物资流动及仓储管理流程（精选13篇）
第一部分．目的
为了加强仓储物资的管理，做到帐、物清晰，物流有序，货物有效，特制定本办法。第二部分．适应范围
适应于（1）原材料、二类机电、生产辅助材料、备件；
（2）产成品。第三部分．作业内容
3.1 原材料、外加工产品的搬运和储存
3.1.1 原材料、外加工产品进厂后,采购组织将其运到指定位置，入库由仓库管理员负责；应按照原材料、外加工产品的特性、包装上的指示、供应商的提示及公司的要求，采用适当的搬运工具如叉车、推车，使用相应的器具或周转容器等搬运原材料和外加工产品。
3.1.2 原材料、外加工产品在搬运过程中应采用适当的方法，并加以适当的防护措施，以保证在搬运过程中不损坏、划伤、破损、碰撞、泄漏或被污染。
3.1.3仓库管理员将原材料、外加工产品做好“待检”标识，采购填写《送检单》交技术质量部检验。
3.1.4原材料、外加工产品检验合格后，仓库管理员进货检验报告后办理入库手续，填写《入库单》，同时将入库原材料、外加工产品的名称、规格、数量、批号、入库日期记录在库存台帐上。
3.1.5 仓库管理员应按照存放要求将原材料、外加工产品储存在适宜的环境中，确保不发生损坏、变质和被污染。
3.1.6 原材料、外加工产品应分区存放,并应有库存卡，库存卡内容应包括名称、规格、批号等；如果是顾客财产的原材料，要特别注明是顾客财产的内容，以区别本公司的原材料、外加工产品。
3.1.7 仓库管理员应每月对库存的原材料、外加工产品进行数量上的盘点和质量上的检查，并将盘点和检查的情况记录在每月库存盘点表上，做到账、卡、物相符。
3.1.8 对于有保存期要求的原材料、外加工产品，应在标签上有特别的标注，以方便控制产品质量；当保存期到来时，仓库管理员填写《送检单》交技术质量部进货检验员。进货检验员按照规定检验，检验结果记录在《进货检验报告》中交仓库管理员。3.2 物资入库
3.2.1 原材料、外加工产品：依据采购合同和《进货检验报告》办理入库手续。
对于发票已到的货物，采购依据采购合同和技术质量部出具的进货检验报告单，仓管员开入库单（注明合同号），办理入库；
对发票未到的货物，采购依据采购合同和技术质量部出具的进货检验报告单办理进货登记手续；待收到发票时，采购持进货登记单开入库单，办理入库，仓库管理员同时在进货登记上销帐。
3.2.2二类机电、生产辅助材料：经办人携带货物凭分管副总经理签字的发票办理入库手续；对于暂未开具发票的，经办人携带货物持分管副总经理签字的收到条办理进货登记手续，待收到发票时，经办人到仓库办理入库，仓库管理员同时在进货登记上销帐。
3.2.3 科研开发用来试制样品或评估用的材料：按照3.2.2条办理。
3.2.4 产成品：生产部依据生产计划和技术质量部出具的进货检验报告单办理入库手续；入库人员和仓库管理员双方在入库单上签字，仓库留存仓库联、统计联、财务联。仓库管理员每月26日将当月的入库产成品按品种分类汇总后，与入库单的财务联一同报送财务部，由财务部复核入帐。
3.2.5顾客要求送样确认样品：样品制作部门凭样品检验合格报告，填写入库单办理入库手续；营销部门承办人凭批准的样品制作单，填写领料批准单并注明样品制作单号办理出库手续。
3.2.6 发票入帐
A．采购原材料、外加工产品的发票，采购凭仓库管理员签字的入库单或材料试验采购单，并签字的发票到财务办理入帐手续。
B．采购二类机电、生产辅助材料、备件的发票，经办人凭仓库管理员签字的入库单和签批的发票到财务部办理入帐手续。3.2.7以托收承付及委托收款结算方式采购的物资，采购要当天核对货物与发票、采购合同的一致性；如不符，采购应在托收承付期内及时通知财务部并声明拒付理由，然后由财务部向银行办理拒付手续。3.2.8以信用证结算方式采购的物资，采购要当天核对发票、提货单、保险单、装箱单、与合同是否相符；如不符，在信用证到期前，提出书面拒付理由，然后由财务部到银行办理拒付手续。3.3 产成品的搬运和储存
3.3.1生产部门将合格产品搬运到指定位置，入库由仓库管理员负责；应根据产品的特性和公司的要求，采用适当的搬运工具如叉车、推车，使用专用的器具或周转容器等搬运产品。
3.3.2 产品在搬运过程中应采用适当的方法,并加以适当的防护措施,以保证在搬运过程中不损坏、划伤、破损、碰撞或被污染。
3.3.3 仓库管理员接到成品检验合格报告后，开具入库单（标注作业计划单号）和清点产品数量，无误后办理入库手续，并将入库产品名称、规格、批号、数量和入库日期记录在库存台账上。
3.3.4 仓库管理员按照产品存放要求将产品储存在适宜的环境中，确保不发生损坏、变质和被污染。
3.3.5 产品应分区存放,并应有库存卡,库存卡内容应包括名称、规格、批号等内容。
3.3.6 仓库管理员应每月对库存的产品进行数量上的盘点和质量上的检查，并将盘点和检查的情况记录在每月库存盘点表上，做到账、卡、物相符。
3.3.7 对于有保存期要求的产品，应在标签上有特别的标注；当产品保存期到来时，仓库管理员填写《送检单》交技术质量部成品最终检验员。检验员按照《产品最终检验》程序的规定检验，检验结论记录在成品检验报告中交仓库保管员。
3.3.8复检合格后,仓库管理员在库存卡上和库存台账中注明复检日期。
3.3.9 对于检验和复检不合格的产品的标识及处理按公司的规定执行。
3.3 产品的发出
3.3.1按合同规定的发货日期和运输方式发货。
3.3.2 仓库管理员按照先进先出的原则将产品交货，应对产品进行适当的包装，包装应可以保护产品不丢失和损坏，产品交付顾客时，应有适当的记录表明顾客已收到产品。
3.4 顾客要求送样确认的样品，制作部门凭样品检验合格报告，填写入库单办理入库手续；营销部门承办人凭批准的样品制作单，填写领料批准单并注明样品制作单号办理出库手续。3.4 物资出库
3.4.1生产计划内的原材料：仓库管理员依据《作业计划》发放原材料，领料人应在出库单上签字并注明作业生产单号。
3.4.2 生产计划外的材料：使用部门填写出库单，经部门主管或项目负责人签字、分管副总经理批准后，到仓库领料；仓库管理员依据签字的出库单，领用人在出库单上签字。
3.4.3工具、器具、工装：按照3.4.2执行。
3.4.4 仓库管理员将出库单的财务联和领料批准单交财务部。
3.4.5 当原材料、外加工产品对外销售时，出库手续同产成品出库。
3.4.6 产成品的出库
3.4.6.1产成品送样：
营销部门承办人到技术质量部填写《送样确认记录表》，经营销分管总经理批准后到仓库办理出库手续。送样确认记录表反馈给技术质量部技术项目主管，以便跟踪顾客确认情况。
3.4.6.2 按合同规定，收到全部货款，填写开出发票审批单，经批准并到财务部开具增值税销货发票。将销货发票第二、三联交合同承办人，第一联复印后主管领导签字后到仓库；到产成品仓库提货。
3.4.6.3按合同发货，收到部分或未收到货款，需开具销货发票发货时，合同承办人填写开出发票审批单，经营批准后，到财务部开具销货发票；依3.2.6.2条款的相关规定办理提货手续。
3.4.6.4按合同发货，暂不开具销货发票，开具发货通知单，经分管副总签字后，第一联商务留存，凭第二联到产成品仓库提货提货 ；待开具增值税销货发票后，商务将销货发票第二、三联交合同承办人，第一联（记帐联）交财务部入帐，把销货发票第一联复印分管领导签字后仓库换回发货通知单。
3.5 物资退库
3.5.1剩余和错领的原材料、外加工产品：使用部门填送检单报技术质量部检验，经检验合格后，使用部门凭检验合格报告单，开具蓝字入库单或红字出库单办理退库手续。检验不合格品按不合格品的规定处理。
3.5.2 保质期内产品更换
3.5.3接到顾客反映有质量问题的产品后，如需立即更换，开出发货通知单（注明换货），分管经理批准后，开具临时出库凭证到仓库提货，并将更换的产品交给顾客。立即更换后退回的产品按条款3.5.1执行。
第四部分．质量记录和单据
送检单 入库单 发货通知单 《送样确认记录表》 《送检单》
成品检验报告 样品检验合格报告
现代物流企业的崛起是由于社会生产过程中需求的产生, 所以, 物资的供应部门和物资使用部门应该形成一种信息互动、互为协作的关系, 使物资使用部门扮演物资需求的主体, 也成功参与到过程中, 成为进度控制的参与者。
1.1 便于信息收集和工作安排
为确保供应原料的质量, 使用部门的采购部门和供应原料的生产管理部门需要经常交换资讯。原料是使用部门应该提前通知采购部门与产品有关的产品生产计划和物料需求计划, 保证采购部门能够有充足的时间需求资源来源, 通过与供应商的协调最大限度降低成本。如果生产计划或采购计划中数量、时程发生变化, 应该迅速与对方取得联系, 及时根据实际情况进行调整和配合。
1.2 促进物资需求的标准化
技术部门在设计物料规格的时候, 不仅要进行创新, 还应该考虑价格和市场因素, 当然, 采购部门也应该在注重物料价格的同时, 对物料品质进行严格的要求。所以, 技术部门在进行物料规格设计的时候, 应该合理采纳采购部门的意见, 采购部门也应该根据市场情况, 在技术部门设计新产品的时候, 向设计部门提供有关物料规格、性能以及价格等最新资讯供其参考。管理创新可以有效推动现代企业物流发展, 但前提是必须加强进度控制, 加强工程部门与采购部门的联系, 保障公众安全和利益, 进而促进现代物流企业发展。
2 管理创新推动现代企业物流的工作原则
2.1 强基固本
现代物流企业要在激烈的市场竞争中占据优势地位, 应该深入贯彻物资管理各项制度规定, 加强建设统一的物资供应管理体制, 对传统业务进行不断的创新和优化, 在巩固管理体制的基础下进行不断的创新, 利用创新推动现代物流企业的进一步发展。
2.2 资源优化
在现代物流企业中对物资资源进行不断的优化和整合需求资源、供应商资源、储备资源以及人力资源, 使资源能够得到有效应用, 避免资源的闲置和浪费, 最大限度提供资源配置的效率和质量, 从根本上促进现代物流企业的发展。
2.3 协作联动
部门之间加强联系可以有效提高工作质量和效率, 因此, 在物流企业中, 尤其是物流企业标准化采购、区域协同采购、联合储备以及科学性采购的特性, 必须建立跨部门、跨企业的团队协作和快速联动机制, 只有这样才能保障现代物流企业的进一步发展。
3 管理创新推动现代企业物流的工作重点
现代物流企业在进行物资进度控制的时候, 一般会将物资控制过程分为计划、采购和执行阶段, 而进度控制点的重点内容主要包括计划控制、供应商控制、价格控制、合同控制、进度控制、质量控制、物流控制、资金控制等环节。
3.1 计划阶段
3.1.1 物资需求计划控制
建立物资需求计划编制、提报、审核、审批等程序, 制定出相应的管理制度, 严格落实责任追究制度。在物资供应处应该建立油田层面的管理制度, 对于不及时、不准确提报的需求计划, 应该严格追求提报单位和审核部门的责任, 并在各生产单位供应站建立详细的计划管理制度, 对于影响生产、建设的, 应该追究相关部门的当事人的责任。在现代物流企业形成科学的物资需求计划, 物资部门应该介入到需求计划形成的整个过程, 提前掌握需求, 为需求计划形成提供资源状况、合理制造周期等计划, 保障物资使用单位能够严格按照合理的采购周期准确提报需求计划。在现代物流企业不断推进需求的标准化管理, 对于指定采购应该进行严格审批和履行公示程序, 只有这样才能再管理创新中推动现代物流企业的发展。
3.1.2 物资采购计划控制
现代物流企业的物资供应处应该加强物资消耗规律分析和研究, 牢牢把握住物资消耗规律, 编制出科学、合理的年度计划, 充分展现规模化采购优势, 为全年物资供应工作提供充分的保障。严格制定出采购计划编制、审批程序, 加强物资供应处资源平衡利用和积压物资改代利用工作, 合理利用现有的物资资源, 加快库存物资的周转, 加强采购计划审批实行的三级管控制, 明确物资质量类别、进度级别以及相应工作措施, 对于质量控制中的一二级物资, 应该编制全流程的采购控制计划, 并对其进行及时的维护。
3.1.3 对执行计划进行跟踪评价, 严格落实计划责任追究
物流企业的物资供应处主要处理业务单位接收、审核以及处理等需求计划, 实时监控需求计划出现的异常情况, 对于评估需求计划变更带来的生产和库存积压影响, 应该及时向物资供应过程控制科反映。针对需求计划提报不及时、不准确影响生产、建设形成库存积压的, 应该及时申报单位、审核部门, 并严格追究责任。
3.2 采购阶段
采购阶段主要包括供应商控制、价格控制以及合同控制, 对于供应商的控制, 应该严格供应商准入, 对申请准入的供应商, 应该全面审查其资质证书、经营状况以及质量保证体系, 对书面资质审查合格的供应商, 应该按照统一的标准进行现场考察。在选择供应商的时候, 一般应该选择历史表现好、业绩优秀以及排名靠前的供应商, 科学理性选择供应商, 通过公平的竞争确定交易供应商, 严禁制定固定的供应商, 对于风险大的供应商应该进行现场考察。并每年对供应商进行年审, 淘汰不合格的供应商, 不断优化供应商的结构。
3.3 执行阶段
执行阶段作为现代物流企业的关键性质量控制阶段, 加强执行阶段的物流进度控制, 可以有效促进现代物流企业发展。所以, 在现代物流企业中必须加强执行阶段的质量控制、进度控制、物流控制以及资金控制, 制定出全流程的采购控制计划, 对每个计划节点的执行状态进行严格监控, 每月维护更新, 对于列入重点工程项目的重要物资, 应该建立过程控制台账, 实行线下过程控制, 对物资控制进度的质量进行实时跟踪, 控制风险, 加强执行情况监督, 促进现代物流企业管理创新。
4 结束语
总之, 管理创新能够有效推动现代企业物流进一步发展, 尤其是在激烈市场竞争背景下, 要促进石油企业的进一步发展, 必须对管理模式进行创新, 使石油企业的管理模式能够紧随市场发展潮流, 促进市场经济的进一步发展。
参考文献
[1]杨大志.物流企业业务渗透经营模式研究——兼论广西高速物流公司经营模式的创新[D].广西:广西大学, 2012.
[2]苏传朴.试论贸易经营模式的创新及多元化发展的研究策略-以瑞通物流公司为例[J].齐鲁师范学院学报, 2014, (5) :103-108.
关键词：煤矿企业 精细化 物资流程
物资管理是煤矿企业经营管理中不可缺少的重要组成部分。对物资的管控是降低支出，也是加强市场竞争力的有效手段。企业的物资管理，包括物资计划制定、物资采购、物资使用和物资储备等几个重要环节，这些环节环环相扣、相互影响，任何一个环节出现问题，都将对企业的物资供应链造成不良影响。由于矿用物资品种多，要求专业质量较高，虽然近些年计算机管理的投入使用，降低了物资管理人员的劳动强度，增强了物资管理中数据统计的准确性。但是物资管理流程还是延续原有的物资审批模式，特别是生产急需物资的管理上，没有进行严格的程序化管理。物资的管理没有形成“闭环式”管理，以至有些物资在数量和型号上和实际需求差别较大，形成一些物资滞留仓库的现象。不仅不利于资金的循环利用，而且也会造成物资的损毁性浪费，同时也和我们追求的零库存管理理念相违背。
1 日常工作中物资管理流程
首先规范物资管理的流程，明确物资申请到物资领用到财务监督各个环节的职责和义务。
①生产单位向物管科申请当月物质需求计划。计划申报时要求各申报单位必须规范统一物资名称、规格型号、计量单位、数量准确、注明使用地点和用途。②物管科落实库存，平衡利库。所有申报计划报仓库汇总后，由仓库集中核库，包括现库存数量和计划要求数量缺口。③物管科计划员编制矿当月物资计划。计划员根据物质的库存数量，再平衡生产单位需求数量，编制当月物质计划。④报相关业务部门和矿领导审批。以计划预审会的方式，由供应科、各申报单位负责人、分管领导，以库存作为参考对物资申报计划进行商议。⑤向上级供应公司上报。⑥组织货源。上级供应公司应根据物资申请计划在价格、质量及货源稳定性等方面进行调研并组织货源。⑦物管科验收小组和上级供应公司联合验收。为保证验收工作及时、准确地进行，提高验收工作效率，必须做好验收的准备工作；核实供货单位提供的质量证明书、材质证明书、产品合格证、装箱单、过磅单、发货明细表等手续是否齐全；保管员对实物的质量和数量进行验收工作。⑧管理员对照需求计划填写到货登记。物资经验收合格后办理入库手续，及时通知使用单位并作好记录。及时建立健全物资台账，做到账、卡、物三相符，提高管理质量。⑨物资入库后必须实行“四号定位”、“五五摆放”，标识清楚，合理堆放，做好“五防”等工作，从根本上采取“预防为主，防治结合”的方针，做到早防早治，最大限度地避免和减少货物损失。⑩区队材料员网上申请，包括物资编号准确、名称规范、规格型号准确标准详细、注明品牌、计量单位统一、数量准确、注明使用地点和用途。{11}物管科网上审批。{12}交旧领新，物资出库。物资及时准确地发放是物资仓库管理的最终任务，也是物资部门监督用料部门按定额用料、节约用料的第一道关口，此项工作的好坏将直接影响企业生产和经济效益。在物资发放时，保管员根据微机出库单据，如实发放，必须坚持按质按量迅速及时，严格执行限额发料制度。{13}保管员网上确认。{14}保管员登记发料建账。{15}月度盘存。应有一套完善的盘点程序和盘点制度，分定期盘点和永续盘点，依据盘点程序和盘点制度对仓库的物资进行数量和质量的检查，做到账、物、卡三方面的数字相符，将盘点结果逐级上报领导，以便快速准确处理。{16}财务签收。账务管理不容忽视，我们应将传统的档案管理办法和信息化手段有机整合，发挥档案管理的综合优势。建立档案室，把各库每年的计划、帐薄、入库单、出库单、过磅单、采购批复计划、申报计划存根、盘点表、交接记录等分别存档，有存档记录和查阅记录；电子版本也应该有专机相应备份留存。
通过以上各环节职责分工，可以明确各环节及相关工作人员的工作内容和具体责任，同时对各环节人员如何工作做了明显界定，使各环节人员严格按照物资流程完成相应工作，同时结合计算机应用数据的统计，为决策和管理提供准确的数据支撑。
2 物资流程精细化分工的效果
我们规范物资管理流程，就是杜绝任何形式的无计划领取行为，做到所有领取物资有据可查。管理员对库存物资定期逐条进行整理，全面掌握常用材料、配件的消耗规律。
物资管理流程避免了人为的疏忽和责任模糊造成的物资浪费和损失现象，更加明确各岗位职责分工，界定各岗位的职责和义务，使各岗位人员在工作中更便于把握和操作，利用各岗位把本岗位的工作做实做细。
通过物资管理流程的使用，对物资储备量实施实时监控，及时将储备情况向管理层上报，预防超储现象的发生，切实执行“零库存”概念，通过实施特定的库存控制策略，实现库存量的最小化，降低物资损耗和浪费，大大提升了我单位物资管理水平。
参考文献：
[1]王丹，刘培国.煤矿企业内部物流管理的问题与对策[J].华北科技学院学报，2006（01）.
[2]荆树栋，巩昭芬.谈煤炭企业内部物流管理[J].中国煤炭工业， 2008（11）.
[3]刘抗.深化煤炭企业供应物流管理的实践与探讨[J].煤炭经济研究，2008（01）.
作者简介：
为规范我院的物流管理工作，提高经济效益，降低经营成本同步杜绝物资管理工作中的跑、冒、滴、漏，特制定本管理办法。
适用范围:凡医院所需的所有物资均适用此办法。
一、采购/入库管理流程：
1、招标流程
采购部门（采购员）组织供应商招标，招标完成后，由采购部门（采购员）打印采购物资材资料报院领导确认。采购部门（采购员）将中标的供应商信息和中标的物资材料信息录入医院库房管理系统中；
2、采购/通知供应商
对于常备物资：库房库管员对常备物资设置安全库存基数，每周四下午根据库存基数生成采购订单，并通知供应商安排送货；
对于零库存物资：
1)业务科室每周一上午，向总务科报送本周物资材料的需求计划，并提报到相应库房；
2)药剂科每周一下午完成对各个业务科室的需求计划汇总，3)根据汇总后的科室需求计划编制采购计划，审核后并提交采购部门；
3、送货 供应商根据采购部门（采购员）通知所采购的材料进行备货，并集中在每周三送货到库房，业务科室急用的材料随时送货；
4、验货
前提条件：供应商将所采购的物资材料送到库房，附带随货清单、采购验收单；
验货人员：库管、采购部门的采购员；
验货内容：物资材料的效期、批号、品种、数量、单价；必须保证发票上的品种、数量与实物保持一致；发票上的供应商必须与采购通知单上的供应商保持一致，否则视为验收不通过。验收完成后，采购部门的采购员、库管员共同在采购验收通知单上签字确认，由物资会计及时进行入库单的编制及实物的入库。
验货职责：采购部门负责验收物资材料的质量；库管员负责物资材料的品种、数量、批号、效期等信息；采购部门必须参加所有物资材料的验货；
二、物资材料入库及日常管理
1、在物资材料通过验收后，由库管员录入医院库房管理系统。在填制入库单时应注意：A、选择提供材料的供应商和入库的库房；B、在录入材料信息时，除了录入单价、数量外，针对医用卫生材料同时要录入材料的效期、批号，并保存入库单；同时由物资会计对入库单进行审核、入库确认，并打印入库单，库管员、采购部门的采购员在入库单上签字确认，最后由库管员做实物的入库处理。注：入库单一式三份，第一联交供货商；第二联库房保存、第三联交财务科；
2、总务科、药剂科在物资的保管过程中，应按照不同的规格型号、用途、形状实行科学合理的摆放，以便于发放和清点，对于保质期管理的物资，应按照采用先进先出的方式进行管理，为了保证仓库的安全和防止物资变质，要做好防火、防盗、防潮工作，还需要建立健全档案管理，及时掌握和反馈需求、供应、耗用和储存等状况，对于设置安全库存管理的物资，由药剂科负责向采购部门提报采购需求计划；
3、物资材料需要按季盘点，季度和年终进行全面清查，检查物资账面数量和实际是否相符，检查各种物资有无超积压、损坏、变质等情况，在清点工作中发现盘亏、盘盈应分析原因，并及时处理；
六、物资材料出库
A模式：由业务科室(临床与医技部门)填写 “科室领用申请单”，经过各科护士长或科主任审批后，交药剂科或物资库房，由库管员进行“科室领用申请审核”功能对科室提交的申领单进行处理，根据申领单生成出库单，同时进行审核，各科室每周三派人到库房领取材料，领料人及库管一并在出库单上签字确认，库管员办理完材料领用后将签字确认的出库单交财务科。
B模式：主要针对行政后勤科室，由使用部门直接到药剂科、物资库房通过其它途径（如：电话通知）申领材料，由药剂科、总务科的库管员直接办理材料出库单并打印出库单，各科室人员自行领取材料并在出库单上签字确认；
出库单一式三份：库管员、财务科、使用科室各一份；
七、发票管理
1、货票同行
在物资材料验收、入库完成后，由物资会计将同一供应商的入库单、、采购验收通知单整理在一起，每月底转交财务科，同时办理发票及入库单交接手续；财务会计对收到的入库单进行审核，并且要审核供应商提供发票的真伪；
2、货票不同行
针对一些小额的后勤物资供应商不能做到票货同行时，物资会计以随货清单入库；在物资材料验收、入库完成后，物资会计将签完字的入库单保存起来，等供应商在月底前（每月25号）把发票送到后，再将采购验收通知单、发票、入库单对应后交财务会计，同时办理发票及入库单的交接手续；
3、物资会计对发票的审核
财务会计对物资会计交来的发票和入库单进行审核，审核的内容包括发票与入库单的材料品种、金额、供应商名称是否一致等信息；
4、月底发票未到的处理方式 待月底供应商仍没有将发票送到库房物资会计处时，物资会计要将发票未到的入库单交到财务会计处，暂由财务会计保存发票未到的入库单，由财务会计通知采购部门，启动对供应商的处罚措施；
5、未到发票的通知和处罚措施
采购部门每月26日通知供应商在28号前把截止到本月25日送货的发票送到库房主任处。
如供应商不能按时将发票送到药剂科、库房主任处时，则对该供应商当月发生的材料款在规定付款时间的基础上顺延6个月。
如果供应商提供假的发票，根据医院的规定有权拒付材料款，甚至取消该供应商的供货资格。
附件2
物资管理相关科室职责
一、采购部门
1、负责供应商字典的维护；在系统中维护供应商的相关证件信息，对即将到期的供应商证件进行预警提示；
2、对于资质过期或没有审核通过的供应商及时停用，保证无法对其办理入库手续；
3、需要采购部门严格控制供应商信息，如果供应商不是中标单位，不能录入到物流管理系统中，如果在材料入库时调不出随货清单或者发票上所提供的供应商时，说明中标供应商与实际提供材料的供应商不符，则无法办理材料入库，这样便可以控制提供材料的供应商与中标供应商不一致的问题；
4、负责物资材料字典的维护，医用材料必须使用产品注册证的名称，可以在系统中维护医用材料的生产许可证信息，对即将到期的证件进行预警，可以控制没有通过招标的物资材料无法办理入库手续；
5、每周一和库管员、物资会计共同对供应商送来的物资进行验货，主要检验物资的质量；
6、对供应商的价格、品质、交期及供货能力进行考评，以确保供应商的供货能力；
7、及时跟踪供应商价格行情及品质情况，以便提高物资材料品质和降低采购成本；
8、采购部门每周五下午完成对供应商的送货通知，如果延误造成供应商送货的延迟，由采购部门负责；
9、因中标物资材料信息、中标供应商信息维护及中标供应商资质造成的相关问题，由采购部门负责。
二、总务科、药剂科、设备科
1、每周一和采购部门共同对物资入库进行验收，主要验收物资的名称、规格、型号、数量、批号和效期等；
2、药剂科必须在每周五中午12点之前完成对各个业务科室的需求汇总并生成采购计划，并提交采购部门，因提交不及时造成采购的延误由药剂科负责
3、药剂科必须在每周三中午12点之前完成对各个业务科室的领用申请审批并生成出库单；
4、负责出入库单的录入和审核并打印；
5、负责物资的盘点和清查；
6、药剂科存放保质期管理的物资，一定按照先进先出的方式出库，对于保质期到期之前还未出库的物资，要及时通知供应商协调安排更换或退货等处理；
7、物资材料在仓库存放过期或因存放发生的质量等问题，由设备科负责；
8、设备科因条件不足，暂时不参与本制度制定。
三、业务科室
1、负责科室需求计划的录入及审核；
2、负责对临时领用物资材料领料申请单的录入及审核；
3、业务科室领用物资材料时一定要在物流系统中填写领料申请单或需求计划，杜绝书面形式的申请单及需求计划；
4、业务科室物资需求计划必须在周二晚上24点完成，逾时将顺延一个星期安排出库；
5、业务科室领用过的物资材料，要及时使用，对于保质期管理的物资，要在保质期到期1个月之前通知药剂科，药剂科把将要过期的物资材料回收后，通知采购部门，由采购部门协调通知供应商安排更换或退货等处理。
四、财务科
1、物价科负责确认物资材料是否收费、核对收费单价以及对应收费明细项目；
2、财务科负责审核发票的真伪；
摘 要：随着经济的飞速增长，近些年我国完成了经济跨越式发展，然而对煤炭能源需求的增加，使国内煤企均在扩能增产，因此导致了目前煤炭产能过剩，造成了煤价的不断下滑。煤炭企业开始从内部着眼，挖潜降耗。更加重视物资采购的管理，特别是对物资采购管理的流程设计的重视。文章就煤炭企业物资采购管理中流程出现的问题，和对采购管理流程的优化设计方案进行详细的探讨。
关键词：煤炭企业；物资采购管理流程；优化设计
由于能源的使用量大幅度增加，煤炭行业开始了飞快的发展，在煤炭企业求大求量的发展过程中，因产品单
一、产能落后等问题，抵御市场风险的能力不强。从国家宏观经济层面看，国内经济仍处于结构调整期，从对煤炭的需求来看，煤炭行业仍面临着产能过剩、进口煤冲击、环保政策压力增大的困难局面，价格近期难有回升空间。如何加强经营管理，如何降低成本，保障利润是公司迫切解决的问题。坚决贯彻公司工作计划，“开源节流、降本增效”仍是公司近期的重要工作。煤炭企业物资采购管理流程特点
煤炭企业最大的物点是安全风险较高，在安全方面的投入占生产成本比重较大，时刻确保在煤炭的生产过程中最大程度上降低生产成本，来提升企业的经济效益和资源最大化利用。煤炭企业生产过程中所需要的物资都具有和其他很多行业不同的特点，露天井工联合生产是平朔公司独有的方式，生产、洗选所需设备类型多且杂，配件、材料类物资具有需求量大、资金成本高等特点。
平朔公司另一个特点是露井联采，生产过程比较复杂、环节比较多，但产品比较单一等等特点。煤炭企业在生产过程中地质环境对设备运转的影响非常大，比如说，地质条件、地下水等很多的安全隐患，在安全措施、安全设备方面投入也比较大，所以煤炭企业的生产在很多方面有着与其他行业不同的特点，这些特点铸就并决定了煤炭企业在能源行业的特殊地位。煤炭企业物资采购管理出现的问题
我国煤炭企业面临了价格下行的压力，全行业经营形势严峻。平朔公司一方面成本依然面临巨大的上升压力，采掘条件变化、村庄搬迁、设备大修、延期结算费用、人工、折旧等刚性支出因素较多。
2.1 经济体制流程的问题（管理体制的问题）
煤炭企业在计划经济体制方面存在着一些问题，企业在物资采购中没有完全形成经济体制成本管理意识。我国大部分的煤炭企业在这方面都缺少对物资具体的采购管理模式和管理流程理念，在采购的时候由于没有很精细的采购制度，所以很盲目的进行采购，有很大的随意性。没有具体规范化的管理流程导致了采购人员在对物资采购的过程中增加了采购的成本，并且由于呆滞、积压库存的存在，这样在企业资金周转和物资的利用上都很容易出现一些问题。
2.2 企业物资采购效率的问题（环节协调方面）
除了体制管理有问题以外，在物资采购效率上存在着一些问题。比如，在采购的技术设备上还没有配备足够的现代化设备，在对这些设备进行管理的时候，缺少对这些设备专业操纵的管理人才，这就在一定程度上降低了物资采购的效率。这种效率低下的状况还没有建立起有效的采购管理模式，没有真正与现代的市场经济接轨。
2.3 采购计划不到位
煤炭企业在采购计划上做的不是特别到位，很多的企业在进行计划的时候，根本没有按照生产任务来进行编制企业物资供应计划，这就出现了在采购中进行盲目采购，导致了仓库过多的储存或者储存过少的情况，货物的积压就加大了成本。占用了很多的资金，资金利用率就变得很低，很有可能资金周转不开，影响生产，阻碍了企业的发展。
2.4 缺少完善的监督机制和采购人员素质问题
由于有些人员的素质低下，在采购过程中缺少必要的监督工作。物资采购的目的就是取得货币资金，它是直接跟利益联系在一起的，所以必须要制定具体的监督制度对其监督。但是从目前煤炭行业来看，很多的企业物资采购往往是由小部分的人制定采购计划，甚至一个人来制定采购计划，大权掌握在一个部门或者几个人手里。如果没有制度对其公平约束的话，这样长期下去，很容易就出现一些歪风邪气，直接影响企业的健康、正常的发展。由于一些采购人员的素质不是很高，导致在监督过程中监督不到位，就会出现一些管理问题，所以，在建立完善的监督机制的同时，还要把人员的素质提高上去。煤炭企业对采购人员的安排和人员的数量配置的不是很合理。煤炭企业物资采购管理流程的设计
有很多的煤炭企业由于受经济体制的影响，导致企业的经济状况不是很好，在煤炭系统出现了疲软，无能为力的状态，很大程度上面临着亏损的局面。直接消减了企业的顺利发展，所以，我们要在提高采购效率的同时，把采购成本降下，只有这样才能使煤炭企业采购继续发展。下面的几条是针对企业管理流程的合理设计方案：
3.1 实现采购管理流程中的优化设计
有很多方面影响着煤炭企业在发展过程中的经济效率，它主要包括物资质量、物资价格等一些原因，现在煤炭市场存在着产品不规范和劣质品的现状。所以，保证购物的质量是非常重要的。首先我们必须要建立起一个全方位的采购管理流程，丢掉那些陈旧的采购管理模式。运用管理流程对物资的稳定和周期性进行全面的综合管理。严格把关物资的采购渠道，做到安全采购。
3.2 加强采购人员的培训和管理
对采购人员进行自身的素质培养也要作为采购管理中的一项内容来实施，采购工作是一件非常辛苦的事情，需要企业对员工进行心灵上的培养和精神上的鼓励，要培养出一大批敬岗爱业的员工，培养他们的责任心，通过让他们上培训班之类的课程来提高他们的素质，让他们在采购工作中有一个好的精神面貌来对待工作，保证他们完成采购质量。对员工的教育也是采购中的一部分。
3.3 加强对供应商的管理
煤炭企业在经营过程中一个最重要的环节就是，对供应商的管理。它是双方在达成协议之后的一个承诺，它是物资的主要来源，煤炭企业要在企业内部制度出一个明确的供应商管理制度。要对供应商定期考核。在对供应商定期考核的内容有很多，它包括供应商提供物资的质量、信誉度、售后等很多的考核事项。
3.4 物资采购中的监督管理
对采购中的监督主要是企业要建立一个价格监督管理部门。对凡是涉及到资金的部门都要进行监督，设立相应的审计部、经营管理部等对采购全过程的监督部门。企业在对采购物资进行计划决策时，一定要按照各个部门进行监督式的决策方式，不允许个人决策。在日常的管理中，也要非常明确各个监督部门之间的权利和负担的责任，尤其是价格监督部门。结束语
煤炭企业要想在行业竞争中赢得上风，企业内部就要有一个好的管理模式，在管理模式中，对管理的各个环节进行有效的把握，尤其是煤炭采购管理流程这个环节。它在很大程度上决定了在环节中的效果，这是每个煤炭企业走好内部管理的关键一步。
参考文献
1.牌匾及揭牌红布
2.聘书一份（建义4A纸大小、彩打）
3.礼炮6~8支（安排好礼炮手讲台两边各3~4人，务必懂得如何拉响礼炮）4.横幅两条
A.热烈祝贺xx商学院隆重成立
B.热烈欢迎聚成股份袁骏老师莅临指导 5.会场：在专业酒店进行（方正，切忌长型，能避光，地毯式，门忌开在讲台边，灯可自由控制、有放台花用讲台、有像团队复制一样分组式学习课桌）6.投影仪
7.无线麦克风2支 及配备电池（以防没电）8.音频线2根 9.电脑两台
10.确保网络正常运行（可是有线网络，也可用网卡，所需视频，需提前做好缓冲，这个很重用）
11.评委3-4位（最好让单位领导和做企业的朋友来担任）12.评分表
13.桌牌（第一组、第二组...按所分组数来订牌数）14.白板纸10张
15.配套写白板纸的笔10支（其中两支红笔）16.墙壁胶（把白纸贴在墙壁用）17.写字用纸笔（人手一份）。18.照相机一台（充满电）19.讲台花一束+鲜花一束
20.冠、亚、季军团队奖（奖品+证书）
21.老师休息室：各放一杯白开水+一盒纸巾 22.参训人员在50~60人为宜
23.如果方便，可在会场门口两边各放一个篮花，并写上：热烈祝贺残联行政商学院正式成立
注：需提前和老师沟通 1.典礼具体时间
2.本次参课者情况：岗位、级别、性别、年龄、文化程度、工龄、参加过哪些培训，填写好内训需求调查表 3.安排好车接送。
开院典礼流程
1.主持人上场：调动氛围。（2分钟）2.开场舞蹈（10分钟）
3.老师上场。演讲为什么很多世界知名企业、事业单位都一定会有自己的商学院，引出商学院的重要性及领导的高度与格局。学习的重要性及学习如何落地（20）4.打开残联行政商学院，简要介绍3~5分钟
5商学院牌匾及聘书颁发仪式（领导上台、礼炮手同时在两边做好准备）A.颁发牌匾 B.颁发聘书
C.我隆重喧布商学院成立，两边礼炮同时拉响 D.领导致开院辞（5分钟）
E.培训负责人做就职喧言（5分钟）F.聚成服务小天使宣言。D.全体起立宣誓 6.学习版块开始
评委亮相，安排做在最后一排；奖品展示并喧导游戏规则（5分钟）7.播放6周年广州士气展示视频，引出分组（6分钟）
8.小组分组，选出队长，订好队名、队呼,写好并贴好在墙壁上（10分钟）
9.中场休息，预告下半场开场：小组原地士气展示；队长就职喧言；手拉着手每人说句鼓励的话。核对入场音乐，音乐止，则为迟到.休息10分钟。10.下半场开场，原地士气展，评委评分
11.队长就职喧言（双向评分：队长+组员表现）13.视频学习；《责任胜于能力》（50分钟）14.抢答、分享（20）
流程再造是现代西方发达国家管理活动中支撑企业不断改进、取得竞争优势的重要的管理方法之一。是对企业战略、增值营运流程, 以及支持这个过程的体系、企业战略、组织架构的快速、彻底、急剧的重塑, 以达到工作流程和生产效率的最优化, 显著提升企业在成本控制、质量管理、服务水平和工作效率等各个方面的绩效。它的核心思想是将企业由管理职能为中心的运行模式转变为以流程优化为重点的新型流程导向型企业。坚持以流程为导向的原则、以人为本的原则和顾客导向的原则是流程再造的核心原则。
莱钢供应部是物资供应的职能部门, 基于传统的以职能为中心的原有组织模式, 内部机构以职能划分, 与以流程为中心的流程导向型企业相比有很大差距。各部门员工的出发点是完成本部门和本职工作, 对整个流程绩效关心的较少;由于分工过细、管理环节多, 致使非增值性活动多、人员多、效率差;招标模式单一, 致使分承包方厂家较少、中间商较多, 很难做到质量稳定、价格最低;信息交换手段落后, 难以充分利用不同地域的有效资源, 致使库存大、积压报废多。按照流程再造的核心原则及操作性原则, 莱钢实施了物资供应管理流程再造过程。
二、建立供应商认证和测评系统
正确评价和选择供应商对于提升企业的采购管理绩效是非常重要的。可靠性强、财务状况稳健的供应商, 是建立合作伙伴关系的合适对象, 可以有效的保障企业的市场竞争力。供应商认证和测评系统, 将供应商供应的材料品质、供应能力、供货价格、供货提前期、财务保证以及服务水平等输入系统中, 并及时更新内容, 将各项指标予以量化, 据此定期或不定期的对供应商进行综合评价。一是评价供应商的业绩, 衡量指标包括供货的及时性、连续性, 技术上的先进性, 品质的可靠性, 价格的合理性, 交货提前期的长短以及优质服务等;二是选择业绩稳定、信誉好的供应商。对供应商实施动态管理, 建立合格供应商档案, 采取优胜劣汰机制, 积极引进实力强、信誉好、诚实守信的供应商, 形成有序竞争和良性竞争环境。
三、构建战略合作双赢机制
通过企业的内部信息系统, 及时获得有关生产计划和材料需求计划的信息, 并根据实际的生产需要, 在正确的时间将正确的材料送到正确的地方。与供应商建立战略伙伴关系, 可以获得一定的价格优惠, 并保证材料质量稳定、供应及时。供应部运用ABC分类原理对采购的物资按照重要程度进行分类, 对钢材、润滑油脂、钢丝绳、输送带等影响产品质量、设备运行安全的A类物资供应商, 通过对其生产规模、履约能力、产品质量、售后服务、企业信誉等进行综合评价, 与其建立战略合作关系, 实现了供需双方的双赢。
四、推行准时制采购策略
一方面通过建立材料超市和材料配送中心实现, 凡便于存储运输的生产常用的五金、交电、化工、杂品、劳保护品、办公用品都可进入超市, 约占供应部现供应品种规格的70%, 每个品种规格可选二至三个品牌。进入超市的供应商必须经过招标、择优确定, 并且必须是经认证测评业绩优秀的。材料超市和材料配送中心实行即时送货, 材料发出后月底与供应商结帐。
五、依托企业ERP系统, 实现物资管理业务流程再造
把客户的需求、企业的制造过程以及供应商的外部资源融合在一起, 形成一个企业完整的供应链体系, 实现对外部市场、客户需求、产品定单、物资采购、生产制造、仓储管理、产品销售等资源的有效整合, 极大地提升了企业供应链各环节管理水平。莱钢供应部原有的以职能为中心的业务流程模式, 物流、数据流、信息流无法实现同步, 物资供应各部门, 有一半的人力将大量的时间和精力用于单据和报表的制作和传递上, 一个数据, 往往被很多人填在不同的单据、表格上, 不但造成大量的重复劳动, 而且很容易受人为因素的影响出现差错, 如数据处理错误、人员传递时间过长等, ERP就是要使任何信息只须在整个供应链的任何一个点上输入, 就可以为整个供应链共享, 这种方式不仅使得不再需要不停的重复输入, 而且也不会出现数据冲突的问题, 人为出错的可能性大大降低。为企业决策层提供及时、准确、完整的企业信息资源, 从而实现企业的效益目标最大化, 有助于企业潜能的充分发挥。
六、组建以流程为中心、以顾客为导向的团队式组织
通过清除、简化、整合、自动化处理, 再造物资供应业务流程, 进而调整组织结构。传统的以职能为中心建立的组织, 往往将一个流程分割到多个部门, 部门之间的联系、协调、等待, 大大降低了流程绩效。以顾客为导向, 就是以顾客标准为标准、最大限度的满足顾客要求。物资采购供应的顾客就是物资需用单位, 物资需用单位的要求就是质量好、价格低、供应及时, 但过去的供应提前期往往较长, 工作效率低。原因是环节多, 如计划的传递程序:需用单位提出计划——供应站计划员——计划科计划员——业务科计划员——采购员——供应商, 按照“在信息的产生地处理信息”的原则, 完全可以将此流程调整为由需用单位将计划直接传递给采购人员甚至供应商, 当然这需要由技术、组织和制度的调整作为前提。坚持以人为本的团队式管理, 让员工从“要我做”变为“我要做”, 这是企业流程再造的最高境界, 在传统的组织中, 员工专业性很强, 每个人都只是专心做好自己的本职工作, 流程的绩效与自己无关。而团队式管理的组织, 是学习型组织, 员工必须接受多种技能的训练, 可以从事多种工作, 团队成员共同关心流程的绩效, 真正做到分工不分家、有活大家干。如计划员和仓库保管员, 还有其它地域相近共同为一个流程服务的人员, 都可组成一个团队, 这样可以大大提高工作效率和办事质量, 体现以流程为中心、以顾客为导向的团队的高效性。
摘要：在经济全球化, 市场竞争激烈的严峻形势下, 企业提升竞争力的一种有效手段就是降低经营成本, 提高效率。建立企业供应链管理, 实施物资供应流程再造, 是适应企业生产规模不断扩大和自身发展的需要。大量实例证明, 企业要在激烈的市场竞争中取得优势, 求得生存和发展, 就必须时刻保持变革创新的能力和流程再造的活力。
关键词：流程再造,供应链管理,供应商
参考文献
[1]水藏玺.流程优化与再造[M].中国经济出版社, 2011.
为配合公司财务制度及物品申请购买制度，规范办公室物资采购流程，特制定办公室物资采购制度。
一、采购审批权限。
1.采购单件物品或一次性采购物品金额在XX元（含XX元）以上的由董事长最终审批。
2.采购单件物品或一次性采购物品金额在XX元以下的由总经理最终审批。
3.日常物品采购由总经理最终审批。
二、采购申请、审批流程。
1、首先由采购申请人写壹份采购申请报告（报告格式附后）交由所在部门主管审批。
2、采购单件物品或一次性采购物品金额在XX元（含XX元）以上的采购申请人在部门主管审批后交由财务中心主任审批、备案。采购单件物品或一次性采购物品金额在XX元以下的和日常物品采购，部门主管审批后交由财务中心主任签字备案。
3、以上程序完成后，采购申请人将报告交由总经理助理转交给总经理审批。总经理审批完成后需要由董事长审批的再交由董事长助理转交由董事长审批。
4、采购申请报告由总经理、董事长最终审批后，总经理助理或者董事长助理通知采购申请人领回报告再转交给人事行政中心经理，行政部经理审核审批程序是否完成，程序完成的由行政经
理交由采购员采购。没有完成审批程序的行政经理有权拒绝安排采购。
5、采购员采购回物品后，首先进行入库登记备案，再由采购申请人签字领出。
6、采购单件物品或一次性采购物品金额在XX元（含XX元）以上和日常物品采购一次性超过XX元的由XX人员陪同一起结算转账。
7、采购物品金额超过采购员常备金额的，由采购员写申请报告按照以上程序逐级审批，然后去财务部领取。
药品及库存物资请购审批管理
药品是指医院为开展医疗活动而储存的西药、中药、中成药、针剂、麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品和放射性药品等。
库存物资是指医院为开展业务活动及其他活动而储存的各种材料、燃料、包装物和低值易耗品等，包括卫生材料、其他材料、五金材料、日用杂品等。
一、医院对药品及库存物资实行归口管理，明确归口管理部门的职责权限，授予归口管理部门相应的请购权。所有药品及库存物资必须由单位统一采购，只有被授权的归口管理部门才能进行药品及库存物资的采购，其他任何部门不得私自采购。
二、归口管理部门应设立专职管理人员进行实物管理。出、人库管理人员与采购人员岗位相互分离，落实岗位责任。
三、药品及库存物资的采购应纳入预算管理，对于预算内采购项目，归口管理部门应严格按照预算执行进度办理请购手续;对于超预算和预算外采购项目，归口管理部门应按规定程序追加预算后再办理请购手续。
四、建立药品及库存物资请购与审批制度。归口管理部门应以使用部门的申购单为基础，并根据库存情况及实际使用量编制请购单。各级管理人员在审批药品和库存物资请购之前应论证库存量和需求情况，当低于或接近库存限额时，方可签发审批书。
五、明确药品和库存物资采购审批权限，结合业务性质、范围和采购量，分别规定归口管理部门和管理人员不同的审批权限，慎重授权批准。审批人不得超越权限审批，重大或重要采购业务应由集体研究决定，不能由一人审批。
药品及库存物资采购管理
一、药品和库存物资由医院具有请购权的部门统一采购。纳入政府采购和药品集中招标采购范围的，必须按照有关规定执行。
二、制定药品及库存物资采购管理流程。明确采购计划编制、审批、购入、取得、验收入库、付款、仓储保管、领用发出与处置等环节的控制要求，设置相应药品及库存物资台账，认真核对请购手续、采购合同、验收证明、入库凭证、货物发票等凭证，确保采购过程得到有效控制。
三、医院应当根据具体药品及库存物资的性质及其供应情况确定采购方式。政府采购和药品集中招标采购范围以外的批量药品及库存物资应通过招标统一采购或合同订货等方式，小额零星的库存物资的采购可以采用直接购买等方式，确保采购过程的透明化。
四、医院应当制定突发事件、紧急需求情况下，特殊采购的工作流程。
五、根据药品及库存物资的用量和性质，加强安全库存量与储备定额的管理，根据供应情况以及业务需求确定批量采购或零星采购计划:(一)确定安全库存量，实行储备定额计划控制;(二)加强采购量的控制与监督，确定经济采购量;(三)批量采购由采购部门、归口管理部门、财务部门、审计监督部门、专业委员会以及使用部门共同参与，确保采购过程公开透明，切实降低采购成本;(四)小额零星采购由经授权的部门对价格、质量和供应商等有关内容进行审查和筛选，按规定审批。
六、医院采购部门应当严格审核供应商的资质，充分了解和掌握供应商的信誉、合法证件以及供货能力等有关情况，采取由采购和使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由被授权的管理部门进行审查。
药品及库存物资验收管理
一、药品及库存物资的入库验收工作，应由医院被授权的管理部门完成。验收工作要由独立于请购、采购的库管人员担任。
二、药品及库存物资的验收入库，应由验收人员根据合法有效的采购合同和购货发票，对所购药品和库存物资进行验收，并对采购验收情况作详细记录。
三、验收人员应认真核对药品及库存物资的品种、型号、规格、数量、质量、单价、金额以及供应商(厂家)等，对验收合格的，办理验收入库手续，库存保管人员填制入库单并加盖经办人员的戳记。对验收不合格的，应及时反馈采购人员或供应商(厂家)予以处理，不得办理入库手续。其中发现质量不合格的，应作退货处理。严格控制购迸药品及库存物资的质量。
四、库存保管人员应准确记录验收入库的货物品名、规格、型号、数量、单价、金额以及供应商(厂家)。
五、药品及库存物资采购，均应符合有关质量技术要求，发票与采购订单(合同)要一致。
六、所有退货都要有准确记录，应注明退货品名、型号、规格、数量和退货原因，并经主管领导审批;没有办理验收入库的物品，不准办理结算。
七、库存保管人员对验收过程中发现的异常情况，应及时向有关部门领导报告;有关部门应及时查明原因，并作相应处理。
八、具有请购权的部门对药品及库存物资验收入库后，凭发票和入库清单到财务部门报销(办理结算)。提供的票据需由采购人员、验收入库人员、归口管理部门负责人以及主管领导签字;财务部门对批准的预算计划、验收入库手续、货物发票等有关原始凭据审核无误后进行相关的账务处理。
九、如遇特殊医疗事件急需物资，验收人员无法第一时间到场验收的应在事后补办验收手续。
十、未办理验收入库手续的物品不得办理出库领用手续。
药品及库存物资限制接触管理
一、医院应建立药品及库存物资限制接触管理制度，加强对药品及库存物资的日常管理，严格限制未经授权的人员接触药品及库存物资，特别是对于贵重、特殊药品和库存物资应当加强控制措施。
二、应设置药品及库存物资设置专用库房，库房必须牢固、独立，具有防盗功能，符合物资储存的要求。
三、配备专职仓储管理人员，明确岗位职责。制定仓储保管制度。仓库保管部门应建立领用人、领用科室、审批人的笔迹卡和印鉴卡档案，领用时需认真核对。
四、设定领用权限，领用部门指定专人领用，专人管理，非指定领用人员或超出领用权限不得领用。领用的物资由专人保管，建立高值耗材辅助账，记录领、用、存情况。
五、物资管理部门制定领用限额，应根据部门成本消耗情况制定合理的药品及库存物资的领用限额，通过定额使用量控制，厉行节约，努力控制成本支出。
六、制定领用范围，任何部门只能领用与本部门所开展业务有关的物资，特殊情况，应说明原因，经分管领导审批后领用。
七、加强高值耗材管理，相关部门应对高值耗材进行备查账管理，定期核对领、用、存情况。对有收费项目的高值耗材执行“以用定领”的核销办法，对无收费项目的高值耗材纳入耗材定额管理。
药品及库存物资处置管理
一、药品退货
(一)药库发出的药品退回管理。
1、药房保管员填写“药品退库申请单”，药库保管员复核曾经发货的批号和数量，经药品管理部门负责人批准后，通知药房保管员退回药品。
2、药品退回到药库，保管员和验收员应核对“药品退库申请单”的药品名称、数量、规格、批号、原购货日期和有效期后签字确认收货。如非药库发出的药品应拒收，并上报质量管理员处理解决。
3、验收员按进货验收的程序逐批号验收。(二)过期药品退回管理。
1、每月检查药品有效朔，了解药品积压情况，发现过期失效药品应填写《药品过期失效报告表》交药库保管员与实物核对。
2、药库保管员填写“药品退库申请单”并按规定程序和审批手续后办理药品退库手续。
3、药库和财务部门按规定办理账务处理手续。药库保管员详细填写退出药品记录。
二、不合格药品的确认、处理、报损、销毁工作流程
(一)药品在任何环节中发现不合格的均首先应停止院内流通使用。并及时通知药品质量管理员，同时通知采购部门与供货方联系。(二)药品管理人员在例行的检查中发现不合格药品和过期药品垃立即通知药库保管员和采购员按规定的程序处理。
(三)上级药监稽查部门抽查检验，或上级药检部门公告通知查处的不合格药品，应及时通知库房保管员停止出库。质量管理员通知药库药房的保管员对在库不合格药品进行清查;保管员应根据药品监督管理部门的要求处理同批号药品。
(四)不合格药品的报损和销毁按以下规定执行:
1、不合格药品的报损。保管员按月填写“报损药品清单”，上报质量管理员，由质量管理员填写“药品报损审批表”，报药品管理部门负责人审核，由财务部门、审计部门审核后，报主管领导批准。批准报损的药品要专人、专账并划定专区管理。
2、报损需销毁处理的药品。质量管理员填写“报废药品销毁表”，报请药品管理部门负责人批准后，在质量管理、采购、财务、审计等有关部门共同监督下进行销毁，并登记了“药品销毁记录”。药品监督管理部门抽检查处的不合格药品，按照药品监督管理部门通知要求办理。
3、对于不合格药品，质量管理员应查明原因、分清责任，及时采取纠正和预防措施。每月进行一次汇总，上报药品管理部门负责人。
(五)质量管理员对确认的不合格药品建立不合格药品台账。台账中应明确写明不合格药品的确认、报损、处理、销毁全过程，药品及库存物资盘点管理
一、加强药品及库存物资核对管理。财务部门要根据审核无误的验收入库单和发票、批准的采购计划、合同协议等相关证明及时办理支付，并及时入账报账;每月与归口管理部门核对账日，保证账账相符、账实相符。
二、建立定期盘点制度，成立由单位领导、财务部门、审计部门和归口管理部门组成的清查盘点小组，定期对药品及库存物资进行监查盘点，贵重药品每月至少盘点一次，其他药品每季至少盘点一次。
三、盘点时应由盘点人依实际盘点数详实记录“盘点统计表”。
四、盘点报告。各归口管理部门根据盘点结果，填制“财产物资盘点报告表”，一式四份，并填写差异原因及处理办法，按程序报医院领导审批，归口管理部门、财务部门、审计部门、分管领导各一份。
五、财务部门依据审批后的盘点报告进行账务处理，以确保账账相符、账实相符。
近年来, 随着全球经济一体化快速增长, 我国各类中小型企业不断崛起, 企业实现信息化管理的需求日益凸显。各企业的生存环境与运作方式正发生着深刻的变革, 其中物资更是呈现出种类多、数量大, 更新换代快, 设备使用人、使用地点更换频繁等特点, 由于各种设备订货、管理渠道各有差异, 使得物资管理难度加大, 出现管理混乱等诸多问题。因此, 管理好物资的内部使用, 加快各流程的周转时间, 控制采购成本、物资库存的储备量, 提高物资的利用率, 减少材料、备品备件的投入, 对于各行业的健康发展至关重要。作为物资管理部门, 也希望能对物资的整个流程状态、库存状况了如指掌, 搞好物资的供、管、用3方面的工作, 为物资管理决策提供科学依据。
据调查, 部分大规模企业都有着自己内部传统模式的物资管理系统。对于中小企业而言, 信息化基础薄弱, 由于资金、技术、人力等的缺乏而没有更多的成本去实现企业信息化。同时, 随着未来信息技术的高速发展, 传统的物资管理系统越来越呈现出它不可掩盖的缺点: (1) 传统模式的软件系统成本高、维护复杂、开发周期长, 对于中小企业实现信息化管理难度大; (2) 面对未来经济社会的不断发展, 传统的物资管理软件在实时更新、灵活变化等方面已不能适应新一轮的变革; (3) 未来总是存在太多的不确定性因素, 各行业内重组、企业内部人员结构调整的事例屡见不鲜, 那么面对企业管理结构的变革, 传统的物资管理系统也不可能适应企业结构改革所带来的变化。因此, 为了解决阻碍企业信息化的种种问题, SaaS (Software as a Service, 软件即服务) 的方式正成为企业特别是中小企业进行信息化的一种新趋势。
2 SaaS平台的特征优势解析
2.1 减少企业维护和前期投入成本, 为中小企业实现信息化提供重大机遇
由于技术信息的快速发展, 各类中小企业不断涌现, 其数量庞大, 已经在我国国民经济中成为重要力量, 但它们普遍面临着资金短缺、人力和技术等严重缺乏、基础化信息薄弱等问题。这些困难已经阻碍了企业信息化的实施[1]。基于SaaS模式多租户租赁特性, 企业只需根据自身业务需求, 选择适合企业核心业务流程的功能模块, 并可根据模块或者租用时间 (月、季、年) 进行付费, 大大降低了中小企业的一次性投入成本。其次, SaaS模式是以互联网为载体, 提供可共享的、一对多的通用软件服务。软件统一部署在服务提供商的服务器中, 只有一套软硬件运行环境, 因此只需要维护这一套软件的运行[2]。企业不需要考虑系统管理、安装、升级等问题, 节约了硬件设施购置、后期维护、技术人员聘用等成本。因此, Saas模式给企业提供了新的发展平台、技术资源, 为实现信息化带来重大机遇。
2.2 提供按需定制功能, 选择更加自由
随着我国经济的快速发展, 各企业的需求差异也越来越明显。传统的软件模式由于它的一次性付费模式限制了软件升级、更新、核心业务不凸出等优势。SaaS模式的软件系统则是企业根据自身的需求, 定制适合自己企业内部核心业务的功能模块。当流程或需求改变时, 也可对不再使用的业务功能模块进行退定, 使管理软件更好地与企业发展方式相匹配, 减少系统冗余, 避免企业资源浪费, 选择更加自由。
2.3 灵活启用和关闭, 不受场所和时间的限制
SaaS模式的特征之一就是它的互联网特性。SaaS是通过浏览器或webService/web2.0的方式为企业提供服务, 这使用户可以不受时间、空间的限制, 使软件使用更加方便快捷, 极大地缩短了用户与SaaS软件的提供商之间的时空距离, 用户可随时随地使用软件, 为企业实现高效快速的发展提供了又一个捷径。
2.4 更好地适应企业发展变化
未来是一个瞬息万变的时代, 传统模式的软件系统在经历企业结构、业务流程等发生变革时, 不能很好地适应新一轮的变化。SaaS系统架构是遵循可配置、可扩展、可定制的开放性架构[3]。无论是企业人员结构或是业务流程发生变化, 用户可以根据新的业务需求, 在SaaS服务平台上对软件系统进行重新配置。既可以退定不必要的模块, 也可以定制新的模块, 使新的软件系统更好地适应企业需求, 具有很强的伸缩性和扩展性, 能够快速支持企业的蓬勃发展。
3 SaaS模式物资管理系统的业务逻辑框架设计
SaaS是云计算的一种商业模式, 其核心是软件的服务化, 一般来说, 服务具有以下特点: (1) 服务是可重用的; (2) 服务之间是松耦合的; (3) 服务是可组合的; (4) 服务是可被发现的; (5) 服务一般是粗粒度的; (6) 服务是自治的; (7) 服务都有服务合同; (8) 服务是无状态的[4]。行业不同, 物资管理流程、组织结构也不同, 为了让SaaS软件服务模式满足不同企业的不同需求, 因此提出灵活的流程组合方案, 以便租户根据自身的核心业务配置相应的功能模块。SaaS模式下的流程定制与传统模式下的面向服务组合的流程定制不同, 其关键步骤通常会涉及到流程、服务、数据的不同层次, 这些层次的定制活动之间又存在诸多的依赖约束关系[5]。
在大规模定制的基础上, SaaS模式的软件提供商应注重企业内管理流程的灵活配置, 以便更好地满足企业需要。为此, 本文提出Saas模式的物资管理逻辑框架, 如图1所示。
根据上述框架, 业务逻辑的框架可分如下几个步骤:
(1) 租户提出需求
首先各租户制作客户订单并根据企业需要, 向SaaS软件提供商提供物资管理系统性能需求、功能需求、环境需求3方面的需求文档。这三者既相互联系又相互区别, 为SaaS软件提供商对用户的需求综合把控提供切实理论依据。
(2) 大规模按需定制业务流程模块
业务流程模块是整个物资管理系统中重要的一环, 不同企业需求也不同。SaaS软件提供商通过市场调查、分析、预测各种方法, 收集实现物资管理系统的相关数据, 并分析在当前经济环境下, 物资管理系统中采购管理和库存管理, 每个环节的功能模块及它们之间的依赖关系, 生成物资管理系统大规模的软件构件库, 以便租户可以根据自企业的需求, 灵活定制模块并对流程进行重新构建。
一般情况下, 采购管理包括:采购计划控制、供应商选择和发展、招投标管理、价格确定、谈判签订合同、收货和检验、结算票据和付款等环节。针对企业建立一套高效的采购管理流程, 不仅为企业节约成本, 同时节省时间提高效率。库存管理按业务类型主要分为设备物资、工程物资、余料、报废物资等;按功能可分为入库管理、物资盘点、物资调拨管理、物资出库、物资退货、物资折旧、报废物资清理等。SaaS软件提供商根据以上信息设计出物资管理系统中所有的功能模块, 以供企业定制。
(3) SaaS运营商基础设施
SaaS模式的运营商基础设施主要由系统支持、基础设施、网络环境3部分组成。其中系统支持主要包括中间件层和操作系统层。系统支持底层通过操作系统实现, 主要起到连接用户应用和操作系统的作用。基础设施层包括服务器、主机设备、网络设备, 主要指SaaS模式下所要使用的设备设施。网络环境包括互联网, 移动网络、卫星网络, 指用户可以通过多种形式连接到网络, 如可以通过互联网也可以通过移动手机网络[6]。
综合以上3部分信息, 在SaaS基础设施平台下, 首先企业提交需求至SaaS软件提供商, SaaS软件提供商通过分析企业需求, 确定企业所需的功能模块, 并设置其相应的业务流程关系。然后, 从软件构建库中选择出共性较高的业务流程模块, 对其进行修改或直接使用, 配置出高效的物资管理系统。在对此系统后期的升级和维护中, 依旧可按照上述流程, 对业务模块进行实时退定和重组, 实现应用系统的敏捷生产及维护。
4 结束语
SaaS模式如今正以势如破竹的趋势进入我国软件市场, SaaS平台的软件系统将是未来一种新的发展趋势。基于这一理念, 本文提出将SaaS模式与物资管理系统有机结合, 解决广大中小企业所面临的物资管理信息化问题, 并加入业务流程配置的思想, 提出了一个构建SaaS物资管理的逻辑框架。基于该逻辑框架, 企业可在低成本的条件下, 根据自身需求选择各基本功能模块, 构建自己的物资管理系统。这对中小企业的信息化建设具有重要的现实意义。
参考文献
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[2]佟泽华, 刘玉照, 姚伟, 等.基于SaaS的企业信息服务模式应用探讨[J].情报杂志, 2010, 29 (9) .
[3]马立林, 李红.基于SaaS的中小企业信息化模式探讨[J].中国管理信息化, 2009, 12 (2) .
[4]葛秀豪, 卢捍华, 丁傲西.基于SaaS模式的流程引擎服务模型研究[J].电信快报, 2010 (12) .
[5]史良玉, 栾帅, 李庆忠, 等.基于TLA的SaaS业务流程定制及验证机制研究[J].计算机学报, 2010, 33 (11) .
为适应医院治病救人的特点和未来发展需要，提高医院应对突发设备故障停机或紧急启用时的应急能力，维护社会稳定，保障患者的生命安全，结合本院实际情况，特制定我院应急物资和设备管理制度。
一、应急物资的概念
应急物资是指在突发事件即将发生前用于控制事故发生，或事故发生后用于抢救、抢险或疏散等应急救援的工具、物品、设备、器材、装备等一切相关物资。
二、适用范围及工作体系
本制度适用于突发性设备故障应急、自然灾害、事故灾难及非战争突发公共卫生安全事件而造成群体人员伤害的医疗救援工作，突发设备事件应急管理工作由医院统一领导。设备事件的应急管理工作，在突发设备事件发生时，按照“谁分管，谁负责”的原则，承担相应工作；指导和协助医院做好突发设备事件的预防、处置和恢复重建工作。
二、应急物资的采购入库
设备处应急物资由设备处采购，一一填写入库清单，经验收后入库保管。应急物资管理要建立专帐，由专人管理。
三、应急物资的管理
1、经检验合格的应急物资，必须实行分区、分类存放和定位管理。对每一类物资，根据其保管要求，仓储设施条件及仓库实际情况，确定具体的存放区，提高工作办事效率，对已领用的应急物资应根据库存情况作相应的补充。
2、加强应急物资的监管，防止应急物资被盗用、挪用、流失和失效。对各类应急物资应定期检查：是否受潮、外包装是否完好，每批应急物资是否在保质期内。应急物资应定期循环发往相应科室使用，要确保应急物资储备量，保证应急物资始终处于有效期内。
四、应急设备的管理
应急设备需进行每周一次的开机自检，确保设备完好率处于100%，并作好详细记录，留存备查。应急设备储备房间要配置UPS应急电源，保证电力故障后仍然能进行应急设备的开机自检。应急设备的储备房间需保证空气质量良好，各项环境卫生参数达标。检查人员每月需对应急设备的库存情况进行检查，发现缺少和不能使用的设备要及时购买或调配补充，确保应急设备的数量满足医院应急医疗的需求。
五、应急物资和设备的调拨
1、应急物资和设备由应急领导小组统一调度、使用。
2、应急物资和设备调用根据“先近后远，满足急需，先主后次”的原则进行。
3、建立与其它地区、其他部门物资调剂供应的渠道，以备物资短缺时，可迅速调入。
六、奖惩措施
1、应急物资和设备如保管不当或挪作他用，造成影响或经济损失的，当事人应作相应赔偿。
一、固定资产、部分低值易耗品需要维修时，由使用部门提出请修单，属保修的物品联系原保修单位进行维修；非保修物品属办公用的物品由综合部安排维修，其它物品由维护部安排维修；
二、固定资产、低值易耗品或非消耗性物品需要报废时，由使用部门填写“物品报废表”，属工程、机电、设备等物品报维护部；其它物资报综合部。经鉴定确认无法使用的，经报请主管副总批准，各部门在收到“物资报废表”批复三天内，将报废物资集中送往公司仓库，分别由综合部或维护部进行处理；
运行这一流程, 不规范的采购行为得到了遏制, 采购效率和效益也较前相对提高;但在物资采购与计划、质检、价格、合同、货款支付等环节的管理上仍然存在着不足, 致使物资供应管理工作受制、困顿;因此, 迫切地需要我们集思广益、审时度势, 站在科学发展的角度, 对其进行深入地探讨、改革与创新。
一、现代物流和供应链管理理论的快速发展给我们带来的启示
随着现代物流和供应链管理理论的发展, 物资采购供应管理理念也发生了重大的变化;物资采购供应工作, 已由简单的照方抓药式的机械操作提升到为企业提供价值增值的高度;在采购过程中, 更加关注采购综合成本控制, 着眼于优化需求以取得采购在市场中更加有利的地位。
目前, 国外通行的做法是把采购工作按其对企业贡献率的高低划分为三个层次, 第一层次是物品采购 (Purchase) , 主要关注价格, 追求最低价格;第二层次是成本采购 (Procurement) , 关注采购综合成本控制, 关注与供应商的关系、驾驭管理, 注重降低采购总成本;第三层次是价值采购 (Acquisition) , 关注的焦点进一步延伸到物资需求形成过程, 注重通过采购为企业增加了多少价值, 追求采购价值的最大化。
相比之下, 我们的采购理念和操作步骤还仅仅停留在第一和第二层次之间, 整体上已相对落后, 追求采购价值的最大化就无从谈起。那么, 我们如何调整策略, 才能顺应这一发展趋势呢?
只有解放思想, 才能突破禁锢。有关领导在一次中石化物资供应处长会议上的讲话中说, 采购的方式要不拘一格, 哪些物资品种适合战略协议采购、一揽子谈判方式来办;哪些物品又必须通过招标的方式来采购;哪些物品又可以通过竞价的方式去采购等等, 要具体情况、具体分析, 决不能僵化教条, 硬性地规定和固定某种方式都是不合适的、不科学的。结合实际工作, 招标采购在河南油田已是应用较为成熟的采购方式;尤其在市场不太规范, 关系比较复杂的情况下, 其化解矛盾、规避风险的“功效”尤为突出;我们规定凡是多少万元以上的物资采购都要通过招标来完成, 一时间, 物资供应、纪检人员成天都在忙招标, 场面繁忙而热闹, 这是一种误导, 决不能把它当作“包医百病”的“灵丹妙药”;询比价也是很好的采购方式, 但在执行过程中也出现了一些问题, 价格越低就越好吗?运距考虑了没有?内在质量、价格构成怎样, 以及供应商原材料的采购质量等等, 我们掌握了多少?
以开放、能容的心态, 适应加快建立协作机制的要求。长期以来企业之间各自独立, 不善协同、协作, 未能达到采供双赢。而今, 根据中石化的要求:打破这种格局, 走向协同, 而且要善于协作, 已是形势所迫;对外, 要与供应链各环节 (生产厂家、供应商等) 建立稳定的合作关系, 充分利用供应商资源供应能力和成本控制优势;对内, 要加强与内部各专业部门 (机动、规划、设计、工程部门和各使用单位相关部门) 的协作, 降低采购成本和供应风险。
总之, 我们要尽快地把花在与供应商无休止的商务谈判上的时间和精力, 放在外部市场、采购策略的研究上来;放在内部需求管理上来;放到供应商关系管理和物资成本构成分析上来;才能提高保供能力、提升物资供应管理水平。
二、物资供应“分段”管理理论的提出及在实际操作中存在的不足
根据《中国石油化工股份有限公司内控手册》中关于对一般物资采购供应业务流程的描述和具体要求。河南油田物资供应部门就其中适用本专业的15项业务流程、236个控制点进行了认真的学习、分析和工作落实。把不相容的职务 (岗位) 、业务流程进行分离, 控制业务操作点和授权审批等关键环节;将物资计划岗位从业务科室剥离出来, 实行五个环节的分段管理, 完善了部门之间、岗位之间相互验证、制约、监督的管理体系, 制定了如:《物资计划管理》、《供应商管理》、《物资采购招标投标实施细则》及《物资采购供应质量管理办法》和《油田外部市场物资供应管理办法》等制度, 做到每笔业务必须经过不相容的其他部门或人员的验证、核对和制约, 单一部门或个人对任何一项业务活动没有完全处置权, 杜绝了工作失误及其它违纪案件的发生;建立了采购资金分配制度、物资供应工作周例会和月度生产例会制度, 加强了业务部门之间、职能部门之间及业务与职能部门之间的协调配合, 保证了物资采购、供应工作和信息传递的及时准确、高效快捷;加强采购政策的贯彻落实, 严格执行“分级审批”和“先审批, 后落实”的管理制度, 对具有采购控制环节多, 供货周期长, 监管难度大等特点的长线物资, 制定了单品种物资采购业务程序;同时, 运用先进的物流理论和管理模式 (依托中石化物资采购电子商务信息系统) , 对物资供应部门的人力、财力、物力、信息资源进行有效整合、利用与共享。
在实践中, 不规范的采购行为得到了遏制, 采购效率和效益较前相对提高, 但是, 物资供应“分段”管理工作仍然存在如下几个方面的不足, 值得我们共同分析、研究。
1. 计划与采购。
《物资计划、采购业务管理》中规定:由计划人员按物资品种的类别、数量、技术标准的高低等确定采购方式、推荐供应商;采购人员则根据上述信息规范运作即可。这其中突出了一个对供应商评价、采购方式的选择问题。当然, 好的供应商和恰当的采购方式无疑是降低采购综合成本、达到物资采购质量要求、提高保供能力的主要途径;那么, 选择不当会造成什么结果呢?
2. 质检与采购。
市场调查、物资采购技术协议的订立, 引用的技术标准, 特殊标准的物资采购是否进入生产厂家监造, 是否可以用低标准同类物资替代, 油田内部检测、检验的手段, 送权威机构检验的外联与实施等都还没有形成体系。
3. 价格审核与采购。
多渠道收集主要物资的市场价格、供应商出厂价格、总部采购指导价格作为物资采购价格谈判的依据;但是, 这其中有个谁来收集整理、预测价格走势, 谁来维护ERP系统价格的问题。系统价格相对滞后, 市场价格低了还好操作, 高了进行采购, 系统不认怎么办?产生的负价差, 怎样衡量物资供应工作?其次, 总部没有控制价格, 市场又无法查询, 如某汽配小部件, 该如何操作;再次, 非标准特种物资价格, 又如何准确核定。
4. 合同审核与采购;
合同签订和审批程序周期过长。有的合同甚至要经过油田企业法规处、甚至分公司领导审批, 才能通过;虽然起到了规范物资采购行为的作用, 但, 减缓了合同传递的速度, 物资采购供应时间不足, 延误生产。是否有个更好的渠道, 即兼顾了审批程序, 又安全、快捷。
5. 货物支付与采购。
因结算迟缓, 供方往往将银行利息损失、变现贴付损失等费用转嫁给我方, 使我方陡增额外的采购费用。例如:一个汽车供应商在签订合同时, 对我方提出暂扣15%质保金的条件没有异议, 对结算方式 (半年以后银行资金转让承兑) 有强烈的不满, 他甚至主动降低报价, 只要立即兑付, 15%的质保金不要都可以, 面对此种情况, 采购人员茫然无措, 不置可否。
6. 采购环节。
采购人员深入现场少, 缺乏相关的专业知识, 对物品的结构、性能和材质了解甚少;比如, 需采购柳州二空机械公司生产的压缩机配件—油杯下体, 网上公开询比价后, 温州龙湾空压机气阀厂以低于柳州二空8000元的价格中标;货到后, 使用单位却无法安装, 原因是龙湾供应的油杯与压缩机原装油杯不一致。
7. 计划环节。
由于设备更新的速度较快, 新购设备备品配件的消耗规律不清楚, 配件采购回来后用不上或用不完, 造成积压;再则, 有些技改项目, 所需物资计划由工程部门编制, 所选用的技术标准及规格型号、需用量不够详实、准确, 给物资采购部门的准确采购带来难度。
这些存在的不足, 使我们的物资采购工作受制、困顿。那么, 如何突破这一瓶颈, 顺应形势发展, 提高物资管理水平, 追求绩效卓越呢?我们的结论是:进一步加强流程关键点的控制。
三、如何加强物资供应“分段”管理流程关键点的控制
通过对“分段”管理核心内容的解读、分析, 对照管理流程中存在的问题, 我们的思路是:加强物资供应市场的分析研究, 准确地把握市场脉搏, 掌握工作主动权;着力加强物资需求计划管理, 提高工作预见性;加快改革传统落后的采购管理理念, 积极探索新型采购模式和采购方法;加强采购价格监管;加强合同管理, 建立安全、快捷的审批程序;建立完善的质量控制、检测体系;建立货款支付与采购联动机制;加强信息化建设, 全面推进网络化采购;加强物资供应队伍素质建设;清理整顿供应商网络, 实行资格预审和动态管理。
流程关键点控制:
1. 采购质量、计划的制定
对照图纸和材料申请单, 采购质量、计划工作应清楚地说明对产品的要求;同时, 把住“三个关口” (计划审核关、采购质量关、入库物资质量验收关) 。其内容是: (1) 准确的品种、规格、型号和等级要求; (2) 所采用的质量体系标准; (3) 检验规程和适用的范围; (4) 到货验收手段和方法; (5) 采购质量控制、记录以及处理质量纠纷的规定。
2. 加强物资需求计划管理, 提高工作预见性
一是加强需求计划的提报管理, 严格遵照规定的日期提报物资需求计划, 为采购工作、供应商资源准备、排产留足时间;二是物资供应人员要深入设计、工程单位和施工现场, 提前介入需求计划的形成过程, 积极与需用单位沟通, 密切关注工程项目建设动态, 掌握工程进度, 及早获取设计图纸和料单。
3. 选择供应商
(1) 选择供应商的基本原则
(1) 供方质量保证体系符合需方要求, 能严格按需方提出的质量标准和要求生产; (2) 价格合理; (3) 能够认真履行合同, 按期交货; (4) 售后服务优良; (5) 经营管理状况稳定, 财务资信情况、发展趋势良好; (6) 地理条件好, 交通运输方便, 运距短; (7) 有相应的生产制造许可证。有与需方协作的意图。
(2) 评价供方能力的方法
根据GB/T19004标准9.3条规定, 供方应证实其具备规范的质量保障体系和完全满足图纸、订货单要求的能力。确认这种能力时, 可用以下一种或几种方法:
(1) 对供方的能力和质量体系进行现场评价。 (2) 对产品样品进行评价。 (3) 对比类似产品的历史情况。 (4) 对比类似产品的试验结果。 (5) 对比其它用户的使用经验。
上述方法适用于订购主要物资和对新入网供应商评价时选用。
(3) 对供应商的质量评价
根据我油田采购、试用的实际情况和已掌握的资料, 可选用美国菲根堡姆评级法或综合质量评级法, 对其质量、价格、服务以及等级进行评价, 最终选择供应商。
4. 合理确定订货批量、订货时间
A类物资占用金额大, 是重点控制对象, 对其中的长线和中线物资, 必须按经济订货批量进货, 可不留或少留保险储备;对其中短线物资应采取定期订货法。
C类物资应采取定量订货法, 保险储备量应依据市场情况决定, 对其中的短线物资可实行定期订货法, 每季或每半年订货一次。
常用物资可选择一、二家供应商, 确定为固定的供需关系, 实行定点订货和采购;其优点是:便于监督, 保证质量, 价格合理, 资源稳定可靠, 相互信赖。
同时, 还可让供应商到本企业设立门市部, 随用随买, 或代储代销, 用后付款, 以充分利用社会资源, 减少库存。
5. 要加强物资供应市场的分析研究, 准确地把握市场脉搏, 掌握工作主动权
密切跟踪市场行势, 及时掌握国家宏观经济走势和行业政策信息, 把握市场动态, 建立市场形势分析例会制度, 根据总部物资装备部定期分析和发布的物资市场形势报告及市场供求形势与特点, 及时调整采购策略, 对长线或市场紧缺物资, 要把抓资源保质量放在首位, 要优先安排资金, 采用提前支付货款等办法锁定资源和价格。
6. 订立合同
签订合同时, 应按照《经济合同法》、《工矿产品购销合同条例》、GB/T19000系列标准规定和国家统一规定的合同格式, 逐项认真填写, 不得漏错, 并明确界定违约责任及解决违反合同的处理方法或途径。
7. 到货验收
供方对所供物资应提交符合标准和合同规定的质量证明资料 (质量证明书、合格证、各种检验实验报告、产品出厂说明书等) 。
验收时, 首先, 应核对质量证明资料、标的物与实物是否一致;再查看实物包装和标志是否符合有关标准的规定, 是否与质证书内容一致;如不一致, 应向供方重新索取与实物一致的质证书;然后, 根据合同载明的标准选择全检或抽检的方式, 对实物进行外观检验和理化试验。
8. 质量信息反馈
加强采购物资质量的跟踪、调查、反馈工作。建立物资质量信息台帐, 对验收和使用过程中发现的质量问题查办落实, 予以解决;并将改进和要求提高产品质量的信息不断传递和反馈到供应商, 从而促进产品质量的提高。
9. 对供应商的管理
建立供应商的质量信息档案, 掌握其产品结构、产品特点、技术能力、质量保证体系、市场表现、财务状况和生产成本构成等方面的资料, 甚至是供应商的供应商的情况资料, 对其做出客观的评价。
树立“培育战略供应商, 扶持主力供应商”的思想, 保证供应商队伍的稳定;并建立供应商业绩引导订货机制, 对战略供应商和主力供应商实施订货倾斜和资金优先安排的政策。
1 0. 提高业务人员的素质
提高物资采购供应的质量与效率, 人员素质的提高是关键。为此, 要培养一支政治素质高、专业知识丰富, 精力充沛的人员队伍, 除建立业务人员经常深入物资需求单位、施工现场、生产厂家进行调查的制度, 掌握生产进度和需求信息, 做到准确及时采购之外;还要组织开展岗位练兵活动, 加强专业理论和技能的培训工作;并对物资管理、骨干采购人员进行专业技术高级培训, 选学MBA相关课程, 重点提高把握市场、驾驭市场、预测物资消耗规律、合理储备、科学采购和物资成本构成分析等能力。
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