人大会议接待预案（精选10篇）
一、目的
为规范企业内部治安保卫工作，保障企业大型宴会接待工作的顺利进行，确保参会人员的人身、财产安全，维护企业正常的经营秩序，安保部特制定以下安全方案。
二、适用范围
本方案适用于企业内大型宴会活动的接待安保工作。
三、工作原则
统一指挥，各部协调，快速反应，安全保障；确保大型宴会安全顺利进行。
四、企业成立大型宴会安全保障工作领导小组。
组 长： 总经理 副组长： 副总经理 副总经理
副总经理
成员：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
五、安全保卫三步曲：
（一）宴会前的安保准备工作
1、安保部接到宴会的通知后要详细记录宴会的具体信息，在宴会前三小时召集服务经理、工程部经理召开小型会议，针对宴会的事项进行合理的安排，并将宴会相关信息和安排情况汇报给徐总和张总。
2、在宴会前两小时安保经理需派人检查宴会场所的消防报警系统，消防广播、消火栓、灭火器、安全出口、消防通道、消防卷帘门、烟
感系统、喷淋系统、应急照明系统，并做好记录，如发现问题及时解决，确保所有功能处于正常使用状态，消防通道畅通无阻。
3、在宴会前两小时安保经理派人与工程部人员一起对 店内的电梯、锅炉间、高配间、现场的线路布置等电类相关的事项进行安全检查，确保电梯、锅炉、高配的运作正常和各类设施设备的安全。
4、在宴会前两小时安保经理通知门口安保，根据宴会的信息预留足够的车位，确保交通畅通。
5、安保经理要了解宴会现场的服务员情况，在宴会前两小时派出安保人员携带服务员对宴会现场的灭火器位置进行熟悉，对灭火器的使用方法进行再次解说，确保发生意外火灾的时候现场服务员能就近取得灭火器进行紧急扑救。
6、服务部要准备应急药箱，应对在宴会过程中可能出现的顾客摔伤、手割破等意外受伤事件
7、工程部要安排专人负责宴会现场的电类管理，一旦出现突然断电要做出快速反应。
8、如有外来单位参与的，如婚庆公司，需填报用电申请表，防止因用电量过大引起的安全事件。
（二）宴会中的安保工作
1、宴会开始前后，门口保安要合理安排车辆，防止拥堵。
2、宴会正式开始前，顾客会大流量进场，派在宴会现场的安保人员要在进场位置进行巡视，防止出现意外状况。
3、宴会开始后现场的安保要关注宴会现场的情况，发现异常要立即和安保经理报告。
4、监控人员要重点对宴会现场进行监看，发现异常要立即和安保经理报告。
5、安保经理在宴会期间不定时巡查门口和宴会现场，如出现治安事件或消防事件按照相应的应急预案进行处理，如出现突然断电要立即通知工程部人员处理，并将各类事件在5分钟内上报到总经理室韩总处和副总徐总、张总处。
（三）宴会后的安保工作
1、宴会结束后，安保人员配合服务部人员进行清场，检查宴会现场的各个角落，防止有遗落的烟头。
2、门口的安保人员有序的指挥车辆离开
3、宴会正式结束，所有宴会人员离开，现场检查完毕无异常，安保经理短信报告给安保分管副总，宴会顺利结束。
六、几点要求：
1、安全保卫工作分工明确，责任落实到个人，谁主管谁负责，做好各环节的工作。
2、一切行动听指挥，明确任务及时处理各种突发事件。
3、以高度的责任心，圆满完成宴会活动的安保任务，确保万无一失。
七、通讯保障
对讲机充好电，所有相关人员人手一部，在宴会前1小时调好频道
每发一份邀请函都应同时以电话确认。在发出邀请函后, 一周内没有收到回执, 要电话确认并汇报总负责人, 总负责人决定是否增加人员或用其他方式与邀请人员联络。
2. 对邀请函确认要分多次跟踪 (至少三次) 、反复提示:
(1) 邀请函发出后立即确认是否收到;
(2) 会议前十五天最终确定是否决定参加、来程安排;
(3) 会议前三天确认航班;
(4) 重要嘉宾及发言人在会议前一天再次确认何时到达, 告知谁接机, 并有专人过问其食宿行安排;
(5) 在会议正式开始前半天, 确认主要嘉宾和发言人座位、住宿房号, 专门提醒开会、发言准确时间, 有专人接应、引导。
3.
掌握上菜时间, 尤其是在中午安排的就餐时间正式开始前5分钟, 应有2个热菜先上到桌上并盖好 (如会议延时则灵活掌握, 及时通知餐厅更改) 。客人到齐即可用餐, 避免所有人到齐后再上菜, 用餐等待时间过长。
4.
每一次会议开始前, 要给宾馆一个详细的接待需求清单与对口联络人清单, 需要宾馆配合的会议接待、会议现场管理问题以文字化的表格明示, 对宾馆作详细说明, 常规性事项也应重复提示, 以免宾馆工作人员疏忽、遗忘。
5. 差错举例:
(1) 在通知演讲嘉宾时, 交代不清楚或演讲嘉宾没有理解会议主题、参会对象的需求, 不了解其他发言者的情况, 演讲者不能准确地根据会议需求把握内容。
(2) 事先没有专人审阅发言稿件, 演讲内容脱离主题, 离题太远, 大道理过多, 空话套话一大堆, 与其他发言者内容重复。
(3) 演讲时间超出约定, 主持人未注意控制和提醒, 影响其他会议安排 (应事先向发言人交代发言时间或有专人在台下醒目位置处出示发言时间提示牌) 。
(4) 与宾馆协调、沟通渠道不通畅, 导致衔接脱节或要求宾馆配合的事项没人做, 或未与宾馆方面确认。
(5) 与接机人员衔接或交代不清楚接待要素 (时间、航班号、人数) , 导致无人接机或未接到人, 或车辆不够座位。
一、工作职责
做好信访稳定处置工作是全会的共同责任, 信访接待组在党组的统一领导下,在主管领导的指导下,与所属事业单位以及各基层工会密切配合,各负其责,齐抓共管,形成合力,确保大会稳定实效.依法处理信访的责任主体是政府信访部门;劝返接回的责任主体是各级基层工会;信访事件稳控的责任主体是上访人所在单位党组织和行政.信访接待组负责上访处置工作的协调、沟通、督导工作。
二、现场防犯和依法处置
信访接待组坚持“随发现、随控制、随处置”的原则,加强对大会现场秩序稳定的维护和管理,及时将上访人员发现、控制在外围,防止在会场附近和敏感部位形成聚集，造成负面影响.对反复缠访闹访、扰乱大会正常秩序、妨害公共安全的非正常上访人员,将依据有关法律法规,协调公安机关依法进行处理.对只有一般行为的非正常上访人员,采取多种形式,加强宣传教育,做好思想疏导工作,妥善稳控劝离。
三、加强沟通联合和信息反馈
建立与政府信访部门、各级基层工会之间责任清晰、衔接顺畅、协调联动的稳控防范机制.对所属事业单位发生的上访事件,要沟通联合所属事业单位采取多种形式做好稳控工作.对来自县(市)、区、产业(局)、市直各单位引发的上访事件,要沟通联合所属县(市)、区、产业(局)、市直各单位工会协调所在单位党组织和行政采取措施劝返接回.建立和完善非正常上访信息的发现、核实和报送制度，确保渠道畅通、反应快捷。
齐齐哈尔市工会第十八次代表大会信访接待组
接待准备 接待过程
接待计划与接待实施
接待过程 亲切迎客 热忱待客 礼貌送客 接待过程礼节 接待过程——亲切迎客 起立，问候
预约的来访者——准备，引入，通报
事先不知道的预约来访者——询问，致歉，引入，通报 未预约来访者——询问，判断，说明
接待过程——热忱待客
带领来访者（配合对方的步幅，在客人左侧前一米处引导，动作示意转弯或上楼梯）—— “外开门客先入，内开门己先入” ——引导就座 ——茶水、杂志等
接待过程——礼貌送客
客人告辞 —— 等客人起身 —— 起身相送 —— 握手告别（代提重物 —— 代叫车辆 ——握手告别）——目送离开 接待过程礼节 礼节的一般原则
讲究态度。弄清关系。把握分寸。送礼贵在适宜。
交际心理基本原则
尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、善待别人 自尊与尊人的原则 内在美与外在美的原则 自信大方与适应环境的原则 言行适度与交往目的原则 言谈的基本礼节 有礼有理有利 口齿清晰，声音适度 注意说话时的交流 使用礼貌惯用语 称谓礼节 见面礼节 次序礼节 使用礼貌惯用语
问候语——问候时表情应该自然、和蔼、亲切，脸上应带有温和的微笑。
感谢语——感谢的时候应该以热情的目光注视对方。 道歉语 征询语： 应答话： 慰问语： “请”字的运用：
见面礼节
致意：见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意 握手： “尊”先“卑”后
与多人握手时应遵守先高后低，先长后幼，先主后宾，先女后男的原则 引见介绍
自我介绍
介绍他人：先“卑”后“尊” 递接名片
次序礼仪
一般以右为大、为尊，以左为小，为次，进门上车，应让尊者先行，一切
服务均从尊者开始。 就坐时，右为上座
上楼时，客人走在前，主人走在后；下楼时，主人走在前，客人走在后。
迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。
有专人看守电梯，客人先进，先出；无人看守电梯，主人先进、后出并按住电钮
奉茶、递名片、握手、介绍时，按职务从高至低进行。
“外开门客先入，内开门己先入”
乘车时，通常“右为上、左为下；后为上、前为下”，小轿车后座右位为首位，左位次之，中间位再次之，前座右位殿后；入右座进右门，入左座进左门，不要让客人在车内再移动座位
接待计划与接待实施
拟定接待计划 接待计划具体内容 接待咨询工作 接待实施原则 少数民族接待礼仪 中国传统节庆习俗礼仪
拟定接待计划
接待方针
接待规格：高格接待、低格接待、对等接待 接待日程安排 接待形式 接待经费开支
接待计划与接待实施
接待计划具体内容
首先要了解清楚来宾的基本情况
填报请示报告卡片，拟出接待计划和日程安排的初步意见，报请领导批示。
通知具体接待部门安排好住宿。 安排好来宾用车和接待工作用车。 尽可能周到地安排好来宾的饮食。 根据来宾的工作内容，分别做好安排。
拟订出各个项目陪同人员的名单，报请领导批准后，即通知有关人员准备。
安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。 来宾到达后，双方商定活动日程，安排印发执行。 安排有关领导同志看望来宾。 作好游览风景区和名胜古迹的安排。 安排一些必要的文化娱乐活动。 安排好体育活动。 通知有关新闻单位派人。 预订、预购返程车船或飞机票。
安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。
接待计划与接待实施
接待计划具体内容——工作、生活、娱乐安排
接待咨询工作
“一听、二问、三记、四分析” 做到热情周到接待 认真听记意见要求 满足正当要求
当面解答
电话联系
出具便函
立案办理
联合办理
接待咨询工作
对来访者所反映的问题和要求处理原则：
要求合理、按政策应当解决的问题： “分级负责，归口办理” 要求合理、但由于现行政策不允许或现实情况还难以解决的问题：解释说明
要求过高、按照政策规定无法解决的问题：说服放弃
接待实施原则
诚恳热情 讲究礼仪 细致周到 按章办事 俭省节约 保守秘密
少数民族接待礼仪
东北内蒙地区：蒙古族、满族、朝鲜族、赫哲族、达斡尔 族、鄂温克族和鄂伦春族等
满族——请安礼、抱见礼、饺子、手扒肉、萨其玛、忌吃狗肉、不戴狗皮帽子、“义狗救主” 朝鲜族——尊老爱幼、老人节、歌舞之乡、秋千、跳板、足球、冷面、打糕、泡菜、明太鱼、狗肉、“麻格里” 蒙古族——“祭灶”、“那达慕”、白食(牛、羊马的奶制品)、红食(牛、羊等牲畜的肉食品)、喝奶茶、吃炒米
会中服务
会中服务是企业会议管理最重要的一步，是检验所有会前准备的唯一标准
1、专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎横 幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备：准备好会议需要的资料，会议用品，等会议相关物品。
3、会议策划： 会议前后间歇阶段活动安排，即兴表演等
4、会议场地：专人到会议室检查会议室的条幅、灯光、音响、茶饮等。
5、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
6、会议餐饮：用餐时间、用餐地点、用餐标准及特殊客人（少数民族）的确认。
7、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点。
8、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
9、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
会中服务工作
一、报到及接待工作（1）与会人员的接送（2）会议交通工具的安排
（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预定及购买（4）会议文娱活动的安排和组织（5）其他属于招待方面的工作
二、组织签到（1）秘书人员代签到（2）簿式签到（3）电子计算机签到
（二）会中流程图
报到及接待工作——组织签到——做好会议记录——会议信息工作——编写会议简报或快报——做好会议值班保卫——做好会议保密工作——做好后勤保障工作
三、做好会议记录
（一）会议记录格式
1、记录头（会议组织情况）
会议名称；会议时间；会议地点；会议出席、列席和缺席情况；会议主席；会议记录人；会议主要议题
2、记录主体（会议主要内容）与会者的发言、议定事项
3、记录尾部
散会。主持人、记录人签字
（二）会议记录的要求 准确、完整、简洁、明确
（三）会议记录的重点
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议你讨论、争论的焦点及其各方面的主要见解； 权威人士或代表人物的言论；
会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已经议决的或议而未决的事项； 对会议产生较大影响的其他言论或活动
（四）会议记录方法
1、记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，重要声明、修正案内容、结论全记下来，其它的可简要记录。
2、漏记的内容先作记号。然后对照录音带修改。或请发言者重复
3、与会者提的意见、建议、要记人名
（五）会议记录的修改
1、定稿打印前，请主席签字批准
2、与会者指出错误，主席或秘书可改
3、会议记录一经签名，不能再改动
四、确保会议期间信息的沟通
（一）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作
（1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息（2）深入会议，掌握第一手资料
（3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用（4）注重实效，并收集反馈信息
（二）会议期间的对外宣传（1）妥善处理与新闻媒体的关系（2）注意内外有别，严守单位秘密
（3）选择宣传内容应坚持对象、效果、时效、费用的原则（4）收集媒体对会议的报道提供给领导（5）为领导召开记者招待会提供资料
五、编发会议简报（1）类型
综合型、专题型、实录型（2）格式 报头、报核、报尾（3）要求 简练、快捷、准确
六、值班保卫工作
（一）值班工作
1、值班电话记录；
2、值班接待记录；
3、值班日志；
4、作好信息传递
（二）保卫工作
1、重要与会者人身安全保卫
2、重要文件的保卫
3、会场和驻地的保卫
4、会议设备的保卫
5、与会者贵重物品的保卫
七、监督会议经费的类型
1、会议经费的类型（1）与会人员交费（2）参展商交费（3）联合主办者交费（4）广告、赞助和捐助（5）公司分配（6）其他收入项目
2、会议经费使用的主要方面（1）文件资料费（2）邮电通讯费用（3）会议设备和用品费（4）会议场所租用费（5）会议办公费（6）会议住宿补贴费（7）会议宣传交际费（8）会议伙食补贴费（9）会议交通费（10）其他开支
会议接待流程可分成:会议前/会议中/会议后
1、会议前准备：
1、会场信息：
1）、与主办方确认会议主题、参会人数、会议举办日期会议举办场地、会议日程、与会材料。
2）、发送会议通知短信，安排酒店叫早服务。
2、会场预定：
1）、外场会议，与主办方确认会议规模（小中大型）、会议场地名称、会议室房间、会议室面积、会议室台型（包括U形、回形式、座谈式、课桌式、圆桌式、剧院式、礼堂式）、会议容纳人数（20-600人不等），会议室是否配有固定（悬挂）投影仪、移动（支架）投影仪。另外是否需要会议配套服务贵宾室接待、茶歇室餐饮。根据主办方具体要求预定会议场地。
2）、内场会议，与主办方（中国移动）确定会议中心楼层、会议室房间号、会议室面积和容纳人数，设施设备型号数量品种是否齐全，会议大堂、通道、会议室、洗手间标识是否清晰，会议室旁是否配有贵宾休息室和茶歇间，会议室会议物资物料的品种和数量多少。根据主办方公司规定流程办理预定会议中心场地。
3）、预定会议中心方法，第一：大小要适中。第二：地点要合理。超过一天的会议，定在参会人员住宿较近一些。第三：附属设施要齐全。第四：要有停车场。
4）、下预定会议场地确认单，与主办方确定最终预定（详细见附件1）。
3、会场布局：
大型会议：（200--1000人）
1）、会场大门口外：根据客人需要设拱门、空飘。根据客人需要设固定字幕或游动字幕。
2）、会场大堂：设立会议签到处，根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、台花、赐名片盒、礼品台等物品。
3）、会场入口处：设立引导指示牌，通道两边摆放绿色植物，地上铺红地毯。
4）、主席台：设背景幕（或背景板或LED屏），主席**摆放鲜花，顶额挂会议横幅，根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台，准备有线麦克和无线麦克。根据会议需要搭建地台铺红地毯，安排灯光音响设备。另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。
5）、台形：根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型，课桌式台面按规范标准摆放茶具、茶垫、信纸和笔、矿泉水、纸巾等。课桌式台型铺绿色或白色桌布，围台裙。圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点，桌面铺白色台布，椅子套白色椅套。另外按客人提供人数摆放席卡，300人以上会议前四排预留空位。
6）、贵宾室和茶歇间：根据会议特点和客人需求预定，房间内摆设鲜花盆景、基本设施设备齐全、环境卫生干净整洁、茶饮物品供应丰富。
中型会议：（50--200人）
1）、会场大门口外：悬挂会议条幅
2）、会场大堂：设立会议接待处，接待台铺绿色或红色台布，并钉好台裙。设立指示牌，安排工作人员提供迎送、领引、问询服务。
3）、会场入口处：设立指示牌，安排会场服务人员做好迎送。
4）、主席台，设背景幕（或背景板或LED屏），主席台设立式讲台或课桌式讲台，摆放鲜花，准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。
5）、台形：根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放，铺白色、红色或绿色桌布及台裙，课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。
小型会议：50人以下
1）、会场入口处：设立致欢迎词的迎宾水牌。
2）、台形：根据客人需要按回形或U形摆放，悬挂会议条幅，准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具。
3）、绿植花卉：摆放于回形、U形中心处，以及会场四周，整齐对称，无灰尘、无黄叶，根据客人需求和会议层次，回形中心处也可摆放鲜花。
4、设施设备的调试：
1）、灯光：小型会议大堂签到处、会场入口处通道、会议室的照明亮度、开关是否正常。另大型会议舞台专用射灯（智能数字灯光控制台、机械追光灯、光束电脑摇头灯、LED染色PAR等）的调试。
2）、音响：会议室内音频设备（音箱、调音台、功放、效果器、压限器、分频器、均衡器、信放器、数字硅箱、PAR（Parabolic Aluminised Reflector）由专业设备技术人员运行调试，无限麦克风和座式话筒是否音量有无杂音和回音。
3）、网络通信：无线网络覆盖面积要大，网速是否通畅快速。移动通讯覆盖范围广，是否有干扰物阻碍信号。
4）、空调：夏季室内空调温度设置不得低于26℃，冬季室内空调温度设置不得高于20℃。一般情况下，空调运行期间禁止开窗。
5）、投影仪的幕布是否升降正常，投影仪设备是否正常开机和播放，投射文件内容亮度、字体大小、清晰度是否适当。
6）、电脑排插和手机充电器是否准备充足，检查是否可正常通电。
7）、电脑中的会议PPT文件是否正常打开，浏览演示内容是否顺畅。
8）、供应茶水的烧水箱和壶、煮咖啡的咖啡机电器功能是否使用运行。
5、物资物料准备：
1）、与主办方确认会议指南、会议PPT文件、会议领导发言稿、会议主持人串词、与会材料（开会信纸和笔）、会议台卡是否制作完成，领取时间和地点及联系人。
2）、会议主题横幅、海报、X展架、会议背景板喷绘、舞台地台和地毯、主席台、签到处和通道引导指示牌、绿色植物、台花、礼品是否制作出来时间和安装完成情况。
3）、会议茶歇物料准备：咖啡、小食、水果、点心、矿泉水。份量上午按总人数40%定，下午按总人数定。茶叶品种预备正常三种，另主办方特定茶叶，领取时间和地点及联系人。咖啡品种预备即溶咖啡和粉磨咖啡。
4）、会议茶具和茶歇餐具规格、型号、质量、数量，以与参会人员级别来定。另主办方要求特定茶杯，安排好领取时间和地点及联系人。
6、会场服务准备：
1）、确定会议室引导接待人员、会议主持人、茶水服务人员、摄影、摄像的人员名单和到位时间。
2）、确定会场环境检查，会议大堂门口、签到处、通道、会议室、洗手间、贵宾室、茶歇室的地面、墙面、角落卫生干净情况，桌椅和设施设备摆放整洁情况。
3）、确定工作人员服装和发型要求，礼仪规范的培训和模拟。
4）、确定在预定时间安排预定车辆，接待参会人员抵达指定会议中心。
2、会议中流程：
1、迎宾接待工作： 1）、提前安排好会场车位并有专人负责指引车辆入位。
2）、普通会议由接待人员提前会场大堂做引领工作。级别会议提前设专人控制好专用电梯，由项目经理陪协助主办方公关接待负责人在大堂迎候贵宾的到来并将客人引领到会议地点。为陪同人员安排休息室并提供茶水服务。
3）、当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室拉椅让座。先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。
4）、会议中通常每十五分为客人添加茶水、更换烟缸等，特殊情况可按客人要求服务。
5）、会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。
6）、会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
7）、会议摄影摄像安排
8）、会议间歇茶点供应
2、会议进程控制：
颁奖议程
颁奖前1）、落实主持人妆容服饰是否准备好，主持人颁奖串词和上台时间是否记熟。2）、礼仪小姐妆容服饰和礼仪规范（表情、举止、话语）是否符合要求，引导颁奖领导和领奖嘉宾上场路线和时间是否记熟。3）、灯光音响技术人员，对主持人、颁奖领导、领奖嘉宾的上场和表演节目的内容进行打灯效果和背景音乐氛围方案的操作时间顺序是否掌握和调节好。4）、表演节目名单和内容编排方案是否合理无变动，彩排是否进行顺利。
颁布中1）对颁奖进程每一步环节时间和项目正常运行的监督控制，以及突发事件应急处理。2）正式颁奖时应注意地方，礼仪小姐准确将颁奖领导引领上台和下台指定地点，灯光效果和背景音乐氛围匹配准确无误。
颁奖后1）会议和用餐均在同一场地时，利用客人休息时间及时翻台。2）根据客人需求和会议层次来定，领导和参会人员的后续活动。连续召开两天及两天以上的会议，工作人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。
签约议程
签约前1）、落实主持人、礼仪小姐、灯光音响技术人员情况同上，2）、落实签约台物料（包括签约桌椅及配套布艺、签约本和笔、台卡和台花、酒水准备是否齐全。
签约中1)、参加签约仪式的双方代表及特约嘉宾按时步入签字仪式现场；2)、签约者在签约**入座，其他人员分主、客各站一边，按其身份自里向外依次由高到低，列队于各自签约者的座位之后；、3)、双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧；4)、签约仪式开始后，助签人员翻开文本，指明具体的签字处，由签字人签上自己的姓名，并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员，交换对方的文本再签字；5)、双方保存的协议文本都签好字以后，由双方的签字人自己郑重地相互交换文本，同时握手致意、祝贺，双方站立人员同时鼓掌；、6)、协议文本交换后，服务人员用托盘端上香槟酒，双方签约人员举杯同庆，以增添合作愉快气氛；
签约后1)、签约仪式结束后，双方可共同接受媒体采访。2）、退场时，可安排客方人员先走，主方送客后自己再离开。3）、会议和用餐均在同一场地时，利用客人休息时间及时翻台。4）、根据客人需求和会议层次来安排领导和参会人员的后续活动。连续召开两天及两天以上的会议，工作人员要及时主动了解客人意见与需求，及时协调改进工作。
宴会议程
宴会前1）、落实舞台搭建是否按设计图稿效果安装完成，酒席摆台是否按领导和嘉宾级别座次编排。2）、宴席物资清点包括餐具、茶具、水果、酒水、香烟、小食是否备齐。宴会中1）、对宴会进场迎宾、开场领导讲话、中场领导敬酒、表演节目及游戏互动、客人退场的每一步环节时间和项目正常运行的监督控制，以及突发事件应急处理。2）、对宴会现场菜品上菜程序、茶酒水供应程序，巡查服务实施情况，对服务不周全地方即时改进。
宴会后1）、指引领导从专用通道撤离宴会现场，安排车辆送回酒店。2）根据客人需求和会议层次来安排领导和参会人员的后续活动。
3、会议后流程：
1、做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。
2、会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
3、全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作，包括清理会议文件（根据保密原则，回收有关文件资料）、物资物料（自备的会议用具、会议剩余完整食品、礼品、宣传品等）。
4、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分
担的工作，以保证活动计划的顺利实施。
1.明确“以代表为本”的接待宗旨，建立“全程服务、分工明确、责任到人”的周密的服务体系，并根据与会的VIP官员及具有特殊民俗、习俗和宗教信仰的代表具体实际制定接待细案。
2.本次论坛按需配置会务接待人员（含翻译人员），并安排在 中旬进行短期培训，课目：A.接待礼仪；B.论坛背景及西博会背景；C.杭州市况及旅游指南。
3.本次论坛报到注册于10月18日8：00—22：00在浙江世贸中心饭店、文华宾馆、洪桥宾馆同时开展，报到注册配置专用电脑等办公设施；同时办理代表返程票务。18日20时起安排上门办理代表注册。
（二）条件准备
1.代表证、工作证、下榻处市长附名欢迎卡印制； 2.贵宾胸花、贵宾下榻处鲜花准备； 3.注册表、住宿分布表、返程登记表印制； 4.引导牌、欢迎横幅设计、制作； 5.论坛纪念品、论坛日程卡设计、制作； 6.医疗礼盒：风油精、万金油、创可贴； 7.会议资料袋设计、制作； 8.杭州指南、西博会介绍；
9.12辆（45-49座）大巴及相应小轿车确认，西博会专用通行证办理； 10.游览、参观接待单位沟通、确认，游览、参观线路实地考察； 11.住宿（含备用宾馆）确认、餐饮确认；
12.贵宾室、秘书室及注册桌落实、布置，论坛专用电脑及打印机、复印机等办公用品准备。
13.机场、火车站实地了解，接待位确认，贵宾免检手续办理；
（三）食宿安排 1.餐饮安排
早餐：代表所住饭店房费均包含早餐
19—21日自助午餐：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日午餐券入场。19日欢迎酒会：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日晚餐券入场。20日晚餐：除自行安排外，凭当日晚餐券入场。
21日欢送晚宴：国际展览中心5层“国际会议厅”，凭当日 晚餐券入场。
2.住宿安排
论坛分3个酒店安排住宿：
A.浙江世界贸易中心饭店（杭州曙光路15号，310007，五 星级）150个标准双人间；
B.文华宾馆（文二路），110个标准双人间； C.洪桥宾馆（灵隐路），94个标准双人间；
D.备案：考虑到有代表18日前到达杭州，22日后留杭要求，组委会委托“浙江海外”公司安排备用宾馆。
（四）报到注册 1.注册
18日8：00— —22：00在浙江世贸中心饭店的大堂设置接待注册桌，安排专用电脑等办公设施，办理代表注册；
18日20时起安排上客房办理代表注册。2.接待 A.萧山机场
18日由一名会务组副组长带队（配备翻译）驻守萧山机场迎候专家、代表；重要贵宾落实相应省市领导迎候；接送车辆保证专家、代表在机场停留时间不超过三十分钟，机场设立临时休息室。设置引导牌，欢迎横幅。
B.火车站
18日由一名会务接待组副组长负责杭州火车站迎候专家、代表；重要贵宾，落实相应省市领导迎候；接待处常时保证一辆接待车辆，并以代表在火车站停留时间不超过15分钟配置车辆。设置引导牌，欢迎横幅，并安排好翻译。
C.住宿宾馆
18日，三家接待宾馆安排专人联络、协调专家、代表客房登记。设置欢迎横幅。3.接待原则
A.18日18时以前，专家、代表一律先到浙江世贸中心饭店大堂注册；
B.18日18时以后，与专家、代表商洽或①先注册，或②先就餐，后注册，或③先住宿，20时后上门注册；
C.19日后，原则上先到会务组注册。
（四）论坛服务 1.交通
A.住宿在文华宾馆、洪桥 宾馆的代表每天上午7：30由专用大巴送达浙江世贸中心； B.晚上用餐后，根据参观游览项目安排用车（参见参观旅游部分）。2.茶休
在会议厅处设立休息点，准备咖啡、饮料、点心、水果供代表茶休使用。3.文秘
在世贸厅一侧设秘书间，配备有电话、打印机、复印机、及懂英文的高素质文秘。4.医保
在世贸厅毗邻处贵宾接待室，安排有有经验的医护人员，（医、护各二名）及必要急救设施，（有贵宾接待任务时，医护人员暂时移住秘书间）；落实浙江医院、杭州中医院为定点医院，确保抢救绿色通道的畅道。
5.安保
设立专职安保负责人，及时准确地与安全、公安部门协调好安全保工作，组织落实浙江世贸中心的安保工作及参观旅游的安保工作。
（五）参观旅游 1.有组织外出参观游览 A.20日晚西博会开幕式
晚7：00在浙江世贸中心集合，由导游及安保带队集体进场；结束时，步行返回；住文华宾馆、洪桥宾馆的代表，在黄龙体育中心停车处集体乘车返回宾馆；
B.21日晚烟火大会。方案
一、现场观看
晚7：00在浙江世贸中心集体乘车送达观赏点，烟火大会结束，在指定地点乘车返回。方案
二、租用临湖各宾馆观景台观景
晚7：00在浙江世贸中心集体乘车分别前往观景点，烟火大会结束，乘车返回。C.22日参观游览
根据各参观线路实际代表人数，安排车辆（注意协调代表退房手续及把握代表返程安排），并分批安排中餐，部分将安排药膳，候选用膳处：胡庆余堂、娃哈哈美食城杭州环湖大酒店、杭州中山大酒店等。
2.非组织外出
非组织外出，陪同人员主要为志愿者，由会务接待组统一安排。
（六）专家接待 1.免检手续办理
遵循国际惯例，对被邀请的世界卫生组织及其它贵宾做好免 检手续，并安排陪同翻译、专车司机。
2.领导会见安排
A.根据组委会统一安排，明确国家领导人及国家药监局及省市领导的会见时 间、地点、参加会见人员的名单、人数及流程安排；
B.会见场地布置； C.安排接送司机、专车。3.细微关怀
A.下榻处置市长附名欢迎卡、鲜花； B.下榻处每日必换的水果。
（七）记者接待 1.记者报道团
记者报道团的外地记者安排住宿，全部统一安排就餐，并注意做好夜宵的安排，记者报道团的外出用车予以特殊照顾。
2.新闻发布会
明确新闻发布会的采访记者名单、人数并准备相应礼品，安排会后用车。3.个别采访
对于非组委会安排的新闻媒体临时采访，在秘书处协调下，积极配合、友好合作。
（八）其它服务 1.会前接待
18日前到杭并要求接待的代表（费用自理）委托由“浙江海外”公司安排并尽量满足用车需要。
2.返程安排
A.22日中午12点为退房时间，应提前与代表接洽，办好退房手续。B.根据返程时间，安排好返程用车。3.会后服务
1.宣布会议开幕（闭幕）：
объявить конференцию открытой（закрытой）。Конференция объявляется открытой（закрытой）。
2.致开幕（欢迎、闭幕）词：
выступить с вступительной（приветственной，заключительной）речью 3.祝贺会议胜利召开：
поздравить с открытием конференции 4.作报告（通报信息）：
выступить с докладом（сообщением。.）5.向……（呼吁、号召）： обратиться кому с。.речью（призывом）6.现在请…致欢迎词：
Слово для приветствия представляется кому 7.举行招待会欢迎代表团（的来访，到来）： устроить приѐм в честь делегации
8.我谨代表全校师生员工，并以我个人的名义：
от имени всего коллектива（состава）университета，а также от себя лично 9.回顾过去，展望未来：
огладываться на прошлое и бросать взор в будущее 10.取得预期成果
добиться желаемых результатов 11.借此机会（值此……之机）：
пользуясь случаем（по случаю чего，в связи с чем）12.就共同关心的问题交换意见
обменяться мнениями по вопросу，представляющему взаимный интерес 13.最后预祝……圆满成功：
В заключение желаю чему большого успеха！（预祝会议圆满成功！Желаем，чтобы конференция завершилась полным успехом。）
1.海内存知己，天涯若比邻：
Для настоящих друзей нет далѐких расстояний。2.有朋自远方来，不亦乐乎！：
Приятели приехавшие из далека принесли нам безграничную радость！3.人有悲欢离合，月有阴晴圆缺，此事古难全。但愿人长久，千里共婵娟：
Люди радуются и печалятся，встречаются и расстаются。Луна бывает полная и молодая。В жизни полно превратностей судьбы，в природе полно изменениями климата。Издревле не может быть，чего ты хочешь，то и получишь。Лишь бы дружба была вечной，в разных местах мы думали об одном и том же。4.我提议（愿举杯），为……干杯： Я предлагаю тост（хочу поднять бокал）за кого-что！За кого-что выпьем до дна！5.请接受我衷心的祝愿与节日的问候：
Примите мои самые сердечные пожелания и поздравления с праздником。6.建立战略协作伙伴关系：
установить отношения партнерства и стратегического взаимодействияотношения 7.最后我要再次强调：
В заключение ещѐ раз подчеркну，что
8.我想对这次会议的承办者给予我们的盛情款待表示衷心的感谢：
Я хотел бы выразить нашу сердечную благодарность организатору за оказанный нам радушный прием！
9.…之间的友谊源远流长：
Дружба между кем уходит в далекое прошлое。10.你们不远万里来到中国：
Преодолев трудности дальнего пути，вы приехали в Китай。11.两边关系进入了一个新阶段：
Двусторонние отношения вступили в новый этап。12.双方将共同努力把中俄关系发展到新的高度：
Обе стороны будут направлять совместные усилия на то，чтобы вывести китайско-российские отношения на новый уровень。13.请允许我再一次欢迎你们：
Позвольте мне ещѐ раз поприветствовать вас。
1.感谢你们友好的邀请和周到的安排：
поблагодарить вас за любезное приглашение и прекрасную организацию 2.备水（薄）酒一杯，为贵宾们饯行：
подготовить скромный ужин（обед）в честь проводов высоких гостей 3.应邀参加今天的晚宴：
по приглашению принять участье в сегодняшнем ужине 4.在非正式场合讨论这些问题：
побеседовать по всем этим проблемам в абсолютно неформальной обстановке 5.会议最后签署了（通过了）共同声明（宣言，联合公报）：
Совещание закончилась подписанием совместного заявления。［ В заключение принята декларация（коммюнике）。］ 6.做……我感到十分荣幸：
Для меня что делать большая честь。
7.向……表示深切的同情和诚挚的慰问：
выражать кому глубокое сочувствие и сердечное соболезнование。8.向……致以崇高的敬意和良好的祝愿：
выражать кому глубокое уважение и добрые пожелания 9.《中俄睦邻友好合作条约》：
Договор о добрососедстве，дружбе и сотрудничестве между Китаем и Россией 10.值此……之际，请接受我诚挚的祝贺：
Примите мои сердечные поздравления по случаю чего 11.给……留下深刻（难忘）的印象： оставить у кого глубочайшее（незабываемое）впечатление 12.请多多关照：
Прошу любить и жаловать。13.有宾至如归的感觉： чувствовать себя как дома
14.山与山不相遇，人与人总相逢：
Гора с горой не сходятся，а человек с человеком сойдутся。
一、会议接待前期筹备：
1、会场布置
（1）签到台（1 个）：
布置在酒店大堂门口
（2）指示牌（2 个）：
（其中 1 个放于酒店大堂门口，1 个放于会议室门口）
会议室：可容纳260人正规剧场式，投影仪和屏幕音响设备。（桌面上需摆放
纸 笔、桌牌、水，摆放美观、统一）
（3）会议室背景喷绘：按照主席台背景的尺寸会议的情况制作
（4）会议室宣传横幅：按会场情况会议要求制作尺寸
（6）胸卡制作：按会议参加人数制作
（7）胸卡制作：按会议参加人数制作
（8）摄影、照相：在会议期间进行全程的摄影跟拍及集体拍摄、录制光碟服务。
2.火车站接待
在火车站出站口设接待处人员，根据来客乘坐的车次到达情况持“接待XX老
师”牌，在出站口等候，接待组由此将客人集中带出乘车抵达酒店。
3、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间，通知酒店接待人员提前做好相关准备，确定房间住宿安排。
2.嘉宾到达酒店，大厅接待组全员在酒店大厅恭候。
3.进入酒店后，由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.用餐（早餐、中餐、晚餐）
1.自助餐，酒店要求50人开餐。
费用预算
（1）房费：
240元 / 间×80 间× 3天 =57600 元
（2）餐费：
60元 / 位×160人× 5餐 =48000元
（3）会议场地费： 4500 元 /天×2天=9000元
（4）摄影、照相师：500元/天
为确保各项会议接待工作的顺利进行，特制定会议方案如下：
一、会议主题：
待定
二、会议时间：
20xx年x月x日至20xx年x月x日
三、会议地点： xxx酒店。
四、环境布置
（一）会场外区域布置
酒店外围环境：灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
（二）会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店（酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅）布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
（一）会议时间：20xx年x月x日、x日、x日
（二）会议地点：待定（200人会议厅）
（三）会议内容：待定
（四）会议布置：1）课桌摆放：围桌式或者课桌式摆放
2）会议鲜花：讲台花、胸花、桌花 3）会议用品：白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4）会场氛围：水牌制作、背景喷绘画面（x日、x日）无线麦若干、背景音乐、X展架
（五）会后合影：时间：在会议结束前，告知大家不要急于离场，按序下楼，在指定地点合影留念。
地点：凯宾斯基酒店外的阶梯上（阶梯取代椅子）
可以给领导安排座椅，座椅上有贴领导的名字，可以对号入座。
第二板块晚宴
（一）晚宴时间：20xx年x月x日晚（具体时间待定）
（二）晚宴地点：餐厅待定
（三）晚宴方式：围桌形式或者自助餐形式
（四）晚宴布置：室外：空飘（8个）（空飘内容：）、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板（酒店外及圆形大厅内）。
室内：舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置：餐桌桌花、台签（晚宴安排内容介绍）
第三板块会议接待
（一）工作内容
1、会议流程策划；
2、编撰、印刷会议接待手册；
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务；
4、会议前期报名的接待、物品分发等；
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作；
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作；
8、提供机（车）票的订购服务工作；
9、提供专业接待人员服务工作；
10、根据需要，提供其他公务活动服务工作；
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作；
（二）组织机构及职责
1、综合协调组工作职责：
（1）负责总体接待方案的制定等文件编制工作；
（2）负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作；
（3）负责与组委会内部的全面对接工作；
（4）负责落实省市、组委会领导的接机（车）安排；
（5）负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作；
（6）负责接待服务手册的编制工作；
2、接待服务组
工作职责：
（1）负责嘉宾的接机工作，配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
（2）负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向；
（3）负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务；
（4）根据嘉宾的实际情况，具体提供接送机、车站安排；酒店房间安排；参加会议活动的详尽日程安排；嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排；会议期间车辆的调配、机（车）票的订购；接待服务人员的组织领导；
（5）负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。（在接到嘉宾后，将事先准备好的房间钥匙登记名称后，交给入住嘉宾，并送嘉宾进入房间，房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等）（6）负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制工作；
3、服务保障组
工作职责：
（1）负责接待服务组的有关活动安排，如：会议现场拍照、会前投影仪调试、检查对方资料（PPT）是否统一拷贝、播放是否正常、速记安排、会议位置安排。
（2）负责本组工作人员的一切后勤保障工作。
第四板块会后考察
一、会后考察：
1、如果会议结束后，该会组委会有安排会议考察，请提前确认人数和线路。我们会将出发时间、乘车地点及线路安排发放到每位嘉宾手里。
2、如果会后考察属于自愿报名，酒店大厅将设有会后考察线路报名咨询点。（费用自理）
二、当地游览服务（20人或以上/车）（淡季报价）
1、东线一日游：兵马俑，华清池，城墙，午餐价格：298/人；
2、西线一日游：乾陵，永泰，法门寺文化景区午餐价格：380/人；
3、市内一日游：城墙，碑林，大雁塔，午餐价格：210/人；以上报价包含门票、车费、导游服务费及30元标准中餐一次
4、东线二日游：兵马俑，华清池，华山，3正1早，华山3星级住宿，缆车上下价格：780/人
5、北线二日游：黄帝陵，壶口瀑布，延安宝塔山，纪念馆，枣园，杨家岭，3正1早，延安三星级宾馆住宿价格：958人
以上报价包含门票、车费、导游服务费及三星级酒店住宿一晚30元标准正餐三次，20元标准早餐一次。
二、其他服务：
如果您还有其他服务需要帮忙，我们将为您提供更好的服务。
1、专业礼仪接待：按照规格提供专业礼仪或者大唐礼宾卫队员。
2、可提供代订餐饮
3、订票服务：将提前收集各位参会嘉宾的返程信息，做以记录后，将机票定好后，通知各位订票嘉宾，告知可持身份证直接随送机人员前往机场。接送机收费标准。
其次是对来访问、参加会议等的客人，应首先了解对方到达的时间和车次航班，安排与客人身份相当的工作人员去接待。去接客人时要提前到达机场或者车站，不能迟到让来者久等，否则会给客人带来不守信誉的印象。接到客人之后，先要问候类似“一路辛苦了，欢迎您的到来”的话，并做相应的自我介绍，送上自己的名片，当交换名片时，身体可稍微前倾，当接到客人的名片时应先仔细看一遍再装入口袋。提前准备好回去的交通工具和住宿的宾馆。
接待时自己驾驶小轿车，后排的右侧为首位，左侧次之，中间再次之。女士不要一只脚先踏入车内，要先站在座位边上，先将身体降低，然后再将双脚收进车里。
再次在宴请客人时，主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他的可以随意安排。
最后在带领客人去某地时，如果在走廊，接待人员要再客人的二三步之前;若是在楼梯里，引导客人上楼时，要让客人走在前面，接待人员走在后面;如果是下楼，那应该由接待人员走在前面，客人在后面。若是在电梯里，接待人员应该先进入，等待客人进入电梯后再关闭电梯，出电梯时先让客人出。
会议来宾接待交谈的礼仪
1.语言礼仪
语言是人类进行信息传输的基本符号系统。而商务语言又要求做到礼貌而正式、恰当又文明、和谐又得当。根据商务接待的需要明确目的。言语和动作都要恭敬谦虚。注意使用文明用语，绝对不能出现侮辱人的话语。
2.非语言礼仪
非语言礼仪是一门艺术，包括目光、面部表情、身体姿势、手势等礼仪。但是需要注意的是一个简单的姿势可能在一种文化中表示尊重和热情，而同样移植到另一种文化中就表示侮辱和野蛮。例如在中国、美国等国家，点头表示YES，而在尼泊尔等国家表示NO。而在日本点头不代表同意，只表示对讲话者的尊重，表示理解。再如美国人认为直视他人交谈表示真诚自信，而日本人觉得不礼貌。国家的不同、地域的不同都有可能导致文化的不同，在国企的商务接待中首先要了解对方的文化背景，对症下药，避免触犯交谈者的忌讳。
公务接待来访的礼仪
1.接待人员对来访者，一般应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，应起身上前迎候。对于同事、员工、除第一次见面外，可不起身。
2.不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者，应安排秘书或其他人员接待客人。不能冷落了来访者。
3.要认真倾听来访者的叙述。公务往来是“无事不登三宝殿”，来访者都是为了谈某些事情而来，因此应尽量让来访者把话说完，并认真倾听。
4.对来访者的意见和观点不要轻率表态，应思考后再作答复。对一时不能作答的，要约定一个时间再联系。
5.对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速办理，不要让来访者无谓地等待，或再次来访。
6.正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让秘书或他人接待，以避免中断正在进行的接待。
7.对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，不要刺激来访者，使其尴尬。
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