学校文件归档范围

学校文件归档范围（精选6篇）

学校文件归档范围 篇1

来源：国家教育委员会、国家档案局 发布时间：2012-02-13（[87]教办字016号 1987年4月23日 国家教育委员会、国家档案局发布）

“六五”期间，全国高等学校的档案工作在各级档案部门和教育行政部门的指导下，取得了很大进展。高等学校普遍加强了对档案工作的领导，成立了专门机构，调配了人员，增加了库房，添置了设备。由于领导重视和广大档案干部的努力，高等学校的档案工作在学校体制改革、总结教学经验、进行教学改革、评估教学质量、开展科学研究、评定职称、落实政策和编史修志等方面，发挥了应有的作用，成为学校管理工作中不可缺少的重要环节，并在社会上产生了较大的影响。

但是，高等学校的档案工作发展很不平衡，还有一些亟待解决的问题。如：少数院校领导对档案工作重视不够；管理体制不适应形势发展的要求；档案材料收集不齐全，档案集中统一管理的原则尚未很好贯彻执行；人员配备不足，干部队伍不够稳定；经费、库房、设备都不同程度地存在一些困难等。这些问题已经影响到学校档案工作的进一步发展。

为了进一步贯彻中共中央、国务院批转《关于调整我国档案工作领导体制的请示》的通知（中委〔1985〕29号）精神，落实全国档案事业“七五”发展规划，使高等学校档案工作更好地为教育体制改革，为教学、科研和学校管理等各项工作及两个文明建设服务，特提出以下几点意见。

一、提高认识，加强领导

要认真贯彻执行中央和国务院关于档案工作的方针、政策和制度，深刻理解中央关于“档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的环节”的批示精神，用战略的眼光和现代管理的观念，认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导。

高等学校档案工作是高等学校工作的组成部分。由于档案工作涉及面广、工作量大，因此，高等学校要把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定一名校院长分管，并列入议事日程，及时研究和解决工作中的重大问题。逐步改善工作条件，使档案工作能与学校的各项工作协调发展。要把各种文件材料的归档工作列入学校各部、系、所的岗位责任制，纳入教学、科研和各项管理人员的职责范围，逐步做到“四同步”（即布置、检查、总结、验收各项工作的，要同时布置、检查、总结、验收档案工作）。加强有关档案工作的宣传，使广大教职工进一步认识到档案工作的意义和作用，积极支持档案部门做好工作。部、处、系、所亦应有一名负责同志分管本单位的立卷、归档工作。

各省、自治区、直辖市教育行政部门要和档案局密切配合，加强对本地区高等学校档案工作的领导、监督和检查。近几年来，许多省市通过协作组、档案学会等形式，组织各院校互通信息，开展评比检查、业余培训、学术交流等活动，收到很好的效果。今后，各地教育行政部门和档案局应加强领导，并帮助解决活动中的困难和问题，使这些活动注重实效，不断提高水平。

二、调整档案工作管理体制

目前，除少数高等院校设立了综合档案室或档案馆外，多数院校文书档案室（多隶属于党委办公室）和科技档案室（多隶属于校长办公室或科研处）并存。这种在一个学校内设两个档案室的体制，造成领导力量分散，不能合理使用人力、物力、财力，不利于档案的利用和现代化管理，也容易发生某些不协调现象。因此，在教育体制改革的同时，高等学校的档案管理体制有必要进行适当的调整。

根据中委〔1985〕29号文件精神，多数高等学校应积极创造条件，逐步建立综合档案室（一般为科级，隶属于校长办公室），统一管理全校档案工作。历史悠久、规模大、档案储量多、工作基础好的少数重点高等学校，经主管部门批准，可以成立档案馆（系、处级建制）。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存本校档案、提供利用的科学文化事业机构。

三、稳定、充实档案干部队伍，改善工作条件

要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的高校档案干部队伍，并保持相对稳定。高等学校综合档案室的人员编制，可根据学校性质、规模，在学校总编制内，参考下列意见配备：专科学校1～3人，本科院校3～5人，重点院校5～8人；工作量特大的院校，经主管部门同意，可以从实际出发配备。

专职档案干部属专业人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待，要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。

档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，在切块经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。

档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。

四、做好档案材料的收集和归档工作

现在，不少高等学校还没有完全实行文书处理部门和科技文件材料形成部门立卷归档制度；许多科研项目的归档材料达不到完整、系统、准确的要求；学校基本建设项目的立项、设计、施工及竣工验收等环节的技术文件不齐全，给使用和维修带来很多困难；反映学校基本活动的教学文件材料，多数未能收集归档，有些已经散失；各种载体的档案材料如照片、录音带、录像带、机读材料等，多数院校还未有效地统一管理起来；反映学校与社会联系的、在校外形成的大量文件材料收集更少；同时，学校简政放权后，立卷归档的分工范围也起了变化。因此，学校档案部门应当研究工作中遇到的困难和问题，提出解决办法，建立、健全必要的规章制度，把反映本校主要职能活动的各种文件材料完整、系统地收集起来。学校各部、处应支持档案部门的工作，帮助他们疏通渠道，采取有效措施，使文书处理部门和科技文件材料形成部门的立卷归档工作真正做到制度化。

为了发挥档案部门的监督作用，今后在评定职称、上报科研成果和验收基建工程时，应有档案部门提供的证明，否则不予办理。对有关领导和个人失职造成重要档案材料损失的，要追究责任。

鉴于学校的基本任务是培养人才，在教学活动中产生的文件材料是学校档案的重要组成部分，各院校应特别重视，组织力量及时收集归档，以进一步发挥它在教学管理和质量评估等方面应有的作用。原教育部印发的《高等学校科学技术档案工作办法》和《高等学校文书档案保管期限表》，曾分别对教学文件材料的归档范围作了规定。为了便于工作，我们拟订了《高等学校教学文件材料归档范围》（附后）作为对上述两个文件的补充。由于情况比较复杂，目前暂不规定统一的管理办法。

五、进一步做好档案的利用工作

加强学校档案工作的根本目的，是及时、准确地提供档案材料，为学校和社会服务。前几年，一些高校由于基础工作差，人员紧缺，管理水平低，档案工作远不能满足校内和社会多方面的要求。学校档案干部必须明确树立全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想，逐步改变目前服务手段落后，服务方法简单的状况。要认真开展编研工作和咨询服务，主动为利用者提供系统的档案材料；基础较好的档案馆（室），可按国家规定，有步骤地向社会开放，最大限度地发挥档案的作用。各校应从实际出发，逐步完善服务手段，逐步编制必要的检索工具，健全检索系统，提高利用工作的质量。有条件的高等学校，在学校统筹安排下，可积极探索电子计算机、缩微贮存、检索等现代化管理的方法和途径，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。

附件：

高等学校教学文件材料归档范围

1．上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件：教育改革、教学计划、专业和课程设置、招生、毕业生分配等方面的计划、指示、规定、办法等。

2．综合性教学文件材料：学校制定的各种教学制度、办法、规定、条例，教学工作的各种统计表。

3．招生工作的材料：招生计划、简章、专业介绍、新生名册，代培计划、合同，招生工作总结等。

4．学籍管理的材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料。

5．学生奖惩材料。

6．教学计划、方案和教学大纲，教学改革方案、总结。

7．教材方面的材料：自编、主编教材的正本，各系各专业教材使用目录。

8．教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习的计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等。

9．课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各系各专业的考试题。

10．优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。

11．研究生及硕士、博士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。

12．毕业生分配材料：毕业生分配计划、方案、报告、总结、分配名单、毕业证书存根，供需见面的计划、合同。

13．毕业生质量调查材料：学校对毕业生质量调查的计划、总结、调查表，使用单位对毕业生质量的评审意见等。

14．师资培训的计划、考核和总结，出国进修等文件。

15．教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表。

16．教师工作量的规定及执行情况。

学校文件归档范围 篇2

规则是编制工作的基础。企业集团要充分分析下属企业性质、企业规模、档案工作状况, 综合考虑各企业情况, 提出合理的企业编制时间、编制、报审、下发实施要求。切不可照搬国家10号令, 以免企业归档材料收集不具体、保管期限划分找不到对应条款, 使编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限表流于形式, 对工作毫无指导意义。

(一) 企业编制时间的确定, 应依据下属企业档案管理现状, 分期分批实施。一般档案工作基础较好的企业, 应作为示范企业, 先行编制。这样的企业档案人员业务素质较高, 有组织、协调、管控能力, 既能完成工作, 又能引领其它企业完成此项工作;基础较差或工作未起步的企业, 放在最后完成。这样的企业无论领导重视度、各部门档案意识都较差, 贯彻实施相对较难, 档案人员业务素质不高, 需集团加大指导力度, 并辅以督办、检查等措施, 方可推进其工作的开展。

(二) 编制要求要细化, 特别是编制格式, 如文种、文件构成、表格栏数、附件内容的排列等要统一、规范。如规模不同的企业是否可用文种区分, 下属集团型企业用“规定”、单户企业用“办法”, 这样可便于你在批复时, 区分不同的下属企业提不同的要求。虽然10号令已明确展示文件构成, 但因企业档案人员的业务素质参差不齐, 不少企业在实际操作中, 常以为只需编保管期限表。表格栏数、附件内容及序号, 即使下文件规定, 经常都有不少企业按自己的理解、习惯增加、删除, 或按自己的想法做。所以格式几栏, 附件管理类内容按企业设置机构或档案设置类别列出, 都需集团企业规范、统一。从便于收集的角度考虑, 按企业设置机构列文件材料归档范围, 责任明确, 更为适用。

(三) 报审需规定程序。各下属企业编制的初稿, 需先行征求企业各职能部门意见、反复修改, 并归档各部门历次修改意见, 经企业领导审核, 电子版及企业机构图、部门职责发送上级集团审查通过后, 再以正式文件报送集团审查。报送程序规定, 既可细化各职能部门归档材料的准确性, 又可强化各部门的档案意识, 同时也减轻集团审查工作的难度, 是编制工作有效可取的方法。

(四) 下发实施要求。旨在明确下属企业编制的企业文件材料归档范围和档案保管期限, 需经上级集团审查通过后, 以红头文件下发实施。在实际工作中, 通常出现编制完成后, 未经上级集团审查通过即下发实施, 或审查通过后不行文, 只让档案部门知晓, 认为是档案部门的事, 与其它部门无关, 给档案的归档工作带来影响, 致使档案的齐全、完整受损。

二、做好培训

培训是让下属企业准确了解定好的编制规则, 是编制工作能否按要求如期完成的关键。上级集团只下发文件不培训, 或只培训不下发文件, 都会影响下属企业编制工作的如期完成, 即使完成编制, 也会出现诸多问题, 增加审查的难度及重复修改的次数, 所以最好是先下发编制要求文件, 如前所述的“定好规则”, 再进行培训, 对文件加以逐条讲解。培训也不能简单只做一次, 需集中培训和分期培训相结合。集中培训是贯彻编制工作的重要性及意识、上级集团对此项工作的安排、要求。分期培训是按分批完成的企业, 再组织小范围培训, 详细讲解编制工作方法、步骤, 解答参培企业提出的问题, 让参培企业明了如何着手开展此项工作。因此培训是编制工作必不可少的环节。

三、细致审查

审查工作是一项档案综合素质要求较高的工作, 特别是集团所属企业行业跨距大, 对审查者素质要求更高。审查者在审查前, 一定要详细了解下属企业组织机构设置、各机构职责, 再对下属企业正式行文前的初稿按职责逐条进行审查。按机构列出归档文件材料, 更有利于审查。审查时要细致, 并把握关键的五不要:第一, 不要照搬10号令, 完全与企业实际脱轨;第二, 不要用“重要的”“一般”的文字, 实际归档中无法界定;第三, 不要简单概括文件材料内容, 尽量细化, 能对应操作;第四, 不要是单户企业, 内容中还出现“本企业所属分子公司 (或单位) ”条款;第五, 不要列出机构设置以外的机构文件材料内容, 无机构、无职责, 无法确认审查内容的有无。

四、批复严谨

上级集团对所属企业的批复, 要依企业规模加以区分, 不可一概而论。所属集团型企业, 批复时, 应对施行时间、修订完善期限、指导其分子公司完成编制时间上提要求, 以推进其按要求施行, 并尽快对其下属企业开展此项工作。单户企业则无下属企业项。批复后, 最好以抽查方式落实追踪, 单户企业落实施行情况, 集团型企业落实其对下属企业编制、审查工作的开展情况, 以确保工作的严谨及善始善终。

五、结语

综上所述, 企业文件材料归档范围和档案保管期限编制工作, 是一项复杂而细致的工作, 需各企业精心组织, 高度重视, 只要如上述按步实施, 可确保编制工作顺利进行, 使编制的文件材料归档范围和档案保管期限表规范化、并具操作性, 真正为企业各类文件材料归档工作提供条件。

摘要：国家档案局令第10号2012年12月17日颁布, 2013年2月1日起施行。各企业在所在地档案行政管理机构的统筹安排要求下, 相继结合企业实际开展文件材料归档范围和档案保管期限的编制, 本文就大型企业集团如何开展此项工作进行探讨。

电子文件归档范围与保管期限研究 篇3

关键词：电子文件 归档范围 保管期限

一、背景

随着信息技术的快速发展和政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。电子文件的归档工作是电子文件从办理周期到后生命周期的关键过渡环节，做好电子文件归档工作是实现电子文件全生命周期管理的重要任务。一方面，电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得各单位在进行电子文件归档的过程中极易产生“有文必档”的现象，造成极大量的数据存储。但另一个不可忽略的问题是大量电子文件在长期保存过程中所产生的存储载体压力。要知道，不管是磁盘阵列还是磁带库、光盘，在不断扩容的过程中所产生的经费压力是不容小视的，对于一个单位来说电子文件的存储空间压力和传统载体文件的存放空间压力同样是需要考虑的重要问题。因此，电子文件在归档时既要避免“有文必档”，又要确保“应归尽归”，同时必须根据电子文件的特质，适当扩大电子文件的归档范围，其保管期限也可以适度放宽。此外，根据国家档案局8号令第十条的要求，在确定电子文件的归档范围时除文件正本外还要考虑元数据等。

二、必要性

笔者认为对电子文件的归档管理，有必要在参照传统载体文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制订出符合电子文件特质的且更为专业的《电子文件归档范围和保管期限表》。可以说，电子文件的归档范围及其保管期限研究是我国目前电子文件管理领域中的一个较为重要的课题，国家和省级档案行政管理部门有必要就电子文件归档范围和保管期限表的编制提出指导性的意见，解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限界定电子文件的问题。北京市档案局根据当前电子文件管理形势和国家有关要求，已经正式启动了《北京市电子文件归档范围与保管期限表编制指南》的研究工作，通过对全市电子文件管理现状的深入摸底，科学研究符合电子文件特点的归档范围，明确保管期限，力争1至2年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。

三、归档范围与保管期限的原则

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1．传统载体文件的数字化副本；

2．具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限不应局限于文书类档案，可同时包括各单位的业务档案，既包括文档类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1．生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2．稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3．组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。可以采取的方法是：

1．在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短；

2．在保管期限的划分上，电子文件总体上可以划分为两大类，即进馆与不进馆两大类，在不进馆一类按保存年限划分若干档次，比如10年、30年和50年。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

四、电子文件归档范围和保管期限的主要内容

（一）遵循国家档案局8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经非常完善，在制订电子文件归档范围和保管期限的过程中需要注意内容上不与8号令重复，只编写具有电子文件特质的部分即可，将国家档案局8号令作为重要的引用文件直接引入电子文件归档范围和保管期限，遵循其中全部符合电子文件归档要求的内容。

（二）归档范围涵盖的信息系统类型

需要深入调研本地区档案移交单位的信息系统建设情况，这部分并非是要接收信息系统本身，而是要研究都有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围，比如部分单位使用独立的专业系统处理重要的业务工作，部分单位经常使用邮件系统传递部门间工作的商洽函，部分单位为便于工作文件或研究文件的共享建设了文档交流平台等。因此，归档范围不应仅包含存储于办公自动化系统（OA系统）中的文件，对其他各类系统，均应接收其存储的重要的、应归档的电子文件，包括但不限于各类业务系统、邮件系统、文件交流平台等。

（三）归档范围涵盖的文件类型

电子文件的归档范围不应只包括文书类文件，由于电子文件的存储特性，完全可以在接收工作开展之初就将文书类、科技类和其他业务活动开展过程中产生的各种专业档案类型一并考虑，这就需要专门调研本地区各立档单位的档案产生条件，做到不遗漏的同时，也不能盲目扩充，在对档案价值科学分析的基础上，确定好电子文件归档范围中应包括的各种文件类型。

（四）归档范围和保管期限的主体部分

可以参照国家档案局8号令的编写方式，在不与8号令冲突的基础上，根据电子文件的特性，重点研究在电子文件接收过程中应扩大的范围是哪些。如机关在制订法规政策性文件过程中形成的，对最终文件的形成具有一定描述意义、能够表达文件的制订历程的过程文件等。如单位内部各处室在洽商业务的过程中形成的具有一定查考意义的工作文件等。利用电子文件存储便捷的特点，都可以列入归档范围。而对于保管期限，同样由于存储和维护的便捷，可以相应延长。

（五）归档的元数据项

元数据采集是电子文件在归档过程中与传统载体档案最大的不同，也是最为重要的一个环节，科学的设计元数据采集项并完整收集对保障电子档案在长期保存过程中的真实、完整、可用和安全具有重要意义。因此，电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本地区各立档单位所存在的文件格式深入调研的基础上。对于一些地区已经发布过元数据标准的，可以在归档范围中直接采标。

机关文件材料归档范围和 篇4

主要内容: ●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

●《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》

● 如何拟订机关文件材料归档范围及保管期限 ● 成都市贯彻国家档案局8号令的实施意见

第一章《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》的修改过程、特点及适用范围

一、《规定》的修订过程：P24 １９５６年第一次

１９６４年第二次

１９８３年第三次

１９８７年第四次

２００６年第五次

二、《规定》的特点

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》与1987年颁发的《机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档范围和不归档范围》两个业务文件相比有以下主要特点？

１、国家档案局以令的形式发布《规定》，将原来的业务文件上升为行政规章，提高了《规定》的法规效力和法律地位，体现了国家档案行政管理部门的意志。

２、改革文书档案保管期限的划分方法，将原来“永久”、“长期”、“短期”三种期限划分方法改为“永久”、“定期”两种期限划分方法，定期中再实行标时制，分为30年、10年。

３、充分体现“以我为主”的原则，突出立档单位的主体地位和主要职能。对于永久保管的文书档案类型，主要限定在本单位自己产生的文件材料。

４、增加了跟实际工作直接有关的新内容，充实了一些新领域的文件材料，如行政执法、行政审批、产权关系、个人权益方面的文件材料。同时调整了一些文件材料的保管期限。

５、原来长期的内容，上升了很大一部分为永久，进一步充实进馆档案的内容。

６、体现“以人为本”的原则，对涉及人的问题的档案文件的保管期限划分得更为慎重。

７、加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”。

三、《规定》的适用范围

新《规定》适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。凡是具有行政管理职能的事业单位也属适用范围.如档案局、旅游局。

第二章 机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定 》

《规定》第一条指出了制定规定的目的是“ 为便于各级党政机关和人民团体正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。制定的《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。P34 第二条 中的“文件材料”一词在档案工作中是被广泛使用的。这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵有了明确的界定。从门类上分，“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料；从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。按照这个界定，我们各单位在制定文件材料归档范围时，就不仅是文书档案，同时还包括其它门类和载体的档案。

第三条 机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

如总结、工作大会、党组党委会记录、围绕职能制定的制度及办法、组织机构变化、领导任免、各种统计报表等等。

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。如房屋买卖、土地征用、合同协议、资产登记等方面的材料。

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；上级主管部门发给单位需要贯彻的，绝大多数涉及单位主要职能活动，应该归档。不是主管的上级部门发的文件，就要具体分析，与本单位职能无关的不存，普发性的不存。如市委书记在作风整顿工作会上的讲话，我们肯定要贯彻，但不是我们的主要职能，属普发性文件，虽然重要，但从档案的角度讲，就不需要归档，市委办公厅会归档。并不是所有贯彻执行的都要归档。

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。《规定》对机关文件材料归档范围只是作了上述四款原则上的区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料。由于各机关文件材料的内容及载体差异性较大，内容也比较庞杂，不可能在一份文件中详细概括指明，因此，国家档案局只对机关各类文件材料的归档范围作宏观、指导性的规定。这四款原则只是我们判断机关文件材料归档范围的价值标准，而不是具体的归档范围。

第四条 机关文件材料不归档范围是：

根据《规定》第四条，机关文件材料不归档范围包括四个方面。同第三条不同，归档范围是四款原则规定，而不归档范围是四条具体的规定，是具有操作性的，这里需要提醒的是，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽然不归档，但重要的法律、法规的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。还有机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上也应纳入归档范围，与文件正本、文件处理单一并归档。

第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

这一条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。

各机关应归档的文件材料，要实行集中统一管理。集中统一管理可以分为两个方面：一是对本单位全部档案实体实行集中保管，统一整理、编目，统一提供利用。即将各单位经过整理并移交过来的档案，由专人负责，保管在专门的档案库房内，并且按统一的分类原则进行编目，排架，按统一的制度提供利用。

二是本单位的全部档案信息（如目录、数据等）按统一的管理制度集中管理，但档案实体则分别保存在不同的库房。如将会计档案存放在财务部门的库房，科技档案存放在科研部门的档案库房等。这两种形式都叫集中管理。随着信息技术的迅猛发展和广泛运用，第二种形式的集中管理会越来越普遍。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

这一条应该说是我们《规定》的核心内容，它明确了保管期限的划分方法。一般来说，永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护，为国家积累历史和文化财富。定期保管的文书档案主要由机关自己留存，备机关日常查考利用。

特别讲到的是定期保管的档案要实行标时制，必须注明保管年限是10年还是30年，不能标“定期”。这样要求的目的主要是便于机关对到期档案进行鉴定销毁。以前的“长期”、“短期”是个模糊的概念。

第七条

永久保管的文书档案主要包括：

(一)本机关制定的法规政策性文件材料。主要指规范性文件。如国家档案局8号令，这份文件属部门行政规章，具有法律效力，国家档案局应将其作为永久档案保管。

(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。民政工作会、卫生工作会，包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料都要永久保管。

(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。如市档案局报市政府关于区市县综合档案馆馆库面积标准的请示与市政府的批复等文件材料应为永久。各单位的综合性的总结、统计报表。

(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。

(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。如财政局收到的财政部制发的《金融企业财务规划》应为永久。

(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

划分永久时，需要注意以下问题：

1.突出本机关自身的文件材料，本单位自己形成的文件材料的保管期限应该高于上级机关的文件材料。2.突出本机关主要职能的文件材料

3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料 具体来说，各单位党组、行政办公会议记录和纪要，党员、职工名册，统计报表，每年的工作会议，以上计划、总结、统计材料、获县处级以上先进奖励，受警告以上处分，人事任免、机构设置、有领导批示的材料等则划为永久。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。如业务培训、经费开支等。

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。如一般的业务研讨会、专题座谈会、七一联欢活动等。

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考试文件、人事工作的制度、考核奖励办法等。

（四）本机关一般性事务管理文件材料。如职工福利、安全保卫工作的文件材料。

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。如关于增加车辆配置的请示与上级的批复、以下总结、单项统计材料、干部廉洁自律工作情况统计表

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。如国家档案局关于汛期档案安全工作的通知。

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。如8号令，如不需办理的就不归档。

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。如机关档案移交进馆、档案规范化管理体制的函和批复意见的复函。

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

我国现有各种专门档案管理办法、规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件材料归档范围，如中组部和国家档案局联合发布的《干部档案工作条例》、劳动部和国家档案局联合制定的《企业职工档案管理工作规定》中包含了人事文件材料的归档内容。有的涉及到了档案保管期限，如财政部和国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》，既有会计文件材料的归档范围，又有会计档案的标时保管期限。还有建设部和国家档案局联合制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》标明了基建档案的归档范围和档案保管期限，具有较强的针对性和实用性。

这里还要提醒一下，并不是所有门类的档案国家都有归档范围和保管期限的规定，我们具体操作中应把握以下原则：国家有规定的，按现有规定执行，如会计档案、基建档案。国家没有规定的，参考已有的文书和专门档案的规定。第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

本条主要是对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求。这里讲的元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、硬件和软件环境、文件处理软件等信息。因为我们现在的网络和计算机技术发展相当快，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，一段时间后，这些电子文件极有可能成为死文件，无法打开。同样，照片档案也是如此，在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档

这条还规定了纸质文件材料归档的组成要件，在机关文书处理过程中，包含有拟办、批办、审核、签发等不同的内容，体现了文件形成的过程，我们在归档时，就应当将文件处理单、发文稿纸与正本一并归档。无纸化办公处理方法：

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

大家知道，原件与副本、复制件在法律地位上是有区别的。《档案法实施办法》第二十一条规定，档案的复制件载有收藏单位法定代表人的签名或印章标记，才具有与档案原件同等效力。这条规定明确了机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料如何归档的问题，大家需要注意的是主办机关和协办机关虽然归档内容相同，但在档案保管期限划分上是不同的，主办机关对档案保管期限的划分高于其他机关，如办会、办文中，协办的都不划为永久，未通过的会议文件也不划为永久。这样规定的目的主要是为了避免将来档案重复进馆，同时也便于协办机关工作查考利用。按照国家有关档案工作的法律法规，省级以上档案馆应接收同级机关永久保管的档案，通过对主办机关、协办机关归档的内容相同的文件材料保管期限的调整，来有效控制内容相同档案的重复进馆问题。

另外，以各级党委办公厅、政府办公厅名义联合发文或召开会议，确定主办机关应遵循职责分管的原则。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。

这次各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作与以往不同，以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行，只报同级档案局备案。现在是以“审批制”代替“备案制”。各机关编制的期限表，须经同级档案局审查同意后才能执行。

第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

这条要求各机关在编制保管期限表时，要结合单位职能来制定，我们审批时，也要求各单位把你们的“三定方案”一并送交。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

《规定》虽然从发布之日起施行，但对于一个机关来讲，按照《规定》实施的相关程序，一个机关编制的保管期限表要经同级档案局审查同意后才能执行，因此，当新的保管期限表没有获得审定前，只能沿用以前的老规定。具体的执行时间后面再讲。

第三章 如何拟订机关文件材料

归档范围及保管期限

一、做好前期准备工作

建立机关文件材料归档范围和档案保管期限表，是一个机关科学合理、系统完整甄别文件价值、划分保管期限的标准性文件，是每个单位档案工作中必不可少的档案业务文件，也是各单位必须要建立的一项重要制度。要做到以下几点：

１、认真理解国家档案局颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，吃透《规定》的要求，把握《规定》的实质精神；

２、了解掌握本单位及各内设机构的职能、性质、工作范围、工作程序、形成文件的种类、数量、载体情况等；

３、结合本单位实际情况，体现本单位的职能特点，围绕与主要职能相关的内容制定条款。

二、拟订文件材料归档范围和档案保管期限表应当遵循的原则

1、严格控制普发文件。我们在指导工作中，发现大量的普发文件很多单位都归档了，这就会造成档案馆出现大量重份文件。这里明确一点，对于普发性文件，除了上级主管业务部门印发的必须贯彻执行的规范性指导性文件划永久外，其余的最多划10年，或者不归档。如劳动人事工资管理政策性文件。

2、坚持 “宜细不宜粗”的原则，条款的拟制尽量不使用“重要的”、“一般的”等模糊词。一定是内容加文种的形式来表述。国家局8号令是针对全国各级部门的规范性文件，只能用重要的、一般的，具体到每个单位哪些重要、哪些一般应该是清晰的。拟写条款时要尽量包含一个部门的所有工作内容，有的工作今年没有，但只要是职能范围内的，也一定要写上。因为表制定后，是不能随意修改的。

3、条款拟写应尽量准确。如“上级方针、政策性文件”的条款，应改为“上级关于某项工作方针、政策的文件材料”。“本机关的请示与上级机关的批复、批示”应分条编写，并且应写明关于什么问题的请示、批复。“国家资产管理文件材料”很笼统，应写明“国家资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料。

4、重大活动、重要事件档案，要纳入档案管理。市委、市政府专门就重大活动、重要事件档案管理工作发了一个文件（成委发[2005]46号文件）

5、从宽从长保存特色档案。这里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物质文化遗产、突出贡献奖等等。

6、注重文件之间的必然联系。划分档案保管期限时，要考虑文件之间的逻辑关系，如一次会议、一项活动的档案在归档时都要全面考虑。还有如请示和批复都要同时归档。没有批复的请示划10年，有批复的请示根据文件的重要程度确定保管期限。

三、划分保管期限时需要注意的几个问题

1、同一会议形成的文件材料应区分不同的保管期限。

2、各机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果定为永久。

3、以下计划、总结、统计材料是否归档应视机关主要职能而定。

4、领导出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料，在归档时应对不同价值的文件材料划分不同保管期限。

5、受到县级以上表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，为永久；县级以下表彰、内部表彰为30年。

6、处分材料及纪检、监察工作形成的材料按处分结果划分保管期限：处理结果为警告的划为30年，处理结果为警告以上的，划为永久。通报批评10年，没有结果的，不归档。

7、机关财务预算和财务报告及同级财政部门的批复可以一并划为永久。

四、注意区分“重要的”和“一般的”文件材料

1．看作者：在反映同一问题的文件中，作者为本机关比外机关的重要。因为，从保管国家档案资源的角度，各机关把自身的文件管理好，国家综合档案馆保管的全社会的档案就基本齐了。另外，以机关名义发文比以内部机构名义发文重要；主要职能部门形成的比一般事务部门形成的重要；直属上下级机关形成的比不相隶属机关形成的重要；作者为高层机关的比基层机关的重要。

2．看内容：反映本机关主要职能活动的比反映非主要职能活动的重要；方针政策性的比一般事务性的重要；反映本机关全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本机关中心工作的比反映日常工作的重要；反映本机关典型问题的比反映一般问题的重要；有针对性、依据性的比普发性、参考性的重要；有时效性的比没有时效性的重要。

从根本上说，我们考虑机关文件材料归档范围和文书档案保管期限问题的出发点，是既要防止因“有档不归”而丧失必要的历史记录和历史凭证，又要防止“有文必档”、“有文皆永久”而造成馆藏档案不必要的“重复和鱼龙混杂”。由此出发，区分“重要”与“一般”就是要判断归档文件内容与本机关的关联程度、档案信息利用的回溯时效，把握好期限确定的“度”，相对准确地划定“重要”与“一般”的界线。

第五章 成都市的贯彻实施意见

2007年3月29日，成都市档案局根据国家档案局8号令，结合我市实际，制定了《成都市档案局关于贯彻国家档案局〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的实施意见》

一、对文件材料归档范围的要求

国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”因此，我们在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。

二、各级机关2007年及以后形成的文书档案保管期限划分为永久和定期两种，其中，永久保管期限档案应按期向同级综合档案馆移交。2007年以前形成的文书档案保管期限划分按原规定执行。

三、各级机关2007年及以后形成的文书档案，按永久、30年、10年分别进行排列和编目。其中，属永久保存的档案，接续原永久档案编写盒号，属30年、10年保存的档案，分别从“1”开始新编盒号

四、市级机关应根据《规定》精神，结合本单位职能，重新制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，于今年10月底前报送市档案局审查同意后执行。机构合并、分设或职能发生变化时，各级机关要及时重新修订本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并报送同级档案行政管理部门审查。

五、编制要求和格式。这次编制文件材料归档范围和档案保管期限表应该由各单位办公室来组织完成，而不是档案人员一个人的事。因为新的保管期限表是按内设机构来编，涉及到每一个部门，具体编制方法由办公室牵头，由各内设机构提出本部门的归档范围和保管期限，交办公室汇总后再反馈到各内设机构反复征求意见，讨论修改，最后经领导审批后报市档案局。

编制格式就是这样三个项目。机构、归档范围、保管期限。

八、各级机关报送文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，须填制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查申报表》，一式两份，经本单位分管领导审核、盖章后报送同级档案行政管理部门。

机关各科室文件归档范围及时间 篇5

办公室

一、归档范围

1、上级部门下发的与本公司有关的文件

2、本公司制定的所有红头文件

3、公司行政领导（经理）办公会、党政联席会、生产例会所形成的记录、决定、纪要等文件材料

4、公司的请示、上级部门的批复文件（含传真），下属单位的请示、公司的批复件

5、公司汇总的统计报表

6、经济史、沿革、经济年鉴及大事记、编史修志形成的原始材料及汇编管理性文件材料

7、重大信访及处理结果

8、涉外法律事务材料

9、房屋管理制度、修缮计划

10、公司获得的各项荣誉证书、证件、奖杯、奖牌等

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

保卫科

一、归档范围

1、公司关于武装干部配备统计报表

2、公司关于民兵工作（整组、训练）的计划、方案、措施、报告、总结

3、预备役人员登记表及民兵名单

4、冶安保卫工作计划、总结

5、对职工违反保卫治安工作条例处理的请示、报告及批复

6、交通管理形成的文件材料

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

财务科

一、归档范围

1、会计报表、凭证、帐簿

2、审计材料、审计结论和处理决定及审计机关讨论审计结论和处理决定的会议记录摘要

二、归档时间及要求 截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

劳动人事科

一、归档范围

1、干部名册

2、干部调配名单

3、大、中专毕业生转正定级通知、请示、批复、干部调进、调出和大、中专毕业生分配介绍信存根

4、干部统计年报表、各类专业干部统计报告

5、本单位职工名册

6、职工录用、复员安置、停薪留职、调动、劳务出口、劳动保护方针、政策、规定、待遇等工资、劳动管理的各种统计报表

7、职工教育工作的规划、计划、报表

8、职工调动介绍信

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

经营开发科

一、归档范围

1、企业发展规划

2、方针目标管理

3、企业年报

4、企业普查形成的文件材料

5、现代化管理、经济责任制管理等文件材料

6、建设合同、分包合同

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

施工科

一、归档范围

1、、季度、月份综合计划

2、企业年、季、月综合统计报表

3、分包申请

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

机 动 科

一、归档范围

1、征用土地的申请、报告、批复、协议书、补偿清单、征地图、土地界限平面图等

2、能源消耗定额

3、能源管理统计报表

4、能源分配方案和设备大中修计划与结算

5、设备操作及安全技术、维修保养规程

6、设备开箱、商检和索赔活动中的材料

7、设备管理方面的文件材料

8、设备转让、固定资产折旧活动中形成的文件材料

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

质检科

一、归档范围

1、工程创优计划、措施

2、产品质量事故分析报告及处理结果、产品质量用户反映意见

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

安全环保科

一、归档范围

1、环保情况统计年报

2、重大伤亡事故的请示报告、批复以及分析处理材料

3、安全事故调查报告、处理结果材料

4、安全环保责任书

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

政工科

组织：

一、归档范围

1、党委会、党委扩大会、党委民主生活会、党政联席会等会议记录

2、党员代表大会及工作会议的文件材料

3、党务工作大事记

4、党员入党、转正、延期、退党取消预备期等决议、决定、通知及新党员名册

5、统计报表

6、党员组织关系介绍存根

7、党费收据存根 纪检

1、纪检工作的计划、总结

2、纪检工程统计报表

3、纪委会议记录

4、对本单位违纪案件处理材料

5、对党员干部、党员违纪案件处理的报告及批复

6、重要来信、来访处理材料

7、违反法纪、政纪行为的检举、控告材料

8、制定的红头文件 工会

1、工会计划、总结及年终报表

2、职工代表大会文件

3、合理化建议

4、工会财务予、决算表

5、工会会计凭证、会计账簿、会计报表

6、有关女工及待遇方面的规定、办法、要求、三八妇女会议材料等。

7、工会下发的红头文件 宣传：

1、反映公司党代会、职代会、工代会、团代会等代表大会的声像材料。

2、反映上级领导来公司视察的声像材料

3、反映重大工程开工前的地形、地貌、施工过程中的重大节点和竣工验收等声像材料

4、反映重点工程中有上级领导出席的开工奠基，竣工后的点火、试车、投产剪彩，总结表彰活动的声像材料

5、有关单位在公司召开的重要会议的声像材料

6、公司领导或英模人物出席集团公司及以上级别的重要会议、参加重大活动的声像材料

7、公司员工获劳动模范、优秀共产党员等的声像材料

8、反映本公司重大刑事案件、重大设备和人身事故，自然灾害的声像材料

9、其他（如厂庆、大型灯会、体育运动会、文艺汇演等）有保存价值的声像材料。

团委：

1、团的工作统计报表

2、团委工作计划、总结

3、团委下发的红头文件

4、团代会会议材料 女工委

计划生育的规划、计划、总结及表彰性文件、奖牌、奖杯

二、归档时间及要求

截止到每年1月底向档案室移交上一的文件材料，并填写好移交清册。

离退休办

一、归档范围

死亡、扶恤的规定、指示、决定、请示及批复、合同、协议、处理结果等。

二、归档时间及要求

换届选举工作文件材料归档范围 篇6

一、各级党委、政府和有关部门形成的换届选举工作文件材料

1、换届选举工作的检查验收与总结。

2、成立换届选举工作领导小组文件、工作成员名单，下派指导换届选举工作人员名单。

3、各村调查摸底和好、中、差分类情况，换届选举工作实施方案配档表，部署换届选举时的领导讲话。

4、试点工作材料选编。

5、骨干培训材料(培训内容、方案、参训人员名单)。

6、宣传提纲、宣传材料、宣传标语。

7、换届选举工作简报和情况通报。

8、换届选举期间人民群众来信来访的登记和处理结果。

9、统一的换届选举工作文书、表格、选民证、选票样式。

10、各村的正式候选人名单、选举工作报告单。

11、换届选举工作统计表。

12、换届选举工作的预决算。

13、换届选举工作的照片、录音带、录像带及其他重要材料。

14、新班子成员培训材料。

15、上级有关换届选举工作的文件、领导讲话等材料。

二、村级形成的换届选举工作文件材料

1、换届选举结果批复。

2、换届选举结果报告单。

3、村级财务审计结果，村班子任期目标考察结果、民主评议结果。

4、村选举委员会成员名单及推选的有关材料。

5、宣传工作发动及宣传材料。

6、选民登记名册。

7、村民代表登记名册。

8、候选人的标准条件和不宜推选为候选人的具体表现。

9、候选人提名表和提名情况统计。

10、候选人名单。

11、选民证、委托投票证、选票式样、外出党员、选民通知书等。

12、换届选举大会议程、主持词、演讲材料和工作人员名单。

13、选票及检票结果统计。

14、村党组织和村委会成员名单。

15、村民小组长名单。

16、村“两委”任期目标责任书和职责分工。

17、换届选举工作每期公告存根。

18、换届选举工作会议记录及其他材料。

19、新老班子交接凭证、文据等。