中小公司管理制度-办公用品管理

中小公司管理制度-办公用品管理（精选8篇）

中小公司管理制度-办公用品管理 篇1

ZD-YP-09 为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。现本着勤俭节约的原则，就办公用品有关事宜规定如下：

一、采购、印刷品印制：

1、公司日常所用办公用品，应由采购部负责统一采购。

2、每月月初由各部提请办公用品需求。各部所需办公用品，应按“购物申请清单”中各项内容要求认真填写，经主管负责人审核签字后，送行采购部待办。

3、采购部应将“购物申请单”汇总分类，依据财务审批权限规定报批。除生产急需用品外，应集中办理采购，不得一事一办。

4、原则上采购部采购物品应在有关人员陪同下办理，但陪同采购人（证明人）和验收人不得为同一人。

5、采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。

6、各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由行政办统一印制。

二、领用：

1、各部门领用办公用品必须填写“领用单”，由部门负责人核签后，到总经办签字后，方可领取。

2、除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工具等重复领用时，一律交旧换新。

三、保管：

1、办公用品应由专人进行登记造册，分类放置统一保管。

2、保管员应认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。

3、保管员应在每季度末向总经理汇报物品消耗情况和台帐记录。

中小公司管理制度-办公用品管理 篇2

随着现代社会人们高度强烈的时间观念, 管理信息化、工作流程规范化的、协同办公的需求。虽然学校管理与政府部门、事业单位等的管理有共同之处, 并吸取了它们的管理经验和方法, 但学校管理既不同于政府部门和事业单位的管理, 又不同于商业、企业的管理, 它具有自身独特的管理内容、对象以及独特的管理策略、方法及运行机制。

二、案例研究

案例一、普通中小学学籍信息管理系统

在学校, 学籍是学校的一项重要的数据资源, 学籍管理也是学校的一项常规性的重要工作。学校现行的学籍管理方式仍为基于文本、表格等纸介质的传统手工处理方式, 学籍信息管理没有完全科学化、规范化、处理速度较慢, 因此影响教学工作的开展, 难以进行有效的信息反馈。“普通中小学学籍信息管理系统”是典型的信息管理系统 (MIS) , 其开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面:对于前者要求建立数据一致性和完整性强, 数据安全性好的数据库;而对于后者则要求应用程序功能完备, 易使用等特点解决了手工学籍管理的弊端。学籍管理信息系统最大的特点, 是使学生学籍管理工作科学化、规范化、程序化, 促使提高信息处理的速度和正确性, 使学校的信息流程和流向清晰化、合理化, 第一时间把握学生信息, 提高了整体办公水平。

案例二、Active Messenger即时通

Active Messenger系统包括客户端程序和服务器程序, 支持局域网。使用此程序, 学校教师之间可以在任何地点、任何时间进行即时交流, 真正实现学校内部协同工作。利用文件传输功能利用Socket技术, 支持大文件 (低于1GB) 传输, 可以方便地进行点对点的传送文件, 实现资源共享。Active Messenger的消息跟踪, 支持消息的即时发送及离线发送, 所以它具有聊天工具和邮件系统的功能和优点, 但又不同于邮件系统, 可以让用户清楚的知道所发出的消息的状态, 比如接收者是否已阅读了该消息, 这就保证了消息的有效性。对于学校中一些重要的消息, 发送者可以要求接收者输入一个签收密码, 才能看到消息内容, 这种签名机制可以有效解决推委责任的问题。对于一些需要知道消息接收者的态度, Active Messenger提供了审核功能。此外, Active Messenger支持消息群发, 可以将消息群发给所有Active Messenger使用人员, 也可以将消息发送给任何一个部门内的所有成员。在数据传送的过程中, 利用独特技术使传送数据更安全。同时Active Messenger使用的是内部服务器, 进一步有效地保证学校内部数据的安全。

案例三、学校综合管理办公平台

随着时代的发展, 管理的信息化、工作的效率提高、规范化的工作流程、量化的工作量, 最终实现协同办公已成为学校办公的主流需求。学校中的信息化建设重点体现在学校管理的数字化、集中化的管理驾驶舱, 为学校的决策者提供动态的、形象化的各种信息数据集中管理、集中导航, 其实际上就是信息化的学校决策和分析系统。通过“管理驾驶舱”校长可以轻松获取学校各部门工作进度, 随时掌控各项工作是否偏离了原来的战略。作为平台核心层的系统管理能够完全的实现系统用户管理、系统内部组织结构管理、工作流管理、基础数据的管理等功能, 使管理不再是负担。管理平台在原有教育特色的信息办公基础之上, 又结合了企业管理的理念, 把学校作为一个特殊的企业来管理。它充分借鉴企业管理的优势, 糅合学校文化及需求, 在实践中寻找二者的最佳结合点, 实现优势互补。

三、案例分析

通过案例分析表, 我们不难发现:当前的管理平台或管理方式, 许多办公管理网络应用还只是停留在信息的发布、单方面提高办公效率, 未能将其整合运用。在这方面, 管理平台提供了一个具有可行性的综合管理办公应用模式, 达到了学校管理的数字化、集中化的目标, 而且刷新了学校网络化办公管理的理念, 提出了“管理驾驶舱”的概念。当然, 管理平台也存在不成熟之处, 它的使用人员仅限于本校全体教师, 如果在实践中再寻找校内综合办公管理与局域网办公的最佳结合点, 则能实现优势互补。

四、反思与展望

普通中小学学籍信息管理系统、Active Messenger即时通、综合管理办公平台都是以网络为基础, 充分利用先进的信息化手段和工具, 实现校园环境、资源和活动的数字化。它们在有形的物质校园的基础上, 构建一个虚拟的数字空间, 让传统意义上的校园教办公管理在时空维度上拓展, 提升传统校园的效率, 实现教育过程的现代化, 达到提高学校管理水平和教育质量的目的。三个案例说明未来中国所有的教育机构和教育管理机构在网络上相互连接, 并能够自动化进行信息交换的发展趋势和必然性。

但在大力推进学校网络化办公管理的同时, 我们不能不清楚的认识到:目前一些学校的网络化应用不仅没有对学校管理工作产生真正显著的效果, 反而带来了很多负面的影响, 增加了学校的负担以及管理的难度。只有所有的教师把网络化办公管理作为工作中不可或缺的一部分, 教师离开了电脑、网络就没有办法办公管理, 这样价值才能真正体现出来。纵观国内外中小学教育管理发展史略, 我们可以借鉴其他学校或行业的优秀管理模式, 结合自身学校特点或需求, 更为有效的利用网络, 加快学校办公管理的数字化进程。

摘要：以网络为基础, 充分利用先进的信息化手段和工具, 达到提高学校办公及管理水平, 是目前中小学信息化建设的重要目标。本文通过三个案例:青岛市普通中小学学籍信息管理系统、青岛市市南区Active Messenger即时通、府学综合管理办公平台对中小学办公管理的网络应用进行了分析和反思。

关键词：办公管理,学籍信息管理,Active Messenger,综合管理办公平台,案例分析

参考文献

[1]曾天山主编:《外国教育管理发展史略》, 教育科学出版社

[2]王婷:《外国中小学校长的职责与培训》《, 外国教育研究》

[3]西村俊一著, 朱学明摘译:《欧共体的欧洲学校和欧洲毕业会考》, 《外国中小学教育》

中小公司管理制度-办公用品管理 篇3

关键词：中小企业;物流公司;配送管理;对策

物流管理水平的提升对中小企业物流公司发展有极其重要的作用，尤其配送系统的改善，即配送管理是提高物流管理效率的关键一环，它决定了物流管理的效率，成本和产出。因此，制定中小企业自身合适的物流配送系统显得格外重要，然而我国中小企业物流公司的配送管理现状中却隐藏着较大的问题。

一、中小企业公司配送管理存在的问题

1.配送管理公司目前还是采用传统的配送模式，配送路径选择不合理。目前我国中小企业物流公司实现物理配送中，有很多企业至今没有用过物流信息技术，如电子数据交换系统EDI、射频系统FRID，全球定位系统GPS及分拣系统等进行流水作业，而仍然用传统的手工作业为主，操作人员作业时凭个人经验安排出货，这样必然会导致不必要的人力、物力的浪费。大多数的小型物流公司都是家族经营的企业，管理混乱，家长制的传统管理理念根深蒂固，一个企业往往只有一个人在不停的发号指令，物流配送目前在制定配送计划时，主要由配送部的配载人员负责， 配载人员只负责制定配送计划而不负责配货路径的选择，路径的选择通常是由司机决定，司机往往只从经验和方便运输角度出发而选择常用路径，不会考虑配送车辆所走路径是否最优化，导致的直接结果便是，无法预知车辆在途运输情况以及具体到货时间，增加了不必要的运输成本。没有严格规范的制度，组织程度普遍比较低。不但影响了企业的运作效率，而且增加了成本的投入。

2.配送人员整体素质参差不齐，企业管理水平有限，对专业人才培训力度不够。中小企业物流公司面临着各种激烈的竞争，鉴于对配送管理系统的各种认识更应该注重专业人才的培养。没有专业的技术人才，配送系统不能发挥其应有的作用，配送中心的各项运作没有专业物流人才来严格执行也会事半功倍。现阶段物流配送中心操作人员出现闲置和重复配置现象;而管理技术、懂财务和英语等知识，尤其是现代物流配送高效运作的复合型高层次人才又非常难找。企业缺少内部人才库选才，用人部门随意性比较大，人与人之间特别强调关系取向，所以在绩效评估时受到双方亲疏关系和等级关系的影响，主观偏见影响较大。

3.配送系统不健全，配送效率低，配送中心优势未发挥。当前大多数中小企业物流配送管理的运作仍然依靠传统送货方式，没有全程的定位系统跟踪，以至于造成信息反馈不及时，影响企业对顾客需求的变化做出及时的反馈，进而使客户对企业的抱怨越来越多，售后服务无法一一响应，顾客的需求得不到满足，社会效应降低，信用度受影响。企业大多数采用的是货满发车或按时发车，货满发车没有及时把货物送出，影响客户的收货时间。按时发车必须考虑出车成本，利润微薄，甚至偶尔发货会亏损。没有对配送路线进行周密的规划，缺乏配送技巧直接影响配送效率的提高。配送中心的效用也未能得到有效发挥，这进而影响到了配送中心优势的发挥。

4.缺少政府的政策扶持，基础设施建设滞后，中小企业举步维艰。政府对全国各地的物流园区颁布多项政策，物流园区无论是数量还是规模连年增长，全国各地遍地开花。国家对公路、铁路和港口的建设投资力度不断加强，对现代智能化机器人企业资金投入补贴15%，大型企业物流公司的物流管理系统不断更新换代，然而对中小企业的配送中心基础设施建设显得相对滞后。中小企业高效率低成本的现代物流服务还有较大的差距，信息收集、加工、处理、运用能力，物流的统筹策划、精细化组织及管理能力都明显不足。

二、解决中小企业物流公司配送管理问题的对策

1.合理规划配送路线的实施建议。初始配送方案的优化。根据业务量划分配送区域，满足客户的实际需要。合理的调配车辆，优化资源配置，将完整的配送计划作为公司的配送总体规划，保证管理人员对业务流程的监督和完善。

2.加强专业化培训工作，提高人员信息技术管理水平。以往传统方法上的技术人员已不能满足新兴技术的使用，社会要培养大量的、物流配送所需要的专业人才，特别是要培养物流配送发展所急需的人才和具有丰富专业水平的高层次管理人才，中小企业对人员招聘更要与大型企业同擂台拼抢，物流配送企业也要舍得对企业员工进行专业化培训投入，提高企业职工的专业水平和业务能力，通过培训留住优秀员工，提高企业职工的专业水平和业务能力，更好的为企业发展而努力。

3.物流管理配送中心系统流程优化。物流配送系统是一个再造工程，不但有利于提高企业物流配送的效率，而且能从根本上保证高效的物流配送管理系统。在规模化经营的基础上建立的高效的合理化的物流配送系统可以保证货物及时准确的到达，保证企业在低库存、低成本，客户高满意度的情况下运营。企业配送系统的建立是一个系统工程，提供各类增值服务，共享后台产品库及物流配送，最终促进企业创造更多利润。

4.政府统筹物流配送中心基础设施建设，保障中小企业的物流配送有序运行。我国处于经济快速发展阶段，同时也是转型期，与国外成熟的市场经济国家相比，政府能充当更加重要的作用。中小企业受利益所驱动，很容易造成过度竞争，导致企业竞争环境恶化和社会资源的浪费。所以，政府及其主管部门还应认识到城市规划的重要性，对企业的准入实行有计划的管理，防止恶性竞争。政府应对物流基础设施建设进行统筹规划，重点进行节点建设，即实现港口、铁路、公路、空港等的紧密衔接，为中小企业发展及配送中心的规划创造条件。

三、结论

随着经济全球化，企业的业务范围也不断地扩张。要求物流服务必须随时跟上这一步伐，物流配送对现代物流来说是非常重要的一环，其管理方面也需要跟上时代，因此在本文中就当前中小企业物流公司所存在的问题进行了分析，并提出了相关的解决措施，如加强市场需求预测工作，提高配送计划的准确性;加强招聘和培训工作，提高员工整体素质;配送流程系统的优化，期望我国企业的物流的配送管理中能做到更好。

参考文献：

[1]王军堂.浅析油田地面工程项目建设投资控制对策[J].新西部，2007（8）。

[2]黄渝祥.企业管理概论[M].北京：高等教育出版社，2000。

[3]兰贵秋张玉改：关于我国连锁超市物流管理的思考[J].商场现代化，2007，1 转。

[4]祝建军，李晓巍，蒲云;基于电子商务下的城市物流配送中心系统的构建[J];物流技术;2004年05期。

公司办公用品管理制度 篇4

一、办公用品分类

办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品。

1、固定资产类办公用品，如：办公桌、办公椅、传真机、复印机、电脑、打印机、扫描仪、汽车等;

2、非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、订书机、剪刀、纸刀、白板等;

3、消耗性办公用品，如：笔记本、中性笔、胶棒、钉书钉、墨盒、A4纸、白板笔等。

二、办公用品入库

1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政部门、物品采购人及内勤人员共同对办公用品进行验收，行政部负责登记入库;

2、对不符合要求的，由该物品采购人负责办理调换或退货手续。

三、办公用品发放

1、公司各部门领取办公用品须填写《办公用品领用登记表》，注明物品领用日期、品名、数量、领用人以及所在部门，待填写完整无误后，方可领取;

2、为了降低资金成本，按照“物尽其用”的原则，办公用品需根据实际情况进行按需领取;

3、办公用品领用、使用要执行以旧换新制度，做到勤俭节约，反对铺张浪费。

四、办公室用品归还

1、公司各部门归还办公用品须填写《办公用品归还登记表》，注明办公归还日期、归还品名、数量、所在部门并确认签字，待填写完整无误后，由内勤人员进行核对，方可归还;

2、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内离职，须将其所领取的办公用品归还。

五、办公设备管理

1、公司各部门所需的办公设备(电脑、传真机、电话机、桌、椅等)由行政部统一购买。

2、要求各部门将所需的办公设备连同办公用品一并进行申购，由相关领导签字确认后，交予行政部门进行合理采购。

六、办公用品的维护

1、凡领取办公用品的所有本公司员工，将遵循着“谁使用谁负责”的原则，请爱护并保管好公司的财物。

2、严禁个人浪费和人为损坏，严禁员工将办公用品带出公司或挪作私用(部分消耗性物品除外，如：笔记本、中性笔)，如发现挪作私用的罚款200元/次，因挪作私用，造成办公用品损坏的，责任人应按照该物品市场价进行赔偿。

3、员工离职时应由该部门负责人与行政部门合作对其办公用品(消耗品除外)进行检查，若有损坏的，从其当月应发工资中按该物品市场价扣除相应金额，并重新交回行政部门再做发放。

4、凡属各部门或部门内员工共用的办公用品由该部门员工共同负责看管使用，人为因素丢失或损坏，由该部门负责人进行相应处理。

鑫尚投资管理有限公司

水科。公司办公用品领用管理制度 篇5

1.由财务室负责保管办公用品

2.库存办公用品的种类和数量要科学确定、合理控制，避免不必要的储存或过量积压，确保供应好，周转快，消耗低，费

用省。

3.批量购入的办公用品应及时入库储存，物品采购员和仓库管理员要搞好验收交接，在《办公用品入库登记簿》上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字备案。

4.加强对旧办公用品管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥

善保管，随时待用；

5.定期进行办公用品库房盘点，确保账物相符。

二、公司办公用品领用管理制度

为更好的控制办公消耗成本,规范公司办公用品的发放、领用和管理工作，制定本规定。

第一条 耐用办公用品的领用

1、耐用办公用品包括：照相机、摄像机、键盘、鼠标、电话

机、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、剪刀、起钉器、美工刀、垃圾筐等电脑、打印机的耗材。

2、耐用办公用品于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须经各级领导审批后以旧换新。

第二条 易耗办公用品的领用

1、易耗办公用品分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。

2、部门所需用品包括：传真纸、复（写）印纸、打印纸（A4纸）、墨盒、碳粉、光盘、墨水、装订夹、白板、白板笔、胶水、垃圾袋、清洁用品等。

3、个人所需用品包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、橡皮擦、涂改液、信笺纸等。

4、部门常用易耗办公用品由部门或个人将《办公用品领用登记表》填好。

5、发放时间：每周一上午（如遇假期，顺延）。其余时间一般不予办理办公用品的领用手续。

6、部分易耗办公用品（签字笔、白板笔、圆珠笔芯、圆珠笔、涂改液等）实行以旧换新原则。即：领用人必须凭已写完的笔芯和本子来领取，其他时间财务人员可以拒领，且要在领用本子上签名确认领取的物品、数量。

7、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。公司对于节俭成效突出的员工，将予以表扬。

第三条 办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

第四条 办公用品报废非消耗性办公用品（如摄像机，照相机、鼠标、键盘、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒等）因使用时间过长需要报废注销时，使用人应到办公用品保管处提出办公用品报废申请，经部门负责人初核，总经理批准后，填写办公用品采购单交财务负责人签字审批。然后通知出纳外出购买。否则一切费用自担。采购申请单可由各部门根据具体情况自行设置。

第五条 领（借）用制度

办公用品使用坚持“厉行节约，反对浪费”的原则，必须通过财务处理一定登记手续后方可领用或借用，一般不得私自任意拿用。具体办法：

1.领用电脑、打印机的各类耗材原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须经各级领导审批后以旧换新。

2.领用其他办公用品由领用人在办公用品台帐上登记

3.凡借用公司办公器材（照相机、摄像机等价格在200元以上的），需填写“物资借用单”，并由本人签字确认借用。

4.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还，仍旧未归还的，自督促当日起，赞助每天20元。

5.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

第七条附则

1.新进人员到职时向财务部领用办公用品；人员离职时，必须向财务办理办公用品归还手续，未经财务许可的，其他部门不得为其办理离职手续。

2.办公室有权控制每位员工的办公用品领用总支出。

3.全体工作人员要加强对公用物资、办公用品的使用和保管。严格控制不必要的消耗和损坏，对不负责任而造成损失者要追究其责任或经济赔偿。

公司办公用品管理规定 篇6

第一条 为加强办公用品使用的管理，规范办公室办公用品的发放、领用和管理

工作，节约开支、杜绝浪费现象，办公用品由办公室统一保管。

第二条耐用办公用品的领用：

1、耐用办公用品包括：电话、计算器、订书机、文件架、笔筒、剪刀、壁纸刀、多页夹、抽杆夹、文整理夹。

2、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。

第三条 易耗办公用品包括：签字笔（一个季度一领）、笔记本（一年一领）、文件整理夹（一年一领）胶水（以旧换新）、多页夹和抽杆夹（以旧换新）、拉环夹（一年一领）

第四条 公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经公司领导同意。

第五条 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。

第六条 管理品移交时如有故障或损坏,应以旧换新,如遗失应由个人或部门赔偿,自购.第七条 办公用品严禁带回家私用.第八条 办公室每月要制作每月汇总表

第九条 办公用品一般由管理部向批发商采购,其中必需品,采购不易或耗用量大的物品,应酌量库存,管理部无法采购的特殊办公用品,可以经管理部同意并授权各部门自行采购.第十条 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请单向办公室领取办公用品,并列入领用卡,人员离职时,应将剩余用品一并交办公室

中小公司管理制度-办公用品管理 篇7

关键词：公司办公室,精细化管理,心得体会

推行精细化管理工作是落实科学发展观、促进企业持续、快速、健康、协调发展、增强企业竞争力的重要举措, 而作为主要职能部门——公司办公室该如何推行精细化管理工作呢?下面就公司办公室推行精细化管理工作的心得体会做一介绍。

一、基本情况

西安北方秦川集团有限公司办公室业务范围包括秘书、信访、保密、接待、档案管理、法律事务、经营管理、绩效考核、改革改制、管理制度、环境卫生等, 多年来虽然也形成了一些好的做法、好的经验和好的模式, 但是员工的思想观念、规章制度和业务流程已经远远不能适应公司在新的发展阶段的需要。为此, 我们必须跟上建设现代企业管理模式的步伐, 加强基础管理、规范员工行为、理顺业务流程、明确岗位职责与要求、细化各项制度以及考核细则, 以公正、公开、公平的制度化管理来发挥和体现每个部门、每个岗位、每位员工的作用与价值, 从而打造出一支“精干、高效、锐意进取”的办公室团队。

二、具体做法

(一) 统一员工思想是推行精细化管理工作的首要条件

推行精细化管理工作涉及每一个人、每一件事、每一个岗位, 要做好这项工作必须统一思想, 使每一位员工都认识到推行精细化管理工作与自己所在岗位的紧密性以及与个人切身利益的直接关系。

公司办公室成立了精细化管理工作领导小组, 首先在各业务室主任会议上对精细化管理工作进行了布置, 紧接着召开了动员大会, 针对平时工作中存在的“差不多、过得去”, 员工标准意识不强, 工作粗枝大叶, 有的工作看似做了、实际没有效果, 有的做了, 但细处没做, 尤其是办公室办文、办会方面没有一种认真、精益求精的态度, 只看重表面, 不重实际, 存在着重复工作和浪费现象, 向全体员工深入讲解精细化管理工作的必要性和重要性。第二, 将《细节决定成败》光盘拷贝到各业务室计算机上, 组织员工利用工余时间观看, 同时倡导员工学习《精细化管理》系列书籍, 并认真做好学习笔记, 让大家充分理解、掌握精细化管理的内涵、宗旨和核心。第三, 利用会议、报纸、办公自动化系统等各种载体, 大力宣传在精细化管理工作中涌现的典型事例, 努力营造追求精细化的文化氛围。

(二) 从明确职责入手, 制订《办公室推行精细化管理工作指导手册》

实施精细化管理工作的内涵就是细化职责、制度与业务流程, 细分目标, 使各部门、各岗位的责权利明确、到位, 使公司的总目标、部门的分目标分解、落实到每一个岗位、每一位员工。为此, 我们制订了《办公室推行精细化管理工作指导手册》, 根据不同岗位要求分别制定出具体的工作规范和操作标准, 并与员工月绩效考核挂钩, 它既是在公司大的管理制度框架下的一个细化和量化, 也是公司办公室实施精细化管理、严格考核的行为指南和操作规范。

(三) 规范员工行为, 整治办公现场环境, 提升办公室形象

公司办公室是公司对外的一个窗口, 员工的文明素质、工作作风、精神面貌以及办公现场环境都关系到公司的对外形象, 映衬着公司的管理水平。办公室推行精细化管理首先就要从员工行为规范和办公现场管理抓起, 通过规范程序、明确职责、细化管理、从严考核、落实责任, 从而彻底改变公司办公室的面貌。

1. 制订了《办公室员工行为规范》。

涉及仪容仪表和着装规范、工作场所、工作时间的行为规范、员工素质和道德规范、员工保密规范、团队意识行为规范、交谈语言和接待客人的行为规范等六个方面七十二条。此外还制定了《办公室员工行为规范考核办法》, 提出具体的考核项目、分值以及考核指标, 将百分考核结果与员工月绩效考核挂钩, 从而使该项制度形成了闭环管理。

2. 按照相关规定对办公现场提出了具体的规定。

下发了《公司环境卫生及绿化管理检查考核办法》, 内容包括办公桌面摆放、文件柜内部及顶部物品摆放等, 此外对办公室、会议室、走道卫生等也明确了具体标准。通过这一系列的举措, 极大地改善了办公环境。

3. 以落实到位为关键, 扎实推进, 提高执行力。

为提高制度的执行力度和执行效果, 制订了《办公室各项管理制度分解落实表》, 对每一项制度提出了具体的要求, 比如, 《办公室车辆管理考核办法》提出了车辆管理必须有出车情况月报表、车辆管理档案、派车台账、各项费用报销台账、车辆维修、配件更换申请单、车辆入库登记本等必须有的六项记录和具体要求, 同时落实到责任人。通过细化制度, 我们把工作横向规定到每个细节, 纵向约束到每个岗位和每个员工。

三、小结

通过实施办公室精细化管理工作, 办公室管理工作已初见成效:

1.员工的精神面貌得到了很大的改观, 机关作风明显改善。

2.办公环境得到了进一步的改善。

3.学习风气初步形成。

中小公司管理制度-办公用品管理 篇8

关键词：关系管理 中小型外贸船公司 物流业务

加入WTO后，中国政府开始将物流业作为一项战略性产业进行发展，这不仅吸引了大量港口建设和物流基础设施建设的外商投资者，外资航运公司也加紧了进入中国物流市场的步伐。2009年，世界经济进入低迷时期，航运市场供求恶化，各大船公司运量增速明显缓慢，大型船只被封存运力，为应对金融危机，航运发展趋向于灵活机动、时间效益明显、在运输服务上更具柔性的中小型航运公司。

1 关系管理对外资船公司进入中国物流市场的重要性

随着供应链整合与战略联盟需求的增长，企业之间的竞争逐渐转向“关系网络”的建立，文化差异对贸易的影响也越发突出，中国人生活体现于关系之中，只讲4P不讲关系，在中国是很难做市场营销的。关系网络的管理在中国可以成为跨国公司管理的阻抗力，更能成为其发展的推动力。一位在外资船公司的中国代表说：“作为一名国际商务的主管人，了解中国关系管理的艺术太重要了。这种关系不再意味着给某人一个小小的红包。而是要学会如何与他们一起工作并且建立信任“。不同研究者对关系管理的理解是随着视角与环境的改变而变化的，针对众多关系网络的分类，本文借用“嵌入式关系”管理（social-tie-based guanxi）与“市场交易关系”管理（market-transaction-based guanxi）的理论，讲述了这两种关系管理对外资船公司在中国开拓物流市场的战略与管理的重要影响。

2 嵌入式关系管理与市场交易关系管理对船公司业务发展的作用

2.1 外资船公司如何利用“嵌入式关系管理”提高竞争优势

一家经营成功的航运公司，我们通常要通过判断其航线服务是否 真正优质、是否拥有稳定的客户网络维护来衡量公司的质量。但是对于刚刚进入中国物流市场的外资船公司，由于航运市场的不成熟性及其自身客户资源的限制，在经营初期，通常会与一家本土货运公司合作经营，借助合作者已有的社会嵌入关系（与客户群、海关、港务局以及船务代理之间的关系网络）以减少初期投资，并可以在最短时间内积累行业经验以保证其业务发展。嵌入关系管理在公司内部一般分为注重合作者关系管理的合作者关系管理与注重客户关系网络和日常操作管理的组织间关系管理。在这种管理模式下，组织内各合作方无论是在航线服务还是财政资源方面都需要互相支持，但是建议外资方保留最终的决定权。基于合作者已有的社会关系，新公司不仅能够短期内有效的规划其社会关系网络，而且可以集中精力开拓市场，尽快建立市场关系网络。这种互补的关系，为公司奠定了坚实的社会地位。

2.2 外资船公司如何在竞争激烈的中国市场真正开发“市场关系管理”

随着公司货运能力与客户资源的增长、航线服务的提升和社会关系网络维护费用的相对稳定，新公司逐渐克服了早期创业阶段的劣势，从而提升了企业的市场影响力、认知度和声誉。面对集装箱装载率过剩和相同航线船东间竞争激烈的问题，做好市场关系网络管理是成功开拓市场份额与客户资源的重要手段之一。

但是，社会关系管理是公司成功开拓市场关系的坚实基础，因此公司不能放松或降低对社会管理网络（尤其是与当地船务代理和货运代理商之间的关系）的管理与资金投入。集中开拓市场的同时要避免各级代理商之间的冲突（例如：套用运价和争夺大客户），同时也要避免与合作伙伴的下级代理之间的矛盾。

3 发展中小型外资船公司业务的对策与建议

中小型跨国船公司可以采用较为灵活的手段融入中国的市场，在中国寻找本土的合作伙伴，为建立社会关系与市场关系奠定基础，为赢得当地物流产业最初的认可迈出重要的第一步，这同时也迎合了双赢的战略关系理论。在与合作伙伴共同承担未来在中国物流市场面临的风险的同时，要掌握最终决策的主动权，有效的控制市场与客户资源，并根据中国物流市场规则适时调整航线操作规范及流程。

在合作中设置必备的“监控”模块。虽然与合作伙伴的密切关系是建立在彼此信任的基础上，但相比西方的“公平原则”，中国文化更加偏向“需要原则”，因此，为了增加成功的可能性，公司需要建设时时监控机制。

对“嵌入关系”管理的维护不是一个短期的目标，相反，随着公司经营时间与规模的增长，巩固现有的嵌入关系并将其作为发展新的关系的基础，从而加强各合作方之间的信任。

营造良好的市场关系可以促进公司“嵌入关系”网络的延伸，同样，稳固的“嵌入关系”可以支持市场关系的不断开拓，因此，在公司发展的每个阶段中，“嵌入关系”与“市场关系”管理是相互依存、相互促进的。

参考文献：

[1]陈浩.外资物流企业在华营销策略研究[D].天津大学，2010.5.

[2]丁俊发.外资物流巨头并购危及国内产业链.中国物流招标网，2009.