公司员工人事档案管理办法

公司员工人事档案管理办法（精选8篇）

公司员工人事档案管理办法 篇1

第一章总则

第一条为了提高中远（集团）总公司及各直属单位的员工人事档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合中远集团实际情况，特制定本办法。

第二条员工人事档案是组织、人事等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料。是历史地、全面地考察和了解员工的主要依据。

第三条中远（集团）总公司及各直属单位的员工人事档案管理工作，统一在集团总公司的宏观管理、组织协调下，按干部管理权限，实行分级管理，同时接受上级主管部门的监督、检查与指导。

第四条中远（集团）总公司及各直属单位必须按中组部档案目标管理的暂行办法，做好员工人事档案的达标工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的法规和制度，确保人事档案的安全与完整。

第五节本办法适用于中远（集团）总公司及各直属单位陆地职工及船员的人事档案管理。

第二章机构和职责

第六条员工人事档案管理工作在各级党政的领导下，由所在单位的组织、人事职能机构管理。实行文书、科技档案与人事档案综合管理的单位，人事档案业务工作也应接受组织、人事部门的管理，同时接受上级组织、人事部门的监督、检查与指导。

第七条根据工作需要中远（集团）总公司及各直属单位可自行设立相应的档案管理机构。原则上管理不到1000卷档案的单位可配备兼职管档人员1人（宏观业务指导较重的可增加管档人员一人）；管理1000-5000卷档案的单位应配备专职干部2人；管理5000-10000卷档案的单位应配备专职干部3人；管理10000-15000卷档案的单位应配备专职干部4人；管理20000卷档案的单位应配备专职干部5人。

第八条职工解除劳动合同、辞职、自动离职、出国不归或除名、辞退等原因，其档案滞留在原所在单位的，可参照当地有关规定收取管理费，也可以转当地劳动行政部门（人才中心、职业介绍所）代为保管。

第九条职工死亡后，其档案仍由原管理部门保存。

第十条员工人事档案管理部门的职责：

（一）负责保管人事档案；

（二）收集、鉴别和整理档案材料；

（三）办理档案的查阅、借阅和转递手续；

（四）登记职务及工资变动情况；

（五）为有关部门提供档案信息情况及有关材料；

（六）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）定期向档案室（馆）移交死亡人员档案；

（八）调查研究人事档案的新情况，更好的为各项人事工作服务；

（九）推广、运用计算机人事档案管理信息系统，不断提高人事档案管理水平；

（十）办理档案有关的其他事宜。

第十一条管档人员工作要求和职责

（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。

（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。

（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。

（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。

（五）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作；

（六）调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。

（七）采取防盗、防火、防晒、防潮、防蛀等各项预防措施，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生。

第三章档案的内容

第十二条员工人事档案正本的内容和分类：

第一类履历材料：干部履行表、个人简历表，干部、工人、教师、医务人员、军人、学生（不含学习成绩）等各类人员登记表及更改姓名的材料；

第二类自传及属于自传性质的材料；

第三类鉴定、考核、考察材料：鉴定（含自我鉴定），调动、任免的考核材料，后备干部的考察材料，民主评议的综合材料，离任经济责任审计报告；

第四类评定岗位技能和学历材料：指国家教委认可的学历、学位及学习成绩，专业技术职务评定的考核、审批材料，报考院校志愿表，毕业生登记表，选拔留学生审查登记表，创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文目标；培训内容、考试成绩以及“培训证书”复印件等材料；

第五类政审材料：指入党入团、应征入伍等各类政审材料及更改民族、年龄、国籍、参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料；

第六类参加及退出中国共产党、共青团及民主党派的材料：入党入团志愿书、申请书、转正报告，取消预备党员及党员资格的材料，退团材料，中国共产党党员登记表，加入民主党派的有关材料；

第七类奖励材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；

第八类处分材料：处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等材料；

第九类录用、任免、聘用（含劳动合同书）、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退（离）休、退职、各种代表会代表登记表等材料；

第十类其他可供组织参考的材料：体检表、评残材料、法院审判的离婚判决书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及相关材料。

第十三条员工人事档案副本的内容：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位、及专业技术职务的材料；

第五类的重要政历材料；

第七类的奖励材料；

第八类的处分材料；

第九类的任免、工资、待遇、出国审批材料。

其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章档案的整理

第十四条整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。

第十五条每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。

第十六条档案材料排序的方法：

（一）按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类：

（二）按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类。其中第五类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前；第六类材料，入团志愿书应排在入团其他材料之前，入党志愿书应排在入党其他材料之前，先排入团后排入党材料。

第十七条档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：

（一）题目与材料相符，过长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；

（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；

（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，每面为一页，已印有页码的材料应如数填写。

第十八条档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。

第五章档案的收集、保管和销毁

第十九条员工所在单位的组织、人事部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

第二十条立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

第二十一条按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经单位主管领导批准，方可销毁。

第二十二条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。第二十三条严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第二十四条档案管理单位应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。

第六章档案的提供和利用

第二十五条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）查阅本单位人员档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方查查阅。

（二）如需要集团总公司查阅本公司领导干部档案，应携带工作证、单位介绍信、审批表，方可查阅。

（三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经主管领导批准，并严格履行登记手续。

（四）任何个人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案。

（五）查阅档案必须严格遵守保密制度，严禁涂改、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育，直至纪律处分，或追究法律责任。

（六）因工作需要从档案中取证的，须请示档案所在单位（部门）主管领导批准后才可复制办理。

第七章档案的转递

第二十六条员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，所在单位应在一个月内将档案交其新的工作单位或其户口所在地的劳动（组织、人事）部门。所在单位领导如有职务调整，无特殊情况，接到任免通知后，10天内必须办理档案转递。

第二十七条转递档案应遵守下列规定：

（一）通过机要交通或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

（二）对转出的档案，必须填写人事档案转递通知单，并密封包装。

（三）对转出的档案材料，应齐全，不得扣留或分批转出。

（四）接收单位收到档案经核对无误后，应在回执单上签名盖章，并将回执单立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防档案丢失。

第八章附则

第二十八条本办法由中远（集团）总公司人事部负责解释。

第二十九条本办法自发文之日起执行。

公司员工人事档案管理办法 篇2

一、做好非在编员工人事档案管理的重要性

不断发展壮大的非在编员工队伍已经是构成众多公立医院人力资源的一个重要部分, 是医院发展不可或缺的组成元素, 他们与在编员工共同构成医院的人力资源体系。例如我院, 创建于1937年, 过去使用的非在编员工多为勤杂工, 称之为“临时工”, 除了干一天发一天工资外, 未建立人事档案资料, 若需开具一些证明材料则无据可查。1997年, 医院开始招聘少量非在编专业技术人员充实医疗队伍, 并逐步建立非在编员工人事档案, 规范管理。目前医院非在编员工占全院职工总数的30.5%, 在编员工中卫生技术人员占非在编员工总数的81%, 从年龄结构看, 35岁以下年轻人占非编总数的92%。他们与在编员工一样为医院的发展付出了艰苦和努力, 成为促进医院发展不可忽视的生力军。做好非在编员工的人事档案管理, 能够方便管理者充分利用人事档案信息, 了解人员基本情况、动态、德才表现, 掌握非在编员工发展规律, 从而有效地进行人力资源合理规划, 充分调动人员的积极性, 创造一个以人为本、人尽其才的管理环境。

二、做好非在编员工人事档案管理的具体方法

非在编员工人事档案主要指在医院的管理活动中形成的, 记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现的记录材料。我院做好非在编员工人事档案的具体方法如下:

(一) 材料的收集。

1.收集范围:参照中组部、档案局颁布的《干部档案工作条例》规定及医院在编人员人事档案管理办法, 收集的主要范围以体现非在编员工的德、能、勤、廉、绩方面的材料为主。同时结合非在编员工的用工特点, 增加劳动合同、薪资、社保福利等材料的收集。2.收集办法:做好宣传工作, 使有关科室及个人了解人事档案材料收集的重要性, 并建立收集归档、索要、检查催要、收集登记制度, 规范收集材料的规格和要求, 与其所在科室、有关部门及主管部门保持联系, 定期或不定期收集, 随收随归, 保持档案内容的完整和常新。此环节可将档案收集工作纳入人事考核项目, 与考核挂钩, 督促有关部门及个人将该项工作落实到位。

(二) 材料的鉴别。

收集来的档案材料有时是杂乱的, 甚至不准确不完整, 这就需要进行审核、鉴别、判断, 把具有保存和使用价值的材料归档。通过鉴别, 发现哪些材料短缺、不完整或内容不实等, 及时进行补充或清理, 同时防止发生张冠李戴的错误归卷。通过鉴别, 使归档的材料达到事实准确、头尾清楚、手续完备且具有保存和利用价值。对不符合归档要求的材料, 如有些文件未办理完成或手续不够完备等, 要坚决给予退回, 让其整改后限期归档。

(三) 立卷和整理。

1.立卷:以个人为单位, 一人一卷, 每人分别给予一个固定唯一的号码作为全宗号, 并以此作为档案检索的标识。编排顺序可根据具体情况排列, 如姓氏或来院先后顺序都可以。在档案袋 (盒) 外标上全宗号及姓名 (也可以在卷外注上一些个人简明信息, 更加一目了然) , 然后按全宗号顺序排列上架。2.整理:一般可以按以下方式进行整理排列: (1) 各类履历材料, 如个人求职简历、毕业生就业推荐表复印件、编外工作人员信息采集表等; (2) 学历、职称材料, 如学历学位、专业技术资格、执业、职业技能证书复印件等; (3) 考核鉴定材料, 如非在编人员试用期 (合同期) 满考核鉴定表、考核聘用审批表, 年度考核表等; (4) 劳动合同、社保薪资材料, 如非在编人员试用期协议、 (下转第51页) (上接第56页) 劳动 (聘用) 合同、养老保险登记表、工资表单等; (5) 加入党、团材料, 如入党志愿书、申请书、转正申请书等; (6) 奖惩材料, 如评先选优或处分的材料等; (7) 其他可供参考使用的材料, 如身份证复印件、体检单、培训学习、论文等材料。参考《干部档案整理工作细则》, 结合以上排列方法进行分类、整理、编目、装订。

(四) 实现信息化管理, 快速提供利用。

随着非在编员工数量的日益增多, 人事档案管理工作全靠手工方式查找、调阅、摘抄、分析、统计已经不能满足日常人事工作的需求。因此建立人力资源档案信息管理系统, 实现人事信息管理网络化势在必行。作为一家较大型的医院, 我院该项工作相对还较落后, 目前征得领导同意, 正在着手进行。计划在建立人力资源档案信息管理系统的同时建立非在编人员信息数据库, 以现有非在编员工人事档案为基准, 把所有能进入信息系统的人事档案信息全部输入计算机, 实现计算机管理。

(五) 解除合同后档案的转递。

非在编员工因另谋职业或其他原因与医院解除劳动合同后, 提供其一份《解除劳动关系证明书》由本人保管。个人的人事档案按照有关规定, 转寄其学籍所在地人才中心、当地人才服务中介机构或新单位的档案管理部门, 并按有关规定进行登记。

事业单位体制改革的必然性, 决定了公立医院非在编用工形式将在今后较长时间内存在。因此, 做好非在编员工的人事档案管理, 有助于管理者充分利用人事档案信息, 做到知人善任, 以人为本。

摘要：公立医院非在编聘用制的实施, 大大缓解了医院工作人员编制不足的现象。做好非在编员工的人事档案管理工作, 有利于加强医院人才队伍建设, 促进医院的可持续发展。

关键词：公立医院,非在编员工,人事档案管理

参考文献

①沈小萍等.试论医疗单位编外人员的人事档案管理.科技情报开发与经济, 2009年第19卷第14期.

公司员工人事档案管理办法 篇3

【关键词】国有企业；人事档案；选聘退出机制；劳动关系

一、档案管理体系实施的背景

近年来，企业以追求利润为目的，把精力和资金主要投向生产经营和销售上，认为档案工作不重要，普遍存在档案管理意识淡薄的情况，甚至片面地认为企业与员工是雇佣关系，没必要把太多的精力用在人事档案管理上，导致对档案基础工作投入不够，档案管理不规范，利用率低，造成了档案工作处于被动应付局面，难以高质量地完成，主要有以下几点不足：

（一）普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自己不想管也不愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

（二）人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

（三）人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

二、实施档案管理体系的具体措施

所谓档案管理系统，就是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理。构建完整的档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式。主要有以下具体措施。

（一）强化档案意识，提高企业职工档案工作地位

1、加强宣传，提高企业领导的档案意识。充分利用报纸、电视等媒体，加大档案法规及有关劳动保障法规的宣传。采取正反两方面宣传手法，通过对有关丢失职工档案处置的案例宣传，转变企业领导不重视职工档案的现状。另外通过依法管档用档事例的正面宣传，使他们把档案工作纳入重要议事日程，并使之在企业发展规划中占据一定的位置。

2、通过各种有效的舆论形式及培训形式，使企业职工档案工作的性质、任务和作用，最大限度地被企业领导了解和认识，工作实践中自觉地形成利用档案、关心重视和支持档案工作，加大职工档案工作经费的投入，使职工档案工作与企业的管理、生存、发展有机地结合起来，促进企业全面发展。

（二）规范企业职工档案的业务标准体系

1、在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，及时的进行改革，建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度。

2、在档案的收集上做到认真、及时、完整。从健康检查表、履历表、简历表、各类人员登记表、身份证复印件、户口索引、毕业证复印件等材料一一核对收集。

3、档案的整理归档要严谨、规范、科学。档案存放区与办公区分开，按用工形式将干部、全民、城合制、农民工、集体、破产安置职工档案分开存放，便于查找。根据《干部档案工作条例》的规定，对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式一律按统一的规格、样式制作；根据《干部人事档案材料收集归档规定》中的规定将干部档案归类、装订。对退休人员档案，按各类表时间先后顺序、统一规格样式进行整理、填写目录、装订。

4、职工档案的借阅应及时填写借阅登记表，并且根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全。

5、对档案的更新做到及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集、录入。

（三）加强队伍建设，提高档案管理人员的素质

强化档案管理人员培训，优化档案管理队伍素质。分期分批集中档案管理人员学习业务知识，围绕疑难问题进行研究探讨，以达到取长补短，共同提高的目的。同时积极鼓励档案管理人员在职自学，从业务能力方面提高档案管理人员的整体水平。定期召开职工档案工作座谈会、研讨会，交流职工档案管理经验，解决疑难问题，研究新的发展思路，提升工作水平。实行目标管理，把档案管理人员的工作成绩纳入岗位目标管理，并与年终考核相结合，从而促进档案管理人员素质的提高。

（四）加强人事档案管理现代化和信息化建设

公司员工人事档案管理办法 篇4

第一章 总 则

第一条 为进一步加强全省信用社（银行）员工人事档案工作，全面推行人事档案规 范化、科学化、制度化管理，更好地为员工管理、人事决策工作服务，根据《中华 人民共和国档案法》、中共中央组织部、国家档案局《干部人事档案工作条例》等 有关规定，特制定本办法。

第二条 员工人事档案是信用社（银行）人事部门按照党的干部政策，在人员培训、选拔、任用等工作中形成的记载员工经历、政治、思想、品德、作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件资料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使 用员工的重要依据。

第三条 员工人事档案管理是信用社（银行）人事管理工作的重要组成部分，必须贯 彻、执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为我省农村合作金融 事业服务。

第四条 员工人事档案工作由省联社人事部门领导与指导，实行分级管理，同时 接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第五条 员工人事档案管理，必须贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制 度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

第二章 体制、机构、人员和职责

第六条 员工人事档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。各级联社（含 农村合作银行，下同）按照本单位的人事管理权限，对所辖的员工人事档案实行集 中统一管理。县级联社（不含）以下单位不准存放、保管所辖人员的员工人事档 案。

第七条 按照专兼结合的原则设置人事档案管理部门和人员。省联社配备专职或

兼职档案管理人员，县联社配备以人事档案工作为主的兼职档案工作人员。

第八条 人事档案管理部门职责如下：

（一）保管员工人事档案，为国家积累档案史料；

（二）收集、鉴别和整理员工人事档案材料；

（三）办理员工人事档案的查阅、借阅和转递；

（四）登记员工职务、工资和变动情况；

（五）为有关部门提供员工情况；

（六）做好员工人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）调查研究人事档案管理工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务 建设和指导；

（八）推广、应用人事档案现代化管理技术；

（九）定期向档案馆（室）移交死亡员工人事档案；

（十）及时向地方人才（劳务）交流中心转交流动人员档案；

（十一）办理其它有关事项。

第九条 专（兼）职人事档案管理人员应具备以下条件：

（一）政治上可靠，作风正派，责任心强；

（二）具有中专（高中）以上学历；

（三）中国共产党正式党员；

（四）熟悉国家有关人事档案工作的规定、条例以及本单位的各项规章制度。

第十条 人事档案管理人员职责如下：

（一）负责本联社所辖人员的人事档案管理工作，制定员工人事档案管理工作 计划、措施、制度；

（二）负责编制员工人事档案名册，建立档案保管底册，做到记录完整，准确 无误；

（三）收集、补充、整理档案材料，严格按照档案整理程序进行整理，做到分 类准确、目录清晰、材料完整、装订整齐；

（四）办理调出人员的档案转递和调入人员的档案入户手续；

（五）负责接待外调人员和借阅档案人员；

（六）负责计算机档案管理系统使用和管理，及时输入、更新材料，保证管理 系统正常运行；

（七）严守秘密，不泄露员工人事档案内容，不传播虚假消息；

（八）严格执行档案室、阅档室各项规定，确保档案安全，以防事故发生。

第三章 档案的内容和分类

第十一条 各级联社人事部门要对所管理的员工建立人事档案。第十二条 档案正本内容及分类如下：

第一类 履历材料：各类人员登记表、个人简历材料、更改姓名材料。第二类 自传及属于自传材料。第三类 鉴定、考核、考察材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表、鉴定性 材料、作为员工任免调动依据的正式考察综合材料、考核登记表、民主评议综合材 料。

第四类 学历、学位、学绩、培训、专业技术职务评聘材料：报考高等院校学生 登记表、审查表，学生成绩表，毕业生登记表，学位学历证明材料，培训结业成绩 表，选拔留学生审查登记表，专业技术职务任职资格申请表，专业技术职务考绩材 料，聘任专业技术职务审批材料，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表，员工 的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等目录。

第五类 政治历史情况的审查材料：审查员工政治历史情况的调查报告、审查 结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或说明情况材料，主要证明材料； 甄别复查结论、调查报告、批复及有关依据材料；入党、入团、参军、出国政审材 料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党（团）和参加工作时间及入伍时间的组织 审查意见，上级批复及所依据的证明材料。

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；入党、入团志愿书，入 党、入团申请书，转正申请书、党员登记表、不予以登记的决定、组织审批意见及 所依据的材料；民主评议党员形成的意见及登记表，认定为不合格党员被劝退或除 名的主要事实依据材料和组织意见；团员登记表，退团材料；加入民主党派等有关 材料。

第七类 奖励材料：各种先进人物登记表、科学技术奖励和业务奖励材料、先进 模范事迹材料，嘉奖、通报表扬等材料。第八类 处分材料：员工犯法、违纪的查证核实报告，处分决定、免于处分的意 见、上级批复意见、本人对处分的意见和检查交代材料；通报批评材料；甄别复查 报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。

第九类 员工工资级别登记表、职务工资变动登记表、调资审批表、定级和解决 待遇的审批材料，任免呈报表，录用和聘用审批表，聘用合同书，续聘辞退材料；

退（离）休审批表，入伍登记表、军衔审批表、军队转业干部审批表；出国出境人

员审批表；党代会、人代会、政协会、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表登 记表。

第十类 其他可供组织参考并有保留价值的材料：证明残疾的体检表、残废等级 材料，员工逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告 及有关情况的遗书等材料。

第十三条 员工人事档案副本是员工人事档案正本主要材料的复制件。内容及其 分类如下：

第一类的近期履历材料； 第三类的主要鉴定、员工考核材料； 第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料； 第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料； 第七类的奖励材料； 第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料； 第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料； 其他类别如有重复的材料，也可归入副本。第四章 档案管理范围

第十四条 各级联社员工人事档案的管理范围，原则上应与人事管理权限相一 致。省联社理事长、副理事长、主任、副主任等高级管理人员的档案由省委组织部 管理，省联社其他人员的档案由省联社人事部门管理；省联社派出机构负责人的档 案由省联社人事部门管理，派出机构一般工作人员的档案由省联社委托派出机构 所在地联社代为管理；县（市、区）联社、农村合作银行的理（董）事长、副理

（董）事长、监事长、主任（行长）、副主任（副行长）的档案由省联社人事部门 管理，其他员工的档案由县（市、区）联社、农村合作银行人事部门管理；基层信 用社员工档案由县（市、区）联社人事部门管理。

第十五条 员工退（离）休后，档案仍由该员工管理单位保管。第十六条 员工死亡后，其档案按以下办法分工保管：

（一）有特殊贡献的英雄模范人物、知名人士，其档案由原管理单位移交省 联社人事管理部门保管，并按《干部人事档案管理条例》规定的期限移交同级档案 馆。

（二）其他员工人事档案，按照人事管理权限由原管理部门保存五年后，按同

级国家档案馆接受范围的规定进馆。

第十七条 员工辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，其档案转至人才流 动服务中心保管。第十八条 员工被开除公职以后，其档案转至所在地人才流动服务中心保管。

第十九条 员工在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由所在联社人事部门保 管。刑满释放和解除劳动教养后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政 府人事部门所属的人才流动中心保管。

第二十条 员工出国不归、失踪、逃亡、死亡以后，其档案由原管理部门保管。

第二十一条 人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位指 定有关部门专人保管。

第二十二条 凡因第十七至二十条之原因而离开信用社（银行）的，其本人档案可代 为保管三个月，超过时限者不再提供档案资料。

第二十三条 各级联社人事部门不准擅自接收和寄存非本系统人员和非所属人员 的人事档案。

第五章 档案材料的收集、鉴别与归档

第二十四条 各级联社人事部门要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察 考核、培训、奖惩等工作中形成的反映员工德、能、勤、绩的材料，及时充实档案 内容。

第二十五条 各级联社人事部门每五年应组织所属人员填写履历表。

第二十六条 员工人事档案都要设有《员工变动登记表》、《员工工资变动登 记表》，当员工职务、工资发生变化时，人事档案管理人员应及时填写，登记入档 案。

第二十七条 凡员工人事档案不齐的，应进行登记，及时向有关部门索取后补充 归档。

第二十八条 各级联社的党、团组织、工会、监察、纪检等有关部门，在员工人 事档案材料形成后一个月内，及时将新形成的档案材料送交干部人事档案管理部门 归档。对不符合要求的入档材料，应及时退回，由有关部门按规定重新办理。人事 档案管理人员要经常主动到有关部门收集应归档的材料。

第二十九条 收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签

字后方能归档。

第三十条 不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以 处理。凡销毁的材料，必须详细登记，并报分管领导审查批准。

第三十一条 凡属于应归入员工人事档案的材料，均应按照中共中央组织部《干 部人事档案整理工作细则》进行整理立卷。

第三十二条 员工人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用 圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章 档案的整理

第三十三条 每类员工人事档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间 衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料右上角编上类号或顺序号，在其右 下角编上页数。档案材料排序的基本方式如下：

（一）按档案材料形成时间先后排序有：第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料。

（二）按材料内容主次及材料之间联系排序有：第五类、第六类、第八类，其 中第五类、第八类排序为：上级批复、结论或处分决定意见，调查报告证明材料，本人检讨或交待材料等。其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排 列。第六类入团志愿书应排在入团其它材料之前，党员登记表等可按时间先后依次 排序。

（三）档案中有多次审查材料的，分同一问题或非同一问题的审查材料，及新 问题和原审查过的问题混合的审查材料。对这种情况，如果档案已整理过，可按每 次审查的成套材料按成文时间顺序排列，如需重新整理档案时，可把新审查材料放 在前面。

（四）第九类材料可根据不同层次员工的档案材料情况采用按时间顺序或按 材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序方法是：

1、工资情况；

2、任免 材料；

3、出国、出境材料；

4、其它材料。每种材料再根据形成时间顺序排列。这 种排序法编目时每种小类目录后面，要留出适当空格，供增加同种内容的材料编目 用。例：九—1—

1、1—2——、九—2—

1、2—2——。

第三十四条 每卷员工人事档案必须有详细的档案材料目录，编写材料名称要确 切、简要、准确无误，字迹清楚，应符合以下要求：

（一）按照类别排列顺序和目录格式，根据材料题目逐项进行填写。

（二）无题目材料，应拟定题目，材料题目过长，可适当简化。拟定或简化题 目，必须确切反映材料内容或性质特点，凡原材料题目不符合实际内容，须另行拟 定题目或在目录上加以注明。

（三）填写材料形成时间，一般采用材料最后落款标明的时间。复制的档案材 料，采用原材料形成时间。

（四）填写“材料份数”以每个完整的材料为一份（包括附件），材料页数的 计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写。

（五）书写目录时，每类目录之后，须留出适当的空格，供补充档案材料时使用。

第三十五条 对建立副本需要的材料，圆珠笔、复写纸、铅笔书写的材料和字迹

不清的材料要进行复制。复制手段分静电复印、打印复制、抄写复制和摄制四种。

第三十六条 对一些纸张不规则、破损、折皱材料要进行技术加工。其方法如

下：

（一）对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件

下，要酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，需进行折叠、横竖交叉或梯形折叠方法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

（二）对于破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。有单 面裱糊，夹面裱糊，开窗裱糊，鳞或梯形托裱，不腐蚀纸张。裱糊后档案材料要晾 干，不得在阳光下曝晒或使用高温烫烤。

（三）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边，打眼装订，不得 压字或损伤材料内容。

（四）拆除档案材料上的大头针、回形针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁 材料。

第三十七条 员工的档案材料必须装订成卷。装订后的档案目录卷首，材料排列 顺序与目录相符，卷面整洁，全卷整齐、平坦、装订结实。其具体做法如下：

（一）核对目录与材料；

（二）整齐全卷材料，材料条件好的，应做到四面整齐；条件较差的，以装订 线一边和下边两面为齐；

（三）在材料左侧树直打上统一的装订孔；

（四）一律使用按规定标准的人事档案卷皮，卷皮上的人名，不得用同音字和 不规范简化字；

（五）员工人事档案经验收合格后，方能入库。第三十八条 员工人事档案整理工作应注意以下事项：

（一）人事档案整理工作人员必须认真贯彻执行有关规定，严格遵守安全保密 制度；

（二）整理档案时严禁吸烟，以确保档案的安全；

（三）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；

（四）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行 登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理；

（五）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄 露员工人事档案内容。

第七章 档案的保管和保护

第三十九条 按照安全保密、便于查找的原则要求，对员工人事档案应严密、科 学地保管。

（一）各级联社要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案 柜。库房内应设置去湿、灭火等设备。

（二）库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经 常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度。

（三）保管员工人事档案，应建立登记和统计制度。每年应全面校对一次档 案，发现问题及时解决。

（四）各级联社档案管理部门，要设置档案查阅室。有条件的联社，档案库房 和阅档室应分开。

第四十条 档案卷皮、目录和档案袋式样、规格实行统一制做标准（见附1）。

第四十一条 严禁任何个人私自保存他人档案。对利用档案材料营私舞弊的，应 视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处 理。

第八章 档案的提供和利用

第四十二条 因工作需要查阅和借用员工人事档案，应遵守以下规定：

（一）查阅员工人事档案应填写《查阅员工人事档案审批表》，经人事部门主 管领导签字同意后，在专人监督下方可查阅。

（二）凡查阅员工人事档案，查阅单位应派二名中共党员员工到查阅室查阅。

（三）任何个人不得查阅或使用本人及其亲属档案。

（四）档案一般不得外借。如必须借出使用时，要说明理由，经分管领导批 准。并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。

（五）查阅档案人严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤 换档案材料。不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。

（六）借阅、查阅档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要 从档案中取证的，必须经人事档案管理部门同意后才能复制（拍摄）。摘录有关材 料要核对无误后方可盖章。

（七）阅档时要爱护档案，不得吸烟、喝水，防止损毁档案。第九章 档案的转递

第四十三条 员工工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。

（一）调入人员的档案交接，应遵守以下规定：

1.主管人员接到调出单位转来的《人事档案材料转递通知单》后，征求干部部 门意见，办理接收手续。

2.按照通知单所列内容逐项验收。

3.主管人员在《人事档案材料转递通知单》回执上签字盖章，及时退还或寄回 档案转出单位。

4.主管人员将转来的档案入库，在《员工人事档案底册》上注明转入时间、数

量。

（二）调出人员的档案交接，应遵守以下规定：

1.主管人员根据人事管理部门的通知，填写《人事档案（材料）转递通知

单》，对拟转出档案进行检查密封、编号后送交机要室用机要寄出。

2.主管人员在《人事档案手册》上注明转出时间和数量。收到对方回执后，做 好登记。若一个月内未收到回执，要及时查问，避免丢失。

第四十四条 档案的转递，应遵守下列规定：

（一）员工人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不得邮寄或交员工本 人自带；

（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定整理装订，不得扣留材料或分批 转达出；

（三）转送档案必须按统一规定的“人事档案转递通知单”的项目登记，严密

包封（详见附2）。

（四）对收到的档案严格进行材料核对，材料不齐的，应退给调出单位补齐后 方可签收；经核对无误的，应在回执上签名盖章立即退回。

第四十五条 向上级单位报送员工人事档案应遵守以下规定：

（一）接到员工人事任免通知一个月内，本单位复制好档案副本留用，将员工 人事档案正本及时报送省联社人事主管部门。

（二）报送档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材 料。对原件上出现缺页、少份、被烧、破损等情况要加以说明。

（三）不得扣留材料或分批报送。

第四十六条 严禁执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档 案”，应认真查转。对确属查不到员工下落的，凡有保存价值的档案材料要移交员 工原籍档案馆保存。

第十章 组织领导和队伍建设

第四十七条 各级联社应加强对员工人事档案工作的领导，要将人事档案管理工 作列入本单位的工作计划，及时研究解决档案工作中出现的新情况、新问题，采取 有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。

第四十八条 各级联社人事部门，对同级和下级的人事档案工作，在业务上负有 监督、检查和指导责任。其具体任务是：

（一）了解人事档案工作情况；

（二）研究解决人事档案工作的问题，根据党和政府有关方针、政策制定有关 规定和办法；

（三）推广人事档案工作先进经验；

（四）召开人事档案管理工作会议；

（五）对人事档案管理工作人员进行业务培训。

第四十九条 各级联社的领导和人事部门要重视人事档案工作队伍的建设。要按 照《干部档案工作条例》的要求，选调档案管理工作人员，切实加强对人事档案管 理人员的教育和培训，对那些为档案工作做出贡献的同志应给予表扬和奖励，对失 职者应视情节轻重给予批评教育直到纪律处分。

第十一章 附 则

第五十条 本办法由信用社（银行）负责解释。第五十一条 本办法自印发之日起执行。附：

1.员工人事档案卷皮、档案袋样式和规格

2.人事档案（材料）转递通知单存根及通知单（略）3.查（借）阅员工档案审批表（略）附1：

员工人事档案卷皮、档案袋样式和规格

一、档案卷皮（卷面、卷皮各一页）1.卷皮规格：长27.4厘米，宽20.5厘米；左边高三个装订线眼，眼距（从眼中心 算起）8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上、下线眼中心距上、下边沿各为5.4厘 米。

2.卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为：上下高6.5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘 米，并与卷面装订线相联接。

3.卷皮材料：一般可采用三百克左右的单面白板纸加包布面，或只用布包角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。

4.卷皮颜色：应采用汪、浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。卷面上的字，一律用正红色。

5.卷面项目：“员工人事档案”、“正本”（或“副本”）、姓名。6.字体与字间距离：“员工人事档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离 为7厘米；“正本”（可“副本”）用小初号宋体，在“员工人事档案”下方，相 距2.5厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5.5厘米。

7.卷面里页印“注意事项”：

（1)注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。（2)爱护档案，不得涂沫、勾画及乱加批注。（3)卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。

二、档案袋

集团公司人事档案管理方案 篇5

人事档案是企业档案工作有机组成部分，是公司优化人力资源配置、开发、利用的前提条件。因此，为加强企业内部人事档案管理，提高人事档案管理水平，制定本方案。

一、人事档案管理原则及权限。

1.集团公司各级管理人员，子（分）公司副总经理以上管理人员的个人档案集中纳入集团公司综合办管理。

2.各子（分）公司中层以下（含中层）管理人员的人事档案由各子（分）公司综合办负责保存和管理，未设立综合办的单位，应设一名专（兼）人管理。

二、员工档案基本内容：

为使人事档案能够反映员工的个人全貌，个人材料必须做到真实准确，手续完备、齐全，字迹清楚，并具保存价值。即员工个人资料应涵盖以下内容：

1.应聘人员登记表。

2.应聘人员面试评估表。

3.新员工入职手续办理清单（录用审批表）。

4.证明本人身份证件：近期照片、户口本、身份证（或暂住证）、毕业证书、学位证书。

5.专业资格证书、职称证书。

6.与原单位解除劳动合同关系证明。

7.就业失业登记证。

8.体检表。

9.党、团关系证明。

10.入职承诺书。

11.公司与员工签定的劳动关系合同书。

12.员工试用期满后的转正申请及批复。

13.员工信息卡。

14.员工定级表。

15.员工调动通知单。

16.员工培训审批表。

17.员工奖惩文件：

① 表彰奖励活动过程中的审批表、文件、证书。

② 员工因过失导致的处分决定。

18.员工考核表。

19.员工可供企业参考并具有保存价值的材料。

三、公司人事档案管理内容

为及时反映员工的工作状况，全面加强对员工的动态管理，公司人事部门必须建立有效地服务、激励、考核、检查、督促等运行机制，以达到公司人事管理规范化之目的。为此，各用人单位应建立必要的名册及表报。

1.员工考勤表。

2.员工工资表。

3.员工参保花名册。

4.员工花名册。

5.员工绩效考核汇总表。

6.其他档案（单位委托保管档案协议书、户籍挂靠、登记表、单位户籍挂靠证等）。

7.历次面试人员简历。

8.离职员工档案，包括离职申请书、离职审批表、离职移交清单。

9.公司其他需要归档的人事资料。

四、人事档案管理办法：

（一）集团公司综合办、各子（分）公司综合办对所提供员工信息的准确性、真实性、完整性负责；对公司人事档案的完整性负责。

（二）建立员工纸质档案与电子档案。

1.纸质档案按照员工个人档案内容和公司人事档案内容归档。

2.电子档案归档：

（1）员工个人档案中第4、5、6、8、9、16、19项建立电子档案，报集团公司备案。

（2）公司人事档案中第2、4、5项建立电子档案，报集团公司备案。

（三）各子（分）公司建立人事档案目录，人事档案目录报集团公司综合办备案。

（四）各子（分）公司人资档案中在集团公司备案的部分有变化

时应在变化后3个工作日内向集团公司综合办变更备案信息。

（五）各子（分）公司人资档案管理人员变更须在集团公司报备，并提供工作移交清单。

（六）各子（分）公司结合注册地相关政策，可以对公司人资档案管理作一定的调整，但是调整内容必须按照《人资档案管理变更审批表》办理审批手续。

（七）集团公司综合办负责对各子（分）公司的人资档案管理情况进行监督检查。对未执行到位的单位提出限期整改，整改不到位，对相关责任人按公司员工管理制度予以处罚。

（八）集团公司对员工人事档案的所需表报（见附表）已制作统一制式，所属各单位在建立员工档案时按集团公司制定的表式规范填写。

九、本方案从二〇一二年二月二十日施行。

公司员工人事档案管理办法 篇6

问题：我公司是一家股份制金融企业，有人事档案管理权限，所以公司员工人事档案 统一调至公司保管，几年来，部分员工的调离后未将及时办理档案转出，公司积存了几十份离职员工档案，人事部门努力与这些员工进行联系，要求其尽快办理档案调出，遗憾的是，积存的离职员工档案没有明显减少，甚至有增多的趋势，请问针对目前这种情况，有何办法将积存的离职人员档案转出?具体应怎样办理?是否公司在办理转出时向有关部门支付罚金?回答：对于积存的离职人员档案可以先在有关媒体公告，在公告后如果该员工仍不来办理，可以把档案转到其户口所在地的街道办事处。如果这些员工来转档案，他们应该把这些时间的存档费用补交。

至于在办理转出时是否会有罚金的问题，要看情况了。如果是用人单位违反有关人事法规政策扣押该员工的档案，就可能会受到相应的行政处罚。如果是该员工自己不来转档案，他将自己承担由此产生的后果，这包括养老保险、工伤保险等社会保险的中断，有关档案的缺失等。

公司员工人事档案管理办法 篇7

关键词：人事制度改革,人事档案管理,管理方法

一、前言

人事档案作为社会公共信息的重要组成部分, 与人才管理、人才信息资源有着密切的联系。从人事档案中可以了解到个人经历、学历、工作单位、技术职称、奖惩情况等个人相关信息。做好人力档案管理可以为人力资源开发和管理提供依据, 满足各岗位的人员需求。随着我国的经济发展和科学技术水平的不断进步, 特别是人事制度改革后, 给传统的人事档案管理方式带了了巨大的冲击和挑战, 同时也为人事档案管理改革提供了良好的契机。

二、人事档案管理工作中存在的问题

在人事制度改革的实践中, 人事档案管理暴露出了以下一些问题。

(一) 重要性认识不全面

在长期的人事档案管理过程中, 有些人认为这项工作不是单位的主要工作, 并不能给单位带来经济效益, 只要保存好, 不丢失, 不泄密, 能够满足日常的查档、外调工作就可以了。所以, 人事档案的管理和监督工作往往被忽略, 没有统一的管理制度, 使人事档案工作长期处于被动应付的状态, 不能充分发挥其应有的作用。

(二) 收集工作力度欠缺

人事档案收集工作力度欠缺主要表现在几个方面:1.收集归档工作制度需要进一步完善。在日常的档案收集工作中, 发现有些数据不准确, 分类混乱, 给工作带来极大的障碍。2.收集档案的材料不规范、不齐全, 随意性大。比如:有的纸张大小不一, 规格不同;有的内容不规范, 字迹不清晰, 比如鉴定或者自我评价等, 大多是前篇一律, 多是套话、空话, 不能反映出本人的特点和专长;有的材料不真实, 有待进一步确认考察。人事档案中的这些问题, 对其质量造成了严重的影响, 妨碍了人事档案利用的有效性。

(三) 信息化、科技化程度有待提高

随着信息化、科技化的水平不断提高, 人事档案信息管理系统虽然也在探索中加以应用, 但是有些先进的技术手段仍没有运用到人事档案管理中去, 随着计算机管理水平的不断发展, 还有更大的档案管理技术有待挖掘和发挥。例如, 有的单位和企业只是把简单的个人信息输入到计算机中, 而资料检索、调档查询、档案阅读等依然沿用旧的工作方式, 倡导的无纸化阅读也基本没有实施运用。

(四) 人员素质有待提高

由于档案管理工作多存在于企、事业单位, 一方面由于年龄问题, 缺乏专业知识的培训, 对现代人事档案管理方式缺乏正确的认识;一方面由于档案管理工作大多是由本单位中的其他人员兼职, 业务不熟悉, 对档案要求、材料收集、整理、归档、装订步骤缺乏了解, 影响人事档案管理工作的进展。

三、人事档案管理工作改进的对策

(一) 提高认识, 加强对人事档案管理的正确领导

要将人事档案管理工作纳入到日常的工作流程当中, 加强对人事档案管理的正确领导, 可以从以下几方面入手:1.专岗专人专职。在人员配备上, 保证专人专职, 使档案管理人员安心工作, 尽职尽责。2.经费支持。在人事档案管理过程中, 应保证经费的投入, 对于正常工作需要的经费, 都应该给予支持, 并且保证硬件设施达到基本要求。3.定时核查。单位领导可以定期或者不定期的对一段时间内档案管理工作进行检查、指导, 如发现问题, 应该及时指出并帮助其解决, 进一步推进人事档案管理工作规范化、制定化、科学化。

(二) 注重人事档案的收集工作, 提高认识档案质量

在人事档案管理过程中, 存在这样一种现象, 一些单位不能及时把收集好的材料送交归档, 影响用人沟通渠道。人事档案管理人员要根据实际情况, 及时掌握信息, 定期或不定期的进行材料归档, 完善人事档案管理工作。

(三) 加强信息化管理, 提高人事档案管理水平

要想充分发挥人事档案信息库, 就必须有强大的科学技术人事管理手段作为保障, 以达到合理配备人员和提高人事档案的使用效率。应逐步建立完善的人事档案数据库系统, 实施动态管理。将人事信息通过文字、图片、声像等技术输入到计算机中, 实现人事档案信息双备份 (纸质和计算机) 。在档案的归档、查阅、借阅、统计等日常工作方面实行微机操作化, 保证人事信息的时效性、真实性和准确性。

(四) 提高人员素质, 加强人事档案管理人员队伍的建设

一方面, 人事档案管理人员要不断提高自身责任感, 提高政治素质, 坚持原则, 遵守规章制度, 严守纪律, 做好保密工作, 减少工作中的失误和误差。另一方面, 人事档案管理人员应该加强自身的专业水平, 通过培训、自学等方式, 掌握人事档案管理工作的基本要求和操作流程, 有效提高工作效率, 积极探索新的管理模式, 提高人事档案管理工作的科学性和有效性, 为社会、单位和团体提供所需的人才信息资源。

参考文献

[1]王兆学.我国企业人事档案管理的经验和关注问题[J].经营管理者, 2010 (07) :214.

浅议人事档案管理 篇8

关键词：人事档案管理建议

0引言

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

1当前人事档案管理中存在的不足

1.1普遍对人事档案管理的重要性认识不够。长期以来，相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自己不想管也不愿管。因此，往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，档案工作不研究没安排，档案问题得不到解决，场所、经费、人员没有保障，档案工作自然就做不好。

1.2硬件设施解决落实差。档案室建设简陋，经费投入不足。大部分档案室建设不标准、不规范。个别单位没有专用档案室，有的单位档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁、完整。

1.3档案管理人员管理水平不高，管理手段落后。由于档案管理人员大多数是兼职，因此导致了管档人员工作变动频繁，新手占70％，加之各级管档部门没有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理工作。又因为大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，因此会严重影响了档案管理水平。管理手段也较陈旧，调阅档案时都是采用原始的手工操作方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的完整与安全。

1.4人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全，导致档案管理人员执行不严格，收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面，有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

1.5人档分离的情况愈加严重。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。

1.6人事档案管理的信息化程度不高。随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。

2对目前人事档案管理的几点建议

2.1提高认识，进一步加强对档案工作的领导。领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导应高度重视人事档案管理工作，将其纳入到议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。同时单位领导要加强对档案法律法规的学习，进一步明确档案工作是各级党委、政府义不容辞的责任和义务。

2.2加大投入，进一步夯实档案工作基础。各单位财政在档案工作上要舍得投入，档案工作经费做到年初有预算安排，特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障，要有专项预算：各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施，有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，又保证档案信息不失密、不泄密。

2.3提高档案管理人员的素质。《干部档案工作条例》三十八条规定，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。建议：①主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。②配置专(兼)职人事档案管理人员，落实管档人员待遇。

2.4注重人事档案材料收集。提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

2.5健全制度，进一步规范档案资料管理。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。因此各单位要建立相应的档案管理制度，对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用，都要制定一套严格的制度，对永久、长期保存的档案应定期向上级档案主管部门进行移交；再其次为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素，对档案管理中出现问题的，实行责任追究，保证档案管理规范有序。