完整的人事档案

完整的人事档案（精选10篇）

完整的人事档案 篇1

1、履历材料；

2、鉴定材料；

3、学历、职称材料；

4、党、团材料；

5、奖惩材料；

6、工资、任免、就业、劳动合同、聘用合同等材料；

7、其它可供组织参考的材料。

完整的人事档案 篇2

根据中共中央组织部、国家档案局1999 年4 月2 日发布的《干部档案工作条例》, 完整的高校人事档案应包括:履历、自传、学历;鉴定、考核、考察;专业技术职务评聘;政治历史情况审查;加入中国共产党共青团及民主党派情况; 奖励、处分; 录用、任免、聘用;工资、待遇;出国、退休以及其它可供组织上参考的材料等十大类人事档案材料。高校人事档案的完整性主要指内容上的完整性和时间上的连续性。

2目前我国高校人事档案完整性存在的主要问题

2.1缺乏反映高校干部和专业技术人员现实表现的档案材料

目前从高校人事档案管理中经常可以见到, 许多人事档案内容雷同, 反映历史情况的材料居多, 反映现实表现的档案材料较少。高校人事档案中工资状况、干部任免、政治表现等方面的材料多, 反映个人行政能力的业绩, 教师从事教学及科研的成果, 业务能力进展, 专业特长等材料收集不全、不及时, 使档案材料不能体现本人个性化发展和实际水平, 不能全面客观地反映高校干部及教师队伍的最新素质, 这造成了高校人事档案内容的不完整。

2.2学习经历方面的档案材料内容不完整

在高校人事档案中学习档案的管理方面, 对于学历学位材料的归档要求, 均应具备有关反映该段学习经历的原始材料, 如报考表、在校学习的学籍表、成绩表、毕业生登记表或鉴定表、授予学位审批表等档案材料。从档案现状来看, 高中和大学本科阶段的材料都较完整, 而研究生阶段的材料问题较多:一方面形成的材料不规范, 另一方面一些关键材料缺失。有的仅有学籍材料而无报考材料, 不能反映出其入学情况;有的没有学位申报材料;还有的对是否获得学位表述不清楚, 无法准确反映教师的学习经历。凡此种种, 使得高校人事档案内容的完整性受到影响, 这样的人事档案难以全面反映教职工受教育的现实状况。

2.3人事档案内容前后发生矛盾, 造成时间上的不连续

高校人事档案中有些人员档案填报的出生年月和年龄不相符;有的学历和提供的学习经历材料不能互相证明;也有的多份材料的姓名、出生年月、入党时间、参加工作时间等前后不一致;还有些高校干部、教师由于多次调动工作或通过重新建档, 经常出现一换单位, 档案就缺失一段的情况, 甚至人为地丢失或销毁材料, 造成了个人历史经历的空白, 极大地削弱了高校人事档案的凭证依据功能。

3针对人事档案不完整性问题应该采取的对策

3.1建立高校人事档案管理制度

高校人事档案管理要按统一领导、分级管理的原则进行统一的规划, 建立健全各项规章制度、工作细则和岗位职责, 严格按规章制度办事。

3.2做到高校人事档案管理规范化、标准化

对高校人事档案工作的管理、方法、原则、质量等制订出科学统一的规划和技术规范, 并予以贯彻执行。实施标准化、规范化管理, 使高校人事档案工作可以由繁变简, 由杂乱走向统一规范, 减少重复性劳动。这不仅是对人力、物力资源的一种节约, 同时有利于高校人事档案工作的统计和利用, 也有利于提高高校人事档案管理技术水平和工作质量。

3.3加强高校教职工的档案意识

档案意识是人们对档案及档案工作这一客观事实的主观反映, 也是对档案的性质构成和价值的认识。高校人事档案是高校广大教职工智慧的结晶和聘用的依据, 档案管理部门要利用一切可利用的方法加强人事档案工作宣传, 使学校各级领导和广大教职工正确认识高校人事档案的作用和档案管理工作的意义, 关心与参与档案管理工作, 自觉地收集材料及时归档, 促成高校人事档案工作的良性发展。

3.4提高高校档案管理人员素质, 加快推进数字化档案管理建设

数字化档案的核心是档案数据库及其管理和应用系统。高校人事档案管理人员必须提高业务和思想素质, 增强科学的管理能力, 努力学习掌握现代化管理手段, 利用计算机建立数字化档案。在数据库建设中, 有一系列的技术方法保证入库数据的完整性, 不但可以从技术手段上杜绝档案内容前后矛盾、时间上不连续等问题, 而且也提供了极为方便的审核档案完整性的手段, 节省了人力和时间, 可以大大提高工作效率。

人事档案的内容 篇3

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

在很长的一段时间内，我国现行的档案管理制度还不会取消。档案中会涉及很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策。随着社会发展保险体制的健全，档案的一些功能会相应淡化，同时一些新的功能也将会被更多人加以认识。因此提醒大家，“人档分离”体现着社会在进步，但并不代表着档案能够随意丢弃，一些人可以将档案交由社会公共人事部门代管。

毕业生的人事档案由学校在其派遣后，按其就业单位，经机要局统一投寄到毕业生工作单位所归属的人事档案管理部门，校学生档案的管理部门是学生处学生管理科，毕业生本人无权携带人事档案。

人事档案包含十大内容，单位应根据每个人的不同情况，及时将相关材料报送中心档案室：

⑴履历材料

⑵ 职工履历表②干部履历表③专业技术人员履历表④军人履历表⑤学生等级表

⑵自传（可有可无）⑶鉴定、考核、考察材料

①工作鉴定②学习鉴定③出国人员鉴定表④学生毕业鉴定、实习鉴定⑤干部的考核表⑥组织正式出具的考核材料

⑷学历和评、聘专业技术职务材料 ①高中及以上的毕业生成绩表、等级表②报考中专以上学历报名登记表③论文、科研成果材料④一个月以上各类专业培训学习成绩⑤聘任、解聘专业技术职务审批表⑥职称评定审批表

⑸政治历史审查材料

①社会关系调查材料②入党入伍审查材料 ⑹党团材料 ①入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员民主评议表、入团志愿书（90年以后入团的需要入团申请书）、取消预备党员资格的材料

②加入民主党派材料 ⑺奖励材料 先进工作者、（区级以上）劳动模范、三八红旗手、特级教师、三好学生、战斗英雄、优秀团员、各类嘉奖登记表或审批表等

⑻违纪材料

①受到党政部门的纪律处分，如开除党、团籍，留党察看、记过处分等材料②违反法律材料，如逮捕、法办、拘留、劳改等材料③组织通报批评材料，被企业除名材料

⑼工资级别、任免、工作调动、穿过、退休材料

①工资级别审批表、增资审批表②干部任免表③入伍登记表、劳动合同、流动表、商调表、视作连续工龄缴费审定表、终止劳动合同证明书 ⑽其它

①体检表②工会会员登记表③大中专毕业生就业报到证④职工报到介绍信⑤有价值的学习总结、体会

注：档案材料一律用黑色和蓝黑钢笔填写，纸型均用16K。

一、人事档案管理的内容

人事档案管理的内容可大致分为以下几个方面： 一是人事档案材料收集、补充。收集是指通过各种渠道将分散在各处的人事档案集中起来。补充是指人事档案经过整理后形成的新材料的接收工作，是收集的继续。收集和补充是人事档案管理的第一步，它保证了管理对象的完备，是进行档案管理的基础。

二是人事档案材料的鉴别。收集、补充的档案材料往往繁杂无序，真假混杂，这就需要对材料进行清理、甄别和鉴定。这项工作是保证人事档案真实完整的必要手段。

三是人事档案的整理。档案材料经过鉴别之后，就要进行分类整理，使其更加规范化。

1980年中央组织部门颁发了《干部档案整理办法》为档案和整理提供了依据。整理的具体工作包括对档案进行分类、排列、技术加工、装订等。

四是人事档案的保管。这是档案管理的重要环节。保管的具体工作包括：建立健全有关的规章制度；档案库房建设和管理；按一定规律编号存放档案，建立检索卡片，并定期核对，及时将补充材料归人档案；保管的其他日常工作。

五是人事档案的利用。进行人事档案管理的目的，就是为企业管理提供档案资料。为人事工作及其他有关工作提供依据。因此，档案的利用是档案管理的内在功能之一。但是，在利用档案的过程中容易出现遗失疏漏，这就是需要建立严密的制度。

六是人事档案的业务研究与指导。这虽然不是档案管理的具体业务内容，但与档案管理工作密切相关。业务研究与指导包括多方面的内容，如人事档案基础理论、一般原理和方法的研究，人事档案管理的现代化、科学化问题的研究，上级有关部门的检查、辅导、督促等。

二、人事档案管理的原则 如上所述，人事档案管理包括许多具体的工作，如何将这些具体繁杂的工作做好呢?这需要遵循一定的原则。人事档案管理的基本原则和要求有：

树立认真负责的思想。人事档案管理是一项服务性很强的工作，繁杂而重要，管理人员应具有细心、负责的工作态度。这是档案管理要遵循的首要原则。

集中管理原则。人事档案必须集中起来由人事部门统一管理。这是因为：一方面，集中管理便于使用，另一方面，人事档案具有一定的保密性，不宜分散管理，因此，个人不得私自保存人事档案材料。《干部档案工作条例》中明确规定：“严禁任何人私自保存任何人的档案材料，对私自保存他人档案材料拒不交出或利用私自保存的档案材料整人的，应视情节轻重，予以严肃处理。”

保守机密原则。人事档案中记载着各种人员的历史，现实情况，属于机密文件，现代企业身处复杂多变的经济环境中，企业内部机密，尤其是有关人事的档案机密更应注意保存。保守机密是企业中人事档案管理人员的基本素质要求。

高效管理原则。人事档案管理应贯彻高效率原则，建立高效、有序的管理环境，现代科技的发展，计算机，自动化设备的广泛应用为高效管理提供了新的手段。此外，业务研究与指导也是提高效率，贯彻高效原则的重要内容。

三、人事档案材料的收集 1．收集工作的要求

(1)及时。人事档案是进行人事工作的重要依据，必须及时，全面地反映某个人的情况，这要求档案的收集工作必须及时、迅速。做到有则即收，收则即归，使人事档案内容时常保持完整状况和最新状态。

(2)保质。收集工作在保证及时的前提下，还应保证质量。首先，收集到的材料要完整，不能缺页、缺份，不能出现破损、缺头少尾等情况；其次，材料要有效，即手续要齐备，不能出现少章或手续不全等情况；最后，材料范围要准确可靠，材料内容要真实，一方面，不能将非档案材料收集进来，另一方面，不能收集那些失实的材料。

(3)适量。在收集材料的过程中，应注意归档需要的数量。若档案只建正本，则只需一份即可。若分建正副本，则下列材料须收两份近期履历表、各阶段的主要鉴定，考核材料，政治历史问题的审查、甄别、复查、平反结论，奖励、处分材料，职称、学位等审批表，工资级别等级表，出国人员审查表等。

2．收集工作的方法

企业人事档案的收集并非局限于企业内部。我国长期以来的传统体制及现状决定了档案材料的收集必须经过多种渠道进行。常见

(1)通过各级人事部门收集如下材料：个人经历材料(履历表、简历表等)；审批材料(职务任免表，职称学位审批表，工资调整审批表，离休、退休、退职审批表等)；鉴定材料(鉴定书、鉴定表等)；考核材料；自传材料等。

(2)通过基层党组织收集人党入团材料及各种先进模范材料。

(3)通过具体业务部门收集业务考核成绩，技术业务方面的材料及论文著作篇目等。

(4)通过民政部门收集复员军人档案材料和荣军登记表、残废等级表等材料。(5)通过学校和教育部门收集学生时期形成的档案材料，如成绩册、表现鉴定、奖励处分、毕业分配表等。

(6)通过原工作单位收集过去形成的档案材料，等等。

在通过以上渠道收集材料的过程中，人事档案管理人员要发扬积极主动精神，认真细致地做好工作。首先，要建立定期清理制度，根据情况每年一次或两次进行档案的清理核对，了解档案缺损情况；其次，建立定期索要制度，根据情况与有关单位定期联系，索要有关的档案材料。

四、人事档案材料的补充

补充工作是收集工作的继续，主要是指对一些新材料的接收。这里介绍两项最常见的补充工作。

1．履历表的补充

履历表的主要内容是反映个人的经历，大致包括五个组成部分：

一是个人基本情况。如姓名、性别、出生年月，分部状况等。二是政治历史和社会关系情况。如历史问题、家庭成员情况等。三是本人德才情况。如奖励、处分、职称、特长等。四是个人简历。五是其他需说明的问题和审批手续部分。新近履历表的补充过程，主要是组织填写，审批履历表的过程，这里应该注意以下几点：

第一，做好动员。应向填表者讲明填表的目的和意义，并解释有关项目，指导填表者认真填写。

第二，明确填表人责任。原则上履历表由本人填写，若因故不能填写，请人代填后必须经本人核对并盖章。

第三，做好审核工作。个人将履历表填好后，要交有关部门审核。审核中应坚持实事求是，严格把关。审核合格后，及时归档，完成对新近履历表的补充。

2．鉴定表的补充

鉴定表的主要内容是对职工的优缺点进行全面的或针对某一方面的评价，一般包括自我鉴定和组织鉴定两部分。鉴定表的填写大致分三个步骤进行。

第一步：个人总结，自我鉴定。此前应对被鉴定者做好动员，明确有关规定、方法和要求，使其提高认识，实事求是地写出自我鉴定。

第二步：小组评议，组织鉴定。小组成员间进行民主评议，作出组织鉴定，该鉴定应与本人见面。

第三步：上级审批，签署意见。上级部门对个人鉴定和下级组织鉴定表示意见，作出补充。因为新近鉴定表要补充到档案中，所以在填写时要符合归档的要求，具体应做到：

——观点材料要完整统一。缺乏材料说明，观点便没有说服力；而没有观点，则材料间缺乏内在联系，这些问题应注意避免。

——语言要准确，文字要简洁，评价要适当，切忌空洞、哕嗦。——字迹要清楚、整洁。一律使用钢笔和毛笔填写，不得马虎潦草。

五、人事档案的保管制度

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。

1．材料归档制度

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是： 首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的要求。再次，在目录上补登材料名称及有关内容。最后，将新材料放人档案。2．检查核对制度

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：

——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。3．转递制度

转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序是：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

4．保卫保密制度 具体要点如下：

对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房。严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

5．统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项：

毕业生的人事档案 篇4

2005-12-24[ 发布:就业指导中心时间: 2005-12-24次数:2523]

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

学校对毕业生的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统。毕业生的档案应当包括以下内容：入学档案材料（高中材料、高考材料）；组织材料（团组织材料、党组织材料）；学籍材料、学年鉴定材料、毕业鉴定材料、奖惩材料、体检材料等。学生在校期间，其档案由所在系总支负责管理，毕业后转就业中心负责管理。毕业生派遣后，其人事档案经洛阳市邮局机要科统一投寄到毕业生工作单位所归属的人事档案管理部门。

在很长的一段时间内，我国现行的档案管理制度还不会取消。档案中会涉及很多方面的问题，诸如养老保险、医疗保险、失业保险等国家强制推行的福利政策。随着社会发展保险体制的健全，档案的一些功能会相应淡化，同时一些新的功能也将会被更多人加以认识。因此提醒广大毕业生同学，“人档分离”体现着社会在进步，但并不代表着档案能够随意丢弃，所以毕业生要特别注意在毕业后要及时落实人事档案的去向。

来源： 不详

人事档案的重要性（范文） 篇5

1.什么是人事档案，人事档案中都记载哪些内容？

人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

2.人事档案能发挥哪些作用？

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供出国政审和涉外公正材料、出具报考研究生的相关材料等。

3.毕业生如何管理自己的档案问题？

对于即将走出大学的毕业生来说对自己的档案问题并不关心，也不了解档案对以后工作的重要性。甚至有的毕业几年了，档案还在学校放着;还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处。现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保管两年，在这两年期间不能办理转正定级，从而失去了干部身份。大学生最好在毕业之前找到可以接收档案的单位或认识代理单位来代管档案，到一年以后可以做转正定级，转成干部身份。对以后工作或是考事业单位、评定职称等有重要作用。

完整的人事档案 篇6

1 明确电子文件的含义

所谓的电子文件是指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖网络化设备等阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。由此得出:扫描仪扫描后的图像;办公自动化系统中产生、运转的文档;, 录音笔录制的音频;用数码相机、数码摄像机拍摄的照片、视频等都可以称为电子文件。此外, 由于电子文件在生成、运转的过程中都会生成一份元数据和背景信息, 电子文件还包括产生、修改的过程记录、修改内容;对其生成、运转的环境信息的记录以及操作者的记录等信息。

2 明确电子文件的管理职责

想要切实对电子文件实施有效的管理工作, 保证电子档案的真实性和完整性, 就要求相关的档案行政管理部门与职责部门、档案形成部门等有关部门之间应及时沟通、协调合作, 明确的划分各项职责, 具体表现在以下几个方面。

2.1 电子文件形成部门的职责

电子文件形成部门的职责是在实际工作中, 必须严格按照本单位档案部门的相关规定以及专业性要求, 尽职尽责的对电子文件的积累、归档等工作进行开展、完成。

现阶段, 电子文件有效管理工作, 需要每一个相关部门的积极参与、协调合作, 不仅仅是一个人、一个部门就可以胜任的, 只有真正把电子文件管理工作放在首要的位置, 积极主动的参与管理工作, 才能更好的为完成电子文件形成、保管、累积等工作奠定良好的基础。

2.2 电子文件形成单位

在电子文件的全过程管理中, 电子文件的形成单位都要实施全程的管理, 包括系统设计阶段, 还有最终电子文件的形成。与此同时, 各个相关部门也要将自身的管理职责进行明确, 制定出完善的电子文件归档管理制度, 共同将电子文件归档文化归档工作做好, 达到真实、完整的目的。

2.2.1 档案部门的职责档案部门。

该部门的工作多是与信息化工作部门、电子文件形成部门及时沟通, 建立出相应的完善的电子文件归档制度。其中, 工作重点包括了电子文件归档要求、保管期限、内容、形式等等。与此同时, 还要加强与本单位信息化工作部门的协调沟通, 从而达到办公系统与业务系统真正满足于档案管理需求的要求。另外, 档案部门要结合实际本单位的档案现代化管理情况, 充分掌握系统的开发程度的脉搏, 做到与信息化部门沟通有无, 同时从确保电子文件真实完整性以及有效管理的方面提出相关具体的功能要求。

2.2.2 信息化工作部门的职责。

该部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。具体表现形式有:成为档案部门与系统开发公司联系的的媒介, 将档案部门提出的功能需求转为技术语言, 并与系统开发的公司进行信息交流, 使其理解此功能需求并在系统中得以实施;实现在系统日常运行中进行维护工作, 确保安全、可靠;对系统内的电子文件进行备份;在系统软硬件环境突然变化时对电子文件进行拷贝, 并记录电子文件的有关格式以及所依赖的硬件环境、操作系统和数据库系统等信息。

2.3 档案行政管理部门。

第一, 档案行政管理部门要与信息化主管部门经常进行沟通交流, 实现对本地的电子文件归档工作进行协同管理与监督。第二, 由于电子文件的出现时间短, 其管理工作也正处于起步阶段, 在实际工作过程中, 不能保证足够准确、真实。因此, 档案行政管理部门就要对电子文件档案管理工作进行准确的引领, 通过与信息化主管部门的通力合作, 对电子文件实施有效的管理, 也在很大程度上提高了档案归档工作的效率。

3 明确电子文件的管理原则

在电子文件管理过程中, 档案部门对电子文件要实行前端和全程的控制, 即要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效, 并对电子文件实行全过程管理, 确保电子文件归档的质量”这一管理原则。

电子文件的真实性是指核实电子文件的内容、结构、背景信息等, 确认其与形成时的原始状况一致。不管电子文件是由业务部门管理还是由档案人员管理, 其本身的文件内容和相应的元数据、背景信息都要与原始状态完全一致 (管理时形成的新的元数据和背景信息除外) , 内容、结构、背景信息等没有被非法修改, 形式上也没有发生更改。因为电子文件的真实性是保证行政有效性和法律证据性的根本。

电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及:完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息;完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件。

电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性, 包括存储系统的可靠性、信息的可识别性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基本条件, 若保存的电子文件无法还原输出, 即不能被识别和读取, 文件中的信息便成为了没有任何价值的信息, 也就失去了其存在的意义。

电子文件所谓的安全性主要是指电子文件在运行过程中, 对系统安全和自身数据安全的一个表现过程。一般情况下, 电子文件安全管理主要包括了三个具体的方面:第一, 电子文件的修改足够容易操作, 也不会留下任何改动的痕迹, 这种隐蔽性让很多非法操作提供了较好的温室。第二, 由于电子文件是依赖于网络环境生存的, 而在当前复杂的网络环境中, 很容易遭到非法人员的入侵, 以致发生事故, 这就极大的威胁了电子文件的安全性, 使其很容易发生文件丢失、篡改等情况。第三, 因为身份认定技术水平不够先进, 不能很好的对操作者身份进行准确的认定, 也导致电子文件合法操作者不能对权限进行有效控制。总之, 上述这些问题都在不同方面影响电子文件的安全性, 也是我国当前电子文件实施有效管理工作中需要急待解决的几各方面的问题。

结束语

综上所述, 可以得知, 只有加强做好电子文件有效管理工作, 才能充分保障电子归档工作的正常开展, 从而确保电子档案信息的真实、完整。与此同时, 也要加快相关领域的发展步伐, 为电子文件管理工作提供强有力的技术支持;明确管理原则, 尽快解决实际工作中出现的亟待解决的问题;及时查缺补漏, 做到有备无患。

摘要：在当前电子文件数量越来越多的形势下, 为保证电子文件真实、完整、有效并将有价值的电子文件归档保存, 就将对电子文件实施有效管理。通过梳理电子文件的管理原则及相关部门的职责、明确电子文件的归档范围和要求, 进而实施档案部门对电子文件的有效管理。

关键词：电子文件,真实,完整

参考文献

[1]张文元.电子文件全过程管理中的监管研究[J].档案管理, 2014, 1.

[2]张文元.电子文件全过程管理中的监管研究[J].北京档案, 2013, 11.

干部人事档案整理的方法步骤 篇7

整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，我们首先要做的是严格审核，整理的第一个环节还是审核。审核不仅贯穿收集整理工作始终，而且还贯穿在编打目录和整改工作的始终。干部档案审核的主要内容有四个方面：一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。审核后符合归档要求的档案材料，才能归入干部人事档案，并且整理归档工作必须在接收材料之日起一个月内完成。除了审核以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤： 第一步，分类

按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类：履历材料。

这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。

第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。

第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。

这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。

第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。

这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。

第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。第七类：表彰奖励材料。

这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。

第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

第十类包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也入此类。

档案材料的分类有两点说明：

（一）第四类、第九类材料的二级分类

第四类、第九类材料内容复杂、数量众多，都处于动态变化中，由低到高、由少到多．为了便于添加材料、方便查找，还需要采用二级分类法，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：

第四类材料二级分类分为：1．学历学位材料；2．职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3．反映科研学术水平的材料；4．培训材料等。

第九类材料二级分类分为：1．工资材料；2．任免材料；3．出国（境）材料；4．参加会议的代表登记表等其它材料。

今后，报送的新任市管干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

（二）内容交叉材料的分类

1．以自传为主的履历或简历表归第二类。

2．学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。3．享受政府特殊津贴材料归第七类。

4．干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。5．中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。第二步，排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有： 按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。2．按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。第三步，编目

修订后的目录与旧目录的不同：一是“类号”改为“序号”；二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”；三是删除“份数”栏。编目的具体要求是：

1．档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

2．每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

3．“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用

（一）至

（四），序号用阿拉伯数字。

4．“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

5．“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

6．“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

7．“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

8．每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。第四步，技术加工

对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

1．对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

3．幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

4．档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

5．档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。第五步，装订

完整的人事档案 篇8

1 护理档案的收集分类

护理档案依据护理工作的范围和性质可分为3个部分进行收集。 (1) 护理行政档案是指医院护理组织行政体系及其履行权利、职责、义务的工作信息内容。包括:健全的护理管理组织、组织框架;护理工作条例;护理规章制度;护理人员岗位职责;护理人员信息册;各级上级文件及通知;护理部工作计划、总结、工作重点、目标管理;护理人事调配规定及调配动态信息记录;护理部院务会、科务会、护士长例会等会议记录;护理部大事记;重要护理活动材料等。 (2) 护理业务档案包括:护理常规;技术操作标准及规范;医院临床护理实践指南;临床护理质量标准及检查方法;护理质量控制考评汇总、分析、反馈及整改资料;护理科研;护士长工作手册;开展新业务新技术情况;分层次“三基三严”考核资料;护士依法执业、护理执业信息汇总等;整体护理工作资料 (患者安全目标管理、应急风险预案、急救网络体系、不良事件分析督导、满意度测评分析、护理纠纷投诉处理等) ;全院性业务学习;三级护理查房记录;疑难病例讨论;医院重点专科培训管理资料;优质护理服务示范专项工作资料等。 (3) 护理人员技术档案包括:一般情况, 如科室、年龄、职称、学历、出勤等;“三基三严”培训考核成绩;护士轮转、进修登记;护理专业晋升、护理岗位聘任情况;参加各类学术活动记录;护理论文信息汇总;参加院内外护理竞赛获奖等。

2 护理档案的收集要求

档案收集是档案工作的起点, 是确保护理档案真实、完整的重要步骤, 没有档案资料的收集, 就没有完整、科学、系统的护理档案[2]。因此, 原始护理档案资料的准确完整性的收集质量直接影响到档案保管的价值[3]。 (1) 凡能正确全面反映护理活动的真实记录, 并对今后护理事业的发展有查考利用价值和指导价值的材料都属收集的范围。 (2) 收集到档案室的护理材料必须是办理完毕的原始材料, 要求完整齐全、真实。每份材料都能正确反映护理活动的基本面貌。 (3) 收集的护理材料统一使用A4规格的办公用纸;书写字迹只能用碳素墨水、蓝黑、黑色墨水书写, 禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。 (4) 收集的护理档案材料, 应当有相应的材料佐证, 包括照片、幻灯片、图片、表格及文字材料等。 (5) 护理大事件形成的材料必须成套, 材料齐全规整, 材料之间保持必要的逻辑联系。 (6) 收集的护理档案施行分类存档、系列排列、建立立卷标题及年度护理档案目录, 便于查阅。

3 护理档案收集中常见的问题

2012年档案科以收集的138份护理档案为例, 对于收集过程进行分析研究, 常见的问题:缺乏责任心8份, 材料丢失5份, 材料不完整27份, 欠缺专业性10份。根据上述调查说明, 原始资料的收集准确完整性对护理档案的保存价值具有重要意义。现对护理档案收集过程中的常见问题分析如下。

3.1 护理档案收集人员缺乏专业性

目前, 护理档案收集人员基本由护理部管理人员兼职担任, 且大多数是护理专业毕业生, 虽然熟悉护理工作, 但缺乏相应的档案专业培训, 医院存在只重视临床技术人员的继续教育, 缺乏对档案管理人员的继续教育, 所以档案管理人员业务水平管理能力的欠缺可导致护理档案收集内容缺乏系统性、科学性、全面性[4]。

3.2 护理档案收集的材料不完整

护理档案在护理活动过程中往往经过多次传递, 档案容易丢失, 又缺乏专人管理, 丢失的档案不易找到;某些护理教案、获奖证书等归属个人材料, 当事人为了应用时方便或想独自保存, 常不愿上交档案部门归档;此外, 在护理活动中某些护理不良记录不愿上交档案室保管等。为此, 给护理档案收集、整理带来困难, 导致护理档案收集不完整。

3.3 护理档案收集方式方法欠灵活

护理部每年的护理档案由护理部档案兼职人员在日常工作中进行收集, 根据医院档案工作相关规定, 收集的护理档案可于次年的6月前归档到医院档案部门, 护理部工作任务重、面临的临床工作量大、资料繁多, 如档案兼职人员缺乏责任心或工作任务繁重, 每年进行1次的档案收集可使护理档案在职能部门放置过久, 导致部分档案流失。

3.4 档案收集人员与档案管理部门缺乏沟通与协调

目前, 护理档案由护理部档案兼职人员收集整理后交由医院档案管理部门, 进行档案统一管理, 而档案管理部门人员具有档案专业知识, 但又缺乏护理专业知识的培训, 如两者缺乏有效的沟通与协调, 会导致护理档案的鉴别能力不够, 造成护理档案收集不全, 影响档案的保存价值。

4 做好护理档案收集, 采取有效管理措施

4.1 加强制度建设

建立健全护理档案管理机构, 施行三级负责制, 责任落实到人, 完善档案管理规章制度及考核制度, 通过各种途径提高档案人员业务素质和专业素质, 如有条件, 设立专职护理档案管理人员, 专人负责, 专人管理, 更能有效保证资料收集的完整性和系统性[5]。

4.2 将档案工作纳入医院护理目标管理

针对档案收集不完整, 我院编写护理档案工作管理指南, 认真制订护理材料的归档范围, 尽可能全面详尽地列出护理工作中可能产生的档案。此外, 将档案工作纳入医院护理目标管理中, 定期组织培训, 逐一将档案收集的范围, 要求进行无缝隙化培训, 让每位档案收集人员严格掌握。针对某些档案不愿上交, 建立完善的考核制度, 保证档案收集的全面性、完整性。

4.3 采用灵活多样的收集方式与方法, 确保档案的完整性[6]

将平时收集、定期收集与年终收集相结合, 根据工作需要, 改变每年1次的档案收集方式, 建立灵活多变的收集方式。如对文字性材料, 在事件办理完毕后应及时收集;对平时收集有困难的各种文件材料, 如计划、总结、大事记等应根据其形成的实际定期适实收集, 以防散失;每年年终时, 根据护理档案工作指南对应归档的文件材料进行1次大清查, 以保证归档的护理档案齐全、完整。

4.4 加强档案管理部门与护理档案收集人员的沟通与协调

档案管理人员主动学习护理专业知识, 培养良好的信息敏锐度, 对护理工作进行系统的梳理归纳, 主动与护理档案收集人员联系, 对护理档案资料认真鉴别、规范整理、去粗取精、去伪存真, 保证护理档案的保存价值[7]。

摘要：分析护理档案收集中常见的问题, 提出相应的管理对策, 强调应加强制度建设、将档案工作纳入医院护理目标管理、采用灵活多样的收集方式与方法确保档案的完整性、加强档案管理部门与护理档案收集人员的沟通与协调。

关键词：护理档案,收集,管理

参考文献

[1]曹荣桂, 王环增.医院管理学[M].北京:人民卫生出版社, 2003:54-55.

[2]秦林凤.浅议学校档案的收集与管理[J].魅力中国, 2011 (13) :174-175.

[3]万雁雁, 于兰贞.医院护理档案的建立与管理[J].护理研究, 2011, 25 (5B) :1301-1302.

[4]陈文.医院档案管理存在的问题及建议[J].护理研究, 2012, 26 (9C) :2583.

[5]万雁雁, 于兰贞.基于档案管理视角的护理教学档案建设[J].护理研究, 2012, 26 (7C) :2000-2001.

[6]宿星卉.如何做好学校档案的收集与整理工作[J].工会博览:理论研究, 2011 (10) :297-298.

代管人事关系和人事档案合同书 篇9

签合同单位:(甲方)(乙方)

根据中共中央组织部、人事部人发[1996]118号、河北省人事厅冀人发字[1997]151号文件精神，经双方协商，签订如下合同：

一、代管人事关系和人事档案的形式： 个人委托

二、双方责任

（一）甲方责任

1、负责保管乙方的人事档案及人事关系；

2、按规定协助乙方申报评审专业技术职务，调整档案工资；

3、帮助乙方申报赴特区有关手续；

4、负责乙方因私出国、出境政审；

5、乙方在甲方存放档案，并按时交纳保管费，再流动时，接受其委托，办理中转关系。甲方按其工作前的身份，介绍到新的就业单位，工龄按国家有关规定计算；

6、协助乙方按有关规定缴纳养老保险基金；

7、帮助乙方接转党、团组织关系；

8、乙方的病、残、伤、亡、待业和医疗保险等一切劳保福利费用，均由乙方自己负责；

9、为乙方出具与人事档案相关的证明材料；

（二）乙方责任

1、乙方在社会活动和经营活动上违法违纪造成的后果，由自己负责；

2、乙方档案属县人才开发交流中心管理，不是中心的工作人员，任何情况下，不允许以县人才开发交流中心的名义出现；

3、乙方应按时向甲方交纳有关费用，不按时交纳费用的按月加收15%的滞纳金，并和逾期交纳的费用合并收取；

4、乙方按规定交纳档案保管费，从存放档案之日起，首次交纳保管费半年，存放时间不满半年的，其所交半年保管费用，甲方不再办理退还乙方手续；

5、乙方流动时，可通过人才市场自己负责找接收单位；

三、补充条款：

四、未尽事宜或需要变更合同内容时，需经甲、乙双方同意，单方不得擅自更动。

五、本合同一式二份，甲、乙双方各执一份。甲方单位公章：乙方签字：

甲方代表人签字：

年月日年月日联系电话：联系电话：

人事档案管理机制的现状与建议 篇10

[摘 要]在社会主义市场经济条件下，随着政治、经济体制的改革和用人制度的变化，人事档案工作面临着新的形势和任务，既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的历史条件下正确的分析审视人事档案管理机制存在的?r值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，以适应现代社会的进步与发展，充分发挥人事档案工作的作用，更好地为社会主义现代化建设服务，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。

[关键词]人事档案 管理机制 建议

中图分类号：S132 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）29-0343-01

1.人事档案管理机制的现状

我国的现行干部人事档案工作，诞生于战争时期，成长于计划经济的年代，一直沿用以“计划管理”为核心的规章制度，承袭了手工管理的方式。传统的人事档案管理所体现的是一种在组织人事主管部门的统一领导下，按照分级管理、统一制度、统一方法的管理原则，采取内外有别、档随人走、不对相对人公开，严格界定单位建档资格、管理资格及组织使用等管理方式实现的封闭式管理机制。这种管理机制通过目前社会转型期人事档案管理实践的验证，已经暴露出种种问题，严重损害了人事档案的社会声誉，并对人事档案的生存和发展产生了严重影响。

2.人事档案机制状况的分析

2.1 服务功能不健全，阻碍了人事档案工作的发展。由于人事档案工作一直从属于组织人事工作，其服务职能被管理职能所掩盖，从而造成服务方向不清晰、服务职能不明确。再者是服务手段落后。

在信息化社会里，人事档案工作的技术手段远远落后于现代社会，高科技在人事档案工作中的推广和应用力度不大，工作效率不高。很多组织的人事档案仍旧延续纸质化的老路，员工填写好履历表，提交了相关证明材料之后，就此放进档案盒锁进柜子里，不到必要时期，任何信息都无法查找。电子化人事档案的普及率低，即使存在电子档案，也仅仅停留在性别、年龄、政治面貌等基本信息的记录上，缺乏系统管理与操作，电子数据丢失情况极为严重。

2.2 人事档案管理方式的改变使人事档案职能弱化，难以适应实际工作的需要。档案馆代管人事档案后，档案的管理方式产生了变化。遵循党管干部原则，人事档案的具体事务由档案馆负责，但业务上要接受组织人事部门的领导。即档案馆仅负责材料的接收、整理、归档和利用等具体工作，而档案的转递、查借阅人员的确定、材料的真实性等方面由组织人事部门指导和审核确定并提供。从国家人事档案管理体制来说，国家中组部负责对地方组织部门的人事档案工作进行业务指导，组织部门领会上级精神后，传达给档案馆，最后由档案馆组织落实、具体实施。这样的管理方式存在着职能上的交叉，既不利于使上级的精神得到尽快落实，也易使组织人事部门对档案的管理职能产生弱化，令档案人员工作起来十分被动。

3.对加强现行人事档案管理机制的几点建议

3.1 明确用人单位建档和管档机制。传统的人事档案管理规定在实践中已经被突破。这其实也反映了一种需要，因为无论单位大小，都存在着利用人事档案的问题，得通过制度规定来强制要求它们把记录和反映其工作人员人事数据和信息的人事档案，集中到某一层级以上的组织人事部门集中管理，很显然会影响用人单位的查找利用和信息开发。档案应该保存在最有利于其价值实现的地方。另外，我们也可以看到，传统的人事档案管理制度规定已经暴露出其机制方面的“僵硬性”，已经不能适应现代企业，特别是民办、独资、合资等新企业人力资源管理的客观需要了。

因此，我国单位层面的人事档案管理机制应该是：谁建谁管，实现建档权、管理权和使用权三种权利的协调统一。不能人为地通过不合理、不合规律要求的制度规定，来把一部分单位的人事档案管理权和使用权剥离出去，使人事档案继续扮演“控制人”的角色。

3.2 建立体现社会公平原则的无偿管理、有偿服务机制。以往的人事档案管理改革的一个败笔之举就是实行“体制外社会流动人员”的人事档案管理收费制度，这种管理机制的实践结果，严重挑战了社会公平原则，也损害了广大“体制外”人员的利益，是传统的组织控制、单位控制型的人事档案管理体制的延续。实行这种管理制度的思想惯性可以描述为：你不是要脱离单位吗，那好你就得增加成本付出；你不服从我的制度安排，你就不能得到我所提供的人事档案信息服务。所以，就这种所谓人事档案管理改革的实质来说，依然是传统的控制人思想和做法的延续，并不符合党和国家管理人才合理流动，发挥人才社会作用的大政方针，是人事档案所有权人的一种强制性的“索取”行为。

3.3 建立相对人有效参与和监督机制。更新人事档案的管理机制，让人事档案回归其本来的人力资源管理工具意义上来，是我们必须予以正视的一个现实问题。旧的人事档案建档机制、管理机制和使用机制不改变，将会使人事档案的生存前途渺茫。因此，放开人事档案的建档权和管理权及使用权，形成一种相对人参与和监督的新的管理机制，不仅可以使相对人享有必要的民主权利、保障相对人的合法权益，而且可以使各个用人单位所建立的人事档案的质量得到有效提高。让相对人参与和监督人事档案的管理工作，必须在制度层面首先赋予相对人以知情权，建立对相对人相对公开透明的人事档案管理制度。所以，人事档案管理制度变革是基础，人事档案管理机制改变是制度得以顺利施行的必要保障。可以说，没有相对人有效参与和监督的人事档案管理制度变革，只是一种“换汤不换药”的做法，根本无法改变我国人事档案管理所面临的“危机”和挑战。