义的数据, 而管理信息系统则是以人为主导的, 并利用计算机硬件、软件、网络通讯设备以及其他设备, 进行采集、传递、储存、加工、维护和利用的人机系统。现代信息管理作为信息系统管理的一部分, 对我国企业尤其是秘书工作的开展提供了便利。信息技术孕育知识经济, 随着信息化技术的快速更新发展支撑着现代企业的良好发展与未来道路的走向。
信息化发展已经成为我国制造业转型升级的必走之路。信息化管理可以让企业在未来发展的道路上走得更加长远长久。
不过, 我国现有许多企业还未看见信息化管理的优势, 不能清晰认识到信息化管理对于现有企业发展的一个助力。或者说只有一部分大型企业才开始引进信息化管理的理念, 逐渐将信息化理念渗透到企业的内部, 但是这仅仅是一部分的企业而已。所以我国企业中, 信息化管理仍存在较大的问题, 提高企业管理的信息化还是需要很长一段的路要走。在未来企业发展道路上, 企业信息化管理是企业发展的一个必然趋势。
二、企业秘书工作在我国的发展趋势与特点
所谓秘书, 是指组织或者主管的助手, 其任务是在认可的职权范围内, 提供辅助工作于综合服务, 并能运用办公室的工具设备, 从事组织与主管制定的行政性任务的人员。秘书既是一个古老的职业, 又是发展前途十分广阔的职业, 它随着时代的前进而前进, 随着社会的发展而发展。我国现有的秘书制度并不完善, 相对于国外一些先进的秘书制度而言, 我国公司里的秘书并没有相对而言那么多的法律地位和权力;因此, 进行秘书制度的改革, 为秘书工作立法, 科学的确定秘书的地位, 重新明确秘书的职权范围, 是我国秘书工作与世界接轨的主要措施。秘书工作的不规范, 大部分行业都需要秘书这一职业的人来进行一部分工作, 为行业带来一定的收益与发展。但是我国大部分的秘书工作者对此项工作还是存在一些随意性和跟随自己的经验性来进行工作。我国之后的秘书工作定会进行法律制度的完善、秘书工作的规范、秘书工作公文的统一标准、实现秘书工作手段的现代化。随着时代的脚步, 秘书工作的发展一定会更加完善、秘书一定会作为辅助管理的角色存在于企业之中。
三、如何做好企业秘书
企业秘书主要指在公司企业中工作的秘书职业。企业秘书的日常工作有:
第一, 日常事务性工作。主要指秘书在没有上司指示、授意和监督下履行的常规性工作。
第二, 指派性工作。主要指上司临时交办的事项。这些工作大多时间紧、要求高, 无惯例可循, 综合性强, 要求秘书弄清上司的意图, 搞清工作的程序要求、时限, 并能很好地分清主次, 统筹兼顾, 合理安排, 准确、高效地完成。
第三, 独创性工作。是指秘书运用创造性主动性和积极灵活的工作态度和方法来帮助上司, 根据公司的各项计划和管理工作的某些可预见性的特点, 积极挖潜, 抢先做好某些工作。
作为一个合格的企业秘书, 必须牢固树立十种企业意识:学习意识、奉献意识、严谨意识、效率意识、创新意识、超前意识、保密意识、形象意识、全局意识、守纪意识。存在意识就会存在发展的脚步, 意识错误, 脚步就会混乱, 轻者停滞不前, 重者企业破产。除去意识, 秘书还必须具备并不断提高的四种素质, 过硬的政治素质帮助秘书人员在大是大非面前保持清醒的头脑, 运用科学正确的方法处理日常事务;扎实的文字功底帮助秘书人员轻松撰写材料;过硬的技术素质会满足日益发展的现代化秘书工作要求;健康的身体素质有利于秘书工作的平稳顺利的进行, 促进企业内部的管理工作更加顺利的发展。
四、信息管理在企业秘书工作中的发展与应用
信息化管理已然在现代企业管理中占有较大的份额, 实施企业信息化管理是企业发展到一定程度时的必然需求, 加快企业信息化步伐, 促进信息经济与传统经济的融合, 是推进企业技术创新、管理创新和制度创新的有效手段, 是企业获得竞争优势的最佳选择和必由之路。进行信息管理必须进行秘书的信息管理意识的提高和工作态度、心里素质的培养。信息管理在企业秘书工作中的必须做到以下工作: (1) 踏踏实实做好本职工作。做秘书, 最根本的一条就是实事求是, 尽心尽责的工作。 (2) 不断强化信息管理意识, 加强秘书在平时的工作中运用信息管理进行秘书工作。 (3) 实事求是, 恪尽职守。只有不断完善与加强本身的素质, 才可以成为一个合格的秘书。
五、总结
通过以上研究与分析, 不难发现, 秘书工作在企业管理中扮演着重要角色, 企业的健康稳定发展离不开完善的管理机制和高素质的秘书工作人员。企业秘书作为企业管理辅助的存在, 必须要全力发挥秘书存在的作用。现有企业秘书工作存在各类的不足, 在今后企业的发展中, 秘书工作一定会更加尽善尽美, 不断发展, 不断进步。在未来的企业发展中, 秘书工作是必不可少的, 所以发展企业就要发展秘书, 跟随着企业的未来发展脚步进行。
参考文献
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关键词：新常态 教学秘书 教学管理
新常态是习近平总书记在2014年考察河南的行程中首次提出的。习总书记提出，当前的中国正处在一个特殊的发展时期，我们要勇敢地摒弃旧的思想和意识，进入全新的发展阶段。新常态就是不同于以往而且相对稳定的一个发展状态。新常态背景下，高校教学管理工作的开展也应当积极地创新，适应新常态带来的新的机遇，积极应对新的挑战。所以，对新常态下的教学秘书工作，也应当给予重新定位和理解，促进教学秘书工作健康、持续发展。
一、高校教学秘书的基本职能
1.服务保障职能
从某种意义上说，管理也是一种服务，所以教学秘书从事的管理工作，也是对高校师生提供的基本服务。教学秘书的工作，主要是对高校教学过程中涉及的内容进行常规化管理，包括教学运行管理、教学档案管理等，其目标在于保证教学活动的有效开展。所以，教学秘书通常要实施全过程的管理服务工作，以此来保证教学活动的有效开展。
2.组织协调职能
教学秘书要负责对院系各项工作的开展进行组织和协调，包括教材征订工作、教学活动与考试工作、毕业生的资格审查工作等等。同时，在高校教学管理中涉及很多需要多个部门共同参与完成的工作，这就需要教学秘书负责对院系、教师、学生之间的关系进行协调，保证各项工作有序开展。
3.检查监督职能
教学秘书是连接教与学的纽带，要定期了解教师的教学情况和学生的学习情况，才能以此为依据开展相应的监督和检查工作，做到发现问题及时处理，不断改进现有的工作方法和教学方法，促进教学效率的提升。
4.咨询反馈职能
高校教学秘书除了基本的教学管理工作，还需要负责相应的宣传、咨询和信息反馈工作。高校的各项规章制度需要通过教学秘书来传达，听取教师和学生的意见，并且及时将反馈的信息传达到高校的管理部门，做好沟通工作，才能促进各项工作的有序开展。
二、高校教学秘书工作管理存在的问题
1.对教学秘书工作的重视程度不够
对于教学秘书工作缺乏足够的重视，是很多高校教学管理工作中普遍寻在的问题。有些管理者认为教学秘书只不过是一种行政工作，负责简单上传下达，所以对于教学秘书的配备和管理方面都没有给予足够的重视，也很少开展相应的学习和培训工作。加之教学秘书平时的工作较为繁琐，很多教学秘书在付出辛勤的劳动之后，没有得到足够的重视和理想中的回报，工作热情降低，影响工作效率。
2.教学秘书队伍的整体素质参差不齐
由于缺乏足够的重视，因此在教学秘书人员的选拔方面也没有建立起严格的监督和管理机制。有些高校的教学秘书是由退休老师担任，或者是人事代理的老师兼任，根本无法满足教学秘书开展工作的需要，这就导致了教学秘书队伍整体素质受到极大的影响。另外，现有的教学秘书人员队伍在素质和业务能力方面整体偏低，高校对于教学秘书人员的培养力度较小，教学秘书参与学习和培训的机会很少，加之繁重的工作占用了他们大量的时间和精力，在知识经济时代快速发展的背景下，教学秘书队伍的整体素质与高校教学活动开展的需求产生了一定的差距，导致高校教学管理的综合水平受到影响。
3.教学秘书的创新意识不强
教学秘书是高校教学管理结构中一个重要的组成部分，教学秘书工作看起来简单，却需要具有较强的管理和协调能力，而且要能够在学院领导队伍与学生队伍之间建立起有效的沟通桥梁，所以，对教学秘书人员的综合素质有着较高的要求。实际的情况是，有些教学秘书工作人员缺乏工作经验，在工作的主动性和积极性方面也不强，往往是被动地接受领导的任务，对于工作的成果也没有认真地作出总结。这些问题的存在说明教学秘书队伍本身在创新能力方面较为薄弱，应对新常态下高校教学管理的发展趋势，显得力不从心。
三、新常态下加强高校教学秘书工作管理与创新的建议
新常态背景下，高校教学管理工作的开展也要适应新的社会和经济发展形势，在高校教学秘书工作的管理方面，也要摒弃旧的思想和传统，积极推进高校秘书工作的创新，做到与时俱进，促进高校教学管理工作的健康发展。
1.加强对高校教学秘书工作的重视
教学秘书工作是高校教学管理活动中不可或缺的组成部分，所以高校要加强对教学秘书工作的重视程度。一方面，从思想意识上提高对教学秘书的重视，对教学秘书工作有充分、客观的认识，教学秘书要协调和组织高校教学活动的开展，并且在这个过程中发挥着重要的作用，所以高校管理者要对教学秘书的工作给予足够的肯定和重视；另一方面，教学秘书也要正确认识自己的工作，积极努力地提高自身的工作能力，使教学秘书工作更加专业化和职业化。
2.稳定教学秘书队伍
由于教学秘书工作待遇不高，而且工作内容十分繁琐，有时还受到教师和学生的误解，所以使得教学秘书的人员队伍稳定性始终不强。所以，加强教学秘书队伍的稳定性是目前的重要工作。首先，要适当增加教学秘书的绩效分配，在进修、晋升等方面给予教学秘书更多的机会和帮助；其次，要鼓励教学秘书积极加入高校的科研工作中，向科研骨干多学习，促进自身综合水平和能力的提升。最后，要完善高校当前的竞聘机制，在选拔教学秘书人员方面提高入职门槛，通过公平竞争招聘更多优秀的人才加入到教学秘书的队伍中。
3.加强教学秘书的创新意识培养
当今社会是激烈竞争的时代，这就需要教学秘书具有创新精神和创新意识，不断更新教学管理知识和观念，在自己的工作岗位上有所创新和突破，使自己的工作能力和水平不断提高。
综上所述，高校教学秘书工作是一项复杂的、具体的教学管理工作，其管理效率对于高校教学活动的有效开展起着重要的作用。所以在新常态背景下，必须要重视教学秘书的重要作用，并且通过有效的管理措施提升高校教学秘书队伍的稳定性，并且着重增强教学秘书的创新意识培养，促进高校教学秘书工作效率的增强，促进高校教学工作可持续、健康地发展。
参考文献：
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一、单选题(每题1分，以下备选项中，只有一项符合题目要求，不选、错选均不得分)
1、依据我国合同法的规定，限制民事行为能力人签订的其依法不能独立订立的合同，在未经其法定代理人追认之前，该合同的效力为（）。（A）有效（B）无效（C）部分有效（D）效力待定
2、在发文工作中将领导的意图条理化的关键环节是（）。（A）拟稿（B）签发（C）审核（D）印制
3、下列属于以课税对象为标准分类的税目是（）。（A）所得税
（B）地方税（C）资源税
（D）行为税
4、小型会场一般采用的布局是（）。
（A）半圆形（B）回字形（C）椭圆形（D）大小方形
5、下列附条件合同效力的描述，正确的是（）。（A）附生效条件的合同，自条件成就时失效（B）附解除条件的合同，自条件成就时生效
（C）附生效条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同无效（D）附解除条件的合同，当事人为自己的利益不正当地阻止条件成就时，该合同继续有效
6、在发文工作中将领导的意图条理化的关键环节是（）。（A）拟稿（B）签发（C）审核（D）印制
7、开业典礼“正式开始”环节，包含的程序有（）。（A）致贺词（B）致答词
（C）全体起立（D）宣读嘉宾名单
8、下面属于公文的主体部分的是（）。
（A）标题（B）主题词（C）签发人（D）主送机关
9、公文成文日期，以（）为准。
（A）审核完成日期
（B）负责人签发日期（C）秘书部门复核日期
（D）草稿完成日期
10、台湾“塑料大王”王永庆拥有资产过10亿美元，但创业之初，白手起家的他，有时为了赚一分钱利润，深夜冒着大雨把顾客所需要的东西送到目的地，他奉行的理念是“一勤天下无难事”。他曾经说：“多争取一块钱生意，也许要受到外界环境的限制，但节约一块钱，可以依靠自己的能力；而节省一块钱，就等于赚了一块钱。”王永庆的做法给我们的启示是（）A、勤劳是一种敬业精神 B、节俭有利于增加收益 C、勤劳的人一般懂得珍惜劳动成果 D、节俭能够增强企业竞争力
11、述职报告的特点是（）。
（A）主观性（B）个人性（C）真实性（D）通俗性
12、签订“办公用品租赁合同”应非常仔细地检查（）。
（A）租赁期限（B）修理和维护费用（C）租赁费用（D）消耗品或其它服务
13、现代企业制度要求公司必须建立一整套完善的（）。（A）公司治理结构
（B）公司法人结构（C）公司管理机构
（D）公司决策机构
14、在发文工作中将领导的意图条理化的关键环节是（）。（A）拟稿（B）签发（C）审核（D）印制
15、撰写调研报告属于（）。
（A）一次信息开发（B）二次信息开发（C）三次信息开发（D）专题信息开发
16、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产
（B）现金（C）短期借款
（D）银行存款
17、办公场所一旦发生事故，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，事故涉及的人员和证人也需要完成（）。
（A）事故涉及人员记录（B）现场情况记录（C）事故处理记录（D）证人记录
18、在没有客人时，下列做法中符合商场服务人员站姿要求的是（）A、两手下垂 B、目视前方 C、叉腰而立 D、活动身体
19、根据拼音速记原理，（）为声符。
（A）p（B）e（C）n（D）u 20、印章监管人员用印前应对（）认真地再次审核一遍，确认无误后，方可用印。（A）标点符号
（B）文件内容（C）文件格式
（D）签发手续
21、下列关于防火墙的叙述，正确的是（）。
（A）防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统（B）防火墙只允许授权的数据通过
（C）安装了防火墙后，所有通过因特网的信息都必须经过防火墙的检查
（D）防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问
22、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产
（B）现金（C）短期借款
（D）银行存款
23、在工作过程中，我常有（）。
A、自我陶醉的感觉 B、轻松自如的感觉 C、身心疲惫的感觉 D、精疲力竭的感觉
24、下列关于职业道德的说法中；正确的是（）
A、个人行为习惯与职业道德没有联系 B、职业道德的养成只能靠教化
C、加强职业的修养是个人事业成功的基本前提 D、职业道德从一个侧面反映人的道德素
25、承办期限制度中（）容易被人们接受和执行。
（A）规章制度（B）阶段的划分（C）量化的标准（D）管理目标化
26、填写计划表时，应从（）的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入。
（A）最终完成（B）最难完成（C）最先完成（D）最早完成
27、我国劳动争议处理机构包括（）。
（A）企业劳动争议调解委员会（B）劳动争议仲裁委员会（C）人民法院（D）人民检察院
28、当我的工作得到大家的肯定时,我通常会().A、觉得可以稍微放松一下 B、继续保持这样的工作状态 C、觉得这是自己努力工作的回报 D、希望尽快得一领导的提升
29、下列选项中，属于企业资产类的会计科目是（）。（A）固定资产
（B）现金（C）短期借款
（D）银行存款 30、通过购买方式获得的办公设备的优点是（）。
（A）较低的最初费用
（B）可以保证在近期不过时（C）组织拥有该设备
（D）通常在一段时间内较便宜
31、拥有决策权的领导机关或领导层召开的进行商讨和表决的会议属于（）。
（A）非决策性会议
（B）决策性会议（C）代表性会议
（D）执行性会议
32、送客礼仪要求（）。
（A）送客方要等客人走出自己的视野后再离开（B）送客方在客人未走出自己的视野时马上离开（C）送客方在与客人道别后即可离开（D）送客方在经客人应允后马上离开
33、信息资料索引包括（）。
（A）要点索引（B）指示索引（C）内容索引（D）篇目索引
34、会议记录的特征是（）。
（A）真实性
（B）资料性（C）针对性
2015年正接近尾声，在院领导的监督指导下,在工学院全体教师的支持下，我作为工学院教师，兼任行政秘书、科研秘书、档案员、信息管理员，各项工作均取得了新的进展，圆满的完成了本职工作，现总结如下：
认真学习总书记在浙江考察时的重要讲话精神和省委召开的“三严三实”专题教育工作座谈会精神，严格遵守党的政治纪律和组织纪律，自觉同党中央在思想上、政治上、行动上保持高度一致，努力做好教书育人的正能量。
行政工作纷繁复杂，要时刻保持工作状态，为了完成好工作，我积极向领导请教、向同事学习、自己摸索实践。在经历了近两年的工作后，工作状态已经由之前的“一团麻”变成了“一条线”，对于日常的工作能够根据经验进行预判，提前做好准备，应对突发状况也能自由应对，在短时间内给出及时合理的处理方案。
科研秘书的工作，不像行政秘书那样复杂，但必须极其细致，学院教师的科研奖励申报，省社科基金、国家自然基金的申报等，均需要及时通知，按时结项，不容许有半分马虎。
作为学院的兼职档案员，每年需按时对毕业生的档案进行归档工作；每星期到一号楼收发室取回报刊和信件，并分发给各系老师；每年十月为下一年全院订阅报刊杂志；同时，始终为学院老师提供图书的借出、归还工作；除此之外，今年我还组织学生，分批次对我院图书室进行了搬迁，之前图书室一直在三楼，鉴于楼体建造时并未按照图书室的建筑规范建造，出于楼板的安全角度，将图书室搬至一楼，并对图书按学科进行分类，一改以往“摸到哪本算哪本”的窘境。
信息管理员的工作，相对轻松，撰写学院的通知公告、学院动态等新闻，整理照片，及时更新学院网站、发布新闻；协助更改上网账号的老师申请新账号。
除完成行政工作外，作为一名教师，我不断提升自己，经常阅读科研文献，练习英语，正攻读博士学位。今年申报了一项实验室开放项目，指导了3名毕业生的毕业论文。
自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。
国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。
《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。
二、《秘书实用手册》所存在的主要问题
与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。
(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。
《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。
(二) 内容设置过泛、过于庞杂。
从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。
(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。
手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。
该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。
(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。
《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。
用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。
物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :
(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。
秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。
另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。
(六) 语言生硬, 排版太密。
《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。
《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。
(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。
《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。
而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。
(八) 服务意识不够强。
这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。
三、改进建议
上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:
一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?
二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。
三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。
四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。
五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。
六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。
七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。
八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。
摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。
关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比
参考文献
[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.
[2]王千弓, 徐中玉.秘书实用手册.华东师范大学出版社, 1996.
[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.
[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.
一、高校教学秘书的定义及重要性
高校教學秘书是指在高等院校中协助院（系）领导具体处理本院（系）中各类教学事务的管理服务人员。根据职能和分管范围的不同，具体可划分为本科教学秘书、研究生教学秘书及科研秘书。
教学秘书这一角色在学校的教学管理过程中处于上传下达的这样一个综合性的具有不可替代性的位置。教学秘书一方面协助院（系）领导组织和管理教学，保证各项教学管理制度的实施以及教学工作的顺利开展，另一方面，作为学校教学管理制度的落实者，教学计划在实际执行过程中所反映出来的问题、教师的工作情况、学生对教学管理工作的意见与建议等等都需要教学秘书进行归纳和整理，为领导的决策提供依据，也为以后工作顺利开展提供参考。
二、做为一名高校教学秘书所需具备的基本职业素质
1、具备基本的职业道德，所谓的职业道德，就是同人们的职业活动紧密联系的符合职业特点所要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和，它既是对本职人员在职业活动中的行为标准和要求，同时又是职业对社会所负的道德责任与义务。作为一名教秘老师应具备的基本职业道德有：（1）要有“在其位谋其政”的意识，既然是教学秘书，就需要保证自己所负责的各项工作顺利完成；（2）要有责任意识，只有有了责任意识，才能主动承担责任，才能做到对学院负责，对教师负责，对学生负责，对自己负责；（3）要有爱岗敬业意识，只有有了这样意识，才能真正的热爱自己的工作，在工作中获得满足和快乐。
2、需要具备基本的职业技能。主要有：（1）熟悉本校教学管理的相关政策和制度。只有熟悉本校教学管理的相关政策和制度，在实际工作中才能有的放矢，处理问题的时候才能在制度要求的范围内游刃有余。同时，熟悉这些规则和制度后，在处理问题的时候才能不假手他人，会更有效率。另外，只有熟悉规则和制度，才能在实际工作中有所为有所不为。（2）具备现代化的办公技能。随着网络和计算机的普及，现在基本上所有的高校都采用现代化的工具来提高管理的效率，对于教学秘书来说，学会与应用计算机已成为必备的素质。教学秘书的工作主要需要应用办公软件以及教学管理软件。办公软件多数用的是office，熟练使用word、excel以及PPT对教学秘书来说至关重要，同时还需要熟悉自己所在高校的教学管理软件，教学管理软件是一个学校教学运行的重要换件，包括排课、选课、成绩等重要教学内容都需要通过此软件来进行（3）需要具有综合的业务知识与技能。教学秘书要通过各种学习途径获取与在岗位所需要的知识与信息，需要了解本院（系）各专业的基本概况，院系教师基本情况，学生基本情况，课程开设情况等等，还需要懂得教育的基本规律，才能与学生更好的沟通，还需要一些基本的公文写作能力。
3、需要具备基本的职业能力。主要有（1）需要统筹的能力。教学秘书工作的一大特点就是工作繁琐、多样。这就要求教学秘书在开学初的时候对本学期的常规性事务进行基本的统筹，什么时间段做什么事儿做到心里有数，才能在工作中能提前规划，不至于因为事情繁多而忙乱。除此之外，由于工作的关系，经常会碰到很多事挤到一起，这个时候就需要分清事情的轻重缓急，勿急躁，一件一件的解决，如果事情繁多，还需将一些待办事宜记到笔记本上。（2）沟通信息的能力。教学秘书所处的位置就是一个上通下达的中间位置。在工作中需要与各部门联系，要与教务处沟通，接受有关教学方面的信息，要与院系领导沟通，保证教学顺利运行，要与教师和学生沟通，保证教务处精神落实，以及收集教师与学生关于教学的相关建议和意见等等。良好的沟通能减少误解，保证事情顺利进行。（3）协调能力。教学秘书需要跟学校的各类人群打交道，包括教务处人员、院系领导、教研室主任、教师以及学生。教学工作的顺利运行需要多方面人员的共同配合。因此，教学秘书在工作中应具备能与各方和谐相处的能力，在处理问题时能全面分析，多面考虑，妥善处理好交办和催办的各项事宜。
三、如何提高教学秘书的职业素养
1、学会思考。教学秘书的工作虽然繁杂，但是有一个特点，就是重复性，特别是有一些事务是每学期固定的，在熟悉了这些事务以后，需要学会反思。反思的目的有两个：第一，提高工作效率。在对一项基本的工作熟悉后，下一次做此项工作的时候不妨多思考，换其他方式来做，做完后跟之前的方式进行比较，多次反复实践后，总结出最高效的工作方法，同时，一些容易遗漏的地方也能查缺补漏，下次不再犯同样的错误。第二，在实践中对教务管理的方式以及教学管理规章制度等宏观政策进行反思，可以认清教学管理不完善的地方，为以后完善教学管理方式、调整规章制度作参考。
2、学习与借鉴的能力。现在是一个知识经济和信息爆炸的时代，每一个人都被裹挟在互联网的潮流中不断前进，作为一名高校管理人员，也应该放开眼界，多多吸收各种新思想、新技能，通过借鉴这些新的知识、信息，与自己的工作实践相结合，根据本岗位实际情况，不断学习新的管理经验、教育理念，以更好的应用到自己的工作中。
3、开展业务培训或研讨交流会。一方面可以与本校其他学院（系）教秘进行交流，互相讨论工作终于到的困难，彼此借鉴经验；另一方面，可以与兄弟院校的教秘互相交流，习得对方学院好的工作经验和方法，吸收新的理念，促进本校教学管理工作的顺利进行。同时学校还应多组织给教秘的培训，从另一个渠道习得各种知识、理念和技能，从而更新管理方法，适应时代潮流，为学校管理工作带来新气象。
参考文献
[1]张晓芳.《高校教学秘书工作的实践与思考》.《河北农业大学学报》，2009年6月.
[2]王云.《规范高校教学秘书管理工作的探索与实践》.《石油教育》，2008年2月.
[3]陈文贵，杨玉林.《教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设》，《天津职业技术师范学院学报》，2002年12月.
1、模范执行公司各项规章制度，在公司开展的各类活动中，做一个积极的倡导者。
2、严格保守公司秘密。不向公司以外的人谈论公司规划、计划、经营及营销的有关情况；在公司内部各层级间，注意信息的保密层级，做到既不截流信息，也不扩大传播范围，全力保障公司利益。会议记录亲自保管，记录完成归档保存。
3、所有的工作言行，以服务公司发展为根本衡量标准，以董事长要求为行动尺度。对事不对人，秉公办事，客观公正。4、5、6、对所有的请示报告及时反馈，不对相关事项做表态。对各部门工作不得进行指挥，发现问题立即向董事长报告。对董事长的所有工作汇报，必须据实表述，不得自己做任何修饰、总结、概括。
7、有事外出必须向董事长说明，根据董事长的活动安排决定是否可以外出，以保障董事长活动的正常进行。
关键词：高职院校 行政秘书 德 行
随着社会工作的压力越来越大，更多人倾向于工作既稳定、假期又较多的高职院校，从而形成院校行政秘书岗位人群来自各行各业，有刚毕业的学生、有在企业工作几年的职员，他们的专业有文秘类的、管理类的、也有计算机类的，形形色色，组成高职院校行政秘书这一强大而坚实的队伍。行政秘书是各级领导之间，学校与院系、部门之间，院系与教师之间，以及学校与外部单位之间的桥梁与枢纽，秘书素质的高低、能力的大小直接影响着工作效率甚至学校的形象。因此，高职院校在招聘行政秘书时应该重视其素质，并不是为了岗位需要眉毛胡子一把抓。而已在高职院校秘书行业的人员更要注重自身的综合素质和业务能力的提高，不能自甘堕落，倚老卖老。
1 高职院校行政秘书之“德”篇
“德”，指品德，道德品质的简称，它是社会道德在个体身上的表现。个人依据一定的道德准则行动所表现出来的某些稳定的特征。
1.1 具有较高的思想道德和政治觉悟性 高职院校是个教书育人的单位，相对于中小学校来说，它更偏向于言论和人身自由，偏重于培养高技能实用型人才。根据国家的教育方针政策，结合本校的实际，制定符合自己的发展道路。高校秘书除了要了解时事政策外，还要具有较高的政治思想觉悟，这样对问题的观察和理解才能有高度、深度，才能帮助领导过滤掉无关的信息，在一定程度上减少决策上的失误。
①高职院校秘书要提高自己思想道德。以人为本，以学校利益为重，树立正确的人生观、世界观和价值观。热爱本职工作，顾大局、识大体，有高度的奉献精神，在工作中不断强化服务意识，全心全意为教育事业服务。②高职院校秘书要提高的政治思想觉悟。首先应该系统地学习马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和三个代表重要思想， 要深刻领会和准确把握党的十八大精神，不断增强自身的理论功底，运用科学观点分析、处理问题。其次要认真贯彻实施学校的规章制度，准确执行领导交待的任务。
1.2 具有较高的职业道德和服务意识 高职院校行政秘书工作繁杂，从上到下、从里到外，整天忙忙碌碌、简单而繁重，若没有一定的业务素质和服务意识，到头来只会一团乱，分不清缓急轻重，工作效率低，得不到领导的肯定，从而影响工作和心情。作为秘书应具有谦虚谨慎、严守机密、热情服务、热爱本职的职业道德。在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见。服务要热情，态度要端正，对领导和其他人员要一视同仁，充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。
2 高职院校行政秘书之“行”篇
“行”，即行为，秘书在从事职业活动过程中，为了实现学校目标、维护学校利益、履行工作职责、严守职业道德，从思想认识到日常行为应遵守的职业纪律。秘书的一言一行，一举一动，代表主管领导、部门、甚至学校的形象的。所以，不断提高秘书的业务素质和自身素质，规范秘书的行为也是学校文化建设之一。
2.1 具有较高的业务素质 现在大多秘书并非与自己所学的专业对口，非文秘专业的秘书做文书工作会比较吃力，没经过系统的学习，用到了只能凭经验临场发挥。每天有大量的书稿要处理，这不仅要熟悉掌握各类型公文及其它文体写作的基本格式、行文规则及办文程序等一整套工序，而且还要有一定的计算机操作基础，理解文字、语言能力以及表达能力。首先，公文撰写通过自学或是抽空去听听专业老师的课。学校有很多可利用的资源，图书馆可以看、借书，秘书专业的授课老师是你很好的导师，每天接触请示、通知、纪要等文书，即使不是秘书专业的久而久之也能熟知一二。其次，计算机的基本操作要熟悉，尤其是办公软件。在信息的时代，很多工作需要依靠电脑来完成。如文件的收发，很多时候都是通过网络，这样会更高效更直观。秘书的工作要用电脑来完成一半，把繁杂的办公室事务用一张表格或是一个流程表达出来，不仅自己工作起来有条有绪，在别人看来也更为清晰。再次，理解文字和语言能力也是非常重要的。对于领导的批示或口头的指示，要理解不透执行错了，那会导致一连串的麻烦，工作的失职，能力受到怀疑，得不到领导的认可。所以，一个称职的秘书要勤于观察、思考和总结，思维敏锐，思路开阔，善于抓本质，在领受领导交办的事情后，要用心思考，认真执行。最后，沟通、表达能力也是秘书必备的。接待师生和客人，洽谈各项公务，传达领导指意等等，没有较好的沟通表达能力是很难胜任的。
2.2 具有较高的自身素质 在前面也提到，即使不是秘书专业的，天天对着这些文书，久了也能学到很多相关的知识。秘书没有教师那样出差学习的机会多，更多是在于自学。从学历、职称以及科研方面进行晋升，这个过程会比较漫长和艰辛，但只有通过不断地学习和实践，才能尽快提高自身素质，使自己的知识结构更加合理，从而更好地担负起高校办公室秘书的重任。
总之，高职院行政秘书应该牢记自己的工作职责，深入了解工作的特点，干一行爱一行，不断提高业务素质和自身素质，在自己平凡的岗位上做出不平凡的业绩，为高等教育事业的改革和发展做出自己的努力。
参考文献：
[1]张敏.高校办公室秘书角色与素质提升对策[J].福建教育学院学报，2011（4）：9-12.
[2]唐建林.高校二级学院行政秘书工作探微[J].高等教育，2011（6）：62-63.
一、高校院系行政秘书的角色定位
1. 高校院系行政秘书是院系行政管理层的参谋和助手。
现代信息具有多样性、复杂性的特点, 导致领导决策难度增大, 决策风险增多, 行政秘书在院系所扮演的角色既是领导的参谋, 又是领导的助手, 辅助领导做好决策, 使决策更加科学、有效。通过多种途径, 经常深入教学、科研基层工作实际, 围绕领导的决策活动, 开展调查研究, 掌握真实情况, 实事求是向领导汇报, 并提出有效的工作方案和阶段性工作的建议和决策。对于院系领导在决策中的某些疏漏, 要采取有效方式, 提醒院系领导及时弥补, 努力促成决策的科学性和完美性。
2. 高校院系行政秘书是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
高校院系行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手, 又是院系行政管理层与师生员工之间的桥梁和纽带。在“上传下达”学校的有关精神, “左右联系”学院师生及同事之间的团队合作, “内外沟通”院系内部及院系与其他职能部门之间的公关协调中发挥着重要的作用。
3. 高校院系行政秘书是管理队伍中的一支重要力量。
协助院系领导按既定计划为实现行政管理等工作目标而开展组织与协调、控制与监督等一系列管理活动。作为院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带, 行政秘书的素质和工作能力直接影响着院系的行政管理水平、管理效率和管理质量。这项管理工作千头万绪、烦琐复杂, 在具体操作过程中如果不能做到科学而有效的管理, 工作就会显得杂乱无章, 达不到事半功倍的效果。因此, 从管理学的角度看, 一名合格的院系秘书也应该是科学的管理者, 是管理队伍中的一支重要力量。
二、高校院系行政秘书工作的特点
高校院系行政秘书主要是服务于教学、科研和学生管理, 其特点主要有:
1. 协调性。
秘书协调是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程, 是领导工作的补充和延伸。在高校院系中, 部门与部门、部门与院系、院系与院系等各环节呈现纵横交错的网络关系, 许多行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书处在院系各行政管理部门、教师、学生的信息交会点, 是各种行政矛盾最集中的地方, 因此, 院系行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力, 善于分析和处理各种错综复杂的关系, 才能辅助领导处理好院系各种矛盾, 调动积极因素, 营造和谐有序的工作氛围, 以“内求团结、外求发展”的原则, 上下沟通、协调左右、联络内外, 处理日常行政事务。
2. 辅助性。
一般来说, 辅助就是在领导的指挥和控制下帮助领导完成共同的任务。院系行政秘书工作最核心的职能就是要帮助领导完成其交办的任务和工作, 做领导的助手。由于院系领导在行政、教学与科研等方面工作繁多、任务重, 不可能面面俱到, 这就要求行政秘书对领导布置的不仅要及时完成, 还要对工作的进展状况进行跟踪和督促, 及时汇报和提醒重要的事项。
3. 参谋性。
院系行政秘书在领导遇到难题和疑惑时要从基层的实际出发, 综合考虑多方实际情况, 为院系行政管理层提出工作建议和设想, 提供决策的参考依据和方案, 当好学院领导的“参谋”和“助手”, 及时协调领导处理党、政务、教学、管理的矛盾, 使领导可以集中精力开展领导活动和决策。院系行政秘书要善于分析形势, 把握事物发展的趋势, 增强预见性, 提高对谋略的实效性, 把为领导出谋献策渗透到工作的各个方面和全过程。
4. 广泛性。
秘书工作的广泛性特点是事务繁杂, 范围扩大, 头绪众多。在日常工作中除了起草文件和会议通知外, 还要为院系领导出谋划策、参谋咨询, 其工作从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与院系领导、各教研室主任以及与院办、工会、教务处、人事处、保卫处等职能部门之间的上下沟通、协调联络, 几乎包罗万象。这要求秘书人员培养自己的细心和耐心, 有条不紊地安排工作, 从大量琐碎的工作中整理出头绪, 统筹安排。
三、院系行政秘书应具备的素质
高校院系行政秘书要想提高自己的工作能力, 适应行政秘书角色要求, 必须不断提高自身的素质修养。高校管理的学术性特点要求院系行政秘书除具备秘书专业的相关知识之外, 还需要了解院系的专业知识和发展历史, 才能更好地在管理层和教师之间进行良性沟通。
1. 思想政治素质。
(1) 行政工作需要明确的政治方向性, 一定要贯彻党的路线、方针和政策及按照学校各项规章制度办事。高校的院系行政秘书要有坚定的思想政治立场, 懂得国家有关政策, 熟悉学校的工作方针和政策, 认真学习领悟相关领导的讲话精神。
(2) 院系行政秘书要具备高尚的思想水平以及精神风貌, 要有很强的事业心和责任心。同时要形成良好的职业道德规范, 不断地在工作中充实自己, 完善自己;作风严谨、恪守职责、爱岗敬业、乐于奉献, 提升自身的业务能力和工作效率;为人谦虚、平等待人, 热心为广大师生服务。
2. 文化和心理素养。
(1) 行政秘书工作不是简单的重复性工作, 不像技术活熟练就可以做好的, 作为院系行政秘书, 要有积极的心态和坚强的信心, 这样才能在工作中激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。
(2) 高校行政工作事务繁杂, 突发性和临时性的事情经常发生, 这使行政秘书承担很大的心理压力。院系行政秘书要能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂琐碎的各项工作, 必须具备健康良好的心理素质。
(3) 院系行政秘书遇事沉着冷静有耐心, 要养成对人、对事、对物的平常心态, 在工作中要具有坚定的意志、热情真诚的心态。
3. 业务技能素质。
(1) 组织管理能力。遇到紧急情况和突发事件, 院系行政秘书能沉着应对并及时寻求出解决问题的方法, 妥善处理职责范围内的工作和任务;能不断发现实际工作中的新问题, 用创新思维提供解决问题的方案;能够独立地完成自己所分管的一切工作。
(2) 协调合作能力。院系行政秘书在院系内部, 不仅要协调与师生员工和领导的关系, 还要与其他科室成员合作任务;在院系外不仅要和上级职能部门协调, 还要与合作单位其他院校等进行协调。因此, 院系行政秘书要熟知社交礼仪, 这样才能在协调和合作过程中, 营造出和睦融洽的工作氛围。
(3) 语言表述能力。院系行政秘书工作中, 为院系的领导起草各类文书和通知以及与人交流占有很大一部分的比例。语言表述不仅要做到言简意赅、清晰明了、贴切自然, 而且要具备一定的外语交流和沟通能力。
四、结束语
总之, 高校院系行政秘书必须把握好自己的角色定位, 不断提高自身业务素质, 协助领导处理政务和日常事务, 为领导决策提供参考。当好领导的参谋和助手, 做好领导和教职工的桥梁和纽带, 用过硬的业务素质更好地为广大师生员工提供服务。
摘要：行政秘书是高校院系行政工作的主要承担者, 既是领导的助手和参谋, 也是办公室的协调和督查人员, 同时还是院系师生的服务员。高校院系行政秘书的工作质量和工作效率直接关系着学校以及院系的各项工作是否有序和能否顺利开展。本文主要通过分析高校院系行政秘书的角色定位与工作特点, 阐述院系行政秘书在工作中必须具备的素质, 从思想政治素质、文化和心理素养、业务技能素质等方面详细探讨了如何做好院系行政秘书工作。
关键词：高校,行政秘书,角色定位,素质要求
参考文献
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[2]肖荣英.浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状[J].中国校外论坛 (理论) , 2010 (8) .
[3]苏兰.高校行政秘书岗位职责现状分析及探讨[J].教育界, 2011 (30) .
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