一、干部人事档案材料收集归档工作（精选11篇）
干部人事档案材料收集
归档工作
干部人事档案材料收集归档工作
一、干部人事档案的价值
二、干部人事档案材料收集工作的意义
三、干部人事档案材料收集工作的历史沿革
四、《干部人事档案材料收集归档规定》修订工作情况
五、干部人事档案材料收集工作要求
六、收集干部人事档案材料的具体措施
一、干部人事档案的价值
干部人事档案工作是国家档案事业和组织人事工作的重要组成部分，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。
（一）干部人事档案的价值：
1、干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。
2、干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。
3、干部人事档案是干部和人才资料的信息库。
4、干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。
5、干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。
6、干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。
（二）干部人事档案发挥价值的五个前提
1、干部人事档案材料要及时收集归档，特别是要注意将反映干部最新情况的材料收集归档。
2、对收集来的干部人事档案材料要严格进行审核，确保档案材料来源真实可靠、内容真实准确。
3、干部人事档案要进行规范整理，形成有机整体，能够反映出干部的基本面貌和特征。
4、要把为干部人事工作提供优质高效的档案信息服务作为工作出发点和落脚点，加强对干部人事档案信息的综合分析研究和开发利用。
5、要根据干部管理权限的划分，规范档案的归属和流向，按照“合格、及时、安全、规范”的要求，严格干部人事档案流转。
二、干部人事档案材料收集工作的意义
干部人事档案材料收集工作，是指干部人事档案管理部门根据干部管理权限，遵照有关政策规定要求，向有关部门收集干部的档案材料，集中起来统一管理的工作。
干部人事档案材料收集工作的重要意义在于：
1、干部人事档案材料收集工作是组织人事工作政策要求 的具体体现。
2、收集工作是干部人事档案各项业务工作的首要基础。
3、收集工作是历史地全面地反映干部面貌的现实需要。
三、干部人事档案材料收集工作的历史沿革
1、建党以来至1956年8月前 2、1956年至十一届三中全会前
3、十一届三中全会后至1990年第三次全国干部档案会议召开前 4、1990年至2000年 5、2000年至今
（一）建党以来至1956年8月前
适应革命与建国初期的形势要求，党领导下的干部档案工作逐渐产生，党委组织部门或军队政治部门积累保存了反映干部政治身份、政治历史和工作表现的材料。
（二）1956年至十一届三中全会前
中组部召开了第一次全国干部档案工作会议，颁布了《干部档案管理工作的暂行规定》，建立了档案材料收集补充、归档制度；新增了干部任免材料、年终鉴定、学历材料、奖惩材料、工资材料和在政治运动中的表现材料等。
（三）十一届三中全会后至1990年第三次全国干部档案会议召开前
中组部召开了第二次全国干部档案工作会议，制定了《干 部档案工作条例》等文件；对政治运动中形成的档案材料进行清理；组织干部大规模填写《干部履历表》、补写自传，增加了平反冤假错案、落实政策、治丧、干部任免考察、年度考核和民主评议党员的材料。
（四）1990年至2000年
中组部召开了第三次全国干部档案工作会议，修订印发了《干部档案工作条例》，制定、印发了干部档案材料收集归档工作文件。在材料收集范围上，增加了干部审计材料、后备干部登记表、公务员过渡登记表、授予（晋升）军（警）衔登记表等材料。
（五）2000年至今
在全国组织开展了干部人事档案审核整改工作；召开了第四次全国干部档案工作会议，会议提出要丰富档案内容，提升档案利用价值；开展了《干部人事档案材料收集归档规定》修订工作。
四、《干部人事档案材料收集归档规定》修订工作情况
1、修订工作的缘起
2、《规定》修订过程
3、《规定》主要修订内容
（一）修订工作缘起
《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字【1996】14号）颁布以来出现的新情况、新问题：一是新的形势下产生 的大量新材料尚未纳入收集归档的范围；二是《规定》对归档材料审核把关的要求不够具体，对收集归档工作的纪律要求不够明确，使得归档材料的质量缺乏可靠的保证；三是《规定》未涉及确保档案材料收集归档的工作机制，以致不少材料因为职责不明、渠道不畅而不能及时归档。
（二）《规定》修订过程 反复征求意见，最终行成。
（三）《规定》主要修订内容
1、修订的重点：
完善档案内容、健全收集机制、严格审核要求、强化工作纪律。
2、主要修订内容：
（1）调整了收集归档范，优化干部档案内容。
（2）明确档案材料收集归档和审核整改职责。
（3）强化收集归档工作纪律。
（三）《规定》主要修订内容 补充了新的收集内容：
根据文件内容和法规性文件制定要求，调整了文件体例和文字表述；根据《中国共产党机关公文处理条例》和工作实际，允许使用国际标准A4型办公用纸制作干部档案材料。
五、干部人事档案材料收集工作的要求 新的要求：完整、真实、及时、规范
（一）完整
1、要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。
2、收集到的每份档案材料要齐全。系列材料要系统成套，特别是结论性的材料、主要证据或过程性关键材料，都必须全部收集、有头有尾；单份材料不缺页、无损坏。
3、收集归档的材料数量要适当。凡是正、副本均要求收集的材料，需收集2份，不建副本的只需收集1份，既不要多也不要少。
（二）真实
1、档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。档案材料没有涂改造假，没有模凌两可的语言，没有与实际情况不符合的信息。
2、归档材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间、民族、籍贯等自然情况应当与档案记载一致。
3、必须对档案材料的内容进行认真审核，凡经审核确认不真实的材料以及未经组织查证核实的材料，要清出处理。发现与档案记载不一致的归档材料，应当通知材料形成部门重新制作，或者请具有干部管理权限的组织（人事）部门审核后予以标注。
（三）及时
要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随 审、随归。修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》要求：“在材料形成之日起三个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档”，以加强管理，提高干部人事档案材料收集归档工作效率；同时，增加了档案材料归档的时限，即“符合归档要求的材料，必须在接收之日起一年内按照干部人事档案整理工作的有关要求归入本人档案”。
（四）规范
要保证档案材料收集工作质量，具体包括：
1、归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。要注意两类情况：一是同名同姓不同人；二是不同名字但是属于同一个人的材料。
2、归档材料必须是《规定》确定的收集范围内的材料。既要确保把有价值的材料收集归档，又要防止不符合要求、无价值材料混入档案。对无需归档或重复多余的材料，应进行清理。清理出来的有保存价值的材料，可转有关部门保存；组织不需要保存的，可退给本人；不宜退回本人的，应进行登记，经主管领导审批后销毁。错装入其他人档案材料的应剔除。未办理完毕或未经查证核实的材料、无文件作者与时间的材料，应退回材料形成部门处理。
3、归档的材料必须是办理完毕的正式材料。
4、归档材料的手续要完备。凡规定由组织审查盖章的归档材料，须有组织印章。审（复）查结论、处分决定等材料 应当与本人见面并由本人签字；本人见面后未签字的，由组织注明。
5、干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求。载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，左侧留出20—25毫米装订边。归档材料不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等不符合档案保护要求的记录材料书写。
6、归档材料一般不得使用复制件。但有三个例外：一是各类证书、证件；二是全国统考科目成绩单；三是补充收集的历史久远的材料。对确需要复制件存档的特殊情况，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或干部人事关系所在单位组织人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效。
六、收集干部人事档案材料的具体措施
1、学习宣传档案工作法律法规，强化依法归档意识。
2、把握材料形成规律，掌握收集工作主动权。
3、围绕中心工作和重点任务，确保重要档案材料及时归档。
4、健全工作机制，促进日常收集工作的规范化。
5、严格工作纪律，维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性。
（一）学习宣传档案工作法律法规，强化依法归档意识 《中华人民共和国档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”；“对国家规定的应当立卷归档材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”。
《干部档案工作条例》第二十二条规定：“各级党和国家机关、人民团体、企事业单位的有关部门，要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的干部档案材料送交有关干部档案管理部门归档”。
新《规定》要求，对不符合归档要求的材料，形成干部人事档案材料的部门，应当及时进行重新制作、补办手续或出具说明。
（二）把握材料形成规律，掌握收集工作主动权
有相当数量的材料形成是有规律的，有时间节点；各项专项工作的开展，一般也都会产生相应的干部人事档案材料，要及时收集。此外，还应根据干部情况的变化，收集可能形成的干部人事档案材料。
（三）围绕中心工作和重点任务，确保重要档案材料及时归档
干部人事档案是干部人事工作的基础性工作，强化政治 意识、大局意识、是干部档案工作的基本原则。因此，在各项中心任务开展中，要及时跟上，保证相应的重要档案材料收集齐全。
（四）健全工作机制，促进日常收集工作的规范化
1、建立档案材料收集工作网络，疏通收集渠道。要注意向干部个人收集档案材料。
2、建立单位内部档案材料移交机制，由本单位组织人事部门牵头，干部人事档案材料的各形成部门参加，明确责任和分工，加强监督和检查。干部人事档案材料形成部门必须按照规定，规范填写、制作档案材料，在规定时限内按照干部管理权限送交档案本单位组织人事部门。
3、建立健全材料形成部门送交档案材料的制度，加强与组织人事、纪检监察、教育培训、劳动社保、审计、统战等材料形成部门的沟通协调。
4、建立档案材料审核登记制度。材料收来后，要及时进行审核，发现不符合归档要求的材料时，要及时通知材料形成部门补送或补办手续。形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。审核无误后，要在材料登记本上或档案管理系统中逐份逐项进行登记。
5、建立定期检查监督制度。干部人事档案管理部门要加强检查督促，通过建立并严格执行督促检查制度，把主动收集工作和督促工作有机结合起来，避免材料漏晚收。
（五）严格工作纪律，维护干部人事档案材料收集归档工作的严肃性
修订后的《规定》专设了一章规定收集归档工作纪律，主要内容包括：
1、对各级组织人事部门和管档单位的要求。各级组织人事部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
2、对收集范围和归档义务的要求，即《规定》所列归档范围之内，以及今后国家有关规定要求归档的干部人事档案材料，必须及时送交干部人事档案管理部门归档，集中管理，任何单位或者个人都不得据为己有或者拒绝归档。其它材料不得擅自归档。
3、对干部人事档案材料制作、收集、归档等环节的纪律要求。要求干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理部门和干部本人必须维护归档材料的真实性，严禁涂改、伪造干部人事档案材料，严禁将虚假材料归入档案。对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，由组织人事部门对直接责任人员进行批评教育；情节严重的，由有关部门对负有责任的领导人员和直接责任人员给予纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。三句感言：
1、档案材料收集归档工作贯穿档案工作的始终；
2、干部人事档案材料的收集内容具有鲜明的时代性；
3.新规定使人事档案内容更具真实性, 增强了人事档案的权威性。如四类有关学历学位的材料中, 不仅要将学习期间的学生登记表、成绩表、毕业生登记表及授予学位的材料放入人事档案, 还要求必须将禁抽取、撤换或销毁档案材料。而对违反纪律的工作人员, 新规定明确了处罚力度与方式, 态度坚决, 毫不留情。
二、笔者的几点认识
1. 干部人事档案还应吸纳更多的内容, 向纵深方向发展。
(1) 人事档案应该吸纳新的载体。随着科技的发展, 人事档案也该吸纳新的载体, 一些有价值的影像资料也该归档。影像资料以其独有的直观形象, 真实可靠的优势, 是呆板的纸质材料所无法比拟的。如博士、硕士论文答辩的现场录像光盘及照片, 真实准确地反映了当事人的学识修养及理论水平, 很有参考价值, 也对档案材料的真实性起了佐证作用。
(2) 应完善初高中时代的人事档案内容。而现今人事档案中初高中时代的材料只有“入团志愿书”和“高中毕业生登记表”, 这远远不能体现初高中生身心的发展情况, 更何况即使是这仅有的两份材料也往往是千篇一律, 被动应付的材料。初高中时代正处于青春发育期, 这个时期形成的世界观、人生观、价值观对一个人以后的发保险、失业保险、公积金等相关材料存入人事档案。甚至个人银行贷款的诚信度、有无不良记录等材料都可丰富人事档案的内容。
2. 适当开放部分档案内容。
由于历史原因, 人事档案由单位内部的组织、人事部门实行封闭式管理, 主要供领导或组织上使用, 档案当事人无权利用本人的档案, 公民在人事档案领域没有知情权。笔者认为这不利于档案的管理和发展, 不利于档案的完善与利用。如今欧美很多国家的档案开放率达到或者超过了60%, 美国的档案开放率高达90%[2]。相比之下, 中国的档案开放事业亟待发展, 可将档案当事人的履历情况, 工作学习情况, 工资收入、获奖及身体健康情况予以公开, 并在信息公开之前, 征得档案当事人的同意, 而涉及个人处分、社会关系及个人隐私的内容予以保密。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源的整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。
参考文献
[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 2004.
关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理
一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题
干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：
（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。
（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。
（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：
1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。
2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。
二、如何做好干部人事档案材料的收集工作
要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：
（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。
1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。
3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。
（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：
（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；
（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；
（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。
（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。
（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。
（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。
1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。
取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。
2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。
干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。
参考文献：
[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.
（作者单位：喀什地区第二人民医院）
为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作。根据中组部及省、市有关规定，结合我局实际，特建立健全本局干部人事档案收集归档管理制度。
一、指导思想
干部人事档案材料，是党组织和组织人事部门历史地全面地考察了解干部和正确选拔使用人才的重要依据。因此，在材料的收集中要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为组织决策工作服务，为环保队伍可持续发展服务。
二、主要收集范围
1、干部、职工的履历表、简历表、登记表；自传和属于自传性质的材料。
2、考察、考核干部工作中形成的有关材料：鉴定（自我鉴定）、考察、考核材料、考核登记表等。
3、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：国家承认的各类学历教育的学生（学员）登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、学位、学历证明书；三个月以上培训结业成绩登记表、学习鉴定等。
4、评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、聘任专业技术职务审批表，初定、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
5、政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见或情况说明；作为结论依据的调查证明、证据材料。更改姓名、参加工作时间等形成的有关材料。
6、党、团组织建设工作中形成的有关材料：入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、转正申请、入党政审材料、入党积极分子考察登记表、党员登记表、民主评议党员等材料；入团志愿书、申请书、退团材料；加入民主党派的有关材料。
7、表彰奖励活动中的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家，国家科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批表。先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等表彰材料。
8、纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书等材料。
9、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括考察材料）；干部调动鉴定、退（离）休审批表等，考试录用和聘用干部工作中形成的材料：报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。
10、办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
11、办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表等。
12、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
13、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定残疾等级的有关材料。新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
14、办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。
三、收集方法
1、建立健全由局人事处牵头，局属各单位人事干部（或指定专人）分工负责收集管理干部人事档案材料的收集管理网络。
2、形成干部人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内按要求将材料送交人事处分管干部。
3、干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息，有计划地收集新形成的材料，做到每季度收集一次，年终汇总整理。同时要及时将收到的材料归入档案袋内，每两年装订入卷归档一次。
4、局人事部门应根据工作需要，适时布置填写干部履历表及时充实档案内容。
四、归档要求
1、收集归档材料，必须是办理完毕的正式材料。要求真实、完整齐全、手续完备、文字清楚、对象明确并写明承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如考核结果、退休退养审批表、审查结论、处分决定等），一般应由本人签字，特殊情况下可由组织注明。
3、对于手续不完备或不规范的材料要及时退回材料形成部门补办手续，限期15天内返回。对不属于进档的材料要及时转往有关部门或退还本人。
4、档案材料必须统一使用16开规格的办公用纸。不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
5、干部人事档案工作人员，要忠于职守，熟悉业务，掌握政策，认真鉴别，严格把关，保守机密。认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。
（1）不同阶段的履历表
（2）派遣证、招工表或就业登记表
（3）年度考核表
（4）大中专毕业生转正定级材料
（5）专业技术职称资格变动材料
（6）婚姻状况变更材料
（7）因公或因私出国（境）的记载材料
（8）奖惩材料
（9）党、团材料
（10）与用人单位签定的劳动合同等
人事档案的内容
（1）职工履历表
（2）报到证或招工表、就业登记卡、入伍表
（3）转正定级表
（4）专业技术职务评审表（呈报表）
（5）学历、学位、学籍（含中学生）材料
（6）党团组织材料（7）《劳动合同书》及《终止（解除）劳动合同通知》
（8）《北京市缴纳养老保险前连续工龄审定表》养老保险个人帐户转移单、失业保险转移单
（9）奖惩材料
（10）因公或因私出国（境）的记载材料
（11）婚姻状况材料
（12）年度考核材料
（13）档案工资变更材料
（14）外地调京人员，档案应有办理进京手续的材料
（15）其它按规定应收人事档案的材料。
人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料主要包括：
(一)履历表；
(二)大中专毕业生统一分配派遣证及见习期转正定级的考核定级材料；
(三)每年度的考核表；
(四)专业技术职称资格变更材料；
(五)婚姻状况变更材料；
(六)因公或因私出国(境)的记载材料；
(七)档案工资变更材料；
(八)奖惩材料；
(九)党、团组织建设工作中形成的有关材料；
(十)其它按规定应收入人事档案的材料。
人事档案材料收集归档范围
人事档案材料的收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映职工政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作业绩等材料，有效地为人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。
第一条 在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
第二条自传和属于自传性质的材料。
第三条考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第四条审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料。
第五条国民教育、成人教育（大中专）、党校、军队院校学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料。
第六条评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表、评审高级专业技术职务人员情况简表、业务自传、评审专业技术职务任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表、套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
第七条创造发明、科研成果鉴定材料、各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
第八条政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料、作为结论依据的调查证明、证据材料、甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
第九条更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
第十条党、团组织建设工作中形成的有关材料：
(一)中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1—2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料、党员登记表、民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料。
（二）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、优秀团员事迹材料、退团材料。
（三）加入民主党派的有关材料。
第十一条表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖（含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖）、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批（呈报）表、先进事迹材料、先进事迹登记表、立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
第十二条纪律检查、监察、法院和行政管理部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见、上级批复、核实（调查）报告、本人检查、交待、对处分决定的意见、撤消处分的有关材料、通报批评材料、法院判决书、复查甄别报告、决定（结论）、上级批复、离婚材料等。
第十三条干部任免、调动、军队干部专业安置等工作中形成的有关材料：干部任免审批表（包括所附的考察、表现情况材料）、干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料、公务员过渡登记表、军队转业干部审批表、授予（晋升）军（警）衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料、退（离）休审批表等材料。
第十四条考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料：报考登记表和录用审批表、考察材料、聘用审批表和合同书、政审结论和有关证明材料、考核考察材料、续聘、解聘和辞退材料、辞职审批材料等。
第十五条办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
第十六条办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表、在国外表现情况材料或鉴定材料、因私出国（出境）审批表等材料。
第十七条党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会、以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
第十八条健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：有严重慢性病、身体残疾的体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级的有关材料、新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
第十九条办理丧事形成的有关材料：悼词、生平、报纸报道消息、讣告、非正常死亡的调查报告及遗书。
电网公司档案收集立卷归档实施方案
电网公司档案收集立卷归档实施方案 **电网公司档案收集立卷归档实施方案 为加强公司档案管理，提高档案现代化管理水平，使公司档案管理逐步走上制度化、正规化、规范化轨道。根据《档案法》和江峰总经理的要求，现就公司档案立卷归档工作提出如下实施方案： 一、立卷归档范围 此次立卷归档的档案主要是收集元月以来的各种材料。有以下几个方面内容：1、文书档案，包括党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务审计类、人事劳资类等;2、科技档案，包括产品、科学研究、基本建设、设备仪器等;3、会计档案，包括凭证、账簿、会计报表、财务报告、其他等;4、声像档案，包括照片、底片、光盘、磁盘、幻灯片等;5、实物档案，包括各类证书、奖状等。 二、立卷归档时间 从8月15日开始到12月底止，历时4个月时间。 三、责任人 公司各部门是档案资料的提供部门，部门主任是具体责任人。 四、实施步骤 (一)清理资料阶段(8月15日至9月15日)。总经理工作部抽调专人对档案室内存入的.所有资料进行清理、编号、归类，重点清查各个年度所欠缺的材料、文件等。 (二)收集资料阶段(9月16日至10月20日)。在对档案室所有资料清查的基础上，针对所缺材料，总经理工作部列出清单，各部门按照清单进行收集整理。 (三)立卷归档阶段(10月21日至12月底)。总经理工作部对所有资料进行核校、分类，去伪存真，按照《档案法》的要求进行装订，力求规范。 五、几点要求 (一)要提高认识，高度重视。档案管理是公司的基础性工作之一，是加强公司内部管理的需要，江峰总经理对档案管理工作提出了“一定要规范，尽快要规范”的明确要求，因此，公司各部门要高度重视，部门主任要集中精力，督促具体经办人员及时提供各类资料。 (二)要协调配合，齐抓共管。在此次档案立卷归档过程中，总经理工作部将派专人到各个部门收集相关资料，请各有关部门积极配合，主动整理好本部门的资料，按时送交总经理工作部。 (三)要加大投入，确保运转。档案管理工作是一项长期的系统工程，为保证正常运转，公司要加大投入，购买必要的档案用品和设备，配置档案管理软件，同时，配备专(兼)职档案管理人员，专司其职，将档案管理提高到一个新的水平。 二00七年八月十六
干部人事档案材料收集归档工作是指干部人事档案管理部门按照干部管理权限, 根据党和国家相关政策规定要求, 将分散在相关部门和个人手中的人事档案材料有组织、有计划地收集起来, 实行集中统一管理的工作。
干部人事档案工作是组织人事工作的重要凭证, 它记载了干部的学习经历、工作经历、考核情况、社会关系、政治思想表现、奖励和处分、提拔任用情况、专业技术职务及水平等, 是干部一生的完整记录, 也是组织人事部门坚持公道正派地选人用人的重要基础。因此, 确保干部人事档案内容的真实性、准确性、完整性对干部人事档案工作尤为重要。
二、干部人事档案管理过程中的现状
干部人事档案管理主要涉及收集干部的主要人生经历、社会关系、奖惩情况以及职务等情况, 对这些资料进行整理归纳, 审核录入, 并进行定期和非定期的维护工作, 以确保资料的真实性、时效性。
(一) 干部人事档案管理的成就。总体而言, 我国的干部人事档案管理工作取得了一定的进步, 大多数地区通过档案清查了干部的基本情况, 并做了等级划分;同时促使管理者对于干部人事档案管理意识的提高。此外, 相关部门还通过多层面、多渠道追踪干部档案的方式完善了资料, 基本满足收集“全”、鉴别“细”、分类“准”、装订“齐”的要求。
(二) 干部人事档案管理的问题。另一方面, 我们更需要看到干部人事档案管理中的不足。因为只有多审视不足之处, 我们才能更好地推进干部人事档案管理工作水平的提升, 更好地适应社会的变化和满足不断变化着的档案管理工作的要求。
目前最为突出的问题表现为干部人事档案管理的信息化水平低。相对于发达国家而言, 我国的信息化技术、数字技术和网络技术等发展比较滞后, 水平比较低下。所以, 目前我国的档案管理也仍是以传统的纸质档案为主, 其在收集、归档和维护的过程中, 由于受到时空的限制比较大, 导致档案管理工作效率极为低下。与此同时, 我国进入了信息大爆炸的时代, 干部人事信息涉及庞杂, 对于存储、归档和后期维护的要求也不断提高。因此, 传统的纸质档案管理完全不能适应社会发展需要, 急需开发新的管理模式, 减轻管理重负, 提高管理效率。
三、提高档案管理信息化水平的途径
显然, 电子档案相较于纸质档案, 具有接收和共享更加方便快捷, 储存量大而且更稳定, 更加节约空间和人力等成本等鲜明特点。所以, 将电子档案管理方式引入到干部人事档案管理中具有显著优越性, 具体的应用可以从以下几个方面进行。
(一) 建立电子档案综合管理系统。实现电子档案管理的有序化、规模化和稳定性就必须首先建立一个科学的电子档案综合管理系统。现代信息管理技术十分发达, 不同学者从不同角度提出了建立该系统的不同技术实现路径, 例如有人建议利用B/模式进行开发设计, 也有人建议建设OA办公自动化信息系统, 还有人提出通过PKI技术优化电子档案信息管理。笔者认为, 无论采用哪一种技术, 都要在自身技术和需求现实的基础上, 尽可能多地开发新功能, 例如信息发布和浏览的功能, 档案的录入、查询、统计、网络归档和系统维护等功能, 详细见图1。
(二) 扩大对资金、技术和人才等资源的投入。建立先进、综合高水平的电子档案综合管理系统的前提是, 学校必须具备一定的资金, 能够引入先进软件和硬件设备, 能够支撑该管理系统的研发或者购买和维护, 能够培育或引进专业的高素质管理人才。所以, 校方需要转变传统的纸质档案管理理念, 提高对电子档案综合管理系统的重视程度, 并扩大对资金、技术和人才等资源的投入力度, 以便更好地适应信息大爆炸时代的档案管理要求。
(三) 完善配套管理机制, 实现电子档案的安全、规范管理。虽然一方面电子档案具有传统纸质档案不可比拟的众多优越性, 另一方面, 档案管理方式成为未来档案管理的必然趋势, 但值得注意地是, 电子档案的管理不太成熟, 信息安全问题比较突出, 同时管理的过程也不够制度化、专业化。所以, 未来对电子档案的收集、归档和保护尤其需要注意安全机制和规范制度的确立。换言之, 就是除了要建设好主体的电子档案管理系统之外还要做好配套措施, 避免由于不规范操作和信息泄露导致出现更严重的管理问题。
四、结语
干部人事管理工作是一项涉及范围比较广泛、信息比较繁杂的工作。过去传统的纸质档案的管理模式已经不能很好地适应当下社会发展的需要。与此同时, 由于近年来, 我国的信息技术、数字技术和网络技术的突飞猛进, 电子档案管理的理念也获得了更多人的认可, 该项技术逐渐成熟并开始被普及到各行各业中来。因此, 干部人事档案管理人员也要实事求是、与时俱进, 加快建设信息化电子档案综合管理系统, 提高对档案各方面的处理效率, 包括档案的收集、档案的归类储存以及档案的保护等。
摘要：档案管理工作对于上级组织考察干部的表现情况以及选拔优秀干部成员具有十分重要的参考作用。档案资料的全面与否、信息真实与否都影响着上级组织对该干部的态度和评价, 某种程度上决定着组织最终对其录用与否。因此, 本文从干部人事档案的收集归档过程中出现的问题出发, 提出了针对性的改进策略和建议, 以期为我国的干部人事档案收集归档工作提供一些可行的借鉴。
关键词：干部人事档案,收集归档,问题分析,对策建议
参考文献
[1]魏薇.如何做好干部人事档案收集归档工作[J].黑龙江档案, 2014 (05) :90.
[2]理文.我国干部人事档案管理研究[D].安徽大学, 2013.
建筑工程竣工档案归档材料内容
一、建设单位归档材料
1、工程形象照片
2、基本建设计划（2、3发改委批件）
3、工程项目申请报告及批复（批复在前，请示在后）
4、房地产开发（建设）项目备案书（新建工程没有）
5、项目可行性研究报告及批复（发改委批件）
6、建设项目选址意见书
7、建设用地批复
8、拆除旧房屋任务审批表
9、《房屋拆迁许可证》通知单
10、建设项目环境保护“三同时”送审表
（环保设施与主体工程同时设计、同时施工、同时投产使用）
11、结合民用建筑修建防空地下室审批表
12、人防工程建设承担书
13、消防设计审核意见书
14、建设项目设计卫生审查认可书
15、建筑扩初审定通知单
16、《建设工程规划许可证》通知书
17、规划审批图（1/500红线图）
18、工程质量监督申报登记书
19、合同（勘察、设计、动迁、监理、施工、安装）、协议、公证书
20、中标通知书
21、工程地质勘察报告
22、工程预算
23、工程验收材料（规划、消防、环保、卫生防疫、住宅小区）
24、有关工程重要会议材料（纪要、简报、开竣工典礼、领导讲话、题字）
25、工程建设过程中形成的录音、录像、照片
26、新建楼房门牌编号审批表
注：建设单位在工程竣工结算三个月内将结算材料报送城建档案馆后，领取工程档案
合格证
二、施工单位归档材料
1、施工许可证副本
2、单位交工验收证明
3、单位（子单位）工程质量竣工验收记录
4、图纸会审记录
5、设计交底记录
6、设计变更通知单汇总目录
7、设计变更通知单
8、工程洽商记录（技术核定联系单）
9、工程定位（竣工）测量记录
10、地基承载力复查记录
11、沉降观测记录
12、桩基础竣工报告及检测报告
13、结构吊装工程检查验收记录
14、隐蔽工程检查验收记录汇总目录
15、（土建）隐蔽工程检查验收记录
16、层面、楼面蓄淋水检验记录
17、地基与基础工程验收报告
18、主题工程验收报告
19、主体结构抽样检测报告 20、管道隐蔽工程检查验收记录
21、建筑电气（电梯）安装隐蔽工程记录
1)建筑电气（电梯）安装隐蔽工程记录 2)电梯分部工程观感质量验收记录 3)电梯分部工程质量控制资料核查记录
4)电梯分部工程质量验收记录
5)电梯分部工程安全和功能检验（检测）报告 6)电梯负荷运行试验图表（确定平衡系数）7)电梯荷载（空、半、满、超载）试运行试验记录
8)电梯验收检验报告 9)电梯合格证（复印件）
22、管道系统隐蔽压力（满水）试验记录
23、设备、卫生器具压力（满水）试验记录
24、管道冲洗、吹扫、清洗记录
25、给排水管道、卫生器具通水试验记录
26、地漏及地面清扫口排水实验记录
27、排水管道通球试验记录
28、采暖系统试运行、调试记录
29、阀门检验试验记录 30、室内消火栓试射记录
31、接地电阻测试记录
32、绝缘电阻测试记录
33、电气照明系统通电试验记录
34、电力电缆试验记录
35、低压电器交接试验记录
36、交流电动机试验记录
37、变压器实验记录
38、施工试验记录汇总表
39、砂浆、混凝土配比通知单 40、砂浆抗压强度统计评定记录
41、砂浆抗压强度试验报告
42、混凝土试件抗压强度统计评定记录
43、混凝土抗渗试验报告
44、混凝土抗压强度试验报告
45、混凝土抗压强度试验报告
46、水泥进场复验报告及出厂合格证
47、砂、石进场复验报告及出厂证明文件
48、建筑砖、砌砖、瓦进场复验报告及出厂合格证
49、外墙涂料试验报告 50、外墙陶瓷面砖（复）验报告
51、防水材料产品合格证和进场抽样复验报告
52、隔热、保温材料产品合格证和试验报告
53、土壤（素图、灰土）击实试验报告
54、土壤干土质量密度试验报告
55、塑料管材、管件、阀门检测实验报告
56、开关试验报告
57、插座试验报告
58、建筑用绝缘电线（电缆）导管试验报告
59、聚氯乙烯绝缘电线（缆）（450750）试验报告
60、建筑用阻燃材料试验报告
61、施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验报告汇总表
62、混凝土构件出厂合格证 63、钢构件出厂合格证 64、预拌混凝土出厂（交货）合格证 65、金属及塑料外门窗物理性能试验报告及合格证
66、木构件出厂合格证 67、水电材料出厂合格证 68、施工现场质量管理检查记录 69、工程质量事故报告表 70、工程质量事故处理记录 71、分部（子分部）工程质量验收记录（1）基础分部（子分部）工程质量验收记录（2）主题分部（子分部）工程质量验收记录（3）装饰、装修分部（子分部）工程质量验收记录（4）屋面分部（子分部）工程质量验收记录（5）水暖分部（子分部）工程质量验收记录（6）电气分部（子分部）工程质量验收记录 72、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录（1）地基与基础分部工程质量控制资料核查记录（2）建筑地面子分部质量控制资料核查记录（3）地下防水工程子分部质量控制资料核查记录（4）砌体结构子分部质量控制资料核查记录（5）混凝土结构实体检验资料核查记录（6）混凝土子分部质量控制资料核查记录（7）建筑屋面分部质量控制资料核查记录（8）建筑装修工程质量控制资料核查记录
（9）排水、采暖及燃气分部（子部）质量控制资料核查记录
（10）建筑电气分部质量控制资料核查记录 73、单位（子单位）工程观感质量检查记录（1）建筑地面整体面层工程观感质量检查记录（2）建筑地面板块面层工程观感质量验收记录（3）地下防水子分部工程子分部观感质量验收记录（4）砌体结构子分部工程观感质量验收记录（5）混凝土结构子分部工程观感质量验收记录（6）建筑屋面分部工程观感质量验收记录（7）建筑装饰装修工程观感质量验收记录（8）给水、排水、采暖及燃气分部（子分部）观感质量检查记录
（9）建筑电气分部工程观感质量验收记录
74、单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录（1）地基与基础分部工程安全和功能检验（检测）报告核查记录（2）建筑地面（子分部）工程安全和功能检验（检测）报告核查记录（3）地下防水子分部工程安全和功能检验（检测）报告核查记录（4）砌体结构子分部工程安全和功能检验（检测）报告核查记录（5）建筑屋面工程安全和功能检验（检测）报告核查记录（6）建筑装饰装修工程安全和功能检验（检测）报告核查记录
（7）给谁、排水、采暖及燃气分部（子分部）安全和功能检验（检测）报告核查
记录
（8）电气分部工程安全及功能检验（检测）资料检查记录
75、室内环境检测报告 76、建筑外墙节能检测报告
一、永久保管期限
（一）本单位文件材料
1、总结类（记录反映单位一年工作情况历史凭证）： ⑴工作总结（每年县委办政府办及上级主管部门都要求报）。
⑵党（委、组、总）支部工作总结（每年都报组织部、机关党委）。⑶本单位几个主要业务工作的方案和总结汇报（每开展活动后上级主管部门都要求汇报）。
⑷年鉴（每年都报县志办）。
⑸单位大事记、历史沿革（每年县委办和档案局都要求撰写）。⑹领导班子及成员述职述廉报告（每年组织部和纪委都要求报）。⑺统计报表（业务主管部门每年都要求报送）。
2、花名册类（涉及人的历史身份证明之用）： ⑴干部职工花名册（每年都报县人事局和组织部），⑵党团员工会花名册（每年都报机关党委、团县委）。⑶干部任免审批表（每年都报组织部）。
3、重要会议材料类：
⑴会议纪录、会议纪要（反映单位是否开展思想政治业务学习教育、是否执行民主集中制度问题，每年绩效考评都检查的项目）。
⑵单位主要会议及县委县政府召开属于主管业务的领导讲话稿、会议方案、议程日程安排、会议总结等会议材料。
4、重要活动材料。年内开展几个重要活动方案、总结。
5、本单位下发重要红头文件（部署主要业务、领导工作分工、任免下级干部等）。
6、向县委县政府及上级主管部门报送的主要业务请示及批复。
7、对下级重要问题请示的批复。
8、与外单位鉴定重要协议（合同）书。
一、提高高职院校对文书档案的收集归档工作的重视程度
在高职院校的档案管理工作中, 档案的收集归档是档案管理工作的首要环节。没有档案的收集就谈不上档案的整理, 没有科学有序地整理就谈不上档案的利用, 因此, 在高职院校的文书档案管理工作中, 档案的收集归档是一项重要的工作, 应该引起高职院校对文书档案的收集归档工作的高度重视, 应该从人力、物力、财力等各方面给予大力支持, 采取切实可行的措施, 提高高职院校文书档案的收集归档工作的质量。高职院校文书档案并不是由高职院校档案机构本身产生的, 而是在高职院校长期发展与建设中不断积累并经过收集而形成的, 因此, 在高职院校档案管理的实际工作中, 对高职院校相关档案进行收集是高职院校文书档案管理工作中的一个重要环节, 高职院校档案管理部门只有将那些具有一定保存价值的文书档案收集在一起, 并建立一个科学、合理的档案管理体系, 才能保证高职院校档案的完整齐全。
二、加强高职院校文书档案收集与归档工作的制度建设
首先, 建立健全高职院校文书档案收集归档管理制度, 使高职院校文书档案收集与归档工作有法可依。文书档案的收集工作作为高职院校档案管理工作中的基础工作, 如何能将这一工作做好, 需要依照相关规定, 并结合本高职院校的实际情况, 制定一整套高职院校文书档案收集归档方面的有关规定, 以便在实际的高职院校文书档案收集归档管理工作中, 档案管理人员依照有关规定认真贯彻执行。其次, 加强对高职院校文书档案收集与归档工作的法制建设。为高职院校的文书档案收集与归档工作营造良好的管理环境。要定期组织高职院校文书档案管理人员学习相关法律知识, 不断提高高职院校文书档案管理人员的法律意识。只有不断地加强高职院校文书档案管理人员对相关的档案法律与法规的学习, 才能真正做到“有法必依, 执法必严”。高职院校文书档案管理人员要认真学习《档案法》中的相关规定, 掌握其重要内容并运用到实际的管理工作中。高职院校文书档案管理人员要增强严格遵守相关档案法律法规的自觉性。最后, 强化对高职院校文书档案收集与归档工作的监督力度, 并严格遵守高职院校文书档案收集与归档的行政执法程序。在高职院校文书档案收集与归档的监督工作中, 必须规范监督人员的行政执法行为, 要求监督人员严格按照法律规定办事, 以便切实起到监督的效果。
三、确保高职院校文书档案鉴定的准确性
高职院校文书档案的鉴定就是对高职院校所收集的文书档案材料进行价值判定, 从高职院校所收集的文书档案材料中选出具有一定保存价值的文书档案实施有效地保管, 对于已经没有了保管价值的文书档案进行销毁, 这样不仅提高了高职院校文书档案的整体价值, 也方便了高职院校文书档案的后期管理, 从整体上提高了高职院校文书档案管理的工作质量与效率。在高职院校文书档案鉴定中, 判断文书档案的保存价值主要看档案材料是否准确、可靠与完整, 是否比较完整准确地记录了高职院校的发展方针、重大活动等等。
四、推动高职院校文书档案收集与归档工作的信息化建设
首先, 积极建立网站并采用统一的档案管理系统。信息化科学技术的不断发展, 为高职院校的文书档案管理提供发展机遇, 在这种形势下, 高职院校档案管理部门必须积极推动高职院校档案管理的信息化建设, 以适应时代的发展要求。在实际的高职院校文书档案管理的信息化建设中, 学校需要积极建立自己的管理网站并采用统一的档案管理系统, 使高职院校的文书档案管理采用现代化的信息手段, 使用信息化的查询系统, 在丰富文书档案信息内容的同时, 加快高职院校文书档案管理的信息化建设建设步伐。如在高职院校文书档案管理信息化建设中, 学校就可将开发建设高职院校的档案信息作为信息化建设的重点, 严格遵照国家的档案信息化建设标准, 依据高职院校文书档案收集归档规则, 采取各种模板的定制管理技术, 从而实现对文书档案收集归档的有效管理。其次, 加强高职院校档案信息化管理基础工作建设。对高职院校文书档案收集与归档工作, 只有积极地介入、采取有效地措施、实施全程地跟踪, 才能收到良好地效果。在实际的文书档案的收集与归档工作中, 对高职院校的一些重大事件、重要活动与科研项目等, 要进行全面地收集与记录, 如高职院校在不同发展时期获得了哪些称号, 在科研上取得了怎样的成就等, 这些内容都是高职院校文书档案管理人员需要认真收集的档案材料。这些档案材料, 极具保存价值, 为高职院校文书档案信息化建设提供了必要的档案信息资源。
参考文献
[1] .刘美萍.从人才培养水平评估工作看高职院校档案管理的重要性[J].中国教育技术装备, 2012.09
[2] .李家文.浅谈如何做好新时期的学校档案工作[J].职业技术, 2012.01
办公室
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级来文
1.1针对本院的指示、批示、通知、批复、通报等
1.2非直属上级机关颁发的针对本院主管业务并要贯彻执行的文件
1.3与教学科研有关的方针、政策性、法规性文件 本院党代会文件材料
2.1通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、光盘、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；
候选人登记表和情况介绍；选举结果和上级批复、会议简报等
2.2提案；大会计划、大会选举办法、小组会议记录等
2.3讨论未通过的文件、参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样
本院教代会文件材料
3.1大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、光盘、大会主席团、秘书长和代表、列席代 表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果、讨
论通过的文件和上级批复等
3.2提案及办理情况；会议简报
3.3会议情况、反映记录、小组会议记录等
3.4讨论未通过的文件、参考文件；工作人员名单；工作证；代表证；
列席证及选票式样
本院党委常委会、党委扩大会、党政联席会、分党委（党总支、直属 党支部）书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
4.1记录、纪要
4.2会议讨论的文件
4.3讨论未通过的文件
永久 永久 30年 永久 30年 10年 永久
永久
30年 10年
永久
永久
10年
院长办公会议、院专题会议文件材料
5.1请示、批复、通知、参会人员名单、会议日程、议题、报告、讲话、总结、决定、会议记录、纪要
永久 5.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年 6 院领导民主生活会有关材料
6.1召开民主生活会通知
6.2个人发言材料 全院性会议、座谈会的文件材料
7.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、会议记录、纪要及讨论通过的文件
7.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 办公室日常工作形成的文件材料
8.1上级部门、上级领导检查、视察、调研学院工作形成的材料
8.1.1重要的8.1.2一般的 8.2上级党组织有关本院党的建设的文件材料
8.3上级召开的会议材料
8.3.1本院领导在会上的发言稿
8.3.2会议报告、总结、决议、简报等文件
8.4学院及党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
8.4.1重要的 8.4.2一般的8.5学院评估工作的材料
8.6本院体制改革、重要的规定、报告、全院性的规章制度
8.7本院向上级部门的请示与上级部门的批复、批示
8.7.1重要问题的8.7.2一般问题的8.8本院与上级有关领导、著名人士的来往函、电、信等
8.9学院的教育事业规划、计划、纲要材料
8.10学院大事记
永久 永久
永久 30年 永久 30年 永久 永久 30年
永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久
8.11院各单位的请示及学院的批复
8.11.1重要的永久 8.11.2一般的30年 8.12本院工作简报、信息、动态、快讯等
永久 8.13学年报表及综合统计、年鉴
永久 8.14党委常委名单
8.15学院机构成立、调整、领导小组组成人员名单
8.16全院性工作的调查材料和经验总结
8.17学院党委、行政、学期工作计划、报告、总结、综合统计材料
8.18与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料
8.18.1重要的8.18.2一般的8.19本院处理群众来信来访的文件材料
8.19.1有领导重要批示和处理结果的8.19.2其他有处理结果的8.20院领导在院内外会议、学院重大活动中的讲话稿
8.21学院启用印章的文件及印模、院徽的审批、办理和发放工作
8.22本院大事记、历史沿革、情况介绍材料
8.23院史工作重要材料
8.24院庆活动材料、照片、剪报
8.24.1重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士活动
情况及有关文件、总结、学术报告会材料
8.24.2各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册
8.25重要的电话记录、电传、传真稿
8.26本院承办的省级以上的会议材料
8.27学院节假日、一般行政事项的通知文件
8.28各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料
8.29新成立的临时机构所形成的文件
8.30学院办公室和以上的工作计划、总结、大事记、统计材料
8.31院党政公文的批阅和催查办工作
永久 永久 永久 永久 永久 10年 永久 30年 永久 永久 永久 永久
永久 30年 30年 30年 10年 10年 30年 永久 30年
8.32收发文登记本
永久 8.33学院办公室车辆管理工作制度及购车的请示、批复
30年 9 学院办公室牵头组织的重大专题活动产生的材料
永久 10 保密、机要、信息、秘书的工作制度、指令性通知、工作总结和汇报
年
11本院计划生育工作文件及领取独生子女证（费）名册
30年
3本院事业总体发展规划纲要、专项规划、报告
永久 本院专题研究的决定、报告、总结、调查材料
永久 15 供领导决策参考材料
30年 16本院高教研究的决定、报告、总结、调查材料
30年 17本办和以上的计划、总结、统计材料
永久
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 纪委办
1.1 上级机关与本机关关于党风、党纪教育、廉政建设的通知、意见
1.1.1上级机关颁发的具有方针政策性、法规性的命令、决定、条例、规定、办法等文件材料
永久 1.1.2本机关制发的文件材料
永久 1.2 向上级纪委及院党委的请示、报告及批复等
永久 1.3 纪委工作和以上的计划、总结及统计报表
永久 1.4 党员干部违纪、违法案件和其他案件的受理、调查、核定、审理
和提出处理意见的文件材料
1.4.1受到警告（不含）以上处分的永久 1.4.2受到警告处分的 30年 1.4.3调查结论查无证据的 30年
1.5 纪检工作规章制度
30年 1.6 处理来信来访的文件材料
1.6.1有领导重要批示和处理结果的 永久 1.6.2 其他有处理结果的30年 1.7 表彰清正廉洁的党员干部文件材料
永久 1.8 纪委委员、常委会议记录及纪要
永久 2 监察处、审计处
2.1 上级有关本院监察、审计工作的通知、批复
永久 2.2 本院监察、审计工作方面的规章制度、通知
永久 2.3 监察、审计工作和以上的计划、总结、重要会议记录
永久 2.4 监察、审计工作的案件或问题的查处、立案报告、调查材料、依据材料
30年 2.5 审计通知书、述职报告、审计工作底稿、审计证据、审计报告
永久 2.6 审计调查资料、调查报告
永久 2.7 审计工作统计年报及重要报表
永久
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级组织部门有关组织工作、党院工作的重要文件
永久 2 组织工作、党院工作和以上的计划、总结
永久 3 本院组织工作、党院工作的通知、决定、报告
3.1重要的 30年 3.2一般的 10年 4 本院基层党组织机构、分党院设置、变动的报告、通知、决定、批复
永久 5 院党委，分党委、党总支换届改选报告、审批材料、批复等有关材料
永久 6 所管辖的干部名册、党员名册
永久 7 省委、省政府、省委教育工委等关于学院领导及处级干部任免或批复材料
永久 8 干部管理、培养、选拔、考核、任免、调动、离休干部管理的报告、通知、决定、批复等材料
永久 9 对省级以上优秀人才、专家服务团成员、挂职干部的选拔、使用和管理材料 30年 10 干部考察谈话记录（10年内保存本部门，10年后归档案馆保存）
永
久 处级以上领导干部民主生活会议记录和个人发言材料
30年 12 干部审查及因公出国(境)人员的政审材料
永久 13 领导干部个人有关事项报告表、配偶及子女均已移居国（境）外的人员
有关情况报告表及变动报告表（由组织部专柜保管）
30年 14 干部培训的学员鉴定表、考评表等材料
（归入个人档案的保管期限为永久，工作材料保管期限为30年）
年 审批发展党员材料、发展新党员名册、预备党员转正名单及延期、取
消预备党员资格材料
永久 16 党员因私出境保留、停止、恢复党籍的相关材料
永久 院级以上“一先两优”评选材料
永久 18 党费收缴使用和管理情况等有关材料、党内统计汇总材料
永久 党员组织关系转出、转入介绍信存根
永久 入党积极分子和党员（含预备党员）培训考核成绩等有关材料
（归入个人档案的保管期限为永久，工作材料保管期限为10年）
10年
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级关于精神文明建设及宣传思想工作的指示、意见、通知
永久 2 宣传工作和精神文明工作和以上的工作计划、总结
永久 3 本院院报及院领导修改、撰写的重要原稿
永久 4 反映本院重大活动和重要报道的简报及图表
永久 5 宣传部开展理论学习教育活动的决定、通知、总结
30年 6 宣传部组织开展学院舆论宣传工作，管理院报、院内广播、宣传橱窗、阅报栏等宣传舆论阵地等各种宣传教育活动的有关材料
30年 7 宣传部（文明办）牵头开展的重大活动的通知和有关材料
30年 8 有关宣传思想工作阶段性的指导意见和安排
10年 9 公费报纸的订阅和管理工作形成的有关材料
10年 10 精神文明建设调研活动形成的材料
30年 11 精神文明建设的有关请示、通知、报告、决定、纪要
30年 12 精神文明建设的简报、情况反映、信息、图册
10年 13 领导重要批示和处理结果
永久 14 反映我院重要工作活动的新闻报道、照片
永久
党务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级关于统战工作的文件
1.1 重要的 永久 1.2 一般的 30年或 10年 2 统战工作（含省政协委员小组）和以上的计划、总结、工作要点
永久 3 有关统战工作的决定、报告
30年 4 统战工作相关规章制度
永久 5 统战工作会议记录（含情况通报会、各类座谈会）等
永久 6 先进集体、先进个人事迹材料及审批表、表彰先进材料
30年 7 社情民意信息反映及建言献策有关材料（含各级人士政协议案、建议、提案及回复件）
7.1 重要的 永久 7.2 一般的10年 8 本院各级人大代表、政协委员、党外代表人士名册及新加入成员审批材料等
永久 9 各民主党派、统战团体和无党派人士联谊会成员名册及新加入成员审批表
30年 10 各民主党派、统战团体和无党派人士联谊会换届材料及新当选班子成员名单
永久 11 院领导联系统一战线代表人士名单
10年 12 统一战线各组织重大活动有关材料（含信息报道）
10年 13 统计报表
永久 统一战线成员培训材料
30年
学生事务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院学生思想政治教育工作、学生管理工作、心理健康教育
工作、助学工作、毕业生就业等工作的通知、决定、指示、批复
30年 2 本院学生思想政治教育工作、学生管理工作、心理健康教育工作、助学工作、毕业生就业工作等的规章制度、通知、意见
30年 3 本部门工作计划、总结、报告、重要统计等
永久 4 辅导员队伍的教育、培训、管理等文件
永久 5 学生奖励材料（各类奖学金、三好学生标兵、三好学生、优秀学生
干部、先进班级、优秀毕业生等的名单及审批表）
永久 6 学生处分的决定（警告、严重警告、记过、留院察看、解除留院察
看、开除学籍等）
永久 7 国家奖学金、国家励志奖学金等各类奖助学金的名单及审批表
永久 8 各系毕业生简明情况表、登记表
永久 9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年
关工委
序号
类
目
名
称
保管期限 1.关心下一代工作委员会规章制度、工作条例
永久 2.工作计划、总结
永久 3.关心下一代工作委员会机构名单
30年 4.学院关心下一代工作会议材料
30年 5.关心下一代工作专题活动材料
30年 6.工作简报
30年
安全事务部、校区管理办
序号
类
目
名
称
保管期限 1 武装部
1.1 上级对本院武装、人防、民兵、征兵、军训工作的通知、批复
30年 1.2 本院武装部规章制度
30年 1.3 及以上工作计划、总结、调查报告
永久 1.4 武装部军训文件材料
10年 1.5 入伍、退伍军人（学生）、军烈属名册和登记表
永久 2 保卫处
2.1 上级对本院保卫工作的通知、批复
30年 2.2 院园治安、消防、交通管理、政保等的通知、规定
10年 2.3 及以上的工作计划、总结、报告、调查资料、统计报表
永久 2.4 本院保卫工作方面的规章制度
30年 2.5 有关安全保卫工作会议纪要、保卫工作简报
10年 2.6 本院师生员工案件材料
30年
2.7 教职工出入境材料
30年 2.8 上级部门给予保卫或个人立功、表彰的材料
30年
工会
序号
类
目
名
称
保管期限 1 工会工作和以上的计划、总结
永久 2 工代会、教代会材料
2.1请示、通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、讨论通过的文件等文件材料
永久 2.2 会议记录、纪要、照片
永久 2.3筹备工作、选举过程中形成的文件等文件材料
30年 2.4讨论未通过的文件
10年 3 表彰工会系统先进集体个人的材料、名单
永久 4 工会工作的通知、决定、报告4、1重要的永久 4、2一般的 10年 5 开展捐赠、慰问活动的文件材料
10年 6 院一级工会干部名册
永久 7 工会经费的使用和管理工作有关材料
30年
团委
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级机关对本院共青团工作批示、指示
永久 2 本院团代会、学代会材料
2.1请示、通知、名单、议程、工作报告、决议、选举结果、讨论通过的文件、领导讲话稿、大会发言
永久 2.2 会议记录、纪要、照片、光盘
永久 2.3筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料
30年 2.4讨论未通过的文件
10年 3 团委工作和以上的计划、报告、总结及规章制度
永久 4 团委、分团委、主要团学干部任免通知
30年 5 表彰和奖励先进团支部、优秀团员文件及上报材料
永久 6 处分团员的文件及复查材料
6.1受到警告（不含）以上处分的永久 6.2受到警告处分的30年 7 批准入团、离团材料及名单
30年 8 团委会议纪要
永久
各分团委召开团代会的报告、批复
永久 10 院团委组织开展的各种活动的有关材料
10.1重要的 永久 10.2一般的 30年 11 团员名册、团组织关系的介绍信及存根
永久 12 院级学生会、社团活动有关材料
30年 13 团学快讯等材料
永久 14 团组织、团专职干部统计年报
永久
文化寻根办公室
序号
类
目
名
称
保管期限 1 院友总会工作计划、总结
永久 2 院友活动大事记
永久 3 院友名录
永久 4 《院友通讯》
永久 5 院友重要活动材料
5.1院领导慰问各地院友活动的有关材料
30年 5.2院友来访活动的有关材料
30年 6 院庆活动的材料、照片、剪报
6.1重大活动议程、会议记录、讲话、纪念册、题词和著名人士活动
情况及有关文件、总结、学术报告会材料
永久 6.2各种邀请书、贺电、贺信、纪念品清册
30年 6.3各种学术活动、接待活动的安排等事务性材料
10年 7 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久
人力资源部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 办公室
1.1上级下达的有关本院人事工作的通知、批复
永久 1.2本院有关人事工作规章制度
永久 1.3人事处对外开的证明材料
30年 1.4人事处工作计划、报告总结、调查材料、会议记录
永久 1.5人事处大事记
永久 1.6学年聘任考核的通知
永久 1.7院内机构设置、变化及有关人员编制的文件材料
永久 1.8人事统计报表
永久 2 人事科
2.1教职工辞职、解聘等的通知
永久 2.2关于教职工定科员、办事员的通知
永久 2.3 教职工处分的决定及复查、撤销处分的材料
2.3.1 受到警告（不含）以上处分的永久 2.3.2 受到警告处分的30年 2.4人事规范政策性文件
30年 2.5人事有关问题向上级的请示、报告
永久 2.6退伍军人安置的协议、报告、批复、名单等
永久 2.7教职工调配、调令、工资转移单和行政介绍信、调出人员
介绍信存根、报到证、《福建省事业单位工作人员登记表》等
永久 2.8教职工院内调动材料
2.9有关招聘工作的报告、批复等材料
工资科
3.1有关工资、奖励等规定、办法
3.2教职工工资评定、调整等通知、批复
3.3教职工死亡善后处理的通知
3.4教职工劳动福利及工伤、残的规定、通知
3.5劳动工资报表
3.6全院岗位津贴的审核报告单
3.7教职工离退休的通知
3.8教职工退休后重新工作的材料
3.9招聘人员名单及临时工管理材料 师资科
4.1师资管理工作和以上的计划、总结
4.2师资培养、管理有关规定
4.3教师进修、访问、出国留学、援外、考察等有关材料
4.3.1签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要、请示、批复等
4.3.2出国审批手续、执行日程、考察报告
4.4高院教师资格认定、主讲教师资格认定相关材料、名册
4.5青年教师岗前培训相关材料及名册
4.6各类骨干教师、专家、人才推荐、评优评先考核及管理工作相关材料
4.7师资会议材料
4.8聘请兼职、荣誉、客座教授等聘书复印件
4.9教职工奖励、教职工先进集体和个人表彰的通知、决定文件材料 专技科
30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 30年 永久 30年 永久 永久 30年 永久 30年 永久 10年 30年 永久
5.1职称评审工作安排和有关问题的通知
永久 5.2职改领导小组、学科组、评委会组成人选的通知
永久 5.3专业技术职务任职资格确认的通知、请示、批复及审批表
永久 5.4向上级主管部门的请示及批复
永久
5.5上级主管部门职改工作计划的通知
10年 5.6上级主管部门关于职改政策调整的通知
永久 5.7学院关于职改政策调整的通知
30年 6 博士后管理办公室
6.1 博士后申请表
永久 6.2 博士后研究人员工作期满登记表
永久 6.3 博士后录取通知书、博士后证书（复印件）
永久
教务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1
办公室
1.1上级下达的有关教学工作的文件材料
30年 1.1.1普发文件
30年 1.1.2针对本院的文件
永久 1.2学院有关教学工作的请示和上级的批复、函件
永久 1.3和以上的工作计划、总结和教学管理制度
永久 1.4会议记录及重要电话记录
永久 1.5成人高等教育学士学位证书发放登记表
永久 2 教学管理科
2.1院教学工作委员会有关材料
永久 2.2本科人才培养方案指导意见
永久 2.3各学年本科人才培养方案
永久 2.4本科教学改革有关文件
30年 2.5本科教学改革项目申报、评审、立项材料
30年 2.6新增本科专业论证、申报材料
永久 2.7增列学士学位授权专业申报材料
永久 2.8本科教学质量与教学改革工程项目申报、评审、推荐材料
2.8.1特色专业项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.2精品课程项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.3教学名师项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.4教学团队项目申报、评审、推荐材料
30年 2.8.5人才培养模式创新实验区项目申报、评审、推荐材料
30年 2.9国家人才培养基地建设和管理有关材料
2.10本科教学工作月报告
2.11本科教学成果奖相关材料
教务管理科
3.1补办毕业证明书的审批材料
3.2学生学籍变更的申请报告、审批材料（休学、复学、重新编级、转专业、转学、退学）
3.3有关学位工作文件材料
3.3.1学院学位委员会授予本科学位审批文件材料
3.3.2学士学位授予名单、未获得学士学位名单
3.3.3本院学位评定条例
3.3.4上级有关学位工作文件材料
3.4在院学生名册
3.5院历
3.6本科生、专科生毕业证书发放登记表
3.7全省高院大学生英语竞赛获奖名单
3.8学生外语等级考试、非计算机专业学生计算机等级联考通过名单
实践教学管理科
4.1上级对基础实验室建设的通知、批复
4.2国家级、省级实验教学示范中心建设、申报材料
4.3学院基础实验室建设规划、建设项目申请、实施、验收的通知、报告
4.4本科实习工作规定、计划、总结
4.5本科教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
4.6本科毕业论文（设计）工作计划、总结
4.7本科毕业论文（设计）题目及成绩分析表、汇总表
永久 永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 30年 30年 30年 10年 10年 30年
4.8院级优秀本科毕业论文（设计）及表彰决定
30年 4.9本科生各类竞赛获奖材料
30年 5 教材中心
5.1全院教材建设与教材管理的规章制度
永久 5.2自编、主编教材
永久 5.3各系、各专业使用教材目录
30年 5.4全院全日制本、专科教材评价、评优材料
5.5各系、各专业教材进出仓单，经费结算情况表 教室管理科
6.1全院公共教学楼上课教室安排表（本科）
6.2全院期末考试安排表及考场安排表（本科）
6.3全院教师为本科生上课情况统计表
6.4各学期课程表 教学质量管理科
7.1学院教学检查、评建和教学评估材料
7.1.1教育部本科教学评估材料
7.1.2开展本科教学工作评估的通知
7.1.3本科教学工作评估具体安排
7.1.4本科教学工作评估总结材料
7.2与教学质量相关的各类竞赛的获奖名单
7.3《本科教学工作简报》、《学生教学信息报》
7.4本科教学事故以及学生考试违纪材料
7.5日常教学巡查的记录
7.6公共课程试卷 教师教育办公室
8.1与教师教育相关的各种会议材料
8.2学院与各教育实习基地合作相关材料
8.3教师教育类本科毕业生教师资格认定工作相关材料
8.4学院基础教育改革研究成果
8.5各学科承担基础教育师资培训情况
8.6双专业双学位教育培养相关材料
30年 30年 10年 10年 10年 30年 30年 30年 30年 永久
30年 30年 30年 10年 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久
招生办公室
9.1上级有关招生工作的计划、规定、通知
30年 9.2学院招生工作一般性通知
10年 9.3学院有关招生录取工作的政策性、制度性文件
30年 9.4学院招生计划、招生简章、招生专业简介
30年 9.5新生录取材料及招生花名册
永久 9.6招生宣传、招生工作总结
10年 9.7本院关于新生复查情况、取消或保留入学资格的报告、批复名单及调查材料 30年 9.8学院组织的单独招生考试工作形成的文件材料
30年
科研部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院科技开发、科技成果转化的批示、通知
永久 2 本单位制订有关科技开发管理的各种规定、条例、办法、制度
永久 3 有关科技开发、成果转化的请示、报告、批复
永久 4 与地方政府、部门有关技术合作的合同、协议
4.1重要的 永久 4.2 一般的10年 5 与企业合作技术合同
5.1重要的 永久 5.2一般的 10年 6 科技开发管理和以上的工作计划、总结、统计报表
永久 7 科技信息发布、技术需求发布有关材料
10年 8 横向科技开发情况通报
10年 9 知识产权管理有关申报材料、批件
永久 10 知识产权作价入股管理文件
永久 11 项目申报、进展及结题材料、验收报告、评审鉴定等
10年 12 科研成果汇编
30年
科研部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 各类社科项目下达结题通知等材料
永久 2 成立新的研究机构请示、批复
永久 3 本处工作计划、总结、规章制度
永久 4 科研计划、成果管理文件
30年 5 科研项目获奖情况材料
永久 6 科技项目项目表
永久 7 院科技发展基金资助项目的通知
永久 8 向上级主管部门申请下拨科研经费的请示材料、经费投入报告
30年 9 向上级主管部门推荐申报科研项目、人才基金项目、平台等的函、请示或报告、申请科技项目结题的函
30年 10 教师出席国际学术会议有关文件材料
30年 11 向上级主管部门上报科技成果、科技项目情况汇报
30年 12 承办国际性会议、全国性、省级学术类会议材料
永久 13 知识产权保护材料
30年 14 科普宣传方面的材料
10年 科研成果汇编
30年
国际事务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 办公室日常工作形成的文件材料
1.1上级关于外事工作的重要指示、通知、批复
永久 1.2 学院外事工作和以上的计划、总结
永久 1.3 外事工作数据统计、规章制度、上报材料
永久 1.4外事工作先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
30年 1.5其他重要外事、港澳台事相关文件材料
30年 2 出国（境）管理
2.1出国（境）人员请示、立项报告、申请、出国审批手续、上级批复 的有关文件材料
30年 2.2出国（境）人员、考察报告、访问总结、一般性会谈记录材料
30年 2.3出国（境）管理有关规定、出国（境）人员注意事项、数据统计等文件材料30年 2.4出国（境）人员突发事件的请示、上级批复、执行情况及处理意见等
文件材料
30年 2.5签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
永久 3 境外人员管理
3.1外国专家、外国教师相关文件材料
30年 3.2境外其他重要党政官员、各界人士来院活动请示、上级批复、总结、考察 报告等文件材料
年
3.3境外人员突发事件的请示、上级批复、执行情况、处理意见等文件材料
30年 3.4授予境外人员荣誉称号请示、获奖证书等有关材料
30年 4 国际合作与会议
4.1中外合作院际交流协议、合同、协议、项目纪要、备忘录的有关材料
永久 4.2国际合作项目的请示、立项报告、数据统计上报、上级批复、执行情况、成果等有关材料
永久 4.3国际会议的请示、立项报告、上级批复、成果等有关材料
永久 4.4 双方互赠的礼品、纪念品目录清单
30年
资产与财务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 本处形成的有关财会业务工作文件材料
1.1通知、规定、办法、实施细则等
永久 1.2来函、复函、请示、批复、通知等文件
30年 1.3本处起草的向上级机关、领导汇报财务工作的文件材料
30年 1.4季度、、专题财务分析
10年 2 上级下达的财务会计工作的规定、通知，领导讲话、会议总结等
30年 3 本院财务、税收管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
永久 4 上级单位下达的各项经费指标的通知
永久 5 部门预算
5.1部门预算编制通知计划等
10年 5.2部门预算批复文件
30年 6 结算中心业务工作中形成的文件材料
6.1贷款合同书、报告、借款凭证
30年 6.2开户申请书、报告
10年 7 财会档案移交保管清册、销毁清册
永久
资产与财务部
序号
类
目
名
称
保管期限 1 学院产业发展规划、产业政策及产业管理规定、条例、办法
30年 2 产业重要管理问题的请示、报告及上级机关的批复、批示
永久 3 重要国有资产管理文件材料
永久 4 土地、房产、仪器设备、家具管理的规章制度
30年 5 本处和以上的工作计划、报告、总结
30年 6 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录）
30年 上级或主管领导批复和准购请示
30年 8 办公设备、家具等财产登记簿及报废处置凭证
15年 9 本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复
30年 10 本院仪器、设备业务工作的综合性统计材料
30年 11 关于学院地界、产权凭证材料（包括土地证、房产证及土地、房产产权登记或变更登记等材料）
永久 12 国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的
全套随机技术文件以及在验收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料
30年 13 进口设备采购过程中有关的技术商务文件
30年 14 相关资（房）产调剂、转让、租赁、承包文件、合同及协议等
30年 15 各类产权纠纷处理材料
30年 16 招投标文件材料、采购合同、验收等有关文件材料
15年 17 院名、院誉等商标注册资料
永久 18 非转经项目审批报告等材料
30年 19 企业经营性资产投资、变更审批、管理、验收材料
永久 20 企业新产品开发和技术改造项目审批、管理、验收材料
永久 21 企业注册、变更、注销报告、审批材料
永久 22 重要事务协调会会议纪要
永久
安全事务部、校区管理办
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院有关后勤工作批示、通知
永久 2 工作计划、总结、报告、调查材料
永久 3 后勤工作的各项规章制度及材料
30年 4 维修、改造、二次装修合同、协议；招标文件等材料
4.1公有住房管理规定、租用合同、协议及文件材料
永久 4.2与服务单位签订的后勤保障服务协议（视有效期定）
10年 5 公有住房产权登记
永久 6 办公家俱报废、调拨报告、批复及资产统计材料
永久
安全事务部、校区管理办
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级有关基建工作的通知、规定、批复、会议纪要
永久 2 工程管理的材料
2.1 新建房屋的请示、立项报告
永久 2.2 申请开工项目的请示
永久 2.3 委托设计的函
30年 2.4 房屋改建、扩建的报告
30年 2.5 代表学院签订的承包合同
永久 2.6 院区规划调整的申请报告
30年 2.7 道路改造的申请报告
30年 2.8 基建用地的征用
永久 2.9 建设项目选址的请示
30年 2.10委托房屋拆迁、补偿、村民安置的报告
30年 2.11新建、改建项目固定资产交付使用的请示
30年 2.12保修期内的基建维修材料
10年 2.13审核反馈意见的报告、函
30年 3 行政管理材料
3.1 基建工作规章制度
永久
3.2 本院基建计划、规划、投资计划、预决算、基建年报表
永久
3.3 基建处和以上的工作计划、总结
永久 3.4 基建工作会议纪要
30年 4 全院性基建总体规划、设计总平面图
永久 5 管综图（水、电、弱电）
永久 6 与村民签定的征地补偿协议
永久 7 新建房屋及景观工程全景照片（含电子版照片）
永久
图书馆
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级对本院图书馆工作的通知、批示
永久 2 上级有关图书馆工作的文件
30年 3 图书馆工作规章制度、规定、条例
永久 4 图书馆工作和以上的计划、总结、报告
永久 5 图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久 6 图书馆与院外交流的有关材料
30年 7 图书馆会议记录
30年 8 本院定购书、刊的计划、报告、批复
30年 9 图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册
永久 10 大事记
永久 11 其它有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年
档案馆
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级机关有关我院档案工作的通知、批示
永久 2 我院档案工作各项规章制度
永久 3 我院档案工作计划、报告、总结、请示与批复
永久 4 我院档案工作概况、发展规划、藏品目录、重要统计
永久 5 编研成果及出版物
永久 6 档案销毁报告及销毁清册
永久 7 档案馆指南、全宗介绍
永久 8 档案馆与院外交流有关材料
30年 9 分管档案工作领导及兼职档案员名单
30年 10 各单位文件材料归档清册
永久 11 档案借阅、利用登记簿、各类证明存根
30年 12干部人事档案转入、转出登记册等
永久 13干部人事档案缺失登记册、收集零星材料登记册
30年 14 其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物
永久
各中心
序号
类
目
名
称
保管期限 1 上级部门、上级领导检查、视察本中心工作形成的材料
永久 本中心牵头组织的重要专题活动产生的材料
永久 3 工作计划、总结、规章制度
永久 4 会议记录、纪要、简报
30年 5 人事任免职的通知
永久 6 表彰先进集体、先进个人的决定
永久 7 财务工作报告
30年 8 与国内单位协作的材料
30年 9 其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年 10 有关现代教育的技术资料、图纸等材料（限现代教育技术中心）
永久或30年 11 院院网建设的技术资料、图纸等材料（限现代教育技术中心）
永久或30年 12 各类培训班的名单、培训成绩、培训教材（限高师培训中心）
30年
各系
序号
类
目
名
称
保管期限
1、日常工作中形成的文件材料
1.1上级部门、上级领导检查、视察本系工作形成的材料
永久
1.2本系牵头组织的重要专题活动产生的材料
永久 1.3工作计划、总结、规章制度
永久 1.4系人事任免职的通知
永久 1.5系表彰先进集体、先进个人的决定
永久 1.6财务工作报告
30年 1.7岗位聘任、教学管理方面的通知、决定
30年 1.8系成立、调整领导小组组成人员名单
永久 1.9迎新工作、毕业生工作的安排通知
10年 1.10院庆、院友工作的文件材料
10年 1.11其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料
永久或30年
2、教学工作
2.1新生入学登记表
永久 2.2学生学籍卡片
永久 2.3学生成绩总册
永久 2.4学生处分的报告、决定
2.4.1受到警告(不含)以上处分的 永久 2.4.2受到警告处分的 30年 2.5 教学管理方面的通知、决定
30年 2.6毕业生合影照片（含电子版照片）
永久 2.7毕业生个人证件照片（与毕业证书同一底版）
永久 2.8毕业生纪念册
永久
3、系教代会、工代会材料
3.1 请示、通知、议程、决议、总结、主席团、代表名单、工作报告、3.2 提案及办理情况，会议简报，会议记录、纪要、照片、光盘
永久 3.3 筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料
30年 3.4 讨论未通过的文件
10年 领导讲话、候选人情况介绍、讨论通过的文件、选举结果和上次批复
永久
存系教学类档案
序号
类
目
名
称
保管期限 1 本科生毕业论文及评审意见
30年 2 课堂教学材料、课程进度表
10年 3 教师任课安排、教案
30年 4 优秀实习报告
10年 5 本专业教学检查、调查材料及总结
10年 6 教师工作量核算、登记材料
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