论现代秘书的职业素养

论现代秘书的职业素养（精选8篇）

论现代秘书的职业素养 篇1

毕 业 论 文

论文题目 浅谈现代秘书的职业素养

系（部）专 业 班 级 学 号 学生姓名 指导教师 职 称

2013年3月

目 录

摘要„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（2）Abstract„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（3）一．秘书的知识和能力„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（4）1．秘书的能力 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（4）2．秘书的知识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（5）二．秘书的思想修养和职业道德„„„„„„„„„„„„„„„„„（6）1．秘书的思想修养 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（6）2．秘书的思想作风 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（7）3．秘书的职业道德 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（7）三．增强秘书人员“七种意识”，适应发展需要„„„„„„„„„„（8）1．自我意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（8）2．信息意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）3．创新意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）4．竞争意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）5．责任意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（9）6．保密意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（10）7.宣传意识 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（10）

致谢„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„（11）

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浅谈现代秘书的职业素养

摘要

秘书是处于枢纽地位,主要以办事、办会、办文来辅助决策并服务于领导的人员，是领导的参谋和助手。随着当今时代的不断发展，社会对秘书人员提出了很高的要求，秘书只有具备良好的职业素养，才能够在知识经济时代游刃有余地应付工作，得到领导和群众的好评。秘书人员要胜任工作，必须具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的不同能力；必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风；还必须遵守本行业的职业道德。这些职业素养有些可以在走上工作岗位之前学到，但更多的则需要在工作实践中学习。

关键词：现代秘书 知识能力 思想修养 职业道德

On the professionalism of the modern secretary

Abstract Secretary is in a pivotal status, mainly to handle affairs, do meeting, do article to aid decision making and serving the leadership of staff, is to lead the staff officer and assistant.With the continuous development of the times, society puts forward high demands for secretary personnel, secretary only have good professional quality, will be able to cope with alternatives in the knowledge economy era is work, has a favorable review in the leadership and the masses.Secretary personnel should do work, must have a basic knowledge, professional knowledge and ability to adapt to various work;must have a certain of marxism theory education, policy accomplishment, the good thought and style;also must abide by the professional ethics in its industry.Some of these professional quality can be learned in before to be going to work, but more need to learn in the work practice.Key Words: modern secretarial;knowledge and ability;ideological cultivation;professional ethics

一．秘书的能力和知识

秘书的素质与能力是相互联系、相互依存的。素质是潜在的能力，能力是素质的外在表现。秘书的素质是指秘书从业者在其生理和心理条件的基础上，通过教育、劳动实践和自我修养等途径而形成和发展起来的在职业活动中发挥重要作用的内在基本品质。[1]秘书的职业素质与其先天禀赋有关，但后天的环境和教育对其素质的形成以及内化为个人品格有着重要的作用。秘书在从事职业活动中外显的工作能力，无不源于其自身的素质。秘书的素质涵盖秘书从业者的思想道德素质、心理素质、业务素质和文化素质。秘书职业素质的高低往往是通过秘书从业者在职业活动中表现出来的职业能力体现出来的。

1．秘书的能力

关于“秘书需要怎样的能力”这一问题，不同的学者有不同的观点。杨群欢通过调查，认为社会对秘书人员的职业能力要求有：注重写作基本功和办事能力，注重思想品德提高和工作经验积累，注重电脑技术和英语与调研能力，注重效率意识和提高心理素质，注重经济和法律意识。[2]丁建平认为，企业秘书应具备五方面的能力：多元化才能、组织能力、沟通能力、获取新知识的能力、团队合作能力。[3]史振洪、吴良勤、段贇通过调查，从秘书岗位对能力的需求出发，认为秘书应具备六方面的能力：理解与判断能力、沟通与交际能力、组织与协调能力、收集与选择信息能力、口头与书面表达能力、操作与办事能力。[4]总的来说，秘书应该具有以下几点职业能力，即：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社会活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力和心理调适能力。

1.1 写作能力。具体是指公文和事务应用文的写作能力。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。

1.2口头表达能力。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话要简明扼要，对群众讲话切忌啰嗦冗长、拖音带腔，要做到都以一颗真诚的心来对待。只有这样,才可以博得别人的信任，并在工作和生活上给予支持和帮助。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，要善于打腹稿。[5]另外，随着国际化交流的日益频繁，懂得外语并能很流利地运用外语进行交流与沟通成了衡量人才的一个重要标准之一。机关和单位在进行外事活动中，通常会遇到一系列语言问题，如果秘书人员在工作中能流利地运用外语，那么就可以直接解决问题，提高办 4

事效率。

1.3听知能力。秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。

1.4阅读概括能力。秘书要从重要文件或经典文本中领会其微言大义，也要善于在连篇累牍中摘出其关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

1.5社交活动能力。现代秘书经常要参加各种社会活动，因此秘书人员必须具备一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。

1.6协调能力。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。

1.7观察分析能力。在工作中，秘书要做有心人，要善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且善于解分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。

1.8应变能力。在现实工作中，会出现一些突发性事件，需要秘书人员在短时间里拿出对策，这就要求秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。

1.9使用先进办公器械的能力。在知识经济时代里，秘书部门成了信息枢纽中心。在这种情况下，秘书人员应能熟练地使用各种办公机器，尤其在电脑和网络方面；同时，还要不断补充和提高操作和应用能力。

1.10预测能力。预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创新精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

1.11心理调适能力。秘书部门是信息传播的中枢，秘书人员是联系领导和群众之间的桥梁，所以秘书的工作繁重、复杂，而社会的发展又给秘书提出了更高的要求。这样，生活和工作给秘书人员带来了巨大的压力。秘书工作者只有具备良好的心理素质，才可以以乐观的态度面对各种挑战，做好本职工作。

2．秘书的知识

2.1基础知识。秘书应具有的基础知识分为两方面：一方面是社会科学知识，即相 5

当于高中水平的语文、政治、历史地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、生物、数学等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求也是秘书人员应有知识的基本层次。

2.2专业知识。专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文专业知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识、信息科学知识、行为科学知识和公共关系知识等等。作为新时期的秘书人员，这些知识要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的知识储备，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质和业务能力。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个“通才”和“杂家”。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。

2.3行业知识。行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

2.4相关知识。从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能，才能适应时代的要求。

二．秘书的思想修养和职业道德 1．秘书的思想修养

秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论。这有两方面的意义：一是为了树立社会主义理想；二是为了掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法。我国是社会主义国家，我国的秘书人员绝大部分是在社会主义制度下的党政机关、企事业单位、社会团体中工作的。秘书人员只有树立了社会主义理想，掌握辩证唯物主义和历史唯物主义的方法，才能有真正的生活目标和生活动力，才能为祖国的现代化建设贡献力量，同时争取自己的美好前途。秘书人员还必须学习中国革命史，学习毛泽东思想和邓小平理论。通过这些学习，秘书人员才能真正认识到只有社会主义才能救中国，中国只有走社会主义道路才有前途。

理论的具体化就是政策和法规。秘书工作政策性很强，秘书人员只有熟悉和深入领会党的各项基本政策和各项法规，才能正确贯彻执行各项方针政策，做好工作。这里说的政策主要有经济改革政策、政治体制改革政策、开放政策、民族政策、宗教政策、统 6

战政策、外交政策等等。

2．秘书的思想作风

2.1全心全意为人民服务。秘书工作的特点是繁重、琐碎、常居幕后而又责任重大。这就要求秘书人员能任劳任怨，不为名、不为利，甘当无名英雄。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

2.2对党和人民负责。这就要求秘书人员敢于坚持原则，而不是无原则地盲目服从。在领导意志和党的意志相抵触时，要秉承党的意志；在集体利益、个人利益与国家利益、人民利益发生矛盾时，要服从国家利益、人民利益。本着这种精神，秘书人员对领导的错误行为或不正之风不能包庇、怂恿，而应敢于直谏，规劝。秘书不仅要当领导的助手，也要当领导的诤友。

2.3密切联系群众。任何秘书人员，不论职位高低，归根结底都是人民的勤务员。秘书人员不能高高在上、自以为是。任何时候，秘书人员都不能脱离群众，而只能联系群众、依靠群众。许多工作，脱离了群众是寸步难行。要有从群众中来到群众中去的工作作风。

2.4谦虚谨慎。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派，对领导对群众都要一视同仁。

2.5实事求是。实事求是是一切工作的基本条件。秘书人员必须在任何场合、任何工作中做到实事求是。

2.6踏实细致，一丝不苟。秘书做工作必须脚踏实地、耐心细致、一丝不苟，切忌主观臆断、捕风捉影，分析处理问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。在实际工作中，丝毫不能马虎，否则会酿成很严重的错误。

2.7敏捷干练，讲究实效。秘书做工作往往处于被动地位，要等领导批示，等下面情况，等其他部门配合。秘书人员不能因此而造成工作拖拉、推诿，还心安理得。应该尽量争取主动，遇事要反应敏捷，办事要干净利落；要抓紧时间，讲究效率。

2.8富于创新，勇于开拓。现在各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。

3．秘书的职业道德

3.1忠于职守。秘书人员要自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

3.2严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。秘书人员要严守党和国家机密，不得泄露或出卖本单位的政治、经济、科技情报。而且秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结。

3.3恪守信用。秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间就是领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员还要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。

3.4文明礼貌。秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。礼貌要求秘书与人谈话时要注视对方，专心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼或同时做其他工作。礼貌还要求秘书的举止言谈得体，既不傲慢、冷淡，又不显得阿谀、做作。

3.5廉洁奉公。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠〃的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

3.6讲求诚信。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁,负责综合协调,担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此,要求秘书人员传达指示、传递意见、反映情况都要重事实,做到准确无误,绝对不能掺杂个人的主观看法。否则就可能影响工作的展开,甚至导致重大决策的失误,造成国家利益的损失。

3.7谦虚好学，团结协作。秘书工作繁重且复杂。特别是在科学技术飞速发展的今天,秘书人员要跟上时代的步伐,就要谦虚学习,不耻下问。在相互协作中,发挥团队精神,积极承担责任,不推诿。

三．增强秘书人员“七种意识”，适应发展需要

1．自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受，它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点，但 8

秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体，特别是在改革开放的今天，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性；另一方面，今天的秘书人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识，何言“参与政务”？又何言“管理事务”？因此，作为一个秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。

2．信息意识。当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力，而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识，而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

3．创新意识。过去对秘书人员的创新意识明显重视不够，只承担大量的收文、发文任务，对报告、请示不提处理的初步意见。一方面，秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员，自然起不到“参与政务”作用，影响了工作的积极性；另一方面，领导者事必躬亲，陷入烦琐的事务性工作中，影响了对全局工作的准确把握。在新形势下，要发挥秘书人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持，不要仅在收发文本或文字材料上提要求，而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

4．竞争意识。目前，秘书人员的文化层次呈上升趋势，高学历者越来越多，这固然是一个优势，但高学历并不一定就有高水平。高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习，加强锻炼，使理论和实际相结合，以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富。但知识老化，必须继续学习新的知识，以适应形势的发展和竞争的需要。所以，秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否，都要具备竞争意识，只有在竞争中，才能加快工作节奏,提高工作效率。

5．责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。

6．保密意识。无论在机关，还是在企业，秘书是离领导身边最近的人。可以说，秘书不仅充分熟悉领导的工作习惯、工作作风，还在一定程度上懂得领导许多私事。这就要求秘书要有保密意识，懂得什么事情该说，什么话该说，什么事情和什么话不该说。一般情况下，对那些领导在酝酿，尚未作出最终决策或决定的事情，秘书一定要谨慎再谨慎，不能随意下结论，逢人就说，到处宣扬。同样，对领导的一些私事和外出行径，除领导交代可以告诉其他人外，秘书也不能随便告诉别人，要注意保密。对于领导的工资和待遇，秘书更加不能把它透露给别人。

7．宣传意识。有些事先做后说，有些事边做边说，有些事只做不说，有些事只说不做。因此，在工作上，要强调有“宣传意识”，而且要讲求火候，具体情况具体分析。对具有探索性质的工作，就必须把它完成取得成效后，才能宣传；对涉及发动群众、需要别人配合的工作，就要一边做，一边宣传鼓动，以便更好地利于工作开展的舆论氛围和支持体系；对涉及到集体福利或者内部建设的工作，就没必要把它说出去，以防止引来不必要的非议；对看上去就是表面文章又要有必要的形式点工作，就应该表表态就可以。对于秘书来说，几乎没有任何一项正常的工作和正常的事情，是在大家观点和态度完全一致的情况下展开的，这个时候，秘书对一件事情进行宣传时就要更加值得警惕了。

致 谢

本论文是在XXX老师的悉心指导下完成的。X老师给我的第一印象很亲切、平易近人，TA的认真和严谨的治学态度深深地感染和激励着我。毕业论文的每一个过程都凝结着XXX老师的心血，都离不开TA细心的辅导和批改。在此，我要真诚地说一声：“谢谢您，XXX老师！”还要衷心感谢学院领导的支持和帮助。另外，还要感谢我的舍友们，感谢你们帮我修改论文，为我斟字酌句，并且在生活上给予了我很大的帮助；谢谢我的朋友，感谢你们帮我查资料、借书。

在以后的人生道路上，我会继续努力，用XXX老师身体力行的认真态度来指导我做好生活中的每一件事，好好工作，好好学习，做个生活的有心人。

参考文献

论现代秘书的职业素养 篇2

关键词：现代企业秘书人员,信息素养,培养策略

一、信息素养的概述

信息素养最早在1974年, 由信息产业协会的主席保罗-泽考斯基而提出, 它的存在属性是为人们全面适应于了解全球信息化提供最基本能力, 从而更好的为自身发展所服务。信息素养的基本定义可简单概括为, 对什么时间需要信息进行判断, 应该用怎样的手段对获取到的信息进行合理有效的使用, 对所需进行如何评价。

信息素养经过不断发展, 在新的时期有新的内容, 准确来说它是一种基本能力, 更是一种综合能力。如文章探讨的现代企业秘书人员的信息素养, 它涉及的范围面较为广泛, 涵盖很多方面的知识, 它不仅包含有人文, 经济, 技术与法律等各种因素在内, 还与诸多科技因素紧密连接, 它是一种特殊的随着时代发展而被注入新内容的综合能力。在信息素养中, 信息技术占有关键地位, 信息技术在信息素养中的体现, 重在体现的是对信息技术的理解、认识和全面掌握。此外, 信息素养的重点, 主要包括信息知识的传播与分析, 信息知识的检索与评价, 即了解, 搜集, 评估和利用既有信息, 然后加以熟练的信息技术掌握, 完善的信息调查方法, 鉴别的推理信息的辅助, 因此, 信息素养也可称之为信息能力, 而它的主要工具便是信息技术。

从信息素养综合方面而言, 信息素养主要包括以下几个方面:

(1) 能够自主获取新信息资源, 在生活实践中, 可不断探究与查找新信息资源。

(2) 信息素养人员具有最基本的科学文化, 信息文化常识, 对自主获得信息资源, 可进行自分析与有效甄别, 且可评估判断后的信息。

(3) 对于自主获取的资源可灵活支配, 还具备有掌握信息和拒绝信息的能力与手段。

(4) 对于获取信息能够有效充分的加以利用, 可充分融入自己的见解与观点, 表达出不一样的信息内容。

(5) 在各种环境下, 对于各种问题, 都能有效利用各类信息进行良好解决, 能够体现出较强的进取精神与创新精神。

信息素养的能力主要包括八个方面:运用信息工具, 获取信息, 处理信息, 生成信息, 创造信息, 发挥信息的效益, 信息协作, 信息免疫。

二、现代企业秘书人员信息素养的主要内容与存在的主要问题

1. 现代秘书的信息素养的主要内容包括三个方面。

(1) 现代企业秘书人员的信息素养, 必须体现出强烈的信息意识与信息观念。首先信息观念指的是, 现代企业秘书人员处在全球信息化飞速发展的社会, 这要求现代企业秘书人员能够主动认识人文, 科技与科学等各类信息, 在秘书工作时间活动中, 可对信息价值形成总体印象。而信息意识指的是, 现代企业秘书人员对秘书工作, 应该表现出的各种心理品质, 如感觉, 知觉, 意志与获取能力等等。在秘书人员的信息素养中, 信息意识与信息观念占有首要位置, 与秘书人员能否直接接受和理解秘书工作信息, 能否挖掘出有价值的秘书工作相关信息有着直接紧密的联系, 这有利于秘书人员树立信息价值观, 即信息是领导决策的基础和依据, 能够敏锐感受到社会信息变化, 因此, 现代企业秘书人员良好的信息意识与信息观念, 能够对各类不断变化的信息进行挖掘, 收集, 甄别和充分有效利用, 辅助领导更好决策。

(2) 现代企业秘书人员对基本信息知识应有所掌握。现代企业秘书人员应掌握的基本信息知识, 指的是秘书人员深入了解信息基本常识, 深入掌握各种秘书工作信息源, 熟练运用信息检索方法和信息检索工具, 对信息基础知识的掌握程度, 直接反映出现代企业秘书人员信息素养的高低。现代企业秘书人员的基础信息知识, 具体包括以下两个方面:

信息文化知识应首先具备。信息文化知识指的是现代企业秘书人员应具备的科学文化常识, 它表现的是可以正确理解和应用现代信息概念, 深入了解现代信息技术的发展与变化, 能够把握到信息文化的影响因素与变化趋势, 其中强调的是要深入了解网络信息文化。

计算机信息网络技术常识是基本信息知识中的重要内容。现代企业秘书人员要深入了解与掌握反映现代信息变化和计算机网络信息走向, 对于计算机网络信息技术的的名词术语, 技术功能与技术特点, 构成与应用都有所掌握。例如现代企业秘书人员要对信息系统数字化的基本原理, 计算机网络信息系统软硬件的内容和功能特点有所了解和认识。

(3) 具备较强的信息能力。信息能力是现代企业秘书人员的必备能力, 它主要体现的是秘书人员在秘书工作实践活动中, 对秘书工作相关信息能够有效自如的进行搜集, 获取, 判断和利用的基本信息能力, 其主要体现在五个方面:

一是信息获取能力。信息获取能力能力是指, 秘书人员对已经组织建立的内部信息网络资源充分利用, 还可开拓自己获取信息的渠道并有效利用, 还可开发新的秘书工作信息资源通道, 然后对这些渠道的资源进行整合利用, 体现出的是对所学信息能够进行及时全面的获取, 这是信息获取能力的总体现。

二是信息选择能力。这是指在面对现代化与信息化的海量信息资源的时候, 秘书人员必须具备信息选择能力, 对大量存在的信息能够准确进行分类与筛选。

三是信息预测能力。对信息预测指的是秘书人员可以推断未来信息的一些变化趋势和走向, 能动的反映出对信息的理解程度, 是在获取信息的基础上对信息事物发展, 做出的理性判断和理性思考, 能促进领导进行科学决策。

四是信息处理能力。处理信息指的是秘书人员对获取到的信息, 判断出的信息, 进行综合分析和整理, 并归类融入到秘书工作的资源库中。

五是信息运用能力。对获取到的信息进行利用, 指的是秘书人员加以利用过程中, 要将自己的见解与观点充分融合, 还能够与相关人员进行信息探讨和信息共享, 最终变现出为领导提供的信息具有及时性, 准确性, 完整性, 连续性和针对性。

2. 现代企业秘书人员的信息素养主要存在三个问题。

(1) 思想观念守旧。秘书观念守旧和思想认识不开放阻碍到秘书信息素养的有效提高, 突出表现为年龄较大的秘书工作者, 对现代化信息化的信息获取手段, 处理手段和利用手段并未充分认识和掌握, 其秘书工作的思想观念还保持着固有性和常规性, 对于计算机信息网络技术的巨大优越性并未清楚明晰的了解, 不能及时跟进信息时代发展, 缺乏敏锐洞察信息的能力与眼光。

(2) 信息网络基础建设水平较低。这主要指的是一些机关单位并未有效提高信息网络基础建设水平, 秘书人员并未及时掌握新信息技术, 此外, 能够对现代计算机熟练操作, 现代信息技术进行熟练掌握的高素养的专业秘书人才, 还较为缺乏。

(3) 缺乏信息素养的相关培训。对现代企业秘书人员进行信息素养的相关培训, 主要指的是一部分秘书人员缺乏必备的科学文化知识, 缺乏与秘书信息工作相关的操作技能, 因此, 要加强其相关培训, 使其信息素养和科学素养, 科技知识与文化知识能够紧密连接。

三、提高现代企业秘书人员信息素养的有效策略

1. 制定明确的培养目标是首要。

提高现代企业秘书人员信息素养的根本出发点就是培养目标, 制定明确的培养目标, 不仅要求对秘书人员培训的方法与内容进行严格规范, 还表现出可引导培养对象积极提升自身信息素养。从目前来看, 我国大部分机关单位和院校, 在提高和培养秘书人员的信息素养上面, 已经做出了深入探索与研究, 并取得了一系列显著成果。经过探索研究科得出, 现代企业秘书人员的信息素养, 不仅仅是一种高级认知能力, 还具备较强的实践性与实用性。因此, 在明确制定现代企业秘书人员信息人员的培养计划时, 要注意三个方面的内容:

(1) 对秘书工作信息能够高效获取。高效获取与秘书工作相关的信息, 指的是获取秘书工作信息, 具有实效性强, 表述准确和形式完整, 真实可靠和方法便捷的特征。要突出获取信息的这些特点, 就要看秘书人员按照的相关性要求是否具备系统性, 目的性, 及时性和可靠性的特征, 对既有信息是否能够全面主动收集。高效获取的另一表现为:秘书人员是否可对机关内部渠道和外部社会渠道及时把握, 能否采取灵活多样的获取方式, 最终实现获取信息的多渠道性和高效性。

(2) 对秘书工作信息进行正确处置。这主要指的是现代企业秘书人员在面对多种渠道的海量信息资源时, 要准确评价, 合理吸收和有效存储有关的秘书工作信息, 其中, 秘书人员要根据领导工作实际需要对获取的信息资源, 进行分辨优劣和有效整合, 对冗余信息给予剔除。

(3) 对信息科技知识进行自主创新式学习。现代化社会也是各种信息资源互相交融和不断更新的社会, 在这其中秘书人员应及时跟进信息时代的发展趋势和更新速度, 坚持自主创新式学习科技知识。

2. 突出信息技能的教育与培训是关键。

在提高现代企业秘书人员信息素养中, 突出信息技能的教育与培训是关键所在。从工作实际看, 制约秘书人员信息素养进一步提高信息技能不高, 因此提高秘书人员信息素养, 首先要确立两个培养目标。

网络信息技术要深入掌握。从我国党政机关秘书工作的相关情况来看, 信息网络化的程度早已不断发展成熟, 这要求各级领导做出正确指导, 加强各级秘书人员的网络信息化意识和网络信息技术观念, 在秘书工作实际活动中切实用好网络化现代工具。加强秘书人员对善于借助网络信息通道, 对秘书工作的实时动态信息进行准确把握与判断。

基本软件操作要熟练掌握。现代化信息系统的重要组成部分就是软件, 经过不断发展, 现代企业秘书人员工作中要使用到软件包括三种, 首先是对数据库软件的熟练运用, 数据库软件的熟练运用可辅助秘书人员管理实践工作中的各种信息资源数据。再者是对办公自动化软件的熟练掌握, 比如文字处理工具:WPS.WORD.ACROBAT等, 多媒体工具:AUTTORWARE.POWERPOINT.COREDREW等, 网络操作工具和操作系统:FLASH.FREEHAND.DREAMWAVER.FRONT-PAGE等。

四、结语

提高现代企业秘书人员的信息素养已经成为目前研究领域的热点, 秘书人员的信息素养在现代化与信息化社会得到了广泛的重视。现代企业秘书人员应以信息素养为主要出发点, 明确信息素养定义, 掌握信息素养的主要内容, 提高现代企业秘书人员的信息综合素养, 以适应不断发展的社会对秘书工作与秘书人员的要求。

参考文献

[1]罗萍.现代秘书信息素养培养研究.攀枝花学院学报, 2008年05期.

浅谈秘书的基本职业素养 篇3

“秘书”一词，古已有之。《辞海》里对秘书的记载是：中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、秘书朗等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。今天人们谈到秘书，往往与文牍，领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。

秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理、综合服务；主要工作是撰写文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等等。

二、秘书的基本职业素养

1、秘书的职业道德

道德是一种主观意识形态，是公民约束自我行为、形成社会秩序的一种约定俗成的思维规范蓝本，是衡量一个人思想高度的标尺，是评价一个人的客观标准。职业道德是指每个人在展开自己职业生涯的过程中，是否有执行符合本职业的道德准则和行为要求。各行各业的职业道德都不相同，所以职业道德没有一个极为统一的定义，而是针对自身职业进行调整，以配合自身工作需求。

秘书的职业道德可以概括为以下几点：(1)爱岗敬业，愿意做领导身后的“影子”，由于秘书工作的特殊性，经常秘书的成果都以其领导或所属组织的名义公布于众，所以秘书这种职业，要长时间保持工作热情，保持自己甘于平凡的心态，成为领导的“影子”参谋是最为重要的，本人认为，秘书的工作成果能够曝光在公众面前，这本身就是一种对自身工作认可的高度肯定，是对自己最好的赞赏，秘书作为领导的“参谋”，不代表就能左右领导，一切以领导的决定为重，坚决执行领导的决定，是最首要的。

(2)，严格遵行职业操守，秘书虽然只是企事业单位职能链当中级别很低的一环，可秘书却是领导身边最近的人，处于权利的核心地带，所以不能凭借自己的特殊地位来谋取私利，端正自己的态度，不越俎代庖，不自作聪明，用职业道德来约束自己，引导自己的行为。

(3)心境淡泊，无欲无求，由于是领导的助手，秘书除了要帮领导出谋划策，还要为领导阻挡一些想走后门的人或事，有些人，就先直接瞄准秘书的特殊地位，希望秘书大开方便之门，便以财物诱惑之，面对种种诱惑，摆正自己的心态，是秘书一辈子都需要时刻仅记的，更不可凭借自己的职务特殊性，结党营私，拉帮结伙。

(4)，保持平和的心对待身边的每一个人，秘书时常替领导出面办理各种事务，自然需要接触到不通层面的人，很多人把秘书看作是领导的代言人，经常将对待领导的态度自然而然的转移到秘书身上，这时候，秘书应该明白，这些群众的情绪都是对领导的客观反应I应该宠辱不惊，抱着一颗平等的心对待不同声音，切莫反复无常，盛气凌人。

(5)，严格保守机密，时刻提高警觉，秘书能经常接触到机密-领导决策时，有时又会参考秘书的意见所以，肯定会有很多人向秘书打探消息，由于职业需要，秘书在日常工作生活中需要接触到不同层面的各种人群，其中往往也有竞争对手，如何在众多交际来往中，不被来往对象刺探到工作机密也是非常重要的。

2、秘书的业务能力——“擅书”与“擅谋”

何谓秘书?古书云：“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。”可见秘书当“书”(即办理文书)，以“书”为主，寄情于“书”。擅长书写文稿，应该是秘书人员最起码的素质要求。所以，文书基础是一个合格秘书的最基本职业素养所该具备的，科技高速发展，现在办公自动化是每个企业都具备的基本条件，拥有良好的计算机操作基础，是一个合格秘书所该具备的第二个素质要求。

由于秘书人员直接为领导提供服务，时常需要为领导出谋划策，要以一个管理者的角度去思考问题，解决问题，为领导提供有价值的参考依据，所以，一个合格的秘书，必须拥有良好的企业管理基础是首要前提，其次，由于我国是个法制国家，一个企业在经营过程中，如何合理合法经营，是一个企业生存在社会的整个生命期间，都必须严格对待的问题，秘书懂得法律法规，作为领导的智力补偿，也是尤为重要的，第三，良好的沟通能力也是合格秘书应具备的业务能力，在日常生活中，成功沟通是秘书展开工作的基础，对内与对外的有效沟通，是秘书工作中最常见的内容。

三、多听，多看，多想

除了具备“擅书”与“擅谋”业务能力，一个合格的秘书平时还应该多听，多看，多想，多听，是多听社会上知名企业家，经济学家。管理学家等专家的最新言论，以更新和扩充自己的知识涵量，增长见闻，与时俱进；多看，是平时多看有关于企业经营的书籍，因为书籍都是作者思想的高度概括，是经过深思熟虑后的产物，多看看别人看待事物的观点，有助于扩宽思路；多想，是秘书在经过听和看之后，结合所任职企业的自身具体条件，总结出一套适合任职企业的经营管理思路或解决经营问题的答案，以供领导在所需时参考，才能在下笔撰写时，血肉丰满，型神兼具。

参考文献：

[1]文晓红，当好企业秘书纵横谈，湖北水利发电2005/sI

[2]薛海峰，简论高校秘书人员的信息素养，青岛大学师范学院学报2005,02

浅析秘书工作中的职业素养 篇4

秘书是指人们在社会生活中所从事的作为自己主要生活方式的具有专门职能的工作，是社会职业的一种。国际秘书联合会给秘书一词下定义：“秘书应是主管人员的一任特殊助手，他掌管办公室工作技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示其主动性和正确的判断力，并在所给予的权力范围内做出相关决定。” 现在我们知道，秘书是一种职业，一种特殊的助手，虽然是辅助性的，但也要有一定的主动性，并且这种主动性也是不可缺的。除了秘书的办事能力以外，秘书的品德更应该引起我们的重视，因为秘书是领导权力的一种延伸，秘书如果没有行使好手中的权力，就可能造成很严重的后果。

下面通过具体的例子来分析我关于秘书所需的职业素养的观点。首先，秘书需要热爱本职工作，对公司、同事有感情投入，在具有基本的秘书从业能力的同时，可以很好的保证公司里领导与下属之间上传下达的有效实施。

微软公司的女秘书是一个传奇。微软的传奇女秘书是一位妈妈级的人物——露宝。露宝在求职是有独特的简历：“我已经42岁了，是四个孩子的母亲，从事过文秘工作，但老板认为不适合，又从事过档案管理和会计员等不少后勤工作。但这些工作都做得不长，后来一直在家里操持家务。”当比尔·盖茨一看到这份应聘资料，眼睛一亮，说了句“就是她了”。公司在创业初期，百废待兴，各种事情等着盖茨去做，内务、管理方面的杂事正是盖茨所欠缺的，42岁，这种年龄有稳定性，多年在家操持家务，说明有内务、管理方面的经验，是四个孩子的母亲，自然会有家庭观念，这种家庭观念也会带到微软公司中来。

应聘后的这位女秘书对公司的每个员工、每份工作都有一份很深的感情。很自然，她成了微软公司的后勤总管。正是这位女秘书这些“缺点”的优势，给微软公司带来了凝聚力。随着微软帝国的建立，盖茨从这名女秘书那里得到了信赖，这名女秘书则从盖茨那里得到了

尊重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。当微软公司决定迁往西雅图，女秘书因为丈夫有自己的事业不能走时，盖茨对她依依不舍，留恋不已。临别时盖茨握住她的手动情地说：“微软公司为你留着空位，随时欢迎你来！”三年后，露宝重回微软。

第一点，我们从这里能看到露宝对秘书工作的认真和热情。她“对公司的每个员工、每份工作都有一份很深的感情”，说明她有对职业的热爱，这是秘书从业的很重要的因素。由于露宝有这样一份对职业的热情，所以她能做得很好，后来成为微软公司的后勤总管。我们都说“干一行，爱一行”，秘书这个职业尤其要有这种态度，因为秘书本事是领导的助手，并不直接做决定和承担领导责任，领导的决定也有很多于己无关，所以很容易没有做事的激情。

第二点，秘书应该给领导信任感，让领导觉得可靠，为人忠诚。比尔盖茨选的秘书无疑是成功的，盖茨从她那里的都了信赖，而她也从盖茨那里得到了尊重，获得了个人职业生涯的巨大成功。秘书必须对领导忠诚，让领导感觉到可靠、放心。

秘书的忠诚包括对其公职机构的忠诚：党政机关的，要忠诚于党和国家的事业，忠实之形党和政府的各项方针政策；企业或公司的秘书不能在公开场合批评或贬低自己所在企业的政策、行动及其经营的产品或提供的服务。

秘书的忠诚也包括对为之服务的领导人的忠诚：秘书作为领导的助手，与领导必然有很多接触，因此，秘书必须服从领导的决定，对领导交办的事项要尽心尽力，不得违抗。即使领导有事作出错误的决定，秘书也只能婉转的提醒。秘书对领导不能阳奉阴违，表里不一，言不由衷。

秘书的忠诚还包括对其岗位职责的忠诚：秘书必须忠实地履行期岗位职责，无论领导在场与否，都能一如既往的做好本职工作。凡是秘书岗位所规定的职责，要亲自执行，不推诿，不拒绝；遵守工作时间，不无故缺勤、迟到或早退；在工作时间内，之执行自己的职务或从事与职务有关或领导交办的事物，不做任何与本职工作不一致的事物，不利用职务之便为自己捞取好处。

除忠诚之外，秘书还应该成为一个让领导有安全感的可靠的助手，要知密不泄密，尽管自己消息灵通，知道很多“高层机密”，但要守口如瓶，不能嘴上不牢靠。另外，还要尊重领导者的个人隐私。秘书长年不离领导左右，对领导人的隐私往往比别人多了解很多，但要讳莫如深，守口如瓶，否则就会招来不必要的麻烦。最后，秘书不能利用领导人的弱点。秘书对领导者的个人情况了解得比较多，包括领导有哪些缺点和弱点。这时不能利用领导的弱点或缺点，为谋取个人私利服务。正确的做法是发挥领导的长处，弥补领导的短板，这样才能做好事，才能让领导觉得安全可靠。

第三点，女秘书应该发挥优势、避免落人口实。关于女秘书的问题一直很受人关注。由于女性的生理特征和这个社会存在的形式，社会上的职业女性总是处于争议之中的。女秘书服务于男性领导是个敏感话题。那么，我们可以通过分析露宝的成功来试图解答这个问题。露宝是一位四十多岁的母亲，不年轻，我们推论，应该也不貌美，她有家庭，丈夫、孩子都齐全，所以，没有一些是是非非出现。为什么人们不再她身上做文章呢？对，因为没有什么文章可做。那么我们可以反观现在的女秘书了，首先，女秘书可以从自身做起，“身正不怕影子斜”，做好自己分内的工作就行，点到为止地和领导进行接触，为人端正，不谄不媚，发挥女秘书温柔体贴又细心的优势，给公司的同事们以关照，那么就不会再有人在女秘书身上做文章。同时，如果有男性领导对女秘书心怀不轨，则要分清工作和生活，做到公私分明，严拒介入他人家庭的行为，这不只是关乎到秘书的工作，更是关乎秘书人格的事情。

其次，与秘书的工作能力相比，秘书的品德是更重要的。职场中的秘书首先是要作为一个社会上的人来存在的，如果他的存在对别人造成了威胁，那么，他就是失败的。关于这个方面，最典型的应该就是“李真事件”了。李真：人称“河北第一秘”。曾担任河北省政府办公厅秘书、河北省委办公厅秘书、副主任，后任河北省国税局副局长、局长。他利用职务之便，接受他人的请托，为他人谋取利益，索取和非法收受财物折合人民币共计６７６万余元、美元１６万余元。

李真还伙同他人共同侵吞东方租赁有限公司河北省办事处人民币１８７２万元及秦皇岛中兴电子有限公司股份和尼瓦利斯有限公司股份共计人民币２９６７万余元。2003年11月14日河北省唐山市人民法院根据最高人民法院对原河北省国税局局长李真受贿、贪污一案作出的死刑复核裁定和执行死刑命令，对李真执行死刑。

杨老师的书上有一段关于李真受访的文字片段，从中我们可以看到，李真的心理影响到其行为，最后做出了不可挽回的举动，给国家和社会都带来了巨大损失。李真自己认为他最明显的缺点是“修养不够”，有点儿“狂”，一味地“好面子”，这山望着那山，一路在权力的争夺中走向黑暗。李真的行为，是一个人心理的黑暗被扩大化的后果，他等级低的时候觉得面子、觉得自卑，等到等级高了，架子也大了，还是觉得有更多的人比自己还要有权势、有架子，也有面子，于是继续向着更大的野心走去。作为秘书的一个反面教材，李真的事情有许许多多可以说的内容，但我看到的，作为迫切的，是他的个人品德问题，也许，这是社会的现实在李真“不得志”时给了他冲击，让他为了面子不择手段，但是，德业是不断积累的，心理上的不平衡会直接导致个人行为的失衡。权力越大，责任也就越大。一个秘书作为领导权力的延伸，如果没有好的品德修养，那么，其祸害之烈由李真可见一斑。

现代职业秘书实务 篇5

课程论文

题目：《秘书在职场“夹缝”中求生存》

姓名：

学号：成绩：

二〇一二年五月五日

秘书在职场“夹缝”中求生存

摘要：文章讨论了秘书与领导之间的关系以及秘书要如何处理处于领导与领导之间的“夹缝”关系，并就如何处理两者之间的关系提出了建议。

关键词：秘书，领导，关系处理，夹缝。

现代社会中秘书与领导的关系是一种新型的关系，这种关系是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任务基础之上的。在当今社会中，秘书与领导都是人民的公仆，都是为人民服务的，只是他们的职位不同，分工不同，而在人格上是平等的，无贵贱之分。处理好秘书与领导的关系，最根本的是要处理好工作关系，在职能上看，秘书要为领导人服务，在组织上看，秘书是上传下达的桥梁，而在生活上看，秘书与领导之间是有爱关系。因此，秘书与领导的关系定位显得尤为重要，如果关系定位得好，秘书将成为领导者的得力助手，反之，则成为领导者工作上的阻碍，所以要正确处理秘书与领导的关系。

一、权利因素的干扰

秘书作为领导者身边的参谋助手是在主辅配合中的近身辅助，而秘书的工作必须是与领导的公务服务相适应的。因为领导者在工作中要处理决策、指挥、协调、控制等，秘书在领导身边便能发挥其作用，比如在领导做出决策时及时的提供辅助和参谋，帮助领导更好的作出决策，从而分担领导的工作压力，强化、拓展、延伸领导的影响力

二、性别因素的干扰

在当今不断发展的社会中，从事秘书工作的女性越来越多。由于社会上对秘书工作的偏见和不当风气的影响，使秘书与异性领导的关系出现了一些微妙敏感的问题。因此，作为秘书必须正确对待与异性领导之间的关系，维护自己平等的人格尊严，自觉保持与领导在工作目标上的一致性。不能克意的取悦领导以换取职位的晋升、获取特殊照顾或某种私利，这是秘书的职业道德所不容许的。在生活中，秘书对异性领导的关心和照顾要立足于公务，不能介入领导的私生活。所以，秘书要注意处理好这些思想上的误区，才能在工作上处理好与领导之间的关系。

三、能力因素的作用

由于不同领导者具有不同的个性，秘书处理好与领导关系的时候可以控制经验，从总体观察也可以找一些普遍性、规律性的东西以知道我们的工作。

秘书与领导之间的关系，是秘书人际关系中最重要的关系，是决定秘书工作成败的关键因素。每个秘书都希望有一个良好的领导环境和愉快的工作氛围，但现实工作中很多时候领导们的意见是不一致的，这就导致秘书经常处于领导与领导之间的“夹缝”中进退两难的局面，处理得不好，就会将两方都冒犯。那么，在工作中秘书该如何应对这种局面呢？

第一、求同存异，统筹兼备

领导的分工不同，考虑问题的出发点就不同，即使都是为了把工作做得更好，意见也不一定全都一样。另外，当一项工作涉及各个相关方面时，往往不同方面的分管领导人都会关注这项工作。如果各领导人分别从自己的职能角度，对这项工作做出了看法不同的指示时，就出现了使秘书左右为难的多头指示，秘书就可能被“夹”在中间，两头受气。对此，秘书一定要认清楚领导意见的相同之处，做到求同存异。这样就可避免两头受气了。

某公司新经济目标经领导决策敲定后，各部门经理迅速组织所属二级单位分解任务。王经理让办公室林主任准备会议明天召开安全会议，接着刘经理也让他准备会议室在同一时间召开采购部职员会议，可会议室只有一个。张主任硬着头皮对刘经理说：“能否将会议拖后一下，王经理先提出要用会议室的。”刘经理答道：“我的事挺多的，明天晚上还要出差呢。”林主任又找王经理，可王经理说会议通知早已发出，想改也来不及了。经验丰富的林主任在无奈之际他大胆地提出了一决策：把两个会议合在一起开，很快提议得到了两位经理的认同。其实，有许多“夹板”是由于秘书在执行命令过于死板而人为造成的。如果下级能从实际出发，变通地执行命令，就可避免了，从而收到了皆大欢喜的结果。

第二、领会精神，维护大局

从管理科学化的角度来说,多头指示是不利于工作有序进行的。但从秘书工作头绪多,要与各个方面打交通的实际情况来看,多头指示往往是难以避免的。面对这种情况,作为领导人,应主动会商,讨论出各方面都能接受的方案来,不要使下级为难。作为秘书,应主动寻求领导人意见的共同点,灵活处理。如果处理不当,不仅会使工作陷于混乱,而且会影响秘书与领导甚至影响领导人之间的关系。我们常说,秘书执行领导指示,必须抓住“精神实质”,这就是强调正确领会领导意图。不同领导的指示尽管在许多具体细节上各有所异,但在大的方面精神实质是一致的,有时秘书之所以会出现被领导之间“夹”住的现象,往往是由于理解有误,人为造成矛盾,从而自己把自己给“夹”住了。所以,秘书在执行领导命令时,一定要对上级的命令仔细分析一下,抓住了精髓再干。

早晨刚上班,市旅游局秘书小王就被局长叫去“接旨”:最近市里准备搞一个旅游新闻发布会,让他集中精力撰写一份专题汇报。他回到办公室,分管局长又安排:下午市委宣传部组织了一个旅游座谈会,请他参加一下。小王一听,急忙解释道:“局长刚刚吩咐我集中精力写汇报,我哪有时间参加座谈会。”“磨刀不误砍柴功嘛,参加一下对你会有好处的,自己看着办吧!”分管局长丝毫没有让步的意思。小王顿时感到十分委屈,但随即静下心来一想,从大局看两件工作实际上是并不矛盾。因为参加旅游座谈会能为他写好汇报材料提供素材,再说,局长又没有马上让他“交卷”。于是,他立即到分管局长那里去“领命”了。这里,小王就是仔细分析了领导的指示,从大的方面找到了它们的共同点,从而将它们统一起来,将要形成的“夹板”也化为乌有了。

第三、力争协调，融洽关系

按理说，领导人之间的工作意见不一致，确实有领导层本身协调不够的原因，但作为被“夹”者，秘书多从好处着眼充分发挥自身的主观能动性，通过创造条件争取让领导意见统一起来，才能改善被动局面。秘书应主动与领导们沟通或促进领导之间的沟通，共同商讨出一个妥善的办法。若个分管领导人各持己见，相持不下，秘书要请示主要领导人，由主要领导出面协调或裁决。

为隆重庆祝建厂50周年,某厂决定搞一次大型厂庆活动。厂长对厂办主任老张的厂庆方案给予了高度的评价,并让他找分管财务的副厂长审定,以划投资金着手筹备。没想到了副厂长那里,副厂长以投资过大理由反对。老张本来想说“厂长都同意了,难道要否定厂长的决定”,但他一想这不就制造了领导间的矛盾了吗?两难之际,他想到财务主管往往有“手紧”的习惯,看到大花费心疼,何不让厂长出面呢?于是他在厂长面前说了一大堆副厂长的好话,就是资金困难,需要厂长协调一下。果然,在厂长的工作下,副厂长批准了厂庆方案。当领导意见相左时,顾此失彼会受气,拥护一方得罪一方制造两方矛盾会更受气。正是意识到这一点,老张才不气馁不急躁,从好处想问题,让一个领导说服另一领导,这样,自己就避开了矛盾,也让领导统一了意见。

第四、掌握特点，灵活应用

任何领导者都有一套具体的领导方法，其安排工作都存在着一定的灵活性，而这种灵活性又常常体现在每个领导的性格、习惯、作风等特点中。因此，要想避免被领导之间的“夹板”夹住，平时就要注意摸清并掌握不同领导的特点，做到心中有数，将影响工作的矛盾消除在萌芽状态。比如对爱说过头话的领导，理解时就要防止“过头”，对说话“欠火”的领导，理解时就不能总“欠”着应该到的“火”。只有摸清不同领导的喜好，才能采取灵活机变的措施，防止生搬硬套而制造的“夹板”，从而避免自己“夹住”自己。

新年将至,某保险公司办公室照惯例要向协作单位发放礼物,承办此项工作的秘书小李却为不知发放多人的范围犯了愁——分管公关的副经理下了明确指示:“全市所有协作单位。”但他知道,这个副经理没有“主心骨”,而外出的经理思想又比较保守、谨慎,一旦经理怪罪下来,副经理便会将责任推到自己头上。小李便多了一个心眼,找到副经理说:“你的这个指示我认为可行,但是不是还要请示一下经理呢?如果不请示,您也得签个字,我好去财务处领钱。”如此一来,副经理犯了嘀咕,生怕办事不妥自己承担后果。于是他便让小李跟经理通话自行处理了。这里,小李的话就很有机变性:他让副经理请示经理或签字,就是为自己留条后路——如果事情办错了,是副经理牵的头,经理将不能怪罪自己。

总之，当遇到领导的意见不一致时，秘书绝不能偏向一方，擅作主张，或者搬弄是非，投机讨好；或者按照秘书个人意愿取其所需。秘书应竭尽全力，使之协调统一，避免酿成领导之间的矛盾和纠纷。若发现个别领导的指示有明显的错误，将会带来不良后果时，应把事实和情况向该领导人汇报清楚，提出参谋建议，分析利弊得失，帮助修正决策。若该领导人固执己见，秘书可按照程序和原则向上报告情况。对于事关几个分管领导职权范围内的问题，各分管领导人的意见难以统一时，最好在适当的场合，由领导班子的办公会集体研究决定。这样，秘书就能不被领导的“夹板”夹住。

参考文献

【1】 邓乃行，曾昭乐。秘书与写作【M】广州：暨南大学出版社，2001。

【2】《秘书实务》主编：王育高等教育出版。

浅论现代秘书人员能力的培养 篇6

冯金祥主编：《秘书学》，中国商业出版社1993年第11期

吕谨主编：《探索高等秘书教育的新模式》，1998年第11期

浅论现代秘书能力的培养

回顾过去，提起“秘书”一词绝大多数人就会想到“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”等词语，似乎当秘书的只要年轻漂亮就可以了。然而，进入21世纪以来，面对我国加入世界贸易组织，面对知识经济时代的到来，一方面企业急需综合能力较强的秘书人才协助上司工作，另一反面企业对秘书人员的能力提出了更高的要求。除此之外，现代秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，远远不止是人们所谓的“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”的无能秘书。但从目前企业秘书队伍的现状看，秘书综合能力偏低的问题令人堪忧。所以，秘书能力的好坏不但是造就高一支业务精、知识强、作风好、纪律严的秘书队伍的基础，更是推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究现代秘书能力的培养问题具有重要的现实意义。

一、现代秘书的能力结构

由于秘书工作只能趋向专业化、职业化和现代化，对秘书的能力结构提出了新的要求。为了适应发展，秘书人员必须具备以下几方面的能力：

（一）表达能力

表达能力是认识外界的最基本的能力，有文字表达能力，和口头表达能力。

1、文字表达能力

文字表达能力主要指写作能力，即公文和事务应用公文的写作能力。秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是现代秘书必备条件和基本功。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文体知识，应掌握用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、语言组织能力和观察能力。因此秘书人员要有深厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。

2、口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。所以，秘书因该会说一口标准而且流利的普通话，要扣此清晰，不急不慢。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一方面也能跟领导、同事沟通。

（二）应用能力

应用能力是秘书人员必备的一种能力。它包括组织协调能力、社交和公关能力和创新能力。

1、组织协调能力

现代秘书还需要较强的组织协调能力。现代秘书已不是单纯的文书工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策/提法上的地处或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通和协调。因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效率，平

时多接触一些具体事务，出处留意他人和自己的上司是如何处理问题的，不断加强自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导日程并为领导准备好相关的活动资料。

2、社交和公关能力

现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，参加各种会议、会谈或宴会。社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书工作还会涉及客户服务，则行业比较爱那个秘书推向公关经理人或者公开发言人的角色。因此，秘书人员必须具有一定的社会和公关能力，才能处理好复杂的人际关系，才能更好的辅助领导，扮好秘书的参谋。只有具有相当强的社交和公关能力，在上下级之间或同事与领导之间工作起来感到游刃有余，提高办事效率。

3、应变能力

现代秘书还要有敏锐的应变能力。虽说秘书的大部分时间都是有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界对上司的干扰，这就要秘书的随机应变，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题是既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。具体来说，在一些正式或非正式的场合中，秘书是还是上司的代表和发言人，这要求秘书密切配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造有价值的人脉关系。

4、创新能力

当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对秘书来说，创造意识就是要求他们打破旧观念，克服“咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作，做好的参谋助手，将各项工作落实到实处，促进社会各项事业不断向前发展。造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍，是建设社会主义现代化事业的客观要求，也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题，是一项长期的任务，秘书工作者要在实践中积极探索，积累经验，逐步提高

社会经济的飞速发展，带来产业结构和职业结构的调整和变化，各类职业和岗位对人的素质要求也愈来愈高，秘书作为一种辅助性的特殊岗位，其整体素质物不断提高已成必然。一名优秀的复合型秘书已对企业起着举足轻重的作用。

（三）专业能力

1、阅读概括能力

秘书要善于阅读，既要精读，如重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。

2、操作先进办公器械的能力

面对竞争日益激烈的社会大环境，秘书工作中传统的、手工的办公模式已经远远不能适应现代社会的发展的需要。各种各样的先进办公器械引进了秘书工作之中，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作之中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的问题，从而不断提高了工作效率。

先进的办公器械主要指电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应该学会使用。其中 计算机操作能力尤为重要。凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

3、掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求秘书人员尤其是商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

秘书应当掌握一门外语。随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息资料，就容易使我们的管理工作近于世界先进水平，这些都对秘书人员的外语知识提出了较高的要求。发达国家对秘书人员的外语水平要求都很高，我们也应战略的看待这个问题搞好秘书人员的外语知识的学习。

（四）认知道事物的能力

这种能力是指人们在时间经验基础上，对客观事物的本质和规律能够正确地了解和把握。秘书人员工作综合性强，接触面宽，经常会遇到各种事物和问题，如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力。具体讲，需要培养以下几种能力：

1、观察感知能力

观察的客观性和观察的敏锐性，准确地掌握住观察的目的、对象与重点、并及时将观察加以升华，形成合乎实际的理性认识，对秘书人员十分重要。秘书只有具备较强的观察感知能力，时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现容易忽略的“死角”，扑捉政治生活中一切有价值的信息，才能变被动服务为主动服务。

2、辨别是非能力

秘书人员工作于身边，又介于和群众之间，在提供信息、综合协调、接待来访、洽谈工作、解决问题等方面，必须明辨是非，处理得当。所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物，把握事物的本质，从而作出正确的判断。这种能力由秘书本身的政策水平、思维能力以及综合知识、社会阅历等因素决定。

二、现代秘书能力培养的途径和方法

面对知识经济给我国人才市场带来的机遇和挑战，以及我国秘书队伍整体能力偏低的现状，在此就如何加强秘书人才的能力培养作些初步探讨。

（一）秘书个人

对于想要从事秘书行业的个人而言，除了接受培训机构的教育外，必须加强自主学习，增强自己的能力。主要从以下五点着手：第一，培养良好的思想修养和工作作风。具体做到全心全意为人民服务、谦虚谨慎、实事求是、简洁干练和富裕创造。第二，严守职业道德。须忠于职守、严守机密、恪守信用、文明礼貌、廉洁奉公。第三，了解并善于调节自己的心理，努力培养自己完美的性格。做到开朗、敏捷、建议、幽默、自制。第四，博览群书，开阔胸襟，培养广泛的兴趣。第五，加强计算机操作训练，掌握并使用先进现代办公设备。

（二）教育机构

南宋时期的理学大师朱熹说过：“事必有法，然后可成；师舍是则无以教，弟子舍是则无以学。”由此可见，教学方法与教学质量、效益关系密不可分。因此，对于秘书人才的培养离不开教育机构的教学方法和教学质量。由于秘书学科有很强的应用性，秘书专业学生能力的培养就离不开社会生活实践。所以，国家教育机构要强化实践教学环节，有计划地把实践活动纳入秘书教学的重要环节之中去。我们可以从三个层面来强化实践教学环节，让学者“在游泳中学会游泳”。

首先，要将秘书教学与社会实践相结合。

其次，要将秘书教学与校园实践相结合。

最后，要将秘书教学与家庭实践相结合。

除此之外，教育机构应该相应的改革考试方法。目前的考试基本上只考书本上的理论知识，而忽视对学生实践能力的考核。所以在考试命题是，多出能培养、启发学生创造性的试题，尽量少考死记硬背的条条，多考查学生运用和分析知识、解决问题的能力，鼓励学生有创造性的见解。

（三）企事业单位

为提高工作人员的整体素质，提高工作效率，企事业单位应该为新聘请的秘书人员提供岗前培训或在职培训的机会。

岗前培训可以由单位或者专门的组织进行，目的在于促使学员将知识转化为技能，熟悉并应用秘书工作和秘书活动的方法、程序、技术和规律。岗前培训可以与秘书专业学员的实习结合起来，由原来教师和用人单位有经验的秘书联合指导。

同时，已经担任秘书职位的人员为了更新知识，提高素质和能力，也可以参加相关的短期培训。与岗前培训不同的是，在职培训必须由单位上级组织进行，或请专家作专题学术报告，或请富有经验的高级秘书介绍工作经验，组织学员交流、互相学习启发等。

三、结论

论现代秘书的职业素养 篇7

一、干好秘书工作必须具备的四种职业素养

职业素养是与人们的职业活动紧密联系的、具有自身职业特征的道德准则和行为规范, 秘书工作的从属性、服务性、事务性、繁琐性、艰苦性等特点, 决定了秘书必须拥有较高的人格, 恪守职业道德。

第一, 要埋头苦干、乐于奉献。秘书工作是一项服务性的工作, 秘书人员的劳动成果往往通过领导机关、领导同志的工作实绩体现出来, 不能独立显示自身的成绩。秘书工作机密性强, 许多工作只能埋头去做, 不能公开宣扬。秘书工作非常繁忙, 无论是起草文稿、处理文件、调查研究还是会务接待、督查督办, 常常需要加班加点, 夜以继日, 很少出头露面, 留名得利。因此, 秘书人员必须具有甘于奉献、不计个人得失的宽广胸怀。

第二, 要严守纪律, 克己奉公。秘书人员虽然权力不大, 但用权方便, 用权的渠道和方式比较多, 因此要自尊自重, 不能以自己的特殊地位谋取私利, 处理各种问题也不能掺杂私心, 更不能擅用领导的名义办各种私事, 搞不正之风。此外, 秘书作为领导的参谋和助手, 要经常提醒领导坚持原则, 秉公办事。

第三, 要谦虚谨慎, 平等待人。秘书对上接触领导, 常常出面替领导办理各种事情, 对下接触各方面的人士和群众, 往往被看成机关的代表, 领导的代言人。其待人接物的态度往往影响到单位或领导的形象和声誉。因此, 秘书必须做到谦和正直。对上要尊敬、请教, 向领导汇报工作要实实在在, 不可弄虚作假;评论干部要实事求是, 不可挟私褒贬;在领导成员之间协调、传话, 不可涉及他们之间的关系问题, 不可左右倾斜, 更不能拨弄是非, 挑拨离间。对下要热情有礼, 不可摆官架子, 盛气凌人;听到不同意见不急躁、不反感;遇到困难不气馁、不埋怨;工作中出现差错不推诿, 勇于负责, 迅速改正。

第四, 要严守机密, 提高警惕。秘书处在核心要害部门, 接近领导核心, 处理要务, 管理文件, 知密范围很深很宽, 失密泄密的危险极大。因此, 秘书人员要时刻提高警惕, 增强保密观念, 严格遵守一切保密纪律, 做到不该看的不看, 不该听的不听, 不该说的不说, 不该写的不写;不在公共场所、私人通信中涉及机密, 不在亲属朋友面前谈论机密。

二、干好秘书工作必须具备的四种能力

第一, 要具备较强的文字表达能力。主要是指撰写各种应用文的能力。秘书工作的一项重要任务, 就是从事大量的文字写作工作。写作是综合能力的表现, 一篇好文章, 既要有好的表现形式, 又要有充实的内容, 要做到内容与形式的统一, 并不是一件轻而易举的事情。因此, 秘书人员必须加强写作实践, 具备扎实的文字功底, 不仅要精通语法、修辞和逻辑知识, 还要掌握一定的写作规律, 熟练掌握各类文章的特点、写作要求和语言表达技巧, 随时注意积累资料, 勤学苦练, 不断提高写作水平。要善于找到工作中的“点睛之笔”, 善于总结所在单位的管理经验, 善于总结领导的管理精华, 要对所掌握的本单位管理方面的大量素材, 及时进行提炼和升华, 不定期地在行业内有重要影响的杂志和报纸上发表领导的署名文章, 不断提高领导的知名度和影响力, 不断提高所在单位的社会形象。

第二, 要具备较强的组织管理能力。秘书人员要经常按照领导的意图组织各类会议和活动, 如果缺乏一些现代化的、科学的组织管理方法, 就无法把工作做好。因此, 秘书人员一方面要准确迅速地领会交办者的意图, 熟悉掌握办事的程序和渠道, 提高办事的效率;另一方面要用系统的观点, 统筹安排工作。把需要办理的各种事情加以梳理, 分清主次缓急、难易远近, 并驾轻就熟的分别办好。对于一些突发性和意外事件, 要灵活处理, 在较短的时间拿出对策。平时要多接触一些具体事物, 处处留意他人和领导处理问题的方法和技巧, 不断积累, 提高自身能力。

第三, 要具备广泛的交际能力。秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽部门, 秘书每天都要接触各种人, 只有善于交际, 才让人容易接近, 容易被人信赖, 办事的成功率才会高。秘书人员增强交际能力, 需要处理好以下三种关系:

一是处理好与领导的关系。秘书是为领导服务的, 只有了解领导的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等, 才能与其配合工作, 以减少因彼此间不了解而产生的困惑。当发现领导的缺点时, 要运用说话的技巧, 在适当时机予以委婉的规劝, 使其了解并乐意接受。当与领导意见相左需要争论时, 要看准当面提出异议的时机, 争论的语气要平和, 要设身处地为领导着想, 争取彼此的谅解, 要善于提出解决问题的办法或处理问题的建议。当发现自己犯错误时, 要把事情的原委向领导报告, 坦诚认错。二是处理好与同事的关系。与同事愉快的相处是秘书人际关系中十分重要的环节。要善于和同事进行合作, 对同事一视同仁, 注意欣赏同事的优点, 真心地关心同事, 以正确态度对待同事的称赞、批评和嫉妒, 做好领导与同事之间的意见沟通工作。三是处理好与来访者的关系。秘书工作的态度如何, 直接影响单位的声誉, 因此, 秘书应在接待中应做到:欢迎来访者并记住对方的姓名, 善于应付难以对付的来访者, 把握和来访者谈话的分寸。

论现代秘书的文字表达能力 篇8

关键词：文字功底；意识；信息；文种

一、文字功底是现代秘书的基本素质

现代秘书是“掌管文书并协助公司领导处理日常工作的人员，是领导的参谋助手，秘书工作的基本性质要求秘书必须具有良好的书面语言表达能力，要擅书 （即办理文书），以“书”为主，寄情于“书”，要会驾驭文字材料。

秘书人员的书面表达能力即指一般的写作能力，写作能力是秘书人员非常重要的基本功。文秘人员一定要具有良好的书面表达能力，具有扎实的文字功底，这是秘书人员最起码的素质要求。

由于秘书写作的对象主要是公文，因此，秘书人员要根据领导授意与工作需要，需经常撰拟各种文稿，这就要求秘书不仅应具备一般的书面表达能力和写作技巧，而且应熟知各种公文的写作，熟练掌握各种公文的要求与方法，能够撰写出观点正确、内容充实、结构严谨、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类公文。

二、现代秘书文字表达能力的培养

秘书在工作中要从事各种公文的写作，要求熟练掌握各种公文的写作方法和技巧，迅速准确地撰写各类公文。为能撰写一篇高质量的公文，充分发挥公文的作用，提高工作效率，在写作时必须注意各个环节。

（一）、公文写作前，要大量占有材料，构思文章

写作前要做好材料准备工作。公文要有的放矢的，写作前要积累丰富的材料，并加工处理，去粗取精，去伪存真，然后构思全局，列出提纲，为文章的结构层次、观点的提炼，都从这里起点。这样才能更好地体现领导的意图和决定。

（二）、合理安排结构，善于谋篇布局，突出中心

撰写公文要求文字简练，善于谋篇布局、合理安排结构，中心突出，层次清楚，逻辑性强，结构紧凑，这就高度体现了公文写作的本质特征。公文应围绕主题，中心突出，结构合理，详略得当，重点突出。

（三）、具有一定的文学知识，懂得语法和逻辑知识

秘书应具有一定的文学功底，懂得语法和逻辑知识。不写错别字，正确使用简化字，书写规范，字迹工整，词汇丰富，并能选用最恰当的词语，准确地反映实际情况，增强工作的主动性，准确地贯彻落实党的方针政策，使公文意图生动地突现出来。

（四）、熟悉各种公文的种类、用法及格式

公文是一种特殊的文章，除要遵行一般的写作规则之外，还需要遵循公文写作的特殊规律。文秘人员在撰写公文时，无论是的公文的内容、公文文种的选择、公文格式、文风、还是行文语气以及表达方法等因素，都应规范运用。因此，公文写作时，行文关系要正确，选用文种要恰当，使用语言要准确，公文格式要规范。

公文内容必须符合国家的法律法规、路线方针政策，合乎上级指示和规定，与本机关其他现行有效文件保持一致。实事求是，即要求公文的内容能从实际情况出发，有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题；各种判断要合乎实际；各种解决问题的方法措施应切实可行，具有可操作性。

文种使用要恰当。不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系，体现了不同的行为目的。文种使用不当，会造成行文关系的混乱。恰当地使用文种，可以进一步增强公文的效能，确保公文的写作质量。因此，秘书要深入研究文种，恰当使用文种，因此，文秘人员在撰写公文时，要注意常用公文文种的区别，要“对号入座”、忌“张冠李戴”，应准确掌握和正确应用，根据行文关系、行文目的选择文种，使用文种。

公文格式要规范。公文的规范格式能够体现公文的法定效力、权威性与严肃性，以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件，有利于提高工作效率，是公文有效性的切实保障。这些格式规范对于表明公文的来源、去向、内容、时间、传知范围及对公文印制规格有着重要的作用，我们要根据公文写作的目的、内容、需要以及所要解决的实际问题去写作。

（五）端正文风，行文语言准确、简练

树立健康优良的文风，这是当今公文写作的一项重要任务。

首先要坚持实事求是的原则，这也是秘书工作的基本原则。秘书撰写文件时，应注重调查研究，坚持实事求是的原则，内容要符合客观实际，掌握分寸，客观公正。

其次，公文语言一定要准确、鲜明、生动、简练。

公文的语言要准确，是指文章要真实、贴切、规范、恰如其分地反映客观事物，并揭示其本质意义。词义要精当准确，词汇要丰富，正确地进行科学的判断和符合逻辑的推理。它要求观点符合党的国家的方针政策，准确体现发文机关意图，材料真实可靠；语言质朴、合乎语法、符合逻辑；语气轻重恰如其分，以保证语言的严谨、准确、通畅，规范、完整、清晰、耐久，准确表达中心思想。

公文的语言要鲜明，即立论明确，不能有歧义。处理好材料与主旨的关系。赞成的、反对的，歌颂的，批判的，态度明朗，是非清楚，是非爱憎分明，不能含糊其辞、模棱两可。

公文的语言要生动，就是把所要写的事情、思想和情感栩栩如生地表达出来，也就是写“活”了。反映新事物，研究新问题，内容有新意。公文和文学作品不同，文学作品讲的是形象的生动性，公文讲的是解决问题的需求性、这就得运用公文语言的表达技巧。因此，秘书人员一定要扎扎实实过好文字语言关。

公文的语言要简练，在语言质朴、通顺的基础上，文字简明扼要，概括力强，言简意赅。要求用最简洁的文字，顺畅而有条理地说明问题，表达丰富的内容。该短则短，该长则长，句中无余字，篇中无剩言，不累赘重复，不冗长拖沓。行文简洁，主旨突出，进一步提高办事效率。 切忌长而空，累赘重复，冗长拖沓。

我们一定要提高对端正文风的认识，杜绝弄虚作假、套话连篇，空洞无物、浮华雕饰、矫揉造作等风气对公文的影响，树立优良文风。讲究工作实效，注意调查研究；提高自身的素质。

参考文献

（1）杨昕晖.提高文字表达能力过好五关，办公室业务，[J].1995年2月.

（2）陈亮.试论写作学与文秘工作能力提升的内在联系.语文建设.[J]2014年18期.

（3）全辉.文字秘书需具备五种能力，秘书之友.[J].2014年3月.

作者简介：江元净（1963年2月——），女，汉族，陕西西安人，讲师，文学学士，单位：西安文理学院，主要从事文秘学研究。