档案使用管理记录

档案使用管理记录

档案使用管理记录 篇1

新课程倡导对学生的评价应采取质性的评价方法，不但要关注评价的结果，更要注重评价的过程。在这一理念的指导下，近几年来从国外引进的“学生成长记录袋”这一新型的教育评价方式引起了一线教师的广泛关注。

成长记录袋也称学习档案袋，主要是指收集、记录学生自己、教师、家长或同伴做出评价的有关资料，学生的作品与反思，及其他相关的证据与材料等。它是评价学生进步过程、努力程度、反省能力及其最终发展水平的理想方式。

一、如何设计“成长记录袋”

学生成长记录袋也就是学生档案袋，主要是指收集、记录学生自己、教师或同伴做出评价的有关材料，如：优秀作业、活动记录、发表作品、记录自己学习活动的照片、磁带、项目作业、实验报告等。一些相关的证据与材料，以此来评价学生学习和进步的状况。成长记录袋可以说是记录了学生在一个时期一系列的成长“故事”，是评价学生进步过程、努力程度、反思能力及其最终发展水平的理想方式。

1、封面设计要别致：让学生自行设计封面不仅可以锻炼学生动手、动脑的能力，而且可以培养他们的想象力、创造力和审美能力。开校初，我给班里的每个学生发了一个档案袋，让他们发挥各自的聪明才智设计封面。结果，在教师或家长的帮助和指导下，有的学生照了自己最漂亮的照片贴在封面上，有的则精心地在封面左上角画了自画像，并根据自己的特点写上姓名，如“爱唱爱跳的×××”“刻苦好学的×××”。不仅如此，大家还给自己的成长记录袋取了许多富有诗意的名字，如“成长的足迹”“新苗长高了”“雏鹰起飞”“小手在变大”等等。有些学生还在封面上设计了“我喜欢的格言”、“我的爱好”等等，这些封面的设计既新颖美观又极有创意。

2、内容收集要丰富：学生喜欢的作品与成果，或者他们愿意留下来认为有重要价值的材料或作品。成长记录袋的目录是由我和学生共同拟定的，如：我最满意的相片、作业、日记；喜爱的手工制作；我最满意的绘画作品、书法；我的获奖证书和作品等，但必须让孩子们自愿选择，并在所选作品上标明收集的时间、选择的理由。

由于我们的教育对象是低年级学生，加之成长记录袋是一种新生事物，因而记录袋的创建、内容的收集、整理有必要在教师的指导下进行。于是在记录袋中统一设立了以下内容：

一是优缺点卡：用来记录学生一学期来的优缺点，看看优点是不是增加了，缺点是不是克服了，目标是不是已经达到了； 二是家校联系册：里面有家长的评价，有教师的评价、学生自己的反思等内容，是及时、全面记录学生成长与进步过程的有效凭据；

三是荣誉卡：里面装有学生每周一次的十星级评比情况及平时少先队组织活动获得的如作业展评奖、古诗文诵读奖、书法美术作品奖等。

四是阅读心得笔记本：学生们将看电视、课外阅读等渠道看到的名言佳句、自己的所感所想等都写在里面；

五是有意义的作品：让学生自主收集具有一定意义的作品。这些作品可以是最满意的作业、图画、手工制作等能让学生产生成就感的作品。

六是各学科评价表：各学科评价采用不同的方法，语文、数学、英语学科，根据单元教学内容实施阶段性评价，在此基础上对学生进行综合评价。品德与生活、音乐与美术、体育与健康每学期进行一次综合性评价。

二、“成长记录袋”的操作使用

首先，成长记录袋内容的收集是有目的、有计划而不是随机的。其次，成长记录袋因为要全面记录学生成长的历程，其内容一定要丰富、充实，但又不能杂乱无序。因此，教师的指导显得特别重要。教师如何去操作，并监控整个过程。

1、定期展示、交流学生成长记录袋 每月我让学生整理一次成长记录袋，并在班里进行展示评比，看谁的记录袋丰厚了，谁的记录袋精华了。让学生把各自的成长记录袋带互相看一看，评一评，展示自己的收获，体验成功的快乐。每到这时，学生的成就感都会得到满足。学生收集成长记录袋的资料不是目的，而促进学生的进步与发展才是其主要用意。因此，教师不但要经常为学生提供展示、交流成长记录袋的机会，还要尽量和他们一起回顾成长的历程。

2、充分发挥“家校联系册”潜在的教育功能

学生每月将记录袋带回家中让家长进行评价，填写“家校联系册”。在与家长联系的过程中，学生即体验了成功，又看到了不足并及时改正了缺点，明确了努力的方向，逐步形成了追求进步的愿望和信心。每月，我班都进行一次成长记录袋交流评比活动。小组同学之间相互看一看、比一比、评一评谁的表现好，谁的进步大。在相互评价和自我反思中学习别人的长处，改正自己的缺点。

3、扬弃记录袋内容

学生的评价能力在提高。我告诉学生成长记录袋不是自己作品的堆砌，要不然时间久远了，就会变成一堆大垃圾，即使有珍珠也会被埋没在垃圾里的。在建设记录袋时要注意不断地替换更新，有选择地保留，保存下自己认为最有价值的作品，有一些自己觉得不再有意义的部分就可以删去。在这一过程中就需要学生不断地审视自己，评价自己，同时也懂得了欣赏自己悦纳自己。

总之，建立成长记录袋，必须以激励为目的，促进学生的自主发展。成长记录袋一方面能够记录学生的成长过程，真实反映他们在成长过程中的成功与失败，让学生体验成功，感受成长与进步；另一方面，也为老师、家长和其他人提供了更加丰富多彩的评价材料，使我们老师能够更加开放地多层面地、全面地评价每一个学生。用我们的辛勤耕耘留下孩子们一串串成长的足迹吧！

附其它网络相关资料：

一、袋中内容如下： 1.家长联系卡

这是学生成长记录袋内容构成的主要成分之一。因为，家长联系卡的内容既有学生每周课外识的字、看的课外书的记录以及完成作业的情况记录，又有学生学习兴趣、方法、习惯等校外表现的评价。不但有家长的评价，还有教师的评价、学生自己的反思等内容，是及时、全面记录学生成长与进步过程的有效凭据。具体做法是：开学时，先召开一次家长会，教师将课改的目的、意义、要求等向家长讲清楚，让家长了解课改，支持并参与到课改工作之中。然后给每位家长发一本小册子，要求家长每周一次记录孩子一周内在家里的主要表现和学习情况。星期一由孩子交给老师，老师阅后又将孩子的在校情况简要地用红笔写在联系册上（老师的批语可以是激励的语言，也可以是中肯的意见或建议），星期二再由孩子将家长联系卡返还到家长手里。这样架起校内外沟通的桥梁，不但有助于教师、家长的情感交流，而且有利于学生良好习惯的养成。2．荣誉本及荣誉证

这是全班学生都十分珍视的本子，是他们充分体验成功，获得满足之所在。为调动学生学习的兴趣，激发其上进心，鼓励学生课外多识字、多阅读、多背课文、积累词汇、丰富语言、数学知识在生活中的应用等，班里可以开展争夺小红花的活动。每月底进行一次评比，有进步奖、识字大王奖、背书大王奖、积极发言奖、热爱劳动奖、科学奖、作业工整奖等等十几个奖项。被评到的同学也奖励一朵小红花。同学们将这些小红花粘贴在荣誉本上。10朵小红花换得一面胜利的小旗子公布在班里的红旗评比栏中，10面红旗（也就是100朵小红花）即奖励一张百花奖奖状。这一激励竞争机制，能极大地调动了学生们学习、守纪的积极性和主动性，促进了班级工作的开展。

3．单元检测卷

这是每学完一单元内容之后，对学生知识、能力及方法习惯、情感态度价值观的检测。卷上有量化的评分，也有质性的评价。有教师、家长的寄语，也有学生的自我反省等内容。4．课外识字本

学生们将看电视、上街、收集商标、课外阅读等渠道识的字或抄写或粘贴于课外识字本上，作为学生的课外识字成果装于成长记录袋中。5．有意义的作品

让学生自主收集具有一定意义的作品。这些作品可以是最满意的作业、图画、手工制作、生字卡等能让学生产生成就感的作品，也可以是失败的、能给学生以启示的、有待提高的作品。总之，只要学生乐意，能对他们的成长、进步产生教育意义的作品都可以装入成长记录袋中。

6．搜集的资料

为适应未来信息社会的要求，在教学有的课文之前，特别要注意让学生搜集资料。其目的不仅是为了培养学生收集信息、处理信息的能力，也为了让学生在收集资料的过程中，更多地认识社会、了解社会。既可以培养综合实践能力，同时也方便了教学。学生将自己收集到的一些图片、文字资料、生活常识等，挑选最喜欢的，自己认为最有价值的装入成长记录袋内。

档案使用管理记录 篇2

一、目标愿景:一个引领信息化时代的档案机构

国家档案馆代表一个国家收藏该国重要的档案数据,其最终目的是安全地保存档案文化遗产并使其方便应用。韩国国家记录院是韩国最高档案中央主管机关,基于其档案文化遗产价值及管理应用的特性,韩国国家记录院确定的角色定位是“一个汇集信息、忠实呈现历史及展望未来的场所”,其愿景是“一个引领21世纪信息化社会的中央文件与档案机构”,其主要工作任务如下:建立并修订公共文件与档案管理政策;扩展对文件与档案管理重要性的认知;建立一个适当的档案征集与评鉴制度;强化文件与档案管理信息系统;确立安全保存文件与档案的方法[1]33。

随着韩国经济的快速发展以及国家地位的提高,韩国开始逐步加快档案体制改革。2005年韩国国家记录院新设“档案管理改革团”,下设改革支援组、收集管理组、评价分类组、保存管理组、档案信息化组、服务改革组。“档案管理改革团”有着明确的档案管理改革方向:建立透明和负责的档案行政体系,扩大以利用者为中心的档案信息服务,组建泛政府电子档案管理体系。同时,韩国档案管理改革也做出了三大承诺,即所有公共行为的彻底档案化(组建以业务为基础的电子档案);实现利用者满意的档案信息服务(档案信息的知识资源化);体现数字档案以及提供多种服务(完成国家档案信息综合应用体系)。

“档案管理改革团”制定了各阶段的推进战略。第一阶段,组建法律制度和基础系统,具体包括:整理档案管理相关法令;组建电子档案管理系统;制定档案管理标准。第二阶段,提高档案管理水平,具体目标是:实现电子档案管理系统高效化;组建档案信息综合检索系统;扩充中央部门档案馆保管基础设施和设备。第三阶段,完成先进档案管理体系,组建国家档案综合应用网络,最终形成韩国特色的国家档案管理文化。

二、档案服务:建立全方位的档案信息服务体系

档案信息服务是信息社会的重要组成部分。韩国国家记录院特设有档案信息服务部,下设档案文化科、公共服务科和档案信息化科。韩国国家记录院非常重视开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,提高档案工作服务能力,开发档案信息资源,积极开展电子文件及信息公开服务和档案展览服务。

韩国国家记录院下辖三个档案馆,即国家档案馆、总统档案馆和历史档案馆,三个档案馆各有分工,责任明晰。韩国国家记录院非常重视馆内阅览空间服务。国家档案馆、总统档案馆均设有阅览空间,提供档案信息检索室、档案原件查阅室、视听档案阅读室。总统档案馆展览厅则展出历届总统文物、照片、年表,展间也布置总统办公室供民众留影。总统档案馆还另外提供独立的阅览空间可以查阅韩国历任总统的档案文献。读者欲调阅档案,可先到韩国国家记录院网站检索相关档案文献,填写好电子预约单,第二天即可到馆借阅。如需复印所需档案文献,总统档案馆阅览空间里配备有复印和扫描设备,读者只需付极少费用即可获得所需档案文献的复制本。

韩国国家记录院除了致力于在线档案检索、公开阅览等服务,更注重国家档案的文化挖掘和展览服务。以国家档案馆为例,在丰富馆藏的基础之上,国家档案馆确立了以韩国国家历史发展进程为主题的系列展览,主要包括:介绍古代档案的诞生和优秀的活字文化的“铭记起源/刻印活字”展;展示朝鲜优秀的档案管理体系和韩文档案的“书写语言”展;展出开化期、日本统治时期档案的“历尽艰辛”展;体验政府成立后引导城市、交通、能源资源等先进社会发展的政策档案和语音档案的“走向繁荣”展;体验档案文化的重要性、国家记录院的作用、档案媒体的历史等的“继承档案文化/回顾档案历史”展。

韩国国家记录院国家档案馆、总统档案馆展场更是注重档案信息教育。韩国国家记录院经常性地举办档案文化体验班和档案文化节来让民众参与和体验韩国国家档案文化。国家档案馆、总统档案馆还在各个展厅和走廊布置有档案维护过程的示意图片,以此提示读者珍视韩国文化,关注韩国国家记录院档案维护的艰辛,从而更加珍惜这些宝贵的文化遗产。此外,由于韩国政府积极征求有价值的民间档案,展览厅中也展示了个人文件树形图以供一般民众了解自己身边有哪些文件可成为“档案”,深具教育意义。

三、档案管理:积极提高电子档案管理系统功能

随着互联网技术的快速发展和网络的普及,韩国国家记录院积极开展档案电子化管理,积极推行电子档案管理系统,试图在电子文件、RFID创新技术上取得领先地位,值得我国借鉴。

韩国于1962年成立内阁事务处总务科摄影室,对政府各重要档案开始进行摄影及文件档案图像化管理。1969年设立政府记录保存所,开始集中保管政府永久保存的档案。1999年实施《公共机关记录文献管理法》,初步形成系统管理国家档案的基本大纲,并开始尝试档案管理的现代化。2004年政府记录保存所更名为国家记录院,并公布档案管理系统标准规格,积极推动各机关档案管理信息化。2005年成立“档案管理改革团”,积极推动档案改革措施及档案信息化作业。2007年更新扩增电子档案管理系统。

韩国国家记录院档案管理体系由功能分类系统、综合信息公布系统、国家档案信息网站三大系统构成,该体系能够实现档案分类、信息公布及综合检索等电子服务功能,并最终构建成一个以电子文件系统、资料馆系统和档案保存系统为一体的综合档案管理系统。韩国国家记录院电子档案管理功能依托“基于RFID无处不在档案管理系统”来实现。RFID技术并不仅仅是具有非接触式识别和定位物体的功能,它还能自动记录和储存数据。国家记录院RFID档案管理也成为韩国档案管理机关和档案管理体系参考的样本[2]3。

此外,韩国国家记录院还积极致力于档案数字化(Digitalization),提供档案信息加值服务。历史档案馆采用符合国际标准的档案多元层次编排与描述方式,先后将所藏约14,000卷朝鲜总督府产生的相关档案进行数据库系统建置。读者可利用朝鲜总督府档案的层级结构,通过远程网络依序浏览警务、劳务、商工、税务、外事、卫生、学务等档案内容。同时在网站中,也提供符合历史脉络及档案来源的信息,让使用者可以查阅有关韩、鲜总督府的机构沿革历史,提高档案数据的应用性。

四、交流合作:努力促进国家档案文化交流合作

韩国国家记录院在创建之初,就已确定向世界一流档案馆迈进。为了达到这一水平,韩国国家记录院推进电子档案管理,加强基础设施建设,积极参与国际档案交流与合作。

为了推进和加强韩国与世界各国的档案管理机构和档案管理人员之间的交流合作和信息交流,韩国国家记录院于1979年即以国家会员(A级)身份加入了国际档案理事会(International Council on Archives,简称ICA),积极出席ICA各届年会及圆桌会议,并在挪威奥斯陆第42届ICA圆桌会议作了“电子记录物电子签字长期验证服务”的主题发言。2010年6月在韩国(首尔)主办了ICA执行理事会(国家记录院主管)。

韩国还是国际档案理事会东亚地区分会七个会员国之一。2003年被选为EASTICA议长国。2001年9月国家记录院在首尔延世大学尚南纪念馆主办了第五次EASTICA总会。自2004年始,国家记录院作为主办方连续举办了8届釜山EASTICA理事会定期研讨会。此外,韩国国家记录院还经常组织各类研讨会、演讲会和国内外观摩活动,极大地调动了档案工作者的积极性和创新性,培育了一大批业务素质高、敬业精神强的档案专业人才队伍。

档案管理工作现代化与一个国家的经济发展水平、政治和文化体制密切相关。一个国家档案工作发展的快慢,主要取决于其政府管理机制和文化事业开放理念。韩国不仅经济发展迅速,其文化事业也迅速取得成效。在档案事业方面,韩国投入经费相当巨大,经费逐年增长。在短短三十年间,以韩国国家记录院为核心的韩国国家档案管理机制逐渐完善,档案管理现代化水平不断提高,其成功经验颇值得我们借鉴。

摘要：韩国国家记录院的档案理念与实践对我国的档案管理工作具有重要的借鉴意义。确立一个远大目标,建立全方位的档案信息服务体系,积极提高电子档案管理系统功能,努力促进国家档案文化交流合作等都是韩国国家记录院档案管理的成功经验。

关键词：韩国国家记录院,档案管理,国家档案馆

参考文献

[1]毛建军.韩国国家档案馆电子档案管理的启示[J].北京档案,2010(12).

论档案管理的人才使用 篇3

【关键词】人才；使用；利润最大化

一、前言

随着改革开放的步伐日益加快，人民的物质文化水平得到了长足的进步。如此新形势下的档案管理工作将变得愈发重要，加强档案的管理，并从档案中提炼出可用的信息，对未来的实践起到了借鉴作用。因此，本文《档案管理的人才使用》将从人才方面进行着重分析，力图打造一只业务能力强，纪律严明的档案管理队伍。

二、当前档案管理人才使用遇到的瓶颈

1.人才引进工作进展缓慢

因为，档案管理工作长期以来的不到足够的重视。所以，很多时候档案管理人员都是由兼职的形式进行工作。引进专业的档案管理人才的工作进展缓慢，一些优秀的人才往往为了实现自身“利润的最大化”而选择改行或者身兼数职。这对于档案管理工作效率的提高，人才之间的相互切磋促进是大大不利的。

2.人才继续教育不受重视

档案管理人才的前期引进工作没有得以落实到位，对于中期的继续教育问题就更是一句空谈。大多数档案管理单位没有专门组织继续教育活动，一些档案管理人员往往会按照原有的操作模式进行档案管理，而忽略了时代的进步，信息化网络化的发展。特别是档案管理人员自身的自我学习意思也不足，故步自封，以为原本所学的知识可以长期的应用于实践中去，一本万利。最后也是最重要的一点在于，长期的继续教育的缺失不但对于档案管理人员的专业素质来说有百害而无一利，对于其思想道德水平的提高也要大打折扣。可以说，不说档案管理工作人员不认真负责，敷衍了解，很大程度的原因在于继续教育工作没有展开，服务意识和态度得不到改善。

3.人才晋升体系尚未规范

截至目前，大多数档案管理单位的晋升体系依旧延续着传统的模式，论资排辈，按入职年限晋升居多，这与实际的工作经验相脱离。对于那些年轻有为者，有意于在档案管理工作中发挥自己所长的档案管理新手来说是一个不小的打击。长期不合理的晋升和奖惩制度，只会消磨掉勤劳踏实的管理人员的耐心，却让那些混混日子的管理人员吃饱喝足。

三、如何更好的使用档案管理人才

1.重视专业人才引进工作

对于高素质人才的引进，是我们档案管理工作能否成功的关键一步。我们的领导要充分认识到档案管理工作的重要性，对于一些有特殊专长的档案管理人才进行破格录用，对于科班出身的人才也要十分的重视。如果在经费允许的情况下，甚至可以聘请一些有长年工作经验的档案管理人员参与到档案馆的管理中去。当然，对于兼职的档案管理者，我们要尽可能的劝其离开岗位，适时的给与一定的离岗补贴也未必不可行。尽量杜绝兼职的存在，让那些专业的档案管理人士能够发挥自己的长处，档案馆的工作效率才能够稳步的提高。

2.建立长效的继续教育机制

在引进人才之后，我们的档案馆也不能够忽视对于人才的继续教育工作。所谓的继续教育可以从以下两个方面着重入手。其一，就是关于档案管理人员思想道德和服务意识的培养。要让他们通过培训，潜移默化，养成正确的三观，端正服务态度，提高思想道德水平。相信，有了好的思想意识作为铺垫，一切的工作将变得不再枯燥乏味。其二，就是关于档案管理人员工作能力以及专业素质的培训，要让他们充分的认识到专业能力的重要性，加强自我学习，跟进时代的步伐，通过掌握信息化网络化的手段去规范档案的建立、修改、调动和转移等等工作。与此同时，我们的专业培训也要强调个体创新意识的培养，在工作中不断寻找新的方式方法，与时俱进，促进工作质量的提高和速度的加快。总之，长效的继续教育机制的建立可以弥补人才上的不足，帮助促进新的人才的产生。

3.规范人才晋升和管理体系

对于优秀的人才，我们不能让他们像挣脱了缰绳的野马，随意的奔腾。只有将他们用良好的规则约束起来，建立起规范的制度才能让更多的人信服，更多的人为档案馆所用。良好的管理体系，能够让人才到各自擅长的岗位上面去工作，发挥出他们最大的积极性和工作潜力。同时，好的晋升体系给与年青人以可升职的空间，这对于他们来说是一个很大的利好消息，他们一定会在工作中努力的创新，不断的提高自身的效率，以获取更高的职位和奖金。最后，我们的档案馆的人员管理模式还可以借鉴国外的经验，比如利用计算机系统给每一位职员打分，利用所打出的分数来确定年终奖金等的归属，也不失为一种收拢人心的好办法。或许只有规范人才晋升和管理体系才能为档案管理工作打下坚实的制度基础。

四、总结

虽然人才对于档案管理工作来说十分重要，但是这并不是解决问题唯一的“法宝”。加大硬件的投入，并提高档案馆的关注度，也是解决目前档案馆工作瓶颈的可行方法。如今，越来越多的目光开始关注到档案馆的建设以及档案管理工作效率的提高上面。笔者有理由相信通过大家的共同努力，档案的管理将不再流于形式，工作效率的提高将不再成为一句空话。

参考文献：

[1]董小平，靳玉乐.论和谐课堂的构建.当代教育论坛.湖南师范大学，2006，（8）

[2]李索立.公共教育学案例教学与课堂重构的研究.南京师范大学（硕士论文），2004（1）

[3]傅登舟.档案伦理剖析及方法研究.档案学研究.妇女出版社，2003（2）

[4]邓绍兴，陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社，2000（7）

档案使用管理记录 篇4

摘自《中国猪业》

摘要：母猪管理的好坏与养猪效益密切相关，母猪的生产能力直接反映生猪生产水平的高低。母猪管理要从母猪的生产数据抓起，真实全面的数据记录是猪场实现精细化管理必不可少的重要工作。养猪者应重视母猪数据的记录、分析与管理使用。

母猪是生猪生产的基础，母猪管理的好坏与养猪效益密切相关，抓好了母猪管理，生产就成功了一大半。可见母猪的饲养管理在整个生猪生产中的地位何等重要。建立母猪数据信息系统的目的即是抓母猪生产效率的提升，而母猪生产效率的高低是通过数字来反映的。数据的记录看似简单，但需要技术人员和饲养员用“心”来做，母猪的年龄、胎次、情期受胎率、产仔数、初生重、断奶仔猪数等指标都需要翔实的数据记录才能得到。真实全面的数据记录是猪场实现精细化管理必不可少的重要工作。应当得到养猪生产者的重视，并切实把它做好。

1、做好母猪的生产性能记录

记录母猪生产性能，必须做好以下八项工作。1.1给母猪编号

目前，国内外比较通用的编号方法就是打耳标，这是最基础的工作，是记录、管理母猪的第一步，我们必须克服一切困难给每一头母猪打上耳标，当个别猪的耳标咬丢了后应及时补打。1.2记录母猪的胎次

胎次能反映母猪生殖能力，不同胎次对母猪的繁殖性能影响较大，一般第一胎母猪繁殖成绩较低，以后逐渐提高，第五、六胎成绩最好，第八、九胎成绩又极显著地下降。1.3记录母猪的每胎断奶时间

每胎的断奶时间承前启后，既是上一个生产周期的结束，又是下一个生产周期的开始，详细记录可据此分析母猪的生产规律。

1.4记录母猪的配种时间

断奶后第一次配种时间是母猪配种记录的关键指标，既可分析母猪断奶后几天发情、是否正常、属几个情期，又可预测后面生产的繁殖计划，应及时清理断奶后长时间未发情配种的母猪。在母猪管理中，配种时间是一项对日常管理、后续措施的制订与执行起关键作用的指标，母猪的空怀期太长，降低母猪的年产胎次，减少母猪的年产仔数，直接影响猪场经济效益。1.5记录二次配种时间

返情后二配、三配及三配以上的母猪需同第一次配种一样填报本次配种情况，并填报上次的配种时间，且将其从上次配种的预产窝数中减去。对多次返情的母猪要重点关注，采取相应措施，对屡配不孕的母猪要予以淘汰。1.6记录预产期

预产期即预计产仔时间。以114天为理论数据，我们汇总数据可以知道一段时间的产仔分布情况，据此对生产进行安排，如周转栏舍、准备消毒、制订疫苗注射计划等都需预先统筹安排管理。一般统计该项数据时，可以在电脑上选项，直接分时间段按周、按月汇总。1.7记录实产情况

实产情况包括实际产仔时间、产仔数（活仔数、死胎和木乃伊胎等）、初生重等基本情况。要将实际产仔窝数与计划产仔窝数对比，并关注母猪有无繁殖性疾病。如连续几胎出现繁殖障碍要及时向技术部门汇报，以便猪场与公司技术中心进行集中分析，采取针对性的措施。1.8记录母猪每胎次的断奶情况

即记录断奶仔猪数和断奶窝重，这是反映母猪生产性能的重要指标之一。身体健康、会带仔、泌乳性能好的母猪每胎可提供断奶体重达标的仔猪9头以上，一般的母猪,可提供正常断奶仔猪7-9头，较差的母猪只能提供少于7头的断奶仔猪。这项记录也可以与1.3所述的断奶时间记录合并。

2、做好母猪的耗料情况记录 2.1记录母猪耗料情况的意义

此项记录的意义在于反映不同生产阶段母猪的日均耗料（采食量）情况、通过实践观察母猪的日粮供给量和营养浓度是否合理，为科学地调整饲料配方和饲养方案提供依据，以此推进母猪标准化饲养制度的落实。该项数据在猪场管理信息系统上应逐一录入，然后得到系统性的分析资料，再用来指导母猪喂料管理，以保证母猪营养供给合理，满足高产性能的需要和促进母猪及仔猪的健康，提高母猪的生产性能。

一般母猪饲料均为颗粒饲料，有空怀和妊娠前中期饲料及怀孕后期和哺乳期饲料两个品种，应分阶段进行定量饲喂。

饲料消耗要求记录人员每天到生产车间现场摸清真实情况，记录实际耗料数据，保证数据的真实性和准确性。如果填报的数据与实际不符，系统数据分析也就没有价值。2.2记录母猪耗料的操作流程

记录母猪耗料情况的操作流程如下：公司技术中心根据猪群品种、体重、气温等综合因素，提出阶段性的母猪饲料投喂指导标准；猪场管理人员指导母猪车间饲养人员按标准饲喂，适当考虑个体、状态差异；饲养员在车间按饲喂标准执行；管理人员检查、督促标准执行，并作好记录，上报公司的事业线统计；事业线统计将猪场上报数据录入信息系统，利用软件系统进行统计分析，反馈给生产管理人员。2.3关键环节

技术中心要根据各场母猪的情况，提出明确的指导标准，猪场管理人员要到车间检查、督促，饲养员按指导的标准不折不扣地执行，在日常操作中形成固化的流程。所谓固化流程就是饲养人员到车间依照母猪所处的不同生产阶段有次序地喂料，清楚先喂什么猪、喂什么品种的饲料，先投多少、后补多少。车间喂料的工具需要量化，明确一次操作的饲料重量是多少。投喂之后，饲养人员要观察母猪的吃料情况。根据实际情况，个别母猪可能要作一些调整。对于有自动喂料系统的猪场要由管理人员事先在供料控制系统进行设置，再交给饲养员执行操作。

这个过程是一个指导、管理、执行反馈的过程，如果有计划、有步骤、有执行、有记录、有检查、有分析、有反馈，每一个程序都认真地做到位了，就有主动性，耗料的数据就能精确统计，重点在于投喂过程的管理和及时记录。通过过程的控制、执行力的加强、各方面的协同配合，提高统计工作的效率实现目标任务。

3、母猪生产数据的分析与使用 3.1数据分析的目的在于解决问题 在真实记录的基础上，及时获取准确的数据。事业线、公司技术中心每周每月要对猪场母猪的配种、返情、产仔、耗料作系统的评判分析。进而结合季节性疾病流行的情况，对各场整体生产情况进行分析。先找系统性、全局性的问题，如果正常，再找局部性、环节性的问题。应将问题分类排序，先解决重点突出的问题，再解决一般次要性问题。或者按照先易后难的原则，猪场将自己能解决的问题，通过分析，提出解决方案，制订纠正和预防措施，尽快实施、尽早解决。一般性技术问题报告公司技术中心审批后即可执行，不要久拖不决，延误生产；自己无法解决的重大问题申请公司集中力量加以解决。

3.2几种基本的数据分析方法 3.2.1计划比较分析方法

用实际数据与计划数或标准数作对比，通常用百分比表示，也可用绝对差异数表示。如分析母猪的配种分娩率，用实际产仔窝数／配种母猪头数×1OO%即得到配种分娩率，注意对应时间，分娩率一般可达80%以上，水平较好的可达90%以上，低于75%就要寻找问题。又如哺乳母猪日均耗料数，以车间为单位（或以场为单位），分析哺乳母猪耗料量，当日耗用哺乳母猪料的数量（千克）/当日哺乳母猪的头数即得出当日哺乳母猪的平均耗料量，与指导的标准或经验值比较。若偏低，说明喂料量不足，或者母猪怀孕后期喂料过多，分娩后采食量上不来，结合观察母猪的膘情和食欲状况（有无饥饿感）、健康程度、泌乳性能来判断喂料量是否合理，并指导饲养员纠正不正确的饲喂方法。3.2.2横向对比分析法

比较场与场之间同一指标的教据，水平高的场必然有它的经验及可取之处，水平低的场必然有它存在的问题。找出问题，借鉴、学习水平高的场的解决方案提高生产水平。3.2.3因素分析法

是利用统计指数体系分析现象总变动中各个因素影响程度的一种统计分析方法，使用这种方法能够使研究者把一组反映事物性质、状态、特点等的变量简化为少数几个能够反映出事物内在联系的、固有的、决定事物本质特征的因素。一个指标与几个主要因素相关，对相关系数大的几个因素逐个分析，用排除法，通过逐个分析，查找主要问题，重点突破解决。如与母猪年产仔数相关的几个主要因素有母猪年产胎次、母猪每胎产仔个数和仔猪育成率。而母猪年产胎次又由母猪空怀期、母猪哺乳期和后备母猪的投产率等几个主要因素影响，每年需要更新25%以上的母猪，必须关注后备母猪的培养和及时投产情况；影响母猪空怀期的因素有：一般母猪空怀待配种期的长短、未怀孕母猪的饲养头数和二返、三返母猪的数量比例。通过因素分析，抓住主要矛盾，就会找到主要问题或问题的主要方面，找到后再寻求解决办法和技术措施，解决问题就会有层次，有步骤，效果也会较好。

档案使用管理记录 篇5

(征求意见稿)

第一条 为进一步推进我市社会信用体系建设，推动社会广泛使用信用记录和信用报告，大力营造守信激励失信惩戒的社会良好氛围，根据《关于印发国家发展改革委、人民银行、中央编办关于在行政管理事项中使用信用记录和信用报告的若干意见的通知》（发改财金〔2013〕920号）、《中共江门市委办公室江门市人民政府办公室关于印发<江门市建设社会信用体系工作方案 >和<江门市建设市场监管体系工作方案>的通知》(江委办〔2012〕67号)，制定本办法。

第二条 本办法所称的信用记录、信用报告，是指依法设立从事信用征信的机构，通过对社会法人或个人信用信息的采集、加工而形成的社会法人或个人信用状况的记录、评估、评级或报告等信用产品。

第三条 各市、区政府及各相关部门应结合当地和部门实际，统筹协调做好使用信用记录和信用报告的指导和监督工作。

第四条 食品药品安全、环境保护、产品质量、医疗卫生、工程建设、教育科研、电子商务、股权投资、融资担保等领域关系到人民群众切身利益、经济健康发展和社会和谐稳定，是社会信用建设工作的重点领域，应在以上领域大力推广使用信用记录、报告等信用产品，建立守信激励失信惩戒制度。

第五条 政府部门和具有管理公共事务职能的组织应发挥政府在社会信用体系建设中示范带头作用，在行政管理事项中使用信用记录和信用报告。

第六条 各地各部门应当结合自身工作职责，重点在下列行政管理事项中，将相关市场主体的信用记录或信用报告作为实施行政管理的重要依据：

1、采用集中采购方式的政府采购。将采购供应商的信用记录作为参与政府采购项目招投标时的重要审查依据之一。对于信用记录显示信誉良好、信用等级较高的企业在评审环节优先给予扶持；信用记录显示信用不佳的企业，不列入供应商名录（库）。

2、采用招投标方式的土地使用权出让。对参与的投标企业、个人，应要求其提供信用报告或信用记录，作为其开发能力和资质评判的参考依据之一。

3、建设工程招投标。在公有资金投资工程及公共工程项目招投标中，将招投标企业的信用记录作为资格预审、评标、定价的参考依据之一。

4、国有资产产权交易。国有资产产权转让过程中，应将受让人的信用报告或信用记录作为受让人资格审查参考依据之一，对于未提供信用报告或报告显示信用不佳的，不列入受让人候选名单。

5、财政专项资金补助。在审核各项资金扶持的申报主体资格时，应把申报人的信用记录或信用报告作为参考依据之一，对信用状况良好的，优先给予资金扶持；对信用状况不良的，不纳入资金扶持范围。

6、落实税收优惠政策。在落实有关扶持中小企业发展、节能减排、招商引资、科技创新等税收优惠政策时，应审查企业信用状况，优先支持信用状况良好的企业发展。

7、对各类企业的评优、评级和周期性审验。在进行企业各类荣誉称号、纳税、信誉、商标等内容的等级评定和周期性审验时，将申请企业的信用记录或信用报告作为评定的参考依据之一。

8、对社会法人、个人的资质审核或认定。在办理社会法人、个人各种资质审核或认定业务时，应将其信用记录或信用报告作为衡量其管理能力和信誉水平的参考依据之一。

9、事业单位综合监管。建立事业单位信用等级评定机制，将事业单位的信用记录或信用报告作为事业单位综合监管的参考依据之一。

10、政府公共资源分配。在保障性住房分配、积分入户等工作中，应将当事人的个人信用记录作为必要的审查依据之一。

11、公务员、事业单位人员招录、聘用、管理。公务员、事业单位人员招考聘用、考核、任用等管理工作中，用人机关应将当事人的个人信用状况作为资格审查、考核、任用的参考依据之一。

12、其他需要使用信用记录和信用报告的行政管理事项。

第七条 各地各部门，各社会组织和企事业单位可在先行先试的基础上，积极创造条件，逐步推广信用记录和信用报告的使用，不断扩大信用记录和信用报告的应用范围。

第八条 政府部门和具有管理公共事务职能的组织应根据各自职能，制定使用信用记录和信用报告的具体实施细则以及信用评价标准，明确信用记录、信用报告的主要内容和运用规范。

第九条 要求相关市场主体或个人提供信用记录和信用报告时，应以明示的方式事前告知，并在提交其他资料时一并提交。

第十条 政府部门、社会组织和企事业单位在行政管理事项中使用信用记录和信用报告时，应依法做好涉及企业商业秘密和个人隐私的保护工作，未经信用信息主体同意，不得将其信用记录、信用报告及相关内容提供给其他部门、机构或个人。违法公布、使用信用信息，侵犯公民、法人和其他组织的合法权益造成损害的，应当依法承担相关责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第十一条 信用记录和信用报告可从以下渠道获取：

1、人民银行金融信用信息基础数据库提供的信用记录、报告；

2、各级公共信用信息系统提供的信用记录、报告；

3、依照《征信业管理条例》及相关信用法规设立的征信机构提供的信用记录、信用评估、信用评级报告等。

第十二条 相关市场主体或个人提供的信用报告、记录，原则上有效期为1年，有效期内可重复使用，法律、法规及上级行政机关另有规定的，按规定执行。

第十三条 支持第三方信用服务机构（征信机构）根据市场信用需求，依法采集个人、企业、事业单位及其他社会组织的信用信息，建立信用信息数据库，提供专业化的征信服务。凡在江门市设立的征信机构或常设分支机构，优先与全市公共信用信息系统对接联通和信息共享。

第十四条 第三方信用服务机构（征信机构）必须依法接受征信业管理部门的监管，其出具的信用报告必须符合国家规范或行业标准的相关要求。应当对其提供材料的合法性、真实性、有效性负责，并承担相关法律责任。

第十五条 鼓励和支持各行业协会、商会等社会组织和企业在经济活动中使用信用记录和信用报告，推动行业自律和企业内部规范管理。行业协会、商会等社会组织可依据有关法律、法规和行规行约，使用信用记录或信用报告开展行业信用评比评价等活动。经审核后的评比评价结果可录入全市公共信用信息系统，作为企业、个人信用记录的重要内容之一。企业可参照政府部门的做法，在企业自主组织的项目合作开发、商业投资、商务采购、大宗交易、经营决策、人员招聘等企业活动中，将相对人的信用记录或信用报告，作为其实施企业行为的重要参考，防范经济活动中的信用风险。

居民健康档案使用标准和管理办法 篇6

关于印发《**市**镇居民健康档案使用与管理办

法（试行）》的通知

各科室、各卫生所：

为切实做好全镇基本公共卫生服务工作，提高公共卫生服务水平，进一步推进我镇基本公共卫生服务项目的实施，现将《**市**镇居民健康档案使用与管理办法（试行）》下发给你们。望认真学习遵照执行。

附：《**市**镇居民健康档案使用与管理办法（试行）》

**卫生院

2013年1月5日

**镇居民健康档案使用与管理办法（试行）

第一条 为进一步规范我镇居民健康档案的管理，科学开展居民健康动态管理，提升村居卫生工作内涵，根据村居卫生服务工作要求，结合我镇实际，特制定本办法。

第二条 本办法适用于在全镇范围内开展基本公共卫生服务的基层医疗机构。

第三条 健康档案是指一个人从出生到死亡整个生命过程中，其健康状况的发展变化情况以及所接受的各项卫生服务记录的总和。系统完整的档案资料是乡村医生开展居民健康管理的重要依据，也可为卫生行政部门制订卫生服务规划提供依据。

第四条 健康档案建档对象是辖区内常住人口。建档工作可以镇卫生院、村卫生室为单位，按照先个人后家庭，先重点人群后一般人群的原则逐步开展。

第五条 居民健康档案内容包括个人基本信息（姓名、性别、家族史、既往史等）、健康体检（一般健康检查、生活行为方式、健康状况及其疾病用药情况、健康评价等）、重点人群管理记录（国家基本公共卫生服务项目要求的0—6岁儿童保健、孕产妇保健、老年人保健、慢性病患者管理等各类重点人群的随访和管理记录）、其他医疗卫生服务记录（上述记录之外的其他接诊记录、住院记录、转诊记录、会诊记录）

第六条 健康档案的形式分纸质档案和电子档案。建立纸质档案时，采取一人一档,统一编号，采用17位编码制，以国家统一的行政区划编码为基础，以镇为范围，村委为单位，编制居民健

康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为统一的身份识别码，建立检索目录；并将完善好的纸质档案信息及时录入电子档案系统，形成电子档案，实施动态管理。档案信息采集可通过集中调查、入户调查、医疗筛查、健康体检等多种形式获得。乡村医生可结合日常诊疗和预防保健服务，把产生的新信息及时补充到档案中；在转诊时,要及时将有关转诊期间的问题、处理经过及结果追踪并录入健康档案中；个人档案中的专档（如儿童管理，妇女管理，高血压、糖尿病和肿瘤病人系统管理，精神病人系统管理等）要按市疾控、妇保等专业机构要求规范化管理，定期将信息补充到健康档案中，保证档案信息能及时得到更新。

第七条 提高健康档案使用率。居民就诊或乡村医生出巡诊时，应根据档案目录进行检索，以全面了解病人基本信息，有助于作出正确诊断，提出更合理治疗方案。各卫生所要定期分析健康档案有关内容，及时发现辖区人群中的主要健康问题,有针对性地提出干预措施,充分发挥健康档案在提高居民健康水平中的作用，提高档案使用率。

第八条 加强健康档案的管理。凡涉及档案信息的各卫生所应建立健康档案管理制度，严格档案使用，做到专人管理、专室存放健康档案，做好信息的保密工作。按照管辖区域健康档案可存放在相应的区域内。非辖区卫生服务资料管理人员不得随意翻阅档案，未经管理人员同意，任何人不得调出、转借各种档案材料。各卫生所须安排专人负责电子档案信息的管理工作，并限定管理权限，要在完成档案的数据录入、更新和维护的同时，严格管理相关数据资料，确保健康档案所涉及的居民个人信息不被泄

漏。

第九条 镇医院公共卫生科负责全镇健康档案的组织管理工作，制定管理办法和实施方案，组织制订健康档案的各项技术标准和规范，开展相关的检查和督导工作。

第十条 镇医院公共卫生科负责居民健康档案信息化管理工作，并开展使用人员的培训。

第十一条 镇医院负责全镇健康档案建档的技术指导、培训及健康档案的质量控制，必要时可邀请上级主管部门如市疾病预防控制中心、市妇幼保健院、市卫生监督大队、市精神卫生中心等专业公共卫生机构对乡村医生进行指导；发现在实施健康档案建档和管理过程中出现的问题，应及时加以研究解决，并要总结各单位经验，提出改进和完善居民健康档案管理的方法和措施。

第十二条 各卫生所要负责本辖区内居民健康档案建立管理的组织和协调工作。要大力开展建档宣传工作，充分利用广播、宣传栏等各种媒体，宣传建档的目的和意义，提高居民对建立个人和家庭健康档案的认识，营造建档的良好氛围，使居民积极主动地接受建档；公布建档的时间和方式，为居民建档提供方便。同时组织好建档质量的监督管理，并建立相应的奖惩制度。

第十三条 各卫生所要将居民健康档案建档工作作为常规工作，切实加强领导，认真组织实施。要依托家庭医生式服务团队，通过进一步信息采集，为社区居民建立起完整、规范的健康档案，并实施动态管理。

第十四条 医院其他医疗科室应根据各自的工作内容和工作要求，积极参与居民健康档案建档的各项工作。

第十四条 镇医院将把居民健康档案的建档和管理纳入重点卫生工作目标考核内容，纳入各卫生所工作任务和绩效考核内容。根据建档数量、质量、管理情况进行考核，考核结果与评优和经费安排挂钩。

档案使用管理记录 篇7

信息技术是一门操作性很强的课程, 几乎每节课都会涉及到课堂练习提交的问题, 我们不可能只凭一份终结测试题就给出学生的学习成绩。因此应该把对学生学习和评价从行为注意转向认知注意, 注重过程性评价, 将评价整合到学生们日常的学习活动中, 对“做”的过程进行测量, 这也作为平时成绩或作品以电子档案袋的形式保留下来。尤其电子报刊和网页制作不是一次能完成的, 单纯的多媒体控制软件不便于反复修改和保密。

目前学生提交的课堂练习和作品一般有以下四种方式:

其一, 通过网络教室局域网的“网上邻居”在教师机上创建一个完全共享的文件夹进行收、交。但这种情况下, 时常遭遇个别学生抄袭他人作业或恶意删除整个文件夹等事件, 存在很大的安全隐患。

其二, 通过Internet传到教师的博客、邮箱、论坛或网络硬盘上。有时会受到外网网速或作品大小和格式等限制。

其三, 通过多媒体控制软件接收学生的作业。虽然解决了保密问题, 但只能是接收当节课的, 不便于反复修改。

其四, 借助FTP服务器的管理模式。这种管理模式需要给每位学生分配账号和密码, 也可以限制在本教室局域网。这样每位学生的所有作品或作业都保存在自己的文件夹中, 便于多次下载、修改之后再上传保存。因而, 它是一种行之有效的电子档案袋评价方法。

信息技术教师往往一个人执教一个年级课, 多达几百人的信息难以一个个输入。从教务处拷贝到的学生EXCEL文件名册, 能不能批量导入学生的信息呢?回答是肯定的。下面笔者就抛砖引玉介绍一种用FTP管理学生电子档案袋的方法, 希望对大家有实际帮助。

一、FTP服务器的设置

Serv-U是一种被广泛运用的FTP服务器端软件, 支持Windows系列, 可以设定多个FTP服务器、限定登录用户的权限、登录主目录及空间大小等, 功能非常完备。

第一步, IP地址和端口设置。

假设FTP服务器在网络教室局域网中, 安装好ServU软件, 这里设置内网IP地址为“192.168.4.12”, FTP端口为“21”, 如图1所示。

第二步, 基本权限设置。

Serv-U用户属性的“目录访问”选项包括文件的“读取”、“写入”、“追加”、“删除”、“执行”、目录的“列表”、“建立”、“删除”和子目录的“继承”, 全部默认勾选 (如图2) 。

第三步, 设置最大用户数和每个用户分配的空间。

Serv-U在本地服务器“设置”中的“常规”选项可设置最大上传速度、最小下载速度和允许同时连接到本服务器的最多的用户数目。这里根据人数设为“500” (如图3) 。

第四步, 用户属性的“配额”。

在Serv-U用户属性的“配额”选项中勾选“启动磁盘配额”同时可设最大上传空间, 如:“10240”KB。如图4。

第五步, 用户和组的建立。

不同的年级可以设置成若干个组。这里笔者以一个年级为例, 所有的学生在此组内 (批量生成) , 在这里每个学生可以自行设置个人密码 (如图5) 。

二、用户名和属性的批量生成和导入

第一步, 停止服务器的运行。

按下“停止服务器 (s) ”以终止服务器的运行 (如图6) 。

第二步, 把学生的全部信息按下列EXCEL表格进行排列, 按公式生成序号和路径 (如图7) 。

其中:前两位01, 02, ……为班级, 也可按学号排列, 后两位01, 02, ……49, 为班里的排序。

d:zyq1张三, “d:”为要保存的那个盘符 (请注意:英文输入下的冒号) , “zyq”要保存的该盘符下的文件夹为zyq, 01为zyq文件夹下的班级文件夹, 现在是01班, “张三”为01班文件夹下的学生姓名。也就是说把学生作业保存在d:盘zyq文件夹下按班级01, 02, 03……分别存放的。

第三步, 先保存, 再在菜单“工具”→“宏”→“VB编辑器”中输入如下代码:

说明:第一段为常改的内容, 第二段如果保持密码不变不要变, 追加其他年级只要第一段改变即可。

第四步, 运行VB中的子过程 (点击箭头) , 生成的运行文件在“D:Program FilesServ-U”的asdf.ini中, 将其打开并拷贝到该文件夹下的“ServUDaemon.ini”[Domain1]下方, 保存。注意:如添加其他年级可再增加一个[Domain2], 同样将其运行的asdf.ini拷贝到[Domain2]下方, 然后保存。

第五步, 恢复服务器的运行。

第六步, 每个人自行设置密码。

当然, 每个人都自己在服务器上设置密码工作量很大, 若为每人预设, 则学生必须在DOS下去修改。经考虑权衡, 可以让每位学生在纸上写出自己的密码, 由教师统一输入。

三、客户端修改FTP密码

上面已提到在DOS下可以在客户端修改FTP个人密码。只要服务器统一预设一个密码, 可使用客户端软件修改密码 (注意:客户端改密码的前提是您所使用的这台服务器开放了客户端修改FTP密码的权限) :一般学生机上都安装有软件或硬件保护卡, 不便于再安装其他软件, 所以最好用Windows自带的工具修改FTP密码。方法如下:

第一步, 在“开始”→“运行”中输入“ftp”后按回车运行, 看到提示符“ftp>;”。

第二步, 输入命令“open ancool.com”, 按提示输入User (用户名) 、Password (密码) (注意:屏幕并不显示您输入的密码) , 屏幕上出现“230 User logged in, proceed.”表示已连接成功。

第三步, 输入命令“quote site pswd旧密码新密码”回车, 屏幕上出现230 Password changed okay。表示密码已经修改成功。

第四步, 输入bye, 退出。

总之, 使用FTP服务器管理学生的电子档案袋, 学生拥有自己的账号和密码, 避免了抄袭和删除的可能, 具有安全、数据量大、便于反复修改、有效上传下载的特点, 简单又实用。这种批量导入的管理思想源于一位协助笔者管理网络教室的学生。这种思路完全可以在校园网或有独立IP地址做FTP服务器的外网上实现家校沟通。

参考文献

[1]中小学信息技术教师之家.http://www.gaopeng.com

档案使用管理记录 篇8

一、人事档案的组成

1.从内容上看。根据中组部《干部档案工作条例》,高校干部人事档案由10部分组成:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;学历、培训、职称材料;政治历史情况的审查材料;加入党团材料;奖励材料(包括科学技术和业务奖励,英雄事迹等);处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;其它可供组织上参考的材料。针对以上的内容,人事档案材料按来源可归为三大类:第一类为完全由个人按归档要求填写的有关表格材料,如个人履历、入党思想汇报等,是个人自然属性的反映;第二类为个人填写后经业务主管部门签署意见的评审、申报表等,如专业技术职务评审表,先进工作者申报表等;第三类为伴随着档案人的日常工作、学习而形成的由业务管理部门作出的记录、鉴定等,如政审材料、学籍档案、处分决定等,它一般不和当事人见面。

2.从形式上看。首先是传统的纸质档案,它是高校人事档案的基石;另一类为数字档案(或电子档案),它是随着信息技术的发展而出现的,是纸质档案的缩影和补充。而数字档案从原始数据形态上又可分为两类:第一类为直接以数字模式产生的数字信息档案;第二类为由其它介质形态转换而生成的数字信息档案[1]。前者直接由文字处理软件、CAD、数字摄像设备等数字信息系统产生,可称之为原生数字档案;后者则是利用数字扫描、OCR等数字化技术对印刷型文档进行加工、处理而生成,可称之为转换型数字档案,利用它可形成个人人事档案的全文数据库。数字档案中,如何保持并证实电子文件的真实性,不仅仅对档案工作者,而且对于整个信息社会都是一个问题,而转换型数字档案可真实地体现原纸质档案的本来面目,能保证电子档案的真实性,可使电子档案一定程度上独立于纸质档案而使用,两类电子档案结合使用,既保护了纸质档案,又大大方便了档案的查阅,延伸了档案管理和使用的功能。特别是原生数字档案中用ASCII码记录的信息,能进行统计、排序、分类、汇总、任意逻辑条件的组合筛选等。另外,数字档案也是纸质档案的有机补充,随着信息技术的发展,多媒体技术被普遍使用,有的材料只能用数字档案形式保存,如教师上课的一段视频、一段有价值的录音等,它弥补了纸质档案的不足。

二、当前档案管理中存在的问题

当前,有的高校人事档案管理为了达标,已经配备了计算机和打印机,安装了简单的档案管理软件,但距离真正意义上的信息化还有很大的差距,档案管理中还存在着各种各样的问题,主要有以下几个方面。

1.个人工作业务内容和档案脱节。档案材料千人一面,不能体现高校教学科研人员的工作特点。一是业务内容的缺失,高校人事档案的主体是教师和科研人员,人事档案应重点选择能反映他们德、才、能、绩的鉴定材料、考核材料。如业务成果,重大创造发明、科研成果、著作或译著以及有重大影响的论文等归入人事档案之中。这样才能真实、具体、全面反映出一个人的情况,为选拔和任用人才提供准确可靠的依据。如果没有(或不完整)这方面的档案材料,人事档案将失去作为一种信息资源的功能,决策部门对人才的使用也很难做到知人善用,达不到“观其卷,知其人,用其长”的目的。[2]当前人事档案的管理一般由人事部门负责,教学情况归教务部门管理,科研成果由科研部门管理,而个人档案材料应是对个人的教学、科研材料的全面反应。二是业务管理过程和档案管理系统少有联系,如每次全校工资变化,在劳动工资管理信息系统中可自动进行调整,而在档案管理系统中需一个一个进行手工操作,其工作量相当于将业务过程重复一遍。

2.存档管理和使用脱节。档案的价值在于使用。一类问题为:仅仅存储原生数字档案,将档案系统看成一般的业务系统,虽然可较灵活地查询使用,但其结果的真实性让人生疑,只能完全依附于纸质档案。另一个问题是:数字档案管理和日常的业务完全脱离,仅仅是纸质档案的简单再现,没有对信息进行归类、索引,档案管理信息系统仅仅记录档案材料的目录,由上面分析,人事档案内容不全面,不能具体、全面地反映老师的经历、学识、人品等情况,查询一个人的情况,除了查找人事档案外,还要查找科研处的科研情况、教务处的教学工作量、教学质量等,查全率、查准率不能保证。对于一个新调入的教师,从其人事档案中并不能总结出其教学、科研能力,其爱好、擅长、在调出单位的工作表现、能力评价等也不能很好地得到了解。

3.档案交接过程信息流断裂。伴随着人员工作单位的调动,个人档案将跟随着进行转接移动,电子信息流也应一起移动,这是三位一体的一个整体。而实际情况往往是人员调动了,档案也移交了,但数字档案信息流并不移交,可能由于交接双方没有统一的信息编码、缺乏统一的人事档案管理平台、系统不兼容等,但更多的是由于意识的缺乏,实体档案进行交接时,电子档案信息共享困难。每一个接收档案的单位均需从头开始录入信息,档案信息缺乏连续性的体现。

三、进行信息化管理的有利条件

1.各高校有迫切的实施信息化管理的需求。新时期高等教育发展对人事档案管理工作提出了新的要求,高校规模发展迅速,层次不断提高,教学科研人员流动性大,学历、职称结构变化快,教学科研工作复杂,在高等教育国际化的背景下,管理意识现代化、制度规范化,客观上要求进行人事档案管理的信息化改造,充分发挥信息化的作用。

2.档案管理人员。高校是人才集中地,管理人员素质也普遍较高,对新技术、新设备、新方法的掌握较快。通过培训,人事档案管理人员一定能很好地使用新设备、新系统。业务人员掌握现代信息技术,是进行信息化改造的必要条件。

3.技术和设备。当前,计算机的使用已普及,校园网络已延伸到各个角落,数字设备的使用也已普遍,如数码相机、扫描仪、DVD刻录机等;数据库管理、多媒体技术、网络技术、安全技术等先进的信息技术也得到应用,为人事档案管理信息化提供了技术保障。

四、信息化可更好地发挥人事档案的使用功能

1.便于查阅,大大缩短查阅档案的时间,并可进行快速的统计分析,为决策提供参考。在原生数字档案的基础上,计算机管理档案材料的索引文件,通过查找索引,可方便地找到原档案所在位置,这是计算机管理档案的初级运用。在上述转换型数字档案也完整的条件下,可直接查阅档案全文数据库。进行信息化管理真正的优势体现在可对档案信息进行批量处理,如按所需条件进行筛选、分类汇总、统计分析等,它以极快的速度提供结果,为领导决策提供参考,它将传统的档案管理转变为人力资源管理的一部分。结构化查询语言SQL(Structured Query Language)是这一运用的有力工具,它屏蔽各关系数据库管理系统(RDBMS)间的差异,是所有关系数据库的公共语言。用户可将使用SQL的技能从一个RDBMS转到另一个,所有用SQL编写的程序都是可以移植的,在统一编码的基础上,利用SQL可将各种数据库建立联系,进行沟通。SQL可用于所有用户的DB活动模型,包括系统管理员、数据库管理员、应用程序员、决策支持系统人员及许多其它类型的终端用户进行查询数据;表中插入、修改和删除记录,建立、修改和删除数据对象;控制对数据和数据对象的存取;保证数据库一致性和完整性;以前的数据库管理系统为上述各类操作提供单独的语言,而SQL将全部任务统一在一种语言中。

2.网络突破距离限制,便于信息的远程查阅、信息维护和信息收集。Internet将世界真正变成了地球村,让世界距离感缩短,通讯和信息交流达到了前所未有的快捷方便。借助网络,将档案信息通过校园网络进行一定程度的分布式管理,设定不同的查询权限,如校长可查阅全校教职工的档案,院系领导可查阅本部门的人员信息,组织部可查阅所有人员的党团关系数据库信息;将部分个人自然属性信息对档案人公开,档案人发现信息录入有错误或增加、删除个人信息可向数据库管理员提出申请,由数据库管理员和原始档案核实后进行修改,保证了档案信息的正确和完整,同时对于档案材料中所缺少的材料能及时发现,如学籍档案,可督促档案人及时到原培养单位进行催要,体现以人为本的管理理念。另一方面,网络化分布式管理,便于档案信息的广泛收集,如教学信息可由教务部门直接上传到老师档案的教学信息数据库中,科研信息数据库由科研处管理,这些信息的增加,使教师的个人信息丰满,充分体现教师的教学科研成果和工作特点。

3.硬盘、光盘等突破存储空间限制。传统纸质档案需要占用大的库房,每个人的档案都是厚厚的一本,搬运、查阅都不方便。而数字化档案是将信息以磁极或激光识别的凹凸坑来表示,系统软件管理和协调CPU、储存器等各种资源,在此基础上,应用软件将存储在磁盘、光盘的信息进行复现,在显示器或打印机上还原成为人能够感知的文字、图像、声音、视频等信息。随着信息技术的调整发展,储存技术日新月异,储存器的性价比即单位存储单元的价格大大降低,移动硬盘、DVD光盘、U盘等存储器一般已用“G”作为单位,较传统的软盘(1.44M)在存储单位上提高了上千倍,存储空间变得更大、更便宜并且存储速度更快,使原生数字档案和转换型数字档案的存储成为可能。

4.超媒体可将原生数字档案和转换型数字档案有机联系。以原生数字档案作为日常查询、统计分析的材料、索引和检索的出发点,通过超媒体将转换型数字档案进行超链接,立即可查看到原纸质档案的影印件,大大提高了档案查阅的速度和可信度。

通过加强人事档案管理制度,强化人事信息安全意识,采用先进技术,在国家有关人事档案管理规范框架内,对人员信息统一编码,管理系统统一规划,将传统纸质档案和数字档案的管理有机结合,必将使人事档案在高校人力资源建设中发挥更好的作用。

参考文献:

[1]王启云.数字信息资源的管理模式探讨[J].图书情报工作,2003(9):29-32.