oa管理办法（精选11篇）
1.OA中财务管理的定义
财务是一个组织在运作过程中物质、服务运动（流入和流出）所对应的资金运动及资金运动过程中所体现的经济关系，主要是财产和债务，即资产和负债。
财务管理（Financial Management）是在组织一定的整体目标下，关于资产的购置（投资），资本的融通（筹资）和经营中现金流量（营运资金：报销、借款、合同执行、订单执行），以及利润分配的管理。
财务管理是组织管理的一个组成部分，它是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动、处理财务关系的一项经济管理工作。
传统的财务管理系统注重结果管理和分析：会计科目、会计凭证、会计做账、会计核算等管理，更多的是结果管理；
而OA中的财务管理注重过程管理：通过预算设置、借款流程、报销流程、合同管理流程、费用支付流程（请款流程）来控制费用发生，按照一个组织的经营目标来控制费用发生过程。
OA中的财务管理实际上就是费控系统（预算编制、预算执行、合同签订和履行管理、费用控制、费用分析报表）。
2.OA中财务管理的关键点
1）OA中的财务管理需要关注过程管理、企业经营性费用发生及控制的需求实现
2）OA中的财务管理不管是预算和费控都需要体现：时间区间、几级科目、控制对象、差异分析、动态调整
3）OA中的财务管理需要对费用科目规划好：几级科目、科目的标准；可同步财务软件的科目
4）OA中的财务管理的预算编制可以分为多种模式：从下而上的汇编、从上而下的分发、或者直接把编制好的预算表直接导入系统
5）OA中的财务管理可以作为企业运营费用管理，不能做成本管理
6）OA中的财务管理对费用发生过程的管理需要与设置好的预算进行关联，知道预算执行情况和费用发生的合理性，本质上：预算是一个标杆，每一项费用发生与已经有的标杆进行对照、并反馈与标杆的偏差度
7）OA中的财务管理科目更像一个容器，数据和状态由工作流来传输并通过预算标准来控制
3.OA中财务管理的难点
1）费用管理细化到什么级别（分部、部门、岗位、人员、客户、项目、几级科目）2）现实中的费用预算更多的是根据营业收入会发生动态变化：比如很多公司采用费用包干制，也就是能够花多少钱是根据他这一个时段内收入多少来决定
3）适应不同的预算体系：收入决定费用的体系、标准费用额度的预算体系、静态预算体系（每一个月都是固定的值）、动态预算体系（全年预算是固定，但一个期限内的可发生额完全是由上一个期限的发生额来决定）
4）与财务、ERP做集成和数据同步，而且能够调取有些财务系统的预算数据来控制
4.OA中财务管理的发展
财务管理是组织管理中毋庸置疑的核心，而OA中的财务管理最初是帮助组织进行费用管控，即做到事前控制，对每笔费用的合理性进行评估后执行。我们认为，按照财务管理的价值发挥深度可以有以下几种可能：
第一阶段：实现费用管理。OA中的财务管理成为一个组织真正的费控中心；监管每一笔费用发生的合理性和合规性，帮助企业对费用发生过程进行有效控制
第二阶段：实现集团财务共享中心。对很多集团公司来讲他们不一定是每一个分子公司都设置财务人员，这时候就是提出“财务共享中心”（Finance Shared Service Center），将一个集团在不同区域的分子公司（经济实体）的会计业务拿到一个SSC（共享服务中心）来控制、记帐和报告，这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一，而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计，节省了系统和人工成本。
财务共享中心主要涉及到五个关键点：事前申请、预算管控、财务系统对接、影印系统对接、银企直联
第三阶段：助力阿米巴经营模式的落地。阿米巴经营模式目前开始流行，阿米巴的核心理念就是在一个相互信任的组织内充分发挥出每一成员的积极主动性创新能力，让每一个人都是一个经营体，也就是人人都是经营者（阿米巴的经营形式有很多种，比如：SBU、利润中心、成本中心、联盟经营体、独立核算体、承包经营制、岗位的绩效考核体系，做到极致的情况就是每一个人都是一个可以独立核算的经营体）！
这样模式的落地必须要求这个企业要做到三点：
1、组织内各个经营体的职责权利必须明确；
2、组织内各种流程必须清晰明确；
3、组织内各种经营数据的呈报能够及时、透明、准确。
完全要做到这三点必须要有一套软件支撑系统，人工一定不能长期及时有效完成各种经营体的独立核算。
总之，OA中的财务管理对于企业的价值在于可以实时展现每一个人、每一个经营体的收入和支出，真实实时反映每一个人、每一个部门、每一个机构、每一个客户、每一个项目的经营效益！在这个基础上，帮助企业落地不同的财务管理体系，辅助经营模式的落地！
5.财务管理可能存在的陷阱/误区
费控可以减少成本？有可能发生这种场景：在年底编制预算的时候，每一个人、每一个部门、每一个机构极力争取预算额度；可能1万能够办好的事情，搞成10万的预算，到了年底尽快把预算全部用好，但是不是有效利用这些预算没有人关注，因为系统是不可能知道这个钱花得是否有效，系统能够做到的就是和年初设定的预算来对比是否在控制内；这个时候预算费控系统反而成为了大手大脚花钱的保护伞！每一个企业都应该有预算控制体系？实际上不应该是这样！快速发展的企业对费用管控的关注点应该在费用发生的合理性和有效性！因为，快速发展的企业，很难有一套体系能够适应它的变化，如果有了体系可能也就是限制了它的发展。
预算体系最好是能够从下而上的汇编？做到这样的程度企业可能要花费大量的精力，还不如通过线下的各种会议把各种预算确定下来（因为预算编制本质上就是一个讨价还价的过程），然后再导入系统来得更加高效！
预算要做到精准化控制？事实上对很多的企业而言，预算管理不能太死，因为目前国内的很多经营环境是变化多端的，如果把预算卡死，可能也就是把业务卡死了；所以，对于目前国内大多数企业，能够做到预算控制预警，并能够实时调整预算，将更加实际有效！
预算费用核算的级别越细越好？实际上对很多企业的费用控制只要做到部门这一级和机构一级就可以，到每一个人反而让部门和分支机构失去业务发展调配资源的能力。
为了费控管理而管理？很多企业领导者或者部门经理经常会陷入一个管理误区就是如何把管理做到极致，这是错误的。
问题的思考出发点不应该是如何做好管理，而是如何服务好业务发展。
费控管理系统也是一样，费控的目的是服务和支撑业务更好的发展，而不是花费太多的精力来做所谓的每一分钱的监控和管理；任何管理模式一定要对应到企业的实际情况和经营环境，一个连基本的报销制度都没有执行好的组织，做费控是不可能的。
一个快速成长型的企业更加要鼓励经营体的独立性（也就是独立核算和费用包干制更加有效）；
一个业务集成性很强（也就是业务无法完全独立切割：例如软件公司）的企业就不合适每一个人、每一个岗位、每一个部门都搞细化的阿米巴经营，这样反而造成经营沟通协调成本急剧增加，而且可能造成一种结果是每一个人只关注自己收入和支出，而不知道帮助上游和下游有效开展工作，这也就是阿米巴死结和绩效陷阱！
江西省儿童医院信息科作为本院信息化建设工作的主要承担者, 工作多头并繁杂, 一是工作面宽, 并不局限于处理大量故障报修或问题反馈电话, 还承担着软件应用系统管理、数据库管理、机房管理、网络安全管理、信息系统资产采购与保管、医学统计等任务;二是工作容量大, 需要提供医院各个方面的信息技术服务;三是事务繁杂, 但又相当细致, 既有技术含量较低的鼠标键盘更换、软件系统安装等工作, 又有技术含量高的网络架构、软件设计等工作[1], 以及相关信息职能管理。因此, 信息科的管理和建设对医院信息化的发展甚至整体运营的提高起着重要的作用[2]。
经过文献资料查询, 目前几乎所有的医院信息科都没有专业的信息系统来管理日常工作, 对日常运维记录及档案管理基本停留在手工阶段[3,4,5]。为解决医院信息科管理压力越来越大的问题, 笔者基于已有的OA系统, 单独开发了信息科管理模块, 以方便医院信息科的日常管理操作。
1 OA系统在信息科日常事务管理中的应用情况
OA系统中信息科管理模块分为室内外两大类, 分别用于信息科内部管理和业务协同。
1.1 信息科外部事务协同
信息科已全面停止接收纸质申请单, 所有申请在OA上发起电子表单, 如图一所示。信息科通过流程化的管理把工作进行分类, 每项接收到的任务按规范流程分配落实到个人, 使得流程从申请到完成形成闭环管理, 有效追溯每个环节[6,7]。
1.1.1 软件系统管理
申请对现有系统的功能进行增加和修改, 必须在OA上填写软件修改需求报告, 经过申请科室负责人和信息科负责人同意, 大型修改还需经分管院领导审批, 最终交由信息科人员执行。执行人对需求进行需求分析、程序修改、测试、上传, 最后把结果反馈给申请人。
1.1.2 硬件设备管理
信息化相关终端设备的领用和报废、设备故障维修、网络加点等业务, 需要在OA中发起申请, 按规定步骤执行。所有流程都有既定的流转, 也有相应的表单, 亦能记录详细的处理过程。整个流程过程都有数据记录, 可随时追溯执行人与执行时效, 执行步骤环环相扣。
1.1.3 支持数据管理
临床科室需信息科提供数据支持时, 发起数据提取申请流程。申请同意后, 由信息科人员提取数据, 最终在OA上反馈给申请人。
1.2 信息科内部事务管理
信息科内部事务管理用于科内事务管理, 其他部门无权访问, 如图二所示。
1.2.1 日常维护登记
对于各科室电话反映的硬件设备、网络故障的维护情况, 均登记在日常维护表中, 可一目了然的查询到维护记录。记录内容包括科室、时间、问题简述、问题类型、解决办法、信息科处理人员、设备编号。我院已实现信息科的固定资产及低值易耗品的条码管理, 一物一码, 每条维护记录必须登记设备编号, 便于统计单一设备维护情况, 为报废提供依据, 如图三所示。
1.2.2 记录档案管理
此类别包含事件讨论会议记录、信息科已上账发票记录、个人工作记录及晨会记录。
事件讨论会议表用于记录各次科内、科外讨论会议的主题、关键词及相关科室, 纸质记录单扫描后以附件形式上传至OA系统保存;每月递交财务科的上账发票, 按时间、公司名称、分类、发票数量、发票号、金额、上账日期、科主任审批时间、财务科审批时间、分管领导审批时间、交财务科时间记录在信息科已上账发票表中;个人工作记录及晨会记录由信息科工作人员录入每日工作事件。
1.2.3 检查类日志管理
机房管理员每日对中心机房、住院部机房进行环境监测和消防安全检查, 检查结果分别填入机房运行日志和机房消防安全检查登记表中;数据库管理员每日检查数据库运行情况, 填写系统及数据库查询日志。确保及时查找、发现网络设备及信息系统隐患, 排除故障。
1.2.4 任务管理
根据医院管理需求, 科室负责人可利用任务管理模块直接分配新任务。接线专员如遇电话、值班中碰到需其他同事协助完成的事项, 亦可在此模块中发起一条申请, 经科室负责人分配到指定人员完成。
1.2.5 重大事件及应急预案启动审批
考虑到医院信息系统突发事件的危害性, 为了确保关键业务的连续, 必须有系统、有组织地做好应急预案的准备。对于每次系统运行重大事件或应急预案演练, 均需在OA系统中发起申请, 经过相应审批程序方可进行, 并记录过程中详细内容。
1.3 查询统计
系统有完善的查询功能, 查询条件可自定义设定, 所有填写在信息科管理模块中的内容, 均可灵活查询。OA系统每个步骤都自动记录, 有处理人、提交时间和完成时间。这些数据为统计员工、科室工作量, 以及处理问题平均耗时等内容提供了基本依据。
2 结束语
随着信息技术的快速发展, 医院信息化网络平台、HIS业务平台等各种信息系统的建设在很大程度上提高了医院的工作效率与服务水平。但相关医疗系统的大量信息也为医院信息科的运维工作带来了更大压力[8]。通过OA系统建立信息科管理平台, 规范了日常运维和需求管理流程, 简化了临床科室及其他职能部门办理信息科相关事务的手续, 方便档案的查询, 并通过查询统计功能, 为工作考核提供依据, 有利于提高医院信息科的管理效率[9]。
OA系统的信息科管理模块中, 现已建立26张表单, 在设计中有成功的亮点, 也有需要完善之处, 这些都需要在日后的工作中不断优化改进。
摘要：OA系统的使用, 转变了传统的办公方式, 建立了高效便捷的自动化办公系统, 健全了现代化的医院管理机制, 提高了工作效率。本文结合医院对信息科的管理要求, 参照原有纸质表单, 优化业务工作流程, 在OA系统中建立专门的信息科管理模块。该模块可有效提高医院信息科日常管理工作效率, 为工作量统计提供参考依据, 便于查询记录档案。
关键词：OA系统,信息科管理,档案管理
参考文献
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[4]龙懿.探讨医院文书档案管理对信息化技术的应用[J].中国市场, 2014, 3 (25) :38-39.
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[8]黄丽, 王玉珍, 闫卫东.医院办公自动化系统建设中应注意的几个要素[J].西北国防医学杂志, 2011, 32 (06) :499-500.
关键词：档案管理 OA系统 联系
0 引言
现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。
1 档案管理系统和OA系统联系
企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。
现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。
因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。
2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法
2.1 保持二者登陆账号一致
现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。
2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档
就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。
2.3 把握好物理归档的时间
通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。
所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。
2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理
企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。
3 结束语
现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。
参考文献：
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[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.
[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.
[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.
公司协同办公OA管理（暂行）办法
为提高公司综合管理质量和员工工作效率，全面整合企业信息，增强协同办公的执行力和集体创新能力，进一步规范流程、合理监控、科学管理，并确保OA系统安全、稳定、畅通运行，特制订本办法。
第一章 总则
第一条公司协同办公系统主要管理功能包括个人办公、日程计划、任务管理、审批流转、信息发布、网上交流、文档中心、档案中心、会议管理、办公用品、个人考勤、人力资源、公文收发、固定资产等。旨在实现信息快速收集、处理、存放、共享和交流，提供现代化的管理环境。
第二条OA系统一以数据为基础，从记录到管理，提供检索阅读服务，二以事件为中心，从申请、办理至办结，每一步操作自动留痕，构成管理基础资料，为每步操作提供效能督查。
第三条系统功能的角色权限分配：
（一）公司在册一般指定的员工，各分配一个OA办公操作管理角色。具有实现文件传送、个人文件柜、个人考勤、个人通讯录、电子邮件、工作日程、日记、计划、任务协同与分配、流转申请阅读和审批等基本功能，还有参与论坛交流投票，提交信件给领导信箱，了解业务知识技巧、规章制度，查看电子期刊、网络共享硬盘，阅读通知、公告、新闻、图片新闻、大事记、公司相册等公开内容。
（二）公司特指岗位员工，就其工作内容，在上述角色中增加岗位功能，包括系统设置、信息发布、公文收发、网上交流、文档中心、档案中心、会议管理、办公用品、考勤查询、固定资产、人力资源等管理功能。
（三）OA系统设置功能阅读权限，只有参与相关流程的才有权限阅读，对已办结的文件，除涉密文件外，均公开发布供查阅。
第四条本系统应用按阶段执行，分学习期、部分执行期和全面执行期。具体情况按公司通知执行。
第五条本办法适用于经批准使用OA系统的流程及使用范围，已经批准的使用，按相关公司规定规范使用。
第二章 管理机构
第六条OA系统的规划、开发和推广实施工作由总经办统一领导和协调指挥。
第七条综合部负责OA系统的监督管理工作，其职责是：
（一）负责受理使用员工的注册、名称变更、撤销；
（二）制定电子流程与信息流转的具体工作规范及制度；
（三）征询各使用部门职员的意见和建议，研究、协调解决在使用OA系统中出现的问题，并提出处理意见。
第八条综合部负责OA系统的技术预审和日常维护工作，其职责是：
（一）组织管理员和用户进行OA系统使用知识的指导培训等工作；
（二）指导和监督本单位的OA系统使用；
（三）提供OA系统必要的工作衔接和技术支持；
（四）负责OA系统服务器及软件、网络的运行、维护和日常管理工作。
第三章 使用人员管理
第九条从事OA系统运行、维护和管理工作的人员，必须政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉OA系统的操作及相关管理规定，了解国家有关法律、法规和规章，尽职工作，确保工作质量。
第十条OA系统中的所有使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度，按照自己的权限，认真完成本人在系统中所承担的工作。
第十一条OA系统中的使用人员应妥善保管好帐号和密码，不定期更改密码。用户取得帐号和初始密码后应立即修改密码，如忘记密码应由本单位系统管理员进行处理。如因用户使用初始密码或者密码外泄等原因造成不良后果的，追究使用人员的责任。
第十二条未经本单位负责人同意，其他人员不得使用系统用户的帐号和密码登录系统。
第四章电子印章的使用管理
第十三条电子印章是在电子文书上盖章用的签名印章。对电子文书进行电子签名，系统功能需要使用合法印密电子印章验证，通过验证并按规定方式打印而成的文书与传统纸质文书具有同等效力。
第十四条电子印章的制作式样和标准，参照公司印章管理的规定执行。
第十五条各使用人需要制作、补发、变更或销毁电子印章的，由部门提出申请，经直管副总签字同意后，报主管副总审批。经同意后，由综合部具体办理。
第十六条各使用单位的电子印章应参照实物印章管理，必须指定专人保管和使用。
第十七条电子印章由于损坏、名称变更、撤销、合并等原因而需要在系统中变更资料的，必须将旧电子印章收交，并按第十五条的规定办理相关手续。
第十八条电子印章如有遗失，应立即向综合部挂失，并申请补发。如因遗失造成严重后果的，将追究相关人员责任。
第十九条电子印章补发所需费用由使用部门承担。第二十条本单位按照国务院国发[1999]25号文件规定，参照本办法制定本单位电子印章的管理使用办法。
第五章 档案管理与安全保障
第二十一条公司档案管理员，必须熟悉国家档案法，忠诚可靠，要求掌握企业档案管理流程，建立健全档案管理制度，作好公司主体档案的点收、归档、清理、编研、借阅工作。
第二十二条档案管理严格按照纸质材料和电子材料双管执行，并建立便捷OA电子查阅机制。
第二十三条使用人员必须对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将带毒文档录入该系统。
第二十四条使用OA系统时，所有涉密信息不得在该系统内信息发布。对违反规定者将按照“谁上网谁负责”原则，依法追究主管领导及相关人员的责任。各用户不得擅自将系统中的数据用于与工作无关的其他用途，否则将追究相关部门及人员的责任。
第二十五条各部门要加强计算机及网络安全保密知识学习教育，遵守保密纪律与保密规定。不得利用该系统从事危害企业安全、泄露企业秘密等违法犯罪活动，不得复制和传播妨碍社会治安和淫秽色情信息。
第二十六条未经综合部同意，使用人不得擅自操作服务器设备。如因违反上述规定，造成不良后果的，将追究相关领导及人员的责任。
第六章 应急处理
第二十七条当系统出现故障，引起电子公文与信息无法在系统进行正常交换时，应及时通知综合部，并尽快组织有关人查明原因，排除故障，并及时作出响应。
第二十八条OA系统因电力故障或出现故障无法及时排除时，由综合部通知各使用部门及个人，暂时按照纸质文件进行操作，保障正常办公。
第七章 效能督查
第二十九条流程办理应在指定的时间内办完，系统将自动记录并及时提示办理情况，总经办常务副总督查，并指定综合部专人负责效能督查监控工作，进行效能督查。定期统计并通报效能督查结果。效能督查结果与年终目标任务及考评挂钩。
第三十条效能督查分为对审批流程的办理时限督查和该件在各个环节的办理时限督查。总的办理时限以申请至办结的时限为准，各部门负责人及领导可根据个人审批时间安排内部沟通，经综合部确认每天的交办规范时间。
为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应在每天的 8：30-9：00、10：00-11：30、14：30-15：00、17：00-17：30这四个时段登陆到OA系统，接收各类文件。使用人员如因出差或请假者，应授权指定任务代理人。
第八章 考核
第三十一条OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理内容、件数、时间等情况进行记录。员工使用情况纳入季度或年度考核范围。
第三十二条奖罚
（一）对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。
（二）对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用人员，依照有关规定追究相关人员及领导的责任。
（三）对泄露机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。
第九章 公司法责任
第三十三条使用单位和使用人员违反本办法的，予以
通报批评并责令改正，情节严重的将按相关规定追究法律责任。
第十章 附则
第三十四条本办法由公司负责解释。
应用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段，选择一套适合自己的OA系统则成了当务之急的事。OA的运行不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体信息的交流，实现信息快捷交换和高集成度的工作协同。OA的作用很简单，就是用来处理日常办公事务的管理软件。但是真正把日常办公事务处理好，很简单吗？当然不是。接下来让我们了解OA不简单的一面。
1、建立信息的发布平台，在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所。可以包括企业信息的发布、行业信息的发布、部门信息发布、领导讲话发布等等。
2、实现工作流程的自动化。首先能极大的提高工作的效率：办公人员不用拿着各种文件、申请、单据什么的在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网上进行。系统将会自动流转到下一结点，每一步都要走审批流程，而且会有修改留痕，这样便于责任的追溯。流转到领导那里，领导可使用手写签名，而且将自动生成发文阅办单。系统的流程是完全按照公司的情况定制的，如果流程有变动，可在后台对流程进行定制修改，操作便捷简单。其次是节省运营成本：包括时间和纸张等。第三就是规范单位管理：把一些弹性太大的不够规范的工作流程变得井然有序。第四是提高企业竞争力，凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。这样企事业单位内部的凝聚力将大大增强。
3、实现知识管理的自动化 传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的，而且文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保存，按权限进行使用和共享。
4、辅助办公 会议管理、日程安排、即时通讯等。
企业管理的核心是人，目的是效率，而协同OA正是将企业所有员工的基础管理工作凝聚到一套系统中，从而加强沟通与联系，方便交流与互动，实现工作效率的大幅提升，恰好符合企业管理的核心思想。以下是九思OA在提升企业整体效率方面的七大表现：
1、规范审批业务 提高审批效率
九思OA协同办公系统全面规范企业基础管理流程，如对业务单据、审批流程、审批权限、审批时间、审批意见、流程使用范围、审批委办、审批转办、历史审批查看等进行规范，来帮助企业实现制度的行为落地。
通过将纸质的审批单据电子化和模版化、将人工审批流程、业务催办督办网络化和自动化，实现网络办公和移动办公，从而全面提升业务审批效率，帮助企业优化工作岗位、减少人员投入、单位时间内的审批效率提高300%。
2、实现高效协作和沟通
九思OA协同办公系统通过部署各种信息化的沟通工具，如即时消息、邮件、协同工作、论坛、通知、公告、关联人员等，帮助企业管理者和员工之间及时的做更多、更广泛、更有效的沟通和协作。
3、提供快捷的知识储存于调取通道
通过九思OA协同办公系统的知识管理模块，实现知识的采集、分类、沉淀、分享、学习和持续创新，实现群众智慧的激发、单位大量无形知识资产的积累，方便员工快速查找到自己需要的文档、资料，提升知识的开发和利用效率。
4、快捷的信息发布
通过九思OA协同办公系统模块中的通知、公告、论坛、问卷等工具，将经营中每天产生的大量信息，如奖罚通报、人事公告、组织调整、产品发布、政策新闻、制度变更、等分门别类的、及时性的传达给相关部门、相关员工。并且通过九思九思OA协同办公系统的消息引擎，实现人与系统之间的信息互动，及时将系统中的信息变更、待办工作等进行在线提醒。
5、工作任务有迹可查，避免消极怠工和扯皮推诿
通过九思OA协同办公系统的计划管理模块，让员工把精力投放到重要事项中去，按照不定期计划、月计划、周计划、日程；月总结、不定期总结、月总结、周总结、日志等安排个人工作、管理下属工作、检查和考评下属工作。
6、打造信息化门户和集成平台
九思OA协同办公系统是其他系统进行集成的中心平台，打破各业务系统之间的数据孤岛、信息孤岛和应用孤岛，实现信息在不同系统间的推送、共享和调用。
中国燃气涡轮研究院办公自动化系统采用“一院两地”的分布式异地协同办公方式。该系统的成功实施和应用,加强了“一院两地”之间、员工与部门、部门与部门之间的协作与沟通,将散落在个人、部门的信息进行集中管理和有效利用,从而达到提高工作效率、降低劳动强度和办公事务运行成本的目的。
该系统的成功实施和应用,特别是其核心功能模块公文管理在行政办公业务流程中,发挥着巨大的作用并对其他部门的业务需求带来了良好的示范效应。为了满足院内其他部门的业务需求,在本系统中进行了功能模块的扩展应用等工作的尝试。本文就针对技术文件周转管理模块的实现过程进行了描述。
二、系统现状
目前院内95%以上的员工都使用该系统处理日常事务,日常办公通过该系统基本实现了无纸化、数字化,系统的推广应用促进了科研、生产、管理信息在院内部高效流动,从而提高了院整体的办公效率,增强了院在新形势下的竞争力。
办公自动化系统的实施应用效果,主要体现在以下几个方面:
1、利用现代信息技术,通过计算机实现了办公信息电子化,极大地提高了办公效率;
2、所有公文收发、阅批件等办公信息的报送通过系统实现,不同职能管理人员根据授权通过计算机完成其相应的分工、减轻了劳动强度、提高了管理效率;
3、节省办公开支。系统的实施实现了院内异地部分之间办公流程的无纸化,取消了许多纸型文件,大量节省了传统办公费用和人工在院区两地内递送的繁重劳动,节省了办公成本;
4、实现文档一体化。通过文档一体化接口实现了信息一次输录、多次利用,达到了信息共享,提高了信息利用率。
系统主界面如图1所示:
三、技术文档周转管理功能的实现
1、需求分析
目前,院内除了行政公文管理在OA系统中进行流转审批外,还有大量的科研项目,其相关的技术文档周转审批还是采取人工方式,即采取打印文档后交各环节进行审批流转,这种运行模式存在流转周期过长、办理效率过低、打印成本过高等缺点,也非常不适应我院目前的“一院两地”布局对科研项目的管理需求。
为满足这方面的业务需求,急需利用OA系统的技术优势在该系统中开发出技术文档周转管理功能模块,满足用户的业务需求。
2、模块功能
技术文档周转管理功能模块应符合院有关技术文档的相关标准要求,实现技术文档的自动流转,以及文档的模板文件签字自动映射等功能,同时,对已完成流程周转的技术文档应能方便地导入到现有的档案管理系统中,方便用户的在线浏览。
技术文档周转管理模块的工作流程如图2所示。
流程中各节点的操作权限及相关设置如表1所示。本模块的流转记录审批单如图3所示。
整个模块的各环节审批意见可以通过流程跟踪来查看,如图4所示。
3、模块开发
在本模块的开发实现过程中,利用办公自动化系统的流程设计器和系统开发支持平台IBM Domino Designer来完成相关帧结构集、页面、表单、视图、文件夹、共享代码、共享资源、其他等设计元素的开发和实现。
Domino Designer开发窗口如图5所示。
其中,技术文件周转管理申请表单设计如图6所示。
表单中各量属性值如表2所示。
在开发过程中,主要核心点是确保表单中各个变量域值与模板文档中的域值变量实现同步刷新和写入,特别是对模块中多个流程节点办理人员信息的重复刷新功能的实现是保证流程能否正常运行的关键条件。
为确保归档环节的合理有效实现,满足“一院两地”档案管理部门对文档归档的具体要求,在本功能模块中,特别设置了相应的群组并进行了人员指定,同时,把该环节人员的权限与档案管理系统的权限进行统一划分,以保证技术文档归档后能确保文档的正常浏览和借阅。
4、应用效果
该模块已经和整个办公自动化系统其他的模块集成后正式运行。通过该模块的使用,更加体现事务审批无纸化,动态跟踪和实时监控活动的全过程,并能迅速反馈技术文件周转申请的总体情况,简化办理流程,加快申请流转速度,从根本上提高了相关事宜的办理效率和质量,极大方便了技术文件周转申请用户。
四、结束语
作为我院信息化建设中首个成功实施的大型业务应用系统,其实施的效果和作用显而易见,本系统的成功实施积极推动了本单位的信息化建设工作,为其他信息化项目的实施积累了丰富的实际工作经验。特别是该项目的实施模式和相关经验会对后续将开展的其他信息化项目产生积极重大的影响。
随着用户对系统认识的不断深入,系统的更新和完善也带来新的课题,继续在部门业务上下功夫,逐渐规范和细化各项业务工作的流程,并将其纳入系统中实现,提高办事效率和规范程度,降低办公成本,这是今后面临更大的挑战。
参考文献
[1]陈山.中文Lotus Domino 6系统管理(上册)[M].北京:中国水利水电出版社,2003.
[2]陈山.中文Lotus Domino 6系统管理(下册)[M].北京:中国水利水电出版社,2003.
[3]陈山.Lotus Domino Designer 6企业级应用程序高级开发[M].北京:中国水利水电出版社,2003.
8月19日，中国兵器工业信息中心下属的通达科技发布了最新版的OA软件——通达Office Anywhere 2011。通达OA是OA领域的一个老品牌，从2002年通达科技推出第一款OA产品以来，已经在这个市场有了近10年的奋斗经历，拥有很庞大的用户群。从通达OA产品的演变，我们可以触摸到OA市场的最新变化。
“与之前的版本相比，通达Office Anywhere 2011版给用户创造出了更易用、更高端、更移动的协同办公环境。”通达科技CEO高波告诉记者，“其中，贴近用户需求、实用性更强、易于操作是通达OA始终坚持的原则，而更高端和更移动则是适应新的市场变化。”
据高波介绍，新版OA定位于面向需要高性能、管理架构复杂的集团型企业。基于这样的定位，其产品在跨地域支持、与各子系统的整合以及对移动终端的支持上都得到了强化。比如，通达OA内置的数据交换平台可支持集团企业信息系统的跨地域分布式部署，并能与公告、公文、工作流等子系统整合使用，实现集团总部OA系统与分支机构OA系统的数据交换。同时，新增的全文检索功能支持OA附件中 Office 2007/2003/PDF文档格式的关键词检索、智能标引与分类。
新版产品还针对云计算的技术框架、Android、iOS等移动设备更多应用于办公环境的需求等，推出了支持Android、iOS等移动设备的OA客户端，其兼容各个平台的手机，实现了方便快捷的移动办公。另外，还引入通达微讯手机客户端，让OA及IM信息保持同步，实现了统一通信的理念。
通达OA另一个重大变化是其提供的集成开发环境，它提供可由用户掌握的快速开发工具，用户不用写代码，就能构建类似CRM这种复杂度的功能模块，从而大大满足不同企业用户的个性化需求。
OA管理之JAVA开源：WebWork
WebWork是由OpenSymphony组织开发的，致力于组件化和代码重用的拉出式MVC模式J2EE Web框架。WebWork目前最新版本是2.1，现在的WebWork2.x前身是Rickard Oberg开发的WebWork，但现在WebWork已经被拆分成了Xwork1和WebWork2两个项目。
Xwork简洁、灵活功能强大，它是一个标准的Command模式实现，并且完全从web层脱离出来。Xwork提供了很多核心功能：前端拦截机（interceptor），运行时表单属性验证，类型转换，强大的表达式语言（OGNL – the Object Graph Notation Language），IoC（Inversion of Control倒置控制）容器等。
WebWork2建立在Xwork之上，处理HTTP的响应和请求。WebWork2使用ServletDispatcher将HTTP请求的变成Action(业务层Action类), session（会话）application（应用程序）范围的映射，request请求参数映射。WebWork2支持多视图表示，视图部分可以使用JSP, Velocity, FreeMarker, JasperReports，XML等。在WebWork2.2中添加了对AJAX的支持，这支持是构建在DWR与Dojo这两个框架的基础之上。
【EclipseWork：用于WebWork辅助开发的一个Eclipse插件】
时间管理对很多人来说是硬伤，特别是在注意力不容易集中，频繁切换屏幕和工作任务的今天。时间管理和待办任务清单类的软件被人们一做再做，难以翻出新花样。同时，每个产品的切入点不同，有的走简易扁平，有的走智能路线。10oa的OA系统里也包含了日程管理的功能，那么它的切入点在哪里呢？
首先，解决信息孤岛的问题。现在的个人应用软件那么多，就算日程管理软件做的再简约易用，总是需要重复、多次的打开仍然不是一件很方便的事，很难坚持长期使用。而融入了OA系统就不一样了，作为用户，每天不论是否在办公室，都是要登录电脑上或是移动设备上的OA系统的，那么自然就可以使用日程管理的功能。将个人的信息和资源整合在一个平台上，不仅避免了孤岛问题，也让个人使用更加的方便。智能聚合的桌面自动呈现日程安排，实时提醒，让用户不会遗忘重要的安排。
其次，由于OA系统的办公特点，10oa的日程管理功能更加聚焦，指向性明确，主要记录与工作相关的事宜。同时10oa的日程管理还贴心地分为公开日程和个人日程，在添加每条日程时，定义一下是私人还是公开的，即可自动地展现在公开日程和个人日程两个不同区域。给用户的隐私给予保护，同时也提升了用户使用友好度。第三，10oa的日程管理，可以以月和周呈现给用户，同时一周呈现的实时推送到OA桌面上。日程管理也继承了10oa主流设计思想简约、易用的精髓，呈现纸张式的最佳用户视觉体验，去除掉一些花哨但却极可能干扰用户思路的噪音；简约清晰，记录者方便，查看者也方便。
作为基础管理应用软件OA（办公自动化软件）在“云”中迎头赶上，而智能手机和平板电脑的异军突起，更是让云移动OA成为国内移动商务一匹黑马，“钱景”广阔。
OA步入云端，前景可期
OA软件发展至今，经历了从无到有，模式从单一固定到多维多变的协同应用模式转换，技术上经历由php时代、domino时代、.NET时代到如今的java时代；技术架构已经从C/S迁移到B/S；在应用范围上则经历了电子邮件时代、公文管理时代、知识文档时代、工作流时代。在概念、技术、功能上的不断升级换代，让OA不断超越，从“丑小鸭”长成“白天鹅”。而今，随着云技术、移动通信技术等大量兴起，云OA、移动OA的应用大潮也随之风起云涌，OA迈入云移动新时代。
继9月份宣布第一个云端平台MCloud上线之后，微软又在近日宣布推出企业的私有云服务，主打办公OA应用。基于MCloud的架构，微软全力打造一款名为OA Cloud的服务，让企业用户得以存取放在私有云上面的办公室应用：包括协同平台SharePoint Server 2010、Office 2010和整合通讯产品Office Communications Server 2007。微软推出的OA Cloud云端办公室服务，主要是基于SaaS的服务模式，提供企业营运、业务扩展所需的办公管理、整合通讯、协同作业等服务。
而作为国内OA领先企业的用友软件、合强软件、金蝶软件、金和软件等，如今也正致力于云OA的研发与拓展，面向小企业、微企业提供经济实惠便捷的办公管理服务。此服务包括即时通讯、办公管理、客户管理、人力资源管理与云主机，涵盖了企业日常管理的基本模块和主要的IT基础设施，是企业迈向规范化管理的助推器。
专家预测，在云计算的助推下，2011年～2013年，协同OA软件市场年复合增长率仍将保持在30%左右，2013年市场总额将达到132.2亿元。数据显示，国产OA 已占整个办公自动化市场70%以上的份额，未来5年来将有可能提高到80%以上。由此可见协同市场预期前景可观，趋势显著。
云OA独特优势明显，中小企业信息化新选择
许多传统信息化建设部署繁琐、实施周期过长，跟不上企业的需求和市场反应；企业的IT建设方式过于陈旧，集团一体化管控、运营很难保障；企业信息孤岛突出，数据不能共享，影响企业管理和整合的效益；IT资源不能有效利率、资源浪费，过于依赖固定PC机；另外，信息化建设投资成本、维护成本也过高。因此广大中小企业渴求经济、快捷、高效的信息化建设全新模式，云OA应运而生。
“从ASP到SaaS，再到Cloud云计算的演变，软件即服务平台技术历经大变脸、大变革，相较传统OA，云OA以其超强计算能力、超强储存、超省钱模式、超便捷服务的独特优势，深深吸引中小企业。”合强软件总裁何洁冰认为。
那么，云OA具体有哪些优势？
一是不需要过多的软硬件投入，应用经济便捷。我们知道，传统的办公软件都需要用户单独采购软件、服务器来运行，即使一部分客户由于规模小而安装在局域网内的高端PC上运行，也要在为数据库系统的采购、安装、操作系统等相关软硬件部署、维护等方面投入不少的资金及人力。而云OA产品让企业几乎不需要投入软硬件、网络，只要是能够联网的操作系统电脑，就能够享用该服务，而且提供的是全方位正版软件的环境，少则2、3天多则5、6天就能进入OA应用新境界。
二是建设应用风险小，运维服务方便快捷。与部分业界人士看法相反的是，其实云OA整体风险偏小。对于传统的软件而言，采购软件就是采购风险，面临软件应用不对口、效用低的风险。但是云OA基本上都是可以按月按年来付费的，可以先尝试使用，发现不合适就可随时更换，基本没有代价，相比于传统软件一次性要付十多万、几十万元，风险要小很多。
可以说，基于云计算架构的产品是降低信息化建设风险、减少投资成本的重要选择。此外，基于云计算架构的产品维护成本也较低。云OA自我完善能力更强大，产品bug、安全、数据备份等困扰都可以交给云计算运营中心解决。在云OA的统一运维机制下，即使某应用企业发现了产品功能Bug，只要反馈到运营中心，就能很快解决。知名OA软件商以SaaS形式提供的云OA应用服务，大都是与中国电信、中国移动等电信营运商合作，其主机部署在通信营运商机房内，有专业人员24小时保障服务器的正常运行，其稳定性、安全性应高于企事业单位的自建机房，并有专业的数据保障机制，使数据更安全，网络更稳定。关键是，云OA可以实现无缝过渡，能帮助企业免费自助升级。
三是价格灵活优惠，企业按需所取，按取付费。打个比方，你想吃鸡蛋，就买一个鸡蛋，不需要再养一只母鸡。企业也可如此，根据自身规模与条件购买应用“云OA”。据用友、合强软件等相关运营人员透露，“云OA”的单位用户价格仅为同类服务均价的1/2不到。而据金和OA首次推出的云OA网络运营平台的价格表显示，其10用户的季价为300元、年价为1200元，而200用户的季价为3000元，年价则为12000元，相比传统软件应用模式，云OA性价比更高。
在今天，云计算并非新话题，只有把握住云计算的脉搏，才能走在时代前沿。有数据显示，未来几年，异地办公系统需求将持续增加，云OA会如雨后春笋般涌现，云OA的需求或将取代传统OA，成为行业主流。
从云OA到云移动OA，OA迎来全新时代
可以说，时下云计算已成为了国际业界公认的核心科技和发展方向，由云计算派生出了云存储、云安全、云引擎、云推理、云服务、云娱乐等。
然而云计算的应用目标并不仅局限于PC，随着移动互联网的蓬勃发展，基于手机等移动终端的云计算服务风生水起，成为IT行业炙手可热的新业务发展模式与新商机。
移动互联网的终端有个特性，就是难以在终端上提供类似PC那样的软硬件支撑做各类强大的运算与服务，而用户需求又是丰富多样、不断更新的，这就决定了移动互联网的应用必须要有强有力的服务器资源做支撑，此时基于互联网的云储存、云引擎、云引擎、云服务等服务就为这些需求提供了有力支持。
而移动智能终端的异军突起，尤其是苹果公司推出的平板电脑——iPad的迅速崛起，更是促成移动云计算的兴起，并形成巨大市场，让云移动OA成为国内移动商务一匹“黑马”。可以说，移动通信领域的三大“金刚”相辅相成——智能手机和平板电脑提供了理想的终端，移动多媒体网络提供了用户迫切需要的内容，云计算提供了支持内容生产和展示的技术平台，这下，移动互联网也站在云端之上了。
在合强软件总裁何洁冰看来，云计算的价值在于利用公共网络设施，将计算能力、海量信息、数据存储与带宽资源像水和电一样轻松融入人们的日常生活和工作中，人们可像使用水电一样租用信息化，而云移动将使信息“更会飞”，带来广阔的移动管理与移动商务的良机。
以宇龙酷派手机建立的云计算平台为例，它第一次为酷派手机用户提供随时随地的数据及文件备份恢复，并将实现日历、通讯录、通话记录、短信、备忘录、照片、文件、浏览器书签等应用的即时同步。然而云移动功能远不止此，目前国内一些主流OA、CRM乃至ERP等IT厂商正积极利用云移动技术，使无线办公、移动管理、无线电子商务信手拈来，进一步激发了移动商务的潜力与钱景。
不光是OA，所有的管理软件甚至移动商务都在向移动领域、云移动领域靠拢。云计算+无线移动成为未来OA发展的一大趋势。现在，包括用友、金蝶、合强、金和、泛微等国内知名OA厂商都推出了iPhone版的手机办公系统，用户单位均可以通过手机随时进行办公，未来还会将更多的管理、商务功能在手机上一一实现，随时随地畅享全景移动办公、移动商务带来的种种便捷与高效，OA将迎来一个全新时代！
厦门鑫江饮料食品公司就是应用了某软件商云计算技术支持下的移动OA。通过移动3G GPRS－VPN网络，业务员都能通过便携电脑或智能手机及授权接入号码，在任何地方都能便捷地登入企业内部的OA信息系统，进行实时客户资料查询、数据录入、品种分类查询和进销业务，甚至可链接淘宝商城进行交易。
可以说，云移动OA的出现是信息化、移动商务在中小企业广泛普及应用的重要转折点与标志，由于云移动OA的出现，中小企业或有机会实现与大型企业同等的信息化水平，为进一步做大做强打下良好基础。
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云计算的五个概念
一个交付模式：一个系统云平台；一种商业模式；一个集成的系统、平台；一体化的概念，重点强调平台、系统、集成，业务与IT融化。
二层结构：云计算平台层（技术角度）、云服务层（业务角度）。
三种服务模型：SaaS、PaaS、LaaS。
四种部署模型：公有云、私有云、社区云、混合云。
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