档案基础（精选8篇）
第一部分
档案概述
基本要求：
了解：档案的形式，档案的种类，档案的作用 熟悉：档案定义的表述与含义
掌握：档案的形成条件，档案的本质属性，档案的价值
一、档案的定义
（一）档案定义的表述
档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。
（二）档案的形成条件
档案形成的条件：档案是由文件材料有条件转化来的。
1、必须是办理完毕的文件，在承办中的文件不是档案。⑴ 文件所涉及的内容已处理完了。⑵ 有的指文件所涉及的问题先告一段落。⑶ 有的是指文件完成了文书处理的程序。
2、必须是对日后工作和生产具有一定利用和查考价值的文件
⑴ 指文件所反映的内容和客观事物过程在一定时期内对本机关或整个国家都有用。事务性的文件不需要归档（非隶属机关来的）。
3、必须是经过立卷归档集中保存起来的文件
（三）档案的形式
档案的形式: 档案的形式是多种多样的，主要包括档案的制成材料、表达方式、名称、形状。
⑴制成材料有甲骨、竹简、谦帛、木板、纸张、化学的合成材料（胶片、录音带、光盘、电子）。
⑵表达方式有文字、形像、声音、形声综合的。
⑶名称有命令、指示、通知等，各种专业档案有专门的名称。如传票、凭证、起诉书等，表达了一定的用途
（四）档案的本质属性 原始记录性
二、档案的种类
（一）公务档案与私人档案
（二）历史档案与现行档案
（三）文书档案、科技档案与专门档案
（四）中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案与旧政权档案
1、从公私属性角度来划分，可分为公务档案和私人档案。
☆公务档案是指国家机关、团体、企业、事业单位在其职能活动中直接形成的档案，如法律、法规、行政公文等。
☆私人档案是指人们在私人事务中直接形成的档案，如日记、文稿、信函、笔记、帐单等
2、从档案形成时间早晚以及档案作用角度，可分为历史档案和现行档案 历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案 现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用，即对人们的现实工作、生活依然有具体实际作用的档案。
3、从档案记述和反映的内容来划分，可分为文书档案、科技档案、专门档案。☆文书档案主要指行政管理档案，即在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成的档案。
☆科技档案是指人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。
☆专门档案是指文书、科技以外的所有在专业职能活动中形成的档案，如人事DA、会计DA、诉讼DA、婚姻DA、病历DA等等。
4、从档案行政管理的角度划分,可分为建国后档案、革命历史档案、旧政权档案。☆建国后档案指1949年10月1日中华人民共和国成立后在中国形成归国家所有的档案；
☆革命历史档案指1949年10月1日中华人民共和国成立前，由中国共产党及其所领导的军队、政权、企业、事业单位、社团及个人所形成的归国家所有的档案；
☆旧政权档案指1949年10月1日中华人民共和国成立前除革命历史档案之外的归国家所有的档案.5、从档案载体来划分，可分为纸质档案和非纸质档案
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☆纸质档案是指以纸张为书写载体材料的档案； ☆非纸质档案主要指纸质档案以外的档案，有二种：
☆传统载体档案：如以甲骨、金石、竹简、缣帛为书写载体的档案 ☆新型载体档案：如以照片、录音、录像、光盘等材料为书写载体的档案
三、档案的价值
（一）凭证价值
根据档案价值实现领域和效果的不同分。凭证价值是档案不同于和优于其他各种资料的最基本的特点，档案所以有凭证价值，是由档案形成过程及其结果的内容和形式特点决定的。从档案的内容看，它是从当时当事直接使用的文件转化而来的；从档案的形式特征看，文件上保留着真切的历史标记
（二）情报价值
情报价值是指档案是事实、知识和经验的记录，它的这种可靠的广泛的可资参考的特征构成了档案的又一基本价值。档案作为一种情报资源，其主要特点在于它的原始性和可靠性。对档案的真实性和可靠性，应该辩证地理解。档案信息在反映历史活动的客观过程方面是真实的，即使档案内容有虚假部分以至完全违背事实，它还是反映了当时的历史情况。
（三）对档案真实性的辩证理解
由于档案是历史的凭证和原始的情报材料，所以人们把档案称作真实的历史记录。这是从大量的实践中得出的理性认识。同时还应该指出，对档案的真实性和可靠性，要辩证地理解。
从总体上说，档案在反映历史活动的客观过程方面是真实的，在反映史实内容方面也较其他资料可靠。从具体的档案材料来说，由于人们认识水平的局限性和政治斗争的复杂性，以及其他各种原因，有些档案所记述的内容并不符合客观实际与历史事实，有的甚至是歪曲和诬陷。但是，档案是历史上形成的，即使内容不够真实，它还是表达了当事人的意图，留下了当事人行为的痕迹，反映了当时的历史情况，就此而言，档案仍不失为真实的历史记录，仍然是有用的。档案是可以从正反两个方面进行研究和利用的。档案工作人员应坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，既要辩证地看待档案的真实性和可靠性，又不能因为某些档案内容不真实或有问题，就把档案销毁掉，也不能认为档案内容有错误，就用现实的观点去加以“改造”。对内容有问题的档案，必要时应以卷内备考
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表或其他形式另外加以说明。总之，档案形成的真实性，并不等于档案在反映社会史实真相上的真实性。档案的可靠性，就是要从档案形成的真实性与档案内容的真实性的相互关系中去考察
（四）实现档案价值的规律性
1、档案价值的扩展律 由于档案具有原始记录性、内容与版本的惟一性等特点，档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性。主要表现为两种形式，一是由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展。造成档案价值主体扩展的主要原因有：A档案作用从形成机关扩展到社会；B社会机密程度的递减。二是由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。档案的作用逐步从单纯的行政、业务的信息支持扩展到科学、文化、教育、司法、休闲等各个方面。
了解档案价值扩展律，寻于处理好档案管理中当前与长远、局部与整体、保密与开放的关系具有科学的指导作用，具体表现为：A正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位；B确定合理的档案的归档、移交时间，建立合理的馆藏结构；C在档案鉴定工作中以全面的历史的发展的观点来分析档案的价值；D坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施；E树立服务观念、依法积极开放档案，促进档案工作由封闭型、半封闭型向开放型转变
2、档案价值的时效律
指档案对社会的有用性是有时限性的。主要表现在两个方面：一是档案与利用者需求之间关系的时效性，二是档案价值形态的时效性
3、档案价值的条件律
档案利用活动的可能性、广泛性及其效果取决于一定的条件，各种条件对于档案价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件包括社会环境、社会档案意识和档案管理水平。
4、机密递减规律：档案机密性会随着时间的推移和条件变化而日暂减退；
四、档案的作用
1．机关工作的查考凭证； 2．生产建设的参考依据； 3．政治斗争的必要工具； 4．科学研究的可靠资料； 5．宣传教育的生动素材
第二部分 档案工作概述
基本要求：
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了解：档案工作的概念和内容，档案馆（室）的类型
熟悉：档案工作的管理体制，档案馆（室）的性质与任务，档案工作的性质 掌握：档案工作的基本原则
一、档案工作的概念和内容
运用现代科学理论、方法、技术管理各种类型的档案，积极开发档案信息资源，广泛输出档案信息，为社会实践提供服务的活动。
狭义上的内容包括收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用。广义上还包括档案管理、档案行政管理、档案教育、档案的科学技术研究、档案的宣传工作、档案界的国际交流与合作
二、档案工作的性质
1、档案工作是一项管理性的科学性的工作
一方面，就总的档案工作看来，档案工作是专门负责管理历史文献——档案的一种独立的专业，属于国家科学文化事业的组成部分。另一方面，从特定的部门、一定单位的档案工作来看，它又是某种工作管理的组成部分。档案，就其保存和流转归宿的程序，可以分作档案室阶段和档案馆阶段。档案室保存的档案，是本单位职能活动的历史记录，档案室工作既是档案事业的组成部分，又是机关或单位秘书工作的一部
2、档案工作是一项服务性的条件性的工作
2、从档案工作同其他工作的关系来说，它属于一项服务性的、条件性的工作。档案工作虽然也是一项研究性的工作，但是档案部门研究档案、进行编著等活动，其主要目的还是为了更好地适应各界的利用需要，为党和国家各项工作提供档案材料。
档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。
3、档案工作是一项政治性的工作
档案工作的政治性表现在档案为谁所有，为谁服务，受到什么阶级利益的制约。在我国，档案工作不是一般的服务性行业，它是巩固人民民主专政、维护国家机密和历史财富的重要阵地之一。在当前的社会主义现代化建设事业中，档案工作必须把工作重点切实地转移到为经济建设服务的中心上来。
4、档案工作的机要性也是档案工作政治性的表现之一。档案工作的机要性，是由档案本身的特点以及国家利益所决定的。古今中外任何国家的档案工作都有一定的保密要求。
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二、档案工作的基本原则
为了适应社会主义事业发展的需要，统一指导全国档案工作，在长期的实践过程中，逐步地形成和确定了我国档案工作的基本原则，这个基本原则是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。
这一原则的基本思想包括三个方面：
第一、确立了档案工作的组织原则和管理体制----统一领导、分级管理，即以前常说的“集中统一地管理国家全部档案。”档案工作的统一领导，是社会主义社会的必然产物，它以社会主义的经济、政治制度为前提，并为它们的巩固、发展提供服务。具体地讲，就是：
1、各单位各种门类和载体的档案，均由本单位档案室集中管理；档案中需要长远保存的，由各级档案馆集中保管。
2、全国档案工作，由各级档案行政管理部门统一地、分层负责地进行指导和监督。
3、全国档案工作统一于党的领导。
第二、提出了档案管理的基本要求-----维护档案的完整与安全。维护档案的完整，有两个方面的含义：一方面，从数量上，要保证档案的齐全，不使应该集中保存的档案残缺短少；另一方面，从质量上，也就是从系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零乱堆砌。维护档案的安全，也有两方面的含义：一方面，力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；另一方面，要维护档案免遭意外的破坏，不失密。
第三、体现了档案工作的根本目的，规定了档案工作的主要标准----便于社会各方面的利用。社会各方面利用档案，是档案工作的出发点，并且支配档案工作的全过程
四、档案工作的管理体制 集中式、分散式
五、档案馆（室）的性质与任务
（一）档案馆
1、档案馆的定义、性质、职能和具体任务 ★档案馆的定义
档案馆是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门，所以它是党的机构，又是国家机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。
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★档案馆的性质
A档案馆是永久保存档案的基地，是提供档案信息为社会服务的中心 B档案馆又是提供档案档案服务的活动中心 C 档案馆是一个科学文化事业机构 ★档案馆的基本职能 A积累和管理国家财富 B传播档案信息为社会服务 C承担宣传教育 ★档案馆的任务
A、接收与征集本级各机关、团体、及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料；进行科学的管理；
B、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； C、参与编修史志的工作
2、档案馆的类型
A综合档案馆B专门档案馆C数字档案馆
3、档案馆收集档案范围：参照国家档案局发布第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》
中央与省（自治区、直辖市）级档案馆接收本级各机关、团体及所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，接收和征集具有全国或全省意义的建国前的各种档案；省辖市（地、州、盟）和县级档案馆接收本级各机关及所属单位具有长远保存价值的现行机关和撤销机关的档案，并要征集和接收本市、县建国以前的各种历史档案。
4、档案馆的功能
（二）档案室
1、档案室的定义与性质 ★档案室的定义
档案室是机关（包括企业、事业单位）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
★档案室的性质
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1、档案室是机关的内部组织机构
2、档案室是保存档案的过渡性机构
3、档案室的主要任务是服务于本机关 ★档案室的职能
档案室是机关内具有参谋、助手和咨询作用的部门，是维护机关历史面貌，提高机关工作效率和质量的重要工作。
在全国档案组范围织体系中，档案室是先期保管具有长远价值档案的过渡性机构，对档案馆的档案质量决定性的影响。
★档案室的任务
A、对本机关文书部门和业务部门的文件材料的归档工作进行指导的监督； B、接收和保管本机关各单位交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目、研究，积极开展利用工作，开发档案信息资源。
C、定期把有长远保存价值的档案向档案馆移交
2、档案室的作用、类型与任务
A、普通档案室也称机关档案室或文书档案室 B、科技档案室是管理科学技术档案的专门档案室 C、音像档案室即影片、照片、音像等特种档案室 D、人事档案室是机关设立的专门管理人事档案的机构 E、综合档案室，统一管理本机关全部档案的档案室
F、联合档案室，一些机关联合起来设立的、负责管理这些机关档案的机构。G、档案信息中心
3、机关文件材料归档范围：参照国家档案局发布第８号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
（三）档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的定义、性质和基本职责 ★定义
档案行政管理机构，如各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。★性质
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档案行政机构是党和国家管理档案工作的部门,由于我国实行党政档案统一管理,因而各级档案行政管理机构是党的机构,又是政府机构.★基本职责
档案行政机构的基本职责是：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。
2、档案行政管理机构的具体任务
（1）拟订档案工作的规章、办法，建立国家档案工作制度，制定档案工作的发展规划。
（2）指导和监督各机关、部队、团体、企业、事业单位的档案工作；规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作。
（3）研究和审查有关档案保存价值、档案保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题。
（4）组织和指导档案工作业务经验的交流、档案干部的专业教育和档案科学研究。（5）组织和参与档案工作的国际交流。
（四）新型档案机构
1、文件中心的含义与类型
①定义：文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一个文件形成单位，而是按地区按系统建立的介于文件行程单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性档案管理机构
②类型：A政府性文件中心：由政府拨款建立的，为政府机关服务的非营利性文件管理机构；
B商业性文件中心：由有关机构或个人创办的一种盈利性档案管理机构，它为工商企业或个人提供现代化的文件存储设施
2、档案中介机构的含义与任务
档案中介机构是社会分工高度发达的产物，是利用自身所拥有的设备、技术、人力资源等为社会各界提供档案管理服务和档案事务服务的中介组织。
第三部分 档案法制与职业道德
基本要求：
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了解：档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系，档案职业道德修养，《档案法》的作用、知识产权的相关知识
熟悉：档案法规体系构成、档案行政法规的概念、种类和属性特征，档案行政规章的概念、性质和类型，档案职业道德的特点、含义和内容
掌握：《档案法》的主要内容，《档案法》的属性特征、施行原则和施行方式
一、档案法规体系构成：参照2011年6月14日 国家档案局发布国家档案法规体系方案
二、档案法律的特点及其与档案行政法规、行政规章的关系
1．档案法律是由国家最高权力机关制定的档案事业规定性文件。我国的档案工作法律是国家和人民意志的集中表现，是整个社会均需要严格遵守的基本行为规范之一。这也是档案法律同国家的其他法律的共同本质。此外，档案法律还有其自身的特点：
A直接性：同其他非行业性的立法相比，档案法律在调整和规范人们的档案管理与信息开发利用等行为方面，具有直接性的特点。
B具体性：这是指档案法律内容的具体性。
C综合性：是指档案法律所提供的，调整与档案和档案工作相关的行为的手段，并不是单一的，而是包含有行政手段、教育手段、刑事手段等多种手段，具有综合性的特点。
2．①档案法律与档案行政法规之间有区别，也有联系。档案法律是国家与人民意志在档案工作领域中的集中体现，是全国人民代表大会及其常务委员会依据国家的宪法及立法程序制定的行为规范。行政法规是国务院根据宪法和法律制定的行政性的规范文件的总称。可见，他们的区别主要在于：
A制定主体不同：档案法律的制定主体是全国人民代表大会及其常务委员会，而档案行政法规的制定主体是国务院。
B档案法律具有广泛的行为约束力，他是国务院制定档案行政法规的重要依据，也是我们目前常见的档案行政法规的渊源。就此而言，档案行政法规的制定与实施，均要以法律为准绳。
C档案法律所调节的对象具有一般性和普遍性的特征；而档案行政法规所调节的对象则具有一定的特定性和专指性特征。
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档案法律与档案行政法规的联系在于：
A两者制定与实施的根本性目的是一致的：都是为了有效地规范和调整档案事业建设与发展中的各种关系，以利于档案事业的正常工作秩序的建立与维护。
B尽管档案法律高于档案行政法规，但是，从两者的发展历史来看，它们又是相互影响、相互促进的关系。
C档案法律和档案行政法规均应在宪法规定的框架范围内制定和实施，不能违背宪法规定的基本准则。
②档案法律与档案行政规章也有一定的区别和联系。行政规章是由国务院各部委、省自治区、直辖市以及省、自治区的人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市的人民政府，根据档案法律和档案行政法规所制定的规范性文件的总称。可见，行政规章从属于档案法律和档案行政法规，或者说是对档案法律和档案行政法规具体化的产物，更具特定性与操作性。目前，档案行政规章的数量较多，调整的领域也非常广泛，是我国档案事业法制建设的一个重要方面。
三、《档案法》、《档案法实施办法》的主要内容 六章二十七条 第一章 总则
第二章 档案机构及职责 第三章 档案的管理 第四章 档案的利用和公布 第五章 法律责任 第六章 附则
四、《档案法》的属性特征、作用、施行原则和施行方式 1属性特征：①社会性：A档案法的制定具有广泛的社会基础； B档案法的内容具有社会性； C档案法的施行具有社会性
②纲领性和创建性；③民主性；④强制性
2作用：①档案法是建设和发展档案事业的法律保障 ②是进行我国档案法规体系建设的重要依据
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③是保护我国的国家机关、社会组织及公民形成的或保存的具有国家和社会意义的档案财富的有力法律手段
④是促进我国馆藏档案信息资源开发和利用的有效工具 ⑤是加强我国档案行政工作的法律依据 3施行原则：①要以事实为依据，以法律为准绳 ②必须坚持法律面前人人平等的原则
4施行方式：①档案法律的遵守：这种方式是指机关、组织和公民，要自觉地用档案法律来约束和规范自己的思想和行为。
②档案法律的适用：这种方式是指由国家机关及其组织成员，使用《档案法》来解决各种相关的实际问题。
③依法制定旨在强化执法力度的档案管理行政处罚办法等规范性文件。④加强与各方面的合作，争取社会的支持。⑤加强宣传教育，增加社会档案意识。
五、档案行政法规的概念、种类和属性特征
1．定义：是由国务院根据宪法和法律制定的关于档案行政管理的规范性文件的总称。其效力低于档案法律。
2．类型：①一是对档案行政事务作出全面系统的规定的文件 ②二是对某一方面的档案行政工作作出部分规定的文件 ③三是地对某一项档案行政工作作出比较具体规定的文件 3．档案行政法规的特点
A、权威性和命令性 B、直接性和现实性 C、稳定性和动态性 D、多样性
六、档案行政规章的概念、性质和类型
1．定义：档案行政规章是国家档案行政机关和社会各有关部门，为了执行、解决、说明档案法律、法规以及重要政策而制定发布的规范性文件。
2．档案行政规章的特点：
A、档案行政规章从属于国家档案法律和行政法规；不能超越法律和法规； B、档案行政规章具有普遍或特定的适用性；
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C、档案行政规章之间的协调一致性。3．类型：
档案行政规章出了可以依据其制定主体区分为部门规章和地方规章外，还可以根据其内容将其区分为立法性档案行政规章和解释性档案行政规章；根据实际效力和实施性质的不同，又可以分为必须遵照执行的规章和参照执行的规章
七、知识产权的基本概念、知识产权的分类、我国涉及知识产权保护的法律 ★基本概念：知识产权是指对智力劳动成果依法所享有的占有、使用、处分和收益的权利。知识产权是一种无形财产，它与房屋、汽车等有形财产一样，都受到国家法律的保护，都具有价值和使用价值
★分类：版权是指著作权人对其文学作品享有的署名、发表、使用以及许可他人使用和获得报酬等的权利；
工业产权则是包括发明专利、实用新型专利、外观设计专利、商标、服务标记、厂商名称、货源名称或原产地名称等的独占权利。
按照内容组成, 知识产权由人身权利和财产权利两部分构成，也称之为精神权利和经济权利。有人身权利和财产权两类
所谓人身权利，是指权利同取得智力成果的人的人身不可分离，是人身关系在法律上的反映。例如，作者在其作品上署名的权利，或对其作品的发表权、修改权等，即为精神权利；
所谓财产权是指智力成果被法律承认以后，权利人可利用这些智力成果取得报酬或者得到奖励的权利，这种权利也称之为经济权利。它是指智力创造性劳动取得的成果，并且是由智力劳动者对其成果依法享有的一种权利。
★相关立法：
(1)、专利法。我国专利法自1985年4月1日施行。依法建立的专利制度保护发明创造专利权。发明创造包括发明、实用新型和外观设计等。
(2)、商标法。我国商标法自1985年3月施行。1993年2月22日进行了修正，扩大了商标的保护范围，除商品商标外，增加了服务商标注册和管理的规定；在形式审查中增加了补正程序，在实质审查中建立了审查意见书制度。
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(3)、著作权法。我国著作权法自1991年6月1日起施行。2001年10月进行了修正。
(4)、计算机软件保护条例。2002年1月1日实行《计算机软件保护条例》。中国知识产权执法地图
(5)、植物新品种保护制度。我国植物新品种保护条例自1997年10月1日起施行
八、专利权的定义与分类、商标的定义、专利权和商标的申报程序、专利权和商标保护的时效
★专利权的定义：专利权（Patent Right），简称“专利”，是发明创造人或其权利受让人对特定的发明创造在一定期限内依法享有的独占实施权，是知识产权的一种。
★专利分为发明、实用新型、外观设计三种类型。
发明专利：是指对产品、方法或者其改进所提出的新的技术方案。能取得专利的发明可以是产品发明，也可以是方法发明。
实用新型专利：是指对产品的形状、构造或者其结合所提出的适于实用的新的技术方案。实用新型专利申请必须是产品专利申请。
外观设计专利：对产品的形状、图案、色彩或其结合所作出的富有美感并适于工业上应用的新设计。新设计可以是线条、图案或色彩的平面设计，也可以是产品的立体造型
★商标权是商标专用权的简称，是指商标主管机关依法授予商标所有人对其注册商标受国家法律保护的专有权。商标注册人依法支配其注册商标并禁止他人侵害的权利，包括商标注册人对其注册商标的排他使用权、收益权、处分权、续展权和禁止他人侵害的权利.商标是用以区别商品和服务不同来源的商业性标志，由文字、图形、字母、数字、三维标志、颜色组合或者上述要素的组合构成。
★专利权时效：发明专利权的期限为20年，实用新型专利权和外观设计专利权的期限为10年，均自申请日起计算。专利权期限届满后，专利权终止。专利权期限届满前，专利权人可以书面声明放弃专利权。
★商标权时效：根据《商标法》规定，商标权有效期10年，自核准注册之日起计算，期满前6个月内申请续展，在此期间内未能申请的，可在给予6个月的宽展期。续展可无限重复进行，每次续展期10年
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九、著作权与版权的定义
★著作权，又称为版权，是指文学、艺术和自然科学、社会科学作品的作者及其相关主体依法对作品所享有的人身权利和财产权利
十、档案职业道德的特点、含义和内容 1．特点：
①鲜明的职业性特征 ②存在方式的具体性特征 ③形成过程的连续性和继承性特征
2．含义：档案职业道德是指档案工作者在从事档案行政、档案保管和利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。
3．内容：
①忠于职守，爱岗敬业 ②遵纪守法，严守机密 ③博学求进，公证服务
十一、档案职业道德修养
档案职业道德修养的基本任务，就是要使档案职业道德的原则和规范内容，内化为档案工作者的内心情感和信念，并付诸于档案管理实践。档案职业道德修养的基本范畴包括以下几个主要方面：
1.档案职业道德理想和职业道德义务 2.档案职业道德情感和职业道德行为 3.档案职业态度与职业良心 4.档案工作的职业荣誉和职业尊严
第四部分 档案管理的基本理论与档案学理论发展
了解：档案学的宗旨、档案学科、全宗的构成条件与划分
熟悉：档案学基础理论的构成、档案管理基本理论的主要内容、全宗理论的发展 掌握：全宗的概念、性质，全宗理论体系及对档案管理的意义
一、档案学基础理论的构成
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由两个层面构成：一是对档案与档案管理活动的基本理论认识，如档案的定义、本质、种类、作用及其规律，档案管理活动的性质、规律，档案与档案管理的历史发展进程及规律等等；二是档案管理的基本理论，即关于档案管理的总体性、宏观性理论问题和档案管理基本方法、原则的理论探讨。
二、档案管理基本理论的主要内容 1.对档案管理工作的总体理论认识和剖析 2.对档案管理基本方法的理论剖析
三、全宗的概念、性质
全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中形成的档案的有机整体，是档案馆中档案最基本的存在单位和保管单位。
三、全宗理论对档案管理的意义
全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称作全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，并随着档案工作社会化的发展而不断完善。全宗理论的形成和发展，对整个档案工作产生了巨大的影响。随着具有中国特色的统一领导、分级管理原则的不断完善和档案工作规范化程度的提高，必将促使全宗理论日益深化，从而更加有效地推进档案管理的科学化。
全宗理论，在档案的整理和管理以至整个档案学系统中，都具有重要的意义。区分全宗是档案整理工作中的重要环节。一般的机关档案室，通常管理一个全宗。某些较大的档案室，有时也管理若干全宗。档案馆则往往保存着很多全宗。区分全宗是档案馆对档案分类的第一步，只有把全宗区分清楚，其后的一系列整理工作程序才好进行。
全宗是档案馆、室对档案进行日常科学管理的基本单位。在档案室，一个机关在活动中形成的全部档案，要作为一个全宗整体进行系统化、编目和保管以至陆续向档案馆移交。在档案馆，它所接收的档案，要以全宗为单位进行分类排列。鉴定也是以全宗为基础来权衡全宗范围内案卷和文件的价值的。在统计工作中，全宗是一种重要单位。
四、全宗理论体系
1.全宗的特征；2.全宗的确定；3.全宗内档案的系统整理
六、全宗理论的发展
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第五部分 外国档案管理
基本要求：
了解：文件生命周期理论产生的背景、文件管理的含义与文件管理职能，外国档案编目与检索，外国档案馆、来源原则理论与实践价值
熟悉：文件管理，档案的整理原则，外国档案的利用和开放，外国档案事业管理体制
掌握：文件生命周期理论形成和发展，文件生命周期理论的基本内容及在电子文件时代的影响，外国档案鉴定理论与标准，来源原则产生、形成和发展，来源原则的基本内容及其发展
一、外国文件管理
（一）文件生命周期理论 1．基本内容：
①文件从其形成倒销毁或永久保存，是一个完整的运动过程 ②由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段
③文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系。
2．重要意义：
①文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理管理奠定了理论基础。
②准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础。③准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。
（二）文件管理的含义与文件管理职能
文件管理是指对进馆前文件的形成、保管、利用和处置的全部管理活动
（三）外国文件管理机构——文件中心
文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。第二次世界大战期间，美国政府机关的文件量迅速膨胀，大大加重了文件管理的负担，加之办公空间日益紧张，各部门对自己的文件不是束手无策就是漠不关心，致使大量文件没有受到有组织、有制度的妥
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善保管，国家宝贵的档案遗产处于严重的危险之中。这种情况引起美国档案界的焦虑。于是在档案界的倡导和帮助下，美国军事部门创建了一种新型的文件管理机构——文件中心，把使用次数不多，但又必须保管一段时期的文件集中存放在造价较低的专门库房内。1950年，美国《联邦文件法》以法令形式肯定了文件中心这种新型管理机构。
和美国一样，二战后，许多国家都堆积有大量未到移交档案馆年限和未到销毁年限的半现行或处于休眠阶段的文件，并面临着由于没有任何存储和处置这些文件的策略而带来的各种危机，于是开始探索如何将这部分档案文件尽可能更经济有效地保管起来。许多国家档案界认为文件中心不失为一种好的形式。于是，纷纷效仿美国建立文件中心或类似的档案管理机构。
在我国，甘肃省永靖县于1988年成立了我国第一个文件中心
二、外国档案管理
（一）外国档案鉴定理论与标准
1、档案鉴定理论的历史发展 P218
2、档案鉴定理论的基本内容
(1)对档案价值的认识（2）对鉴定原则的认识（3）对鉴定标准的制定
3、档案鉴定理论的发展规律
（二）外国档案的整理原则
1、事由原则
是指按照档案的主题内容进行整理和分类的原则
2、来源原则
是指按照档案的来源和形成机关进行整理和分类的原则。
内容：①尊重来源：档案馆首先应该按照来源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系；
②尊重全宗的完整性：同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不能混淆； ③尊重全宗内的原始整理性：全宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整
（三）外国档案编目与检索
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1、外国档案编目的含义、任务和原则
2、外国档案手工检索工具（1）案卷目录（2）指南
（四）外国档案利用和开放
1、档案利用由封闭到开放的转变
2、档案开放原则
3、信息资源开发和共享时代的档案利用
4、档案利用限制的含义与封闭期制度
限制利用是指国家法律、档案行政管理机关或文件保管机关等规定档案文件在一定时间范围内拒绝或限制向公众开放
5、档案利用类型（1）档案的学术利用
1）学术利用，是指利用者利用档案进行学术研究，通过查找和选择馆藏资料来获取和传播知识。
特点：①利用者主要是学术研究人员，以历史学者居多。②利用者的人数占首位，尤以家谱、族谱利用者居多。③利用者对馆藏比较熟悉，要求档案人员的帮助相对较少。④从事学术研究，主要能产生社会效益，⑤利用者查阅档案的数量大，专题类档案利用率较高。⑥对档案馆来说，学术利用提供的是被动服务（2）档案的实际利用
实际利用，指利用者利用档案为实际工作服务，通过查找和选择馆藏资料来直接帮助工作决策。
特点：①利用者主要是行政管理人员、专业人员、技术人员等在职工作者。②利用者对馆藏不太熟悉，要求档案人员帮助较多。③利用档案的目的主要是解决工作中的实际问题。④实际利用要求时效性较强，往往希望立即满足需求。⑤利用效果最能检验档案馆的服务质量和水平。
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⑥对档案馆来说也是一种被动服务（3）档案的普遍利用
普遍利用，是指档案馆向普通公民宣传档案或是提供主动服务。特点：①利用者多为普通公民，成分复杂。
②利用者一般没有明确目的，往往出于兴趣或闲暇来到档案馆。
③普通利用对档案馆来说是一种主动服务，可以起到宣传档案，提高档案知名度，增强社会档案意识的作用
三、外国档案事业管理
（一）外国档案事业管理体制
1、集中式档案事业管理体制
指的是全国的档案事业统一接受档案行政管理机关的领导或监督，地方档案机构接受中央档案机构的领导。它具体以俄罗斯型、法国型、北欧型三种为代表。
①俄罗斯型：就是全国从中央到地方分级设立档案行政管理机关，形成一个层次化的档案行政管理体系，分级掌管档案事业建设，对应领导各级档案馆以及其他档案机构，使整个国家档案事业系统在统一领导、分级管理的原则下得到有序管理。这属于层次化的集中式档案事业管理体制。
②法国型：就是全国从中央到地方中设立唯一的档案行政管理机关——法国档案局，统一掌管全国的档案事业建设。地方档案机构均接受到法国档案据领导和监督，这属于单一式的集中式档案事业档案管理体制。
③北欧型：即国家没有设立专门的档案行政管理机关，而是将档案行政管理的职能授予中央级档案馆——多为国家总档案馆。国家总档案馆身兼档案保管机关与档案行政管理机关的双重职能，对地方档案机构实行领导或监督。着属于兼职式的集中式档案事业管理机制
2、分散式档案事业管理体制
指的是国家不设立档案行政管理机关统一掌管全国的档案工作，中央和地方的档案工作实行分权管理、各司其职的原则。它以英国型、美国型、原南斯拉夫型、瑞士型四种为代表。
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①英国型：是一种最典型的分散式档案事业管理体制。中央政府与地方的档案工作分权管理，各自为政，中央和各地区只是分别设立档案馆保管档案，无论是中央政府还是地方政府，均未设立档案行政管理机关。
②美国型：是一种全局分散但中央集中的分散式的档案事业管理体制。在档案工作上，联邦政府无法行使对各州的行政管理职权。但在联邦政府系统内部，档案工作实行集中管理，甚至可以说是高度的集中管理。国家档案与文件署就是联邦政府工作指挥中心，对中央层次的档案工作进行控制和管理。
③原南斯拉夫型：是一种借助档案法规来约束全国档案工作的分散式档案事业管理体制。原南斯拉夫作为联邦制国家，也没有设立档案行政管理机关，全国档案工作处于分散状态。
④瑞士型：是一种借助档案工作者协会来协调中央和地方档案机构关系的分散式档案事业管理体制。1922年成立的瑞士联邦档案工作者协会承担了协调联邦政府与各州档案事务的职责
（二）外国档案馆
1、法国国家档案馆的建立及其影响
是世界上第一个具有近现代意义的综合国家档案馆，馆址从1808年起设在巴黎的苏比兹宫，馆长由法国档案局局长兼任。国家档案馆的内部机构设置十分健全，由四个部、六个处和三个馆组成
2、当代各国公有和非公有档案馆的类型
一、档案资源的数字化
档案资源的数字化, 就是把传统档案转换成计算机可读的数据, 并按数据库或文本的形式组织起来, 存贮在磁盘、光盘或磁带等记录介质中, 通过计算机直接检索和利用其中的信息资源。也就是说, 档案资源的数字化是随着计算机技术、数据库技术、网络技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态, 它把不同载体、不同区域位置的信息资源以数字化形式贮存, 以计算机为载体相互连接, 以网络化方式进行传输, 以达到档案资源快捷利用和共享的目的。
实现档案数字化, 是从传统的档案管理工作向数字化档案管理工作的转化, 首先要根据本系统、本部门的具体情况, 建立健全一套较为完善的、以数字化档案的归纳收集、存储保管、查阅利用为主要内容的数字化档案工作体系。数字化档案的归纳收集主要通过文件和档案一体化方式, 由计算机技术及相关信息技术完成;存储保管采用数字存储器以及磁盘、光盘形式存储保管, 其存储和加工过程需要数字档案设备、系统安装及配置应用软件共同完成;数字化档案的查阅利用由计算机及其网络技术支撑, 这需要具备较好的计算机网络环境。其次要对传统的档案管理方法和制度进行完善, 根据数字化档案的特点和计算机网络的行业规则, 制订出一套新的、可操作的规章制度。
实现档案资源数字化, 有利于档案信息的充分利用, 有利于档案管理的自动化, 还带来了档案信息存储的海量化。档案资源数字化的一个最为显著的特征就是实现了档案信息的社会化。计算机网络阅档大大优于档案馆阅档, 社会各界和档案使用者可以不分时间、地点随机进入网络检索、查询, 从真正意义上体现了档案信息服务的社会化。
二、开发档案信息资源的内涵和意义
开发档案信息资源是指在档案管理过程中, 将档案资料通过加工处理, 应用数字化原理和计算机网络, 对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用, 以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行逻辑加工和处理是开发档案信息资源的基础工作, 它要求根据不同行业、不同专业的具体特点, 按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总。开发档案信息资源的对象主要是档案资源, 因此, 对档案资源的逻辑处理至关重要, 它关系到档案资源的合理配置和共享利用的程度, 同时也决定着能否实现档案信息化的既定目标。
档案信息化的目标是档案信息资源的有效开发和应用, 即档案信息资源的社会共享。档案信息资源的有效开发和利用是对传统档案管理工作的巨大改革。要加快档案信息化的步伐, 就要研究档案信息化的内涵及其发展规律, 要从理论上分析和探索实现信息化的途径和对档案事业发展的影响, 使档案信息化的实施更具有实际意义。
实现档案资源信息化是国民经济和社会信息化的重要内容之一, 在未来社会信息网络中将占重要位置。由于档案资源信息化可以形成多层次、多类别、跨行业、跨系统的档案信息源, 在统一的管理规则下, 可以将传统的档案管理和利用方式升华为网络传输和社会共享, 从而使档案这一不可再生资源得到重复、多方位的利用, 以实现档案的社会价值和经济价值, 创造出最佳的社会效益和经济效益。
实现档案信息化的有效途径之一就是要应用信息技术, 也就是说, 在档案资源加工方面应用数字化, 在档案信息传输方面应用网络化, 通过计算机技术、数据通信技术等现代化技术手段, 实现档案管理与应用在质的方面的飞跃。
三、档案数字化是开发档案信息资源的基础
开发档案信息资源的基础工作, 就是档案资源数字化工作。档案信息作为社会信息的重要组成部分, 必须满足社会日益增长的对档案资源的需求。要有效开发利用档案信息资源, 就必须搞好档案数字化工作。
(一) 档案数字化可有效助推开发档案信息资源, 为社会服务。
席卷全球的数字化浪潮, 把人们的生活与数字密切地联系起来。“全球数字化”将纷繁复杂的大千世界统一于单纯的数字之下, 使人们进一步领悟了事物发展“由简到繁、由繁到简”的道理。数字时代还使得传统的档案工作发生了深刻的变革, 档案数字化建设就是对纸质档案信息进行数字化转换, 基于计算机和高速信息网络技术, 将数字化档案信息纳入到一个新的信息服务机制中, 这既是进一步改变其馆藏档案结构的需要, 更是利用网络技术和虚拟技术实现档案信息资源共享和档案信息化建设的关键性环节。面对浩如烟海的档案馆藏文献, 要想达到档案信息资源最大限度的共享, 不依靠现代高科技的支持, 加速档案信息资源的数字化进程, 有效利用档案信息资源只能是纸上谈兵。档案馆保存的许多历史档案, 具有十分珍贵的保存价值和利用价值, 以原件直接提供利用会有损原件, 但若将其数字化后, 既可为利用者提供与原件具有同等效果和更为方便的利用方式, 又不会损害档案原件, 从而真正体现档案存史资政的功能和作用, 让尘封已久的历史档案重新作用于社会意识形态, 形成新的文化价值体现, 在借鉴已有文化成果基础上创造新的文化, 将档案文献的开发利用上升到一个全新的层次。
(二) 数字化可以开辟全新的档案信息资源利用网络。
网络时代的到来, 使人们通过上网就能获取所需要的信息资源。档案数字化是档案信息上网的前提条件。只有将各级各类档案馆的馆藏档案遵循共同的标准进行数字化处理, 再利用先进的网络技术, 将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源, 以网络化方式加以连接, 才能形成全新的档案信息资源网络。网上信息资源给传统的“馆藏”赋予了新的含义。它不仅囊括了所有档案机构以往形成的“小而全”的具有各自地方特色的馆藏体系, 而且通过网络, 借助各种信息系统提供的软件自动建成条目分明、各具特色的资源体系, 用户可以深入到档案文献的知识信息单元中, 按主题、关键词等系统提供的检索途径和方式进行跨行业、跨门类、跨地域的查询, 从而获得相关主题的图、文、声、像多元化的档案信息, 还可以利用电子商务订购所需的档案文献复制件及档案编研产品。因此, 数字化为档案信息资源利用开辟了新的天地。
(三) 档案信息数字化可以提高档案信息资源开发利用的准确性和时效性。
网络时代, 充斥的信息资源令人目不暇接、难辨真伪, 人们要用大量时间去选择信息。如何为公众提供准确的信息是网络时代面临的重要问题。档案信息本身具有原生性和唯一性, 使得档案资源的网络利用服务有了得天独厚的条件。这就迫使档案部门将档案数字化建设摆上了重要的地位。数字化建设要求各单位的文件处理人员将本单位形成的电子文件通过互联网发送到档案馆服务器上, 再通过系统软件处理后自动存放到档案信息数据库中, 以供利用。这样由传统的档案馆向形成机关征集档案的“被动收集”转化为成文机关的“主动录入”, 有力地保证了档案信息的准确性, 这也是实现馆藏信息资源共享的首要条件。同时, 档案信息的实时实地采集也保证了档案信息提供利用的时效性。传统的馆藏信息资源总是滞后的, 因为过去档案馆保存的最新档案也是各单位历年形成的文件材料, 当年形成的文件都保存在各单位形成者那里, 这样就制约了档案信息的及时提供利用。
(四) 档案数字化可以克服地域限制, 提供大范围服务。
档案信息的链接, 打破了地区和行业的限制, 构建出各种层次和级别的档案资源网络体系。网络不受时空限制, 全天候开放, 并能提供各种功能强大、灵活、实用的检索工具, 档案用户之间、档案馆室之间、档案用户与档案馆室之间的地理距离将会因网络连接而消失, 彼此之间的交流与合作变得更为频繁而快捷。如, 一种新技术、新产品的档案材料, 若还采取馆内妥善保存的传统做法, 那么随着时间的推移和技术的飞速进步, 它很可能会一钱不值。但实现档案资源共享后, 这种被动局面就会转变。
【关键词】档案基础工；档案管理现代化；作用；规范化
为了能够更好的推动档案管理现代化的建设进程，我们需要对档案基础工作给予充分的重视，从抓好基础工作开始，有效的提高我国档案管理工作的质量和效率，为档案管理工作的可持续发展奠定良好的基础，加快推动档案工作规范化和标准化，确保更好的促进档案管理现代化的进程。
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用
档案管理现代化推动过程中，规范化和标准化是其中非常关键的两个环节，而这两点的实现又与档案基础工作具有直接的关系，只有做好档案基础工作，才能有效的提高档案管理效率和水平，因此在档案工作中，需要进一步对档案基础工作进行完善，确保档案管理现代化水平的提升。
（一）档案管理的规范化和标准化。衡量档案管理水平主要以现代档案管理的规范化和标准化作为重要指标，但由于一些部门对档案管理工作缺乏重视，这也导致一些无效档案产生，因此在档案管理工作中，需要对现有的档案进行有效的整合，提高档案管理的规范化和标准化，为档案管理效率的提高奠定良好的基础。在档案基础工作建设过程中，不仅需要提高档案查找的工作效率，而且还要提高档案的完整性，在具体工作中，需要对档案进行分类管理，并对档案的页码和信息进行归类，以此提高现代档案管理的规范化和标准化水平。
（二）档案检索的准确性。在档案基础性工作中，档案信息输入和档案归类是其中非常关键的内容，做好这两项工作，对于档案日后的查找和管理具有极其重要的意义。特别是在信息技术在档案管理工作中广泛应用的新形势下，利用信息技术将档案信息输入到信息库，可以为档案检索和使用带来更多的便利。同时还要正确对档案进行分类，确保信息输入的准确性，这样才能为及时、准确的找到档案信息奠定良好的基础。
（三）档案的利用率。在档案基础工作开展过程中，往往会根据档案的轻重缓急来对其进行分类，将一些重要的档案信息进行优先加工，从而将一些具有重要价值的档案挑选出来，确保档案利用效率的提高。同时在档案信息输入信息库过程中，需要进一步对档案检索进行完善，以此来有进一步提高检索的效率，以实现及时、准确的找到所需要的档案信息。
二、档案基础工作中存在的问题
在社会发展过程中，档案的数量呈不断增长的趋势，不仅档案数量繁多，而且其内容也较为庞杂，在查阅过程中需要耗费较长的时间。长期以来在我国档案管理工作中，一直侧重于保管，而且在不同时期档案整理规格和要求也存在一定的差异，档案基础工作十分薄弱，存在着诸多问题。
（一）一卷多册现象较为常见。这主要是由于在档案基础工作中，档案档号和目录号没有明确，从而导致一卷多册问题发生
（二）案卷标题不规范。不仅案卷标题各基本要素缺乏，而且还无法对其主题内容进行深入反映，存在着许多没有标题的现象。一些没有涵盖在案卷标题中的内容会对检索带来较大的难度，从而导致这些案卷无法得到有效的利用。
（三）案卷页码、组卷及卷宗厚薄缺乏统一的标准。在档案基础工作中，案卷中存在未标示页码的问题，这就导致一旦发生掉页和缺页现象时很难被及时发现。组卷混乱现象较为严重，组卷缺乏统一的标准，按各种形式组卷的现象较为常见。另外，卷宗在厚薄上存在较大的差异，部分一二页纸即为一卷，有的甚至上百页纸才归为一卷。特别是对于一些档案数量较为庞大的部门，这类问题尤为严重。
三、提高档案基础工作水平，推进档案管理现代化
（一）全面普查案卷。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案管理部门，由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以要剔除这些无用的文件，避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）统一分类号。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
（四）用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端，在实际工作中可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇关键词进行标识待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢和计算机自动标引不准确缺点，而且解决主题词词义含量问题分属关系 。
四、结束语
档案不仅种类繁多，而且涉及的范围较广，在现代档案管理工作中，各项档案基础工作都具有非常重要的作用。檔案基础工作所面临的工作量较大，这就需要在具体工作中要充分的利用计算机检索系统，对档案质量和结构进行优化，确保其合理性，从而为推进档案管理现代化奠定良好的基础。
参考文献
[1]胡红，朱春瑜.谈档案管理的基础工作与档案管理的现代化[J].镇江高专学报，2012，7（3）：40-42.
[2]周宇飞.在现代档案管理中档案管理基础工作的重要性研究[J].办公室业务，2013，11：83.
2011年四月份，我参加了湖北省档案科技推广中心举办的为期2天的档案工作集中培训班。培训中我系统地学习了国家档案局8号令和“归档文件整理细则”以及档案相关法律法规知识。培训内容还包括公文处理与归档整理、档案工作规范化管理、建立现行文件中心、重大活动档案管理工作等。这次培训以提高档案专业人员素质为目标，以更新知识和提高技能为重点，有计划、有组织地对档案专业技术人员和管理人员开展内容丰富、形式多样、讲求实效的教育培训，努力提高我们的科学文化知识和现代化管理水平，增强了解决档案事业发展新情况、新问题的能力。
作为一名准农村档案员，通过两天的学习我知道，档案和档案工作是社会进步产物，社会的每一进步，都对档案工作社会地位的提高和自身的壮大发展产生巨大的推动力。档案主要是过文字记录人类社会实践活动的，档案工作人员在收集、整理、鉴定、编研等工作，以及进行业务指导、档案专业教育、档案科学研究等工作中也主要是凭借文字进行的。
档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为农村工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观
地记录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，例如当事人的亲笔手稿；机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。
通过学习我还了解到档案员的职责，即为负责档案的接收、整理、保管、借阅工作；负责库藏档案检查工作，并做好记录；负责库内温湿度记录，对不适宜的温湿度要采取措施及时调节；每次出库前要检查电源是否关闭，定期检查防火、灭火设备，做好防火工作；定期放置或更换驱虫、防霉药剂，确保档案保管质量；负责库房门、柜架钥匙的安全；负责保持库房内卫生清洁及库房内设备维护；做好进出库房人员的登记；负责学校各部门档案归档的指导工作；库房内出现安全事故，负全部责任。
在今后日常的工作中，档案员不仅要把做到细心收集资料，进行整理，还要加强学习，做到与时俱进。
档案信息化建设对今后档案管理工作十分重要，档案信息化建设的关键是人才队伍建设。档案信息化建设中人才是将档案管理方式真正由手工向数字元元元化工作转换，并形成人才建设配套制度及良性循环发展的承转启合的纽带，没有人才的参与将是犹如
用胶带粘接两只铅笔一样，信息化资料是信息化资料、业务管理流程是业务管理流程，档案信息化建设将很难有本质的提升。
档案法的学习也是必不可少的，认真学习《档案法》等相关规定管理知识，积极依法履行档案管理职责，充分发扬团结协作、无私奉献的精神，围绕中心，服务大局，开拓进取，扎实工作，加强对业务档案的收集、整理和归档工作，有效保护和利用档案。认真做到对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。积极作好档案保密工作，严格做好保密档案的管理和利用工作，对《档案法》密级的变更和解密必须按照国家有关保密的法律和行政法规的规定办理，以确保保密文件不泄密。学习档案法使我增强了档案法制观念，为我今后的工作行为指明了方向。
这次档案培训使我档案工作有了初步的了解，为我的的工作打下了坚实的基础，今后还要不断努力，不断学习，把本村档案工作的水平更上一层楼。
8月10日，教育局组织了对各单位的档案管理培训。一天的学习虽然时间短暂，但学习强度很大，巨大的收获是不容置疑的。通过学习，我系统地了解了档案与档案工作概述的基本知识，以及如何对各类档案进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序，全方位地了解了档案管理工作的重要性、档案管理人员应该具备的职业素养，看到日后管理档案工作的发展方向。虽然，目前工作中还有很多问题，但这些正是我以后努力的方向，它促使我不断地思索，不断地进步。
下面我谈谈自己的认识、收获和体会。
一、规范化、科学化的档案管理，是学校必须做好的一项基础性工作。
当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资本更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，作为学校教学、教研、师生评价、学籍管理及各项等活动的真实记录和一项基础性工作，在学校管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性。
培训学习期间，我深深地感受到了所面临档案管理思路的冲击，冲击来自于资源的搜集、档案的分类方法，我深知参加档案培训的目的，就是要把理论知识服务于实践。如何把学习到的知识应用到实际工作中去，是当前应该面对和解决的首要问题，也是日后档案管理工作的重中之重。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档
案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。
1、题型：判断题 分值：3
本机关档案的管理包括机关档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。
正确
错误
答案正确
2、题型：判断题 分值：3
机关档案综合管理要求机关档案工作实行网络化管理，机关档案实行综合管理。
正确
错误
答案正确
3、题型：判断题 分值：3
机关档案工作是指机关档案管理各项工作的总称。
正确
错误
答案正确
4、题型：判断题 分值：3
全宗单是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
正确
错误
答案正确
5、题型：判断题 分值：3 机关档案是指党政机关在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确
错误
答案正确
6、题型：判断题 分值：3
机关档案工作基本制度包括机关档案工作人员岗位责任制、机关文件材料立卷归档制度、机关档案保管制度、机关档案鉴定工作制度、机关档案利用制度。
正确
错误
答案正确
7、题型：判断题 分值：3
机关档案工作是指围绕机关档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称。
正确
错误
答案错误
8、题型：判断题 分值：3
机关档案提供利用的方法包括调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询、编研等。
正确
错误
答案正确
9、题型：判断题 分值：3
机关档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中形成、积累、并归档保存的档案的总称。
正确 错误 答案正确
10、题型：判断题 分值：3
机关档案综合管理应尽量采用集中统一的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放的模式。
正确
错误
答案正确
11、题型：多选题 分值：4
机关档案室的工作内容主要有________。
选项1: 起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度
选项2: 负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导
选项3: 对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导
选项4: 组织开展机关档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动
选项5: 本机关档案的管理
答案正确
12、题型：多选题 分值：4
机关档案的收集方法主要有________。
选项1: 接收
选项2: 接受
选项3: 捐赠
选项4: 征集 选项5: 征收
答案正确
13、题型：多选题 分值：4
机关档案统计工作主要包括________。
选项1: 建立机关档案统计工作制度
选项2: 机关档案的登记
选项3: 统计分析与研究
选项4: 建立机关档案数量状况统计台帐
选项5: 机关档案工作基本情况统计年报
答案正确
14、题型：多选题 分值：4
机关档案分类方案的内容主要有________等。
选项1: 机关档案分类的层次
选项2: 划分原则
选项3: 类目顺序
选项4: 类目名称
选项5: 需要说明的事项
答案正确
15、题型：多选题 分值：4
案卷归类和排列的方法和步骤是________。
选项1: 按档案形成的时间顺序排列
选项2: 按档案的门类、载体分开排列 选项3: 按档案的保管期限分开排列
选项4: 按机关档案分类方案顺序归类
选项5: 按机关立卷类目的顺序排列案卷
答案正确
16、题型：多选题 分值：4
机关档案部门移交档案的手续主要包括________。
选项1: 清点核对
选项2: 填写档案交接文据
选项3: 实体移交（接收）
选项4: 签字确认
选项5: 入库上架
答案正确
17、题型：多选题 分值：4 机关档案工作具体任务是________。
选项1: 贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规
选项2: 建立、健全本单位的档案工作规章制度
选项3: 对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导
选项4: 收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案
选项5: 在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导
答案正确
18、题型：多选题 分值：4
机关档案部门向档案馆移交档案的范围和内容包括________。
选项1: 永久和长期保管期限的档案
选项2: 全宗指南、机构沿革和大事记
选项3: 重要的文书档案、科技档案和各种专门档案
选项4: 在机关立卷以及档案管理中形成的有关文件材料
选项5: 有关的资料和实物
答案正确
19、题型：多选题 分值：4
按管理本单位档案的形式划分，机关档案室类型有________。
选项1: 综合档案室
选项2: 专门档案室
选项3: 专业档案室
选项4: 文书档案室
选项5: 科技档案室
答案错误
20、题型：多选题 分值：4
机关档案的鉴定工作的内容主要包括________。
选项1: 编制机关档案鉴定工作计划
选项2: 制定机关档案保管期限表
选项3: 判定保管期限 选项4: 对到期档案的鉴定
选项5: 鉴定后档案的处理
答案正确
21、题型：单选题 分值：3
机关档案工作必须做到“四个统一”，即统一领导、统一机构、统一制度、________。
选项1: 统一监督指导
选项2: 统一管理
选项3: 统一保管
选项4: 统一职能
答案正确
22、题型：单选题 分值：3
档案资料的编研、档案资料专题信息服务、参与性研究利用等是机关档案________较为常用的形式。
选项1: 内部利用
选项2: 查档利用
选项3: 提供利用
选项4: 开发利用
答案正确
23、题型：单选题 分值：3
机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。这表明机关档案具有________。
选项1: 双重地位
选项2: 双重性 选项3: 双重职能
选项4: 双重任务
答案正确
24、题型：单选题 分值：3
机关档案管理用房要求坚固、实用，应满足机关档案的________三种实际需要。
选项1: 收集、安全保存和阅档
选项2: 安全保存、阅档和整理
选项3: 收集、管理和阅档
选项4: 收集、保管和利用
答案正确
25、题型：单选题 分值：3
机关档案的接收是指接收________的各种文件材料。
选项1: 文件处理部门移交
选项2: 机关档案室征集
选项3: 各部门及其工作人员
选项4: 归档
答案正确
26、题型：单选题 分值：3
调阅、借阅、信函查询、电话查询、网上查询等属于机关档案________的方法。
选项1: 内部利用
选项2: 查档利用
选项3: 提供利用 选项4: 开发利用
答案正确
27、题型：单选题 分值：3
机关档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的________。
选项1: 工作机构
选项2: 内部工作机构
选项3: 档案管理机构
选项4: 文化事业机构
答案正确
28、题型：单选题 分值：3
同一门类或载体、同一保管期限、同一的案卷应________顺序编在一起。
选项1: 按时间先后的
选项2: 按案卷排列的
选项3: 按机构排列的
选项4: 按分类的先后
答案正确
29、题型：单选题 分值：3
机关档案工作既是机关工作的必不可少的组成部分，又是国家档案事业的重要组成部分。这表明机关档案工作具有________。
选项1: 双重地位
选项2: 双重性
选项3: 双重职能 选项4: 双重任务
答案正确
30、题型：单选题 分值：3
鉴定后的档案处理主要包括________等。
选项1: 上升保管期限
选项2: 销毁
选项3: 整理
选项4: 上升保管期限、销毁
1、文件材料的概念：企事业单位文件材料是企事业单位在各项工作和活动中直接产生和形成的反映生产经营、技术开发等各方面情况的各种信息记录材料。
含义从四个方面理解:
(一)文件材料的本质属性是信息记录材料
(二)文件材料记录的信息是原生信息
(三)文件材料的信息记录内容广泛
(四)文件材料的信息记录方式多样
2、企业事业单位档案是企业事业单位现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的各种文件材料。、含义从三个方面理解：
（一）从事业属性方面揭示企业事业单位档案与文件材料之间的本质联系。（档案的本质属性就是文件材料）
（二）从存在条件方面揭示企业事业单位档案是具有保存价值的文件材料
文件材料转化为档案是有前提条件的，这个条件就是文件材料必须具有保存价值。只有具有保存价值的文件材料才能转化为档案，反之没有保存价值的文件材料就不能转化为档案，也就不应当作为档案而存在。
（三）从发展过程方面揭示企业事业单位档案是现行使用完毕或告一段落的文件材料
3、文件材料与档案的区别表现在：
（一）更改补充方面（企业事业单位档案则是具有原始性，所以档案的内容绝不容许更改）
（二）制备数量方面
（三）单元组合方面
4种。
5、综合管理性文字材料是指企业事业单位综合管理性文件材料与档案中的文字材料部分。在企业事业单位综合管理性文件材料与档案中，文字材料占绝大多数。
6、图样材料是指按照有关制图标准或方法、用专门的线条、符号等绘制的图形。
7、表式材料是以表格的形式，用线条、文字和数据编制而成的反映某种事物概况的简明文件材料。表式材料是一种工具性材料，多数是从便于管理的需要出发编制而成的。
8、企业事业单位文件材料的作用是指文件材料在现行使用阶段的作用，也即文件材料在传递、运转、承办和使用过程中所发挥的作用。企业事业单位文件材料在现行使用阶段的作用也被称为企业事业单位文件材料的现行作用。
现行作用体现在四个方面：
（一）依据作用
（二）执行作用
（三）推动作用
（四）记实作用
9、企业事业单位档案的作用是指企业事业单位文件材料经过归档，进入保存阶段后所发挥的作用。
10、企业事业单位文件材料的运转是指企业事业单位文件材料形成后的传递、登记、验收、更改、复制、使用和回收等整个处理过程。
11、企业事业单位文件材料的积累是指在企业事业单位文件材料现行作用实现以后，人们通过一定的方式，将其适当集中并妥善保存的过程。
12、企业事业单位文件材料的整理是指依照一定原则和方法，对现行使用完毕后暂时存储起来的零散文件材料进行鉴别、组卷和编目等处理的过程。
13、企业事业单位文件材料的归档是指按照归档制度的要求，将经过整理的企业事业单位文件材料移交档案部门保存的过程。
14、文件材料管理的基本要求:
(一)文件材料管理要集中统一
（二）文件材料运转要有序高效
（三）文件材料积累要及时完整
（四）文件材料保存要安全可靠
15、收文运转四个阶段：
第一阶段为收进阶段，收进阶段有签收、启封、登记三个环节；第二阶段为阅办阶段，阅办阶段有分文、传阅、拟办、批办四个环节；第三个阶段为承办阶段，承办阶段有承办、催办、注办三个环节；第四个阶段为后处理阶段，后处理阶段有整理、归档、清退、销毁四个环节。
16、基本建设工程项目施工文件材料的运转：
分为四个阶段，其中第一阶段为发文阶段，收发阶段包括收进验收和登记分发两个环节；第二个阶段为使用阶段，使用阶段包括调剂使用、现场收集和变更汇总三个环节；第三个阶段为整理阶段，整理阶段包括材料整理和竣工材料编制两个环节；第四阶段为移交归档阶段，移交归档阶段包括材料移交和归档保存两个环节。
17、企业事业单位文件材料的积累范围是企业事业单位各项工作中应产生和形成的各种文件材料的条目总汇。
18、文件材料积累范围的特点：
（一）规范性
（二）包容性
（三）可塑性
19、综合管理性文件材料的组卷方法
（一）按问题组卷
（二）按作者组卷
（三）按名称组卷
（四）按时间组卷
（五）按地区组卷
20、企业事业单位综合管理性档案和科技档案案卷编目的主要内容归纳起来一般包括：编写页号、编制卷内文件目录、编制备考表、编制案卷封面和编制案卷背脊。
21、综合管理性文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：作者——内容——名称
22、科技文件材料组成的案卷，一般题名的结构为：项目名称(代字、代号)——内容——名称。
23、企业事业单位文件材料的归档是指将企业事业单位内部各职能部门和所属单位在各项工作和活动中产生和形成的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给企业事业单位档案部门集中保存的过程。
24、对档案的文件材料进行检查包括三个方面：
（一）检查归档文件材料的质量是否符合要求
（二）检查归档文件材料是否完整齐全
（三）检查归档文件材料是否经过系统整理（分类是否科学、组卷是否合理、编目是否完整等）
25、企业事业单位归档制度的内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和归档
手续。
26、综合管理性文件材料一般在第二年的上半年内由各部门向档案部门移交归档。
27、科技文件材料的归档时间分为五种情况：
（一）按项目结束时间归档
（二）按工作阶段归档
（三）按子项目结束时间归档
（四）按归档
（五）随时归档
28、会计文件材料一般在会计终了后，暂由企业事业单位财务会计部门保管一年，期满后移交档案部门保管。
29、确定档案的份数要考虑两个因素：一是要满足利用的需要，二是在一定程度上要来考虑保护档案的安全。
30、企业事业单位档案业务管理工作的主要内容包括：档案的收集、档案的整理、档案的保管、档案的鉴定、档案的检索、档案的编研、档案的利用、档案的统计
31、档案工作的基本原则：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全、便于社会各方面的利用。（书第112页）
32、档案工作规章制度的制订要求：综合性、系统性、适用性
33、企业事业单位档案收集工作是指企业事业单位档案部门按照有关制度的规定，接收企业事业单位内部各部门应归档的文件材料、各所属单位应移交的档案和征集散存在社会上的对本单位有用的文献资料的一项工作。
34、档案收集工作的内容：
（一）接收各部门移交归档的文件材料
（二）接收所属单位的档案
（三）接收撤销单位的档案
（四）征集与单位有关的零散文件
35、档案与资产的关系：
（一）设备仪器和基本建设档案是固定资产的重要依据和组成部分
（二）某些产品档案和科研档案本身就是无形资产
（三）各种无形资产都需要档案作为依据和凭证
（四）党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案的价值在某种意义上超越了资产的价值
36、档案分类原则的具体运用掌握三点：
（一）企业事业单位档案分类类目的设置，必须贯彻分类原则的基本要求，同位类的设置应采用同一划分标准，其中大类设置必须以职能分工作为统一的划分标准。
（二）企业事业单位档案分类类目的层次应该具有逻辑性
（三）企业事业单位档案分类类目应具有包容性
37、档案分类的基本方法：
（一）职能分类法
（二）问题分类法
（三）组织机构分类法
（四）分类法
（五）对象分类法
（六）专业分类法
（七）地域分类法
（八）档案载体形式分类法
38、企业事业单位档案的编号是企业事业单位档案部门用来反映档案分类层次和档案排列顺序的一组符号，它起着固定档案整理成果，反映档案分类和排列顺序，指引查找档案的作用。
39、企业事业单位档案分类类目的标识，就是指对企业事业单位档案分类体系的各个类目给定类目代号。标识的结果形成企业事业单位档案分类号（又称企业事业单位档案类号）
40、档案编制的要求：唯一性、合理性、稳定性
41、企业事业单位档案的档号结构为：全宗号——类号(分类号)——案卷号——件、页号
42、档案保管工作的物质条件：
（一）档案库房
（二）档案装具
（三）档案保护设备
（四）包装材料
43、档案鉴定工作的原则：整体性原则、全面性原则、历史性原则、发展性原则
44、企业事业单位档案鉴定的基本方法是直接鉴定法
45、企业事业单位档案鉴定工作的程序分为鉴定前的准备工作、价值鉴定工作、善后处理工作三个阶段。
46、一次加工编研成果：发文汇集、专题汇编、图样汇编、文集
47、二次加工编研成果：大事记、组织机构沿革、数据汇编、其他简介类档案编研成果
48、三次加工边沿成果：手册、年鉴、49、一般的档案库房温度应控制在14—24℃，有设备的库房日变化幅度不超过2℃；相对湿度应控制在45—60％，有设备的库房日变化幅度不超过5％，保存母片的胶片库温度应控制在13—15％，相对湿度控制在35—45％。
1 文件结构, 实现资源的科学结构
各级档案保存的形式存在的类别是一个单一的构成, 业绩档案, 科技档案和专门档案记录非常的少;通常档案的记录都为纸上的, 支持文件的形式不同的图像是非常的局限的。这些问题的主要原因是因为博物馆的概念。全面、结构合理 (室) 目标文件系统资源。为了达到这个目的, 有必要加强对档案业务指导、分类收集的来源;再者明确的接收范围, 扎实工作, 接收不同类别的工作文件和垂直支撑可能反映了主要业务单元接收文件中的形式。其次, 档案资源的建设单位的文化非常的重要。资源文件是一个符号, 是企业文化的真实记录, 是文化发展的主要文化形式存储。建筑文化机构必须建立在对历史与现实的统一与行业, 我们打开文件, 我们可以理解的发展特点和规律统一的历史。
2 同时做到征收和整理共同进行的方针
接收和征集是档案资源体系建设两个主要环节, 是加强国家档案资源体系建设的重要手段。接收是依据法律法规的规定, 按照接收范围正常接收;征集主要是对接收范围以外的, 散存在社会或个人手中有价值的档案资料进行收集。目前, 我们只满足于一般性的接收档案, 而不重视开展征集工作, 这是当前档案资源体系建设中存在的一个突出问题。我们一定要坚持接收、征集二者并重, 双管齐下, 把一切有价值的社会档案资源汇聚起来。
3 档案的收集需要非常系统的方法
整合就是打破条块、部门、系统的限制, 由各级档案主管部门合理规划档案资源的归属和流向, 并通过多种途径和方式, 使档案资源更利于集中保管和利用。要坚持重点发展综合档案馆的原则, 积极整合本行政区域内经济、科技、文化、社会等领域的档案资源、加快实现不同层面、不同范围档案信息资源的共享, 实现档案资源的优化整合。
档案资源建设作为档案事业发展的基础工程, 要在提高规模改善质量上下功夫。“巧妇难为无米之炊”, 档案资源是档案工作赖以存在和发展的重要基础。我们应以对历史、对事业高度负责的精神, 下大力加强档案资源建设, 逐步建立内容丰富、结构合理、覆盖人民群众的档案资源体系。一是强化收集归档。在收集对象上, 改变以往重物轻人、重事轻人的传统做法, 把涉及到人特别与普通百姓、与改善民生有关的各种档案列入收集归档范围, 纳入馆室藏体系。在收集渠道上, 既要关注机关部门, 又要伸向社会大众、新兴经济组织和发展领域;既要重视现行文件归档, 又要加强历史档案征集;既要保存原始记录, 又要采集口述史料;既要立足国内加强收集工作, 又要面向国外开展复制交换。在收集载体上, 改变以往重纸质载体轻新型载体、重文书档案轻专业档案的习惯做法, 进一步加强照片、录音、录像、电子文件等新型载体档案的收集归档, 加强涉及民生的各类专业档案集中管理, 努力做到应收尽收、力求完整。二是搞好档案鉴定。档案价值鉴定, 既制约档案资源的数量和配置, 又影响档案利用的质量和效益, 还牵动档案安全管理的成本和效率, 必须高度重视, 落到实处。应着眼优化馆藏结构, 运用全面、历史、发展的眼光, 科学实施档案价值鉴定, 合理确定档案去留, 避免有文必档、鱼龙混杂。同时, 将档案开放鉴定纳入各级档案部门职责范畴, 从健全法规制度、明确程序和责任入手, 积极稳妥推进拟开放档案密级鉴定工作, 形成制度化、常态化工作机制, 真正把涉密档案管住、利民档案放开, 逐步解决影响和制约档案服务利用的瓶颈问题。三是加强资源整合。围绕方便服务利用和档案安全管理, 抓好档案资源有效整合, 进一步优化资源配置。一方面搞好馆内整合。积极运用信息技术手段, 加强档案信息专题数据库建设, 使分散、零碎的档案信息系统化、有序化。另一方面加强馆际整合。积极探索在条件相近、资源互需的档案馆之间开展档案合作, 取长补短、共建共享。还要搞好馆室整合。将机关档案室纳入资源调控体系, 在加强档案资源前置管理、促进资源有效利用的同时, 调动上下两方面积极性, 盘活整个资源。
4 档案事业的基础是资源的安全性
当前, 构筑档案安全体系, 关键是要克服短板、搞好配套, 重点解决四个方面的问题。一是解决观念落后问题, 牢固树立新的档案安全观。以多维和发展的眼光审视档案安全, 由主要关注馆藏档案安全向关注馆外档案安全延伸, 将机关档案室、文件形成者和散留于个人手中的珍贵档案纳入管理视野;由主要关注档案实体安全向关注档案信息安全延伸, 将数字化档案信息、机关电子文件置于同等重要位置;由主要关注档案库房安全向馆区内外安全延伸, 构建覆盖馆区周界和馆内各系统的安全体系;由主要关注档案静态安全向档案动态使用过程延伸, 不仅做到柜子里的档案安然无恙, 还要确保档案在加工整理和利用等环节中的绝对安全;由主要关注破损档案保护向未损档案防护延伸, 前移关口, 主动防范。二是解决机制缺失问题, 切实提升档案安全管理效能。应建立预先防范机制, 提前做好防范和应对自然灾害、人为破坏、技术因素毁坏的各种准备;建立应急反应机制, 明确情况处置和档案抢救顺序, 着眼应对最复杂、最困难局面, 做好多种情况处置准备;建立善后恢复机制, 明确对受损档案的抢救修复办法;建立训练检验机制, 定期组织各种防灾应急演练, 切实提高临险处置能力。三是解决设施老化问题, 进一步筑牢档案安全管理平台。四是解决容灾措施滞后问题, 抓紧实施异地异质备份工作。
结束语
安全工作在档案的整个生命周期和业务流程中有着很重要的地位, 在该领域中没有安全系统, 使用文件系统资源的建设将不会有布局的合理, 建筑规划的应急系统, 充分利用文件复制、缩微胶片等的数字化方法, 多个备份集, 形成一个支持不同的形式的档案系统。通过各种方法之间的基本建设和馆际互为备份的备份等方式, 实现档案备份的安全策略, 必须对档案的位置保密, 加强和维修加固改造设备, 努力提高防火、防水、防盗、抗震能力;更新和改进的安全是设备, 嵌入式系统的注意和设施, 努力提高系统的结合, 综合能力的保护;在实践的基础上, 提高档案装具, 提高文件传输的情况下, 保证档案管理明天会更好。
摘要：档案资源建设的重点在于安全的管理体系, 档案是历史资料的留存影像, 档案的管理方案是档案事业更上一层楼的基石, 本文就如何建设档案管理体系做了系统的分析, 同时也提出了一些方法和建议。
关键词：档案管理；基础工作；作用
一、引言
档案是在工作中较为常见的信息记录方式，其对工作方向的制定以及工作的正常开展都是非常关键的。档案管理的基础工作是其管理过程中必不可少的重要组成部分，也是管理工作能够得以科学发展的关键性影响因素。但是从现阶段我国档案管理基础工作开展的情况来看，其中还存在着一些问题，尤其是在信息技术不断发展的情况之下，存在的问题更加明显和突出，这对于档案管理工作的正常开展产生了极为巨大的阻碍。因此，明确档案管理基础工作的重要作用，针对现代档案管理基础工作的发展现状，对其进行合理地创新和改进是非常必要的，这也是保证档案管理工作得以快速发展的必要措施。
二、性质和作用
档案管理具有明显的服务性质，在实际的工作中并不能够直接产生物质回报，但是从社会发展的全局角度来看，档案管理工作是必不可少的，其提供的是对工作的支持和推动力量。档案管理基础工作是一项系统性较强的工作内容，它与其它管理工作之间是存在密切联系的。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。
进行档案管理工作，要遵循集中统一管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存，并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；一是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；一是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。档案管理系统是整个国家文献信息系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。
三、提升我国目前档案管理基础工作的措施研究
我国目前在档案管理基础工作方面还需要作出进一步的提升，以确保其工作方式和工作内容能够满足现代档案管理工作的需求。针对在档案基础管理工作中存在的一些问题，本文提出了以下几方面的应对措施。
（一）加强档案管理工作
1、从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。
2、健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全的工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。
（二）提升档案基础工作的专业性
1、针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误现场，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁等的规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。
2、进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。
3、极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行人馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。
（三）加快档案基础工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大的提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，来进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度。其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
结束语：档案管理是一项专业性较强且对于社会发展非常重要的工作内容，同时，它也是需要工作人员能够为之付出巨大努力的工作。档案管理基础工作对于档案管理来说是非常必要的，是保证档案管理工作得以正常发展的重要因素。我国在档案管理基础工作方面还有所欠缺，着严重影响到了我国档案管理的整体发展水平。在现代社会快速发展的情况之下，针对珍贵的档案信息，必须坚强对其的科学管理，才能够真正实现为社会发展和进步做出积极贡献的理想和目标。
参考文献：
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对档案和档案工作的认识和体会05-30
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档案馆档案接收进馆范围12-12
档案人员的素质是做好档案工作的关键10-07
