技术电子文档管理办法（通用12篇）
电子文档管理办法
XX/XX0001-XX
1.目的为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本。
2.职责
2.1XX部、XX部负责对此办法的修订及运行监督；
2.2各部门负责本部门文件上报；
2.3XX部负责对上报的文件进行归档。
3.电子文档类型
3.1 需要生成书面形式，并按流程审批后加盖相应公章生效的：
3.1.1管理类：财务报表、会计记账、原始凭证、员工工资福利明细、董事会及经理办公会的会议纪要及决议、红头文件、上行文、质量体系管理文件、各类批示、上级部门要求上报的书面资料；
3.1.2生产类：库房领取料单、验收单、采购订单、产品超差让步单、物资临时需求申请单、产品试装单、产品质量追溯单、供应商评价档案、采购合同及协议、装车计划、入库计划、生产报表、月生产计划预报表、月生产计划调整通知单；
3.1.3技术类：技术图纸、技术文件更改单、技术联系单；
3.1.4销售类：代理商档案、销售合同及协议、各类发车单据；
3.2可不打印，通过计算机网络实施电子版传递的电子文档：各种常项工作产生的电子文档。
4.电子文档的传递
4.1电子文档需要加盖印章或领导签字的正式文件，应转换成电子印鉴的加密格 式，按《电子签章使用管理办法》加盖相关领导电子签章，接收者在验证后打开
浏览使用，保证文件在传递的过程中不被篡改。
4.2技术文档的拷贝需要经过主管领导的审批方可进行传递。
4.3需要公示的管理类文件，公司外主管部门要求提供的，需要经过公司主管领导的审批方可打印发放，电子版用PDF格式在网上公示（例如：质量管理体系文件等），归口部门负责其正确性和有效性。
4.4其余电子文档的传递可使用OA或XX平台进行传递。电子文档的归档
5.1 各部门的常项工作电子文档,统一保存在大共享上并需每周更新一次。
5.2 XX部定期对各部门上报的电子文档进行存储归档。电子文档的更改
6.1各部门的常项工作电子文档由部门自行更改。
6.2管理文件由归口部门按相关审批手续进行更改，并保持文件的正确性和有效性。
近日, 拜读了西藏民族学院管理学院侯希文副教授的新作《现代电子文档管理》[1]以后, 对这一问题的认识才更加深刻起来。这里之所以要用“深刻”而不用“清晰”, 是因为她所采用的思路并不是试图把问题局限在某一领域, 而是通过视角的切换来还原真实的电子文档管理。在这本书当中, 介绍了电子文档的基本理论之后, 分别从文件管理和档案管理的视角论述相应的管理问题, 然后两条主线又汇合到电子文档管理系统中, 最后提升到整体的风险管理和规范管理当中。该书的特色主要有:
第一, 书名的选择颇具匠心。书名选择了“电子文档管理”, 而不是热门的“电子文件管理”, 看似一字之差, 实则是作者深思熟虑的结果。不得不承认中文在表达这类复杂概念上的优势, 比如, 文档可以理解为一个词, 对应的翻译是document或者file, 也可以理解为两个词:文件+档案。在电子文件管理系统中, 重要的文件往往是形成之初就进行捕获, 就加上了归档标记, 可以说“文”就是“档”, “档”就是“文”, 与其费力不讨好地将其区分开来, 莫不如就采用“文档”这样一个内涵丰富的词汇。
第二, 研究的多视角。档案学是从历史学中分化出来的, 后来转到管理学门下, 因此, 研究的视角当然就有以强调真实性的历史学视角和强调效率的管理学视角之分。这两种视角, 在本书中不同程度地得到了体现。比如, “电子文档的文件管理”就是从管理学视角探讨了电子公文的格式、制作、收发等问题, “电子文档的档案管理”就是从档案管理的角度, 探讨了电子文档的鉴定、归档、保管和开发利用等问题。这与国内大多数教材以档案管理为主线的思路是完全不同的, 兼顾了两种视角的平衡。
第三, 鲜明的实践特色。正如作者在前言中所述, 该书从酝酿到成书, 历经五年多的时间。期间, 作者研读了大量的档案学、电子文件管理、电子政务、电子商务和办公自动化方面的书籍资料, 并在公选课授课班级开展了多次调研。作者在管理学视角和档案学视角之后, 将其汇合到“电子文档管理系统”的分析当中, 恢复了电子文档管理系统复杂性的本来面貌。那就是, 电子文档管理系统不仅仅是为档案管理而开发的, 它存在的价值首先是辅助管理流程, 其次才是档案的留存。而从管理实践的角度探讨电子文档管理问题, 正是当前国内电子文件研究当中所最欠缺的。
上世纪20年代, 当时创造社的一部分作家在地下党的说服下, 意识到攻击鲁迅的错误, 主动到鲁迅家里去道歉。鲁迅含蓄地讲了两个故事:一个是“金扁担”的故事:有个农民每天挑水, 一天, 他突然想起皇帝用什么挑水呢?自己接着回答:一定是用“金扁担”。一个是“柿饼”的故事:一个农妇, 一天清晨醒来, 想到皇后娘娘是怎样享福的, 她想皇后娘娘一醒过来, 一定就叫:大姐, 拿一个柿饼来吃吃。这两个故事, 当时令创造社的年轻作家们惭愧万分。社会信息化进程的推进, 学科之间的融合也在加速, 过去那种“各扫门前雪”的做法已经不能适应新的发展要求。那么在电子文件研究上, 如果忽视电子文件的管理特征, 片面地强调其档案特性, 也会陷入前面农民和农妇的尴尬, 就是自己认为文档留存的重要性, 也想当然地认为业务部门的人也会那样认为, 这肯定是不现实的。当务之急是探索将电子文档的管理特性和档案特性熔于一炉的集成管理模式。可喜的是, 这本书已经是对这一思路的一种新的探索和尝试, 我们期待着不远的将来, 侯希文副教授会有更多的作品问世。
参考文献
一、电子文档的特性
1.电子文档应用发展的阶段性。办公自动化的应用是不断发展变化的过程，在不同的应用发展阶段，电子文档承担的角色分别是：草稿性电子文档（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文档（纸质文件为主，电子文档为辅）、正式电子文档（电子文档为主，纸质文件为辅）、无纸化电子文档（使用中完全取消纸质形式的电子文档）。
2.信息的非人工可读性。传统文件的内容以字符或数字等符号记录于纸张等载体之上，人类可直接借助自身器官如眼睛、手来进行识读，而电子文档的信息以二进制数字代码的形式记录于磁性或光学载体上，迄今为止人类尚无法凭借自身的器官进行识别。
3.电子文档的系统依赖性。电子文档的使用需要依赖于一定的软硬件系统。原因在于电子文档在存储过程中需要编码，在信息检索和阅读过程中需要解码，而这一切均要借助于一定的软硬件系统，否则电子文档既无法产生也无法阅读。
4.电子文档的设备依赖性。由于信息技术的飞速发展，一般的信息设备如计算机几年后就可能被淘汰，而一些耐久性的电子文档载体如光盘等在适宜条件下也许可以保存几十年甚至上百年。因此若干年后有可能出现虽然有保存完好的光盘等电子载体，但无法找到相应的读取设备。
5.电子文档载体的无信息性。从远古的岩石、甲骨、竹简到纸张，文件载体的意义远远大于“承载物”这一项，它和记录于其上的外部特征如字迹、签字、印章等不可分割，一起构成了文件原件身份的“证明人”。但电子文档可以在不同的计算机和载体之间传递和复制，而信息形态无任何变化。此时载体仅仅成为某一个特定时刻文件内容的承载物，无法固定用以鉴别文件原始性的外部信息，很难像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是“副本”，从而直接影响到如何才能保证电子文档的真实性、可靠性和完整性。
6.电子文档的易更改性。对电子文档具有一定权限的人可以对其任意增加、删除、修改，而操作者本身不留任何痕迹，所以为保证电子文档的安全、正确和完整需要解决一系列技术难题。
二、电子文档在档案管理中亟需解决的问题
1.如何确认电子文档的法律凭证地位。传统文件原件的法律凭证地位不容置疑，然而电子文档的技术特点却迫使人们不得不放弃这种观念：一是电子文档在载体上的存储和记录方式人工不可直接识读；二是很难确认电子文档的真伪；三是对电子文档的修改几乎不留痕迹。上述这些原因都可能使电子文档的法律地位难以确认。
2.如何保证电子文档的可读性。电子文档的系统依赖性使以下两个矛盾日益尖锐：一是由于不同的机构甚至同一机构的不同部门往往安装和使用不同的软硬件系统，系统彼此不兼容所导致的信息交流不畅和社会活动越来越复杂，机构协作、文件传递越来越频繁之间的矛盾；二是软硬件迅速过时并被淘汰的现状和档案（具有永久利用价值的文件）作为历史真实记录要求永久保存之间的矛盾。如果电子文档的可读性问题不能得到有效的解决，必将极大阻碍电子文档在档案中的利用价值。
3.现电子文档的长久保存。电子文档的常见载体有硬磁盘、软磁盘、光盘、磁带等。由于受磁场和外界条件的影响，这些存储载体可能会消磁、老化和自然损坏，从而损坏或彻底破坏载体上记录的信息。另外由于设备的不断更新，原先使用的存储媒体可能已不被使用或得不到技术支持。如早期曾广泛使用的5.25英寸的高密或低密磁盘，现在已基本淘汰。还有一个原因就是现有的计算机系统很容易受到计算机病毒的攻击，这些都是在档案管理工作中经常碰到而急需解决的问题。
三、对策
1.对电子文档法律效力问题的解决。目前我国对电子文档的凭证作用，还没有很明确的规定。实际上是把这个问题包含在计算机信息系统的整体法律认定上，例如，具有法人资格部门的计算机系统产生的电子文档记录应当对该部门的活动具有凭证作用。
2.对电子文档可读性问题的解决。由于电子文档具有系统依赖性和设备依赖性，所以在管理电子文档的时候，必须考虑是否需要档案室因此而购置相应的软件和硬件，这些软件和硬件现在市场上是否存在，价格是多少，软件的著作权保护期限及硬件的使用寿命有多长，软硬件是否易于使用，软硬件的技术支持是否迅速可靠，软硬件相关的材料是否齐全等问题。
如：关于全国国库集中支付电子化管理座谈会有关情况的汇报
一级标题：黑体 三号
如：
一、全国国库集中支付电子化管理改革总体情况 市县不同程度开展了电子化管理改革试点。二级标题：楷体 三号 加粗
如：
（一）继续扩大市县试点范围。截止目前，全省已有九个市本级正在开展国库集中支付电子化管理，且取得了 正文：仿宋 三号
如：全国国库集中支付电子化管理座谈会于10月19-21积极成果，和修改完善工作，待与人民银行协商后，力争明 段落中强调：仿宋 三号 加粗
市场部规章制度
为了加强对本部门的规范管理，营造团队和谐氛围，调动每位队员的积极性，经公司研究决定，特制定本市场部规章制度。
一、如何成为一名优秀的川狼人
责任:一位有使命的川狼人，对每个任务都敢于承担责任，全力以赴把委托的任务做到最好。目标:积极开展工作计划，将目标细化到每个执行步骤，对公司的发展和自己的人生负责。行动: [一流的执行力+二流的创意]>[一流的创意+二流的执行力]。
团队:团队不是机械的工作组合，而是一个互助、分享、协作、学习的有机系统。态度:超越自我、力争上游、精益求精、追求卓越！
二、基本要求
1、部门全体员工必须严格遵守公司各项制度，要有明确的组织性，纪律性。
2、充分发挥主观能动性、积极提高工作效率，做事应力求精益求精。对所担负的工作争取时效，不拖延、不积压。
3、同事之间应相互尊重和友好合作，不得有吵闹、闲聊、搬弄是非等破坏正常工作秩序的行为。
4、积极主动参与公司及部门的活动，做到不迟到，不早退，不偷懒，对不积极的员工将作相应处罚，重则开除。
5、服从领导安排，不搞特殊化，做到四尽：尽职、尽责、尽心、尽力。
6、做事谨慎，不得泄露公司的商业计划，要为公司的各项业务开展情况保守秘密，如有违反，根据情节轻重予以追究相关法律责任。
7、上班时间不得从事与工作无关的其他事情，如：翻阅与工作无关的书刊、杂志、报纸、网页，不准上网闲聊、玩游戏、看电影。
8、对工作态度恶劣，不服从管理，无理取闹或消极怠工的员工，公司将予以调岗或辞退。
9、正式员工离职必须提前一个月向部门经理提出书面申请，在总经理及相关领导同意批准后离职申请单生效。
10、请假需经部门主管签名同意。
三、部门体系
营销部
网络推广: 主要负责内销和外销平台的产品的推广,搜索引擎SEO方面：视频、文库、知道、百科、博客、论坛、SNS客户端等等。
策划专员: 主要宝贝描述编辑、文档资料内容编辑、资料上传与更新、以及其他策划工作；负责平台每一期促销活动策划、美工内容监督、其他营销策划。
设计部
设计专员：负责平台整体视觉设计与产品海报等设计、产品描述中需要用到的产品设计图；负责公司所有产品拍摄，配合平面设计相关工作，视频设计编辑处理工作等。
文档制作：制作各种格式的文档：
WORD、PDF、PPT、EXCEL等，文档编辑排版工作。
四、职位说明
市场经理
1、在公司总经理的领导下，主抓网络营销日常管理工作。
2、产品推广、重要关键词修改等推广总体规划，编制产品推广计划并组织实施工作。
3、管理及安排人员对产品信息进行整理、关键词挑选、编制关键词详细信息等。
4、做好网络营销人才培养工作、网络营销队伍的管理。分阶段培训员工相关网络知识。
5、维护并拓展网络公共关系和营销渠道，从整体上把握公司的品牌战略并执行实施。
6、市场部人力资源的分配：按照每个人实际工作能力进行优化配置，让员工各尽所能。
7、编制本部门员工的考核制度以及相关的表格、文档等资料，进行量化考核。推广专员
1、负责公司网站管理维护、信息更新、网站优化等工作；
2、负责公司在互联网上的品牌宣传、产品推广及市场营销。
3、掌握公司的产品知识，把握好产品推广的关键词，不断检索与优化关键词。
4、掌握各种网络推广方式，针对最熟练最有把握的推广方式进行长期推广。
5、与销售人员、美工专员、其他同事做好沟通工作，相互配合全力把事情做好。
6、积极完成领导交办的其他工作。
策划专员
1、负责公司文案、品牌文案、产品广告文案及促销活动推广文案的撰写。
2、负责公司品牌标准简介建立，参与企业文化CIS系统建设，参与VI形象设计。
3、负责对外媒体新闻及软文供稿，建立媒体资源，并协助市场部经理维护媒体关系。
4、负责与摄影视频、文档制作、平面设计保持密切沟通配合，对各种广告提供创意文案。
5、负责网站新闻原创文摘的更新，软文的编写。
6、对公司产品市场进行调查及跟踪，及时了解市场信息和行业动态，并进行相关分析。
7、积极完成领导交办的其他工作。
文档制作
1、深入理解公司产品市场定位，对产品的独特卖点能通过文案表面出来。
2、负责制作各种格式的高品质文档：WORD、PDF、PPT、EXCEL等。
3、排版各种格式的文档，并达到其他同事的工作要求，能大方显示公司的企业文化。
4、与策划专员等同事深入沟通，通过资源整合，使公司的文档质量达到国际标准。
5、适当写一些原创文章，并制作排版成文档，提供给网络推广同事进行推广工作。
6、积极完成领导交办的其他工作。
设计专员
1、负责公司广告宣传的设计和制作工作，用有效的方式和方法表达出公司对有关产品和服务的追求，并起到良好的广告宣传效果。
2、负责网站版面设计和美化，包括图片修改和制作、动画、动态广告条等的设计和制作。
3、负责公司宣传资料的平面图设计与制作，能很好的与同事沟通, 把握意见及建议。
4、严格按照网站设计规范制作，勇于创新，精心创意。
5、与网络推广等同事深入沟通，达到公司和同事的要求，不断改进完善整体风格。
6、负责公司领导交办的其他工作。
本制度自颁发之日起开始执行！
编制：审核：批准：
2013年12月市场部 制
川狼服饰零售提成方案
特别说明 因本提成方案是根据目前的人员搭配而制定，当新工种参与提成方案时，本提成方案将中止，根据实际情况进行相应的调整并制定新的提成方案。
目的为更顺利完成公司既定销售目标的进度和效果，调动员工的积极性，尽快实现公司的发展规划，特制定此激励提成方案。
提成标准
经公司研究决定，零售方面按纯利润的16%作为团队提成,销售总额-生产成本-推广费用=纯利润。根据服装等相关行业的实际情况作为参考如下：
提成发放方式
每周部门核对，每月公司财务核对提成，以工资结算日发放上一个月的提成。
执行时间
本提成方案2014年1月起执行，中止时间以书面形式通知每个队员。
鸿：15+3（设）+5(策)=23
锋：5（文）+13+5（策）=23
雄：5（文）+13+5（策）=23
关键词：电子文档 信息安全 信息化
论文摘要：电子文档在当前办公环境中发挥着重要作用，其安全问题理应引起高度重视。由于电子文档本身的特点，其在制作、使用、销毁等环节面临很多安全隐患和威胁。在对上述问题进行深入分析的前提下，提出了保护电子文档的思路与对策。
随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子文档已成为办公信息的重要载体。11月28日，维基解密网站泄露了25万份美国驻外使馆发给美国国务院的秘密文传电报。这个事件震惊了全球，同时也反映了当前电子文档面临着严重的威胁。电子文档看得见，摸不着，在保密性、完整性、可读性等方面存在很多安全问题。
1 电子文档的定义及特点
所谓电子文档是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为主要载体的`文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文档主要有以下六个特点：存储介质多样、容易编辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原再生。
1)存储介质多样。电子文档存储介质很多，目前主要有计算机硬盘、各种光盘、U盘、闪盘，甚至手机和娱乐用的数码产品也可以用来存储电子文档。
2)容易编辑修改。借助于各种专业软件，可以很容易的编辑修改电子文档，而且修改的痕迹很难发现。这是电子文档有别于纸质文件的优点之一，但是如果不能很好的保护，就可能受到非法的修改，会破坏文档的完整性和可读性，给文档所有者带来一定程度的损失，这时候它又变成一个缺点。
3)容易传递。纸质文件的传递必须要当面递送，而电子文档的传递则方便很多。借助于网络，通过电子邮件、即时通讯工具、FTP服务等方式可以快捷方便的传给有关人员。
4)容易复制。电子文档相比纸质文档非常方便快捷。如果不采取技术手段限制拷贝，通过点击几下电脑鼠标就能轻松完成复制。这样，人们就可以非常方便地进行信息共享。
5)容易损坏丢失。一是存储介质物理损坏或者丢失。电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高，磁盘不能长期保存。磁盘、光盘、U盘等存储介质如果损坏，那么相应存储的电子文档也就不能读取使用。一些U盘、闪盘体积很小，容易丢失，相应会造成电子文档丢失。二是电子文档容易被误操作删除，或者被病毒破坏。如果文件被删除不及时恢复，有可能永远无法恢复。
6)容易还原恢复。电子文档误删后，可以通过数据恢复软件还原，这本来是电子文档的又一个优点，但是对一些原本要删除的机密的文件，又存在被非法还原的隐患。有研究表明，普通的删除和格式化根本不能将数据彻底清除，硬盘被改写12次还能将原有数据还原，只要存储介质未被物理损坏，进行特殊处理就能将数据还原。
2 电子文档寿命过程
电子文档寿命过程可以分为三个阶段：制作保存、传递使用、归档销毁。
1)制作保存阶段。主要是指工作人员为了工作需要撰写、编辑生成电子文件，并保存在某些介质上的阶段。电子文档的制作一般在计算机上操作，制作完成后可以保存在计算机硬盘、U盘、光盘等各种介质上。
2)传递使用阶段。主要指按照规定将电子文档传递给相关人员查看的阶段。主要途径包括电子邮件、FTP等网络方式，也包括通过光盘、U盘等物理方式进行传递。
3)归档销毁阶段。主要是指在电子文档使用完后，需要保存的由档案部门保管，其他部门和人员所存电子稿销毁的阶段。归档以后，服务器及所有处理过本文档的计算机及存储介质都应将文件删除，相关存储介质也要进行处理。
3 电子文档面临的安全威胁分析
电子文档面临的安全威胁整体来说可分为内部泄密和外部泄密两大类型。
3.1 内部泄密
主要是指内部人员有意或者无意将重要电子文档泄露，在电子文档的整个生命过程中，内部泄密的威胁都存在，而且很难防范。
1)无意泄密是指内部人员在不知情的情况下将涉密电子文档泄露。无意泄密最常见的就是内部计算机非法外联和移动存储介质交叉使用。有的人缺乏安全知识，将处理过涉密电子文档的计算机重新安全后接入互联网，就有可能被情报人员将涉密文档还原。移动存储介质未经授权在内部计算机使用，内部移动存储介质被带出在外部使用，移动存储介质发生故障维修时，里面存储的涉密文档被还原，等都会造成内部涉密文档泄露。移动存储介质带来的隐患还包括攻击者利用移动存储介质对内网进行摆渡攻击，从而窃取更多的涉密电子文档。
2)有意泄密是指内部人员通过各种途径获得涉密电子文档，并主动传递出去。内部人员获取电子文档的途径很多，文稿撰写者可以直接拷贝到U盘、光盘等介质保存，其他人员可以通过网络下载，有阅读权限的人员甚至采用手抄、截屏等方式获得。
3.2 外部泄密
外部泄密主要通过攻击实现。外部泄密的威胁主要存在于电子文档前两个阶段，即制作保存和传递使用过程。具体方式可分为两种：
1)恶意代码。如果内网终端使用时不注意就有可能感染木马、蠕虫、僵尸网络、间谍软件等恶意代码，这是目前造成泄密的主要原因。比如安装未经检测的软件，使用来历不明的存储介质，防护软件安装不到位等，都有可能感染恶意代码。一旦感染，恶意的代码就会通过网络窃取重要信息，伺机往外部发送。
2)网络入侵。攻击者借助各种手段，对特定目标进行渗透，最终控制目标，进而获取所需的信息。从攻击类型看，当前主要有物理攻击、主动攻击和被动攻击三种类型。
4 电子文档保护的对策与思路
一、抓好源头, 做好电子文件收集工作
电子文件是由二进制数字编码组成, 二进制数字编码的变换会导致电子文件内容的改变。电子文件的形成到归档有一段时间间隔, 在这一段时间内, 电子文件有被更改的可能。因此, 为保证归档电子文件的真实性, 电子文件的收集工作必须从电子文件形成阶段就开始贯穿于公文处理工作的整个过程, 并须严格了解和掌握电子文件的形成规律和形成过程, 按有关规定和标准进行。电子文件的收集往往是在计算机网络系统上进行, 由于记录系统有自动记录的功能, 可用它来记载电子文件的形成、修改、删除、责任者、入数据库时间等。用载体传递的电子文件, 要按规定进行登记、签署, 对于更改处, 要填写更改单, 按更改审批手续进行, 并存有备份件, 防止出现差错。电子文件的收集应由形成部门集中管理, 不得由个人分散保管。对于网络系统, 应建立收集数据库, 或在电子文件数据库中将对应在收集范围的电子文件注明标识。
二、夯实基础, 做好电子文件的整理与归档工作
1. 电子文件的整理。
一是排序、标引工作, 就是将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合, 使电子文件存储格式处于一种有序状态。文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的著录标引应由归档人员来完成。著录标引在整理工作中占有重要地位, 其质量好坏, 将直接影响未来的电子档案保管和利用。在整理过程中, 可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。这种格式转换有可能损伤数据, 影响电子文件的真实性。二是分类、登记工作。首先, 对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种多样的, 对这些电子文件进行分门别类管理, 就要进行科学的分类。要按门类划分要求, 结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案, 对电子文件进行划分, 并给每份电子文件一个固定的唯一的号码, 从而使全部电子文件成为一个有机的整体。其次, 是对电子文件进行登记。
2. 电子文件的归档。
(1) 确定电子文件的归档范围, 这是归档的首要任务, 也是保证电子档案质量的关键。 (2) 明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后, 或一个阶段之后的一段时间内进行归档 (称阶段归档) , 可视其具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件、存贮介质的质量、寿命等问题, 一般以不超过2～3个月为宜。 (3) 归档份数。一般拷贝两套, 保存一套, 借阅一套。即使在网上进行, 也要保存一套, 必要时应保存两套, 其中一套异地保存。这样可以大大提高安全性和可靠性。 (4) 对电子文件归档的要求, 主要是真实、完整, 达到档案的功能价值。要做到这一点, 首先, 遵从归档各阶段的规定、标准, 如积累、鉴定等环节的规定、标准。其次, 准确说明配套的软、硬件环境。第三, 归档电子文件格式尽可能地采用通用标准。 (5) 归档方法。一是将最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光载体介质上。二是压缩归档, 采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件进行压缩, 然后刻入磁、光介质上。但采用压缩工具的过程必须统一、规范。三是备份系统归档, 一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作, 也可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。
三、保证安全, 做好电子档案利用中的监督管理工作
1. 电子档案提供利用的方法。
对档案部门来说, 电子档案提供利用, 一般有三种方法, 即提供拷贝、通信传输、直接利用。 (1) 提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时, 应将文件转换成通用标准文档存储格式, 有利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时, 也可以向这些用户提供打印件或缩微品。 (2) 通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合馆际之间的信息资源互相交流及向相对固定的查档单位提供档案资料, 可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。 (3) 直接利用。是利用者通过档案部门或另一检索机构的电脑, 在档案部门的网络上直接查询的一种方法。这种方法的可能性, 取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。
2. 电子档案利用中的控制与管理。
电脑旁的绿化带
电脑在提高我们工作和学习效率的同时，也会带来头晕、手指僵硬、腰背酸痛等各种病症，危害我们的身体健康。为此，设计师Wang Yi Peng， Fan Xu & Zhu RB设计出了这样一款可以种植物的负离子发生器，它不仅能为你的电脑桌增添绿意，还能利用生物能和温差发电，产生对人体有益的负离子，减轻因使用电脑而产生的各种不适症状；它的小LED屏还会发出亮光来提醒你该休息了；而保持植物的存活要适时浇水，因此你又多了一项休闲活动。
可爱的电源线标签
设计师Shahar Peleg创造了一组名为“Mark Brothers”（马克兄弟）的电源线标签，它们就像马戏团的杂技演员一样在电源线上摆动，活泼可爱。它们的大头部可以标示对应的插头是什么电器，这样我们就不会拔错电源插头，既非常实用，又为家居生活带来几分乐趣。
睡袋椅
我们都有坐在椅子上不小心睡着的时候，这样很容易受凉感冒。虽然你可以给自己身上盖一床毛毯或被子，但总没有这款睡袋椅来得方便。它是一款睡袋与椅子完美结合的产品，只要坐在椅子上面，将拉链拉上，你就可以安心地睡个好觉了。
1．安全生产许可证申请书(一式三份)； 2．各种安全生产责任制(复制件)；
3．安全生产规章制度和操作规程目录清单；
4．设置安全管理机构和配备专职安全生产管理人员的文件(复制件)； 5．矿长、安全生产管理人员考核合格的证明材料； 6．特种作业人员操作资格证书的证明材料； 7．具备资质的中介机构出具的安全评价报告； 8．矿井灾害预防和处理计划； 9．井工煤矿通风系统图；
作品文档要求
一、基本要求
语言：以中文书写。长度：不超过12页A4纸。
签名：从竞赛网站上下载作品首页，填写相关信息，团队全体成员签字。扫
描此页，作为文档首页。
内容：作品为应用于柔性直流输电的电压源型变换器拓扑，需对所提的电路
拓扑的工作原理和控制方法作详细描述，并给出典型工况仿真结果图。建议分为“背景分析、电路拓扑工作原理、控制方法、仿真结果、总 结、参考文献、附录（如有）”等部分进行撰写。
附件：相关专利证明。
二、格式要求 字体和字号
作品题目：二号黑体，居中 各章标题：小二号黑体，居中 各节一级标题：小三号黑体，居左 各节二级标题：四号黑体，居左 各节三级标题：小四号黑体，居左 条、款、项标题：小四号黑体，居左 正文：小四号宋体 页眉：五号宋体，居中 页码：五号宋体，居中
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章、节、条三级标题为单倍行距，段前、段后各设为0.5行（即前后各空0.5行）
正文为双倍行距，段前、段后无空行（即空0行）2.2 页眉页脚
页眉标注从主体部分（绪论、正文、结论）开始。页眉分奇、偶页标注，其中偶数页的页眉为直流输电与电力电子创新杯大赛；奇数页的页眉为作品题目，例如：柔性直流输电的电压源型变换器拓扑。页眉的上边距为15mm，在版心上边线加一行1.5磅粗的实线，其上居中打印页眉；页脚的下边距为15mm。2.3页码
页码从主体部分（背景分析、电路拓扑工作原理、控制方法、仿真结果、总结）开始，直至“参考文献、附录”结束，用五号阿拉伯数字编连续码，页码位于页脚居中。
摘要、目录、图表清单、主要符号表用五号罗马数字编连续码，页码位于页脚居中。
[关键词]电子文档;特点;区别;问题;解决对策
电子文件与传统的办公条件下产生的纸质文件相比具有独特的优越性，它对文件信息传递、数据共享提供了极大的便利，在很大程度上提高了办公室工作的质量和效率。但是，如何加强电子文件的归档管理，这是目前办公自动化过程中急需解决的一个问题。
一、电子文件的特点
1．现在的电子文件已经得到了迅猛的发展，已经不再是以前的纸质文件形式了，那么其阅读方式就与以往有所不同，是需要借助现代办公设备来进行阅读的；现代办公设备可以直接快递的去处理；电子文件目前不受时间和距离的控制，完全是可以共享的，其处理方式也和以往有很大的不同，不像纸质文件那样，处理起来很麻烦。
2．目前电子文件、办公自动化的广泛应用就出现了无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，人们可以根据需要随时对文件信息进行复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。
3．电子文件对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。而电子计算机软硬件技术的不断更新换代，使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。
二、纸质文件与现在发达的电子文件的不同之处
1．纸质文件形式是有很多弊端存在的，例如其一旦成型，那么所包含的内容和形式特征就不会或者很难发生变化，纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，人们可从这些信息上确认文件的原始性。
2．电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。
3．电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的人拷贝到不同的计算机保存起来。
三、目前存在的问题
1．原稿被忽视，随意遭删改
许多单位对草稿性的电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使其原始性欠缺，失去了归档保存的意义。
2．归档程序不明确
目前，有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，电子文件容易遭到破坏，甚至全部丢失；以软磁盘作为电子文件存贮的介质，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此，极不安全。
3．归档不鉴定，真伪不辨别
有些单位只是将计算机上所有的文件简单地存到光盘上，就算归档了。一方面，达不到存真去伪、存精去杂的目的；另一方面，使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精练的档案材料之中，给归档管理带来诸多不便。
4．人员素质低，专业人才缺
從目前情况看，档案人员有相当一部分素质偏低，缺乏专业技术知识，尤其是缺乏档案管理和计算机信息处理技术，未能让先进的计算机设备充分发挥作用。
四、治理对策
1．电子文件的安全保护刻不容缓控制电子文件操作者的权限
防止不相关人员对电子文件系统的非法访问。保管电子文件的计算机由专管人员负责双重密码，设置开机和系统两级密码。非网络传播病毒一般是通过软盘和光盘传播的，所以我们应安装病毒卡及防火墙。及时升级、定期检查。不预览邮件，遇到可疑邮件马上删除。
2．建立健全制度
加强人员培训加强制度建设是保证电子文件真实性、完整性的有效手段。单位领导要充分认识到电子文件归档已到了势在必行、迫在眉睫的关键时刻。要建立健全机构，根据本单位实际情况。制定岗位职责制和电子文件归档的各类规章制度，层层抓落实。使电子文件的起草、审改、定稿、签发、接收、承办、归档都有章可循。一份电子文件有时往往跨越多个部门。要加强各级各类档案人员、各部门文件保管人员的继续教育，提高技术素质和职业道德教育，电子文件管理部门要适应角色转变，除了熟悉掌握档案从收集到利用的整套工作序。还要能熟练掌握计算机操作技能，保证归档文件质量。
3．保证电子文件的真实性
电子文件形成后因载体和格式的转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证明文件内容没有发生变化，它的真实性就无从确认。因为跟踪记录具有原始性。可以为电子文件的真实性提供可靠的依据。所以必须从电子文件生成过程中每个环节开始严密监管。对各项操作全过程进行跟踪记录。对每份文件的修改、存储、传送各项操作进行实时登记。以密码的形式存储并设立防删改措施。
电子文件与纸质文件或硬拷贝同步归档。生成电子文件的专用软件也应一并归档。形成内容完全一致的两套档案。公文性电子文件定稿后。就不得随意修改，如确有需要。需做好修改审批手续。归档时，使用不同的编目方法和存贮装具。同时，在电子文件归档目录”备注”项中注明相应纸质文件的档号及存址。解决了归档文件的提供利用和资源共享，确保数据准确。
4.加强档案队伍建设，为档案管理现代化提供人才保证
现在的档案管理已逐步由纸质档案转向纸质档案与电子档案共存，那么这就要求档案人员既要有档案管理知识，又要掌握计算机知识，包括：计算机技术、计算机软件技术、通讯网络技术和设备维护知识等。一方面档案人员为适应信息化要求而主动地学习；另一方面通过有计划的培训，使档案人员成为既懂得档案理论知识，又懂得信息技术管理的复合型人才。
5．制定规范制度
各职能部门的领导要重视档案信息化工作，将电子文件归档工作纳入部门兼职档案人员的年度考核范围内，实行奖优罚劣。只有制定了制度，才能保证高校电子档案管理有章可循，有规可依，只有执行制度，才能确保高校电子档案管理朝着标准化、规范化和制度化的方向发展。
关键词：电子文档,管理系统,数据库
1 引言
科研人员在长期从事科研任务中,必然会积累大量的科研数据、图片、办公文件、档案等文字和数据资料,包括纸质资料和电子资料。随着时间的推移,这些资料积累越来越多,由于存储分散,造成用户使用时查找困难,甚至因为管理不当而造成各种文件、资料的丢失和损坏的事也时有发生。为了便于管理资料,并提高查询、编辑文档的效率,有必要开展对这些资料的数字化工作,建立相应的数据资料库进行管理,以便资料的保存、检索和查阅。
本文运用办公自动化技术,现代网络技术和基于Client/Server结构的关系数据库技术开发了电子文档管理系统。由于文档的保密需要,将文档统一保存成PDF格式并入库,实现数据库的存储和管理,并为电子文档资料提供了科学高效、安全的管理方法。
2 系统总体设计
2.1 功能模块图
系统功能模块图如图1所示。
2.2 模块功能说明
2.2.1 资料管理
添加资料:导入资料内容(PDF文件),录入资料信息(名称、作者、摘要、出版日期、关键字、作者机构、资料内容、密级等数据),添加资料到数据库中。
修改资料:选中要修改的资料,打开该资料的详细信息窗口,修改资料内容,修改后的资料覆盖原来的数据,数据表将做相应的更新。
资料删除:打开资料报表,选中要删除的资料,删除该资料,数据库和报表随即刷新。
2.2.2 资料查阅
通过关键字查询资料,查询后符合条件的文件以列表的形式供用户浏览,通过PDF控件查阅文件内容。
2.2.3 用户管理
添加用户:生成一个新的系统账号。
用户修改:修改用户信息,修改后的信息覆盖原来的数据,数据表将做相应的更新。
删除用户:删除一个已经存在的系统账号。
2.2.4 打印管理
打印资料统计表,依据用户权限打印PDF文件。
2.2.5 系统管理
系统登录:主要对要登录用户的用户名和密码进行检查,决定用户是否有权限登录,防止非法用户登录系统。
密码修改:要求输入原始密码和新密码并对原始密码进行判断,禁止非法用户修改密码。
备份还原数据:备份和还原数据库数据,保证数据库的数据安全。
日志管理:记录用户登录系统的信息,包括用户名、IP地址、MAC地址、登入时间、登出时间等。
2.3 主要数据结构
电子文档数据库主要有六类数据表,即系统用户表(Sys User)、用户访问日志表(User Log)、期刊文件表(Tec Reports Table)、杂志文件表(Magazines Table)、书籍文件表(Books Table)、备份文件信息表(Store Info)。系统用户表用来记录系统用户的信息,包括用户ID、单位、名称、密码、用户级别等字段;用户访问日志表用来记录系统用户的操作信息,包括用户ID、IP地址、客户端MAC地址、登录时间、登出时间等字段;期刊文件表期刊ID号、期刊名称、作者姓名、关键字、文章摘要、作者机构、刊物名称、出版日期、密级、国别、期刊内容等字段。杂志文件表与书籍文件表和期刊文件表类似,这里不再赘述。备份文件信息表包括备份文件ID、文件名、备份日期、备份说明等字段。
3 功能实现
系统采用Client/Server结构,C/S是目前计算机系统中较常用的体系结构,也是一个低成本的体系结构,更重要的是它还是一个开放的体系结构。C/S体系结构,不仅包括OA系统目前及未来的业务发展所需要的各种规模与处理能力的服务器、工作流管理及其相应的操作系统和数据库,还包括系统中的各种网络系统,主机系统,客户端等,有机地构成数字化管理信息系统。客户端应用微软Visual Studio 2010开发工具,采用C#编程语言开发。数据库服务器软件采用SQL Server 2008。所有功能模块以服务器端的数据为基础。
3.1 资料管理
资料管理功能最主要是将资料的信息存入数据库中,以便统一管理。C#具有丰富的数据库功能,可对多种数据库进行读写操作,可以通过C#编程实现创建、读取、修改SQL Server等数据库的操作。C#在数据库程序设计方面,使用ADO.NET作为访问数据库的接口。
要实现资料入库操作,先要连接数据库,在ADO.NET中使用SQL Connection对象创建和管理连接。当数据库接连成功后,访问数据库通过SQL Data Adapter(数据适配器)对象,实现资料信息和内容入库。
由于各种文档的大小不一,在数据库中,文档通常被视为二进制数据块,也称作BLOBs(二进制大对象);在SQL Server中,存储BLOBs的数据格式有Binary,Varbinary和Image。Binary存储固定长度的二进制数据,大小不超过8KB,Varbinary与Binary不同是可变长度。Image存储可变长度字符型数据,大小为0~2GB。由于文档的大小一般都超过8KB,因此,我们一般用Image类型来存储BLOBs。通过如下代码实现文件的入库。
对连接对象执行SQL语句
资料管理界面图2所示。
3.2 用户管理
根据业务的分工,将系统的管理权限和角色关联,即角色的权限只定义和系统功能相关联的权限,通过角色权限的管理控制用户对系统的入库、编辑、查询、删除、打印等权限的控制。将用户分为一般用户、特殊用户、超级用户、管理员用户。其中,一般用户可查询公开和内部级资料;特殊用户可查询比一般用户更多的秘密级资料;超级用户查询包括机密级的所有资料;管理员用户可查询所有资料,具有对资料以及用户进行添加、删除、修改的权限,并且具有口令修改、系统权限管理、系统日志管理。根据如上描述,设计了用户管理界面,管理员可通过此界面添加新用户,包括用户名、用户密码、用户级别以及用户密码等,并且可对如上用户信息进行修改,当一个账户不再需要时,可将其删除。如图3所示。
3.3 资料查阅
通过文档标题、关键词、摘要、作者姓名、发表日期、作者机构、刊物名称、国别等属性查阅文档资料,并且每个用户都有各自的权限,对于不是用户权限内的资料,不在查询结果中罗列。当用户点击查询结果列表中的任意一项,打开该PDF文档。通过西安优看电子公司的PDFView控件阅读PDF文档。该控件提供打印、跳转页面、缩放、页面布局、旋转视图、显示目录等常用功能。PDF文档阅读界面如图4所示。
所有打开的文档都是从服务器中实时调出,在本地生成临时文件,并在用户关闭浏览窗口时删除该临时文件,有权限下载功能的用户才可以保存文档,最大限度地确保数据的安全性。
3.4 数据备份和还原
3.4.1 数据备份
数据库的备份与还原是信息系统中必不可少的功能,尽管SQL Server数据库提供了备份与还原的功能,但操作较复杂,需要有数据库的专业知识,用程序实现起来给用户提供简便、可靠的操作。
数据库备份是将库中的记录备份到指定的文件或设备,误操作也不会产生严重后果。备份方式有完全备份、差异备份、日志备份、文件或文件组备份。连接数据库后,调用数据库命令即可备份操作。代码如下所示:
3.4.2 数据还原
数据库还原是一个装载数据库的备份,然后应用事务日志重建的过程。在进行数据库还原时,必须使备份的数据库是静态的,即数据库还原时不允许用户继续操作数据库,所以我们首先把使用数据库的所有进程杀死。在杀死所有的进程之后,确保了要还原的数据库是静态,则我们可以对数据库进行还原。
4 结束语
本系统实现了电子文档管理的基本功能,符合电子文档管理的现实要求,操作方便简洁,实际使用效果较好。但仍存在需安装客户端、暂时只能支持阅读PDF文件的功能,而目前流行的基于浏览器/服务器(B/S)结构和应用组件的程序设计开发将有效地解决本系统存在一些问题以及更加方便地实现管理和使用,并且考虑扩展阅读多种格式文件的功能。
参考文献
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[4](美)Mickey Williams著.冉小旻等译.《Visual C#.NET技术内幕》[M].清华大学出版社,2008.
[5]张奇等.《Visual C#数据库项目案例导航》[M].清华大学出版社,2006.
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