接待员的工作计划（精选14篇）
1、员工服务知识培训。
2、员工从业能力培训。
3、员工从业观念培训。
4、员工从业心理培训。
5、员工优质服务意识培训。
6、接待员礼仪与收银员的服务技能培训。
7、电话服务礼仪培训与服务忌语。
8、旅游团队或会议团队的接待工作培训。
9、VIP接待程序培训。
10、投诉案例分析及处理方法培训。
11、岗位英语培训。
12、员工的服从意识培训。
接待员每月的培训内容：
1月份：第一周：了解丰富服务知识的作用及培训内容。第三周：员工岗位职责的培训内容。
2月份：第一周：驾驭自如的语言能力与交际能力。
第三周：敏锐的观察能力与灵活机智的应变能力。3月份：第一周：树立正确从业观念的内容与重要性。
第三周：培训员工对商品、市场、质量、效益的观念。4月份：第一周：酒店行业的特点。
第二周：员工应当具备的从业心理。
5月份：第一周：优质服务的含义与优质服务对酒店的要求。第三周：优质服务的构成与顾客至上的理念。
6月份：第一周：接待礼仪与送客礼仪培训。
第二周：收银岗位工作流程与操作要求。
7月份：第一周：接听电话与打电话礼仪的声音要求与注意事项。第三周：酒店员工的服务忌语。
8月份：第一周：团队的接待工作程序。
第三周：针对平时接待过程中出现的问题进行分析。9月份：第一周：VIP抵店前的准备工作。
第三周：VIP抵店后的接待工作与离店工作。
10月份：第一周：针对于平日接待过程中的投诉问题进行分析。第三周：例举酒店可能发生的问题进行分析。
11月份：第一周：学习岗位英语。
第三周：学习日常用语。
一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸
要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:
一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。
二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。
三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。
四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。
二、注重过程服务, 确保周到缜密
来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。
在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。
三、注重持续改进, 追求精益求精
每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。
“接待无小事、服务无止境”，接待工作是一项非常重要的工作。面对接待工作的新形势，笔者在工作中始终树立服务至上的理念，坚持“真诚、热情、规范、细致、节俭、务实”的原则，从“大”处考虑、由“细”处下功夫、在“特”上做文章，不断提升接待工作的品位和质量，下面笔者浅谈一下心得。
一、从“大”处考虑，站位全局抓接待
总结多年来的接待工作，笔者深深感到，接待工作虽然不是中心却关乎中心、不是大局却牵动大局，是一项政治性非常强的工作。因此，我们始终坚持把接待工作放在城市建设的大局来考虑、来把握，放在落实中央有关规定、服务经济社会发展、展示城市形象的高度来推动、来落实。
一是注重维护形象。上级领导和外地客人来到一个城市，首先接触到的就是接待工作，可以说，接待工作直接决定着第一印象。因此，笔者坚持把接待工作作为塑造良好形象的重要平台，一方面，注重外在美，规范着装、文明言行、讲究礼仪、热情服务，让客人在接触的过程中感到心情舒畅，真正有一种宾至如归的感觉；另一方面，切实下足内在功夫，坚持把宣传城市、推介城市、展示城市作为重要职责，精心安排、周到服务，把一个发展、进步、繁荣、开放的城市展现给各级领导和四海宾朋，从而较好地发挥了树立城市形象的“窗口”作用。
二是自觉服务中心。坚持把事务服务与政务服务结合起来，切实当好广大来宾的服务员、招商引资的信息员、特色产品的推销员，使得很多投资、合作项目意向都在热情友好的接待氛围中达成和实现。
三是严守“八项规定”。中央“八项规定”和河南省委、省政府若干意见的出台，应该说为接待工作带来了一股新风。笔者坚持从实际出发，进一步健全完善了洛阳市党政机关国内公务接待管理办法，对接待范围、程序、标准等作出了明确具体的规定，并严格按制度办、按规定办、按程序办。笔者还结合自身实际，对接待审批、报销程序作出明确规定，要求每次接待必须经有关领导审批。同时，在接待标准降低的情况下注重突出地方特色，扎实提高接待质量，努力以最小的投入达到最佳的效果。
二、由“细”处下功夫，周到服务抓接待
公务接待是一项复杂系统的工作，环节多、要求严、标准高，任何一个小小的环节、细节出现失误都会影响效果、造成遗憾。为此，笔者坚持把接待工作作为一项严肃的政治任务，每一次接受领导任务，都精心制订方案、科学设计内容，做到每一项工作、每一个环节、每一个细节都细之又细、精之又精、实之又实，确保整个接待规范、严谨、安全、有序。
一是规范式服务。明确接待管理部门与有关职能部门在公务接待工作中的职能分工，建立规范的接待服务工作流程，构建和谐的工作关系，形成分工协作、步调一致的公务接待机制，确保公务接待活动高效有序开展。
二是导游式服务。要求每一位从事接待工作的同志都要吃透市情、熟悉市情，做到心里有一本账、脑中有一张图、嘴里有一本经，当好客人的导游。
三、在“特”上做文章，依托优势抓接待
笔者紧紧依托所在地“人无我有，人有我特”的接待资源，始终把特色服务作为接待工作的重中之重，不断提升接待的品位和质量。
一是设计特色化线路。多动脑筋、多想点子，在考察线路编排、项目点选择、解说词撰写等方面精心策划、精心设计，真正把本地的历史文化、风土人情、风景名胜、鲜明特色展示出来，尽可能多地体现本地经济社会发展的巨大潜力和广阔前景，为本地经济社会发展争取更多的支持和更大的空间。
二是提供特色化饮食。充分发挥本地特色饮食优势，积极推出富有特色的接待食谱，做到简约不简单、丰盛不奢侈。并根据客人的饮食习惯要求及时作出合理调整，以满足不同宾客的饮食之需，努力提供人性化、亲情化的餐饮服务。
1、在会议中心主管的领导下,负责各类会议的接待、服务工作;
2、遵守酒店各项规章制度,用《员工手册》的规定规范自己的行为;
3、根据会议接待单相关内容,配合会议主办方做好会场布置及会议前期各项准备工作;
4、遵守服务程序和服务规范,热情、主动、有礼貌地接待客人,提供令客人满意的服务;
5、工作中仪容整洁,按会议要求认真做好各类会议的接待、服务和协助结账工作;
6、负责会议中心的清洁卫生工作,保持环境整洁,空气清新;
7、负责会议中心的设备、设施正常使用,定期维护保养;
8、参加酒店和部门组织的专业培训;
2.负责接听电话，采集客户信息，完善客户信息数据库;
3.配合中心内外会员服务活动，致力于提升会员满意度;
4.客户物资出库、入库的办理及定期库存盘点;
5.会员收银工作，并按工作流程每日交给财务;
6.受理中心内外客户投诉并及时上报反馈。
★ 前台接待员辞职申请书
★ 行政前台工作职责描述
★ 酒店接待处接待员职责描述
★ 酒店前台接待员培训总结
★ 公司前台接待员工作总结怎么写
★ 前台接待员应聘简历表格
★ 前台职责
★ 酒店前台人员工作职责
★ 关于行政前台的工作职责
1 门诊患者的特点
1.1 流动性大
每天门诊的就诊业务量无法估计, 就诊者的病因、病种、愈后各有差异, 且职业、性别、年龄、生理和心理状况、文化习俗、对医疗的希望和需求等都很难在第一时间获得。
1.2 人群杂、病种多
患者及陪伴者来自社会各阶层, 患者中有年老体弱者、婴幼儿及免疫力低下者;存在一般急慢性疾病、感染性疾病时, 易造成患者和健康人群之间的交叉感染, 也可造成患者的再度感染。大量病种集中在门诊等待处理, 待诊患者的心理起伏大, 难以把握。
1.3 诊疗时间短
门诊患者相对停留时间较住院患者很短, 且要求接诊快、检查详细、诊治明确合理, 造成患者数量与服务质量的矛盾。因此, 需要依靠护理人员的合理安排和疏导, 进行科学管理。另外, 门诊护理工作量大, 医护人员心理也需及时调整、疏导。
1.4 诊疗环节多
从患者挂号、候诊、就诊, 到医院提供检诊分诊、诊断、检验、放射、注射、治疗、取药等是一连串且由多个环节组成的流程, 其中任何一个环节的障碍都可给患者带来不便, 这些不便成为影响医患关系的潜在因素。
2 门诊患者的接待
医院门诊是社会的窗口, 患者从挂号到诊断再到治疗的每个环节, 医护人员都要满腔热情地予以接待, 给予就诊指导, 方便患者就医, 做好解释工作, 消除其心理障碍, 使其积极配合检查和治疗, 做好门诊的导医服务。
2.1 加强门诊护士的心理干预
门诊护理人员日常接待量大, 面对的患者复杂, 劳动强度大, 大量的门诊患者需要护理人员提供心理咨询和指导, 且由于年龄、性格、经济条件、文化修养、所患疾病种类的不同及各自不同的就医心理需求, 要使其在就诊过程中得到心理上的满足, 成为门诊护理工作中的难点。因此, 有必要加强门诊护理人员的思想工作, 使其树立正确的工作观, 及时、准确地予以心理干预。
2.2 要因人、因病、因情况实施接待
患者求医而来, 接待工作要伴随医疗活动的全过程。要根据患者的自身特点、病理特点、医院的医疗特点等方面以个性化的服务进行接诊。
2.3 强化交流
交流沟通能力是门诊护理人员的基础, 好的护理人员能以良好的沟通技巧化解各种矛盾。可以针对患者最关心的问题, 采取简洁、明快的回复, 态度要和蔼, 以减少、消除其急躁情绪, 加强其心理干预。
2.4 加强候诊教育
对患者个体或集体进行健康知识教育, 既可稳定患者情绪, 又可向患者及家属传播一些卫生科学常识、自我保健措施。如设置固定的健康教育专栏, 内容以常见病、多发病、流行病的防治知识为主, 形式力求美观大方、图文并茂、内容短小、字迹工整、语言通俗易懂。
2.5 重视接诊
接诊是门诊护理的关键, 以个别谈话的方式进行门诊接待也是一种非常有效的方法。在整个诊疗过程中, 随时与患者进行面对面交谈, 针对其最关心的问题及其没有意识到的重要问题, 不失时机地进行必要而简短的解释、说明、指导、安慰。
3 门诊护理工作
3.1 预诊分诊护理工作
先预诊后挂号, 通过分诊, 组织就诊者分科挂号 (急诊者除外) , 合理流向, 防止传染病传播, 缩短患者的候诊时间。
3.2 候诊护理工作
(1) 候诊室护士应按照门诊号顺序查对患者, 扼要了解病情, 必要时查对以往就诊记录, 以便保持诊疗工作的连续性。 (2) 必要时测量体温、脉搏、呼吸、血压, 遇高热、剧痛、呼吸困难、出血、休克等患者, 应立即安排提前就诊, 或送急诊室处理。 (3) 对一般候诊者, 根据情况先提供必要的检验单, 如血常规、尿常规、便常规、X线胸片等。还应指导患者采集化验标本及取药, 以为其提供方便。 (4) 耐心、细致、热情、周到地回答患者的询问和释疑, 帮助其排忧解难。 (5) 严格按医嘱及操作规程为患者进行注射、换药、灌肠, 积极配合医师进行各种穿刺及特殊检查, 确保治疗、检查安全。 (6) 充分利用候诊时间, 通过画廊、图片、录音、录像等形式开展卫生科普、防病、保健知识宣教。 (7) 检诊后确定需要住院治疗者, 护士应指导患者办理住院手续。
3.3 急诊护理工作
急诊室 (部) 是抢救生命的前哨阵地, 要求护士必须坚守岗位, 尽心尽责, 随时协助医师做好急救、诊治工作。遇有危重患者, 当医师未到前, 护士有责任先行采取必要的急救措施, 如氧气吸入、吸痰、止血、建立静脉输液通道、人工呼吸、胸外心脏按压等。 (1) 应以娴熟的急救知识、技术采取急救护理对策, 全力挽救患者生命。 (2) 要细致入微地观察患者病情变化, 及时报告异常发现, 准确记录病情及有关处治情况。 (3) 负责护送危重患者进病房或手术室, 并加强护送中监护。 (4) 按照“急诊抢救室必备设施标准”准备急救药品、器材、卫生被服等, 负责请领、保管和报销工作, 做好登记、统计和资料保管工作。 (5) 对暂时留在门诊观察室的患者, 应加强监护, 严密观察并记录病情变化。
【关键词】接待工作；办公室；业务
【中图分类号】G647；C931.4
【文献标识码】A
【文章编号】1672—5158（2012）10-0433-01
接待工作是办公室的一项任务和职责。什么是接待工作？字典中对接待的解释是迎接招待的意思。接待工作就是为完成组织和单位的接待任务而进行的筹划、组织、协调、实施和服务等一系列的活动。
为什么要做好接待工作呢？因为接待工作是企业办公室工作系统的重要环节，接待工作水平高低能够集中反映一个企业的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。
如何做好接待工作呢？笔者认为：
一、明确接待工作的类型
根据不同的标准，按来访者的国别分类，接待可分为内宾接待和外宾接待。按来访者事先是否预约分类，接待可分为有约接待和无约接待。按来访者的人数分类，接待又可分为个别接待和团队接待。按来访目的分类的话，还可分为商务接待、政务接待、会议接待等，不同的接待类型有不同的特点和要求，明确是什么接待类型，才能有针对性地开展接待工作。不管是什么类型的接待工作，其目的和作用都是相通的，接待工作就是要起到服务保障作用，交际结缘作用，形象展示作用，促进工作开展的作用。
二、做好接待前的准备工作
接待前做好充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先，沟通情况，了解意图。在接到上级部门或对方的通知或电话后，应立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务类型及地点等各项工作。
其次，制订接待计划。就是要确定接待规格，拟定日程安排，提供经费列支等。制订好接待计划后，要及时向主管领导汇报，征求领导意见，并按照领导要求进一步完善接待准备工作。
第三，明确职责，周密安排。在了解掌握以上情况后，明确接待人员的职责，对接待工作进行准备，主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等，细化每项任务、每个环节，做到分工合理，责任明确，使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实。
从近年来的接待任务来看，有些接待任务给予基层的准备时间很短，事先来不及通气，等接到正式通知时，客人马上就要到了，时间很紧。接待方案、计划也经常在变动，有时一个活动一天要变几次等等，这些都对我们接待工作的快速反应能力提出了新挑战。为此，在做接待准备时，除遵循相应的机制外，也要有相应的套路，即：第一要以变应变，第二要以不变应万变。所谓变，就是方法要灵活一点，要求具体一点，时空更准确一点，机动反应更敏捷一点。所谓不变，就是无论接待任务如何紧急，如何复杂，接待规则不能变，明确指令不会变，运作程序不能变，以免发生重大偏差和失误。
总之，要把接待前的准备工作考虑周全，准备充分。
三、热情周到地做好接待工作
要热情周到地做好接待工作，就要在迎客、待客、送客的环节中注意礼仪。礼仪是指人们在社交活动中所共同遵守的礼节和仪式，即必须严格遵守的一种礼貌行为规范和法则。
接待工作人员要注重学习各种礼节、礼仪方面的知识，提高业务水平。接待工作人员是“第一窗口，第一张面孔，第一环境”，是一个企业及地方的形象大使。接待人员的言谈举止，不仅能折射出—个企业的企业文化或一个地方的精神风貌、文化品位和工作作风，而且也会给客人留下难忘的“第一印象”。接待人员的一言一行，一举一动，接待工作的好与坏，优与劣，小而言之，影响某次接待工作质量，大而化之，影响—个企业或一个地方的整体形象和声誉。
在具体接待工作中，首先，要迎接引导，沿途介绍。来访的都是客人，要尽好地主之谊，尽量为客人提供方便。迎接时要根据客人人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要与客人在级别或身份上对等或稍低一点，并提前到达与客人约定的地点。接到客人后，沿途要主动向客人介绍或接待安排情况，征求意见，让客人对此次活动有大体的了解，特别要注意别冷场，要显示出热情。迎接引导客人还要注意引导客人时自己行走的位置、问候握手时的动作、介绍双方领导的顺序、乘坐车时的礼节等。
其次，接待活动中如有座谈，要根据人数提前安排好座谈的地点。房间安排要适中，人少房大，显得太空落；人多房小，显得太拥挤。座谈地点要注意悬挂横标、座次摆放、茶水供应、花草、音响照明、材料摆放等事项。
再是，参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导客人按顺序乘坐。根据需要前面可安排引导车辆，交待清楚行走路线。每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并要有专人做情况简介，同时要安排好休息地点、方便地点等。如有就餐、住宿等要求，要事先打印好房问号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至客人手中。就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生。
再一个，要礼貌送客。“出迎三步，身送七步”是迎接宾客最基本的礼仪。送行，是决定来访者能否满意离开的最后一个环节，因此，能否将这最后一个环节的工作做好，是能否善始善终地接待好来访者的具体表现，送要有送的语言，要说“再见，欢迎下次再来，慢走”等礼貌用语，还要有送的姿态和行为，当客人告辞时，要与客人握手话别，要送到办公楼外或单位门口，如果以小轿车送客，还要注意乘车的座次，并主动把车门打开，请客人上车。
在整个接待工作中，要注意安全工作和保密工作。要坚持安全第一的方针，确保来宾的安全，同时，也要做好企业或地方相关的保密工作。
四、全面地做好接待后的总结
整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。当前接待工作在理念上、服务领域上、服务范围和服务手段等方面发生了新的变化，给我们接待工作提出了新的课题和新的挑战。要在总结经验，认清形势中，切实把握接待工作面临的新要求，新挑战。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作做得更好，既让客人满意，又能降低接待成本。
1、无论接待什么样的客人，都要做到公平和礼貌;按先来后到的原则接待每一位客人。
2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色，千万不能皱眉头。
3、接待客人时态度要郑重，但说话又要留有余地。
4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让他等候。
5、为了避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。
6、尽快地记住客人的相貌和姓名，了解他与本公司的关系。
7、上司没确认见的客人，就不要让客人进去。
8、有些没有预约的客人喜欢问上司在不在甚至上司整个工作日程安排，在不了解对方身份和来意的情况下，不要直接回答上司在或不在，而是要尽可能地从对方那里了里一些有用的信息。
文秘接待用语 :
1、表示欢迎“欢迎您!”
2、向对方表示感谢“谢谢您!”
3、让对方等候时表示歉意“让您久等了!”
4、表示理解对方的话“我知道了!”
5、表示道歉“实在对不起!
要不浪费客人的时间 :
1、有预约的客人：带到预先定好的会议室，及时通知预约的部门或预约的人 。
为加强和规范学校接待中心接待工作，促进接待工作的科学化、规范化建设，不断提高接待工作的效率和水平，更好地为学校的中心工作服务，特制定本办法。
一、接待原则
（一）学校公务性用餐、住宿接待工作，要求统一安排在校内接待中心，原则上不允许在校外进行安排；
（二）一切接待工作服从和服务于学校中心工作；
（三）规范接待程序，有效控制支出；
（四）加强接待管理，提高接待质量；
（五）明确责任对象，实行对口接待；
（六）热情、周到、节俭、适度接待；
（七）局部服从整体、部门服从学校的原则，按照接待任务的轻重缓急及先后顺序安排就餐、住宿，工作需要时可对接待进行必要调整。
二、接待对象
（一）前来检查指导工作的上级单位领导、专家；
（二）与学校有友好合作关系的企事业单位领导及有关人员；
（三）由我校承办的会议和活动的参会人员；
（四）其他有必要接待的来访人员。
三、审批程序
（一）所有接待实行先申请后安排。申请应至少提前 四小时，由接待部门分别填写《接待中心客饭审批单》、《接待中心入住审批单》；
（二）学校层面的接待工作，由办公室统一负责，审批单经办公室主任签字，校长审批后，交接待中心安排食宿；
（三）各学院接待任务，审批单由学院院长签字后，交接待中心安排食宿；
（四）各行政职能部门接待任务，审批单由部门负责人签字，主管校领导审核后，经校长批准，交接待中心安排食宿；
（五）党务部门接待任务，审批单由部门负责人签字，主管党委副书记审批，交接待中心安排食宿。
四、接待规定
(一)住宿规定
1、接待中心客房内部定价标准间为180元∕天，套间为380元∕天。
2、接待上级单位来我校检查指导工作的主要领导和学校邀请来校进行学术指导的知名专家可以安排套间，其他一般安排标准间。
3、来我校学习的外国留学生原则上安排在接待中心三楼，收费标准为400元／月。
4、校企合作单位来校指导的企业教师住宿免费安排在学生公寓，如需在接待中心住宿，收费标准为400元／月。
（二）就餐规定
1、接待中心餐厅就餐种类分为铁锅炖鱼、火锅、炒菜三类。
2、本着节约的原则安排客人就餐。客人在学校活动期间，一般安排1次宴请，其他时间安排工作餐。接待宴请饭菜标准原则上不超过500元/桌（10人，50元/人次），按到访客人的不同情况可安排200元—500元/桌，酒类、饮料等费用应控制在饭菜标准的50%以内。工作餐标准为每人每天60元。
3、控制陪餐人数，避免多人多餐陪同。来宾5人以内，陪餐人数一般不超过3人；来宾6人以上，陪餐人数一般不超过4人。
（三）接待经费规定
1、在接待中心安排的接待用餐、住宿费用，按照接待的性质确定由学校（部门）负责或客人自理。
2、各学院及独立核算的部门，接待费用由学校划拨的学院（部门）经费承担。
牡 丹 江 大 学
【关键词】企业秘书；接待工作
随着企业的不断发展，与各大企业的交流也日益频繁，由此而来的人员流动量逐渐加大，这就使企业的接待工作就更加重要。作为一名企业秘书，做好接待工作是本职，更是体现企业良好形象，关乎企业发展的重要工作。
一、做好接待工作的意义和作用
接待工作是企业秘书的一项重要工作。对于企业而言，经营工作是最主要的，而接待工作则是企业经营工作的重要组成部分。所以，秘书做好接待工作是企业长远发展的需要。接待工作作为企业联系内外的桥梁和窗口，是企业的“门面”，是单位形象的缩影，是展示实力、树立良好形象的体现，可以为企业积累丰富的人际关系，优化了企业的发展环境，加大了合作的机会，从而推动企业发展质量的提升。
二、秘书如何做好企业的接待工作
（一）做好接待的准备工作
1、心理准备（1）诚恳的心情。秘书具有良好的待客心理，其核心就是要求秘书事事处处有强烈的“角色意识”、“服务意识”，体现出一个“诚”字。秘书往往是来宾第一个会见的人，接待态度和效果会影响来宾对本企业的看法，甚至工作的进展。所以，无论是同贵宾，还是一般业务工作联系，秘书人员都应态度诚恳，热情欢迎。（2）合作精神。接待工作是整个企业的事情，秘书人员不能抱着“事不关己”的态度，应要有主动协助的精神。
2、物质准备。（1）、环境准备。全力打扫卫生，让接待的环境清洁、整齐、明亮美观，保持空气流通，在适当的地方放一些绿化植物，室内光线要好，室内设备布置要协调，让来宾一走进来就感到这里的工作有条不紊而又充满生机。（2）、办公用品准备。贵宾室、荣誉展厅、会议室等要提前打扫干净，桌椅摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。桌上可放一些介绍企业情况的资料，各种办公用品要提前准备好，以备不时之需。另外，茶具、茶叶要准备齐全。（3）、业务知识和能力的准备。作为领导助手的秘书人员，不仅要熟悉自己的本职工作，还要对企业的概况作大致的了解.同时，还要有较完备的本市经济、政治、文化资料和市容市貌概况资料。（4）、了解来宾的基本情况。对来访客人的基本情况做到心中有数，包括来宾的企业、人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰、来意、停留时间等，以方便制定接待计划。（5）、制定接待计划。秘书了解来宾的基本情况后，根据实际情况确定接待规格和拟定日程安排、提供经费列支。涉及到的具体内容有：主要陪同人员；主要工作人员；住宿地点、标准、房间数量；宴请时间、标准、人数；会见、会谈时间、地点、参与人员。
（二）接待服务中注重良好的接待礼仪
迎来送往客人是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表企业接待来客的，其接待态度如何，直接影响着单位的形象，决定了来客对企业的印象，关系着业务能否顺利进行，所以接待的基本要求有以下几点：
1、接待客人，必须有良好的精神状态。秘书接待来客时要主动、热情有礼，面带微笑，温和亲切，既落落大方，又不卑不亢。初见客人时，主动引导客人到办公室或接待室就座，倒好茶水在再离开，离去时向客人致意。
2、引导客人，应懂的一些基本的礼节。引导客人走走廊时，秘书应该走在客人左方数步的位置前，配合步调，让客人走在内侧；引导客人上楼梯时，应让客人走在前面，若是下楼时，让客人走在后；引导客人乘坐电梯时，秘书先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，让客人先走出电梯。
3，、引见介绍。秘书确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾顺序应该是：向年长者引见年轻者；向女士引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职务一起简单作介绍。作介绍时，应简洁清楚，不能含糊其辞，有礼貌地以手掌示意。
（二）接待服务中注重细节 全过程负责
细节决定成败，接待工作必须周密考虑。企业秘书要树立“接待无小事，细节定成败”的接待理念，面对接待工作复杂、繁琐的各项事务，不断提高随机应变的能力，周密细致地安排好每一项接待内容，并对接待全过程负责。
三、重视企业秘书素质的提高
随着社会的发展，时代的变迁，各项工作都面临着严峻的考验。作为展现企业形象的秘书来说，同样需要不断的学习积累，了解各方面的知识，以便更好的做好接待工作。
1、提高综合素质。秘书是接待工作的主体，也是企业对外形象塑造的“门面”。既要求秘书要有扎实的业务理论功底和一定的管理能力，又要有深厚的知识积累和全面的协调能力，还要有娴熟的接待组织能力和一定的统揽全局的掌控能力，更要有细致入微的服务意识。
2、提升服务能力。接待工作的好坏，直接影响到企业的对外形象。这就要求秘书在每一次的接待过程中，充分做好一切的服务工作，坚持以人为本、主动、热情、务实高效地开展接待工作。
3、发扬四种精神。一是发扬顾全大局、密切合作的精神。二是发扬任劳任怨、无私奉献的精神。三是发扬克己奉公、廉洁自律的精神。四是发扬真诚周到服务、礼貌敬语待客的精神，使秘书的接待工作真正树立起对待客户的良好工作态度。
参考文献：
[1]吴志凌《秘书之友》2010年7月10日
[2]相照 《秘书工作》2005年第3期
中国政法大学在经过一年的筹备后, 集校内外力量, 吸纳兄弟院校的有益经验, 圆满地完成了学校60周年校庆接待工作, 共接待了800余名嘉宾。赢得了领导和来宾们的好评。本文谨以此为个案, 总结方法, 凝练心得, 与各位同行们分享、交流。
一、做好前期筹备的三大要素
队伍、方案、信息是接待工作启动前的三大关键要素, 决定了接待工作应当由谁实施、如何开展、从何入手等基本问题, 组织者应当在前期筹备中建立起相应的工作机制。
(一) 组建一支分工明确、运行高效的队伍。
组建队伍应当早布局, 全覆盖, 细分工, 重效率。在校庆前根据嘉宾类型将接待队伍分为主席台嘉宾、内宾、外宾、校董、校友等五个组别, 由各职能部门负责。校庆办公室下设交通、用餐、住宿、物品、安保等十余个工作小组, 专司接待相关事宜。各个组别要建立团队协作、运行高效的联动体系。根据我校的经验, 确立每位接待人员单线对接嘉宾, 承担起“从接到送”全过程、全方位、全事项的接待职责, 并围绕此建立起以接待人为中心点、接待组为调度室、其他工作小组为响应者的合作模式, 具有良好的运行效果。
(二) 制定一套流程顺畅、内容完备的方案。
工作方案作为行动蓝本, 应当做到内容全面、清晰、流畅。在设计方案时, 既要有静态上各关键点的具体规范, 也要有动态上各环节间的严密衔接, 利用日程单、短信通知模板、时间节点任务单等辅助性材料, 确定各组别和人员在规定时段的“规定动作”, 确保环环相扣, 做到心中有数。为了形成最佳的工作方案, 还应当认真检讨个中缺漏, 积极设想困难情况下的工作开展, 为可能的突发事件制定应急响应预案。
(三) 形成一份跟进及时、信息详细的台账。
信息如同军情, 其及时性和准确度时刻影响着整体工作的落实进度, 但是大型活动中邀请周期长、嘉宾范围广、信息变量多, 信息收集很难一步到位。组织者应当灵活地运用人脉资源, 广泛统计信息, 安排专人及时跟进并定期收集各邀请方的数据, 形成一份列项全面、信息详细、一目了然的嘉宾台账, 据此作为下一周期工作开展和接待资源配置的数据支持。
二、开展大型接待的三个关键点
大型接待工作是一项系统工程, 其中大量工作与常规接待有重合之处, 本文仅针对大型接待的特点, 就工作开展中的方案预演、工作对接和细节处置等关键点提出一些经验。
(一) 强调实地预演, 落实方案执行。
凡事预则立, 对方案进行实地预演是检验其可行性, 及时发现并解决问题的重要步骤。实地预演必须注重实效价值, 组织方应就接待方案的所有既定步骤和环节进行实地考察、模拟和预演, 提前熟悉环境, 掌握情况, 力争通过现场办公会等形式, 第一时间解决问题, 迅速完善方案, 确保胸有成竹。以嘉宾报到工作为例, 我校各组别均提前数日组织接待人员走访各报到点, 反复演练接待步骤, 效果立竿见影。在应对大批嘉宾同时报到时, 工作按部就班、现场井然有序。
(二) 重视环节衔接, 实现无缝对接。
大型接待工作要实现环环相扣, 上下贯通, 必须重视各项工作环节的衔接问题, 这其中涉及包括信息、活动、人员等方面的工作对接。尤以活动衔接为例, 在各活动之间、在活动与餐饮、交通、住宿等安排之间进行转场时, 一方面要强调接待人员“手递手”的传送职责, 另一方面也应安排机动人员及时补位, 确保流程进度紧凑高效。
(三) 及时发现细节, 清除工作死角。
接待工作是细微之处见水平的工作, 提前预判细节问题并及时处置既能够避免突发情况, 减少补救工作, 又能够体现用心的工作态度, 给嘉宾带来温暖感受。如我校在前期分配嘉宾房间时, 尽可能地将嘉宾及其随员、嘉宾及相关行业领域的同学朋友安排到同一楼层相近房间, 为宾客提供交流便利, 同时也能减少后期重新调动的麻烦。
三、应对情况变化的基本对策
嘉宾接待工作毕竟是“人对人”的任务, 存在着许多不可预测的变量, 接待人员在应对情况变化时, 应当保持冷静的头脑, 运用灵活的对策, 迅速化解危机。结合我校校庆中出现的问题, 本文认为工作中可能出现以下两类“情况变化”:
(一) 场面混乱、引导无序。
活动始末的大量人员集散时是容易出现场面混乱的场合, 经常出现嘉宾不知所措, 现场组织紊乱。为预防这类情况, 组织方要强调接待人员全程接待的职责, 应当确保每个活动开始前结束后十分钟到岗, 更重要的是, 接待工作既要有“盯人防守”, 也要有“站位防守”, 在转场沿线应安排专人当值看守, 随时填补接待缺位。
(二) 突发变化、情况紧急。嘉宾信
“以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以面向门的右侧之餐桌为上桌。
“内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌。亦称“以远为上”
“居中为上”。当多张餐桌排列时，一般居中央者为上。
通常情况下，以上三种桌次排列的常规做法往往是交叉使用的。
2、席次的安排。在宴会上，席次是指同一张餐桌上席位的次序。中餐宴会上席位的具体规则有四：
面门为主。正式宴会时，主桌主人通常坐在面向餐厅主门、能纵观全局的位置;有两位主人时，第二主人与主人相对而坐。同桌上其他成员的席位安排依据礼宾次序，以离主人座位远近而定，主宾双方交叉排列。
主宾居右。按照“右为上”的原则，主人的右侧为第一宾客，左侧为第二宾客;第二主人左右两侧亦同，分别安排第三、四宾客。其他随从人员或翻译，则坐于其他的席位上。这种形式比较适合圆桌。
条形桌有多种排法，一般主人的右侧安排第一宾客，左侧安排第三宾客，而第二主人的右侧安排第二宾客，左侧安排第四宾客，如桌子一面是单数时，主人和第二主人可以相对而坐，双数时，主人和第二主人交叉斜对而坐谈话方便，其他不变。条形桌的桌面比较宽时，为方便交谈，可采取圆桌的排列形式，主人两侧分别坐第一和第二宾客，第二主人两侧分别坐第三和第四宾客，其他亦同。
好事成双。根据中国传统习俗，每桌就座人数最好为双数，以示吉祥。
根据中办掌握的原则：当领导同志人数为单数时，1号首长居中，2号首长排在1号首长左边，3号首长排右边，其他依次排列；当领导同志人数为双数时，1号首长、2号首长同时居中，1号首长排在居中座位的右边，2号首长排左边，其他依次排列。
（一）、主席台人数为奇数时：
7531246
（二）、主席台人数为偶数时：
531246
二、关于宴席座次的安排
宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。
三、关于签字仪式的座次安排
签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。
四、关于乘车的座次安排
要做好新形势下的基层信访工作, 满足人民群众新要求新期待, 就必须切实提高对信访接待工作的认识, 深化接待细节, 强化接待效果, 从而更好地维护群众的合法权益、促进社会稳定。
1提高认识, 切实改善工作作风
信访工作关系到党的执政地位的巩固, 关系企业的社会形象, 关系到国家的长治久安以及社会的和谐稳定。信访接待人员思想上必须引起重视, 切实提高对信访工作重要性的认识。
一是提高对维护上访者合法权利的认识。上访是法律赋予每个公民的基本权利, 除法律特殊规定的以外, 不受任何人和单位的干涉或限制。群众来上访反映问题, 肯定有其主客观原因, 我们要正确引导他们依法行使上访权。同时, 我们必须改变部分人把上访称为“闹事者”、“刁民”等片面的看法。
二是提高对倾听上访群众心声的认识。认真听取来访人的心声, 是信访工作人员树立群众观念的体现。信访部门作为企业对外的窗口, 不仅代表的是企业形象, 而且代表着企业的公开公平公正行使权利的形象。因此, 接待人员既要对企业负责, 对法律负责, 又要对上访群众负责。
三是提高对改善工作作风的认识。树立良好的办公形象, 取得群众的理解和支持, 迫切要求信访接待人员端正工作作风。接待人员要在思想观念上要坚持群众利益无小事, 全心全意为人民服务的宗旨, 在接待过程中, 礼貌待人, 热情服务, 丝毫不能有厌烦情绪, 认真对待群众信访要求, 绝不能敷衍了事, 要让来访人感到放心、舒心。
2深化接待细节, 展示良好企业形象
接待中必须深化接待细节, 严格遵守信访人员职业道德规范的有关规章制度, 认真做好接访工作, 展示良好的企业形象。
一是注重接待环境建设。接待场所的办公用品要摆放整齐, 上访人的座位要安排在接访人的正对面, 以示重视和尊重。接访场所要保持干净卫生、给人以清新、温馨的感觉, 营造一种家的感觉、家的氛围。接待人员仪着打扮要整洁大方, 精神饱满, 带着感情、亲情、温情去接待, 带着诚心、耐心和爱心去接访, 使上访人感到亲切和温暖。
二是热情接待, 礼貌待人。依据接待员制度及工作职责, 接待人言行举止必须文明, 仪表整洁, 对来访人反映的问题, 耐心听取, 认真记录, 同时对他们提供法律咨询, 宣传信访部门的职能。
三是恪尽职守、秉公办事。严格按照有关管理规定, 客观公正地处理各类信访案件, 切实保障群众的合法权益。对属于我们管辖的事项, 做好解释说服工作。
3强化接待效果, 依法化解矛盾
只有建立有序、务实、高效的信访工作机制, 基层信访才能真正做到畅通渠道、听取民意、排忧解难、执法为民。接待人员在履行职责中还要深怀爱民之心, 恪守为民之责, 多办为民之事, 从而切实维护好人民群众的根本利益, 努力提高信访部门的公信力。
一是健全信访接待规章制度, 畅通信访接待渠道。畅通信访接待渠道是信访工作的首要环节, 如果矛盾解决得好, 问题处理得圆满, 来访者会息诉停访, 息事宁人;如果处理不当, 则容易导致矛盾激化, 甚至可能造成越级上访、集体上访, 影响工作, 影响社会稳定。首先要健全接待制度及工作职责。接待人员应格严格遵照接待员制度, 认真履行工作职责, 端正服务态度, 热情接待来访人, 设身处地多为他们着想, 要有亲和力, 努力为他们排忧解难。其次健全信访工作的首办责任制度。各承办人对于受理的案件必须依法办理, 负责到底, 并在规定的期限内办结。通过落实这一制度, 减少不必要的重复劳动, 提高工作效率, 努力把问题解决在首次办理环节。
二是全面了解事实真相, 正确运用政策和法律。首先, 接访人员要认真、仔细阅看上访人提供的材料, 理清案件情况, 最大限度地接近案件真实, 切实避免上访人从主观上认定接访人员缺乏诚意, 产生不信任感。其次, 接访人员要耐心倾听上访人的叙述。上访人多是案件发生演变的经历者、当事人, 他们的叙述对于了解案件情况至关重要。在倾听过程中, 即便是已经说清了的事实, 甚至与案件无关的叙述, 也不要轻易打断, 更不能随意训斥, 否则上访人就会因为思想固执、心理脆弱、敏感多疑的特性, 和接访人发生吵架甚至漫骂, 从而将问题以小拖大。再次, 接访人员要详细询问案件事实。看了材料, 听了叙述, 也不一定能客观全面了解事实真相, 还需要问他们提供材料及叙述过程中未提及的事实与证据;问他们提供证据材料的来源和出处;对他们提供的证据材料及叙述的事实进行说明和解释, 去伪存真, 客观、全面掌握事实真相。
三是依法做出结论、答疑解惑、释法说理。在全面了解事实后, 接访人员要依据政策和法律对上访事项做出结论、答疑解惑、释法说理, 即上访人的上访事项是全部有理还是部分有理还是于法无据, 这是接待过程中最重要的部分, 是接待人员的接待技巧、政策水平、法律知识的综合体现, 事关接访成败与否。对于上访事项全部有理或部分有理的, 或上访人未发现、而政府及司法机关认定的事实、适用法律确有错误的, 接访人员要给他们以法律帮助, 告诉他们到有关管辖权的单位通过合法程序维护自己的合法权益, 真诚帮助上访人寻求解决问题的途径。对上访人存在认识上的片面性, 固执已见, 认为自己掌握的事实就是全部真相的情况, 接访人员要耐心给他们释法说理, 告诉他们法律对证据的规定、证据的种类、证据的要求, 还要告诉上访人因他们无权看卷, 对卷内其他证人证言、书证等证据材料了解不够, 其对证据和事实的了解未必客观、全面、真实, 进而引导上访人接受司法机关正确的处理决定。
四是把握信访人的心理特点, 强化信访心理疏导。文明接待有利于与信访人的沟通, 只有满腔热情地接待来访人, 设身处地为他们着想, 才能拆除双方感情上的屏障, 取得他们的理解和信任, 使之端正上访态度, 为解决问题打下良好的基础。对有信任心理的信访人, 在接待中认真听取他们的举报, 控告和申诉, 并积极为其解决问题, 同时要认真落实并及时反馈办理情况。对有不平心理的人要注意缓和气氛, 心平气和地听取他们的陈述, 对反映的问题能立即答复的要认真答复;需要转办的, 要及时告知情况, 不拖延;对一时不能答复或短期内解决不了的, 要向信访人解释清楚, 同时要劝其正确对待个人的名利得失。对有恐惧心理的人要耐心地做工作, 从精神上给予鼓励和安慰, 使其消除顾虑。对心存趋利避害心理的人要适时地宣传有关法律、政策, 抓住时机, 指出其思想方法的片面性, 并讲明只有实事求是地反映情况才能使问题得到及时处理, 打消其不正确的念头。对心存侥幸心理的人要使其明白案件的处理要靠事实、证据说话, 不要心存侥幸。对有从众心理的人要向他们讲明反映的问题能否解决不是以信访人的多少或信访次数的多少来决定的, 关键是所反映问题的真实性、合法性, 改变其错误观念。对具有病态心理的信访人, 态度要热情、诚恳, 在接待时要特别注意不能采取强硬办法将其推出门了事或置之不理, 以免造成有理诉讼被无理压制, 或无理缠诉愈演愈烈;也不能为摆脱信访人的缠诉, 不负责地迎合其不正当要求而随便许诺, 使其多次、反复长期缠诉不止。S
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