行政总监的岗位职责（共10篇）
1.负责日常行政管理运营，不断完善、优化各项行政各模块工作流程，提高行政工作效率;
2.负责编制公司行政费用预算、审核及有效的成本控制;
3.组织、协调公司年会、员工活动、公司团建等活动，及公司的各项接待工作;
4.为公司各部门提供必要的办公设施及其他后勤支持;
5.其他行政项目，如办公场地租赁、物业对接等工作;
6.完成领导交办的其它工作。
行政总监的职责描述21、负责起草公司各项行政管理规章制度，并在日常运营中收集反馈并提出优化建议;
2、负责对行政资产、办公软硬环境、员工团队活动等进行规范化管理;
3、负责公司前台、环境、安全、物资的日常管理工作;
4、负责公司员工宿舍、班车的管理工作;
5、协助领导做好综合、协调各部门工作和处理日常事务
行政总监的职责描述31、协助行政经理负责集团文档管理;
2、协助行政经理负责集团档案管理;
3、协助行政经理负责集团总部车辆、宿舍、食堂、会务服务;
4、协助行政经理负责集团总部办公用品管理;
5、协助行政经理负责集团总部固定资产管理;
6、协助行政经理组织集团各项大型活动;
7、完成领导交办的其他工作;
行政总监的职责描述41、负责管辖范围内的考勤检查监督
2、负责检查经理的合同收据，交接财务资料;
3、负责会议的准备和通知
4、协助管理所辖范围的人员形象问题，卫生监督;
5、负责公司的招聘以及安排面试
6、上传下达公司的发文
行政总监的职责描述5
1.主持制订、修订公司行政相关政策文件及工作程序文件，并实施公司后勤保障工作，包括：安全管理、门卫管理、食堂管理、宿舍管理、车辆管理、公共设施、环境卫生及6S管理等;
2.负责公司各类基础设施的维护和管理工作，组织维修和定期维护保养;
___对公司的安全管理负责，定期组织安排对整个厂区生产设施、消防设施和生产环境等进行检查及改善维护工作，防止安全隐患的发生;
4.负责公司车辆维护/保养并合理协调调度各部门公办人员使用车辆;
5.接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。代表公司与政府部门和其它第三方有关部门和机构联络并保持良好的合作关系;
6.公司各类证件档案的年审、申报手续(如营业执照等)及公司合同、档案管理工作;
___对公司食堂、宿舍进行管理，并对员工满意度有效控制，包括：食堂满意率、入宿满意率。
8.零星工程及各类行政费用的数据收集统计，并进行成本控制分析。包括：公共设施维修费、客户接待费、车辆费用等;
9.公司安排的其它工作。
行政总监的职责描述61、负责办公室日常办公制度维护、管理工作;负责办公室各部门办公后勤保障工作。
2、负责对全体人员(各部门)进行日常考勤核算工资。
3、协助总经理处理行政外部事务、对外部门衔接等工作。
4、按照公司行政管理制度处理其他相关事务。
5.熟悉医疗器械注册事项等对接药监局相关事务处理。
行政总监的职责描述71、审核、修订行政管理规章制度，执行日常行政工作;
2、对公司各种文件、档案、合同进行整理和归档;
3、负责公司印章管理和印章台账登记;
4、组织公司内部会议和重要来宾接待工作;
5、履行办公室日常职责，如办公用品采购、管理和分发;
6、协助和组织各种员工活动;
高尔基曾说:“工作是一种乐趣时, 生活是一种享受;工作是一种义务时, 生活则是一种苦役。”人终其一生, 半生都在工作。根据美国的研究显示没有钱会不快乐, 但是赚更多的钱不会更快乐。薪水与职位不能让一个人对于自己所从事的工作有高度的承诺。唯有在工作本身实现自我、感到快乐, 才能持久。那么, 企业如何才能让员工在工作中找到幸福和快乐呢?本刊记者采访了鸿星尔克集团人力行政中心总监李启铭。
《现代企业文化》:您认为什么是工作中的幸福感?员工的幸福感应当怎样评价呢?
李启铭:两年前, 央视曾以“你幸福吗”为主题在全国各地街头采访, 因为采访对象的不同, 各自的回答也不尽相同, 但这一点就印证了人们对“幸福观”的理解是多维度的。我个人认为“工作中的幸福感”有多重内容, 比如:工作环境、工作价值、个人能力发展的平台、身边的人际关系和薪酬福利等都是影响工作中幸福感的因素, 只要这几个因素能够综合的到达个人的预期指标, 我认为这就是工作中的幸福感。
让员工拥有工作幸福感, 企业才具有向前发展的动力。随着时代的发展, 让“80后”员工群体跳上了历史前进发展的舞台, 他们逐渐成为企业发展的主力军。与六七十年代的员工相比, “80后”员工对工作环境更加挑剔, 他们更喜欢到一个充满活力又能体现个性、受尊重而又够自由的工作环境中去, 他们更追求工作中的幸福感或者满意度。他们注重工作环境和平台, 力求能够在工作中彰显出个人的最大能力来证明自己。此外, 员工的这种幸福感不是静止不变的, 随着时代的发展, 对新事物接受能力比较强的员工还往往要求自己工作的环境也能与时俱进, 提供他们工作、生活所需要的必要支持。
《现代企业文化》:幸福感除了体现在薪酬、福利和办公环境之类的硬性条件, 还体现在哪些方面呢?
李启铭:刚刚我们说过, 影响“幸福感”的因素有很多, 其中, 我个人认为, 薪酬福利和办公环境是衡量幸福感的显性标尺, 除此之外, 职业发展愿景、个人发展平台和人际关系等则是影响幸福感的隐性标尺。为什么这么说呢?习近平主席执政后就给全中国人民描绘了一幅强大、和谐的“中国梦”, 国人的“强国梦”激情一下子就被激发起来了。
因此, 有梦想才会有追求, 有追求才会有动力, 而有动力就能促发展。在工作中也一样, 没有目标、没有梦想的人也就谈不上“幸福感”, 按马斯洛的需求层次理论来讲, “幸福感”应该属于最高层次需求, 也就是个人的自我实现。有了明确职业发展愿景后, 就需要一定的平台作为支撑, “巧妇难为无米之炊”嘛, 如果没有给予一定的发展平台, 再美丽的梦想也只能是空谈。这两者是环环相扣的, 而“人际关系”就好理解了。
《现代企业文化》:美国媒体曾发表过一个观点说:“当涉及工作时长时, 时间短并不意味着更加有利。缩短工作时间虽然听上去令人愉悦, 但实际并不会让任何人感到更加幸福。”您怎么看待这个问题?
李启铭:我觉得这个问题应该一分为二地来看待。在企业里面, 每个员工都是企业这台大机器的一颗“螺丝钉”, 都有自己岗位赋予的职责内容。公司缩短工作时间意味着我们在单位时间内的工作内容和工作压力增加了, 或许缩短工作时间会带来一定的积极效应, 但这个“积极效应”不会因为在减少的工作时间内完成等量工作并提高工作强度而抵消, 甚至会让员工觉得更累、更乏, 因为在等量的工作时间内, 个人的休闲时间减少了。
《现代企业文化》:咱们企业是如何提高员工工作的幸福感的?
李启铭:我们集团一直秉承“德才并举, 共同成长”的人才发展观, 积极营造年轻、时尚、阳光的生活氛围, 让每个员工都能够感受到企业“主人翁”的幸福感。如每年我们集团都会评选优秀员工、优秀管理和劳模标兵等, 通过精神上的鼓励在全体员工中营造积极向上、温馨和睦的幸福氛围。
此外, 集团还畅通晋升发展渠道, 指导员工合理规划个人职业生涯发展。并积极为员工提供发展平台。在业余文化生活中, 集团还开展丰富的活动, 通过多种多样的活动来让更多的员工认可企业的文化, 增强其对企业的归属感和自豪感。
《现代企业文化》:在员工的职业生涯发展上, 咱们企业是如何做的?
李启铭:高素质的员工队伍是企业和谐发展的重要保证。我们集团秉承“德才并举, 共同成长”的人才战略理念, 不断完善人才梯队建设系统, 通过开展各种形式的教育培训工作, 努力打造知识型、技能型、创新型职工队伍。
为提升员工综合素质, 集团通过培训, 组织职工学技术练本领。每年开展各类储备培训班10个以上, 从储备班长、储备组长、储备课长等形成一个金字塔型的人才梯队建设架构。2013年, 集团培训储备干部人员达860余人、新进员工和在职人员培训5532人。
此外, 为满足员工的继续教育要求, 集团与天津大学合作开办大专、本科学历班, 委培计划持续3年以上, 由集团承担80%的培训费用, 员工在职即可圆大学梦, 毕业后可拿到国家教育部承认的高等教育学历。为支撑企业人才队伍建设, 在总裁吴荣照先生的关怀下, 我们集团成立了“鸿鹄学院”, 为员工提供更为完善的系统教育培训体系和晋升通道, 促进了员工与企业的共同成长, 加速向智慧型企业转变。
《现代企业文化》:如何与员工进行有效的沟通?
李启铭:沟通的目的在于传递信息。对管理者而言, 与员工进行沟通是至关重要的。因为管理者要做出决策就必须从下属那里得到一手的信息, 而信息只能通过与员工之间的沟通才能获得。
沟通是一门艺术。在日常工作中, 我们会发现一些“沟而不通”的失败案例。为什么会出现这种情况?关键在还是在于沟通的主动方没能好好把握住沟通的技巧。我认为在与员工面对面进行沟通的过程中要把握三个要点:一是要学会倾听。在沟通的过程中要保持客观的立场, 对员工反映的问题不要急于表达自己的观点;二是要有反馈。员工之所以找你沟通, 是对你的一种信任, 因此, 要对员工反应的问题点进行积极的反馈, 即使没办法立马给予解决的也要给个时间期限;三是交流时要保持理性客观。即使沟通的问题与你的意见相左, 也要持客观、理性的立场。
此外, 沟通还有其他的方式, 比如会议、投诉信、贴吧等, 不管形式怎样变换, 作为管理者都要做好有效沟通的准备。
《现代企业文化》:您认为员工工作幸福感与企业文化建设具有怎样的联系?
李启铭:企业文化是引导企业发展无形的手, 通过这只无形的手, 来引导员工从“打工者”的角色过度到“企业人”的转变。因此, 企业文化建设在提升工作幸福感方面具有重要的促进作用。
我们知道, 活动是企业文化建设的重要载体。我们可以通过举办各种丰富多彩的文娱活动给员工提供更多施展个人才华的舞台, 通过这个舞台, 员工既得到个人的提升, 也能从中获得快乐。员工积极参与活动又能有效促进企业文化的开展, 因此, 这两者是相辅相成的关系。
《现代企业文化》:您认为应当如何对员工进行激励?
李启铭:对员工进行激励的目的有两种, 一是对他工作和作为的肯定;二是激励其再接再厉, 调动他的工作积极性。我们一直把营造“快乐工作, 幸福生活”作为每个员工的工作信条, 每年我们都组织优秀员工、管理人员、团员、党员和劳模标兵等外出旅游, 通过这种方式来肯定他们的价值。
此外, 还对符合条件的优秀员工、优秀管理和劳模标兵人员吸纳到团组织和党组织。这既为党团组织储备后备力量, 也为员工搭建了新的工作信仰与追求。
《现代企业文化》:未来我们企业将如何提高员工的敬业度和幸福感?
李启铭:敬业度和幸福感这两个命题是相辅相成的关系。企业希望自己的员工敬业, 但前提是关注员工的幸福感。每个企业对员工的要求不同, 员工各自的需求点也不同, 但在要求员工敬业的同时不能忽视员工需要什么。
因此, 要同时提高员工的敬业度和幸福感就需要企业做以下考虑。一是尊重。尤其对于80、90后员工, 他们需要更多的被尊重。尊重他们的诉求, 基于企业发展实际, 满足员工合理、合法的诉求, 而不是一味的否决;二是引导。通过培训和言传身教来引导和影响员工的世界观、人生观和价值观, 并通过绩效、制度、流程约束员工的工作行为, 提升员工的敬业度和幸福感;三是文化。通过企业文化的软力量来弥补企业硬件存在的缺失, 让员工打心底认同企业、认可企业文化, 从而塑造一支能够支撑企业不断发展壮大的后备力量。
高尔基曾说:“工作是一种乐趣时, 生活是一种享受;工作是一种义务时, 生活则是一种苦役。”人终其一生, 半生都在工作。
近日，德国STIHL集团人事行政总监Prochaska Michael（波尔卡斯卡）在广东骏马（ZAMA）精密工业集团副总裁王思腾的陪同下莅临东莞市技师学院进行参观访问，院长刘海光、对外交流中心主任熊庆陪同参观和座谈。
据了解，自2013年东莞技师学院全面开启与德国职业教育合作，引进德国双元制教学体系，便引起了广东骏马（ZAMA）精密工业集团的兴趣，多次来学院考察洽谈合作项目，并将双元制教育作为ZAMA公司未来几年的重大项目之一，与学院达成合作开办“BBW校企双制班”的意向，同时上报德国STIHL集团总部。德国STIHL集团总部对此开办“BBW校企双制班”十分重视，特地派遣人事行政总监Prochaska Michael到校参观考察。
座谈会上，院长刘海光对两位总裁的到访表示欢迎，向其介绍了学院发展历程、发展方针和目标以及学院国际合作办学等情况；还就本次与四家德企合作的“BBW校企双制班”合作进展做了详细的介绍，并请对方就学院德国外教列出的教学时间表和教学内容安排提出要求和建议。STIHL集团总裁在座谈会上表示，学院的设备和教学场地都是高标准的，和德国非常接近，特别是教学计划表他非常满意。他还对学院目前的规模和教学理念表示赞许，同时对双方的合作很有信心，希望能和学院一起培养出具备综合实力的高级技术人才。
为了理顺工作关系、明确分工，明确权限，以便总经理不分散精力，重点主抓营销，本着谁主管，谁负责的原则，酒店特设立行政总监职位，工作范围及授权如下。
一、负责外围关系，协调沟通酒店与政府各职能部门，建立良好的工作关系，确保酒店正常运转。
二、对酒店行政部，保安部、工程部、客房部（不含总台）、员工食堂人员的招聘、辞退有最终签批权。
三、盘活物业，监督物业管理，协调与业主关系，解决问题。
四、负责组织各部门定期或不定期质量检查，对发现的问题提出整改意见并复查，组织指导各部门迎新培训、岗前培训等。落实工作，参与培训教材的指导。
五、对事故的调查提交报告及上报处理意见等。
六、指导对设施设备的管理，努力控制减员增效及各项成本控制。
七、审核各部门采购计划，降低采购成本。
八、对各项调资、奖金发放等有最终签批权。
九、成本董事会交办的其它任务。
2015年8月30日
酒店行政总监岗位职责提要：对总经理负责，负责前厅部，客户部，餐厅及娱乐部的全面工作，以及各部的考勤，考绩，根据管理的实绩，进行表扬奖励或批评处理 更多精品源自 试题
酒店行政总监岗位职责
报告上级：总经理
督导下级：行政管家，餐厅经理
联系部门：酒店各部门
岗位职责：
1、对总经理负责，负责前厅部，客户部，餐厅及娱乐部的全面工作，以及各部的考勤，考绩，根据管理的实绩，进行表扬奖励或批评处理。
2、执行总经理下达的各项工作任务和指示，全权处理所管部门的日常业务，制定房务部门的经营宗旨和政策，组织推动各项计划实施。
3、审阅和批示房务各部门报告及早请，审阅每天的营业报表，进行市场分析，做出经营决策。
4、组织和主持各部日常业务和部门会议，协调各部门关系，使各部门有一个全局观念目标一致地做好经营管理工作。
5、根据部门实际情况，有权增减员工和调动他的工作。
6、对所属管理人员的工作进行督导，培养他们不断提高管理意识和业务能力。
7、负责向总经理建议任免所辖部门的管理人员。
8、当经理外出时，主持所属部门的日常管理工作。
岗位职责：
1、协助参与公司经营战略策划制定，完成公司行政管理规划，协调各部门关系，积极配合做好内部管理工作；
2、制定公司综合管理工作目标、计划，并组织实施，做到计划明确，方法灵活；
3、拟定公司行政方面的各项规章制度，督促所属人员严格执行公司行政方面的有关规定，做到依章办事，有章可循，规划公司的各项行政运营管理；
4、根据公司经营管理工作情况，按公司领导的要求，负责组织起草综合性业务规划，周工作汇总，月度工作总结和简报，季度、工作总结和公司请示、通知等公文函件并审核待签发的文稿；
5、筹备股东会、董事会、总经理办公会议的召开，组织编写会议纪要和决议，并检查各业务部门贯彻执行情况；
6、拟定公司总部固定资产、低值易耗品、办公用品等方面管理的规章制度，做到制度健全，按章办事, 并负责公司行政费用的预算与控制；
7在公司负责人领导下，协调、平衡各部门之间的关系，汇总各部门的规章制度，制定修改公司有关行政管理方面的制度并监督执行；
8、组织、安排重要客人来访的接待工作，协调内外关系，宣传企业文化和公司理念，树立公司的良好形象。
任职要求：
1、男女不限，年龄30岁以上；
2、秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历； 3、8年以上行政管理工作经验，同等职位3年以上工作经验；
4、优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；熟练使用办公软件；
5、做事客观、严谨负责、踏实、敬业；
6、具有很强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强；
7、具有较强的工作热情和责任感。
岗位职责
1、负责公司的日常运营的监督和管理；
2、负责公司各部门计划的审核与跟进；
3、负责对公司人员团队建设，定义相关人员岗位职责和考核，并有效的管理；
4、负责对运作质量的管理，有效保障日常运作质量，最终达到客户满意度；
5、负责协助公司的市场开拓；
6、负责向总经理汇报公司的运营情况及业绩；
7、完成总经理交待的其它工作。
任职资格
1、本科及以上学历，管理类专业；
2、具有相关的行业知识、领导能力、沟通技巧、交际礼仪等；
3、40岁以下，八年以上管理工作经验，有房地产或房地产营销类管理工作经验者优先；
4、良好的人际沟通表达能力；较强的综合分析判断能力；较好的计划制定和执行能力。
联系方式
1、大专以上学历，形象气质佳，人力资源管理相关专业；3年以上企业行政人事综合管理经验；
2、通晓人力资源各个模块，负责管理和组织实施人员招聘选拔、培训发展、薪
酬绩效、职业规划、人事福利、劳动关系等管理工作；
3、具有良好的语言沟通文字表达能力，擅长沟通协调与发现并解决问题的能力，具备高效的处理及较强执行力；从容处理部门、员工、公司与外部机构间的事务协调和及时处理各类突英联猎头岗位-集团行政人事总监：年薪30-50万。QQ咨询353071890
欢迎你加入HR经理人群：群号50362523
一、岗位综述：
全面负责集团行政人事中心的统筹管理，制定集团整体人力资源规划，具体负责团队建设，管理机制建设、企业文化建设和行政后勤服务支持，推动集团经营目标达成。
二、任职资格:
1、教育背景：全日制正规院校人力资源管理、行政管理或法律等相关专业大专或以上学历。
2、年龄：30岁以上
3、性别：不限
4、经验：
8年以上人力资源管理相关工作经验，3年以上人力资源总监相关工作经验，有民营多远化集团工作经验者优先考虑。
5、培训经历:
◆受过现代人力资源管理、企业管理、劳动法规和管理能力开发等方面的培训，有人力资源管理师职业资格证书优先。
6、技能技巧:
◆ 对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源战略规划、人才的发现与引进、薪酬设计、绩效考核、岗位培训、福利待遇、公司制度建设、组织与人员调整、员工职业生涯设计等具有丰富的实践经验；
◆对人力资源管理事务性的工作有娴熟的处理技巧，熟悉人事工作流程；
◆熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇和培训方针； ◆熟练使用办公软件及相关的人事管理软件；
◆对人及组织变化敏感，具有很强的沟通、协调和推进能力
7、素质要求
◆性格开朗，亲和力强，具有优秀的团队气氛营造能力。◆为人诚实可靠、品行端正，具有良好的职业操守。工作内容：
1、协助参与公司经营战略策划制定，完成公司行政管理规划，协调各部门关系，积极配合做好内部管理工作；
2、制定公司综合管理工作目标、计划，并组织实施，做到计划明确，方法灵活；
3、拟定公司行政方面的各项规章制度，督促所属人员严格执行公司行政方面的有关规定，做到依章办事，有章可循，规划公司的各项行政运营管理；
4、根据公司经营管理工作情况，按公司领导的要求，负责组织起草综合性业务规划，周工作汇总，月度工作总结和简报，季度、工作总结和公司请示、通知等公文函件并审核待签发的文稿；
5、筹备股东会、总经理办公会议的召开，组织编写会议纪要和决议，并检查各业务部门贯彻执行情况；
6、拟定公司总部固定资产、低值易耗品、办公用品等方面管理的规章制度，做到制度健全，按章办事, 并负责公司行政费用的预算与控制；
7、在公司负责人领导下，协调、平衡各部门之间的关系，汇总各部门的规章制度，制定修改公司有关行政管理方面的制度并监督执行；
8、组织、安排重要客人来访的接待工作，协调内外关系，宣传企业文化和公司理念，树立公司的良好形象。
任职要求：
人力资源管理或工商管理类专业本科以上学历；28—45岁；8年以上工作经验，3年以上高层人事行政管理工作经历。优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；对现代企业人力资源管理模式有系统的了解和实践经验积累，对人力资源管理各个职能模块均有较深入的认识，能够指导各个职能模块的工作；具备现代人力资源管理理念和扎实的理论基础；熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇、培训等方面的法律法规及政策； 岗位职责:
1、主持制订、修订行政人事系统的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况。
2、负责招聘、培训、薪酬、考核等人力资源工作的组织工作。
3、接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。
4、领导公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。
5、领导公司的防火安全、保卫工作并定期组织检查，保证公司安全。
6、负责协调公司系统间的合作关系，先期调解工作中发生的问题。
7、做好本系统各项行政事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。
8、指导下属公司人事行政工作。
9、建立对下属公司的考核体系。职位描述
1.组织制定公司行政管理制度并监督执行：
（1）组织制定公司各项行政管理制度及相关的流程，并督促、检查及评估制度和流程的贯彻执行；
（2）制定行政工作发展规划、及月度工作目标与工作计划，并监督其实施，以提高公司内部管理的规范性和有效性；
（3）协助各部门制定部门、岗位职责和各类规章的实施细则，配合公司协调各部门的工作关系；
2.日常行政工作的管理：
（1）负责公司管理层会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备、联系、协调工作，提供会议记录与整理服务，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行核查；
（2）根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息；
（3）协助总经理做好公司内部的沟通协调工作；
3.负责重要信息保密工作及文化的宣传：
（1）根据公司行政管理制度及保密制度，负责监督及审批公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机磁盘、光盘等的使用与保管及公司印章的刻制、保管、使用及注销；
（2）监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、收、发、存等工作流程，确保公司重要信息的有效传递；
（3）组织公司内部信息发布，保证公司各类信息的正确、有效、及时传播；
4.公司精神文明建设及外部联系：
（1）负责企业理念、文化和精神文明建设，筹划各种增强员工凝聚力的宣传教育活动；
（2）负责组织各类文化娱乐、体育活动，活跃员工业余生活；
（3）负责组织和接待相关单位（包括上级单位）的来访，处理地方关系和社会公益事务，处理重要函件,代表公司与外界有关部门和机构（包括新闻媒体）联络并保持良好的合作关系；
（4）负责审核公司对外宣传的各种资料，协调、解决公司的公关危机，以培养良好的外部资源关系，维护公司良好的形象。
任职条件
1.教育背景：本科以上学历，行政管理或法律相关专业。
2.工作经验：五年以上大中型企业行政管理经验，三年以上行政主管或行政经理工作经验。
3.知识/技能：
（1）具备行政管理基础理论知识和法律常识，熟悉行政管理工作全面的流程，（2）良好的口头及书面表达能力，流利的普通话；
（3）能够熟练操作常用计算机办公软件；
（4）具备优秀的外联与公关能力及解决突发事件的能力。
4.素质要求：
（1）监控能力：能够将任务合理分配到员工，并清晰地表达任务要求和目标，在分工明确的基础上，坚持要求他人遵守自己的命令或要求；
（2）人际理解与沟通能力：愿意了解他人且善于制造机会去接触他人，能够把握别人的态度、兴趣、观点和行为方式等，并能理解他人思想和行为背后的原因；
（3）组织管理能力：具有较强的计划与执行能力，能有意识有计划地协调部门内部的人力、物力，高效率地完成任务。
职位描述
1、根据公司整体发展战略方向，全面统筹规划公司的人力资源战略；
2、建立并完善人力资源管理体系，负责制定人力资源长期规划，分析与需求，招聘与培训，考核与薪酬，使用与评估，培训与激励，员工关系管理体系，负责组织落实，负责工作成果达成；
3、建立人力资源制度，组织制定公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和工作程序，经批准后组织实施；
4、组织拟订公司的人力资源管理预算，计划和实施人力资源管理费用、控制人力资源
成本；
5、管理人力资源风险，协调内部关系，代表公司处理劳动争议；
6、及时处理公司管理过程中的重大人事问题，综合分析人力资源数据，为公司发展提供合理化依据；
7、根据公司发展需要，建立人才库，搭建公司人才梯队，培养、储备核心人才；
8、根据公司发展战略及价值导向，领导营造良好的企业文化氛围，塑造和强化公司价值观，推进公司企业文化建设，不断提高组织和团队的核心竞争力；
9、统筹规划全公司行政工作，协调指导公司各部门行政管理、法律事务等各项工作，组织下属完成行政事务工作；
10、制定、完善行政管理规章制度和操作流程，督促检查制度的执行；
11、制定公司行政费用的预算和计划，并在实施过程中进行费用的控制；
12、负责监督及审批公司各类重要自治证件、执照、非技术资料等的使用情况与保管及公司印章的克制、保管、使用及注销；
13、监督公司日常重要政令的传达、落实并规范公司稳健的拟、收、发、存等工作流程，确保公司重要信息的有效传递；
14、负责接待重要来宾或客户，组织员工活动；负责指导各部门完成所定的行政工作目标。
任职资格：
1、全日制人力资源管理、行政管理等相关专业本科以上学历； 2、5年以上相同岗位工作经验，具有房地产企业工作经验；
3、熟悉国家、地区及企业关于合同管理、薪金制度、用人机制、保险福利待遇、培训等方面的法律法规及政策；
4、对现代企业管理模式有系统的了解和实际经验积累，对人力资源管理、行政管理各个模块均有较深入的认识，能够指导各个职能模块的工作；
5、具有战略和策略化思维，较强的执行力、沟通协调能力和影响力、优秀的语言与文字表达能力。熟悉办公软件及相关的人事管理软件；
6、较强的管理组织能力以及出色的条理性与问题解决能力；
7、具有公平、公正的品质，具有信服力；具有工作激情，并能带动下属的工作热情；
2.5年以上行政人事管理经验，3年以上同等职位工作经验;
3.了解国家有关的法律法规政策;
4.具备专业的行政管理知识，具备良好的团队管理能力;
5.具备领导能力，组织协调能力;
6.具备优秀的外联及公关能力。
行政总监职业发展
行政总监是企业的高层管理人员，可以由行政经理发展而来，其职业发展方向是CEO、副总经理、总经理。
行政总监年薪
1、参与制定公司的行政管理制度、完善和细化办公管理体系和业务流程;
2、执行公司行政计划，控制行政费用;
3、参与组织、协调安排公司的各种接待活动和相关会务;
4、购置办公设备、办公用品，安排人员管理和发放公文、行政档案等重要资料;
5、管理固定资产、公共环境卫生和安全，定期检查，确保达到相关岗位要求;
6、做好员工、各部门及上级领导的沟通工作;
7、协调对外联络工作;
8、完成上级领导交办的其他工作。
行政总监岗位职责范本(二)
1、根据公司总体战略目标制定并组织实施行政后勤管理发展规划、规章制度、行政流程的编制和流程实施的管理，编制行政后勤计划，拟订成本预算，并监督执行
2、负责主持公司行政部的全面工作和对分公司的行政管理和业务检查和指导
3、负责公司的资质管理和办理
4、负责公司新办公的选址及装修
5、负责公司装修和固定资产集中采购和管理.6、负责公司行政及物业管理、供应商的甄选
7、负责公司重大活动的组织和执行,协调安排公司重要客户的接待工作
8、负责协调各部门的工作关系,制定行政相关文件和报告,及公司的行政预算
9、组织对行政人员培训并进行评估和绩效考核
行政总监岗位职责范本(三)
1、高层管理职位，协助决策层制定公司发展战略，负责其功能领域内短期及长期的公司决策和战略，对公司中长期目标的达成产生重要影响;
2、制定公司行政管理的方针、政策和制度;
3、负责公司日常行政的管理和信息化的建设;
4、建设企业文化建设和推广;
5、负责公司固定资产的管理，保障各级公司资产的管理制度化、程序化;
6、负责公司范围内物业、后勤管理。
行政总监岗位职责范本(四)
1、全权负责行政、人力资源部门的管理工作和社会相关机构、部门的公共关系业务往来
2、组织行政、人力资源部健全并完善公司的各项规章制度，规范岗位作业流程，对部属员工和部门公共资源进行合理有效的整合3、拟定行政部、人力资源部整体规划工作及整改方案，呈报总经理审批并组织实施
4、组织定期对公司的人力资源状况作统计分析，拟定人力资源管理策略的调整方案，为总经理重大的管理决策提供有效的参考和依据
5、对公司组织架构的调整提供合理建议，规避人才管理风险，构建人才梯队，健全并完善公司的培训机制
6、充分了解行业和地区的薪资特点，结合公司用人机制和原则，建立科学合理、具有激励性的薪酬管理体系;协助总经理及财务等部门制定股权激励策略
7、负责公司各类公文和制度运作机制的构建和推行，严格把控公文、制度的质量和运行效果
8、规范人事异动流程，健全公司绩效管理体系，净化人才环境并激发员工的工作积极性和主动性
9、不断提升后勤服务意识，加强行政管理手段，松驰有度，促进企业的良性运作
10、发展并宣扬公司企业文化，建立公司相关的福利政策，提升企业文化，丰富员工精神生活，增强员工对企业的归属感与团队凝聚力
11、增进部门间的沟通了解，加强部门与部门配合协调工作
12、组织拟订公司安全管理制度,做好安全预防与保护措施，宣导安全理念和意识，并加强安全检查的演练工作
行政总监岗位职责范本(五)
1.负责主持编制企业的行政管理规章制度，并上报领导审批;
2.监督和检查各项行政制度的执行情况，并根据企业的具体情况对制度进行适度的修改和完善;
3.拟定企业的工作计划、总结和重要文稿;
___对企业的重要决策和布置工作的执行情况进行监督、检查和反馈;
5.负责办公室的日常管理工作;
6.负责对企业辖区内的公共秩序和公共围上进行管理，确保企业生产经营的安全进行;
___组织对企业办公设备、车辆等行政性资产进行登记、造册和盘点;
8.严格控制各项行政费用的支出，并对成本控制的方法提出建议;
9.协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系;
10.协助各部门筹划和组织企业的重大活动;
11.协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系;
12.妥善安排外来人员的来访接待工作;
13.监督、检查所辖部门的各项工作的执行情况;
___组织本部门员工的培训、考核工作;
关键词：任职资格,“知能愿”模型,标准
一、引言
目前,高校行政岗位管理普遍存在工作职责不清、任职资格不明、管理绩效的有效评价方法缺乏、培训和开发缺乏有效性和针对性等问题。《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)》(以下简称《教育规划纲要》)提出,要改变目前学校行政人员服务意识不高的问题,要全面实行聘任制度和岗位管理制度,推进管理岗位职员制改革,确立科学的考核评价和激励机制[1];《高等学校教师职业道德规范》(以下简称《规范》)对高校教师提出“敬业爱生”、“为人师表”等六方面的职业道德规范。这些目标的实现,需要对高校现行的相关管理制度进行重新修订与完善,对职能部门的功能定位和岗位职责进行清晰界定,对岗位任职资格以及人-职匹配等情况进行重新思考。
目前,部属各高校将陆续迎来第二轮大规模的聘岗工作。如果说,第一轮聘岗主要考虑的是平稳过渡基础上的全员纳入,那么,在本轮聘岗和绩效管理制度改革之前,最重要的基础工作就是确立岗位任职资格、设立任职资格体系。任职资格体现了学校对任职人员的资质要求和期望,并进一步为绩效管理制度的出台奠定基础。从长远发展看,任职资格体系的建立对于落实高校发展战略、提高教师招聘和培训工作的针对性和有效性、提高组织公平感、促进管理从结果管理向过程管理的转变、实现教职员工与学校的协同发展等具有重要意义。
二、任职资格与“知能愿”模型的适用性
1. 任职资格。
任职资格概念起源于对胜任特征的研究。自Mc Clelland[2]1973年首次提出“胜任力”概念后,西方诸多学者如Guglielmino[3]、Boyatzis[4]和Spencer&Spencer[5],国内学者王重鸣[6]和王垒[7]等进行了有针对性的研究。这些研究尽管各有侧重,但对任职资格概念的认识基本一致,即:任职资格是某特定岗位任职者所需具备的各种资质的综合,这种资质既包括所学专业、学历水平及工作经历等刚性指标,也包括可迁移的软性技能和心智能力。如创造高绩效所需具备的沟通能力、协调能力、健康的心智模式以及态度和动机等。任职资格体系,则是指包括任职资格标准、任职资格认证及相关配套制度等在内的系列制度的综合。
2.“知能愿”模型。
尽管不同理论、不同组织对任职资格构成要素的界定存在差异,但从以下三个任职资格的代表性描述模型可见其内涵颇为接近。英国国家任职资格体系建立时间较早,它从知识、技能、态度和其他要素(简称KSAO,即“知能愿”模型)四个视角来构建任职资格标准。其中,K(Knowledge)是指执行某项工作任务需要的专业知识及岗位知识等;S(Skill)是指为完成工作所必需运用的某种工具或设备的操作技能、工作技巧和经验;A(Ability)指能力和素质,如逻辑思维能力、学习能力及问题解决能力等;O(Others)是指有效完成某一工作需要的其他个性特质,如工作态度及其他特殊要求。Mc Clelland最先提出了胜任特征的“冰山模型”,该模型把员工的胜任特征分为显性的知识和技能、隐性的社会角色和特质动机两大维度。全球最大电信网络解决方案提供商、我国电子行业巨头华为技术有限公司借鉴性地创建了包括资格标准(包含必备知识、专业经验、专业技能和专业成果四个子维度)和行为标准(包含行为模块、行为要项和行为标准三个子维度)两大标准的任职资格体系,树立了一个成功运用任职资格体系实现过程管理和绩效管理的实践标杆。
3.“知能愿”模型的适用性。
高校行政部门承担着制定学校管理制度、服务教学一线、维护学校正常运行等重要职责,工作复杂程度较高、灵活性较强、涉及面广,并且事无巨细。高绩效的任职人员,不仅需要具备岗位工作所需的专业能力,更需要重点考察其可迁移的通用技能和态度。这是因为:第一,显性技能容易培训和习得,而具有潜质特征的软技能则不易在短期内生成、习得和提高。软技能不仅将影响显性技能的习得效果和个体绩效,在行政人员面临岗位变动和新技能挑战面前,“软技能”表现突出的员工能更快地适应新的工作环境和挑战。第二,工作绩效包含任务绩效和周边绩效(1),总绩效的达成与“软技能”及“动机”显著相关[8],前者决定了绩效的质量和水平,后者决定了个体为实现目标而愿意付出努力的强度、方向和坚持性[9]。第三,态度和动机是介于需要与行为之间的心理中介。心理学家米勒的力场分析理论指出,个体的行为向量取决于个体的心理因素和个体所处的外部环境;管理心理学家维克多·弗洛姆也指出,个体动机行为的强度,取决于人们对行为目标价值的评价(效价)和对实现行为目标可能性概率大小的估计(期望值),即:激励力量等于效价和期望值的乘积。只有当某个目标对个体来说效价和期望值都很高时,个体被激励的水平才会很高,才越有可能出现持续的优秀绩效[10]。尽管期望理论同时强调内外部因素对个体的激励作用,但从行政管理岗位上的知识型员工而言,态度也是一种生产力,只有那些具备工作能力、动机纯正、态度端正的员工才能带来组织所期望的绩效,并且这种意愿越强烈,员工的敬业度也越高。知识型员工若处于“身在曹营心在汉”的状态,其绩效不可能很优秀。而对于那些有能力却不愿意做事的员工,组织需要去挖掘其背后的原因,这种“挖掘”既需要耐心细致的个性化关怀,更需要制度的引导。把“态度和动机”纳入任职资格标准,正是对员工进行制度化引导的一种表现和途径。第四,将软技能和态度纳入任职资格标准,体现了定性和定量指标的结合,通过多要素多层面的评价方式,避免单一评价方法所固有的僵化和刻板,增强评价的灵活性和弹性,有利于防范用人的风险,也使得主管部门在评价过程中掌握一定的主动性和话语权。第五,把“态度/动机”纳入高校管理者的任职资格,是对传统管理制度重专项能力、轻职业操守规制这一顽疾的一种修正,是将《教育规划纲要》和《规范》有关精神落实在高校日常管理的具体体现。
“知能愿”模型很好地契合了高校对这一大职业人群的任职资格要求。基于此,笔者提出“知能愿”模型在建立高校行政管理岗位任职资格体系中的应用。
三、“知能愿”模型在高校行政岗位任职资格体系中的应用
任职资格标准的建立应遵从以岗位管理为基础、以任职资格为核心、以支撑组织核心功能为根本出发点的基本原则。标准确立及体系建立过程,自始至终需要三类人员的通力合作:一是高校有经验的管理者;二是关键行政岗位上的任职人员代表;三是需要人力资源管理专家对整体工作予以框架设计和规范操作指导。同时,这是一项分步推进的工作,从指标定义、行为分级,到最后各岗位任职标准的确立,都需要阶段性地征询主管领导及岗位任职人员的意见,确保维度定义和行为分级既体现学校对任职人员的期望又不脱离实际情况。建立任职资格体系主要包括:一是岗位管理;二是确立任职资格要素和指标;三是定义指标和行为分级;四是确定各岗位的任职资格标准;五是任职人员的资格认证。
第一,岗位管理。岗位管理是根据工作性质和特点,按分层分类原则将岗位划分为不同的岗位系列。按照人事部《事业单位岗位设置管理试行办法》规定,高校所有岗位分别纳入管理系列、专业技术系列和工勤技能系列,不同岗位系列内设立不同的岗位等级。目前,这一工作各高校已基本完成,其中有相当一部分院校将进入第二轮大规模的岗位聘任工作。
第二,任职资格要素和指标的确立。如果说,第一轮聘岗主要考虑稳定为主、全员纳入,那么在第二轮聘岗之前,有必要在原管理制度的基础上,梳理各岗位的任职资格标准。再次聘岗时,对于满足新任职标准的,可以续聘;对于不满足的,可考虑其他更适合的岗位。这一工作有助于盘活人力资源,有助于逐步提高员工的职业化水平。
一般地,高校行政岗位主要分为两类:处级及以上的管理岗位,处级以下以从事日常行政事务为主、具专业行政性质的岗位。这两类岗位设置目的与工作职责不同,任职资格也应随之不同。在确定任职资格要素时,既要分层分类考虑,又要整体统筹、兼顾纵向和横向岗位任职资格之间的平衡和协调。
按照“知能愿”模型,任职资格的基本要素为知识、技能和态度。知识,一般可以以最高学历、所学专业或工作经历的折算来代表,以便于操作和管理;技能,可分为刚性指标和软性指标;态度,可使用责任感、忠诚度等通用指标,也可选择反映本校文化理念的关键指标,如可以将文化自觉、制度自律、敬业度等作为“态度”这一要素的下属指标。
第三,定义指标和行为分级。任职资格要素和指标确定后,需要对这些指标进行定义并对反映指标的行为和资质进行分级。相对而言,刚性指标的分级比较容易。软指标的定义和分级相对困难,这可能也正是历来的管理制度缺乏软指标设计的主要原因所在。即便如此,随着管理方法日趋丰富、管理手段日趋科学,将对软指标的考察落实在任职资格和绩效管理制度仍然有可作为之处。管理者可以通过观察员工在日常工作中表现出来的行为来推断员工在软性指标方面的水平。
第四,确定各岗位任职资格标准。操作化定义和分级完成后,应为各岗位制定具体的任职资格标准。如人事处薪酬主管的任职资格条件,“知识”必须是二级(假定:一级为相关专业大专学历,二级为相关专业本科学历,三级为相关专业硕士及以上学历。下同),“工作经验”必须是三级[一级为相关工作经验2年及以下,二级为相关工作经验2-5年(含),三级为相关工作经验5-8年(含),四级为相关工作经验在8年及以上],软性技能要求具备沟通能力三级、协调能力三级,态度指标要求敬业度三级等。为各岗位确定任职资格标准及行为等级时,应严格遵循岗位对任职者的客观要求,避免受现任人员的影响。
第五,任职人员的资格认证。任职资格认证,是任职者和任职资格标准的接洽点。一般地,任职资格认证流程设计过程包含以下环节:第一步,组建任职资格认证小组。认证小组的成员应由各专业资深人士或专业人员组成,并且必须保证小组成员对任职资格工作有充分的认识。第二步,提交认证申请。在规定的时间内,相关人员可根据认证申请条件填写认证申请表并递交申请。第三步,对照任职资格标准,资格认定委员会需要综合运用测评、业绩检查及360度评价等手段对申请人进行综合评定,部门主管给出初步审核意见,并交人事处复核。第四步,认证小组将评定意见反馈给申请者个人和部门主管,对有异议的项目双方可进行确认协商。在取得一致意见后,认证小组可以将相关工作向校工作委员会汇报。第五步,认证结果反馈。校工作委员会讨论通过后,人事处根据审批意见将任职结果在部门范围内进行公示,公示期间申请人对任职资格结果有异议的,可向人事处反馈或投诉。第六步,人事处同时还需要将评审意见反馈给部门,由部门与申请人沟通反馈结果。第七步,由人事处将任职资格认证结果统一输入人事处员工信息管理系统,并存入员工个人档案。
认证时需要注意以下几个问题:第一,一般来说,任职资格标准应符合约80%现任人员的总体情况而设置。第二,任职资格认证需随着学校战略定位的调整,教学科研水平的提高,管理岗位业务要求的变动,在维护管理连贯性和稳定性的前提下,与时俱进,做好调整工作。第三,按照任职资格动态管理原则,学校应定期开展认证更新工作。以上三项工作环环紧扣,每一环节又自成系统,共同构建起高校行政管理岗位科学严密的任职资格体系。
四、任职资格制度的应用
任职资格标准及认证工作的完成,将为高校创建系统配套的人力资源管理体系奠定基础。简要地说,任职资格体系可以为理顺合理的报酬待遇提供参照。结合岗位职责,对于职责重大且任职资格要求高的岗位,自然赋予较高的岗位价值。在招聘录用时,学校可以根据任职资格条件设计招录考察指标,从而提高招录工作效率,提高招录工作质量。这一方法对人员任用和提拔重用也同样适合。设计高校行政管理人员技能开发培训项目时,可以根据任职资格的相关要求有针对性地展开。此外,高校即将进行的绩效管理制度变革,同样可以并且必须与任职资格相结合,从履职情况、执政能力、工作态度及服务质量等方面设计关键绩效指标(KPI),引导员工的态度和行为向学校期望的方向努力。因此,任职资格是高校人力资源管理的一项基础工作。
此外,高校可以以建立任职资格体系为契机,从内在动机角度去激发行政管理人员全方位反省自己的履职水平和工作质量,自发找差距,自愿提能力,促进高校顺利实现从结果管理向过程管理的转变。不难看出,这一工作也正是逐步实现《教育规划纲要》所提出的“要提升员工岗位胜任能力和职业化水平”的工作抓手,是高校真正实现人-岗匹配、提高人力资源使用效率的必由之路。
组织性质不同、岗位类别不同,决定了任职资格的不同,只有适合高校自身要求的任职资格标准才能有利于高校的发展。因此,高校行政应该立足于高教工作特点、办学特色和组织使命,因地制宜,开发既体现高校要求又切合学校实际的任职资格标准及便于操作的认证程序。需要强调的是,学校的发展战略、办学理念及培养方案,应先于任职资格标准,在此基础上才能建立支撑发展战略、能够承载高校核心功能和落实发展规划的指标体系。指标不在多,关键在于是否如实体现了岗位对任职者的客观要求。
参考文献
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[2]McClelland D C.Testing for Competence Rather Than forIntelligence[J].American Psychologist,1973:34.
[3]Guglielmino P J.Developing the Top-level Executive forthe 1980’s and Beyond[J].Training and DevelopmentJournal,1979(33).
[4]Boyatzis R S.The Competence Manager:A Model forEffective Performance[M].New York:Wiley,1982(06).
[5]Spencer L M&Spence S M.Competence at Work:Modelsfor Superior Performance[M].John Wiley&Sons Inc.,1993(17).
[6]王重鸣.管理胜任力特征分析:结构方程模型检验[J].心理科学,2002(05).
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[8]Borman W C and Motowidlo S J.Expanding the CriterionDomain to Include Elements of Contextual Performance[M].In Schmitt N&Borrnun W C(Eds).Personnel Selection inOrganization.San Francisco:Jossey-Bass,1993:71-98.
[9]斯蒂芬.P.罗宾斯.管理学[M].孙健敏,等,译.北京:中国人民大学出版社,2009:436.
2、向总经理提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议，并致力于提高公司的管理水平;
3、塑造、维护、发展和传播企业文化;
4、研究、设计人力资源管理模式(包含招聘、绩效、培训、薪酬及员工发展等体系的全面建设);
5、协调和指导本部门和各用人部门人才招聘、员工培训、绩效考评、薪酬等工作的进行，确保公司人力资源的合理使用;
6、计划和审核人力资源管理和行政成本;
2、 负责集团的公共事务活动，组织筹划重要会议及大小型活动、协调及服务，保证各类活动的顺利开展;
3、 负责公司重要文稿的起草工作，包括月、季、半年、年度工作计划和总结报告。根据工作计划和目标责任指标，定期组织检查落实情况，及时向公司董事办或其他部门反馈信息;
4、 拟定本部门的行政后勤工作计划并组织实施，并对下属进行工作指导、监督，确保部门工作的顺利开展;
5、 公司的消防安全、安防保卫工作定期安排检查，及时发现问题，解决问题，保证公司安全;
6、 接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要涵件;
一、预算业务控制
行政事业单位管理的核心内容就是预算管理, 在整个单位的业务活动中有重要的作用。财会部门是预算业务的归口管理部门, 在预算的编制、执行、分析、监督和考核过程中, 发挥着统筹安排、上下沟通、监督执行的作用, 应与其他职能部门、业务部门、主管部门之间进行有效的沟通协调, 根据工作计划、有关预算编制的政策编制预算, 核对有关项目是否符合有关财务规定、预算金额是否符合规定的标准, 提高预算编制的科学性、严肃性。严格控制各项支出, 有效防止无预算、超预算现象的发生。定期对上期的预算的执行情况进行通报, 对国家或上级相关部门近期出台的财务制度和规定进行关注, 分析解决预算执行中存在的问题, 做好预算考核评价工作。
二、收支业务控制
应该在财会部门设置合理的岗位, 并且对相关的岗位所担负的职责权限进行明确规定, 以保证在内部审批与支出、申请收款与会计核算、业务经办和会计核算、付款审批与付款执行等岗位之间的分离执行。
(一) 收入业务控制
统一核算, 单位预算以及统一管理都应该被包含在财会部门的工作中, 在未经批准的情况下其他部门及个人严禁办理收款业务防止出现设立账外账的问题。合理设置财务岗位, 确保开票、收款、会计核算等不相容岗位相互分离。将业务部门签订的涉及收入的合同协议等有关材料作为账务处理依据, 对收入金额进行定期检查, 审核收入金额与合同所约定的内容是否一致, 检查各项收入是否做到及时入账, 应收尽收, 如果出现应收未收的项目则要对原因进行详细阐述, 对责任主体以及催收责任都做出明确标记。根据收入预算、所掌握的合同情况, 定期与业务部门对账, 对收入情况进行分析。
(二) 支出业务控制
财会部门应当将各项支出全部纳入单位预算, 对单位的经济活动中出现的各项支出限定以及标准和支出的管理流程加以明确。对支付、审核、归档、核算和分析等各个岗位所担负的职责加以强调。 (1) 加强审核控制。对审核单据的来源、内容的合法性和真实性进行审核, 确保单据的使用和审批手续的准确性和完整性, 所有的流程都要在政府采购有关规定的范围内。 (2) 加强支付控制。对报销业务流程进行明确规范, 在办理资金支付手续时遵守相关的规定。支持支票、公务卡结算的使用, 减少现金结算。 (3) 加强支出的核算和归档控制。在对支出凭证进行确认后, 要及时的将准确的信息登记在账簿中, 将与支出业务相关的合同和报告等材料进行整合作为账务处理的依据。 (4) 加强支出业务分析控制。对支出业务预算的执行情况进行及时的编制并提交分析报告, 为领导决策提供信息支持。
三、资产业务控制
(一) 货币资金控制
资金活动贯穿事业单位各项工作的全过程, 是单位流动性最强、控制风险最高的资产, 应加强对资金的管理和控制, 保证资金的安全、完整、合法、有效。
(1) 加强出纳人员管理。任用出纳人员之前应对其职业道德水平和业务能力进行充分调查了解, 避免埋下隐患, 对其岗位职责进行限制性规定, 并定期进行岗位轮换。 (2) 加强印章管理。对收付款项所需的所有印章都不能一人保管。财务专业人员保管财务专用章, 本人以及授权人员才可以保管个人名章。为保管印章的人员提供独有的保管工具, 必须做到除专人外无人可以接触到专用章。 (3) 授权审批控制。严格执行货币资金审批制度, 对涉及到会计和相关工作的人员的责任和权利进行明确规定, 对其授权范围、责任、程序、权限等都要有严格的限定, 使职责分明、有职有责。 (4) 货币资金核查控制。对于库存现金要指定不办理货币资金业务的会计人员对其进行定期或不定期的抽查, 保证账面余额和现金库存的一致;对银行的存款余额进行核对, 保障账面余额和对账单余额的调节信息相同, 做到账实相符、账账相符。 (5) 专项资金控制。对单位的日常经费和专项资金进行要有严格的划分界限, 对明细账目进行统一核算, 使专项资金的来源明确, 去向清晰, 防止出现挪用、滥用专项资金的现象。
(二) 实物资产控制
(1) 实物资产的预算控制。财会部门应加强对固定资产的预算控制, 参与编制实物资产支出预算, 减少支出预算错误发生的可能。 (2) 实物资产的付款控制。根据审核通过实物数额限定, 财务人员对验收入库单、采购报批件以及采购发票等有关附件完成审核手续的办理, 审批流程完成后, 办理付款手续。 (3) 实物资产的入账控制。按照制度规定对固定资产进行分类, 规范建账, 规范会计核算, 依会计软件中的实物资产管理模块, 对资产的增减变动及时进行账务处理, 减少或消除人为操纵因素, 保证账账相符。 (4) 实物资产的处置控制。单位预算还包括处置收入、对外投资收益、相关的费用支出还有通过实物资产的出借、出租以及担保等获取的收入, 这些收入都要进行统一的审核和管理验证。 (5) 实物资产的清查控制。财会部门要定期与资产使用部门、资产管理部门对账审核, 确保账目的真实性, 如果出现不一致的情况, 就要及时查明情况, 根据相关的规定对此事做出解决。
四、政府采购业务控制
随着越来越多的货物、服务项目纳入政府采购范围, 财会部门应当加强政府采购业务的管理, 在单位内部宣传政府采购业务相关政策, 加强政府采购意识, 提醒有关部门关注政策采购项目的变化, 确保纳入政府采购范围的项目执行政府采购的规定, 符合定点采购的相关要求, 在费用结算环节对政府采购验收单进行核查。规范政府采购会计核算, 建立统一的政府采购明细科目, 便于对账和统计工作。
五、合同控制
(一) 合同的订立控制
各种业务的开展都离不开合同, 合同是与外部单位发生经济往来的重要依据, 财会部门应当参与合同的订立, 对合同是否符合国家财经法规进行监督, 识别合同风险, 提出专业意见。
(二) 合同的履行控制
财会部门要增加对合同归口管理部门的有效沟通, 对于涉及到付款的合同, 要保证该合同符合预算管理的限定范围, 结合预算管理和合同管理。按照合同条款规定对价款结算以及账务处理进行处理, 对于不按照合同条款履行的情况, 在付款之前财会部门要与有关负责人进行沟通报告。
摘要：本文以行政事业单位在业务层面的内部控制作为研究角度, 就行政事业单位在内部控制中的财会部门的职责进行了阐述, 充分利用自身优势, 动态管控经济活动, 防范经济活动风险, 以期在财务工作过程中内部能够得到较好地控制。
关键词：行政事业单位,内部控制,财会部门,职责
参考文献
[1]财政部.行政事业单位内部控制规范 (试行) 的通知[S].2012.
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