采购部岗位职责a（精选11篇）
摘要：一般来说，企业成本的50%-70%是原材料，现如今，廉价原材料的时代已一去不复返了，企业的成败关键就在原材料的采购管理。一个企业要想在与同行业对手的竞争中占据有利位置，就必须做到有效的成本控制。本文在这种情况下，以A公司为例对其采购管理现状及其所存在的问题进行分析，并有针对性的提出具体的解决对策。
关键词：采购成本；控制；A企业
中图分类号：F275 文献标识码：A
一、前言
从国际大环境分析，受国际原油价格波动、欧债危机、以及人民币汇率变动等不利因素影响，管道施工企业生产主要原材料，整体都受到了很大程度的冲击。为应对材料需求疲软的状况，国外材料主产国不断地调整产能及出口策略，并下调了本的消费增长量预期。本文在这种情况下，以A公司为例对其采购管理现状及其所存在的问题进行分析，并有针对性的提出具体的解决对策。
二、A公司采购成本管理现状及问题分析
（一）A公司简介
A公司成立于一九九六年三月，系二级施工企业。其下属六家分公司及一家子公司。主要从事各类型管道安装（含非开挖穿越施工）、防腐保温和土石方工程。尤其在油气管道及场站安装施工方面积累了较为丰富的施工经验和现场管理经验。先后获得四川省建设厅、质量技术监督局颁发的安全生产许可证、GA2+GB1+GC2级压力管道安装许可证等资质证书，并通过了CQM质量管理体系，环境管理体系、职业健康安全管理体系认证。取得了中石油西南油气田分公司HSE入网及市场入网许可；取得了中石油川庆钻探工程有限责任公司HSE入网及市场入网许可；取得了中华煤气港华集团市场入网许可。
（二）A公司采购成本控制中所存在的问题
1.采购成本战略与公司实力、行业地位不对等
战略选择决定目标，也才能有与之对应的业务流程。A公司制定了企业发展战略：A公司采购战略的缺失使得采购业务必然出现一些问题。具体表现在：没有如采购文献中提出的80/20原则和各类材料的供应市场特点对原材料进行等级划分，领导笼统地强调采购工作对于企业的重要，首先在油气管道施工等能够影响产品质量、生产费用的原料从制造环节内和化工助剂等一起实施，无法突出重点，解决主要问题。其次，不同原材料外部供应形势存在明显的差异，外购战略并非特别的明确，无法有效的辨别战略合作伙伴及一般的供应商。战略能够影响到企业未来的发展，不具备清楚的采购战略，无法推动现有资源产生应有的影响。
2.采购成本管理专业经验少
由于A公司属于国有管道施工企业，其经营理念和方法仍然存在计划经济的色彩，公司只片面重视经营规模、安全生产等方面，而不注重企业经营效率和成本控制。
A公司物流中心管理理念相对落后，专业经验少，还停留简单的买东西、保管东西的阶段。A公司物流中心虽然原则上负责该公司及下属八个分公司的物资归口管理工作，但是由于该中心人手不足，且管理制度落实不到位，实际上分公司的物资采购工作仍由分公司自行负责，没有发挥集中采购的优势，导致分公司的采购价格明显偏高。
3.采购成本程序难以流程化
采购的审批过程确保总经理对采购过程的控制，却易受人员不在岗而耽误（如总经理、总会有事外出）时机，在油气管道施工价格波动一天之内可达2000元，造成了公司面临非常大的运营挑战。
4.原材料供应商评估与考核存在问题
合格供应商的选择是采购业务中的重要一环。A公司在合格供应商选择过程中较为信任技术人员，使其过于强势，认证初期与供应商联系过多。企业不具备技术人员的合理监管，技术人员在供应市场当前情况通常不是非常明确，在人际关系协调方面可能产生不足。优秀供应商的确定也是这样。A企业应当从合格供应商判断过程内在制度及程序方面不断的进行划分，提高其标准性水平。
另一个问题则是该企业与供应商的合作关系级别较低，缺乏与供应商建立深层次的战略合作伙伴关系，而是仅仅停留在较为简单的交易关系，没有根据供应商对企业的重要程度进行分级管理。部分主要原材料的供应商相对其他原材料和辅材料少，甚至有几个品种原材料供应商非常的少。
三、A公司采购成本控制策略研究
（一）构建与公司实力、行业地位对等的采购战略
A公司需要制定一个服务并支持企业战略的采购战略。A公司的企业战略是：成为国内领先，在世界上有一定影响力的制造、服务企业。对该公司企业战略进行分析可从中得到这样的信息：第一追求在国内领先，承认同A公司巨头存在差距；第二与那些一味追求成本优势，在产品质量和新品开发不是特别关注的民营公司、乡镇公司保持明显差异。
（二）实现与国外先进企业与技术的合作
A公司的原材料共分为16个大类，68个品种。对此，需要对其进行分级。对A级材料，公司高层重点关注。保证A级材料，采购就具备了成功的基础。在B级材料中，企业管理者应当合理重视，了解这种材料的供应情况，在供求基本面大致保持稳定的情况下，关键业务往往通过采购经理承担。在C级材料，企业管理通常不是特别重视，按阶段掌握这种材料的供应情况进行归纳，这种业务往往通过采购员自主开展，通常情况下，通过采购经理开展审核。
内部战略简而言之，将原材料划分为ABC三级，A级材料属于战略类物资；B级材料属于重要物资；C级材料属于一般物资。实施原材料的三级管理，做到重点清晰，目标明确。
（三）实现原材料的合理分级
结合原材料的供应形势分析和A公司的现状和企业的战略目标来看，其外部战略应包含原材料采购方式和合格供应商的分类管理。
供求平衡的物资有：对供求平衡的材料，从保持当前供应源前提之下，不断发展新的采购途径，从采购过程中严把价格，普遍采纳采购量和折扣有机统一的模式。合格供应商的选择方向。对市场上A公司可能供应商进行分类，找出与滚轮公司地位和实力相对等的公司。
（四）合理采用期货套期保值策略
石化管道施工企业参与橡胶期货的套期保值活动，是对企业自身采购策略的丰富，也是有效控制原材料成本的手段。
合理地利用套期保值，就能够有效地避开现货市场价格剧烈波动给企业成本控制带来的风险。A企业参与套期保值，就相当于掌握了一种减少成本控制风险的采购工具，更能够占据成本控制的优势，为参与市场竞争打下了良好的基础。
目前，我国期货市场上存在的期货产品同A企业生产所使用的管道施工产品不尽相同，于是产生了套期保值交易标的不同的问题。但是，产品价格走势彼此存在特别密切的联系，能够和期货交易方针保持一致。A公司能够结合市场情况的研究及评估，从现货市场中贸易过程中，从期货市场中开展相应的调整。
四、结论
原材料采购是一个实践性很强的并且具有一定复杂性的跨学科课题，随着当前经济形势的不断变化，还有更多的未知因素将会影响制造业企业的原材料采购，成本控制和公司战略。限于作者的业务能力和精力有限，这些研究工作仍然是比较粗浅的，许多问题还需要进一步的探讨。
参考文献：
为了做好项目物资设备工作, A项目成立了物资设备中心, 具体业务如图1所示。
核心工作是物资设备采购、设备管理及维修、物资管理。
1 物资设备采购
尼国国内工业落后, 除了地材外, 当地物资及设备大部分依赖进口。项目物资设备采购根据实际情况确定为当地采购、中国国内采购及第三国采购。
1.1 按照以下步骤选择采购方式
1) 根据项目施工计划及实际进度情况编制物资设备需求计划, 明确品种及数量。
2) 确定项目所需物资设备品种数量后, 对当地、第三国及中国国内采购该货物成本进行比较。
3) 综合分析各种物资及设备成本外的实际情况, 根据项目的具体要求确认采购源。
a.了解项目对于物资及设备要求的进场时间。根据项目实际情况, 考虑供货周期。b.物资设备采购有无合同要求。需了解合同条件中涉及物资设备的内容, 有时在合同中可能存在对设备物资选择要求的内容。c.了解当地法律、法规。每个国家的法律、法规都存在对物资设备的有关环保以及使用上的强制性条款, 这些条款和内容有时会严重影响工程的设备物资采购及使用。
1.2 采购方式及特点
物资设备采购方式及特点见表1。
2 设备管理及维修
2.1 设备管理
1) 设备管理措施。a.设备分类管理和编号, 建立设备台账。对所有固定资产的设备都进行了编号, 并制定设备台账表, 对设备的基础信息进行统计并随时更新。b.经理部及专业队两级管理模式。对于一般设备, 针对物资设备中心管理人员相对缺乏情况, 一般专业性较低的日常保养交给专业队负责, 经理部负责日常指导和监督。这样将设备管理任务科学分解, 解决了管理人员不足的问题。c.重点设备集中管理。项目对重点设备进行集中管理并项目指派专人对该设备工作状况、维修保养工作进行负责。d.设备工作运行管理。重视设备的新购管理、维修管理、更新管理、报废管理、调拨管理等等。
2) 管理现状及存在的问题。a.设备管理组织架构不完善。一方面, 受传统工程建筑行业观念的影响普遍存在重利益、轻管理的现象, 经理部大部分管理人员对设备管理不够重视。另一方面, 未真正建立人人管设备、人人爱设备的意识。设备管理过程是一个全员参与的过程, 只有设备的管理者、使用者都参与进来, 才能真正提高管理水平。b.缺少有效的设备管理培训机制。在设备管理培训方面投入的精力不够, 急需形成一种设备管理人员的常态化培训机制。c.设备利用率低、成本压力大。根据A项目的实际情况, 现有设备都为自购、内部租赁而来。目前设备闲置率高, 积压严重, 给项目带来较大的成本压力。d.设备管理人员队伍稳定性差。机械设备管理人员调动过于频繁, 直接影响设备管理工作的连续性及队伍的稳定性。
2.2 设备维修
1) 设备维修措施。a.物资设备中心以维修技术员为中心配以尼当地机修工组建5个维修队伍。除此之外还有一名技术水平较高设备工程师专门解决设备难题。b.加强培训, 提高维修水平及维修效率。
2) 存在的问题。a.设备维修完全依靠机修工的经验, 基本上都是靠传统的手工维修, 对一些现代化的维修技术应用基本无, 这在某种程度上限制了设备维修水平和质量的提高。b.设备维修人员技术良莠不齐, 直接影响了故障的诊断及修复方案的确定, 进而影响到维修时间的长短及维修成本的控制。c.维修人员队伍不稳定。
3 物资管理
A项目物资管理主要是物资库房管理及现场物资管理, 存在以下问题:
1) 由于A项目为海外项目, 综合考虑当地的实际物资供应状况, 因此项目储存物资数量较多。2) 一线的物资管理人员综合素质不高, 管理方式停留在较为原始水平。3) 物资管理人员配备不足。A项目中, 兼任物资岗位现象很常见。4) 物资制度执行不好, 计划性差。5) 监督奖惩机制不完善, 不能有效激励员工工作热情。
4 物资设备采购与管理应注意的问题及需采取的措施
4.1 国际工程项目物资设备采购应注意的问题
1) 重视物资设备采购计划的编制的准确性和及时性。国际工程项目一般周期长, 如采用第三国采购或中国国内采购供货时间长, 为了尽早的做好采购工作, 就必须有提前的准确的采购计划。
2) 应该充分了解所在国当地物资及设备的供应情况及特点。如尼国水泥、柴油等产品随着季节的变化经常出现供不应求、价格飞涨的状况, 因此要密切关注市场供求趋势, 提前做好物资储存。
3) 应充分了解项目所在国、采购国相关法律法规, 了解相关国家对于物资设备进出口的监管情况以及相关认证要求等。
4) 采购前应了解工程项目的标准并且熟知待采购物资设备所执行的标准和规范, 确认业主及咨询对于项目所用物资的具体要求。
5) 合理规避物资设备价格上涨风险。在实际采购过程中调整采购计划, 根据市场价格变动趋势和工程计划进度选择合适的进货时间和批量;根据周转资金的有效利用和汇率、利率等情况采用合理的付款方式和付款币种等, 减少价格上涨及汇率变化导致的成本增加。
6) 设备采购还应注意以下具体问题:
a.施工车辆配置要考虑满足当地交通法律强制要求, 比如方向盘左右设置、额定载重量与车型匹配要求等。还需考虑当地环保要求, 如有些国家必须使用发动机欧IV以上标准, 那么发动机欧III及以下标准的设备在该国家是不能进口和使用的。
b.对于加油车、拖板运输车等, 这几类车辆一般采购数量少, 但在施工中作用很大, 因此要综合考虑采购数量。
c.同类的设备最好采购同一型号、同一品牌或同一系列配置, 这样对后续管理、故障排查、配件采购都会带来很大好处。
d.对于重要工序使用的但价值不是很大的设备在满足施工需要的条件下至少采购两台, 否则对整个施工开展将带来制约性影响, 同时从保证施工考虑, 每种设备的配置数量要比国内同类情况稍留有富余。
e.在采购设备的同时必须要求携带随即工具及至少半年以上的易损件, 以便在第一批单采配件到达前保证设备正常使用。
4.2 提高设备管理需采取的措施
1) 完善设备管理制度体系。为提高设备管理效率, 须制定统一的设备管理标准, 指导、监督企业各个部门按统一的管理制度执行[2]。
2) 建立健全设备管理制度。通过制定设备管理考核制度进一步促进设备管理考核工作, 提高设备管理效率, 保证设备管理制度的有效实施, 达到保证正常生产的目的。
3) 引进多种设备管理合作模式。尝试引进第三方设备管理商的步伐, 寻找专门从事设备维护、保养、修理等工作的专业设备管理公司。
综合评价设备使用成本, 尝试项目所在地市场的设备租赁。
4) 加强设备管理人员的教育培训及加快引进新的设备管理技术。应对管理人员和操作人员多进行技能培训和岗位培训。转变现有的管理观念, 比如对使用频率高, 易损坏, 易出故障的设备, 应加强跟踪诊断, 由事后修理转为事前的视情修理。
4.3 做好物资管理需采取的措施
1) 建立和执行物资库房管理制度;确立奖励和惩罚原则。加强管理与监督, 认真执行库房管理制度, 定期盘库, 对于库存及消耗要及时掌握, 以便做好物资采购计划。
2) 做好仓库管理人员的培训。通过培训, 提高人员物资库房管理水平, 倡导认真负责的工作态度。
3) 接受新技术, 多采用成熟的管理体系及设备。例如多采用电子表格及条形码设备等方式, 减少人员数量, 提高管理效率。
4) 重视物资计划。根据项目设备实际情况, 科学合理的提出物资采购计划, 从国内批量采购, 发挥中国制造的优势, 同时减少或避免物资积压, 降低成本。
5 结语
要想提高企业国际承包工程能力就一定要把物资和设备管理抓上去。将物资设备管理同当地的实际情况相结合, 借鉴国内国际先进的管理方法, 在实际工作中不断调整, 将物资设备工作做好、做强, 使其成为国际承包工程利润的增长点。
参考文献
[1]赖桂生.创新企业设备管理, 提升企业竞争优势[J].科技资讯, 2008 (15) :152.
1、充分跟技术部、生产部、质检部进行业务沟通，根据公司可能采购的所有材料进行详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、价格及供应商的供货能力，制定采购战略并为公司领导提供决策依据。
2、每种原材料采购必须有多家供应商，并优选2～3家做相对固定的供应商。对每个供应商所有资料建立详细档案。建立供应商往来明细。
3、保证供货及时性。
4、减少原料的差额比率，降低运输成本。
5、建立完整、有序、详细的采购档案，做到账目准确无误、方便查阅。
6、通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价 格、服务、信誉等进行分析，确定优先合作伙伴。
7、对供应市场每月进行分析，定期对材料进行考察和调研，掌握市场情况，及时应对措施。
采购员岗位职责
1、负责完成采购目标和计划；
2、协助领导做好采购流程的控制,并提出优化建议；
3、分析供应商市场信息，及时收集相关信息,确定短期和长期的供应商和供应渠道；
4、负责采购合同的拟定、执行及跟进，采购物品交货期的跟踪及控制；
5、产品质量跟踪及产品到达仓库入库情况的跟进；
6、处理退换货及一般赔偿事宜；
7、协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题；
9、整理和登记采购合同及各类文件，记录到货时间；
10、保管采购记录、购货合同、供应商信息；
11、每月编制采购总表，根据各部门的需要提供相关信息；
12、仓库的定期盘点管理工作；
直接责任：
1.汇总设计部采购申请，编制采购计划，经批准后组织实施。
2.对采购工作进行统筹策划，合理控制采购成本。
3.组织寻价、比价及供应商选点、评审及供货控制。
4.参与合同评审、签订重要采购合同，组织建立合同台账，并进行合同执行情况监督。
5.负责省内及省外订货，参与到货后的检查验收工作。
6.组织实施采购，并进行退、换货管理。
7.组织开拓新货源，开展进口件国产化工作，优化进货渠道。
8.制订采购部工作目标，工作计划，经批准后执行。
9.制订采购部的工作程序和相关的规章制度，经批准后施行。
10.定期监督、检查、处理采购部主管的工作程序、规章制度、实施细则的执行情况。
11.按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对部门间的争议提出界定要求。
12.及时、准确传达上级指示。
13.审阅采购部及与采购部有关的文件。
14.制定直接下级岗位描述，定期听取述职，并对其工作做出评定。
15.指导、监督、检查所属下级的各项工作，掌握工作情况及相关数据。
16.及时对下级工作中的争议做出裁决。
17.受理直接下级上报的合理化建议，并按程序做出处理。
18.填写直接下级的过失单和奖励单。并按程序做出处理。
19.在权限范围内审批直接下级上报的过失单和奖励单。
20.培养和发现人才，负责直接下级岗位人员任用的提名，并根据工作需要按程序申请招聘、调配直接下级。
21.指定专人负责采购部文件、资料的定期归档及保管工作。
22.指定专人负责登记和盘点采购部在用物品及设备、设施。
23.关心所属下级的思想、工作、生活。
领导责任：
1.对保证酒店正常运作所需物资持续供应负责。
2.对采购物资质量、数量、规格等指标是否符合要求负责。
3.对采购部工作目标的完成负责。
4.对采购部工作秩序、纪律、整体精神面貌负责。
5.对预算内开支的合理使用负责。
6.对采购部主管的工作程序、规章制度、实施细则的正确执行负责。
7.对采购部管辖的设备、设施完好性负责。
8.对采购部给企业造成的影响负责。
主要权利：
1.对采购的不合格物资有代表酒店向供应商提出退货的权力。
2.对不符合酒店规定的采购申请有拒绝采购的权力。
3.有选择和更换供应商的权力。
4.有对直接下级各项业务工作的检查权、监督权、管理权。
5.有对直接下级岗位调配的建议权和任用的提名权、奖惩的建议权。
6.对所属下级的管理水平、业务水平的考核权。
7.有代表酒店与外界相关部门及社团联络的权力。
管辖范围：
1.采购部所属员工。
2.采购部办公场所及卫生区。
二、负责规范采购程序，认真审核物资申购报告。
三、做好市场价格价格调研工作，坚持货比三家，掌握价格动态规律。
四、负责大宗物资招投标的组织与管理工作，坚持公开、公证、高效、快捷。
五、负责购物信息反馈工作，及时解决购物中出现的各种质量问题。
六、当好领导参谋，定期向领导汇报市场价格的动态情况。
七、严格执行财务报销制度，坚持发票三人签字。
八、完成集团领导交办的其他工作任务。
1协助销售经理（番禺销售经理）完成各类信息的收集、录入、统计（番禺统计）、分析工作。
2负责对销售订单的审核工作，同时开据出库单。
3负责销售统计及分析工作，按进做好日报、月报、年报，报销售经理。
4负责本部门文件的收发工作及部门资料的档案管理工作。
5负责本部人员的评估汇总工作。
6完成本部门的行政事务性工作，为本部人员提供后勤服务。
药品经营企业销售内勤（商务助理）职责：
1、协助销售部经理和销售人员汇总销售数据；
2、提供分类的商务报表及部门销售业绩的统计、查询、管理；
3、负责建立、整理代理商档案、商业客户档案、临床终端档案，建立有效的客户信息档案，确定销售行为的合法性；
4、协助各类市场销售会议的组织和安排工作；
5、负责接收和传递各区域及营销员工各种报表和申请；
6、负责及时提供市场所需的各类文件资料及样品；
7、做好客户发货、窜货、换货、退货的管理与监管工作；建立发货、退货、窜货台帐；
8、负责各区域招标信息的收集、整理与反馈，按要求及时制作招标文件；
9、做好业务电话的登记工作；
10、负责起草、打印销售部各类文件；
11、协助销售部经理进行业务谈判；
采购是企业经营管理中的一个核心环节, 也是企业获取利润的重要来源。采购成本作为企业成本管理的主体, 是“最有价值的部分”。据统计, 采购成本每下降1%, 平均可以给企业增加10%的利润, 可见采购在企业的整个供应链管理过程中具有举足轻重的地位。
在采购业务活动中, 业务人员经常会与大量数据打交道, 这些数据涵盖了物料清单 (BOM) 、原材料价格、供应商联系信息、运输费率等诸多内容。如何管理并有效利用这些纷繁复杂的数据, 对于企业来说是一个很有意义的课题。A公司是一家专业从事汽车线束零部件生产的外资企业, 长期以来, 公司对采购信息的管理一般采用以Excel为主的人工管理方式, 每天业务人员都需要花费大量的时间和精力在数据的清理与整合上。虽说是在同一个部门, 但每位业务人员所拥有的信息并没有实现共享的最大化, 由此造成工作效率的降低, 比如对某个供应商生产的同一种零件进行重复询价, 这不仅造成人力资源和时间资源的浪费, 还不利于采购企业建立自身形象。此外, 以往粗放型的人工管理方式难以满足对数据及时性、准确性和综合性的要求。
对数据进行分析挖掘是决策层经常提出的一个需求, 近几年物料采购金额的变化趋势是怎样的?谁是对我们影响最大的前20大供应商?每个项目所需物料的品种有哪些?这些品种各自占比多少?诸如此类问题都是决策人员所感兴趣的, 一些比较大的分析需要大量的基础数据来支持, 对这些基础数据进行搜集、清洗和整理往往会占用较多的时间。就以零件单价为例, 作为分析时经常使用的数据项, 由于供应商在报价时所基于的货币和物流条件不同, 对零件单价直接进行比较分析是欠妥当的, 这就要求先将零件单价统一换算成以人民币为基准的到厂价 (DDP) , 而在换算过程中会涉及汇率、运输费率等多个要素, 有些供应商针对不同的物料品类还会采用不同的运输费率, 这让计算过程变得更为复杂, 诸如此类的计算将花费业务人员较多的时间和精力。基础数据的质量直接决定着分析结果的质量, 一份低质量的分析报告通常会影响到决策的制定, 有时甚至会让决策层做出错误的判断。目前A公司所使用的ERP系统还在持续升级过程中, 数据管理和分析功能尚不完善。因此, 开发一套采购数据管理与分析系统就变得十分迫切。与采购业务相关的数据一般具有信息量大、输出要求高的特点, 一种输入信息需要按不同的要求加工后作多种输出 (如Excel, PDF等) 。经过对几款工具的比较和对企业自身特点的分析, 采购部门最终决定采用Access数据库来开发系统。
2 Access数据库概述
Access是微软公司推出的在Windows操作系统环境下工作的关系型数据库管理系统。它采用了Windows程序设计理念, 拥有设计查询、用户界面、报表等多种数据对象, Access作为Office套件的一个成员, 具有Office系列软件的一般特点, 如菜单、工具栏等, 并能够实现与其他成员 (如Excel) 之间的数据共享。与其他数据库管理系统相比, 它更为简单易学。Access的功能比较强大, 足以应付一般的数据管理及分析需要, 特别适合于一般的中小规模企业。
采用Access开发管理信息系统需要使用VBA (Visua Basic for Application) 语言, 它是应用程序开发语言Visua Basic的子集, VBA拥有Visual Basic语言的高效性和专业性, 可以根据用户的自身需要进行二次开发。
Access数据库由“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页”、“宏”和“模块”7种对象组成。
(1) 表 (Table) 。表是数据库的基本对象, 是创建其他对象的基础, 表由记录组成, 记录由字段组成, 表用来存储数据库的数据, 故又称作数据表。
(2) 查询 (Query) 。查询可以按索引快速查找到需要的记录, 按要求筛选记录并能连接若干个表的字段组成新表。
(3) 窗体 (Form) 。窗体提供了一种方便浏览、输入及更改数据的窗口, 还可以创建子窗体显示相关联的表的内容, 窗体也称作表单。
(4) 报表 (Report) 。报表的功能是将数据库中的数据分类汇总, 然后打印出来, 以便分析。
(5) 页 (Page) 。数据访问页可以查看、更新或分析来自Internet或Intranet的数据库数据。
(6) 宏 (Macro) 。宏相当于DOS中的批处理, 用来自动执行一系列操作。
(7) 模块 (Module) 。模块的功能与宏类似, 但它定义的操作比宏更复杂, 一般分为类模块和标准模块两种类型。
此外Access为用户提供了丰富的向导, 用户不需要了解软件所有细节就可以完成一个简单的管理系统的开发工作, 节省了许多编程的时间。
3 系统分析设计与实现
3.1 业务数据流程分析
采购业务原始数据的获取主要通过两个途径:一是ERP系统, 如物料清单 (BOM) , 采购订单 (PO) 等, 这些数据之前都由相关业务人员输入系统, 具有标准化、格式规整的特点;二是以Word、Excel等格式保存的文件, 包括销售计划、供应商调研报告等, 文件中的数据具有非标准化、格式多样等特点。获取原始数据后还不能对其直接进行分析利用, 需要先对数据进行清洗, 将“脏数据”过滤掉, 提高数据质量。这些所谓的“脏数据”由多种原因产生, 由于ERP系统在用户输入环节设计有一定的约束机制, 所以从ERP中获取的数据质量一般比较高, 而外部文件中的数据则是清洗的重点, 如供应商调研报告是由供应商填写完毕后发还给采购部, 虽然在调研之前业务人员已与供应商进行充分的沟通说明, 但还是难免会出现格式不统一、信息无意义或无效 (如将“12345678”作为电话号码) 等情况, 对这些数据需要采用留空、匹配等方法进行清洗加工, 以提升数据质量。数据清洗工作完成后, 用户可以根据自身需要对数据进行查询与分析, 报表需求主要来源于决策层, 他们通常希望将分析的结果以简洁便携的方式展现, 所以报表的格式以PDF、PPT为主。
3.2 系统设计
我们首先需要建立一个基础数据库, 包括物料清单 (BOM) 、供应商联系信息和原材料价格等与采购业务有关的数据, 再设计采购数据管理模块、采购数据分析模块和供应商信息管理模块, 使它们与基础数据库进行关联。3个模块中的数据及分析内容均是基于前面的基础数据并通过采用SQL语句来实现的。
在基础数据管理模块, 采购业务人员负责维护本人所属项目下的采购数据信息, 其他业务人员只拥有查看的权限, 这样既保证了数据的安全性, 也提高了数据的及时性和准确性。本系统主要功能模块如图2所示。
3.3 系统实现
3.3.1 系统登录
考虑到用户名的唯一性和用户登录的便利性, 采用计算机用户名来作ID号。当用户输入ID号和初始密码后, 点击密码框右侧钥匙图标的按钮对密码进行修改。修改完成后, 输入新密码并点击“Login”按钮即可进入主菜单界面, 见图3。
3.3.2 主菜单
主菜单界面上方为项目选择框, 界面中间是四个模块的入口, 分别是“Master Data” (基础数据管理模块) , “Master BOM” (采购数据管理模块) , “Analysis Report” (采购数据分析模块) 和“Supplier Management” (供应商信息管理模块) , 界面下方为重点数据表更新时间信息栏, 见图4。
3.3.3 基础数据管理模块
该模块包括“物料清单 (BOM) ” (见图5) , “物料采购清单”, “销售预测表”, “物料价格表”, “运输费率表”和“汇率表”等6张基础数据表。在设计时对数据的完整性进行预先定义, 具备一定的数据清洗功能, 使基础数据在导入数据库时能及时发现异常情况并显示相关提示信息。
3.3.4 采购数据管理模块
该模块可对项目的单个零件的采购信息进行查询, 如年用量、供应商、价格等, 在界面下方显示所查询零件在项目的每款线束中的需求量 (见图6) 。系统还支持对项目中所有零件的批量查询。模块中的数据均基于前面的基础数据并通过采用SQL语句组合生成。
3.3.5 采购数据分析模块
拥有“采购历史分析”, “采购预测分析”和“月度/年度绩效分析”3个子模块.其中, 通过“采购历史分析”子模块, 用户可以对过去5年的零件采购信息进行查询, 还能从历史年份、供应商、物料种类和生产工厂等4个维度进行单向/交叉分析;“采购预测分析”子模块提供了对未来5年零件采购预测信息的查询功能, 用户也可对预测年份、供应商、生产项目、物料种类和生产工厂作单向/交叉分析, 图7是对某项目所作的项目-物料种类交叉分析;“月度/年度绩效分析”主要从国产化率和成本比较这两个方面进行绩效分析, 国产化是企业降低采购成本的一个重要途径, 也是考核采购业务绩效的一个重要方面, 通过对国产化率进行分析可以把握每个月所采购零件的国产化情况;成本比较是考察零件的单位成本与上一月度/年度比较情况, 它同样也是采购业务绩效的考核重点之一。通过绩效分析, 指导业务人员及时发现问题, 并对业务活动进行调整和改进。此外, 用户还可以快速定制并创建自己所需的PDF报表, 为业务人员和决策人员更好地浏览和使用信息提供了便利, 并有效减轻了制作月度报告的工作量。
3.3.6 供应商信息管理模块
供应商管理人员通过该模块对供应商联系方式、物流、财务、产品质量等基础信息进行维护 (创建, 修改和删除) , 并可基于这些基础信息进行供应商深度分析, 如PPM分析 (见图8) , 发货及时性分析等。该模块还能根据用户需要创建供应商全景报告, 业务人员可以通过报告了解供应商的联系方式、企业经营情况、交易明细等各方面信息, 使业务人员对供应商做到“心中有数”。
4 系统改进后的效果
采购数据管理与分析系统上线后, 给A公司带来了很好的效果, 主要包括以下几个方面:
(1) 提高工作效率。线束主要有车门线束, 车身线束, 发动机线束等多个种类, 一套线束一般由上百种子零件组成, 这些子零件涵盖了端子、橡胶件、胶带、电线等多个物料品类, A公司目前承接有多个整车厂车用线束项目, 所涉及的原材料有几千种, 如果决策层需要某个项目的国产化率、采购金额等统计信息, 业务人员一般需要2天左右的时间才能提供, 不但及时性难以保证, 而且最后计算得到数据的准确性也不高。而使用该系统, 用户只要轻点鼠标, 几分钟内就可以将所需的数据统计并打印出来, 这样业务人员能投入更多的时间和精力到与供应商谈判等工作重点中去。
(2) 降低原材料采购成本。系统的建立使得业务人员能更为有效地管理价格, 通过系统提供的分析功能让业务人员及时了解原材料价格的变动情况, 这对于控制采购成本具有十分重要的意义。
(3) 对供应商进行量化管理。供应商管理是企业采购管理中的一项关键内容, 供应商在很大程度上影响着产品质量的可靠性。该系统可以对供应商的配送及时率、产品退货率等进行量化考核, 为采购人员科学地选择合格供应商奠定了基础。
(4) 提升数据处理能力。目前物料清单 (BOM) 的记录数量已经达到了十万级以上, 运用Excel来处理这些数据是比较困难的, 况且随着业务量的逐渐增加, 数据量也会急剧上升, 在一段时期内Access可以充分发挥其优秀的数据处理和分析能力。
5 结语
采购数据管理与分析系统采用了企业供应链管理的思想, 以Access数据库管理系统为平台进行搭建, 结合企业自身情况进行业务流程再造, 提高了工作效率和采购管理水平。后续的工作还有许多, 比如说如何最大程度地实现供应商信息管理模块与其他模块的数据交流与共享, 如何利用最新的商业智能技术提升分析水平等, 这些课题都是值得深入研究的。
摘要：采购作为企业供应链管理中的关键环节, 直接影响着整个企业的经营发展和经济效益, 因此对采购数据进行有效管理显得尤为迫切。本文应用Access数据库技术构建采购数据管理与分析系统, 系统的使用减轻了业务人员的工作强度, 提高了企业的采购管理水平。
关键词：数据库,信息系统,采购管理
参考文献
[1][美]Ronald H Ballou.企业物流管理——供应链的规划、组织和控制[M].北京:机械工业出版社, 2002.
[2]陆薇, 宋秀丽, 高深.汽车企业物流与供应链管理及经典案例分析[M].北京:机械工业出版社, 2010.
采购部岗位职责1
第一，采购经理的具体职责是：①执行采购战略;②进行供应商开发、选择、考核等工作，组织团队成员建立供应商管理体系，并考核认证新供应商品质体系(质量、技术、交货期、设备等);③随时掌握物资的市场行情和质量情况，从而降低采购价格，提高产品质量;④安排团队成员调研采购物资的国外市场，通过分析调研结果预测其价格走势;⑤组织相关人员定期开展供应商评估工作，促进供应商不断改进，不断优化供应商队伍;⑥制定计划外采购的应急方案;⑦定期递交采购报告，请领导审批;⑧组织协调与其他部门直接交流，建立闭环沟通机制;⑨完成上级安排的其他工作。
第二，采购主管。采购主管是采购部的基层领导，领导采购执行者，对采购任务的完成情况了如指掌。采购主管的工作职责是：①寻找新商品供应商，搜集新商品供应商资料，开发新商品供应商，评估新供应商品质体系。②与供应商谈判价格，审核原有供应商的品质、价格、交货情况。③随时掌握市场价格，制定采购计划，订购商品，控制交货期。④积极协调企业内部的相关部门和外部的供应商。⑤管理、培训采购部门员工。
第三，采购员。采购人员是采购部门的兵，是日常采购工作的执行者。采购员的工作职责是：①下订单并控制交货期。②与供应商协商交货时间、交货数量、交货地点等事宜。③验收货物的质量和数量。④调查商品的市场行情。
规定明确的采购工作职责，不仅能够防止采购员吃回扣、索要红包等滥用职权行为，而且能提高采购员的服务意识。只有明确采购工作职责，才能使每一位采购团队成员各司其职，互相配合，完成采购任务，才能不断提高采购工作效率，真正担起为企业节约成本的重任。
采购部岗位职责2
一、目的作用：
1.1可作为供应部开展工作的规范依据。
1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。
1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
二、管理归口
总经理是供应部的上级直接领导。
供应部的工作直接对总经理负责。
三、工作职责
1、采购计划的编制
负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。
2、物资供应：
2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。
2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。
2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。
2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。
2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生产安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。
3、采购物资的入库与结算：
3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。
3.2对不合格产品及时退货。
4、供货单位的质量审核：
4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。
4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。
4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。
4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。
5、负责企业外委托加工的出入库业务。
6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。
7、完成公司领导交办的其他工作任务。
四、职责权限：
4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。
4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。
4.3采购权：
4.3.1食堂用具的采购权。
4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品、工装的采购权。
4.3.3卫生用品、用具的采购权。
4.3.4公司内备品、备件、生产用品用具及维修用料的采购权。
4.3.5检验用品及用具的采购权。
4.3.6企业用燃料的采购权
五、工作标准
5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。
5.2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供了物资保障。
5.3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。
5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。
5.5根据各部门需注计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。
5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固
可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。
5.7对业务员的日常管理严格，外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。
5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。
5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。
采购部岗位职责3
采购工作要紧紧围绕“提高商品效率”和“供应商合作”两个层面展开，实际工作中具体可以分为以下八个方面：
一、计划管理。
即根据公司目标拆解部门工作目标及指标，并合理分配到季度、月度及下属部门。
二、供应商管理。
遵循品类管理原则，指导供应商管理规划，指导合同谈判和签订以及供应商考核。
1.制定审核合作供应商名单
2.制定审核采购部供应商年度合作计划，审核合作供应商合作方式
3.指导、审核供应商评估与考核，审核供应商奖惩措施
4.维护重点战略合作供应商关系三、商品管理。指导采购团队推进品类管理工作，确保品类管理策略关键杠杆的落地实施。
三、商品管理。
指导采购团队推进品类管理工作，确保品类管理策略关键杠杆的落地实施。
1.制定新品需求、滞销品淘汰建议、品类促销规划
2.发起新品讨论会、滞销品淘汰会，参与促销会，与营运、企划部门共同形成商品引进、汰换和促销决策
3.指导采购制定新品定价，监控门店价格体系执行
4.与营运部、督导、门店协作，发现、协调解决总部与门店商品管理存在的问题
5.定期向企划部提供品类促销方案(年度和不定期的总部促销方案)
6.协助企划部促销分析，在企划部制定的促销原则指导下，决策促销资源(堆头陈列和费用)分配
四、库存管理。
指导订补货库存管理，持续优化订补货和库存管理水平，确保供应链关键指标达成1.定期组织对订补货效果的回顾和分析，提出优化方案
2.协调采购与物流、信息系统、营运部门和门店沟通，共同发现订补货及库存效率提高机会
3.与信息部和物流公司合作，推动订补货和库存管理的自动化
五、陈列管理。
指导采购对新店陈列布局规划、老店陈列布局规划调整提出建议和反馈
1.对新店品类组合提出建议，协助营运和物业部进行新店布局规划设计
2.定期提报老店布局调整需求，对陈列调整方案提出反馈，协助营运与供应商进行陈列调整沟通
六、考核管理。
协助人力资源部进行绩效考核目标设定，获得批准;并定期协助人力资源部完成本部门绩效考核
七、团队建设。
培养采购�咳嗽�职业素养和工作技能，按人才储备计划甄选培养储备人才
八、流程标准化管理。
优化采购部的组织运作效率，优化采购部相关流程和机制。
采购部岗位职责4
一、采购部门的职能
1、分析公司原材料市场品质、价格等行情。
2、寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。
3、与供应商洽谈并安排工厂参观，建立供应商的资料。
4、要求报价，进行议价，有能力可进行估价并作出比较。
采购所需的物料。
5、查证进厂物料的数量与品质。
6、对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估。
7、掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。
8、依采购合约或协议控制、协调交货期。
2、负责供应商管理，制定采购计划，保证到货及时率及质量;
3、参与物料价格的询价、比价，参与价格谈判，负责对采购物料进行不定期的市场和价格分析，分析成本走势;
4、结合研发、产品等部门，对供应商定期议价，优化成本结构。
5、对外代工订单，负责外协代工厂家的物料协调、进度跟踪等相关工作。
6、协助研发和产品部门寻找研发所需新物料，积极组织开发有竞争力的货源。
2.负责供方选择、评估、考核、管理采购文件。
3.严格按采购计划存有异议时及时反馈给上级领导。
4.对采购物资发现存在质量问题，及时记录并反馈供应商，负责办理退货或索赔事项，并采取纠正措施，跟踪结果。
5.按计划跟催采购物资到货情况并需及时通知有关部门接受，保证货物与送货清单无误。
6.及时掌握并反馈市场动态，有效解决短缺物资的供应。
7.签订供货合同须掌控好供应物资的价格、质量和交期，做到有计划、有控制、有追踪。
1、负责酒店饮食成本报告，控制饮食销售成本。
2、监督和检查采购供应渠道，收货程序以及原材料质量，了解和掌握市场原材料价格信息。
3、负责饮食收入、成本报告的审核工作，定期写出成本分析报告，为采购、储存和饮食管理人员的决策提供参考。
4、向饮食部经理和财务部经理提供饮食成本信息，配合厨师长随时编制出台新配方菜谱，并及时进行实施效益分析。
5、督导和参与厨房原材料，库房饮食材料的月末盘点工作，做到帐帐相符、帐物相符，负责解决盘盈盘亏的原因分析和帐务处理。
6、完成财务部负责人安排的其他工作。
酒店采购部经理岗位职责2
1.负责采购部的一切日常工作，确保各项采购供应任务的完成;
2.认真监督检查各采购员的采购进度、质量及价格的控制;
3.调查研究酒店各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况;
4.熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途及产地，检查购进物资是否符合质量要求;
5.与供应商建立良好的协作关系，订立供货合同，确保以最合理的价格购到的物资;
6.协助上级主持采购会议，及时解决存在的问题，协调内外关系。
酒店采购部经理岗位职责3
负责酒店甲供材、酒店筹开等专业方向的采购工作;
负责建立各采购项目成本数据库以及更新资料;
定期向各项目收集分析合同履约情况;定期跟进供应渠道和市场变化情况，维护材料及供应商数据库的维护工作
酒店采购部经理岗位职责41、直接对直管领导及酒店公司负责，全面主持酒店采购部工作，确保各项任务的顺利完成。
2、审核采购计划、二级计划、采购项目，审查各部门领用物资数量，合理控制，减少库存，减少损耗。
3、全面主持大宗商品的招标工作，订购的业务洽谈，督促协调财务收货的验收及质量把关，保证物资供应时间和品质。
4、教育属下员工在工作中，要遵纪守法，对工作认真负责，不贪污、不受贿。
5、按酒店计划完成各类物资采购及安全保管任务，尽可能在预算范围内做到节支降耗。
6、加强对下属员工素质培训，不断提高员工的业务水平和工作能力。
酒店采购部经理岗位职责5
1.根据业务部门的需要和酒店库存情况，编制物资采购计划以及季度、月度具体实施计划。
2.严格遵守采购制度，审核各部门物资采购计划，以及部门物资申购单;组织和督促下属员工做好物资采购工作。
3.熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格等，检查购进物资是否符合质量要求;处理物料采购过程中发生的各类质量问题以及违约索赔。
4.熟练掌握供应链系统的基本操作，组织供应商做好餐饮原料的投标竞价工作，会同餐饮部，确定各种原料的价格。
酒店采购部经理岗位职责6
1.全面负责酒店筹备期各项物资的采购。
2.确保采购部门与其他部门密切合作，在给定的价格范围内，采购合适的物品。
3.参加服务合同的商讨。
4.识别和开发可靠的供货渠道。
5.每月开展市场调查。
6.竭尽全力去获取尽可能最合适的价格。
7.熟悉任何全国或全球的采购协议。
8.在采购物品前，确保所有的采购申请单/采购定单/市场采购单都完成并被批准。
9.确保酒店收到的所有物品都正确归档。
10.协助应付账款处理任何票据差异问题。
11.直接管理所有采购和固定资产项目。
12.跟进进口，省内采购物品定单。
13.任何时候使自己举止专业，体现集团及酒店的高标准形象。
14.与酒店所有部门和供应商保持良好的工作关系。
15.加入酒店的项目工作组时，认真履行相应职责。
16.完成酒店管理层交代的其他任务。
酒店采购部经理岗位职责7
1.完成锦江全球采购平台设定的高星级酒店采购业务发展指标;
2.制定有效的客户开发计划，拓展业内及相关行业的外部潜在企业客户，与高星级酒店相关部门、餐厅及衍生业内客户建立良好、长期的合作关系;
3.利用对常规高星级酒店采购业务的了解，识别能够下单或对采购决定有影响力的个人,获取客户订单。定期与内外部客户沟通，即时反馈阶段性成果;
4.基于对业内供应商业务的了解，有能力撮合客户与适配的供应商，以提现平台的专业价值;
5.通过跨部门协作及沟通，及时响应客户采买需求，提供灵活有竞争力的解决方案，并推动落地;
2、负责公司的采购工作，包括：询价、比价、鉴定合同、评估、反馈汇总等工作;
3、调查、分析、评估供应商及市场，确定需要和采购的时机;
4、制定、完善公司的采购制度，优化采购流程，控制采购的成本和质量;
5、协调进口业务以及与货代，船公司之间的联络;
6、制定部门的短、中、长期工作计划，编制并提交部门预算;
7、配合财务做好核销，对帐工作;
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