干部人事档案整理工作

干部人事档案整理工作（精选8篇）

干部人事档案整理工作 篇1

第一部分 干部人事档案整理审核工作概述

干部人事档案的审核整理工作，是档案建设的基础工作，是干部 人事工作的重要环节，是一项政策性、专业性、操作性很强的技术工 作。我们要认真贯彻落实中央、省、市委组织部关于审核整理干部人 事档案工作有关文件精神，扎实开展审核复查整理工作，进一步提高 干部人事档案质量，确保我县干部人事档案数字化工作按期完成，更 好地为干部人事工作提供优质服务。

一、什么是干部人事档案

干部人事档案是党和国家机构、社会组织在组织人事管理活动中 以及个人形成并经组织审查认可的，记载和反映干部的经历和德才表 现情况，包括干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作 表现、工作实绩、廉政情况等内容文字材料的历史记录。是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要 组成部分。

二、什么是干部人事档案整理工作

干部人事档案整理工作是将收集起来的干部人事档案零散材料，以每个干部为单位进行鉴别、归类、排序、编目等技术加工装订成卷 的工作过程。

三、干部人事档案审核整理的作用及意义 1.审核工作是为进一步解决部分干部人事档案材料不全、信息不 准、案卷不规范等问题，提高干部档案质量，确保干部信息来源的真 实性、准确性、完整性，为各级领导决策提供可靠依据； 2.整理工作是将杂乱零散的干部人事档案材料，转化为有条理，有 系统的干部人事档案的必要途径；

3.整理工作是保证干部人事档案完整与安全的重要手段； 4.整理工作是为实现干部人事档案目标管理达标升级，对档案材料 进行保密与保护的有效措施，使干部人事档案工作更好地为干部人事 工作服务，为各级领导决策当好参谋；

5.整理工作是为干部人事档案数字化工作打好基础，为组织人事工 作提供优质化服务和实现科学管理及利用的重要条件，有利于提高查 阅利用效率。

第二部分 干部人事档案整理工作

一、干部人事档案材料的分类：干部人事档案材料分十大类 第一类 履历材料

凡是以反映个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为 主要内容的材料均属本类。具体包括： 1.1988 年版、1999 年版干部履历表； 2.各类人员的履历表（书）、简历表、登记表； 3.个人从事革命活动的简历材料； 4.本人填写的反映个人经历的材料。

注：①1999 年版《干部履历表》要严格按照填表说明填写，没有 内容的项目要填“无”，需要本人签名的、单位审核盖章的要签名、盖

章，必须有本人的近期二寸正面半身免冠彩色照片；

②各种登记表不包括毕业生登记表、招工登记表、入伍登记表、退伍登记表、各种代表登记表；

③职工履历表中有招工意见的归第九类2 小类。第二类 自传材料

1.本人历次所写自传（思想自传、历史自传、反省自传、小史、小 传）及带有自传内容的材料； 2.报告个人有关事项的材料。第三类 鉴定、考核、考察材料

1.考核登记表，民主评议和组织考核的综合材料、组织审定的考察 材料、定期考核材料等材料；

2.各类人员历年的鉴定（包括自我鉴定）； 3.以鉴定为主要内容的各类人员登记表； 4.组织上正式出具的鉴定性的表现情况材料； 5.出国、出境、调动的鉴定； 6.经济责任审计结果报告。7.后备干部登记表。

注：①1994 年以来的《考核登记表》应齐全，有本人签名和 组织盖章； ②历次民主评议党员材料应齐全。③与干部任免审批表相应的考察材料或表现材料归第九类。第四类 学历和评聘专业技术职务材料

包括学历、学位、成绩表、授予学位的材料、学历证明书和评聘 专业技术职务、培训材料。分四小类：

第1 小类为学历学位材料： 1.高中毕业生登记表； 2.中专毕业生登记表；

3.普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考 登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表； 4.学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学 位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明； 5.选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料；

6.国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证 材料等。

第2 小类为职业（任职）资格材料和评（聘）专业技术职务（职 称）材料：职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件；

教师资格认定申请表等材料。

第3 小类反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中 国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记 5 表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料； 科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果 鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第4 小类培训材料：为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记 表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

注：①除有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）外，一般论文不归档，只归考评老师的评语； ②报考大中专试卷一律不归档，只保留成绩。

③过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次统一调整到第四类。第五类 政治历史情况的审查材料

1.审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人 对结论的意见、检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明、证据材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的

主要依据材料；

2.家庭出身、家庭成员、本人成份、主要社会关系等政历情况的调 查报告和证明材料。

3.入党、入团、参军、提干、出国的政审材料；

4.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间和参加革 命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告及主要依据与证 明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。注：①更改（认定）姓名过去是归第一类，此次调整到第五类。②三龄一历认定材料也归入第五类。

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

1.批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、预备党员转正 申请书、入党考察材料（如：申请入党积极分子考察登记表、发展党 员考察表等）；

2.中国共产党党员登记表、党员暂缓登记表、不予登记的决定、组 织审批意见及所依据的材料；

3.被劝退或除名党员的主要事实依据材料；延长或取消预备党员的 组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料； 4.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团 员事迹材料，退团材料； 5.加入或退出民主党派的材料。第七类 表彰奖励材料

1.县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授 予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹

材料；撤销奖励的有关材料等。

2.创造发明和各种业务、技术奖励、通报表扬、立功授勋与嘉奖材 料；

3.有突出贡献和拔尖人员审批表。第八类 涉纪涉法材料 处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及 主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说 明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑

事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违 法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料 本类又分为四小类：

第1 小类为工资材料，包括：转正定级、调资、奖励晋级、各种 津贴、保险福利待遇材料。（与个人报酬有关的材料）第2 小类包括：

1.干部调配、干部任免材料，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；

2.公民应征入伍登记表，军队授衔、提高职级待遇的登记表、审批 表，军队转业、复员、退伍军人登记表、审批表；警察晋衔、晋级，检察官、法官等级评定材料；

3.招工、以工代干人员转干审批表、登记表； 4.退（离）休审批表。

（简单的来说与身份、职务发生变化有关的材料归入九类二小 类。）

第3 小类包括出国、出境人员审批表、登记表； 第4 小类包括党代会、人代会、政协代表会、工青妇代表会、民 主党派代表会等代表登记表、批件。第十类 其他可供组织上参考的材料 1.体检表；

2.大、中、专学生通知报到、分配、调动介绍信； 3.工资转移单； 4.入学通知书、准考证；

5.部队配偶体检、结婚报告、申请； 6.住房情况； 7.加入工会有关手续；

8.个人需要保存入档的总结材料。

9.干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡 的调查报告、善后处理情况、遗书等；

二、档案材料的排序

1.按档案材料形成时间排序的：第一类、第二类、第三类、第七类、第十材料。其中：第十类体检表排在最前，其它材料按时序排列。2.按档案材料内容的主次关系进行排序的：第五类、第六类、第八 类材料。

第五类、第八材料的排列顺序为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交 待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排 列。其中第五类中政审材料先本人后家庭成员，再社会关系，社会关 系按血缘关系分。

例：第五类审查材料放在批复材料之后，排列顺序为：批复－审 查结论－证明、调查材料（本人－父母－妻子－兄弟姐妹－祖父母－ 舅－姑－叔－姨）

第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿 书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。

例：入团志愿书－申请－退团－入党志愿书－入党申请－转正申 请－培养材料

3.第四类、第九类材料按材料性质相对集中分四小类排序，每小类 中每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。

三、干部档案整理工作程序

组卷→编分类号→打印目录→技术加工→装订→检验(一)、组卷：

干部档案以人为单位，一人一卷，档案材料以件为单位，一份完 整的材料为一件。组卷就是经过鉴别把材料按类别组织起来。这一过 程要做的工作有：

1、鉴别档案材料（注意同姓名人员材料鉴别），剔出不属归档范 围的材料。

不属归档范围的材料有：

①述职报告；②思想总结；③工作总结；④思想汇报；⑤重复的 入党申请书（留近期的）；⑥两份以上的材料；⑦各种试卷（大中专招

生考试）；⑧毕业证书（作学历证明的入档）；⑨论文（除有重大影响 的论文）；⑩工作转正申请。

红头文件原则上不归档，如果没有任免表可以归档利用。有职务（任免）审批表和职务任免文件的，正本装任免表，附本装文件。

2、散页组件。就是将属同一件的材料分散页用回形针别在一起在 一起。档案材料上的订书钉、大头针等金属装订物应当拆除。

3、横式粘贴。干部档案材料都必须横放，原竖着的材料要重新粘 贴在A4 纸上，幅面过大的档案材料要先下后右折叠。折叠后的档案材

料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。

4、裁补三角标签，补残缺。原先的三角标签一律裁切掉，并将卷 面残缺的部分尽量用相似的纸进行修补。剪裁时不得损坏档案材料上 的文字、印章、图形等内容。

5、分类、排序。分类排序后按类别层叠排放。(二)、编分类号：

一律用铅笔，把号码编在右上角，距上边缘1 厘米，右边缘1 厘 米处。原有编号能擦的擦掉，不能擦除的用铅笔划一横。编号时注意 不要把顺序弄错。第四类、第九类编3 个号，其余类编2 个号。例：9－1－1，9－1－2，„ 1－1，1－2，1－3，„(三)、打印目录：

目录登记要逐项认真填写，不得空缺，要做到登记与实际材料的 内容、时间、页数相符，准确无误，不得错登和漏登。

序号：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用

（一）至

（四），顺序号用阿拉伯数字。

材料名称：材料名称就是材料的标题，是目录登记的核心内容。标题采取客观记实的原则，材料原标题是什么，就登记什么。对于材 料标题过长的要采取缩写，注意概括全面并简明额要。材料没有名称 的要自拟一个，语言规范，用铅笔写在原材料的正上方。材料形成时间：材料形成的时间，一般以最后的时间为准，也就 是以材料办理完毕、正式生效的时间为准。复制件，以原材料的形成 时间为准。材料最后未签署时间的，可根据材料内容和特征，考证出 时间并注明依据，如无可靠依据，一般不再注明。作为证明材料的摘 抄件，以摘抄时间或单位签署意见的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1988 年11 月1 日，不能 填为88 年11 月，或者1988 年等。

页数：材料的每一面只要有文字的都算为一页，空白面不算页数，文字无意义的（如：某面仅有“×××印制”字样）也不算页数。备注：材料属文件的在备注栏内填上文号。目录登记后，要检验核对做到准确无误。

目录做完后要填写整理注明、备考表、职务变动表。

整理注明上要写明所缺材料，材料整理前材料文字有无损失情况 等。

职务变动表放在目录后，填写时从任副科级填起，同一单位，连 任同级职务不再重填。任免时间要填齐全，同一职务的免职在同一任 职的后边填上免职时间。职务变动时间以最终审批时间为准，有注明 审批时间的按注明的时间。部门填写要具体（如：某同志任某乡书记，部门就要写明是某县某乡）。有任职文号的要填上任职文号。有没有职

务任免的，干部的姓名、性别、出生年月和籍贯也要填上，籍贯填至 省县。

(四)、技术加工：

按照新的要求：档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材 料，右边、上边不能对齐是正常的，不再要求“四边齐”。根据档案材料实际情况，适当的对材料进行技术加工，加工包括： 裁边、贴边、扎边、包边。

1、裁边：针对原档案已装订过的装订孔，裁掉但不能伤字，注意 正反面。

2、贴边：幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有 文字的材料应加边。多页的用横式或竖式鱼鳞式粘贴法，单页的用掌 上明珠粘贴法。对字到边的用透明胶带和贴纸增加边宽，右边超过A4 幅面的折叠。材料有撕裂的要用透明胶带粘贴，材料中有孔又不能裁 的要将孔补起。

档案材料原已整理成16K 的，材料幅面不再增大。

3、包边：两页以上的材料都要包边。

4、扎边：三页以上的散材料和原成册去掉金属装订物的材料都要 用缝纫机扎边，凡扎边的材料都要包边，对包边宽度不够装订的，要 填补平。

粘贴时要注意保持卷面整洁，多余的糨糊迅速用卫生纸擦掉。技 术加工完成后将材料平铺晾开，上面压上重物以保平整。(五)、装订：

材料晾干后，将材料整齐用重物压平，以使装订出的档案平整。装订好的档案，档案目录位于卷首，卷内材料排列顺序与目录相 符。

档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。干部人事 档案如果太厚，应该分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材 料分放在同一卷中。

干部档案盒标签要书写干部的姓名、籍贯，书写姓名不得使用同 音字或不规范的简化字。(六)、检验：

检验是干部人事档案装订成卷后，系统全面的查看档案是否合格 的一项工作。它是干部人事档案整理工作中最后的把关，也是消灭差 错的必要环节。

1、检验卷内的档案材料是否都属于该干部的，有无张冠李戴现象，撤出的材料是否符合规定。

2、检查材料分类是否准确，每类材料的排列是否准确无误。

3、检查目录登记与实际材料是否相符，材料名称、形成时间、页 数的填写是否准确。

4、检查材料上的金属物是否已全部拆除，裱糊、折叠是否合乎要 求。

5、检验装订是否整齐，有无压字、伤字现象，卷皮书写是否规范 整洁。

四、档案整理工作注意事项

1、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国 家秘密法》和干部人事档案工作相关规定，保密党和国家秘密，确保 档案安全，不得向任何人泄露档案内容；

2、档案出入库需严格登记程序，要有登记记录。

3、不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、添加档案材料或伪 造档案；

4、不得擅自处理或销毁档案材料；整理中因不属归档范围的材料，须进行登记，经主管领导审批后方可分情况处理。

5、工作人员不得整理本人和亲属的档案；

6、严禁在工作室吸烟，保持室内整洁，防止污染档案；

第三部分 干部人事档案审核工作

加强干部人事档案的内容建设，是干部人事工作对干部人事档案 工作提出的必然要求。干部人事档案的内容是干部人事档案工作的重 要基础，也是干部人事档案工作的价值所在。做好档案审核工作，对 提高干部人事档案工作的利用服务水平，切实发挥档案在干部人事工 作中的作用，体现组织部门坚持公道正派选好人用好人具有重要意义。

齐全、完整、真实、规范的档案材料能够比较全面、客观地反映干部 的政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、专业技能、工作实绩 等方面的情况。

干部档案审核是数字化工作流程中重要组成部分，材料齐全了才 能更好的进行整理编码。通过审核档案一是查漏补缺，按要求把材料 收集齐全；二是去伪存真，对档案的真实性进行审核，使干部档案信 息真实准确。

一、审核内容

①档案材料是否齐全完整。审核中发现材料不齐全或不完整的，要采取措施进行收集补充，力求做到1999 年版干部履历表、任免考察

材料、考核表、学历学位材料、副高以上职称材料、干部教育培 训材料、入党志愿书、干部任免审批表、公务员登记表等关键材料齐 全完整。

②档案材料是否手续完备。审核中发现干部人事档案材料没有办 理完毕的，如没有单位盖章、没有落款时间、没有审批意见、没有填 写完整的，均须补办有关手续或重新补填有关材料。

③档案案卷是否条理规范。审核中发现档案整理不规范或档案零 散材料较多的，要进行规范整理。审核登记要求：一是认真填写《干部人事档案材料审核登记表》，二是填好《干部人事档案缺少材料登记表》，便于索取催收补办完整。

二、审核责任

①坚持“谁审核、谁督办、谁落实”的原则。

②采取“边审核、边落实、边整理”的办法。审核整档人员经管 档人员同意，直接与全县相关单位联系档案材料的补充收集、完备手 续和内容确认等事宜，做到既负责帮助完成档案整理任务，又负责帮 助管档单位解决落实审核出来的问题，并帮助逐项落实到位，对敷衍 塞责者要追究责任。

三、审核项目 第一类 履历材料

1、应有1988 年版《干部履历表》，不补栏目内容和手续，缺少的，不补填。2、1999 年版《干部履历表》，栏目要逐项填写，应有照片、本人 签名、填表时间、单位公章。栏目空白的，应填“无”；档案中有材料，栏目中未填写内容的，不补填。3、1999 年版《干部履历表》缺少的，由本人补填。

4、干部人事档案材料必须与1999 年版《干部履历表》栏目中内 容相符，缺少的应补齐。第三类 考核、考察材料 1、1994 年以来《考核登记表》应齐全。《考核登记表》 要有等次、本人签名、填表时间、审批单位印章。缺少材料的，要补 填。

2、任期经济责任审计结果报告。对领导干部进行经济责任审计中 形成的审计材料是考察干部的一项重要参考依据。对干部本人进行过 审计的，应有任期经济责任审计结果报告。不管干部现任何职，只要 曾做过经济工作，在应该审计的岗位上工作过，就应有审计报告。审 计材料是近几年新出现的档案材料，有时内容比较多，许多单位将这 类材料放在文书档案中，但是干部的审计情况在干部工作中的作用越 来越重要，因此正在修订中的《干部人事档案材料收集归档规定》将 审计材料列入收集归档范围，如果干部档案中没有这类材料，可以通 过文书档案复制补充，实际操作中只要求存放结论性审计材料即可。第四类 学历、学位、培训、职称材料

1、学历、学位材料应齐全。缺少学历、学位材料的，通知本人查 找或补办。

“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登 记表；

恢复高考制度后入学的，大学本（专）科学历须有高校学生登记 表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表。

硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究 生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕 士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授 予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目 成绩合格证书（通知单）复印件。

党校学历须学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。2、1999 年版《干部履历表》栏目中，填写97 年后参加2 个月以 上理论、专业、技能培训的，材料应齐全。缺少的，由培训单位补充 培训情况证明。

《干部任用条例》将干部参加党校培训等作为选拔任用干部的一 个条件，作了明确要求，因此，档案中应该有能够体现干部参加各种 理论、专业、技能等方面培训情况的材料。1997 年以来参加两个月（含 两个月）以上理论、专业、技能等方面培训相关材料是审核重点。这 些材料可结合1999 年版《干部履历表》和《干部任免审批表》所填写 的情况进行审核。对缺少的材料要认真查找、补充。

3、有专业技术职务或任职资格的，应有《专业技术职务任职资格 评审表》、《专业技术职务任职资格通知》或《资格考试合格人员登记

表》，缺少的，由有关单位补充证明材料。

4、专业技术人员档案材料，评聘不一致的，聘书材料不补。第五类 政审材料

更改参加工作时间或连续工龄的，应有组织人事部门的批复。凡 没有组织批复的视为擅自更改，不予承认。第六类 入团、入党材料

1、中共党员应有《入党志愿书》、1985 年《党员登记表》和1990 年《党员民主评议表》。

2、缺少《入党志愿书》的，要认真查找；确实找不到的，要由其 原单位党组织出具证明（需由县级或县级以上党委组织部门审核），证

实其党员身份，现所在单位党组织要在其重新填写的《入党志愿书》 有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级组 织审查同意后，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人档 案。如果原单位现在已不存在，干部现所在单位党组织在能够确认干 部党员身份的前提下，出具书面证明，在其重新填写的《入党志愿书》 有关栏目里注明情况和原因，提出承认其党员资格的意见，报上级党 组织审查同意后，将补填材料存入本人档案。3、1985 年是正式党员的，应有《党员登记表》，审批单位印章。缺少的，由干部当时所在单位党组织写出情况说明。4、1990 年是正式党员的，要填写《党员民主评议表》，手续齐全，缺少的，由干部当时所在单位党组织写出情况说明。

5、部队转业干部缺少《党员登记表》、《党员民主评议表》的，不 另补材料。

6、干部加入、退出民主党派的，材料应齐全。第七类 奖励材料 1、1999 年《干部履历表》或《干部任免审批表》栏目填写的，获 得县以上的奖励，材料应齐全，缺少的，要收集，收集不全的，可用 奖状、证书复印件替代，归入人事档案，档案中有获奖材料，《干部履

历表》栏目中未填写奖励内容的，不需补填。第八类 涉纪、涉法材料

1、干部受行政处分的，应有处分批复（通知）、决定、报告、本 人检查。如解除处分，还必须有解除处分的决定材料。

2、干部受刑事处分的，应有法院判决书、报告、本人检查。

3、干部受党纪处分的，应有处分批复（通知）、决定、报告、本 人检查。

缺少上述材料的，要收集；如确实收集不到的，要从文书档案中 复印替代。

第九类 工资、任免材料 1、1993 年以来《工资审批表》，要有填表时间及印章，材料应齐 全，缺少的要补齐。要求1993 以来的工资材料收集齐全，或是在《工 资变动登记表》中有相应记载。2、1997 年前《干部任免审批表》中空白栏目，不必补填，要有审 批单位公章。1997 年以来的《干部任免审批表》按规定逐项填写，注

明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章。按照《<干部任免审批表>填写说明》的规定，《干部任免审批表》 中的奖惩情况、考核情况、任免理由、家庭主要成员及社会关系 等栏目不能遗漏，要逐项如实准确填写，同时注明任免职务的批准机 关、批准时间，并且有组织盖章。对于手续不完备的《干部任免审批 表》，如果要补充相关手续，也要在补填内容旁注明补充标识和时间。这里需要说明的是，为了保持档案的原貌，最新一张《干部任免 审批表》必须按照规定逐项正确填写，并且各项手续完备。对以前其 他填写不规范、手续不完备的《干部任免审批表》不再要求补填相关 内容或完善手续。3、1997 年前科级干部的考察材料的可不补。1997 年后晋升为副 科级、正科级职务的，考察材料、考察人必须齐全。考察材料归入干 部人事档案第九类2 小类。

4、对缺少此类材料的，要认真查找，尽可能找到原件，确实找不 到的，可通过文书档案卷复制；如当时没有填写《干部任免审批（呈 报）表》的，可找来任职通知替代。对于复制的《干部任免审批（呈 报）表》和任职通知，要注明复制标识和时间，复制时间要按实际复 制时间记录，并加盖组织印章。5、1999 年《干部履历表》填写的党代会、人代会、政协、工代会、妇代会代表登记表，缺少的，可以不补。

四、审核的方法

干部人事档案审核工作是一项政策性强、工作量大、涉及面广、要求较高的工作，在实际工作中，我们按照“逐卷审阅—登记分析— 补充完善—整理归档”做法，有利于提高工作效率，保证审核工作质 量。

1、逐卷审阅。对现职干部人事档案逐卷审阅，逐页鉴别，逐项核 对。首先应看干部人事档案中所存放的档案材料是否都是同一个人的 材料，尤其要注意是否存在同名同姓但不属于同一个人的档案材料。其次要查看是否有故意涂改某些档案内容，使干部的相关信息发生变 动的现象，尤其是有关年龄、党龄、工龄和学历学位信息以及奖惩信 息是否有涂改现象。第三，检查档案中是否存有不真实的档案材料，对这类问题，除了从档案材料本身记载的内容、办理手续和来源渠道 分析外，还要从某一材料与档案中其他相关材料的记载进行分析。除以上三种情况，在按照重点内容对干部人事档案进行审核的过 程中，要特别注意对档案中的一些关联材料和关联信息相互印证，如 档案中存有处分材料，就要看《干部任免审批表》和干部本人填写的 履历表中有无这一信息的记载。对于学历学位材料、培训材料、职称 材料、考察材料和任免材料的审核，一般是根据干部本人最新任免材 料和履历材料所记载的学习经历、培训经历、任职经历，反向倒查之 前的学历学位材料、培训材料、职称材料、考察材料和任免材料是否 齐全。

2、登记分析。对审核中查出的问题分门别类做好登记工作是后期 补充完善档案材料的基础和前提。由于各单位实际情况不同，档案中 存在的问题也会存在很大差别，但都应遵循便于后期补充完善档案材 料这样一个基本原则。为了便于以后的工作，对审核中发现的问题登 记得应尽量详细一些。

对查找出来的问题，应在核实准确的基础上仔细分析，根据实际 情况，按照要求拟订出切合实际的处理意见。

3、补充完善。这是整个审核工作中非常关键的一个环节。对于档 案中缺少的材料，根据材料内容和性质的不同可分别采取补充收集、复制和重新制作填写等三个处理办法。

严格地讲，组织人事工作中形成的干部人事档案归档材料应该按 照规定的工作流程转递，都应该是传承有序的，最后都应该归入档案。对于因特殊原因没有及时归档的档案材料，主要的收集渠道还是从材 料形成部门入手，沿着材料流转途径查找，为了保持档案材料的历史 原貌和确保档案信息真实，在补充收集材料过程中应尽可能收集补充 档案材料原件。一是对存放在其他地方以及能够查找到原件并可以归 档的档案材料，应积极追要收集，如《干部履历表》、《干部任免审批

表》、考察材料、学历学位材料、入党材料、审计材料等。二是对确实

无法找到原件的，可以通过文书档案卷或其他存有材料原件的地方进 行复制。可以用性质和记载内容相同的替代材料代替，不主张重新制 作，如在办理任免事项时没有制作《干部任免审批表》，可以用任职通 知或其他任免的复制件代替。三是对必须重新制作的档案材料，一定 要严格按照规定的程序重新制作填写，如补填1999 年版的《干部履历

表》要按填表说明填写，补填《入党志愿书》要按照中组部有关重新 填写《入党志愿书》的要求进行。

对于手续不完备的档案材料，能够补充的手续要在确保补制的档 案信息真实的前提下，补充完善相应手续。

所有复制和补充制作的档案材料以及补充完善的档案材料手续，都要注明复制、补制标识和复制、补制时间。

4、整理归档。在对干部人事档案分类装订、加工整理方面的情况 进行审核时，主要是看对档案的内容有无影响、是否影响到档案的利 用以及有无明显错误和不符合规定的地方。对于审核中发现的档案材 料分类错误、目录填写错误、材料排列顺序错误等问题，要按照及时 改正。对于补充收集的档案材料，要在认真鉴别的基础上，按要求及 时归档，避免形成积压。在完成补充完善档案材料和归档工作后，应 对档案进行一次复核，避免遗漏问题。

第四部分 干部基本信息审核

一、审核原则

1、坚持“实事求是、公道正派、严格程序、严格审核”的原则，确保干部三龄二历一身份信息准确。

2、坚持谁审核谁负责原则。要以书证形式将干部档案审核的全过 程记录在案，实行署名制，使每一步操作流程，每一个审核环节，都 有“帐”可查。

二、工作程序

1、初审。初审人按照《中共南郑县委组织部干部人事档案基本信 息审核认定办法》对干部人事档案的“三龄二历一身份”认真审核，填写好基本信息审核登记表，2、复核。复核人对记载不致内容或不能认定的内容再进行复核。

3、复审。干部监督科对工作人员的审核结果再次复审、确认。

4、分管领导审核。干部监督科将确认结果报分管部领导审核，领 导审核同意后，干部监督科为干部做出《干部基本信息审核认定表》。

干部人事档案整理工作 篇2

一、干部人事档案整理工作原则

干部档案管理部门在档案工作中应始终坚持以下几个工作原则:一是真实性原则。“真实性”原则应贯穿于干部人事档案工作的始终, 是干部人事档案工作最基本的原则。为了保证档案材料的真实性、可靠性, 管档人员必须细致分析档案中已有的以及要新归入干部档案的各类材料, 做到逐份审核, 细致鉴别, 杜绝虚假、不实的材料归入档案, 提高干部人事档案材料的质量和参考价值。二是规范性原则。由于干部人事档案对于干部的考察、任用具有重要作用, 因此在干部人事档案整理中必须严格按照一定的工作原则开展工作, 做到工作程序、档案内容以及工作要求的规范性, 规范档案材料的鉴别、分类、加工制作、装订等一系列工作。三是完整性和精炼性相结合的原则。干部人事档案材料的收集工作必须坚持全面、完整的原则, 细致准确地对干部人事档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等, 但是在保证干部人事档案材料完整性的基础上还必须做到精炼的要求, 对于参考价值较小、不应归档的材料应严格按照相关工作流程予以剔除, 保证干部档案的精炼、实用。

二、干部人事档案整理工作要求

一是干部人事档案整理必须做到“鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、加工规范、装订整齐”。通过整理工作力求使每卷干部档案均达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。

二是干部人事档案的整理人员, 必须切实理解党的干部工作方针、政策和干部人事档案工作的专业知识, 并不断加强自身学习, 提高自我的工作素养, 熟悉干部人事档案整理的相关规定, 熟练掌握档案整理的基本方法、技能, 细致、认真、负责地做好档案整理工作。

三、干部人事档案整理注意事项

首先, 干部人事档案涉及干部生活、学习、工作等各方面的详细信息, 在整理工作中, 只有做好保密工作, 才能保证在档案整理工作中干部信息的安全。因此, 参加整理档案的人员, 必须细致学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》, 并掌握干部人事档案工作的相关规定, 切实履行好安全保密制度, 确保干部档案信息的安全。

其次, 除工作需要外, 工作人员不得擅自涂改、抽取、撤换或者伪造干部档案材料, 对于干部档案材料变动应按规定工作流程进行, 并进行详细登记。

第三, 不得私自处理或销毁档案材料。对整理中按规定应予以剔除的档案材料, 必须予以登记, 经主管领导审查批准后处理。

第四, 在整理过程中, 必须加强对档案材料的管理, 防止档案材料的丢失和干部人事档案信息的泄露。

四、当前干部人事档案整理中存在的主要问题

(一) 纸张尺寸问题。

档案用纸规格标准不统一, 虽然根据中组部、国家档案局《关于印发<干部档案工作条例>的通知》 (组通字[1991]13号) 以及《干部档案整理工作细则》等相关文件的规定, 档案材料要统一使用16K办公用纸, 但是现行的公文材料用纸尺寸基本为29.7×21CM, 国际标准A4纸型。纸张大小、规格的不同, 导致了在干部档案整理工作中的诸多不便, 不仅增加了档案整理人员的工作量, 也严重影响干部档案的质量和利用。

按照《干部档案整理工作细则》的要求, 在干部档案整理过程中, 为方便干部档案的保存、使用, 常常为了达到外观整齐、美观的要求而对超出16K办公用纸尺寸的档案材料进行裁剪或折叠等加工, 而对尺寸较小的档案材料则要进行托裱、裱糊等技术加工, 正是由于技术加工过程的繁琐增加了干部档案损坏、脱落甚至遗失的风险, 难免对干部档案管理工作造成影响。

(二) 打孔装订的问题。

虽然《干部档案工作条例》等文件对于干部档案材料的打孔装订有严格的要求, 但由于各个干部档案管理单位的档案管理人员以及同一单位不同时期档案管理人员业务素质、档案材料加工硬件设施以及其他实际情况的不同而导致了同一单位不同时期、不同单位干部档案整理的水平参差不齐, 不仅为日后的干部档案材料归档、整理工作带来了诸多不便, 影响了档案整理人员的工作效率和工作质量, 而且也逐步导致了干部档案管理工作中问题的频出。

(三) 装具问题。

为了达到对干部档案的标准化要求, 中共中央组织部建议干部人事档案应使用统一标准的装具。装具尺寸为28×20.5×35CM, 卷盒设有3个金属弹簧装订立柱。有丰富的干部档案材料整理、归档工作经验的人员不难发现:档案装具因为生产厂家、生产批次的不同, 装具质量也不尽相同, 在长期频繁使用过程中, 不仅装具外表会损坏, 而且其中的不锈钢档案夹以及金属弹簧立柱也会生锈, 从而导致档案材料的破损、脱落、腐蚀, 严重影响了干部档案的阅读和利用, 而更换装具无疑是对档案材料的再次损坏。

(四) 反复拆装的问题。

在干部人事档案整理过程中, 归档材料必须经过鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等过程, 直至装订完成的干部人事档案应做到外形整齐美观, 但是对干部档案的保管、利用以及日后的零散材料的归档、档案材料的复制等工作造成了一定的不便, 极易在以后的干部档案材料归档、复制等利用过程中损伤档案材料。而且随着时间的推移, 干部档案的内容需要不断进行充实, 每一份干部档案都将定期归入新增的档案材料, 从干部档案的建立至干部的退休甚至过世, 干部档案将面临无数次的反复拆装、装订, 部分档案材料纸张强度会严重降低甚至被损坏, 严重缩短了干部人事档案的使用寿命。

五、干部人事档案整理的几点建议

(一) 提高档案整理人员的业务素质。

档案整理人员的专业素质水平直接关系到干部人事档案整理的质量, 对于干部人事档案整理工作的科学、有序进行具有重要的影响。因此, 整档人员必须增强自我的学习意识, 加强学习, 努力提升自身的政治思想水平的同时, 不断提高业务水平和工作技能水平, 做到干部档案整理的规范化、标准化, 保证干部人事档案整理工作的有序开展。

(二) 规范用纸标准。

首先, 相关的干部档案主管部门应加大宣传力度, 制定相关的用纸标准, 尤其是对干部人事档案材料的形成部门, 应对干部档案材料的用纸作出统一的要求, 或者可以采取直接提供档案材料的标准用纸的方法, 做到各干部档案材料形成部门所形成的档案材料具有统一的标准, 以便于干部人事档案管理部门的材料归档、整理工作, 同时对于干部档案的保存也具有一定的积极意义。

(三) 简化干部人事档案的整理。

由于各级干部档案管理部门实际情况和管档人员素质的差别, 干部档案的规范问题任重而道远, 为了使干部人事档案工作尽量做到统一化、规范化, 就很有必要减少人为因素对干部档案的影响, 因此对现行的干部档案整理工作进行一定的精简就具有了十分重要的意义。

(四) 加快干部人事档案工作的信息化建设。

干部人事档案管理部门应积极建立干部人事档案信息数据库, 以减少干部人事纸质档案的人为因素影响, 进而减少对干部人事档案的损坏, 提升干部人事档案利用的质量和速度, 同时应及时对干部人事档案数据库进行更新和备份, 保证信息安全, 进一步提高干部人事档案数字资料的利用率, 扩大其利用范围, 利用现代科学技术为干部人事档案工作服务, 进一步改进工作方法、提高工作效率。

(五) 加强各级、各系统干部人事档案管理部门之间的沟通和交流, 建立长效沟通机制。

及时分享先进的管理理念和管理办法, 全面提升各级、各系统干部人事档案管理工作的水平。

参考文献

[1]董雪芬.试论干部人事档案的整理与利用.治黄科技信息, 2008 (04) .

干部人事档案整理工作 篇3

关键词：人事档案 整理 管理

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。这项工作是组织人事管理工作的重要组成部分，并直接为贯彻党的干部路线、方针、政策，选贤举能、知人善任服务，是干部人事管理中一项必不可少的基础性工作。它在加强领导班子和干部队伍建设，培养和造就大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用。

1 人事档案材料的整理

人事档案的整理工作是一项技术性、技巧性很强的工作。每一项工作都有具体标准和具体操作规范，要将杂乱无章的人事档案科学的分门别类、整理成高质量的卷宗需要很强的综合分析能力，只有分析人事档案的形成，找出主线，才能有效保持档案卷宗之间的历史联系，组卷才能清楚合理。在档案整理的过程中，有很多环节都要用文字表达，如拟写标题、档案目录等。如果卷案目录、档案标题不能准确反映内容，将会影响档案的提供利用。

1.1 便于查阅。保管人事档案工作的总目的就是开发档案信息源，提供人事档案，为相关组织人事部门工作服务。人事档案的收集、鉴别、整理、保管等一系列基础性工作，都是以提供利用为目标。已经整理好的人事个人档案包括当事人入党、任免调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件等。

1.2 便于保密。人事档案是组织人事部门集中统一保管的个人材料，是对个人进行考核考察的材料，也有知情人提供的信息，这些都具有高度的机密性，只由上级掌握和使用，不能向外扩散，否则就会不利于工作的开展，不利于安定团结，不利于对个人的培养和使用，甚至还会带来更严重的后果。另外对于借阅的档案材料应采用活页式的方法，将档案一卷中的某一份取出进行复印并办理有关手续进行登记，这样就保证干部人事档案的安全、方便、保密、快捷。

1.3 便于统计。人事档案的整理给档案统计带来极大的方便。人事档案的统计是原始记录，最终汇入的数字准确真实。原始记录是第一手材料，记录的事项具有具体性，它是进行大量的观察、取得统计资料和编制统计报表的基础，在此基础上还可以建立统计台帐，将原始记录依据时间顺序定期进行登记、整理、总汇，如档案资料的收进转出、提供利用的人次卷次、利用者的身份、利用目的等。这也是保证统计数据准确即时的一个好方法。

1.4 便于利用。对人事档案采取专门的保管措施是非常重要的环节，这有利于维护人事档案的完整和安全，便于人事档案能长久为社会提供服务。如果一味追求方便利用而忽视对档案资料的保管和保护，造成干部/职工人事档案资源的损害会给队伍建设带来不利的影响。人事档案在库房保管时要将档案进行编号登记、有序排列、科学存放，对收进、转出、查阅、借用都要做详细的登记，检查核对 ，然后入档入柜，避免积压，合理布局，方便利用者。

2 合理开发运用人事档案

2.1 人力资源规划。人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。

2.2 招聘筛选。人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”。

例如在企业内部岗位出现空缺，需要在企业内部进行招聘时，人力资源管理部门在公布岗位需求，接到应聘申请之后，可以根据需求查阅相关员工档案，直接剔除不符合基本条件人员，如年龄、学历、专业等，对于符合基本条件人员则进一步核实其各类工作资料的真实性。合理运用人事档案从而节省了内部招聘成本，筛除虚假信息，使招聘筛选工作更高效、准确。

2.3 员工培训与开发。人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。

通过将员工人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距，进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训；在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确性。

2.4 薪酬福利。员工薪酬福利自员工入职之日起就与员工个人档案信息相联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如，员工社会保险的参保、调转、以及保险待遇的申请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。

2.5 绩效考核。人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并且将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格；考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字；考核结束后要及时整理考核材料，并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查，从而避免不必要的争议，确保绩效考核工作的公平性、公正性。

2.6 职业生涯规划。通过进行人事档案分析，可以根据各员工的不同特点将其进行划分，根据需要行成不同的人员分类，如按从事岗位分类、按学历分类、按专业分类、按性别分类等，为建立各类人才库提供基础。各类人才库与职业发展通道相联系，明确每个员工现有的业绩与知识能力与职业晋升所要求的标准之间的差距，从而可以实现职业发展途径的激励性，实现员工的职业生涯规划。

3 做好人事档案管理工作

3.1 档案管理人员要提高对人事档案工作重要性的认识。人事档案人员应该不断地加强自身学习，增强工作自觉性。同时注意宣传提高专业人员的档案意识，提高对人事档案工作重要性的认识。

3.2 在工作中应进一步加强收集工作，完善档案内容。人事档案材料的收集工作是人事档案工作的基础，是人事档案积累信息的过程，是人事档案工作的重要环节。因此，必须下功夫、花大力气认真做好。要建立健全收集归档制度，要采取定期收集和不定期收集相结合的方式，将收集的应归档材料全部收集归档。定期收集可以根据本单位的中心工作提出收集工作计划，对应收集的材料做到心中有数。积极主动抓重点，按计划逐项收集。不定期收集也就是零星收集，采取这种方法时要注意了解各方面情况，及时掌握信息，随时收集。

3.3 要在充分发挥人事档案的作用，使人事档案利用得更充分。注意拓宽服务范围，为人事改革提供信息。除了在政审、调资、晋升时提供人事档案以外，档案部门在当前人事工作改革中要根据结构性调整、人员配置等中心任务，积极提供人事档案信息，如为机构人员调整、定岗定员工作提供人员现状情况、综合信息、统计信息等。

干部人事档案整理的方法步骤 篇4

整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，我们首先要做的是严格审核，整理的第一个环节还是审核。审核不仅贯穿收集整理工作始终，而且还贯穿在编打目录和整改工作的始终。干部档案审核的主要内容有四个方面：一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。审核后符合归档要求的档案材料，才能归入干部人事档案，并且整理归档工作必须在接收材料之日起一个月内完成。除了审核以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤： 第一步，分类

按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类：履历材料。

这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。

第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。

第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。

这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。

第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。

这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。

第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。第七类：表彰奖励材料。

这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。

第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

第十类包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也入此类。

档案材料的分类有两点说明：

（一）第四类、第九类材料的二级分类

第四类、第九类材料内容复杂、数量众多，都处于动态变化中，由低到高、由少到多．为了便于添加材料、方便查找，还需要采用二级分类法，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：

第四类材料二级分类分为：1．学历学位材料；2．职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3．反映科研学术水平的材料；4．培训材料等。

第九类材料二级分类分为：1．工资材料；2．任免材料；3．出国（境）材料；4．参加会议的代表登记表等其它材料。

今后，报送的新任市管干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

（二）内容交叉材料的分类

1．以自传为主的履历或简历表归第二类。

2．学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。3．享受政府特殊津贴材料归第七类。

4．干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。5．中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。第二步，排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有： 按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。2．按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。第三步，编目

修订后的目录与旧目录的不同：一是“类号”改为“序号”；二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”；三是删除“份数”栏。编目的具体要求是：

1．档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

2．每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

3．“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用

（一）至

（四），序号用阿拉伯数字。

4．“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

5．“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

6．“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

7．“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

8．每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。第四步，技术加工

对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

1．对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

3．幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

4．档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

5．档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。第五步，装订

干部整理档案中存在的问题 篇5

随着领导干部档案整理工作的进一步展开，在整理过程中，我发现每份档案中都有不同程度的缺短材料，我们补充完善了上千份材料，复印好几百份原件，补做《干部任免审批表》多份，在制表时查找相关文件资料多件，补盖公章多个„„在补充完善了归档材料后，通过准确分类、裁剪修补、认真书写分类号和页码，打印目录、整齐装订，使几百份档案完美上架。（一份档案，不经过10次以上的反复是上不了架的）我们就利用周末或晚上加班，使工作时间有了保障。在整理过程中发现存在共性的问题有以下七个方面：

一、年龄出现多个版本，随意更改。

二、姓名随意更改，多用同音字。

三、《干部履历表》多年不填写，填写了的缺照片，缺本人签字，缺机关盖章，不规范。

四、在应审计的岗位上工作过的干部，没有审计报告或结论性的审计材料（普遍没有归档）。

五、挂职人员、培训人员、出国人员所需的鉴定、成绩、审查表等普遍缺少归档。

六、受奖干部缺少登记表、审批表，只是提供了奖状复印件。

七、《干部任免审批表》缺的程度很严重，有的干部已是副处甚至以上，竟没有一张任免表，有的离开原来单位十多年了，职位多次变动，任免表还停留在原单位仅有的几张。

对以上存在的问题我们是这样解决的：

1、对年龄的确认，我们依据档案里最早出现年龄的那份材料（一般是《入团志愿书》），再参考本人身份证，如若相差不过2个月，就与其身份证保持一致，尽量不给其以后的生活造成麻烦。对于相差一年或两年的，严格依据最早的那份材料来确认。

2、对姓名中出现多音字的，请其出示“更改姓名证明”，或不曾更改的，只是自己随意写，就在档案目录前填写《档案中存在的问题》。

3、对于《干部履历表》短缺的，已无法重新组织填写的，只能成为遗憾。缺照片、本人签字的，我们尽量找本人索要相近时代的照片补贴上去，需补盖审查机关公章的，去原单位补盖。并指导规范填写新的履历表。

4、对参加过培训，受过奖励的人员索要培训证书、奖状等原件进行复印，并对复印件加盖人资部公章，填写复印人姓名。

5、对《干部任免审批表》的补做，我们在人资及党群部门配合下，查找当年的文件，依据其文号、时间、任免内容，并查找出本人的简历，重新制作相应的任免表，并补盖相关部门的公章。

总上所述问题，分析存在的原因有以下几方面：

①、出生日期的前后不一致，有阴阳历、采用虚岁等不同习惯造成的，也有笔误，也有个人为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意所为。

②、姓名出现同音字，是历史原因造成的，在没有居民身份证的年代，人们对自己的名字随意换用与其同音的字，总之，没有确定名字的观念和意识。

③、对于《干部履历表》的缺失及不规范、审计报告、培训成绩、鉴定表、奖励人员登记表、出国人员审查表、干部任免审批表等等材料的缺失，我认为主要原因在于人事档案管理部门没有及时组织填写、收集归档所造成的。

为什么这么说呢？因为一般员工、干部不了解人事档案，没有归档的意识。那么及时收集归档是人事档案管理人员责无旁贷的工作。然而目前的现状是，各单位人事档案都是兼职，没有时间精力来分管这块，而且这块的制度也不健全，以致造成不能对应归档的材料及时、完整归档，使人事档案杂乱无章地尘封在铁皮柜里，多年无人问津。

我们在整理档案的过程中，感到最费时、费力的就是补充、收集缺的材料，一旦材料齐全，那整理工作就是既快又轻松的。

针对存在这么多的问题及目前人事档案工作的现状，我有以下不成熟的想法及建议：

1、首先设岗，设专人负责人事档案管理工作，制定、完善档案的收集、归档、整理制度。

2、档案管理人员组织员工、干部开展讲座，提高大家的归档意，变被动为主动。

3、管理人员跟踪、收集，形成网络管理，比如在人资登记的参加培训人员，参加资格、职称考试人员、出国人员、受奖励人员，档案人员要首先获取这些人员的名单，然后跟踪，一一收集归档，这样就不会有纰漏。（订制度：参加以上的人员必须及时上交相关资料，且与报销差旅挂钩等）。

如果档案管理部门能按制度及时收集应该归档的材料，而且广大员工、干部都具备了归档的知识及意识，那出现缺失的档案材料的几率就会大大降低，甚至不会出现这样的情况。

档案整理工作方案 篇6

归档文件整理工作是档案资政服务的基础，也是档案管理工作资源建设的核心组成部分，为了更好地做好归档文件整理工作，根据《归档文件整理规则》和市档案局相关工作要求，特制定本方案如下：

一、指导思想

按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则，强化组织领导，加强业务知识学习，严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用的目的，在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。

二、时间要求

归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束；7月31日前归档文件目录按标准打印完毕，原生电子文件和电子档案目录报市档案局。

三、工作标准

（一）文件材料的收集工作

文件材料的收集是归档工作的起点，直接决定归档的质量，务必高度重视，认真负责。只有及时广泛收集，才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与评优评先挂钩，档案员务必将本机关的各种红头文件，黑头文件、会议材料、各种会议记录；重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告；工作计划、总结、小结；规章制度（规定）、干部（职工）登记表、花名册、各类统计报表（组织、人事、工资、业务报表等）；协议、合同等收集齐全、完整，确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等，集中移交市档案局。

（二）文件材料的整理工作

1、档案员要按照《归档文件整理规则》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，认真指导各单位归档文件整理工作。

2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如：电业局（按件整理，划分为永久、长期、短期3个保管期限，按机构分类）；邮政局、电信局（按企业分类整理）；银行（按机构问题分类整理），各组要按其标准指导他们进行整理。

3、乡镇（街道办事处）按党群和行政两个机构（问题）进行分类、整理，划分为永久和定期2个保管期限。

4、市委、政府、市委办、政府办四个全宗，按十大类（问题）进行分类整理。市委、政府两个核心全宗永久整理成三套，定期为一套；市委办、政府办两个全宗永久整理为二套，定期为一套。

5、单位发文实行三套制：第一套带发文底稿。本级的文件要有草稿和拟稿单，上级下发的文件要有传阅单，特别是一级单位，没有的要求补齐，签发签一起放在正文后，按文件级进行整理；第二套（即发文汇集）按不同发文字号顺序组卷整理。100页左右为一卷，用铅笔编写页号（编写位置：有字的正面右上角，反面左上角），加封面（用黑碳素笔按要求规范、准确填写）、归档文件目录、备考表，三孔一线用线绳装订。第三套作为挑选支农、惠农、劳动保障等涉及民生的现行政策性规定文件，作为本现行文件，各归档组整理后交征编股，充实全市现行文件中心内容。

6、双载体归档。为同步促进档案信息化建设，单位纸质文件及其定稿的原生原文电子版，务必按标准同步归档，确保准确无误。（按照发文字号顺序排列好报对应归档组做好保存备份）

7、归档工作要统一标准。档案员在指导单位工作人员保管期限划分和归档文件的排列、编号时，要与上务必保持标准一致。归档文件整理期限的划分一般为：本单位制发的文件、材料，重要的划分为永久，其他划为定期；上级业务部门和其他单位下发的文件，有本单位人事任免、表彰、处分的和针对本单位有工作指示的等划分为永久，对本单位须落实贯彻及有指导意义的划为定期。归档文件整理排列的顺序一般为：综合性工作、意见、总结、组织人事、纪检、宣教、单位业务、其他等，以利于今后检索利用。

8、装订要细致。即各种金属物要拆除掉，装订线要缝直，文件要平整，装订线要用剪子修剪整齐，不留线头，不要图省事，用手拽。

9、整理要规范。归档章要求盖在文件首页上方空白处正中，归档章要盖得清晰，严禁盖成“双眼皮”或模糊不清；归档章内项目填写要工整、准确、规范。

10、卷盒用铅笔书写。填写字迹要工整，端正，规范，清晰。

11、规范打印归档文件目录。以去年档案局馆出台的《归档文件目录打印标准》为指导，严格按照办公室统一设置的Excel栏目格式规范打印，打印好的电子版经检查合格后方可出纸质目录。（注：发文汇集打印时要注意将件号改为顺序号，页数改为页号）

12、归档文件整理工作实行组长负责制。工作人员整理中遇到新的业务问题，要请示分管业务领导及时解决，不得自作主张，随意处置，以确保规范整理。

四、严肃法纪，责任到人

归档期间，工作人员严格执行归档文件整理标准，确保归档质量，办公室将采取多种形式不定期检查督导归档质量。档案员在规定时间内按要求规范指导完划分单位的归档文件整理任务。

五、协调跟进，搞好征集

干部人事档案整理工作 篇7

一、对《规则》的简要介绍

《规则》是以“简化整理，深化检索”为宗旨，为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，为提高工作效率，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化。《规则》定义的归档文件，是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”。归档文件整理，是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。档案的整理单位是“件”，“一般以每份文件为一件”。整理的原则是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。整理的质量要求是“整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求；已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制”。整理方法分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤，对每一步骤都有详细要求。

二、用《规则》指导人事档案整理工作的适用性分析

1. 从人事档案归档文件材料的载体来看。

长期以来，我国人事档案所保存的反映一个人出生、成长、工作、发展业绩、取得成就的原始记录的文件载体都是纸质的。随着高科技的发展和电子档案的出现，人事档案中保存原始记录的载体有了新成员。但因电子档案的信息安全及本身载体物理性质的稳定性尚未得到保障，在今后相当长的时期内纸质载体的档案还不会完全被电子档案取代，纸质载体人事档案的保管和利用仍是当前人事档案工作的主要内容。因此，纸质载体的人事档案用《规则》来指导其整理是适用的。

2. 从人事档案归档文件材料的形成过程来看。

因为人事档案所反映的是人在社会活动中，组织、人事等有关部门对其工作经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作能力、工作实绩等方面形成的记载性文件材料，它也是各职能部门在其正常的管理工作中行使其管理职责的产物，人事档案中好多归档材料都能在相应的职能管理部门的文书档案中找到相应的文件材料。虽然这些不同的职能部门因其业务不同，产生的文件材料的规格和样式也不尽相同，但它符合“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”这一规定，它属于《规则》中定义的归档文件。因此，用《规则》指导人事档案整理工作是适用的。

3. 从人事档案管理手段来看。

随着办公自动化进程的加快，计算机技术应用于档案管理已得到普及。应用于人事档案管理的计算机管理系统已得到很好的开发利用，它使人事档案的管理方式和手段有了质的飞跃。条件好的单位已经不仅仅使用计算机来管理人事档案的目录，而且已经达到人事档案数字化管理的状态。而《规则》实施的前提条件就是运用计算机辅助管理档案，所以从人事档案已有的管理手段来看，用《规则》指导人事档案整理工作是适用的。

4. 从人事档案的特性来看。

人事档案是将反映一个人历史的、全面的基本情况且有保存价值的真实材料经过收集、鉴定、整理、装订，形成一个案卷。它所具有的成套性的特点及整理方法与科技档案相似。科技档案是将一项科研项目或一项工程所产生的文件收集起来，也是经过鉴定、整理、装订，形成一个或数个案卷。目前，国家虽未有科技档案文件级整理的统一规定，但已有一些单位根据自身特点，在充分领会《规则》整理原则的基础上，制定出适合本单位的科技档案按“件”整理的工作细则，并已实施，取得了一些成效。人事档案的特性与整理方法类似于现有的科技档案，那就说明，只要合理界定好人事档案中的档案整理单位———“件”的定义，选择适当的装订方法，确定实用的分类方案，对归档材料进行更科学的排列，就可以顺利完成人事档案的编号、编目、装盒，达到归档材料有序化。因此，用《规则》指导人事档案整理工作也是适用的。

三、用《规则》指导人事档案整理工作的可行性分析

1. 原有的人事档案整理方法已蕴藏了文件级整理的内涵，为《规则》指导人事档案整理工作奠定了基础。

长期以来，《干部档案整理工作细则》一直指导着人事档案整理工作。其中，第十五条明确指出“在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数”。第十七条对档案材料目录的编写要求是“逐份逐项填写”，填写材料份数时，“以每份完整的材料为一份（包括附件）”。这里的“每份”在实际操作中就是《规则》中“件”的概念，“顺序号”与“件号”含义相同，只是说法不同而已。其中，“在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数”，实际上就是《规则》中“编号”的工作环节。人事档案材料目录的编写要求是“逐份逐项填写”，这是与《规则》中“编目”工作环节的“归档文件应逐件编目”相对应的。而对“页数”的定义与要求，两者理解一致。这些情况都说明了用《规则》指导人事档案整理工作有良好的基础，是可行的。

2. 按《规则》的工作环节来完善人事档案整理工作的建议。

(1）人事档案整理单位———“件”的界定。“以每份完整的材料为一份（包括附件）”就是“一件”。对联系密切的归档材料，应充分考虑其有机联系。对“件”的理解可作如下补充：同一事由的多份证明材料为一件；同一事由的多人多次的情况说明为一件；同一次考察、考核中的综合材料为一件；反映学历、学绩、专业技术情况中同一事由的专家推荐书为一件；同一次政审中的调查报告为一件，同一次政审中的检查交代为一件，同一次政审中的情况说明为一件。

(2）人事档案装订。《规则》中对归档文件装订的要求是符合档案保护要求，尽量保持文件原始面貌。文件原始面貌既包含文件内容原貌，也包含文件载体原貌。那么，人事档案的装订也应从维护档案原始面貌的角度出发，立足于便于保管和利用。装订用品必须对归档材料无害，不影响档案的保存寿命，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌且简便易行。因此，笔者建议： (1) 人事档案按“件”装订。 (2) 装订位置。以不压字迹为准则，视归档材料的自然状态灵活确定。适合左侧装订的，应将“件”内的各页按左、下侧对齐装订；不适合左侧装订的，就取左上侧位置，将“件”内的各页按左、上侧对齐装订。 (3) 在装订方式上，因各地的气候不同，为方便人事档案转递后的保管，避免二次装订的麻烦，建议用化学糨糊或缝纫机进行装订。材料过厚时，用“三点一线法”装订。 (4) 归档材料的修整。归档材料装订前，应检查材料内容和载体的完整，对字迹模糊或易褪变的材料应复印，复印件与原件一并装订。对档案载体有破损的地方进行修补，不必对纸张页面大小进行加工，尽量保持文件材料载体的原貌。

(3）分类、排列。人事档案归档材料的分类方案仍采用《干部档案整理工作细则》规定的分类方案。这样既能保持人事档案分类的连续性，又可以避免对以前整理好的档案重新组织分类，从而减少工作人员不必要的劳动。归档材料排列时，在每一类别下，按材料形成的先后顺序排列。因为增加的新材料，总是在原先材料之后形成的，所以这种排列方法最省时省事。

(4）编目。应逐“件”对人事档案归档材料进行编目。在编制档案目录时应注意材料名称的补充与完善：无标题的材料应拟定标题；原材料标题不符合实际内容的，须另行拟定；材料标题过于简单，不能揭示材料内容的，要予以补充；材料标题过长的，要适当简化。拟定或简化（补充）的标题必须确切反映档案材料的主要内容或性质特点，且应加“[]”括之，以示与原标题的区别。例如，毕业生成绩表应著录为“[硕士研究生]成绩登记表”，或是“[专科]成绩登记表”。

(5）装盒。将归档材料（不打孔）按各类顺序直接装入人事档案装具内。笔者建议：人事档案的装具可参照文书档案以件立卷后使用的档案盒的样式来设计。档案盒的外形尺寸按现在通用的公文用纸———A4纸张的大小设置，以适应现代人事档案载体形式的变化。盒内档案目录放在归档材料的前面，归档材料按人事档案十大类的类目顺序排列，每一类目内按“件号”顺序排列，或将每一类目内的归档材料先用不锈钢的燕尾夹夹住后，再按顺序装盒。这样可极大地方便新材料的补充和档案的利用。盒脊厚度可根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等不同规格。盒脊与盒封面统一标识档案人的姓名及档号，并将这标识用标签贴于档案盒上。若档案转递走后，档案盒上换贴一张标签还可以继续使用。

由此可见，按《规则》的整理环节来改进人事档案整理工作环节，将是可行的，也是方便的。

摘要：本文分析了用《归档文件整理规则》来指导人事档案整理工作的适用与可行性。

关键词：人事档案整理,适用性,可行性

参考文献

[1]刘俊玲.人事档案整理方法变革之管见[J].档案管理, 2006 (5) .

[2]范文春.干部档案按件整理的探讨[J].温州大学学报, 2005 (2) .

人事档案的分类审核整理探讨 篇8

关键词：人事档案；审核整理；问题；解决措施

精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。

一、整理人事档案时所存在的主要问题

（一）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。

（二）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。

（三）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。

二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施

（一）人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。

（二）完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。

（三）鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。

（四）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；出国（境）材料；人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。

三、结语

作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。

参考文献：

[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014（09）.