质量体系审核记录(精选7篇)
序号
材料名称
评价内容
评价记录
申请材料
擅自更改申请产品、单元及规格型号
偏离《行政许可受理决定书》所界定的实地核查范围(企业名称、住所、生产地址)
申请书中任意一处与企业提供的资质证书、证明材料不一致
对企业申请中填写的必备生产和检测设备进行核对后,其记录中反映的内容不符合要求
对企业填写的错误进行更正时,企业未加盖企业公章,审查组长未签字、未明确更改几处
材料不齐全、完整
首/末次会议签到表
应到会人员签署不齐全
无观察员签字
实地核查记录
核查项目漏判、错判
核查条款——核查记录内容——核查结论不一致、不协调
对重点条款、否决项和轻微不符合、不符合条款描述不详,不符合事实描述不能体现可追溯性
实施细则中对人员资质有要求的行业,记录中未体现对有关人员的能力和资质进行核查的内容
证明性材料
未提取实施细则中必被检测设备的检定证书复印件,复印件未加盖企业公章
检定证书与申请书中企业基本信息不一致
未提取实施细则中对人员资质有要求的人员资质的证明复印件,复印件未加盖企业公章
人员资质证明内容、协议不能满足细则或行业特殊要求
还应提取的材料未提交或不符合要求(如型式试验报告等)
必备检测设备不全或精度等级不够,但实地核查记录中结论为合格
该记录与申请书、实地核查记录中涉及到的检测设备信息不一致
企业实地核查不符合项汇总表
不符合事实描述不清楚、不符合性质界定不准确,不利于企业整改和区县局检查
核查报告
企业名称、生产地址与申请书、抽样单及其他相关信息不一致
实地核查报告中对不符合项统计不准确,核查结论与细则的判定原则不相符
核查分工、审查员证书编号/有效期、日期未填写、审查员未签字并与《实地核查计划》中的审查员不一致,观察员没签字
综合评价结果与实地核查记录存在矛盾
未反映出对营业执照信息真实性以及营业执照与其他相关证照信息一致性进行了现场核对的内容
抽样单
企业名称、地址、产品单元与经核对的申请书信息不一致
生产地址、产品单元、产品名称、规格型号填写不齐全/错误
抽取品种不符合细则的抽样规则,样品基数不符合要求。
抽样人员、企业代表未签字、企业未加盖公章
核查中其他情况的处理
擅自处理实地核查中发生的特殊情况,但未造成严重后果
实地核查过程中发生特殊情况,但未及时请示有关部门,擅自处理且造成严重后果。
上报材料
及时性
实地核查结束后三日内提交材料
实地核查结束后三日以上提交材料
材料审核意见的处理、落实情况
申报材料中存在的问题已按要求整改
对材料中的问题不负责任,不积极配合3
审核意见处理不及时,导致申报材料报送超时限
实地核查结论的审核意见
生产许可证检验报告的审核意见
审核人:
日期:
1 人工常规性审核
地温包括下垫面温度和不同深度的土壤温度, 目前气象观测中地温项目主要有地面温度、草面温度及其最高和最低温度、5~20 cm浅层地温、40~320 cm深层地温, 测量仪器有玻璃液体地温表和铂电阻地温传感器。地温监测的数据较多, 最好是坚持旬清月结的审核习惯[3,4]。人工审核时主要把握以下几点。
(1) 对于人工观测定时地温读数、器差订正值, 检查是否有误。
(2) 利用相邻差比较法, 审查各深度、各定时的日变化规律性, 一般深度越深, 温度变化越趋于平缓和滞后, 如有反常, 应分析原因, 是否有误读或仪器损坏。
(3) 审查逐日地面最高、最低温是否正确, 与定时有无矛盾, 特别注意人工观测数据中地面最高 (低) 温有无漏调整或未调到正确位置。比较地面最低温度与最低气温, 一般, 在晴朗微风的日子里, 地面最低温度低于最低气温2~3℃, 而在阴雨天气, 两者读数差别较小, 如有反常, 应结合云、天气现象、风审查是否有误。
(4) 审查各定时草温值变化是否正常, 其极值与地温比较, 天气晴好情况下, 最低值两者相差不大, 而最高草温要明显高于最高地温, 差值的大小可结合云、天气现象和日照强度判断。
(5) 审查地温表被水淹和雪覆盖后的处理是否符合规定。被水淹和雪覆盖均可照常读数, 但地温表飘浮于水上则记录从缺, 此情况均需备注月报表。
(6) 最后将人工与自动观测数据进行综合比较, 检查两者差值是否在规定范围内, 若偏差太大, 根据天气实况分析原因, 审查是时间不一致造成的还是人为误读或仪器出现故障造成的。
2 自动相关法审核
人机结合预审能较全面的检查记录, 发现问题, 从而提高报表质量, 尤其是地温资料, 内容之多, 比较复杂。机审具体把握以下几点。
(1) 地温的自动审核最主要的是要建立一个良好的审核规则库, 在保证台站参数正确的前提下, 机审能较好地对其格式进行审核;同时, 根据历史资料输入历年气候均值, 利用地温相邻差的标准差分析, 对不同深度、不同时次的地温数据进行相关检查, 此种方法能较好地消除因土壤性质、不同季节和不同地区所引起的差异。
(2) 考虑到因降水、冷空气、暖气流等使地温产生系统性的跳跃式变化, 此类跳跃式变化属正常情况。在实际审核时必须对某一地温要素的前、后2个相邻差进行综合分析, 若前后2个相邻差均出现异常才可判断该要素为疑误。
3 地温疑误记录的发现与判断
在较长时期的地温监测数据过程中, 难免产生误读、仪器不正常的情况, 预审员要从中寻找出疑误记录并加以判断。审核地温工作中应注意以下方面。
(1) 了解地温的日变化规律、地面温度和草面温度与日照状况、云、天分布情况, 以及对应气温、曲管地温、地面风等要素的共同作用来判断分析记录的正确性。如某日0 cm地温的分布见表1。由表1可知, 在无人工或自动数据对比的条件下, 用相关法可以发现14:00的0 cm地温22.5℃与日最高地温29.3℃相差6.8℃, 说明该日14:00地温与最高有疑误, 而该日气温最高为25.5℃, 可见地面最高温无问题, 而14:00地温在正常情况下一般接近日最高, 该日无日照, 8:00—11:38有0.5 mm降水, 14:00气温为24.2℃, 曲管5 cm由8:00的21.6℃上升至25.4℃, 说明该日雨停后, 云层抬高变薄, 光辐射增强, 使地面最高和曲管地温都有上升, 而14:00无降水, 此时0 cm地温应高于气温和曲管地温, 而不会出现偏低的现象, 故可见14:00的0 cm地温有误。
(2) 由于地温要素在大气中受地形、环境影响较大, 使其本身监测结果又呈现出一定的特色, 根据大量数据分析, 总结出一条关于曲管地温异常读数判断经验公式, 此公式也是根据曲管地温随深度变化幅度而减小原理设计的。它主要是将相邻2层曲管地温日平均值之和除以2后与中间层日平均值相减, 其差值的绝对值大于某一常值作为疑误记录判断标准。其具体计算方法为: (D05+D15) /2-D10>某常值, 或 (D10+D20) /2-D15>某常值, 常值视各站地温场土壤性质不同而设定, 一般在0.5左右。对于有疑误的记录将数据套入此公式, 可以很明显地发现是否有误。
(3) 在了解地温变化规律的前提下, 要重点注意仪器容易出故障的原因, 尤其是留意强降水时深层地温的监测。下面摘入某日20:00至翌日8:00深层地温数据变化进行判断分析, 数据见表2。从历史观测记录可知, 在无特殊天气条件情况下的夜间, 深层地温的变化幅度很小, 每小时之间甚至无变化。而上表中80~160 cm地温记录却表现异常, 40cm地温随夜间气温的降低而慢慢下降, 320 cm地温由于处于最深层, 几乎没有变化。当时测站正受强降水影响, 20:00至翌日8:00雨量达到122.0 mm, 8:00以后降水逐渐停止, 8:00—14:00雨量仅为0.1 mm, 一般遇大雨天, 温度会逐渐下降, 而该日80~160 cm地温不降反升, 而且升温幅度大于平常的变化, 查看8:00之后数据, 发现雨停后80~160 cm地温又慢慢恢复到原来温度值附近。根据经验, 造成此记录可能是由于套管内 (外) 进水所致, 如为套管内进水, 则深层地温变化应该为开始升高后, 由于套管内的水量较少, 它在深层土壤的温度作用下, 应该在不长时间内恢复到原来的温度附近;如为套管外进水, 则因为水量较大, 恢复到原来温度附近的时间较长。
(℃)
4 结语
总之, 在地温审核过程中, 主观上要遵从地温随时间、天气要素的客观变化, 在判断疑误记录方面还有许多方法可循, 但最重要的还是在审查记录中要认真、细心、不断积累经验, 丰富各方面的知识, 要知因果而知者, 始得真知, 才能把好地温资料质量控制关, 使地温记录客观、准确, 从而较大程度地提高月报表质量。
摘要:分析地温观测资料的特点, 总结地温观测资料的人工审核方法, 详细说明地温疑误记录的判断, 以期提高地温观测资料的审核质量。
关键词:地温资料,审核,疑误记录,判断方法
参考文献
[1]中国气象局.地面气象观测规范[S].北京:气象出版社, 2003.
[2]姜会飞, 廖树华, 叶尔克江, 等.地面温度与气温关系的统计分析[J].中国农业气象, 2004, 8 (3) :1-4.
[3]段若溪, 姜会飞.农业气象学[M].北京:气象出版社, 2002.
关键词:PDCA循环;质量管理体系;内部审核
一、PDCA循环的内涵与特点
(一)PDCA循环的内涵
PDCA循环,也称戴明环,是由美国著名质量管理专家戴明(W、E、Deming)首先提出的。这个循环主要包括四个阶段:计划(Plan)、实施(Do)、检查(Check)和处理(Action)。
PDCA循环可以使我们的思想方法和工作步骤更加条理化、系统化和科学化。
(二)PDCA循环的特点
PDCA循环具有以下三个特点:
1.周而复始
PDCA循环的四个过程不是运行一次就完结,而是周而复始地进行。一个循环结束了,解决了一部分问题,还会有问题没有解决或出现新问题,再进行下一个循环,依次类推循环下去。
2.大环套小环
一个高校的管理系统是有若干小系统组成的,小系统外还有较大的系统,外面由更大的系统,形成系统整体。PDCA循环也类似,小循环外有较大的循环、更大的循环。小环保大环,大环带动小环,组成循环有机体。
3.螺旋上升
每一次循环过后,高校管理有所进步,但循环又重新开始,使管理工作在前次的基础上再进一步,循环依次进步,不断提高,形成螺旋型上升轨迹。
二、高校内部审核过程PDCA的循环方法和要点
在高校质量管理体系内部审核过程中,ISO9001:2008标准是实施审核的依据,PDCA循环可以提供科学高效的审核思路,达到预期的审核效果。以下笔者按照IS09001:2008标准的要求,说明按PDCA方法进行审核的方法和要点。
(一)P(plan),计划
审核策划是内部审核的第一个环节。审核策划应明确内部审核的时机和频次,计划日期,每次审核计划的编制,审核过程的监控和最终评价。特别要强调的是策划时应考虑以往各部门、教育服务过程的审核结果和近期的运行状况,合理分配审核时间。
2.D(do),按计划或规定执行
这个阶段包括了高校质量管理体系内部审核的主要活动。
首先,高校质量管理部门应根据计划任命内部审核组长,成立审核组。由组长编制本次的审核计划。每次的审核计划内容应包括:审核的目的、范围、依据、方法,审核组成员及分工、审核日程安排等等。
其次,做好审核准备工作,包括:通知各接受审核的部门,各受审核的部门准备好审核材料,避免审核时到处寻找资料,浪费审核时间。审核组成员编写审核检查表。
第三,审核组根据审核计划安排实施内部审核工作,包括召开高校领导和各部门负责人参加的首次会议,确定各组的陪同人员,按日程和审核内容实施审核,现场记录。
第四,根据现场审核发现,编写不合格报告和审核报告,在末次会议上宣读审核报告。
第五,各部门根据审核结果进行整改,审核组实施跟踪验证。
(三)C(check)检查,即高校对质量管理体系内部审核过程是否达到预期效果进行監控和评价
监控的方法可以通过非审核组成员的旁观实现,也可以通过对受审核部门进行调查来实现。根据监控的结果,由质量管理体系主管部门对本次内部审核过程进行总体评价。
(四)A(action),处置、改进
高校通过监控和评价,对内部审核过程运行中发现的问题提出改进要求,体系主管部门提出整改的具体措施,并在以后的内部审核中予以纠正并验证,使质量管理体系内部审核过程得以改进。
三、对高校教育服务审核的PDCA方法和要点
1.P(plan),计划。检查受审核部门的相关工作是否作出计划,计划是否合理、充分,能否满足高校质量管理体系的要求。如对“教学服务过程”的审核,应审核是否形成各专业的人才培养计划,人才培养计划是否符合国家教育法律和政策要求,是否明确了专业的培养目标、培养模式和课程体系等,是否编制了各门课程的教学大纲等等。又如对教学效果的检验(教学服务的监测)的审核,审核时应检查受审核部门是否制定了“年度教学工作检查计划”,对各专业的教学活动及每位教师的考核要求是否明确,教学检查的项目是否适当等。
2.D(do),执行。审核时,应抽查几项具体活动。如对实训教学活动的审核,可以抽查几个班级实训现场,检查其实训设施配置、实训大纲、教案是否齐全,实训内容与实训计划是否一致、教师指导实训过程是否规范,实训学生人数、秩序和参与情况等等。
3.C(check),检查。审核时,应确认受审核部门是否对各过程的实施情况进行了自我检查,检查的方法和频次,检查结果如何。如对教学工作的检查,日常巡查一般由系(部)负责组织安排。主要检查教师上下课、课堂教学的组织管理、自习的下班辅导等。教务处负责督查,并根据情况不定期地抽查。审核时应查找教学检查的相关证据。
4.A(action),即处置、改进。受审核部门应通过检查,对不能满足预定目标的问题采取纠正或纠正措施,使质量管理体系得以改进。收集和分析适当的数据,以证实质量管理体系的适宜性和有效性,并评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性。
PDCA过程模式不仅是质量管理活动规律的科学总结,也是高校实施教育质量管理体系的工作方法,可以在质量管理活动中发挥重要效用。随着我国教育事业的对外开放程度进一步提高,国内高校面临的竞争会越来越激烈,高校不但要在生存中求发展,更要在发展中求变革。高校管理部门应借鉴PDCA循环对教育服务模式和内部审核过程进行不断地改革,持续改进,从而确保高校教育服务效果呈现出螺旋式发展轨迹。
参考文献:
[1]袁永华,曲中兵,韩英.职业技术学院实施2000版ISO9001标准经典案例[M].北京:标准出版社,2004.
[2]方华.现代高等职业教育质量管理理论[M].杭州:浙江科技出版社,2006.
[3]顾平.现代质量管理学[M].北京:科学出版社,2005.
【上市公司再融资非财务审核:韩卓】
1、关于非公开发行与重大资产重组的区别
关于是上发审委还是并购重组委,这次韩卓给出了4种区分方法:
(1)收购资产方式
现金募集资金再收购资产的,一律属于非公开。法律依据:重组办法第2条第二款。例外:重组办法第42条,避免利用过桥贷款以规避重大资产重组。
(2)资产规模
是否触发总资产/净资产/收入超过50%标准。需要注意的是发行股份购买资产如果未达到重大资产重组标准则仍属于非公开发行,由发审委审核。
(3)发行对象
发行对象为独立第三方(实际控制人及其控制的企业以及关联方除外的第三方均为独立第三方,即比如二股东也可以是独立第三方)均作为重大资产重组。法律依据重组办法第41条第二款。例外:某上市公司控股股东持有非上市公司A80%股份,甲乙持有剩余20%,上市公司拟向其控股股东收购A80%股份,甲乙也要求出售剩余20%股份给上市公司,由于A股权金额未达到重大资产重组标准,因此为方便当事人,按非公开发行处理,由发审会审核。
(4)是否搭配现金
法律依据重组办法第43条。配套资金《=25%上并购重组委。计算25%的口径是:比如股权认购75亿,现金25亿,那么(75+25)/4,如果未超过25%,就上并购重组委。
如果配套资金超过25%,由发行部审核,但适用的法律依据尚在研究中。(会里自己也搞不清楚)
2、关于重大资产重组并配套募集不超过25%现金的定价方式
精彩的在这里:重大资产重组定价分2次进行,重组部分按照评估定价不打折,重组发行对象不超过10个;募集配套资金部分进行询价的,价格可以打折,发行对象不超过10个。即重大资产重组并配套募集现金,发行价格有2个,发行对象总共不超过20个。
3、关于非公开发行调价问题
理念上证监会并不支持调价。如果是定价发行的不准调价,只有询价发行的才可以调价。发审会后不允许调价。发审会前申请调价的,在董事会后2个交易日内申请暂停审核。发审会通过后,股东大会决议一年有效期过期,不允许重新定价。
4、发行方案变动致使底价变动
法律依据:非公开发行实施细则第16条。发行对象、数量、价格、定价方式发生变动的即为发行方案变动,需要重新定价。如果募集资金金额变动,综合考虑变动原因,可以不认定为发行方案变动。
5、非公开发行询价发行注意事项
询价价格优先,这是第一原则,其他优先原则券商自定。
报价前至少给2个工作日,报价期间须为连续半日,不得中断。
见证律师必须为发行人律师,券商律师见证无效。
券商管理的集合理财产品、定向理财产品、专项理财产品均视为1个认购对象。券商自有资金账户与管理的理财账户为2个认购对象。
将严惩通过其他利益相关方向认购方提供财务资助的行为。
6、再融资同业竞争和关联交易问题
(1)同业竞争
解决同业竞争并不是再融资的发行条件,但是公开发行必须在募集说明书中披露同业竞争的解决措施;非公开发行可以容忍不严重的同业竞争。
(2)关联交易
关联交易不影响独立性,价格公允、程序合法,不会影响再融资审核。但是募投项目不能增加新的关联交易对象和关联交易比重。
(3)募投
募投项目属于产能过剩行业须征求发改委意见,即使发行人所属行业不是产能过剩行业。房地产行业征询国土部意见。
(4)环保核查
环保核查和再融资不挂钩,申报文件不须环保核查证明。实践中,重污染行业需要提供环保守法证明,但是根据部分券商反应,有的省级环保部门规定如果出具环保守法证明必须进行环保核查。也就是重污染行业再融资可能需要环保核查。(依据各省环保部门而定)
(5)处罚披露问题
最近5年受到行政处罚必须披露,如果被交易所出具监管函是否披露需要征询专管员意见(因为交易所监管函出具随意性比较大,涉及问题有重有轻)。申报时在发行方案中提醒投资者注意。
(6)稽查立案与再融资
正被稽查立案的上市公司不得进行再融资,但是如果脱胎换骨后的上市公司,即使前身被稽查,重组后仍可进行再融资,不受影响。
(7)关于境外战略投资者问题
境外投资者如果是以发起人方式进入上市公司的,以后上市公司再融资就不属于境外战略投资者,不需要征询商务部同意;如果一开始是以境外战略投资者身份入股上市公司的,那么以后上市公司的每次再融资都是境外战略投资者身份,需要商务部审批。(这个规定的案例来自生益科技)
(8)现存的几个矛盾
2012年年底在公司组织开展质量内审评定,热轧一分厂全部评审符合质量体系认证标准,无需整改项目。热轧一分厂2012年生产及质量体系运行情况具体工作汇报如下:
1.我分厂在日常的质量管理工作中,总体上按照公司的“质量方针”要求开展质量管理工作,注重日常质量管理的过程控制意识,以顾客为关注焦点的服务意识得到明显加强,并建立了纠正预防不合格和持续改进的工作机制,质量管理工作逐步规范化。
2.2012年,我分厂未发生重大质量责任事故,也没有收到到顾客对我分厂产品质量的投诉。根据现有范围内的顾客满意度调查结果显示,市场信誉良好。
3.我分厂严格执行生产部下达的各项工艺要求及操作要点,并且能够对产品实现过程中存在的问题采取相应的矫正与预防措施,最终达到产品及质量管理体系的持续有效的改善。4.我分厂配合设备运行部对检测设备定期做效验,确保产品质量符合标准要求。
5.质量体系在热轧一分厂运行正常。
热轧一分厂
审核部门/人员:经理 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
4组织和管理 1)公司是否具有明确的法律地位? 查看法人登记证明编号为组织机构代码证编号为
2)公司的机构设置情况如何?是否明确技术/质量负责人、报告审核人以及各部门负责人的相关职责并有相关的任命文件?其任职条件如何? 已在本公司的质量手册中设置了相关的职能部门,并明确了各部门和相关负责人员的岗位职责及主要岗位人员的任职条件;有部门负责人、技术负责人、质量负责人、报告审核人的相关的任命文件。
3)公司在确保检测结果公正、准确,采取哪些措施? 在质量手册中明确了本公司的公正性声明,并对全体工作人员进行宣贯,以加深员工对公正性声明的理解。
4)对影响检验质量的有关人员是否规定其职责、权限和相互关系并形成文件,对质量监督员、检验人员、内审员等人员有无任命文件? 在质量手册中规定了各个工作岗位人员的相应的职责,对质量监督员、内审员以及检测人员有的任命文件
5)当技术/质量负责人不在时,是否指定其代理人?检测报告授权签字人是否明确,并在质量手册中规定。建立的质量手册中规定,当技术/质量负责人不在时,已明确指定了其代理人;在质量手册中已明确检测报告授权签字人,并有相关授权签字人员的签字识别。6)如何做到保密?是否已形成文件?那些信息应保密? 在建立的程序文件中编制《保密和保护所有权程序》,对涉及客户的样品、资料、检验过程和结果及其它信息采取保密措施。5质量体系、审核和评审 1)本公司的质量方针、质量目标?是否已对员工进行宣贯?抽查3名员工,考察其对质量方针、目标及公正性声明的理解。质量方针:质量目标:已对全体员工进行宣贯,并有培训实施记录。所抽到的员工对质量方针、目标及公正性声明基本理解。2)管理评审是否按照规定的时间间隔进行?管理评审由谁主持,如何进行管理评审? 管理评审由公司经理按照规定的时间间隔每年至少进行一次,质量负责人负责编制管理评审的计划和管理评审的报告。内部审核检查表
审核部门/人员:经理 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
6人员 1)公司是否已配备足够的人员?并确保相关人员得到及时的岗位培训? 人员的配备基本能够满足公司现有的要求,并确保相关人员得到及时的岗位培训,有相关的培训记录。
2)有没有今年的人员工培训计划? 已编制2004年的人员工培训计划。
3)检验人员是否经考核合格,方可持证上岗。检验人员已经过相应的岗位培训,考核合格后持证上岗。
7设施和环境 1)检测场所是否配备了必要的环境设施,以确保检验结果的有效性和测量准确度不受检测环境和设施的影响。已对温湿度有要求环境场所,进行有效控制。8仪器设备和标准物质 1)公司是否已正确配置进行检验所需的全部设备,查看仪器设备台帐及周检表。查看仪器设备台帐及周检表,基本已正确配置了检验所需的全部设备,能够满足检测的要求。
2)公司近期是否有添置新的测量设备?近期已添置新的测量设备,并留有相关记录。10检验方法 1)检验报告主要审批哪些内容? 主要审批的内容有:报告的完整性和一致性;采用检验标准的适用性和有效性;报告编制的规范性和正确性。
2)在检测过程中是否采用非标准方法? 在检测过程中没采用非标准的检测方法。
内部审核检查表
审核部门/人员:技术负责人 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 审 核 结 果
4组织和管理 1)技术负责人的主要职责是什么? 主要负责公司的技术工作;新增的检测项目的可行性和技术审核;测量设备配置等方面的技术审核;能力验证结果的评价报告的编制。
2)当技术负责人不在时,是否指定其代理人? 建立的质量手册中已规定,当技术负责人不在岗时,由质量负责人代理其职责。
3)近期内是否实施公司之间的能力验证活动,效果如何? 已按照编制的能力验证计划进行比对的活动,并由技术负责人对比对的结果进行评价,检验能力得到验证。
5质量体系、审核和评审 1)如何理解允许偏离?本公司有允许偏离的现象吗? 在质量体系运行的过程中将不可避免地发生对现行的程序、检验标准进行偏离的现象,但本公司目前无偏离的现象。
2)公司近期内是否开展新检测项目? 公司近期内没开展新检测项目。若开展新检测项目时,则按照《新开展项目控制程序》的有关规定开展工作。
3)管理评审会议前,你需要准备哪些输入资料? 若有新增的检测项目则提供可行性和技术审核资料;测量设备配置等方面的技术审核资料;试验室之间组织的能力验证活动的评价报告。
4)本公司采用哪几种技术校核方法?查阅记录。组织公司内部和外部的比对活动;定期使用标准物质或在内部质量控制中使用副标准物质进行检测;对相同方法或不同方法检验的结果进行比较。
6人员 1)是否制定人员培训、技术考核计划?实施情况如何? 已编制2004年的人员培训、技术考核计划,对已实施的培训计划留有相应的培训记录。
7设施和环境 1)本公司环境设施配置有哪些注意因素? 已对温湿度要求等对影响检测的环境因素进行有效控制。仪器设备和标准物质 1)检验设备的配置是否满足现行检验的需要? 查看仪器设备台帐及周检计划表,配置检验设备能够满足检验的要求。
2)公司近期是否添置新的检测设备?近期已添置新的检测设备。
内部审核检查表
审核部门/人员:技术负责人 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
9量值溯源和校准 1)有无测量设备的量值溯源图,由谁审批? 已编制测量设备的量值溯源图,并由技术负责人审批
2)运行检查在什么情况下进行,是否有测量设备的运行检查计划? 对检验结果有重要影响的测量和检验仪器设备,在两次周期检定期间实施运行检查。已编制测量设备的运行检查计划。
10检验方法 1)本公司检测工作的检测方法正确性如何? 检测方法均采用行业标准进行检测,并且现行使用的检验标准已到省标准研究院进行标准有效性确认。2)是否使用非标方法,谁确认? 目前没有采用非标的检验方法。若采用非标方法则须经过技术负责人审批。
13证书和报告 1)检测报告的编制是否满足评审准则的要求? 编制的检测报告格式基本满足评审准则和检验规范的要求。
2)检测报告审批时,应注意哪些要点? 报告的完整性、正确性;检验依据的适用性和有效性;测量设备的适用性和有效性。检验的分包 1)本公司是否有检测项目分包? 公司目前没有检测项目分包 16 抱怨 1)是否碰到顾客抱怨的现象? 目前尚未碰到顾客抱怨的现象
内部审核检查表
审核部门/人员:质量负责人 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
4组织和管理 1)质量负责人的主要职责是什么? 全面负责公司的质量管理工作;确保质量体系的有效运行;负责编制修订质量手册、程序文件;负责质量体系的内部审核工作。2)公司如何开展质量监督? 按照编制的《质量监督工作程序》主要对以下情况进行监督:1)能力验证、比对试验时;2)新项目开展、新设备投入使用时;3)用户抱怨时;4)检验数据有异议或数据处于临界状态时;5)纠正措施执行时;6)关键岗位检验时;7)仲裁检验时;8)新工作人员上岗时。
3)公司配备了几名质量监督员,是否有任命文件?现在开展质量监督工作了吗? 已配备了2名质量监督员,现已开展了质量监督工作,并留有相关记录。
4)质量负责人不在时是否指定其代理人? 在质量手册中规定,当质量负责人不在时指定技术负责人代理其职责。
5)对检验委托方的保密信息主要有哪些方面的内容? 主要对涉及客户的样品、资料、检验过程和结果及其它信息采取保密措施,不经用户同意,不得向与检验无关人员展示。所有检验过程均对外保密,与检验无关人员未经质量负责人批准,不得擅自进入检验现场。6)是否组织了试验室之间的能力验证活动,查阅记录。已组织了试验室之间的能力验证活动,并留有比对的计划、记录和评价报告。
5质量体系、审核和评审 1)质量体系如何建立的?由谁负责保持质量手册的现行有效? 根据本公司的质量方针、质量目标、工作范围、工作类型、工作量,建立质量体系并保证其有效运行,通过质量体系的审核与评审、能力验证来分析和诊断质量体系存在的问题,通过修改和完善质量体系以进一步增强质量体系的有效性和适应性。由质量负责人负责保持质量手册的现行有效。
2)建立的质量体系是否满足评审准则的要求? 查阅现行有效的质量体系文件能够满足《计量认证/审查认可(验收)评审准则》的要求
3)公司获准签字人的识别是否在质量手册中进行识别? 检测报告获准签字人员在质量手册中已进行识别。
内部审核检查表
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5质量体系、审核和评审 4)纠正偏离在什么情况下进行?如何进行纠正偏离? 主要通过以下方式发现检验过程存在的偏离:1)公司间比对(能力验证)活动;2)质量体系审核;3)检验报告质量抽查;4)质量监督活动;5)技术校核活动;6)检验过程的质量控制;7)检验报告的审核批准;8)测量设备的运行检查、检定或校准;9)消耗材料质量验收;10)客户抱怨。一旦发现存在偏离方针、程序或检验过程中任何一个过程或环节发生不符合或检验差错,发现人填写“纠正偏离通知书”,通知责任部门负责人,必要时报告质量负责人。
5)体系文件如何受控?调阅质量手册和程序文件各3本,查其受控情况。体系文件发放需由文件管理员填写“文件发放范围审批表”经批准后按发放范围发放文件;文件领用人在“文件发放(领用)登记表”上签名领取具有分发号和加盖“受控文件”印章的文件,每一个文件都有不同的分发号,便于追溯。调阅质量手册和程序文件各3本,均有“受控”标识。6)内审如何做? 质量负责人根据公司质量体系运行状况,在每年末编制下一的内部质量审核工作计划,内部质量审核应涉及质量体系的所有要素,并根据质量审核计划实施质量审核工作。
7)管理评审时应准备哪些输入材料? 管理评审的输入材料一般包括以下内容:1)内部质量监督和审核报告;2)外部评审报告;c)顾客的反馈;d)公司之间的比对和能力验证的结果;e)可能影响质量体系运行的变化因素等等。
8仪器设备和标准物质 1)测量设备和标准物质如何进行管理? 测量设备按照编制的周期检定计划表按时送检,检定后由办公室按照《测量设备管理程序》,统一加贴绿、红、黄的三色标识。
2)设备的维护状况如何?有无设备维护保养计划? 设备的维护状况良好。有设备的维护保养计划和相关的维护记录。
9量值溯源和校准 1)如何监督仪器设备量值溯源计划的实施? 办公室提前1个月与有关检定/校准单位联系,确保计划的实施。对于自校或功能检查的测量设备,办公室也应提前1个月通知相关人员和相关部门,以做好准备。在两次周期检定期间的运行检查时也加以监督。2)如有未送检定的仪器设备,是否已进行自校准/检定,有无相应的自校规范和量值溯源图?查看记录。对未送检定的仪器设备,已进行自校准/检定,并已编制相应的自校规范和量值溯源图。已自校准/检定的仪器设备留有相应的记录。内部审核检查表
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10检验方法 1)是否已正确编制相关的作业指导书?查看所使用的标准、规范、作业指导书是否受控,是否便于工作人员使用。已编制作业指导书。所使用的标准、规范均受控,作业指导书已发放到相关人员。
2)当采用非标方法时,是否经技术负责人确认? 当采用非标方法时,必须经技术负责人确认。目前没有采用非标方法。
11检验样品的处置 1)本公司样品采用如种标识方法?如何做到唯一性? 按照程序文件的规定,对检验样品进行唯一性的编号,并注明其状态。
2)接收检验样品时,是否对样品进行符合性/有效性检查。由收样人员对检验样品进行符合性检查;由检测人员对检验样品进行有效性检查。
3)客户的样品在检验过程中是否得到保密?有无程序文件的规定? 在建立的程序文件中已编制《保密和保护所有权程序》,对客户的样品在检验过程中必须得到保密。
12记录 1)本公司记录有那些? 记录主要有人员档案、仪器档案、内审、质量监督、验证比对、检测原始记录等记录。所有记录、检验报告已由办公室保管并为委托方保密。13证书和报告 1)检验报告信息(检验结果、检验方法)是否足够,是否采用法定计量单位? 编制的检验报告基本符合《计量认证/审查认可(验收)评审准则》的要求,均采用法定的计量单位。
2)检验报告如何发送? 经批准的报告由办公室统一加盖检测报告专用章。报告由办公室凭客户有效身份证件(送样单、介绍信或工作证、身份证)发放,并由领取报告者在报告发放登记上签字。
15外部支持服务和供应 1)对材料、设备、设施的供应商是否有质量保证? 对设备的供应商有相关档案资料。
2)对无质量保证的供应商提供的物质或服务是否采取验收,并留有验收记录? 对无质量保证的供应商提供的物质或服务,则采取验收,并要求留有验收记录。
16抱怨 1)对顾客抱怨如何处理? 在受理顾客抱怨后,质量负责人应组织内审员及相关人员对顾客抱怨的问题进行调查、分析。
2)本公司最近是否接到顾客的抱怨? 公司最近没有接到顾客的抱怨。内部审核检查表
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4组织与管理 1)询问办公室负责人,有那些保密的措施? 客户样品加强监管,防止泄密。样品不经用户同意,不得向与检验无关人员展示。公司出具的检验报告应为客户保密,未经客户授权,不得将检验报告转交他人,不得擅自公布检验结果。
5质量体系、审核和评审 1)建立的质量手册和程序文件是否已对全体员工进行宣贯,并留有宣贯记录? 建立的质量手册和程序文件已对全体员工进行宣贯,并留有宣贯记录。2)质量手册和程序文件是否已发放,并处于受控状态? 建立的质量手册和程序文件已发放,处于受控状态,并有文件发放、领用登记记录。
3)内审是否有计划,并按照内审计划进行内审?内审人员是否经过培训、是否有任命文件? 已编制内审计划,并已按照内审计划进行内审,有相关的内审记录。内审人员经过培训、并有任命文件。
6人员 1)公司是否配备足够的人员?检验人员是否均通过培训合格后持证上岗? 配备的人员基本满足公司的要求;检验人员均通过培训合格后持证上岗。
2)有无技术负责人、质量负责人、各室负责人的任职条件要求? 在质量手册中已明确了技术/质量负责人、各科室负责人的任职条件要求,并有相关的任命文件。
3)如何进行技术人员的档案管理? 办公室应为每位工作人员建立技术档案,保持档案的完整、有效;有关人员技术档案内容的变化,档案管理员对变化档案的增减情况应作相应的记录并得到妥善保存。人员技术档案应采取保密措施,查阅者应填写书面申请经批准后方可查阅。查阅人员档案,内容收集较齐全。
7设施和环境 1)公司的内务管理主要有哪些工作? 检查卫生情况、物品摆放是否整齐有序、检验人员是否着工作服/佩带工作卡、外来人员登记情况。
8仪器设备和标准物质 1)如何进行仪器设备的管理? 经验收合格的设备建立档案,统一编号,并记录在设备台帐中;仪器设备的标志由识别标识和状态标识组成;确定其保管人和放置地点;负责所有设备管理记录的保管。
2)是否已建立设备档案,检查其完整性。调阅3份设备档案,主要测量设备已做到独立建档,档案内容较齐全。内部审核检查表
审核部门/人员:办公室 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
9量值溯源和校准 1)查阅测量设备周检计划表,是否正确和完整,并经技术负责人审批。已编制较完整的测量设备周期检定计划表,并经技术负责人审批。
2)从周检计划表中抽查3-5台,是否按期周检。所抽的4台设备已检定合格,获得检定证书。
3)是否已编制运行检查计划? 已编制的计划运行检查。
10检验方法 1)公司的技术文件如何进行管理? 内部的技术文件由检测室人员编制,技术负责人审核,由经理批准;检测室负责所有的技术文件、技术资料的收集,并密切注意技术标准的修改或修订情况,保证技术标准的先行有效;办公室负责技术资料的管理,保证在用的文件的状态受控。
2)查阅标准、规范、作业指导书等是否受控,并留有发放登记记录。是否发放到检验人员手中? 调阅的标准、规范、作业指导书已受控,留有发放登记记录,作业指导书已发放到检验人员手中。
3)消耗性材料如何管理? 所有消耗性材料均由办公室负责验收。对无质量保证的供应商供应的产品,验收合格后方可使用。对有质量保证的供应商提供的产品,也要定期抽检,以保证对其质量的监控。
11检验样品的处置 1)样品的唯一性标识是否按照程序文件执行? 样品的唯一性标识是按照程序文件中的规范执行。
2)收样时是否要进行样品符合性检查? 收样时要进行检验样品的符合性检查。12记录 1)如何进行档案管理? 各科室和相关人员在其职责范围内整理需归档的文件、记录和资料,交办公室统一归档,归档时应检查资料的完整性和规范性,对符合要求的资料作交接手续,并进行分类、编目、登记、统一和妥善的保存。
2)观察档案管理是否做到防潮防蛀等。资料档案存放安全,并做到防潮、防尘、防蛀等。
13证书和报告 1)询问办公室主任,检测报告如何管理? 办公室负责检测报告的签章、发放、检测报告的存档管理;经批准的报告由办公室统一加盖检测报告专用章,并凭客户有效证件领取报告,在报告发放登记记录上签字。
2)抽查检测室各2份检测报告,查阅报告内容与准则要求的符合性。查这2份报告的业务受理,报告发放的签收情况。抽查的检测报告,报告内容与准则要求的基本相符合,其业务的受理和报告发放的签收情况符合要求。
内部审核检查表
审核部门/人员:办公室 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
14检验的分包 1)是否有分包?如有查分包协议。本公司目前尚无检验分包的项目。15外部支持服务和供应 1)设备、材料、设施供应商是否有质量保证(对方的质量资质、质量承诺)? 查阅供应商登记表,主要测量设备的供应商有相关的质量保证材料。2)最近是否购置设备/材料,查看其相关的记录。有新购置仪器设备的相关记录。3)对本公司所需的重要材料、服务、测量设备,其供应商记录是否完整? 对重要的材料、仪器设备和外部支持服务方已建立的档案记录较完整。
16抱怨 1)是否有客户抱怨,谁受理? 目前,尚未接到客户的抱怨,若有抱怨由质量负责人负责组织人员调查、分析,纠正措施落实后向客户反馈信息。
2)是否进行顾客满意度调查?查阅记录。已开展顾客满意度调查工作。
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审核部门/人员:检测室 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
4组织和管理 1)检测室主要职责?主要开展哪些项目检测? 按照要求完成检测工作;负责技术校核和测量设备的运行检查;负责测量设备的周期检定工作;组织人员参加实验室间的比对工作;仪器设备的维护使用和管理工作,检测过程中发生异常现象的处理。
2)是否已开展质量监督工作? 已进行质量监督,并留有监督记录,监督过程符合要求。3)试验室之间是否已开展能力验证活动,情况如何? 已按计划地进行能力验证活动,检测能力得到验证。
5质量体系、审核和评审 1)询问3名检测人员,对本公司质量方针、目标的理解? 抽查的3名检测人员,对本公司质量方针、目标的基本理解。
2)如何保证检测工作质量? 主要按照检测室的岗位职责开展工作。检测前首先要对检验样品进行有效性检查;对测量设备进行完好性检查;对检测环境进行符合性检查;检验人员均应持证上岗,并按检验标准或作业指导书进行检验。
3)检测室检测过程中,采用哪些技术校核方法? 主要参加试验室之间和组织公司内部验证的比对活动;对相同方法或不同方法复检的结果进行比较;并有相应的有效性评价记录。6人员 1)检测室所配备的检测人员是否满足检测的要求? 所配备的检测人员基本满足检测的要求。
2)检验人员是否经考核合格持证上岗? 检测人员均经考核合格持证上岗,并留有考核记录。
7设施和环境 1)观察检测环境的清洁情况,是否整洁、规范。检测环境整洁、规范。8仪器设备和标准物质 1)现场查看测量设备的标识情况? 抽查5台测量设备的标识情况,符合要求。
2)查所使用设备的使用维护记录。抽查5份检测报告,查所使用设备的使用维护记录,有记录并符合要求。
9量值溯源和校准 1)询问检测室负责人,仪器设备使用时是否均周检合格方可投入使用? 主要仪器设备在投入使用前,均检定合格后方可使用。
2)是否进行测量设备的运行检查 ?查运行检查计划及记录。已编制运行检查计划,并留有运行检查记录。
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审核部门/人员:检测室 地点: 审核人员: 标准条款 审核方法 记 录 结 果
10检验方法 1)公司现场查看,标准、规范、作业指导书是否受控? 查看的标准、规范、作业指导书均已受控,并有发放登记记录。
2)编制检测报告用的计算机如何管理,是否进行设备编号? 检验用计算机作为测量设备纳入公司的管理范围;对于录入计算机或自动化设备采集的数据,必须妥善加以保存,及时地进行备份。
3)如何确保计算机数据的安全性? 所有计算机软件均应备份,由办公室妥善保存;计算机使用应使《保密和保护所有权程序》规定保证数据及信息的保密安全;所有计算机应设置防护病毒持续;计算机修理时,应采取必要的安全保密措施,防止计算机中贮存的程序或数据失密或被修改。
11检验样品的处置 1)检测人员检验前,是否对样品进行有效性检查? 检验人员在检测前对检验样品进行有效性检查。
2)检毕样品如何处置? 样品检测完毕直接报废,对有留样的样品由样品管理人员统一进行管理。12记录 1)记录如何进行管理? 存档的记录,未履行审批手续不得更改、查阅。存放记录的场所应干燥整洁、并做好防盗、防火等工作,外来人员未经许可不得进入。借阅、复制记录应经经理批准办理登记手续,借阅人不得泄露和转借,不得在记录上涂改、划线等,阅后及时交还管理人员,并办理注销手续。
13证书和报告 1)检测报告如何校核? 所采用的检验依据、检测结果及检测结论判断的正确性。
2)询问报告审核人员,主要审核哪些内容? 检验所采用的检验依据的适用性和有效性;检验所用测量设备的适用性和有效性;检验报告内容的完整性和正确性;检验结论和单项检验结论的正确性、一致性。
【关键词】 中小企业 ISO9001标准 审核
1987年发布了世界上第一个质量管理和质量保证系列国际标准---ISO9000系列标准。该标准的诞生是世界范围质量管理和质量保证工作的一个新纪元,对推动世界各国工业企业的质量管理和供需双方的质量保证,促进国際贸易交往起到了很好的作用。
1. ISO9001质量管理体系标准概述
ISO9001:2008标准是根据世界上170个国家大约100万个通过ISO9001认证的组织的8年实践,更清晰、明确地表达ISO9001:2000的要求,并增强与ISO14001:2004的兼容性。ISO9001:2008标准发布1年后,所有经认可的认证机构所发放的认证证书均为ISO9001:2008认证证书。内审员全称叫内部质量体系审核员,通常由既精通ISO9001:2008国际标准又熟悉本企业管理状况的人员担任。按照ISO9001:2008新标准的要求,凡是推行ISO9001:2008新标准的组织每年至少需进行一次内部质量审核,所以,凡是推行ISO9001:2008的组织,通常都需要培养一批内审员。内审员可以由各部门人员兼职担任,因此内审员在一个组织内对质量体系的正常运行和改进起着重要的作用。
2. 贯彻ISO9001标准的意义
贯彻ISO9001 标准并进而获得第三方质量体系认证已经成为企业赢得客户和消费者信赖的基本条件:
2.1是买方(供方)赢得竞争的一种手段
对于企业来说,当顾客得知供方按照国际标准进行管理,拿到了ISO9001质量体系认证证书,并且有认证机构的严格审核和定期监督,就可以确信该企业是能够稳定地提供合格产品或服务,从而放心地与企业订立供销合同,扩大了企业的市场占有率。可以说,对赢得竞争起到了立竿见影的功效。
2.2节省了第二方审核的精力和费用
在现代贸易实践中,第二方审核早就成为惯例,又逐渐发现其存在很大的弊端:一个组织通常要为许多顾客供货,第二方审核无疑会给组织带来沉重的负担;另一方面,顾客也需支付相当的费用,同时还要考虑派出或雇佣人员的经验和水平问题,否则,花了费用也达不到预期的目的。唯有ISO9000认证可以排除这样的弊端。因为作为第一方申请了第三方的ISO9000认证并获得了认证证书以后,众多第二方就不必要再对第一方进行审核,这样,不管是对第一方还是对第二方都可以节省很多精力或费用。
2.3有利于国际间的经济合作与技术交流
按照国际间经济合作和技术交流的惯例,合作双方必须在产品质量方面有共同的规范,方能进行合作与交流。ISO9000质量管理体系认证正好提供了这样的信任,有利于双方迅速达成协议。
3. 我国中小小企业建立质量体系过程中存在的问题
3.1地位界定模糊
目前,企业的监督机构大部分只设有内部审核部门,而且基本都处于与其他职能部门平行的地位,有些中小企业甚至还没有独立的内部审核部门,这样就无法保证内部审核的独立性和权威性。在实际工作中,由于这样的设置,内审机构一般不对同处一级的总公司财务部门及其他经营管理部门进行审核,只审核下级部门。
由于不独立,使得内部审核的地位界定有所模糊。在这种情况的影响下,一方面,企业的经理人员对内部审核工作并不重视。对于内部审核的人员配备、工作条件、信息流通渠道等各个方面不予以支持。甚至个别经理人员将内部审核视为 “眼中钉”,根本就不设立内部审核机构。另一方面,内部审核人员自身也处于双重身份的尴尬境地。对于内部审核人员的职能定位一直是监督与服务并举,内部审核既要监督企业管理当局的行为,又要为其服务,这本身就将内审人员置于两难境地,可操作性很差。
3.2能力有待提高
内部审核人员能否完成其使命的一个重要前提就是内部审核人员是否具有足够的知识、技能和审核判断水平,是否熟悉企业经济活动,是否了解资本市场及其相关的投资、融资规则和惯例,是否具有与他人沟通的技巧等。而很多中小企业的内审员都是临时抽调上来,对于审核的专业知识了解的很少。
现阶段,我国中小企业的内部审核大多数是以财务审核为主,采用的审核方法基本上是对会核科目进行逐笔审查,方法陈旧单一,效率低下,与公司治理结构的要求不相一致。而在学术界, 国内部审核理论研究局限于内部控制层面,将其与公司治理结合起来研究的著述不多。
4. 我国中小企业审核的相应对策
4.1建立完善的审核机制
审核最基本的职能就是监督,而且是比较超脱的监督。组织规模越大,管理层次越多,就越需要监督。我国中小企业内部审核要生存和发展,角色地位必须单一化。这就是说,企业内部审核这一个下级只能有一个直接上级。要么,是国家审核机关;要么,是企业领导;否则,它将无所适从,也将一事无成。
4.2提高领导者认识
提高领导者对内部审核工作的认识是加强中小企业内部审核工作的重要保证。使领导干部从思想上认识到:审核的最终目的是为了提高经营水平,提高经济效益。实现由被动地接受审核人员的审核到主动请审核人员审核的转变。广泛宣传内部审核的重要性,提高内部审核机构和内部审核人员的地位。对内部审核机构的人员配备实行专职化。对从事内部审核工作的人员在实行严格准入制度的同时,也要保持其相对稳定性,要使内部审核机构成为企业管理机构中必不可少的一个机构,使内部审核人员在稳定的环境中工作。
4.3注重审核员素质
面对现代审核的要求,审核人员必须注重知识的更新和知识面的扩展,必须熟识国家的法律法令和经济改革的方针政策,必须掌握现代经济管理的知识,特别要加强对内部审核人员财会、统核、经济活动分析、财税、市场营销、写作及核算机知识的定期培训和审核人员职业道德教育,培养审核人员敏锐的洞察力和判断力,要求审核人员恪守客观、公正、廉洁的原则,本着对企业负责的态度和为企业内部管理服务的意识,依据有关法律和经济活动的原理、原则,实施经济监督、鉴证和评价,从实质上提高内部审核的独立性,逐步建立起一支具有现代知识素养和职业道德水准的内部审核队伍。
结语
我国中小企业内部审核作为企业内部的一个管理职能部门,向本单位负责,是企业管理机能的一部分。随着企业经营活动的多元化和企业管理的现代化,单纯的事后审核已不能对企业的经营活动做出全面、科学、准确的评价。因此,内部审核要做到的事前、事中、事后审核相结合,使之贯穿于经营管理的全过程。
参考文献:
[1] 宗蕴璋.质量管理(第三版)[M],高等教育出版社,2012
[2] 质量管理体系注册审核员培训教程(第一版),国通认证技术培训中心,2010
作者简介:张向君(1974- ),女,汉族,吉林工商学院管理分院副教授、硕士,研究方向:质量管理、生产与物流。
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