文书与档案复习资料（共8篇）
1文书与档案的区别联系
联系：构成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：
区别：1）文书是正在使用，未经整理立卷的公文材料：档案则是工作结束后，停止传递使用，已整理立卷，正式归档的文件材料。
2）文书是档案的前身和基础，档案是文书的变体和归宿。文书是明天的档案，档案是昨天的文书。
3）文书不全部能够成为档案，只有对以后有查考、利用和保存价值的才能转化为档案。
4）文书是单份的彼此不相联系的散在的文件材料。档案是经过系统的立卷整理，按一定特征归拢在一起，具有内在联系的组合材料。2文书工作包括哪些环节？
文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理、公文的管理 3档案管理工作主要有哪些内容？
包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。
4文书工作的组织机构、组织形式有哪些？
文书工作的组织机构:1.专门的文书工作部门;2.综合办公部门下的职能部门;3.兼职文书工作部门
文书工作的组织形式:文书工作组织形式的类别 集中式 分散式 复合式 5如何确定文书工作的组织形式
文书工作组织形式选择的依据: 1)本机关的工作性质、任务和职能范围 2)本机关内部机构设置的层次与数量 3)本机关收发文的数量与频率 4)本机关组织机构的关系
5)本机关人员的配备及资金来源 6简述文书工作的组织领导
文书工作的组织领导，无论就全国范围还是一个机关的范围来说，均需要实行集中统一领导的原则。
（1）从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导。即中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作。
（2）从一个机关来说，文书工作由本机关综合办公部门的负责人领导。
（3）从上下级机关之间来说，上级领导机关的综合办公部门有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。另外，党政领导机关的综合办公部门有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导。
（4）各级档案管理部门和本机关的档案机构有责任对本机关的文件整理归档工作进行指导、监督和检查。
（5）机关业务部门，责成人员负责本部门的文书工作。7现代办公环境下文书工作人员应具备哪些素质？
1）基本素质：
文书工作者的基本素质是指文书工作者从事复杂社会实践活动的能力。2）技术素质：
文书工作者的技术素质是指文书工作者在文书工作中能够熟练地使用与
文件管理相关的技术设备的能力。3）信息素质：
信息素质是指文书工作者要有对信息获取、理解、分析、加工和活用的能力。
4）管理素质：
管理素质主要包括两大方面：其一，管理思维。其二，管理能力。8档案管理的组织机构有哪些？
1)机关档案室——是专门管理本单位所形成的档案，主要为本单位服务的内部机构。类型：科技档案室 综合档案室 人事档案室 专门档案室 2)档案馆——是国家法定的专门永久保存档案的基地。类型：国家档案馆 部门档案馆 企事业单位档案馆
3)档案事业管理机构——即各级档案局，是国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门。9公文的特点
公文的特点：法定性 强制性 规范性 语体的简明性
一、决议：用于会议讨论通过的重大决策事项。
主要特点：
★程序上的规范性：必须经集体讨论和表决后形成。
★内容上的针对性：主要对某一重要工作或重大事项。
★效力上的权威性：一经发布，应坚决执行。
★对象上的普遍性：所属组织、团体、个人均不得例外。
★时效上的长期性：决议的效用一般时限较长。
二、决定：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
主要特点：
★适用范围广泛：适用于各级组织和领导机关。
★适用方式比较灵活：既可用于解决重大的方针政策、决策部署，也可用于处理具体的人和事。
★具有很强的约束力：一旦作出决定，有关组织和个人必须遵照执行，不可轻易改变。
三、命令（令）： 用于公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
主要特点：
★权威性：发布机构须有一定的权威性，使用权限受到严格限制，限定在行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布命令（令）。★强制性：命令发布后在适用范围内需遵照执行。★严肃性：“谨慎出令，令出准行”。
四、公报：用于公布重要决定或者重大事项。
主要特点：
★内容上的重要性：公报所涉及的内容应是党内外、国内外普遍关心的重大事项或重要决定。
★形式上的多样性：以新闻的形式，党和国家的名义，两个或多个政党的名义形成联合公报。
★使用上的习惯性：一般为公布重要会议情况、重大事件，公布人口普查、经济
发展和国家计划执行情况等。
★方式上的公开性：公报的透明度高。
五、公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项（其中，“重要事项”是指有关国家、经济、文化、军事、科技、人事、外交的事项；“法定事项”是指由国家权力机关、行政机关等依据法律法规和法定程序公开的事项）。
主要特点：
★发文机关的特定性：仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门。★公布内容的庄重性：体现国家及其权力机关的威严。★告知范围的广泛性：面向国内外。
★传播方式 的公开性：通过报纸、广播、电视等传播。
六、通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项
主要特点：
★公开性：主要采取在社会上张贴或刊登新闻媒体的形式予以公开发布。
★周知性：用以要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项，自觉规范自己的行为，共同维护社会公共管理秩序。
★通俗性：通告的内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言表达，以达到“周知”与“遵守”的行文目的。
七、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
主要特点：
重要性：所涉及的内容必须是重要问题，方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。
特定性：写作形式不仅要有“见解”，而且要有“处理的办法”。
指导性：意见用于下行文时，具有指示的性质，对下级机关开展工作具有指导作用。
针对性：就某一重要问题，对下级机关起帮助和解决问题的作用。原则性：一般是从宏观上提出原则性意见。
七、意见：可用于下行文、上行文和平行文。★用于下行文时：一是上级对重要问题发表见解；二是针对突发事件或带倾向性问题，向下级机关提出见解和处理办法；三是针对某项工作或者局部性问题提出见解和处理办法；四是针对下级机关在开展工作过程中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。
★用于上行文时：主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。
★用于平行文时：主要就某项工作、某些事项提出意见，供对方参考。
八、通知：用于发布、传达要求下级机关执行、周知或者执行的事项，批准、转发公文等。
★ 通知是党政机关使用频率最高、范围最广的文种。
★使用通知文种的几种情况：
一是凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”。二是凡下级机关转发上级机关来文，或发布平行机关、不相隶属机关来文，用“转发性通知”；
三是凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》中规定的15个文种以外的其他文种，如准则、条例、办法、细则、要点、规划、纲要、方案等，用“印发性通知”。
★ 人事任免也多选用通知这个文种。
九、通报：用于表彰、批评、传达重要精神和告知情况。
主要特点：
★目的性：介绍典型事例，有的放矢，目的明确。
1.表彰性通报：用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验； 2.批评性通报：用于批评违规违纪事件，揭露坏人坏事，分析总结事故教训等；
3.告知性通报：用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题。★时效性：如处置突发事件的情况通报等。
十、报告： 用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
主要特点：
★广泛性：适用范围广泛。
★陈述性：内容以陈述为主。
★单向性：下级机关向上级机关单向行文，上级机关只知晓报告内容，可批复亦可不批复。
★事后性：“事前请示，事后报告”。
十一、请示：用于向上级机关请示指示、批准。
主要特点：
★规定性：内容一般是需要上级机关给予指示、指导、批准、答复或帮助解决的事项。
★层级性：请示原则上必须逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示，要抄送被越过的上级机关。
★单一性：一事一请示；一般为一个主送单位。
★呈批性：原则上主送有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。★隶属性：请示者和受理者应是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。
★事前性：必须是事前请示，不能先斩后奏。
十二、批复：用于答复下级机关请示事项。
主要特点：
★针对性：必须针对请示事项，表明的态度、提出的意见都具有很强的针对性。
★权威性：批复提出的决策、意见对下级机关具有法定的约束力；下级机关必须遵照执行。
★简明性：批复内容简明扼要，对请示件中的请求事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体的分析和阐述。
十三、议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
主要特点：
★主体的法定性：制作主体是各级人民政府。
★内容的特定性。
★提请的时效性。
★建议的可行性。
★办理的程序性。
十四、函： 用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
主要特点：
★广泛性：使用范围广、使用频率高、简便灵活，平行机关和不相隶属机关都可使用。
★灵活性：凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、报送材料都可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项。★单一性：一函一事，简短明了。
十五、纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。
主要特点：
★纪实性：如实记载会议情况和议定事项。
★概括性：纪要不同于记录，只需要集中、精要反映会议的精神实质。
★内部性：会议纪要使内部文件，可以印发参会单位和相关单位，但不需要向社会公开。
★ 不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。
10公文格式有哪些构成要素
公文要素共分版头、主体、版记三大部分18个基本要素。1)版头：公文首页红色分隔线以上的部分。
要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线
2)主体：首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分。
要素包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
3)版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
要素包括： 版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 11公文文种辨析 1).“条例”“规定”“办法”的区别
“ 条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发 布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”。一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。
“规定”的特点是使用范围广泛，对 制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；规定更适合作 为“自主的”和“补充的”规范性公文。
“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。
2.)“决定”与“命令”的区别
在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。
3).“指示”与“命令”的区别
“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。4.)“通报”与“通知”的区别
“ 通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。5.)“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大不同，首先 是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定 ”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。
6.)“通告”与“公告”的区别
“通告 ”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重 大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。7.)“通告”与规范性公文的区别
“通告”的一部分内容也具有一 定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范 性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成 分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比
较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保 证其有效。8.）“请示”与“报告”的区别
请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。9.)“请示”与“议案”的区别
“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会。“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力。要求有 关机关或人员认真遵照执行。10.)请示与申请的区别
请示是法定公文，申请为专用书信。
请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。
请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。
请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。12文书写作与管理的关系
一、现代管理的需要触发应用写作
（一）应用写作产生于管理的需要
（二）应用写作是管理意志转化为管理行为的中介
（三）应用写作的成果是管理的历史凭据
二、应用写作主体、客体与现代管理的关系
三、应用写作行为过程与现代管理的关系
（一）遵循、统摄于管理需要——被动化的运思过程
（二）与管理过程相对应——程序化的写作过程
（三）整合、序化管理意图——格式化的行文结构和条文式的行文方式 13公文形成有哪些环节？
交拟 撰稿 会签 审核 签批（发）缮印 用印 签发 立卷归档 14我国机关的组织关系主要有哪几种？
机关的组织关系，主要表现为下面四种：(1)上下级关系，即领导和被领导关系。
(2)平级关系，即同等级别的关系。
(3)隶属关系，指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系。如省政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡(镇)政府之间，市政府、县政府、乡(镇)政府是隶属于省政府的，省政府则隶属市政府、县政府和乡(镇)政府。省政府内的一个厅内的厅和处、科之间，处、科是隶属于厅的，厅则隶属处、科。
(4)非隶属关系，指不是同一垂直组织系统，不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间；同一级别的各高等学校下属的各处、系之间，都属于非隶属关系。
15上行的行文规则
1).原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2).党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3).下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
4).请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5).除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人个人报送公文，不得以本机关负责人个人名义向上级机关报送公文。
6).受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。16下行文的行文规则
1).主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2)党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3).党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
4).涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5).上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
17联合行文的行文规则
1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。
(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多.(4)联合行文应当明确主办机关。
(5)联合行文，主办机关一般排列在前。
2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文.过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文，这样体现了实事求是原则。3.一个部门的内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。
18简述收文处理程序
收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段。收进阶段具体包括签收、拆封、登记、附文件处理单等环节；阅办阶段具体包括拟办、批办、分发、承办、注办、归卷、催办等环节。承办根据办文要求不同，又可细分为：传阅、传达、办理、拟稿。需要办复和转发的文件，承办实际上就是拟稿。所以，从承办开始文书处理就进入到发文处理程序。19简述发文处理程序
发文处理程序可分为文件的制文阶段和制发阶段，制文阶段具体包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核；制发阶段具体包括打字排版、校对、印制、用印、登记、装封、传递、注发、归卷等环节。20公文传递的方式有哪几种？ 1)．邮局传递 2)．机要通信传递 3)．机要交通传递 4)．电信传递 5)．文件交换
21对办毕文件应如何处理？
平时归卷 清退 销毁 暂存 22本机关哪些文件属于归档范围
(1)本级人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件,以及各种照片、录音、录像等特殊载体的文件材料(由召开机关立卷归 档);(2)本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料和本机关各种工作会议、专业会议文件材料;(3)本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本,重要的修改稿;(4)本机关的请示与上级机关的批复文件和下级机关的请示与本机关的批复文件;(5)本机关及其职能部门活动中形成的工作计划、总结、报告;(6)反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料;(7)本机关检查下级机关工作或调查研究形成的重要文件材料;(8)本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料(包括电子文件等);(9)本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料;(10)本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;23简述文件整理的步骤和方法
档案整理方法有六个步骤：
1、修整
2、装订
3、分类
4、排列
5、编号
6、编目
7、装盒。
一、修整
为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：对破损文件进行修裱 ；对字迹模糊或易退变的文件进行复制 ；去除文件上易锈蚀的金属物 ；对过大文件进行折叠
二、装订
1、“件”的确定：
归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。
2、排序方法：
正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发件在前，被转发件在后；
复文在前，来文在后；
不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
3、对齐方式
1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐
4、文件装订方式
根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结。较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变
三、分类
将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别。
分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。
四、排列
是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列：
1.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
2.事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。
3.会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。
4.因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、的所有
文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
五、编号
在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。
归档章的项目为：全宗号、、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数
六、编目
编目以“件”为单位进行，如密不可分的文件作为一件时，在归档文件目录中只对排在前面的文件进行编目。
归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用()注明有无来文，如“附请示”。
2、归档文件目录项目设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
七、装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。
档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称
档案盒盒脊：项目有：全宗号、、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写
装盒的要求：不同形成的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒，装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒
备考表：置于盒内文件之后，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名日期，填写归档文件整理完毕的日期
档案的排架：归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，统一竖放，盒脊朝外。一般单位应在下一的第二季度内完成整理归档工作
（一，对每份文件进行装订。装订时，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文字文本在后。对永久、长期保管的档案必须去掉金属物。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍，可不拆钉重装。
二，对归档文件进行分类。我们公司文档是依照照电力工业企业档案分类表（0-5大类）来分类，按-问题-保管期限进行分类，例如：计划经营部的文档按2011-经营管理-永久（长期、短期）进行分类。
三，对归档文件进行排列。归档文件的排列在统一保管期限下进行，统一保管期限的文件，按事由结合时间重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。
四，编号。对归档文件依分类方案和排列的顺序进行逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
五，编目。对已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件编制卷内目录。
六，装盒。将已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件，按编制好的卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。）24如何确定归档文件的“件”
“件”的确定：
归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。
文件正本与定稿为一件；
正文与附件为一件；
原件与复制件为一件；
转发文与被转发文为一件；
会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；
成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；
来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的 来文、复文分别作为一件
报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件
25归档文件的分类方法有哪些？
分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法 26归档文件整理的基本原则有哪些？
总原则：保持文件之间的历史联系，充分利用有的整理基础，便于保管和利用。
一、档案整理保持“历史联系”（四大原则）
来源原则：档案之间的来源联系是首要的，不同来源的档案不得混淆。
时间原则：档案之间的时间联系是自然的，固有的联系
内容原则：档案之间的内容联系是重要的、内在的、本质的联系
形式原则：档案的形式（指档案的种类、名称、制成材料等）构成档案之间的某种联系。灵活处理特殊情况档案的一种管理原则。
二、档案整理必须以便于保管和利用为原则
档案的构成情况的复杂性，所以在整理时，应全面考虑各方面因素（档案实体上的档号包括保密程度、保管期限等要素）
三、档案整理必须充分利用原有基础的原则： 1）、凡收进的案卷鉴定时要对原有基础组合状况进行分析，尽量保留合理部分。2）、尽量避免大拆大动，以免人为破坏档案之间的历史联系。27如何确定文件整理环节的工作方式
一是集中式。归档文件整理工作集中在综合办公室或档案室，这种形式适合小机关。
二是分散式。整理工作分散在形成归档文件的各部门进行，即文书处理部门整理。优点是：职能明确，不会造成文件材料的流失；对文件材料的价值判断准确；确保文件材料的及时归档;有利于管理。这种形式适合大中型机关。
三是集中与分散结合式。一部分集中在档案部门，一部分业务特殊的部门集中在业务部门自行整理，向档案室移交，这种形式适合中型机关。无论采取哪种方式都应做到分工明确、责任落实到人。
28档案收集的内容有哪些？
（1）机关档案室对本机关需要归档的档案的接收；
（2）机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集；
（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；（4）档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。
29各级各列档案馆收集档案的内容
第一，中央一级档案馆
需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧档案、有关历史档案以及党中央和国务院决定接收的档案。
第二，省（市）自治区档案馆
省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。
第三，省辖市（州、盟）和县级档案馆
同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销
机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及相关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。
第四，各类专门的、专业性的档案馆
中国照片档案馆、外交部档案馆、公安部档案馆和中国气象局气象档案馆 „„ 30从政权性质与历史角度，可以将档案分为哪几类？各类档案主要由什么档案馆保管？
革命历史档案和旧政权档案
1)中央档案馆，中国中央级综合性档案馆，1959年成立于北京，集中保管自“五四”运动以来的，具有全国意义的革命历史档案和中华人民共和国成立后党和国家中央机关的具有永久保存价值的档案。
2)中国第一历史档案馆是专门保存明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆，成立于1925年，坐落在北京故宫西华门内。
3)中国第二历史档案馆是集中保管中华民国时期（1912-1949）各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆。4)中国人民解放军档案馆收集、保管建国前中国共产党领导的中国工农红军、八路军、新四军、解放军等军事机关、部队、院校形成的革命历史档案。
5)地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。
31鉴定档案价值应遵循什么原则？
1）.从国家和人民的利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
2）.全面的观点 来源、内容、时间、文本、外形；把握被鉴定档案与其他档案的联系；全面地预测社会对档案利用的需要。
3）.历史的观点 分析档案的价值必须把档案放在它所形成的在历史环境中。
4）.发展的观点
5）.效益的观点 档案所发挥的作用>保存档案所需费用 32影像档案价值的因素有哪些？
1）.档案自身的特点和状况 文件内容；文件形成者；形成时间与时效；文件的名称；外形特征；可靠程度与有效性；保存状况
2）.社会利用需要 社会需要广泛性；社会需要的阶段性
1.常用惯用词语：
1）开头语：兹、兹有、兹因、奉、谨悉、为了、根据、按照、遵照、依照、关于、由于等，表示行文的目的、依据、方式、对象等。
2）经办语：经、业经、兹经、复经、前经、经过、通过、均经等，说明文件承办过程中的情况。
3）收文语：前接、近接、悉、欣悉、收悉、据报、据查等，是引说来文时的用语。
4）综述语：为此、对此、据此、有鉴于此、现函复如下、现通告如下等，用在下文之前，引出过度句，表明从缘由、根据、背景过渡到正文部分。
5）时限语：顷闻、顷接、顷奉、迅即、从速、届时、即日、应即、兹有、兹派、兹因等，表示事由的时间和发文部门提出问题的依据。
6）表敬语：谨、谨电、谨悉、谨启、惠存、恭请、敬请、承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激等，表示对对方的尊敬和礼貌。
7）提示语：切、切实、切勿、务必、切切等，提请对方特别注意。
8）期请语：请、拟请、恳请、务请、函请、务希、尚望、当否、妥否、请批示、请批复、请核准、即请查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表达行文者期望、请求。
9）结尾语：为要、为盼、为荷、专此布达、特此通知、特此通告、望遵照执行等，表示行文的意愿和目的。
10）“谦词”，“请”、“贵”、“拟”、“承蒙”等。在结尾时常用“专此函达”、“敬希函复”、“特此函告”等。
一、内容特点。民国时期的北京, 在中国近代历史上具有重要的地位。总体说来, 这一时期北京的文书档案工作不仅执行当时国家政权和地方政权的有关规定, 而且由于其特殊地位, 也具有自己的特点和代表性。可以说, “选编”记载了民国时期北京文书档案工作产生与发展的历史。
其一, 这一时期的文书与档案工作是联系在一起的, “选编”所编选的有关文件也侧重于文书与档案的文件一起编选, 体现了尊重历史这一时代特点。
其二, 根据这一时期的历史, “选编”把这一时期的有关文件分为北京政府时期、国民政府时期、北平沦陷时期, 抗战胜利后四个时期, 体现了历史阶段性特点。中华民国成立不久, 袁世凯篡夺了临时大总统权位, 扼杀了辛亥革命的胜利成果。此后的北京政局不断变化, 既经历了国民政府时期、北平沦陷时期, 也经历了抗日战争时期。
其三, “选编”不仅注重编选记载总体性方面的文书档案文件, 也选编了大量北平市各机关部门文书档案工作、简化文书档案程序工作等文件。民国时期的北京, 曾经一度是当时国家领导机关所在地, 也有着众多属于北京的领导机关部门, 还有中央驻京单位的有关机关。这些机关部门与当时政府的有关文书档案工作文件一起, 构成民国时期北京市文书档案工作的整体画面。
其四, 民国时期的北京, 出现了诸多档案流散、失窃、倒卖、销毁、庋藏等有关事情, “选编”也注重编选了与其有关的文件, 为广大读者了解与研究这一段历史提供了相关资料。对于清华大学、中央研究院历史语言研究所、北京大学、故宫博物院等重要单位和高校等所藏档案有关内容分析材料也一并编选入内, 为广大读者了解研究这方面的情况提供了方便。
其五, 民国时期是我国现代意义上的文书与档案改革起步的时期, 出现了以文书档案连锁法为特征的文书档案改革。“选编”注重了编选甘乃光的《文书档案改革运动的回顾与展望》, 还编选了北京市开展文书处理竞赛办法与档案管理工作竞赛实施办法等有关文件, 为研究北京市文书档案连锁法的实行情况提供了研究资料。
二、形式特点。“选编”系为文书档案管理制度方面的文件汇集, 因而具有档案文件汇集的基本特点。
其一, 全文辑入统领性文件。“选编”所辑入的文件, 其带有统领性的文件具有关键性。比如, “选编”所辑入北京政府时期, “临时大总统颁布公文书程式令”;国民政府时期, “国民政府公布的公文程式条例”、“国民政府修正公布的公文程式条例”、“内政部规定的‘暂行公文革新办法’”等文件, 说明了北京市文书与档案工作是民国时期整体公文改革与发展的组成部分。
其二, 节选辑入北京市和中央驻京单位等各机关部门文书档案制度的文件。节选辑入的文书档案工作文件, 在“选编”辑入的文件中是大多数。这类文件, 涉及的部门较多, 涉及公文文种、公文行文、文书处理、档案管理、保密、一事一报、公文用纸、文件版式、加盖印章、简化文件处理程序等方面规定。这类文件, 从整体上反映了北京市民国时期文书档案工作的基本面貌, 也是当时北京各类机关部门文书档案工作实际情况的具体记载。
其三, 注重辑入“选编”文件的文字处理形式。“选编”所选文件, 多出自馆藏档案, 均一一注明出处。从“选编”的“编辑说明”中, 我们得知, 编辑者注重对于辑入文件的文字处理。对于通假字的处理, 注意一律改成现代常用汉字;对于无成文时间或时间不完全的, 则选用档案的签发时间或到文时间;一些图表, 采取尽量保持原貌, 有的采用影印, 有的照图手绘, 并将繁体字改变为简体字, 利于读者阅读。“选编”还注意了辑入“选编”文件中的错别字改正工作, 对于损害、缺漏、脱字、颠倒字和无法辨认的字加以标注, 采用以不同形式的括号、标注符号的处理方法, 既保持了文件原貌, 又给人以真实感, 也符合尊重历史的原则。
其四, “选编”坚持辑入文件以时为序的排列方法。“选编”属于历史文件编纂材料。为全面反映北京市文书档案工作形成与发展 (下转第10页) (上接第11页) 以及变革的特点, “选编”文件坚持以时为序的方法, 按照文件形成的先后时间顺序排列, 为读者提供了方便, 便于读者了解北京市文书档案工作的历史发展状况。
其五, 民国时期的文件、文种与以往历史文件有较大差异, 程式与当今不同, 文字上也有较多的文言文, 文法也与语体文不一。为读者阅读方便, “选编”附有中国人民大学档案系张我德的“怎样阅读民国时期的公文 (一) 、 (二) 、 (三) 、 (四) 、 (五) 、 (六) ”和北京市档案馆王星“浅谈民国时期公文程式的革新”等有关文章, 为广大读者打开这座知识的大门提供了一把钥匙。
一、系统实现目标
开发目标。本系统主要由内网及外网两个部分组成，文书工作（登记发文、登记收文、登记信访）、文件著录、案卷著录（文件组卷）、文件扫描、创建档案、文件借阅归还、文件鉴定销毁、更正变更文件以及综合查询等功能都是由内网部分进行实现。实现性能网络化、权限角色管理化、流转流程化、对操作日志进行相应的操作并且预留接口和实现共享综合业务系统中其他子系统的信息。综合业务系统中独立性较强的子系统由其来实现。网上预订和预订情况查询、业务流程办理情况查询由外网部分实现。内外数据库的数据实现数据共享。
应用目标。能够让单位有效的掌握、共享文件资源，对文件进行保护，促进文件管理、档案管理的信息化、规范化和集成化，实现计算机的智能化管理，使工作效率和资源的利用率得到大幅度的提高，在单位的决策方面提高有力的数据依据。
用户特点。产品用户：本单位领导、办公室和档案室一般员工以及有借阅权限的单位职工。
一般对于员工的要求，具备以下技能：熟悉WINDOWS操作系统环境；熟悉一般图形界面应用软件的操作方法；能够录入汉字；对相关业务最好有所了解；能够对扫描仪熟练使用；有流程化意识。
二、系统的设计与实现
档案管理的大量工作主要花费在档案检索上，所以档案管理系统的质量优劣，是否有较高的效率就主要体现在检索功能的强弱和检索效率的高低上。而档案管理系统实际上就是把档案信息存入计算机内、外存储器中按照数据的某种逻辑关系以某种组织形式，之后再以某种方式进行检索操作。所以，档案检索信息中的各项信息的组织方式和逻辑关系，以及选择什么样的硬件环境和软件环境，采用何种语言编写程序，这些都是会直接影响到整个系统质量和效率的重要因素。
目前，各种各样的信息检索系统在国内层出不穷，但绝大多数都是用高级语言编制的，甚至有的使用DBASE-2或者DBASE-3编制的。这样使得内存利用率较低，文件控制也不甚灵活，特别是在检索速度方面也很不理想。該文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第543期2014年第11期-----转载须注名来源由于ZDGX系统所具有的中文操作系统、中文编辑程序、中文调试程序以及中文汇编程序等中文支持软件，故能方便的用汇编语言进行中文信息处理。由于汇编语言的采用，对于内存空间和磁盘空间的管理进行起来更加方便快捷，控制和存储档案文件更加灵活。与此同时，与其他语言编写的同类系统相比较，检索速度得到大幅度的提高，从而存在于档案检索系统中致命的效率偏低的缺点基本得到了克服。
约束标准
运行环境：单位局域网内的装有WINDOWS操作系统的电脑，装有IE浏览器，配有内网软件系统的客户端。
外部接口需求
用户接口。 操作界面使用第三方控件设计出来的，布局合理、单独支持鼠键操作、设有大量快捷键，合理易懂的操作思维真正做到人性化设计。
硬件接口。现有的普通PC机即可作为客户端，服务器端配置在小型机上，另外需要配备打印机和扫描机。
软件接口。客户端软件运行于普通配置的PC机，服务器端软件和数据库配置在小型机上，对于数据库的接口可以由服务器数据库进行提供，进行访问数据库的所有操作，配置客户端和连接服务器端数据库，在服务器端服务器编写批处理文件添加到操作系统的计划任务中，以便进行备份数据的操作。
通信接口。需要有局域网畅通的保证，使客户端电脑和服务器时刻处于连通状态。
安全性
内网部分是在不与Internet连接的局域网中运行的，网络安全不存在问题。外网部分与外界的沟通只通过发布机进行，只有发布机才能访问数据库，数据安全也不存在问题。软件操作实现流程化、权限分配、记录操作日志以及输入规范提醒等功能，也保证了操作的安全性。
通过实际的应用表明，本系统的实现具有非常重要的意义，首先，本系统基本实现了信息化建设在单位文书工作和文书档案工作方面，当前单位文书工作和文书档案工作在信息化方面的需求基本得到了满足。其次，流程化管理得到了实现，业务实现规范化，节省大量人工输入量，很多不必要的输入错误得到了规避，文书工作和文书档案工作的枚举得到统一，并且使两项工作得到了有机的结合。
本系统就ZDGX系统仍需完善，所以对于以后的系统拓展还需要做相应的需求调研和设计。最后在今后可能出现的一些新的问题和新的诉求，都需要实现和完善在今后的维护与开发中。
文件材料归档范围和文书档案保管期限表
根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》文件精神，落实大连市《关于在全市二级机构中开展《<文件材料归档范围和文书档案保管期限表>编审工作的通知》文件要求，使学校档案管理更加完善，让档案地存在更加有价值、有意义！特为本校的文件材料、文书档案拟定拟定如下归档范围和保管期限。
一、党群工作
（一）党群综合
1、上级党组织有关党的建设的文件资料。
针对本校的
（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
2、请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、讨论通过的文件、决议等文件材料。（永久）
3、本校党代会材料。
4、本校党总支会、书记校长碰头会的记录、纪要及会议讨论的文件。
5、本校党的工作计划、总结（包括经验总结）、报告（包括调查报告）。
年度（含）以上、重要的（永久）年度以下、一般的
（10年）（永久）（永久）（永久）（永久）（10年）（30年）（10年）
（永久）（永久）
6、本校党组织负责同志在校内的重要讲话和参加上级机关召开会议的发言稿。
7、本校党组织编辑、编写的大事记、组织机构沿革、史志、年鉴等文件材料。
8、党群系统启用印章的文件。
9、党群系统重要的统计报表。
10、党员冬训及夏训等党员学习材料。
11、重要的群众来信来访及处理材料。
重要的（二）组织教育
1、上级关于组织教育宣传工作的文件。
一般的
针对本校的（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
2、本校组织教育工作计划、总结、报告、调查材料。年度（含）以上、重要的（永久）
年度以下、一般的
（10年）（永久）（永久）（30年）（10年）（永久）
3、党员名册、非党积极分子名单。
4、落实政策、发展新党员、优秀党员组织介绍信及存根等有关材料。
5、教职工政治思想工作有关材料。
6、反映本校重大活动的剪报、图表。(三)纪检
1、上级纪委关于纪检工作的文件材料。
重要的 一般的
针对本校的（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
2、本校纪检工作计划、总结、报告、及会议记录。
年度（含）以上、重要的（永久）年度以下、一般的 警告（含）以上的 警告以下的
（10年）（永久）（30年）（30年）
3、党员处分、复查材料（有上级批复的）。
4、群众来信来访处理意见。(四)教育工会
1、工会年度工作计划、总结。
年度（含）以上的 年度以下的
（永久）（10年）（永久）（永久）（永久）（永久）（30年）（永久）
2、工会会员名册、分工会、工会小组组织情况。
3、各种报告和领导讲话，审议、讨论报告和改革方案等原始资料。
4、会议的决议及表决情况。
5、教代会呈报表、报告表等。
6、工会活动的竞赛活动材料。
7、上级有关工会工作的通知、规定、意见。
针对本校的
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
(五)妇女
1、上级妇联机关制发的文件材料。
针对本校的
（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
2、本校妇女工作计划、总结。
年度(含)以上的 年度以下的
（30年）（10年）（永久）（永久）（30年）
3、本校妇代会会议记录、纪要。
4、妇代会报告（专题）及统计报表、妇女干部名册等文件材料。
5、本校妇女竞赛活动材料。
二、行政工作
（一）行政综合
1、上级机关针对学校工作的重要指示、决定、批复。
（永久）
2、上级机关下发的有关教育工作的决定、制度、计划、意见、通知。
针对本校的
（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的 年度(含)以上的 年度以下的
（10年）（永久）（10年）
3、本校工作计划、总结。
4、组织改革、大事记、重要的决定、决议、报告、批复、规章制度、汇报材料（包括支部文件材料）。
重要的 一般的（永久）（10年）（10年）（永久）
5、本校行政会议、校务会议、教工大会、支部会议等记录。
6、本校重要会议、校庆等重大活动材料。
7、学校负责人在上级机关召开会议上的重要发言以及上级领导在学校有关会议上的讲话材料。（10年）
8、学校参加先进学校、示范学校、合格学校评比考核的文件材料和登记表。
9、本校建设规化方案、计划、总结等。
（永久）
年度（含）以上、重要的（永久）年度以下、一般的
（10年）（10年）（10年）（30年）（10年）（永久）（10年）
10、学校处理重要的群众来信来访材料。
11、学校临时性工作安排、一般会议、培训、小型活动、通知等一般事务性工作文件。
12、本校外事活动中形成的文字材料。
重要的 一般的
13、非学校主管部门下发的需要贯彻执行的条例、规定、通知。重要的一般的
(二)人事
1、机构设置、撤并、更改名称、启用印章、人员编制、教职员工花名册和人事统计年报。（永久）
2、本校干部任免、教职工转正、定级、晋级、调资、津贴、离退休、退职、伤亡及重大事故的通知、报告批复、审批表、介绍信及存根
（永久）（永久）（永久）（永久）（永久）（30年）（30年）（30年）（永久）
3、本校教职员工的聘任制方案、考核方案、细则、年度考核材料、聘用协议书。
4、先进集体、先进个人、优秀教师、先进事迹登记表。
5、教职员工处分的检查、调查材料、报告、批复、决定。
6、上级有关部门颁发给学校先进集体、先进个人的奖旗、奖状以及奖励物品的照片。
7、教师继续教育名单、各类考核成绩册。
8、教职员工生活困难申请补助报告及上级批文。
9、教师继续教育培训资料、免培、免试对象有关证明材料。
10、上级有关人事管理的通知、决定、意见。
针对本校的
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
三、教学管理
（一）学籍
1、适龄学前普查名册、新生入学名册、在校生名册、毕业生名册、辍学生名册、学籍变动手续、易辍生帮教记实、辍学生去向调查表等。
（永久）（永久）（永久）（永久）
2、适龄儿童入学率、巩固率、辍学率、及格率、优秀率、义务教育完成率统计表。
3、学籍变动情况、义务教育完成率情况、毕业生考试成绩统计表。
4、班级簿、学籍卡（册）管理。
包括：①毕业生登记表；②每学期品德评语、各学科成绩记录；③奖惩情况；④健康卡；⑤义务教育卡；⑥未结业离校学生去向（如转学、退学、送就读学校，并注明确切日期）；（毕业后立卷归档，一般以一个班级学生组为一个案卷）。5、0—15周岁儿童名册、弱智儿童名册、在外借读生名册。
6、毕业生合影照片。
（30年）（永久）
7、上级关于学籍管理、控辍保学、学区划分、对口升学方面的文件和要求等资料。
针对本校的
（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
（二）德育
1、上级机关有关学校安全、文、体、卫生活动竞赛的通知。
针对本校的
（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
年度(含)以上的 年度以下的（10年）（30年）（10年）（30年）（30年）
2、学校大队辅导员工作计划、总结，少先队工作计划、总结。
3、本校制订的学生行为规范、班主任管理制度。
4、学校少先队大队干部名册、各学期班干部名册、先进班集体。
5、三好学生、学习标兵等优秀学生事迹材料、表彰决定、名单、登记表。
县级（含）以上的 县级以下的
（永久）（10年）（30年）（永久）（10年）（10年）（30年）（10年）（10年）（10年）（10年）（10年）
6、学校运动会比赛方案、参赛名单、比赛成绩等文件材料。
7、德育教育活动、安全教育活动、艺术活动的文字材料等。
8、升旗记录、国旗下讲话稿。
9、贫困生扶助名册及相关材料。
重要的 一般的
重要的 一般的10、后进生帮教工作材料。
11、学生素质测试质量分析表。
12、每学期规定值日、值周安排及学校卫生、安全、保卫形成的材料。
13、每学期德育教育事历、工作汇报、经验交流、调查材料、会议记录。
(三)教学
1、上级有关教学、教研工作的文件材料。
针对本校的
（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
2、本校教研工作计划、总结、教研方案、记录。
年度（含）以上、重要的（永久）年度以下、一般的 年度(含)以上的 年度以下的
（10年）（30年）（10年）（永久）
3、学校班主任、科任教师工作计划、总结。
4、新课标、学校自编教材、讲义的定稿、印本，校内刊物定稿、印本。
5、课题申报及各项材料，经验介绍以及重大教学科研活动形成的材料、文件。
6、教师论文。
发表的
（永久）（30年）（10年）
未发表的
7、学生参加征文、智力竞赛、运动会、文艺汇演、书画等活动中的获奖名单、作品证书复印件以及发表在各种报刊上的文章、作品等。
县级（含）以上的 县级以下的
（永久）（10年）（30年）（30年）（10年）（30年）（30年）
8、教师任课一览表、班级课程表、作息时间表、校历表、学校授课计划。
9、本校典型教案、观摩课教案及讲评记录。
10、学期各科成绩汇总表、单科成绩表、各科考绩综合分析材。
11、课外文体活动、科技活动的计划、总结、名单、记录、调查材料。
12、教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
（四）安全
1、上级有关安全工作的文件。
针对本校的（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的 重要的 一般的
（10年）（30年）（10年）（30年）（10年）（30年）（10年）
2、本校安全工作制度、措施、预案、方案。
3、本校安全工作计划、总结。
年度(含)以上的 年度以下的 重要的 一般的
4、本校安全教育活动记录、讲座材料、照片等文件资料。
（五）卫生
1、上级有关卫生、学生心理健康工作的文件材料。
针对本校的（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的 重要的 一般的
（10年）（30年）（10年）（30年）（10年）（永久）
2、本校卫生工作制度、方案。
3、卫生、学生心理健康工作计划、总结。
年度(含)以上的 年度以下的
4、学生心理健康方面测试、问卷、统计结果、分析报告。
5、学生体检统计表、常见病统计及分析表。
（永久）（永久）
6、学校卫生工作相关预案、措施、记实、记录。
四、总务
（一）总务
1、上级在关总务工作的文件材料。
针对本校的（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的 年度(含)以上的 年度以下的（10年）（30年）（10年）（30年）（10年）（30年）（永久）（永久）（10年）
2、总务工作计划、总结。
3、本校总务工作的规章制度。
4、教职工健康、保健、公费医疗工作的文件材料。
5、本校的后勤管理、伙食、车辆管理等。
6、本校房屋管理、调配使用、转移等文件材料。
7、上级有关档案管理工作的文件材料。
重要的 一般的
(二)图书室、实验室装备
1、上级有关图书室、实验室建设的文件材料。
针对本校的（永久）
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）（30年）（30年）（10年）（30年）
2、本校图书室、实验室管理各种规章制度。
3、本校图书室、实验室工作计划、总结。
年度(含)以上的 年度以下的
4、图书室、实验室管理员登记表、学历证书复印件、培训证书复印件。
5、图书室藏书量、复本量、剔旧更新量、学生用书量、教师用书量、报刊种类、教参工具书等统计表。
（永久）（永久）（永久）（10年）（10年）
6、图书室账目、藏书结构、分类目录、期刊著录、书名目录、著者目录。
7、各实验室账簿、各种仪器统计表。
8、教师实验教学备课笔记、各种实验报告、记录。
9、图书管理员、实验教师考核评价表。
（三）现代教育信息设备
1、信息技术教师、信息技术设备管理员登记表、学历证书复印件、培训证书复印件。
2、本校现代教育技术设备明细帐、设备增加登记表、报损登记册。
3、微机室、备课室、媒体播放室等多媒体室使用情况登记表。
五、财会
1、本校会计室规章制度。
（30年）（30年）（10年）
（30年）（永久）（永久）
2、本校财产、房产、财物登记册。
3、上级有关财务会计工作的文件材料。
针对本校的
需贯彻执行的政策法规性的（30年）具有一定参考价值的
（10年）
4、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等材料。
年度（含）以上、重要的（永久）年度以下、一般的（10年）（30年）（永久）（永久）（永久）（10年）（15年）（25年）（15年）（永久）（永久）
5、会计移交清册。
6、财会档案销毁清册。
7、预算、决算表。
8、年度以上各种统计报表（含工资报表）。
9、季度以下各种计划、统计报表。
10、总帐、分类帐、明细帐。
11、现金出纳账、银行存款账。
12、各种原始凭证。
13、工资发放名册。
14、工资转移、证明存根。
六、科技档案
1、本校基建报告、批复、施工合同、基建预、决算、验收记录。
2、本校基建图纸（平面图、蓝图、地上、地下管线图）。
（永久）（永久）
3、本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等。
（永久）
七、声像档案
1、本校教育、教学重要活动的录音、录像带。
（30年）
2、本校领导和全体教职工集体照片、学校重大活动的照片（校庆、校代会、教代会、上级领导来视察、外事接待等）。
（永久）
3、学生毕业班集体照。
（永久）（永久）（永久）
4、学校、教师、学生或各类先进称号和竞赛获奖照片、在各种报刊登载的照片。
5、本校参加各级体育比赛的照片。
八、实物档案
1、奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、聘书、任命书、礼品等带有明显荣誉性质的物品。
重要的 一般的
（永久）（10年）
3、失效的木印、石印、塑料印、钢印、圆印、方印、菱印，党组织印、政府印、行政印、社团印、财务印等。
重要的 一般的
（永久）（10年）（永久）
4、国内外名人、党政领导的题词、签名以及各种类型书画。
庄河市大郑镇中心小学
2、文书包括公务文书和私人文书。
3、公务文书，简称公文，是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书，如请示、批复、报告、通知等。
4、文书的作用：主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管理实务，处理事务，沟通机关、单位之间联系的一种工具。具体变现：领导指导作用；行为规范作用；公务联系和知照作用；凭据记载作用；传递信息和宣传教育作用。
5、档案的概念；档案是机关、组织、和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图表、音像以及其各种方式好载体的历史记录。档案是最原始的历史记录。
6、档案的特性
（1）来源的广泛性。
（2）形成的条件性。
其一，处理完毕的文件才能作为档案。
其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为
7、档案保存。
其三，按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
（3）记录方式和载体形式的多样性。
（4）原始的记录性。
8、档案的类别；文书档案、科技档案、专门档案
9、档案的作用
（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。
（2）历史凭据作用。
（3）科学研究的基础和条件作用。
10、文书与档案的关系： 1）、文书与档案的联系
（1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。（2）在内容格式上完全一致。
（3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。
2）、文书与档案的区别
（1）两者的性质和形式不同。
（2）两者的目的和作用不同。（3）两者存在和发挥效用的时间不同。
11、文书工作的组织机构：一种设立专门的文书工作机构；一种不需要专门文书工作部门，只在办公室、秘书室、内设一两个专职或兼职负责文书工作的人员。
12、档案管理的工作机构类型：（1）档案室；（2）档案馆；（3）档案事业管理机构； 第二章
1、公务文书，简称公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。
2、文书种类的划分
１）按公文种类名称是否法定划分（1）法定公文（2）事务文书
2）按公文的来源去向划分
（1）发文（2）收文
3）按公文的行文方向划分
（1）上行文（2）下行文（3）平行文
4）按公文阅读范围和机密程度划分
（1）公布的公文（2）内部公文
5）按公文的使用范围划分
（1）通用公文（2）专用公文（3）技术公文
3、党政文书类别：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
4、公告和通告有哪些区别：公告的事项应该是国家大事，非重要非法定事项不宜用公告，公告的发布权限有严格规定。通告往往针对实际业务活动而发布，可用来公布社会生活中的一些具体事务，制发单位十分广泛。
5、文书的格式：组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
6、眉首一般由公文份数序号、密级和保密期限（“绝密”、“机密”和“秘密”）、紧急程度（“特急”、“急件”）、发文机关标志（发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。）、发文字号、签发人等部分组成。
7、主体：主体一般由标题（发文机关、事由、文种三部分组成）、主送机关（又称送达机关和行文对象，是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。）、正文（正文是文件的主体部分，用来表述公文的具体内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。）、附件(用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数。)、成文日期（是指文件的制成时间，它是文件生效及日后查考的重要依据之一。）、印章（是指正文末尾加盖的发文机关印章或领导签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。）、附注等要素组成。
8、版记的特点是位置要依公文主体的构成而定。
9、版记一般由主题词、抄送机关、印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。
10、主题词：主题词是提示文件主要内容的规范化名词和名词性词组。
11、抄送机关是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
12、印发机关和印发时间：
印发机关和印发时间是指文件制发（含翻印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、制发日期和印制份数。
13、文书的文稿包括草稿、定稿两种。
草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。定稿是指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。
14、正本是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。
15、副本是指公文形成之后，由于实际工作需要，往往使正本文件发生许多增值或变化文本。
16、存本是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关除草稿、定稿以外的印制本。
17、复制本是指依据正式文本进行复印或翻印、缩微等复制出来的文本。第三章
1、行文制度是指机关和机关之间的行文必须遵守的行文准则和规定。
2、我国行政机关的行文关系一般包括两个类别：隶属关系非隶属关系
3、行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文
4、文书处理程序图46页
5、收文的传阅是指分送人员按照办公室主任的指示或领导人的批示，将单份收文按照一定顺序送给几位有关领导人及部门负责人，供阅知或阅批。
6、传阅收文主要有4种方式，轮辐式、集中传阅式、阅文室传阅式、回传式。第四章
1、归档文件整理
归档文件整理，是指文书部门按照有关规定将处理完毕的具有保存利用价值的文件材料收集齐全，经过价值鉴定区分保管期限、分类整理、排列、编号、装盒，定期将整理好的文件材料移交给档案室。
2、鉴定文件材料的价值，指判定文件材料有无保存利用价值及价值大小，也即判定文件材料是否应当收集立卷及保管期限的长短。文件材料的价值取决于两方面：一是文件材料所含有的信息（内容的重要性、内容的独特性、内容的时效性），二是本机关和社会利用文件材料的需要。
3、文件材料所含有的信息，包括内容特征和形式特征 1）文件材料的内容特征 一是内容的重要性 二是内容的独特性 三是内容的时效性
2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文种 三是文件材料形成的时间 四是稿本
五是文件材料的外形特点
4、归档文件的保管期限：短期保存（15年以下）、长期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）
5、装订是整理归档文件的第一步，包括三个环节：1）确定文件的整理单位；（1）正文与不同稿本。（2）正文与附件。（3）文件处理单与文件。（4）原件与复制件。（5）转发件与被转发件。（6）报表、名册、图册等。（7）来文与复文。（8）汉文文本、少数民族文本与外来文文。2）修整文件；是指对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括修裱、复制、折叠等。（1）除去易锈蚀的金属物。（2）修裱破损文件。（3）复制字迹模糊或易蜕变的文件。（4）折叠超大纸张。3）装订文件。（1）对齐文件（2）装订方式。
6、归档文件的分类：1）选择分类方法（—机构—保管期限分类法；—保管期限—机构分类法；保管期限——机构分类法；—问题—保管期限分类法；—保管期限—问题分类法；保管期限——问题分类法；—保管期限分类法。保管期限—分类法。
7、归档文件的排列：1）排列归档文件的事由。2）排列归档文件的方法。
8、如何对归档文件进行分类排列？
首先选择分类方法，确定分类方案，对归档文件进行分类；把类内归档文件先按事由原则将属于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再将不同事由的文件按照一定方法排列。第五章
1、归档手续。
2、发文。
3、档案的鉴定
4、影响档案价值的因素：
5、档案价值鉴定工作的内容：
6、档案的销毁： 第六章
1、全宗是档案的保管单位。
全宗即一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。一个独立的社会组织形成的全部档案称为组织全宗；一个著名人物形成的全部档案称为人物全宗。
2、全宗常用的分类方法主要有三种，分类法、组织机构分类法、问题分类法。
3、分类法就是按档案文件形成的自然或专业分成各个类别。
4、档案保管的重要性
决定着档案寿命的长短
2）决定着档案事业的兴衰
5、进出库制度和“八防”措施
1）进出库制度
库房是保管档案的重要场所，因此必须有严格的进出库制度。（1）库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入。
（2）档案工作人员在库房内不允许从事与管理工作无关的活动。
（3）非档案工作人员如因工作需要必须进入库房，则必须有档案工作人员始终陪同。（4）离开库房时，必须关灯、断电、关好窗户、锁好房门。2）“八防”措施
（1）防火（2）防盗（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防虫（7）防尘（8）防光 第七章
1、档案著录是在编制档案检索工具时，对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。
2、档案著录工作的内容主要包括著录项目、标志符号、著录格式、著录项目细则等方面。
3、档案著录项目有七个大项
1）提名与责任说明项。该项包括正题名、并列提名、副题名及说明性文字、文字编号、责任者、附件六个单元。2）稿本与文种项。3）密级与保管期限项。4）时间项。
5）载体类型及形态项。6）附注与提要项。
7)排检与编号项。该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等六个单元。
档案标引实在档案著录工作中对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。第九章
1、专门档案是一个集合概念，是指在一些专门性活动中的产生和形成的档案种类。
2、人事档案的概念。人事档案是社会组织在人事管理活动中形成的记载个人经历、德才能绩、工作表现的以个人为单位集中保存起来的以备查考的文件材料。
3、人事档案的特点。其具体体现为：现实性。真实性。动态性。机密性
4、人事档案的正本，其内容分为以下十类：履历材料。自传材料。鉴定、考核、考察材料。学历、评聘干部专业技术职称、评定职工岗位技能的材料。政治历史情况的调查材料。参加中国共产党、共青团以及民主党派的材料。奖励材料。处分材料。录用、任免、聘用、招用、劳动合同、调动、转业、复员退伍、工资、保险福利、待遇、出国、退（离）休、退职的材料，以及各种代表大会代表登记表等材料。其他可供组织参考的材料。
5、人事档案材料的收集：（1）人事档案袋归档范围。（2）人事档案的归档要求。（3）多渠道收集人事档案材料。（4）建立人事档案材料收集制度。
6、人事档案的鉴别：（1）人事档案鉴别的概念、意义。（2）人事档案鉴别的原则。（3）鉴别人事档案材料的内容、方法。第一，判断材料是否属于人事档案。第二，判断是否是当事人的档案材料。第三，判断材料是否办理完结和手续齐全。第四，判断材料是否真实、准确、完整。第五，检查材料是否重复。
7、人事档案的保管，根据规定，具体范围划分如下：（1）在职人员人事档案的保管。
（2）退（离）休人员人事档案的保管。（3）死亡人员人事档案的保管。（4）其他人员人事档案的保管。@
8、人事档案的传递：
（1）人事档案或人事材料必须通过机要交通转递，不允许公开邮寄或让本人自带。（2）转递档案必须办理转递手续。
（3）县级以上的组织、人事部门才能直接转递人事档案。
1、课程性质、地位和作用 《文书与档案管理基础》是文秘专业学生必修的专业课。通过本课程的学习学生能掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。该门课程是文秘专业的主干课程，在本专业课程体系中居于重要地位。
2、课程教学对象、目的和要求
本课程适用于大学专科层次文秘专业学生。通过本课程的教学，学生能比较系统地掌握文书档案工作的基本知识，公文的概念、特点、要求等，能按照文书处理与档案管理的工作程序，进行文书处理、文件的整理与归档，以及纸质档案管理和新型载体档案管理等。
文书与档案管理课程从总体上可以分为：文书工作概述、现行文书、一般公文办理、机要文件处理、办公自动化与文书工作、档案工作概述、机关文书立卷、立卷编目与平时归卷、组合案卷与编目定卷、案卷归档、机关档案制度与管理科学化等内容。
3、课程的相关课程及其关系
学习本课程前的相关课程包括：秘书学、秘书写作。
本课程既是对管理需学基础课程的拓展，又是对秘书写作课程的具体运用。因此，应在学完前两门课程之后开设，并在教学中注意知识上的交叉与衔接。
4、课程内容及学时分配
本课程教学总时数为54学时，其中讲授学时为30学时，实训为24学时。第一章总论
教学时数：2学时。
教学要求：了解办公室文书与档案管理工作的基本过程；掌握文书与档案工作的基础知识，遵循文书与档案工作的基本原则；明确文书档案人员的基本素质与要求。教学重点：文书与档案的概念；文书工作与档案管理的基本原则。教学难点：文书工作与档案管理工作的基本原则。教学内容：
第一节文书与档案
一、文书与档案的含义
二、文书与档案的性质、特点与作用
三、文书与档案的联系与区别 第二节文书工作与档案管理
一、文书工作与档案管理的含义
二、文书工作与档案管理的任务和内容
三、文书工作与档案管理的基本原则和要求
四、文书工作与档案管理的联系与区别
第三节文书工作与档案管理的组织结构与人员
一、文书工作与档案管理的组织机构
二、文书工作与档案管理的组织领导
三、文书工作与档案管理工作人员 思考题：
1、什么是文书现实执行性？什么是档案的原始记录性？
2、文书工作与档案管理的任务和工作内容是什么？ 第二章文书的体式与稿本 教学时数：2学时。
教学要求：了解文书的文体特征及表达要素；熟悉文书稿本的种类、特征；掌握现行国家行政机关公文格式，能够按照《国家行政机关公文处理办法》的规定处理公文；会用国家行政机关公文格式印制公文，懂得各种文稿、文本的特征及使用。教学重点：文书的文本；文书的格式；文书的稿本类型。教学难点：各种文稿、文本的特征及使用。教学内容：
第一节文书的文体
一、文体的分类
二、现行机关文书文体的特征 第二节文书格式的含义
一、文书格式的含义
二、文书格式标准化的意义
三、现行国家行政机关公文格式 第三节文书的稿本
一、文书的文稿
二、文书的文本 思考题：
1、成文的日期怎样确定？
2、文书正文写作的要求有哪些？
3、划分出公文标题的三要素，并按标题排列要求进行排列 第三章文书的种类 教学时数：2学时。
教学要求：了解确定文书种类的意义与依据；掌握法定文书、机关常用文、企业常用文等通用文书的适用范围及特点；熟悉各种专用文书的用法；了解杂体文书的种类，会使用杂体文书。
教学重点：文书的种类，不同类型文书的适用范围及特点。教学难点：杂体文书的适用范围和用法。教学内容：
第一节文书种类的划分及选用
一、文书种类划分的意义
二、文书种类的划分
三、文书种类的选用 第二节通用文书
一、法定文书
二、机关常用文书
三、企业常用文书 第三节专用文书
一、司法文书
二、人事文书
三、会计文书
四、信访文书 第四节杂体类文书
一、迎送类礼仪文书
二、信函类文书 思考题：
1、简述公告与通告的区别。
2、简述请示与报告的区别。
3、举例说明广告的种类。第四章文书的形成 教学时数：4学时。教学要求：了解文书形成的重要性、思想准备、材料准备等内容；理解文书形成的基本原理、文书形成中的主题、材料、结构、语言；掌握文书形成过程及要求；会用文书形成的基本原理分析和评价公务文书；熟悉文书的形成过程，能按照要求撰写比较简要的公务文书。教学重点：文书形成的基本原理；文书的形成过程和要素。教学难点：用文书形成的基本原理对公务文书的分析和评价。教学内容：
第一节文书形成的基本原理
一、客观反映与实用性的原理
二、美观与方便处理的原理
三、约定俗成与时代性原理 第二节文书形成的步骤
一、文书形成的步骤
二、拟定提纲 三．草拟初稿
四、征求意见
五、反复修改
六、誊抄文稿
七、确定标印
第三节文书形成的要素
一、主题确定
二、材料选用
三、结构安排
四、语言表达 思考题：
1、主题的作用、依据、要求是什么？
2、如何筛选加工材料？
3、简述文书形成的基本步骤。第五章文书的处理
教学时数：6学时（其中实训2学时）。
教学要求：熟悉行文制度，掌握现行行政机关的行文要求；加深对行文关系和行文方式的理解；掌握发文和收文处理的环节；能准确判断机关所选择的行文关系和行文方式的正误；能独立进行收文和发文处理。
教学重点：行文制度；文书的处理程序及。教学难点：行文要求。教学内容： 第一节行文制度
一、正确认识行文关系
二、合理确定行文方式
三、严格遵守行文规则 第二节文书的处理程序
一、文书处理程序的概念
二、文书处理程序的特点
三、文书的处理程序图 第三节发文处理
一、草拟
二、审核
三、签发
四、复核
五、缮印
六、用印
七、登记
八、分发
第四节收文处理
一、签收
二、登记
三、审核
四、拟办
五、批办
六、承办
七、催办
八、注办 思考题：
1、如何正确使用簿册式、联串式和卡片式这三种登记文件的方式？
2、在审核文件时，重点应审核哪些内容与方面？ 第六章文书的整理与归档
教学时数：6学时（其中实训4学时）。
教学要求：知道文书整理的含义、整理归档的条件范围和质量要求，了解文书整理与归档的重要意义；熟悉文书整理工作改革的内容和具体要求，理解文书整理的基本原则及文书整理工作改革的意义，认识和区分文书“件”与“卷”、“案盒”与“案卷”的区别；掌握文书整理与归档的方法和步骤；掌握分类方案的编制要求，会编制文书整理分类方案；掌握文书系统整理的方法要求。
教学重点：文书整理归档的含义、范围原则与方法步骤。教学难点：分类方案的编制要求。教学内容：
第一节文书整理归档及其意义
一、文书整理归档的含义
二、文书整理归档的意义
三、文书整理归档工作的改革
第二节文书整理归档的范围和原则要求
一、文书整理归档的范围
二、文书整理归档的基本原则和质量要求 第三节文书整理归档的方法和步骤
一、编制分类方案类目
二、初步整理
三、系统整理
四、归档 思考题：
1、文书整理归档的范围是什么？
2、如何确定“案盒”内文书？
3、归档的质量要求是什么？ 第七章档案的收集与鉴定
教学时数：4学时（其中实训2学时）。教学要求：了解机关档案室在档案收集工作中的作用，档案保管期限表的编制方法及档案鉴定的程序与组织；理解档案馆的收集工作，档案保管期限表的含义与意义及影响档案价值的因素；掌握归档制度，档案保管期限表的内容与作用及档案鉴定方法；知道档案收集及鉴定工作的程序，掌握档案收集的方法，能编制档案保管期限表，并能运用档案保管期限表鉴定档案。
教学重点：档案保管期限表的含义与意义及影响档案价值的因素。
教学难点：档案制度和档案收集的方法，档案保管期限表鉴定档案的运用。教学内容：
第一节档案收集工作
一、档案收集工作的内容和要求
二、机关档案室的收集工作
三、档案馆的收集工作 第二节档案鉴定工作
一、档案鉴定工作的原则
二、档案保管期限表
三、档案鉴定方法 思考题：
1、馆藏档案的主要来源、收集范围和收集要求是什么？
2、如何编制档案保管期限表？
3、选择一份文件，试从内容、形式以及社会意义等方面分析其价值。第八章档案的整理与保管
教学时数：8学时（其中实训4学时）。
教学要求：了解档案保管的重要性、档案保管的物质条件及档案库房管理的有关内容；理解全宗、案卷目录、档号和全宗卷的含义；掌握档案分类常用的方法和复式分类法，档案编号的方法，案卷目录、归档文件目录的内容，档号的结构；知道档案整理和保管工作的主要内容及其在整个档案管理工作中的地位；会用档案分类、编号的有关知识要求，对全宗内的档案进行分类、编号和排列。
教学重点：档案常用分类法和复式分类法，档案编号的方法，案卷目录、归档文件目录的内容，档号的结构。
教学难点：用档案分类、编号的有关知识要求，对全宗内的档案进行分类、编号和排列。教学内容： 第一节档案分类
一、档案常用分类方法
二、档案分类方案的编制
三、复式分类法及其应用 第二节档案的排架与编目
一、档案编号与排架
二、案卷目录的编制
三、档号
第三节档案保管
一、档案保管的重要性
二、档案保管的物质条件
三、档案的库房管理 思考题：
简析档案常用分类方法的种类及其适用条件。第九章档案的检索
教学时数：6学时（其中实训2学时）。
教学要求：了解档案计算机检索的特点；理解档案著录工作的含义与内容，档案标引工作的含义与规则；掌握常用档案检索工具的功能、结构和编制方法；知道档案著录的格式和著录符合，档案标引的步骤和方法，及档案检索工具体系的构成；会用有关知识对文件进行著录，会编制常用的档案检索工具。
教学重点：常用档案检索工具的功能、结构和编制方法。
教学难点：用有关知识对文件进行著录，编制常用的档案检索工具。教学内容：
第一节档案著录与标引
一、档案著录工作
二、档案标引工作
三、《中国档案分类法》和《中国档案主题词表》 第二节档案检索工具
一、档案检索体系
二、档案检索工具的种类
三、档案检索工具的编制 第三节档案的计算机检索
一、档案计算机检索的特点
二、档案计算机检索系统的功能与流程
三、档案计算机检索结构及其设计要求 思考题：
1、简述分类标引的步骤与方法。
2、联系实际说明建立档案检索体系的理由。
3、档案的计算机检索有何特点？ 第十章档案的提供和利用 教学时数：4学时。教学要求：了解档案提供利用的形式与特点；熟悉档案的间接利用工作以及常用的参考资料的编撰；掌握档案利用工作的基本概念和常用方式；了解网络信息服务；会用档案咨询服务、档案目录服务、档案编研服务；掌握档案原件服务、档案复制服务。教学重点：档案利用工作的基本概念和常用方式。教学难点：档案咨询服务、档案目录服务、档案编研服务。教学内容：
第一节档案提供利用的形式与特点
一、档案提供利用的一般形式
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律 第二节档案的直接利用工作
一、阅览服务
二、外借服务
三、复制服务
四、咨询服务
五、电子化服务
第三节档案的间接利用工作
一、间接利用工作的特点
二、间接利用工作的主要形式 思考题：
1、档案为什么不提倡外借？
2、档案咨询工作的程序是怎样的？
3、大事记由哪几部分组成，各有什么要求？ 第十一章专门档案的管理与利用 教学时数：6学时。
教学要求：了解音像档案的管理；熟悉人事档案、会计档案和电子档案的管理；知道专门档案的种类、作用及管理方法；掌握人事档案、会计档案分类的基本方法。教学重点：音像档案；人事档案、会计档案和电子档案的管理。教学难点：人事档案、会计档案分类的基本方法和管理。教学内容: 第一节人事档案的管理和利用
一、人事档案的收集与鉴别
二、人事档案的整理
三、人事档案的利用
第二节会计档案的管理与利用
一、会计档案的收集
二、会计档案的整理与鉴定
三、会计档案的提供利用 第三节声像档案的管理与利用
一、声像档案的作用与特点
二、照片档案的管理
三、录音、录像档案的管理 思考题：
1、照片档案由哪几部分组成？
2、录音、录像档案的保管有什么要求？
3、独立完成照片档案的整理、分类的全过程。
5、考核
本课程为考试课程，采用闭卷形式考核，考试时间为100分钟。考核内容重在考核学生基本概念、基本理论、问题分析。
6、教材与主要参考书 6.1本课程使用的教材为《文书工作与档案管理》，由赵映诚主编，高等教育出版社出版，2006年版。
1 文书与档案的共同之处
1.1 文书与档案是同一事物的不同发展阶段
文书与档案同为人类社会实践活动的产物。现行文书与档案是一个统一的发展过程, 是同一事物的两个不同发屉阶段, 它们在来源、形成者、内容、物质表现形态和社会本质等方面都是相同的, 都是记录在物质上的具有本源性和原生性的固态信息。因此, 它们有时又被泛称为“文字材料”。文书是什么样, 档案就是什么样。正像曾三同志所说的, “档案是昨天的文书, 文书又大半是明天的档案”。
1.2 文书与档案在形成和作用上相互影响、相互制约
由于文书与档案属于同一事物的两个不同发展阶段, 所以各个时期文书质量高低又直接决定和影响着后一阶段档案的作用和价值的大小、质量的高低。譬如文书的书写材料、记录方式、处理质量, 以及齐全、完整与否等, 都直接影响着其转化为档案后的“命运”, 可以说, 有什么样的文书材料, 就有什么样的档案。反过来, 后一个阶段的档案又对前一阶段的文书有反作用, 它可以通过档案的收集、整理、鉴定、保管与利用等诸环节, 发现文书工作阶段的成效与不足, 对未来的文书发展相关的各项活动产生影响, 使之改进与提高, 以便现行作用已经消失但仍有凭证与查考价值的文书材料, 得以长久保存于世。
2 文书与档案的差异
2.1 发挥效用的阶段与特点不同
文书是处在最初形成和现行使用阶段, 主要是发挥现行效用, 属于文书的前期发展阶段, 尚处于形成、传递、运转、承办之中;在其完成了传达和记录等现行效用后, 就要由文书部门收集归档, 暂时保存于档案室, 其中一部分移交至档案馆长久保存。而档案却是处于后期发展阶段, 也即保存备查阶段, 处于这阶段的文书材料相对处于稳定状态, 只是在档案整理鉴定时, 将已失去继续保存价值的档案文书材料剔出, 登记造册销毁。因此, 文件是档案的“前身”, 档案是文件的“归宿”。
2.2 形成和转化的条件不同
文书是人们在进行社会实践活动中为了更好地管理国家政务、联系和处理工作、交流思想和情况而逐渐形成的, 经历了规范的文书处理程序。但不是每一件文书都可以无条件地转化为档案。有些文书随着现行功能的完成, 失去了保存价值, 便可及时销毁;只有那些对今后社会实践活动具有凭证和查考价值的文件材料, 才有保存的必要, 才能转化为档案。由此可见, 档案是文件的“精华”, 文件是形成档案的“基础”。文件转化为档案, 一般需要三个条件:
2.2.1 办理完毕的文件才能成为档案, 正在承办中的文件不是档案。
文书作为行使职权、联系工作、处理事务、交流情况的一种工具, 具有现行效用。一般地讲, 档案是完成了传达和记述等现行使命而备留查考的文件材料。所谓办理完毕, 是相对而言的, 主要是指完成了文书处理程序, 不能理解为把文中所说的事情全部办完才算“办理完毕”, 而是指文件的承办告一段落。事实上, 承办完的文书, 也并不都失去现行效用。主要有两种情况:一是文件中所说的事情很快就能够办理完毕, 或者是只需要经过文书处理程序, 就算办理完毕的文件;二是虽己完成了文书处理程序, 但仍有现行效用的文件, 它同时具有文件和档案的双重作用和性质。例如, 有效期未满的合同、协议书、公证书, 以及一些未失效的法规性、指导性文件、经济建设远景规划等文件, 有的有效期长达十年、几十年、甚至上百年、不需要等失效后才归档。所以, 对档案是否丧失了现行效用, 要作具体分析才能确定。
2.2.2 对日后实际工作和科学研究等活动有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存。
文件不能都作为档案保存, 其中只有一部分才保存下来转化为档案, 以备日后查考和作为凭据。因此, 文件是形成档案的基础, 档案是文件的精华。文件不归档是不对的, “有文必档”也是不必要的, 留存与否要经过科学的签定和挑选。
2.2.3 按一定的规律集中保存起来的文件才能成为档案。
这也是档案的特点和优点之一。文件是逐日逐件形成的, 处于分散和凌乱的状态, 只有按照一定的原则和方法整理保存起来才能成为档案。未经整理、杂乱无章的历史文件也属于档案的范畴, 但不是科学意义上的档案。现代档案是经过整理立卷和归档集中保存起来的历史文件。因此可以说, 文件是档案的因素, 档案是文件的组合。
归档和集中保存既是文件转化为档案的必要程序和条件, 也是一般标志和界限。通过归档集中保存, 形成一个个有内在联系的档案“组合体”, 是档案与文件的重要区别之一。
2.3 价值和作用不同
文书是交流情况、记录事情、表达意图、处理事务的一种工具, 是现行的、有行政约束力的管理手段。文书对其制发者来讲, 具有记忆、表达、联系的作用, 而对于其接收者来讲, 则具有凭据作用。同时, 文书还可以借助本身的固有信息能力和传递方式, 缩小文书制作者和接收者的时空距离, 充分行使管理社会某方面工作的权利, 从而实现文书的现行效用。当文书实现了现行效用之后, 有的己丧失了历史查考的一切作用, 无继续保存的价值, 可以销毁;有的日后则仍有使用和查考利用价值, 必须作为档案保存起来。在文书转化为档案以后, 一般已失去了文书现行的行政和法律效力, 但其中有少部分文书仍然具有现行时效, 这一部分文书其现行作用是文书属性和作用的继续的体现, 并非单纯是档案的作用。档案一般不具有文书的现行效用, 只具有档案的历史凭证和参考作用。档案的价值和作用也是在不断变化的。有一部分短期保存的档案只在一定时期内具有查考利用价值, 过了一定时期将失去继续保存的价值, 便可鉴定销毁。只有具有长久保存价值的档案, 才最终进入各级各类档案馆长远保存起来。档案在档案室阶段, 更多的是体现本单位的价值, 为本单位开展工作、进行生产活动提供服务, 实现其第一价值;当档案进入档案馆以后, 更多体现的是社会价值, 即为社会生活各方面提供信息服务, 实现第二价值。这时, 档案既是其形成者的财富, 又是全社会的文化财富和重要的信息材料。
参考文献
关键词：文书工作；档案管理
前言
文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。
一、文书工作与档案管理的含义
（一）文书工作的含义
文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在机关工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为机关领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。其内容主要包括以下三个方面：
1.文书的制作
文书的制作是指文书从酝酿阶段到最后形成正式发文文稿的全过程。这一过程的中间环节要是：定题、选体、编写提纲、拟稿、审核修改、领导人签发等。其目的是将文件快速地向有关方面发出，传达有关精神。
2.文书的处理
文书的处理包括发文处理和收文处理两方面。发文处理主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节；收文处理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。其主要目的是把文件精神及时地落实到实际工作中去。
3.文书的管理
文书的管理主要是将办理完毕的文件进行整理和归档的全过程。主要包括初步整理、系统整理和归档三个环节。其目的是科学地管理好各类文书材料，为机关工作提供利用，为国家档案工作奠定基础。
文书工作是机关工作中的一项重要的、经常性的工作，应当坚持实事求是、精简高效的原则，要求做到及时、准确、安全。因此，文书工作人员必须一丝不苟，高质量地完成好各项任务。
（二）档案管理的含义
档案管理也被称作档案工作，它是指利用科学的原则、良好的方法和组织管理档案，为国家提供各种各样的一项服务的工作。它的内容主要有档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等各项工作，即通常所说的档案工作的六个环节。其中，收集、整理、鉴定、保管、统计这五个环节叫做基础工作环节，属于档案管理工作最基本的内容。提供利用是档案工作的目的，属于服务工作的核心内容。前五个环节是基础，而为第六个环节提供良好的物质基础和基本条件，二者相辅相成，相互促进。
（1）收集
档案的收集就是指按照党和国家的规定，把分散在各机关、单位、各部门及个人手中的档案，进行集中保存的工作。
（2）整理
档案的整理就是指为了便于日常管理，提供利用服务，将收集起来的档案分门别类，使其条理化、系统化。
（3）鉴定
档案的鉴定就是指将收集和整理的档案进行甄别，判定其价值，剔除那些失去保存价值的档案的工作。
（4）保存和管理
档案的保存和管理就是指对已经整理好并已经入库的档案，采取各种各样保护措施，进行日常维护管理，保證其完善、齐全的一项工作。
（5）统计
档案的统计就是指为了掌握档案和档案工作的全面情况，档案管理工作人员根据掌握的情况对档案和档案工作状况进行统计、分析和研究的一项工作。
（6）提供利用
档案的提供利用是指通过一定的方式和方法，向社会各方面提供信息服务的工作。
二、文书工作与档案管理的相互关系
1.二者的工作对象各不相同
文书工作与档案管理工作的基本对象都是文字性材料（档案工作还有其他材料）。文书工作是形成和处理文字材料，是对文字材料的提前处理，并实现其现行效用；档案工作是有规律地保存了文字材料，是对文字材料进行后期处理，并实现其备考利用价值。档案是由文书转化而来的。
2.二者的某些工作环节相同
文书的整理与归档是文书工作的最后一个环节，但同时又是档案工作的第一个环节—收集。归档和收集是文书工作与档案工作的临界线和交叉点。它们从不同的角度覆行了同一道手续。归档文书的整理工作是档案工作的基础工作，因此，必须符合档案管理的要求，它既是文书工作的任务，也是档案工作的任务。
3.二者互为条件
文书工作是档案管理的前处理阶段，是档案管理的基础，档案管理是文书工作的延续和深入，是文书工作的归结。没有文书工作，就没有档案管理工作。在某些情况下，文书工作又需要利用档案材料，否则，将不能更好地开展文书工作。
4.文书工作与档案管理的区别
5.二者的工作任务不同
文书工作的任务主要是形成高质量、高品质的文书，非常及时准确地处理来往的文书，有条不紊、安全地运转文书，完完整整妥善地保管文书，正确地发挥文书的独特作用；沟通内外的联系，有效地推进并开展机关工作，为机关领导工作服务。档案管理的任务主要是坚持集中、统一和科学地管理档案，大力开发档案信息资源，逐步实现档案管理的现代化，科学化，更好地提供档案准确性，为社会主义现代化建设更好地服务。
6.二者的工作内容不同
文书工作的主要内容是文书的形成，文书的处理及文书的整理与归档；档案管理的内容主要是收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。
7.二者的服务对象不同
文书工作主要是为机关领导工作和业务工作服务；档案管理是为全社会提供服务，档案提供利用的对象越广泛，其价值效应也就越大。
三、文书处理和档案管理之间的意义
文书处理与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理和档案管理工作十分重要。
参考文献：
[1]杨文莉.文书工作与档案收集工作的规范衔接[J].兰台世界，2006，（3）.
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