浅谈事业单位档案的归档文件的整理

浅谈事业单位档案的归档文件的整理（精选8篇）

浅谈事业单位档案的归档文件的整理篇1

浅谈事业单位档案的归档文件的整理

作者：赵桂香

来源：《科技创新导报》2012年第35期

摘要：档案的工作对象是档案是开展档案管理的物质基础是通过收集工作取得的，档案收集工作质量的高低将直接影响以后各工作环节的质量。因此，档案的收集活动在档案业务管理工作中至关重要。

关键词：事业单位档案归档工作文件整理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（b）-0-01

文件材料收集到档案室后，就要对其进行科学整理、立卷归档、编号上架。文件材料只有经过科学整理归档后才成其为档案。归档文件材料的整理工作，就是按照科学的方法、规财，将零乱的和需要进一步系统化的文件材料组织成有序的单位，使之有效地提供利用的环节和过程。换句话说，将归档文件材料转化为档案之前的过程就是归档文件材料的整理。对收集起来的文件材料进行加工的过程。现行的文件还不是档案，而没有进行加工的档案就像大海捞针，不能有效地提供利用。只有经过科学整理的档案才能在人们需要的时候更好地提供利用。归档文件材料的整理是将无序的文件材料有序化和系统化的过程。所谓系统化，即在整理时，按照文件材料的来源、形成的时间、重要程度、形式等方面的不同特点，文件材料进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序体系。保持文件材料之间的各种有机联系，使其能更容易地被检索和反映内涵。所谓有序化，是将文件材料按照一定的规律进行编排，使其系统脉络明晰，因果关系清楚，便于查证。文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。在文件材料归档、整理的同时，还要对其真实性和价值的高低进行鉴定。“档案鉴定就是鉴别和判定档案的价值，挑选出有价值的档案交档案机构保存，剔除无保存价值的档案予以销毁。它直接决定着档案的存毁，是档案管理中最重要同时也是难度最大的工作”。档案部门应定期对文书档案的保存价值作鉴定，即根据文书档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，对所藏各案卷的保存价值加以科学的估量，对仍有保存价值的文书档案继续保存，对无保存价值和已满保管期限的文书档案定期剔除，经审批后销毁，进而使档案室保存的案卷具有较高的质量。事业单位档案文件整理的主要原则

（1）保存档案工作基础：不论是本单位产生的，还是上级针对本单位下发的指示性、指导性文件材料，或者相关的批示、批复，本单位编印的简报刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等等，这些文件材料之间已相互构成了来源方面不可分割的联系。因此，只有在保持

文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容、形式等方面的联系，才能更深刻地反映文件形成的活动面貌，体现档案作为历史记录的特点。我们所做的工作都是在前人的基础上进行的。事业单位档案在形成的过程中融入了许多他人的劳动，而且也直接体现了人们历来整理和保存档案的情况和成果。因此，在整理档案的时候，应该做到；尽量不进行拆卷整理。对部门整理归档的档案，应当充分研究和利用原来案卷、检索工具等整理的成果，力求保持已整理过的原状。对先前整理不当以至明显错误的，可通过业务指导的方式加以改动和纠正。（2）遵循文件形成的规律：事业单位档案是在事业单位各项学习活动中产生的，真实地记录和反映了事业单位活动的历史面貌，文件材料整理工作应维护事业单位工作内在有机联系的整体性，顺应文件材料自身的形成特点和规律。其中，包含以下三层意思：在整理文件材料时，注意活动的整体性，如：要求正式会议、某项活动形成的文件要保持其齐全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文与附件、请示与批复不可分割，即注重文件材料之间的内在联系；三是在对文件进行分类和排列时保持文件材料之间固有的自然次序，如归档文件整理依照会议通知、报告、决议，重要文件的初稿、讨论稿、修改稿等自然形成过程加以排列。（3）于保管及利用：对档案进行有序化的过程中，应当满足维护档案的安全和有效地提供利用的目的。现在，档案的计算机检索正在不断地发展中，通过计算机对档案信息进行科学管理，实现把分散在不同类目中的同一事由或问题的档案信息快捷地检索出来，这也是保持归档文件在档案信息上的联系的最有效的方式，同时，有利于档案的成套利用。事业单位档案文件归档整理程序

整理的环节使文件材料有序化、科学化。事业单位文件材料整理工作内容主要包括：全宗内档案的分类、组卷、卷内文件的整理、案卷的装订和案卷目录的编制等。整理文件材料主要包括以下基本环节：（1）档案的分类：档案实体分类，主要是从档案信息的物理形态进行的保管、排架、存放等工作。管理层分类。“在档案实体分类中，第一层次是国家全部档案韵宏观分类，它为规划国家档案馆网系统，建立各级各类档案馆提供理论依据。”档案馆内的区分全宗是第二层的分类，“全宗内档案分类是第三层的分类，它根据全宗内档案的来源、时间、主题内容和档案的形式等标准，将全宗内档案进一步系统化，直至建立起档案的最小保管单位—案卷。”归档文件材料的整理就是进行这样的分类。（2）档案的整理：通过进行具体的有序化工作将归档的文件材料组成保管单位以方便查阅的程序。整理工作并不是单纯、孤立的。文件材料整理环节应与文书处理工作相衔接，查疑补缺，保证疏而不漏。例如，有请示还应有批复，重要文件的征求意见稿、讨论稿、定稿齐全；文件的附件情况；与首次签订的合同、协议相关的补充合同、补充协议；批示与办理情况；计划与总结等，都必须环环相扣，与文书处理的结果和归档责任保持紧密的联系。如果哪一个环节出现了缺失，归档就不可能完整，也将给今后的利用带来困惑。（3）档案的编目：以案卷级进行整理时，卷内文件整理结束后，要对案卷封面项目进行标注。狭义的编目是指对归档文件编制引导目录等工作。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注七项。广义的编目还应该包括对档号的编制。档号是档案实体管理编号的总称，它包括全宗号、类目名称、卷盒号或案卷号、保管期限、件号和页（张）号等。其中全宗号是档案馆指定给每个全宗的代码；案卷号是档案馆、室内案卷排列的顺序号；件号是卷内文件的顺序号；页（张）号是卷内每页文件的顺序号。结语

各个事业单位的情况不同，为了保证事业单位档案整理工作科学、有序，在开展档案整理之前，档案工作人员应了解本单位各项工作的特点，把握本单位档案的基本构成。面对新形势下的新问题、新挑战，作为现代档案管理工作者，就要在档案领域进行有创新的探索，与时代要求相呼应，在经济和社会发展建设中，贡献出自己的一份力量。

参考文献

事业单位档案归档材料的整理探究篇2

关键词：事业单位；档案归档材料；整理

作为档案的重要组成部分之一，文件资料需要经过收集、整理、归档和编号等步骤，而按照科学的方法将散乱不堪、需要进行整理的文件资料集合成有规律的单位，使之为事业单位提供备查依据的过程就是事业单位档案归档文件资料的整理工作。在事业单位中，大部分文件资料还未形成档案，也就是说，这一类文件资料并不能快速的被利用，可见，科学化的整理档案是提高事业单位整体工作效率的关键所在。

一、事业单位整理档案归档材料的意义

事业单位整理档案归档材料是一项专业技术性的工作，它能将杂乱的文件资料转为系统化材料。在进行整理时，应当按照规定的程序和科学的方式，并充分考虑材料的形成时间、类型、重要程度以及来源等不同特点进行分门别类，随后再进行编号与装订，使档案成为有序体系，能够便于使用者使用检索功能。这项工作使得散乱的文件变得有序化、规范化，使得档案系统脉络分明、条理清晰，能够凸显文件资料的核心成分，并最终能够被有效利用，实现文件资料的使用价值，因此，事业单位整理档案归档材料工作具有至关重要的意义。

另外，在归档与整理文件资料时，事业单位档案管理人员需要鉴定文件资料的价值，并对其是否具有真实性进行确认。与此同时，事业单位档案管理人员需要对档案部分的所有档案定期整理，整理的主要内容在于鉴定档案的保存价值，即按照保管年限的规定以及档案的历史价值、当前价值对现有档案的保存价值进行估量，若某档案仍然具有保存价值，则放置原位，若档案已丧失保存价值或已超出保管年限，则将其归在一处，经审批合格后再集中销毁，这样一来，档案部门留存的档案才能具有较高的质量。

二、事业单位整理档案归档材料的原则

1.做好档案整理工作。对于事业单位而言，无论是上级单位（或本级单位）发布的指示性文件，还是本级单位的编印的简报刊物定稿（或印本），从来源上看，都有密不可分的关系。故只有在保持文件来源关系的基础上，联系文件的形式、内容与时间，才能还原文件形成的过程、反映文件的活动面貌、实现档案的价值。事业单位档案的形成是一项持久的过程，当中融入了很多前辈的心血，体现了他们的整理档案的劳动成果，因此，档案管理人员在进行档案整理时，应当尽量避免拆卷整理，以减少对前辈档案成果的破坏，可以对前辈的档案进行研究，借鉴其分类方式与检索工具，如果发现前辈有整理不当出现严重错误的地方，可以采用业务指导方式纠正。

2.以有利于保管和利用为前提。在进行档案的有序化管理工作时，应当以保障档案的安全以及有利于保管和利用为前提。当前很多事业单位已将档案的检索条目输入到了计算机中，极大地缩短了人工搜寻档案的的时间，并且在计算机技术的帮助下，档案信息能实现科学分类与管理，即使是分散在不同类目中的同一问题或事由的档案信息也能在短时间内检索出来，这不仅使得事业单位的档案管理工作更加简单化，还有利于成套利用事由单位的档案。

3.遵循文件的形成规律。事业单位档案主要产生于事业单位各项学习活动中，该档案真实地还原了事业单位日常活动的面貌。由于事业单位各部门间的内在联系十分紧密，故整理档案中的文件资料时应保持事业单位的整体性并遵循文件的形成规律，即要做到以下三点内容：其一，维护活动资料（如活动请示文件、正式会议文件等）的整体性，保证活动资料的齐全；其二，维护文件自身完整性，重视文件之间的内在联系，如请示文件必须与批复文件相连、文件的附件不可缺失等；其三，在分类和排列文件时，应保持文件资料间的自然顺序，如会议的通知、报告、决议顺序以及重要文件的初稿、讨论稿、修改稿顺序不可更换。

三、事业单位整理档案归档材料的程序

1.分类材料。对档案信息的物理形态进行排架、保管及存放是指档案的实体分类。实体分类的第一层是对国家档案的宏观分类，这一层能够为建立各类各级档案室以及规划国家档案室财贸系统提供重要依据。实体分类的第二层区分档案室的全宗，而第三层则是对全宗内档案进行分类，这一环节参考了全宗内档案的形式、内容、时间及来源等内容，建立了系统化的卷宗。

2.整理材料。事业单位进行材料整理的步骤是将归档文件资料在系统化的作用下形成保管单位以便日后查阅，资料的整理并不是一项孤立的工作，该工作与文书处理工作息息相关，只有密切协调这两项工作，才能保证档案管理工作的整体严密性。如请示文件下必有批复文件，征求意见文件下必有讨论文件、定稿文件；合同文件下必有附加文件。补充协议；计划与总结文件都应当相对应，缺一不可，整理完材料后应当将处理结果与归档材料密切结合，无论哪个环节出现疏漏，都将无法保证归档的完整，即无法保证档案能够得到充分利用。

3.编目材料。归档文件并编制引导目录就是编目工作。在整理案卷内文件时，首先应标注案卷封面项目，归档文件目录主要包括日期、题名、文号、责任者、页数、件号以及备注七项内容。此外，标志档号也属于编目的内容之一，档号包括页号（卷内每页文件的顺序号）、件号（卷内文件的顺序号）、保管期限、案卷号（案卷排列的顺序号）或卷盒号、类目名称、全宗号等（每个全宗的指定代码），是档案实体管理编号的总括。

四、结语

综上所述，在大数据高速发展的今天，强化事业单位档案管理是时代所趋。事业单位档案管理人员应当意识到开展档案管理是一项任重而道远的艰巨任务，在遵循归档材料整理相关原则的前提下系统化地整理材料，一方面，为信息使用者提供有效的备查依据，使档案归档材料能得到充分的利用，另一方面，上升事业单位档案管理工作的质量，以便为现代社会提供更好的服务。

参考文献

[1]刘宏伟. 机关事业单位专门档案收集整理的特性[J]. 兰台内外，2013，05：33.

[2]谭爱屏. 事业单位档案归档材料的整理[J]. 黑龙江史志，2015，09：114.

[3]赵桂香. 浅谈事业单位档案的归档文件的整理[J]. 科技创新导报，2012，35：193.

[4]张杉杉. 对事业档案实施以“件”为单位归档的思考[J]. 黑龙江史志，2014，09：140.

仪器设备文件归档整理规范篇3

：

一、设备档案工作的基本原则

（一）凡是作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等文件材料和实物(包括相应必要的电子文件)，以及随机材料均属设备档案。学校设备和固定资产管理部门均为设备档案归档文件整理单位。

（二）设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，确保完整、准确、系统、安全，便于开发和利用。

（三）设备档案是国家的重要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的组成部分和重要环节。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理，设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

（四）学校设备和固定资产管理部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的档案人员，协同学校档案馆认真做好仪器设备档案的积累、组卷和移交工作。

二、设备档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围

各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。

（一）归档原则：归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程；保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。

（二）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

（三）归档的重点是仪器设备项目(特别是价值5万元以上的)各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

（四）本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

（五）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。

（六）不归档的文件材料

1．上级普发(非专指高校)、不办的文件；

2．未定稿的管理性文件材料；

3．未生效的合同、协议书；

4．重份文件、校内单位发来的文件；

5．无查考价值的一般性函件；

6．仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

其他有关条目见《文件材料归档流程》第三条。

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、仪器设备文件材料的部门立卷及归档流程

（一）立卷分工

见《文件材料归档流程》第一条。

（二）形成积累

1．仪器设备档案由仪器设备文件材料形成部门立卷。

2．学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应和保管使用等环节，都应指定专人负责设备文件的积累与管理工作。

3．各归档文件整理单位档案员根据本单位历年文件材料的形成规律，预计新的一年可能产生新内容，参照《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》，编制案卷类目。

4．各归档文件整理单位的专职文书或档案员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。

5．从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件，均归入设备管理部门负责，有关档案管理人员应及时将形成的设备文件材料积累、归档。

6．设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的积累并及时整理登记，移交设备管理部门。

7．重大设备的开箱验收必须有学校档案部门参加，以监督、检

查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

8．学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修和改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

9．仪器设备文件材料归档数量：文书档案正件二份，底稿一份；项目档案随机；重要和经常使用的应酌加副本。

10．归档的设备仪器文件材料应保持字迹工整、格式统一、签字手续完备。书写和载体使用见《归档文件材料书写规定》。

（三）整理组卷

仪器设备档案由仪器设备各归档文件整理单位档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理组卷。

1．仪器设备文书类档案以件为单位进行整理；项目档案以卷为单位进行整理。

2．归档立卷方法、检查案卷质量、整理组卷见《文件材料归档流程》第四、第五、第六条。

3．将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序

及重要程度，依次系统排列。

4．引进设备中专用文件夹，可以保持原状，不予拆除。

5．设备文件材料采用卷装、盒装2种保管形式，引进设备文件用卷、盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

6．确定设备档案卷内文件的保管期限应注意：对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为定期保管；设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定位与设备共存。

7．设备档案的密级：除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

8．填写卷内文件目录、备考表、案卷封面、装订、整盘等详见《文件材料归档流程》第七条。

（四）归档移交

1．档案移交见《文件材料归档流程》第八条。

2．归档时间：设备验收完毕投入使用后2个月，引进设备为索赔期满后2个月，其他次年3月底以前。

3．需要补充的文件材料整理后应及时向档案馆移交，若需要对档案馆归档的文件材料进行修改，必须经所在部门主管领导的批准。

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SBll 资产处

SBll综合序号

类目名称上级有关仪器、设备、物质管理工作的文件设备工作计划、报告、总结、调查材料。仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复仪器、设备业务工作的综合性统计材料其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物保管期限长期长期长期长期永久永久或长期

SBl2仪器设备项目

序号

浅谈事业单位档案的归档文件的整理篇4

第一条为了进一步规范归档文件整理工作，更好地适应信息化条件下机关档案管理工作的需要，根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T 22-)的规定，结合湖北省实际，制定本实施细则。

第二条本细则适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称“机关”)。企业可参照执行。

第三条本细则所称归档文件指机关在履行职能和各项管理工作中形成的应当作为文书档案保存的纸质文件材料。

第四条归档文件的整理原则是：遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。

第五条归档文件质量要求

一、属于归档范围的文件材料收集齐全完整。

二、文件的纸张和书写材料宜于长期保存。

三、破损的文件进行了修复。

第六条归档文件按照分件、装订、分类、划分保管期限、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。

第七条办理完毕的归档文件，以“件”为单位集中。一般一份文件为一件;在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。

单份文件的正本与定稿为一件，正文与附件为一件;字迹模糊或褪变的文件应进行复制，原件与复制件为一件;报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册(本)为一件;简报一期为一件;会议记录一份或一本为一件。

办理同一事由工作形成的有密切联系的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，一组为一件;开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。

“件”内文件一般按照形成时间排序，有结论(果)的，应将结论(果)前置。同一份文件的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;转发文在前，被转发文在后;复文(结论)在前，来文(或去文)在后。

多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文(汉字)在前，其它语言在后。文件处理签随文件一并归档，发文处理签排在正本之后，定稿之前;收文处理签排在收文之前。

第八条归档文件在进行数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装，完成数字化处理后可采用扎线装订;向国家档案馆移交的档案，应当采用扎线装订。扎线不得使用化学线。装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。书刊等印刷出版物可保持原装订。

第九条装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。

编有文件页码的单份文件为一件的，可不再编制页号。页数为文件处理签、文件正本与定稿页数之和。

第十条归档文件一般采用“年度—机构(问题)—保管期限”三级分类。档案数量少的机关可采用“年度—保管期限”两级分类。同一立档单位的分类方法应保持稳定。

归档文件按照文件办结年划归年度。当年办结的文件归入文件形成年;跨年度办结的文件，如请示与批复、转发文与被转发文等，归入办结年;开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段归入办结年;跨年度的会议文件，归入闭幕年;没有批复的请示，归入形成年。

采用内设机构分类的机关，两个机构共同办理的文件，分入主办机构。临时工作领导小组形成的文件，分入领导小组办公室挂靠机构。

第十一条归档文件按照经档案行政管理部门或上级主管机关审核批准的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》划分保管期限。保管期限分为永久和定期两种，定期又分为30年和两种。

第十二条归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由(问题)结合时间(办结时间)排列。相同保管期限的会议文件、统计报表等成套形成的文件应排列在一起。

第十三条完成分类排列的归档文件，以件为单位，在文件首页上方空白处加盖归档章，编制档号。

归档章的项目包括：全宗号、年度、机构(问题)、保管期限、室编件号、馆编件号6项。其中，年度、保管期限、室编件号必须填写;全宗号、机构(问题)名称及馆编件号根据立档单位的实际，有则填写，无则空缺。归档章格式见附件图示1。归档章各项目的填写方法如下：

全宗号：填写同级国家综合档案馆给立档单位编制的全宗代号。

年度：填写文件材料的分类年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“”。

保管期限：标注归档文件保管期限的全称或代号。使用代号时，可用“Y”代表永久，“30”代表30年，“10”代表10年。

室编件号：由档案室填写归档文件在同年度、同机构(问题)、同一保管期限内的排列顺序号。各年度的归档文件在最低一级类目内，从“1”开始逐件编流水号。

馆编件号：在档案移交进馆时，按进馆要求填写。

机构(问题)：按组织机构分类的，填写机构的全称或规范简称;按问题分类的，填写问题(职能)的分类名称。

第十四条归档文件应分年度、分保管期限编制归档文件目录。目录式样见附件图示2。目录填写项目有件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注7项。填写方法如下：

件号：逐件填写室编件号。

责任者：填写文件的署名者或发文机关的全称或规范简称。组合件填写本件第一份文件的责任者。

文号：填写文件制发机关的发文字号，包括机关代字、年度和顺序号。组合件填写本件第一份文件的文号。

题名：填写文件标题。文件没有标题或标题不规范(无检索意义)的，应根据文件的内容和形式特征自拟题名，补齐责任者、问题和文种等相关内容，使其具有检索意义。“责任者”应著录发文机关的全称或规范简称;“问题”应揭示文件的主题;“文种”应著录规范名称。组合件填写本件第一份文件的题名。自拟题名两端应加方括号“[]”。如：“[湖北省××局关于召开市、州、直管市、神农架林区××局局长会议的]通知”。

日期：填写文件的形成时间。组合件填写本件第一份文件的日期。以8位阿拉伯数字标注年月日，如“0616”。一行写不下时，可分两行书写。

页数：填写每一件归档文件(包括来文、复文、发文定稿和文件处理签等)的总页数。

备注：填写对归档文件的简短说明文字，如与其它相关档案的参见号、文件缺损情况等。备注栏写不下时，可注明“见备考表”，并在备考表中说明。

归档文件目录应装订成册，一年一本。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。目录封面格式见附件图示3。

第十五条编目完毕的文件按室编件号顺序装入档案盒。不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒中。档案盒应釆用无酸纸制作，由档案行政管理部门统一监制。档案盒式样见附件图示4。档案盒封面应标明全宗名称，盒脊或底边填写项目有全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号6项。填写方法如下：

全宗号：同归档章填写方法。

年度：填写文件材料的分类年度。

保管期限：填写盒内文件的保管期限。分为永久、30年、10年三种。

机构(问题)：同归档章填写方法。

盒号：档案室用铅笔填写档案盒的排列顺序号;移交进馆的，按进馆要求填写。

起止件号：填写盒内归档文件的起始和终止件号，中间用“—”号连接。

第十六条每个档案盒内均应在文件末尾放置备考表。备考表格式见附件图示5。备考表填写项目有盒内文件情况说明、整理人、检査人、日期4项。填写方法如下：

盒内文件情况说明：填写盒内归档文件的数量、缺损、修复、移出、鉴定、销毁及对特殊文件的说明等情况。

整理人：填写整理该盒归档文件的人员姓名。

检查人：填写检查归档文件整理质量的部门负责人姓名。

日期：填写归档文件整理完毕的日期。

第十七条实行无纸化办公的机关，应当输出纸质文件，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。

第十八条本细则由湖北省档案局负责解释。

档案归档整理方法和步骤篇5

对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围

（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围

为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分

分，就是区分文件材料的所属，把属于同一的文件集中，把不同的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按分开进行的，不同的文件一般不得放在一起归档。

（一）一般文件，归入文件制发（指文件最后的落款日期）

（二）跨的文件，归入文件内容所针对的

四、分类别

分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

五、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

六、划分保管期限

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

七、修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件。

3、去除易锈蚀的金属物。

4、超大纸张折叠。

八、装订

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。

3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。

九、排列文件

排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

十、文件编号

归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。

十一、编制归档文件目录

编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。要注意的是：

（1）报表的责任者，应填写填报单位；（2）联合发文，责任者只填写主办单位；

（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；

（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；

（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。

试论原始地质档案的整理归档篇6

关键词：地质档案原始地质档案整理归档电子档案

地质档案是指在地质勘查、科学研究等活动中形成的科学技术档案，包括区域地质调查、固体矿产地质、石油地质、海洋地质、水文地质、工程地质、环境地质、地球物理、地球化学、遥感地质、地质测绘、实验测试、探矿工程、地质科学研究等档案，是地质工作的成果，广泛应用于地球科学研究、矿产资源勘查开发、国防建设、基础建设、城乡建设、环境保护、防灾减灾等国民经济建设和社会发展的各个方面，是一种重要的基础性、公益性资料信息。

《地质资料管理条例》把地质资料分为原始地质资料、成果地质资料和实物地质资料三类。其中，原始地质资料又称原本地质档案，是地质勘查、科学研究工作中取得的第一手数据资料，是在地质勘探活动中形成的原始记录、中间成果和最终成果，是编写最终成果地质报告的基础和依据。笔者依据中华人民共和国档案行业标准DA/T 41—2008《原始地质资料立卷归档规则》（以下简称《规则》）探讨原始地质资料立卷归档方法，以实现地质档案标准化、规范化、科学化管理。

一、原始地质档案归档范围

原始地质资料是指在进行地质工作时，直接形成和采集的，反映地质现象或地质体的，以各种载体类型存在的原始记录、中间性解译资料、最终地质工作成果、原稿等。包括：成果、底稿、底图类；测绘资料类；野外地质观察类；勘探工程及现场试验类；采样测试鉴定类；试采类；仪器记录及动态资料类；航遥影像类；中间性综合资料类；技术管理文件类等十类，来源十分广泛。从工作领域来说，涉及地质调查、遥感地质、矿产地质、水文地质、工程地质、农业地质、环境地质、地球化学、地热地质、海洋地质、地质灾害、地球物理、探矿工程、工程测绘、实验测试等诸多方面。根据地勘单位实际工作情况和地质档案归档要求，制定本单位《原始地质档案归档范围和保管期限》，做到有章可依。

二、原始地质档案归档责任者

地质调查工作结束时，由该项目技术负责人组织该工作项目的科技人员对本项目形成的科技文件材料根据立卷归档办法要求，进行及时全面的清理，确保原始地质资料真实、可靠、准确、全面。立卷人应是项目科技人员，熟悉了解项目工作情况，严格按照《规则》和本单位制定的《归档范围和保管期限》归档。立卷完毕，项目技术负责人按照应归档的范围，根据立卷办法审查，合格后在审查人一栏签字，以示负责。

立卷归档工作应在项目结束3个月内完成，同时需在档案管理部门指导下完成，手续完整后向档案室或资料管理部门移交，移交清单应一式两份。

三、原始地质档案归档要求

（一）立卷单位

立卷原则：一个地质项目为一个建档单位。

1.一个矿区，一次或多次工作后，完成一个报告所取得的全部科技文件材料立一档。

2.一个矿区，多次工作，每完成一个阶段就编写一个地质报告，每一个报告的科技文件材料立一档，有几个报告立几档。

3.同一矿区、同一单位调查后编写几个矿种的报告，每一个报告的科技文件材料立一档，有几个报告立几档。

4.阶段性完成或阶段停止的地质工作，也应立卷归档，并在备考表中注明工作中断的原因和原始地质资料可供利用的程度。

（二）立卷方法

1.收集资料：按照项目工作规范要求的内容和已确定的应归档的科技文件材料种类和数量，收集齐全，包括收集的地质资料已为地质工作所利用，并转化为该地质工作原始地质资料。需要强调的是各年度设计书、设计图、插图纸质和数据必须齐全，实物地质帐单必须提交，若没有实物，则提交证明，加盖公章。

2.资料分类：分类工作依据立卷归档规则规定的立卷分类要求进行，将同类科技文件材料放在一起。

3.排序：将同类别的科技文件材料按有机联系和形成时间的先后进行排序。文字在前，图件在后。不同类别的资料按《规则》中的类别依次排列。

4.编号

（1）案卷号：一个项目的全部科技文件材料为一卷（档），案卷号（档号）由档案室确定。

（2）件号：类内以件为单位，四位数，从1开始编流水号，一件一号，采用阿拉伯数字表示。例如：0001。

（3）类别代字（代号）：一类一个代字或代号，用汉字或字母。为别为底（D）、测（C）、观（G）、探（T）、样（Y）、录（S）、像（X）、综（Z）、文（W），共十类。

（4）档号：由案卷号+类别代字（代号）+件号组成。例如，案卷号为10100，类别为底图类，件号为10，档号为10100D0010。

（5）序号：以件为单位，按《规则》中的类别依次大流水，从1开始编流水号，一件一号，采用阿拉伯数字表示。

5.整理（纸质文件材料）

（1）成册科技文件材料：幅面建议小于A4幅面；单册厚度一般不宜超过20mm，编扉页和目录，扉页应包含题名、责任人及完成时间等，目录每册一个；用线订左侧或上方装订，去金属物；编页码，从正文开始，封皮、封底、扉页、目录四项不编，记录本中空白页去掉，原来硬的外皮去掉，加贴外封皮、封底。

（2）图件：大幅软质图件按规定折成 A4幅面（一般不再折成16 开大小），图面向里，横向手风琴式，图签折在外。先纵折，后横折。不同尺寸的科技文件材料尽量折叠为统一幅面。不宜折叠的图件应平放或卷放，在立卷档案备注中说明。

（3）照片：立卷归档的照片应有文字说明，文字说明要注明拍摄时间，摄影者姓名等，一般用相册保存。底片的编号要与照片一致。若无底片，数据也应保存，有文字说明。

6.建目录。地质档案文件目录必须填写完整、准确无误，一般采用WORD格式填写，其具体格式见《规则》附录A。

7.填写档号章。每一件原始地质档案应在右上角加盖档号章，图件在责任栏（图签）附近加盖档号章。档号、序号按上述编号方法要求填写。

8.装盒。将整理好的地质资料按其数量多少装盒（一般不再使用装袋），数量多的档案可以分装多盒。

9.填写卷盒。档案盒正面、侧面的案卷号应填写案卷流水号及盒号，分装多盒的档案，档案盒应体现不同的盒数。例如，10100的第四盒，案卷号为：10100-4。案卷名称应填写报告全称，编制单位为报告的提交单位，起止时间为资料的最早时间和最迟时间，采用8位数表示。档案盒样式可参照 GB/T 11822有关规定。

（三）电子文件的整理

地质工作过程中产生的电子数据均应归档，电子文件应尽量与纸质文件相一致，重要资料可通过扫描等方式形成电子文件。

电子文件的数据组织形式，应根据资料类别、数据成果特点、成果单元构成形式或参考利用方式而定，以方便地質档案管理和利用。编号与纸质相同。电子数据的件号可为一个文件，也可为一个文件夹，能说明独立的材料为原则。电子数据以电子文件夹形式组成，在根目录下建立一级子目录，子目录名为案卷号、项目名称，地质档案文件目录放在一级子目录下；在一级子目录下建立二级子目录，二级子目录名为资料类别代号；在二级子目录下建立三级子目录，三级子目录名为资料类别代号加件号。

存储电子文件应采用利于长期保存的高质量载体，载体应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤，应能在通用读取设备上正确读取且不携带病毒。电子文件所提供的信息应齐全、完整、准确。电子文件一般不加密。

电子文档应装入盒内，并附有标签。标签上应填写盘号、项目名称、资料内容、形成单位、形成日期。不得在光盘盘片及磁带上贴标签。

（四）归档时的保密管理

地质档案是地勘单位的核心机密，是体现地勘单位核心价值与核心竞争力的重要支撑，也是地勘单位在巨大的市场竞争环境下的安身立命之本，做好档案的保密工作十分重要。原始地质档案的保密工作应做好以下工作：

1.确定密级。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（2010年）和《涉密地质资料管理细则》（2008年）规定，填写涉密登记表，确定原始地质资料是否涉密，并确定密级和保密期限。

2.标识密级。对涉密文件和图纸盖保密章，填写密级和保管期限等。涉密章样式参照《涉密地质资料管理细则》。对涉密文件档案盒正面盖“部分涉及国家秘密”或“全部涉及国家秘密”章。

浅谈事业单位档案的归档文件的整理篇7

本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。2 文书档案的归档范围

2.1 文件材料的归档范围

反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料；其他对公司发展具有查考价值的文件资料。2.2 文件材料的不归档范围

其他单位所发的不需本公司办理的文件材料（如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等）；公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料；一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；其他与本公司无关的文件材料。2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办

a)公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等； b)股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等； c)董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁（副）、总经理发文、批复、业务执行文件等； d)财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等； e)重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等； f)总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等； g)其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等；

2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等；

2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

营销部

a)销售管理策略和规划、行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等；

b)经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等； c)销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

成本部

a)公司采购策略及绩效目标、采购计划、采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同（设备、包装材料、食品原材料）、进货渠道文件等；

b)供应商资料、询比价资料、供应商品质管理策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等； c)采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

工程技术部

2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等；

2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等； 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料；

2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

文书档案收集整理归档规范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部

a)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。b)会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄；

c)财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； d)其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料； e)财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

前期开发部

a)公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等；

b)各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等；

c)产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等；

d)质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

设计部

a)公司产品配方资料及其相关资料等；

b)公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等；

c)产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等； d)各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等；

e)新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等；

f)研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

市场部

a)品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等；

b)新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c)各品牌媒介费用预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等； d)广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等；

e)各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等； f)市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

信息流程部

a)流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等； b)公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等； c)公司受控文件等；

d)信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

制造部

a)公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等； b)技术革新和改造工作（含设备和IE）及相关专案项目管理工作相关文件等 c)制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

各基地品质管理部

a)产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等； b)基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等；

c)本部门工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等； d)基地检测设备类、其它计量（能源计量除外）类档案的收集、整理； e)基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；

2/5

文书档案收集整理归档规范各基地生产计划部

本部门工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等；

重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料（调查、旁证、公证、结论）、物资报废审批表等；

关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等；货物进口证明书（进口设备）、进口检验单（进口设备）等；

各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料；各基地工程部

2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备统计报表、本部门工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等； 2.3.1.10 日常基建档案。

2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。

i.购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等； ii.设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等；

iii.设备仪器安装调试运行记录和检测报告等； iv.设备仪器操作规程和履历表等；

v.设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等； vi.设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等；

各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部

2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等； 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复；

2.3.1.14 本部门、月度工作计划、总结； 2.3.1.15 签呈（含全过程文件）；

2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。

基地项目（新厂）指挥部

2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。

2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等

2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料；初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等

2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等；

2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等； 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。3 文书档案的归档要求

3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变（如传真件）的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。

文书档案收集整理归档规范

3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。4 文书档案的整理归档程序

4.1 整理归档程序

各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。

分类

文件分类采用“-部门-保管期限”的办法进行。

4.1.1.1 分：将文件按其形成或所涉工作的分开。一般文件归入形成。跨的请示与批复，归入批复；跨的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个；跨的总结归入文件内容涉及的最后一个；跨的会议文件，一般可以归入会议开幕的。4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。

4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。

排列

归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件；正文与附件为1件；原文与复制件为1件；转发文与被转发文为1件；会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次（期）为1件；报表、名册、图册等一册（本）为1件；来文与复文（请示与批复、去函与复函）为1件；原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。

装订

归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理表在前，文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

编号

归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。

编目

归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：

1）件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2）责任者：即文件形成部门。3）文号：文件的发文字号。

4）文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。5）日期：文件的成文日期。

6）页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

7）备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。

入盒

不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。5 记录

F-GMO-051《文书档案目录》

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文书档案收集整理归档规范

浅谈事业单位档案的归档文件的整理篇8

一、办公室

(一)党支部工作本校党支部计划、总结、会议纪要、会议记录、党内大事记、党内统计年报表、党员花名册永久本校党支部机构成立、撤并、印章启用的报告、通知永久本校党的组织建设、发展计划、党支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根永久 4 本校党支部思想建设、组织建设、创“四好”班子建设等工作计划、总结、汇报及统计表 30年 5 党费收缴情况 10年

6本校有关人员受到各类违规违纪警告（不含警告）以上处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料永久本校有关人员收到各类违规违纪警告处分（含申诉、控告）的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年本校对相关人员违纪违规通报批评等文件资料 30年

9本校纪检组形成的纪检监察工作的通知、报告、汇报、计划、总结 30年本校纪检监察工作会议的通知、领导讲话、会议记录等文件资料 30年 11 上级（同级）机关颁发的党务纪检监察工作的普发性需要执行的文件材料 10年本校在党务、纪检监察工作、活动中形成的没有批复、批示的请示、报告 10年

(二)群团组织、教代会工作本校工会、教工支部团、妇委会、教代会计划、总结、统计表 30年 2 本校工会、教工支部团、妇委会、教代会机构设置、启用印章、换届选举、干部任免和批准加入工会、共青团、妇委会、教代会组织的通知、报告、批复、会议记录、会员、团员名册、组织关系介绍信及存根永久

3本校工会、教工支部团、妇委会、教代会开展各种文体活动、募捐活动的文件资料和照片、录音录像材料 10年工会、教代会会费、团费收缴等文件资料 10年本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作活动的情况反映、工作简报 10年上级（同级）机关颁发的群团组织、教代会工作活动的普发性需要执行的文件资料 10年本校工会、教工团支部、妇委会、教代会工作、活动中形成的无批复的报告、请示、函 10年

（四）人事政工工作本校机构设置（韩内部机构）、机构撤并、名称变更、组织简则、人员编制、印信启用（作废）的通知、请示、报告、批复永久本校人事工作、学校事务保险、医疗保险工作的总结、制度、方案及成立、调整各种领导小组的通知 30年本校人事任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、工龄、工资、福利、津贴、补贴、停薪留职、辞职、解聘、离退休、死亡、抚恤问题的通知、请示、报告、批复、函永久本校认识考核、职称评审、聘用工作文件资料永久本校教职工调动工作的通知、报告、函、复函、行政、工资介绍信及存根永久本校干部职工名册、人事劳资、综合统计年报表永久本校荣获县级（含县级）以上各类表彰、奖励的先进单位、好动模范、先进工作者的通知、通报、决定永久本校受县级以下各类表彰、奖励的先进单位、先进工作者的通知、通报、决定 30年

9本校表彰本机关内部各类先进科室、先进个人的通知、通报、决定 30年 10 本校在精神文明建设工作中形成的通知、意见、办法、计划、总结 30年上级（同级）机关颁发的机构、人事政工、奖励、处分、劳资、福利、津贴、补贴、机关事务保险、医疗保险等普发性需要执行的文件资料 10年 12 本校在机构、人事政工工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年

（五）行政事务管理工作本校办公室工作计划、总结 30年 2 本校工作计划、总结、行政会、校长办公会会议记录、大事记、组织机构沿革、各类统计年报表、汇总表永久本校以下的（含下级学校报送的和以下的）工作计划、总结、各类综合统计报表 10年本校在目标管理、考核工作形成的通知、报告、批复、办法、总结、目标责任书 30年上级（同级）机关在目标管理考核工作形成的普发性需要执行的文件资料 10年上级机关、上级领导检查、视察本校工作时形成的文件及照片、录音录像材料

（1）由省级以上领导人参加的永久（2）其他的 30年本校组织的外出学习考察、接待来访工作形成的考察报告、会议记录、照片、录音录像等文件资料 30年本校行政管理工作制度、规程、办法规定等永久

9本校行政管理工作中形成的简报、情况反映、工作信息等文件材料 10年 10 本校在处理人民来信来访工作中形成的文件材料

（1）由校长及以上领导具体批示内容和处理结果的意见、结论永久（2）有其他处理结果的意见、结论 30年 11 本校对人大、政协提案的答复永久本校在政务公开、保密、社会治安综合治理、安全、消防、防汛、人口与计划生育、爱国卫生、绿化、双拥、红白理事等工作中形成的计划、总结、通知、办法、规定、统计表等30年非本校主要职能工作、活动需要贯彻执行的普发性行政事务工作的文件材料 10年本校在行政事务工作中形成的无批复的报告、请示、函 10年

二、政教处

（一）德育工作教导处工作计划、总结 30年学校德育工作计划、总结、活动方案、效果、经验 30年 3 学校常规教育的办法、规定、通知 30年 4 重要的典型主题班会活动方案、记录及经验总结 30年 5 小学会工作计划、总结、会议记录 10年 6 学生会干部名册 10年 7 升挂国旗记录 10年学生社会调查、节假日活动的一般性材料 10年广播宣传稿件、黑板报、墙报、专刊的登记或统计表 10年 10 检查教室统计表布置情况、清洁卫生的纪录 10年 11 班务工作计划、总结 10年对学生违规违纪警告（不含警告）以上处分的决定、结论、综合性报告、调查材料永久

13对学生违规违纪警告处分的决定、结论、综合性报告、调查材料 30年 14 对学生违规违纪通报批评、本人检讨等材料 10年

（二）校团委工作学校团、队工作计划、总结、统计表 30年 2 学校团委、少先队大队委改选的请示、批示 30年 3 团支部、少先队中队改选的请示、批复 10年 4 团、队主题活动的方案、总结 30年 5 团委、少先队大队委的会议记录 30年 6 新团员和组织关系转移的登记册 30年 7 学校团员、队员及学生干部名册 30年

（三）体育工作体育教学、学生锻炼达标的计划、总结、通知 30年 2 各类运动会的计划、总结、规定、统计表 30年 3 学生体育达标测验表 10年

三、教务处

（一）教学工作教学工作计划、总结 30年初、高中毕业生会考、中考、高考成绩统计表及升学去向永久 3 高中毕业生会考、中考、高考成绩册 30年学生参加科学竞赛结果的通知、简报及证书复印件 30年 5 各学科教师教学工作计划、总结 30年 6 检查教师教案、批改作业情况的登记、统计 10年 7 教师教学“六认真”检查情况登记表 10年 8 各年级学科半期、期末考试成绩统计表 10年

（二）教研工作教科室、教研组学年工作计划 30年上级教研室有关管理的通知、规定、办法、决定 30年 3 教师教学、教改、教研工作的经验、方案、论文等 30年 4 重要的公开课、研究课、观摩课的教案、登记表 30年 5 教研室编发的简报 10年教研组长会、年级组会、单课任课教师会的通知、记录 10年 7 半学期、期末考试成绩统计数据 30年 8 教学、教研工作的一般事务性文件材料 10年

（三）教务工作教育、教学工作管理的规定、通知 30年 2 学生人数及变化情况统计表永久 3 高、初中新生录取花名册永久 4 高、初中新生分班花名册 10年 5 教师教学情况调查表 10年 6 教师教学情况考核表 10年课程设置、教师任课安排登记表 10年 8 教务工作日志 10年 9 高校反馈的毕业生信息 10年高中毕业会考（补考）、高考报名册、毕业证发放登记表永久

（四）学籍初、高中毕业班学生学籍簿永久 2初、高中毕业班学生毕业证存根永久

四、总务财务部门

（一）学校资产、财务工作本校在房产、土地所有权、使用确认权和产权纠纷、固定资产投资、资产评估等的审批、管理、验收、国有资产管理（如：房屋、土地产权、重要设施设备和资金的登记、统计、核查清算、交接等）中形成的文件资料永久 2 本校办公设备、用品、机动车等的采购计划、审批手续、招标投标、购置等和机动车转让、保险、事故等文件资料 30年本校办公设备、用品、低质易耗品登记、统计、核查清算、交接等文件资料 10年本校在基本建设工程项目中形成的文件、照片、录象等永久 5 本校在房屋装修、基建维修工程中形成的文件资料 10年 6 本校职工承租、购置本单位住房的合同、协议、和有关手续永久 7 本校职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年本校与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书（1）与产权、经济、基建等相关的具有长远利用价值的永久（2）其他十年以上的（含10年）30年（3）其他十年以下的 10年 9 本校财务收支预算报告、批复永久本校财务工作计划、财务管理的各项规章制度、开支标准 30年 11 本校在财务预算资金、账户、物价、审计、统计等的管理办法、规定及下达、下拨、追加、申请各项经费、缴纳(减免)税费的请示、通知、批复 30年上级（同级）机关颁发的财务预算、资金、资产、账务、物价、审计、统计管理普法性需要执行的文件材料10年本校在财务、资产、资金、物价、审计工作中形成的无批复的、批示的请示、报告、函 10年本校会计决算报表永久 15 本校会计季度、月报表 5年 16 本校现今、银行存款日记账 25年 17 本校会计总账、分类明细账 15年 18 本校会计凭证 15年

（二）可行性研究、任务书

（1）项目建设书批复、可行性研究报告项目评估永久（2）环境预测、调查报告、设计、计划责任书永久 2设计基础材料

（1）工程质地、水文质地、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验、实验报告、重要土、岩样及报告永久

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久

（3）水文气象、地震等其他设计基础材料永久 3设计文件

（1）初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件永久（2）关键技术实验、总体规划设计、设计评价、鉴定及审批永久（3）设计计算书 30年（4）施工图设计 10年 4工程管理文件

（1）征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件、施工执照永久（3）环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、店、煤气供应协议书永久 5施工文件（1）土建施工文件

① 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年 ② 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 30年 ③ 建筑材料实验报告 30年

④ 设计变更、工程更改、洽商单、材料代用核定审批永久 ⑤ 施工定位测量、地质勘察永久

⑥ 土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图永久

⑦ 隐蔽工程验收记录、工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久

⑧ 分项、分部单位工程质量检查评定 30年 ⑨ 交工验收证明 30年