项目档案工作方法(共8篇)
项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料,为使项目档案齐全完整准确,就需要一套行之有效的方法加以保证。建设项目档案工作的步骤和方法概括起来主要有以下几个方面:
1、健全档案管理体制
行文明确分管领导和档案人员。项目立项后,成立项目办,之后就要明确哪位领导分管档案工作,哪位同志负责档案工作。
2、制定档案工作规章制度、业务规范
主要制定《项目文件立卷归档办法》、《项目档案保管期限表》、《项目档案保管制度》、《项目档案利用制度》等。
3、跟踪了解建设项目招投标情况
档案人员要及时了解项目的招投标情况,一方面可以及时将招投标过程中产生的文件及时归档;另一方面,可以了解项目的参建单位,便于下一步指导项目文件材料的归档工作。
4、将项目档案管理纳入合同管理
将项目档案管理纳入合同管理,是保证项目档案齐全完整的有力措施。一个项目,参建的单位很多,少则五、六个,多则上百个。因此,档案人员应及时将建设项目过程中产生的文件材料的整理、归档、移交时间、份数、套数和违约责任等内容向有关领导和负责合同的人员沟通,以保证签订的合同中有项目档案管理的内容。
5、明确参建单位兼职档案人员,建立档案管理网络
项目办要和参建单位联系,要求每个参建单位都要明确一名兼职档案人员,负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。
6、对项目档案管理人员进行档案业务知识培训
培训内容:①《档案法》、《广西壮族自治区档案条例》的有关精神,提高档案意识。②标准办法,主要有国家档案局关于《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》,国家档案局、发改委《关于重大建设项目档案验收办法》以及有关行业关于档案工作的标准规范,以及结合本项目实际制定的项目文件材料归档办法等等。
7、设置必要的档案保管条件
①设置档案库房,具有八防措施;②购置必要设备,如计算机、复印机、空调等;③统一档案装具,如档案柜架、卷皮、卷盒等。
8、项目办档案人员阶段性的检查、指导
(1)开工之初,项目办档案人员要检查各参建单位在建设过程中形成的文件材料字迹材料是否符合要求,各种表格格式是否符合要求,有关文件材料盖章签字是否规范等等,除纸质文件外,其它载体的材料也要及时收集归档。
(2)竣工文件编制阶段
竣工图是反映工程实际状况的唯一依据。要注意竣工图的编制。①竣工图应准确、清晰、修改到位。②更改内容要在相关图纸上和相关部位上修改到位,并注明修改依据。③应逐件加盖竣工图章、竣工
图章中的内容应填写齐全、清楚,不得代签。④应有竣工图编制说明,设计变更清册,变更依据性文件上应标明被修改的图号。
(3)立卷整理阶段
建设项目试生产后,着重立卷归档工作。项目办档案人员要对参建单位的兼职档案人员进行业务指导,重点指导组卷、编号、卷内目录、备考表的填写,案卷题名的拟写、保管期限的划分等等。由于参建单位多,最好采取以点带面的方法进行,以一个参建单位为样板,其它参建单位学习观摩、既省时又省力,效果很好。
(4)监理审核阶段
监理审核的要点是竣工图是否符合现场实际,设计变更的内容是否反映到竣工图中,审核之后要编制竣工图审核报告。
9、办理移交手续
包括两个方面:一是设计、施工、监理等参建单位将整理好的档案向项目办移交;二是项目办向生产使用单位移交,移交手续齐全,有移交清册和经手人签名。
10、档案排架、编目
按分类方案进行档案的排架编目,一般来讲要有案卷目录和全引目录或专题目录。特别要注意,各种特殊载体的档案也要编制案卷目录。
11、自查
上述任务完成后,建设单位要对照重大建设项目验收办法和验收标准进行自查。
12、申请档案验收
项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重大建设项目档案验收申请表》,申请项目档案验收要符合《重大建设项目档案验收办法》中明确提出的4个条件,同时内容要完整、准确。
13、预验收与整改
这项工作很重要,是保证项目档案齐全完整和项目档案验收顺利通过的有力措施。预验收有两种方式:一是请组织验收的单位组织有关专家进行预验收;二是请当地档案行政管理部门会同主管机关档案部门进行预验收。预验收组提出意见后,生产单位或项目办领导要高度重视,拿出整改方案,由项目办会同有关参建单位共同整改。
14、验收
一、成本管理的必要性
各行业都要构建信息档案, 尤其各类企业。在行业的内部, 日常性的所有活动都配备了必要的档案, 信息档案因而收录了多样的日常信息。信息档案可分成外部及内部这样两类, 应能准确收录信息并且归档, 制作出系统性的完整信息档案。从目前来看, 信息档案含有技术类的资料、生产性的资料、其他相关资料。通常来看, 信息档案有着可参照的价值, 应当妥善保留[1]。同时, 信息档案也呈现为综合性, 是综合的信息。
随着行业的完善, 经营及生产的各环节都增设了档案。信息档案作为必要的项目, 也会消耗掉某一比例的行业成本。唯有科学监督, 才能杜绝不必要的额外浪费, 减低总体的支出。信息档案设定的成本管理融汇了较多内涵, 也涉及多样的监管环节。经过深入解析, 设定了全面的档案成本管控。
二、成本管理现状
信息档案项目表现出系统性, 信息档案保留下来的多样信息都反映着平日经营的具体状态, 是珍贵的参照。从现存状态看, 较多企业并没能拥有持久且稳定的信息档案, 构建档案的时限也是较短。企业仍没能接纳更高层次的成本管理, 存在各类的弊病。详细来看, 成本管理表现出如下缺陷:
首先, 信息存档及监管配备的人员并没能拥有最优的水准, 素质仍有待提升。成本管理包含着专门知识, 表现为专业性。针对于成本监管, 也需配备最合适的人才。但是从目前看, 信息档案配备的成本管理人员倾向于忽视细微的成本监督, 觉得无关紧要。某些人员缺失必备的责任意识, 档案成本管理因而停滞, 阻碍到持久的企业进步[2]。
其次, 从核算角度看, 各阶段的核算并不精准, 缺失了指引性。针对多样的项目, 都需核算得出精准的成本。通常来看, 企业都注重于平日内的生产成本, 却忽视了隐含的档案管控成本。对于各项目配备的档案, 企业并没能明确总体成本, 经常造成浪费。信息档案收录了全面的行业发展现状, 档案成本的核算也应涵盖全面的要素。但与此同时, 核算档案也是有期限的, 应当把核算的流程控制于给定的期限内, 做好成本核算。某些情形下, 为确保准时予以交付档案, 经常选择压缩档案并且简化原本的核算流程。这样做之后, 档案成本核算就趋向于形式, 忽视了成本管控的真正价值。
第三, 在成本管理中, 相关人员也没能提升必要的意识, 经常忽视成本。时代在不停变更, 但与之相应的成本监管意识却没能随之提升。在部分行业内, 成本管理者仍秉持传统认识, 没能拟定明确的职责。这样的状态下, 信息档案消耗的某些成本没能被归入核算范围, 造成额外浪费。在档案分类时, 也没能采纳最适宜的标准, 混同了各类档案, 因此也没能划分详细的成本。
三、探析合适的管理方法
(一) 提升综合水准。
信息档案特定的成本管理应当确保精准, 成本管理相关的职员就要拥有更优的综合水准, 不断接纳新式的认识。详细来看, 综合水准包含着责任意识、更高层次的专门核算知识、细致的耐心等。项目成本的调控及监管应被看成首要的, 要设定适当的总体规划, 依照拟定的流程予以监督。为此, 企业应能增设日常性的培训, 宣传成本管控的必要性[3]。在这种基础上, 提升全面的监管水准, 杜绝细微的成本偏差及漏洞。
(二) 设定健全的机制。
从目前来看, 档案成本管理已被逐渐接纳, 但仍没能配备健全的机制。若要优化成本、强化日常的监管, 首要步骤应为增设全方位的机制。健全成本管理, 完善现今的监管机制。唯有健全了机制, 才能杜绝隐含的差错, 规避额外成本的浪费。在健全机制时, 企业也需结合实情, 全方位解析并且探究。
(三) 强化常态的成本监督。
信息档案并非直接关系着平常的生产, 管理人员常常觉得信息档案与经济收益并不相关, 因而忽视监督。然而若能强化这一环节内的成本管控, 将会为企业节省更多的资金, 用于经营运转[4]。
结语
在现今阶段内, 信息档案融汇了多样的资料及情报, 是企业可参照的必要材料。在监管信息档案的进程中, 唯有全面调控成本, 才能从根本入手优化常规的档案管理。对于信息档案, 应当增设全方位的成本管控, 真正缩减档案开发及构建的成本。从现状看, 信息档案项目配备的成本管理仍没能完善, 有待持久的改进。应当归纳珍贵的成本管理经验, 用最小成本创设最优的档案管理成效。
参考文献
[1]杜登梅.高校档案信息系统项目成本估算探析[J].中国科技信息, 2012 (15) :103-104+107.
[2]杜登梅.高校档案信息系统项目进度管理研究[J].科技资讯, 2012 (33) :251-254.
[3]刘越涛.试论信息系统项目管理档案文件资料的收集工作[J].信息与电脑 (理论版) , 2012 (07) :2-33.
2制定境外项目归档范围及考核办法。用《档案法》和《档案监督办法》来约束项目责任人和责任单位;对油田境外项目的档案管理机构、人员、体制及项目综合管理等方面,提出档案管理方面的要求,明确各职能部门的责任。在境外项目中实行集中统一管理、分级负责的原则,由国内主管单位统一管理,各项目管理体系保持一致。
3加强境外项目的指导监督和考核。首先,档案管理部门要及时指导,对归档的文件材料严格把关,尽到监督的职责。要善于运用国际施工标准。作为国际承包工程,双方往来资料、谈判记录、传真等都是凭证和依据,这部分资源对境外项目日后工作起着非常大的作用,这部分项目工程的档案资料要做到齐全完整,必须与国际质量管理体系保持一致。其次,档案管理部门要做好项目归档文件材料的检查验收工作:对境外项目如何运作、产生的资料如何管理,要制定境外项目档案归档管理考核办法。以考核机制来约束境外项目的归档情况。如,各境外项目必须指定一名技术负责人负责项目文件材料的收集、整理和移交归档,项目经理为第一责任人,将项目档案归档情况与项目经理工作业绩和经济效益挂钩,项目技术负责人(也就是档案兼管人)负责对项目档案工作统筹安排并进行协调、督促和检查,担负整个项目档案的具体协调指导工作。再次,将境外项目档案工作纳入国内各主管单位和相关部门的工作计划、经营考核和年度考核范围,及时组织项目主管单位和档案部门进行相关的业务指导,档案管理部门定期进行监督和检查。境外项目产生的项目档案在不方便带回时,可以按年度向国内主管部门移交当年归档目录,同时上报电子文件目录,如所在国不同意带回的,应将复印件或备份件报国内主管部门统一备案后移交归档。对油田境外项目因工作需要,项目产生的档案资料无法带回国的,应做好归档档案的存放和备份工作,在条件允许的情况下保存一份电子文件带回国内归档保存:针对境外项目产生的各门类档案,要根据所在国家(地区)的具体要求,适当延长或缩短档案在所在国的滞留时间。
4运用现代化信息管理,做好境外项目服务工作。通过档案专栏、网络进行信息发布,让国内和境外档案人员都可以很方便地了解到各方面的信息。利用网络技术服务于境外项目,油田境外项目的档案工作要以为境外市场服务为中心,建立境外项目网上服务系统,为境外项目提供咨询服务,使境外工程项目能方便快捷、准确地获得相关的档案服务,为境外项目提供重要的信息资源。建立境外项目联系机制,通过网络等现代化管理设备,做好协调归档工作。
5加强境外项目培训。根据境外项目的自身特点。建立境外项目培训体系,将档案工作列入境外项目国内主管单位举办的境外项目管理人员培训内容,由项目经理指定一名专职档案员进行出国前的培训,以此提高境外档案人员的业务素质、语言素质及思想素质,提高境外项。目各级管理人员的档案意识和综合专业能力。
6提高境外专兼职档案员素质。境外项目专兼职档案员要有很高的思想素质,能维护国家和企业的利益。有着良好的保密观念和习惯,懂得如何保证境外档案的安全,确保商业机密。境外项目档案工作者,要具备一定的语言表达能力,懂得项目所在国语言。
7档案管理部门要担负起归档审查的责任。油田档案管理部门,要在境外项目出国前。采取多种形式举办境外项目档案管理专题讲座,向境外项目人员传播档案专业知识,通过多种渠道对境外项目形成的档案进行业务指导;认真把好项目跟踪、预算、投标和合同签订等关口。坚持把制度贯穿于决策、执行、监督、反馈等各个环节。
8加大境外项目档案设施方面的投入。加大境外项目档案部分的资金投入,对境外企业(项目)服务的设施设备进行更新。
9实行归档控制,统一管理模式。为保证境外项目归档的时效,对境外项目归档范围和归档时间进行统一控制,凡项目产生的具有查考价值的各种文件材料、投标文件、合同协议、电子文件、声像、实物、工程施工、竣工文件都应该按规定统一归档保存。根据实际工作需要,采取相对集中、分级管理的形式。
境外项目部要将日常收发文、传真、工程管理等全部纳入控制管理,对于涉及油田和企业商业秘密的档案指定专人管理、专人归档。电子文件均使用加密硬盘备份后带回国内归档。建立电子台账和文书档案、科技档案数据库,项目设置兼职档案员,集中统一管理该单位境外项目所形成的所有档案并进行分类组卷,改变以资料管理方式管理档案的混乱状态。
我国经济不断在发展,许多建设项目也逐步趋于细节化以及大型化,所以,为了更为有效地开展项目建设工作,要强化项目档案管理的工作。基于此,本文论述了重大建设项目档案工作的全过程管理。
重大建设项目的档案管理要涉及到多个方面,包括项目管理和项目监督、项目维护和项目验收、项目审计和项目稽查以及项目改造等等,因此更要重视项目的档案管理工作,并从细节以及宏观两方面着手展开实践工作,这样才能更好地进行后续的工作。
概述重大建设项目与档案管理工作
站在宏观的角度来讲,所谓的重大建设项目即同开发和投资以及建设相关的建设项目,其涵盖了极多的内容,覆盖极广的范围。简单的来说,可划分成两种重大项目建设:第一种,同生活相关的配套项目,相对来讲,这一建设项目更为细化、更为具体。第二种,地方主体的建设,这一建设项目同城镇经济的进步以及发展有着莫大的关联,可被称之为总体的城镇规划发展项目。(王雅丽.高职院校项目档案工作存在问题及解决措施探讨包头职业技术学院学报,2015,16(2):94-96.)而分析具体的重大建设项目内容,又可划分为六大类的重大建设项目。第一,利用政府行政的财政建设资金而开展的项目,一般情况下,这一些项目会对被纳入到财政管理当中的建设资金或者相关部门的预算资金进行利用。第二,市政部门所安排以及国家指定的相关建设项目。(许佳佳.加强医院档案工作管理促进医院持续健康发展中外健康文摘,2011,08(2):450-451)第三,对国债资金进行利用而展开的建设项目。第四,由市级财政部门来担保贷款而开展的项目。第五,由市级的人民政府或者发展改革委员会稽查和制定审核的建设项目。第六,相关的市级单位同国家单位融资或者出资而开展的建设项目。(赵振.智能电网建设项目档案标准化管理的实现与思考.卷宗,2016,6(6):97.)
而对于重大建设项目的相关档案管理工作,其有着新型的管理模式。项目法人是这一模式的管理核心,纳入合同是管理的依据,控制并且监理是极其重要的管理手段。在开展以及实施档案管理工作的过程中,不管是项目监理单位和项目的施工部门、项目设计部门和项目建设部门,还是相关主管部门和档案行政管理部门,都应全程参与其中。除了要在实施项目之前介入其中,在开展项目的过程当中,也应进行事中调整以及控制。此外,当项目在收尾的阶段时,多个部门还要将验收把关以及事后核查等相关的工作做好。(姚彤.浅论水利信息化建设项目档案的有效管理信息安全与技术,2013,4(12):11-12,17.)由于这一新型模式是全面把控且全面监控的,因此确保了更为具体以及全面的项目档案管理工作。通过这一模式,可在档案管理工作当中融入项目建设的每一个环节和阶段以及每一道工序,从而使项目建设档案的精确性以及完整性得以保障。(赖映兰.电力企业重大建设项目档案的保存管理探讨贵州电力技术,2015,18(8):91-92,45.)
分析重大建设项目档案工作的全过程管理
本文具?w分析了重大建设项目档案工作的全过程管理,以下就是几大要点,见表1。
项目前期准备工作。相关的建设单位在开展工程建设项目时,就应在重要的开展内容当中纳入到档案工作这一项内容,并把其当作工程建设的重要组成部分。与此同时,相关的档案管理单位应开展收集和整理以及分类建设文件、项目资料等资料的工作。工程在初期立项时,作为建设单位,应同建设项目的重要内容以及自身特点相结合,并充分地对工程实施单位进行考虑,从而划分工程、制定工程进度。(陆莹.规范重点建设项目档案管理工作的思考.包头职业技术学院学报,2015,16(1):88-89.)另外,应基于此,针对对应项目制定档案工作的计划,这样才能够落实档案工作具体的管理制度、工作进度和归档准则以及档案质量。(李晓波.新形势下煤矿企业重大建设项目档案管理工作优化探析.卷宗,2016,6(12):124.)还有,要将档案管理的机构建立起来,并对先锋工作的力量进行配备,确保管理机构能够高效地办公。最后,要将相关的档案制度建立起来,并在实践中使其不断地完善。同时,要使项目的存放制度和归档制度以及文件分类制度得以落实,这样在对文件资料进行整理时,相关的部门和监理机构以及施工单位才能有据可依。(姚丽雅.制约高校基本建设项目档案管理的因素与对策安徽建筑,2013,20(2):236-237.)
项目开工前标准统一化。重大建设项目在正式开工时,所有参与建设的相关单位应集中统计相关的工作人员,并且要将网络档案的管理体系建立起来,使其不断完善。建立起完善的体系之后,相关人员应在网络的管理系统当中录入详细的工作人员的档案资料,这样能够从多个角度和多个方位对所有的参与建设项目的人员进行档案管理。与此同时,作为建设的主导单位,应向各个参与建设的机构以及建设单位准确且及时的发放相关的制度标准。并且建设主导单位应重视档案管理人员的培训,可通过组织培训班以及召开会议的方式来开展培训,通过这样的方式,除了能够强化档案管理人员的管理意识,提升其工作业务能力,同时还能够统一规范相关的档案管理工作,明确每一档案管理人员的工作职责。站在某一角度来讲,项目工程正式开工之前,通过统一档案管理的相关标准,能够在实施工程项目的过程中,让档案管理人员让其更为高效地开展收集和归档文件资料的相关工作。
项目实施时的实时监管与控制。在实施工程项目的过程当中,应在工程实际的建设环节当中纳入档案管理工作这一项内容,并且要给予档案管理工作以及项目工程实体质量同等的重视。通过这样的方式,相关单位在检查工程项目的进度以及工程项目的质量时,就能够同步地检查形成的档案资料情况以及档案资料当前的管理状况。由于每一重大工程项目的环节不同,因此各大环节的监控细节也会有所区别,同时随着监控细节的变化,管理资料档案的情况也会发生变化。
在验收单项工程的项目工作时,要在同一时刻验收需要归档的文件以及相关的资料。在验收的过程当中,要重点对相关资料的完整程度以及整理的质量进行检查。假如有足够的条件,那么可对一些信息化的高端手段进行利用,包括网络和计算机等等,从而实时的监控相关的项目监理机构以及施工单位,继而确保及时地回收以及归档形成的项目文件。
作为监理机构以及施工单位,应在建立和施工具体管理的工作计划当中纳入同监理以及施工相关的文档资料管理工作内容,并且在施工考核时或者施工管理时,应将其当做重要的一部分。与此同时,不管是工程项目的技术人员还是相关领导,都应负责一些同项目文件收集相关的工作。所以档案管理机构可将工地的档案管理室建立起来,并基于此对合理的制度进行制定,并在实践当中实施,确保档案管理工作能够更为有效的开展和进行。
项目后期的总结与反馈。档案管理的相关单位在项目收尾时,应全面地整合和梳理项目开展过程中所归档和收集的全部档案资料,进行汇总,并细致地检查以及审核资料和文件,与此同时,要及时地修复以及调整出现问题的资料以及文件。完成了初步的检查之后,相关档案机构将专项地进行档案的验收。一般情况下,由两个部门组成了专项验收档案的机构,第一是行业主管的部门组织,第二是档案行政管理部门。
通过专项的档案验收,能够找到更为深入的档案问题,从而进一步地对其调整以及改进。由于这样的档案验收是多层次的,且要遵行多种程序,因此能够使建设项目的档案管理工作水平以及工作质量得以有效提升。
总而言之,为了确保更为高效的档案管理工作,使项目的档案管理工作水平以及工作质量得以有效提升,应密切注视工程项目实施的整个过程,并在实施项目的各个环节当中落实和贯彻档案管理的工作,只有这样才可真实地记录每一道工程项目的工序,确保更为可靠和真实的建设项目档案工作,给其他工程项目提供一定的参考依据。
知(黔开办﹝2010﹞273号)
各市(州、地)、县(市、区)扶贫办:
项目档案规范化管理工作是财政扶贫项目管理和资金管理工作不可或缺的重要组成部分。项目档案的规范化管理不仅是客观反映项目建设由来、项目实施过程、资金使用情况和项目检查验收结论、项目后续管护制度及措施等的现实要求,而且是真实再现项目建设历史原貌、有利于财政扶贫资金使用备案监察的长远需要。从以往财政扶贫资金项目检查情况看,项目县在项目档案管理中普遍存在的不足是项目资料的收集和整理欠规范,文字、图片、音像资料缺乏系统性、完整性,不能全面地、完整地反映从项目申报到审批、组织实施到检查验收、后续管护的全过程,特别是项目实施阶段进展、项目资金使用明细、资金审计和项目验收情况等,亟待加强项目档案的规范化管理工作。
为进一步提高财政扶贫资金项目档案规范化管理水平,使之能完整、准确反映从项目申报、竞争入围、项目审批、项目实施到项目验收、后续管护和项目资金使用全过程,特制定并下发“《贵州省财政扶贫资金项目档案管理材料》基本要求”,项目档案由文字、图片、音像资料三部分组成,请项目县按照文件要求并结合工作实际切实遵照执行。
本要求适用于“草地生态畜牧业、果药竹、油茶、蔬菜产业化扶贫项目”,“整乡推进连片开发项目”、“集团帮扶项目”等所有使用财政扶贫资金项目的档案管理。项目档案规范化管理工作将作为项目检查验收和目标管理工作的重要内容加以考核。
附:《贵州省财政扶贫资金项目档案管理材料》基本要求
贵州省扶贫开发办公室 二〇一〇年十二月一日《贵州省财政扶贫资金项目档案管理材料》
基本要求
项目档案由文字、图片、音像资料三部分组成
文字资料
(装订成册)
一、档案封面:项目名称以省批复下达项目名称为准
贵州省XX县□□□□年度 XXXXXXXXXXXXXXXXXX项目
档案资料
XXXX年X月
二、基本目录:
(一)项目县申报的《贵州省XXXXXXXX项目建议书》。
(二)“贵州省扶贫开发办公室关于下达□□□□年度XXXXXXXX项目立项批复的通知”。
(三)《市(州、地)扶贫开发办公室、市(州、地)财政局关于转发□□□□年度XXXXXXXX项目项目立项批复的通知》。
(四)“贵州省扶贫开发办公室、贵州省财政厅关于下达□□□□年度XXXXXXXX项目财政扶贫资金的通知”。
(五)项目县依据“贵州省扶贫开发办公室关于下达□□□□年度XXXXXXXX项目立项批复的通知”编制,并经省审定批复的《贵州省XX县□□□□年度XXXXXXXX项目实施方案》。
(六)《市(州、地)扶贫开发办公室、财政局关于“贵州省XX县□□□□年度XXXXXXXX项目实施方案”的批复》。
(七)县委或县政府围绕项目实施所制定的组织领导、技术支撑、政策保障、问题解决等措施的相关文件、纪要、简报资料。
(八)自省项目审批下达、资金到位始,第一、二、三季度项目实施工作小结和第四季度项目竣工工作总结。
(九)资金管理与使用资料:项目资金总帐和支出明细帐总表复印件,以及与第一、二、三、四季度项目实施工作相对应的资金使用报帐资料,包括每笔支出的报帐凭据复印件及支撑其支出的相关依据。如:大宗物资采购的报帐凭据复印件后附招、投(邀)标相关依据、正规发票及大宗物资投放到户清册复印件(清册内容含扶持农户户主姓名,是否贫困户,家庭人口,实施面积或养殖数量,投放物资品名、数量、单价、折合资金,现金补助,农户签名并盖手印)。
(十)项目实施单位《关于贵州省XX县□□□□年度XXXXXXXX项目实施情况自查报告》。
(十一)项目县审计局《贵州省XX县□□□□年度XXXXXXXX项目资金管理使用审计意见》(内容包括资金使用情况、存在的主要问题、限期整改要求)。
(十二)项目县扶贫办向市(州、地)扶贫办上报的《关于申请贵州省XX县□□□□年度XXXXXXXX项目验收的请示》。
(十三)市(州、地)扶贫办《关于贵州省XX县□□□□年度XXXXXXXX项目验收的意见》【内容包括:项目验收情况(项目实施及完成、资金管理及使用、项目档案及后续管理、扶持贫困户及贫困户受益等方面)、存在的主要问题、限期整改要求,并附验收组成员签名名册(工作单位、职务和职称、姓名、联系电话)】。
(十四)项目建成验收后移交后续管护的部门、村委会、合作社或协会及其制定的管护制度与措施相关资料。
图片资料
(分类归纳整理成影集)
要求能充分反映项目实施前期、中期、后期真实情景的具有代表性(同参照物拍摄)的图片,并在图片下方注明拍摄时间、地点、内容。
一、项目实施前期:每个项目区项目实施前实景,包括宣传组织动员农户、拟扶持农户(含贫困户)名单公告、大宗物资投放到户公示、投放场景、建圈、整地、培训等。
二、项目实施中期:每个项目区项目实施中实景,包括项目区项目建设标识、种畜投放和饲养管理、种苗移栽规范化种植、疫病和病虫害防治、技术指导与培训、各级领导及扶贫部门同志实地督促检查等。
三、项目实施后期:每个项目区项目实施后实景,包括相关部门督促、检查、指导、验收等。
音像资料
(编辑制作一张光碟)
摘要:贫困生是高校中普遍存在的一个特殊群体,如何才能更好地资助高校贫困生,创造更有利于他们成长的空间和环境,促进他们的身心健康,帮助他们顺利完成学业已成为高校资助工作的一个重要研究课题。本文通过辅导员指导贫困生以项目化的方式开展活动,试图探索高校辅导员资助工作的新方法。
关键词:项目化;高校辅导员;贫困生
近年来,高校贫困生群体的出现成为我国高等教育关注的焦点,党中央国务院高度重视贫困生资助工作,几年来高校相继制定和出台了一系列资助贫困生的政策,形成了由奖学金、助学金、困难补助、减免学杂费、助学贷款以及勤工俭学等构成的资助体系,该体系作为扶助措施使贫困生得到有效的资助。由于贫困生群体的特殊性,这些资助政策在具体落实的同时难免会产生一些新的问题。
一、目前高校资助工作存在的问题
1.高校资助重物质资助轻精神扶持
近年来国家助学政策呈现出政策到位、体系完善、方式多样、资助额度大等特点,国家助学政策很大程度能减轻家庭经济困难学生生活费、学费负担,帮助他们顺利完成学业。高校贫困生由于家庭经济的困难,面对高昂的学费,承受了比一般青年更加沉重的经济压力,因此,适度的物质资助在一定程度上缓解了贫困生的生活压力,使他们有更多的时间投入到学校的学习和各项课外活动中。
大学时代对于青年树立远大理想、发展智力、提高能力、形成良好的气质性格、促进身心的健康成长,具有十分重要的意义。从贫困生自身角度来说,自卑心理、人际交往局限、在环境的压力下产生的焦虑不安等是他们常见的心理问题。所以,贫困生的精神扶持应包括:第一,拓宽视野、提高能力;第二,增加心理知识,加强心理干预;第三,提供锻炼的机会和平台;第四,重视诚信和感恩教育。这样才能使贫困生心胸开阔、朝气蓬勃、专注于学业,并妥善处理好学习、工作和生活中的各种问题。
2.辅导员较少针对贫困生开展活动
高校辅导员处于学生教育管理工作的第一线,是最接近学生的群体,也是开展资助工作最有力的组织者和执行者。在大学校园里,辅导员最了解贫困生的家庭和经济情况,以维护家庭经济困难学生利益为工作出发点,本着公平、公开、公正的原则,有效地施行帮困助学。同时,高校辅导员又要以循循善诱的教育来启迪贫困生的心灵,更要开展各种各样、丰富多彩、有针对性的活动潜移默化地教育和影响贫困生。但目前辅导员在开展资助工作时存在着以下几方面的问题。首先,辅导员资助工作多集中在助学评定工作。目前,辅导员负责组织政策宣传、贫困生认定、诚信教育等每一个助学环节的工作开展。在调查中,大多数辅导员表示在资助工作中,对各类奖、助学金的评定,勤工助学方面特别重视。其次,辅导员谈心谈话多围绕贫困生家庭经济情况的了解。与贫困生日常接触多与关心贫困生生活和学习相关,较少涉及意志品质培养、情绪疏导等内容。谈话记录也较为简单,未能形成长期系统详细的分析。并且,辅导员针对贫困生开展活动较少。辅导员日常工作繁琐,日常的资助工作集中在各类奖、助学金的评定和发放上,较少开展一些针对贫困生的课外活动。常见的以贫困生为对象的校园活动方式较为单一。并且涉及贫困生隐私问题,辅导员在开展活动时更加小心谨慎。最后,辅导员开展活动希望得到专业支持。辅导员在开展贫困生相关活动时受到时间、资金和专业知识的限制,总会遇到一些困难,其中最常见困难是与贫困生谈话缺乏心理学相关知识的指导;不知道开展什么样的活动可以满足贫困生身心健康需求。因此,高校的学生工作部门和各二级学院有必要为辅导员的工作提供一定的支持,包括活动开展资金的支持和贫困生心理辅导的专业知识支持。
二、以项目化为载体开展贫困生活动
1.项目化含义
项目是一个组织为实现既定的目标,在一定的时间、人员和其他资源的约束条件下,所开展的一种有一定独特性的、一次性的活动。校园项目化是一种以学生自己为主体,通过学生申请项目,在老师的指导下开展一系列有意义的有针对性的实践活动,并在活动后进行项目的总结,充分发挥学生自我教育、自我管理、自我服务,给学生发挥个性和创造性的空间,能很好地培养学生实践能力、创新精神和创业能力的校园活动运作机制。
2.贫困生活动项目化运作
(1)贫困生活动项目化运作的原则。贫困生活动项目化运作以辅导员为主导,贫困生为主体和对象,以项目化为载体,在整个过程中把握贫困生扶助总体性原则。第一,坚持指导老师(辅导员)身体力行原则,辅导员是贫困生直接的教育者,一言一行起着言传身教的所用,在活动开展之初和进程中辅导员充分发挥了自己人格的力量,和贫困生尽可能多地交流,从健康人格的塑造到活动如何开展,应给予耐心详细的指导。第二,坚持尊重、公平、平等的原则,在整个项目开展过程中努力去营造一种相互尊重的,平等交往的环境,鼓励贫困生积极参与集体活动,感受集体的温暖,培养团队协作精神和合作的能力。第三,坚持对贫困生的全方位关怀,在项目开展过程中不仅提供一定的资金支持,更重要的是对贫困生的人文关怀和能力培养。
(2)贫困生活动项目化运作的流程。在实际运作中,首先,辅导员应积极宣传校园项目化工作,在日常谈心谈话中针对不同贫困生的特点启发贫困生以项目申报的方式参与校园文化活动,组织或承办各项活动。随后,辅导员就活动开展意义、活动开展方法、活动预算等方面指导贫困生撰写申请书,提交至高校大学生项目化运行中心,待项目获得批准后,辅导员在开展活动的全程中就如何宣传、组织给予贫困生指导。最后,在活动结束后,辅导员组织贫困生围绕活动开展的收获,组织活动中遇到的问题,解决问题的方法等进行活动总结,并指导撰写活动总结报告。
(3)贫困生活动项目化运作的方式。在贫困生活动项目化运作时可开展的活动方式可分为四大类。
一是思想素质类。具体方式:
1)辅导员可以运用自身掌握各种活动动向的优势,筛选出各种中有关帮助贫困生自信、自立、自强的讲座,如励志讲坛和名人访谈,指导贫困生围绕讲座主题申报关于参加讲座后心得体会的研讨方面的项目,在讨论会上加以引导,帮助其放下思想包袱,排除自卑情绪,引导他们树立自强自立的信心。
2)辅导员指导贫困生联系社科部的思想政治专职教师举办有针对性的讲座为申报项目,通过专职教师介绍一些逆境成才,在艰困环境中奋斗拼搏、改变命运的典型人物及事例或开展专职教师与贫困生谈人生等方面的座谈会,以此启发、激励贫困生,使他们树立正确树立正确的世界观和人生观,合理规划大学生活和人生道路,明确奋斗目标。
3)辅导员指导贫困生申报项目组织开展班级读书活动,通过搜集和阅读励志书籍,使贫困生在读书和读书交流活动中懂得在风雨中搏击去实现个人价值和社会价值。
4)辅导员指导贫困生开展班级主题活动为项目,以诚信或感恩教育为主题,通过情景剧、小合唱等形式使贫困生对诚信和感恩有进一步的理解和认识。并可通过校园爱心活动、无偿献血志愿者服务队、定期参与社会公益活动等方式使贫困生在实践层面将感恩的意识和回报的冲动转化为报恩乃至施恩的行为,并形成回报恩情、乐善好施、甘于奉献的习惯。 二是专业素质类。在学业方面,辅导员帮助贫困生合理安排工作和学习的时间,进行高效的时间管理。贫困生根据自身专业特色,以就业见习、专业培训等为主要内容申报项目,负责项目开展的贫困生可以开展优秀生介绍学习经验交流会,演讲比赛,学习技能交流会,专业学习竞赛,跨年级考研、实习经验介绍,大学生科技创新成果展等活动。创造机会让贫困生更多地展现自我、悦纳自我、提升自我,锻炼他们的策划能力、组织能力、协调能力和交际能力,贫困生和普通大学生在活动中共同交流学习,互帮互助,取长补短。同时,辅导员积极开拓校外实践基地,贫困生申报包括小组考察、参观、实习等活动的项目,增进贫困生对社会的认识,锻炼其人际沟通和实际工作能力,并让他们从实践学习,从而使他们明晰在校学习、锻炼发展的方向,最终实现对其学业的良性促进。
三是文化素质类。高校应为贫困生营造一个健康向上、充满爱和希望的校园文化环境,激发他们的奋斗精神,养成积极向上的良好生活态度。辅导员指导贫困生组成项目小组设立“爱心银行”――为贫困生提供小额贷款,“爱心超市”――免费为贫困生提供少量学习和生活物品,“爱心驿站”――二手物品收集和出售,最大程度上帮助贫困生,给他们创造一个良好的校园环境。辅导员也应引导贫困生申报项目以小型讨论会、成长分享会等座谈会的方式正确分析当前社会文化热点的介绍与评述性活动。可利用第二课堂、体育长廊等资源,组织贫困生开展高品位的文化、体育活动,提高文化修养和审美情趣。
四是身心素质类。帮助贫困生保持身心健康也是贫困生资助的一个重要方面。项目组专门聘请心理辅导老师开设心理讲座,帮助贫困生提高自己的情绪调节能力;树立自尊,自助,自强的主体意识;改变自己的负面情绪;建立和谐的人际关系等。同时,项目组积极策划多种形式的身体锻炼方法,鼓励贫困生参与体育锻炼,如风筝嘉年华,“贴膏药”比赛,健康长跑,郊游远足等,在娱乐中锻炼了身体。体育锻炼不仅能增强体质,调节情绪,还可以促进心理环境的优化,进而促进身心健康。参加体育锻炼也是一种人际交往的方式,增加贫困生与人交流的机会。
3.贫困生活动项目化运作的优点
(1)提供非物质资助方法。以项目化方式开展贫困生相关活动,是目前高校辅导员开展资助工作新的尝试。它为高校辅导员开展非物质资助提供了有力抓手,对勤工助学的`资助方式进行了补充;也为高校辅导员开展贫困生资助工作搭建了交流的平台,增进了贫困生之间,贫困生与其他同学,贫困生和老师的沟通;更为高校辅导员开展贫困生思想政治教育提供了新的思路,告别了单纯以说教为主的方式,使贫困生通过一次次生动的经历,在活动中领悟做人做事的道理。
(2)符合贫困生高校资助的特点。高校资助工作是一项长期且系统的工作,各种奖、助学金,助学贷款等给予贫困生经济上的支持,可以解决他们生活上的后顾之忧。贫困生活动的项目化运作从项目前的总体规划,项目初期的活动设计,项目实施过程中指导老师的大力支持和具体活动的组织以及项目最后阶段的总结工作都对贫困生课堂知识的实际应用和实践能力培养起着重要的作用。同时,辅导员引导贫困生通过项目化开展形式多样的活动,可以加强校园文化建设,倡导勤俭节约、艰苦奋斗、自强自立、平等、关爱之风,形成宽松、和谐、乐观、向上的群体氛围,有利于贫困生形成积极向上的思想状态,高校资助工作会更有成效。
(3)培育贫困生的主体意识。由于项目的申报和参与都是以贫困生为主体进行的,所进行的活动也是在辅导员指导下的符合贫困生特点和需求的活动,这样能很好地培育贫困生的自强自立精神。在“项目人人可以申报,参与人人机会均等”的良好氛围中,以贫困生为主要成员的项目小组通过开展各种大学生喜闻乐见的活动,通过项目化的规范运作模式,使更多的贫困生在步入社会、走上工作岗位之前,在学校中就开始按照项目管理的理念尝试项目的实施,进一步拓展学生的综合素质、培养学生的创新能力,更从精神上,学业上,能力上获得极大地满足和成就感,消除了经济贫困给他们带来的消极影响。
4.项目化过程中要注意的问题
在贫困生开展项目化活动的过程中,还需要辅导员注意有一些问题。一是贫困生隐私权的保护。为了更好地帮助贫困生,辅导员收集了关于他们各方面的资料,这些资料都应注意保密,不宜对项目组成员和其他学生公布。二是注意建立动态的贫困生档案,在工作中要及时准确地了解他们的信息,如心理状况,经济状况,了解不同贫困生的特点和需求,建立一个动态的档案,这样才能在恰当的时候给予他们帮助,同时,也能进行项目开展前后对比,寻求更加适合的教育资助方式。三是注意项目开展过程中的教育和引导。辅导员应指导学生完成申报的项目,以鼓励和支持的方式为主,帮助提高学生的自信心,开展的活动应以诚信、自立、自强教育为主旨,重在参与,而不应片面追求活动的形式和效果。
三、结语
总之,高校辅导员必须设身处地的为贫困生着想,忧其所忧,解其所忧,从内心去理解和尊重贫困生,通过项目化开展的活动引导和指导贫困生树立正确的世界观、人生观和价值观。在开展项目化的过程中以充分尊重人、理解人、关心人、帮助人、肯定人、发展人为原则,才能使高校资助工作不仅仅停留在物质帮助的层面,从而达到对贫困生进行全面的资助,实现贫困生身心健康的最佳状态。
★ 高校辅导员工作总结
★ 高校辅导员学期工作计划
★ 高校辅导员考核工作总结
★ 高校辅导员个人总结
★ 高校的辅导员工作计划
★ 高校辅导员工作职责
★ 高校辅导员面试技巧
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★ 高校辅导员学生学期评语
一、工程建设项目档案接收工作中存在的问题
由于有关建设及施工单位对建设项目档案的重视程度不同, 建设项目档案的收集工作实施力度和工作效率也就不相同。所以, 建设项目档案资料收集过程中, 仍然存在许多弊端。主要有如下几个问题:
(1) 档案意识淡薄, 由于机关各科室及直属部门不重视对施工过程中产生的前期资料的收集、整理、移交等环节, 不能有效收集前期资料。
(2) 档案收集过程中存在着施工过程中文件材料的收集与施工不能够同步进行的现象, 影响工程项目档案顺利验收。
(3) 监理部门对监理资料的不重视, 造成监理档案的收集完整率、归档率低。
(4) 部分档案员没有经过专业培训就直接上岗, 兼职档案人员缺乏专业知识, 施工单位档案员更换、流动频繁, 身兼数职, 面对投资大、工程单位子项多的工程项目资料, 导致档案收集、整理、分类、归档工作滞后。
二、解决建设项目档案收集工作中存在问题的措施
我们为了做好建设项目类档案的收集工作, 需要从多方面、多角度来寻找问题的根源, 提供多种解决措施, 解决上述问题。
1. 转变观念, 提高服务水平
随着油田的发展和变化, 以往的服务观念和工作方式不再适合目前档案工作的要求。当前形势要求我们改变服务理念和工作方式, 把建设项目档案接收工作由被动的工作变为主动, 树立窗口意识, 做到服务热情周到, 认真负责, 强化、维护档案部门的良好形象和公众利益。
2. 加强前期资料的接收工作
由于机关各科室及直属部门对建设项目档案的重视程度不够, 档案意识不够强, 项目前期管理资料各自存放, 不按时归档, 影响了建设项目档案的整体性, 造成了项目验收不合格。
针对这个问题, 我们以从项目立项开始参与, 参加项目例会、工程协调会、合同执行情况检查等会议, 在会上一再强调资料收集制度、范围、质量等方式加强了档案管理工作, 以及采取了将“归档范围确认表”发放给厂属各单位、机关各科室及直属部门, 要详细列出项目档案收集的范围, 并以发邮件、打电话、前去收集资料等多种方式督促有关部门按时移交工程项目前期资料。
3. 加大监督力度推进建设项目档案收集工作
为了进一步提高我厂档案工作规范化、制度化和科学化管理水平, 促进档案整体工作协调发展, 根据有关文件精神, 下发了“关于开展档案工作检查的通知”, 通知中从检查内容、检查形式、检查依据、检查结果的应用以及具体要求等五个方面进行了详细的阐述。在通知附上档检查表、归档要求、归档部门及归档文件材料接收人一览表等三种附表, 使厂属兼职档案员更清楚档案归档工作流程, 工作程序清楚明白, 真正做到年初有计划, 工作有落实, 年终有检查, 档案工作开展的有理、有据、有章可寻, 确保我厂档案工作整体水平稳步提升。
4. 建设项目档案收集工作要有计划有落实有检查
档案部门为了进一步做好厂建设项目工程资料管理工作, 根据厂实际情况, 制定并实施了“建设项目工程资料检查计划”, 成立了档案资料检查小组对26个项目从项目前期资料、项目管理资料、施工资料、试运行资料、监理资料、设备资料、竣工验收资料等进行检查。按照检查程序及时进行总结, 对项目管理过程中存在的问题进行记录、汇总, 形成建设项目资料检查记录, 并反馈给相关部门督促限期整改, 为进一步推进厂建设项目工程资料的收集工作夯实基础。
5. 加强学习, 提高档案员的自身素质
为了跟上建设项目档案种类及载体的多样化的步伐, 档案管理人员除自己努力学习专业知识外, 还要参加上级档案部门举办的培训班、座谈会、档案检查指导等多种形式的培训, 提高档案专业知识及综合素质。同时改变施工单位档案人员的更换、流动频繁的现象, 要确保兼职档案员的稳定, 让他们深刻认识到档案员是工程建设工作不可缺少的技术人员, 要求兼职档案人员要定期参加专业理论培训。定期举办业务培训, 及时做好各种文件、标准的讲解。平时对前来咨询的兼职档案员进行业务指导, 也通过电话、现场验收等方式进行业务指导。
6. 提高工程项目档案的质量要求
我们档案人员力求收集资料严格把关, 对归档的档案资料严格要求必须是原件, 内容要真实、准确, 与建设项目实际相符。归档的档案资料书写内容、表格、竣工图章、顺序、装订等方面都要按《中国石油天然气股份有限公司建设项目档案管理规定》的质量要求执行。
三、结论
关键词:电网;工程建设;项目;档案管理;分析
工程的建设项目档案,指的是从工程建设的立项开始,一直到工程竣工完成,在此期间发生的与运行维护相关的、具有保存价值的历史记录。因此在工程中要发挥档案管理的工作职能,就要树立起正确的工作观念,并获得工程领导的支持。而在实际工作中,工作人员还要不断的更新管理观念,并提高工程档案管理的额水平和管理能力,从工程开始立项就做好相应的档案管理工作,切实发挥其在工程建设中的监督指导作用。
1. 电网建设工程项目档案管理工作的现状
在电网企业的档案管理工作中,档案管理的主管部门就要落实对档案工作的管理责任,但是在管理原则上不能接受那些具体过程的项目档案。同时,各过程项目的建设单位还要做好档案移交的协调组织与管理工作,而监理单位就要做好档案的审核把关工作,而运行单位则需要做好项目档案验收与保管工作。工程在施工建设过程中,还要保证工程管理资料与工程实施能够同步进行。具体来说,就是要在档案管理中做到档案管理与工程建设的同步检查、同步布置与同步验收。
2.做好电网建设项目档案管理工作的措施
2.1 加强重视管理项目档案管理工作
在电网工程中,要做好建设项目的档案管理工作,就要重视档案管理的制度,在平时的会议中就要对档案的管理工作提出严格的要求,并督促档案管理能够顺利的展开。而企业的领导者还要针对各个参建单位在工程的达标投标工作与创优质工作中出现的问题,要及时的了解,并保证档案工作能够顺利的进行。在档案管理中,企业领导的重视,有利于档案管理人员更好的开展工作,并在实际工作中也才能更好的发挥出档案管理的职能。但是,档案管理人员还要加强学习,并不断提高自身的技能水平,加强自身的管理能力,并对工程档案管理提出合理的意见,促进档案管理能够更好的发挥出作用。
2.2 建立起一定的激励制度,与企业的制度建设相结合
要根据工程建设的相关法律法规,并根据企业自身的实际情况,来建立起档案管理的办法和实施的具体细则,并且规范各种制度文件,强化管理项目建设档案的资料管理和归档管理工作。在档案管理工作上,还要建立起相应的激励制度,并明确在档案管理中各人员的权利、义务和责任,同时还可以制定出经济责任的考核制度,利用同业对标来对企业的工程和档案管理作出考核。在企业中,把激励制度与企业的管理制度结合起来,能够使得企业的档案管理工作向着良性循环的方向发展,同时也能够保证企业的档案准确、完整。
2.3 做好建管单位、参建单位以及运行单位三者之间的协调运行
首先,在工程正式开工时,就要组织参建单位与运营单位进行档案培训的较低工作,并明确指出档案的工作要求,并落实相关人员的责任,并发放档案管理的客户端软件。而在进行交底培训之前,还需要建设单位对运行单位提供比较完整的项目资料,并让运行单位能够根据这些信息使用档案客户端软件。
其次,在项目档案管理中,运行单位需要主动的参与到运行项目中,并且对工程项目建设档案管理的全部工作都要参加,给项目的参建单位来提供相应的项目资料收集、整理以及编目等帮助工作。
第三是参建单位。在档案的管理工作中,参建单位应该充分的发挥出客户端软件作用,并且根据工程项目的建设进度,对项目资料要及时的录入并整理。这样对文件材料及时进行了归集,材料就不容易遗失,而在日常工作中就对文件及时进行了规整,能够减少日后的工作量。另外,由于已经录入了资料,就可以利用检索系统对资料进行搜索检查,而且还方便管理。另外,在正式移交档案之前,还需要建管单位对对参建单位整理的资料进行检查,并及时的解决资料中存在的一些问题,而运行单位也要积极的配合,并给出一定的帮助指导,做好工程项目材料的预检工作。
2.4 加大新技术、新科技的投入
在管理建设项目档案时,为了提高管理效率,在管理中还要不断引进新软件、新知识、新技术,并在现代经济快速发展情况下充分的利用先进的数字信息技术,这样不仅能够提高工作的效率,而且还能够实现档案管理的统一标准格式,并且还能使档案的检索与利用快捷、方便、科学,而通过利用网络,还能实现监理单位、施工单位和设计单位资源的共享,从而使得工程的档案管理更加科学、可靠。
3.总结
综上所述,在电网工程建设中,要做好企业的档案管理工作,就要加大对电网的投资建设,并且建设成我国领先的、在国际上先进的电网,而大量的新技术与新设备的投入,又使电网工程建设项目档案管理工作面临着新的挑战,所以在工作中就需要把握好这个机遇,对电网工程建设项目的档案进行归类整理,使其发展更加完善,同时也使得我国的电网建设达到国际上先进的水平,使电网工程建设项目档案管理工作也能够达到一流的水平。
参考文献:
[1]王伟义.王丽艳.电力建设总承包项目档案管理体系探析[J].电力勘测设计.2012,31(14):87-90.
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