人事档案的分类审核
因此，档案分类审核整理工作的完整实施有着重要的意义，关系着每个社会人在社会中的存在状态，有利于国家的管理。
本文针对人事档案管理中的常见问题进行了具体的分析，并提出了几点建议。
关键词：人事档案;审核整理;问题;解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。
由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
(一)档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。
通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。
因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
(二)当前资料与以往资料装订规格不相符。
《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型(297mm×210mm)。
材料左边应留有2.5cm的装订边。
A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔(从孔中心算起)8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。
干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。
以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。
而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。
档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。
(三)人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。
虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
(一)人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。
在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。
在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。
在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。
(二)完整的进行个人档案的收集工作。
个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。
在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。
对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。
当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。
(三)鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。
档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。
在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。
避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
(四)在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。
在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。
首先，确保人事档案能够准确分类。
建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料;b.自传材料;c.考察、考核、鉴定材料;审计材料;d.学历学位材料;职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务职称)材料;反映科研学术水平的材料;培训材料。
e.政审材料;f.党、团组织建设工作中形成的材料;g.表彰奖励材料;h.涉法违纪材料;i.工资、待遇材料;招录、聘用材料;出国(境)材料;人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料;j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。
依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。
所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。
作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。
认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献：
[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， (09).
[2] 丁敏. 刍议人事档案的分类审核整理[J].科技创新导报， 2014(09).
人事档案材料的收集与整理【2】
人事档案材料的收集与整理是做好人事档案管理工作的前提和基础，材料收集是否及时、准确、全面、规范，整理是否合乎标准，直接关系到人事档案的价值，决定着能否为组织人事部门提供高质量服务，更好地起到凭证与参考作用。
笔者作为事业单位一名从事人事档案管理十余年的档案工作者，谨在此谈一谈实践中的工作体会。
一、档案材料收集整理工作现状
近年，随着各级领导的重视和人事档案达标升级活动的推进，人事档案管理水平有了很大提高。
但由于某些原因，有的单位在人事档案材料收集与整理方面尚存在一些问题：
1、档案意识淡漠 人事档案一般由组织人事部门保管，档案材料的收集、鉴别、整理、归档由人事干部负责完成。
人事档案主要为组织人事部门服务，一般干部职工接触不到自己的档案，这种特殊性、距离感影响了个人对档案的关注程度，很多人不知道人事档案的归档范围和归档要求，也不重视对个人档案的充实，将工作中形成的诸如培训、资格考试、奖励、科研等材料长期个人存放，而不交由人事档案管理部门存档，造成档案不能全面反映个人综合素质，给组织考察了解干部带来偏差。
而人事干部由于工作的繁忙，对档案材料的收集、归档工作重视不足的状况也在一定范围内存在。
2、材料缺失严重 由于部分同志档案意识的淡漠，使得一些属于归档范围的有价值的材料不能及时被收集，久而久之，造成人事档案材料的遗失和破损。
而档案管理者一般由人事干部兼职，有的人员交替较频繁，本职工作的忙碌和业务素质的缺乏都影响了对档案材料收集的全面性。
职工个人不知、不交，管档单位不催、不收，导致一些档案材料始终与卷宗“无缘”。
3、档案整理欠规范 对档案材料进行加工、整理、装订，是档案管理人员的基本功之一，但有的单位管档人员队伍不稳定、交接不及时、素质不过硬、业务不熟练，影响了档案的整理水平，出现纸张大小不标准、分类不准确、装订不整齐等问题;有的卷宗零散材料长期不予装订，很容易丢失;有的材料装错卷盒，张冠李戴;有的切割不准确，材料部分内容被剪裁，损失无法弥补。
二、加强人事档案收集整理工作的对策
1、加大宣传力度，增强职工的档案意识
人事档案工作是组织人事部门的一项基础性工作，同时也是一项与全体职工切身利益密切相关的工作，收齐、管好、用活人事档案具有重要意义。
加大档案知识宣传力度，普遍增强职工的档案意识，是做好人事档案工作的保障。
我们可通过会议、培训、座谈等方式，随时将档案知识渗透到职工意识中，主动把与大家切身利益相关的档案知识送到他们手中，如继续教育学历的适时取得可提高工资待遇、年度考核表与晋升职称的密切关系，各类资格证书有利于组织考察提拔干部，招工、入伍等参加工作材料与个人社保利益的息息相关等等，使他们在无形中接受档案，知道档案在日常的工作、生活中的重要作用，了解档案的重要价值，提高大家的档案意识和协助做好人事档案工作的自觉性。
2、加强档案材料收集力度，保证档案的完整性
收集人事档案材料是人事档案工作的基础。
为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。
如可建立兼职档案员制度，选派专人作为各部门的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人;同时保持人员的稳定，人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，有利于单位及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。
档案管理部门也要变被动接收为主动出击，对定期形成的如年度考核表、奖励、职称、工资等材料及时督促材料形成部门按时保质上交，同时了解掌握职工动态，不失时机地主动收集有价值的属归档范围内的材料。
3、加强人事档案管理人员队伍建设，提高档案整理水平
材料收集完备后，档案管理部门将对材料进行一系列的鉴别、分类、排序、加工、归档工作。
档案管理人员必须掌握过硬的基本功，熟练进行档案整理工作。
首先要对材料进行审核，看材料是否属于归档范围，是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备;然后将审核完毕的材料进行技术加工，对不规范纸张适当进行折叠、剪裁、托裱等，制成整齐划一的16k纸张，按照《干部档案工作条例》相关规定进行分类、排序，使用《组织干部管理信息系统》软件进行信息录入并打印档案目录;最后将条理清晰、整理规范的档案材料打孔、装订、归档，完成对一卷人事档案的阶段性整理。
以后陆续收集的档案材料也要严格按照流程补充入档案卷宗。
档案的整理过程比较繁琐，需要档案工作者以耐心、细致的工作态度，学习档案知识、掌握专业技能才能做好。
单位应选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质。
档案管理人员尽量保持稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。
一、干部人事档案审核工作中发现的突出问题
(一)现代化档案意识淡薄,从而导致管理基础设施落后。
受传统干部人事档案意识的影响,从领导阶层、人事档案工作者到广大干部群体,均存在不同程度档案意识淡薄,致使干部人事档案管理的内外部环境不是很理想。有些领导认为干部人事档案管理只要看好故纸堆,保证其不丢失,能应付日常查档、外调就行了,对干部人事档案工作缺乏深刻认识,缺乏对干部人事档案工作统筹整体规划,更谈不上档案保管、保护等基础设施的建设。而档案工作人员长期身居斗室,与外界接触甚少,现代化档案意识淡薄,狭隘地认为干部人事档案工作就是“收收、装装、贴贴、取取、放放”的事务性工作。如我校干部人事档案是由人力资源部下设的人事档案室来负责,独立于学校档案馆档案业务工作,本身脱离于学校档案工作整体规划,只配备1名专职人员,来全权负责全校所有教职工包括干部人事档案,工作负荷很大,从人员配备、基础设施建设、信息化建设与服务方面与学校档案馆档案管理整体水平相差甚远。
(二)档案材料内容不完整,案卷整理不规范。
在本校2015年的干部人事档案审核工作中,作者发现以下问题尤为突出:1.从档案分类到每一份档案材料本身的信息内容不够充实,完整性、真实性差,不能全面、客观地反映干部的基本情况,重要材料短缺现象普遍存在。如,干部履历表、专业技术职称评审材料等基本每一类材料都会出现或多或少的短缺,内容信息之间连续性、呼应性差,有些能够体现干部本人业绩的获奖材料、干部德才表现的材料都没有收集来。2.档案管理人员缺少对材料内容之间系统的了解。如,在收集鉴定时,原本通过前后对照检查各类材料就可以发现“三龄”中矛盾的地方,却没有及时查找,而是按部就班地收集归类,导致与干部本人利益息息相关的一些矛盾信息沉睡,而到干部人事档案审核之时才不得不下功夫仔细查找,而一般工龄认定、年龄认定等材料程序复杂,迟迟不能及时入档,导致工作效率低下。3.1980年中组部发布的《干部档案工作条例》和《干部档案整理细则》,把干部人事档案分为10大类,但实际操作过程中,有些档案材料内容有一些交叉,造成分类难以鉴定,加之不同档案管理人员主观认定不同,如果相互之间缺乏沟通,就会造成整个档案分类体系混乱,这与档案管理的目标肯定是相违背的,在审核时就曾发现同一类材料分类不统一的情况。4.目前我校干部人事档案管理还没有有专门的数据库软件,目录是在设置好的word模板里建立,此现象目前在人事档案界也不足为奇。干部人事档案本身是一项持续性动态补充的工作,没法一次性通过打码来物理定位,只能通过类角码来进行固化,因此目录模板设置的合理性及著录的准确性直接关系到日后干部人事档案的服务效率。然而实际工作中,具体到每一个人的目录信息库时,档案管理人员信息著录严重缺乏针对性,只是泛泛拟写。
(三)档案信息化建设严重滞后,与信息时代发展不和谐。
这也是作者作为学校档案馆人员参与2015年干部人事档案审核工作的一个深刻体会。档案数字化建设已成为档案界关注的热点,对照干部人事档案管理,信息化建设缺乏统筹总体规划,完全处于自流的状态,目前干部人事档案信息化管理没有适用度很广的档案管理软件,信息化人才队伍建设比较薄弱,信息化建设还停留在把个人信息、档案目录输入计算机,查阅利用主要还是翻阅纸质档案,没有将现代信息技术应用到干部人事档案管理之中,无法建立上下互联的信息数据库,从而造成档案管理信息化建设严重滞后,有关干部人事档案信息化建设的标准、规范比较匮乏,而标准和规范是要经过实践的检验和积累才可以修改更新。在具体的干部人事档案审核工作要求中发现,之前多次的审核内容主要是对纸质档案的审核,对干部人事档案信息化建设并没有提出要求,这明显与整个档案信息化事业发展严重脱节。
(四)档案工作人员知识结构水平低,档案服务效能低下。
人永远是管理中最积极、最活跃的因素,是发展干部人事档案管理工作的关键,有些干部人事档案管理工作者沉不下心来,对工作本身缺乏敬畏、专注、敏感和热爱,知识结构、业务能力、创新意识不能满足新时期档案工作的需要。收集来的档案信息不够全面、真实、准确;根深蒂固的重管理、轻服务的看堆式管理方式;干部人事档案自身的机密性;信息化建设滞后等长期以来积累的这些弊病,严重影响了干部人事档案工作服务于党政、组织人事工作效用的发挥,从而导致干部人事档案管理陷入一种恶性循环之中。服务效能低下,得不到领导的重视,严重打击了干部人事档案工作者的积极性和主动精神。
二、改进干部人事档案管理工作的几点思考
(一)完善现行干部人事档案管理体制,优化档案审核机制。
干部人事档案管理应紧随我国干部人事制度改革的步伐,优化干部队伍的分类管理,探索多形式的干部人事档案管理方式及流动人员档案管理,进一步加强干部管理部门同人才交流服务中心的沟通,逐步完善干部人事档案的管理体制,让干部人事档案管理呈现“繁花似锦”的状态;建立科学、合理有效的收集机制。从源头抓起,把日常收集和专题收集,递送与索要、内部收集与外部收集相结合起来,档案工作人员要葆有职业应有的敏锐力,时刻关注人事工作和干部个人的动态发展,建立档案收集网络工作机制。收集的范围根据利用的状态和社会的需求做合理调整,不能保持一成不变,在利用的过程中,发现的问题要及时反馈归档部门,以便后期改进和完善,避免重复的问题反复发生。
(二)重视干部人事档案材料的鉴定审核,确保收集案卷的质量。
作为收集人员,我们不能停留于送什么、收什么的被动状态,而要对材料进行细致入微的系统检查,重点检查档案的完整性和真实性。收集人员要充分认识到这一点,发现的问题一定要及时反馈归档单位,责令其及时修改和补充,把问题尽可能消灭在档案归入库房使用之前,并避免以后类似问题再发生,这也是档案工作反促行政工作的一种良好效应,通过鉴定审核,归档双方的工作质量、工作效率不断提高,相信干部人事档案管好用好了,一定会迎来干部人事档案事业的春天。
(三)强化干部人事档案信息化、规范化、多样化管理。
在信息文明环境下,构建面向社会的干部人事档案管理服务体系是干部人事档案工作的必然选择和发展趋势,其中建立干部人事档案数据库是干部人事档案信息平台建设的基础工作,很遗憾的是,至今仍没有全国通行的干部人事档案适用软件,传统的干部人事档案管理模式和条件比较落后,属于经验管理和手工操作,大大影响了干部人事档案的管理效率和档案信息的开发利用,同时也不利用干部人事档案知情权的实现。
(四)提升干部人事档案工作人员的职业幸福感。
人才永远是推动档案事业发展的根本,单位内部要建立档案管理人员队伍建设、留住优秀人才的工作激励机制,同时加强对档案管理人员的档案理论知识和业务技能的培训,鼓励参加档案系统举办的各类继续教育培训班和学术研讨会,通过加强行业间的业务交流,使档案工作人员不断掌握新知识,拓宽新视野,使其逐步成长为掌握现代化信息技术,熟练运用电子计算机及现代通讯设备的复合型人才,确保与现代化档案管理工作要求相适应。
参考文献
[1].万敏.国家公务员制度的推行与我国干部人事档案工作的改革[J].档案学通讯,1997.1
关键词：人事档案；审核整理；问题；解决措施
精准、完整、齐全的人事档案能够系统、全面的记载个人品德作风、最高学历、工资待遇、技术水平、任职经历及工作表现等进行记录，是企业选贤任能、知人善任的重要工具。由于我国现阶段进一步深化改革用人制度，所以更要充分发挥人事档案工作的重要作用，认真分类、审核、整理人事档案，对人事档案真实、完整、安全及精准性进行有效维护，使认识档案作用得以充分发挥。
一、整理人事档案时所存在的主要问题
（一）档案整理主要为手工操作，使很多现代化技术得不到应有的开发。通常人事档案管理员由组织部门或者人事部管辖，且其人事档案管理措施也对以往操作方法进行了延续，他们基本上都是手工操作人事档案排序、分类、裁剪、编号及装订等各道工序。因为人事档案相关配备人员缺乏、单位领导重视度不够等因素，使得各单位很少有精力去科研怎样通过计算机对人事档案进行分类、审核与整理，怎样通过数据库对人才结构进行分析，怎样构建电子档案以不断与科技发展现代化需求相适应。
（二）当前资料与以往资料装订规格不相符。《人事档案整理细则》中明确指出，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297mm×210mm）。材料左边应留有2.5cm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）8.3cm，下孔距材料底边5.4cm，孔中心距左边沿1.2cm，孔直径为0.5cm。干部人事档案材料转递单统一采用国际标准A4纸型。以前档案材料都是规格为16开的办公用纸载体，档案左边需要预留2.5cm左右的装订边。而目前的档案材料规格大多为A4，比如学历材料、职称评审材料等。档案中原有小于或等于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊，但是A4和16开的纸张放在一起整齐度无法得到有效保证，而如果对16开的材料进行重新打孔和裱糊，则又会浪费大量的人力，提高时间成本，且影响美观。
（三）人事档案整卷装订，不易长期保存，且具有较差保密性。虽然档案整卷装订较为美观、整齐，但是，在对档案进行查阅时，通常要全卷查阅，对个人隐私的保护极为不利，在材料添加或者复印时，必须全部拆开材料，由此反复拆卸，极易破坏材料，对长期保存极为不利。
二、人事档案的分类审核整理工作的规范措施
（一）人事档案的审核工作是实现档案规范管理的重点，在审核过程中工作人员必须要时刻保持细致严谨的工作作风，按照人事档案管理的相关流程和注意事项进行档案的审核，认真检查档案的完损工作，对于损害或遗失的篇章进行及时的补交。在审核过程中由于档案的数量较多，必须度杜绝错装和乱装事件的发生，时刻履行自身的工作职责，将别人的工作前途视为工作的重点，培养工作责任感。在审核中还要进行细节的检查，查看手续是否齐全，印章是否清晰等。在审核工作中避免低级错误的发生，不为其他人的工作前途造成困扰，履行好档案审核人员的工作内容。
（二）完整的进行个人档案的收集工作。个人档案的内容比较复杂，从就学到就业的过程中都有细致的记录，在个人档案收集的过程中就要对各个学习和工作阶段进行完整性的工作。在学校就学期间有关人事档案人员要依据档案内容进行收集，学生每学期的成绩、在校期间的奖惩、政治面貌和每学期的学习总结等。对于社会中的工作人员的档案收集，要按照相关单位的工作性质进行，例如党政机关的要对政治活动和政协会议等阶段性材料进行记录和管理，对于企业单位的要进行季度考核表和工作表现等进行档案收集工作。当然人事档案的收集工作都有具体的工作内容进行指示，只要相关工作人员能够循序渐进的进行收集，保持细心的工作态度即可。
（三）鉴别档案的真伪是档案审核管理的重要内容。档案是一个人进入社会工作的重要保证之一，为了实现公平竞争，档案管理的鉴别工作必须深刻落实。在审核过程中注意查看每个时期的工作表现和相关印章，对不规范填写和虚假信息的进行另行放置，查看相关责任人和手续是否充分，档案文件是否缺失和重复，对于异常的档案文件进行不归档处理，做到维护个人档案的真实可靠性。避免由于个别档案的虚假造成人事档案管理机构的信任缺失。
（四）在对人事档案进行整理时应该做到分类准确、审核无误。在对人事档案进行分类审核整理时，为保证所整理的档案资料与规定要求相符合，一方面应该注意对档案资料及其内容进行收集与鉴别，另一方面在加工整理每一份人事档案时，要保证档案的完整性与精美性。首先，确保人事档案能够准确分类。建议对档案资料的类型分为十类：a.履历材料；b.自传材料；c.考察、考核、鉴定材料；审计材料；d.学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。e.政审材料；f.党、团组织建设工作中形成的材料；g.表彰奖励材料；h.涉法违纪材料；i.工资、待遇材料；招录、聘用材料；出国（境）材料；人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料；j.健康检查和处理工伤事故材料等其他材料。依照人事档案材料的这些具体分类要求，对材料排列、分类合理与否进行分析，避免材料出现颠倒混淆、错装等情况。
三、结语
作为人事组织工作的关键组成部分，人事档案被称为人事管理工作的重要环节与基础。所以，在分类、审核、整理人事档案时，一定要做到细致、完整、精准、真实。作为人事档案管理人员，在其具体工作中应该将档案审核融入档案鉴别与收集、资料整理全过程。认真完成人事档案的分类审核整理工作对人事档案的有效利用具有重要意义。
参考文献：
[1] 董雪雁.浅析人事档案的分类审核整理[J].现代经济信息， 2014（09）.
一、审核工作的基本要求
1、审核干部档案，须做到逐页逐项的核对材料内容和有关信息，保证材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。
2、建立干部档案审核责任制，实行谁审核、谁负责的原则，确保审核工作的准确性和严肃性。审核人员领取档案要签字，工作中要做好档案的出入库管理，领出的干部档案必须及时归还，杜绝秩序混乱、材料混装的现象发生。
3、对审核出的问题，要逐一进行登记，审核工作结束后，要及时催要材料。材料补充收集后，要进行认真的鉴别整理，并及时归档。
4、凡规定由组织盖章的材料，应有组织印章；凡个人撰写的材料，应有形成时间及本人签字。
5、对档案中涉及的干部出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息前后记载不一致的，在没有组织出具的更改证明的前提下，出生时间、参加工作时间以档案中最早记载为准；入党时间以支部大会讨论通过的时间为准；涉及学历学位档案记载与本人填写不一致的，进行催要，在无法补充的情况下，以档案中教育部承认的学历学位证明为准。
6、所缺材料向材料形成单位进行催要，如确实无法补充，单位要出具书面说明。
二、审核工作程序
l、对档案进行整体翻阅，熟悉档案内容，并注意有无错装材料的情况，有错装的应及时更正。
2、逐页逐项的核对材料内容和有关信息，主要审查项目按档案分类说明如下：
第一类：履历材料。
有中共中央组织部制发的1988、1999年版的《干部履 历表》。
第二类：鉴定〈含自我鉴定〉、考察、考核材料。1997年以来每年《年度考核表》齐全，有本人签名（表中无本人签名栏的，无须本人签名）和组织盖章；提拔任副处及以上职务的干部考察材料（1997年以来的干部考察材料应有形成材料的单位和时间）；在任期或离任后对干部进行过审计的应有审计结论或综合审计报告等材料。
第三类：学历学位、学绩、培训和专业技术情况材料。
应有与本人学历、学位相应的学历、学位材料；1997年以来三个月以上培训材料；专业技术职务呈报表（评审表）。
（1）“文革”（1966年）以前毕业的，须有高校毕业生登记表；
（2）1970－1976年入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；
（3）1977年以后入学的：
☆大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表；
☆硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定及有关材料，参加硕士研究生单独考试的，学历材料中还应有专家推荐表；
☆博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定及有关材料。
（4）同等学历申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表（单）和授予硕士、博士学位决定及有关材料，其中，授予硕士学位的还须有国家统考科目统考成绩合格证书复印件；
（5）获得党街道学历的，须有党街道毕业学历证明、学员成绩表和学员毕业鉴定表；（6）获得其他学历的，须有教育部规定的相关材料；
（7）三个月以上的理论、专业、技能等培训材料齐全；
（8）评聘专业技术职务（任职资格）的材料齐全，如：晋升专业技术职务（职称）呈报审批表，专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务的呈报审批表等。通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等职业资格证书的应有相应的《专业技术资格考试申报表》或相应的证明。
第四类：政治历史问题审查材料。
更改出生日期、参加工作时间、民族等项目的，应有更改的相关材料，如个人申请、调查报告、证明材料和上级批复等。
第五类：加入党团材料。
（1）中共党员应有《入党志愿书》，1985年、1990年填写的《党员登记表》；
（2）加入民主党派的应有申请书、登记表等材料。
第六类：奖励材料。
省部级及以上奖励材料，如先进性工作者审批表（登记表）、科技和业务奖励材料、立功授勋与嘉奖材料等。
第七类：处分材料。
任副处级及以上职务后受过处分的，应有处分通知、决定（包括免予处分的决定）等材料。
第八类：工资、吸收录用、入伍、任免、出国等材料。（1）1997年以来的工资材料齐全或在《干部工资级别登记表》中有相应记载；
（2）1997年前任副处级及以上职务的应有与任职经历相应的《干部任免审批（呈报）表》或聘任合同书；1997年以来的《干部任免审批（呈报）表》按规定逐项填写，不能出现空白，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，并盖有组织印章；平职调动的只需《干部任免审批（呈报）表》。
三、审核工作的注意事项
1、审核人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，严防泄露干部档案内容。
2、在审核档案过程中，要加强对档案材料的管理，注意档案中散件的保存，对抽出及补充来的材料要及时登记、移交，不得将档案带出工作室，防止遗失。
3、注意爱护档案，严禁涂改、损坏材料，严禁在档案附近吸烟、喝水，以免污损材料。
根据省、市委组织部关于干部人事档案审核整理工作的安排部署，在市委组织部相关科室和县委组织部领导的精心指导下，强化措施，扎实工作，现将有关情况汇报如下。
一、基本情况
县委组织部保管的主要是科级干部、党群系统公务员和参公人员，以及部分政府部门公务员、参公人员和卫生系统部分干部的档案。组织部档案室共有干部人事档案1513人，其中，县级干部3人，正科级干部249人，副科级干部512人，一般干部749人。
二、做法和特点
组织部领导高度重视，大力支持，协调解决干部档案室2间，实现了库房面积达标和“三室”分开的要求，配备了防盗门窗、灭火器、温湿度表、空调等，为圆满完成干部档案审核整理工作奠定了坚实的基础。
在干部人事档案审核整理过程中，我们本着对组织负责、对个人负责的原则，严格按照各个工作阶段的具体要求，认真检查、核对、装订每一本档案，自始至终做到精益求精、慎之又慎。在“三个时间”和干部身份认定上突出一个“准”字，对收集上来的归档材料都要严格审查、核对，经过审查凡有疑点的全部退回，并深入审核对象的相关单位实地调查核实。截至目前为止，审核登记档案1513卷，无问题的780卷，需要调查核实的干部人数300人，已经核实完毕的干部人数433人。应上会认定的档案卷数1513卷，已上会认定780卷，形成认定表的70份。
在档案装订的同时，我们将所有的档案资料，包括目录、“三个时间”、干部身份认定表以及一些原始材料都录入了档案室电脑中的人事档案管理软件中，并且连接配备了32寸显示器。比如需要查找某人的档案资料，通过计算机查询其编号或姓名就可以直接快速的将个人信息清楚的显示出来，真正做到了一目了然和快捷迅速。
三、存在问题和今后打算
尽管我们在干部人事档案审核整理方面做了不少工作，取得了一些成效，但仍然存在一些问题。一是档案资料还存在不齐全问题。尽管我们在干部档案资料收集方面花费了大量心血，付出了艰苦努力，但是由于时间久远，一些不准确的材料又不能入档，致使部分干部档案中资料仍不完整。二是部分单位、个人对干部人事档案工作仍不够重视。
一、企业职工档案的内容和分类 ★第一类:履历材料
职工履历表,简历表以及反映职工个人履历情况的各类登记表 1.履历表(书),简历表;2.职工,教员,军人(包括入伍,退伍)学生等各类人员登记表;4.更改姓名材料;5.就业登记申请书;6.委托存档登记表(寄存人事档案登记表);7.失业转就业育龄人员婚育情况登记表.★第二类自传材料 工作经历
思想发展性质的自传 其它属于自传性质的材料
凡是本人书写的叙述本人经历,思想变化过程,家庭情况,社会关系等内容的材料,属于自传材料.★第三类鉴定,考核,考察材料
职工鉴定,调动,考核,民主评议等内容的考察材料,登记表 1.鉴定表(含自我鉴定);2.组织正式出具的职工表现材料;3.考核登记表.★第四类学历,培训和评定岗位技术(技能)材料
学历,学位,毕业生登记表,培训结业登记表,成绩登记表及毕业鉴定,证明材料;晋升专业技术职务(职称)审批表,聘任呈报表及考绩材料,职业资格证书;职工创造发明,科研成果,专利,著作及有重大影响的论文等鉴定材料及目录.★第五类政审材料
审查职工政治历史情况的调查报告,审查结论,上级批复,本人对结论的意见,检查交代或说明情况的材料, 主要证明材料;甄别,复查结论(意见,决定),调查报告,批复及有关的依据材料;入党,入团,参军,出国等政审材料;更改职工的民族,年龄,国籍,入党,入团和参加工作时间的组织审查意见,上级批复以及所依据的证明材 料.★第六类参加中国共产党,共青团及民主党派的材料
中国共产党入党志愿书,入党申请书和转正申请书,中国共产党党员登记表,不予登记的决定,组织审查意
见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表,认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和
组织审批材料,退党材料,取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书,申请书,团员登记表,退团材料;加入民主党派的有关材料.★第七类奖励材料 各种先进人物登记表
先进模范事迹
嘉奖,通报表扬等材料 ★第八类处分材料
处分决定(免予处分的处理意见),查证核实报告,上级批复,本人对处分的意见和检查,交待材料;通报批评材料;甄别,复查报告,决定,上级批复及本人意见;公安机关和纪检部门处理违纪违法材料;法院审判工作形成的判决书.★第九类劳动关系和工资,待遇审批材料
工资级别登记表,职务工资变动登记表,调资审批表,定级和解决待遇的审批材料;招用职工登记表,任免呈报表,录用和聘用(续聘)审批表,劳动合同,终止或解除劳动合同报告书,解聘,辞退 材料;保险福利待遇(失业,养老,医疗,生育,工伤,住房公积金)的审批表,再就业材料;从事特殊工种工作登记卡,企业职工参加工作时间及连续工龄核定表,计划生育审批表;退(离)休审批表;复员退伍,转业审批表;大中专院校毕业生派遣证;工作调动介绍信
出国,出境人员审批表;党代会,人代会,政协会议,工青妇等群众团体代表会,民主党派代表会代表登记表.★第十类其他可供组织参考的材料
招工,参军,参加工作,毕业生,工作调动等所做的体检表,有残疾的体检表,残疾等级材料;非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书;个人诚信材料等.二、归档要求
完整,齐全,准确,手续完备 注: 归档文件的书写和制作材料应能耐久保存,原则上统一使用十六开规格办公用纸;(185×260)保证书写质量,字迹要端正,清晰,书写材料一般应使用碳素墨水,不得使用铅笔,圆珠笔,红色墨水,纯蓝墨
水及复写纸等不利于档案长久保管的书写材料
三、鉴别 ,判定归档文件是否属于某一立卷对象的职工档案或是否属于应归入职工档案的内容,对不属于职工档
案内容或重复多余的文件材料应按规定进行清理;2, 判断归档文件是否属于办理完毕的正式文件材料,未经办完或查证核实的不得归入职工档案;3 ,审查材料是否齐全,完整,对不完整,来源和时间不明的材料,应查清注明后再归档;凡是查不清楚或对象
不明确的材料,不能归档;政审材料一般应具备审查结论,调查报告,上级批复,主要证明材料,本人的交待等.处分材料一般应具备处分决定(包括免以处分的决定),调查报告,上级批复,个人对处分的意
见等.以上材
料属于成套的,必须齐全.4, 审查材料是否手续完备,须经企业审查盖章或本人签字的,应在签字盖章后归档;审查结论,处分决定,组织鉴定,民主评议和组织考核中形成的综合材料,应有本人的签署意见或由组织注 明经过本人见面.任免呈报表须注明任免职务的批准机关,批准时间和文号.出国出境审批表,须注明出去的任务,目的及出去与返回的时间.5 ,鉴别时,发现档案中缺少有关材料,应及时进行登记并收集补充.四、组件
原则: 每份文件为一件 注: 正文与定稿为一件,正文在前 正件与附件为一件,正件在前 原件与复制件为一件,复制件在前 原件与转发件为一件,转发件在前
五、排序
1,按归档文件形成时间排序
第一类(履历)第二类(自传)第三类(鉴定考核考察)第四类(评定岗位技能和学历材料)第七类(奖励)第九类(招用等)第十类(其他)2,按归档文件内容的主次关系进行排序 第五类(政审)第八类(处分)注: 材料的排列顺序为:上级批复,结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人
检讨或交待材料等.3,第六类
排列顺序为:按入团,入党,入民主党派排 入团志愿书应排在入团的其它材料之前
入党志愿书应排在入党的其它材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序.4,第九类
材料既可按形成时间排序,也可按材料性质相对集中排序.按材料性质相对集中排序的方法是: 工资情况的材料 录用,任免材料 保险福利待遇材料 出国,出境材料
每种材料再根据形成材料的时间顺序排列
六、修整装订 总要求: · 以件为单位 16 开(185×260)· 装订应结实,整齐,不掉页,不倒页,不压字, 不损坏文件,不妨碍阅读
(一)对超出16 开规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪
裁的材料,须进行折叠.折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠,竖折叠,横竖交叉或梯形折叠等办法.折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字,照片不得损坏,便于展开阅读.(二)对破损,卷角,折皱和小于16 开规格的档案材料,要进行裱糊.裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶
水必须能防虫蚀,不腐蚀纸张;裱糊后的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤.(三)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字,不损害材料内容.(四)拆除档案材料上的大头针,曲别针,订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料.装订要求: 每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐,平整,装订牢固,具体方法:(一)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符.(二)理齐档案材料.材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐.(三)打孔.在材料左侧1.5 厘米处竖直等间距打三个孔,孔距8.3 厘米,用鞋带装订.(四)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮.档案卷皮须书写档案人的姓名.(五)装盒.将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名,档案号和籍贯.(六)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查.(七)后续档案材料的整理.后续职工档案材料,每半年整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经
手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中.七、编目 1,页号编写
在有书写内容的每页归档文件正面的右下角,背面的左下角起依次标注页号 注: 托裱若干小幅面材料的1 张托裱纸按1 页进行编号 2,类件号编写
在归档文件首页右上方空白位置加盖“类件号”章 类号:“一”到“十” 件号为同一类材料内的顺序号,按时间顺序或主次关系确定 页数为阿拉伯数字 3,卷(袋)内目录
·置于每个职工档案材料卷(袋)首 ·用耐久材料书写或计算机打印 ·各项目应填写应完整,准确 注一
:每类之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用 类件号:按照类别排列顺序,如:“一类第一(或1)件” 责任者:归档文件形成单位或个人,即文件的署名者
题名:填写归档文件的标题,应完整,准确;对没有题名或不能反映文件内容的,应另行编写,用“[ ]”括起
日期:采用阿拉伯数字8 位表示,可分两行书写 页数:该件材料总页数
要求: 每卷档案必须有详细的档案材料目录.目录是查阅档案内容的索引,要认真进行编写.具体要求:(1),按照类别排列顺序及档案材料目录格式逐份逐项地进行填写;(2),根据材料题目填写“题名”.无题目的材料应拟定题目.题目过长,可适当简化.拟定题目或简化题目,必
须确切反映材料的主要内容或性质特点.凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目或在目录上加 以注明;(3),“日期”一般采用材料落款标明的最后时间.复制的档案材料,采用原材料形成时间.(4),书面目录要工整,正确,清楚,美观,不得使用圆珠笔,铅笔,红色及纯蓝墨水书写目录.填写目录后,要检
查核对,做到准确无误;(5),书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用.★卷内备考表的填写:后面填初次整理时间及人员姓名 中间填每年整理人,检查人,整理时间 4,检索工具 要求
企业职工档案管理机构应建立职工档案检索工具或管理台账(案卷目录).项目包括:姓名,档号,存放地址, 备注等.按姓氏笔画多少或第一个字母的顺序排列.每个姓氏后预留部分空格,常用姓要预留多一些.“王, 刘,李,张,” 职工档案用“10”或“ZG”来表示,下设1,在岗职工,2,退休职工,3,离岗职工,4,死亡职工,案卷号的表示
如,“ZG1-1” “ZG2-1”
八、档案装具 档案卷皮档案袋 卷皮规格: 长27.4 厘米,宽20.5 厘米;左边设三个装订线眼,眼距(从眼中心算起)8.3 厘米;线眼中心距左侧边沿1.5 厘米,上下线眼中心距上下边沿均为5.4 厘米 材料: 一般可采用300 克的单面白板纸加包布面,或只用布包边角,也可以用纸裱糊,但不宜过厚,以减轻档案重 量 颜色: 应采用浅色,如浅黄,乳黄色等,不能用大红,大绿,或黑,蓝,紫等深色.卷面上的字,一律用正红色 项目: “企业职工档案”,“姓名”,字体与距离: “企业职工档案”用楷体(72 磅),字与卷面上边沿距离为7 厘米
“姓名”用大一号宋体,与卷面下边沿相距5.5 厘米,书写姓名不得用同音字或不规范的汉字 2 ,档案袋
规格: 长30 厘米,宽23 厘米,厚(折叠部分)2.5 厘米 材料质量: 可根据条件选用较好的牛皮纸 袋面项目: “企业职工档案袋”,“姓名”,“制作单位” 字体和字的颜色
2014年10月, 中央组织部召开了全国干部人事档案专项审核工作会议, 在全国分三批部署干部人事档案专项审核工作, 以杜绝人事档案弄虚作假、整理不规范等现象, 保障人事档案质量, 更好地为人事工作服务。2015年11月30日, 中央组织部又召开中央单位干部人事档案专项审核工作推进会, 深入贯彻中央领导的重要指示, 认真落实该会议要求, 进一步推进中央单位干部人事档案专项审核工作。此次专项审核发现党政机关的人事档案审核整理工作开展较好, 而国有企业的基础较薄弱。
国企人事工作的改革以及人事档案事业的快速发展, 尤其是档案信息化的发展, 对人事档案管理提出更高要求, 迫切需要审时度势地对国企现有人事档案审核整理工作进行深入细致的审视、梳理, 挖掘问题, 提出对策以指导。
一、国企人事档案审核整理工作突出问题
人事档案审核整理指将收集到的比较散乱的个人资料经过系统的鉴别、分类、排列、编目、装订组成有序整体, 为组织人事工作提供原始依据。经调查分析, 笔者总结出国企人事档案审核整理工作的主要问题:
(一) 新材料形成过程不规律, 整理工作反复进行。在人事档案收集中, 伴随单位职能的持续运转, 同时会产生大量零散人事材料。这些材料内容及形成时间、部门因个体而异。国企档案材料收集随意, 材料来源与范围及收集移交时间、方法、手续、责任主体不明确, 导致收集的材料零散不齐、归档时间不固定。造成经常重复整理档案, 浪费时间、人力、物力和财力, 降低工作效率, 加剧档案人为破损。
(二) 档案缺失与不真实。在人事档案审核中, 人事档案材料缺失、不真实, 信息有误的情况屡有发生。经调查分析, 笔者总结出人事档案缺失的主要原因有:1.档案转递时, 因原单位工作人员失职, 未主动交出该员工的所有档案材料或丢失部分材料。2.档案收集时, 因企业管理人员档案意识淡薄, 未有意识把该纳入归档范围的材料及时齐全地收集移交。3.档案整理时, 因整理人员对归档范围把握不当和其他环节的失误, 导致某些该归档材料未归档或遗失, 不必归档的却归档。4.档案保管时, 因保管措施不当导致部分档案缺损或无法查找。
失真的主要原因有:1.有意造假。因档案部门监管不力及个人利益驱动, 有意涂改、造假档案。如员工为找到体面的工作而故意篡改个人年龄、履历, 为获得高薪或退休金而伪造参加工作时间、工作经历等。2.无意误填。因相对人填写材料时的误解或疏忽导致。在整理某国企人事档案时, 笔者发现相当部分团员登记表、毕业生登记表的出生日期记载, 入党志愿书里的入党时间记载与最新简历不一致。深入调查得知大多数员工出生日期不一致是因农历与公历生日混淆, 入党时间不一致是因在不同时期对入党时间的认识变化。
(三) 分类标准泛化, 整理人员认识不统一。分类是档案整理的基础和决定性环节。因每位员工个人经历不同, 其人事档案构成复杂多样, 但人事档案的分类标准比较宏观, 类目含义及范围表述概括且某些类目间含义交叉, 易造成分类不准。大多数档案整理人员缺乏扎实的专业知识和职业素养, 很容易因理解不当造成分类不统一, 直接影响档案查找。
(四) 审核效率低, 质量得不到保证。有效审核企业人事档案需要强有力的制度支持、专门的工作标准和组织保障。很多国企未制定严密的审核方法, 遇到问题才考虑解决方案且各执己见, 增加了审核难度, 使审核工作难以持续有效开展, 审核质量难以提高, 同时不利于保护档案。审核片面、不细致, 审核时只看最早形成材料记录与最新记载, 而不看其他相关记载;只审“三龄一历”, 不审姓名、工作经历、政治思想状况等。审核中发现材料记载前后不一致或归档材料不齐, 仅记录问题未及时核实并作整改或补充收集缺失材料。审核人员业务知识欠缺, 责任心不强。工作人员迫于上级要求开展事后审核, 急于求成, 粗略浏览材料, 仅核对关键数据, 不能发现细节问题, 企图蒙混过关, 使审核浮于形式, 不能深入全面触及档案内容, 严重影响审核实效。
(五) 整理流程烦琐, 检查环节常被忽略。人事档案整理分为八个环节:收集、鉴别、分类、排序与编号、著录、检查、装订、填写装盒, 环环相扣, 各环节难以同时进行, 整理总工序长。企业人事档案整理若得不到有效组织与合理分工, 各环节衔接不当, 易耽误整体进度。档案检查是指对整理好的人事档案进行逐人、逐件、逐页的全面核查, 发现差错, 立即修正。很多整理人员在进行人事档案收集、鉴定、分类、排序、编号、著录后, 急于将其装订、上架, 忽视对档案材料的检查, 不能及时纠正问题, 影响人事档案质量。
二、国企人事档案审核整理问题的解决对策
人事档案管理是做好人事工作的基础, 国企领导应重视人事档案审核整理, 健全审核整理工作保障体系, 包括完善的制度、组织、经费、人员等保障。基于我国国企人事档案审核整理问题, 为提高审核整理的规范性、科学性与有效性, 促进人事档案作用的发挥, 笔者提出以下建议:
(一) 实行“新形成的人事档案材料及时收集和定期归档”制度。国企应制定归档制度来规范人事档案收集工作, 约束员工行为。要求相关员工在工作中随时积累人事档案材料;相关部门疏通档案来源渠道, 主动收集人事档案材料, 并定期移交归档材料, 以此避免移交材料的零散, 从源头上保证人事档案的齐全与完整。归档部门定期审核整理新材料, 更新人事档案内容, 从而保证新归档材料的系统性, 降低整理工作频率, 提高整理效率及质量。
(二) 灵活把握分类标准, 规范整理方法。
1.灵活把握宏观分类标准。为保持人事档案材料的有机联系, 高效管理与便于用户查考利用档案, 国企不宜刻板遵循宏观分类标准 (即中组部规定的十类) 、分割成套材料, 有时需把涉及同一事由又隶属于不同大类的成套材料归入同一类。如夹在高校毕业生登记表中的毕业生体检表宜保持成套状态归入第四类。一是因为虽然从体检表单份材料来说, 它属于健康检查类材料, 但从整体上说它与毕业生登记表皆属学生毕业材料, 是学历证明材料 (第四类) ;二是因为原有的毕业生登记表与体检表已粘连, 硬性拆分会损坏档案材料, 不利于后期保管。在宏观分类标准指引下, 各国企必须根据本单位的性质、职能、人员构成、人事档案内容等特征制定符合本单位实际的人事档案分类标准, 明确归档范围, 细化分类方案, 适当扩大档案信息含量。
2.制定整理工作方案。在实际工作中, 宜制定具体工作方案, 统一整理方法, 在整理各环节力求细致、准确。如在员工档案材料调入时, 要对应接收的归档材料必备内容作明确说明, 重要材料不齐者、档案手续不完备者, 要求补齐后再接收;转递材料要密封, 并经专人专用通道送达, 防止档案丢失或损毁。鉴定时, 只有被组织研究认可且有个人署名, 全面反映员工实际情况的具有考察利用价值的材料才归档, 重要材料只归档原件。分类时, 按照统一标准, 出现分歧时应协商一致。
(三) 深化审核, 切实提高审核质量。人事档案工作是人事工作的重要组成部分。真实、完整与规范的人事档案是全面历史地考察与录用、选拔员工的重要依据, 是组织更好地发挥人力资源管理功效的基础。因此, 做好人事档案审核工作十分必要。国企应结合单位实际, 制定可行的审核纲要、方法、范围及审核中常见问题处理方法, 逐件逐页逐项核对档案材料内容, 对发现的问题及时补救。
加强对档案材料的齐全完整性与档案内容的客观真实性的审核, 重点在于对“三龄两历一身份” (出生日期、入党时间、参加工作时间, 学历学位、工作经历、个人身份) 及家庭情况的严格审核。材料记载前后不一致的做好登记并根据相关规定及时处理;信息有修改的, 须具备组织批准的相关认定材料才予承认, 否则以最早形成材料的记载为准, 防止材料造假;缺少的材料应及时补全;总之, 力求维护档案信息的真实、完整、准确、规范。此外, 还要审核档案手续完备与否, 档案整理是否符合要求, 是否存在错装、混装、漏装现象, 将审核工作深入贯穿于整理各个环节。
(四) 加强审核整理各环节质量监督与控制。成立专门的审核整理领导小组, 明确责任分工, 细化工作流程, 保证整理工作各环节高效、有序开展。严把质量关, 在装订前认真检查并及时纠正收集、鉴定、分类、排序、编号、著录过程中的差错及档案本身的问题。
(五) 在审核整理中注重档案保护与利用。
1.注重人事档案保护。档案保护包括实体保护与内容保护两方面。在审核整理中, 一方面, 要加强档案实体保护, 坚持“防治结合, 以防为主”的方针。在装订前采取先进保护技术来加固脆弱材料、修复破损材料, 延长档案寿命。如颜色发黄、纸张薄、有裂缝的材料可通过复印或粘贴白纸来加固;缺角边的材料可在缺损处粘贴适当大小的白纸, 有字的尽量找到原缺角;同一份文件的原件和复制件, 原则上应保存原件, 但当原件严重缺损时, 可保存复制件;涂过胶水的材料待其水分蒸发后装订。另一方面要严格注意人事档案信息的保护, 非档案工作人员不得擅自出入档案整理区, 翻看档案。档案工作人员也应意识到自身的保密责任, 严格做到不擅自篡改、损毁档案, 不私自带出、复制、翻拍档案或向外界透露档案信息, 更不得以权谋私、参与非法交易。
2.为人事档案数字化管理创造条件。信息化是不可阻挡的时代潮流, 适应现实需要, 未来人事档案管理的数字化是必然趋势。同时, 人事档案管理的数字化也便于档案查阅与利用, 有利于更好地开发档案信息资源。在档案整理阶段, 要注意保持人事档案的系统性。以便于管理与利用的原则, 在分类、排序、编号时要维持文件的内容联系与时间顺序;著录时详细、准确地反映档案的形式与内容特征并记录档案存放位置, 保持电子目录编号体系与实体档案排架顺序一致, 为快速查档提供便利, 为人事档案数字化管理创造条件。为此, 各国企应提高人事档案工作人员的信息化素养与意识, 配备相应的数字化设备, 开发数字化档案管理信息系统, 促进人事档案的数字化管理与提供利用。
三、结束语
为了使人事档案信息资源得到更充分的开发利用, 更好地服务于企业与社会需要, 必须加快国企人事档案管理改革步伐, 推进国企人事档案审核整理工作的科学化、标准化、规范化和现代化, 提高其人力资源管理功效。
摘要：人事档案作为国企考察、选拔人才及处理与人有关的具体事务的重要依据, 其审核整理是确保档案真实与完整的关键。目前我国国企人事档案审核整理工作还存在诸多问题, 本文根据笔者从事某国企人事档案审核整理工作的实践, 探讨我国国企人事档案审核整理工作的问题与解决对策。
关键词：国企,人事档案,审核,整理
参考文献
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