系部团总支工作总结（共8篇）
这一年，我系团总支在院团委、系党支部的正确领导下，围绕上级团工作要求，结合系部工作实际，制定了团总支工作计划及相关的主题活动，现把本主要工作总结如下：
一、机电工程系团组织机构
团总支书记：刘艳涛 团总支副书记：雒明珠 组织部部长：李忠华 宣传部部长：耿海涛
团总支干事：柴丽雅、张丹丹、赵东洋、李亚歌
二、机电系团干部培训
机电工程系2009年团总支、学生会干部培训经验交流会 10月15日，机电工程系团总支在招聘大厅举行了新老团干部培训经验交流会。本次培训由刘艳涛主持。出席本次培训的有机电工程系08、09级新老团干部参加了此次培训。
培训过程中，刘老师主要就学生干部的工作方法等方面向新老团干部作了详细讲解。随后，08级学生会老干部与09级新成员进行了经验交流。
通过刘老师的全面讲解和学生会新老干部的经验交流，每一位学生干部都收获良多，这为今后做一名优秀的学生干部奠定了基础。
三、机电系基层团组织建设 我系共有团支部42个，系里每学期定期举行团支部专题培训会议，并建立中国移动飞信群通过短信等形式进行各种形式的思想教育，促进了各团支部的思想建设和团队建设。
四、迎新生工作
为切实做好我系2009年新生接待工作，积极稳妥、热情周到、优质高效地把新生报到接待工作做好，展现我系师生良好的精神风貌，体现机电系各级领导对新生到来的重视及关心，同时也为了营造一个良好的校园环境，使新生尽早地融入学院这个大家庭中，按照学院的方案要求，我系周密部署和安排了迎新工作。
五、机电系主题团日活动
活动一：“勿忘国耻 振兴中华”纪念9.18事件78周年大型签名活动
9月18日，我系在学院K楼下成功举办“‘勿忘国耻振兴中华’纪念9.18事件78周年大型签名活动”。
历史虽已过去，我们虽不愿提及，但这段历史却永远沉淀在我们每一个灵魂深处！永远留在我们中华民族的记忆里！用于载入我们的国史里！近代打开史册，往事不堪回首，我们每每回顾这段历史，让我们神伤心碎、刻骨铭心。我们可以忘记仇恨，但我们永远不会忘记历史留给我们血的教训，痛定思痛，我们每一个人都应警告自己：勿忘国耻，振兴中华。
活动二：机电工程系关于开展2009年大学生暑假社会实践三下乡活动
2009年8月1日我院三下乡活动正式启动，我带领我院“科学发展观实践团”历经5天，主要工作如下：
1、参观陈官庄遗址，缅怀革命先烈，为陵园清扫垃圾，整理环境
2、清理永城市人工湖垃圾，向市民宣传环保卫生工作
3、调研永城新城路况，发现问题及时上报
4、深入神火生产前线，调研生产状况和企业行情
5、走进农家——葛店村
6、芒山汉文化学习
活动三：芒砀山小镇国际摄影节活动
10月2日，我系青年志愿者积极参加了由中国艺术摄影学会、河南省文化厅、商丘市人民政府主办的全国首个乡镇摄影节--芒砀山小镇摄影节。为积极做好摄影节服务工作，根据永城市文明办、市团委的安排，我系积极响应我院团委的响应，组织了20名青年志愿者自9月26日起分赴摄影节布展组、接待组、会务组和演出组，开展志愿服务活动。
六、深入实施“青年马克思主义者培养工程”
院团委团学干部培训班
12月5日上午9点，由学工部、学生处、院团委共同举办的永城职业学院2009年团学干部培训班开班典礼在K楼103教室隆重举行。学院党委副书记杨安然、副院长丁超出席了开班典礼，学工部部长陈磊、学生处处长陈琼、副处长蒋晓光、团委副书记郭健波及全院300余名团学干部参加了开班典礼，典礼由院团委书记常领主持。陈琼处长介绍了本次培训班的目的和日程安排。
杨书记在开班典礼上作了重要讲话。他充分肯定了我院团学干部在学院建设发展中发挥的积极作用，并对全体干部提出四点要求：一要坚定信念，争做热爱祖国、服务人民的先锋；二要勤奋学习，争做探求新知、奋发成才的先锋；三要踏实工作，争做开拓创新、艰苦奋斗的先锋；四要真诚做人，争做胸怀理想、诚实守信的先锋。在为期两天的培训班上，党政办公室马文磊做了《学生干部应用文体写作知识》专题讲座，院学工部部长陈磊做了《高校学生干部队伍建设》主题报告，院团委书记常领做了《共青团双推优工作》主题报告，院学生处处长陈琼做了《团学干部应具备的素质》主题报告。
培训班在12月6日下午举行了结业典礼。学院领导为学员们颁发了结业证书。学生代表王田田在结业典礼上发言，她号召广大团学干部在今后的工作中要学以致用，不断历练自己的本领，努力在学习中进步，在实践中成长。
最后，丁院长作了重要讲话。他指出，本次培训班组织得力，管理精心；主题鲜明，内容丰富；广大团学干部学习认真，效果良好，达到了培训班的目的。丁院长对全体团学干部提出了两点希望：一是强化责任意识，要对自己负责、对同学负责、对学校负责；二是强化学习意识，要静心向书本学，虚心向老师学，用心向实践学，要在实践中修炼上进的事业心，博大的爱心，坚强的意志，豁达的胸怀，协作的精神和认真的态度。
七、机电工程系甲型H1N1应急预案
本着学生身体健康和生命安全第一的指导思想，为了及时有效地控制甲型H1N1流感在我校的流行，根据《中华人民共和国传染病防治法》、《突发公共卫生事件应急条例》等法规，结合我校具体情况，特制定本工作预案。
一、组织领导
系部成立甲型H1N1流感应急领导小组。由刘主任总负责，组员包括书记、副主任、辅导员、教研室主任、各班主任。组长：刘昌云
副组长：雷冠军 李玉保
组员： 杨井峰 刘艳涛 陈夫进 张培训 邵文庆 汤其建 杨晓敏 各班主任
二、应急处理
（一）做好疫病处理工作
1、系部在接到上级卫生行政部门和疾病控制中心有重大传染病疫情的预警报告后，应不折不扣地实施上级卫生行政部门和疾病控制中心的应急预案。对上级突发事件应急指挥部进行的指导和督察，给予积极支持和配合；
2、师生员工发现传染病人或疑似传染病人时都应立即向系部报告。
3、系部令其去相关医院诊断，若怀疑是感染者，则应立即向应急领导小组报告。若发现传染病人、疑似传染病人时，必须按照规定时限：甲类传染病（包括乙类传染病按甲类传染病管理的病种），6小时内；乙类传染病12小时内；丙类传染病24小时，统一填报传染病报告卡，向上级卫生主管部门、区疾控中心报告。任何人不得瞒报、谎报、缓报疫情。
4、对被传染的传染病人、病原携带者、疑似传染病病人污染的场所、物品，由总务处安排有关人员在相关人员的指导下做好消毒处理，必要时请疾控中心进行终末消毒。与传染病人或疑似病人密切接触者，应进行医学观察。
5、对易感人员采取应急接种、预防性用药、群体防护措施。需要接受隔离的病人、疑似病人和密切接触者，应当主动配合有关卫生部门采取的医学措施。
6、在疫情解除期间，各班主任每天向系部报告本班学生的缺课情况、健康状况，班主任要及时查明学生缺课的原因，并保持联系，以便进行追踪管理。
（二）做好预防、教育工作
1、学校要利用健康教育课、板报、广播等对全体师生开展健康教育。利用多种形式加大健康教育力度，普及卫生防病知识，倡导科学、文明、健康的生活方式，增加师生员工自我保健知识，养成良好的卫生习惯，增加自我保健能力。
2、系部安排相关人员加强宿舍环境卫生，消灭鼠害，灭蚊灭蝇。保持环境清洁、通风换气、对人员密集的教室、电脑房、食堂、学生宿舍、图书馆、办公室、会议室等定期进行消毒。
八、重视高校安全稳定工作
机电工程系领导、班主任深入学生宿舍
9月19日上午8：00，我系在电气教研室召开全体班主任会议，要求班主任同志真正深入学生宿舍，与学生零距离接触，了解学生生活环境与思想动态，排查宿舍安全隐患，督促学生整理好内务，保持宿舍空气流畅。随后，我系领导与全体班主任进入学生宿舍，展开工作。
下午3：00，我系领导再次深入梅园2号、兰园3号、4号、5号、6号和8号宿舍，亲切慰问学生，为学生解决难题，切实做好学生宿舍卫生、安全防控工作。
九、校内大学生科技创新工作体系
机电系大学生技能大赛工程建设
2009年12月19日（星期六）下午2：00，在实训中心我系组织第二届大学生技能大赛，实训中心分为车工实训车间、钳工实训车间及焊工实训车间。竞赛项目为车工、钳工、焊工。动员会上机电工程系主任刘昌云同志作了重要讲话。
十、我系积极参加院里举行的“祖国颂”经典诗文朗诵比赛
为迎接我国六十年大庆，我系积极参加院里举行的“祖国颂”经典诗文朗诵比赛
十一、迎新生晚会
为了迎接2009级新生的到来，促进同学们彼此之间的沟通与交流，展示永城职业学院机电工程系的风采，我系于9月12日晚在学院礼堂举办了“与快乐同行”主题迎新晚会。
晚会在20：00开始，学院院长助理教务处处长聂守丰、学院团委书记常领、学院学工部部长陈磊、机电工程系主任刘昌云、机电工程系书记雷冠军、机电工程系副主任李玉保、机电工程系团支部书记刘艳涛、机电工程系电气教研室主任陈夫进以及09级各连辅导员作为嘉宾出席了此次晚会。刘昌云主任在晚会上致词，热情欢迎到场的嘉宾和同学，预祝晚会举行成功，同时也对新生提出了殷切的期望。整台晚会自始至终都给观众带来了视觉、听觉等多感官的享受，赏心悦目的舞蹈，旋律优美的歌曲；新颖幽默的相声，气势恢宏的武术；令人眼花缭乱的双节棍表演，尽显异域风情的西域舞蹈；讲述美好故事的朗诵，有如天籁之音的戏曲。节目精彩纷呈，高潮迭起，让人目不睱接，如痴如醉。整台晚会流水般顺畅，山画般自然，让观众时而震撼，时而兴奋，引人入胜，掌声不断。
最后，迎新晚会在欢声笑语中成功落下帷幕。本场晚会富有青春气息，精彩纷呈，获得了观众的普遍赞誉，愉悦时光的脚步总是显得那么匆忙，晚会虽然结束了，可是美好的回忆却将永远留在大家的心中。
十二、广泛开展内容积极向上、学生喜闻乐见的文体活动
活动一：机电系2009年“三力杯”篮球赛
金秋十月，秋风送爽。机电工程系为迎接2009级新生到来，于2009年10月18日上午，在北篮球场隆重举行第五届三力杯篮球比赛开幕式。开幕式有系团总支书记刘艳涛主持，院团委常领书记致开幕词，李玉保副主任代表系部领导发言，开幕式还邀请了建工系党支部副书记苗飞同志参加。
我系09级20个代表队悉数到场，会场秩序井然，气氛热烈。随后，按照预先计划，首场比赛开始，比赛过程激烈精彩！随着新学期的开学，机电工程系又迎来一批新生力量。为了让新成员能尽快融入集体，也为了促进班级间的交流，我系体育部精心策划了班级篮球赛。丰富了同学们的课外娱乐生活，培养积极向上的进取精神，提高学生的综合素质，培养积极向上的进取精神，致力于打造成一个真正属于机电工程系所有热爱篮球，钟情篮球的学生的节日，致力于打造一个互相交流，互相学习的平台。
十三、机电工程系“三力杯”篮球比赛颁奖晚会
10月26日晚7点，我系在学院礼堂举行了“三力杯”篮球比赛颁奖晚会，颁奖晚会邀请了院团委常领书记、学生处陈磊部长、语言文化系魏振副书记、建筑工程系苗飞副书记、机电工程系刘昌云主任、雷冠军书记、李玉保副主任及我系各教研室主任参加了颁奖晚会。
十四、“狂欢百分百晚会”
2009年12月24日我系为同学们营造一个欢乐地平安夜氛围，就办了一场狂欢百分百晚会，晚会很精彩中间所穿插的圣诞老人送礼品的互动环节把本场晚会推向高潮，让同学们亲身体验童话般故事在身边发生，亲生体验平安夜的欢愉，这是一个狂欢的时刻，我们会调动同学们的激情，让他们在晚会中同舞台上的演员一起狂欢起来；体现我们大学生的青春与激情。
十五、“弯腰行动”
为带动全校师生保护校园环境，我系在2010年3月份举办了“弯腰”行动，对整个校园的各个角落进行了卫生大扫除。
十六、千人植树活动
为增强大学生环境保护意识，引导广大学生树立“四城联创我奉献”的观念，11月24日上午8点，我院在校门口举行了“千人共植友谊林，四城联创学子心”千名志愿者义务植树活动启动仪式。共青团永城市委书记郝力运、永城市城管局副局长程蕾、市城管局监察大队大队长聂世杰、我院“四城联创”办公室主任李军、副主任侯保社、院团委书记常领等同志参加了仪式。仪式由院团委副书记郭健波主持。
仪式上，常书记作了重要讲话。他指出，本次学院青年志愿者参与沱河风景带义务植树活动，规模宏大，意义深远：
（一）植林百亩 结缘母校；
（二）奉献四城联创 共建绿色园林；
（三）参与社会实践，增强大学生建设意识；
（四）扩大学生活动面积 丰富校园生活；
（五）引沱河水 植百亩林。常书记希望全体志愿者发扬不怕吃苦，甘于奉献的精神，在实践中服务社会，增长才干。
志愿者代表赵玉涛同学在会上发言，他号召广大同学发扬“奉献 友爱 互助 进步”的志愿者精神，尽已所能，为永城的美好明天贡献力量。
团市委郝力运书记在讲话中指出，职院学子近年来积极服务永城地方经济和社会建设，在永城市面博会、首届芒砀山摄影节、二运会等重大活动中，良好的服务和形象得到了社会各界和国际友人的赞誉。
最后，城管局程蕾局长对学院此次活动表示感谢，并对近期植树活动进行了安排。
仪式结束后，志愿者们根据安排分组进行了植树活动。
十七、“超级班级活动”
大学是青春的舞台，大学是梦想的剧场，大学是充满着激情与活力的兵工厂，我们漫步其中，或欢呼，或畅想，或惆怅，或思念„„五彩斑斓的社团活动诉说着年轻的朝气，丰富多彩的校园文化描绘着青春的彩色。
为了丰富我系大学生的校园文化活动，增强我系学生的团队合作意识，凝聚我系学生的集体意识，我大学是青春的舞台，大学是梦想的剧场，大学是充满着激情与活力的兵工厂，我们漫步其中，或欢呼，或畅想，或惆怅，或思念„„五彩斑斓的社团活动诉说着年轻的朝气，丰富多彩的校园文化描绘着青春的彩色。
为了丰富我系大学生的校园文化活动，增强我系学生的团队合作意识，凝聚我系学生的集体意识，我系大学是青春的舞台，大学是梦想的剧场，大学是充满着激情与活力的兵工厂，我们漫步其中，或欢呼，或畅想，或惆怅，或思念„„五彩斑斓的社团活动诉说着年轻的朝气，丰富多彩的校园文化描绘着青春的彩色。
为了丰富我系大学生的校园文化活动，增强我系学生的团队合作意识，凝聚我系学生的集体意识，我系3月16日——4月10日举办超级班级活动。
十八、2010春季运动会
春寒料峭，花香四溢，4月15日上午，我院在体育场隆重召开2010年春季田径运动会开幕式。我院副院长朱新光、丁超，正处级调研员杨安然，中国移动永城分公司副总经理张颖颖，市场部主任刘欣及运动会组委会全体成员出席了开幕式。开幕式由正处级调研员杨安然主持。我系运动员展现风采。本次运动会共有2000余名师生组成的一百个方阵接受了领导们的检阅。鲜艳的五星红旗在前面引路，它庄严威武、光辉灿烂，旗手们神情庄重，步伐刚劲有力。随后，校旗队、鲜花队、裁判员代表队、各系部代表队及教师方队一一走过主席台，他们呐喊着嘹亮的口号，迈着整齐划一的步伐，有的手捧鲜花，有的放飞气球，有的高举专业特色标志，他们精神饱满，豪情满怀，向领导致意，向运动会献礼。
副院长朱新光庄严向大会宣布运动会开幕。随后，丁院长发表了热情洋溢的开幕词。他首先代表院党委对本次运动会的召开表示了热烈的祝贺，并向移动公司来宾表示了欢迎，向全体裁判员、运动员表达了亲切的问候和崇高的敬意。他指出，学校体育是我国教育方针的重要导向，是全面推进素质教育的重要内容之一，加强学校体育工作，它对于强健学生体魄，培养学生顽强的意志、拼搏进取、勇于挑战的精神，集体主义、爱国主义思想等方面都具有重要的促进作用，对学生未来职业发展产生重大影响。他要求在本届运动会上，各参赛代表队和全体运动员要发扬努力拼搏，挑战自我的精神，发扬奥运健儿为国争光、奋力拼搏的精神，发扬奥林匹克和中华体育精神，在本届运动会上赛出水平、赛出风格，以优异的成绩、优良的作风向班集体、向学校汇报；全体裁判员要严格遵守“公开、公平、公正”的原则，严肃认真，创造公平竞争的良好环境；组委会和工作人员要紧密配合，热情服务，保证运动会各项工作的顺利进行，推动我院体育运动再上水平，再上台阶。
开幕式上，裁判员代表张腾腾和运动员代表靳海丽分别宣誓。他们表示，一定要发扬奥运精神，赛出风格，赛出水平，公正裁决、文明参赛。本届运动会全院总动员，师生共参与，为期2天，共有1000名运动员参加比赛，分学生和教职工竞赛项目两种类型，他们将在包括跳高、接力、百米跑等26项体育项目中进行角逐。
十九、首届文学饰演大赛
系部教学档案种类繁多, 包括新生入学信息档案、学籍档案、学业成绩管理档案、师资管理档案、专业建设档案、学科建设档案, 以及常规教学工作中系部根据自身需要制定的特殊教学信息档案等。“麻雀虽小, 五脏俱全”, 事实上, 系部教学档案的管理深究起来的确是一项艰巨而复杂的工作。无论是教育部的本科教学工作水平评估, 省级专业建设评估, 乃至校级的专业、学科建设评估, 都与它有直接关系。教学档案的规范、完善程度, 甚至会被作为最直观的参照, 成为评估指标体系中评价的标准。因此, 系部教学档案管理工作应当受到高度重视。然而, 在高校系部教学工作中, 教学档案的管理工作往往得不到应有的重视, 由于这项工作具有复杂性、繁重性、日常性、琐碎性等特征, 在实际操作过程中看似简单, 其实困难重重。经常会被“轻描淡写”地一笔带过, 被简单地视为普通的档案管理而被忽视。它的直接后果是教学档案的收集、整理工作不完善、不规范, 一旦遇到评估检查通常陷入“临时抱佛脚”的尴尬局面, 即使能抢救性地采集到一些有用的信息, 但仍然面临“求助无门”的窘境, 严重影响了工作效率和档案管理水平。针对这种弊端, 系部教学档案管理工作水平亟待提高, 采取相应措施使之走上科学化、规范化管理的轨道。具体来讲, 应该从以下几方面作出应对。
一、教学档案管理人员专门化
1. 专门化也可视为专业化。
过去系部教学档案的整理工作通常是由教务管理人员来完成的, 教务管理人员本身与教学工作关系密切, 原则上更容易接手这项工作, 但在实际工作过程中, 教务管理人员事务繁杂, 工作对象单一, 接触范围有限, 档案管理经验欠缺, 常常“顾此失彼”。“档案管理是一项专门的业务, 具有科学严格的法规规范、分类标准和管理方法, 尤其是教务档案的规范化管理, 对教务档案工作中各个环节, 都有相当清晰的工作程序和标准的制度规范”。[1]加之现代化的教学档案管理工作愈加丰富, 各项评估指标体系分类明确、条目细致。以此为出发点, 要提高教学档案管理水平和工作效率, 就要求从事该工作的人员必须积累丰富的教学管理理论水平和档案管理实践经验。只有这样, 才能在工作中做到有的放矢, 目标明确, 对于材料的理解和把握精准适度, 避免少走弯路。
2. 人员固定化, 分工明确化。
对于多数高校系部的教学档案管理, 通常容易缺乏明确的责任机制和任务分工。分工不明导致的直接后果是工作中容易出现互相推诿现象, 给工作带来了很多负面影响, “有些人需要文件时乱翻乱拿, 借阅、转阅从不登记;自己不妥善保管也不及时归还;相当一部分档案材料散失于个人手中。因此档案收集不全、流失、归档材料质量不高的现象时有发生”。[1]教学档案因其涉及面广泛, 牵涉职能部门多, 单人管理难于面面俱到, 照顾周全。较为理想的办法是将这项工作化整为零, 积极调动相关的人力资源, 明确任务, 最后的整理归档工作可由专人负责。“要通过管理文件用行政命令的方式, 使档案资料的管理在制度上有所保障, 制定相应的档案管理制度和教学档案管理实施细则, 对档案的归档范围、保管期限和立卷归档的原则以及立卷归档的程序等都作出明确的规定, 对院系档案管理者提出了明确的工作目标和工作要求。档案管理责任制的制定, 使院系所有教师都承担了一定的档案责任, 对各自的档案进行收集和整理, 定期或不定期地交档案管理员, 经档案员统一验收合格后存档。这种责任制能有效地将这项工作细化, 有利于执行, 能够从制度上保证教学档案长期有效地收集和保存”。[2]若系部受人力资源条件限制, 不能做到细致的任务分工, 则最好将这项工作整体交由有丰富档案管理工作经验的人员负责, 并加强专业化培训。
二、教学档案管理制度完善化
1. 教学档案内容庞杂, 按类别大致可分为五类[3]:
(1) 教学管理类档案。上级教育行政管理部门下达的课程设置;教学大纲、教学要求、教学质量检查、教学评估等资料;学籍档案、招生计划;各系根据上级的精神制定的适合本系的教学制度、办法、规定、条例、守则等文件;各系 (科) 结合具体情况制定的专业建设规划;各专业教学计划;各课程的教学大纲;教师工作量的规定与课时计算规定;各学期的课程安排等; (2) 教师业务类档案。主要内容有:教师个人的学历、学位证书和相关证明记录材料;教师培训方面的材料, 教师晋升专业技术职务评审材料和聘任材料;教师教学科研情况, 包括教学科研成果、成果转化及获奖情况, 发表的学术论文、论著 (译著) 、编撰的教材、教学计划、教案、省内外讲学及出国讲学的讲义等; (3) 学生管理类档案。学生管理类档案严格上讲包括两个部分:一部分是指学籍档案, 另一部分是指学生个人档案, 即在校期间的有价值的档案材料; (4) 实验室建设类。实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料, 仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等; (5) 教学辅助材料类。第一, 图书资料:图书数量、目录、购书记录、借阅登记、图书资料发展的规划及服务工作中的经验总结材料;第二, 教学辅助设备:语音设备、多媒体教学设备、录像、投影、复制扫描设备的购置计划、审批报告、购置过程记录、安装调试记录、使用说明书、保修单、维修记录、使用情况记录材料、保管移交转换记录等;第三, 教学管理设备:计算机、打印机、复印机、橱柜、档案存放等设备的购置、使用、管理、存放等原始资料和记录材料等。
对这纷繁复杂的材料进行甄别, 从中筛选出有价值的档案材料更需要制度上的保障。条件允许的情况下还有必要根据材料的重要性进行分类分级, 以此为依据才能保障档案管理的完整性。
2. 制度上也要明确档案管理的规范性。
教学档案的管理规范与否是教学检查中比较直观的指标, 能够给人留下深刻的第一印象。同时, 规范的教学档案有利于完整、全面地保留珍贵的教学过程记录。教学档案不规范, 极有可能缺乏足够的说服力而不具备有效性, 其弊端常常表现为事倍功半, 甚至吃力不讨好。常见的问题表现在[4]: (1) 教学档案材料不齐全。“如实践教学环节, 根据教学计划虽组织开展了实践教学, 但实践各环节教学活动的记录却散存于形成部门的个人手中, 并未及时收集归档;重点课程建设, 虽有立项申请与正式批复, 但课程建设规划与规划实施情况的总结材料、中期检查与验收评估结论等过程性材料并不齐全”。 (2) 教学档案材料规范程度不够。例如:“有些材料没有原件而用传真件、复印件代替……原始记录用圆珠笔书写, 职能部门发文没有文件形成日期或缺少公章, 材料纸张大小不一, 字体格式不按公文要求等现象”。 (3) 教学档案管理水平低。“档案管理缺乏系统性, 材料的形成、归档没有严格、规范的程序, 管理处于应付式的经验管理阶段;档案收集缺乏统一的规范”。因此, 保证规范的教学档案也是教学档案管理工作的第一要务。
三、教学档案管理方法现代化
教学档案的形式总是伴随着教学管理方法的更新发生着变化。现代化的教学管理系统在给教学管理提供方便之余, 也悄然给教学档案管理增加了新的内容。其中, 以课程建设档案为例, 网络课程作为新的课程形式产生, 它便要求教学档案管理者突破传统的档案管理模式, 了解新的课程类型, 积累新的管理经验。教学档案现代化的趋势, 管理方法现代化的潮流, 迫使教学档案管理者的综合素质也要面临新的考验。传统的教学档案形式随着计算机技术、互联网技术的迅猛发展逐渐丰富化和多样化, 为方便传播和交流, “尘封已久”的教学档案终于可以走出暗无天日的档案柜, 以光盘和网页等形式鲜活地显现给更多人。因此, 教学档案的管理者有必要了解和掌握先进的管理知识, 不断学习和更新现代化的管理经验。
高校系部教学档案管理应该突破传统僵化模式, 早日走上向正规化、现代化轨道, 作为教学系统工作的有力支撑, 更好地为系部教学服务。
参考文献
[1]胡胜友, 李文莉.走出高校档案管理自动化建设的误区.北京档案, 2000.11:29.
[2]董信君.高校档案管理与本科教学评估.兰台世界, 2008.6:37-38.
[3]潘晓君.系级教学档案管理模式研究.北华航天工业学院学报, 2008.6:59-60.
关键词：系部教学档案；高职院校；教学评估；教学质量
中图分类号：G71 文献标志码：A 文章编号：1003-949X（2015）-06-0086-01
一、高职院校系部教学档案建设工作的不足之处
目前，很多高职院校的系部教学档案建设工作依然处于“摸着石头过河”的初级阶段。首先，系部教学档案管理缺乏系统性和科学性。系部教学档案包括[1]教学计划、教学大纲、课程建设规划，授课计划、教案、试卷，讲课课件，作业、成绩报告单、实习（实验）报告、毕业论文或毕业设计，教学管理制度、教学任务安排，教师课表等诸多内容，一旦缺乏行之有效的系统化管理措施，档案资料便会处于一盘散沙、杂乱无章的状态。而不科学的归档和编码方式，导致档案资料的利用效率很差，难以发挥出较高的凭证和参考作用。
其次，系部教学档案建设缺乏专职、专业人员支持。高职院校负责系部教学档案建设工作的人员往往是由系部教务人员“兼任”，兼职人员档案意识不强、业务水平不够、投入的时间和精力不足等诸多问题频生，不利于档案及时、全面的收集、归档，影响了系部教学档案的建设进度和水平。
最后，系部教学档案的信息化建设工作落后。教学档案的原始材料以纸质居多，占用储存空间多、遭受环境和人为破坏的可能性大，而且管理和查询起来也十分不便，因此必须实施电子信息化储存，才能够有效地发挥和提升档案的利用价值。然而这一切都需要较多的软硬件经费投入和专业技术人员参与，往往“心有余而力不足”，工作难以推进。
二、提升高职院校系部教学档案建设水平的措施
系部教学档案具有原始性、分散性、多学科性、周期性、成套性等复杂特点，因此，需要努力做好以下几项工作。
（一）增强系部教学档案的制度化、系统化、科学化水平
制度化、系统化、科学化是系部教学档案避免杂乱无序、发挥实用价值的基础。对教学过程中产生的文件资料，哪些需要入库归档，归档的时间要求，分类的标准，储存的载体，保管期限等方面，必须形成细致、清晰的制度规范。比如，在以《高等学校档案实体分类法》为参考的基础上，结合高职院校及其系部的教学和工作实际对档案的分类管理进行系统、科学的细化和创新。可以将系部档案分为党政、教学、学团、科研、设备、资料六大类[2]，然后以专业为单位，实施纵向分类编码管理，使档案自成一系又融为一体，便于快速归档和查询。同时，还应制定详细的保管制度、工作人员职责制度，确保档案管理有章可循、有序开展。在实践中，可以将某个学院先列为试点，经过实践总结经验和不足，完善后再推广到其他学院，以增强档案管理的有效性、适用性和整体性。
（二）提升系部教学档案管理人员的业务水平
首先，应加强档案管理人员的思想教育，提高其对档案工作的认识和责任心，“嘴勤、腿勤、手勤”，变被动为主动，促使其严格按照档案管理规定做好系部教学档案的持续性收集、整理、编码、入库等工作，做到及时、准确、高效。其次，系部教学档案要由专职、专业人员来管理，不断加强岗位培训工作，拓宽知识结构、提升专业能力，使档案管理人员能够适应学科和档案的跨界性对能力的要求，包括一定的计算机操作和软件应用能力，由“应付型”向“专业型”转变。还要增强档案管理工作的考核力度，定期对系部教学档案的管理情况进行考察、监督，发现问题依据工作职责倒查到人，奖惩严明，促使档案管理人员提高工作自觉性和积极性，真正把工作做到位。
（三）提高系部教学档案管理的信息化水平
档案管理工作必须走电子化、信息自动化道路，一方面可以有效避免档案破坏、遗失，另一方面也能够提高档案的开发和利用价值。因此，在系部教学档案建设中，对于档案的储存管理、编目等应通过现代计算机技术和设备来完成，这样既能加快电子化录入的速度，又方便了后期的检索查询，而且档案数据联网后，还能实现远程操作，可谓一举多得，能够大大增强档案建设和管理的效率。
参考文献：
[1] 闵克勤，刘国良，张家强.加强高校系级教学档案资料管理亟待强化三种意识[J].经济研究导刊，2009，（34）.
团 委 年 度 工 作 总 结
2010年9月
工作思路
2010年福州职业技术学院技术工程系团委工作的工作重心是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深刻领会党的十七大和团的十六大精神，按照校团委、院党总支和行政的工作部署，以强化青年理论教育，提高青年素质为重点，认真履行教育、带领、服务青年的职责，按照“搭建舞台、竭诚服务、维护权益、树立形象”的思路，创新团的工作，切实做好“学习、创新、服务、奉献”等，为学院的建设和为全面提升建设学院示范性高职院校贡献力量。
现将3—6月份的主要工作思路整理如下：
一、全面贯彻党的思想，全力配合学院的领导和要求。以文化素质教育为主线，以丰富多彩的活动为载体，全面提高人才培养质量。加强以美德教育为主线的系列主题教育。促进同学们的德、智、体、美全面发展。力求将同学们培养成国家需要的“四有新人”。做好 1．开展提高学生文化修养、文明素质的主题班会、倡议书、海报宣传等主题活动。
2．开展主题教育对学生进行爱国主义教育，如开展学雷锋、缅怀革命先烈等活动。
3．围绕学校中心工作在学生中开展“创建节约环保型校园”活动，在校园内进行义务维修，植树活动。4．组织青年志愿者参与志愿者服务活动。
二、加强团员、青年志愿者的发展工作，组织和培养补报一批新的青年志愿者，积极开展形式多样、内容丰富、意义深刻的支部活动。要求各部门制定工作计划以及欢送会节目安排，并督促各支部精心策划，力争组织一些内容丰富，形式多样的集体活动，丰富团支部大多数学生的课余生活。要求各团支书对支部开展的活动会议要做出记录或总结。
三、以文化素质教育为主线，以丰富多彩的活动为载体，全面提高人才培养质量。通过展现高雅艺术、弘扬民族文化的活动，其目的是要营造校园文化氛围，建设健康向上、富于时代特色的校园文化，以文化熏陶人、塑造人、感召人，全面提高同学文化修养、文明素质，文化品位，树立校园文化新风尚。
具体工作安排
三月份（乐于奉献 三月学雷锋）：
1.3月12日，由青年自愿者代表在励园开展以“文明修身，学会奉献”的植树活动；
2.我系宣传部发出“讲奉献、争先锋、创示范、促和谐”活动板报以及倡议书；
3.为示范迎检以各班级为单位开展打扫卫生，美化环境为主要内容的综合整治。对教室、寝室，体育馆，实验室的进行大扫除，希望能保持良好卫生，并且团委、宿管部将不定期进行检查； 4.由体育部组织的，以宿舍为单位的女生趣味篮球赛；
5.3月31日下午2:00, 在我系教学楼322教室，学生代表参与开展“学习英雄事迹，颂英扬勇行”的主题会议，传达《教育部关于追授刘波涛同学“全国舍己救人优秀大学生”荣誉称号的决定》和《教育部关于授予王洪等4名同学“全国见义勇为优秀大学生”荣誉称号的决定》的通知。
6.组织同学向本系学生“陈相德同学”学习申请专利。7.出版报，强调“甲流防控”，各班级每日上报体温测量情况。四月份（四风 四德）
1.“缅怀先烈，感恩中华”签名会,向那些已逝的先烈寄送哀思，把自己最真挚的情感以文字形式表现出来，填写在了横幅上，并上交活动总结;2.开展第 届寝室文化节的系列活动,进行舍服展，叠被子比赛； 3.调整志愿者队伍，增收一批新的青年自愿者，做好志愿者开展丰富多彩的志愿者服务，初步落实志愿者服务项目； 4.班级篮球赛；
5.组织各支部上交“红旗团支部”申请材料
6.由学习部举办的“辩论赛”，角逐出前三名的班级，以及优秀辩手(4)名，最佳辩手(1)名；
7.“红五月”歌咏比赛人员的筛选，歌曲练习；
8.组织各班级进行“安全教育，学会自保”，力强学生关注用电、饮食问题，增强大学生的自我保护能力。五月份（志愿服务）1.“红五月”的歌咏比赛；
2．组织志愿者参加“5。18海峡两岸经贸交易会”志愿者服务，踩点，服务项目的培训；
3．督促各部门和班级的六月份欢送会节目的准备、节目的筛选以及彩排工作；
4.在女生宿舍一号楼前设点，主要由电子协会成员进行义务维修活动；
5.于校园“青年志愿者形象大使”比赛；
6．邀请陈相德同学回校开讲座，新生的交流中，陈相德同学以自身的经验为例，积极倡导学弟学妹们努力学习，自主动手，专研学业； 7.英语话剧比赛人员的筛选，话剧的排练，以及比赛； 六月份（文明）
1.以“飞得更高”晚会主题的07级毕业生欢送晚会； 2.毕业生服务工作准备 3.全系进行文明考试 ；
3.以海报的形式倡议大家做好“温书迎考” 4.大学生文明调查；
5．总结、交流本学期大学生思政教育情况，布置下学期思政教育计划；
总结
时光荏苒，岁月如梭，转眼间又将跨过一个之坎，回首望，回首过去的一年，内心不禁感慨万千。在2010年上半年的工作中，我系团总支部贯彻并执行了校团委本学期的主导思想和总体计划。经过大家的不懈努力，团组织部从成熟又走向了团结和稳健。各项活动使组织部在工作中得到更多的和谐，在学习中得到更多激励。
自开学以来，就积极做好宣传雷锋等先进模范人物的光辉事迹以及优秀精神文化，学习当代大学生英勇事迹和身边榜样等工作。通过学习这些先进人物，学生们在一定程度上克服在人生价值观取向上的错误观念。把向王洪、刘波涛等学习活动同深入学习的同时加强社会主义荣辱观教育、自觉践行社会主义核心价值体系结合起来，同宣传学习长江大学“全国见义勇为舍己救人大学生英雄集体”活动和我系“文明修身，学会奉献，”青年志愿者活动结合起来，充分发挥了先进典型的示范作用，教育和引导广大青年学生以先进典型为榜样，把自己的前途同国家、民族的命运紧密联系在一起，牢固树立正确的世界观、人生观、价值观和荣辱观，努力学习科学文化知识，积极加强品德修养，不断提升人生境界，进一步加强和改进大学生思想政治教育，自觉践行社会主义核心价值体系，努力成为“德智体美劳”全面发展的中国特色社会主义合格建设者和可靠接班人！
青年志愿服务作为学院学生“受教育、长人才、作贡献”的平台发挥了较好的育人作用，为了进一步落实《福州职业技术学院关于贯彻深入推进学生志愿服务活动的实施意见》，推进我院学生志愿服务活动长效机制的建设健全，弘扬“奉献、友爱、互助、进步”的志愿精神，提升校园文化内涵，营造人人重礼仪、讲奉献的良好品质，现在全院学生中开展“志在、愿在、我在——校园有我更可爱”为主题青年志愿者形象大使大赛。青年志愿者行动是新形势下学雷锋活动的深化和延续，具有鲜明的时代特征，符合当代青年的特点，更容易激发青年的参与热情。通过开展美化环境、援助孤残、义务服务、义务家教、知识培训以及担任街道社委会主任助理等形式多样的活动。在活动中，我们坚持把志愿者服务与社会实践、科技文化服务相结合，把参与社会服务与优化校园环境相结合，使志愿者活动开展得有声有色，充分体现了青年志愿者团结、友爱、奉献、互助、进步的志愿精神。并且促使青年学生更好地认识社会，了解国情，增强了社会责任感和服务意识。
在团委学生会领导老师的指导下，信息管理系学生会的支持和帮助下，全体负责人的共同努力下，公共关系部有了进一步长足的发展。公共关系部从基础性的机构发展到创新性活动，都有了由量到质的飞跃。下面，将本学期的工作总结如下：
1、公共关系部工作制度的建立。开学初，我部在所有成员讨论的基础上，拟定了本学期公共关系部的工作制度，充分明确了权责的划分、外院系的联系、以及日常工作中的一些注意事项。
2、公共关系部的招新。本学期招新工作于九月份全面展开，分别从前期宣传、过程跟踪、以及干事统计等方面来进行。招的干事都经过了仔细的筛选，是一批综合素质很强的干事，为公共关系部注入了新的血液，让我们充分看到了公共关系部发展的潜力。
3、加强了同其他院系的沟通，与学校各院系公共关系部人员保持长期联系，交流经验，为我们的外联工作提供了良好的环境。联系是为了保持沟通，沟通创造价值。外联作为一种团队的文化，信息的共享，能使我们彼此获得更大的发展。所以我们不能局限于自己的经验内，我们需要走出去，我们需要一个完美的交流平台，交流不仅仅限于赞助上的合作，在学校活动上，我们同样也是需要彼此支持的。交流是外联必需的，交流的每一天是快乐的每一天。
4、与更多的商家交流联系，我部人员在网上搜索各个商家的总代理信息，建立了属于信息管理系公共关系部的资源库。康师傅冰红茶等各个品牌的总代理电话邮箱等，都为今后的外联工作打下了良好的基础。
在我系举办大型活动时，我部均做了积极准备，战绩卓越。
一、2008年9月系迎新晚会
九月份08级迎新晚会，根据活动要求，我们公共关系部联系了驾校和服装等商家为活动赞助，为晚会准备必备的资金基础，同时在积极联系化妆，舞台，服装等商家为晚会的进行积极准备。在晚会前积极同其他部门分工协作做好会前准备。
我部联系了环球美容美发学校20人作为我系迎新晚会的化妆人员，为迎新晚会做了重要准备，确保了迎新晚会的顺利进行。
二、系运动会合作单位 男女诊疗所
合作方式 展板摆放
合作时间 10月13日——11月10日（不含周六周日）
范文网
合作费用 300元
财务状况 资金已经到位合作单位 许宽诊所
合作方式 传单发放
合作时间 10月10日晚
具体情况 由生活部副部与委员和我们公关部人员的共同合作下，在20分钟的时间里完成了而其宿舍的发放。
财务状况 资金已经到位
四、青年就业创业见习基地
为了响应学校建立各个院系青年就业创业见习基地的号召，本部争取到河南天富文化传播有限公司为我院的见习基地。该公司与本院系专业对口，并且距离校园较近，该公司保证为我系30名大四学生提供实习岗位，并在实习期间负责学生们的基本安全及提供每个月不少于郑州市最低工资的实习费用。不仅为我系同学积累工作经验、提高就业创业能力提供帮助，同时也为该单位选人搭建平台。
五、郑州大学2009年春季阳光体育田径运动会
为了确保郑州大学2009年春季阳光体育田径运动会顺利进行，我部在运动会前期做了积极的准备。
由院团委主办，院学生会体育部主办的系部篮球赛自3月25日起到4月1日完美落幕，同时我部作为此次活动的组织者发现了一些问题。
我部在这次活动中负责记分，计时，翻分，维持赛场秩序的一系列工作。我部成员认真做事，积极配合以确保大赛的公平公正。但在比赛过程中还是发生了一些小“瑕疵”。
一、作为活动的组织者，要有公平、中立的意识。无论自己系还是别的系都要认真完成自己的工作，不要让个人的情绪影响工作质量；同时尽可能的避嫌，即使能公正行事也不要留下任何让人起疑的地方；工作人员不要参与到啦啦队中，无论是否工作，始终保持着中立，代表本部的立场。每次比赛根据每人系别安排好人去做裁判，不要随意的去让每个人选工作，做到分工明确。
二、注重赛场秩序的维护。此次活动多次发生队员因为抢球而撞到围观人的情况，尤其是在裁判桌旁边的人要让他们退后一些，保证不挡着记分、计时人员的视线。下次应该专门安排一个人去维护秩序，减少这种现象。
三、组织内部分工明确，相互理解。尽可能的默契配合，在关键时候不要因为无谓的小事去打扰他人正常工作；在本部的工作区不要让非工作人员的进入。
四、内部统一，坚持规则。面对置疑尽可能去解释，而面对无理取闹则采取不理的态度，只要是自己做的对的就坚持，错了就勇于认错并改之；保持对同伴的信任和保护。
马彩弟
一、高校系部办公室工作特点
1. 综合性。
在高校管理体制中, 学院的党政机关、各职能部门的工作都必须与院系办公室工作有机地融合起来, 才能实现工作效能的最大化, 从而保证学院各项工作有条不紊地运行。因此, 办公室必须配合好上下各部门的工作, 高效及时地处理各类问题, 扮演好“进口”和“出口”的角色。
2. 服务性。
系部办公室工作的核心就是服务。服务领导、服务本单位教职工、服务各级职能部门。无论是协助领导作决策, 或是接待来访宾客, 抑或是传达教职工的诉求等等, 每一件事都关乎大局, 关乎形象, 关乎身边同事的切身利益。因此, 办公室工作人员的服务意识高低显得尤其重要。
3. 时效性。
时效性是系部办公室工作的另一个重要特点。在二级管理背景下, 此方面问题尤为突出。各职能部门往往在同一时间段下达各种任务, 要在短时间内妥善处理这些工作并顺利完成本单位日常事务, 这就给办公室工作人员带来一定的压力和工作难度。能否保时保质保量地完成工作, 将直接影响到各服务对象工作的有序进行, 甚至影响到系部的稳定发展。
二、高校系部办公室工作人员应具备的基本素质
高校系部办公室的工作特点, 决定了办公室工作人员必须具备一定的基本素质, 其能力的高低是办公室能否发挥参谋助手、辅助决策、综合协调以及信息沟通作用的关键。这些基本素质包括:
1. 坚定的政治素养。
政治素质是人的综合素质的核心。高校办公室是一个相对特殊的岗位, 是沟通院系、服务领导、服务师生的重要枢纽, 要求工作人员必须能够又快又准确地领会领导决策的精神实质, 并在此基础上加以贯彻落实, 这就要求办公室工作人员必须具备较高的政治素养和领悟能力。此外, 办公室经常接触到一些相对机密的信息, 不论是上级下发的文件、同级部门的决策抑或是本单位内部发生的各类事件, 都要求办公室工作人员保持清醒的头脑, 坚定正确的政治方向, 不能对外公开的信息绝不泄露。
2. 扎实的业务能力。
第一, 语言表达和文字表达能力。作为沟通上下、联系内外的桥梁纽带, 良好的语言表达和文字表达能力至关重要。语言是交流的介质, 语言能力的高低直接决定了沟通交流的效果, 为实现与学院党政机关、职能部门的有机融合, 实现用语言和沟通去说服、感染他人, 从而更好地完成本职工作, 良好的沟通能力必不可少。这同时也是建立良好人际关系的基础。语言表达和文字表达能力直接体现了系部办公室的工作能力, 也间接反映了整个单位的管理水平和工作成效。
第二, 应急应变能力。应急应变能力是指面对意外事件, 能迅速地作出反应, 寻求合适的方法, 使事情得到合理的解决。随着社会的不断发展, 高校突发事件的发生率越来越高, 形式也越来越多样。作为行政秘书, 往往最先接触到这些事件, 这就要求办公室工作人员必须不断提高自身的应急应变能力, 不断补充知识, 灵活地处理各类问题, 将危害减小到最低程度, 维护好系部的形象及安全稳定。
第三, 理解与领悟能力。所谓的理解与领悟, 包含了两层含义。第一层, 就是要明白领导的字面要求是什么, 完成这个任务的步骤是什么, 该如何着手去做, 即理解。第二层就是要弄懂领导的隐含要求是什么, 布置这项任务实际上是为了达到什么效果。而通常, 领导不会直接透露这些要求, 那么就需要办公室的工作人员自己去领悟。如果不具备理解与领悟能力, 那么工作就不能照着领导决策的方向发展, 也就无法实现学院行政管理的工作目标。
第四, 指挥和激励能力。领导制定的决策无论多么完美, 如果不能被有效地执行, 同样达不到预期的效果。为了使系部师生朝着同一个目标去努力, 就需要适当的指挥, 而通常扮演这样角色的人, 就是办公室管理人员。首先需要分清什么人能胜任什么工作, 把任务分配好, 同时要注意指挥的态度和语气;其次要加以适度的激励措施, 以提高师生完成任务的积极性与使命感。
第五, 控制协调能力。这里所谓的控制, 即跟进任务的能力。领导的决策一旦形成指令下达, 办公室除了需要将工作分配给对应的人执行, 还有一个更重要的任务就是跟进、追踪甚至考核任务的完成情况, 必须保证各项工作在规定的时间内保质保量地, 有效圆满地完成, 这就是控制。而在执行决策的过程中, 领导与领导之间、领导与职能部门之间、领导与普通教师之间, 抑或是师生之间都可能针对某一问题产生意见分歧, 那么这个时候就需要办公室出面进行协调, 正确处理师生员工之间的矛盾, 共同推进工作的开展。
第六, 抗挫抗压和社会适应能力。办公室工作与其他平行工作岗位相比, 承担着比他人更重的压力和责任, 甚至是挑战, 其受挫的几率大大地提高。这些压力除了来自繁重与紧张的工作, 还来自于人际交往, 和谐的人际关系是办公室工作顺利进行, 减少挫伤的一个重要前提。因此, 办公室工作人员在提高思想觉悟和认识能力的基础上, 应注重培养人际交往的能力和社会适应能力, 努力营造良好的人际关系氛围, 学会正确对待挫折与压力, 为其选择恰当的发泄途径, 学会管理情绪。
3. 积极的创新意识。
现代办公室人员正在面临着日益复杂多变的事务, 这就要求办公室工作人员必须学会创造性地开展工作, 不断更新观念, 与时俱进, 积极探索解决问题的新思路、新办法。与此同时, 还应加强学习, 积极认识新生事物, 培养开拓创新的工作意识。
4. 健康的身心素质。
高校管理人员除了应该具备较好的抗挫抗压和社会适应能力之外, 还应具备健康强健的体魄和乐观向上的心态。俗话说, 身体是革命的本钱, 健康的身体是高质量完成工作的首要前提, 办公室人员应注重调节合理的作息时间, 加强体育锻炼, 这样才能保持精力充沛地投入到日常工作中。另外, 良好的心理素质, 健全的人格也是有效地开展工作的有力保障。
三、高校系部办公室工作人员素质培养途径
一般而言, 高校院系办公室工作人员素质越高, 则办公室管理工作的质量越高, 反之则低。因此, 办公室工作人员应重视并不断加强自身素质的培养, 以适应社会发展的需要。
第一, 加强学习。首先, 积极主动地学习理论知识, 关心时事政治, 加强自身政治素养;其次, 全面了解与高等教育相关的政策和发展趋势, 辅助领导做好决策;第三, 掌握现代化办公工具的使用方法, 提高工作效率;第四、加强高等教育管理学和高校管理心理学等学科知识的学习。
第二, 锻炼修养。首先, 培养高尚的道德情操。办公室是学校对外的窗口, 办公室工作人员更应模范遵守社会公德与职业道德, 坚持自重、自省、自警和自励;其次, 应加强文明礼仪的学习和应用。为人师表又肩负着联系内外的使命, 拥有优雅的谈吐和脱俗的言行显然是极其重要的。除此之外, 职场礼仪也是办公室工作人员的必修课之一。
第三, 强化服务。服务性是办公室工作的一大特点, 尤其是在信息高速发展的今天, 更需要办公室工作人员深入各个环节, 了解实际情况, 积极主动地收集、掌握与整理有效信息, 为领导决策提供可靠的依据。此外, 办公室工作人员还肩负着协调内外的重要使命, 包括协调领导与本单位其他成员之间, 任课教师之间, 任课教师与行政人员之间, 教师与学生之间, 抑或领导与职能部门同事之间的关系。因此, 良好的服务意识和积极主动的工作态度是处理好本单位大小事情的前提和保证。
第四, 注重实践。每一个人所拥有的能力都不是与生俱来的, 而是需要经过后天的学习、体验和沉淀慢慢培养锻炼出来的。作为办公室工作人员, 更应该在实际工作中磨练自己, 学会在失败中不断总结经验教训, 不让同一个错误两次发生在自己身上。在工作过程中锻炼自己灵活应变的思维, 形成归纳、整理和总结的良好习惯, 在实践中获取宝贵的工作常识和处事技能。
高校系部办公室作为学校联系内外的窗口, 实现沟通的桥梁, 其工作人员综合素质的高低、服务意识的强弱将影响领导决策的执行效果, 影响学校的声誉以及持续发展。因此, 高校应加强对系部办公室工作人员素质的培养, 为其搭建学习提升的平台, 以便更好地为广大师生服务。
参考文献
[1].徐玉.论高校办公室人员角色认知[J].扬州大学学报, 2005 (11)
[2].白玉兰.新时期高校办公室人员基本素质探微[J].人力资源管理, 2010 (4)
[3].王宗源.高校办公室工作人员能力建设问题浅析[J].东方企业文化, 2010 (4)
关键词：新形势；高校系部办公室；管理改革
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002—2589（2012）25—0196—02
高校系部办公室是高校基层综合性办事机构，在工作中，起着承启上下、联系左右、沟通内外的纽带作用，在参与系部政务、管理系部事务、搞好系部服务等方面也扮演着重要角色，可以说是高校基层行政管理系统的中枢。近年来，随着高等教育的迅速发展和高校改革的不断深入，对系部办公室的工作要求也越来越高，系办公室面临的挑战也越来越多。高校系部办公室应该根据形势的发展，积极寻求对策，改革创新管理方法，充实强化其管理和服务职能。
一、高校系部办公室的工作特点
高校系部办公室是高校基层综合性办事机构，在高校系部的日常工作中，起着十分重要的作用，其工作特点主要有下列几个方面：
（一）日常性
系办公室作为系部对外的一个重要窗口，需要处理大量的日常事务性工作，如安排、组织系部会议；办理、处理各种办公文书、档案；来人来访接待；协助作好教学教务管理、学生学籍管理、成绩管理、学生实习管理；管理系的各种公章印件等。
（二）协调性
系办公室作为沟通上下、联系左右、连接内外，保证各项工作顺利进行的系部中心枢纽，理所当然要承担起综合性、整体性的任务。这些任务主要包括：协调处理好与学校其他部门之间的关系；协调好领导之间的关系；协调好领导与教师之间的关系；协调好教师与教师之间的关系。只有这样才能更好地为教学科研服务。
（三）服务性
无论从办公室工作的性质看，还是从办公室工作的职能看，为部门服务，为领导服务，为教学服务，为师生服务都是高校系办公室的重要职责。系办公室的服务也主要围绕领导、教师、学生这三个方面展开。
（四）辅助决策性
辅助决策的工作是高校系办公室的一项重要内容，也是系办公室工作人员充当参谋助手的重要体现。在系领导形成决策之前，办公室工作人员应协助他们深入调查研究、了解情况、掌握收集好有关信息，为决策做好准备工作；系领导作出决策后，办公室应履行自身的职责，快速整理好领导的决定，并以其他形式公布决策；决策公布后，还应该协助领导实施决策以及检查决策的执行情况。
系办公室的职责主要集中在以上几个方面，只有做好这几个方面的工作，系办公室才可以起到协调、服务、沟通的作用，为系部营造一个良好的工作学习环境，促进高校教育的发展。
二、高校系部办公室面临的挑战
（一）高等教育迅速发展，高校扩招后带来的挑战
随着国民经济快速发展，高等教育也迅速扩张，高校不断扩招，使高等教育从精英教育转向大众教育，这对促进教育公平、提高国民素质、支持地方经济建设起到了重要作用。但是由此也引发了一系列的问题，主要表现在：一是学生总体质量有所下降。高校扩招降低了门槛，也降低了对学生的要求，高校在校学生的总体质量呈相对下降之势，这必然对教师如何授课和保证教育教学质量提出了更高的要求；二是扩招导致了高校的硬件设施及软件资源出现短缺，给原有的教学计划、教学秩序和教学管理带来较大的冲击。改革教学计划、加强教学秩序的维护、加大教学管理的力度等要求日益紧迫；三是毕业生就业出现困难。虽然社会各界已经采取了各种有效的措施化解这一矛盾，但是大学生就业难并没有得到彻底解决。高校的扩招，给承担着高校基层管理重任的系部办公室带来各种影响，需要积极应对。
（二）高校教学改革的深入发展带来的挑战
近年来，我国高校教育改革不断深入。高校改革中，高校隶属关系发生了重大调整，校际之间的合并使得教学资源的配置更加合理，教育投资和办学体制也发生重大变化。在此期间，各高校内部的教学管理、行政管理、招生就业、后勤社会化等环节也出现了重大改革。外部改革与自身的内部改革，為系部办公室带来了新环境和新的工作任务。
（三）教育信息化带来的挑战
20世纪90年代以来，我国的互联网技术不断发展，教育也在时代的潮流中迈进了信息化阶段。在信息化的今天，校园网络的建立以及现代教育技术的推广，为高校的教育提供了全方位、极快捷、多层次的平台。在信息已经成为战略资源的今天，信息化的发展为高校的更好发展提供了支持，同样也带来了挑战。如何更好地利用信息技术？如何加强系部办公室人员的计算机应用技能，都是系部办公室需要解决的问题。
三、完善高校系部办公室工作的建议
根据高校系部办公室面临的挑战，结合笔者多年的系办公室管理工作经验，特就如何加强和改善系部办公室工作，提出以下建议。
（一）健全规章制度
由于国家教育改革的深入，学校的教学计划、教学秩序和教学管理等方面的工作也有不同程度的调整，这样就给系办公室的工作增加了新的内容。对于这些新内容，要根据国家法律制度，结合学校的整体环境，制定和健全规章制度，做到有制可依、有章可循，使系办公室管理由经验型向科学型转变。此外，还可以科学划分任务、制定严格的职责规范，使系办公室工作走向规范化、制度化。
（二）加大硬件设施的建设
作为高校基层综合性办事机构，系办公室一直承担着对内协调和对外联络的职责，系办公室的工作效率在一定程度上影响着高校行政效率的运行速度。信息化的发展，对系办公室提出了更高的信息技术应用要求，这就要求高校应加大对系办公室信息技术方面的硬件设施建设，建立良好的信息系统，使系办公室可以更快更全更准地了解使用信息，提高行政效率。
（三）努力提高办公室人员的综合素质
面对新形势、新要求，时代对系办公室人员提出了“高素质、高业务水平、能与时俱进”等各种要求，这就要求高校切实提高办公室人员的综合素质，以此适应现代化办公的需要。在提高办公室人员的综合素质方面，一是要加强思想政治教育和理论学习、用最先进的理论武装工作人员，提高其政治与思想素养。二是开展工作人员的业务培训，提高工作人员的工作能力。扩招后学生人数增加导致办公室工作量增加，信息化的管理也对办公室工作人员提出了更高要求，开展工作人员的业务培训，提高工作人员的工作技能，有利于工作人员更好更快地处理日益增加的工作量，提高行政效率，更有利于工作人员从容面对不断变化和增加的工作内容。
（四）积极走出去，与各兄弟院校加强交流学习
随着高等教育的不断发展，高校之间的交流学习日益频繁，这些交流在一定程度上很好地促进了高校之间的教学、科研和管理工作。系办公室应该积极地走出去，与各兄弟院校加强交流学习，汲取其他高校的先进管理理念和方法，提高自身的管理水平。在交流学习中，办公室工作人员也可以拓宽自身视野，取长补短，提高自身的综合素质，以此促进系办公室管理水平的提高。
总之，面对不断变化的新形势，高校系部办公室应该结合自身的工作特点，清醒地把握时局，认真分析形势，更加清楚地了解当前面临的挑战。而后，积极采取各种措施，从制度、设施、人员等各个方面多管齐下，努力提高自身的管理模式和管理水平，更好地为系部教学科研服务。
参考文献：
[1]潘敏.高校院（系）办公室管理研究[D].武汉：华中师范大学，2001.
[2]陈思泽.创新管理理念，做好新时期高校院系办公室管理工作[J].西南农业大学学报：社会科学版，2008，（2）.
[3]王国荣，龚虹波.高校学院办公室的职能及其建设与管理[J].宁波大学学报：教育科学版，2004，（15）.
[4]李树全.高校基层办公室主任工作初探[J].办公室业务，2003，（7）.
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